UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...
-
Upload
truongdung -
Category
Documents
-
view
218 -
download
0
Transcript of UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Manual de Control interno en la imprenta “La Condamine”, ubicada
en la ciudad de Quito.
Shirley Marjorie Arregui Lara
DIRECTOR DE TESIS: Mgs. Manuel Oswaldo Haro
Quito, Junio 2014
ii
CERTIFICACIÓN
Certifico que la tesis cuyo tema es: “Manual de Control Interno para la imprenta
“La Condamine”, ubicada en ciudad de Quito, Los Eucaliptos OE3-105 y Real
Audiencia, fue desarrollada por la estudiante SHIRLEY MARJORIE ARREGUI LARA,
bajo mi dirección y control.
_________________________ Mgs. Manuel Oswaldo Haro
DIRECTOR
iii
AUTORÍA
Del contenido de la presente investigación se responsabiliza la autora
____________________________ SHIRLEY MARJORIE ARREGUI LARA
C.I. 120299785-2
iv
DEDICATORIA
A Gladys, mi señora madre y mi ángel que desde el cielo me acompaña cada instante
de mi vida, por el esfuerzo, sacrificio que día a día hizo para apoyarme en cada etapa
de crecimiento.
Gracias madre por dejarme el mejor legado, los valores que siempre los llevaré
conmigo, por compartir mis triunfos y alegrías, por que fuiste la mejor mamá del
mundo y supiste brindarme siempre tu amor, cariño y ternura.
A Edu, mi esposo por su amor, por brindarme su apoyo incondicional, por estar junto
a mí en aquellos momentos en que el trabajo y el estudio ocuparon mí tiempo y
esfuerzo.
A Lugina y Tiffany, mis hijas, porque hemos sacrificado el tiempo que pudimos pasar
juntas, disfrutando de su compañía y de cada momento que representa para ellas
descubrir un mundo nuevo.
v
AGRADECIMIENTO
Mi especial agradecimiento a mi esposo, por ser mi compañero de la vida, mi amigo,
mi confidente, por su entera confianza, apoyo y ánimo que me brinda día a día para
alcanzar nuevas metas tanto profesionales como académicas.
A mi familia Freddy, Geovanny, Fernando y Lorena por ser parte de mi vida, ser mi
apoyo incondicional y estar a mi lado cuando más los necesito.
A la familia Falconí Cisneros por permitirme desarrollar este proyecto de tesis, aplicar
y poner en práctica mis conocimientos en la Imprenta “La Condamine”.
A todos mis profesores de la Universidad Tecnológica Equinoccial, por su
responsabilidad y alto nivel académico desarrollado en los años de estudio, en
especial al Mgs. Manuel Oswaldo Haro Haro, por su acertada dirección en el
desarrollo de mi tesis, quien me ha enseñado que hay un mundo de información
valiosa por aprender.
vi
ÍNDICE
CERTIFICACIÓN ....................................................................................................... II
AUTORÍA .................................................................................................................. III
DEDICATORIA ......................................................................................................... IV
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN ................................................................................. 1
1.1 Planteamiento del Problema .......................................................................... 2
1.2 Formulación del Problema ............................................................................. 4
1.3 Justificación .................................................................................................... 4
1.4 Objetivos .......................................................................................................... 6
1.4.1 Objetivo General ......................................................................................... 6
1.4.2 Objetivos Específicos ................................................................................. 6
1.5 Hipótesis .......................................................................................................... 6
1.6 Metodología y Métodos de la Investigación ................................................. 7
1.6.1 Método Analítico. ........................................................................................ 7
1.6.2 Método Deductivo ....................................................................................... 8
1.6.3 Metodología Documental ............................................................................ 9
1.6.4 Método Experimental .................................................................................. 9
1.6.5 Técnicas de Evaluación Aplicables ............................................................. 9
1.6.6 Entrevistas .................................................................................................. 9
1.6.7 Encuestas ................................................................................................. 10
1.6.8 Cuestionario.............................................................................................. 11
1.7 Población y Muestra ..................................................................................... 11
1.7.1 Elementos de Investigación ...................................................................... 12
CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ........................................................................... 13
2.1 Marco Conceptual ......................................................................................... 15
2.1.1 Administración General ............................................................................ 15
2.1.2 La Organización en General ..................................................................... 16
2.2 Definición de Control Interno ....................................................................... 16
2.2.1 El Control Interno ...................................................................................... 16
2.3 Objetivos Roles y Responsabilidades del Control Interno ....................... 18
2.3.1 Objetivos del Control Interno .................................................................... 18
2.3.2 Roles y Responsabilidades del Control Interno ........................................ 19
2.4 Componentes del Control Interno Según el Sistema Coso ....................... 19
vii
2.4.1 Ambiente de Control. ................................................................................ 20
2.4.2 Valoración del Riesgo ............................................................................... 21
2.4.3 Actividades de Control .............................................................................. 21
2.4.4 Información y Comunicación..................................................................... 22
2.4.5 Monitoreo y Supervisión ........................................................................... 22
2.4.6 Naturaleza y Objetivos de la Supervisión ................................................. 22
2.5 Principios del Control Interno ...................................................................... 23
2.5.1 Segregación de Funciones ....................................................................... 23
2.5.2 Autocontrol................................................................................................ 23
2.5.3 Desde Arriba-Hacia-Abajo ........................................................................ 24
2.5.4 Costo Menor que Beneficio....................................................................... 24
2.5.5 Eficacia ..................................................................................................... 24
2.5.6 Confiabilidad ............................................................................................. 24
2.5.7 Documentación ......................................................................................... 25
2.6 Características del Control Interno ............................................................. 25
2.7 Evaluación del Sistema de Control Interno ................................................ 25
2.8 Características de la Evaluación del Control Interno ................................ 25
2.9 Limitaciones del Control Interno ................................................................. 25
2.10 Medición del Riesgo de Control ................................................................ 26
2.10.1 Riesgo .................................................................................................... 26
2.11 Categorías del Riesgo ................................................................................ 27
2.11.1 Riesgo Inherente .................................................................................... 27
2.11.2 Factores que Determinan el Riesgo Inherente ....................................... 27
2.11.3 Riesgo de Control ................................................................................... 27
2.11.4 Riesgo de Detección ............................................................................... 27
2.11.5 Riesgo de Documentación ...................................................................... 28
2.11.6 Riesgo de Información ............................................................................ 28
2.11.7 Riesgo Tecnológico ................................................................................ 28
2.11.8 Riesgo Operativo .................................................................................... 28
2.12 Evaluación del Riesgo ................................................................................ 28
2.13 El Sistema COSO ........................................................................................ 30
2.14 Criterio Final del Informe COSO ................................................................ 31
2.15 Clasificación del Control Interno ............................................................... 31
2.15.1 Control Administrativo ............................................................................. 32
viii
2.15.2 Control Contable ..................................................................................... 32
2.16 Tipos de Control ......................................................................................... 32
2.16.1 Control Preliminar ................................................................................... 33
2.16.2 Control Concurrente ............................................................................... 33
2.16.3 Los Controles Posteriores....................................................................... 33
2.16.4 Control de Retroalimentación ................................................................. 33
2.17 Aplicación del Control Interno en Pequeñas Empresas .......................... 34
2.18 Manual de Referencias del Control Interno .............................................. 34
2.19 Planeación Estratégica ............................................................................... 35
2.19.1 Definición de la Planificación Estratégica ............................................... 35
2.19.2 Misión ..................................................................................................... 35
2.19.3 Visión ...................................................................................................... 35
2.19.4 Valores ................................................................................................... 36
2.19.5 Objetivos Estratégicos ............................................................................ 36
2.20 Definición de FODA .................................................................................... 36
2.21 Factores Internos ........................................................................................ 36
2.22 Factores Externos ....................................................................................... 37
2.23 Definición de Proceso ................................................................................ 38
2.24 Mapa de Procesos ...................................................................................... 41
2.25 Marco Conceptual ....................................................................................... 41
2.26 Análisis del Diagnóstico de la Investigación del II Capitulo ................... 44
CAPÍTULO III: INTRODUCCIÓN DE LA IMPRENTA EN EL ECUADOR ............... 47
3.1 Análisis Situacional de la Imprenta “La Condamine” ................................ 48
3.1.1 Análisis Externo de la Imprenta “La Condamine” ...................................... 48
3.2 Situación Actual de la Imprenta “La Condamine” ..................................... 53
3.2.1 Descripción de la Empresa ....................................................................... 53
3.2.2 Misión ....................................................................................................... 53
3.2.3 Visión ........................................................................................................ 54
3.2.4 Objetivos ................................................................................................... 54
3.2.5 Base Legal ................................................................................................ 54
3.2.6 Estructura Organizacional ........................................................................ 55
3.2.7 Matriz de FODA de la Imprenta “La Condamine” ...................................... 56
3.2.8 Áreas Funcionales de la Empresa y Evaluación del Control Interno a
empleados. ........................................................................................................ 60
ix
3.3 Encuesta a Clientes para Medir el Control Interno .................................... 87
3.4 Encuestas a Cliente para Medir su Satisfacción ........................................ 95
3.5 Encuesta al Personal de la Imprenta “La Condamine” ............................ 102
3.6 Análisis del Diagnóstico de la Investigación ............................................ 112
CAPÍTULO IV: MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA IMPRENTA “LA
CONDAMINE” ....................................................................................................... 115
4.1 Distribución de la Imprenta “La Condamine” ........................................... 115
4.2 Misión ........................................................................................................... 116
4.3 Visión ........................................................................................................... 116
4.4 Valores Corporativos de la Imprenta “La Condamine” ........................... 116
4.5 Objetivos Estratégicos ............................................................................... 117
4.6 Objetivos Tácticos ...................................................................................... 119
4.6.1 Área Administrativa - Financiera ............................................................. 119
4.6.2 Área de Comercialización, Marketing y Ventas ...................................... 120
4.6.3 Área de Recursos Humanos ................................................................... 121
4.6.4 Área de Producción ................................................................................ 121
4.7 Objetivos Operativos .................................................................................. 122
4.8 Organigramas .............................................................................................. 122
4.8.1 Organigrama Estructural ......................................................................... 123
4.8.2 Organigrama Funcional .......................................................................... 125
4.8.3 Organigrama de Posición ....................................................................... 127
4.9 Funciones Específicas para la Imprenta “LA CONDAMINE” .................. 128
4.9.1 Objetivo del Manual ................................................................................ 128
4.9.2 Alcance ................................................................................................... 128
4.10 Manual Especifico de Organización y Funciones .................................. 128
4.11 Políticas de la Imprenta “La Condamine” ............................................... 154
4.11.1 Objetivo ................................................................................................ 154
4.11.2 Alcance ................................................................................................. 154
4.11.3 Políticas de Organización ..................................................................... 154
4.11.4 Políticas de Emisión de Cheques ......................................................... 155
4.11.5 Políticas de Manejo de Caja Chica ....................................................... 156
4.11.6 Políticas de Talento Humano ................................................................ 157
4.11.7 Políticas de Comercialización ............................................................... 162
4.11.8 Políticas de Marketing .......................................................................... 163
x
4.11.9 Políticas de Ventas ............................................................................... 163
4.11.10 Políticas de Diseño Gráfico................................................................. 164
4.11.11 Políticas de Producción ...................................................................... 164
4.11.12 Políticas Interna de Bodega ................................................................ 164
4.11.13 Política de Seguridad Industrial .......................................................... 165
4.12 Procesos de la Imprenta “LA CONDAMINE” .......................................... 166
4.12.1 Objetivo ................................................................................................ 166
4.12.2 Alcance ................................................................................................. 166
4.12.3 Descripción del Proceso de Contabilidad ............................................. 166
4.12.4 Descripción del Proceso de Adquisiciones ........................................... 167
4.12.5 Descripción de los Procesos de Compras ............................................ 167
4.12.6 Descripción del Proceso de Selección .................................................. 168
4.12.7 Descripción del Proceso de Capacitación ............................................ 169
4.12.8 Descripción del Proceso Comercial ...................................................... 170
4.12.9 Descripción de los Procesos de Marketing. .......................................... 170
4.12.10 Descripción del Proceso de Ventas .................................................... 171
4.12.11 Descripción del Proceso de Devoluciones .......................................... 172
4.12.12 Descripción del Proceso de Despacho ............................................... 172
4.12.13 Descripción del Proceso de Producción ............................................. 173
4.13 Escenario del Control Interno Específico de la Imprenta “LA
CONDAMINE” .................................................................................................... 175
4.13.1 Objetivo ................................................................................................ 175
4.13.2 Alcance ................................................................................................. 175
4.13.3 Responsable del Control Interno .......................................................... 175
4.13.4 Ambiente de Control ............................................................................. 176
4.13.5 Estructura Organizativa ........................................................................ 180
4.14 Evaluación del Riesgo .............................................................................. 180
4.15 Actividades de Control ............................................................................. 181
4.15.1 Control Interno en el Área Administrativa Financiera ............................ 181
4.15.2 Control Interno en el Área Comercial .................................................... 190
4.15.3 Control Interno en el Área de Marketing ............................................... 191
4.15.4 Control en el Área de Producción ......................................................... 191
4.15.5 Control en Seguridad y Salud Ocupacional .......................................... 194
4.16 Control en los Canales de Comunicación .............................................. 197
xi
4.17 Seguimiento y Evaluación del Control Interno ....................................... 198
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................. 200
5.1 Conclusiones .............................................................................................. 200
5.2 Recomendaciones ...................................................................................... 201
BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 202
ANEXOS ................................................................................................................ 204
xii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Componentes del Control Interno ............................................................. 20
Figura 2. Análisis de FODA ...................................................................................... 38
Figura 3. Mapa de Procesos de la Imprenta “La Condamine” .................................. 40
Figura 4. Ambiente Externo ...................................................................................... 48
Figura 5. Organigrama Estructural Actual de la Imprenta “La Condamine” .............. 55
Figura 6. Principales Productos de la Imprenta “La Condamine” ............................. 73
Figura 7. Impresora Rotaprint Heidellibert gto 56 ..................................................... 82
Figura 8. Pregunta 1 - Control Interno a Clientes. .................................................... 87
Figura 9. Pregunta 2 - Control Interno a Clientes. .................................................... 88
Figura 10. Pregunta 3 - Control Interno a Clientes. .................................................. 89
Figura 11. Pregunta 4 - Control Interno a Clientes. .................................................. 90
Figura 12. Pregunta 5 - Control Interno a Clientes. .................................................. 91
Figura 13. Pregunta 6 - Control Interno a Clientes. .................................................. 92
Figura 14. Pregunta 7 - Control Interno a Clientes. .................................................. 93
Figura 15. Pregunta 8 - Control Interno a Clientes. .................................................. 94
Figura 16. Pregunta 1 - Satisfacción Cliente ............................................................ 95
Figura 17. Pregunta 2 - Satisfacción Cliente ............................................................ 96
Figura 18. Pregunta 3 - Satisfacción Cliente ............................................................ 97
Figura 19. Pregunta 4 - Satisfacción Cliente ............................................................ 98
Figura 20. Pregunta 5 - Satisfacción Cliente ............................................................ 99
Figura 21. Pregunta 6 - Satisfacción Cliente .......................................................... 100
Figura 22. Pregunta 7 - Satisfacción Cliente .......................................................... 101
Figura 23. Pregunta 1 - Personal de la Imprenta ................................................... 102
Figura 24. Pregunta 2 - Personal de la Imprenta ................................................... 103
Figura 25. Pregunta 3 - Personal de la Imprenta ................................................... 104
Figura 26. Pregunta 4 - Personal de la Imprenta ................................................... 105
Figura 27. Pregunta 5 - Personal de la Imprenta ................................................... 106
Figura 28. Pregunta 6 - Personal de la Imprenta ................................................... 107
Figura 29. Pregunta 7 - Personal de la Imprenta ................................................... 108
Figura 30. Pregunta 8 - Personal de la Imprenta ................................................... 109
Figura 31. Pregunta 9 - Personal de la Imprenta ................................................... 110
Figura 32. Pregunta 10 - Personal de la Imprenta ................................................. 111
xiii
Figura 33. Distribución de la Imprenta.................................................................... 115
Figura 34. Organigrama Estructural Propuesto para Imprenta “La Condamine” .... 124
Figura 35. Organigrama Funcional Propuesto para Imprenta “La Condamine” ...... 126
Figura 36. Organigrama de Posición Propuesto para Imprenta “La Condamine” ... 127
xiv
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Determinación del Grado de Confianza ..................................................... 29
Tabla 2. Determinación de la Confianza y el Riesgo de Control ............................. 30
Tabla 3. Análisis de FODA ....................................................................................... 38
Tabla 4. Esquema FODA ......................................................................................... 56
Tabla 5. Matriz de FODA .......................................................................................... 57
Tabla 6. Recursos Financieros Imprenta "La Condamine" ....................................... 60
Tabla 7. Área de Talento Humano ........................................................................... 77
Tabla 8. Pregunta 1 - Control Interno ....................................................................... 87
Tabla 9. Pregunta 2 - Control Interno ....................................................................... 88
Tabla 10. Pregunta 3 - Control Interno ..................................................................... 89
Tabla 11. Pregunta 4 - Control Interno ..................................................................... 90
Tabla 12. Pregunta 5 - Control Interno ..................................................................... 91
Tabla 13. Pregunta 6 - Control Interno ..................................................................... 92
Tabla 14. Pregunta 7 - Control Interno ..................................................................... 93
Tabla 15. Pregunta 8 - Control Interno ..................................................................... 94
Tabla 16. Pregunta 1 - Satisfacción Cliente ............................................................. 95
Tabla 17. Pregunta 2 - Satisfacción Cliente ............................................................. 96
Tabla 18. Pregunta 3 - Satisfacción Cliente ............................................................. 97
Tabla 19. Pregunta 4 - Satisfacción Cliente ............................................................. 98
Tabla 20. Pregunta 5 - Satisfacción Cliente ............................................................. 99
Tabla 21. Pregunta 6 - Satisfacción Cliente ........................................................... 100
Tabla 22. Pregunta 7 - Satisfacción Cliente ........................................................... 101
Tabla 23. Pregunta 1 - Personal de la Imprenta ..................................................... 102
Tabla 24. Pregunta 2 - Personal de la Imprenta ..................................................... 103
Tabla 25. Pregunta 3 - Personal de la Imprenta ..................................................... 104
Tabla 26. Pregunta 4 - Personal de la Imprenta ..................................................... 105
Tabla 27. Pregunta 5 - Personal de la Imprenta ..................................................... 106
Tabla 28. Pregunta 6 - Personal de la Imprenta ..................................................... 107
Tabla 29. Pregunta 7 - Personal de la Imprenta ..................................................... 108
Tabla 30. Pregunta 8 - Personal de la Imprenta ..................................................... 109
Tabla 31. Pregunta 9 - Personal de la Imprenta ..................................................... 110
Tabla 32. Pregunta 10 - Personal de la Imprenta ................................................... 111
xv
Tabla 33. Objetivos Estratégicos ............................................................................ 118
Tabla 34. Tácticas Área Administrativa - Financiera .............................................. 119
Tabla 35. Tácticas Área de Comercialización, Marketing y Ventas ....................... 120
Tabla 36. Táctica Área de Recursos Humanos ...................................................... 121
Tabla 37. Táctica Área de Producción ................................................................... 121
Tabla 38. Objetivos Operativos .............................................................................. 122
xvi
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Flujogramas de Procesos ....................................................................... 206
Anexo 2. Encuesta a Clientes – Control Interno ..................................................... 211
Anexo 3. Encuesta a Clientes – Satisfacción del Cliente ....................................... 213
Anexo 4. Encuesta - Personal de Imprenta ............................................................ 215
Anexo 5. Formato Orden de Compra ..................................................................... 217
Anexo 6. Formato Factura ...................................................................................... 218
1
Capítulo I
Introducción
La presente tesis se lo realiza con el fin de diseñar un Manual de Control
Interno para la imprenta “La Condamine”.
Toda empresa requiere evaluar la situación actual de sus diferentes áreas o
procedimientos con el objeto principal de determinar los lineamientos de control
interno a aplicarse en los procesos a fin de mejorar la eficiencia, eficacia y calidad de
las actividades que realiza la imprenta.
El interés de la creación de un Manual e Implementación de Control Interno, es
porque la “La Condamine”, es una imprenta familiar y no cuenta con este Manual.
Mediante la creación e implementación de un Manual de Control Interno, se
pretende crear normativas de control a fin de que se obtenga información confiable y
oportuna para la toma de decisiones en bien de la imprenta.
La importancia de aplicar estos procedimientos se encuentra contemplada en
las adecuadas herramientas gerenciales que ayuden en la solución de problemas.
En el capítulo I se presentó el problema de investigación su planteamiento,
formulación y justificación del problema, además presentamos los objetivos,
metodología y métodos de investigación, técnicas de evaluación aplicable, finalmente
la población y muestra hacer analizada.
En el capítulo II se presentó el marco referencial y conceptual que dará una
mayor perspectiva de la investigación.
En el capítulo III se realizó el análisis situacional y actual de la imprenta “La
Condamine”, se realizó el cuestionario de Control Interno, encuestas a los gerentes,
empleados y clientes de la imprenta, finalmente se presenta un diagnóstico de la
investigación.
2
En el capítulo IV se presentó el desarrollo de las funciones, políticas,
procedimientos y finalmente se presenta el Manual de Control Interno, para que se dé
estricto cumplimiento mientras se desarrollan las actividades, es decir se realice un
control concurrente.
1.1 Planteamiento del Problema
La imprenta “La Condamine”, es una empresa privada que cuenta con
diferentes áreas para su desarrollo, las mismas que no cuentan con adecuados
sistemas de control interno que permita conocer donde están las áreas críticas de la
empresa; y como consecuencia la toma de decisiones no es oportuna, es por esta
razón que es muy importante examinar las funciones que cumple cada persona dentro
de la imprenta, con el fin de asegurar que el trabajo desempeñado por cada una de
ellas contribuya de manera óptima al alcance de los objetivos y metas planteadas.
Otra de las debilidades encontradas es la inexistencia de una adecuada
organización administrativa y el control interno es muy débil, esto trae como
consecuencia que exista poca información la misma que no llega en el momento
adecuado para la toma de decisiones.
La imprenta “La Condamine”, no cuenta con una planificación adecuada por
causa de una falta cultura de planificación, lo que ocasiona retrasos en sus procesos.
La falta de coordinación entre el gerente de producción, gerente de
comercialización y el bodeguero, así como la coordinación inadecuada de los
despachos y manejo de almacenamiento a corto, mediano plazo; genera las ventas
de productos que no se encuentran en existencia.
La imprenta objeto de estudio, a pesar de a verse mantenido en el mercado,
no cuenta con procedimientos definidos para la recuperación de las cuentas por
3
cobrar por lo que al finalizar el año contable tiene saldos pendientes por recuperar,
ocasionando a la empresa problemas de tipo financieros.
En el área de comercialización, se evidencia la falta de herramientas para
comercializar, por lo que se hace necesario hablar de un diseño de instrumentos que
brinde la información necesaria para incrementar el volumen de ventas, por lo que es
indispensable diseñar políticas y estrategias; con el mejoramiento de control interno
en las diferentes áreas de la imprenta, se logrará optimizar la calidad y la
productividad, incrementar el grado de satisfacción de los clientes optimizando
recursos y el manejo de personal.
Es decir la imprenta siempre se ha manejado bajo parámetros tradicionales,
inclusive la información se limita a las necesidades de sus propietarios, esta forma de
administrar no permite su desarrollo de forma eficaz y no permite saber cuánto existe
de ganancias de forma veraz.
Además la evaluación del control Interno, nace de la necesidad que tiene toda
empresa de saber si la forma en que está organizada y controlada, es correcta; o si
requiere de ciertos ajustes en las áreas: Área administrativa financiera, área de
producción, área de comercialización, área de talento humano.
El contar con un instrumento de gestión gerencial y el manejo adecuado de las
diferentes áreas de la imprenta, mediante el diseño y elaboración del Manual de
Control Interno, permitirá impulsar el desarrollo económico de los dueños, y permitirá
atender las necesidades de sus clientes de mejor manera.
4
1.2 Formulación del Problema
El presente trabajo de investigación responderá a las siguientes interrogantes:
¿Cómo afecta a “La Condamine”, no contar con un Manual de Control
Interno?
¿Cómo se realiza en la Imprenta el Control Interno?
¿Qué cantidad de empleados conocen las funciones que deben realizar en
las diferentes áreas de la imprenta?
¿La falta de un Manual de Control Interno afecta al servicio que ofrece la
imprenta?
¿Qué beneficios obtendrá con el diseño e implementación de un Manual de
Control Interno?
Es imprescindible para esta imprenta, así como para otras similares diseñar un
Manual de Control Interno que sea funcional, de fácil aplicación, que les permita a los
propietarios tener la información que necesita.
1.3 Justificación
La imprenta “La Condamine”, ubicada norte de Quito, tienen administración
empírica, y en la actualidad debido a la creciente competitividad en los mercados,
cada vez se hace más necesario para las empresas la implantación de un Manual de
Control Interno; por esta razón si se justifica dicha implementación puesto que le
proporcionará a la imprenta una ventaja competitiva, brindando a sus clientes
seguridad en la calidad del producto.
Nuestra investigación busca crear un modelo que sea fácil de aplicar y que nos
brinde seguridad y confiabilidad de que todos los elementos van a estar procesados
para que el control interno sea efectivo tomando en cuenta el tipo artesanal de la
imprenta que estamos investigando.
5
La imprenta evidencia falencias en la ejecución de los distintos procesos,
debido a la falta de normas y directrices a seguir. Es por esto que se hace necesaria
la creación de un Manual, en donde consten los pasos a seguir y los formatos de
soporte para su ejecución y que la persona encargada, sepa cómo utilizarlo en
beneficio del cliente y a su vez de la imprenta.
Además la implementación de un Manual de Control Interno, le permitirá
establecer objetivos a largo plazo, ahorrar tiempo en los procesos que se realiza en
las diferentes áreas, reducir costos en personal capacitado y competente, por ende
contar con un control que permita medir, controlar y mejorar continuamente.
Realizar el presente Manual de Control Interno se justifica porque constituirá
una guía para la gerencia general, en su tarea de dirección permitiéndole establecer
y cumplir sus objetivos, asegurar la permanencia en el tiempo, ser empresa
competitiva, desarrollar creatividad, iniciativa y participación del personal generar
utilidades a sus dueños.
No se puede ofrecer un servicio de calidad si la empresa tiene problemas
internos con sus funciones, procesos; esto sin duda alguna podrá permitir a la
imprenta contar con una ventaja sobre la competencia, pues como se mencionó
anteriormente un Manual de Control Interno, ayudará a mejorar sus procesos y
asegurar la calidad de sus servicios, utilizar los recursos más eficientes, además
tendrá el registro de los procesos que cada actividad realice.
Mediante la implementación de un Manual de Control Interno, para las
diferentes áreas regularizará eventualidades, así como precautelará la ocurrencia de
errores por el desconocimiento de normas, políticas y procedimientos ocasionados
por el personal que afecten la atención al usuario.
6
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo General
Elaborar un Manual de Control Interno en la Imprenta “La Condamine”,
conforme a sus necesidades, que permita optimizar procesos, cumplir con los
objetivos planteados y mejorar la organización en cada una de sus áreas.
1.4.2 Objetivos Específicos
Establecer un diagnóstico para analizar la situación actual de la imprenta, que
permita conocer los mecanismos de control que dispone y obtener información en
materia de control, además nos permitirá conocer las falencias en las áreas críticas
de la imprenta.
Examinar el manejo de control interno que se siguen en su administración.
Establecer las funciones, procesos administrativos narrativos, a fin de que la
información, sea oportuna y confiable para la toma de decisiones.
Diseñar la estructura organizacional, funcional y de posición de la imprenta.
Establecer responsabilidades en las diferentes funciones de la imprenta.
Establecer el Direccionamiento Estratégico con el objetivo de que la imprenta
“La Condamine”, marque un norte involucrando a todas las áreas.
1.5 Hipótesis
La elaboración de un Manual de Control Interno de todas las áreas en la
imprenta “La Condamine”, permitirá optimizar los procesos, incrementar la
productividad y la eficiencia en sus operaciones, bajar los costos de producción
facilitando un mejoramiento en su gestión empresarial mejorando la calidad del
producto terminado.
7
Con la elaboración del MCI en cada una de sus áreas, se conseguirá mejorar
sus controles internos y al mismo tiempo medir la eficiencia, eficacia y efectividad de
sus operaciones.
1.6 Metodología y Métodos de la Investigación
Para hablar de métodos de investigación es necesario aclarar el concepto de
método, la palabra método provienen de varios vocablos griegos, meta, que significa
caminos y logos, estudio. Otros lo definen como es el estudio de los modos o manera
de llevar a cabo una actividad determinada, (Naghi, 2000).
En el campo de la investigación, la metodología es el área que estudia los
métodos técnicas, tácticas, estrategias y procedimientos que utiliza el investigador
para lograr los objetivos de su trabajo y comprende el conocimiento de todos y cada
uno de los pasos que implica el proceso investigativo.
Para la realización del presente estudio se lo hará mediante la utilización de la
siguiente metodología y métodos.
1.6.1 Método Analítico.
El Método analítico es aquel método de investigación que consiste en la
desmembración de un todo, descomponiendo en sus partes elementos para observar
las causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y examen de un
hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y objeto que se
estudia para comprender su esencia. Este método nos permite conocer más del
objeto de estudio, con lo cual se puede explicar, hacer analogías, comprender mejor
su comportamiento y establecer nuevas teorías.
Que significa analizar.- Analizar es, descomponer un todo en sus partes para
estudiar en forma intensiva cada uno de los elementos.
8
Se utilizará esta metodología porque nos permite desglosar el proceso
analítico, analizar los problemas que tiene la imprenta, para facilitar su estudio y
comprensión.
1.6.2 Método Deductivo
Este método parte de lo general para llegar a situaciones particulares,
mediante la abstracción de normas y criterios teóricos. La deducción es un método
adecuado para la formulación y enriquecimiento teórico: es un vínculo entre el
conocimiento teórico y empírico.
La elaboración de una teoría siguiendo el método hipotético-deductivo,
requiere un proceso que incluye una serie de etapas, (Tamayo, 2013).
Proceso de inducción para la obtención de un resumen descriptivo de los
hechos observados.
Proceso de deducción, en el que se generalizan las descripciones y
explicaciones, inducidas para tratar de aplicar situaciones y hechos aún no
observados.
El método deductivo, consiste en la totalidad de reglas y procesos, con cuya
ayuda es posible deducir conclusiones finales a partir de unos enunciados supuestos
llamados premisas.
El método deductivo, es aquel que cuya característica va de lo general a lo
particular: En este caso la imprenta “La Condamine”, no puede medir el desempeño
general de la empresa, debido a que no cuenta con un diseño funciones y procesos
bien estructurados; con la ayuda de este Manual de Control Interno, el personal que
labora dentro de la imprenta, se sentirá comprometido se aprovechará sus
habilidades, siendo un factor productivo para la empresa, ayudando a reducir costos
y optimizar recursos.
9
1.6.3 Metodología Documental
Consiste en recolectar información ordenada y lógico, a partir de archivos,
manuales, actas, reportes, estadísticas, entre otros documentos, los mismos que
permitirá verificar la exactitud, legalidad y legitimidad de los documentos que justifican
las operaciones realizadas por la imprenta.
Se utilizará esta metodología puesto que se necesita documentar los
procedimientos que se implementarán en la imprenta “La Condamine”.
1.6.4 Método Experimental
El nombre lo sugiere todo: mediante la experiencia, es decir datos
experimentales, se busca llegar a conclusiones válidas.
Este método es bastante amplio, para poder aplicar correctamente el método
experimental es necesaria cierta formación científica, o por lo menos estudiar a fondo
algún trabajo que lo aplique en detalle.
Se utilizará este método porque nos proporciona medidas y datos que son
registrados. La descripción exacta de cada experimento hace posible reproducirlo y
obtener los mismos resultados.
1.6.5 Técnicas de Evaluación Aplicables
Son las herramientas utilizadas para obtener la evidencia necesaria que
fundamente sus observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Para realizar este método aplicaremos el método de la encuesta, entrevista
realizada con ayuda de cuestionarios.
1.6.6 Entrevistas
La entrevista es un diálogo entablado entre dos o más personas, el
entrevistador o entrevistadores que interrogan y el o los entrevistados que contestan.
10
Se utilizan para recolectar información cualitativa, y se deben realizar con las
personas responsables e involucradas en el proceso. Pueden hacerse mediante
preguntas abiertas que permitan conocer las características generales del
procedimiento estudiado, o mediante preguntas que brinden información más
detallada. Es necesario que el entrevistado sea una persona que tenga pleno
conocimiento de la función o actividad, de preferencia el mismo empleado que ejecuta
la labor, para obtener la información requerida y al mismo tiempo la evidencia
necesaria.
La entrevista se ejecutará a los gerentes y a los involucrados en el proceso
administrativo financiero de la imprenta “La Condamine”.
1.6.7 Encuestas
Es un estudio cuantitativo, en el cual el investigador busca recaudar datos por
medio de cuestionario prediseñado y depende del contacto directo con todas aquellas
personas, o con una muestra de ellas, cuyas características, conductas o actitudes
son significativas para una investigación específica.
Los datos se obtienen a partir de realizar un conjunto de preguntas, dirigidas
a una muestra representativa, formada a menudo por personas, empresas o entes
institucionales, con el fin de conocer la opinión, características o hechos específicos.
El investigador debe seleccionar las preguntas más convenientes, de acuerdo
con la naturaleza de la investigación.
Utilizaremos está técnica, porque nos permitirá evaluar la satisfacción de
clientes, conocer la realidad del mercado; las encuestas lo realizaremos a los clientes
y proveedores de la imprenta.
11
1.6.8 Cuestionario
Cuestionario es una herramienta técnica de comprobación de que si los
sistemas técnico administrativo se está cumpliendo, es una lista de verificación que
mide el cumplimiento de actividades, procesos y/o tareas específicas; existen
diferentes tipos de preguntas como son: preguntas cerradas, abiertas, sema abiertas
o semi cerradas, preguntas de batería o de evaluación; es aplicada de manera
cualitativa, de preferencia las preguntas son cerradas (SI/NO).
Realizaremos el cuestionario a los gerentes y al personal de todas las áreas
de la imprenta “La Condamine”.
1.7 Población y Muestra
Población.- Es el conjunto de todos los elementos de los cuales se refiere la
investigación.
Población Finita.- Es aquella cuyo elemento en su totalidad son identificables
por el investigador, es decir conocemos el total de los obreros y personal
administrativo.
Muestra.- Es la parte de la población que se selecciona, y de la cual realmente
se obtienen la información para el desarrollo del análisis y sobre la cual se efectuarán
la medición y la observación de las variables objeto de estudio.
En la presente investigación se realizó encuestas, a las áreas: Área
administrativa financiera, área de comercialización, área de producción, área de
talento humano, debido a que cuentan con tan solo16 personas que trabajan en la
imprenta incluidos los propietarios.
No se práctica la muestra a clientes, dado que la investigación, se da en el
sector empresarial y sector clientes que se identifica, como clientes fidelizados a 37
clientes, de la cual esta investigación se ha desarrollado a la totalidad.
12
1.7.1 Elementos de Investigación
Empleados de la imprenta 16.
Clientes fidelizados identificados en un promedio de 20 años 30.
13
Capítulo II
Marco Teórico
William L. Chapma autor del libro Procedimientos de Auditoría de la Capital
Federal Buenos Aires.- Señala que por control interno se entiende el programa de
organización y el conjunto de métodos y procedimientos coordinados y adoptados por
una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos
contables y el grado de confianza que suscitan a afectos de promover la eficiencia de
la administración y lograr el cumplimiento de la política administrativa establecida por
la dirección de la empresa.
E. Fowler Newton, Tratado de auditoría, Ed. Contabilidad Moderna, Buenos
Aires.- Conceptúa al sistema de control interno como el conjunto de elementos,
normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación,
ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la
organización.
Cook, en su libro de Auditoría.- Expresa el control interno es el sistema interior
de una empresa que está integrado por el plan de organización, la asignación de
deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las medidas
empleadas.
John J. Willngham, profesor de contabilidad de la Universidad de Houston,
expresa.- El control interno comprende el plan de organización y la coordinación de
todos los métodos y medidas adoptadas por una empresa para proteger sus activos,
verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, para promover la
eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas administrativas prescritas
por la dirección de la empresa.
14
Considero que el control interno se desarrolla y vive dentro de una empresa,
todas las operaciones lleva implícita el control interno. Lo ejecutamos sin percatarnos
de que somos miembros activos de su ejecución.
La expresión control interno es interpretada o utilizada para enunciar las
directrices emanadas de los dueños, propietarios para dirigir, controlar y coordinar a
sus subordinados dentro de la pirámide de la organización, sea esta de tipo lineal,
mixta o funcional.
El presente proyecto de tesis se sustenta en el desarrollo científico que
describe William L. Chapma, cuando señala que el control interno es el conjunto de
métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa. Es por esta
razón que considero que mi tema “Manual de Control Interno para la imprenta “La
Condamine” se apega a este autor, debido a que los proceso son continuos y que se
logra a través del proceso administrativo, como la planificación participativa que
establece objetivos generales y específicos, con los medios de verificación, con la
asignación de recursos y el establecimiento de autoridad y responsabilidad para cada
uno de los niveles de la empresa.
Se debe poner en práctica, políticas, sistemas y procedimientos que procesan
las operaciones administrativas, financieras y operativas para generar información
interna y externa para la ejecución de los planes y proyectos.
Algunas personas tienen expectativas mayores e irreales, consideran que el
control interno puede asegurar el éxito de una empresa. El control interno efectivo
sólo puede ayudar a que una entidad logre sus objetivos, además puede proporcionar
información administrativa sobre el progreso de la empresa pero no puede cambiar
una administración ineficiente por una buena.
15
Sin embargo William L. Chapma, nos hace sentir comprometidos hacia el
control con todas las áreas debiéndolo realizar durante y posterior a la ejecución de
las actividades de la imprenta, siendo responsables de la implementación y correcto
funcionamiento de control interno todos los miembros que conforman la imprenta.
2.1 Marco Conceptual
2.1.1 Administración General
2.1.1.1 Definición
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el
uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos
o metas de la organización de manera eficiente y eficaz, (Thompson, 2013).
2.1.1.2 Elementos de la Administración
Planificación.- Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos
de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas,
procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para
alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre
diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo
que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.
Organización.- Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las
hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.
Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor
del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
Control.- Consiste en medir y corregir el desempeño individual y
organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la
16
medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones
respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.
2.1.2 La Organización en General
No existen modelos de organización ideal, fórmulas matemáticas, pues en este
sentido cada realidad organizacional amerita su propia definición.
Sin una organización eficiente, no podrían funcionar las grandes empresas y
los poderosos complejos industriales, comerciales y las entidades de servicio público.
Dichas entidades requieren de una estructura y funciones perfectamente definidas.
Una organización perfecta, con una estructura adecuada y un plan lógico de
conducta para cada uno de los componentes, es una necesidad de la que no se puede
prescindir la moderna empresa, si quiere lograr los fines para los que ha sido creada,
(Vásquez, 2002).
2.2 Definición de Control Interno
2.2.1 El Control Interno
Podemos decir que el control interno se encuentra presente en todas y cada
una de las actividades que desarrolla una empresa para garantizar el cumplimiento
de si misión y fines propuestos, (CGE, 2013).
• Es un proceso efectuado por la administración, la dirección y el resto del
personal de una organización, diseñado con el objeto de proporcionar un grado
de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las
siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Seguridad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.
17
Desde algún tiempo el control interno se ha hecho imprescindible para llevar a
cabo una gestión eficaz de las empresas, y como consecuencia se ha tornado en un
instrumento óptimo para la auditoria.
Según Mantilla (2011):
COSO define al control interno como un proceso, ejecutado por la junta de
directores, la administración principal y otro personal de la empresa, diseñado
para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de
la organización, diseñado para proporcionar seguridad razonable, mirando el
cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:
1. Efectividad y eficiencia en las operaciones.- Se orienta a los objetivos
básicos del negocio de una entidad, incluyendo los objetivos de
desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos.
2. Confiabilidad de la información financiera.- Se relaciona con la preparación
de estados financieros, publicados, confiables, incluyendo estados
financieros intermedios y datos derribados de tales estados.
3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.- Se refiere al
cumplimiento de las leyes y regulaciones a las que está sujeta la empresa.
Esta definición refleja conceptos fundamentales:
El control interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un fin
en sí misma.
El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales
de políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización.
Del control interno puede esperarse que proporcione solamente seguridad
razonable, no seguridad absoluta, a la administración o al consejo de una
unidad.
18
El control interno esta engranado para la consecución de objetivos de una
o más categorías separadas pero interrelacionadas.
El control interno.- Es definido de maneras diferentes y por consiguiente
aplicado en formas distintas. Eso es, posiblemente, su mayor dificultad inherente.
2.2.1.1 Lo que se Puede Lograr con el Control Interno
El control interno puede ayudar a que una empresa consiga sus objetivos de
rentabilidad y rendimiento y prevenir pérdida de recursos. Pueden ayudar a la
obtención de información financiera fiable. También puede reforzar la confianza en
que la empresa cumple con las leyes y normas aplicables.
2.2.1.2 Lo que no se Puede Logar con el Control Interno
El control interno no garantiza el éxito en una entidad o empresa, el control
interno no puede ayudar a que un gerente intrínsecamente malo se convierta en buen
gerente.
Un sistema de control interno, no importa lo bien concebido que esté y lo bien
que funcione, únicamente puede dar un grado de seguridad razonable, no absoluta,
a la dirección y al consejo en cuanto a la consecución de los objetivos de la entidad.
2.3 Objetivos Roles y Responsabilidades del Control Interno
2.3.1 Objetivos del Control Interno
Son objetivos de control interno, la suficiencia y confiabilidad de la información
financiera, la efectividad y eficiencia de las operaciones, cumplimiento de las Leyes y
Regulaciones Aplicables, (UFG, 2013), además ayuda a:
Proteger los activos de la empresa y salvaguardar los bienes.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y
administrativos.
19
Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas. Lograr
el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Conseguir efectividad y eficiencia de las operaciones.
Conseguir suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
2.3.2 Roles y Responsabilidades del Control Interno
En una empresa pequeña, la influencia de un administrador, propietario,
usualmente es más directa, es una responsabilidad que se traslada en cascada.
Tienen significado particular los directores financieros y su personal vinculado,
(Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).
La Auditoría Interna. Evalúa la efectividad del sistema, debe desempeñar un
papel de supervisión sobre la eficiencia y permanencia de los sistemas de control;
para ello debe contar con una ubicación jerárquica adecuada, contar con permisos de
acceso, autoridad para solicitar y obtener información, etc.
El resto del personal asume la responsabilidad que le corresponde, el control
interno es en algún grado, responsabilidad de cada quien en una organización y por
consiguiente debe ser explícita o implícita de la descripción del trabajo de cada uno.
2.4 Componentes del Control Interno Según el Sistema Coso
Según el sistema COSO, el sistema de control interno está compuesto de cinco
componentes interrelacionados, se deriva de la manera como la administración dirige
un negocio y están integrados en el proceso de administración, (Mantilla, Control
Interno Informe COSO, 2011 ).
20
Existe relación directa entre los objetivos, aquellos que una entidad busca
conseguir, y los componentes aquellos que se requieren para conseguir los objetivos.
Las relaciones pueden describirse mediante una matriz tridimensional.
Fuente: Mantilla. Control Interno Informe Caso, Bogotá; ECOE
Figura 1. Componentes del Control Interno
2.4.1 Ambiente de Control
El ambiente o entorno de control, es el conjunto de circunstancias y conductas
que enmarcan el accionar de una empresa desde la perspectiva del control interno,
además define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio
de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para generar una cultura de
control interno; Son las acciones, políticas y procedimientos que reflejan la actitud
general de la administración sobre el control y su importancia, (CGE, 2010).
La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de
control, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control.
El corazón de cualquier empresa es su gente, sus cuales; ellos son el motor que
maneja la empresa y la base sobre la que se asienta todo, (Mantilla, Control Interno
Informe COSO, 2011 ).
21
2.4.2 Valoración del Riesgo
Cada empresa debe ser consciente del riesgo y enfrentarlos. Una condición
previa a la valoración del riesgo es el establecimiento de objetivos. La valoración del
riesgo es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de
objetivos, También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y
administrar los riesgos, (Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría
perjudicar o afectar a su entorno, puede ser tanto interno como externo y comprende
situaciones que imponen a la organización barreras para su crecimiento o inclusive
para su supervivencia. Podemos citar algunos de los riesgos externos pueden ser
económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales, los internos incluyen la
infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos, (CGE, 2010).
2.4.3 Actividades de Control
Las actividades de control son políticas, procedimientos, son acciones para de
las personas para implementar las políticas, ayudar a asegurar que se están llevando
a cabo las directivas administrativas identificadas como necesarias para manejar los
riesgos, (Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).
Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles
y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección
y prevención, tales como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de
aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y
archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades
de autorización, ejecución, registros y comprobación de transacciones, revisión de
procesos y acciones correctivas cuando se detecten desviaciones e incumplimientos,
(CGE, 2010).
22
2.4.4 Información y Comunicación
Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al
personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para
conducir, administrar y controlar sus operaciones. Es decir toda la organización
requiere de un sistema de información gerencial para la toma de decisiones y una
fluida comunicación entre sus departamentos y personal. El sistema COSO da mucha
importancia a este subsistema, (Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).
2.4.5 Monitoreo y Supervisión
El monitoreo asegura que el control interno continúa operando efectivamente,
este proceso implica la valoración, por parte del personal apropiado, del diseño y de
la operación de los controles en una adecuada base de tiempo, y realizando las
acciones necesarias. Debe monitorearse el proceso total, de esta manera el sistema
puede reaccionar dinámicamente cambiando a medida que las condiciones lo
justifiquen. Todo proceso de control interno debe ser permanentemente supervisado
con el fin de tomar medidas correctivas de manera oportuna, (Mantilla, Control Interno
Informe COSO, 2011 ).
2.4.6 Naturaleza y Objetivos de la Supervisión
El informe COSO estipula que la supervisión proporciona la certeza de los
controles internos continúen funcionando de manera efectiva. La Guía COSO 2006,
amplia la interpretación de supervisión y expresa los siguientes principios:
Las evaluaciones continuas y puntuales permiten a la dirección determinar si
los componentes del control interno continúan funcionando en el tiempo.
La identificación de deficiencias en los controles internos y su comunicación
oportuna a los responsables de tomar las acciones correctivas, (Instituto de
Auditores Internos, 2006).
23
2.5 Principios del Control Interno
La denominación basada en principios ya es de carácter técnico. Su principal
sinónimo es estructura conceptual y de hecho corresponde a un entendimiento del
control interno en términos del sistema, elementos relacionados, procesos, objetivos,
(Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).
Los principios rectores del control interno son:
2.5.1 Segregación de Funciones
No se trata únicamente de la segregación de funciones entre quien maneja los
dineros y quien elabora y custodia los registros contables, en la actualidad tiene dos
connotaciones particularmente importantes:
a. Segregación de las funciones.- Se refiere a los papeles que desempeñan
directivos (administradores), principales, personal de apoyo, incluye
directores de auditoría/control interno) y auditores especialmente
independientes.
b. Por niveles.- Es decir ninguna persona debe tener control sobre una
transacción desde el comienzo hasta el final, ósea en una organización
grande ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar
una transacción.
2.5.2 Autocontrol
El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean
desempeñados por gente capaz apoyada con tecnología.
La autovaloración de control en cambio es un conjunto de herramientas de
trabajo a través de las cuales se facilita que el personal de una organización haga su
propia valoración del control y la traduzca en informe y acciones relacionadas con el
funcionamiento de la organización.
24
2.5.3 Desde Arriba-Hacia-Abajo
El control interno es una presión o influencia ejercida por los máximos niveles,
desde arriba hacia abajo. Técnicamente se denomina el tono desde lo alto, ningún
control puede funcionar desde abajo-hacia-arriba, esto es un empleado de nivel bajo
no puede controlar a los directivos principales.
2.5.4 Costo Menor que Beneficio
Este principio afianza el hecho de que el control interno genera valor para las
organizaciones, genera valor para el cliente y agregación de valor para los dueños.
Ello implica que los controles internos no pueden ser más costosos que las
actividades que las controlan ni que los beneficios que proveen. El control interno
constituye un costo, no es gratis.
2.5.5 Eficacia
El control interno depende de los resultados que ofrece. Si no asegura el logro
de los objetivos organizacionales, no sirve. De ahí que la evaluación básica del control
interno sea siempre una evaluación, valoración de su eficiencia.
El entendimiento de este principio es una de las grandes fortalezas del COSO.
La eficacia del control interno depende directamente del logro de los objetivos de
negocio que tiene el sistema: eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad
del proceso de presentación de reportes financieros, cumplimiento de normas y
obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratégico.
2.5.6 Confiabilidad
Es la relación que existe entre efectividad del diseño y operación del sistema
de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del
control interno.
25
2.5.7 Documentación
Toda información relacionada con el control interno debe ser debidamente
documentada, de tal manera que pueda ser analizada por cualquier interesado.
2.6 Características del Control Interno
El Control interno es un proceso.
Es un medio para la consecución de un fin.
El control interno lo llevan a cabo las personas.
El control interno sólo puede aportar un grado de seguridad razonable.
2.7 Evaluación del Sistema de Control Interno
Las técnicas de evaluación son:
Cuestionarios.
Hojas narrativas.
Flujos diagramación.
2.8 Características de la Evaluación del Control Interno
Determinar las áreas a evaluar.
Definición de procesos.
Establecimiento de los controles clave.
Obtención de una muestra representativa.
Determinación del nivel de cumplimiento de los controles.
Establecimiento del nivel de confianza y riesgo de control.
Identificación de Áreas críticas.
2.9 Limitaciones del Control Interno
El control interno, no importa que bien haya sido diseñado y operado,
puede proporcionar solamente seguridad razonable a la administración y
al consejo de directores mirando la consecución de los objetivos de una
26
entidad, puede asegurar confiabilidad de la información financiera y el
cumplimiento de las leyes y regulaciones pero no asegura el éxito ni
supervivencia. Existen limitaciones inherentes al mismo control interno,
tales como:
Pérdidas debido a fraudes.
Los controles tienden a ser dirigidas a tipos de operaciones esperadas y
no a operaciones poco usuales.
Error humano potencial debido al descuido, distracción., errores de juicio o
comprensión equivocada de instrucciones.
La posibilidad de burlas los controles por medio de colusión con partes
externas a la entidad o con empleados de la misma.
La posibilidad de una persona responsable de ejercer el control pudiera
abusar de esa responsabilidad.
La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados
debido al cambio de las condiciones y que el cumplimiento con esos
procedimientos pudieran deteriorar el control.
2.10 Medición del Riesgo de Control
2.10.1 Riesgo
El riesgo de auditoría está compuesto por distintas situaciones o hechos que,
analizada en forma separada, ayudan a evaluar el nivel de riesgo existente en un
trabajo en particular y determinar de qué manera es posible reducirlo a niveles
aceptables. Es importante detectar los factores que producen el riesgo.
27
2.11 Categorías del Riesgo
2.11.1 Riesgo Inherente
Es el que está fuera de control por parte del auditor, difícilmente se puede
tomar acciones que tienden eliminarlo porque es propio de la operación del ente.
2.11.2 Factores que Determinan el Riesgo Inherente
Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo inherente se puede
mencionar:
La naturaleza del negocio del ente; el tipo de operaciones que se realiza y
el riesgo propio de esas operaciones; la naturaleza de sus productos y
volumen de transacciones.
La situación económica y financiera de la empresa.
2.11.3 Riesgo de Control
Es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para detectar
o evitar errores o irregularidades significativas en forma oportuna.
2.11.3.1 Factores que Determinar el Riesgo de Control
Los factores que determinan el riesgo de control están presentes en el sistema
de información, contabilidad y control, la tarea de evaluación del riesgo de control está
íntimamente relacionada con el análisis de los sistemas.
2.11.4 Riesgo de Detección
La ineficiencia en un procedimiento de auditoría aplicado.
Una mala aplicación de un procedimiento de auditoría resulta eficaz o no.
Problema de definición de alcance y oportunidad de un procedimiento haya
sido bien o mal aplicado.
28
La mala determinación del tamaño de la muestra puede llevar conclusiones
erróneas sobre el universo de sus operaciones, ya que no se examina el
100% de las transacciones.
2.11.5 Riesgo de Documentación
Riesgo de pérdida de una documentación importante.
2.11.6 Riesgo de Información
Riesgo de que la información de uso interno este indebidamente protegida y
utilizada.
2.11.7 Riesgo Tecnológico
Es la pérdida potencial por daños, interrupción, alteración o fallas derivadas en
los sistemas físicos e informáticos, aplicaciones de cómputo, redes y cualquier otro
canal de distribución necesarios para la ejecución de procesos operativos.
2.11.8 Riesgo Operativo
Es aquel relacionado con las pérdidas económicas y no económicas que una
empresa pueda tener debido a: fraudes internos y externos, errores humanos,
operativos, errores en los equipos y sistemas.
2.12 Evaluación del Riesgo
La evaluación del nivel de riesgo es un proceso subjetivo y depende
exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Por lo tanto debe ser
un proceso cuidadoso y realizado por quienes poseen mayor capacidad y experiencia
en un equipo de trabajo.
El nivel de riesgo de auditoría suele medirse en cuatro grados posibles que
son: Mínimo, Bajo, Medio, Alto.
29
Cuando en un componente significativo existen factores de riesgo pero no
demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores o irregularidades
sea baja improbable, ese componente tendrá una evaluación de riesgo bajo.
Un componente claramente significativo, donde existen varios factores de
riesgo y es posible que se presenten errores o irregularidades será un riesgo medio.
Por último, tendrá un nivel de riesgo alto cuando sea claramente significativo,
con varios factores de riesgo, algunos de ellos muy importantes y donde sea
totalmente probable que existas errores o irregularidades.
Tabla 1.
Determinación del Grado de Confianza
Fuente: Presentación de diapositivas del curso de metodología de evaluación de control interno, CGE, 2013.
NC = CT x 100 PT
NC= Nivel de confianza
CP = Calificación Porcentual
CT = Calificación Total
PT = Ponderación Total
30
Tabla 2.
Determinación de la confianza y el riesgo de control
Fuente: Presentación de diapositivas del curso de metodología de evaluación de control interno, CGE, 2013.
2.13 El Sistema COSO
El tema de control interno ha sido una permanente preocupación de auditores
y administradores de todo el mundo, y ha ido evolucionando conforme la gestión
pública y privada se han tecnificado. La prueba está en los cambios de su concepto y
forma de aplicarlo, que cada vez más se ajusta a los requerimientos de cada
organización; y a su vez, de proteger sus activos frente a sus avances impresionantes
de la corrupción, (Maldonado, 2007).
Cinco instituciones tuvieron el acierto de estudia a fondo el tema de control
interno:
America Institute of Certified Public Accountants.
American Accounting Association.
The Institute of Internal Auditors
Institute of Accountants
Financial Executives Institute
15%-50%
51%-75%
76%-95%
CONFIANZA
BAJO MEDIO ALTO
RIESGO
ALTA BAJA MEDIA
31
Estas organizaciones formaron una comisión denominada. El Commite of
Sponsoring Organizations of de Treadway Commission (COSO), que expresa lo
siguiente:
Los controles internos se implementan con el fin de detectar, el proceso
deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos
en la empresa y de eliminar sorpresas.
Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo y la pérdida de
valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el
cumplimiento de las leyes y normas vigentes. El control interno es considerado una
vez más como una solución a los problemas potenciales.
2.14 Criterio Final del Informe COSO
En la actualidad, la Información es uno de los recursos más preciados en
cualquier organización. El contar con información íntegra, accesible, consistente,
confiable y oportuna, es fundamental para que dicha organización pueda subsistir,
desarrollarse y tomar decisiones correctas en el dinámico mundo actual. Por todo
esto, es que las organizaciones buscaron diversas formas de formalizar procesos de
elaboración y control de la información. Cada una de ellas fue implementando
metodologías de control ad-hoc, ergo, coexistían múltiples maneras de controlar lo
mismo.
2.15 Clasificación del Control Interno
El Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como
contables o administrativos.
32
2.15.1 Control Administrativo
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones
y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general.
Incluyen controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y
tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y
controles de calidad, (FCCEA, 2013).
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los
procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la
autorización de transacciones por parte de la gerencia.
2.15.2 Control Contable
Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de
los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros; incluyen
controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y
reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría
interna.
2.16 Tipos de Control
El control consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades
que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y
expectativas establecidos en sus planes, (Munch, 2013).
Así, la planeación, la organización, la dirección y el control están
estrechamente interrelacionados. Sin planes, sin organización y sin dirección, el
control es imposible, debido a que se realiza sobre lo planeado y sobre criterios
preestablecidos.
33
2.16.1 Control Preliminar
Tiene lugar antes de que comiencen las operaciones, he incluye la elaboración
de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades
planeadas sean ejecutadas en forma adecuada. Una modalidad del control preliminar
son los presupuestos, que no son otra cosa que un plan de acción que se expresa de
forma numérica y que comprende un período con el que se puede comparar la
actuación real.
2.16.2 Control Concurrente
Son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad, tiene lugar
durante la fase de acción o aplicación de los planes en la cual se necesita vigilar las
correctas aplicaciones directivas y la sincronización precisa de actividades según van
sucediendo. Una manera muy eficaz de establecer un control concurrente es a través
de un sistema de información administrativa. El objetivo de éste es el de proporcionar
información rápida y permanente del desempeño de las actividades relevantes; esto
es generar informes diarios o en tiempo real para conocer la situación sobre lo que es
necesario tomar decisiones.
2.16.3 Los Controles Posteriores
Son los que se llevan a cabo después de la acción, de esta forma, se
determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los resultados se
aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las auditorias contables,
estadística, contabilidad.
2.16.4 Control de Retroalimentación
Este control hace uso de la información de los resultados anteriores para
corregir las posibles desviaciones futuras a partir del estándar aceptable. Uno de los
34
procedimientos más utilizados por el control de retroalimentación son las auditorias
ya sea interna o externa.
2.17 Aplicación del Control Interno en Pequeñas Empresas
En una empresa pequeña se puede implementar los componentes de control
interno de una manera muy diferente a como hacen las empresas grandes, por
ejemplo una empresa pequeña no puede tener un código de conducta escrito, pero
ello no necesariamente significa que la empresa no tenga una cultura que enfatice la
importancia de la integridad y determinado comportamiento ético. Siempre que haya
un compromiso visible de los administradores-propietarios y de la gerencia con
integridad y el comportamiento ético puede ser comunicado oralmente en las
reuniones, en las relaciones con los vendedor, clientes.
Así mismo, las políticas de recursos humanos pueden no estar formalizadas,
como se esperaría en una empresa grande. Las políticas y prácticas pueden, sin
embargo existir y ser comunicados, (Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).
2.18 Manual de Referencias del Control Interno
Es un instrumento administrativo, con el fin de facilitar el desarrollo de sus
funciones administrativas y operativas, que contiene en forma explícita, ordenada y
sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y
procedimientos de los órganos de una empresa, (Definición.org/2013).
El manual de control interno mide los niveles de eficiencia, eficacia y economía,
así también revela las irregularidades y desviaciones en la administración del personal
controles financieros, aprovechamiento de recursos, determina si el organigrama de
la empresa es el adecuado a sus necesidades.
35
2.19 Planeación Estratégica
2.19.1 Definición de la Planificación Estratégica
La planeación estratégica es un proceso sistemático de corto, mediano y largo
plazo mediante el cual, una organización se pone de acuerdo internamente y se
relaciona con las partes interesadas respecto a las prioridades que son esenciales
para su misión y para dar respuesta al medio ambiente, (Mintzberg, 1999).
Estrategia es la determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de
las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos, A.
Chandler.
Es muy importante no confundir las estrategias, con los objetivos estratégico:
Las estrategias son los planteamientos que nos servirán para cumplir la misión. Los
objetivos estratégicos son los pasos a lograr para cumplir la estrategia y siempre son
de largo plazo.
2.19.2 Misión
Es el propósito de la existencia de una organización, es lo que da sentido y
significado a su existencia. En otras palabras, responder las siguientes preguntas:
“¿Para que existe?, ¿Cómo lo logra realizar (Legal)?, ¿Para quién existe?
2.19.3 Visión
Es el sueño de la realidad futura de una organización, que sirve como guía o
inspiración. Para ello, la visión debe expresar un estado futuro, que sea lo
suficientemente desafiante para superar el rendimiento o la creación de nuevos
métodos o soluciones, pero debe ser factible, asequible, ya que representa un
verdadero deseo de ser. En otras palabras responde a las siguientes preguntas:
¿Cuál es el desafío de la empresa? Cómo lo va a lograr, ¿Es alcanzable en largo
plazo?
36
2.19.4 Valores
Representan los principios éticos de la organización que deben guiar las
acciones de la empresa. Por lo tanto, se plasma en un conjunto de creencias y
principios que guían las actividades empresariales.
2.19.5 Objetivos Estratégicos
Los objetivos estratégicos son metas organizacionales a largo plazo que
ayudan a convertir una misión en una visión amplia en planes y proyectos más
específicos. Los objetivos estratégicos se desarrollan normalmente como parte de un
plan de dos a cuatro años. Es decir son la expresión de los logros de la visión
institucional y son alcanzados en el largo plazo.
2.20 Definición de FODA
El FODA en inglés SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats),
también conocido como Matriz o Análisis DOFA o FODA, es una metodología de
estudio de la situación real en que se encuentra una empresa o un proyecto,
(González, 2005).
La información o factores se los puede agrupar en 2 tipos: Internos y Externos.
2.21 Factores Internos
Un análisis interno consiste en el estudio o análisis de los diferentes factores o
elementos que puedan existir dentro de una empresa, se analiza para identificar las
fortalezas y debilidades, es decir son variables controlables, además comprende el
análisis del interior de la empresa, se puede considerar el análisis por funciones en
las áreas administrativa financiera producción y comercialización, (González, 2005).
Con el fin de:
1. Evaluar los recursos con que cuenta una empresa para, de ese modo,
conocer el estado o la capacidad.
37
2. Detectar fortalezas y debilidades, de ese modo, diseñar estrategias que
permitan potenciar o aprovechar las fortalezas, y estrategias que permitan
neutralizar o eliminar las debilidades.
Un análisis interno se puede realizar de distintas maneras, una forma de
realizarlo, es a través del siguiente proceso:
Fortalezas.- Son los puntos fuertes de la entidad como capacidades
especiales, recursos, prestigio y, en consecuencia, habilidades que se poseen,
actividades que se desarrollan positivamente, ventajas competitivas que deben y
pueden servir para aprovechar oportunidades.
Debilidades.- Son los llamados puntos débiles, aspectos que reducen la
capacidad de desarrollo efectivo de la estrategia de la imprenta, constituyen una
amenaza para la organización por lo tanto deben ser controladas y superadas.
2.22 Factores Externos
Situación externa son variables no controlables como las oportunidades que
ofrecen el entorno y las amenazas que deben enfrentar las organizaciones en el
mismo entorno. En los factores externos es donde se debe desarrollar toda capacidad
y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar las amenazas,
factores sobre los cuales se tiene poco o ningún control directo.
Oportunidades.- Son aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que
permiten obtener ventajas competitivas para la imprenta, representa una posibilidad
de mejorar, de obtener réditos para la misma o aumentar la eficiencia y eficacia al
brindar los servicios.
Amenazas.- Se precisa como toda fuerza del entorno que impide la
implantación de una estrategia, afectan su efectividad, incrementa los riesgos de la
38
misma, o reducen los recursos para su implantación, además de reducir los ingresos
esperados o disminuir considerablemente la eficiencia y eficacia en la entrega de
servicios.
SITUACION ACTUAL SITUACION REQUERIDA A
FUTURO
Visión
Misión
Políticas
Objetivos
ESTRATEGIAS
Fuente: Tesis Sistema de Control de Bienes de Larga Duración para Optimizar su utilización en el Consorcio de Gobiernos Provinciales del Ecuador-CONGOPE, Universidad Central del Ecuador, 2012. Figura 2. Análisis de FODA
El FODA, permite obtener un diagnóstico preciso que permita en función de
ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formuladas.
Tabla 3.
Análisis de FODA
Positivas Negativas
Exterior Oportunidades Amenazas
Interior Fortalezas Debilidades
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
2.23 Definición de Proceso
Es un conjunto de actividades enlazadas entre sí, partiendo de uno o más
entradas (inputs) los transforma, generando outputs (resultado). No existe producto
39
y/o servicio sin un proceso y no existe proceso sin un producto o servicio, (CGE,
2013).
Hammer.- Un completo conjunto de actividades, de principio a fin, que
juntas crean valor para el cliente.
Harrington.- Cualquier actividad o grupo de actividades que toman
entradas, les agregan valor y proveen salidas a un cliente interno o externo.
ISO 9000.- Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
MACROPROCESO
Conjunto de dos o más procesos.
Se orienta a cumplir el mismo objetivo.
PROCESO
Conjunto de actividades que emplean insumos y agregan valor.
Suministran productos a clientes internos o externos.
Utilizan recursos de la organización.
SUBPROCESO
Conjunto de actividades que producen bien o servicio.
Complementan a productos de mayor valor agregado.
ACTIVIDAD
Acciones para generar resultados.
40
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 3. Mapa de Procesos de la Imprenta “La Condamine”
41
2.24 Mapa de Procesos
Un Mapa de Procesos de una empresa, es la representación gráfica de los
procesos de ésta y de sus interrelaciones. A la hora de realizar el mapa de procesos,
habrá que identificar primero todos los procesos que integran la empresa y
posteriormente se deberán clasificar.
En el mapa se deberán identificar tres tipos de procesos:
Proceso Estratégico.- Conjunto de actividades relacionadas con el
direccionamiento estratégico empresarial, que orienta la empresa
mediante el establecimiento de políticas, manuales.
Procesos Clave u Operativos: hacen referencia a los procesos de la
cadena de valor de la empresa y tienen impacto en el cliente creando valor
para éste. Son las actividades esenciales de la empresa, su razón de ser
los que añaden valor.
Procesos de Apoyo o Soporte: son aquellos que dan apoyo a los
procesos fundamentales de la empresa, en este tipo se encuentran los
procesos necesarios para el control y mejora del sistema de gestión.
2.25 Marco Conceptual
Auditoría.- La auditoría puede definirse como un proceso sistemático para
obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre
actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en
determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias
que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado
observando los principios establecidos para el caso.
Control.- El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque
una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada
42
y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización.
Calidad.- Es un término utilizado en varios contextos y busca transmitir, la
imagen de algo mejor es decir una idea de excelencia. Este concepto representa el
cómo hacer las cosas para satisfacer las necesidades del cliente, la mejora de
procesos y resultados.
Gestión de Calidad.- Es una decisión estratégica de la dirección, es decir que
los empresarios deseen garantizar la supervivencia de la organización, optimizar su
crecimiento, alcanzar una buena rentabilidad, lograr mantener la competitividad,
contar con buenos productos y servicios, lograr la satisfacción y fidelidad de sus
clientes mantener un buen clima laboral, generando riqueza.
Eficiencia.- Define como el grado más óptimo posible en la utilización de los
recursos, humanos, materiales, financieros y tecnológicos, (Maldonado, 2007).
Eficacia.- Es el grado en el que son alcanzados, en forma continua objetivos
de los programas y los efectos esperados de una entidad.
Economía.- Trabajar con los mejores y menores costos posibles sin
desperdicio innecesario; economía significa obtener la cantidad y calidad justa de los
recursos, en el tiempo, lugar y costo justo.
Insumos.- Son los bienes y servicios que incorporan al proceso productivo las
unidades económicas y que, con el trabajo de los obreros y empleados y el apoyo de
las máquinas, son transformados en otros bienes o servicios con un valor agregado
mayor.
Supervisión.- Un sistema de control interno necesita ser supervisado, o sea,
implementar un proceso de evaluación de la calidad del desempeño del sistema; Los
43
procesos de supervisión deben estar definidos siguiendo el esquema jerárquico
definido en la estructura organizativa.
Imprenta.- La imprenta es un método mecánico de reproducción de textos e
imágenes sobre papel o materiales similares, que consiste en aplicar una tinta,
generalmente oleosa, sobre unas piezas metálicas (tipos) para transferirla al papel
por presión.
Actividad Artesanal.- Es la practicada manualmente para la transformación
de la materia prima destinada a la producción de bienes y servicios con auxilio de
máquinas, de equipos o herramientas, es decir que predomina la actividad manual
sobre la mecanizada, (Asamblea Nacional, 2013).
Artesano.- Es el trabajador manual maestro de taller o artesano autónomo que
debidamente calificada por la Junta Nacional de Defensa del Artesano y registrado en
el Ministerio de Relaciones Laborales, desarrolla su actividad y trabajo personalmente
y hubiera invertido en su taller en implementos de trabajo, maquinarias y materias
primas una cantidad no superior al 25% del capital fijado para la pequeña industria,
es decir USD$ 87 500,00. Comúnmente "artesanal" se utiliza como sinónimo de
"hecho a mano", "casero", no industrial, ya no aplicado al objeto resultante del oficio
artesano, sino cualquier otra actividad que emplee el trabajo manual.
Maestro de Taller.- Es la persona mayor de edad, que a través de los colegios
técnicos de enseñanzas artesanal, establecimientos o centros de formación artesanal
y organizaciones gremiales legalmente constituidas, ha obtenido el título otorgado por
la Junta Nacional de Defensa Calificados del Artesano y Refrendado por el Ministerio
de Educación y Cultura y de Relaciones Laborales, (Asamblea Nacional, 2013).
Operario.- Es la persona que sin dominar de manera total el conocimiento
teórico prácticos de un arte u oficio y habiendo dejado de ser aprendiz, contribuye a
44
la elaboración de obras de artesanías o la prestación de servicios, bajo la dirección
de un Maestro de Taller.
Aprendiz.- Es la persona que ingresa a un taller artesanal o a un centro de
enseñanza artesanal, con el objeto de adquirir conocimientos sobre una rama
artesanal a cambio de sus servicios personales por un tiempo determinado, de
conformidad a lo dispuesto en el Código de Trabajo.
Artesano Autónomo.- Se considera artesano autónomo al que ejerce su oficio
o arte manual por cuenta propia, aunque no haya invertida cantidad alguna en
implementos de trabajo o carezca de operativos.
Taller Artesanal.- Es el establecimiento en el cual el artesano ejerce
habitualmente su profesión, arte u oficio o servicio.
2.26 Análisis del Diagnóstico de la Investigación del II Capitulo
Cuando hablamos de Ambiente de Control incluyen la integridad, los valores
éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de gerencia general
y el estilo de gestión.
Los propietarios de la imprenta han inculcado la integridad, los valores éticos
con los que deben contar los empleados; Sin embargo no se puede decir lo mismo
con respecto a:
La estructura del plan organizacional, los reglamentos y los manuales de
procedimiento.
El compromiso de todos los componentes de la organización, así como su
adhesión a las políticas y objetivos establecidos.
Las formas de asignación de responsabilidades y de administración.
El grado de documentación de políticas y decisiones y de formulación de
programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
45
En relación a la Evaluación del Riesgo, la imprenta “La Condamine”, no
dispone de un mecanismo para identificar y afrontar los riesgos asociados al negocio.
La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre,
debe ser un proceso continuo, una actividad básica de la imprenta, como la
evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora
continua de los procesos. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo y
debió ser parte natural del proceso de planificación de la empresa.
Algunas Actividades de Control de la imprenta se encuentran integradas con
sistemas computarizados que se establecen para facilitar el manejo de la información,
además poseen sistemas de alarma y contraseñas de acceso a las computadoras.
Dentro de este componente de Actividades de Control, se puede señalar que
no existe procesos de autorización y aprobación de documentación, esto es un
problema grave puesto que se evidencia una debilidad en el manejo de la
documentación, ya que debido al giro del negocio hay demasiados documentos
diarios que llegan a la imprenta.
Si hablamos del Sistema de Información y Comunicación, la imprenta no
cuenta con este componente, el mismo que nos podría ayudar a establecer métodos
y registros, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad.
La comunicación sería un gran aporte para la imprenta ya que incluye el
proporcionar un entendimiento de los papeles individuales y responsabilidades
correspondientes al control interno sobre la información administrativa-contable.
En cuanto a las Actividades de Monitoreo, se ha identificado que la imprenta
no realiza evaluaciones continuas al control.
El Monitoreo se debe realizar de tres formas: durante la realización de las
actividades diarias en los distintos niveles de la empresa; de manera separada, por
46
personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades incluidas
las de control, o mediante la combinación de ambas modalidades, sin embargo no se
lleva a cabo.
En la imprenta “La Condamine”, no existe personal responsable de llevar a
cabo las Funciones y Responsabilidades en Control Interno.
Así mismo como es una imprenta familiar con Calificación Artesanal, no posee
dentro del personal, auditores internos los mismos que ayudan a examinar en forma
directa los controles internos.
El control interno en mayor o menor medida es responsabilidad de todo el
personal de la imprenta, dado que casi todos los empleados desempeñan algún papel
a la hora de efectuar el control, por un lado, la de generar información utilizada en el
sistema de control, o si toman algunas medidas para asegurar el control.
En lo relacionado a Informática Tecnológica, en este caso los empleados de la
imprenta de las áreas administrativas, salvaguardan la integridad, confiabilidad y
disponibilidad de la información de “La Condamine”.
La imprenta cuenta con un técnico que realiza la instalación y la configuración
de software y existe asesoramiento a la gerencia general en cuanto a las nuevas
herramientas informática.
47
Capítulo III
Introducción de la Imprenta en el Ecuador
El Ecuador en el sector editorial y gráfico, es un país fundamentalmente
importador tanto en insumos, bienes de capital y principalmente de materia prima.
Ecuador sin duda ha estampado su marca en lo que es la Imprenta Gráfica a
nivel mundial. Su capacidad de producción y calidad se refleja en el reconocimiento
otorgado a varias imprentas del País en los distintos concursos que a través del
tiempo se han desarrollado a nivel de Latinoamérica y Mundial. Es muy importante
destacar que la Industria Gráfica Ecuatoriana, ha sido acreedora a muchos premios
internacionales en distintas categorías donde se han destacado empresas como
Imprenta Mariscal, Offsetec, Edimpres S.A., El Comercio C.A., por lo tanto hablar de
la Imprenta Gráfica en el Ecuador es hablar de buena calidad y de confiabilidad interna
y externa; el año 2009 fue posicionado nuestro país como uno de los mejores
impresores gráficos del Mundo, (Miranda, Revista de Asociación de Industriales
Gráficos: Una industria de retos Presidente, 2012).
Larga y fructífera es la historia de las artes gráficas en el mundo y por su puesto
en el Ecuador. Grandes e importantes son los logros y realizaciones de nuestra
industria cuya valía nadie pone en duda, porque está presente en las más diversas
actividades del hombre, dando forma a múltiples productos de enorme utilidad para
el hogar, la empresa, la oficina, creando belleza, informando, transmitiendo y
conservando el arte, la ciencia y la cultura.
En este contexto, la Asociación de Industriales Gráficos- AIG, durante sus años
de vida ha impulsado e impulsará programas y proyectos que optimicen la gestión de
la industria gráfica, para que siga siendo un elemento clave en la vida del ser humano,
48
para fortalecer su participación en el presente y futuro del país, para que responda
plenamente a los desafíos que tenemos por delante.
3.1 Análisis Situacional de la Imprenta “La Condamine”
El análisis situacional es el estudio del medio en que se desenvuelve la
empresa en un determinado momento, tomando en cuenta los factores internos y
externos los mismos que influyen en cómo se proyecta la empresa en su entorno.
3.1.1 Análisis Externo de la Imprenta “La Condamine”
La imposición de aranceles ha afectado notablemente en la importación de
materias primas produciendo un encarecimiento del producto. Debido a la
inestabilidad política, económica y social por la que ha atravesado nuestro país en
años anteriores ha hecho que los préstamos internacionales sean condicionados al
planteamiento de una política estable.
El ambiente externo se ha considerado a: la tecnología, las fuerzas
económicas, las fuerzas sociales, culturales, demográficas y ambientales, las fuerzas
políticas, gubernamentales y jurídicas.
Fuente: www.factores externos.com
Figura 4. Ambiente Externo
49
3.1.1.1 Entorno de la Empresa
La empresa para desarrollar su actividad debe conocer su entorno; es decir
todo aquello que está fuera de los límites de la empresa.
Se define como entorno de la organización, a los elementos que influyen de
manera significativa en las operaciones diarias de la empresa, dividiéndose en
Macroambiente y Microambiente.
3.1.1.1.1 Macroambiente
Los factores Macroambientales son aquellos que influyen de manera
importante en el sistema de toda empresa de cualquier sector, son fuerzas que no
pueden ser controladas por los gerentes de las empresas.
Dentro del macroambiente en que se desenvuelve la imprenta “La Condamine”,
existen factores que afectan al desarrollo económico de la empresa y al crecimiento
de la misma puesto que actualmente la realidad en que vive el país es muy crítica,
por lo cual se ve afectado este sector de la industria gráfica, las siguientes variables
externas son:
El Entorno Cultural
El entorno social-cultural incluye el nivel educativo, las variables demográficas,
tales como la tasa de crecimiento de la población, la distribución de las edades, las
variables educacionales, está compuesto por instituciones y otros grupos que afecten
los valores, las percepciones, las preferencias y los comportamientos básicos de la
sociedad, (Kottler, 2001).
La imprenta “ La Condamine”, tiene una oportunidad es este entorno cultural
debido a que la educación es un factor trascendental en los niños y jóvenes de la
Patria, ya que las nuevas generaciones son y serán el futuro de nuestro país, es por
esta razón que el Gobierno pone mucho énfasis en este aspecto.
50
Factor Político y Legal
Los factores político y legal también tienen un efecto importante en el nivel de
oportunidades y amenazas en el ambiente, tiene que ver con las actitudes del
gobierno frente a las presiones de grupos de interés o partidos políticos, (Kottler,
2001).
“La Condamine”, se va a proyectarse al futuro pero considera una amenaza los
cambios que puede generarse en políticas legales relacionadas con las leyes
laborales, ocasionado a la imprenta incertidumbre e inseguridad.
El sector gráfico se halla falto de una política industrial que favorezca su
desarrollo y más bien se han dado ciertas disposiciones que lejos de haber sido
instrumentos positivos, se han constituido en obstáculo para su evolución, como la
política estatal en la aplicación de aranceles para importar materia prima y materiales,
tal es el caso de los insumos gráficos que son grabados con tarifas altas, lo que en
última instancia determinan un mayor costo de producción en las imprentas.
Factor Ambiental Natural
El ambiente natural incluye los recursos naturales que usas las imprentas como
insumos o aquellos que se ven afectados por las actividades de la imprenta. La
preocupación por el ambiente ha ido aumentando desde hace varios años. La
contaminación del aire y el agua ha llegado a niveles alarmantes por lo que en la
actualidad se está poniendo más énfasis en este factor.
Factor Económico Financiero
Estas variables económicas nos permiten analizar y determinar la situación
económica en la que se encuentra nuestro país y la forma en cómo éstas puede
afectar a la economía en la imprenta “La Condamine”, en cuanto al sistema financiero
y crediticio, las mismas que se convierten en ayudas económicas para la empresa.
51
El Entorno Tecnológico.
El cambio tecnológico genera un sin número de nuevas posibilidades para un
producto; la generación y control de la información en las imprentas es fundamental
para la toma de decisiones, (Hill & Jones, 2009).
Tecnología se refiere al software computacional, tecnología de la información,
sistemas contables, programas de diseño gráfico, nuevas máquinas, pero sin
descuidar al ser humano, que continúa siendo el pilar del progreso del sector.
Los cambios tecnológicos computacionales, no han sido ignorados en las
imprentas, todos han ido incursionando en estas tecnologías, en beneficio de la
cantidad y calidad de la información manejada; considerándose para la imprenta una
oportunidad alta frente a sus competidores, ya que cuentan con algunos sistemas.
3.1.1.1.2 Microambiente
El microambiente son las fuerzas cercanas a la compañía que influyen en la
capacidad para satisfacer a los clientes y actúan en el entorno inmediato a la empresa;
La labor de la gerencia comercial de la imprenta es crear ofertas atractivas para los
mercados, (Kottler, 2001).
Los grupos que lo integran son:
Competencia
En general, las empresas del sector gráfico dividen su mercado en tres grandes
estratos, el mercado de formularios continuos, el de productos publicitarios, y el sector
industrial, siendo el sector competitivo muy amplio, pues la mayoría de las imprentas
son unipersonales conformadas por grupos familiares.
La diferenciación que cada uno puede ofrecer al cliente es de mucha
importancia, es por esto que en muchos casos, las compañías de la competencia
ofrecen sus productos con un precio que iguala e inclusive es menor al costo de
52
producción con el fin de obtener un cliente, logrando una competencia desleal en el
mercado.
Asimismo, la asesoría y el servicio postventa que ofrezca la compañía a sus
clientes, permite que un pedido se gane o se pierda. La maquinaria con que cuenta
la competencia, en muchas ocasiones es muy parecida entre sí con marcas
reconocidas en el mercado.
Clientes
Los clientes de la imprenta son instituciones educativas como colegios que
realizan sus pedidos en forma cíclica, es decir depende de la temporada de clases,
empresas públicas y privadas; las cuales no están clasificadas según el tipo de
exigencias o según el volumen de compras que realizan.
Proveedores
La materia prima y los materiales utilizados durante todo el proceso, son
suministrados por proveedores locales que han sido previamente evaluados y
calificados, con el fin de conocer si son capaces de cumplir con los requerimientos de
la empresa tanto en las debilidades.
Un análisis interno se puede realizar de distintas maneras, una forma de
realizarlo, es a través del siguiente proceso:
Determinar Fuentes de Información
En segundo lugar determinamos cuáles serán las fuentes a través de las
cuáles vamos a obtener la información que requerimos, las cuales pueden ser, por
ejemplo, reportes, encuestas o entrevistas a los trabajadores, reuniones, etc.
53
3.1.1.2 Recolección de la Información
Una vez determinada las fuentes de información a utilizar, pasamos a
realizar la tarea de recolectar o reunir la información, tarea que debería ser
realizada por todos los miembros de la empresa.
3.2 Situación Actual de la Imprenta “La Condamine”
3.2.1 Descripción de la Empresa
La imprenta “La Condamine”, comienza como una imprenta familiar
aproximadamente hace 30 años donde laboraban dos personas y su única labor era
la de terminados gráficos de registros de asistencia y calificaciones para los docentes
de los colegios.
Las actividades de la imprenta se realizaban en el domicilio de su propietario
que estaba ubicada en la calle “La Condamine”, razón por la cual la imprenta lleva su
nombre.
Actualmente imprenta “La Condamine”, se encuentra ubicada en la calle los
Eucaliptos OE3-105 y Real Audiencia, es una imprenta familiar con integridad y
respeto, esto hace que exista un compromiso, involucramiento y pertenecía de todos
sus involucrados, trabajando sin importar horarios e inclusive fines de semana de ser
necesario, con el único objetivo de cumplir con el compromiso adquirido con sus
clientes.
3.2.2 Misión
Conscientes de la demanda de una industria Gráfica de Calidad, la misión de
imprenta “La Condamine”, es trabajar por y para sus clientes, ofreciéndoles productos
y servicios que superen sus expectativas y necesidades.
54
3.2.3 Visión
Ser una empresa reconocida y de fuerte liderazgo en el sector gráfico, basados
en relaciones cliente-empresa fraternas, las cuales estarán alentadas por los
resultados cualitativos, altamente creativos e innovadores.
3.2.4 Objetivos
Al ser “La Condamine” una imprenta encaminado al mejoramiento continuo
tiene dentro de sus principales objetivos:
Disponer de instalaciones adecuadas para el correcto desarrollo de las
actividades de la imprenta.
Reducir los tiempos de producción, mejorando continuamente la calidad de
los productos.
Fomentar el desarrollo de la empresa y el mejoramiento del ambiente
laboral.
Brindar a sus clientes un servicio personalizado de calidad y eficaz.
Parte de los objetivos se han llevado cabo como es el disponer de nuevas
instalaciones adecuadas para el desarrollo de las actividades de la planta.
3.2.5 Base Legal
El sistema de la imprenta la “La Condamine”, por ser Calificada como Taller
Artesanal por la Junta Nacional de Defensa del Artesano se rige fundamentalmente,
por las siguientes disposiciones legales, normativas y reglamentarias:
- Constitución Política de la República del Ecuador.
- Ley de Defensa del Artesano.
- Ley de Fomento Artesanal Ecuatoriana.
- Reglamento y Normas General de la Ley de Defensa del Artesano.
- Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, LORTI.
55
3.2.6 Estructura Organizacional
La finalidad de la estructura organizacional es establecer un sistema para
trabajar en forma óptima y alcanzar los objetivos empresariales.
A continuación se presenta el organigrama, el mismo que refleja la realidad de
cómo está estructurado la imprenta.
Fuente: Imprenta “La Condamine”
Figura 5. Organigrama Estructural Actual de la Imprenta “La Condamine”
Gerencia General
Administración
FinanancieraProducción
Bodegas Productos Terminados y Materia Prima
Corte
Diseño
Emabalaje
Fotomecánica
Impresión
Plásticos
Pan de oro
Serigrafía
Terminados Gráficos
Comercialización
56
La estructura de la empresa está dividida en tres niveles: Gerencial, Intermedio
y Operacional:
3.2.7 Matriz de FODA de la Imprenta “La Condamine”
En el externo se ubican las oportunidades y amenazas.
En el interno las fortalezas y debilidades.
Se entiendo por:
FORTALEZAS: Actividades realizadas con alto grado de eficiencia
DEBILIDADES: Actividades con bajo grado de eficiencia
AMENAZAS: Fenómenos que representan complicación o peligro que no
dependen de un factor interno.
OPORTUNIDADES: Eventos que facilitan el logro de los objetivos
Tabla 4.
Esquema FODA
FACTORES
INTERNO
FACTORES
EXTERNOS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
FO
Estrategia para Maximizar
F y O
DO
Estrategias para Minimizar
D y Maximizar O
AMENAZAS
FA
Estrategia para Maximizar
F y Minimizar A
DA
Estrategias para Minimizar
D y A
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
57
Tabla 5.
Matriz de FODA
FACTORES
INTERNOS
Listado de fortalezas
F1. Cuenta la imprenta con
capacidad propia e instalada.
F2. Proveedores con entrega
inmediata de insumos y
materia prima.
F3. Cuenta con varios
productos para la venta.
F4. Los empleados cuentan
con los implementos y
recursos necesarios para
realizar su trabajo es decir las
condiciones de trabajo son
adecuadas.
F5. Existe un adecuado
mantenimiento de los
equipos.
F6. Buena relación laboral
con los clientes y
proveedores.
F7. Características especiales
del producto que se oferta.
Listado de debilidades
D1. Falta de sistemas de
control y procedimientos
para las áreas.
administrativo-financiero,
comercial, producción y
talento humano.
D2. Falta de definición en
las funciones en todas las
áreas.
D3. El personal
especializado no formula
estrategias de mercado.
D4. Falta planeación,
trabajo descoordinado,
mesclan sus áreas.
D5. Constante rotación en
el personal operarios de la
planta de producción.
D6. Falta de conocimiento
del marco legal y normativa
para el Sector Artesanal.
58
FACTORES
EXTERNOS
F8. Cuenta con maquinaria
propia y con una adecuada
capacidad de producción.
Listado de
oportunidades
O1. Buena imagen de la
imprenta hacia sus
clientes.
O2. Cambios de Ley de
Educación genera la
oportunidad de nuevos.
productos.
O3. Precio Competitivo
Mayor demanda en el
mercado de servicios.
O4. Incumplimiento por
parte de empresas del
sector gráfico.
O5. Mala calidad y
presentación del servicio
de la competencia.
O6. Mercado mal atendido
O7. Necesidad del
producto.
FO
Objetivo es afianzar las
fortalezas y oportunidades.
FO.1 Fortalecer la imagen
empresarial y promocionar
nuevos productos. (F7, O1).
FO.2 Aprovechar la capacidad
instalada, las características
especiales de los productos e
incrementar el volumen de
ventas a nivel nacional y
brindar un servicio de pos
venta (F6, F8; O6, 07,09).
DO
Objetivo es minimizar las
debilidades y aprovechar
las oportunidades.
DO.1 Definir las Funciones
y Procedimientos,
establecer políticas.
DO2. Contratar Contadora
y asignar una oficina
adecuada.
DO.3 Adquirir un sistema
biométrico para el control
de operarios y personal
administrativo.
DO.4 Aplicar nuevos
sistemas computarizados
como contables, de diseño.
(F2, O9).
59
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
09. “La Condamine” está
en un proceso de
expansión.
AMENAZAS
A1. Competencia muy
agresiva
A2. Aumento de precios
en la materia prima.
A3. Aplicación de
aranceles para importar
materia prima y
materiales.
A4. Elevadas tasas de
interés para realizar
préstamos.
A5. Dificultad para
incrementar la capacidad
productiva por los altos
costos de la maquinaria.
A6. Cambios en la
Legislación Laboral
A7. Política y economía
inestable.
FA
FA.1 Tiene como objetivo
afianzar más sus fortalezas y
minimizar las amenazas. Ante
las dificultades por las
competencias agresivas,
tasas de interés y
aprovechando los adecuados
recursos, ya que cuenta con
maquinaria propia como
estrategia se llevará a cabo la
búsqueda de mercados
nuevos. (F4, F5 A1, A2, A6,
A7).
DA
DA.1 Tiene como objetivo
en este caso minimizar los
dos factores por lo que se
deberá realizar la
Restructuración.
Organizacional. ( D1,D3)
DA.2 Capacitarse en
conocimiento de la Base
Legal
DA.3 Al inicio de cada año
realizar estrategia de
marketing.
60
En función de la matriz de FODA las estrategias se han orientado a la
elaboración e implementación del manual de control interno, para lo cual fue
indispensable analizar la situación actual de la empresa vs las estrategias antes
mencionadas.
3.2.8 Áreas Funcionales de la Empresa y Evaluación del Control Interno
a empleados.
3.2.8.1 Área Administrativa-Financiera
La imprenta “La Condamine”, por tener calificación artesanal ha quedado
relegado en cuanto al manejo Contable-Financiero, en su lugar presenta una cuenta
de Ingresos y Egresos para presentar su renta disponible.
Actualmente el área Administrativa, es la encargada de realizar todos los
documentos fuentes como son facturación, cobranzas, impuestos, guías de remisión
es quien emite los pagos a proveedores, proformas, recepción, caja chica, entre otros.
Recursos Financieros de la Imprenta “La Condamine”.
A diciembre del 2012 “La Condamine”, se presenta los siguientes datos
aislados.
Tabla 6.
Recursos Financieros Imprenta "La Condamine"
Ingresos USD$ 204 822,14
Gastos
Compras
IVA
Salarios
Aportes
USD$ 85 183,75
USD$ 6 835,52
USD$ 36 141,84
USD$ 7512,53
USD$ 135 674,00
Utilidad USD$ 69 148,49
Capital Invertido USD$65 000,00
Fuente: Información proporcionada por la Imprenta “La Condamine”
Fecha: 15 de Junio del 2013
61
Para poder evaluar la gestión del Área Administrativa- Financiera y medir el
riesgo se aplicó el siguiente cuestionario de control interno a los empleados de la
imprenta:
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ING. EN FINANZAS Y AUDITORIA, CPA
EMPRESA: “La Condamine”
FECHA: 15 de junio 2013
Objetivo: Determinar cuáles son los puntos críticos de control interno para
determinar el plan de acción a implementar.
No.
CONTROLES CLAVES
RESPUESTAS
SI │NO│
PONDERACIÓN
10
CALIFICACIÓN
DE 1 A 10
OBSERVACIONES
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA GESTIÓN –ADMINISTRATIVA
1 Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización?
SI 10 7 No se aplica y no está difundido al personal
2 La estructura orgánica de la Imprenta, guarda estrecha relación con el tamaño y naturaleza de las actividades que desarrolla?
SI 10 6
3 La Dirección de la Imprenta, está consciente de que se requiere la implementación de actividades de control?
SI 10 4
4 La Dirección de la Imprenta, cuenta con experiencia y preparación académica formal para el desempeño de sus cargos?
SI 10 10
5 Se ha establecido algún tipo de medida para el control de las actividades administrativas?
NO 10 3 Prueba sustantiva o de cumplimiento
6 Se han elaborado procesos y procedimientos para la
NO 10 3 Normativa Interna
62
Fecha de evaluación: 15 de junio 2013
Shirley Arregui Lara _________________ Autora de Tesis Responsable de área
realización de las actividades inherentes al giro de negocios?
7 Han evaluado los procedimientos establecidos en las diferentes áreas? Cada qué tiempo:
NO 10 3
8 Cuando se han detectado inconformidades con el proceso, qué tipo de medidas correctivas se han implementado?
NO 10 3
9 Las medidas correctivas implementadas, cuentan con su respectivo seguimiento?
NO 10 4 No, porque no se ha realizado un Manual de procedimiento
10 La Imprenta “La Condamine”, ha desarrollado su Misión, Visión y Objetivos?
SI 10 5 No se ha difundido
11 Se ha realizado una adecuada y sistemática difusión de la misión y visión de la Imprenta?
NO 10 4
12 Qué mecanismos se han implementado para el manejo, control y custodia del archivo del área Administrativa?
NO 10 4
13 El personal con que cuenta en el área administrativa es suficiente?
NO 10 7 Considero que falta personal (auxiliares)
14 El personal que comprende el área son? Jefe Contable Administrativa?
NO 10 5
15 Cuenta con personal y equipos suficientes para el desarrollo de las actividades del giro de negocio?
NO 10 7 Personal suficiente Equipos hace falta computadoras, escritorios
TOTAL
150 75
63
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL
INTERNO
EMPRESA: “La Condamine”
AREA O COMPONENTE: Área Administrativa
VALORACIÓN:
Nivel de confianza
PONDERACIÓN TOTAL (PT): 150
CALIFICACIÓN TOTAL (CT): 75
CALIFICACIÓN PORCENTUAL (CP):
NC = CT x 100 PT
𝑁𝐶 =75 𝑥 100
150= 50,00%
Riesgo de control
RC= 100-NC
RC= 100-50=50%
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO Y DE CONFIANZA
CALIFICACIÓN PORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO
15% - 50%
1 BAJO
3 ALTO
51% - 75%
2 MEDIANO
2 MEDIANO
76% - 95%
3 ALTO
1 BAJO
64
CONCLUSIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Riesgo de Control.- Realizada la evaluación del control interno mediante la
utilización de cuestionarios se obtuvo los siguientes resultados.
Nivel de Confianza: 50,00% y Riesgo de Control: 50,00%
Es decir el área administrativa tiene un nivel de confianza media y un riesgo
de control medio por lo que se dará un enfoque de pruebas de cumplimiento o
sustantivas
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Objetivo: Determinar cuáles son los puntos críticos de Control Interno para
determinar el plan de acción a implementar.
EMPRESA: “La Condamine”
FECHA: 15 de junio de 2013
No.
CONTROLES CLAVES
RESPUESTAS
SI │ NO │ NA
PONDERACI
ÓN
10
CALIFICACIÓN
OBSERVACIONES
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE CONTABILIDAD
11
Existe un manual de procedimientos contables?
NO 10 4
22
El personal del departamento de Contabilidad ha recibido por escrito las funciones que deben realizar?
NO 10 5
33
La persona del departamento de Contabilidad, se encuentra adecuadamente capacitado y entrenado para el desempeño de sus funciones?
NO 10 6
44
El sistema que mantiene para el registro contable presta las
NA 10 5 No llevamos contabilidad por
65
facilidades de rapidez y oportunidad, en la elaboración y presentación de estados financieros de la Empresa?
ser Artesanos Calificados, sin embargo para control empresarial se debería llevar contabilidad
55
El sistema contable utilizado permite una adecuada conciliación contable y presupuestaria?
NO
NA 10 4
66
Los registros contables a qué fecha se encuentran actualizados?
NO NA 10 5
77
El sistema utilizado para el registro contable, posee el adecuado soporte técnico para garantizar un correcto funcionamiento?
NO NA 10 4
88
El sistema de contabilidad está acorde con las necesidades de la Imprenta?
NO NA 10 5
99
Están los asientos contables del libro diario general aprobados por el contador?
NO NA 10 4
110
Se encuentra archivado en orden cronológico los documentos sustenta torios?
SI 10 8
111
Cuál es el instructivo para el manejo de activos fijos?
NO 10 5
112
Cuál es el reglamento interno para la adquisición de activos fijos?
NO 10 4 No existe
113
Todos los activos están adecuadamente registrados y salvaguardados?
NO 10 8
114
Se han establecido controles, con el fin de asegurar que las transacciones sean válidas y su registro sea completo y correcto en los libros?
NA 10 8
115
Se registran diariamente las transacciones financieras de la entidad?
NA 10 4
116
Con que frecuencia realizan la conciliación bancaria?
NO 10 5
117
Los asientos de diario se realizan en base a los documentos de soporte legalizados?
NA 10 3
118
Hay controles establecidos para evitar que no haya personas en la empresa que puedan pagar nominas sin ninguna supervisión?
SI 10 8
119
Se han establecido procesos específicos para los pagos de proveedores y roles?
SI 10 6 Pero no está escrito en un manual de procedimientos.
66
120
Existen controles establecidos para la utilización de los fondos?
NO 10 5
221
Se realizan actas de entrega-recepción cuando existen cambios de personal?
SI 10 7
TOTAL
210 78
Fecha de evaluación: 15 de junio 2013
Shirley Arregui Lara
_________________
Autora de Tesis Responsable de área
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL
INTERNO
EMPRESA: “La Condamine”
AREA O COMPONENTE: Contabilidad
VALORACIÓN:
Nivel de confianza
PONDERACIÓN TOTAL (PT): 210
CALIFICACIÓN TOTAL (CT): 78
CALIFICACIÓN PORCENTUAL (CP):
NC = CT x 100 PT
𝑁𝐶 =78 𝑥 100
210= 37,14%
67
Nivel de Riesgo
RC= 100-NC
RC= 100-37,14= 62,86%
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO Y DE CONFIANZA
CALIFICACIÓN
PORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO
15% - 50%
1 BAJO
3 ALTO
51% - 75%
2 MEDIANO
2 MEDIANO
76% - 95%
3 ALTO
1 BAJO
CONCLUSIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Riesgo de Control.- Realizada la evaluación del control interno
mediante la utilización de cuestionarios se obtuvo los siguientes resultados.
Nivel de Confianza: 37,14% de Riesgo de Control: 62,86%
Es decir el área de contabilidad tiene un nivel de confianza bajo,
mientras que el riesgo de control alto, por lo que se dará un enfoque de
pruebas sustantivas.
68
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Objetivo: Determinar cuáles son los puntos críticos de Control Interno para
determinar el plan de acción a implementar.
EMPRESA: “La Condamine”
FECHA: 15 de junio de 2013
No.
CONTROLES CLAVES
RESPUESTAS
SI │NO│ NA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE TESORERÍA
1 El Departamento de tesorería cuenta con Políticas, controles y demás disposiciones establecidas para el proceso de recaudación, recepción y custodia de los fondos?
NA 10 4 No existe departamento de tesorería, lo realiza el responsable de llevar contabilidad
2 El personal del departamento de Tesorería ha recibido por escrito las funciones que deben realizar?
NA 10 4
3 El personal del Departamento de Tesorería, se encuentra adecuadamente capacitado para el desempeño de sus funciones?
SI 10 8 Realiza la persona responsable de contabilidad.
4 Las funciones encargadas a cada empleado son?:
NA 10 3
5 Todos los ingresos son depositados en la cuenta oficial de la Imprenta?
SI 10 10
6 Se efectúan controles previos a los desembolsos?
SI 10 9 Facturas recibidas y tiempo de pago a proveedores.
7 Se elaboran flujo de caja? NO 10 3
8 Se preparan resúmenes diarios de ingresos y depósitos diarios?
SI 10 7
9 Los resúmenes se envían a las áreas relacionadas tales como contabilidad?
SI 10 9
10 Los cheques utilizados así como los comprobantes de pago fueron previamente numerados?
NO 10 5
11 Los talonarios de chequera o cheques que no estén en uso son controlados de tal forma que no se dé un mal uso?
SI 10 8
12 Se mutilan los cheques anulados y se guardan de tal forma que conserve la secuencia numérica?
SI 10 9
69
13 Está prohibido firmar los cheques en blanco?
NO 10 2 Si firma en blanco
114
Posterior al pago se verifica que los comprobantes de egreso cuenten con toda la documentación de soporte previo al envío a contabilidad para el archivo respectivo?
NA 10 5
115
Se deposita todos los ingresos cualquiera sea su concepto en forma inmediata e intacta en la cuenta de la Imprenta?
NO 10 2 No porque utilizan pagos imprevistos de la imprenta
116
Los comprobantes de ingreso y egresos son numerados y son archivados en forma adecuada?
NO 10 5 Solo hay comprobantes de pagos a proveedores fijos.
117
Los depósitos y transferencias bancarios son preparados por un funcionario ajeno a caja?
NO 10 6
118
Se registran adecuadamente en el libro de cheques los ingresos y desembolsos efectuados?
NO 10 7
119
Se concilia mensualmente las cuentas corrientes existentes en la tesorería, y su archivo es adecuado?
NO 10 2
220
Se efectúan los pagos en base a comprobantes aprobados y con la documentación de sustento respectiva?
NO 10 6
221
Se registra diariamente todas y cada una de las operaciones del día?
NO 10 5
222
Todos los pagos a excepción de los de caja chica, son efectuados mediante cheque?
NO 10 6 Los imprevistos se hacen con caja chica.
223
Se controla la secuencia numérica de los cheques?
SI 10 9
224
Se utiliza máquina protectora de cheques?
NO 10 2
225
Se archivan los cheques anulados, anexo al comprobante de egreso?
NO 10 5
226
Disponen de una caja fuerte para seguridad del efectivo?
NO 10 3
227
El archivo de los comprobantes de ingreso y egreso, conserva un estricto orden numérico que permita su fácil acceso y control?
NO 10 5
228
Los comprobantes de ingreso y egreso anulados se archivan el original y copias?
NO 10 8
229
Se realiza seguimiento de los cheques pendientes de cobro por largo tiempo?
SI 10 9
330
Existe un archivo adecuado de los cheques pagados y devueltos por el banco?
SI 10 10
331
Los anticipos al sueldo se recuperan?
SI 10 10
70
332
Cuenta con un sistema de Tesorería?
NA 10 7
333
El sistema utilizado para el registro de las operaciones cuenta con soporte técnico oportuno?
NA
334
Se realizan egresos urgentes sin ser presupuestados, de existir indique porque concepto?
SI 10 9 Cuando se daña alguna máquina
TOTAL 340 202
Fecha de evaluación: 15 de junio 2013
Shirley Arregui Lara _________________
Autora de Tesis Responsable de área
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL
INTERNO
EMPRESA: “La Condamine”
AREA O COMPONENTE: Tesorería
VALORACIÓN:
Nivel de Confianza
PONDERACIÓN TOTAL (PT): 340
CALIFICACIÓN TOTAL (CT): 202
CALIFICACIÓN PORCENTUAL (CP):
NC = CT x 100 PT
𝑁𝐶 =202 𝑥 100
340= 59,41%
71
Riesgo de Control
RC=100-NC
RC= 100-59,41= 40,59%
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO Y DE CONFIANZA
CALIFICACIÓN
PORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO
15% - 50%
1 BAJO
3 ALTO
51% - 75%
2 MEDIANO
2 MEDIANO
76% - 95%
3 ALTO
1 BAJO
72
CONCLUSIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Riesgo de Control.- Realizada la evaluación del control interno
mediante la utilización de cuestionarios se obtuvo los siguientes resultados.
Nivel de Confianza: 59,41% Riesgo de Control: 40,59%
Es decir el área de tesorería tiene un nivel de confianza medio y un
riesgo de control medio, por lo que se dará un enfoque de pruebas de
cumplimiento y sustantivas.
3.2.8.2 Área de Comercialización
Mercadeo y Ventas.- Se encarga de comercializar los productos a través de
vendedores.
Vendedores
Es el canal de comercialización que más hace llegar los productos a los
consumidores finales. El producto que más se vende es con Registro de Asistencias
y Calificaciones, que existen en varias presentaciones que representa el 60% del total
de ventas.
73
Fuente: Imprenta “La Condamine”
Figura 6. Principales Productos de la Imprenta “La Condamine”
Para poder evaluar gestión de las Áreas de Comercialización y Ventas y medir
el riesgo se aplicó el siguiente cuestionario de control interno a los empleados de la
imprenta:
74
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Objetivo: Determinar cuáles son los puntos críticos de Control Interno para
determinar el plan de acción a implementar.
EMPRESA: “La Condamine”
FECHA: 15 de junio de 2013
No.
CONTROLES CLAVES
RESPUESTAS
SI │NO│ NA
PONDERACIÓN
10
CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
1 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
11
Existe un plan de comercialización?
NO 10 6
22
Realizan anualmente un plan de marketing?
NO 10 6
33
Realizan visitas a clientes continuamente?
SI 10 9
44
El departamento de comercialización tiene establecida políticas de crédito?
NO 10 5
55
Están establecidos los criterios para el cobro de los deudores?
SI 10 9 Pero no está escrito en un Manual.
66
Existen controles que garanticen la recuperación de cuentas por cobrar?
NO 10 4
77
Con que frecuencia se realizan las conciliaciones de las cuentas por cobrar?
NO 10 5
88
Existen saldos de cuentas por cobrar de años anteriores?
SI 10 5
99
Los abonos o pagos parciales diferentes a los pactados son autorizados previamente por la gerencia?
SI 10 6
110
Existen mecanismos adecuados que garanticen el cobro efectivo de la cartera?
NO 10 3
111
La cancelación de las cuentas por cobrar está bajo la responsabilidad de un empleado competente?
SI 10 9
75
112
Se han establecido procesos específicos para las recaudaciones?
NO 10 3
1 TOTAL
120 70
Fecha de evaluación: 15 de junio 2013
Shirley Arregui Lara _________________
Autora de Tesis Responsable de área
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL
INTERNO
EMPRESA: “La Condamine”
AREA O COMPONENTE: Comercialización, Marketing y Ventas.
VALORACIÓN:
Nivel de confianza:
PONDERACIÓN TOTAL (PT): 120
CALIFICACIÓN TOTAL (CT): 70
CALIFICACIÓN PORCENTUAL (CP):
NC = CT x 100 PT
𝑁𝐶 =70 𝑥 100
120= 58,33%
Riesgo de Control:
RC=100-NC
RC= 100-58,33= 41,67%
76
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO Y DE CONFIANZA
CALIFICACIÓN
PORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO
15% - 50%
1 BAJO
3 ALTO
51% - 75%
2 MEDIANO
2 MEDIANO
76% - 95%
3 ALTO
1 BAJO
CONCLUSIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Riesgo de Control.- Realizada la evaluación del control interno
mediante la utilización de cuestionarios se obtuvo los siguientes resultados.
Nivel de Confianza: 58,33% Riesgo de Control: 41,67%
Es decir las áreas de comercialización, marketing, ventas y cuentas
por cobrar tienen un nivel de confianza medio y un nivel de riesgo medio, por
lo que se dará un enfoque de pruebas de cumplimiento y sustantivas.
77
3.2.8.3 Área de Talento Humano
Esta área de Talento Humano no se encuentra estructurada. Imprenta “La
Condamine”, cuenta actualmente con 16 empleados como se observa en el cuadro
siguiente, de los cuales se encuentran afiliados 11 empleados que son el Gerente
Propietario y los Operarios, los demás están considerados como voluntarios que son
la esposa del dueño, los hijos y nueras.
Tabla 7.
Área de Talento Humano
N° ÁREA
CARGO UNIDAD NOMBRE
1 Gerente Propietario Área Administrativa Sr. Patricio Falconí Pazmiño
1 Administradora Área Administrativa Lorena Marcillo Lara
1 Gerente de Producción y Diseño
Área de Producción Patricio Alejandro Falconí Cisneros
1 Operario Offset Área de Producción Arturo Cuichan
1 Operario Guillotina Área de Producción José de la Paz
4 Ayudante de terminados gráficos
Área de Producción Rosalina Tenemea Lourdes Guerra Jhoana Mocha Rocío Monserrate
3 Operario Selladora de Plásticos
Área de Producción Wilson Guatemal Daniel Caguana Fernando Cañar Muñoz
1 Supervisora de Producción
Área de Producción Clara Cisneros
1 Mensajero Mensajería Edwin Segura
1 Gerente de Comercialización
Área de Comercialización
José Luis Falconí
1 Talento Humano Trabajadora Social Cyntia García
78
Para poder evaluar la gestión de Talento Humano y medir el riesgo, se aplicó
el siguiente cuestionario de control interno a los empleados de la imprenta:
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Objetivo: Determinar cuáles son los puntos críticos de Control Interno para
determinar el plan de acción a implementar.
EMPRESA: “La Condamine”
FECHA: 15 de junio de 2013
No.
CONTROLES CLAVES
RESPUESTAS
SI │NO│ NA
Ponderaci
ón
Calificación
OBS
OBSERVACIO
NES
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE TALENTO HUMANO
11
La Imprenta cuenta con un Manual de Funciones?
NO 10 5
22
La Imprenta cuenta con un Manual de Procedimientos de las diferentes áreas?
NO 10 3
33
La Imprenta cuenta con Reglamentos Internos aprobados por el MRL (Ministerio de Relaciones Laborales)?
NO 10 4
44
Existe algún documento que especifique los requerimientos para el reclutamiento y selección de personal?
NO 10 5
55
Se aplica exámenes a los aspirantes?
NO 10 6
66
Se entrega al personal nuevo manuales de: a.- Bienvenida b.- Historia de la empresa c.- Descripción de puestos d.- Políticas e.- Reglamentos f.- Organización g.- Cronograma de entrega de trabajos
NO 10 3
77
Existen en la Imprenta procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los empleados así como el cumplimiento de las horas efectivas de trabajo?
SI 10 8 Leccionario de hora de ingreso y salida del personal
79
Fecha de evaluación: 15 de junio 2013
Shirley Arregui Lara _________________
Autora de Tesis Responsable de área
88
Se evalúa al personal mediante un proceso técnico que determine si el empleado rinde de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la Imprenta?
NO 10 4
99
El departamento de personal o quien haga sus veces mantienen los expedientes individuales actualizados de los empleados con toda la información veraz, oportuna y pertinente para la toma de decisiones?
SI 10 8
110
TOTAL 90 46
111
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
112
El personal que labora en la planta (operarios) cuenta con equipos de seguridad industrial?
NO 10 4
13
Los empleados han recibido la dotación de uniformes en forma regular?
SI 10 10
14
Cuenta la imprenta con sanitarios y vestidores?
SI 10 10
115
Existe algún empleado que controle la entrada y salida de las personas a la Imprenta?
NO 10 4
116
Las instalaciones de la Imprenta cuentan con extinguidores contra incendio?
SI 10 9
117
Las instalaciones de la Imprenta cuentan con salidas de emergencia y señalizaciones en caso de emergencia?
SI 10 8
118
El nivel de ruido es controlado?
NO 10 6
119
Cuenta la imprenta con normas de seguridad interna?
NO 10 5
2 2
20
Son adecuados las condiciones de trabajo tales como: a.- Ventilación b.- Iluminación c.- Temperatura d.- Nivel de ruido e.- Disposición de mobiliario y equipos f.- Color de las áreas g.- Áreas de circulación h.- Áreas de descanso i.- Áreas de atención al cliente j.- Cafetería k.-otros
SI SI NO NO NO NO SI NO SI NO
10 7
TOTAL 90 63
80
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL
INTERNO
EMPRESA: “La Condamine”
AREA O COMPONENTE: Talento Humano y Salud y Seguridad Ocupacional
VALORACIÓN:
Nivel de confianza:
Talento Humano Salud y Seguridad Ocupacional
PONDERACIÓN TOTAL (PT): 90 90
CALIFICACIÓN TOTAL (CT): 46 63
CALIFICACIÓN PORCENTUAL (CP):
NC = CT x 100 PT
𝑁𝐶 =46 𝑥 100
90= 51,11% 𝑁𝐶 =
63 𝑥 100
90= 70,00%
Riesgo de Control:
RC= 100-NC
RC=100-46,66= 53,33% RC=100-70= 30%
81
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO Y DE CONFIANZA
CALIFICACIÓN PORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO
15% - 50%
1 BAJO
3 ALTO
51% - 75%
2 MEDIANO
2 MEDIANO
76% - 95%
3 ALTO
1 BAJO
CONCLUSIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Riesgo de Control.- Realizada la evaluación del control interno mediante la
utilización de cuestionarios se obtuvo los siguientes resultados.
Nivel de confianza: 51,11% medio y Riesgo de Control: medio en Talento
Humano.
Nivel de Confianza: 70,00% medio y Riesgo de Control: medio en Seguridad y
Salud Ocupacional.
Es decir el área de talento humano tiene un nivel de confianza medio y riesgo de
control medio, por lo que se le dará un enfoque de pruebas de cumplimiento y
sustantivas.
82
Mientras que en el área de Salud y Seguridad Ocupacional tiene un nivel de
confianza medio y un riesgo de control medio, por lo que se dará un enfoque de
pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas.
3.2.8.4 Área de Producción
En esta área se elaboran los distintos tipos de productos a través de un proceso
productivo, también se incluye la bodega que se encarga del almacenamiento de
materia prima y productos terminados.
Responsable de Producción y Diseño, tiene bajo su responsabilidad a nueve
personas trabajando, la mano de obra especializada conoce perfectamente los
procesos de producción, por esa razón cuando falta un operario, este es reemplazo
inmediatamente por otro desempeñándose satisfactoriamente. La adquisición del
inventario de la materia prima se realiza en función de la utilización y lo que requiere
el departamento de producción en su momento.
Fuente: Imprenta “La Condamine”
Figura 7. Impresora Rotaprint Heidellibert gto 56
83
Para poder evaluar la gestión del área de producción y medir el riesgo, se
aplicó el siguiente cuestionario de control interno a los empleados de la imprenta:
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
Objetivo: Determinar cuáles son los puntos críticos de Control Interno para
determinar el plan de acción a implementar.
EMPRESA: “La Condamine”
FECHA: 15 de junio de 2013
No.
CONTROLES CLAVES
RESPUESTAS
SI │NO│ NA
PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL AREA DE PRODUCCIÓN
11
La Imprenta cuenta con un Manual de Funciones?
NO 10 2
22
El Área de Producción tiene diseñado los procesos de Producción?
SI 10 10
33
Consideran que la distribución de la planta es la adecuada?
SI 10 10
44
Considera que la planta cuenta con un el espacio físico suficiente y adecuado?
SI 10 10
55
El Área de Producción se encuentra zonificada?
SI 10 10
66
Existe adecuado ingreso al Área de Producción?
SI 10 9
77
Existe comunicación entre el Área de Producción y Bodegas de Materias Primas y Productos Terminados?
SI 10 8
88
El transporte de la materia prima y producto terminado es el adecuado?
SI 10 8
99
Cuenta el personal del Área de Producción con materiales de seguridad adecuado para la elaboración de sus productos?
NO 10 5
110
Existe supervisión en el proceso de producción?
SI 10 9
111
Cuenta con un especialista en diseño?
SI 10 10
112
Considera usted que el Área de Producción cuenta con maquinaria suficiente para la elaboración de sus productos?
84
113
Las maquinarias, equipos y los implementos del Área de Producción son actualizados?
SI 10 9
114
Considera usted que el Área de Producción tiene problemas de infraestructura?
NO 10 10
115
Cuenta con suficiente materia prima en el momento de la elaboración de los productos?
SI 10 9 A veces no existe en stock, pero se realiza el pedido y entregan inmediatamente
116
Cuenta con una bodega de stock de materia prima? Describa la materia prima que utiliza: Papel Plástico Cartón
SI 10 9
117
Cuenta con una bodega para productos terminados?
SI 10 10
118
El personal que labora en el Área de Producción es suficiente?
SI 10 8
119
Considera usted que el personal de la planta está bien distribuido si su respuesta es No; explique por qué?:
SI 10 10
220
El Área de Producción con cuantas con secciones bien definidas; Describa las secciones? Corte, Impresión- Sellado, Terminados Gráficos.
SI 10 10
221
Se da mantenimiento a la maquinaria de la Imprenta; Cada qué tiempo?
SI 10 8
2 TOTAL 210 174
Fecha de evaluación: 15 de junio 2013
Shirley Arregui Lara _________________
Autora de Tesis Responsable de área
85
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL
INTERNO
EMPRESA: “La Condamine”
AREA O COMPONENTE: Área de Producción
VALORACIÓN:
Nivel de Confianza
PONDERACIÓN TOTAL (PT): 210
CALIFICACIÓN TOTAL (CT): 174
CALIFICACIÓN PORCENTUAL (CP)
NC = CT x 100 PT
𝑁𝐶 =174 𝑥 100
210= 82,86%
Riesgo de Control
RC=100-NC
RC=100-82,86= 17,14%
86
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO Y DE CONFIANZA
CALIFICACIÓN PORCENTUAL
GRADO DE CONFIANZA
NIVEL DE RIESGO
15% - 50%
1 BAJO
3 ALTO
51% - 75%
2 MEDIANO
2 MEDIANO
76% - 95%
3 ALTO
1 BAJO
CONCLUSIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
Riesgo de Control.- Realizada la evaluación del control interno mediante la
utilización de cuestionarios se obtuvo los siguientes resultados.
Nivel de Confianza: 82,86% Riesgo de Control:17,14%
Es decir el área de producción tiene un nivel de confianza alto y un riesgo de control
bajo, por lo que se dará un enfoque de pruebas de cumplimiento.
87
3.3 Encuesta a Clientes para Medir el Control Interno
Esta encuesta nos permitirá medir el control interno de la imprenta
“La Condamine”.
1. ¿Usted considera que la entrega de los productos de la imprenta
“La Condamine”, se ajusta a un control de calidad?
Tabla 8.
Pregunta 1 - Control Interno a clientes.
No. de encuestas
Respuesta Porcentaje %
32 SI 86
5 NO 14
37 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 8. Pregunta 1 - Control Interno a Clientes.
En la pregunta 1 del análisis realizado observamos que de los 37 encuestados
(100%). El 86% considera que los productos que ofrece la imprenta si se ajusta a un
control de calidad, mientras que un 14% considera que no se ajusta a un control de
calidad.
86%
14%
SI
NO
88
2.- ¿Usted considera que Imprenta “La Condamine”, elabora sus productos en base
a una planificación?
Tabla 9.
Pregunta 2 - Control Interno a clientes.
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
9 SI 24
28 NO 76
37 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 9. Pregunta 2 - Control Interno a Clientes.
En la pregunta 2 del análisis realizado observamos que de los 37 encuestados
(100%). El 76% considera que los productos que ofrece la imprenta no se ajusta a
una planificación, mientras que un 24% señala que sí.
24%
76%
SI
NO
89
3.- ¿La fecha de entrega de los productos está relacionado con un programa de
entrega establecida por la imprenta?
Tabla 10.
Pregunta 3 - Control Interno a clientes.
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
8 SI 22
29 NO 78
37 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 10. Pregunta 3 - Control Interno a Clientes.
En la pregunta 3 del análisis realizado observamos que de los 37 encuestados
(100%). El 78% considera que la entrega de los productos que ofrece la imprenta no
está relacionada con una programación, mientras que un 22% consideran que si se
ajustan a una programación.
22%
78%
SI
NO
90
4.- ¿La imprenta “La Condamine”, le presenta garantías de fiel cumplimiento?
Tabla 11.
Pregunta 4 - Control Interno a clientes.
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
2 SI 5
35 NO 95
37 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 11. Pregunta 4 - Control Interno a Clientes.
En la pregunta 4 del análisis realizado observamos que de los 37 encuestados
(100%). El 95% señala que la imprenta no presenta garantías de fiel cumplimiento,
mientras que un 5% que presenta garantías de fiel cumplimiento.
5%
95%
SI
NO
91
5.- ¿La imprenta “La Condamine”, le presenta garantías del buen uso del anticipo?
Tabla 12.
Pregunta 5 - Control Interno a clientes.
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
0 SI 100
37 NO 0
37 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 12. Pregunta 5 - Control Interno a Clientes.
En la pregunta 5 del análisis realizado observamos que de los 37 encuestados
(100%). El 100% señala que la imprenta si presenta garantías de buen uso del
anticipo.
100%
0%
SI
NO
92
6.- ¿La imprenta “La Condamine”, le tiene asignado un monto de crédito a los
clientes?
Tabla 13.
Pregunta 6 - Control Interno a clientes.
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
15 SI 41
22 NO 59
37 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 13. Pregunta 6 - Control Interno a Clientes.
En la pregunta 6 del análisis realizado observamos que de los 37 encuestados
(100%). El 59% señala que la imprenta no le tiene asignado un monto de crédito,
mientras que un 41% que si tienen asignados montos de crédito a los clientes.
41%
59%SI
NO
93
7.- ¿Los representantes de ventas de la imprenta le presentan catálogos de los
productos que ofrece?
Tabla 14.
Pregunta 7 - Control Interno a clientes.
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
36 SI 97
1 NO 3
37 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 14. Pregunta 7 - Control Interno a Clientes.
En la pregunta 7 del análisis realizado observamos que de los 37 encuestados
(100%). El 97% señala que si presentan catálogos de los diferentes productos,
mientras que un 3% no conocen los catálogos.
97%
3%
SI
NO
94
8.- ¿La imprenta le entrega facturas por sus compras?
Tabla 15.
Pregunta 8 - Control Interno a clientes.
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
37 SI 100
0 NO 0
37 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 15. Pregunta 8 - Control Interno a Clientes.
En la pregunta 8 del análisis realizado observamos que de los 37 encuestados
(100%). El 100% señala que la imprenta si les entregan facturas por sus compras.
100%
0%
SI
NO
95
3.4 Encuestas a Cliente para Medir su Satisfacción
Para poder evaluar la satisfacción del servicio al cliente se aplicó cuestionarios,
el mismo que fue aplicada a los clientes.
Con los datos obtenidos y con ayuda de los datos estadísticos se presentan a
continuación los resultados de la encuesta.
1.- ¿El departamento de ventas ha satisfecho su necesidad de trabajos de impresión?
Tabla 16.
Pregunta 1 - Satisfacción Cliente
Muy Bueno Bueno Regular Total
32 5 0 37
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 16. Pregunta 1 - Satisfacción Cliente
En la pregunta 1 vemos como resultado que de los 37 encuestados (100%). El
86% si ha cubierto sus necesidades de impresión por lo que ha dado una calificación
de muy bueno, mientras que un 14% ha cubierto también sus necesidades de
impresión pero considera que no es muy bueno por lo que ha calificado como bueno.
86%
14%
Muy Bueno
Bueno
96
2.- ¿La calidad del producto es?
Tabla 17.
Pregunta 2 - Satisfacción Cliente
Muy Bueno Bueno Regular Total
31 6 0 37
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 17. Pregunta 2 - Satisfacción Cliente
En la pregunta No. 2 vemos como resultado que de los 37 encuestados
(100%). El 84% considera que la calidad del producto es muy buena, mientras que un
16% considera que la calidad del producto es buena.
84%
16%
0
Muy Bueno
Bueno
Regular
97
3.- ¿Considera usted que la fecha de entrega de los productos es?
Tabla 18.
Pregunta 3 - Satisfacción Cliente
Muy Bueno Bueno Regular Total
27 10 0 37
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 18. Pregunta 3 - Satisfacción Cliente
En la pregunta No. 3 observamos que de los 37 encuestados (100%). El 73%
considera que la fecha de entrega de los productos es muy buena, mientras que un
27% considera que es buena.
73%
27%
0
Muy Bueno
Bueno
Regular
98
4.- ¿El servicio de pos venta, le resulta a usted?
Tabla 19.
Pregunta 4 - Satisfacción Cliente
Muy Bueno Bueno Regular Total
9 11 17 37
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 19. Pregunta 4 - Satisfacción Cliente
En la pregunta No. 4 podemos observar que de los 37 encuestados (100%). El
45% considera que es regular, el 30% que es buena y el 25% que es muy buena el
servicio de pos venta que realiza la imprenta “La Condamine”.
25%
30%
45%
Muy Bueno
Bueno
Regular
99
5.- ¿Su próximo trabajo de imprenta, lo haría con nosotros?
Tabla 20.
Pregunta 5 - Satisfacción Cliente
SI NO Total
36 1 37
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 20. Pregunta 5 - Satisfacción Cliente
La pregunta No. 5 vemos como resultado de las 37 encuestas (100%). El 97%
de los clientes están seguros que el próximo trabajo lo harán con la imprenta “La
Condamine” y apenas un 3% dice que no lo haría.
97%
3%
SI
NO
100
6.- ¿Cuál fue el factor más importante para elegir a la imprenta “La Condamine”?
Tabla 21.
Pregunta 6 - Satisfacción Cliente
Calidad Precio Tiempo de entrega Total
23 6 8 37
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 21. Pregunta 6 - Satisfacción Cliente
La pregunta No. 6 vemos como resultado que de las 37 encuestas (100%). El
62% señala que el factor más importante para elegir la imprenta “La Condamine” es
la calidad, seguido en un 22% por el tiempo de entrega y finalmente el 16% señala
que eligen a la imprenta por el precio.
62%16%
22%
Calidad
Precio
Tiempo de entrega
101
7.- ¿En general como califica a la imprenta “La Condamine”?
Tabla 22.
Pregunta 7 - Satisfacción Cliente
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 22. Pregunta 7 - Satisfacción Cliente
En la pregunta No. 6 vemos como resultado que de los 37 encuestados
(100%). El 100% califica como Muy Buena los servicios y productos que ofrece la
imprenta “La Condamine”.
Muy Bueno Bueno Regular Total
37 0 0 37
100%
00
Muy Bueno
Bueno
Regular
102
3.5 Encuesta al Personal de la Imprenta “La Condamine”
Para evaluar el control interno de la imprenta desde el punto de vista del
personal.
Preguntas
1.- ¿Conoce usted la Misión y Visión de la imprenta “La Condamine”?
Tabla 23.
Pregunta 1 - Personal de la Imprenta
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
6 SI 37
10 NO 63
16 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 23. Pregunta 1 - Personal de la Imprenta
En la pregunta No. 1 vemos que de los 16 encuestados (100%). El 37% conoce
la Misión y Misión de la empresa, mientras que el 63% no conoce.
37%
63%
SI
NO
103
2.- ¿Está familiarizado con los objetivos de la empresa?
Tabla 24.
Pregunta 2 - Personal de la Imprenta
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
6 SI 37
10 NO 63
16 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 24. Pregunta 2 - Personal de la Imprenta
En la pregunta No. 2 podemos ver que del total de 16 encuestados (100%), el
37% están familiarizados con los objetivos de la imprenta, mientras que el 63% no.
37%
63%
SI
NO
104
3.- ¿Conoce la estructura Organizacional de la imprenta?
Tabla 25.
Pregunta 3 - Personal de la Imprenta
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
9 SI 56%
7 NO 44%
16 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 25. Pregunta 3 - Personal de la Imprenta
En la pregunta No. 3 vemos como resultado que de las 16 encuestas (100%).
El 56% conoce la estructura organizacional, mientras que el 44% no conoce.
56%
44%
SI
NO
105
4.- ¿Conoce el giro del negocio?
Tabla 26.
Pregunta 4 - Personal de la Imprenta
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
15 SI 93%
1 NO 6%
16 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 26. Pregunta 4 - Personal de la Imprenta
En la pregunta No. 4 vemos como resultado que de los 16 encuestados
(100%), el 93% conoce el giro del negocio y el 6% no conoce.
93%
6%
SI
NO
106
5.- ¿Conoce los productos de que ofrece la imprenta?
Tabla 27.
Pregunta 5 - Personal de la Imprenta
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
15 SI 93%
1 NO 6%
16 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 27. Pregunta 5 - Personal de la Imprenta
En la pregunta 5 vemos como resultado que de los 16 encuestados (100%). El
93% conoce los productos que ofrece la imprenta, mientras que un 6% no conoce.
93%
6%
SI
NO
107
6.- ¿”La Condamine”, realiza un mecanismo de control emperico en las áreas:
Administrativas-Financiero, Comercial, Talento Humano y Producción?
Tabla 28.
Pregunta 6 - Personal de la Imprenta
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
14 SI 88%
2 NO 13%
16 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 28. Pregunta 6 - Personal de la Imprenta
En la pregunta 6 vemos como resultado que de los 16 encuestados (100%). El
88% considera que la imprenta si tiene establecidos mecanismos de control emperico
en las diferentes áreas de la imprenta, mientras el 13% cree que no hay establecidos
controles de ningún tipo en las diferentes áreas de la imprenta.
88%
13%
SI
NO
108
7.- ¿Esta establecidas todas las funciones, procedimientos y responsabilidades?
Tabla 29.
Pregunta 7 - Personal de la Imprenta
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
16 NO 100%
0 SI 0%
16 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 29. Pregunta 7 - Personal de la Imprenta
En la pregunta 7 vemos como resultado que de los 16 encuestados (100%). El
100% está consiente que no se encuentran establecidos todas las funciones,
procedimientos y responsabilidades.
0%
100%
SI
NO
109
8.- ¿Sabe usted que la imprenta tiene calificación artesanal?
Tabla 30.
Pregunta 8 - Personal de la Imprenta
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
16 SI 100%
0 NO 0%
16 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 30. Pregunta 8 - Personal de la Imprenta
En la pregunta 8 vemos como resultado que de los 16 encuestados (100%). El
100% conoce que la imprenta tiene calificación artesanal.
100%
0%
SI
NO
110
9.- ¿La Certificación de Calificación Artesanal emitida por la Junta de Defensa del
Artesano se encuentra actualizada?
Tabla 31.
Pregunta 9 - Personal de la Imprenta
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
12 SI 75%
6 NO 25%
16 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 31. Pregunta 9 - Personal de la Imprenta
En la pregunta 9 vemos como resultado que de los 16 encuestados (100%). El
75% sabe que la Certificación de Calificación Artesanal, emitida por la Junta de
Defensa del Artesanos encuentra actualizada, mientras el 25% no conoce al respecto.
75%
25%
SI
NO
111
10.- ¿Sabe usted que la imprenta por tener calificación artesanal no está obligada a
llevar contabilidad, pero si llevar un registro de ingresos y egresos para presentar su
renta disponible?
Tabla 32.
Pregunta 10 - Personal de la Imprenta
No. de encuestas Respuesta Porcentaje %
6 SI 37%
10 NO 63%
16 Totales 100%
Fuente: Resultado de la encuesta
Elaborado Por: Shirley Arregui Lara
Figura 32. Pregunta 10 - Personal de la Imprenta
En la pregunta 10 observamos que de los 16 encuestados (100%). El 37%
conoce que por tener calificación artesanal no está obligada a llevar contabilidad, pero
si llevar un registro de ingresos y egresos para las declaraciones de Impuestos,
mientras que un 63% no conoce nada al respecto.
37%
63%
SI
NO
112
3.6 Análisis del Diagnóstico de la Investigación
El diagnóstico es una herramienta que se utiliza para analizar la situación
interna y externa de una empresa que a través de un proceso de recopilación de
información permite conocer los ambientes organizacionales.
De acuerdo a los resultados de la investigación realizada a la imprenta, se
puede concluir lo siguiente en relación a la situación actual de la imprenta “La
Condamine”.
La imprenta “La Condamine”, cuenta con un Organigrama Estructural que no
ha sido difundido entre todo el personal con que cuenta la imprenta para que
conozcan su ubicación, el nivel jerárquico y el grado de responsabilidad de cada uno
de los empleados.
De las encuestas realizadas al personal de la imprenta se establece que el
63% de los empleados no conocen la Misión, Visión ni Objetivos de la imprenta y el
100% consideran que no están establecidas funciones, procedimientos ni
responsabilidades a cada empleado.
Del análisis realizado en la imprenta a base de la evaluación del control interno
y entrevistas realizado a los gerentes de las diferentes áreas, encuestas a clientes,
observamos que se encuentra mescladas las áreas, ocasionado un retraso en la
realización de las diferentes actividades.
Las declaraciones de impuestos es llevada por una persona que no trabaja a
tiempo completo en la imprenta, las visitas que realiza no es la más adecuada. Las
Políticas y Reglamentos de la imprenta no están diseñados, ni enviados al Ministerio
de Relaciones Laborales para su aprobación y posteriormente su correcta aplicación.
113
El archivo de los documentos en las carpetas de expedientes del personal de
la imprenta, presenta deficiencias con respecto a su ordenamiento, correspondencia,
actualización y veracidad de la información, hecho que dificulta su ubicación.
No existe información actualizada de clientes, proveedores de materia prima e
insumos de acuerdo con los requerimientos del área de producción que garanticen
calidad y entrega a tiempo.
No se lleva contabilidad en la imprenta, no se realizan estados financieros que
permitan conocer la situación real a una fecha determinada, debido a que se
encuentra calificada como Artesana por la Junta Nacional de Defensa del Artesano,
no existe una persona encargada a tiempo completo de llevar el registro de ingresos
y egresos de la imprenta, ocasionando que se incurran en multas por pagos de
impuestos atrasados, además la falta de una contadora ocasiona que no se realicen
conciliaciones bancarias, las mismas que permitirían conocer el saldo bancario real
de la imprenta diariamente; esto permitirá que se tomen las debidas precauciones
para que no se sustraigan cheques de la imprenta, o en caso de que ocurran las
sustracciones se tome las debidas precauciones a tiempo.
Es decir la imprenta “La Condamine”, ha sido llevado por un método empírico
por lo que no ha llevado un sistema contable, un sistema de control de inventarios en
bodega, aunque posee un área específica para almacenamiento como es una bodega
que se encuentra ubicada en la primera planta del edificio.
Los ingresos no son depositados máximo al siguiente día de recibido el dinero
en la cuenta corriente de la imprenta, dejándolos mucha veces como dinero de caja
chica para gastos diarios y emergentes, además los gastos no son presupuestados
para pagar en fechas establecidas de acuerdo a un flujo de pagos.
114
No existe un plan anual de comercialización, de promociones y publicidad, no
existe información actualizada de clientes, además no están clasificados por tipo, no
tiene diseñado estrategias que posteriormente permita evaluar y verificar el
cumplimiento de objetivos y metas empresariales.
La selección de personal en la imprenta “La Condamine”, se la realiza de una
manera empírica, la cual está bajo la dirección del área administrativa quienes no
dominan el proceso de selección de personal.
No existe el Manual de descripción de funciones que permite al usuario realizar
las actividades en el menor tiempo posible, acorde a la estructura orgánica de la
imprenta.
Es decir las debilidades encontradas es por la inexistencia de una adecuada
organización administrativa y el control interno es débil.
La situación antes descrita trae como consecuencia que exista poca
información, la misma que no llega en el momento adecuado para la toma de
decisiones.
Después de haber realizado el diagnóstico de la imprenta “La Condamine”,
proponemos realizar el Manual de Control Interno, el cual nos permitirá dar
cumplimiento a las Leyes, Reglamentos establecidos en la Legislación Artesanal, Ley
de Régimen Tributario, Normas de Control Interno entre otros, ya que es el pilar
fundamental para el desarrollo adecuado de las actividades.
Por lo que en el siguiente capítulo se desarrolla el Manual de Control Interno
para su inmediata aplicación enfocada a cada área, el cual ayudará a mantener una
organización en forma definida y realizando las actividades de cada área en forma
adecuada con el fin de alcanzar los objetivos deseados por los dueños.
115
Capítulo IV
Manual de Control Interno de la Imprenta “La Condamine”
4.1 Distribución de la Imprenta “La Condamine”
La imprenta se encuentra ubicada en el sector norte de la ciudad de Quito,
calle de los Eucaliptos 0E3-105 y Real Audiencia.
ESCALA 1: 200
Fuente: Imprenta “La Condamine”
Figura 33. Distribución de la Imprenta
116
4.2 Misión
Satisfacer las necesidades de los clientes con productos de calidad y precios
competitivos, optimizando los recursos, brindando un servicio personalizado y
estableciendo una relación de confianza con los clientes.
4.3 Visión
Ser una imprenta reconocida a nivel nacional en la rama de las artes gráficas
e incrementar la rentabilidad, otorgando productos de calidad, garantizando un
adecuado servicio en la venta y que la entrega de los productos se haga en los
tiempos acordados, cumpliendo las expectativas de los clientes.
4.4 Valores Corporativos de la Imprenta “La Condamine”
Los valores se refieren a principios y creencias existentes en la imprenta, con
las cuales los empleados puede sentirse identificado y que son la base de la cultura
organizacional de la empresa.
Lealtad.- Con la empresa y los clientes al momento de establecer relaciones
comerciales.
Solidaridad.- Mostrando un trabajo acorde a las necesidades de la empresa y
los clientes.
Responsabilidad.- Desempeñar las actividades con responsabilidad con el fin
de conseguir la eficacia y eficiencia que pretende la empresa y así brindar a los
clientes un servicio con los mejores estándares de calidad.
Compromiso.- Trabajando en equipo por el bien de la imprenta, compromiso
con los propietarios y empleados para estar en una permanente búsqueda de la
excelencia.
Integridad.- Siendo coherente entre lo que deben hacer y lo que realmente
hacen en el ejercicio de las funciones.
117
Trabajo en equipo.- La esencia de equipo contribuye a la consecución de
buenos resultados individuales y colectivos, además del logro de los objetivos de toda
la imprenta.
4.5 Objetivos Estratégicos
Los objetivos estratégicos de la imprenta son:
Incrementar la rentabilidad del negocio.
Desarrollar productos innovadores.
Mejorar el posicionamiento de la empresa en el mercado.
Incrementar la capacidad de producción.
Fomentar la innovación tecnológica en todas las áreas de la imprenta.
Crear un área de Marketing con el fin de investigar e identificar y responder
a las necesidades del mercado.
A continuación se presenta un matriz de prospectiva más detallado de los
objetivos estratégicos formulados en un horizonte de 3 años.
118
Tabla 33.
Objetivos Estratégicos
Objetivos Estratégicos
Estrategias Indicador Meta
1 2 3
1
Incrementar la
rentabilidad del
negocio
Incrementar las
ventas
Porcentaje anual
de incremento de
ventas
0% 3% 5%
Incrementar el
número de
vendedores
Por número de
vendedores
1 1 1
Incrementar el
número de
clientes
Porcentaje anual
de incremento
3% 3% 3%
Alcanzar un
nivel de
utilización de la
infraestructura
instalada
En porcentaje
utilizar su
capacidad de
instalaciones
50% 20% 20%
2
Desarrollar
productos
innovadores
Incrementando
la capacidad de
diseño propio
Cantidad de
diseños propios
15% 20% 25%
3
Mejorar el
posicionamiento
de la empresa
en el mercado
Planificación
anual de
comercialización
Realizar la
planificación una
vez al año
1 1 1
4
Incrementar la
capacidad de
producción
Incrementar el
número de
trabajadores
1 1 2
5
Fomentar la
innovación
tecnológica en
todas las áreas
de la empresa
Implementar
aplicaciones
informáticas
Número de
máquinas
nuevas
1 1 1
119
4.6 Objetivos Tácticos
Están basados en los objetivos estratégicos, se plantea como guía o método a
seguir, es un medio para alcanzar los objetivos por departamento, se orienta a corto
mediano plazo; es responsabilidad de cada unidad; utilizando diferentes formas en
que se puede lograr las estrategias u objetivos previamente establecidos.
4.6.1 Área Administrativa - Financiera
El Área Administrativa-Financiera, enfoca sus objetivos tácticos en términos de
soporte/apoyo al resto de la imprenta, talento humano, comercialización, marketing,
ventas, seguridad y salud ocupacional, recursos tecnológicos y documentales así
como compras.
Tabla 34.
Tácticas Área Administrativa - Financiera
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
TÁCTICA
Responsable: Gerencia y Contadora
Realizar el análisis, seguimiento,
verificación y control de los procedimientos,
funciones y actividades que se desarrollan
en la imprenta.
Elaboración oportunamente de los Estados
Financieros, declaraciones y pagos
oportunos de impuestos en fechas
establecidas en la Ley, e informes cuando la
gerencia general lo solicite.
Elaboración y actualización de los
procedimientos del área responsable.
Pago al personal mediante convenio de
transferencia con el banco minimizando el
riesgo de entrega de cheques.
RECURSOS Humanos y tecnológico
120
4.6.2 Área de Comercialización, Marketing y Ventas
Estas áreas enfocan sus objetivos tácticos en términos de valor agregado para
imprenta.
Tabla 35.
Tácticas Área de Comercialización, Marketing y Ventas
COMERCIALIZACIÓN
TÁCTICA
Responsable: Gerente de
Comercialización
Reforzar la comunicación entre los clientes y propietarios.
Conservar los clientes fidelizados que tiene la imprenta.
Medir la satisfacción de los clientes cada cierto tiempo.
Depurar la base de datos de clientes y categorizarlos.
MARKETING
TÁCTICA
Responsable: Gerente de
Marketing
Clientes conozcan todos los productos que ofrece la
imprenta.
Actualizar la información en la página web de la imprenta
Realizar sondeo de opinión sobre el servicio de la página
web.
Realizar un buzón de sugerencias para que los clientes
opinen sobre cómo se puede mejorar el servicio.
Comprar espacios en prensa escrita, radial o televisiva para
dar a conocer los productos.
Crear diseños en catálogos/hojas volantes para las cuales
contendrán imágenes de los productos.
VENTAS
TÁCTICA
Responsable: Ejecutivo de
Ventas
Estar en constante contacto con los clientes.
Visitas a nuevos clientes a nivel nacional.
Cuando visite a los clientes distribuir los catálogos u hojas
volantes de los diseños de los productos de la imprenta.
RECURSOS Humanos y tecnológicos
121
4.6.3 Área de Recursos Humanos
Tabla 36.
Táctica Área de Recursos Humanos
RECURSOS HUMANOS
TÁCTICA
Responsable:Jefe Recursos
Humanos
Control de personal mediante un sistema de biométrico
ubicado en un lugar estratégico, el mismo que permitirá
llevar un mejor control de todo el personal que labora en la
imprenta y a su vez ayudará para el cálculo de las horas
extras siendo esté confiable y oportuno.
RECURSOS Humanos y tecnológicos
4.6.4 Área de Producción
Tabla 37.
Táctica Área de Producción
PRODUCCIÓN
TÁCTICA
Responsable:Gerente de
Producción
Planificar la producción necesaria en base a proyecciones
con datos de ventas de años anteriores.
Elaborar y actualizar los controles de procesos de
producción minimizando tiempos y errores en la
elaboración de los productos y empaque de los mismos
para el despacho.
Incrementar la capacidad productiva y maquinaria
RECURSOS Humanos y tecnológicos
122
4.7 Objetivos Operativos
Los objetivos operativos son los puntos de referencia de los proyectos diarios,
semanales o mensuales que implementan grandes objetivos estratégicos. Los
objetivos operativos, también, son metas a corto plazo a diferencia que los objetivos
estratégicos es a largo plazo.
Tabla 38.
Objetivos Operativos
FINANCIERO
Responsable: Gerente
Administrativo - Financiero
Rentabilidad
Utilidad
MARKETING
Responsible: Gerente de
Marketing
Producto
Mercado
Promoción
Mantener la imagen empresarial
TALENTO HUMANO
Jefe de Talento Humano
Contratación
Desempeño
4.8 Organigramas
Los organigramas son utilizados como herramientas de trabajo del puesto que
en ellos se demuestra la línea de autoridad y las unidades administrativas que
integran la organización.
Debe ser difundido entre todo el personal, para que conozca su ubicación, el
nivel de jerarquía, grado de responsabilidad y campo funcional. Los organigramas
deben reflejar la realidad de cómo está estructurado y puede ser usado para un
número variado de propósitos y operaciones.
123
Un organigrama se elabora en base de las funciones reales, más no en función
de las personas.
4.8.1 Organigrama Estructural
Representa el esquema básico de la imprenta, lo cual permite conocer de
una manera objetiva sus partes integrantes, es decir, sus áreas
administrativas y la relación de dependencias que existe entre ellas.
Permite velar por los intereses de la imprenta, compartir con los empleados
los objetivos, prioridades empresariales y posteriormente analizarles los
logros alcanzados.
Estimular la participación de los empleados en la planificación, toma de
decisiones.
Encontrar nuevos métodos para que los empleados se comprometan con
las metas de la imprenta.
124
Elaborado por: Shirley Arregui Lara.
Fecha: 15 de julio de 2013
Figura 34. Organigrama Estructural Propuesto para Imprenta “La Condamine”
Gerencia General
Área - Gerencia Administratrativa
Finananciera
Jefe de Contabilidad
Asistente Adm. Contable
Asistente de Compras
Mensajero
Jefe de Talento Humano
Salud y Seguridad Ocupacional
Área - Gerencia
Producción
Diseño e impresión digital
Bodegas Productos Terminados y Materia Prima
Corte
(materia prima)
Impresión offset
Sellado
(alta frecuencia, pan de oro y repujado)
Serigrafía
Terminados Gráficos
Pastas duras
Recogido, doblado
Grapado, anillado
Área - Gerencia
Comercialización
Ejecutivo de Marketing Ejecutivo de Ventas
Secretaria
125
En la nueva Estructura Organizacional se sugiere crear un departamento de
Talento Humano, esta función puede realizar una de los miembros de la familia;
seguido de esta área ubicaremos al área de Salud y Seguridad Ocupacional que es
de vital importancia para todos los miembros que conforman la imprenta, la misma
que se encargará de velar por la seguridad de todos.
Además es necesario crear el departamento contable y contratar a una
contadora particular que se encargue de llevar la contabilidad de la imprenta; el
contador debe ser una persona responsable, que trabaje a conciencia con el resto de
compañeros por el bien de la misma y mantenerla al día en todos los aspectos
contables.
En el Área de Comercialización se sugiere crear el área de Marketing.
4.8.2 Organigrama Funcional
Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las
unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad presentar
a la organización en forma general. Al detallar las funciones se inicia por la más
importante y luego se registran aquellas de menor trascendencia. En este tipo de
organigramas se determina que es lo que se hace, pero no como se hace.
126
Elaborado por: Shirley Arregui Lara.
Fecha: 15 de julio de 2013
Figura 35. Organigrama Funcional Propuesto para Imprenta “La Condamine”
Gerencia General
Determinación de políticas cumplimiento de objetivos estratégicos
Coordinadar las áreas.
Área - Gerencia
Administrativa
Finananciera
Dirigir las labores Adm. y Financieras de su área.
Realizar estados financieros. Pagos,impuestos,supervisión de cartera, otros.
Jefe de Contabilidad
Estados Financieros. Mecanismos de control interno y procedimeitnos del área, manejar el sistema contable computarizado, realizar
roles de pago
Asistente Adm.Contable
Asistente de Compras
Mensajero
Asistente Adm.Contable, realizar conciliaciones bancarias.
Realizar pagos a proveedores, facturas.
Asistente de Compras.- realizar catálogo compras públicas, cotizaciones,compras de materias primas.
Mensajero.- realizar depósitos bancarios
Jefe de Talento Humano
Selección y Reglutamiento de Personal, elaborar contratos, inducción al personal nuevo, cumplimiento de leyes laborales,
políticas.
Salud y Seguridad Ocupacional
Seguridad de los empleados.
Revisar sistemas de alarmas.
Diseñar salidas de emergencia.
Área - Gerencia
Producción
Planificación y supervisión de la área de produciión
Operaciones
Procesos de elaboración de los productos, control de calidad.
Diseño e Impresión Digital
Elaboracón de bocetos.
Diseño en el computador.
Levantamiento de textos
Bodega Productos Terminados y Materia Prima
Custodia de la materia prima y productos terminados.
Área - Gerencia
Comercialización
Plan de comercialización
Obtener los resultados necesarios.
Ejecutivo de Marketing
Publicidad y promoción de los productos, lanzamiento de nuevos productos.
Ejecutivo de Ventas
Promover, vender, entregar los productos.
127
4.8.3 Organigrama de Posición
También constituye una variación del organigrama estructural y sirve para
representar, en forma objetiva, la distribución del personal en las diferentes áreas de
la empresa “La Condamine”. Se indica el número de cargos, la denominación del
puesto y la clasificación en el caso de haber.
a. En algunos casos se puede incluir la numeración de cada puesto y aún el
nombre del funcionario que lo desempeña.
Elaborado por: Shirley Arregui Lara.
Fecha: 15 de julio de 2013
Figura 36. Organigrama de Posición Propuesto para Imprenta “La Condamine”
Gerencia General
1 Gerente General
Patricio Falconi
Área Administrativa
Finananciera
1 Gerente
Área de Contabilidad
1 Contadora
Asistente Adm. Contable
1 Asistente Adm. Contable
1 Asistente de Compras
1 Mensajero
Área de Talento Humano
1 jefe
Salud y Seguridad Ocupacional
Supervisor, Aún no esta implementado
Área de Producción
1 Gerente
Patricio Falconi Cisneros
Diseño e impresión digita
El gerente de producción realiza está función
Patricio Falconi
Operaciones
5 Operarios
Bodega productos terminados y Materia prima
1 Bodeguero
Área de Comercialización
1 Gerente Comercial
José Luis Falconi
Área de Marketing
1 Ejecutiva de Mercadeo
Lorena Marcillo
Área de Ventas
1 Ejecutivo de Ventas
Secretaria
1 secretaria
128
4.9 Funciones Específicas para la Imprenta “LA CONDAMINE”
IMPRENTA “LA CONDAMINE”
FUNCIONES ESPECÍFICAS PARA LA
IMPRENTA “LA CONDAMINE”
ELABORADO POR: Shirley Arregui Lara
REVISADO POR: Ing. Lorena Marcillo
FECHA: Septiembre 2013
4.9.1 Objetivo del Manual
El presente Manual describirá los lineamientos que rigen el desempeño de las
actividades, haciendo referencia al Sistema de Control Interno.
Permite describir con claridad todas las actividades de la imprenta y distribuir
las responsabilidades en cada uno de los cargos, para de esta manera evitar
funciones y responsabilidades compartidas que no solo redundan en pérdida de
tiempo sino también en la duplicidad de responsabilidades entre los empleados de la
imprenta.
4.9.2 Alcance
El alcance del presente Manual de Funciones va desde la Gerencia General,
Gerencia Administrativa, Comercial, Marketing, Ventas hasta la Gerencia de
Producción, es decir para todas las áreas de la imprenta “La Condamine”.
4.10 Manual Especifico de Organización y Funciones
Se proporciona un Manual de Funciones, es decir un documento que muestre
como está organizada la imprenta, las unidades que la integran, las funciones de cada
departamento y sus procesos claves.
Los puestos se han diseñado en base al organigrama funcional, los
requerimientos y necesidades de cada una de las áreas.
129
El levantamiento de la información se lo realizó mediante entrevistas y
observación in situ, por lo que el presente manual se constituirá en una herramienta
esencial para la imprenta.
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
GERENTE GENERAL
Nombre del Cargo: Gerente General
Área: Gerencia
Unidad o dependencia: Socios
Objetivo
Controlar el cumplimiento de las estrategias planificadas en todas las áreas de
la imprenta.
Función.- Son todas aquellas actividades fundamentales que deberá
desarrollar el profesional.
Funciones y Responsabilidades del Gerente General
Velar por los intereses de la imprenta.
Convocar a reuniones a los gerentes de las diferentes áreas, en las cuales
estudiaran estrategias, económicas, financieras, desviaciones y correcciones
a seguir.
Realizar el seguimiento de los objetivos empresariales y velar que se dé
cumplimiento.
Compartir con los empleados los objetivos y prioridades empresariales.
Estimular la participación de los empleados en la planificación, toma de
decisiones.
Abrir nuevas fuentes de trabajo en diferentes líneas de productos para la
imprenta.
130
Encontrar nuevos métodos para que los empleados se comprometan con las
metas de la imprenta.
Motivar a los empleados a que trabajen con ética y moral.
Supervisar las demás áreas.
Supervisar que se lleve la contabilidad debidamente, de conformidad con las
disposiciones legales vigentes.
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Ing. Comercial o empresas, Licenciado en Contaduría Pública Autorizado o
carreras afines.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo siete años de experiencia en el área o en cargos similares.
131
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
SECRETARIA
Nombre del Cargo: Secretaria Ejecutiva
Área: Secretaría
Unidad o dependencia: Gerente General
Objetivo
Coordinar la agenda del gerente general y brindar asistencia permanente.
Funciones y Responsabilidades de la Secretaria
Organizar la agenda del gerente general.
Direccionar las llamadas telefónicas.
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Secretaria Ejecutiva o carreras afines.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo dos años de experiencia en el área o en cargos similares.
132
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Nombre del Cargo: Gerente Administrativo Financiero
Área: Administrativa Financiera
Unidad o dependencia: Gerencia General
Objetivo
Coordinar eficaz y eficiente administración de los recursos humanos,
financieros y físicos utilizados para el cumplimiento de las metas de la imprenta.
Funciones y Responsabilidades del Gerente Administrativo Financiero
Organizar dirigir, coordinar y controlar todas las actividades administrativas y
financieras de la imprenta “La Condamine”.
Responder ante el gerente general por la eficaz y eficiente administración de
los recursos financieros y físicos de la empresa.
Realizar la planificación financiera de la imprenta.
Asegurar el funcionamiento del control interno Administrativo Financiero.
Responder por la elaboración y presentación oportuna ante la gerencia general
de los estados financieros.
Convocar a reuniones a la contadora, en las cuales estudiaran estrategias,
económicas, financieras a seguir.
Mantener reuniones con el jefe de Talento Humano a fin de conocer la gestión
del área.
Dirigir controlar y evaluar las actividades relacionadas con la adquisición,
almacenamiento, custodia, distribución de inventarios y equipos.
133
Definir y aplicar parámetros para el presupuesto de ingresos, gastos y compras
de activos.
Gestionar la adquisición de bienes y servicios.
Elaborar informes mensuales de gestión para ser presentado a la gerencia
general.
Las demás funciones que le sean asignados por el gerente general, que tenga
relación al cargo.
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Ing. en Administración de empresas, Economista, Ing. en Finanzas, Auditoría
y CPA, o carreras afines.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo tres años de experiencia en el área o en cargos similares.
134
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
CONTADOR
Nombre del Cargo: Contador
Área: Contable
Unidad o dependencia: Gerente Administrativo-Financiero
Objetivo
Realizar la descripción detallada de las funciones del Contador, ya que es el
responsable y coordinador de toda el área contable, así como de todos los recursos
económicos de la imprenta.
Funciones y Responsabilidades del Contador
Manejar el sistema contable computarizado.
Mantener al día toda la información financiera de la imprenta.
Llevar la contabilidad de acuerdo a como lo establece la Ley y Normas.
Presentar los estados financieros cuando lo solicite la gerencia administrativa
financiera, gerencia general y las Instituciones de Control.
Registrar los asientos de la nómina de los empleados.
Elaborar documentos de su área, mantener en absoluta reserva y no divulgar
información de cualquier naturaleza fuera de la imprenta.
Informar periódicamente al gerente administrativo financiero sobre actividades
de su área.
Diseñar y tener actualizado el plan de cuentas.
Realizar análisis de cuentas individuales.
Realizar las declaraciones de impuestos en las fechas establecidas.
Supervisar el cronograma de cobros a clientes entregadas por él gerente de
comercialización.
135
Desarrollar mecanismos de control interno y procedimientos de su área.
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Contador Público Autorizado, Ing. en Finanzas, Auditoría y CPA, Economista
Ing. Comercial o carreras afines con CPA.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo tres años de experiencia en el área o en cargos similares.
136
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
ASISTENTE ADMINISTRATIVA CONTABLE
Nombre del Cargo: Asistente Administrativa Contable
Área: Contable
Unidad o dependencia: Gerente Administrativo-Financiero
Objetivo
Preparar, registrar, controlar, analizar la información contable y financiera que
soportan las transacciones en las diferentes cuentas que conforman los estados
financieros, anexos y formularios.
Funciones y Responsabilidades de Asistente Administrativa Contable
Manejar el sistema contable computarizado, velar por el correcto
funcionamiento de los diferentes sistemas, revisar el mantenimiento oportuno
de los equipos de computación.
Registrar los ingresos y egresos de manera oportuna y con documentos de
soporte, realizar. cheque, facturas, pago a proveedores.
Realizar conciliaciones bancarias mensuales.
Recibir y clasificar todos los documentos debidamente numerados.
Llevar un control de activos debidamente codificados.
Emitir mensualmente a la contadora los saldos de las cuentas por cobrar de
los clientes.
Coordinar arreglo, mantenimiento de instalaciones, es decir lo referente a
servicios generales.
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
137
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Cursando tercer semestre de Contaduría Pública Autorizada, Ing. en
Finanzas, Auditoría y CPA o carreras afines.
Manejo de utilitarios Word, Excel, Sistemas Contables, otros
EXPERIENCIA
Mínimo un año de experiencia en el área o en cargos similares
138
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
ASISTENTE DE COMPRAS
Nombre del Cargo: Asistente de Compras
Área: Administrativa Financiera
Unidad o dependencia: Gerente Administrativo Financiero
Objetivo
Abastecer los productos de forma adecuada y oportuna teniendo en cuenta el
valor y la cantidad a ser adquirida para satisfacer las necesidades de producción,
estableciendo proveedores bien evaluados.
Funciones y Responsabilidades del Asistente de Compras.
Receptar el requerimiento por parte del bodeguero encargado de la custodia
de la materia prima e insumos.
Solicitar mínimo tres cotizaciones a los proveedores de los productos
requeridos.
Analizar la mejor oferta tomando en cuenta las bonificaciones y descuentos.
Mantener un registro actualizado de proveedores.
Evaluar y establecer buenas relaciones con los proveedores.
Establecer la forma de pago, plazos y créditos y planificar los pedidos de
acuerdo a los requerimientos del área de producción.
Realizar las compras de materias primas, etc.
Ingreso de información al catálogo de compras públicas.
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
139
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Cursando segundo semestre de Ing. Comercial, Ing. en Finanzas, Auditoría o
CPA o carreras afines.
Manejo de utilitarios Word, Excel, Sistemas Contables, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo un año de experiencia en el área o en cargos similares.
140
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
MENSAJERO
Nombre del Cargo: Mensajero
Área: Administrativa-Financiera
Unidad o dependencia: Gerente Administrativo-Financiero
Objetivo
Entregará adecuadamente sus encomiendas en el lugar de destino
Funciones y Responsabilidades del Mensajero
Realizar Depósitos.
Entrega / recepción de correspondencia.
Cobranzas a los clientes.
Manejo de documentación externa de la compañía.
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Bachiller.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo un año de experiencia en el área con experiencia en cargos similares.
141
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
JEFE DE TALENTO HUMANO
Nombre del Cargo: Jefe de Talento Humano
Área: Talento Humano
Unidad o dependencia: Gerente Administrativo-Financiero
Objetivo
Proveer, mantener y desarrollar un recurso humano altamente calificado y
motivado para alcanzar los objetivos de la imprenta, así como velar por el
cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes, en materia de competencia.
Funciones y Responsabilidades del Jefe de Talento Humano
Luego de un pormenorizado análisis de la realidad actual de la imprenta, se ha
diseñado las funciones del área, entre ellos debo indicar los siguientes:
Presentar oportunamente al Gerente Administrativo Financiero informes de su
gestión.
Mantener actualizada la nómina del personal de la imprenta.
Llevar a cabo el registro, control y cálculos de las remuneraciones del personal
de la imprenta.
Coordinar la liquidación de salarios, prestaciones sociales, aportes a la
seguridad social, de acuerdo a la normativa vigente.
Elaboración de políticas y reglamentos internos y procedimientos del área de
talento humano.
Desarrollar mecanismos de control interno del área de talento humano.
De ser necesario, coordinar con las demás áreas de la imprenta y actualizar
el manual de funciones, manual procedimientos, políticas.
142
Llevar los expedientes de cada uno de los empleados; y, de ser necesario
actualizar la información en el sistema de personal que posee la imprenta.
Verificar la información registrada en la solicitud de empleo: como referencias
personales, entre otras.
Coordinar que las evaluaciones de desempeño se diseñen apegados a los
objetivos de la imprenta.
Verificar que los resultados de las evaluaciones sean aplicados con objetividad
y que reflejen información valiosa para la toma de decisiones.
Planear, elaborar y desarrollar el plan de capacitación de los empleados de
acuerdo a las necesidades de la imprenta.
Llevar el control de asistencia del personal y pedir justificación por inasistencia
si fuera el caso.
Realizar certificados de trabajo o de ingreso salariales, en caso de requerir los
empleados.
Coordinar con el departamento de salud y seguridad ocupacional acerca de los
programas de seguridad para el cuidado laboral de los empleados.
Coordinar actividades culturales, deportivos o de recreación para los
empleados de la imprenta.
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Ing. en Talento Humano, Ing. Comercial, Lcda. En Trabajo Social o carreras
afines.
Manejo de utilitarios Word, Excel, otros.
143
EXPERIENCIA
Mínimo cuatro años de experiencia en el área de talento humano o en cargos
similares.
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
ESPECIALISTA EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Nombre del Cargo: Especialista en Salud y Seguridad Ocupacional
Área: Salud y Seguridad Ocupacional
Unidad o dependencia: Jefe de Talento Humano
Objetivo
Precautelar la seguridad de los empleados así como la de la empresa
Funciones y Responsabilidades del Especialista de Salud y Seguridad
Ocupacional
Velar y supervisar todos los aspectos de seguridad de los empleados.
Comprometer a todos los empleados en el uso de los equipos de seguridad
para sus labores diarias.
Revisar los sistemas de alarmas, extintores.
Revisar y diseñar rutas de salidas de emergencia.
Prevenir incidentes, accidentes.
Asesorar sobre el mejoramiento de seguridad de los empleados, equipos y
procedimientos del área.
Revisar que los empleados usen ropa y accesorios de seguridad durante sus
horas laborables.
En caso de accidentes tomar las debidas acciones.
144
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Ing. en Salud y Seguridad Ocupacional o carreras afines.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo unos dos años de experiencia en el área con experiencia en cargos
similares.
145
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
GERENTE DE PRODUCCIÓN
Nombre del Cargo: Gerente de Producción
Área: Producción
Unidad o dependencia: Gerencia General
Supervisa a: Operarios y aprendices
Objetivo
Organizar, integrar, dirigir, controlar y retroalimentar las operaciones de las
áreas productivas, garantizando el cumplimiento de los planes y ejecución de
producción, con un eficiente manejo de recursos, disminuir las mermas de los
procesos productivos.
Funciones Responsabilidades del Gerente de Producción
Mantener comunicación fluida con sus operarios sobre el desarrollo de la
producción, cantidades.
Evaluar y controlar la producción.
Programar las actividades del departamento a fin de optimizarlas y entregar los
productos terminados a tiempo.
Optimizar los procesos de producción, mejorando el flujo de las actividades
productivas, eliminando actividades innecesarias de materiales y mano de
obra.
Coordinar, revisar la actualización, cumplimiento de los procedimientos
básicos de las operaciones.
Planear y distribuir las instalaciones de la planta de producción.
Supervisar la higiene y seguridad industrial, aplicando controles.
146
Planear las mejoras que tenga lugar; al mejoramiento de la calidad de los
productos, los tiempos de producción y la disminución de los costos.
Optimizar el uso y aprovechamiento de los recursos, tanto humanos como
materiales y financieros acorde a las políticas de la imprenta.
De ser necesario proponer a los dueños la adquisición de nueva maquinaria a
fin de mejorar la productividad.
Coordinar el mantenimiento preventivo de las máquinas y equipos del área de
producción de la imprenta.
El gerente de producción debe coordinar con bodega, con el área de
comercialización y compras, todo lo relacionado con el diseño y elaboración de
los productos.
Seguimiento y control de las actividades de cumplimiento ambiental.
Controlar el almacenamiento de materiales que existe en bodega para la
elaboración de los productos en proceso.
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Ing. Industrial, Ing. diseño de productos y control de procesos o carreras
afines.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
147
EXPERIENCIA
Mínimo seis años de experiencia en el sector gráfico con experiencia en cargos
similares.
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
BODEGUERO
Nombre del Cargo: Bodeguero
Área: Producción
Unidad o dependencia: Gerente de Producción
Objetivo
Llevar adecuadamente la bodega identificando claramente sus funciones y
controlando su inventario.
Funciones y Responsabilidades del Bodeguero
Controlar el flujo de inventario.
Comprobar la cantidad y la calidad que recibe de los proveedores.
Mantener al día el kardex de inventario.
Identificar el ítem dentro de la bodega de una tarjeta de registro con el stock
físico.
Lograr que exista eficiencia en el manejo de la bodega.
Controlar e informar a producción sobre el stock del inventario.
Recibir, almacenar y despachar los productos materiales e insumo.
Solicitar mantenimiento de ser necesario, perchas, etc.
Mantener limpia y ordena su área.
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
148
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Bachiller o educación superior.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo un año de experiencia en el área con experiencia en cargos similares.
149
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
GERENTE COMERCIAL
Nombre del Cargo: Gerente Comercial
Área: Comercial
Unidad o dependencia: Gerencia General
Objetivo
Brindar un servicio de calidad a los clientes, incrementar la cartera de clientes,
el volumen de ventas y las ganancias.
Funciones y Responsabilidades del Gerente Comercial
Planeación estratégica, ejecución y control de ventas.
Aplicar las estrategias de marketing.
Lanzamiento de nuevos productos.
Determinación de las políticas de venta y análisis de crédito.
Análisis de la competencia, cliente y consumidor.
Estrategia de precios de las líneas de productos de la imprenta.
Estrategias de posicionamiento de los productos.
Registrar la información proporcionada por los clientes en la base de datos.
Elaboración de las cotizaciones de los productos solicitados por los clientes.
Enviar para la aprobación de las cotizaciones a la gerencia general y
posteriormente enviar al cliente.
Comunicar al departamento de producción para la elaboración de los
productos.
Elaborar el contrato de venta de los productos.
Analizar créditos que se otorgaran a los clientes y controlar los vencimientos
de los mismos posteriormente enviar al contador para sus registros contables.
150
Desarrollar mecanismos de control interno y procedimientos de su área.
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Ing. Comercial, Ing. en Marketing o carreras afines.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo cinco años de experiencia en el área o en cargos similares.
151
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
EJECUTIVO DE MARKETING
Nombre del Cargo: Ejecutivo de Marketing
Área: Marketing
Unidad o dependencia: Gerente Comercial
Objetivo
Orientar el desarrollo de estrategias para dar a conocer de mejor manera y a
nuevos clientes los productos de la imprenta.
Funciones y Responsabilidades del Ejecutivo de Marketing
Planificar anualmente las estrategias de marketing-plaza.
Aplicación de publicidad y promoción de los productos.
Llevar buenas relaciones públicas con clientes, proveedores.
Buscar y mejorar el posicionamiento de nuevos productos en el mercado.
Elaborar el diseño de los folletos, dípticos, hojas informativas, etc.
Tener control permanente sobre el buen funcionamiento de la página web y
nuevos medios, para dar a conocer los productos que ofrece la imprenta.
Desarrollar mecanismos de control interno y procedimientos de su área.
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Ing. en Marketing, Ing. Comercial, Ing. en Ventas o carreras afines.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo tres años de experiencia en el área o en cargos similares.
152
FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO
EJECUTIVO DE VENTAS
Nombre del Cargo: Ejecutivo de Ventas
Área: Ventas
Unidad o dependencia: Gerente Comercial
Objetivo
Incrementar el volumen de ventas por ende incrementar las ganancias para los
dueños de la empresa, que los productos lleguen al cliente en el menor tiempo
pactado.
Funciones y Responsabilidades del Ejecutivo de Ventas
Buscar nuevos clientes.
Coordinar reuniones para visitas a clientes.
Visita a los clientes actuales y nuevos.
Informar a la gerencia comercial sobre el cumplimiento de visitas a clientes y
ventas establecidas.
Mantener buena relación con los clientes.
Tomar pedidos de los productos solicitados por los clientes y enviar al gerente
de comercialización para su aprobación.
Revisar los pedidos para evitar las inconsistencias de información.
Realzar las ventas de los productos solicitados.
Informe de cobranzas al departamento administrativo financiero.
Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza
del área.
153
PERFIL DE LA POSICIÓN
INSTRUCCIÓN
Cursando segundo año de Ing. Comercial, Ing. Administración de Empresas,
Ing. Marketing o carreras afines.
Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.
EXPERIENCIA
Mínimo dos años de experiencia en el área o en cargos similares.
154
4.11 Políticas de la Imprenta “La Condamine”
IMPRENTA “LA CONDAMINE”
POLÍTICAS DE LA IMPRENTA “LA
CONDAMINE”
ELABORADO POR: Shirley Arregui Lara
REVISADO POR: Ing. Lorena Marcillo
FECHA: Septiembre 2013
4.11.1 Objetivo
Consolidar la etapa de normalización de la imprenta.
Incrementar la productividad de la imprenta, al disminuir el nivel de
desperdicio, los errores, demoras.
Mantener un sistema de calidad documentado que facilite el flujo de
información y comunicación entre las diferentes áreas y niveles jerárquicos
de la imprenta.
4.11.2 Alcance
Las políticas de la imprenta “La Condamine”, está elaborada para todas las
áreas de la imprenta.
4.11.3 Políticas de Organización
1. El jefe de talento humano, solicitará a las áreas administrativas la
información necesaria y suficiente para mantener actualizada la estructura
orgánica, manuales, políticas y procedimientos y proceder a su difusión en
forma interna.
155
2. Cada una de las áreas administrativas, deberán desarrollar sus proyectos
de manuales, políticas y procedimientos y enviar al jefe de talento humano
para su consolidación.
4.11.4 Políticas de Emisión de Cheques
Se emitirá cheques cuando se trate de desembolsos de dinero como:
1. Pago de sueldos.
2. Pago por publicaciones en periódicos, revistas (reembolso).
3. Reposición fondo de caja chica.
4. Pago por pasajes aéreos (reembolsos), de ser necesario.
5. Compra de útiles de oficina, libros, papelería.
6. Pago mantenimiento edificio, IESS, servicios básicos.
7. Pago gastos generales (Elaboración de propuestas y viajes de
negociación).
8. Se emitirá cheques cuando se trate de compra de activos fijos.
9. Los cheques deberán ser girados a nombre del beneficiario, se elaborará
y se adjuntará comprobante de pago, recibos de pago de ser necesario,
facturas de compra de bienes o servicios, activos.
10. El beneficiario firmará el recibido señalando el número de cédula y pondrá
el sello.
11. La autorización para emitir cheques por cualquier tipo de egreso la dará el
gerente administrativo.
12. El registro de cualquier egreso se lo hará en el documento respectivo, libro
bancos con el detalle del número de cheque y egreso.
13. Posteriormente todos cheques pagados y devueltos deberán ser
archivados.
156
4.11.5 Políticas de Manejo de Caja Chica
1. El responsable de caja, quien llevará el nombre de custodio de fondo de
caja chica deberá mantener en una caja cerrada con llave el dinero.
2. Se emitirá un cheque para caja chica, por un valor de $ 100,00 USD, este
monto se podrá modificar previa autorización de gerencia administrativa.
3. El custodio de caja chica, velará por que la reposición de la misma se haga
al haberse consumido en un 75%.
4. Se efectuarán egresos de caja chica para gastos, previa autorización de
gerencia administrativa y dejando como evidencia de la transacción un vale
de caja chica.
Gastos como:
Movilización interna: pasajes de bus, taxi.
Alimentación, compras de cafetería.
5. No se deberán efectuar egresos individuales por un monto mayor al 50%
del total del fondo de caja, si se presenta ese caso, el egreso se deberá
realizarlo con cheque.
6. Se efectuará un registro diario de estos gastos en el auxiliar libro de caja
chica, y el archivo correspondiente de los respaldos de gasto.
7. El auxiliar de caja chica detallará los gastos efectuados con el
correspondiente número de respaldo documentario (recibos, detalle de
pasajes con la firma de responsabilidad, etc.), así como las reposiciones
del fondo con el número de cheque correspondiente.
4.11.5.1 Políticas de Ingresos
1. Todo ingreso se debe depositar en la cuenta corriente de la imprenta a más
tardar un día hábil después de recibir el pago correspondiente.
157
2. El comprobante de depósito se deberá adjuntar a la copia de la factura del
cliente al que corresponda.
3. Elaborar un informe que resuma semanalmente la facturación y cobranza,
este reporte deberá tener la fecha, No. de factura, nombre del cliente,
nombre del proceso, valor y observaciones.
4.11.6 Políticas de Talento Humano
Las políticas escritas de la imprenta establecen guías, dentro de las cuales el
personal puede laborar, para balancear sus actitudes y lograr los objetivos de la
gerencia general; por lo que se detalla las siguientes políticas.
1. La evaluación de desempeño se lo realizará una vez al año al menos que
la gerencia general determine períodos diferentes.
2. Los formularios para la toma de las evaluaciones deberán contener nombre
de los empleados y la información proporcionada es de carácter reservado.
3. Talento humano será el responsable de velar que se cumplan con las
disposiciones legales vigentes, con respecto a las remuneraciones de los
empleados.
4.11.6.1 Políticas del Subsistema de Capacitación
El subsistema de capacitación está diseñado para apoyar el desarrollo, para
potenciar a los empleados de la imprenta con alta orientación hacia el mercado y la
satisfacción de los clientes internos y externos.
1. El subsistema de capacitación se basa en la planificación anual, la misma
que debe ser revisada cada seis meses.
2. La identificación de las necesidades de capacitación al iniciar el período se
realizará con el aporte de las distintas áreas de la imprenta.
158
3. La información que se recopilará durante el proceso de planificación de la
capacitación, será de uso de los administradores del subsistema.
4. Ninguna de las áreas podrán enviar a cursos de capacitación a los
empleados sin previa coordinación entre la gerencia general y el jefe de
talento humano.
5. El gerente general aprobará la planificación de capacitación.
4.11.6.2 Políticas de Selección de Personal
Para iniciar el proceso de sección, el jefe de talento humano solicitará a los
candidatos la siguiente información.
a) Solicitud de empleo.
b) Currículo vitae con fotografía.
c) Copia de cédula de identidad.
d) Copia de papeleta de votación.
El área solicitante será el encargado de evaluar según su requerimiento,
que cumpla con los aspectos técnicos.
Los candidatos deberán someterse y completar satisfactoriamente el
siguiente proceso:
a) Entrevista de selección.
b) Entrevista técnica en el área solicitante.
c) Referencias personales y profesionales.
4.11.6.3 Políticas para la Contratación del Personal
1. El proceso de contratación del personal estará a cargo del jefe de talento
humano.
2. El proceso de la selección estará compuesto por la recepción, revisión y
cotejo de la documentación complementaria a la presente durante el
159
proceso de selección, misma que deberá integrarse al expediente del
empleado, el que quedara a custodia de talento humano.
3. El candidato seleccionado deberá presentar el original y copia de lo
siguiente:
a) Documento de identificación.
b) En caso de ser casado partida de matrimonio y partida de nacimiento de
los hijos.
c) Comprobante de domicilio, planilla de agua, luz o teléfono
d) Título profesional o certificado del nivel en que se encuentre matriculado.
e) Mínimo dos cartas de recomendaciones donde haya trabajado.
f) Mínimo dos cartas de referencias personales que no sean familiares.
g) Talento humano será el responsable de tramitar el ingreso al IESS.
h) El personal nuevo será el responsable entregar 5 días hábiles antes de la
fecha ingreso a la imprenta.
4.11.6.4 Políticas para la Integración y Actualización de Expedientes de
Personal
Deberá existir un responsable en el área de talento humano, quien será el
encargado de integrar a los expedientes del personal nuevo, lo siguiente:
1. Datos generales proporcionado por el empleado como solicitud de ingreso,
curiculum vitae, entre otros.
2. Documentos que sustentan los datos proporcionados por el empleado
como constatación de domicilio, título o certificados de estudios.
3. Referencias y su comprobación, como: cartas de recomendación,
pruebas, exámenes médicos.
4. Formalización de su relación como: Contrato de trabajo.
160
5. Modificaciones a su situación inicial como: Renuncias, liquidaciones.
4.11.6.5 Políticas para la Capacitación del Personal
1. Los cursos de capacitación se programaran de acuerdo a la detección de
necesidades de las diferentes áreas.
2. Cada área será las responsable de asegurarse que el personal a su cargo
se actualice y asista a los cursos programados cubriendo los
requerimientos del puesto.
3. Los mecanismos a través de las cuales se impartirá la capacitación de la
imprenta son los siguientes:
a) Talleres o cursos para operarios y aprendices en los diferentes lugares de
la ciudad de Quito, de acuerdo a las necesidades y requerimientos, en
horarios que el jefe de talento humano lo apruebe.
b) Cursos de capacitación para el personal administrativo, que serán
organizados por talento humano en coordinación con las áreas
correspondientes de acuerdo a las necesidades y requerimientos de las
mismas.
4.11.6.6 Políticas de Control de Asistencia
1. Talento humano será el responsable de llevar a cabo el control de la
asistencia de los empleados de la imprenta.
2. El registro de asistencia se realizará en un registro de control diario o un
biométrico.
3. Se denominará retardo al hecho de que el empleado registre su entrada
después de 10 minutos posteriores de la hora establecida como entrada.
161
4. Las faltas justificadas serán aquellas generadas por causas extraordinarias
imprevistas que provoquen que el empleado no acuda a su lugar de trabajo,
previa autorización del jefe inmediato.
5. La falta injustificada se generará cuando el empleado no asista a prestar
sus servicios en el lugar que tenga asignado sin contar con la autorización
del jefe inmediato, presentarse a trabajar en un horario diferente al que
tiene asignado, omitir registrar la entrada o salida de su jornada de trabajo.
4.11.6.7 Políticas de Control de Vacaciones
1. Talento humano será el responsable de llevar el control del programa de
las vacaciones del programa de la imprenta.
2. El empleado no podrá cubrir o gozar de sus vacaciones antes de cubrir el
aniversario de su fecha de ingreso.
3. Únicamente se suspenderá el período de vacaciones por necesidad
empresarial, señalándose una nueva fecha para que goce de sus
vacaciones.
4. El empleado para solicitar sus vacaciones deberá llevar un formulario.
4.11.6.8 Políticas pago de Aportaciones a los Empleados
1. El pago de las aportaciones a los empleados se deberá realizarse
mensualmente.
2. Talento humano verificará, cotejara y verificara la información de los
empleados a fin de elaborar los movimientos afiliatorios (entradas y
salidas), a través de los diferentes medios que autorice el IESS.
3. El pago de cuotas y aportaciones se someterán a lo establecido en la Ley
del Seguro Social.
162
4. El cálculo de las cuotas y aportaciones que se cubren al IESS serán
determinadas de acuerdo a la Ley del Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social que se generaran mensualmente.
4.11.7 Políticas de Comercialización
De contado: Se podrá dar un descuento por la venta de productos del 5%
hasta el 10% dependiendo del volumen de compra y dependiendo del cliente.
Con tarjetas de crédito: De 3 a 6 meses en planes diferido y sin intereses
hasta 3 meses.
Crédito: Se deberá analizar:
1. Tipo de cliente
2. Se deberá solicitar al deudor y garante que llene una solicitud de crédito
en la que debe detallar datos personales, crediticios y bancarios.
3. Estos datos proporcionados en la solicitud de crédito por parte del deudor
y garante debe ser validado por el personal responsable del área
comercial, es decir se debe confirmar que los datos señalados en la
solicitud; como dirección del domicilio, números de teléfonos
convencionales, celulares, número de cuentas bancarias etc. Sea el real.
4. Se debe realizar análisis de la capacidad de pago por parte del cliente.
5. Referencias personales en la que señale: nombres y apellidos completos,
direcciones, número de teléfono convencional y número de celular.
6. El crédito deberá ser de 3, 6, 9 o 12 meses, dependiendo del cliente y del
monto del crédito, dejando como garantía letras de cambio firmadas por el
deudor y un garante y/o cheques posfechados a nombre de la imprenta.
163
4.11.8 Políticas de Marketing
El departamento de marketing tiene la obligación de recopilar información
relacionada con la publicidad de la competencia y realizar estudios con la
finalidad de ser competitivo en este proceso.
Tener listo los diseños de publicidad antes de cada temporada escolar.
Realizar exhibición de los productos.
El departamento de marketing es el responsable de suministrar
información de las características de los productos a los clientes, usos,
instalaciones, garantías y demás productos nuevos que se sigan
incrementando.
4.11.9 Políticas de Ventas
1. La imprenta efectuará la venta de los productos conforme a las
características indicadas por el cliente y señaladas en el pedido o proforma.
2. El pedido o proforma por parte del cliente debe tener firma de aceptación.
3. Los plazos de entrega definitivos serán los pactados.
4. Una vez confirmado el pedido no se podrá cambiar ni cancelar sin
consentimiento de ambas partes.
5. Cumplir con un mínimo de ventas establecido por la gerencia general.
6. Una vez entregada la mercadería, no se aceptarán devoluciones, a menos
que sean por causa justa.
7. La imprenta asume la responsabilidad de la transportación de los productos
hasta su lugar de destino.
8. La imprenta puede suspender el crédito y consecuentemente la entrega del
pedido, cuando lo juzgue conveniente por incumplimiento del cliente en el
pago de sus obligaciones.
164
4.11.10 Políticas de Diseño Gráfico
1. Hacer firmar al cliente la aprobación del arte.
2. Hacer firmar un documento en donde se comprometan los empleados a no
sacar de la imprenta ningún diseño de uso interno.
3. No usar la imagen o logotipo de la imprenta para asuntos de trabajo que
no sea estrictamente de la imprenta.
4. De ser necesario innovar los diseños antes de cada temporada escolar.
5. Mantener confidencialmente la base de datos de clientes a quienes se les
envía los diseños de los productos.
4.11.11 Políticas de Producción
1. La división del trabajo de los operarios y aprendices lo hará cada mes.
2. Supervisar las máquinas cada 15 días para su correcto funcionamiento.
3. Revisar si se está cumpliendo con la capacidad de producción de las
máquinas.
4. Controlar el uso de materia prima, materiales para la elaboración de los
productos cada mes.
5. La política de producción de la imprenta cubre también en lo referente a la
protección y conservación del medio ambiente.
4.11.12 Políticas Interna de Bodega
1. Recepción y verificación de los productos que van ingresar a bodega
entregados por el área administrativa.
2. Facilitar el almacenamiento adecuado.
3. Tener al día los inventarios para tener conocimiento del stock.
4. Mantener el stock adecuado de materiales y materia prima para
producción.
165
5. No mantener el stock demasiado tiempo, evitando con eso perdidas por
mantener embodegado productos innecesarios.
6. El acceso restringido a bodega, solo podrá ingresar personal autorizado.
7. No debe realizar inventario físico sin autorización.
4.11.13 Política de Seguridad Industrial
1. La seguridad industrial es parte fundamental en la imprenta.
2. Es política de la imprenta proveer un adecuado nivel de seguridad para
todas las personas (operarios, aprendices y personal administrativo).
3. La seguridad también es responsabilidad de cada persona en el desarrollo
de sus actividades.
4. Entrenar adecuadamente al personal sobre la modalidad del trabajo, así
como la operación de herramientas, máquinas y equipo de protección para
el personal que se utilice.
5. Adoptar las medidas necesarias para la prevención de los riesgos que
puedan afectarla salud y al bienestar de los empleados.
6. Realizar las debidas señalizaciones verticales y horizontales en las áreas
de trabajo y puestos de operación, colocando en sitios seguros y visibles
carteles de prevención de riesgos de accidentes y difusión de normas de
trabajo.
166
4.12 Procesos de la Imprenta “LA CONDAMINE”
IMPRENTA “LA CONDAMINE”
PROCESOS DE LA IMPRENTA “LA CONDAMINE”
NARRATIVOS
ELABORADO POR: Shirley Arregui Lara
REVISADO POR: Ing. Lorena Marcillo
FECHA: Septiembre 2013
4.12.1 Objetivo
Contar con herramientas para trabajar eficazmente y con calidad. En la
imprenta se realizará varias tareas, es decir se trabajará bajo un sistemas de procesos
que permitirá que la imprenta incremente al máximo su eficiencia y productividad.
4.12.2 Alcance
Estos procedimientos descritos son de aplicación para todas las áreas de la
imprenta.
4.12.3 Descripción del Proceso de Contabilidad
Para realizar la compra de activos fijos o gastos a excepción de los realizados
por caja chica se debe:
1. Elaborar el cheque correspondiente y el comprobante de egreso pre
numerado o impreso.
2. Señalar la fecha de emisión del cheque, fecha de cobro, nombre del
beneficiario, número de cuenta corriente, banco, valor, descripción y
motivo del egreso.
3. Debe constar las firmas de elaboración y autorización del documento, así
como la firma del beneficiario y sello.
167
4. Adjuntar al comprobante de egreso, el documento de respaldo del egreso
como facturas, recibos por reembolso, etc.
5. Al realizar la cancelación se deberá verificar si está sujeta a retenciones
4.12.4 Descripción del Proceso de Adquisiciones de Bienes
Para realizar una adquisición o compra se deberá cumplir con los siguientes
lineamientos:
1. Realizar mínimo 3 cotizaciones, del bien a adquirirse, con iguales
especificaciones y características.
2. Estas proformas se pedirán con un tiempo de anticipación de 15 días y
cuando el monto de la adquisición así lo amerite.
3. Luego de efectuada la selección, se pondrá a consideración de la gerencia
administrativa y gerencia general, las proformas más opcionadas en base
al precio, calidad, servicio.
4. Con la autorización de la gerencia general se procederá a la adquisición,
las mismas que deberán sustentarse con la factura real y las cotizaciones.
5. Recibir las facturas de la compras del bien.
6. Registrar en el sistema el bien adquirido.
7. Generar un reporte de activos fijos.
8. Enviar está conciliación de los activos fijos al contador.
9. El contador revisa y archiva la conciliación de activos fijos.
4.12.5 Descripción de los Procesos de Compras
1. El responsable de bodega comunica la necesidad de compras.
2. Asistente de compras solicita mínimo tres cotizaciones a diferentes
proveedores.
168
3. Asistente de compras realiza el pedido y envía a la gerencia administrativa
para su aprobación.
4. Contabilidad recepta la factura ingresa al sistema el nuevo stock y solicita el
pago.
5. Bodeguero compara las cantidades recibidas versus las facturas para
determinar si son correctas.
6. Bodeguero realiza un control de las especificaciones del producto.
7. Bodeguero compara las especificaciones y cuenta las cantidades de los
productos, recibe e ingresa a bodega.
1. Bodeguero registra el ingreso de los productos en el control de kardex
debiendo ajustar los saldos cada vez que sea necesario.
2. Bodeguero se encarga de archivar las copias de recepción junto con una
copia de orden de compra.
4.12.6 Descripción del Proceso de Selección
En este subsistema se detalla los procesos principales a seguir para la
aplicación y la administración del subsistema dentro de la imprenta, en conjunto con
el área de talento humano.
Los principales procesos que cubre el subsistema de selección son los
siguientes:
1. Se realiza la requisición de acuerdo a la necesidad del área solicitante.
2. Se determina los conocimientos habilidades y experiencia de ser
necesaria, para desarrollar las actividades.
3. Se pone anuncio en la prensa o referidos.
4. Se preselecciona de acuerdo al perfil del puesto, cada uno de los
candidatos deberá llenar un formulario de ingreso.
169
5. Se compara el perfil del puesto con el perfil del candidato, en el caso de
tratarse de personal de producción se entrevistará con el gerente de
producción, si se trata de personal administrativo se entrevistará con el jefe
de talento humano.
De ser aceptado el candidato se procederá con la elaboración de contrato.
6. Se elaborará el contrato por 90 días de prueba, luego pasará hacer de un
año hasta por 2 años, luego será fijo.
Se procede a la inducción y reconocimiento de la imprenta, conocimiento
de la empresa, políticas, conocimientos generales de seguridad y se le
entrega los manuales necesarios para el desarrollo de las actividades.
A los 90 días de prueba se realizará la evaluación del desempeño,
posteriormente se realiza una evaluación anualmente.
4.12.7 Descripción del Proceso de Capacitación
En este subsistema se detalla los procesos principales a seguir para la
aplicación y la administración del subsistema dentro de la imprenta, en conjunto con
el área de talento humano.
Los principales procesos que cubre el subsistema de capacitación son los
siguientes:
1. El jefe de talento humano conjuntamente con cada una de las áreas deben
determinar la necesidad de entrenamiento y capacitación del personal a su
cargo.
2. Deben realizar un plan de capacitación anual.
3. Comunicar al jefe de talento humano para que considera en el plan de
capacitación anual.
170
4. Hacer una programación anual de cómo van hacer atendidas estas
necesidades de capacitación.
5. Citar al personal a capacitar, coordinando horarios y lugar.
a) El diploma o certificado de aprobación (copia) será archivado en cada uno
de los expedientes.
4.12.8 Descripción del Proceso Comercial
1. Gerente de comercialización realizará el análisis de FODA.
2. Determinará las políticas de precios, que incluye no solo la fijación del
precio de venta al público (PVP), sino también los descuentos, ofertas y
formas de pago.
3. El gerente comercial en coordinación con el gerente general, decidirán
dónde, cuándo y en qué cantidad se pondrá el producto a la venta.
4. El gerente comercial seleccionará los canales de distribución.
5. El gerente comercial analizará la mejor alternativa para entrega de los
productos.
4.12.9 Descripción de los Procesos de Marketing.
1. EL ejecutivo de marketing analizará las oportunidades del mercado, es
decir, detectará las necesidades, cuáles son los consumidores a los que
quiere atender, mercado meta.
2. Luego segmentará, analizará y seleccionará el mercado.
3. Formulará estrategias de marketing.
4. Diseñará planes de acción.
5. Implementará estrategias de marketing.
6. Finalmente se controlará y evaluará.
171
4.12.10 Descripción del Proceso de Ventas
1. Ejecutivo de ventas visita o llama a los clientes.
2. Recepta el pedido que puede ser mediante una visita al cliente
telefónicamente o mediante correo electrónico.
3. Recepta los datos del cliente como que tipo de producto necesita,
dirección, teléfono, correo electrónico, donde se le hace la entrega de los
productos.
4. De ser necesario actualizará los datos del cliente en una base de datos.
5. El ejecutivo de ventas coordina con bodega y producción.
6. Elaborará la propuesta para el cliente.
7. Una vez elaborado la propuesta, enviará al cliente para su aprobación.
8. En caso de haber correcciones por parte del cliente, se da a conocer al
gerente de producción para que tome en consideración.
9. El bodeguero revisa si hay en stock, en caso tener empaca y despacha el
producto.
10. Producción si no hay en stock elabora los productos solicitados y entrega
al área de comercialización.
11. Vendedor revisa el producto y envía copia de orden de pedido a contador
y solicita la factura a contabilidad.
12. Contador procede a realizar la factura, se encarga de dar de baja los
productos en el sistema y emite la factura enviando una copia a ventas
para el cobro respectivo.
13. Ejecutivo de ventas recibe el producto y entrega al cliente.
172
4.12.11 Descripción del Proceso de Devoluciones
1. Las devoluciones se reciben durante los días establecidos mediante una
nota de crédito.
2. Cliente comunica la devolución del producto.
3. Cliente entrega la factura.
4. Ejecutivo de ventas revisa los productos devueltos y emite una nota de
crédito y devuelve el producto a bodega.
5. Bodega recibe el producto devuelto y actualiza el kardex.
6. Contador recibe la factura devuelta y contabiliza.
7. Contabilidad archiva.
4.12.12 Descripción del Proceso de Despacho
Es importante señalar que el producto llegue en buenas condiciones al cliente.
1. Los despachos se realizan dependiendo de las ventas, las cual debe estar
correctamente realizada.
2. El bodeguero verifica la requisición de los productos, verifica la cantidad
solicitada y la disponibilidad de los productos.
3. El ejecutivo de ventas recibe y verifica la cantidad de los productos a ser
entregados.
4. El cliente verifica su pedido, recibe su factura y realiza el abono o
cancelación respectiva.
5. Contabilidad recibe del ejecutivo de ventas información, contabiliza y
procede actualizar kardex.
173
4.12.13 Descripción del Proceso de Producción
Imprenta “La Condamine” elabora productos que se los puede englobar dentro
de:
Un proceso básico, uno para los productos plásticos.
Y otro para los de impresión en general, para el caso de productos mixtos
es la suma de los dos procesos anteriores.
El proceso básico para la fabricación de los productos plásticos es: corte y
sellado; y, para impresos en general: diseño, corte, impresión y terminados
gráficos.
A continuación se muestra un resumen de estos procesos generales de
producción:
174
PROCESO GENERAL DE PRODUCCIÓN DE IMPRENTA “LA CONDAMINE”
Ingreso de Orden de Producción.
Elaboración de artes, diseño o levantamiento de texto.
Revisión y aprobación de artes
Elaboración de planchas litográficas para impresión en CTP (Computer to
plate).
Cálculo de Materiales (Cantidad de papel, cartulina, etc.) a imprimir.
Corte de materiales (En formato para impresión para máquina offset.
Impresión del material o materiales (diferentes características dependiendo el producto).
Aplicación de plastificado para protección de la impresión. Terminado
externo (Plastificado o Barnizado).
Terminados Gráficos (Doblado, Recogido, Intercalado).
Encuadernado (Grapado, Encolado, Empastado, Anillado).
Corte final de producto
Control de calidad
Conteo y embalaje
Despacho
175
4.13 Escenario del Control Interno Específico de la Imprenta “LA CONDAMINE”
IMPRENTA “ LA CONDAMINE”
ESCENARIO DEL CONTROL INTERNO ESPECÍFICO
DE LA IMPRENTA “ LA CONDAMINE”
ELABORADO POR: Shirley Arregui Lara
REVISADO POR: Ing. Lorena Marcillo
FECHA: Septiembre 2013
4.13.1 Objetivo
El presente documento tiene como objetivo normar y definir el Manual de
Control Interno de la imprenta “La Condamine”, en el cual establece las Normas a
seguir para el control de los riesgos en los que está expuesto y busca inculcar una
cultura de control dentro de la imprenta.
4.13.2 Alcance
La aplicación de estas Normas de Control Interno es de carácter obligatoria
para todas las áreas dentro de la imprenta “La Condamine”.
4.13.3 Responsable del Control Interno
El diseño, mantenimiento funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación
del control interno es responsabilidad de la gerencia general y demás
empleados, de acuerdo a su competencia.
Pondrán mayor y especial cuidado en áreas de mayor importancia por su
materialidad.
176
4.13.3.1 Revisión por la Gerencia
Cada cierto tiempo el gerente general debe revisar que se estén
cumplimiento ciertas políticas, para asegurarse de que el trabajo se esté
realizando bajo los parámetros que exige la Norma.
4.13.4 Ambiente de Control
4.13.4.1 Integridad y Valores Éticos
En la imprenta “La Condamine”, la Integridad y Valores Éticos son
elementos esenciales del Ambiente de Control, así como la Administración
y el Monitoreo.
El gerente general, fomentará la integridad y los valores, para beneficiar el
desarrollo de los procesos y actividades de la imprenta.
Los empleados de la imprenta deben someterse al cumplimiento de los
principios de integridad y valores, los mismos que regularán su conducta
en las actividades que se realicen para cumplir con la misión, visión y
objetivos estratégicos de la imprenta “La Condamine”.
4.13.4.2 Administración Estratégica
El gerente de comercialización, implementará y pondrá en funcionamiento y
actualizará en un plazo máximo de tres meses, un sistema de planificación
estratégica, considerarán como base la Misión y Visión empresarial.
4.13.4.3 Control de Instrumentos de Gestión
La gerencia general observará y dispondrá el control y cumplimiento del
Manual de Funciones, Políticas, Procesos y la ejecución del Control Interno en forma
concurrente a fin de proceder a la inmediata retroalimentación y a tomar los
correctivos de las situaciones que el ambiente de control determine.
177
4.13.4.4 Prácticas de Talento Humano
El talento humano es lo más valioso que posee la imprenta, por lo que debe
ser tratado y conducido de forma tal que se consiga un elevado
rendimiento.
Fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo.
Debe haber transparencia en las prácticas diarias como reclutamiento,
selección de personal, capacitación, evaluación de desempeño.
Aplicar los principios de equidad.
Manejo y Control de Nómina
El establecimiento de un control interno sólido sobre la nómina es muy
importante; para ello es necesario:
Tener claro la lista de personas que laboran en la imprenta para que no
exista sobre pagos a los empleados.
Verificar que después de la desvinculación de un empleado, ya no conste
en la nómina del personal.
Validar los datos del reporte de horas extras otorgado por el registro de
asistencia o del biométrico versus los valores de pagos, para que su
cancelación sea ágil y sea verídica.
El contador debe presentar un informe mensual de los gastos de horas
extras al gerente general.
El empleado responsable de llevar la nómina no debe realizar funciones de
control de tiempos.
El empleado debe presentar por escrito las deducciones de las nóminas,
estos documentos deben conservase en el área de talento humano.
178
La información debe ser digitado en un archivo de nómina de los
empleados.
La adición o retiro de los nombres de la nómina, los cambios de sueldos la
reclasificación de los empleados, deben ser legalizados mediante la
aprobación de la gerencia general.
El departamento de contabilidad tendrá la responsabilidad de calcular los
montos que deben pagarse.
Terminación del Contrato de Trabajo por Parte del Empleador
El empleador podrá dar por terminado el contrato de trabajo con los
trabajadores, previo Visto Bueno; y como lo estable el código de trabajo,
en los siguientes casos:
Por faltas repetidas e injustificadas de puntualidad o de asistencia al trabajo
o por el abandono de éste por un tiempo mayor de 3 días consecutivos, sin
causa justa y dentro de un período mensual de labor.
Por indisciplina o desobediencia graves.
Por falta de integridad o por conducta inmoral del trabajador.
Por injurias graves manifestadas al empleador.
Por ineptitud del trabajador, respecto a la ocupación o labor, para lo cual
fue contratado.
Por denunciar injustificadamente contra el empleador respecto al IESS
Por no acatar las medidas de seguridad, prevención e higiene exigidas por
la gerencia.
Obligaciones y Responsabilidades del Trabajador
Ejecutar el trabajo en los términos del contrato, con la eficacia, cuidado y
esmero apropiados, en las formas, tiempo y lugar convenidos.
179
Conservar en buen estado los instrumentos y útiles de trabajo, no siendo
responsable por el deterioro que origina el uso normal de esos objetos.
Dar aviso al empleador cuando por causa justa faltare al trabajo.
Comunicar al empleador o a su representante los peligros de daños
materiales que amenacen los intereses del empleador.
Es responsable el trabajador de los perjuicios ocasionados por negligencia
o descuido, lo que será indemnizado por el responsable a precio de costo.
Por los implementos de trabajo que se les confiare y que resulten perdidos
o destruidos por descuido, debidamente establecidos y comprobados.
Prohibiciones al Trabajador
Poner en peligro su propia seguridad, la de sus compañeros de trabajo, así
como del lugar de trabajo.
Tomar de las instalaciones de la imprenta, sin permiso del empleador,
útiles de trabajo.
Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la acción de
estupefacientes.
Portar armas durante las horas de trabajo.
Usar las herramientas de trabajo en objetivos distintos del trabajo que
están asignados.
Abandonar el trabajo sin causa legal.
Abandonar el trabajo antes de que su renuncia voluntaria sea aceptada.
180
Control Interno para Asistencia
Los trabajadores deberán registrar su asistencia diaria, tanto a la entrada
como salida de sus labores, a través de los registros diarios o biométricos.
Para computarizar los atrasos se tomará como hora de referencia diez
minutos, después de la hora fijada para su entrada.
El tiempo de atraso a la entrada y el tiempo antes de que concluya la
jornada de trabajo o salida, no serán pagados a los trabajadores y le serán
descontados de sus vacaciones.
4.13.5 Estructura Organizativa
Los gerentes de cada área son los responsables de la realización y
actualización de los procesos y los controles pertinentes.
El jefe de talento humano, será el responsable de consolidar la información
de todas las áreas y actualizar la estructura organizativa, manual de
funciones, procedimientos, políticas y reglamentos asignando
responsabilidades, estableciendo niveles jerárquicos para cada uno de los
empleados que atienda el cumplimiento de la misión y apoye el logro de
los objetivos.
4.14 Evaluación del Riesgo
Después de la evaluación de los riesgos, se procederá a señalar los
controles específicos, aplicables en la imprenta.
Los gerentes de las diferentes áreas de la imprenta identificarán los riesgos
que pueden afectar el logro de los objetivos de la imprenta debido a los
factores internos o externos.
Los gerentes de cada área son los responsables de emprender las
medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.
181
Deben analizar los factores externos: económicos, políticos, tecnológicos,
sociales y ambientales.
De ser necesario evaluaran los factores internos: infraestructura, los
empleados, la tecnología y los procesos.
Se considera factores de alto riesgo el manejo de dinero en efectivo o
cheques, la alta rotación de personal, el establecimiento de nuevos
servicios, crecimiento rápido de nueva tecnología.
Los controles para mitigar el riesgo serán revisados continuamente.
4.15 Actividades de Control
4.15.1 Control Interno en el Área Administrativa Financiera
Para una administración adecuada de recursos se pondrán en práctica los
siguientes registros de control interno:
4.15.1.1 Control de Registros de Documentos
Archivar los documentos que demuestran que ciertas actividades fueron
realizadas, estos registros pueden ser escritos o electrónicos, en este caso
el responsable de llevar estos registros es la asistente administrativa-
contable.
Se archivará adecuadamente los recibos relativos a los ingresos y egresos
de dinero, las facturas, los comprobantes, los depósitos bancarios, etc., de
manera que podamos realizar un trabajo debidamente organizado y que
nos permita disponer de una información oportuna y precisa.
182
4.15.1.2 Control Interno de la Determinación y Recaudación de los
Ingresos
El contador será el responsable de llevar la contabilidad de la imprenta “La
Condamine”.
Los ingresos obtenidos a través de depósitos en efectivo, transferencias
bancarias, o cheques cruzados a nombre de la imprenta, serán revisados
y depositados en forma completa e intacta en la cuenta corriente a nombre
de la imprenta máximo el día hábil siguiente.
Por cada depósito que realice la imprenta se entregará al cliente, el original
del comprobante de ingreso pre impreso y pre numerado, esto permitirá el
control de los ingresos.
La asistente contable realizará una verificación semanal de los ingresos,
con la finalidad de validar los depósitos realizados en el banco.
El contador evaluará permanentemente la eficiencia y eficacia de las
recaudaciones, depósitos y adoptará las medidas que correspondan.
4.15.1.3 Control Interno del Efectivo
Para alcanzar el control interno sobre el efectivo se realizará los siguientes
controles:
Seleccionar y entrenarse cuidadosamente a la persona responsable del
efectivo.
Contabilizar las entradas del efectivo en forma oportuna.
Realizar diariamente cuadres de caja.
La recepción del dinero debe estar separada de la función de pago.
183
4.15.1.4 Control Previo al Pago
Para la administración adecuada de un pago se deberá realizar los siguientes
controles:
Los pagos deberán estar debidamente justificados y comprobados con los
documentos auténticos y respectivos.
Las facturas deberán ser las originales y vigentes.
Los pagos se efectuaran previo a la aprobación del gerente general.
El comprobante de pago deberá registrar la firma de autorización y
aprobación del pago, además deberá tener la firma de quien elabora el
comprobante de pago.
Las transferencia bancaria, estará sustentada en documentos que
aseguren su valides y confiabilidad.
4.15.1.5 Pago y Cumplimiento de Obligaciones
El contador de la imprenta “La Condamine” proveerá de pagos oportunos a sus
proveedores.
El pago de las obligaciones será responsabilidad del contador.
Las remuneraciones y otras obligaciones serán pagados con cheque a
nombre del empleado o mediante transferencia bancaria.
Bajo ninguna consideración se podrán realizar pagos en efectivo, a
excepción de los gastos que se realizan a través de caja chica.
Las obligaciones serán canceladas en las fechas establecidas, aspecto
que será controlado, mediante un registro de fechas de pagos.
Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas
por mora injustificada en el pago de obligaciones por retraso, será de
184
responsabilidad personal de quien o quienes lo hayan ocasionado, por
acción u omisión.
4.15.1.6 Distribución o Pago en Cheque
La distribución de cheques de pago o los sobres de pago a los empleados
debe ser labor de una persona que no realiza la actividad relacionada con
la nómina.
Si el pago es depositado directamente en las cuentas bancarias de los
empleados, se debe tener la autorización de los depósitos por parte de la
gerencia general.
El responsable de entregar los cheques deberá exigir una prueba de
identidad al realizar los pagos a los empleados o proveedores quienes al
recibir el pago deberán firmar el recibido.
Los cheques o sobres de pago de los empleados ausentes deben ser
retenidos y por ningún motivo deben ser entregados a otro empleado.
Debe existir control minucioso de los cheques emitidos, cancelados y en
tránsito.
Los cheques no emitidos deben estar protegidos contra robo o mal uso.
La chequera con sus respectivos cheques deben estar guardados en una
caja fuerte.
Los cheques no deben estar firmados anticipadamente, es decir en blanco.
Deben estar a cargo únicamente de la gerencia general.
Los cheques anulados deben ser destruidos para evitar el uso posterior de
los mismos y guardados en un folder en orden cronológico, es decir
ordenado de acuerdo a la fecha de anulación.
185
Las cantidades de los cheques deben ser impresas a computador o
mediante una máquina protectora de cheques, de esa manera se hace
difícil la alteración de los cheques en cuanto al valor.
Para evitar un manejo fraudulento, se debe realizar una investigación sobre
los cheques devueltos que indiquen sobregiros, por la diferencia entre el
valor en que fueron expedidos y cobrados los cheques, sobre el manejo de
talonarios, y sobre la fecha de registro contable en comparación con la de
los bancos.
Se debe tomar las correspondientes medidas de seguridad para realizar los
depósitos, como por ejemplo:
Verificar que las cantidades de los depósitos sean correctas.
Comprobar que el número de cuenta en el que se va a realizar el depósito
sea de la imprenta.
Confirmar que los saldos de los depósitos emitidos por el banco, sean los
mismos de los registrados en los libros de contabilidad.
4.15.1.7 Control Interno para el Fondo de Caja Chica
Al realizar la reposición del fondo de caja chica, se efectuará un
comprobante de egreso adjuntando el resumen por tipo de gasto y todos
los documentos de respaldo.
Toda la documentación será archivada en orden cronológica.
Periódicamente y sin previo aviso se realizará por parte de un empleado,
designado por la gerencia, realice un arqueo al fondo de caja, verificando
que la suma de dinero en efectivo más todas las facturas sean igual al valor
total del fondo.
186
Al momento del reembolso del fondo fijo de caja chica el custodio deberá
realizar un informe donde especifique; fecha número de factura, nombre
de la persona responsable del gasto, el cual será entregado a la contadora
para su revisión luego a la gerencia general para la aprobación y posterior
entrega del cheque.
Está totalmente prohibido otorgar préstamos personales con el fondo de
caja chica.
4.15.1.8 Control en Cuentas Corrientes Bancarias
La apertura de las cuentas bancarias a nombre de la imprenta será
autorizada por el gerente general.
Al abrir las cuentas bancarias se debe registrar las firmas de los
propietarios o personas autorizadas.
Los depósitos que se realicen en la cuenta de la imprenta deben llevar la
firma de aprobación del gerente administrativo financiero y de quien lo
realice el comprobante de ingreso.
4.15.1.9 Control Interno de Conciliación Bancaria
La asistente contable será la responsable de realizar las conciliaciones
bancarias comparando los saldos entre el auxiliar de bancos de la imprenta
con el estado de cuenta que emite el banco mensualmente.
Revisará que tanto el saldo de los registros contable como el saldo según
el banco, sean los correctos. Se lo realizará periódicamente por lo menos
una vez al mes.
La asistente contable comparará los movimientos del libro banco de la
imprenta, con los registros y saldos de los estados bancarios que emite el
187
banco a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar
las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.
La conciliación bancaria será efectuada por la asistente administrativa
contable y aprobada por el gerente administrativo, para garantizar su
efectividad y procedimiento.
La asistente administrativa contable, deberá tener especial cuidado, en los
saldos de los estados de cuenta de los bancos ya que suelen no coincidir con los de
los libros de la imprenta por cualquiera de las siguientes razones:
Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios.
Depósitos de última hora, que la empresa realizó y que el banco no
registró.
Por haber cerrado los libros de las cuentas corrientes, para preparar los
estados de fin de mes.
Errores numéricos u omisiones en los libros de la imprenta.
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Cargos que el banco efectúa causados por intereses, comisiones,
impuestos, etc.
Abonos hechos a la imprenta por el banco, por concepto de intereses,
cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto.
Errores u omisiones por parte de los bancos.
Revisar las partidas conciliatorias muy antiguas y darles de baja.
4.15.1.10 Control de Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar en la imprenta “La Condamine”, representarán
derechos exigibles originados por el otorgamiento de créditos a los
clientes, que se convertirán en valores líquidos disponibles.
188
Es responsabilidad del vendedor y del gerente de comercialización la
recuperación de la cartera vencida de la imprenta.
Para otorgar crédito a clientes o empleados se debe habilitarse una cuenta
auxiliar para cada cliente o empleado.
Si los clientes o empleados tienen cuentas vencidas no se les podrá otorgar
nuevos créditos.
Dar cumplimiento a las políticas de créditos definidas y a la información
sobre la antigüedad de las cuentas.
4.15.1.11 Control Interno de Activos Fijos o Propiedad, Planta y Equipo
Los activos fijos de la imprenta son los bienes que utiliza de manera continua
en el curso normal de sus operaciones, estos son:
Edificios
Maquinaria
Mobiliario y equipo de oficina
Muebles y enseres
La contabilización de los activos fijos se lo realizará de acuerdo a los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
El activo fijo debe ser contabilizado a su costo y ser incluido como activo
de la imprenta en la fecha de compra.
Cada responsable de área tiene que firmar un acta de responsabilidad
material de los activos fijos bajo su custodia.
El área contable debe contar con la información mínima indispensable de
estos bienes, para su correcta identificación verificándose la suma de sus
valores con el saldo de la cuenta.
189
El contador debe realizar inspecciones físicas y análisis periódicos para
verificar la existencia, localización, estado de registro de los activos fijos.
Las bajas, ventas y traslados de estos bienes, deben estar aprobadas por
el gerente administrativo.
Las ventas y traslados de estos bienes, deben estar aprobadas por el
gerente administrativo.
Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o
registrados a través de una base de datos en el computador.
Debe crearse un código para identificar cada unidad del activo fijo.
Se debe entregar a cada empleado de la imprenta los activos fijos con sus
respectivos códigos.
Cada empleado responsable de estos activos, deberá firmar la recepción
revisando las condiciones en las que se encuentran dichos activos.
El empleado es responsable y responderá por los daños; y, el mal uso, que
le dé a los activos fijos a su cargo.
El responsable del uso del activo, debe notificar de cualquier cambio que
surja al encargado de llevar los activos fijos, para que este realice las
gestiones pertinentes en el arreglo o cambio del activo.
Cuando se sustituya al responsable de un área, debe efectuarse el
chequeo de todos los activos fijos bajo su custodia, a fin de fijar la
responsabilidad.
4.15.1.12 Control Interno de Cuentas por Pagar a Largo Plazo
Deben estar separadas las funciones de compra, recepción y registro de
las cuentas por pagar.
190
Las facturas se enviarán directamente al departamento de contabilidad y
se registraran de inmediato las cuentas por pagar.
Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.
Se deben clasificar las cuentas según su vencimiento, para realizar la
correspondiente liquidación.
Se debe contar con la documentación de soporte para el registro de las
cuentas por pagar a largo plazo.
Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago.
4.15.1.13 Control en los Suministros de Oficina
La asistente administrativa, es la responsable de llevar el control de los
suministros, deberá hacer una verificación previa antes del uso, con el fin
de verificar el contenido según lo requerido.
Debe registrar los útiles y suministros de oficina, solicitados por los
empleados con la fecha, descripción y responsable.
La custodia de materiales y suministros de oficina, es responsabilidad de
la asistente administrativa.
4.15.2 Control Interno en el Área Comercial
El gerente de comercialización, será el responsable de identificar las
necesidades y la percepción de los clientes.
El gerente comercialización, una vez identificado con mayor profundidad
las necesidades reales de los clientes, deberá potenciar sus puntos fuertes
y contrarrestar sus puntos débiles.
El gerente comercialización, deberá poner en práctica las estrategias de
comercialización.
191
4.15.3 Control Interno en el Área de Marketing
Las evaluaciones de las acciones del área de marketing, se basarán en los
resultados financieros.
El ejecutivo de marketing, debe fijarse los objetivos y responsabilidades
de su área.
Deberá verificar si las acciones puestas en marcha, se van cumpliendo
con total y absoluta precisión en función de los objetivos previstos.
Los resultados reales, deberán ser informados al gerente comercial, con
exactitud y con rapidez, para el conocimiento de la misma.
El control permanente en el área de marketing, será clave en los planes y
actividades para lograr los objetivos.
4.15.4 Control en el Área de Producción
El personal que labora en el área de producción, deberá tener presente las
siguientes medidas principales de seguridad:
Muchos factores inciden en garantizar la validez técnica de las operaciones
que realizan las máquinas de producción por lo que debe contar con
operarios y aprendices calificados.
Las instalaciones deben ser a adecuados, debidamente señaladas, las
máquinas y herramientas deben ser revisados cada 15 días para el normal
funcionamiento.
Si el caso amerita se puede contratar a personal, ocasionalmente es decir
para tareas específicas.
Cuando las tareas que se vaya a ejecutar sean de carácter técnico, el
personal debe ser preparado para realizar esas actividades.
192
4.15.4.1 Control de Maquinaria
Los operarios y aprendices, cuando una máquina se dañe debe dar aviso
oportuno e inmediato a sus superiores sobre los daños y/o defectos de las
máquinas. Las mismas que no seguirán operando hasta que sean
reparadas.
Después de hacer reparaciones o ajustes en las máquinas, deben tener la
precaución de colocar las guardas de protección.
No tratar de detener la marcha de las máquinas con las manos.
No operar aquellas máquinas, cuyo manejo se desconoce.
En caso de tener que alegarse de una máquina en operación, dejar
desconectada totalmente.
Chequear que no haya fuga de fluidos por válvulas, tuberías, etc.
Se deberán tomar en cuenta las normas siguientes cuando se vayan a
limpiar las máquinas, reparar o ajustar:
Detener la máquina completamente antes de realizar
mantenimiento respectivo (engrasar, limpiar, ajustar, aceitar,
etc.).
Colocar tarjetas de advertencias o cualquier aviso indicando que
la máquina está fuera de servicio.
Antes de poner las máquinas en movimiento se debe tener en
cuenta que no haya personal, herramientas o materiales que
pudieran ser afectados.
4.15.4.2 Control de Herramientas
Seleccionar las herramientas adecuadas y que estén en buenas
condiciones.
193
Usar correctamente las herramientas.
Tener especial cuidado en el almacenamiento de las herramientas.
Mantener los mangos de las herramientas en buen estado de conservación
y firmemente aseguradas.
No usar tubos, barras u otros elementos inapropiados.
Las herramientas con filos o con puntas, al ser llevadas de un lugar a otro,
deben ser cubiertas en sus extremos filosos o puntiagudos.
No improvisar herramientas o alterar la construcción original de las
mismas.
4.15.4.3 Control en el Orden y Limpieza
Mantener la zona de trabajo libre de obstáculos y de objetos, a fin de evitar
lesiones por golpes o caídas.
Evitar que se derrame lubricantes o grasas, caso contrario limpiarlo y
secarlo inmediatamente.
La basura y desperdicios deben ser siempre colocados en los recipientes
destinados a este fin y no llenar con exceso los mismos.
Presentarse con uniforme limpio (mandil) y en buen estado a su área de
trabajo.
No manchar las paredes de baños o sanitarios.
No escupir en el piso.
Mantener su cancel limpio y ordenado y con los utensilios de aseo.
Coloque cada cosa en su lugar.
Mantener el lugar limpio y ordenada.
194
4.15.4.4 Control en Talleres
Se prohíbe el paso de cualquier persona no autorizada. Se deberá utilizar
equipos de protección individual como son: gafas, orejeras, mascarillas,
botas, guantes, entre otros dependiendo del área donde se encuentre.
Las cajas de brakers deberán estar cerradas y el equipo contra incendio
disponible, además deberá evitarse almacenar en el taller cualquier
sustancia inflamable.
Antes de iniciar el trabajo deben colocarse los equipos de protección
personal.
Antes de operar una máquina o de efectuar trabajos de reparación y
mantenimiento, deben tomar las precauciones necesarias.
El personal que conoce y opera equipos de electricidad es el único
autorizado para efectuar ajustes o reparaciones de los equipos en
instalaciones eléctricas.
Nadie, excepto un electricista o personal autorizado puede cambiar
fusibles manipular breakers.
4.15.5 Control en Seguridad y Salud Ocupacional
El objetivo de la seguridad e higiene industrial en la imprenta “La
Condamine”, es prevenir los accidentes laborales y las enfermedades
profesionales, los cuales se producen como consecuencia de las
actividades laborales diarias siendo las de más riesgo las actividades de
producción.
Una buena producción en la imprenta, es la que debe satisfacer las
condiciones necesarias de los tres elementos indispensables: seguridad,
productividad y calidad de los productos por lo que:
195
El edificio debe estar dotado de un adecuado número de salidas en relación
a su tamaño y al número de personas empleadas.
En ningún caso debe existir menos de dos salidas de emergencia.
Ninguna salida destinada a escape, debe estar obstruidas.
El plan integral de prevención de riesgos deberá ser revisado y actualizado
periódicamente.
Todos los empleados tienen derecho a desarrollar sus labores, en un
ambiente de trabajo adecuado y propicio para el pleno ejercicio de sus
facultades físicas y mentales, que garanticen su salud, seguridad y
bienestar.
El responsable de salud y seguridad ocupacional, será el responsable de
informar a los empleados sobre los riesgos laborales vinculados a las
actividades que realizan.
El responsable de salud y seguridad ocupacional tiene que realizar cada
15 días inspección en la imprenta para brindar mayor seguridad a los
empleados.
Los empleados tienen derecho a interrumpir sus actividades cuando, por
motivos razonables, consideren que existe un peligro inminente que ponga
en riesgo su seguridad.
El gerente de producción y el responsable de salud y seguridad
ocupacional, serán los responsables de controlar a los empleados que
están operando, manipulando equipos, maquinarías, herramientas u otros
elementos.
196
Verificar que estén funcionando adecuadamente, las instalaciones para el
suministro de agua potable, mejoramiento de iluminaciones en diferentes
áreas.
4.15.5.1 Normas de Seguridad para Oficina
Mantener ordenado y limpio los puestos de trabajo.
Las gavetas de escritorios, archivadores o anaqueles deben estar cerrados
a menos que se esté trabajando en ellos.
Nunca abra más de una gaveta a la vez y cierre después de haberla usado.
Procurar sentarse en el centro de la silla con garruchas y no recostarse
hacia atrás.
Al terminar la jornada de trabajo desconectar cafeteras, computadoras y
otros equipos.
Los cables y enchufes deben ser inspeccionados periódicamente.
Los tomacorrientes deben usarse para aparatos y máquinas que no
sobrepasan la capacidad de estos.
No deben colocarse cables eléctricos o de teléfono en los pasillos o
espacios entre los escritorios.
Se prohíbe fumar dentro de las oficinas.
No tomar bebidas alcohólicas o estupefacientes dentro de las instalaciones
de la imprenta.
No pararse sobre las sillas, escritorios y otros muebles para alzar objetivos
altos.
Usar siempre las escaleras apropiado.
197
4.15.5.2 Señalización de las Áreas
Las señales de seguridad, serán puestas en los lugares peligrosos así
como en los sitios donde son almacenados los materiales riesgosos.
Los equipos contra incendio (extintores), deberán estar bien señalizados,
colocados estratégicamente y libres de cualquier obstrucción.
El área de colocación de sustancias peligrosas deberá estar señalizadas.
Todos los líquidos inflamables se conservarán en tanques y recipientes
construidos especialmente para esta finalidad.
4.15.5.3 Control en Sistemas de Electricidad
Los brakers estarán ubicados dentro de cuartos cerrados.
Los electricistas serán los únicos con autorización para dar mantenimiento
a los equipos eléctricos, ajustarlos o repararlos.
Todos los conductores y cables eléctricos deberán estar convenientemente
aislados de manera que no represente ningún peligro.
Los electricistas trabajarán con guantes y botas de resistencia eléctrica.
Las fallas eléctricas deberán repararse inmediatamente, las puertas de
interruptores o brakers permanecerán siempre despejados.
4.16 Control en los Canales de Comunicación
Cumplir con las políticas de comunicación interna que permita las
diferentes interrelaciones entre los gerentes y empleados, cualquiera que
sea el rol que desempeñen.
El gerente de comercialización, dispondrá de canales abiertos de
comunicación que permita a los dueños, empleados, clientes y
proveedores aportar información sobre el diseño y calidad de los productos
y servicios que brinda la imprenta.
198
Se utilizará sistemas automatizados para procesar información aunque
implica varios riesgos que necesitan ser considerados por la administración
de la imprenta, estos riesgos están asociados a los cambios tecnológicos
por lo que se establecerá controles generales de aplicación y de operación
que garanticen la protección de información según su grado de sensibilidad
y de confiabilidad, así como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad.
4.17 Seguimiento y Evaluación del Control Interno
Los gerentes de las diferentes áreas de la imprenta, deben hacer
seguimiento continuo, evaluaciones periódicas para asegurar la eficiencia,
evaluar la calidad del funcionamiento del control interno y en caso de ser
necesario, le permitirá reaccionar en forma dinámica y aplicar medidas
oportunas.
El seguimiento se lo debe realizar durante la ejecución de las actividades
en las distintas áreas de la imprenta y a través de evaluaciones periódicas
para enfocar directamente la efectividad de los controles en el tiempo
determinado
Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el
fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las
modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.
El resultado del seguimiento, brindará las bases necesarias para el manejo
de riesgos, actualizará las existentes, asegurará y facilitará el cumplimiento
de la normativa aplicable a las operaciones de la imprenta.
La gerencia general, establecerá una autoevaluación periódica de la
gestión de control interno de la imprenta, sobre las disposiciones,
199
normativas para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que
ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos de la imprenta.
Las evaluaciones responderán a la necesidad de identificar las fortalezas y
debilidades de la entidad, respecto al sistema de control interno.
Los gerentes de las diferentes áreas, determinaran las acciones
preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas
detectados e implantarán las recomendaciones de las revisiones y acciones
de control realizadas, para fortalecer el sistema de control interno, de
conformidad a los objetivos de la imprenta.
200
Capítulo V
Conclusiones y Recomendaciones
5.1 Conclusiones
La ejecución del mencionado trabajo en “La Condamine”, ha despertado el
interés y la expectativa en los empleados y propietarios de la imprenta, en
pro de mejorar la administración integral de la misma.
Gracias a la información in situ y a la evaluación de control interno
recabada en la imprenta “La Condamine”, se detectaron ciertas falencias
administrativas, como duplicidad en funciones, cuellos de botella los
mismos que se han ido corrigiendo en el transcurso del desarrollo del
proyecto.
Del estudio realizado, se determinó que no existe un área diseñada
exclusivamente para el área contable, por lo que no cuenta con las
seguridades necesarias para proteger los documentos y la información
confidencial; es decir, que cualquier empleado puede entrar ver o tomar
cualquier documento.
El nuevo enfoque que se busca dar la imprenta “La Condamine”, mediante
la implementación del Manual de Control Interno, va a permitir conseguir la
mejora notable en la administración de la imprenta, en comercialización,
ventas, producción en talento humano; es decir, la imprenta tendrá una
organización más efectiva, buscando satisfacer las necesidades de los
clientes.
201
El presente trabajo es un compendio útil, con ideas valederas aplicable al
tipo de establecimiento como “La Condamine”, que contribuirá
positivamente hacia soluciones efectivas mediante la orientación de
lineamientos empresariales, hacia mejores perspectivas.
5.2 Recomendaciones
Es necesario el compromiso pleno por parte de los propietarios de la
imprenta “La Condamine”, del apoyo de todo el personal para la ejecución
de las Normas, que están establecidas en el presente Manual de Control
Interno de la imprenta, de tal manera que forme parte de la cultura
organizacional para una correcta prevención del riesgo.
Aplicación inmediata del Manual de Control Interno durante la ejecución de
las actividades en todas las áreas de la imprenta.
El jefe de talento humano de la imprenta “La Condamine”, deberá poner en
práctica y revisar periódicamente las funciones, políticas, procedimientos y
de ser necesario actualizará el Manual de Control Interno.
Para la puesta en marcha este Manual deberá capacitar a los operarios y
mandos medios, estas charlas abordaran temas como la inducción de uso
importancia de contar con un Manual Funciones, Políticas, Procedimientos
y la importancia de contar con Manual de Control Interno.
202
BIBLIOGRAFÍA
Asamblea Nacional. (22 de Junio de 2013). Cepweb. Obtenido de
http://www.cepweb.com.ec/ebookcep/index.php?id_product=23&controller=pr
oduct
Cardozo, H. (2006). Auditoria del Sector Solidaria . Bogotá: ECOE.
CGE. (2010). Evaluación del Control Interno. Quito: CGE.
CGE. (2010). Normas de Control Interno. Quito: CGE.
CGE. (2013). Curso Metodologias de Control Interno. Quito, Pichincha, Ecuador:
CGE.
CGE. (2013). Levantamiento de procesos. Quito: CGE.
Definicion. (19 de Julio de 2013). definicion.org. Obtenido de
http://www.definicion.org/manual
Estupiñan, R. G. (2006). Administración del Riesgo y auditoría Interna. Bogotá:
ECOE.
FCCEA. (23 de Julio de 2013). FCCEA. Obtenido de
http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse86.html
González, H. (2005). Marketing estratégico Análisis FODA herramienta estratégica
de las organizaciones. Mexico: McGraw Hill.
Hill, C., & Jones, G. (2009). Administración estratégica. México: Mc Graw Hill .
Instituto de Auditores Internos. (2006). Control Interno, Marco Integrado, Guía para
la Supervisión del Sistema de Control Interno.
Kottler, P. (2001). Fundamentos de Mercadotecnia. Buenos Aires: McGraw Hill.
Maldonado, M. (2007). Auditoría de Gestión . Quito: Maldonado.
Mantilla, S. A. (2009). Auditoria de Control Interno. Bogotá: ECOE.
203
Mantilla, S. A. (2009). Auditoria Financiera de PYMES . Bogotá: ECOE.
Mantilla, S. A. (2011 ). Control Interno Informe COSO. Bogotá: ECOE.
Mintzberg, H. (1999). El Proceso Estratégico. México: Prentice Hall.
Miranda, M. (2012). Revista de Asociación de Industriales Gráficos: Una industria de
retos Presidente. Quito: AIG.
Miranda, M. (2012). Revista de Asociación de Industriales Gráficos; Una industria de
Retos. Quito: AI.
Munch, L. (19 de Junio de 2013). administracionmoderna.bligoo.es. Obtenido de
http://administracionmoderna.bligoo.es/control-administrativo-definicion-
tecnicas-y-proceso
Naghi, M. (2000). Metodología de la investigación. México: Limusa.
Tamayo, E. (22 de Julio de 2013). monografias.com. Obtenido de
http://www.monografias.com/trabajos75/metodos-ciencias/metodos-
ciencias2.shtml#ixzz2Y27Bjddl
Thompson, I. (22 de Julio de 2013). PromonegocioS.net. Obtenido de
http://www.promonegocios.net/administracion/definicion-administracion.html
UFG. (22 de Octubre de 2013). UFG. Obtenido de
http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TEFLIP/657.458-
M722m/files/assets/downloads/page0065.pdf
Vásquez, V. H. (2002). Organización aplicada . México: Arboleda.
204
ANEXOS
205
206
Anexo 1. Flujogramas de Procesos
Proceso: Administrativo - Financiero Código: PR- AC- 01
Subproceso: Adquisición de Bienes Muebles Fecha de aprobación:
Nombre del Procedimiento: Adquisición de Bienes Muebles Revisión: PROPUESTO
Revisado por: Contador Aprobado por: Gerencia Página: 1/1
Alcance: Cubrir las necesidades de los empleados
Objetivo: Llevar un control adecuado de los bienes muebles
Asistente contable Contador
Recibir la copia de la factura que respalde la adquisición del
bien mueble por parte de la unidad de compras
Registrar en el sistema los datos del bien
Generar un reporte deinventario de bienes muebles
Reporte de inventario
Realiza la conciliación de activos f ijos
Envia la conciliación de los activos f ijos al contador
Contador
Recibe la conciliación de activos f ijos y la archiva
Conciliación
Archivo
INICIO
FIN
207
Proceso: Administrativo-Financiero Código: PC - AC - 02
Subproceso: Conciliación Bancaria Fecha de aprobación:
Nombre del Procedimiento: Conciliación Bancaria Revisión:PROPUESTO
Revisado por: Contador Aprobado por: Gerencia Página: 1/1
Alcance:
Objetivo: Llevar un control semanal de las cuentas bancarias
Contador Asistente Contable Gerencia
Auxiliar
Recibe estados de cuenta de los bancos correspondientes a
f in de mes
Entrega estados de cuenta al asistente contable
Estado de cuenta
Recibe Conciliación Bancaria
Firma la conciliación y la envíaal Gerente para que f irme.
Imprime auxiliar mensual de la cuenta bancos
Estado de cuenta
Conciliación Bancaria
Elabora la conciliación bancaria y la entrega al contador
Conciliación bancaria
Archiva la conciliación bancaria
Conciliación bancaria
Archivo
Autoriza y f irma la conciliación bancaria y regresa al asistente
INICIO
FIN
208
Proceso: Administrativo - Financiero Código: PR - AC - 03
Subproceso: Custodia de Activos Fijos Fecha de aprobación:
Nombre del Procedimiento: Activos Fijos Revisión: PROPUESTO
Revisado por: Contador Aprobado por: Gerencia Página: 1/1
Alcance:
Objetivo:
Asistente Contador Gerente
Recibe la copia de la factura que respalde la adquisición del
bien mueble por parte de la unidad de compras.
Verif ica que las características del bien adquirido correspondan
con las descritas en el documento.
Recibe el inventario de bienes muebles
Reporte de Inventario
Efectúa la conciliación de efectivos f ijos entre la
información contenida en el sistema de bienes y la refleja en el sistema de contabilidad
Envía la conciliación de los activos f ijos a la gerencia
¿Corresponde?
Coloca la etiqueta de
identif icación del bien mueble
Comunica la incongruencia
a la unidad de compras
Registra en el sistema los
datos del bien.
Genera un reporte de
inventario de bienes
muebles y lo envía a
contabilidad
Reporte de inventaario
Conciliación
Recibe la conciliación de activos f ijos
Conciliación
Verif ica la existencia f ísica del ien mueble.
SI NO
INICIO
FIN
209
Proceso: Administrativo-Financiero Código: PR - AC - 04
Subproceso: Control Interno de Caja Fecha de aprobación:
Nombre del Procedimiento: Caja Revisión: PROPUESTO
Revisado por: Caja Aprobado por: Gerencia Página: 1/1
Alcance: Uso adecuado del efectivo
Objetivo: Verificar el adecuado uso del efectivo de la Imprenta
Realizar la revición de documentos de reportes de
cierra diario y cuadre de caja
Verif icar el adecuado uso de efectivo y limites de tenencia
en caja.
Recibe el informe elaborado por el asistente
Verif ica los procesos relacionados con el manejo de
caja
Hacer reviciones especiales a las áreas de caja.
Recibe el informe enviado por el jefe de área
Informe
Analiza los correctivos recomendados por el contador
para las irregularidades del manejo de caja.
Autoriza que se aplique los correctivos recomendados
para el área de caja.
Investigar diferencias contables y faltantes en caja.
Elaborar un informe con los resultados obtenidos de las
actividades realizadas y las irregularidades encontradas
Informe
Informe
Analizar las irregularidades encontradas conrrespecto al
control interno del manejo del efectivo.
Desarrolla instrumentos y estrategias orientadas a
fomentar una cultura de auto control.
Realiza un informe con los correctivos necesarios
Informe
INICIO
FIN
210
Proceso: Talento Humano Código: PR-TH-01
Subproceso: Nómina Fecha de aprobación:
Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nómina Revisión: PROPUESTO
Revisado por: Contador Aprobado por: Gerencia Página: 1/1
Alcance:
Objetivo: Lograr que los cálculos de las nóminas sean confiables, oportunos
Departamento de Talento Humano Departamento de Contabilidad
Registrar los datos de cada empleado referentes a las
horas de entrada, horas de salida, horas extras,
inasistencia, etc.
Elaborar con los datos anteriores un reporte y lo envía
al departamento de Contabilidad
Reporte
Recibe y revisa el reporte entregado por Recursos
Humanso
Reporte
Cálcula los montos quqe deben pagarse a los empleados y preparar
todos los registros de nómina.
Nómina
Elabora los cheques correspondientes para el pago de
los empleados y se procede a la entrega
INICIO
FIN
211
Anexo 2. Encuesta a Clientes – Control Interno
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
CLIENTES QUE REQUIEREN SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LA IMPRENTA LA CONDAMINE
OBJETIVO: Esta encuesta nos permitirá medir el control interno de la imprenta “La Condamine”.
Instrucciones de llenado: Por favor conteste las siguientes preguntas, Marque “X”, en el casillero que crea conveniente. 1. ¿Usted considera que la entrega de los productos de la imprenta, se ajusta a un control de calidad?
SI NO
2.- ¿Usted considera que Imprenta “La Condamine”, elabora sus productos en base a una
planificación?
SI NO
3.- ¿La fecha de entrega de los productos está relacionado con un programa de entrega establecida
por la imprenta?
SI NO
4.- ¿La imprenta “La Condamine” le presenta garantías de fiel cumplimiento?
SI NO
5.- ¿La imprenta “La Condamine” le presenta garantías del buen uso del anticipo?
SI NO
212
6.- ¿La imprenta “La Condamine” le tiene asignado un monto de crédito?
SI NO
7.- ¿Los representantes de ventas de la imprenta le presentan catálogos de los productos que ofrece?
SI NO
8.- ¿La imprenta le entrega facturas por sus compras?
SI NO
213
Anexo 3. Encuesta a Clientes – Satisfacción del Cliente
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
CLIENTES QUE REQUIEREN SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LA IMPRENTA “LA CONDAMINE”
ENCUESTA
OBJETIVO: Medir el grado o nivel de satisfacción de los clientes y el servicio, productos que presta la Imprenta “LA CONDAMINE”.
Instrucciones de llenado: Por favor conteste las siguientes preguntas, Marque “X”, en el casillero que crea conveniente. 3 Muy Bueno 2 Bueno 1 Regular
1. ¿El departamento de ventas ha satisfecho su necesidad de trabajos de impresión, de qué manera?
3 2 1
2. ¿La calidad del producto es?
3 2 1
3. ¿Considera usted que la fecha de entrega es?
3 2 1
4. ¿El servicio de pos venta, le resulta a usted?
3 2 1
214
5. ¿Su próximo trabajo de imprenta, lo haría con nosotros?
SI NO
6. ¿Cuál fue el factor más importante para elegir a la imprenta LA CONDAMINE (Seleccione una o varias alternativas). Calidad Precio Tiempo de entrega
7. ¿En general como califica a la imprenta LA CONDAMINE?
3 2 1
215
Anexo 4. Encuesta - Personal de Imprenta
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA
ENCUESTA AL PERSONAL DE LA IMPRENTA “LA CONDAMINE”
ENCUESTA
OBJETIVO: Para evaluar el control interno de la imprenta desde el punto de vista del personal.
Instrucciones de llenado: Por favor conteste las siguientes preguntas, Marque “X”, en el casillero que crea conveniente.
1.- ¿Conoce usted la Misión y Visión de la imprenta “La Condamine”?
SI NO
2.- ¿Está familiarizado con los objetivos de la empresa?
SI NO
3.- ¿Conoce la estructura Organizacional de la imprenta? SI NO
4.- ¿Conoce el giro del negocio? SI NO
5.- ¿Conoce los productos de que ofrece la imprenta?
SI NO
6.- ¿La Condamine” realiza un mecanismo de control en las áreas: Administrativas-Financiero, Comercial, Producción?
SI NO
7.- Esta establecidas todas las funciones, procedimientos y responsabilidades?
SI NO
216
8.- Sabe usted que la imprenta tiene calificación artesanal?
SI NO
9.- La Certificación de Calificación Artesanal emitida por la Junta de Defensa del Artesano se encuentra actualizada?
SI NO
10.- Sabe usted que la imprenta por tener calificación artesanal no está obligada a llevar contabilidad, pero si llevar un registro de ingresos y egresos para presentar su renta disponible?
SI NO
217
Anexo 5. Formato Orden de Compra
ORDEN DE COMPRA
LA CONDAMINE Fecha: Proveedor:
Código Producto Bonificación Cantidad Precio Unitario
Precio Total
Observaciones: Subtotal:
12% IVA
0% IVA
Transporte
Elaborado Por: Revisado por:
Aprobado por:
Total:
218
Anexo 6. Formato Factura