INFORME DE GESTIÓNSITUACION ACTUAL DE LOS ARCHIVOS EN LA ALCALDÍA DE MEDELLÍN

JUSTIFICACIÓN

El presente informe tiene como finalidad mostrar los logros alcanzados en la gestión documental de la Alcaldía de Medellín durante el 2015, además dar conocer el estado actual de los archivos de la Alcaldía de Medellín como garantes de una administración responsable con el patrimonio documental y el derecho que tienen los ciudadanos a la información generada por las diferentes dependencias en ejercicio de funciones, situación avalada por el informe de la Procuraduría General de la Nación sobre el Índice de Gobierno Abierto, informe que ubica a la Alcaldía de Medellín en el tercer (3) lugar en “Gestión Documental”, de las mil ciento una (1.101) Alcaldías de Colombia.

CONTEXTO

El Archivo Central de la Alcaldía de Medellín creado mediante Acuerdo 28 de 1964, reglamentada la transferencia documental de los Archivos de Gestión al Central mediante Decreto 188 de 1964 y con la creación del Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 de 1989, modificó la organización y conservación de los Archivos con la creación del Archivo Histórico de Medellín mediante Decreto 1258 de 1993.

La Alcaldía de Medellín cuenta con un Sistema de Archivo conformado por:

Archivos de Gestión: 23 Secretarías y Departamentos 6 Vicealcaldías, 55 Subsecretarías y Subdirecciones y 300 Unidades Administrativas aproximadamente.

Archivo Central adscrito a la Secretaría de Gestión Humana y Servicio a la Ciudadanía, Subsecretaría de Tecnología y Gestión de la Información. Liderado por el señor Freddy Alberto Espinosa Yepes, Líder de Programa.

Archivo Histórico y General adscrito a la Secretaría de Cultura Ciudadana, Subsecretaría de Bibliotecas, Lectura y Patrimonio. Liderado por la HistoriadoraClaudia Cristina Vargas, Coordinadora.

Acorde con el Decreto 883 del 3 de junio de 2015. "Por el cual se adecúa la Estructura de la Administración Municipal de Medellín, las funciones de sus organismos, dependencias y entidades descentralizadas, se modifican unas entidades descentralizadas y se dictan otras disposiciones”. En relación con la el cumplimiento de las funciones relacionadas con la Gestión Documental se encuentran distribuidas así:

Responsables Funciones

Subsecretaría de Tecnología y Gestión de la Información

Planear, organizar, dirigir y controlar la gestión documental de la Administración Municipal con el fin de administrar, conservar y custodiar los archivos y la memoria institucional.

Subsecretaría de Bibliotecas, Lectura y Patrimonio a la cual se encuentra adscrito el Archivo Histórico y General de la Alcaldía.

Garantizar el libre acceso a la información, al conocimiento, al pensamiento y a la cultura.

Preservar el patrimonio cultural material e inmaterial mediante la investigación, la restauración, la apropiación y la difusión.

Coordinar y desarrollar la política archivística con los archivos de las entidades del territorio de Medellín que hacen transferencias de los documentos de valor patrimonial al Archivo Histórico y General de Medellín.

Implementar estrategias de divulgación y conservación del patrimonio cultural tangible e intangible.

Realizar las investigaciones en memoria cultural y su socialización.

Comité Interno de Archivo

El Comité Interno de Archivo, esta creado y conformado mediante decreto 1384 de julio 22 de 2013; en cuanto a la conformación requerida en el Decreto 2578 de 2012, cumple en composición de integrantes y funciones, está pendiente de que se evidencie dinamismo en el cumplimiento del deber ser de dicho Comité, para el desarrollo de las responsabilidades y funciones encomendadas.

Ubicación del archivo en el mapa de procesos del Sistema de Gestión Integral.

Acorde con el mapa de procesos del Sistema de Gestión Integral, la Gestión Documental en la Alcaldía, hace parte del proceso de GESTION DE LA INFORMACION y el objetivo es Planificar, manejar y organizar la información producida y recibida en el Municipio de Medellín mediante la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración, con el fin de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta.

El alcance del proceso de Gestión de Información es: Inicia con la obtención de la información interna y externa y finaliza con la puesta a disposición de la información a los interesados.

Cubre: en el nivel gerencial, la obtención, transformación, análisis y entrega a los usuarios internos y externos.

Para los niveles gerencial, administrativo y operativo, define las políticas de operación para la organización, clasificación y gestión documental de la información.

Misión del Archivo Central

Administrar el acervo documental de la Alcaldía de Medellín para facilitar la toma de decisiones, conservar la memoria institucional, promover la investigación, la cultura y las buenas prácticas documentales tanto entre los servidores y servidoras de la entidad, como en los ciudadanos del Municipio de Medellín.

Volumen documental (carpetas)

Resumen GeneralArchivo Central 157.290

A.C. sede San Benito 160.000Bodega contratada 312.000

Total General 629.290

Normatividad Archivística Administrativa Alcaldía de Medellín

La Gestión Archivística en el Archivo de la Alcaldía de Medellín se orienta a la Conservación, Custodia y Divulgación de la Memoria Institucional como fundamento para la toma de decisiones, la investigación, la cultura y la historia; su aplicación es responsabilidad de todos los Servidores Municipales, según su nivel, funciones y competencia.

Hacen parte de las normas internas archivísticas que regulan la Gestión Documental las siguientes:

Decreto 2122 del 06 de diciembre de 2010, por medio del cual se actualiza la Tabla de Retención Documental de la Alcaldía de Medellín.

Decreto No.0674 de 2003. Por medio del cual se establecen las políticas para la Recepción, Radicación y Distribución de la Correspondencia en la Administración Municipal.

Decreto Municipal 1384 de 2013. Por medio del cual se crea y reglamenta el Comité Interno de Archivo del Municipio de Medellín.

Resolución 002 de la Secretaria de Hacienda, Por medio de la cual se autoriza el uso de la firma mecánica en las providencias administrativas de mandamiento de

pago y notificaciones de procesos en la Unidad de Cobro Coactivo, Subsecretaria de Tesorería del Municipio de Medellín.

Guía para la conformación de expedientes del proceso de contratación, Circular 013 de 2012.

Circular 004 de 2014, Directrices para constitución de expedientes administrativos.

Logros sobresalientes a la vigencia de 2015.

Los principales logros obtenidos para la vigencia han sido:

1- Actualizar las Tablas de Retención Documental por modernización de la estructura administrativa de la Alcaldía de Medellín de acuerdo al Decreto 883 del 3 de junio de 2015, el cual está en proceso de convalidación por parte del Consejo Departamental de Archivos.

2- Recibir, revisar y ubicar topográficamente las Transferencias documentales en el Archivo Central de los diferentes archivos de gestión, para un total de 24.000 carpetas organizadas, clasificadas e inventariadas de acuerdo a las Tablas de Retención Documental y a la normatividad archivística establecida para tal fin.

3- Se realizaron 120 visitas de seguimiento a los Archivos de Gestión con los siguientes objetivos:

Realizar seguimiento a las oficinas productoras de documentos, para evaluar el cumplimiento de las normas archivísticas y la aplicación de las Tablas de Retención Documental de conformidad con las normas y procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación, con el fin de garantizar una adecuada organización y conservación de los Archivos de Gestión del Municipio de Medellín.

Implementar las técnicas archivísticas en las oficinas productoras, para la organización de los documentos pertenecientes a las series misionales que componen el archivo de gestión de cada oficina.

Básicamente el Archivo Central pretende realizar el seguimiento a todos los equipos de trabajos, para evaluar los criterios sobre organización, preservación, conservación y transferencias documentales de los archivos de gestión al Archivo Central. Con el fin de generar una cultura de buen manejo de la Gestión Documental mediante la utilización de los instrumentos archivísticos (Tabla de Retención Documental y Cuadro de

Clasificación Documental), procedimientos y formatos establecidos en nuestro proceso de Gestion de la Información y garantizar con ello la adecuada organización, conservación y disposición de los documentos.

Durante las visitas de seguimientos a los archivos de gestión y Control de Registros se encontraron siguientes dificultades:

Desconocimiento de los instrumentos archivísticos, como son la Tabla de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación.

En muchos funcionarios no existe compromiso con la gestión documental, en algunos casos por falta de conocimiento de las normas archivísticas y en otros se conoce la normatividad, pero existe indiferencia con la gestión documental.

No se le da importancia a los documentos producidos o recibidos en el cumplimiento de las funciones específicas de la gestión administrativa.

Muchos equipos de trabajo no cuentan con el espacio suficiente para albergar la documentación existente y su eventual crecimiento. Se encontró que muchos espacios destinados para los archivos de gestión no cumplen con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental y seguridad para garantizar la adecuada conservación de los documentos.

Muchos equipos de trabajos no cuentan con unidades de almacenamiento, por lo que no se puede tener el control de la documentación que se produce en ejercicio de sus funciones.

Existen varios equipos de trabajos que comparten el mismo espacio destinado para el archivo de gestión, lo que hace imposible llevar el control de los documentos.

No se tiene inventariada la documentación existente en los archivo de gestión, lo que dificulta llevar el control de la documentación existente, imposibilitando su ubicación y recuperación.

No se reciben, ni se entregan los documentos inventariados, en los casos de vinculación, trasladado o desvinculación del cargo, por lo cual no se garantiza la continuidad de la gestión pública, ni la conservación de la información.

No se realizar las transferencias documentales al Archivo Central cumpliendo con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, ni en las fechas establecidas en el Calendario de Transferencia Documental.

En las visitas de Control de Registros, se encontró que dicho control no se diligencia teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental y se desconocen las normas archivísticas.

Muchos de los registros declarados en el Control de Registros no hacen parte de las series documentales.

Con los diagnósticos realizados en cada una de las dependencias, se realizó un informe que fue enviado a los Secretarios y Jefes respectivos, al igual que se brindó apoyo y capacitación por parte del Archivo Central para subsanar estas falencias.

Se tiene a disposición un curso virtual de archivos, al igual que los procedimientos documentados en la intranet en ISOLUCION, lo mismo que los instructivos necesarios para la organización de los Archivos de Gestión. En la actualidad el Archivo Central está adelantando el desarrollo de un software para gestionar las transferencias documentales y el control de préstamos.

4- Se han recibido y radicado en la Unidad de Correspondencia la siguiente información:

Comunicaciones Internas: 123.993Comunicaciones Externas: 251.720Comunicaciones Recibidas: 191.675

5- Se han atendido 4.380 solicitudes de la comunidad de los documentos que el Archivo Central ha recibido de las diferentes dependencias.

6- Se han publicado en la Gaceta Oficial, 1.340 actos administrativos.

7- Se establecieron las siguientes Series y subseries documentales para la Alcaldía de Medellín.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIESCODIGO

SERIE CODIGO

SUBSERIE

01 ACTAS 1 ACTAS DE ASAMBLEAS BARRIALES Y VEREDALES

2 ACTAS DE ASESORÍA

3 ACTAS DE COMISIÓN4 ACTAS DE COMITÉ5 ACTAS DE CONCILIACIÓN EN EQUIDAD6 ACTAS DE CONSEJOS7 ACTAS DE DONACIONES8 ACTAS DE ELECCIÓN MADRES Y PADRES

LÍDERES9 ACTAS DE GRUPO PRIMARIO10 ACTAS DE JUNTAS11 ACTAS DE MESAS 12 ACTAS DE NACIONALIZACIÓN13 ACTAS DE RECIBO DE OBRAS14 ACTAS DE REINDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN15 ACTAS DE REUNION16 ACTAS DE SEGUIMIENTO ACUERDOS

LABORALES CON ASOCIACIONES SINDICALES17 ACTAS DE VISITAS

02 ACUERDOS 1 ACUERDOS DE HERMANAMIENTOS DE CIUDAD2 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIOS-ANS3 ACUERDOS DE VOLUNTADES

03 AUTORIZACIONES Y PERMISOS

1 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PARA ENTREGA DE ELEMENTOS RETENIDOS

2 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PARA PARRILLEROS

3 AUTORIZACIONES Y PERMISOS, PARA SALIDA DE VEHÍCULOS RETENIDOS

4 AUTORIZACIONES Y PERMISOS DE TRANSITO5 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PARA

INSTALACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE CIRCOS Y ATRACCIONES MECÁNICAS

6 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PARA JUEGOS DE SUERTE Y AZAR

7 AUTORIZACIONES Y PERMISOS DE ESTACIONES DE SERVICIOS

8 AUTORIZACIONES Y PERMISOS DE DELEGADOS PARA SORTEOS PROMOCIONALES

9 AUTORIZACIONES Y PERMISOS DE USO DE IMÁGENES

10 AUTORIZACIONES Y PERMISOS ESPECIALES COMERCIANTES REGULADOS Y NO REGULADOS

EN EL ESPACIO PÚBLICO11 AUTORIZACIONES Y PERMISOS MATRÍCULAS

AGENCIAS DE ARRENDAMIENTO12 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PARA COLECTA

PÚBLICA13 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PARA EVENTOS

ESPECIALES EN EL ESPACIO PÚBLICO14 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PARA

EXPECTÁCULOS PÚBLICOS15 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PARA MARCHAS

Y CONCENTRACIONES16 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PARA

TRANSPORTE DE GANADO EN MEDELLÍN 17 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PARQUES DE

DIVERSIÓN18 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PUBLICIDAD

EXTERIOR AVISOS COMERCIALES19 AUTORIZACIONES Y PERMISOS PUBLICIDAD

EXTERIOR VISUAL PUBLICIDAD TRANSITORIA, PASACALLES, PENDONES, FESTONES, VOLANTES

20 AUTORIZACIONES Y PERMISOS REGISTRO EXTEMPORÁNEO DE DEFUNCIÓN

21 AUTORIZACIONES Y PERMISOS, PARA TRABAJADORES DE ALTO RIESGO

04 CENSOS 1 CENSO CARACTERIZACIÓN POBLACIONAL2 CENSO EDUCATIVO-FICHAS C6003 CENSO PREDIAL

05 CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS

1 CERTIFICACIONES DE LOS DESPACHOS2 CERTIFICACIONES CATASTRALES3 CERTIFICACIONES DE CREMACIÓN O

INHUMACIÓN EN MEDELLÍN 4 CERTIFICACIONES DE NOMENCLATURA5 CERTIFICACIONES DE REPRESENTACIÓN LEGAL

Y PERSONERÍA JURÍDICA DE ASOCIACIONES DE CAMPESINOS

6 CERTIFICACIONES PARA EXENCIÓN DE ESPECTÁCULOS PÚBLICOS

7 CERTIFICACIONES PRESUPUESTALES

8 CERTIFICACIONES TRIBUTARIAS9 CONSTANCIAS DE ENTREGA ELEMENTOS

RETENIDOS06 CIRCULARES    07 COMISIONES

CIVILES1 COMISORIOS A LAS INSPECCIONES

    2 COMISORIO A LOS CONTADORES PÚBLICOS EMITIDOS POR LA JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

08 COMPARENDOS

1 COMPARENDOS AMBIENTALES2 COMPARENDOS DE TRÁNSITO

09 COMPROBANTES

1 COMPROBANTES DE ASEGURAMIENTO DE BIENES

2 COMPROBANTES DE BIENES DEVOLUTIVOS3 COMPROBANTES DE EGRESO4 COMPROBANTES DE INGRESO5 COMPROBANTES DE NÓMINA6 COMPROBANTES GENERALES

10 CONCEPTOS 1 CONCEPTOS DE VÍAS OBLIGADAS2 CONCEPTOS JURÍDICOS3 CONCEPTOS PARA REINTEGROS PARQUE

AUTOMOTOR4 CONCEPTOS TÉCNICOS

11 CONCILIACIONES PREJUDICIALES

   

12 CONTRATOS 1 CONTRATOS DE ADQUISICIÓN DE BIEN INMUEBLE

2 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO BIEN INMUEBLE

3 CONTRATOS DE ASESORIA4 CONTRATOS DE COMODATO BIEN INMUEBLE5 CONTRATOS DE COMODATO BIEN MUEBLE6 CONTRATOS DE CONCESION7 CONTRATOS DE CONSULTORIA

8 CONTRATOS DE DISEÑO9 CONTRATOS DE ESTUDIO10 CONTRATOS DE GERENCIA DE PROYECTOS11 CONTRATOS DE INTERVENTORIA12 CONTRATOS DE OBRA PUBLICA13 CONTRATOS DE SEGUROS14 CONTRATOS DE SERVICIOS GENERALES15 CONTRATOS DE SERVICIOS PERSONALES16 CONTRATOS DE SERVICIOS TECNICOS17 CONTRATOS DE SUMINISTROS18 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS

13 CONVENCIONES COLECTIVAS

   

14 CONVENIOS 1 CONVENIOS DE APOYO2 CONVENIOS DE ASOCIACION3 CONVENIOS DE COLABORACIÓN4 CONVENIOS DE COOPERACION5 CONVENIOS SOLIDARIOS

15 CONVOCATORIAS

1 CONVOCATORIAS DE ARTE Y CULTURA

2 CONVOCATORIAS DE INICIATIVAS JUVENILES3 CONVOCATORIAS INTERNAS4 CONVOCATORIAS PARA CURADORES URBANOS5 CONVOCATORIAS PLATAFORMA DE LAS

JUVENTUDES16 DECLARACIO

NES1 DECLARACIONES CAMBIO DE MONEDA2 DECLARACIONES TRIBUTARIAS3 DECLARACIÓNES Y LIQUIDACIÓNES PRIVADAS

DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO AVISOS Y TABLEROS

17 DECRETOS    18 DENUNCIAS    19 DERECHOS    

DE PETICIÓN20 DISCURSOS    21 ESTUDIOS E

INVESTIGACIONES

   

22 FICHAS PREDIALES

   

23 FICHAS TÉCNICAS

1 FICHAS TÉCNICAS ALBERGUE TEMPORAL2 FICHAS TÉCNICAS COMISIÓN SOCIAL EN

EMERGENCIA3 FICHAS TÉCNICAS DE ATENCIÓN AMBIENTAL 4 FICHAS TÉCNICAS DE ATENCIÓN SOCIAL 1.2.35 FICHAS TÉCNICAS DE CAPACITACIÓN

ESPECIALIZADA6 FICHAS TÉCNICAS DE EVALUACIONES DE

RIESGOS EN DERECHOS HUMANOS7 FICHAS TÉCNICAS DE ATENCIÓN

PREHOSPITALARIA8 FICHAS TÉCNICAS DE IDENTIFICACIÓN

MICROEMPRESARIOS9 FICHAS TÉCNICAS DE PREVENCION DE

DESASTRES10 FICHAS TÉCNICAS PERSONAL VOLUNTARIADO11 FICHAS TÉCNICAS POR MIS DERECHOS Y

EQUIDAD24 HISTORIAS 1 HISTORIAS ADULTO MAYOR

2 HISTORIAS CLÍNICAS DE DOCUMENTOS3 HISTORIAS CLÍNICAS DE MASCOTAS4 HISTORIAS CLÍNICAS OCUPACIONALES5 HISTORIAS DE ACCIONES COMUNALES6 HISTORIAS DE ADOPCIÓN DE MASCOTAS7 HISTORIAS DE ASOCOMUNAL8 HISTORIAS DE ATENCION DE LOS NIÑOS, NIÑAS

Y ADOLESCENTES9 HISTORIAS DE BECAS CONVENCIONALES10 HISTORIAS DE BENEFICIARIOS DE SUBSIDIO

POR DISCAPACIDAD

11 HISTORIAS DE BIENES ESCULTÓRICOS

12 HISTORIAS DE CUOTAS PARTES JUBILATORIAS POR PAGAR Y POR COBRAR

13 HISTORIAS DE EQUIPOS14 HISTORIAS DE ESTABLECIMIENTOS

CULTURALES15 HISTORIAS DE ESTABLECIMIENTOS

EDUCATIVOS 16 HISTORIAS DE ESTABLECIMIENTOS ABIERTOS

AL PÚBLICO17 HISTORIAS DE ESTABLECIMIENTOS DE VENTA Y

CONSUMO DE LICOR18 HISTORIAS DE ESTÍMULO EDUCATIVO19 HISTORIAS DE JARDINES INFANTILES20 HISTORIAS DE JUNTA DE VIVIENDA

COMUNITARIA21 HISTORIAS DE LAS EMPRESAS

TRANSPORTADORAS22 HISTORIAS DE LAS JAL23 HISTORIAS DE PERSONAS DESPLAZADAS O

VÍCTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO24 HISTORIAS DE PRÉSTAMO DE VIVIENDA25 HISTORIAS DE RADICADO DE VENTA26 HISTORIAS DE URBANISMO27 HISTORIAS DE VENDEDORES EN EL ESPACIO

PÚBLICO28 HISTORIAS DEL CONSTRUCTOR Y RADICADO29 HISTORIAS DEL CONTRIBUYENTE30 HISTORIAS DE PARQUES31 HISTORIAS DEL PARQUE AUTOMOTOR32 HISTORIAS HABITANTE DE CALLE33 HISTORIAS LABORALES34 HISTORIAS MÉDICA Y PSICOSOCIAL HABITANTE

CRÓNICA DE CALLE35 HISTORIAS PSICOSOCIALES

25 INFORMES 1 INFORMES A ENTES DE CONTROL

2 INFORMES A OTRAS ENTIDADES

3 INFORMES ADMINISTRACIÓN SALARIAL Y PRESTACIONAL

4 INFORMES CONTABLES5 INFORMES DE ACOMPAÑAMIENTOS

OPERATIVOS Y MARCHAS6 INFORMES DE ACTIVIDADES7 INFORMES DE ARQUEO DE CAJA8 INFORMES DE ASESORÍA Y ASISTENCIA

TÉCNICA9 INFORMES DE AUDITORÍA10 INFORMES DE CLIMA ORGANIZACIONAL11 INFORMES DE CUENTAS BANCARIAS12 INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL13 INFORMES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS14 INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS15 INFORMES DE GESTIÓN16 INFORMES DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y

EVALUACIÓN17 INFORMES DE OPERATIVOS Y EVENTOS18 INFORMES DE RECIBO DE OBRAS 19 INFORMES DE VISITAS20 INFORMES DIRECCIONAMIENTO DE LA GESTIÓN

ARCHIVÍSTICA21 INFORMES ESTADÍSTICOS 22 INFORMES GERENCIALES23 INFORMES JORNADAS DE VIDA25 INFORMES PARA MÁS FAMILIAS EN ACCIÓN26 INFORMES PICO Y PLACA27 INFORMES POLICIAL DE ACCIDENTES DE

TRÁNSITO28 INFORMES PROVISIÓN Y DESVINCULACIÓN

LABORAL29 INFORMES TÉCNICOS30 INFORMES DE TOXICOLOGÍA

   

26 INSTRUMENTOS DE CONTROL

1 INSTRUMENTOS DE CONTROL, CONSECUTIVOS2 INSTRUMENTOS DE CONTROL, LIBROS

RADICADORES3 INSTRUMENTOS DE CONTROL, PLANILLAS4 INSTRUMENTOS DE CONTROL, REGISTOS5 INSTRUMENTOS DE CONTROL, REGISTROS DE

PROVEEDORES27 INVENTARIOS 1 INVENTARIO BIENES PATRIMONIALES

2 INVENTARIOS BIBLIOGRÁFICOS4 INVENTARIOS DE ALMACÉN5 INVENTARIOS DE BIENES ESCULTÓRICOS6 INVENTARIOS DE BIENES INMUEBLES7 INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES8 INVENTARIOS DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS9 INVENTARIOS DOCUMENTALES10 INVENTARIOS MOVIMIENTO BIOLÓGICO

28 JORNADAS Y CAMPAÑAS

   

29 LIBROS 1 LIBROS CONTABLES AUXILIARES2 LIBROS DE MINUTAS3 LIBROS MAYOR Y DE BALANCE

30 LICENCIAS DE CONDUCCIÓN

   

31 LICENCIAS DE CONSTRUCCIÓN, URBANIZACIÓN Y PARCELACIÓN

   

32 LICENCIAS DE INHUMACIÓN Y CREMACIÓN

   

33 LICITACIONES O

   

CONCURSOS34 MANUALES,

INSTRUCTIVOS Y GUÍAS

   

35 PACTOS CIUDADANOS

   

36 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS, PQRS

   

37 PLANES 1 PLANES AMBIENTALES 2 PLANES ANUALES DE VACANTES3 PLANES CONSOLIDADOS GENERALES DE

INTERVENTORÍA DEL MUNICIPIO DE MEDELLÍN4 PLANES DE ACCIÓN

5 PLANES DE AMORTIZACIÓN6 PLANES DE APOYO AL MEJORAMIENTO DE LA

CALIDAD PAM7 PLANES DE ASESORÍA Y ASISTENCIA TÉCNICA8 PLANES DE ATENCIÓN A LA PRIMERA INFANCIA

PAI9 PLANES DE AUDITORÍAS10 PLANES DE BIENESTAR E INCENTIVOS11 PLANES DE CAPACITACIÓN12 PLANES DE COMPRAS13 PLANES DE DESARROLLO14 PLANES DE DESARROLLO CULTURALES

LOCALES15 PLANES DE DESARROLLO TURÍSTICO16 PLANES DE EMERGENCIA17 PLANES DE FOMENTO A LA LECTURA 18 PLANES DE GESTIÓN19 PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS

SÓLIDOS, PGIRS20 PLANES DE IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA

PÚBLICA

21 PLANES DE IMPLEMENTACIÓN SIG (SGC-MECI)22 PLANES DE MEJORAMIENTO23 PLANES DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL24 PLANES DE PLANEAMIENTO URBANÍSTICO

25 PLANES DE RODAMIENTO

26 PLANES DE SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

27 PLANES DE TRABAJO

28 PLANES DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES29 PLANES EDUCATIVOS31 PLANES ESTRATÉGICOS32 PLAN MUNICIPAL DE CULTURA33 PLAN MUNICIPAL DE SALUD34 PLAN MUNICIPAL PARA LA GESTIÓN DE RIESGO

Y DESASTRES POR COMUNA35 PLANES PARCIALES

   

38 PORTAFOLIOS DE INVERSIONES

   

39 PRESUPUESTOS

   

40 PROCEDIMIENTOS

1 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS2 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SEGUNDA

INSTANCIA VÍA GUBERNATIVA

41 PROCESOS 1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTRAVENCIONES DE TRANSITO

2 PROCESOS ADMINISTRATIVOS AMPARO POLICIVO

3 PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTRAVENCIONES

4 PROCESOS ADMINISTRATIVOS CONTRAVENCIONES DE CONTROL DEL

ESPACIO PÚBLICO5 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE BIENES

INMUEBLES6 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE BIENES

MUEBLES7 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE COBRO

PERSUASIVO8 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE COMISARÍA

CONCILIACIONES EN DERECHO DE FAMILIA9 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE COMISARÍA

CONTRAVENCIÓN DE TRÁNSITO CON MENORES DE 18 AÑOS

10 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE COMISARÍA CONTRAVENCIONES COMUNES DE UN ADULTO A UN MENOR

11 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE COMISARÍA DE FAMILIA INFANCIA Y ADOLESCENCIA

12 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE COMISARÍA INTERVENCIÓN EN CONFLICTOS FAMILIARES

13 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE COMISARÍA POR VIOLENCIA INTRAFAMILIAR

14 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SANCIÓN ESTABLECIMIENTO PÚBLICO

15 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SANCIÓN HIDROCARBUROS

16 PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE SANCIÓN, ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO

17 PROCESOS ADMINISTRATIVOS GUARDA Y APOSICIÓN DE SELLOS

18 PROCESOS ADMINISTRATIVOS INFRACCIONES URBANÍSTICAS Y CONSTRUCCIONES EN ZONAS PÚBLICAS

19 PROCESOS ADMINISTRATIVOS LANZAMIENTO POR OCUPACIÓN DE HECHO

20 PROCESOS ADMINISTRATIVOS MEDIACIONES Y SOLICITUDES

21 PROCESOS ADMINISTRATIVOS PUBLICIDAD EXTERIOR VISUAL PEV, VALLAS Y PUBLICIDAD MÓVIL

22 PROCESOS ADMINISTRATIVOS QUERELLA CIVIL DE POLICÍA

23 PROCESOS ADMINISTRATIVOS REGISTRO PROPIEDAD HORIZONTAL

24 PROCESOS ADMINISTRATIVOS RESTITUCIÓN DE BIENES DE USO PÚBLICO

25 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIÓN A ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO POR VENTA Y CONSUMO DE ESTUPEFACIENTES

26 PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIÓN AGENCIAS DE ARRENDAMIENTO

27 PROCESOS DE ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES

28 PROCESOS DE ASAMBLEAS BARRIALES Y VEREDALES

29 PROCESOS DE ELECCIÓN CONSEJO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD

30 PROCESO DE ELECCIÓN DE BECARIOS31 PROCESO DE ELECCIÓN DE CONSEJOS, MESAS

Y SECTORES CULTURALES 32 PROCESOS DE MECANISMO ALTERNATIVO DE

SOLUCIÓN DE CONFLICTO AMIGABLE COMPOSICIÓN

33 PROCESOS DE MECANISMO ALTERNATIVO DE SOLUCIÓN DE CONFLICTO CONCILIACIÓN

34 PROCESO DE MECANISMO ALTERNATIVO DE SOLUCIÓN DE CONFLICTO TRANSACCIÓN

35 PROCESOS DE VIGILANCIA, INSPECCIÓN Y CONTROL ORGANIZACIONES COMUNALES

36 PROCESOS DISCIPLINARIOS37 PROCESOS ELECTORALES CABILDO MAYOR38 PROCESOS ELECTORALES DISCAPACIDAD 39 PROCESOS GERENCIAS 40 PROCESOS JUDICIALES

42 PROGRAMACIONES Y EVENTOS

   

43 PROGRAMAS 1 PROGRAMA BUEN COMIENZO2 PROGRAMA CENTRO DE VIDA GERONTOLÓGICA

3 PROGRAMA DE AFILIACIÓN A SERVICIO EXEQUIAL PERSONAS MAYORES

4 PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR5 PROGRAMA DE APOYO ECONÓMICO ADULTO

MAYOR8 PROGRAMA DE ASESORÍA Y ASISTENCIA

TÉCNICA AGROPECUARIA

9 PROGRAMA DE BIBLIOTECA11 PROGRAMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR

12 PROGRAMA DE FORMACIÓN Y HABILITACIÓN PARA EL TRABAJO Y DESARROLLO HUMANO

13 PROGRAMA DE FORMULACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA PÚBLICA DE LA SEGURIDAD Y CONVIVENCIA

14 PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA OFERTA DE JUVENTUD

15 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

16 PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN DE MICROCHIPS18 PROGRAMA DE INTERMEDIACIÓN LABORAL19 PROGRAMA DE PREPARACIÓN A LA JUBILACIÓN20 PROGRAMA DE SUMINISTRO DE LENTES A

TRABAJADORES OFICIALES21 PROGRAMA DÍA DE SOL, ADULTO MAYOR23 PROGRAMA EMPRESARISMO BARRIAL24 PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIÓN25 PROGRAMA GIMNASIA PARA EMPLEADOS Y

JUBILADOS26 PROGRAMA INTEGRAL DE CONSERVACIÓN28 PROGRAMA MEJOR EMPLEADO Y MEJOR

EQUIPO DE TRABAJO29 PROGRAMA OLIMPIADAS DEL CONOCIMIENTO30 PROGRAMA PAGO DE RECOMPENSAS31 PROGRAMA PLAN DE VIDA32 PROGRAMA POTENCIALES BENEFICIARIOS33 PROGRAMA PROTECCIÓN A TESTIGOS

34 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN 35 PROGRAMAS SOCIALES36 PROGRAMA PAZ Y RECONCILIACIÓN

44 PROYECTOS 1 PROYECTOS AMBIENTALES2 PROYECTOS DE INVERSIÓN3 PROYECTOS DE JUVENTUD4 PROYECTOS DE SERVICIOS PÚBLICOS5 PROYECTOS ESPECIALES6 PROYECTOS PEDAGÓGICOS7 PROYECTO SEGURIDAD EN EL TRABAJO

45 PUBLICACIONES

1 PUBLICACIONES AVISO ACCIÓN POPULAR2 PUBLICACIONES BOLETÍN DE BUENAS

PRÁCTICAS3 PUBLICACIONES BOLETÍN DE PRENSA4 PUBLICACIONES CORPORATIVAS5 PUBLICACIONES INTERNAS

46 REMATES    47 RESOLUCION

ES   

48 TITULOS VALORES

   

       

ProyectóLuz Marina serna M.Técnica Administrativa

RevisóFreddy Alberto Espinosa YepesLíder de Programa, Archivo Central

AprobóDanny Molina OrregoSubsecretario de Tecnología y Gestión de la Información