Manual de Conservación y Preservación

7/23/2019 Manual de Conservacin y Preservacin

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Manual de

Conservacin yPreservacin


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Tabla de contenidos

Introduccin


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La prevencin y la preparacin del afrontamiento de un desastreconstituyen una tarea larga que requiere de tiempo, personal, iniciativa,motivacin, visin integradora en la institucin matriz e inversiones que,segn cada caso, pueden ser ms o menos cuantiosas! Por tanto, el"#ito depende en gran medida de las labores previas a la preparacin

del plan, tan importantes como su misma aplicacin $%nc&ez '(((,)*+)*-. /undacin 0istrica Tavera )111, )23'4!

5l ob6etivo es guardar y mantener en buen estado los documentos quecon tanto esmero fueron rescatados y7o restaurados! 5ste manual esimportant8simo es la continuacin con la labor arc&iv8stica y debibliotecolog8a! 5s parte de mantener el acervo en buen estado para losusuarios, llmense estos alumnos, investigadores, maestros, personasde cualquier edad y o9cio! 5l conocimiento y la &istoria que a&8 seresguarda es important8sima no solo porque le sirve a estos usuarios,sino porque :Cmo describo toda la importancia que estos documentostienen; < nivel sociedad, a nivel estado, cada papel contiene el pasado

que puede construir el futuro! 5n ellos se escribieron las revolucionesTipos de desastres

Composicin del Comit y responsabilidades

Composicin del Equipo de Emergencias de Biblioteca yresponsabilidades

Cadena de comunicacin y telfonos de contacto

Normas de actuacin en caso de emergencia

Protocolo a seguir ante el siniestro en la biblioteca

Procedimientos de evacuacin y salvamento por materiales ydaos

Suministros y localiacin

Planos y prioridades

Pol!tica de distribucin de copias del Plan

"ista cotidiana de control de riesgos

Seguro

#n$lisis de los %ec%os


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& P"#N&'&C#C&(N

La plani9cacin abarca tres pasos bsicos=

'! eterminar los ob6etivos y el alcance del plan!

3! 5stablecer un calendario y plazos apro#imados de actuacin!

5l resultado tangible de todo el proceso es el Plan escrito de5mergencias, %eguridad y >esastres!

"a asignacin de responsabilidades

La asignacin de responsabilidades tiene dos vertientes= una, encargadadel estudio, plani9cacin y control, constituida por el Comit" de5mergencias, %eguridad y >esastres. la otra, encargada de laintervencin directa en caso de siniestro! 5n este ltimo nivel

encontramos al 5quipo de 5mergencias de ?iblioteca y a la ?rigada de>esastres!

El Comit de Emergencias) Seguridad y *esastres

5l primer paso es la constitucin de un Comit" de 5mergencias,%eguridad y >esastres encargado de asesorar a la >ireccin, estudiar,debatir, priorizar, proponer medidas y protocolos de actuacin ante undesastre y realizar un seguimiento de las actividades de prevencin yrespuesta! >ebe tener un m#imo responsable con capacidadnegociadora a alto nivel y de toma de decisiones!

5l Comit" contar, adems, con un Coordinador de emergencias

$preferentemente bibliotecario de la institucin4 que conozca bien suestructura administrativa, los centros, las colecciones, instalaciones yproblemas de los centros, bien relacionado con los rganos de decisinde la biblioteca y de la universidad! 5n una institucin grande puederesultar oportuno nombrar un coordinador ad6unto, dada la envergaduradel traba6o y en previsin de que el coordinador de emergencias no est"disponible en caso de emergencia!

%ern miembros permanentes del Comit" los representantes de cadauna de las bibliotecas de la universidad, un secretario y el administrador!

%e formarn tantas comisiones y grupos de traba6o como sea necesariocon la 9nalidad asesorar al Comit" sobre asuntos concretos! Creemosque, como m8nimo, se necesitarn dos= uno, encargado de asesorar alComit" y proporcionarle datos sobre infraestructuras y equipamientos delos locales de las bibliotecas, y otro, que se ocupe de realizar encuestasy analizar los resultados de evaluaciones de riesgos, de procesos ynecesidades de cada biblioteca!


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Por otra parte, el Comit" invitar a los responsables de los servicios yunidades que tengan relacin con la prevencin de desastres a queasistan a determinadas sesiones de traba6o a 9n de recabar susrecomendaciones sobre aspectos concretos de su incumbencia! 5ntre losinvitados 9gurarn los gerentes, puesto que la plani9cacin de desastres

tiene una vertiente administrativa y 9nanciera! Los dems asesoressern=

@n restaurador @n representantes de los servicios informticos @n representante del servicio de obras y mantenimiento de los

edi9cios, de los servicios de seguridad, adems de t"cnicos deprevencin de riesgos laborales!

%e recomienda buscar asesores e#ternos en aquellas instituciones enque no e#istan estas 9guras!

Por ltimo, es preciso aprovec&ar la oportunidad que brindan los rganos

colegiados de la universidad con representacin de la biblioteca, puestoque constituyen un cauce fundamental para concienciar y sensibilizar ala comunidad universitaria respecto de la importancia de prevenirp"rdidas, tal vez irreparables, en las colecciones!

5l siguiente cuadro resume las responsabilidades de los implicados, esdecir, los compromisos que cada miembro debe asumir por adelantado ylas acciones de las que debe ocuparse en el momento del desastre!Conviene que las personas designadas desempeAen tareas que tenganque ver con su traba6o cotidiano y que se entrene a dos personas paracada tarea. de esta manera se logra una implicacin mayor de todos losmiembros y se crea una visin de con6unto!


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PE+S,N# -SE+.&C&, - /N&*#*

+ESP,NS#B&"&*#*ES #NTES *E"*ES#ST+E

+ESP,NS#B&"&*#*ES */+#NTE 0P,STE+&,+ES #"*ES#ST+E

1$2imoresponsable o Toma decisiones

sobre lasrecomendaciones delComit"o Begocia medidas a

adoptaro 5ntabla contactos aalto nivelo 5stablece acuerdosde cooperacint"cnica y 9nanciera

o Informa a los


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El Equipo de Emergencias de Biblioteca

5l 5quipo de 5mergencias de ?iblioteca est formado por un grupo depersonas del Comit" elegidas de antemano que forman la cadena decomunicacin y que se presentarn en el lugar del siniestro cuando "stesea grave! %us funciones son=

E Coordinar las labores de rescate y las tareas preliminares dere&abilitacin!

E 5valuar la situacin y tomar decisiones sobre el destino del fondo yde los materiales afectados!

E >ocumentar el proceso y tomar fotograf8as del local, del fondo, delos equipos y mobiliario daAados para elaborar los informespertinentes y presentar evidencias a la aseguradora!

E Informar a los administradores de la universidad de lo sucedido y delas necesidades inmediatas de respuesta $medios t"cnicos y

&umanos, materiales para la recuperacin, etc!4!E esastres!

"a Brigada de *esastres

5l tercer nivel de responsabilidad ante los siniestros y emergenciascorresponde a la ?rigada de >esastres! 5st formada por un equipo debibliotecarios que recibe formacin detallada sobre evacuacin de

materiales daAados, transporte, materiales de apoyo y tareaspreliminares de salvamento de colecciones en distintos soportes! %ernellos, quienes, en caso de siniestro mayor o emergencia grave, entrenen los locales cuando no e#ista peligro para las personas y, siguiendo lasprioridades y los planos proporcionados por el responsable del centro,irn evacuando la coleccin trasladndola a los espacios &abilitados alefecto de acuerdo con las instrucciones del coordinador de emergenciasy del restaurador!

Constituye el ltimo eslabn de la cadena de comunicacin! 5s preferibleque los integrantes $en nmero variable segn la magnitud de lainstitucin4 residan en las cercan8as del campus y que sean voluntarios,

puesto que podr8an intervenir fuera del &orario laboral! especto de esteltimo punto se &abr de negociar algn tipo de compensacin desde unpunto de vista laboral o econmico! >eben estar disponibles )+72, poreso es necesario transmitir motivacin, ganas, responsabilidad y unaformacin especializada y muy prctica, 6unto con cursillos peridicos derefresco! >eben conocer el contenido y los ob6etivos del Plan, saber qu"se espera de ellos y actuar con disciplina! >e su actuacin depender,en gran medida, el alcance de los daAos y los costes de la recuperacin!


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Para la ?rigada se deben prever, adems, per8odos regulares dedescanso, un lugar donde comer, una zona donde lavarse y asearse, yacceso inmediato a atencin m"dica! 5n suma, las tareas bsicas de la?rigada de >esastres son, fundamentalmente, dos $Bational


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F :Gu" tipo de desastres preocupan ms;

F :Gu" medidas preventivas e#isten para los desastres yemergencias que ms preocupan;

F :Cul es el estado de los locales;

:Gu" consideramos colecciones ms valiosas, dnde estn, en qu"condiciones se almacenan, cul es su estado;

F :Cul es la &istoria de siniestros y emergencias $menores,moderados y mayores4 de las bibliotecas;

F :Con cuntos recursos econmicos contamos; :0ay voluntad deasignar una partida e#traordinaria para afrontar medidascorrectoras; :5#iste la posibilidad de realizar gastosimportantes de forma rpida en caso de urgencia; :Podemossolicitar algn tipo de 9nanciacin e#terna; :5s posible lacontratacin de una pliza de seguros que cubra daAos poragua;

F :Tenemos una idea apro#imada de los costes de recuperacin dedocumentacin daAada si es valiosa $congelacin, secado alvac8o4;

F :5s posible plantear la obtencin de copias de la documentacinvaliosa en otro soporte; :< qu" coste; :5#isten implicacionesde propiedad intelectual;

F :5#iste sensibilidad entre los bibliotecarios &acia este asunto;

F :Gui"nes formarn parte de las brigadas de salvamento;

:Cuntas personas; :Gu" tipo de formacin deben recibir;F :5s posible solicitar voluntarios; :ecibir8an alguna

compensacin por intervenir en un siniestro fuera del &orariolaboral;

F :5#iste una cadena de comunicacin e9caz; :Cmo podr8amosdiseAarla;

F :Gu" medios tenemos en la actualidad para afrontar un desastre$e#pertos, material de recuperacin, contactos con empresaspara transportar y congelar documentacin, etc!4;

F :Cules son nuestras necesidades de formacin en este asunto;F :?uscamos convenios de cooperacin con otras instituciones;

:5n qu" aspectos se colaborar8a; :< qu" coste;

F :Cmo organizar la comunicacin de las actividades deprevencin a la plantilla;


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F :>e qu" manera sensibilizar a los rganos de decisin de launiversidad y de los centros para lograr su apoyo t"cnico y9nanciero;

F :Gui"nes colaborarn con el Comit" de >esastres; :Cmoasignaremos las responsabilidades; :Gu" grupos de traba6o

necesitaremos constituir;La respuesta a todas estas preguntas, y otras que se irn planteando enlas sucesivas sesiones de traba6o, nos ayudarn a de9nir la e#tensin delPlan, el calendario, las fases, y las prioridades de actuacin! >e formagen"rica, son dos los elementos que se deben conocer y estudiar= laevaluacin de riesgos y el establecimiento de prioridades de salvamentoen la coleccin!

Establecimiento de un calendario y plaos de actuacin

La prevencin de desastres en una institucin de envergadura requieretiempo de estudio y muc&os recursos para aplicarlo! >e forma ideal sepodr8a establecer el siguiente calendario de actividades para el primeraAo! %e puede escoger una biblioteca piloto como v8a de aprendiza6epara los bibliotecarios y de concienciacin &acia los e esta forma se les puede presentar a los ltimos uninforme completo de &istorial de siniestros, evaluacin de riesgos,propuesta de medidas correctoras, costes, celebracin de simulacros yevaluacin de la respuesta! Con posterioridad, el Plan se perfeccionar ye#tender al con6unto de centros de la universidad por fases y siguiendo

un orden de prioridades=


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&& P+E.ENC&(N

5sta fase de la preparacin ante eventuales desastres se ocupa deinvestigar qu" elementos suponen un riesgo para las colecciones ent"rminos de incendios, accidentes por escapes de agua o fallos de

seguridad! < continuacin se tomarn las medidas correctoras que seestimen necesarias!


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esulta fundamental informar y buscar la colaboracin con lasautoridades de la universidad y con el propio centro sobre el proyecto enmarc&a, a 9n de lograr una implicacin bene9ciosa con la biblioteca, quese traduce en la formacin de un equipo multidisciplinar $como see#puso anteriormente4 y en la concienciacin de la importancia que

supone un desastre en la biblioteca para la propia institucin, para sususuarios y para la sociedad en general en t"rminos culturales yeconmicos!

Cada biblioteca puede aplicar la lista de control por fases, a la medidade sus caracter8sticas y de los asuntos que consideren prioritarios! Pore6emplo, una biblioteca ubicada en un edi9cio de nueva construccinpuede pasar por alto algunas cuestiones relativas a la instalacinel"ctrica, mientras que otra, poseedora de un fondo antiguo valioso,podr8a centrarse, en una primera fase, en la evaluacin de riesgos por

robo o &urto y, posteriormente, llevar su atencin &acia la prevencin deotras emergencias!

< pesar de que parte de la evaluacin debe realizarla personalespecializado en prevencin y mantenimiento, la propia biblioteca puedellevar a cabo por s8 misma la comprobacin de la mayor8a de loselementos que pueden suponer un riesgo. no tiene por qu" consumirmuc&o tiempo, ya que una simple inspeccin visual y algo de sentidocomn proporcionarn casi todos los datos necesarios para una correctaevaluacin!

La evaluacin del riesgo es una actividad constante en el tiempo, por loque se revisar cuando=

E %e produzcan cambios en los tiles y &erramientas de traba6o, seincorporen nuevas tecnolog8as o se modi9quen las instalaciones!

E Har8en las condiciones de almacenamiento de la coleccin, almodi9carse de forma signi9cativa algn aspecto relativo a lasinstalaciones, a la organizacin o al m"todo de traba6o!

E %e detecten daAos en la coleccin que &agan suponer que e#istenriesgos fuera de control!

E %e aprecie que las actividades de prevencin son inadecuadas oinsu9cientes!

E %e determine una periodicidad de evaluacin para determinadosriesgos!

Por otra parte, cuando se estudie el resultado de la evaluacin de losriesgos para las colecciones, se cali9carn los riesgos como buenos,


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aceptables, de9cientes o muy de9cientes a efectos de establecerprioridades, de9ni"ndose como sigue=

'! ?ien= no requiere de ningn tipo de medida espec89ca, puesto quelas condiciones de almacenamiento de los fondos se a6ustan a loscriterios de referencia adoptados!

)! e9ciente= el elemento de riesgo est bastante le6os de lascondiciones ptimas de9nidas para asegurar un almacenamientocorrecto de los fondos! 5s preciso adoptar medidas correctoras enun per8odo de tiempo determinado!

+! Muy de9ciente= la probabilidad de un accidente asociado a unfactor de riesgo es elevada! @rge tomar medidas correctoras otrasladar los fondos a un lugar ms seguro &asta que se subsanela situacin!

La lista de elementos de riesgo que se propone en el ap"ndice ' de esteestudio se agrupa en las siguientes reas= e#terior, edi9cio, locales,seguridad, proteccin de fondos valiosos, proteccin contra incendios,proteccin contra daAos por agua, proyectos de construccin y reformas,respuesta ante siniestros y emergencias y seguro!

Estudio y aplicacin de medidas correctoras@na vez evaluados los elementos de riesgo para las colecciones, seestablecer un orden de prioridades para subsanar las de9ciencias&alladas! 5ste planteamiento permite abordar el plan de me6oras porfases, teniendo en cuenta que, en muc&os casos, las reformasnecesarias resultarn costosas!


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de vigilancia y seguridad $/undacin 0istrica Tavera )111. ?ello y?orrell )11'. %nc&ez '(((4!

&ncendios7 medios constructivos y sistemas de deteccin ye2tincin

'4 Medios constructivos=E 5liminacin, sustitucin o, al menos, limitacin del uso de

materiales combustibles en las pinturas, estructuras, cubiertas,escaleras, tec&os y mobiliario del edi9cio!

E /ragmentacin de los espacios de uso independiente en forma decortafuegosJ= muros, for6ados, puertas cortafuegos, etc!

E Construccin de salidas de emergencia!

E eforzamiento de paredes y pisos de los locales donde e#istan

maquinarias, termos o calderas de gas o vapor en previsin dee#plosiones!

E 5n edi9cios de nueva construccin, le6an8a de gasolineras,subestaciones el"ctricas, depsitos de gas, etc!

)4 %istemas de deteccin y e#tincin=

E >etectores= los detectores se instalarn en los tec&os de todo eledi9cio y estarn conectados a una central de alarma ptica yacstica $en el propio edi9cio o remota4 y, adems, a los servicios

de ?omberos y Polic8a! Pueden ser=o Kpticos= detectan el &umo!o Inicos= detectan gas $en las primeras fases del fuego4 y

&umo!o >e llamas= detectan la radiacin luminosa!o Termoestticos= detectan la temperatura!o Termoveloc8metros= miden la variacin de temperatura en

relacin a la velocidad a que var8a!o Central de alarmas= conectados a los detectores contra

incendios, reciben seAales luminosas y acsticas en un local

situado en el propio edi9cio o fuera de "l! 5s importante quesiempre est"n vigilados para poder activar la cadena decomunicacin!

o Pulsadores de alarma= se activan manualmente y es precisoque se siten por todo el edi9cio y en lugares bienvisibles!


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o 5#tintores manuales $agua pulverizada, espuma f8sica, polvo

?C, polvo


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sustituido por gases como el C) $el ms utilizado actualmente4

por ser altamente per6udicial para la capa de ozono! 5linconveniente estriba en que "ste y otros gases constituyen unriesgo para las personas que se encontrasen accidentalmente enel lugar en el momento de la activacin! Por esta razn se &a deestudiar cuidadosamente el uso y la ubicacin de este sistema!

o ?ocas de incendio equipadas e &idrantes= suponen el mayorsistema de e#tincin cuando el incendio adquiere grandesproporciones! %u instalacin y ubicacin se realizarconforme a lo que dicte la ley! < pesar de que los daAos poragua pueden ser grav8simos, siempre sern un mal menorfrente a la destruccin del fuego!

o

esastres pueda orientarse cuando se le autorice laentrada!

5s necesario establecer un programa de mantenimiento de lasinstalaciones a 9n de mantener la operatividad y efectividad del sistemade deteccin y e#tincin de incendios una vez implantado, por lo quesern sometidas al mantenimiento preventivo correspondiente segn lasespeci9caciones de los fabricantes y la legislacin vigente $@CM )11*,parte -4!

Los aparatos, equipos, sistemas y componentes de las instalacionesgenerales de los edi9cios se sometern a operaciones de revisin porparte del fabricante, suministrador o instalador despu"s de un incendio,am"n de la frecuencia que establezca la legislacin vigente para losdiversos tipos de instalaciones o, en su defecto, con una frecuenciam8nima anual!

Las actas de las revisiones deben ser realizadas por empresasautorizadas y registradas por el rgano competente de laadministracin! 5n dic&as actas debe 9gurar el nombre, sello y nmerode registro correspondiente, as8 como la 9rma del t"cnico que &aprocedido a las mismas! Las actas deben estar a disposicin de los


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centros, de los servicios de emergencia y de la


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Por otro lado, como complemento a la vigilancia, es fundamentalestablecer una cadena de comunicacin rpida y e9caz en cuanto sedetecte un desastre de grandes proporciones $v! cap! 34! )2


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+obos y %urtos7 medios constructivos y sistemas de alarma

Como en el caso anterior, las siguientes recomendaciones bsicas sepueden complementar con otros elementos recogidos en la lista decontrol $v! ap"ndice '4=

'4 Medios constructivos=

E Instalacin de re6as, refuerzos, contraventanas para di9cultaraccesos desde el e#terior!

E Instalacin de puertas blindadas y acorazadas de acceso a lascolecciones de alto valor!

E Construccin de cmaras acorazadas para proteger las coleccionesms valiosas de robos y tambi"n del fuego!

E %eparacin f8sica de los depsitos de las zonas de acceso pblico!

)4 %istemas de alarma=


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E Circuito cerrado de televisin= se trata de un sistema de cmarassituadas en distintas ubicacionesdel edi9cio, 96as o regulables a distancia, que transmiten las

imgenes a las pantallas del centro del control del edi9cio para suvigilancia por parte del personal de seguridad las )+ &!

Establecimiento de prioridades de salvamento y recuperacin

5l resultado de la evaluacin de los riesgos obliga a establecer qu"colecciones son prioritarias y, en consecuencia, qu" medidas correctorasse abordarn primero! < pesar de que establecer prioridades puede serdif8cil para los responsables de la biblioteca, no se e#cluye unaapro#imacin &ol8stica a la proteccin de los fondos. por el contrario, elestablecimiento de prioridades resultar muy til en dos aspectos= enprimer lugar, porque servir de base para la toma de decisiones sobrelos recursos necesarios y las fases de aplicacin de las medidas

correctoras de los riesgos detectados, y en segundo lugar porque sesabr por dnde empezar a evacuar la coleccin en caso de siniestro$sin tomar decisiones apresuradas4, y permitir estudiar de antemanolas opciones y costes de recuperacin!

5l bibliotecario debe distinguir entre=

a! los materiales de valor e#cepcional,

b! los materiales insustituibles, pero secundarios,

c! y los prescindibles, bien porque se pueden reemplazar, porque

siguen a la venta o porque e#isten en otros formatos $es el caso delas publicaciones en papel volcadas en microformas o en soportespticos4, bien porque 9guran entre los fondos de otras bibliotecas,o bien por su carcter corriente!

Puesto que cada biblioteca es diferente en cuanto a su tipolog8a,procedencia y uso de los fondos, debern establecer sus propiasprioridades, para lo que se e#ponen a continuacin algunos criterios deutilidad $?uc&anan '((14=

E >e e#istir catlogos de 9c&as $o topogr9cos4 de colecciones sinretroconvertir, "stos deben constituir una prioridad de salvamento,ya que su p"rdida implica la nica fuente de informacin de unfondo concreto!

E Halor &istrico o cultural!

E Halor econmico!


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E Halor para la investigacin o el desarrollo de los planes de estudio yprogramas de la universidad!

E %ingularidad de una coleccin completa por su temtica,procedencia u otros factores!

Posibilidad de reemplazar el e6emplar por otro nuevo en el mismo uotro soporte!

E Materiales insustituibles por su antigedad o por encontrarseagotados!

E 5stado de conservacin de los documentos $en combinacin con elresto de los criterios, los ms deteriorados tal vez seanprioritarios4!

E 5#istencia de e6emplares en otras bibliotecas del entorno!

E Presencia de ob6etos de valor no librarios $colecciones de monedas,sellos, etc!4!

E Tipolog8a documental $teniendo en cuenta que unos soportes sonms estables y resistentes que otros4!

< estas consideraciones aAadiremos que es necesario recabarinformacin sobre dos puntos= la restauracin un documentoconsiderado relevante, dnde y a qu" coste, y la posibilidad de realizarcopias de dic&os documentos! Tambi"n es necesario evaluar si larecuperacin implica ms costes que comprar un e6emplar nuevo o desegunda mano en el comercio!

Merece la pena realizar estas reNe#iones con antelacin para evitar que,tras el desastre, se tomen decisiones precipitadas sobre salvamento,e#purgo y re&abilitacin que deriven en p"rdidas irreparables y gastosintiles en recuperacin $/undacin 0istrica Tavera )111, 3)4!

@na vez establecidas las prioridades, se utilizarn marcas o colores paraidenti9car las baldas y la situacin de las colecciones en los planos de labiblioteca, de manera que las personas involucradas en la evacuacin$bibliotecarios, voluntarios, servicios de emergencia, etc!4 sepan concerteza por dnde empezar! @n sencillo cdigo de colores identi9car8alas colecciones de la siguiente manera $?uc&anan '((1. /undacin

0istrica Tavera )1114='! o6o= colecciones de gran valor cultural!

)!


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La seAalizacin de las prioridades se debe realizar por locales paraasegurar una correcta actuacin a la &ora de evacuar el fondo $v!ap"ndice -4!

&&& P+EP#+#C&(N *E "# +ESP/EST#

@na vez designados los responsables, evaluados los riesgos yestablecido las pautas y prioridades de actuacin, llega el momento depreparar la parte prctica de la respuesta= conocer los siniestrosposibles, montar la cadena de comunicacin, capacitar a los implicados,realizar simulacros de emergencias y $como veremos a lo largo delcap8tulo siguiente4 aprender a manipular el fondo y preparar los locales$/undacin 0istrica Tavera )111, '*'-. %nc&ez '(((, )*'. @CM)11*4!

Tipologa de los desastres

Por su origen, las emergencias se pueden clasi9car en dos grupos= lasque tienen lugar dentro del propio edi9cio y las que tienen su origen enel e#terior! Pueden tratarse de incendios, inundaciones, e#plosiones,derrumbamientos, se8smos, etc!

Por su gravedad, las emergencias tambi"n se pueden clasi9car en=

E Conatos= accidente que, debido a su inicial desarrollo, pueda sercontrolado y dominado de una manera rpida y sencilla por el

personal y medios de proteccin de la zona!E 5mergencias parciales= accidente producido de manera que

aparentemente, aun revistiendo cierta importancia, pueda sercontrolado con los propios equipos especiales de la zona, no afectaa espacios colindantes y requiere, como muc&o, la evacuacin delrea afectada!

E 5mergencias generales= accidentes en que se necesita la actuacinde todos los equipos y medios de proteccin de la zona, ayudae#terna y evacuacin del edi9cio!

5n la prctica, la emergencia puede variar de magnitud dependiendo dela causa que la provoc, la cantidad de material daAado, los serviciosque se puedan seguir prestando y los recursos y procedimientosnecesarios para afrontar la situacin!


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'! Menores= esastres, una dotacin de materialese instrumentos de rescate y tratamiento preliminar, y la toma dealgunas decisiones de recuperacin y descarte!

3! Mayores= esastres! Las actividades del edi9cio se paralizan!Cuando el servicio de ?omberos y la Polic8a autoricen el paso, sedebe actuar con rapidez y coordinacin, y tomar decisiones sobreel destino de la documentacin daAada! %e &abr de recurrirprobablemente a servicios e#ternos de recuperacin dedocumentacin!


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F


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interaccin de distintos elementos daAinos $/undacin 0istrica Tavera)111, '+'*4! Con frecuencia suceden fuera del &orario laboral!

5l elemento ms grave es la interaccin de elementos. en un incendio,adems de perder la documentacin afectada por el fuego, se usar8ansistemas de e#tincin basados en agua que mo6ar la documentacin! esastres, que recibirn formacin de forma prioritaria!

5n este punto volver a resultar fundamental la capacidad negociadoray de sensibilizacin del m#imo responsable del plan y del coordinador

para conseguir los recursos que permitan la contratacin deprofesionales $restauradores, conservadores, bibliotecarios e#pertos,profesores universitarios4 que enseAen al equipo a aplicar el Plan, lasresponsabilidades de cada uno, la activacin de la cadena decomunicacin, las normas generales de actuacin ante situaciones deemergencia, los tipos de materiales documentales y de secado, qu"materiales se utilizan en las tareas de salvamento, transporte ymanipulacin de la coleccin daAada, cmo empaquetar documentosque vayan a ser congelados, estabilizacin del ambiente, etc!

La formacin tambi"n cubrir otros aspectos no menos importantes para

la actuacin del equipo como son la autoproteccin ante eventualeslesiones producidas por la presencia de agua insalubre, mo&o t#ico,polvo, etc!, medios de afrontamiento del estr"s en una situacin cr8tica ot"cnicas de traba6o en equipo y de comunicacin e9caz, entre otrosconocimientos!

Por otro lado, es altamente recomendable que el resto de la plantillareciba algn tipo de formacin bsica con el 9n de implicar a todos lostraba6adores en la prevencin y respuesta ante emergencias ydesastres! esastresy para realizar algunas tareas de tratamiento cuando el incidente esmenor $p! e6!, un pequeAo derrame de agua sobre la coleccin4!

unto con la formacin se puede mantener una lista de correoelectrnico a la que enviar noticias aparecidas en medios decomunicacin o art8culos profesionales interesantes sobre siniestrosacaecidos en otros lugares!

/inalmente, es bsico que los miembros del equipo de emergenciasestudien de forma individual la bibliograf8a e#istente sobre el tema y quese publica en monograf8as, pginas Qeb especializadas, publicacionesprofesionales o listas de distribucin!

"os simulacros

5s imprescindible que se realicen simulacros peridicos para mantenervivos los conocimientos y 96arlos por repeticin a modo de cursillos derefresco!

Los simulacros de evacuacin que de vez en cuando se llevan a cabo enlos centros de traba6o como parte de las actividades de prevencin deriesgos laborales constituyen un lazo con la plani9cacin deemergencias, seguridad y desastres en las bibliotecas! >ic&os simulacros


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&abitan a todo el personal a responder adecuadamente ante lasituacin de emergencia, a localizar y utilizar correcta y rpidamente lossistemas de alarma y de e#tincin de incendios, a activar la cadena decomunicacin, etc!

5n cuanto al rescate de una coleccin daAada, se pueden realizar

simulacros mediante e6ercicios sencillos como presentarle a la ?rigadade >esastres un con6unto de documentos daAados a propsito$procedentes, p! e6!, de un e#purgo4 para ver cmo se organizan yresponden ante la situacin= el despe6e del lugar, el establecimiento deun rea de traba6o adecuada, el registro de las operaciones llevadas acabo y del estado de los documentos, el transporte, manipulacin yempaquetado de los fondos destinados a la congelacin, etc! 5sconveniente contar con documentos empapados, secos o levemente&medos, con encuadernacin o sin ella! Tras el simulacro, se celebrar

una reunin en la que cada participante e#ponga su e#periencia, aportesugerencias y, de esta forma, se puedan discutir los m"todos, me6orarlosy aprender de los dems $%eibert '((-. Bational


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vida de las personas antes que cualquier otra consideracin de tipomaterial! 5l rescate de la coleccin se abordar ms tarde en cuanto laemergencia se d" por cerrada!

5n general, la plani9cacin de emergencias, seguridad y desastresdebe prever formacin su9ciente para afrontar las siguientessituaciones= evacuacin del edi9cio, incendio, inundacin,emergencia por robo, atraco o actos de vandalismo y amenaza debomba!

Pasos a seguir para la evacuacin del personal7

Cuando suene la alarma de desalo6o o se le indique que abandone eledi9cio=

E Mantenga la calma!

E %uspenda cualquier actividad que pueda ser peligrosa!

E >esconecte los aparatos el"ctricos a su cargoE Bo utilice los ascensores!

E %iga las instrucciones!

E


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E %e seguirn las normas generales de evacuacin ante emergencias!

E %e saldr %IB PTE %iga las instrucciones del responsable de emergencias del edi9cio!

E Localice al Coordinador de 5mergencias!

%i pertenece a la ?rigada de >esastres=

F Mantenga la calma!F esastres!F %iga las instrucciones del 5quipo de 5mergencias y de los servicios queintervengan $bomberos, polic8a4!F Bo propague rumores y espere a que le pidan colaboracin o lepermitan el acceso a las instalaciones!

Emergencia por inundacin7

>ependiendo de la magnitud y del tipo de inundacin puede sernecesaria la evacuacin del edi9cio! Bo se evacuar a las personas si lainundacin implica un riesgo evidente en el e#terior o si la planta ba6aest inundada! %i se &a de evacuar a las personas del edi9cio=


E %e seguirn las normas generales de evacuacin ante emergencias!

E %e abandonar el edi9cio por las v8as y salidas de emergenciaseAaladas!

E Procure llevar consigo los ob6etos personales no voluminosos$documentacin, cartera, mvil, etc!4!

E >"6ese guiar por las instrucciones del responsable de emergenciasdel edi9cio!


%i el derrame de agua no supone riesgo para la integridad de laspersonas=


E Localice al Coordinador de 5mergencias!E Corte la corriente el"ctrica, para evitar cortocircuitos!

E Cierre las llaves de paso, si el agua procede del interior del edi9cio!

E Cierre puertas y tapone entradas, si el agua procede de un derramee#terior!


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E Mant"ngase apartado de las zonas con equipos informticos,fotocopiadoras, etc! que puedan suponer peligro de electrocucin!

5spere la llegada de los responsables e informe de las zonas yelementos daAados!

E %i es preciso, desalo6e tranquilamente a los usuarios y resto depersonas que se pudieran encontrar la zona inundada!

5s importante no actuar por cuenta propia al margen de la ?rigada de>esastres, es decir=

E Bo active equipos el"ctricos sin autorizacin!E Bo abra ni cierre libros mo6ados!E Bo saque materiales!E Bo encienda fuentes de calor para secar los documentos!

%i pertenece a la ?rigada de >esastres=

F Mantenga la calma!F esastres!F Corte la corriente el"ctrica, para evitar cortocircuitos!F Cierre las llaves de paso, si el agua procede del interior del edi9cio!F Cierre puertas y tapone entradas, si el agua procede de un derramee#terior!F ealice una primera evaluacin del alcance del desastre y siga las

prioridades y tareas preliminares de salvamento de la coleccin!F 5n el caso de que la inundacin tenga grandes proporciones, ante todosiga las instrucciones del 5quipo de 5mergencias y de los servicios queintervengan $bomberos, polic8a4, no propague rumores y espere a que lepidan colaboracin o le permitan el acceso a las instalaciones!

Emergencia por robo) atraco o vandalismo7

Mantenga la calma!

E Intente convencer a los asaltantes de que depongan su actitud siaparentemente no &ay riesgos para las personas!

%i &ay riesgo evidente para las personas, siga las instrucciones de losasaltantes y no les contrar8e!

E


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E etenga cualquier rasgo f8sico que pueda identi9car a losasaltantes!


Emergencia por amenaa de bomba7

%i &a descubierto un ob6eto sospec&oso=E Mantenga la calma!

E esalo6e la zona siguiendo las normas generales de evacuacinante emergencias!



E Bo propague rumores!

%i se trata de una amenaza telefnica=


E 5scuc&e atentamente y trate de averiguar, con tranquilidad, cundova a estallar la bomba, dnde est situada y por qu" la &anpreparado!

E Llame en seguida a la Polic8a, o redacte una nota mientras &ablapara que otra persona que est" cerca de @d! lo &aga!

E etenga cualquier elemento o rasgo en la voz de su interlocutorque pueda identi9carlo $se#o, acentos, ruidos de fondo, l"#icoempleado, etc!4!

E >esalo6e la zona siguiendo las normas generales de evacuacinante emergencias!



E Bo propague rumores!

&. +ESC#TE *E ",S ',N*,S 0 P+&1E+#S T#+E#S *E+EC/PE+#C&(N

5sta fase es la ms cr8tica! 5l afrontamiento del siniestro en la zona cerode6ar a la vista los aciertos y los fallos de organizacin del Plan! 5stafase determinar el alcance de los daAos, la supervivencia de lascolecciones afectadas y la rapidez en el restablecimiento del servicio!


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e#plicar la manera en que los siniestros daAan a las colecciones$%nc&ez '(((. Bational


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caracteriza por la aparicin de super9cies grisceas aterciopeladas ymanc&as de diversos colores que llegan a borrar un te#to, y cuyalimpieza a menudo produce daAos irreparables en la estructura f8sica delmaterial! Por otro lado, la celulosa del papel se vuelve frgil yquebradiza $es el alimento del microorganismo4 y las &o6as se pegan

entre s8!

La respuesta inmediata ante el desastre

@na vez conocida la manera en que el fuego, el agua y el mo&odeterioran el papel, el 5quipo de 5mergencias de ?iblioteca seguir lassiguientes normas generales de actuacin en caso de emergencia grave=

espe6e pasillos y v8as de acceso y comenzar el traslado!

E %iga las instrucciones del e#perto conservador!


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Tome fotograf8as de todo el proceso, desde la entrada &asta el 9nal dela emergencia!

E Lance comunicados regulares a los implicados $?rigada y voluntarios4y a los administradores de la universidad! Tambi"n a los medios decomunicacin, en caso de que el desastre sea e#traordinario!

E >" por 9nalizada la emergencia una vez evacuado el fondo,estabilizado el ambiente y contactado con las empresas y servicios deapoyo $suministros, transporte, congelacin4!

E 5labore un informe detallado de lo sucedido y ad6untar inventarios de

material, formularios, fotograf8as, facturas y contratos!

"a estabiliacin del ambiente

5n una sala inundada se debern tomar medidas inmediatas para frenarla entrada de agua $cortando la llave de paso, cerrando ventanas opuertas por las que pueda estar entrando agua4 y ac&icar la que &ayacon fregonas, si la inundacin &a sido pequeAa, o mediante bombas, siel derrame es mayor!

Para frenar el desarrollo del mo&o se debe estabilizar el ambiente de lasala inundada, es decir, reducir la temperatura y la &umedad y renovar

el aire! 5sto se logra apagando la calefaccin, encendiendo el aireacondicionado a m#ima potencia y creando corrientes de aire! Losdes&umidi9cadores sern de gran utilidad para reducir la &umedadambiental! 5n cuanto se pueda transitar por la sala se debe eliminartodo foco de agua estancada y sacar cualquier te#til mo6ado $moquetas,cortinas4! Cuando las condiciones son calurosas y &medas &ay queactuar con muc&a ms rapidez que cuando es fr8o y seco!

1anipulacin y transporte

Cuando el desastre sucede en &orario laboral se debe actuar conceleridad mientras se espera la intervencin de la ?rigada de >esastres

para evitar males mayores= si el derrame viene del tec&o, se debencubrir las baldas superiores con lminas de polietileno &asta que seconsiga que de6e de caer agua y los materiales puedan ser evacuados aotro lugar seguro. por el contrario, cuando est cubriendo el suelo, sedeben retirar rpidamente los fondos de las estanter8as ms ba6as a otraparte $mesas, sillas, otra sala4 &asta que se pueda cortar la entrada deagua y secar la sala!


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Cuando el acceso a una sala inundada se produce a posteriori, lo queprobablemente se encontrar es material empapado ca8do por el sueloentre los pasillos de las estanter8as y los corredores principales! >ic&omaterial debe ser el primero en salir separadamente mediante cadenas&umanas $a ritmo suave para evitar embotellamientos y acumulacin dematerial a la espera de ser tratado4, en la condicin f8sica e#acta en laque son encontrados!

@na vez despe6ados los pasillos y v8as de acceso, el orden de evacuacinse ceAir a las prioridades de salvamento establecidas de antemano porcolecciones y locales! 5l plano de las instalaciones con el cdigo decolores y las marcas correspondientes en las baldas resultarnfundamentales!

Cuando los materiales estn empapados, nadie debe separar &o6as

individualmente, ni quitar las cubiertas, ni manosear las ca6asarc&ivadoras, dibu6os, grabados y fotograf8as mo6adas! Los librosabiertos estarn muy &inc&ados por la absorcin de agua, pero no sedebe &acer ningn intento por cerrarlos! 0acerlo ocasionar nuevosdaAos por desgarramiento de las &o6as puesto que el papel mo6ado essumamente frgil y no se desliza! Tampoco se intentar abrir un libroempapado! Cuando &ay documentos metidos en ca6as, "stas se debenquitar $probablemente empapadas4, comprobar el contenido y sustituirlasi los documentos no &an sufrido percances! 5n cualquier caso es me6or

no perder el tiempo en eliminar barro o cenizas $ya que requiere deconocimientos muy t"cnicos de tratamiento y restauracin4, ni en quitargrapas o clips, tareas que se realizarn despu"s cuando ladocumentacin est" evacuada y seca! Bo frotar la suciedad que se &ayapodido incrustar e intentar conservar las marcas o elementosidenti9cativos del material afectado!

%i &ay gente su9ciente se podr montar una cadena &umana biensupervisada que trasladar los documentos uno a uno a mano o en ca6asde plstico r8gido, dependiendo de lo mo6ados que est"n! 5l traslado al

espacio &abilitado se efectuar respetando el estado en que seencuentren los libros! Bo deben empaquetarse en las ca6as muycomprimidos, sino con el lomo &acia aba6o u &orizontalmente. as8 seevitar que el bloque de te#to se desplace por el peso del agua yproduzca desgarros u otras alteraciones f8sicas! 5s importante evitar lacolocacin de libros grandes encima de pequeAos para evitar


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deformaciones que sern dif8ciles de corregir durante la restauracin!5stas orientaciones son vlidas tanto para la evacuacin del material enla sala, como para su traslado a cmaras de congelacin!

< medida que se van sacando los libros y dems materiales, alguna

persona debe estar presente en el mismo lugar de la evacuacin paratomar nota de todo a modo de inventario! 5n "l se &ar constar lasignatura o nmero de registro, localizacin, grado de &umedad,prioridad asignada y nmero de ca6a $%nc&ez '(((, )2-4 antes dellevarlo a la sala de tratamiento! 5sa persona se responsabilizar de quetodo est" debidamente etiquetado e identi9cado por tipo de material$libros, revistas, fotograf8as, microformas, etc!4 y alcance de los daAos$empapado, mo6ado, ligeramente &medo4! >eber tomar fotograf8as a9n de documentar el proceso de cara a la elaboracin de informes y para

aprender de lo sucedido! %i la biblioteca &a contratado una pliza deseguros, las fotograf8as permitirn reclamar los daAos ante la compaA8a!

Las personas que intervengan en la evacuacin debern tener presenteque las ca6as y carros utilizados en la evacuacin de la coleccin no seanmuy pesadas para evitar lesiones de espalda! @sarn siempre guantespor si ya &ubiese mo&o en los materiales $algunos son t#icos4, por laacumulacin previa de polvo, o porque el agua de la inundacin est"sucia! %i es preciso fumigar porque ya &ayan aparecido &ongos sesolicitar la ayuda de e#pertos para asegurarse de que los productos

empleados se usan correctamente y no son peligrosos para la salud delas personas!

Los materiales nunca se movern de su sitio en grandes montones ni sede6arn apilados unos sobre otros en el mismo lugar del desastre ni en lazona de recepcin temporal, puesto que el peso e#cesivo de los libros ydocumentos en soporte papel daAados por el agua pueden conducir agraves daAos f8sicos!

5l espacio de recepcin temporal servir para almacenar las

colecciones. all8 se decidir el destino de cada material= qu" se congela,qu" se puede secar por ventilacin, qu" puede retornar a las estanter8assin ms, y qu" desec&ar!

5l lugar estar vac8o de mobiliario e#cepto por unas mesas sobre las quetraba6ar! Tanto "stas como el suelo se cubrirn con lminas depolietileno! 5l ambiente se &abr estabilizado tal y como se describims arriba!


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%e envolvern individualmente los libros destinados al congelador conpapel siliconado o plstico $tipo 9lm de cocina4 y se metern en ca6as deplstico 9rme en posicin vertical con el lomo &acia aba6o u &orizontalde la misma manera que se e#plic para la evacuacin de la sala! tracadena &umana puede llevar los materiales fuera del edi9cio &acia eltransporte frigor89co!

"avado) congelacin de materiales y mtodos de secado

5l lavado de encuadernaciones y libros manc&ados de barro, &umo, etc!6ams se realizar sin la supervisin de un e#perto conservador!

5n cuanto al secado, e#isten cuatro m"todos para materiales daAadospor agua, cuya eleccin depender del soporte del material y su valorintr8nseco, el grado de &umedad absorbido, la cantidad de e6emplaresafectados y los recursos disponibles $personal, espacio, presupuesto,tiempo, suministros, e#istencia y cercan8a de empresas especializadas4!

5l primero es el secado por ventilacin! %e trata de un m"todo apto paraun nmero pequeAo de colecciones! %e realiza de la siguiente manera=los volmenes se trasladan a una sala estabilizada y se colocan de pie,entreabiertos, con los cortes mirando &acia el e#terior, sobre &o6as depapel absorbente e intercalando ms &o6as entre las pginas que serenovarn en cuanto se observen muy &medas! 5s necesario crear unacorriente de aire, bien de forma natural, bien mediante ventiladoressituados frente a los volmenes! La vigilancia de la temperatura y la&umedad relativa reducir $aunque no eliminar4 la posibilidad de queaparezca mo&o!

Las venta6as de este m"todo son su ba6o coste, que los materiales nonecesitan abandonar la biblioteca y que se pueden inspeccionar en todomomento! Bo obstante, no es apto para materiales en papel satinadoporque las &o6as se pegarn irremisiblemente, ni para papel empapadoporque se convertir8a en un bloque! Por otra parte, la posibilidad de queaparezcan mo&os es alt8sima, requiere muc&a dedicacin del personal,un espacio amplio para acomodar los materiales y suministrosespeciales como ventiladores y des&umidi9cadores!

5l segundo m"todo de secado es la des&umidi9cacin! Como el anterior,se trata de un procedimiento apto para materiales &medos, no

mo6ados! Consiste en lanzar $mediante mquinas especiales4 unacorriente de aire muy seco sobre los materiales a 9n de lograr que seevapore la &umedad! 5l aire puede ser fresco o clido y se debemantener circulando mediante ventiladores!

Con este m"todo tampoco es necesario sacar los materiales de labiblioteca, pero produce distorsiones y corrosin en algunas tintas! Laliteratura profesional coincide en que no es un m"todo adecuado paragrandes cantidades de volmenes! Pensado inicialmente para eliminar


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&umedad en edi9cios, bodegas de barcos, etc!, no parece presentarmuc&as venta6as sobre el secado por ventilacin $McCleary y Crespo)11', O'4!

Los dos procedimientos restantes se basan en la congelacin previa delos materiales!


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t"rmino, ante la escasez de medios, se podr8a buscar en directorios deempresas de alimentacin o en cualquier buscador de internet elt"rmino cmaras frigorcas $McCleary y Crespo )11', 2O4, querealizarn el mismo servicio por las colecciones!

Los materiales congelados se pueden secar mediante dos m"todos= elsecado por congelacin al vac8o y el secado t"rmico por congelacin alvac8o! e la misma forma, al reducir la presin, ba6a el valor del punto de

ebullicin! %i la presin desciende a - pascales, la ebullicin tendr

lugar a 1 C! 5sto, &ablando en t"rminos de libros congelados,

supone que el proceso de secado se puede realizar a temperaturas

por deba6o del punto de fusin del agua y, por tanto, es factible

eliminar el agua absorbida evitando los fenmenos de

compactacin en libros estucados y el sangrado de tintas!

5l secado por congelacin al vac8o o lio9lizacin consiste en que el aguaabsorbida por los materiales pase al estado gaseoso sin pasar por el

estado l8quido $vapor4= es el proceso que se conoce como sublimacin!Con muy poca presin se aplican ciclos controlados de aire clido quelogran el paso del agua al estado gaseoso a temperaturas por deba6o delos 1! >e esta manera se reduce al m#imo la posibilidad dedeformaciones y sangrado de tintas! Impide la compactacin devolmenes, por lo que es el m"todo de secado escogido por numerosasinstituciones documentales! %in embargo se debe tener en cuenta que


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no se podr acceder a los materiales durante el proceso, ni olvidar quelos materiales deben permanecer congelados cuando ingresen en lacmara de vac8o! 5sto signi9ca que se debe prever algn transporte quemantenga los materiales congelados &asta las instalaciones de secado!

Por su parte, el secado t"rmico por congelacin al vac8o tambi"n se sirvede la aplicacin controlada de aire clido pero a temperaturas superioresa los 1 C, es decir, a niveles de vac8o menores que en la lio9lizacin!

Manual de Conservación y Preservación

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