GUÍA DE PROCEDIMIENTOS PARA CLUBES LEGALMENTE CONSTITUIDOS

PRESENTACIÓN

Los clubes deportivos constituidos como entidades de carácter privado y conformados en su mayoría por deportistas, representan la base del sistema nacional del deporte, tal como lo concibe la ley 181 de 1995, la cual crea el Sistema Nacional del Deporte. Estos organismos deportivos vinculados al sistema por medio del reconocimiento deportivo otorgado por las alcaldías municipales a través de sus entes deportivos, aportan los deportistas representativos a nivel local y nacional, motivo por el cual, representan el primer escalón en orden e importancia en el desarrollo del deporte representativo del país.

Como resultado del fortalecimiento y acompañamiento a los clubes de la ciudad de Medellín, a través del Instituto de Deporte y Recreación INDER, esta guía pretende contribuir con su desarrollo, en el marco de la normatividad establecida en Colombia para cada procedimiento.

Con el objetivo de contextualizar y alcanzar lo propuesto en el tema, realizaremos inicialmente una presentación de la estructura del deporte asociado en Colombia desde sus dos líneas (pública y privada) definidas en el Sistema Nacional del Deporte.

ESTRUCTURA DEL DEPORTE ASOCIADO EN COLOMBIA

Textual tomado del ente rector del deporte en Colombia, MINISTERIO DEL DEPORTE; el Sistema Nacional del Deporte fue creado mediante la Ley 181 de 1995, también conocida como la Ley del Deporte, y está constituido por un conjunto de organismos articulados entre sí para permitir el acceso de la comunidad al deporte, a la recreación, al aprovechamiento del tiempo libre, la educación extraescolar y la educación física, teniendo como objetivo generar y brindar a la comunidad oportunidades de participación en procesos de iniciación, formación, fomento y práctica del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, como contribución al desarrollo integral del individuo y a la creación de una cultura física para el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.

El Sistema Nacional del Deporte está conformado por organismos deportivos de carácter público y privado, con funciones específicas que permiten integrar todo su funcionamiento para consolidar el sistema en beneficio del deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre, la educación extraescolar y la educación física en el país.

En el siguiente esquema se indica cuáles son los organismos públicos y privados que integran el Sistema Nacional del Deporte en Colombia.

ORGANISMOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA NACIONAL DEL DEPORTE

SECTOR PÚBLICONIVEL NACIONAL

Ministerio del Deporte.

NIVEL DEPARTAMENTALEntes Deportivos Departamentales.

Entes Deportivos del Distrito Capital.

NIVEL MUNICIPALEntes Deportivos Municipales.

SECTOR PRIVADO

NIVEL NACIONAL Comité Olímpico Colombiano.

Comité Paralímpico colombiano.Comité Sordolimpico.

Federaciones deportivas.

NIVEL DEPARTAMENTALLigas Deportivas.

Asociaciones deportivas.

NIVEL MUNICIPAL Clubes Deportivos.Clubes promotores.

Clubes profesionales.

De esta forma, y a partir de un esquema sencillo, se explica de manera general la estructura del deporte asociado en Colombia. Ahora, se hablará específicamente sobre los clubes deportivos, eje temático de esta guía.

Los clubes deportivos, como inicialmente lo relacionábamos, son organismos de derecho privado cuyo objetivo es fomentar, patrocinar y organizar la práctica de un deporte o modalidad deportiva; estos organismos se encuentran constituidos en su mayoría por afiliados deportistas; y de acuerdo con lo establecido por la ley, la cantidad mínima de deportistas es la siguiente: deportes individuales 10 y en deportes de conjunto, el mínimo lo establece cada federación deportiva. De esta forma se estructura el deporte en Colombia, siendo los clubes la base donde se gestan los procesos de formación y fundamentación de los deportistas que representan a sus regiones y al país en los eventos deportivos locales, nacionales e internacionales.

CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA

Al realizar los procedimientos de carácter administrativo ajustados a las disposiciones legales vigentes para cada caso, y al solicitar de manera eficiente los trámites para la renovación y/o actualización del reconocimiento deportivo, se debe tener en cuenta las variaciones de acuerdo con cada solicitud:

CONTENIDO

1. Elección de dignatarios del club deportivo.

2. Promoción de nuevos deportes para clubes de entidades no deportivas.

3. Cambio de nombre.

4. Reforma estatutaria para clubes de persona natural.

5. Reforma de estatutos por modificación en el número de miembros en el órgano de administración o modificaciones correspondientes al órgano de control de un club deportivo de persona natural.

6. Reforma del reglamento para clubes de entidad no deportiva.

7. Inscripción y retiro de deportistas.

8. Procedimientos para la convocatoria y realización de asambleas.

9. Procedimiento para solicitar reconocimiento deportivo de clubes constituidos por personas naturales.

10. Procedimiento para solicitar reconocimiento deportivo de clubes constituidos

por entidades legalmente constituidas.

11. Procedimiento para la solicitud de renovación del reconocimiento deportivo para clubes creados por personas naturales.

12. Procedimiento para la solicitud de renovación del reconocimiento deportivo para clubes creados por entidades legalmente constituidas.

13. Procedimiento para la solicitud de inscripción de integrantes de los órganos de administración, control y disciplina de un club deportivo constituido por personas naturales.

14. Procedimiento para la solicitud de inscripción de representante legal, órgano de administración y/o miembros de comisión disciplinaria de un club deportivo constituido por entidades legalmente constituidas.

15. Procedimiento para la solicitud de inscripción de un nuevo deporte.

16. Procedimiento para la revocatoria del reconocimiento deportivo.

17. Consideraciones generales de la solicitud de trámites.

1. ELECCIÓN DE DIGNATARIOS DEL CLUB DEPORTIVO

1.1 Requisitos. Los clubes deportivos constituidos por personas naturales deben elegir un grupo de dignatarios para hacer parte de los diferentes órganos que

integran su estructura funcional de acuerdo con lo establecido en sus estatutos; para cada uno de los cargos existen normas especiales que habilitan a estas personas para poder pertenecer a ellos. A continuación, se relacionarán los requisitos básicos que deben cumplir los dignatarios que desean pertenecer a cada uno de ellos.

● Miembros del órgano de administración

De acuerdo con la Resolución 1150 del 18 de julio de 2019, por la cual se adoptan los requisitos para pertenecer al órgano de administración de los organismos deportivos que integran el Sistema Nacional del Deporte, las personas interesadas en pertenecer al órgano de administración de un club deportivo deberán cumplir al menos uno de los siguientes requisitos:

a. Haber realizado un curso de capacitación en Administración Deportiva dictado por: el Ministerio del Deporte, La Escuela Nacional del Deporte; instituciones de educación superior nacionales o extranjeras: el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, el Comité Olímpico Colombiano, el Comité Paralímpico Colombiano, los entes deportivos departamentales, el Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte de Bogotá — IDRD o quien haga sus veces de acuerdo con la Ley 617 de 2000, cuya duración sea igual o superior a cuarenta (40) horas. Parágrafo. La vigencia de los cursos, talleres o seminarios a los que se refiere el presente artículo deberá ser acreditada dentro de los últimos 10 años.

b. Tener título profesional en cualquier carrera o título de técnico, tecnólogo, especialización o diplomado concedido por una institución de educación superior nacional o extranjera debidamente reconocida o por el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, relacionada directamente con deporte, recreación y actividad física.

c. Tener experiencia mínima de un (1) año, en cargos del órgano de administración o juntas directivas en: federaciones deportivas nacionales, divisiones aficionadas o profesionales de las federaciones deportivas el Comité Olímpico Colombiano, el Comité Paralímpico Colombiano, ligas y asociaciones deportivas departamentales y de Distrito Capital, en clubes deportivos y/o promotores o en clubes con deportistas profesionales; la cual se acreditará mediante una copia de la inscripción o certificación proferida por la autoridad competente.

d. Acreditar experiencia administrativa y/o directiva, en cargos del nivel técnico, tecnólogo o profesional en: El Ministerio del Deporte, Entes Deportivos

Departamentales, El Instituto Distrital para la Recreación y el Deporte de Bogotá — IDRD, o Entes Deportivos Municipales o quien haga sus veces de acuerdo con la Ley 617 de 2000.

Además, estos deberán cumplir con lo establecido en el Decreto 1228 de 1995 y la resolución 231 de 2011 en cuanto a que ninguno de los miembros del órgano de administración podrá ejercer cargo por elección en más de un organismo deportivo.

● Órgano de control

Para pertenecer al órgano de control de un club deportivo bajo la figura de revisoría fiscal, es necesario ser contador titulado y no ser familiar de los miembros del órgano de administración dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.

● Comisión disciplinaria

Para pertenecer a la comisión disciplinaria de un club deportivo, se deberá cumplir con lo establecido en el artículo 54 de la ley 49 de 1993: “No podrán ser miembros de los Tribunales Deportivos y autoridades disciplinarias quienes sean afiliados a la entidad o a los órganos de administración y control”, y por recomendación de la Institución, que no sean los padres de familia de los afiliados menores de edad.

1.2 Elección de dignatarios por vencimiento de periodos estatutarios

Una vez los clubes deportivos se constituyen, aprueban sus estatutos y reglamentos internos y eligen a los dignatarios, estos tendrán un periodo establecido en sus estatutos, el cual reglamentariamente será de cuatro años y podrán ser reelegidos por dos periodos consecutivos.

Resolución 231 de 2011 ARTÍCULO 8o. DEL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN: El período del Órgano de Administración será de cuatro (4) años, contados a partir de la fecha establecida en los estatutos, pudiendo ser reelegidos hasta por dos períodos sucesivos. Cualquier cambio que se efectúe en el Órgano de Administración se entiende que es para completar período.

Cada cuatro años, previo a su vencimiento, el representante legal en propiedad deberá convocar a asamblea de afiliados para la elección de los dignatarios (órgano de administración, órgano de control y a dos miembros de la comisión disciplinaria); tal como esté estructurado en su estatuto, quienes serán los encargados de dirigir los destinos del club deportivo durante los próximos cuatro

años.

Para el caso de los miembros del órgano de administración, la asamblea solo elegirá el número de personas que corresponda a este órgano según estatutos, sin indicar el cargo que ocuparán dentro del mismo, y son estas personas quienes posteriormente distribuirán sus cargos entre sí en la primera reunión de este órgano, eligiendo además el tercer miembro para la comisión disciplinaria, en cumplimento de la Ley 49 de 1993 y de su estatuto (comisiones disciplinarias integradas por tres miembros, dos elegidos por la asamblea de afiliados y uno elegido por el órgano de administración). Las personas elegidas para el órgano de administración deberán cumplir con lo dispuesto en la Resolución 1150 de 2019 emitida por el Ministerio del Deporte, para el órgano de control, si lo tienen bajo la figura de revisoría fiscal, este deberá ser un profesional titulado como contador público, y con respecto a la comisión disciplinaria, se debe tomar como referencia la Ley 49 de 1993, y no pertenecer al club deportivo en calidad de afiliado o como miembro de los órganos de administración o control.

1.3 Elección de dignatarios por renuncias en clubes de persona natural cuando prevalece la mayoría de elegidos inicialmente por asamblea.

● Órgano de administración

Cuando el reemplazo de dignatarios del club deportivo obedezca a la renuncia de alguno de sus dignatarios, prevaleciendo la mayoría de elegidos inicialmente por asamblea, los demás miembros se reunirán y elegirán su reemplazo para ocupar el cargo vacante, o si lo consideran, se redistribuirán los cargos nuevamente; en este caso deberá constar en el acta de reunión quiénes ocuparán cada uno de los cargos establecidos en su estatuto. El procedimiento anterior debe garantizar que quienes sean elegidos cumplan con el requisito para poder ocupar cargos en el órgano de administración (Resolución 1150 de 2019) del Ministerio del Deporte.

1.4 Por renuncias de dignatarios en clubes de persona natural cuando no prevalece la mayoría de elegidos inicialmente por asamblea.

Cuando el reemplazo de dignatarios del club deportivo obedezca a la renuncia de algunos de sus dignatarios quedando minoría de los elegidos inicialmente por asamblea, el órgano de control, si lo hubiere, deberá convocar a asamblea de afiliados para elegir a las personas que reemplazarán los cargos vacantes; de lo contrario, los afiliados se reunirán en asamblea universal para realizar las respectivas elecciones. Las personas elegidas posteriormente se redistribuirán los cargos y nuevamente, y al igual que en el caso anterior, deberá constar en el acta

de reunión quiénes ocuparán cada uno de los cargos establecidos en su estatuto, en todo caso el proceso electivo debe garantizar que quienes sean elegidos cumplan con el requisito para poder ocupar cargos en el órgano de administración (Resolución 1150 de 2019) del Ministerio del Deporte.

● Órgano de control.

Si es en el órgano de control donde se presenta la vacante del cargo, solo en asamblea de afiliados se podrá elegir su reemplazo.

● Comisión disciplinaria.

Si es en la comisión disciplinaria donde se presentan vacantes, estos serán elegidos a través del mismo procedimiento; es decir, si quien o quienes renuncian es o son quienes fueron elegidos por la asamblea, se deberá convocar a asamblea de afiliados para elegir sus reemplazos. Si por el contrario quien renuncia es quien fue elegido por el órgano de administración, será este órgano quien elija su reemplazo.

● Órgano de administración y Comisión Disciplinaria de clubes de entidad no deportiva.

Para el caso del órgano de administración y la comisión disciplinaria de los clubes que se constituyen desde empresas públicas o privadas que sin ser deportivas cuentan con su club deportivo legalmente constituido, las vacantes se deben elegir tal y como lo tienen establecido en su reglamento.

1.5 Elección de dignatarios por declaratoria de vacancias en los cargos.

Los dignatarios elegidos para los órganos de administración, control o disciplina de un club deportivo cuentan con funciones establecidas para sus cargos en sus estatutos; el incumplimiento de estas puede ser causal de declaratoria de vacancia en sus cargos, y corresponde a la asamblea de afiliados o al órgano de administración la remoción de los dignatarios dependiendo de la naturaleza de su cargo y de acuerdo con lo planteado en los puntos anteriores; en todo caso la declaratoria de vacancia se debe dar en el marco de un debido proceso.

2. PROMOCIÓN DE NUEVOS DEPORTES PARA CLUBES DE ENTIDADES NO DEPORTIVAS.Los clubes que se constituyen desde empresas públicas o privadas tienen como una de sus particularidades, la posibilidad de promover varias disciplinas o

modalidades deportivas. Si una vez legalizados ante el organismo municipal a través del reconocimiento deportivo sus directivos decidieren promover otra disciplina deportiva diferente a las inicialmente inscritas en el reconocimiento deportivo, su representante legal deberá emitir una resolución por medio de la cual realiza la reforma a su reglamento en el artículo que habla de la disciplinas que promoverá el club deportivo, siempre que se cuente con el mínimo de deportistas establecido para cada deporte o modalidad, y que se trate de la promoción de un deporte reconocido por el Ministerio del Deporte.

3. CAMBIO DE NOMBRE.Los clubes deportivos al constituirse, aprueban en el acta de constitución, el nombre con el cual serán identificados y registrados en el reconocimiento deportivo; este nombre podrá cambiarse a través de una reforma estatutaria aprobada por la asamblea de afiliados y con una mayoría calificada (voto favorable de las 2/3 partes de la asamblea).

4. REFORMA ESTATUTARIA PARA CLUBES DE PERSONA NATURAL.Cuando sean emitidas reformas o nuevas disposiciones legales por parte del Ministerio del Deporte o el legislador, el órgano de administración podrá realizar modificaciones en su estatuto. De lo contrario, si el órgano de administración pretendiera realizar alguna modificación en su estatuto, deberá convocar a la asamblea de afiliados para someter a consideración de esta, el proyecto de dicha(s) reforma(s), y será la asamblea quien apruebe o no el proyecto de reforma; además, dicha reunión de asamblea deberá contar con el quorum deliberatorio y decisorio calificado establecido en el estatuto.

5. REFORMA DE ESTATUTOS POR MODIFICACIÓN EN EL NÚMERO DE MIEMBROS EN EL ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN O MODIFICACIONES CORRESPONDIENTES AL ÓRGANO DE CONTROL DE UN CLUB DEPORTIVO DE PERSONA NATURAL.Los clubes deportivos constituidos por personas naturales, al momento de constituirse, aprueban en sus estatutos el órgano de administración que puede ser unipersonal o colegiado, así mismo, pueden definir si en su estructura funcionan con o sin órgano de control, a su vez pueden establecer si lo eligen bajo la figura de fiscal o revisor fiscal; de esta forma determinan inicialmente una estructura orgánica y funcional con la cual desarrollarán su objetivo misional. Durante la marcha, los clubes deportivos pueden tener la necesidad administrativa de modificar su estructura.

En este orden, se pueden presentar varias modificaciones o cambios en su estructura, de las que hablaremos a continuación:

Reglas comunes

● Para cada caso deberá existir un proyecto de reforma coherente con lo que se pretende anexar, eliminar o sustituir, debe quedar constancia en el estatuto reformado y al final de este, la fecha de su reforma. Ejemplo: (este estatuto fue reformado en asamblea de afiliados el día __ de ___ del año_____).

● Estas reformas podrán ser aprobadas solo en asamblea de afiliados y con el quorum calificado para ello, voto favorable como mínimo de las 2/3 partes de la asamblea.

● Cuando se trate de la elección de nuevos dignatarios, se debe corroborar que quienes se están eligiendo cumplan con las disposiciones legales y estatutarias establecidas para cada cargo.

Las reformas más comunes que se presentan: 1. Cambiar de un órgano de administración colegiado de 5 miembros a 3

miembros.

2. Cambiar de un órgano de administración colegiado a un órgano de administración unipersonal.

3. Cambiar de tener órgano de control a no tenerlo.

4. Cambiar de tener un órgano de control bajo la figura de fiscal a tener un órgano de Control bajo la figura de Revisor Fiscal.

5. Cambiar de tener un órgano de control bajo la figura de Revisor Fiscal a tener un órgano de Control bajo la figura de fiscal.

Para los procedimientos relacionados anteriormente en los que se considera necesario prescindir de algunas personas en los cargos existentes, se podría proceder de dos maneras para reducir el número de dignatarios o para modificar su naturaleza como en el caso del órgano de control:

● Que todos los miembros que se encuentran en propiedad renuncien y se proceda a realizar la elección de los nuevos miembros del órgano de administración, quienes posteriormente se distribuirían los cargos establecidos en el estatuto reformado.

● Que quienes ocupan los cargos que se pretenden prescindir, renuncien voluntariamente quedando solo los cargos aprobados en la reforma.

6. Cambiar de un órgano de administración unipersonal a un órgano de administración colegiado.

Para este caso, quien actualmente ocupa el cargo de presidente o encargado podrá voluntariamente renunciar, y una vez se presente esta renuncia, se procederá a realizar la elección del número de dignatarios convenidos en la reforma de estatutos para el órgano de administración, y estos posteriormente se distribuirían los cargos establecidos en el estatuto reformado.

7. Cambiar de no tener órgano de control a tenerlo.

Una vez se presente el proyecto de reforma y se apruebe por la asamblea de afiliados, se procedería a realizar la elección de quien ocuparía este cargo, velando por el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias establecidos para este procedimiento.

6. REFORMA DE REGLAMENTO PARA CLUBES DE ENTIDAD NO DEPORTIVA.Los clubes que se constituyen desde empresas públicas o privadas, que sin ser deportivas cuentan con su club deportivo legalmente constituido, podrán realizar las reformas a su reglamento a través de resoluciones emitidas por el representante legal; así mismo, podrá remover de los cargos a los dignatarios designados por este, para el funcionamiento del club deportivo específicamente.

7. INSCRIPCIÓN Y RETIRO DE DEPORTISTAS.La participación en los clubes deportivos es voluntaria y depende de la solicitud de afiliación realizada por el interesado o por su representante legal, para el caso de los menores de edad.Los clubes deportivos constituidos por personas naturales tienen reglamentado, generalmente en sus estatutos, el procedimiento para la admisión y vinculación de sus afiliados; sin embargo, en esta guía daremos algunas pautas para la admisión y retiro de sus afilados deportistas, tanto para clubes constituidos por personas naturales como para clubes conformados desde organizaciones legalmente constituidas.

● Es importante que, de cada afiliado, excepto los afiliados que constituyeron el club, exista solicitud de afiliación o retiro; con mayor razón si son menores de edad y que de estos sea el representante legal quien firme dicha solicitud.

● Verificar que, quien solicita la afiliación del deportista menor de edad es realmente su representante legal (padre, madre o quien posee su patria potestad).

● Los clubes deportivos tienen establecido en sus estatutos los tiempos para el estudio de solicitudes de ingreso y/o retiros y aceptación o rechazo de las mismas, cumplir con estas disposiciones estatutarias es importante para una buena gestión administrativa.

● Emita resoluciones de afiliación de los nuevos deportistas, esto garantiza una buena gestión administrativa en la afiliación de deportistas, además del cumplimiento de lo establecido en la Resolución 231 de 2011:

Artículo 4º. Los deportistas para tener la condición de afiliados a un club legalmente constituido deben contar con la Resolución de afiliación, previo el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias. Artículo 8º Las decisiones de los miembros del Órgano de Administración colegiado se tomarán mediante Resolución.

● Expida el respectivo paz y salvo a los deportistas que se retiran del club deportivo.

● Solicite el respectivo paz y salvo de deportistas que hayan tenido registro deportivo en otro club, antes de proceder con su afiliación.

● Diligencie las actas de compromiso deportivo, firmadas por parte de los deportistas recién afiliados, si se trata de menores de edad será su representante legal quien debe firmar. Resolución 231 de 2011, artículo 5o. “requisitos para afiliación”; numerales:

4. Manifestar su compromiso expreso de participación deportiva en los programas y actividades del deporte organizado y del Plan Nacional del Deporte y de sometimiento a las normas de la Ley 181, Decreto-ley 1228 de 1995 y demás disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias.

5. Los deportistas deben declarar la aceptación de las normas antidopaje, dispuestas en el Código Mundial Antidopaje, los estándares internacionales, la Convención Internacional contra el Dopaje en el Deporte, el reglamento antidopaje de su Federación Deportiva nacional correspondiente y como consecuencia de la Federación Deportiva internacional, así como las normas nacionales que las desarrollen o adopten. En consecuencia, estarán sujetos a estas las Normas Antidopaje en virtud de su participación en el deporte.

● Finalmente actualice los nuevos deportistas afiliados, ante el ente deportivo municipal mediante la(s) resolución(es) de afiliación y las actas de compromiso deportivo, para efectos de permanencia de estos en el Sistema Nacional del Deporte.

8. PROCEDIMIENTOS PARA LA CONVOCATORIA Y REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS.En el ejercicio de su gestión administrativa, los clubes deportivos cuentan con amplias posibilidades para reunir a su mayor órgano social (asamblea de afiliados).

Entre estas posibilidades tenemos:

Asamblea ordinaria: esta reunión de asamblea se lleva a cabo anualmente dentro de los tres primeros meses del año, o en la fecha definida en los estatutos, con el objeto de decidir y estudiar todo asunto que se relacione con la administración, considerar las cuentas y estados financieros del ejercicio precedente, examinar la situación del organismo, marcha del mismo y desarrollo del objeto social, entre otros aspectos. Se convoca mínimo con 20 días hábiles de antelación, sin contar el día en que se convoca ni el día en que se realiza.

Asamblea por derecho propio: en caso de no ser convocada la reunión ordinaria oportunamente dentro de los tres primeros meses del año, los afiliados se reunirán por derecho propio el primer día hábil de mes de abril a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración del Club.

Asamblea extraordinaria con carácter de ordinaria: en el evento en que la reunión de carácter ordinario no se realice en la época fijada en los estatutos, los afiliados serán convocados para que deliberen y decidan sobre los temas propios de dicha reunión. No obstante, que por su extemporaneidad la reunión se clasifique como extraordinaria, deberá ser realizada atendiendo las previsiones sobre convocatoria establecidas en los estatutos para las reuniones ordinarias, y se deberá incluir en la misma el orden del día a tratar en la reunión, sin que se relacione el tema de proposiciones y varios. Se convoca minino con 20 días hábiles de antelación.

Asamblea extraordinaria: los afiliados al organismo deportivo se podrán reunir de forma extraordinaria en cualquier tiempo para tratar asuntos

urgentes o específicos. Se convoca mínimo con 5 días calendario de antelación. Sin que se cuente el día en que se convoque ni el día en que se realiza.

Asamblea de segunda convocatoria: se puede realizar esta asamblea en reemplazo de una asamblea que fue convocada en la forma prevista en los estatutos, pero no se llevó a cabo por falta de quórum deliberatorio. Se debe realizar no antes de diez (10) días hábiles ni después de treinta (30) días hábiles, contados desde la fecha fijada para la primera reunión.

Asamblea universal: Se realiza cuando estén presentes la totalidad de los afiliados que se encuentren en pleno uso de sus derechos, la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar, sin previa convocatoria. Deben manifestar expresamente que se instalan en asamblea universal.

Reuniones no presenciales (virtuales): pueden realizarse por cualquier medio, siempre y cuando todos los miembros puedan deliberar y decidir de manera simultánea y sucesiva. Debe quedar prueba de la reunión que incluya la fecha de

realización, la hora, los participantes y las decisiones adoptadas. El acta respectiva debe elaborarse y asentarse en el libro

correspondiente dentro de los treinta (30) días siguientes a la reunión.

El acta deberá estar firmada por el presidente y secretario del organismo deportivo respectivo.

Reglas generales

Para los organismos deportivos pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte, la convocatoria a la asamblea anual ordinaria deberá citarse con no menos de veinte (20) días hábiles de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1085 de 2015, artículo 2.3.2.4. del Ministerio del Deporte. La asamblea extraordinaria se convoca con no menos de 5 días calendario.

La asamblea ordinaria y extraordinaria tienen establecidos tiempos mínimos de convocatoria; no hay tiempos máximos de citación establecidos.

Las asambleas que requieren de citación no podrán ser convocadas por dignatarios con periodos estatutarios vencidos.

Si la citación a la asamblea se realizó con los periodos estatutarios vigentes, pero a la fecha de su realización estos se han vencido,

deberá elegirse a quienes harán las veces de presidente y secretario de dicha asamblea, tal y como esté establecido en sus estatutos.

Si el número de miembros el órgano de administración es menor a la mayoría inicialmente elegido por asamblea, el órgano de control, si lo hubiere, será el encargado de convocar; de lo contrario, se reunirán en asamblea universal para elegir a los dignatarios faltantes, de acuerdo con la Resolución 231 de 2011, artículo 8. del Ministerio del Deporte.

9. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR RECONOCIMIENTO DEPORTIVO DE CLUBES CONSTITUIDOS POR PERSONAS NATURALES.

Para obtener el reconocimiento deportivo, el club deportivo, por intermedio de su representante legal o persona autorizada, deberá presentar la solicitud por escrito al ente deportivo adjuntando los siguientes documentos:

1. Acta de constitución, en la cual debe constar como mínimo, los siguientes aspectos:

a. Lugar, fecha y hora de la reunión.b. Nombre de los fundadores del club debidamente identificados. c. Nombre del club, objeto y domicilio.d. Aprobación de los estatutos.e. Elección de los integrantes del órgano de administración, según

corresponda a un presidente o responsable o a un órgano colegiado, caso en el cual se elegirá el número de integrantes que lo conforman de acuerdo con lo aprobado en los estatutos.

f. Elección del integrante del órgano de control de acuerdo con lo aprobado en los estatutos: si se aprobó contar con este órgano, y si se aprobó tenerlo bajo la figura de fiscal o revisor fiscal. En caso de haberse aprobado bajo la figura de revisor fiscal, el revisor fiscal elegido debe ser contador público con tarjeta profesional.

g. Elección de dos integrantes de la comisión disciplinaria ajenos al club.

2. Copia del acta de reunión del órgano de administración en la que se asignan los cargos y se nombra al tercer integrante de la comisión disciplinaria.

3. Si por el contrario, en los citados estatutos se aprobó tener un órgano de administración mediante régimen presidencial, se deberá remitir copia de la resolución expedida por el presidente del organismo deportivo en la que conste el nombramiento del tercer integrante de la comisión disciplinaria.

4. Acreditación por parte de los integrantes del órgano de administración del cumplimiento de los requisitos establecidos por el artículo 25 del Decreto 1228

de 1995 y la Resolución 1150 del 18 de julio de 2019, expedida por el Ministerio del Deporte.

5. Carta de aceptación al cargo para el cual fueron elegidos (órgano de administración, control si así lo establecen y comisión disciplinaria), dirigida al club deportivo.

6. Declaración juramentada de no pertenecer a cargos por elección en otros organismos deportivos.

7. Formato del listado de dignatarios suministrado por el INDER Medellín, a través de la página web.

8. Fotocopia legible del documento de identidad de todos los dignatarios elegidos (órgano de administración, control si así lo establece, y comisión disciplinaria).

9. Acta de compromiso deportivo debidamente diligenciada y firmada por los afiliados y/o sus representantes legales para el caso de los menores de edad, en formato suministrado por el INDER Medellín, mediante página web.

10.Copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal, en caso de haberse aprobado en los estatutos del club, un órgano de control a través de revisoría fiscal.

11.Plan de desarrollo deportivo.12.Copia del estatuto aprobado por la asamblea, firmado por el presidente y

secretario de la misma. 13.Listado de deportistas en formato suministrado por el INDER Medellín

mediante página web, indicando la dirección, teléfono y número de identificación, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 1228 de 18 de julio 1995.

10. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR RECONOCIMIENTO DEPORTIVO DE CLUBES CONSTITUIDOS POR ENTIDADES NO DEPORTIVAS LEGALMENTE CONSTITUIDAS.

Cuando se trate de obtener el reconocimiento deportivo de clubes pertenecientes a entidades no deportivas como las cajas de compensación familiar, los clubes sociales, las instituciones educativas, las organizaciones comunales, empresas públicas o privadas que desarrollen actividades deportivas organizadas, las asociaciones de personas con limitaciones físicas, sensoriales o mentales y demás organizaciones, que sin tener como objeto social único o principal la actividad deportiva, fomenten y patrocinen acciones de esta naturaleza, deberán organizar los correspondientes clubes, con sujeción a lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley 181 de 1995, en los artículos 2º y 6º del Decreto 1228 de 1995, el artículo 4 de la Ley 494 de 1999 y el artículo 6 de la ley 1946 de 2019, según corresponda.

Estas entidades deberán adjuntar los siguientes documentos:

a. El certificado de existencia y representación legal de la entidad o el documento de creación expedido por la autoridad competente, según sea el caso.

b. Fotocopia legible del documento de identidad del presidente y/o representante legal de la entidad quien será el mismo presidente del club.

c. Resolución de creación y reglamentación del club deportivo, expedida por el representante legal de la entidad correspondiente.

d. Resolución del órgano de dirección de la entidad correspondiente, en la que conste la designación de la persona o las personas que harán las veces del órgano de administración en caso de ser delegada esta función del club, y de los dos integrantes de la comisión disciplinaria (Art. 8 y 10 de la Resolución 231/2011).

e. Resolución expedida por los integrantes del órgano de administración del club en la que conste la designación del tercer integrante de la comisión disciplinaria o acta de reunión de deportistas y/o sus representantes legales de acuerdo con lo establecido en su reglamento (Art. 10 – Resolución 231 de 2011).

f. Copia del documento de identidad de los elegidos y/o asignados, órgano de administración, si aplica, y comisión disciplinaria.

g. Carta de aceptación al cargo de los integrantes de la comisión disciplinaria.h. Formato de listado de dignatarios suministrado por el INDER Medellín,

mediante página web.i. Acta de compromiso deportivo, debidamente diligenciada y firmada por los

afiliados y/o su representante legal para el caso de los menores de edad, en formato suministrado por el INDER Medellín mediante página web.

j. Listado de deportistas en formato suministrado por el INDER Medellín mediante página web, indicando su dirección, teléfono y número de identificación, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 6 del Decreto 1228 de 18 de julio 1995.

k. Plan de Desarrollo Deportivo.

11. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE RENOVACIÓN DEL RECONOCIMIENTO DEPORTIVO PARA CLUBES CREADOS POR PERSONAS NATURALES

Para renovar el reconocimiento deportivo, el club deportivo por intermedio de su representante legal o persona autorizada, deberá presentar la solicitud por escrito adjuntando los siguientes documentos:

1. Carta de solicitud de renovación del reconocimiento deportivo del club, dirigido al proyecto Deporte Asociado.

2. Copia de las actas de la asamblea ordinaria de los últimos cinco años, durante la vigencia del reconocimiento deportivo que vence.

3. Lista de los deportistas afiliados al club que contenga nombres y apellidos completos, dirección, teléfono, correo electrónico (formato suministrado por el INDER Medellín mediante página web).

4. Resolución de afiliación de los deportistas que hayan ingresado nuevos al club.5. Acta de compromiso deportivo debidamente diligenciada y firmada por los

afiliados y/o su representante legal para el caso de los menores de edad, en formato suministrado por el INDER Medellín mediante página web.

6. Listado de los responsables del club, relacionando los datos completos de todos los responsables; órgano de administración, control, si lo hubiere, y comisión disciplinaria (formato suministrado por el INDER Medellín mediante página web).

7. Plan de desarrollo deportivo.

12. PROCEDIMIENTO PARA LA RENOVACIÓN DEL RECONOCIMIENTO DEPORTIVO DE CLUBES CREADOS POR ENTIDADES NO DEPORTIVAS LEGALMENTE CONSTITUIDAS. Para renovar el reconocimiento deportivo, la entidad por intermedio de su representante legal o persona autorizada, deberá presentar la solicitud por escrito adjuntando los siguientes documentos:

1. Carta de solicitud de renovación del reconocimiento deportivo del club, dirigido al proyecto Deporte Asociado.

2. Informe de actividades realizadas en el club deportivo durante los últimos cinco años durante la vigencia del reconocimiento deportivo que vence.

3. Lista actualizada de los deportistas afiliados al club que contenga nombres y apellidos completos, dirección, teléfono, correo electrónico (formato suministrado por el INDER Medellín mediante página web).

4. Resolución (es) de afiliación de los deportistas nuevos que hayan ingresado al club.

5. Actas de compromiso deportivo por deporte debidamente diligenciadas y firmadas por los afiliados y/o su representante legal para el caso de los menores de edad, en formato suministrado por el INDER Medellín mediante página web.

6. Listado de los responsables del club, relacionando los datos completos de todos los responsables; representante legal, órgano de administración y la comisión disciplinaria (formato suministrado por el INDER Medellín mediante página web).

7. Plan de desarrollo deportivo.

13. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE INTEGRANTES DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y

DISCIPLINA DE UN CLUB DEPORTIVO CONSTITUIDO POR PERSONAS NATURALES.

Para la inscripción de integrantes de los órganos de administración, control o comisión disciplinaria, el club deportivo por intermedio de su representante legal o persona autorizada, deberá presentar la solicitud de inscripción por escrito adjuntando los siguientes documentos:

1. Carta de solicitud de inscripción de las personas que ocuparán los cargos en el órgano de administración, órgano de control si lo hubiere, y comisión disciplinaria.

2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía de las personas que serán inscritas.3. Carta de renuncia de las personas que anteriormente ocupaban los cargos, en

caso de tratarse de inscripción por renuncias, acta de la asamblea electiva o acta de reunión del órgano de administración, según el caso, en la cual se eligen las personas que ocuparán los respectivos cargos en el órgano de administración, órgano de control y/o comisión disciplinaria, teniendo en cuenta lo siguiente:

a. Cuando en un órgano de administración compuesto por tres (3) personas renuncia una (1), los otros dos (2) miembros elegirán a la tercera persona faltante; en caso de renunciar dos (2) personas, el fiscal o revisor fiscal, si cuentan con órgano de control, deberá citar a asamblea de afiliados o en su defecto, estos se reunirán en asamblea universal para elegir las personas faltantes.

b. Para un órgano de administración conformado por cinco (5) personas, en caso de renunciar hasta dos (2) personas, el resto de integrantes tendrán la posibilidad de elegir a las dos (2) personas faltantes; pero en caso de que más de dos (2) personas renuncien, el fiscal o revisor fiscal, si cuentan con órgano de control, deberá citar a asamblea de afiliados o en su defecto, estos se reunirán en asamblea universal para elegir a las personas faltantes.

c. Si el reemplazo es por renuncia, debe adjuntar copia de la carta de renuncia al cargo enviada por el dignatario que dimite del cargo.

d. En caso de que el reemplazo sea por inasistencia, se debe anexar copia de las actas del órgano de administración en las cuales conste la inasistencia por parte del integrante del órgano de administración. Dichas actas deben estar firmadas por los asistentes, con base en el informe enviado por el órgano de administración a la comisión disciplinaria, y el fallo de esta.

e. Si el reemplazo se da por fallecimiento de algún dignatario, se debe anexar la copia del registro civil de defunción.

4. Acta de reunión del órgano de administración en la que se asignan cargos y se elige al tercer integrante de la comisión disciplinaria, cuando la inscripción sea por vencimiento de periodo estatutario. Cuando la inscripción es por renuncia de la mayoría de los miembros y estos son elegidos en asamblea, igualmente deberán presentar acta de reunión donde se distribuyen los cargos, ya que la asamblea solo elige personas, no cargos.

5. Carta de aceptación al cargo para el cual fueron elegidos, dirigida al club.

6. Declaración juramentada de no pertenecer a cargos por elección en otros organismos deportivos.

NOTA. Para la inscripción de integrantes del órgano de administración se debe acreditar experiencia o capacitación de acuerdo con los requisitos definidos en el artículo 25 del Decreto 1228 de 1995, en concordancia con la Resolución 1150 del 18 de julio de 2019.

Para modificación de los integrantes de la comisión disciplinaria se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Anexar acta de la asamblea o acta de reunión del órgano de administración según el caso, en la cual se elige a las personas que remplazarán a los integrantes faltantes en la comisión disciplinaria.

2. La comisión disciplinaria está conformada por tres (3) personas, dos (2) elegidas por asamblea y una (1) por los integrantes del órgano de administración; en caso de renuncia, se debe adjuntar la copia de la carta de renuncia al cargo, enviada por el dignatario que dimite.

3. Las personas faltantes para hacer parte de la comisión disciplinaria deberán elegirse por la instancia competente, es decir, asamblea si quienes renunciaron fueron elegidas por esta instancia. Si quien renunció fue el tercer integrante elegido por los integrantes del órgano de administración le corresponde a este órgano su elección.

4. Carta de aceptación al cargo dirigida al club deportivo por parte de quienes son elegidos.

5. Declaración juramentada de no pertenecer a cargos por elección en otros organismos deportivos pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte, por parte de quienes son elegidos.

NOTA: Para modificación del integrante del órgano de control se debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Anexar acta de la asamblea en la cual se eligió a la persona que remplazará en el cargo al fiscal o al revisor fiscal saliente.

2. En caso de renuncia se debe adjuntar la copia de la carta de renuncia al cargo, enviada por el dignatario que dimite.

3. Copia de la tarjeta profesional de contador, si se trata de órgano de control bajo la figura de revisoría fiscal.

4. Carta de aceptación al cargo del nuevo fiscal o del revisor fiscal. 5. Declaración juramentada de no pertenecer a cargos por elección en otros

organismos deportivos pertenecientes al Sistema Nacional del Deporte, por parte de quien es elegido.

14. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE REPRESENTANTE LEGAL, ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN Y/O MIEMBROS DE COMISIÓN DISCIPLINARIA DE UN CLUB DE ENTIDAD NO DEPORTIVA LEGALMENTE CONSTITUIDA.

Para la inscripción de nuevo representante legal, órgano de administración, y/o comisión disciplinaria de clubes deportivos creados por entidades legalmente constituidas, dicha entidad por intermedio de su representante legal o persona autorizada, deberá presentar solicitud de inscripción por escrito adjuntando los siguientes documentos:

1. Copia del documento de identidad de los elegidos y/o asignados (órgano de administración, si aplica, y comisión disciplinaria).

2. Formato del listado de dignatarios suministrado por el INDER Medellín mediante página web.

3. Carta de solicitud de inscripción de la persona que ocupará el cargo como representante legal, órgano de administración y/o comisión disciplinaria.

4. Copia del certificado de existencia y representación legal donde conste el nombramiento del nuevo representante legal, si es el caso.

5. Resolución del órgano de dirección de la entidad correspondiente en la que conste la designación de la persona que hará las veces del órgano de administración, si es el caso del reemplazo de este órgano del club, y/o de los dos integrantes de la comisión disciplinaria, si es el caso, de acuerdo con lo establecido en el reglamento del club.

6. Acta administrativa en el que conste la designación del tercer integrante de la comisión disciplinaria de acuerdo con lo establecido en su reglamento.

7. Fotocopia del documento de identidad da las personas que serán inscritas de acuerdo con la solicitud.

15. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN DE UN NUEVO DEPORTE.

Los clubes conformados por entidades no deportivas legalmente constituidas podrán inscribir varias disciplinas deportivas. Cuando se trate de la inscripción de un nuevo deporte, el club deportivo por intermedio de su representante legal o persona autorizada, deberá presentar solicitud por escrito adjuntando los siguientes documentos:

1. Carta de solicitud de inscripción del nuevo deporte, el cual debe estar previamente aprobado por el Ministerio del Deporte como deporte autorizado (Resolución 1440 de 2007).

2. Resolución mediante la cual se ajusta el objeto del club donde se incluye el nuevo deporte a promover.

3. Listado de los deportistas inscritos en el club, en número no inferior al establecido por la federación respectiva, utilizando el formato suministrado por el INDER Medellín mediante página web.

4. Acta de compromiso deportivo debidamente diligenciada y firmada por los afiliados y/o su representante legal para el caso de los menores de edad, en formato suministrado por el INDER Medellín mediante página web.

16. PROCEDIMIENTO PARA LA REVOCATORIA DEL RECONOCIMIENTO DEPORTIVO.

Conforme con lo establecido en el artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) y del artículo 19 de la Resolución 231 de 2011 emanada del Ministerio del Deporte, se establece el procedimiento de revocatoria del reconocimiento deportivo, el cual se realizará a través de oficio o a petición de parte en los siguientes casos:

1. Cuando sea manifiesta su oposición a la Constitución Política y a la Ley.2. Cuando no esté conforme con los intereses públicos o sociales o atenten

contra él.3. Cuando con ellos se cause agravio injustificado a una persona.

Por otra parte, el INDER Medellín, podrá revocar el reconocimiento deportivo de acuerdo con la ley o previa solicitud del Ministerio del Deporte, en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control. La providencia mediante la cual se revoca el reconocimiento deportivo deberá notificarse en la forma prevista por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y contra ella proceden los recursos que tengan lugar dentro de los términos establecidos en el mismo.

17. CONSIDERACIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE TRÁMITES. Verificado el cumplimiento de los requisitos correspondientes a los que se refieren cada uno de los puntos de solicitud de trámites, el INDER Medellín, emitirá el acto administrativo, dentro de los cuarenta y cinco (45) días hábiles siguientes y mediante resolución motivada, el reconocimiento deportivo, la renovación del mismo, así como la inscripción de dignatarios o la inscripción de nuevos deportes, según sea el caso.

Los clubes deportivos que soliciten el reconocimiento deportivo y que cumplan los requisitos exigidos recibirán una visita de verificación, previa notificación de la fecha y hora de realización, a la cual deberán asistir todos los afiliados y los integrantes del órgano de administración del club para constatar su organización y funcionamiento.

El incumplimiento de los requisitos definidos para cada uno de los trámites establecidos acarreará la devolución de la documentación presentada y la imposibilidad de cumplir con la diligencia solicitada.

Los clubes deportivos deberán actualizar periódicamente el listado de sus deportistas mediante actas de compromiso deportivo y resoluciones de afiliación de los nuevos deportistas aceptados en el club.