Usar un libro compartido para colaborar

Puede crear un libro compartido y colocarlo en una ubicación de red donde varias personas

puedan editar el contenido al mismo tiempo. Por ejemplo, si las personas de su grupo de

trabajo se encargan de varios proyectos y desea conocer el estado de los proyectos de sus

compañeros, el grupo puede usar un libro compartido para realizar un seguimiento del

estado de los proyectos y actualizar información.

Como propietario del libro compartido, puede administrarlo controlando el acceso a éste y

resolviendo los cambios que estén en conflicto. Después de incluir todos los cambios,

puede dejar de compartir el libro.

¿Qué desea hacer?

Compartir un libro

Modificar un libro compartido

Quitar un usuario de un libro compartido

Resolver cambios en conflicto en un libro compartido

Dejar de compartir un libro

Compartir un libro

Para compartir un libro, cree un libro nuevo o abra un libro existente que desee poner

disponible para que varios usuarios puedan modificarlo.

Nota Un libro compartido no admite completamente todas las características habituales.

Si desea incluir alguna de las siguientes características, deberá agregarlas antes de guardar

el libro como un libro compartido. No podrá realizar cambios en estas características

después de compartir el libro.

Características no compatibles en los libros compartidos

En los libros compartidos no

se puede: Sin embargo, esta funcionalidad está disponible:

Crear una tabla de Excel

Insertar o eliminar bloques de

celdas Puede insertar filas y columnas completas

Eliminar hojas de cálculo

Combinar celdas o dividir celdas

combinadas

Agregar o cambiar formatos

condicionales

Puede usar formatos condicionales existentes como

cambio de los valores de celda

Agregar o cambiar la validación

de datos

Puede usar la validación de datos cuando escriba nuevos

valores

Crear o cambiar gráficos o

informes de gráfico dinámico Puede ver los gráficos e informes existentes

Insertar o cambiar imágenes u

otros objetos Puede ver las imágenes y objetos existentes

Insertar o cambiar hipervínculos Puede usar los hipervínculos existentes

Usar herramientas de dibujo Puede ver las imágenes y gráficos existentes

Asignar, cambiar o quitar

contraseñas Puede usar las contraseñas existentes

Proteger o desproteger hojas de

cálculo o el libro Puede usar la protección existente

Crear, cambiar o ver escenarios

Agrupar o esquematizar datos Puede usar los esquemas existentes

Insertar subtotales automáticos Puede ver los subtotales existentes

Crear tablas de datos Puede ver las tablas de datos existentes

Crear o cambiar informes de

tabla dinámica Puede ver los informes existentes

Crear o aplicar segmentación de

datos

La segmentación de datos que existe en un libro está

visible una vez que el libro se haya compartido, pero no

se puede cambiar para la segmentación de datos

independiente ni volver a aplicarla en datos de tablas

dinámicas o funciones del cubo. Cualquier filtrado que se

haya aplicado a la segmentación de datos permanecerá

intacto, tanto si la segmentación de datos es

independiente como si la usan datos de tablas dinámicas o

funciones del cubo en el libro compartido.

Crear o modificar minigráficos

Los minigráficos existentes en un libro se muestran una

vez que el libro se haya compartido, y cambiarán para

reflejar los datos actualizados. Sin embargo, no se pueden

crear nuevos minigráficos, cambiar su origen de datos ni

modificar sus propiedades.

Escribir, grabar, cambiar, ver o

asignar macros

Puede ejecutar las macros existentes que no tienen acceso

a las características no disponibles. También puede grabar

las operaciones del libro compartido en una macro

almacenada en otro libro no compartido.

Agregar o cambiar hojas de

diálogo de Microsoft Excel 4

Cambiar o eliminar fórmulas de

matriz

Excel calculará las fórmulas de matriz existentes

correctamente

Usar un formulario de datos para

agregar nuevos datos Puede usar un formulario de datos para buscar un registro

Trabajar con datos XML, que

incluye:

Importar, actualizar y

exportar datos XML

Agregar, cambiar el

nombre o eliminar

asignaciones XML

Asignar celdas a

elementos XML

Usar el panel de tareas

Origen XML, la barra de

tareas XML o los

comandos XML del

menú Datos

Compartir el libro

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

2. En la pestaña Modificación del cuadro de diálogo Compartir libro, active la

casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también

permite combinar libros.

3. En la pestaña Uso avanzado, seleccione las opciones que desea usar para realizar

un control de los cambios y actualizarlos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Si es un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo.

Si se trata de un libro existente, haga clic en Aceptar para guardar el libro.

5. En los equipos que ejecuten Windows Vista

En la barra de direcciones, seleccione una ubicación de red a la que puedan

tener acceso los usuarios en cuestión y haga clic en Guardar.

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP

En el cuadro Guardar en, seleccione una ubicación de red a la que puedan tener

acceso los usuarios en cuestión y haga clic en Guardar.

Nota Debe utilizar una carpeta de red compartida, no un servidor web.

6. Si el libro contiene vínculos a otros libros o documentos, compruébelos y actualice

los vínculos que estén rotos.

7. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Guardar .

Método abreviado de teclado Presione CTRL+G para guardar el libro.

Comprobar y actualizar vínculos a otros libros o documentos

1. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en Editar vínculos.

Nota El comando Editar vínculos no está disponible si su archivo no contiene

información vinculada.

2. Haga clic en Comprobar estado para revisar el estado de todos los vínculos de la

lista.

Nota Esta operación puede tardar si hay muchos vínculos o si el libro de origen de los

vínculos está en una ubicación de red y el rendimiento de la red es lento.

3. Compruebe el estado en la columna Estado, haga clic en el vínculo y, a

continuación, lleve a cabo la acción necesaria.

Si el estado es: Realice esta acción:

Correcto No es necesario realizar ninguna acción. El vínculo funciona y

está actualizado.

Desconocido Haga clic en Comprobar estado para actualizar el estado de

todos los vínculos de la lista.

N/A

N/A. El vínculo usa la vinculación e incrustación de objetos

(OLE) o el intercambio dinámico de datos (DDE). Excel no

puede comprobar el estado de estos tipos de vínculos.

Error: no se ha

encontrado el origen Haga clic en Cambiar origen y seleccione otro libro.

Error: no se ha

encontrado la hoja de

Haga clic en Cambiar origen y seleccione otra hoja de cálculo.

Es posible que se haya movido el origen o que se le haya

cálculo cambiado el nombre.

Advertencia: valores no

actualizados

Haga clic en Actualizar valores. El vínculo no se actualizó

cuando se abrió el libro.

Advertencia: haga clic

en Abrir origen para

calcular el libro

presionando F9

Establezca el libro en cálculo automático. Para ello:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija

Opciones.

2. En la categoría Fórmulas, en Opciones de cálculo, haga

clic en Automático.

Advertencia: no se

pueden resolver algunos

nombres hasta que se

abra el libro de origen

Haga clic en Abrir origen, vuelva al libro de destino y haga clic

en Comprobar estado. Si este procedimiento no resuelve el

problema, asegúrese de que no falta el nombre o de que éste no

está mal escrito. Pase al libro de origen y, en la ficha Fórmulas,

en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de

nombres y busque el nombre.

Advertencia: haga clic

en Abrir origen

N/A. El vínculo no se puede actualizar hasta que se abra el

origen.

El origen está abierto N/A. No se puede comprobar el estado de un vínculo.

Valores actualizados

desde nombre de archivo

No es necesario realizar ninguna acción. Se han actualizado los

valores.

Advertencia: Excel no

puede determinar el

estado del vínculo

Actualice los valores. Es posible que el origen no contenga hojas

de cálculo o que se haya guardado en un formato de archivo no

admitido. Haga clic en Actualizar valores.

Notas

Todos los usuarios con acceso al recurso compartido de red tienen pleno acceso al

libro compartido a menos que bloquee celdas y proteja la hoja de cálculo para

restringir el acceso. Para proteger un libro compartido, en la ficha Revisar, en el

grupo Cambios, haga clic en Proteger libro compartido. Cuando protege un libro

compartido, puede establecer una contraseña que todos los usuarios deberán escribir

para abrir el libro.

No todas las características de Excel son compatibles en los libros compartidos.

Para obtener más información, vea la sección sobre características no compatibles

en los libros compartidos anteriormente en este artículo.

Modificar un libro compartido

Después de abrir un libro compartido, puede especificar y cambiar los datos igual que en un

libro normal.

Abrir el libro compartido

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En los equipos que ejecuten Windows Vista

En la barra de direcciones, busque la ubicación de red donde se almacenó

el libro compartido y, a continuación, haga clic en el libro compartido.

En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP

En el cuadro Buscar en, busque la ubicación de red donde está almacenado el libro

compartido y, a continuación, haga clic en el libro compartido.

3. Haga clic en Abrir.

Sugerencia También puede ir a la ubicación de red donde se encuentra el libro

compartido y abrirlo desde allí.

4. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Opciones.

5. En el cuadro Nombre de usuario de Personalizar la copia de Office en la

categoría General, escriba el nombre de usuario que desea usar para identificar su

trabajo en el libro compartido y haga clic en Aceptar.

Editar el libro

1. Especifique y modifique datos en las hojas de cálculo de forma habitual.

Nota Las siguientes funciones no se pueden agregar ni modificar: celdas combinadas,

formatos condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de

dibujo), hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla

dinámica, protección de libros y hojas de cálculo, y macros.

No todas las características de Excel son compatibles en los libros compartidos. Para

obtener más información, vea la sección sobre características no compatibles en los libros

compartidos anteriormente en este artículo.

2. Cree la configuración de filtro e impresora que desee para su uso personal. La

configuración de cada usuario se guarda por separado de forma predeterminada.

Sugerencia También puede usar los filtros o la configuración de impresión preparados

por el propietario del libro cuando lo abra.

Para usar la configuración de filtro y de impresora original

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

2. En la pestaña Uso avanzado, en Incluir en vista personal, desactive la casilla

Configuración de impresora o Configuración de filtro y haga clic en Aceptar.

3. Para guardar los cambios realizados en el libro y ver los cambios guardados por

otros usuarios desde la última vez que guardó el libro, haga clic en Guardar en

la barra de herramientas de acceso rápido, o presione CTRL+G.

Si aparece el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, resuelva los conflictos.

Sugerencia Para resolver conflictos, vea la sección sobre cómo resolver cambios en

conflicto en un libro compartido más adelante en este artículo.

Notas

Puede ver quién más tiene abierto el libro mediante la pestaña Modificación del

cuadro de diálogo Compartir libro (pestaña Revisar, grupo Cambios, botón

Compartir libro).

Puede elegir si desea obtener actualizaciones automáticas de los cambios de los

demás usuarios periódicamente, guardarlas o no, en Actualizar cambios, en la

pestaña Uso avanzado del cuadro de diálogo Compartir libro.

Quitar un usuario de un libro compartido

Si es necesario, puede desconectar usuarios de un libro compartido.

Nota Antes de desconectar usuarios, asegúrese de que han completado su trabajo en el

libro. Si quita a algún usuario activo, se perderá todo el trabajo que el usuario no haya

guardado.

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

2. Revise los nombres de los usuarios en la lista Los siguientes usuarios tienen

abierto este libro de la pestaña Modificación.

3. Seleccione el nombre del usuario al que desea desconectar y haga clic en Quitar

usuario.

Nota Aunque esta acción desconecta al usuario del libro compartido, no impide a dicho

usuario modificar de nuevo el libro compartido.

4. Para eliminar la configuración de vista personal del usuario quitado, haga lo

siguiente:

1. En el grupo Vistas de libro de la pestaña Vista, haga clic en Vistas

personalizadas.

2. En la lista Vistas puede seleccionar las vistas de otros usuarios y, a continuación,

hacer clic en Eliminar para quitarlas.

Resolver conflictos de cambios en un libro compartido

Cuando dos usuarios modifican el mismo libro compartido y tratan de guardar cambios que

afectan a la misma celda, se produce un conflicto. Excel solo puede conservar uno de los

cambios realizados en la celda. Cuando el segundo usuario guarda el libro, Excel muestra el

cuadro de diálogo Resolución de conflictos a dicho usuario.

1. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, lea la información acerca de cada

cambio y los cambios conflictivos realizados por el otro usuario.

2. Para mantener el cambio que ha realizado o el del otro usuario y continuar con el

siguiente cambio en conflicto, haga clic en Aceptar los míos o en Aceptar otros.

Para conservar todos los cambios restantes que ha realizado o todos los del otro usuario,

haga clic Aceptar todos los míos o en Aceptar todos los otros.

3. Para que sus cambios anulen todos los demás cambios sin mostrar de nuevo el

cuadro de diálogo Resolución de conflictos, haga lo siguiente:

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

2. En la pestaña Uso avanzado, en En caso de cambios conflictivos entre usuarios,

haga clic en Prevalecen los cambios guardados y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

4. Para ver cómo usted u otros usuarios resolvieron los conflictos anteriores, haga lo

siguiente:

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y

después en Resaltar cambios.

2. En la lista Cuándo, seleccione Todos.

3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.

4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic

en Aceptar.

5. En la hoja de cálculo de historial, desplácese hacia la derecha para ver las columnas

Tipo de acción y Cambio perdedor.

Nota Los cambios en conflicto que se han mantenido tienen el valor Prevalece en Tipo

de acción. Los números de fila incluidos en la columna Cambio perdedor identifican las

filas con información acerca de los cambios en conflicto que no se han mantenido,

incluidos los datos eliminados.

Sugerencia Para guardar una copia del libro con todos los cambios que ha realizado, haga

clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. A continuación, guarde

una copia nueva del archivo, lo cual requiere que escriba un nombre nuevo para el archivo.

Dejar de compartir un libro

Antes de dejar de compartir el libro, asegúrese de que el resto de usuarios han completado

su trabajo. Se perderán todos los cambios no guardados. Dado que también se eliminará el

historial de cambios, puede que quiera empezar por imprimir la hoja de cálculo de historial

o por copiarla en otro libro.

Conservar una copia de la información del historial de cambios

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y

después en Resaltar cambios.

2. En la lista Cuándo, seleccione Todos.

3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.

4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic

en Aceptar.

5. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:

Imprima la hoja de cálculo de historial.

Copie el historial en otro libro mediante el siguiente procedimiento:

1. Seleccione las celdas que desea copiar y haga clic en Copiar en

el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio.

2. Pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos

copiados y haga clic en Pegar en el grupo Portapapeles de la

pestaña Inicio.

Nota Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que

estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo,

las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado

podrían dejar de estar actualizadas.

Dejar de compartir un libro

1. En el libro compartido, haga clic en la opción Compartir libro en el grupo

Cambios de la pestaña Revisar.

2. En la pestaña Modificación, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la

lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.

Sugerencia Para quitar cualquier usuario adicional, vea la sección sobre cómo quitar un

usuario de un libro compartido.

3. Desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto

también permite combinar libros.

Nota Si esta casilla no está disponible, deberá desproteger el libro. Para quitar la

protección del libro compartido, haga lo siguiente:

1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.

2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Desproteger libro

compartido.

3. Si se le solicita, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar.

4. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.

5. En la pestaña Modificación, desactive la casilla Permitir la modificación por

varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

4. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás

usuarios, haga clic en Sí.