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PRIMER POSTGRADO EN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD.BASADO EN LA NORMA ISO 17025-2005
TEMA:
Procedimiento de Control de los Documentos (Acápite 4.3), y Control de los Registros (Acápite 4.13) del Sistema de Gestión de Calidad del
Laboratorio de Criminalística de la Policía Nacional.
Asesor técnico: Ing. Ricardo Torrez
INTEGRANTES
Lic. Lorieth Rodríguez Rodríguez. Lic. Margina Sandoval. Lic. Noel Martín Corea. Lic. Alberto Urroz Salgado. Sub-Oficial: Carlos Hernán Vega.
20 de Marzo 2006.Managua, Nicaragua
DEDICATORIA
A Dios padre todo poderoso por darnos fuerzas para culminar este postgrado.
A nuestros hijos e hijas por ser lo mas hermoso y lindo que tenemos en la vida, el ser que nos motiva y nos inspira deseo de seguir superando
A nuestros padres por ser las personas que siempre nos han apoyado en nuestros estudios, quienes nos ha formado con buenos principios y valores morales y espirituales. A nuestros compañeros y amigos por haber compartido los momentos de alegrías y tristezas durante este postgrado.
Lic. Lorieth Rodríguez Rodríguez.
Lic. Margina Sandoval. Lic. Noel Martín Corea.
Lic. Alberto Urroz Salgado.
Sub-Oficial: Carlos Hernán Vega.
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AGRADECIMIENTO
A todos los excelentísimos docentes que nos brindaron el pan del saber, durante el
transcurso de este Post –grado.
A nuestros compañeros de estudios nacionales y extranjeros que tuvimos la oportunidad de
demostrar nuestras experiencias y habilidades, así como también intercambiar
conocimientos científicos técnico.
Al Laboratorio de Criminalística del la Policía Nacional por darnos la Oportunidad de
participar en el primer postgrado de “ Sistema de gestión de la Calidad “ con el objetivo de
servir con eficacia y eficiencia a nuestros usuarios.
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INDICE
5- Introducción1. Justificación2. Antecedente3. Planteamiento del Problema4. Metodología5. Objetivos
A. GeneralesB. Específicos
6. Diseño Conceptual6.1. Reseña Histórica de la documentación del Laboratorio de Criminalística.6.2. La norma ISO 17025/2005 en su acápite 4.2 Sistema de gestión6.3. Importancia del sistema de gestión de la calidad6.4. La Norma ISO 9001/2000 en su acápite 4.2 requisito de la Documentación6.5. La Norma ISO 9000/2000 identifica dos tipos de documentos.6.6. Requisito de la Norma 17025 en su Acápite 4.3 Control de Documentos6.7. Estructura jerárquica de los Documentos.6.8. Revisión de la documentación 6.9. Realización de la documentación
8.0 Procedimiento para la gestión de documentos del laboratorio de Criminalística8.1 Emisión8.2 Elaboración8.3 Codificación8.4 La Documentación externa8.5 Procedimientos generales8.6 Instrucciones técnicas8.7 Los Formatos8.8 Código /ZZ/N8.9 Revisión y aprobación.8.10 Difusión interna de los documentos.8.11 Actualización8.12 Modificación8.13 Archivo8.14 Anexo
9.0 Resultados10 Conclusiones11 Recomendaciones12 Bibliografía13 Anexos
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I. INTRODUCCIÓN
El Laboratorio de Criminalística, en su proceso de modernización, tiene como objetivo
principal ser un centro de investigación, Para lograrlo debe cumplir con lo que establecen las
normas Internacionales ISO 9001/2000, 9004/2000 en lo que se refiere a la eficiencia, y la
norma ISO 17025/2005, refiriénda a la competencia técnica para realizar ensayos y/o
calibraciones.
Estos requisitos definen los sistemas de gestión de calidad aplicable a toda la organización, la
que necesita demostrar su capacidad para proporcionar servicios que cumplan los requisitos
reglamentarios para dar respuestas a las demandas de los usuarios.
Por esta razón el Laboratorio de Criminalística debe establecer y mantener procedimientos
para el control de todos los documentos y registros, que forman parte del Sistema de Gestión
de la Calidad, generado internamente o de fuentes externas, tales como reglamentaciones,
normas nacionales y otros documentos normativos, los métodos de ensayos o de calibración,
así como los diagramas, el Software, las especificaciones, las instrucciones y los manuales.
Se debe crear una cultura de calidad en el personal por medio del conocimiento de las normas
Internacionales ISO relacionadas a la calidad, para preparar las condiciones de implantación
del sistema de gestión de calidad.
Para implantar un sistema de calidad debe hacerse lo siguiente:
1. Capacitar personal específico para realizar la implementación.
2. Que se haga un plan general de la calidad.
3. Que exista un programa interno de calidad.
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1.1- JUSTIFICACIÓN
En la implementación de un sistema de Gestión de la calidad, uno de los requisitos
fundamentales es el control de los documentos (Acápite 4.3) y control de los registros (Acápite
4.13), al iniciar esta implementación, el laboratorio de Criminalística no posee procedimientos
documentados de control de los documentos ni registros de su sistema de gestión, por lo cual
se hace necesario realizar un inventario de la documentación y registros existentes en el
laboratorio de Criminalística, para ajustar la información obtenida a los requisitos que exige la
norma internacional ISO 17025
Este estudio deberá estar orientado a los Requisitos de gestión en los Acápites 4.3 control
de los documentos y 4.13 Control de registro, según lo demanda la norma ISO 17025/2005
en la cual todos los documentos en un sistema de gestión de calidad deben estar
identificados, revisados y aprobados por un personal autorizado.
Es importante contar con un Sistema de gestión de Calidad que tenga procedimientos que
contribuyan al control de los documentos y registros del laboratorio de Criminalística, con el fin
de garantizar un mejor servicio a los usuarios con agilidad y eficiencia.
Con este estudio pretendemos contribuir a la implantación del Sistema de Gestión de la
calidad del Laboratorio de Criminalística, basándonos en los requisitos que exige la norma
internacional ISO 17025.
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1.2- ANTECEDENTES
Desde la antigüedad han sido implementados los sistemas de control de documentos, desde
la época de los Romanos hasta la actualidad ha sido una necesidad implementar y llevar un
control de los Documentos y Registros.
Cuando se da el auge de la Revolución Industrial los sistemas de control documentados
fueron claves para llevar el control de los procesos y subprocesos, los cuales le permitía
planificar los programas de corrección y mejora.
La Policía Nacional de Nicaragua en su proceso de modernización ha venido desarrollando
sus políticas de fortalecimiento y control de documentos y registros en sus diferentes
procesos. Así en fecha del 17 de abril al 15 de mayo del 2004, el Programa de fortalecimiento
institucional de la Policía Nacional de Nicaragua y la Agencia Española de Cooperación Internacional (AECI), realiza un Diagnóstico sobre la situación existente en los Laboratorios
de Criminalisticas de la Policía Nacional de Nicaragua, para Determinar:
Necesidades de personal.
Necesidad de equipos,
Revisión de Marca, Manual de Seguridad, Manual de Procedimientos, Control de Calidad.
Asesoramiento para la elaboración del Plan de Acreditación de conformidad a las Normas
Técnicas Nicaragüenses
Defensa de pruebas en Juicio Oral.
Documentación previa de que se disponeNormas de Organización y Funcionamiento del Laboratorio, Manual de Procedimiento,
Normas Nacionales para la Acreditación de Laboratorios de Ensayo y Análisis.
Circular del Sub-Director General Orlando Aguilera, donde se autoriza los tipos de peritaje que
puede emitir cada Laboratorio Departamental.
Aspectos del árbol de objetivos que corresponden al Laboratorio, así como necesidades de
técnica instrumental y capacitación, Plantilla del Laboratorio de Criminalística a Nivel Nacional,
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1.3- Planteamiento del problema
El Laboratorio de Criminalística no cuenta con un procedimiento adecuado para controlar los
documentos y registros de su sistema de Gestión acorde a la norma ISO 17025, Requisito de
gestión en sus Acápites 4.3 Control de documentos y 4.13 Control de registros.
¿Que relación existe entre la documentación y registro que posee actualmente el Laboratorio
de Criminalística y los requisitos de gestión en sus Acápites 4.3 Control de documentos y
4.13 Control de registros, que establece la norma ISO 17025 en la implementación de un
sistema de gestión de la Calidad ?
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1.4- Metodología.
1.4.1 Tipo de Estudio:
Es exploratorio, el estudio se realizó en el Laboratorio de Criminalística para identificar tipos
de documentos y registros existentes.
1.4.2 Área de estudio:
Laboratorio de Criminalística, Managua, Nicaragua.
1.4.3 Población: Todos los documentos y registros existentes en el Laboratorio de
Criminalística.
1.4.4 MuestraPor las características del estudio la muestra constituirá el total de la población.
1.4.5. Método Empírico:
1.4.5-1.- Observación: Permitirá la observación in situ de los documentos y registros de cada
área en el laboratorio de Criminalística.
1.4.5.2. Técnicas empíricas
1.4.5.3. Entrevistas: al personal relacionado con la entrada y salida de la documentación del
sistema de gestión del laboratorio de Criminalística.
1.4.5.4. Técnicas Documentales: Análisis Documental: Permitió la revisión bibliografica de las normas, nacionales e
internacionales, reglamentos, leyes y decretos en lo que se refiere al control de los
documentos y registros de un sistema de gestión de la calidad en el laboratorio de
Criminalistica
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1.5- OBJETIVOS
A.-OBJETIVOS GENERALES:
1. Realizar un diagnóstico comparativo entre la documentación existente en el laboratorio de
Criminalística y los Requisitos de Gestión, en su Acápite 4.3 control de documentos y Acápite
4.13 control de registros que exige la norma internacional ISO/IEC 17025, para la
implementación de un sistema de gestión de la calidad.
2. Identificar los procedimientos para el control de documentos y registro que exige la norma
internacional ISO/IEC 17025, e implementarlos en el sistema de gestión de calidad del
laboratorio de Criminalística.
B. OBJETIVOS ESPECIFICOS.
1. Revisar los documentos y registros existentes en el laboratorio de Criminalística para
conocer la situación actual de éstos y ver el grado de cumplimiento con los requisitos
de gestión de la documentación que exige la norma internacional ISO/IEC 17025.
2. Identificar los procedimientos para el control de los documentos y registros
que exige la norma ISO/IEC 17025 para implementar un sistema de gestión
de calidad.
3. Elaborar un procedimiento general en base a los requisitos de gestión, en
sus Acápites 4.3 Control de documentos y 4.13 Control de registros
establecidos en la norma ISO/IEC 17025, que contribuyan a la realización de
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los demás procedimientos que establece dicha norma e implementarlos en
el sistema de gestión del laboratorio de Criminalística.
1.6- Diseño conceptual.
1.6.1- Situación actual de la documentación del laboratorio de Criminalística.
-Reseña Histórica de la documentación del Laboratorio de Criminalística.
El Laboratorio de Criminalística de Nicaragua, se fundó un 18 de Mayo de 1980 y se
constituye como un órgano científico-técnico, con la misión de investigar y aportar evidencia
para ayudar a la aplicación de la justicia, sustentando su base documental, en la Ley 144
Funciones P/N, Ley 228 de la P/N, Decreto 26-96, decreto 27-96, y disposición 103/97
Doctrina Policial.
En la actualidad constituido éste como órgano disciplinado que cuenta con diferentes ramas
de la ciencias que le permiten realizar análisis científicos altamente técnicos y le ubican como
institución rectora y de gran prestigio. No cuenta con procedimientos documentados para
controlar todos los documentos (generados internamente y de fuentes externas) que forman
parte de su sistema de operación tales como regulaciones, normas, métodos de ensayo y/o
calibración, así como diagramas, programas computacionales (software), especificaciones,
instrucciones y manuales.
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1.6.2- Importancia del Sistema de Gestión de la Calidad.
Es la forma en que una organización realiza la gestión empresarial asociada con la calidad.
En términos generales consta de la estructura organizacional, junto con la documentación,
procesos, recursos que se emplean para alcanzar los objetivos de calidad, y cumplir con los
requisitos del cliente y los procesos bajo control 1.
El enfoque a través de un sistema de Gestión de Calidad anima a las organizaciones a
analizar los requisitos del cliente, definir los procesos que contribuyen al logro de servicios
aceptables por el cliente y mantener éstos.
Un sistema de gestión de calidad puede proporcionar el marco de referencia para la mejora
continua con el objeto de incrementar la satisfacción del cliente y otras partes interesadas,
provee de confianza tanto a la organización como a sus clientes de su capacidad para
proporcionar servicios que satisfagan los requisitos de forma coherente.
Establecer un sistema de gestión de calidad para el Laboratorio de Criminalística es
fundamental, ya que sirve de base para llegar a ser la primera Institución (Policía Nacional) a
nivel estatal en establecer un sistema de gestión de calidad para mejorar sus procesos; ser el
laboratorio de referencia Nacional e Internacional y ser aún más ágiles y eficientes.
1.6.3. Norma Técnica Nacional 04 001- 98 en su Acápite 3.9 -Registro3.9.1 El Laboratorio debe disponer de un sistema de registro que responda a sus
características particulares y que este de acuerdo con las posibles disposiciones
legales en vigor, Deben conservarse las observaciones iniciales, cálculos,
resultados derivados de estos, calibraciones, informe de los ensayos o análisis y
otros, durante un periodo apropiado. Los registros deben contener la información
necesaria para permitir la repetición satisfactoria de cada ensayo o análisis.
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¹ ISO 17025/2005 en su acápite 4.2 Sistema de gestión Pág.3 parrafo4 13
Se deben tomar las medidas necesarias de seguridad y de confidencialidad para conservar
los registros e informes, se indicara el lugar en el que pueden localizarse las actas de las
pruebas.
1.6.3.1 Informes sobre los resultados de ensayos y análisis Cada trabajo realizado por el laboratorio debe plasmarse en un informe que presenta de
una forma exacta, clara y sin ambigüedad los resultados del ensayo o análisis y cualquier
otra información relacionada.
1.6.3.2 Designación del documentoEl documento que presenta los resultados debe designar como “Informe de ensayo o
análisis
1.6.3.3- Identificación del documentoEl informe debe tener una identificación única, la cual figura en todas las paginas, esta
identificación puede consistir en un numero de serie asociado en su caso, ala fecha de
emisión. El informe numeradas todas sus paginas y figurara en cada una el numero total
de ellas .
1.6.3.4- Identificación del LaboratorioDebe indicarse el nombre y la dirección de laboratorio, puede indicarse también otros
datos, tal como su dependencia de otro organismo mas amplio. Si el laboratorio esta
acreditado para los ensayos o análisis a que se refieren los informes, puede igualmente
consignarse esta circunstancia, de acuerdo con las reglas establecidas por la entidad
competente.
1.6.3.5- Identificación del ClienteDebe figurar el nombre y la dirección del cliente que encarga los ensayos y los análisis.
1.6.3.6- Identificacion del material presentado a ensayo o análisis
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1.6.3.7- Descripción del trabajo encargado por el cliente.
1.6.3.8- Métodos de ensayos o análisis
1.6.3.9- Equipos de ensayo o análisis.
1.6.3.10- Modalidad de muestreo
1.6.3.11- Utilización de la subcontratación.
1.6.3.12- Resultados de los ensayos
1.6.4 Normas y procedimientos en los registros, muestrarios y colecciones de consulta del Laboratorio de Criminalística.
Arto. 64 Registro Criminalístico, es un sistema mediante el cual se recepcionan, clasifican,
ordenan y archivan materiales y/o evidencias obtenidas en la escena del crimen en casos no
esclarecidos para efecto de su posterior identificación y aportación como medios probatorio a
las autoridades competentes.
Arto.65 Muestrarios son colecciones de objetos de interés Criminalístico que se obtienen y
se ordenan en relación a sus características genéricas y de clase con el objetivo de
utilizarse como medios auxiliares y de referencia en los procesos de análisis e investigación.
Arto.66 Colecciones de consulta. Son recopilaciones o colecciones documentales o
informatizadas de diferentes tipos de objetos de interés Criminalístico que se obtienen y
ordenan en relación a sus características genéricas y de clase con el objetivo de utilizarse
como medios auxiliares y de referencia en los procesos de análisis de investigación.
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Arto.67 En el laboratorio de Criminalístico funcionaran al menos los registros muestrarios y
colecciones de consulta siguientes :
a) Registro de huellas dermatoscopicas.
b) Registro de casquillos y proyectiles.
c) Muestrario de calzado.
d) Muestrario de bandas de rodamiento
e) Muestrario de armas de fuego.
f) Muestrario de química, biología y AVEXI.
g) Colección de modelos de escrituras.
h) Colección de retratos hablados
i) Colección de documentos oficiales (pasaportes, papel moneda etc.)
Arto.68 En dependencia de las necesidades operativas y posibilidades existentes se podrán crear otros tipos de registro, muestrarios y colecciones de consultas.
Arto.69.- El sub-sistema de información del laboratorio de Criminalística, se tendrá como parte integrante de las presentes normas .
Normas y procedimientos del Laboratorio de Criminalística Sección V Pág. 18 1998
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1.6.5 Requisito de gestión de la documentación Normas internacionales
1.6.5.1 La Norma ISO 9001/2000 en su acápite 4.2 -requisito de la documentación:
Los requisitos de la Documentación en un sistema de Gestión de la calidad basado en
procesos, serán la base de la actuación y para su mejora se diseña un modelo que esta
soportado por los siguientes documentos.
a) Documento de definición de objetivos a alcanzar por la organización.
b) Procedimientos documentados que describan los procesos realizados por la
organización para alcanzar los objetivos.
c) Manual de calidad que incluya todos los procedimientos documentados o haga
referencia a ellos.
d) Documento en la que la dirección exprese la política de calidad a desarrollarse para
alcanzar los objetivos.
e) Documentos donde se anoten los resultados de los procesos de acuerdo
con un plan de control y a los que se le denomina registros de calidad ²
1.6.6 La Norma ISO 9000/2000 identifica dos tipos de documentos. Procedimiento documentado.
Documentos.Procedimiento documentado Son los procedimientos escritos obligatorios que se exigen para describir cómo el laboratorio
desempeña las actividades escritas en los documentos como:
Control de los documentos.
Control de los registros.
Auditorias interna.
Control de los productos no conformes.
Acción correctiva.
Acción preventiva.
__________________________________________________________________
² Manual de procedimientos de un sistema de Calidad ISO 9001/2000 acápite 4.2 -requisito de la
documentación Pág.16
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DocumentoLa norma emplea el término documento, definiendo la herramienta utilizada con el objetivo de proveer información que usted y su personal requiere para desempeñar las actividades de la organización ³
1.6.7 Norma ISO 17025/2005 acápite 4.2 -Sistema de gestión de la Calidad:
“El laboratorio debe establecer, implementar y mantener un sistema de gestión apropiado al
alcance de sus actividades”.
El Laboratorio debe documentar sus políticas, sistemas, programas, procedimientos e
instrucciones tanto como sea necesario, para asegurar la calidad de los resultados de los
ensayos o calibración.
La documentación del sistema debe ser comunicada al personal pertinente, debe estar a su
disposición y debe ser debe ser comprendida e implementada por éste.¹
1.6.7.1 Requisito de la Norma 17025/2005 4.3 -Control de Documentos.
Todos los documentos del Sistema de gestión deben estar claramente identificados y controlados;
Esto incluye (pero no se limita) Normas Reglamentos Métodos de ensayo Planos Tablas de Calibración. Software
¹ ISO 17025/2005 en su acápite 4.2 Sistema de gestión Pág.3 parrafo4 13² Manual de procedimientos de un sistema de Calidad ISO 9001/2000 acápite 4.2 -requisito de la
documentación Pág.16
³ Norma ISO 9000:2000 Guía para las pequeñas empresas. Pág.47 acápite 4.2
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¿Que significa control de documentos?
Este control tiene que ver básicamente con asegurar que el documento en uso sea el documento correcto, aprobado, según sea necesario. Es decir, que es el documento aplicable, por lo general la última edición, para el trabajo que se está realizando.
El numeral 3 aclara que no deberían de confundirse los documentos con los registros. Los registros se generan como resultado de alguna actividad y constituyen una declaración de hechos existentes en el momento y no pueden actualizarse.Adicionalmente los documentos deben estar:
-Disponibles en el lugar de uso.
-Revisados periódicamente
-Identificados unívocamente.
-Con los cambios resaltados.
-Identificados los documentos obsoletos.
La identificación debe incluir.
Fecha de emisión o identificación de la revisión.
La numeración de las páginas.
El número total de paginas o marca que indique el final
Las personas autorizadas a emitirlos.
El control de los Documentos esta a cargo del gerente de Calidad.
1.6.7.2 Requisito de la Norma 17025/2005 4.13 -Control de Registro.
Procedimientos para:
Identificación
Recuperación
Indexado
Control de acceso
Almacenamiento
Mantenimiento
Eliminación
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Registros de calidad Informes de auditoria interna.
Revisiones por la dirección.
Acciones correctivas y preventivas.
Registros Técnicos
Determinación del tiempo de retención.
Los Registros deben ser:
Legibles
Completos
Fácilmente recuperables.
Reproducibles
Condiciones de almacenamiento adecuadas.
Control de Registros.
Registros técnicosSon documentos que permiten:
o Identificar factores que afectan a la incertidumbre en la información.
o Repetir el ensayo o calibración en condiciones similares a las originales
o Registros de calibración.
o Registros de personal
o Copias de todos los informes de ensayo y certificados de calibración emitidos.4
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1.6.7.3 Documentos utilizados en un Sistema de Gestión de Calidad
Documentos de Entrada Control de CalidadManual de Calidad Control de Proceso
Normas Control Estadístico de la Calidad
Manual de Procedimientos Inspección (verificación)
Instrucciones Ensayos (procedimientos /métodos)
Especificaciones/Códigos Metrología (Calibración/Trazabilidad)Documentos de Salida Auditorias / Revisión
Protocolos Sistema
Certificados Proceso
Registros Producto
Actas
Informes
Documentos Obsoletos
El Sistema de Gestión de la Calidad, contará con un Manual de manejo de documentos y
registros donde estarán descritos los procedimientos detallados sobre la edición, impresión,
cambios, autorización y tiempo para el control de la documentación.
La Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad será editada electrónicamente,
empleando los programas pertinentes para registro de documentos.
La Documentación Editada será impresa, empastada o encolchada, firmada y autorizada por
la autoridad correspondiente dentro del Sistema de Gestión de la Calidad en orden de
Jerarquía.
En el caso de Hojas Sueltas, éstas deben fijarse en un binder y emplasticarse de forma que
su manipulación se haga de manera sencilla y no destructiva.
_______________________________________________________________________________
4Interpretación y aplicación de la norma ISO/17025/ En laboratorios de Calibración y Ensayos
( ENMIENDA 2005) Ing Francisco Monje MARZO,2002
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La Documentación será revisada periódicamente para determinar su vigencia o caducidad.
En caso de caducidad y/o obsolescencia se retirarán de circulación y serán respaldados en
medios ópticos (CD´s/DVD´s). La destrucción de documentos se hará de acuerdo a los
períodos establecidos por las leyes de Nicaragua.
La Alta Dirección del Laboratorio de Criminalística en coordinación con los Responsables de
los Laboratorios determinará el estado de los documentos.
Cualquier cambio en los documentos normativos con nivel táctico y operacional, solamente
podrán ser enmendados con la debida autorización de la Alta Dirección del laboratorio de
Criminalística.
La Alta Dirección del laboratorio de Criminalística, deberá informar por escrito de la enmienda
en un plazo no mayor de 48 horas laborables a las Gerencias de Laboratorio y Aseguramiento
de Calidad.
Las enmiendas realizadas deberán ser informadas en la reunión bimestral con las Gerencias y
Responsables de Laboratorios, para la aprobación y reedición del documento enmendado.
1.6.7.4 Los Documentos se estructuran de forma jerárquica como:
NIVEL FINALIDAD DOCUMENTOS CONTENIDO
Estratégico Directriz Manual de Calidad Lo que hay que hacer
Táctico Normativos Procedimientos Como hacer
Operacionales Normativos Instrucciones de
Trabajo
Detalles de cómo
hacer
Probatorios Registros de
calidad
Verificación de lo que
se hace
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Por lo tanto El Documento a Nivel Estratégico es el Manual de Calidad que será únicamente
autorizado por la Alta Dirección del Laboratorio de Criminalística.
Existirán tres ejemplares oficiales del Manual de Calidad destinadas a la Dirección del
Laboratorio de Criminalística, Gerencia del Laboratorio y Gerencia de Aseguramiento y
Control de Calidad, encuadernados, firmados y autorizados. Quedando abierta la solicitud de
entrega a los Responsables de cada Laboratorio.
Para el Control de la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, se aplicará el
formato de inventario que detallará el total de ejemplares, ejemplares almacenados,
ejemplares distribuidos, quiénes recibieron los ejemplares distribuidos, fecha en que los
recibieron y presentación (texto impreso, grabado en Disquete o quemado en CD), El
Inventario de Control de la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad será
autorizada únicamente por la Alta Dirección del Laboratorio de Criminalística. Dicho inventario
se revisará Bimestralmente por parte de la Alta Dirección del Laboratorio de Criminalística en
conjunto con el Equipo de Acreditación para la Actualización de la Documentación.
Los Documentos de Calidad serán Firmados y Revisados por el Gerente de Aseguramiento y
Control de la Calidad, en base al Plan de Actividades del Aseguramiento y Control de Calidad.
La autorización de los mismos estará a cargo de la Alta Dirección del Laboratorio de
Criminalística. Se entregarán Ejemplares de estos documentos a los Responsables de
Laboratorios correspondientes.
Los Documentos Tácticos con finalidad Normativa serán Elaborados por el Equipo de
Acreditación, Revisados de forma Bimestral en conjunto con la Alta Dirección del Laboratorio
de Criminalística y Autorizada su Edición electrónica e impresa una vez que estén aprobados
por éstas entidades.
El Número de Ejemplares de los documentos Tácticos serán dos, un ejemplar para la Alta
Dirección del Laboratorio de Criminalística y otro ejemplar para el Responsable del
Laboratorio correspondiente.
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Los Documentos Operacionales con finalidad Normativa serán elaborados por el
Responsable del Laboratorio Correspondiente, Revisado por el Gerente de Aseguramiento y
Control de Calidad y Autorizado por la Alta Dirección del Laboratorio de Criminalística. Estos
Documentos se revisarán de forma Bimestral, con tres ejemplares editados electrónicamente
e impresos, un ejemplar para la Alta Dirección, Gerentes de Aseguramiento de la calidad y
uno para el Responsable del Laboratorio Correspondiente.
Los Formatos de los Documentos Operacionales con Finalidad Probatoria (documentos de
salida, auditoria / revisión) serán elaborados por el Gerente de Aseguramiento y Control de
Calidad, revisado y autorizado por el Gerente de Laboratorios en función del Plan de
Actividades de cada gerencia.
La Organización y Control de la Documentación del Sistema de Gestión de la calidad estará
bajo la Responsabilidad del Gerente de la calidad.
Los Laboratorios deberán registrar los datos, cálculos, gráficos de los ensayos en una
bitácora.
Todo analista deberá tener una bitácora para registrar las actividades que realiza para obtener
los resultados de los ensayos y/o calibraciones.
El analista puede realizar un cambio o enmienda en una bitácora de trabajo sobre algún
resultado manuscrito. El error se tachará con una raya y el cambio o enmienda se deberá
colocar entre paréntesis a la derecha del valor original con la firma del analista y fecha en que
se realizó el cambio y/o enmienda.
El Responsable del Laboratorio es la única persona autorizada para hacer los cambios en los
registros almacenados electrónicamente.
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Los registros de los cálculos de ensayo y/o calibración, así como las recomendaciones
deberán escribirse en la bitácora de trabajo del analista en forma clara y sencilla.
Los registros electrónicos de los mismos deberán guardarse en la computadora del laboratorio
donde se realizó el ensayo y/o calibración, protegiendo el acceso a estos archivos con una
contraseña. Deberá crearse un respaldo óptico de los mismos y guardar dicha información de
forma confidencial y segura.
Cada responsable de laboratorio guardará electrónicamente e impresos los registros de los
resultados de los ensayos, los resultados de calibración, los certificados de calibración de los
equipos del laboratorio, registro de personal y cualquier otro registro.
Cada responsable de laboratorio registrará para cada ensayo y cada calibración la suficiente
información para identificar los factores que afectan la incertidumbre y que permita que se
repitan las condiciones del método original.5
Manual de CalidadLa Norma ISO 9001/2000. Es el conjunto de procedimientos documentados que describen los
procesos de la organización.
Revisión de la documentación Es la acción de examinar un documento nuevamente con el objeto de corregirlo, ajustarlo o
mejorarlo para su uso eficaz en el sistema de Gestión de la Calidad .6
Realización de documentaciónEl Manual de Calidad será elaborado por el responsable de calidad, revisado y aprobado por
el jefe del Laboratorio de Criminalística, distribuido y custodiado por el responsable de
calidad.
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Manual de procedimientos GeneralesSerá elaborado por el responsable de calidad y aprobado por el jefe del Laboratorio de
Criminalística, distribuido y custodiado por el responsable de calidad.
Las Instrucciones técnicas (IT) Serán elaboradas por el Director técnico o los Analistas del área que afecte dicha instrucción,
revisada por el director técnico y el jefe de departamento; aprobada por el Jefe del Laboratorio
para que se aplique y sea distribuido y custodiado por el responsable de calidad.
Las normas de análisis de documentos informativos y documentos externos que provengan
del exterior serán revisados por el Director técnico y posteriormente por el responsable de
calidad y aprobados por ellos mismos, serán distribuidos y custodiados por el responsable de
calidad.
5 Manual de calidad del Laboratorio del CIEMA-UNI Codigo07-01-MC-01 f. ed ,06-06-2005. Pág. 18 Autorizado por Msc. Sergio Gómez Gutiérrez6 Procedimiento para la gestión de documentos PG-2 Pág.4 –11 Fecha: 20/10/057 Procedimiento para la gestión de documentos PG-2 Pág.4 –11 Fecha: 20/10/05
Página 25 de56
II RESULTADOS
CAPITULO I
2.1 Estado actual de la documentación
Se realizó una revisión global de la documentación existente, encontrándose los siguientes resultados.
Clasificamos lo que es documentación externa normas nacionales, leyes procedimientos y decretos que ya están distribuidos y todo el personal lo conoce, y luego tenemos los documentos internos: Manual de Calidad esta en proceso de revisión, el Manual de procedimiento esta elaborado, los instructivos técnicos, y los registros están elaborados.
DOCUMENTACIÓN EXISTENTE SITUACION ACTUALE R A M Ar D OBSERVACIONES
Marco Jurídico:Régimen Particular del Laboratorio de Criminalística de la Policía Nacional.La investigación Policial y Forense Dirigida al juicio Oral.-Ley 228 de la Policía Nacional: Reglamento Ley 228: Decreto 26-96Disposición 008-98: Normas de organización y funcionamiento.Ley de Funciones en Materia de Auxilio Judicial No. 144:Ley de Droga No. 285Reglamentos de la Ley 285.Ley Orgánica del Poder Judicial. No 260Ley Orgánica del Ministerio Público. No 346.Ley de Reforma al Código Procesal Penal.Libro II de los Procedimientos, Capitulo II de la Actuación Policial.
x
MANUAL DE CALIDAD. X Lo tiene alta Dirección
MANUAL DE PROCEDIMIENTO GENERAL DEL Laboratorio de Criminalística. X
Lo tiene todos los jefes de procesos y la Alta dirección y no cumple con normativas de hacer manuales, no tiene objetivos para ser manuales.
DOCUMENTACIÓN EXISTENTE SITUACION ACTUALE R A M Ar D OBSERVACIONES
REGISTROS DE*CALIDAD.*TECNICAS.Existen registros de calibración, -Registro de personal,-Copia de todos los informes de ensayos, - Bitácoras en el Laboratorio,- Libros de Registros de radicación de casos del
X
X
Registro de calidad esta en proceso de elaboración.
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Laboratorio de la SRCE, - Libro de entrega de evidencia a los laboratorios SRCE.- Libro de registro de caso por laboratorio, Ejemplo: Biología, Química, Balística, Trazologia, Documentoscopia, Dactiloscopia, Alexis.- Libro de Control de entrega y devolución de evidencias,-- Formatos de citas Judiciales,- Registro de trabajo de fotografía, - Libro de registro de solicitudes, - Orden de trabajo, - Informe periciales.
(E) Elaboración, (R) Revisión, (A) Aprobación, (M) Modificación, (Ar) Archivo y (D) Distribución
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CAPITULO II.
2.2 IDENTIFICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS EXISTENTES
Los procedimientos que se identificaron se pueden observar en los flujo gramas
representados en las figuras siguientes.
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2.-Observe en el Flujograma de los documentos se identifican los documentos, el Manual de Calidad, Manual de procedimientos, instructivos técnicos y los registros, luego se asignan las responsabilidades, se distribuye el trabajo y se realizan las actividades.
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3.- En el Flujograma de registro ¿Quien lo hace? se identifican los responsables de las actividades, jefe de sección, el perito de la especialidad, se distribuye el trabajo y se participa activamente en el desarrollo de los registros.
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Entrevista con el personal clave del laboratorio de Criminalística
La alta dirección reconoce que el Laboratorio de Criminalística no cuenta con un sistema de
control de documentos y registros, que es muy importante la implementación de este, como
sistema de gestión de calidad, demuestra su compromiso mediante la capacitación del
personal en sistema de gestión de la calidad la creación del proceso de apoyo, como la
gerencia de calidad y la constante gestión de recurso par dar cumplimiento a sus objetivos
planteados en programa de mejora continua como son los planes operativos basados en las
normas internacionales ISO como ejemplo tenemos el proceso de validación de métodos en la
sección de química.
CAPITULO III.
2.3 PROCEDIMIENTO GENERAL ELABORADO PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL LABORATORIO CRIMINALÍSTICA.
En base a los requisitos de gestión, en sus Acápites 4.3 Control de documentos y 4.13 Control de registros establecidos en la norma ISO/IEC 17025, que contribuyan a la realización de los demás procedimientos que establece dicha norma e implementarlos en el sistema de gestión del laboratorio de Criminalística Proponemos el siguiente formato del procedimiento general :
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INDICE
2.1OBJETO
2.2ALCANCE
2.3REFERENCIAS
2.4GENERALIDADES
2.5REALIZACION
2.5.1 EMISION
2.5.2 MODIFICACION
2.5.3 ARCHIVO
2.6FORMATOS
2.7ANEXOS (Histórico de modificaciones)
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2.1 OBJETO
El objeto del presente procedimiento es describir el procedimiento adecuado por el Laboratorio de Criminalística para la elaboración, revisión, aprobación, modificación, archivo y distribución controlada de los documentos del sistema de calidad con el propósito que los documentos estén actualizados y a disposición de todo el personal.
2.2 ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación a todos los Documentos relacionados con el sistema de calidad, a los documentos internos que se elaboran y a los documentos externos que se utilicen o se haga referencia. Entre los que están:
Manual de la calidad (MC)Procedimientos Generales (PG)Instrucciones técnicas (IT)Especificaciones, Libros Técnicos, Bibliografía, Revistas y otros
2.3REFERENCIAS
Para la elaboración del presente procedimiento se han tomado de referencia los siguientes documentos del Sistema de Calidad del Servicios Criminalistico de la Guardia Civil de España. (SECRIM)
* Manual de Calidad. Capítulo 2. “Sistema de Calidad”.* Procedimiento General. PG-01 “Procedimientos para elaboración de
procedimientos.
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1.4. GENERALIDADES
DOCUMENTOEfecto escrito de carácter administrativo elaborado en papel o en soporte informático, probatorio de una petición o gestión solicitada de la emisión de un informe pericial.
REVISIÓNEs la acción de examinar un documento con el objetivo de corregirlo, ajustarlo o mejorarlo.
2.5 REALIZACIÓNA continuación se describe como se llevan a cabo las actividades de elaboración, revisión, aprobación, modificación, archivo y la distribución de los documentos del sistema de calidad y quienes son los responsables de que se realicen:
DOCUMENTOELABORACI
ONREVISION
APROBACION
DISTRIBUCION Y
ARCHIVO
Observaciones
Manual de calidad RC J L.C. J L.C. RC La Alta Dirección Establece en sus políticas el estado en que se encuentra la documentación y registros de igual manera el tiempo de retención.
Procedimientos Generales RC J L.C. J L. C. RCInstrucciones Técnicas DT/RT/E DT JD RCNormas de Análisis y Documentación Externa en general
DT DT/RC DT/RC RC
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Jefe del Laboratorio de Criminalística (J L.C.C.)
Jefe de Departamento (JD)
Director Técnico (DT)
Responsable de la Sección Gestión de la Calidad (RC)
Responsable Técnico (RT)
Especialista.(E)
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5.10.1 Emisión. Es el conjunto de actividades que se realizan para la aprobación por primera vez de un
documento del sistema de calidad y sus etapas son: elaboración, codificación, revisión,
aprobación, distribución y control del mismo.
5.10.2 ElaboraciónLa elaboración de procedimiento general es responsabilidad del responsable de calidad,
quien puede emitir los procedimientos que sean necesarios para el buen funcionamiento del
sistema de calidad, pero con apego a lo establecido en el manual de calidad.
Cualquier persona del Laboratorio de Criminalística puede solicitar y proponer cuando sea
necesario un nuevo documento para ello deberá solicitarlo al responsable de calidad
indicando el alcance y objeto del documento su justificación e importancia para el sistema.
Recibida la solicitud, el responsable de calidad decidirá si procede o no la emisión del
Documento verificando de previo si no existe conflicto o cruce con otro documento.
La elaboración de las Instrucciones técnicas, será responsabilidad del Director Técnico y los
peritos que afecte dicha instrucción, el director técnico y los jefes del departamento y
secciones en equipo, pueden decidir cuantas instrucciones técnicas sean necesarias para el
funcionamiento del proceso del ensayo o peritaje y pueden decidir elaboración de una nueva
instrucción técnica cuando sea conveniente.
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Para efectuar una nueva instrucción técnica se le comunicará al responsable de la calidad,
para que revise si en los documentos anteriores que estén en vigor está o no otro documento
referido a la instrucción que se desea elaborar de no existir y una vez justificada la necesidad
de elaboración, se procederá a su realización para lo cual el responsable de calidad le
asignará un código, el que será invariable y único para dicho documento. Este documento
será un borrador y será sometido a un proceso de revisión antes de su aprobación, el primer
borrador se identificará con la letra A y las revisiones posteriores, consecutivamente con las
letras que siguen del alfabeto español, hasta que sea aprobado se le pondrá número de
revisión que empezará por el numero uno (1) ejemplo (Rev. A) o (Rev. 1) dicho estado del
documento, ya sea en letra o en numero según sea el caso estará ubicado en la parte
superior derecha del documento.
5.10.3 Codificación
Los documentos del sistema de calidad excepto el manual de calidad se identificaran con un
código de letras y números, la responsabilidad de esta acción recae sobre el responsable de
calidad.
Los documentos del sistema de calidad se dividen en dos partes Documentación Externa (DE)
y la Documentación interna (DI).
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5.10.3.1 La Documentación externa se codificará de la siguiente manera.
DE- Documentación externa
DE-Z-YY.
DondeZ- Indica el área del laboratorio que aplica si es Q significa QUÍMICA, si es BIOLOGÍA será B y si es de la sección de calidad: será SGC.
YY- Indica el numero consecutivo que aplica al documento externo entre sus análogos.
Los documentos internos se codificaran de la siguiente forma:
Los Procedimientos generales como PG-YY
SIENDO, YY Es el numero correlativo entre sus análogos.
5.10.3.3 Las Instrucciones técnicas se codificaran como IT-X-YY en donde X indica el área
que aplica, YY es el numero correlativo entre los documentos análogos ejemplo, si el
documento es de química será IT-Q-01, significa que este documento es una instrucción
técnica de química y que es el numero uno de las IT de esa área.
5.10.3.4 Los Formatos: son documentos referidos a un procedimiento del sistema o a una
instrucción Técnica, los formatos se codificaran de la siguiente manera
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5.10.3.5 Código /ZZ/N
Código: es la identificación para cada procedimiento general (PG-YY) o instrucción técnica
(IT-YY) que indica el documento al que pertenece el formato.
ZZ- Es el numero correlativo del formato dentro del mismo documento.
N- Indica el estado de revisión del formato. Este estado puede coincidir con el numero de
revisión del documento donde este incluido, ya sea borrador o documento aprobado.
Los formatos y hojas de trabajo se podrán distribuir separadamente del documento que los
contiene.
5.10.3.6 Revisión y aprobación.a) Documentación Interna La documentación Interna será entregada por quien sea el responsable de elaborarla en
borrador se entregará a los responsables de su revisión y aprobación y puede ser consultado
con el jefe del Laboratorio y discutido exponiendo los responsables de su elaboración y
aprobación sus respectivos comentarios y justificación del porque del documento nuevo
dichos comentarios serán recogidos en un acta que servirán para ser tomados en cuenta en
las revisiones posteriores.
Al documento aprobado se le asignara un numero de edición empezando por el numero
UNO, codificará como (Rev. 1).
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La aprobación del documento conlleva la firma y fechas de los responsables en las casillas
correspondientes de Elaboración, Revisión y aprobación de la portada del Documento. En el
manual de calidad se hará en el índice.
La fecha de aprobación coincidirá con la fecha de entrada en vigor del documento.
b) Documentación externa
La documentación externa (Esta es la) que por cualquier medio llegue al Laboratorio de
Criminalística y que se relacione con el sistema de calidad, será revisada y aprobada por el
Director técnico en el caso de documentos técnicos y si es el caso de documentos de calidad
será aprobada por el responsable de calidad. Poniéndole la fecha y firma correspondiente así
como su respectiva codificación.
c) Distribución
Una vez que sean aprobados los procedimientos generales y las instrucciones técnicas
pasaran a formar parte del sistema de calidad, procediéndose a su distribución.
Los documentos que se distribuyan de forma controlada son aquellos que el laboratorio de
Criminalística se compromete a mantener actualizadas, enviando copias a los destinatarios de
cada nueva edición
Los documentos que se distribuyan de forma no controlada son aquellos que el laboratorio de
Criminalística envía con carácter informativo y sobre los que no existe un compromiso de
actualización.
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Las copias controladas y no controladas se identificaran en la portada del documento, en el
recuadro indicado para ello. En el manual de calidad la identificación se hará en el índice,
además se incluirá una identificación del responsable de la distribución
La distribución de los documentos, tanto internos (PG, IT, Formatos y hojas de trabajo), como
documentos externos, se realizaran de acuerdo al formato (PG-02/01) LISTADO DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN, que debe ser complementado por el responsable de la
calidad y será firmado por los destinatarios internos, en el apartado de “Observaciones” y
servirá de Acuse de recibo de la copia controlada del documento.
Los documentos que se envíen externamente del laboratorio de Criminalística, Irán
acompañados del formato PG-02/03, HOJA DE ACUSE DE RECIBO, que deberá ser
complementado por el responsable de la calidad. En este ultimo caso, se anotara en el
formato PG-02/01 LISTADO DE CONTROL DE DISTRIBUCIÓN, como fecha de recepción, la
fecha que se recibe el Acuse de Recibo devuelto (Ver formato en Anexo). En ambos casos
será el Responsable de Calidad el encargado de la distribución, Cuando se trate de una copia
controlada, el responsable de calidad recogerá la copia obsoleta a la entrega del nuevo
documento anotando en “Observaciones tal hecho.
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Por cada procedimiento general, Instrucción técnica o documento externo que se haga, se
hará un original y cuantas copias sean necesarias para la distribución, pero el original se
mantendrá en custodia en el archivo de la calidad.
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Para garantizar que los documentos que se utilicen están actualizados, el Responsable de
calidad, comprobara semestralmente que todos los documentos del sistema indicados en el
formato PG-02/02, LISTADO DE DOCUMENTOS EN VIGOR, están en su versión
actualizada, en caso contrario procederá a realizar una revisión del listado. (Ver formato en Anexo)
5.11 DIFUSIÓN INTERNA DE LOS DOCUMENTOS.Para asegurar que el personal del Laboratorio de Criminalística, que realice las actividades
contempladas en los procedimientos, conozca claramente su contenido, se llevara a cabo la
difusión interna de los mismos. Esta actividad la realizara el Responsable de la calidad,
poniendo en conocimiento del personal el contenido y la ubicación de estos.
Para facilitar la difusión y uso, de formatos y hojas de trabajo en vigor, se distribuirá una copia
informatizada del modelo, protegido para solo lectura, al personal implicado directamente en
su uso.
5.11.1 ActualizaciónLa actualización de documento que sirve de referencia para la elaboración de la
documentación interna del sistema, tanto en aspectos técnicos como de gestión, se realizara
de la siguiente manera:
Se consultará la documentación en vigor en las paginas Web oficiales de los distintos
organismos oficiales, MIFIC (ONA) Oficina Nacional de Acreditación, También mediante
buscadores de documentación en boletines oficiales de organismos nacionales e
internacionales.
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Revistas nacionales e internacionales relacionadas con las ciencias forenses y la gestión de
la calidad
Participación en congresos, Conferencias y Seminarios de carácter nacional e internacional,
en aspectos de interés para este Servicio.
La verificación de su vigencia se realizará, cuando corresponda realizar una revisión del
documento en cuestión.
5.11.2 MODIFICACIÓNQueda totalmente prohibida la realización de cualquier tipo de modificación, manual o
informática de los documentos internos distribuidos, como Manual de calidad, Procedimiento
General, Formatos, Instrucción Técnica u Hoja de trabajo.
En el caso de que cualquier persona considere que algunos de estos documentos del
sistema que ya haya sido aprobado, es susceptible de modificación o mejora, se entregara
una copia del formato u hoja de trabajo, o un documento manuscrito, donde se detalle la
modificación que se propone.
La propuesta anterior se debe dirigir al responsable Técnico si el documento es de carácter
técnico o al responsable da calidad si es relacionado con la gestión de calidad.
Los responsables que reciban las propuestas de modificación evaluarán la situación y se
reunirán con una comisión integrada por el responsable de calidad, responsable técnico y jefe
de proceso para Justificar la corrección o modificación, del documento.
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Las modificaciones una vez discutidas pasarán al proceso de revisión, aprobación y
distribución.
En el caso del Manual de Calidad cuando se modifique uno de sus capítulos se distribuirán
con el índice, el capitulo modificado y en la portada del Manual se pondrá la revisión
correspondiente.
En el caso de las correcciones en los datos que contienen las hojas de trabajo, Actas,
formatos, listados de documentos, se podrá efectuar pero con la siguiente sistemática:
La corrección será de forma indeleble y clara.
No se permite el uso de lápiz de grafito o algo similar.
El dato corregido debe quedar legible con una doble ralla discontinua sobre al dato.
Al final del documento se pondrá la razón de la corrección.
Se pondrá la fecha y firma del responsable de dicha corrección.
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5.11.3 ARCHIVO
El responsable del archivo de cada original de los documentos, mas las listas de los
documentos en vigor, control de distribución de los documentos, los recibos de documentos
es el responsable de la calidad.
Toda persona que reciba una copia controlada de un documento será responsable del archivo
del mismo y en condiciones adecuadas, queda prohibida la fotocopia De las copias
controladas.
Cuando se entregue una copia controlada el responsable de calidad retirará la obsoleta y se le
pondrá una marca como obsoleto y la fecha, la que archivará en un archivo de documentos
obsoletos por un periodo de tiempo de cinco años los que concluidos se procederá a su
destrucción con la autorización de la dirección de lo cual el responsable de calidad hará un
acta de destrucción y destruirá personalmente los documentos obsoletos.
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III CONCLUSIONES
1-. La Documentación existente en el Laboratorio Criminalística cumple con el marco legal en
base a la ley 228 de la Policía Nacional, pero no se ajusta a los requisitos que exigen las
normas, ISO 9001-2000 y 17025-2005 para implantar el Sistema de Gestión de la Calidad, y
el único documentos que existe en el Laboratorio de Criminalistica es el Manual de Calidad se
encuentra en proceso de revisión y aprobación por la alta dirección; los demás documentos
existentes en el Laboratorio de Criminalística no cumplen con los requisitos de Gestión de los
Documentos y Registros definidos en las normas ISO.
2.- Los Procedimientos para el control de los Documentos y Registros, que exige la Norma
ISO 17025-2005, en la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad son:
Realización, Revisión, Aprobación, Modificación, Archivo Y Distribución.
3.- Se elaboró un procedimiento general para el Control y Registro de Documentos del
Laboratorio de Criminalística, ajustado a los requisitos que exigen las normas, ISO 9001-2000
y 17025-2005 .
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IV RECOMENDACIONES
En base a la norma ISO 17025/2005 se propone elaborar el siguiente listados de procedimientos generales y su codificación
Procedimientos Generales (PG)
PG-01 Elaboración de Procedimiento PG-02 Gestión de la documentación.PG-03 Realización de las auditorias internas.PG-04 Gestión de trabajos no conformes, acciones correctivas Preventivas, y reclamos.PG-05 PersonalPG-06 Gestión de equipos.PG-07 Gestión de muestra.PG-08 Gestión de los ensayos y emisión de informes.PG-09 Gestión de informes pericialesPG-10 Evaluación de la calidad de los ensayosPG-11 Calculo de incertidumbre.PG-12 Compras de productos y equipos.PG-13 Revisión de solicitudes PG-14 Validación.PG-15 Gestión de medios informáticos
Procedimiento general de campo
PG-16 Registro y Responsabilidades del personal encargado de los trabajos de campo
PG-18 Inspección y mantenimiento de los equipos. PG-19 Aplicación del mantenimiento de los equipos. PG-20 Fallas de equipo
Procedimiento General de Laboratorio
PG-26 Preparación de disoluciones para su aplicación. PG-27 Aplicación de sustancias de ensayo al sistema de ensayo. PG-28 Equipos para limpieza de muestras. PG-29 Almacenamiento y mantenimiento de muestra. PG-30 Transporte de muestras PG-31 Registro de los datos crudos. PG-32 Personal del Laboratorio. PG-33 Requerimiento para nuevo personal del Laboratorio. PG-34 Seguridad en el Laboratorio. PG-35 Uso de la campana de gases. PG-36 Disposición de desechos en el laboratorio
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2.-REGISTROS DE LA CALIDAD
A continuación se enumeran los REGISTROS REQUERIDOS POR LA NORMA. Esto no significa que sean los únicos que puedan disponerse.
Una organización es libre de desarrollar otros registros que puedan necesitarse para demostrar la conformidad de sus procesos, productos y del sistema de gestión de la Calidad.
Apartado Registro requerido5.6.1 Revisión por la dirección6.2.2 e) Educación, formación, habilidades y experiencia7.1 d) Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos7.2.2 Resultados de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones
originadas por la misma7.3.2 Elementos de entrada para el diseño y desarrollo7.3.4 Resultados de las revisiones del diseño y desarrollo y de cualquier acción necesaria7.3.5 Resultados de la verificación del diseño y desarrollo y de cualquier acción que sea necesaria7.3.6 Resultados de la validación del diseño y desarrollo y de cualquier acción que sea necesaria7.3.7 Resultados de la revisión de los cambios del diseño y desarrollo y de cualquier acción
necesaria7.4.1 Resultados de las evaluaciones del proveedor y de cualquier 7.5.2 (d) Según se requiera por las organizaciones, demostrar la validación de los procesos donde los
productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores.
7.5.3 Identificación única del producto, cuando la trazabilidad sea un requisito.7.5.4 Cualquier bien que sea propiedad del cliente que se pierda, deteriore o que, de algún otro
modo, se considere inadecuado para su uso7.6 a) La base utilizada para la calibración o la verificación del equipo de medición cuando no
existen patrones de medición nacionales o internacionales7.6 Validez de los de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el
equipo de medición no está conforme con los requisitos 7.6 Resultados de la calibración y la verificación del equipo de medición8.2.2 Resultados de la auditoria interna y de las actividades de seguimiento8.2.4 Identificación d la(s) persona (s) responsable(s) de la liberación del producto8.3 Naturaleza de las no conformidades del producto y de cualquier acción tomada
posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.8.5.2 Resultados de la acción correctiva8.5.3 Resultados de la acción preventiva
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V Bibliografía
1.- Documento” Oficial de personal en las Delegaciones Policiales
Departamentales” s.f. ed. Policía Nacional de Nicaragua.
2. ISO 9000/2000
Guía para las pequeñas empresas Pág.47
ICONTEC 2001. Bogota, Colombia.
3.- ISO 9001/2000.Manual de procedimientos de un sistema de calidad
Alfonso Fernández Hatre. Centro para la calidad en Asturias
4.- ISO 17025/2005 “Requisitos generales para la competencia de los laboratorios
de ensayo y de calibración”. Segunda edición. Cap.4.3 y 4.13 Pág. 4 y 9.
Impreso en Suiza.
5.- Interpretación y aplicación de la Norma ISO/IEC 17025 en Laboratorios de
Calibración y Ensayo (enmienda 2005) Ing. Francisco Monje Marzo 2002.
6.- Manual de calidad de Laboratorio del CIEMA- UNI Código. 07-01-MC-01
fecha 06-06-200 Autorizado por Msc. Ing Sergio Gómez Gutiérrez Pág.18.
7.- Manual de la Calidad del Laboratorio de Criminalística de la Policía Nacional
de Nicaragua Hoja 51 de 56, Rev.: A, Fecha: 15-II-2005.
8.- Modulo “Metodología de investigación” Curso de postgrado en Criminalística” Instituto de Estudios Superiores Academia de Policía Walter Mendoza”
Freddy Franco Managua, Julio 2005.
9.- Procedimiento para la gestión de documentos del Laboratorio de Criminalística
Pág.11 s.n.f.
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ANEXOS
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CODIGO DOC/
No. REV.
PERSONA/ENTIDAD.
No. COPIA.
C/NC. FECHA DE ENVIO.
FECHA DE RECEPCIÓN.
OBSERVACIONES.
C: copias controladas.Nc: copias no controladas.
PG-02/01/02.
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CODIGO TITULO DEL DOCUMENTO. No. DEREVISIÓN.
FECHA DE APROBACIÓN.
MC. MANUAL DE CALDAD.PG.01. ELABORACION DE PROCEDIMIENTOS.PG-02. GESTION DE LA DOCUMENTACION.PG-03. REALIZACION DE AUDITORIAS INTERNAS.PG-04. GESTION DE NO CONFORMIDADES, ACCIONES CORRECTIVAS Y RECLAMOS.PG-05. PERSONAL.PG-06. GESTION DE EQUIPOS.PG-07. GESTION DE MUESTRAS.PG-08. GESTION DE LOS ENSAYOS Y EMISIONES DE INFORMES.PG-09. GESTION DE INFORMES PERICIALES.PG-10. EVALUACION DE LA CALIDAD.PG-11 CALCULOS DE INCERTIDUMBRES DE MEDIDA.
APROBADO POR: _______________________. FECHA: _____________________.(Responsable)
PG-02/0
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CODIGO DE DOCUMENTOS. REVISIÓN
No. DE EXPEDIENTE. No. de Dpto.
RETIRADA.
DEVOLUCION
OBSERVACIONESFECHA. FIRMA. FECHA. FIRMA.
PG-02/04/01.
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“Honor Seguridad Servicio”
HOJA DE ACUSE O RECIBOHoja 1 de 1Rev.:Fecha
Km 10 ½ Carretera Masaya - [email protected] Telefax: 2762922, Tel: 2760263
REMITENTE: FECHA DE ENVIO.
DESTINATARIO DIRECCIÓN.
SE ADJUNTA PARA SU:
REVISIÓN. UTILIZACION APROBACIÓN
CORRECION COMENTARIOS INFORMACIÓN
LA DOCUMENTACIÓN QUE SE INDICA A CONTINUACIÓN:
TITULO REV. No. COPIA No.
OBSERVACIONES:
FIRMA DEL REMITENTE . DEVOLVER ACUSE DE RECIBO AL REMITENTE.
RECIBIDA LA INFORMACIÓN ARRIBA REFERENCIADA POR:
NOMBRE: FECHA Y FIRMA
OBSERVACIONES:
DEVOLVER ORIGINAL OBSOLETO, EN CASO DE TRATARSE DE COPIA CONTROLADA.
PG-02/03/02.
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Glosario
Alta dirección: persona o grupos de personas que dirigen y controlan al mas alto nivel una organización.
Auditoria, proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria
Calidad. grado en que un conjunto de características, inherentes cumplen con los requisitos, puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. Documento, información y su medio de soporte ,también es el efecto escrito de carácter administrativo elaborado en papel o medio informatico que demuestra evidentemente la solicitud de un peritaje, la gestión sobre ese peritaje, el informe del peritaje o registro de una acción.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización
Gestión de calidad, actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad
Sistema de gestión: sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
Sistema de gestión de calidad: sistema de gestión para dirigir y controlar la organización con respecto a la calidad
Manual de calidad: es el conjunto de procedimientos documentados que describen los procesos de la organización.
Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Estos pueden estar documentados o no.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas
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