Universidad de Colima de Colima Nombre del Documento Fecha Implantación Edición Clave Fecha de...

Universidad de Colima

Nombre del Documento Fecha Implantación

Edición Clave Fecha de revisión

Inscripciones de Primer Ingreso a los niveles educativos medio superior, pregrado y posgrado.

Septiembre de 2005

04 PGUC-0007 21/mayo/ 2012

Prohibida la reproducción total o parcial de este documento, cualquier solicitud debe ser aprobada por la Secretaría General de la Universidad de Colima

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No. Descripción

1. 2. 3. 4.

Objetivo: Describir las actividades y criterios básicos que deben de cumplir los planteles y dependencias para llevar a cabo el registro de los aspirantes aceptados, para ser alumnos de la Universidad de Colima en sus diferentes niveles educativos, con base a la normatividad vigente.

Alcance: Es aplicable para los aspirantes aceptados y el personal involucrado de los planteles y dependencias de la institución.

Definiciones: SICEUC: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima, en operación desde 1995. Inscripciones de primer ingreso: son las que se realizan por primera vez en cualquier escuela o facultad, después de haber cumplido con los requisitos de admisión que señalen los Reglamentos Escolares de educación Media Superior, Superior y de Posgrado. Serán considerados también alumnos de primer ingreso aquellos que provengan de otra institución educativa y que mediante revalidación y equivalencia de materias, ingresen a cualquiera de los semestres de alguna de las escuelas o facultades de esta Universidad. Equivalencia: es el reconocimiento que esta Universidad hace de estudios parciales realizados en otras instituciones educativas del país, y podrá otorgarse por ciclos completos (semestres), ciclos en forma parcial o por asignaturas. Revalidación: es la declaración de validez de los estudios realizados en el extranjero, reconocidos por la Secretaría de Educación Pública y que consta en los certificados, diplomas o constancias, siempre y cuando sean equiparables con los programas de nivel medio superior, superior y posgrado que ofrece la Universidad y podrá otorgarse por ciclos completos (semestres) o por asignaturas. Referencias

Ley Orgánica de la Universidad de Colima.

Reglamentos Escolares de Educación Media Superior, Superior y de Posgrado.

Manual General de Políticas y Procedimientos.

SG-PM-01. Procedimiento para la elaboración y control de los documentos.

Calendario escolar de cada nivel.

Calendario de actividades SICEUC.

Dictamen de revalidación, equivalencia.

Oficio Circular de Aranceles.

Acuerdo No. 14 de 1997 que permite la elaboración de la “Constancia de Documentos para primer ingreso o reingreso a la Universidad”.

Acuerdo No. 1/SPC publicado en el Diario Oficial de la Federación del 17 de diciembre de 1997.

Oficios complementarios emitidos por la autoridad correspondiente.

Normas complementarias al Reglamento Escolar de Posgrado, expedidas en la Universidad de Colima, en diciembre de 2010





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No. Descripción

5.

Responsables

o Rectoría. o Secretaría General. o Secretaría de Gestión. o Dirección de Control Escolar o Delegaciones Regionales. o Secretaría Académica. o Direcciones Generales de los niveles académicos. o Planteles.

6. Desarrollo

No. Responsable Actividad

6.1

Aspirante aceptado

Consultar la lista oficial de aspirantes aceptados de cualquier nivel educativo en el periódico “El Comentario” o en el sitio web http://www.ucol.mx, seleccionar su carrera e identificar su nombre, ingresar su folio asignado en el proceso de admisión.

Obtener mediante formato electrónico su ficha de inscripción a primer ingreso para los niveles medio superior y pregrado (FOAIUC-0011) en dos tantos y su formato de pago referenciado y en el caso de posgrado (FOAIUC-0025) en tres tantos, debiendo acudir al plantel quien le proporciona referencia bancaria con el monto a cubrir y cuenta bancaria.

Depositar en la cuenta bancaria correspondiente el importe de los aranceles de inscripción.

Entregar al plantel, la ficha de Inscripción de primer Ingreso así como documentos oficiales requeridos según el nivel de estudios. Además para el nivel posgrado entregar al plantel fotocopia de la ficha de depósito bancaria del pago correspondiente.

6.2 Plantel

Recibir y verificar la documentación del aspirante aceptado.

6.3 Plantel

Verificar y actualizar en SICEUC los datos del Aspirante aceptado, asignar el grupo (carrera) emitir Recibo de pago (FOAIUC-0012) por concepto de su inscripción, firmar, sellar y separar para plantel y delegación, quedando inscrito.





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No. Responsable Actividad

6.4 Plantel

Capturar en el SICEUC los datos requeridos en la “Constancia de Documentos para Primer Ingreso o Reingreso “(FOAIUC-0013) e imprimirla y sellarla para ser firmada por el director del plantel.

6.5 Plantel Crear el expediente escolar del alumno con la ficha de inscripción de primer ingreso al nivel correspondiente, Recibo de pago, y fotocopia de la CURP.

6.6

Plantel Generar en el SICEUC Reporte de Alumnos Inscritos (FOAIUC-0031) y enviarlo mediante oficio a la Delegación Regional, acompañado de un tanto de las fichas de Inscripción de primer Ingreso (FOAIUC-0011 o FOAIUC-0025 según el nivel educativo), Recibos de pago correspondientes (FOAIUC-0012), fotocopia de la CURP, Constancia de Documentos para Primer Ingreso o Reingreso (FOAIUC-0013) en dos tantos firmada y sellada, con documentación oficial requerida en la constancia según el nivel de estudios.

6.7 Delegación Regional

Recibir y verificar la documentación, firmar y sellar la Constancia de Documentos para Primer Ingreso o Reingreso (FOAIUC-0013) en dos tantos.


Crear o integrar el expediente escolar del alumno con la ficha de inscripción de primer ingreso al nivel correspondiente, recibo de pago, y copia de la CURP.


Remitir al plantel mediante oficio la Constancia de Documentos para Primer Ingreso o Reingreso (FOAIUC-0013) en dos tantos, debidamente requisitada y documentos oficiales para ser devueltos al alumno.

6.10 Plantel

Entregar al alumno los documentos oficiales y recabar firmas de recibido en la Constancia de Documentos para Primer Ingreso o Reingreso (FOAIUC-0013) en dos tantos.

6.11 Plantel

Integrar en el expediente escolar del alumno un tanto de la “Constancia de Documentos para Primer Ingreso o Reingreso” (FOAIUC-0013) debidamente requisitada, y enviar a la Delegación Regional por oficio el tanto correspondiente.


Archivar en el expediente escolar del alumno la Constancia de Documentos para Primer Ingreso o Reingreso (FOAIUC-0013) debidamente requisitada.





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7. Políticas

No. Descripción

7.1 Las actividades de este proceso, deberán de apegarse al calendario de actividades SICEUC, elaborado por el Comité de administración escolar para hacer homogéneas las tareas y fechas de captura cuando aplique, de cierre o de reportes de los procesos escolares.

7.2 Los aspirantes aceptados a ingresar a la Universidad y al adquirir la condición de alumnos, con todos los derechos y obligaciones que establece la Legislación Universitaria, deberán cumplir con el presente procedimiento, además de presentar los siguientes documentos oficiales:

Nivel medio superior

Acta de Nacimiento (original y copia legible).

Certificado de estudios de secundaria (original y copia legible).

CURP (2 copias legibles tamaño carta).

2 fotografías tamaño infantil, blanco y negro. Nivel superior

Acta de nacimiento (original y copia legible),

Certificado de bachillerato legalizado si se requiere (original y copia legible).

Oficio de validación del antecedente académico.


2 fotografías tamaño infantil, blanco y negro. Nivel posgrado

Acta de Nacimiento (original y copia legible).

Uno de los siguientes documentos , en el orden de preferencia indicado:

Cédula profesional o de grado(en original y copia) Título ó grado académico según corresponda (2

copias) Acta de examen profesional o de grado (2 copias

certificadas por el plantel legibles tamaño carta), Certificado total de estudios antecedentes (original

y copia legible)

Oficio de validación del antecedente académico.

Constancia de comprensión de lectura del idioma inglés o algún otro idioma si se señala en el plan de estudios, (original y copia legible).


3 fotografías tamaño infantil, blanco y negro.





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7.3 Los aspirantes extranjeros para su ingreso y permanencia en esta institución deberán presentar, además:

Original del Acta de nacimiento legalizada y apostillada por el Consulado de México en el país del estudiante.

Revalidación de estudios por la Secretaría de Educación del Estado (SEP- Colima) del antecedente académico correspondiente (Certificado de estudios del nivel escolar antecedente)

Documentación de su situación migratoria: o Copia de su forma migratoria vigente. o Copia de su pasaporte vigente. o Oficio de autorización para su regular estancia en el país.

7.4 Los documentos oficiales que son requisito para la inscripción deberán presentarse, sin tachaduras, sin enmendaduras, no manchados, no enmicados.

7.5 Para cualquier nivel educativo los documentos que acreditan el registro de nacimiento son propiamente el Acta de Nacimiento, el Acta de certificación de inscripción de nacimiento y la Carta de naturalización.

7.6 Los certificados de estudio y título deberán presentar como características oficiales sello de la institución, firma de autoridades y registro correspondiente de la institución.

7.7 Si los certificados de bachillerato, licenciatura o posgrado fueron expedidos en cualquier Entidad federativa, deberán estar legalizados por el Gobierno del Estado de procedencia, excepto si es del Sistema Educativo Nacional, Instituto Politécnico Nacional (IPN) o por la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM)

7.8 El Oficio de validación del antecedente académico deberá ser tramitado por el aspirante aceptado (interesado) en su plantel de origen, si este proviene de fuera de nuestro Estado o de institución educativa distinta a la Universidad de Colima (U. de C.).

7.9 En el caso de alumnos de nivel posgrado que presenten para su insripción acta de examen o certificado, el estudiante deberá entregar una carta compromiso donde se establezca el plazo para la entrega del título o grado así como de la cédula correspondiente, así como una constancia de término de estudios emitida por la institución de egreso.

7.10 La Constancia de Documentos para Primer Ingreso o Reingreso (FOAUIC-0013), deberá ser firmada por el alumno y por su padre o tutor en caso de ser menor de edad.

7.11 Para el caso de las inscripciones de nivel posgrado y debido a la importancia de los siguientes documentos que comprueban los estudios de nivel previo (Cédula profesional y Acta de examen profesional), deberán certificarse por el Secretario Administrativo del plantel y se enviarán junto con la Constancia de Documentos para Primer Ingreso o Reingreso.





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7.12 7.13

Para obtener el Oficio de autorización para su regular estancia en el país el Director del plantel donde fue aceptado el aspirante extranjero, deberá realizar el trámite en la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Académica de la U. de C. cumpliendo con los trámites y documentos oficiales requeridos; dicho oficio se deberá tramitar cada año en caso de que el alumno extranjero continúe estudiando.

En el caso de nivel posgrado, las constancia de comprensión de lectura del idioma inglés deberá ser expedida por la Universidad de Colima; las constancias que presenten los interesados de otras instituciones oficiales que acrediten esta habilidad del idioma, para su aceptación deberá ser tramitada su validación en la facultad de Lenguas Extranjeras de nuestra institución.

7.14 Los aspirantes aceptados que no cuenten para su ingreso con el certificado de estudios antecedente y de conformidad con lo establecido en el Acuerdo No. 1/SPC publicado en el Diario Oficial de la Federación del 17 de diciembre de 1997, podrán inscribirse presentando una “Carta compromiso” a la Institución para entregar el certificado en un plazo que no exceda de 6 meses contados a partir de la fecha de inicio del ciclo escolar. Además entregarán una constancia de término de estudios emitida por la institución de egreso. En caso de no cumplir con la disposición anterior, se anulara el trámite de inscripción de conformidad con lo establecido en los el Articulo 15, Articulo 17, y el Articulo 63, de los Reglamentos escolares vigentes de Educación Media Superior, Educación Superior, y de Posgrado, respectivamente.

7.15 Si el ingreso se realiza mediante solicitud de equivalencia o revalidación de estudios, la inscripción se tramitará una vez que se cuente con el Dictamen de aprobación emitido por la Dirección del nivel, la Delegación Regional validará la documentación recibida para dar de alta al alumno en el Sistema de Control Escolar (SICEUC).

7.16 En caso de solicitudes de inscripción de primer ingreso por revalidaciones o equivalencias, la ficha de inscripción (FOAIUC-0011 o FOAIUC-0025) deberá ser llenada manualmente y el formato de pago referenciado será impreso en el plantel para los niveles medio superior y superior, en el posgrado recibirá la información del monto a cubrir, el nombre del banco y cuenta bancaria.

7.17 Las carreras impartidas en la Universidad cuentan con un plan de estudios aprobado por la Secretaría Académica, con clave de identificación, la cual es asignada al alumno al momento de su inscripción a primer ingreso.

7.18 El reporte de alumnos inscritos FOAIUC-0031 deberá acompañarse de los documentos relativos a la inscripción de los alumnos, separado en dos bloques: por documentos originales y CURP, y fichas de inscripción y recibos de pago.





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7.19 Para el caso de los alumnos que son trabajadores de la Institución, sus hijos o cónyuge, beneficiados por la Beca de inscripción relativa al Contrato Colectivo de Trabajo vigente de la Universidad de Colima, no realizan el depósito bancario del importe de la inscripción; en el SICEUC se expide un recibo oficial de pago exento de los aranceles de inscripción.

7.20 Los documentos originales que la institución recibe al momento de la inscripción a primer ingreso para su validación, permanecerán en trámite hasta por un período de cinco meses a partir de la recepción de los mismos en plantel y su revisión por plantel y delegación. Posterior a este lapso se concentran en los expedientes de las delegaciones para su resguardo y estén disponibles cuando el interesado los solicite.

7.21 Los trámites complementarios a la inscripción son la solicitud de credencial universitaria, obtención de correo electrónico y afiliación al seguro facultativo de estudiantes. Los cuales se realizan a través de instrucciones de trabajo de manera ordinaria.

7.22 En caso de que se llegara a comprobar la falsedad parcial o total de alguno de los documentos oficiales que son requisito para la inscripción, se anulará el trámite respectivo.

7.23 Cualquier documento(s) implicado(s) en este procedimiento, en caso de no cumplir con los requisitos, será regresado al plantel por oficio para su atención y seguimiento.





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8. Formatos / 9.0 Instructivos 8.1 Ficha de inscripción de primer ingreso

No. Descripción

Nombre: Ficha de inscripción de primer ingreso

Clave: FOAIUC-0011 para nivel medio superior y pregrado y FOAIUC-0025

para nivel posgrado

Objetivo: Estandarizar el formato en el que se concentran los datos de referencia, socioeconómicos y antecedentes académicos del alumno que

ingresa a la institución.

Alcance: Su salvaguarda son las Delegaciones Regionales y es utilizada por los planteles universitarios.

Tipo: Por filas y columnas en formato vertical.

Consideraciones Técnicas: Electrónico.

Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada.

Control: Diseño, distribución y actualización a cargo del responsable del

Sistema de Control Escolar (SICEUC).

Uso: Recopilar la información de los alumnos de primer ingreso que será integrada al sistema de control escolar (SICEUC). Establecido en el

procedimiento de inscripciones de primer ingreso. Se encuentra

disponible en línea.

Costo: Variable.

Se anexa formato.





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Ficha de Inscripción de Primer Ingreso niveles medio superior y pregrado.





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Ficha de inscripción de primer ingreso a posgrado (Formato manual)

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1. Anotar el número de la delegación a la que pertenece el plantel.

2. Anotar la fecha en la que se llena la solicitud

3, 4, 5. Anotar información Académica para ingreso, así como número de cuenta del Alumno

6, 7. Anotar datos personales del Alumno incluyendo datos de Nacimiento y CURP

8. Anotar la nacionalidad del Alumno

9. Anotar los datos de antecedentes académicos que se solicitan con base en sus

Documentos Oficiales.

10. Marcar con una X el servicio Médico de que dispone e indicar algún otro en caso necesario.

11. Marcar con una X los documentos que son entregados por el alumno.

IMPORTANTE. Esta sección (Comprobante para el alumno) solo debe ser llenada por el Plantel, NO por el alumno.

12. Anotar los datos de las materias a cursar (una letra por cuadro).

13. Firma del alumno, visto bueno del Coordinador de Posgrado y firma del Director de la

facultad.





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8.2 Formato de pago referenciado

No. Descripción

Formato

NOMBRE: Formato de pago referenciado

Objetivo: Estandarizar el formato en el que se proporciona información al

alumno o egresado de los planteles universitarios en la Universidad de Colima para realizar el pago de arancel del servicio solicitado en la institución bancaria.

Alcance: Formato aplicable para planteles y dependencias de la

Universidad de Colima. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Forma oficial en tamaño carta autorizada por

la Contaduría General y Secretaría de Gestión, intervienen la Dirección General de Administración Escolar, Subdirección General de Administración Escolar y Delegaciones Regionales.

Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada. Control: Dirección General de Administración Escolar, Subdirección General

de Administración Escolar, Delegaciones Regionales, además por la Contaduría General, Secretaría de Gestión y SICEUC.

Uso: Instrumento que proporciona información para el pago de arancel del

servicio solicitado en la institución bancaria. Costo: variable. Se anexa formato.





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1 Nombre de la Delegación Regional

2 Nombre del plantel

3 Datos del: Nombre del Plantel, Datos del alumno como: Carrera que cursa, Número de cuenta y Nombre, así como el dato de el Ciclo escolar y la fecha en que se generó la ficha referenciada.

4 Leyenda informativa sobre el uso de la ficha referenciada, así como recomendaciones para su pago.

5 Banco en el cual se realiza el pago y número de cuenta bancaria

6 Número de referencia bancaria y código de barras

7 Monto a pagar y la fecha límite de pago

8 Lista de aranceles por columnas, siendo éstas las siguientes: Arancel, Cantidad, Costo unitario, subtotal y total a pagar)





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8.3 Recibo de pago

No. Descripción

Formato

NOMBRE: Recibo de pago.

Clave: FOAIUC-0012 Objetivo: Estandarizar el formato en el que se comprueba el pago de un

servicio prestado por la Universidad de Colima. Alcance: Formato electrónico aplicable para planteles y dependencias de la

Universidad de Colima que ofrezcan servicios. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Contaduría General y Secretaría de Gestión. Características especiales: Oficial, sin ser forma valorada. Control: Contaduría General y Secretaría de Gestión, SICEUC. Uso: Instrumento que comprueba el pago de un servicio. Costo: Variable. Se anexa formato.





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1 NÚMERO de recibo de pago

2 Nombre de la DEPENDENCIA

3 DATOS PERSONALES del interesado (Cuenta, Nombre, Carrera, Semestre y Grupo)

4 DATOS BANCARIOS (Banco, Convenio, Cuenta, Referencia y A nombre de )

5 Descripción de ARANCELES (Número, Número de Folio (en caso de ser formato valorado, Cantidad a pagar, Concepto e Importe por arancel)

6 Importe TOTAL de los aranceles

7 CANTIDAD CON LETRA del importe total de los aranceles

8 NOMBRE Y FIRMA de la persona que elaboró el recibo de pago, así como sello de la dependencia

9 LUGAR Y FECHA DE EXPEDICIÓN del recibo de pago





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8.4 Constancia de Documentos para primer ingreso o reingreso a la Universidad

1. Nombre y Firma del (la) Director(a) del Plantel y el(la) Director(a) de Administración Escolar.

2. Nombre y Firma del Alumno y del Padre o Tutor.

3. Sellos del Plantel y de Administración Escolar.

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8.5 Reporte de alumnos inscritos

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Formato

Nombre: Reporte de alumnos inscritos

Clave: FOAIUC-0031 Objetivo: Estandarizar el formato en el que se reportan los registros de

alumnos inscritos en el SICEUC para su validación con los diferentes estatus.

Alcance: Reporte electrónico generado por SICEUC y utilizado por las

Delegaciones Regionales y planteles universitarios. Tipo: Por filas y columnas en formato vertical. Consideraciones técnicas: Electrónico. Características especiales: Oficial sin ser forma valorada Control: Responsable de su reproducción SICEUC; de su diseño y

actualización son las Delegaciones Regionales. Uso: Establecido en el procedimiento de inscripciones. Su dotación es

variable. Costo: Variable. Se anexa copia del formato electrónico.





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10. Diagrama de Flujo

Aspirante/alumno Plantel Delegación Regional

Aprobó M.A. JOSE EDUARDO HERNANDEZ NAVA

SECRETARIO DE GESTIÓN

Firma

Consulta la lista oficial, para imprimir formato de solicitud de primer ingreso y formato de

pago referenciado 6.1

Deposita en la cuenta bancaria.

6.1

Acude al plantel y entrega ficha de depósito, y documentación oficial.

6.1

Verifica la documentación y realiza inscripción en SICEUC.

6.2 - 6.3

Elabora constancia de documentos de primer ingreso en SICEUC.

6.4

Presenta reporte de alumnos inscritos y anexa documentación.

6.5 - 6.6

Verifica documentación, certifica constancia de documentos e integra el expediente escolar.

6.7- 6.8

Envía documentación original y constancia.

6.9

Entrega documentación original al Alumno, recaba firmas e Integra en expediente la documentación.

6.10 – 6.11

Recibe original de la documentación oficial y firma de recibido.

6.9

Recibe y archiva la constancia en el

expediente escolar. 6.12

Envía originales de la constancia debidamente requisitada.

6.11

FIN

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