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UNIVERSIDAD DE CARABOBO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA CAMPUS BÁRBULA DISEÑO DE APROXIMACIÓN A UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO CAMPUS BÁRBULA Autores Alvarado Massiel Rodríguez Álvaro Bárbula, Noviembre 2009
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UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BÁRBULA
DISEÑO DE APROXIMACIÓN A UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA FACULTAD DE
ODONTOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO CAMPUS BÁRBULA
Autores
Alvarado Massiel
Rodríguez Álvaro
Bárbula, Noviembre 2009
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BÁRBULA
DISEÑO DE APROXIMACIÓN A UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA FACULTAD DE
ODONTOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO CAMPUS BÁRBULA
Tutor: Pedro M. Juan F.
Trabajo de Grado presentado ante la Universidad de Carabobo para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública
Bárbula, Noviembre 2009
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BÁRBULA
Nosotros miembros del Jurado designado para la evaluación del Trabajo de Grado
titulado “DISEÑO DE APROXIMACIÓN A UN MODELO DE CONTROL DE
INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA FACULTAD DE
ODONTOLOGÍA DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO CAMPUS
BÁRBULA”, presentado por: Alvarado Massiel, cédula de identidad V-7.130.619 y
Rodríguez Álvaro, cédula de identidad V-17.283.995, para optar al Título de:
Licenciado en Contaduría Pública, estimamos que el mismo reúne los requisitos para ser
considerado como:____________________________ a los __________días del mes de
_____________ del año ________.
Coordinador Miembro Principal
Miembro Principal Suplente
Campus Bárbula, Noviembre de 2009
DEDICATORIA
Primeramente a mi Dios todopoderoso que siempre que cuida, me guía, me
protege y me da la fortaleza que necesito para seguir siempre adelante con
los obstáculos que se nos presentan en el camino.
A mis padres: Tulio y Teresa por su apoyo incondicional siempre en las
cosas que hago y por su infinita paciencia en ver logrado el sueño de mi
graduación.
A mis hijos: Daniel Alejandro y Werner Manuel porque juntos nos hemos
esforzado y sacrificado para poder yo culminar mis metas trazadas y por
ellos es que las he querido lograr.
A mis hermanos: Rodolfo y Mary Carmen porque de una u otra manera me
han brindado su apoyo y han dado palabras de aliento para seguir siempre
adelante.
A mi amor: José Francisco por ser mi pareja incondicional que me apoya y
ayuda en las cosas que realizo para superarme como profesional.
A todos los amo.
Massiel
A mi padre José Rodríguez y a mi madre Bertha María de Rodríguez por
haberme traído al mundo y por darme la educación y guiarme por el correcto
camino de la vida.
Alvaro
AGRADECIMIENTOS
A mi Dios todopoderoso por haberme permitido llegar a este momento tan
importante de mi vida sin su fortaleza no lo hubiera logrado.
A mis padres, por apoyarme y acompañarme en la consecución de mis
metas que también son de ellos.
A mis hijos y mi amor por entender que el tiempo que no les dedico es
porque tengo que estudiar.
A mis hermanos por estar pendiente de mis necesidades a lo largo de todo
este tiempo y por socorrerme cuando más lo necesito.
A Álvaro mi compañero de trabajo de grado por la confianza, apoyo y ayuda
que me brindó durante la realización de este trabajo.
A Ana Victoria por su colaboración incondicional y sugerencias positivas para
con nosotros en todo este período.
A todos mis amigos especialmente Acmary, Zorangel, Evelin y Luis Sánchez
porque de una u otra manera me han brindado su apoyo y me han dado
palabras de aliento cuando me he sentido agotada, deprimida y sin fuerzas
para seguir.
A todos muchísimas gracias
Massiel
A Dios primeramente por haberme dado la vida y guiado en los caminos del
bien, por ayudarme a superar los obstáculos presentados, por ayudarme a
cumplir todas mis metas y por permitirme cursar una carrera universitaria.
A mi padre y a mi madre por el sacrificio realizado para darme educación,
sus buenos consejos, su apoyo incondicional para formarme como
profesional.
A todos mis hermanos que de una manera u otra compartieron conmigo
todas estas experiencias, especialmente a mi hermano Rodolfo que más que
un apoyo fue una gran ayuda que siempre estuvo allí en todo momento que
lo necesité.
A mi esposita bella que desde que llegó a mi vida me ha apoyado y
comprendido incondicionalmente en todo momento y que siempre está allí
cuando la necesito.
A Massiel por haber depositado su confianza en mí y aceptar compartir
conmigo la investigación del presente trabajo.
A nuestro tutor Pedro Juan por aceptar guiar este trabajo de investigación,
por los grandes conocimientos aportados y por la disposición prestada en
todos momentos solicitados, sin importar el lugar y la hora siempre trató de
darnos su colaboración.
A todos mis tíos, tías, primas y primos, en especial a Handrik por todas esas
experiencias compartidas en bachillerato y todos los momentos de rumba y
bebidas.
A mis compañeros de trabajo por haber hecho un gran equipo, estar
pendiente y ayudarme a cumplir el logro de esta meta.
A todos mis panas de la universidad, ya que de una u otra forma me
ayudaron en el transcurso y logro de mi carrera universitaria.
Y a quienes en estos momentos no pasan por mi mente.
A todos gracias
Alvaro
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BÁRBULA
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
DISEÑO DE APROXIMACIÓN A UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA FACULTAD DE
ODONTOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO CAMPUS BÁRBULA
Tutor:
Pedro M. Juan F. C.I 4.568.977
Aceptado en la Universidad de Carabobo
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales Escuela de Administración Comercial y Contaduría Pública
Por: Pedro M. Juan F. C.I. 4.568.977
Bárbula, Noviembre 2009
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BÁRBULA
DISEÑO DE APROXIMACIÓN A UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA FACULTAD DE ODONTOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO, CAMPUS BÁRBULA. Tutor Autores: Lic. Pedro M. Juan F. Alvarado Massiel Rodríguez Álvaro Año: 2009
RESUMEN
La presente investigación surgió por el conocimiento de la debilidad existente en el control de inventario de los activos fijos y la carencia de una unidad de inventario sectorial en la Facultad de Odontología. El objetivo general es diseñar una aproximación a un modelo para control de inventario de los activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo. La atención se fija en dicha facultad, ya que la Universidad de Carabobo es una las instituciones públicas de importancia del sistema de educación superior, por consiguiente es necesario que en dicha facultad se precise con un sistema para mejorar el control de inventario de sus activos fijos. Cabe destacar que dada la situación existente en la Facultad de Odontología, la realización del presente trabajo de investigación le permitiría convertirse en un modelo a seguir para otras facultades que pudieran estar en la misma situación. De la misma manera en la siguiente investigación se pudo confirmar la falta de control de inventario de los activos fijos mediante la aplicación de un instrumento bajo la modalidad de una encuesta, se tomó una muestra del personal clave que se encarga de manejar dicha información; la metodología utilizada fue bajo el esquema de investigación de campo, de carácter cuantitativo y descriptivo; la información obtenida fue analizada utilizando estadística descriptiva, tablas y gráficos. Finalmente se pudo concluir que esta propuesta es factible ya que se puede implementar, siempre y cuando las autoridades y personal correspondiente estén interesados y comprometidos, además de la existencia de disponibilidad presupuestaria para su ejecución. Palabras claves: Control, Inventario, Activo fijo.
UNIVERSITY OF CARABOBO FACULTY OF SOCIAL AND ECONOMIC SCIENCES
SCHOOL OF BUSINESS ADMINISTRATION AND PUBLIC ACCOUNTS CAMPUS BÁRBULA
DESIGN OF A MODEL APPROACH TO CONTROL INVENTORY OF FIXED ASSETS OF THE FACULTY OF DENTISTRY UNIVERSITY OF CARABOBO, CAMPUS BÁRBULA Tutor Authors: Lic. Pedro M. Juan F. Alvarado Massiel Rodríguez Álvaro Año: 2009
SUMMARY
The present investigation arose from the knowledge of the weakness in the inventory control of fixed assets and the lack of sectoral inventory unit at the Faculty of Dentistry. The overall objective is to develop a model for inventory control of fixed assets of the Faculty of Dentistry, University of Carabobo. The attention is fixed on that power, since the University of Carabobo is a major public institution of higher education system; therefore it is necessary that this power shall be required with a system to improve inventory control of fixed assets. Importantly, given the situation in the Faculty of Dentistry, conducting research of this paper would allow to become a model for other schools who might be in the same situation. Similarly in the following investigation was unable to confirm the lack of inventory control of fixed assets by applying an instrument in the form of a survey, took a sample of key staff is responsible for managing that information, the methodology used was under the scheme of field research, quantitative and descriptive information obtained was analyzed using descriptive statistics, charts and graphs. Finally it was concluded that this proposal is feasible and that can be implemented as long as the authorities and relevant personnel are interested and involved, besides the existence of available budget for implementation. Keywords: Control, Inventory, Fixed assets.
ÍNDICE GENERAL Pág. DEDICATORIA…………………………………………….…………… IV
AGRADECIMIENTOS…………………….…………………………… VI
RESUMEN……………………………………………………………… IX
LISTA DE CUADROS ………………………………………………… XIV
LISTA DE GRÁFICOS.……………..………………………………… XV
INTRODUCCIÓN……………..……………………………………..… 18
CAPÍTULO I EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema………..……………………….…... 21
Formulación del Problema………….………………………….… 24
Objetivos…….………………….….………..………………..…… 25
Justificación……………………….……………………………..... 25
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes…………….………………………………..….…….... 27
Bases Teóricas…………………………………………….……... 31
Teoría de La Administración…………………………………….. 32
Teoría Neoclásica de La Administración………..…………….. 34
Teoría de Sistemas…………………………..………………….. 36
Tipos de Sistemas………………………………………………... 36
Control de Inventario…………………….……………………….. 38
Bases Legales……………………………….............................. 44
Definición de Términos…………………………………………... 47
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Naturaleza de La Investigación...………………………….……. 51
Estrategia Metodológica…………………………………………. 52
Diseño de La Investigación……………………………..……….. 52
Población Y Muestra……………………………………………… 53
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos………….. 54
Validez del Instrumento………………………………………….. 54
Procedimiento de Recolección de Datos………………………. 55
CAPÍTULO IV
ANALISIS DE LOS RESULTADOS………………………………... 57
CAPÍTULO V
PROPUESTA
Alcance…………………………………………………….…….… 73
Fundamentación…………….……………………………………. 74
Justificación……………………………………………………..… 74
Estructura de La Propuesta……………………………………… 75
Unidad de Inventario (Propuesta)……………………………... 75
Implementar un Sistema de Contabilidad (Propuesta)……..... 76
Formularios Relacionados con el Manejo y Control de los
Inventarios de Activo Fijo (Propuesta)…………………..………
76
Procedimientos a seguir en la Toma Física del Inventario 77
(Propuesta)………………………………………………………….
Desincorporación de los Activos Fijos (Propuesta)……..……... 78
CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones………………………………………………………….. 79
Recomendaciones…………………………………………………….. 80
LISTA DE REFERENCIAS……………………………………………. 83
LISTA DE REFERENCIAS ELÉCTRONICAS……………………… 85
ANEXOS………………………………………………………………… 88
LISTA DE CUADROS Pág.CUADRO Nº 1
Tipos de Sistemas………………..……….………………………………… 37
CUADRO Nº 2
Tipos de Inventarios………………..……….………………………………… 39
CUADRO Nº 3
Cuadro Técnico Metodológico…..……….………………………………… 56
LISTA DE GRÁFICOS Pág. GRÁFICO Nº 1
Respuestas para la Pregunta 1. ¿Conoce usted los mecanismos de control de inventario de los activos fijos que son aplicados en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula?
58
GRÁFICO Nº 2
Respuestas para la pregunta 2. ¿Los mecanismos de control de
inventario de los activos fijos que son aplicados en la Facultad de
Odontología de la Universidad de Carabobo son los más adecuados?
59
GRÁFICO Nº 3
Respuestas para la pregunta 3. ¿Existe en la Facultad de Odontología
un sistema computarizado para el manejo y control de los inventarios,
que enlace la información con la unidad de inventario central de la
Universidad de Carabobo?
60
GRÁFICO Nº 4
Respuestas para la pregunta 4. ¿Existe en la Facultad de Odontología
de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula personal capacitado
para llevar el control de los inventarios de los activos fijos?
61
GRÁFICO Nº 5
Respuestas para la Pregunta 5. ¿Existe en la Facultad de Odontología
de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula una unidad de
inventario?
62
GRÁFICO Nº 6
Respuestas para la pregunta 6. ¿Existen en la Facultad de
Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula un
manual de Normas y Procedimiento para el control de los inventarios
de activo fijo?
63
GRÁFICO Nº 7
Respuestas para la pregunta 7. ¿De ser afirmativa la respuesta
anterior, considera usted que esas normas se cumplen a cabalidad? 64
GRÁFICO Nº 8
Respuestas para la pregunta 8. ¿Los activos fijos son depreciados
bajo algún método de depreciación específico? 65
GRÁFICO Nº 9
Respuestas para la pregunta 9. ¿Existe un informe actualizado de los
activos fijos que tiene la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo Campus Bárbula?
66
GRÁFICO Nº 10 Respuestas para la pregunta 10. ¿Se puede saber en un momento
determinado el status de los activos fijos, en cuanto a: fecha de
adquisición, mantenimiento, uso, traslado, y tiempo de vida útil
restante?
67
GRÁFICO Nº 11
Respuestas para la pregunta 11. ¿Cuando se compra y se recibe el
activo fijo se la asigna algún código o cualquier otro tipo de marca
para un mejor control y manejo por parte de la Facultad de
Odontología?
68
GRÁFICO Nº 12
Respuestas para la pregunta 12. ¿Se realiza inventario de activos fijos
en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula periódicamente?
69
GRÁFICO Nº 13
Respuestas para la pregunta 13. ¿Los procedimientos que se llevan a
cabo para el control de los activos fijos de la Facultad de Odontología
de la Universidad de Carabobo son los más adecuados?
70
GRÁFICO Nº 14
Respuestas para la pregunta 14. ¿Existen formatos de entrada y
salida por la adquisición o traslado de los activos fijos de la Facultad
de Odontología de la Universidad de Carabobo?
71
INTRODUCCIÓN
En la actualidad las instituciones públicas atraviesan por una situación
difícil ya que el recorte presupuestario no les permite obtener los bienes e
insumos necesarios para mantenerse operando satisfactoriamente,
enfrentándose a innumerables adversidades, las cuales día a día combaten
para lograr sus objetivos. Las diferentes organizaciones, luchando por
mejorar en forma continua todos sus procesos internos, aprovechan al
máximo los recursos con los que disponen, generalmente materiales,
financieros y humanos, y la forma conveniente y oportuna del uso de estos
últimos llevarán a dichas organizaciones a ser más eficientes.
Es importante entonces, dado el cambio constante entre los individuos y
las organizaciones, establecer un mínimo de normas y procedimientos que
permitan la operatividad de sus funciones y ejecutar un buen manejo en el
control de sus activos fijos. Los activos fijos son aquellos activos de larga
vida con una utilidad determinada tanto por su forma física como por los
derechos especiales que poseen.
La Facultad de Odontología requiere de un mejor control en el área de los
inventarios de activos fijos, ya que presenta debilidades en el desarrollo de
las funciones de esta área, debido a la ausencia de procedimientos
establecidos por la misma para llevar a cabo su objeto social.
Son muchas las estrategias definidas en el ámbito empresarial destinadas
a llevar un buen control de los inventarios, lo que permite establecer un
desarrollo más eficaz en la actividad que desempeñan, al dotarlas de
competencias para evitar errores y carencia de información. Dada la
necesidad de tener información correcta en el momento oportuno es
18
indispensable que las distintas organizaciones bien sean públicas o privadas,
lleven un adecuado control de los inventarios de activos fijos, puesto que,
con el paso del tiempo la cantidad adquirida por un mismo ente puede llegar
a ser significativa.
La presente investigación tiene como finalidad desarrollar una
aproximación de lo que refleja un modelo de control de activos fijos existente
en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo Campus
Bárbula, por lo que se hizo necesario indagar acerca de los mecanismos
utilizados actualmente en dicha facultad para controlar sus activos fijos. De
igual manera se estudió cuales son los procedimientos utilizados por el
personal para controlar dichos activos y evaluar el conocimiento de los
mismos sobre la importancia que tiene para la Facultad el uso de un modelo
de control de activos fijos.
Cabe destacar que para el desarrollo de este trabajo de investigación se
aplicó, metodología, técnicas e instrumentos adecuados de investigación
enmarcado en las normas de la Escuela de Administración Comercial y
Contaduría pública de la Universidad de Carabobo. Este trabajo contiene seis
capítulos, en los cuales se desarrollan los aspectos más importantes de la
investigación.
Capítulo I, en este se evalúa el manejo de control de inventarios de activos
fijos por parte del personal encargado en la Facultad de Odontología de la
Universidad de Carabobo Campus Bárbula, el cual se basa en el
planteamiento del problema que sirve de referencia para analizar la
problemática, los objetivos de la investigación y la justificación.
19
Capítulo II, está compuesto por el marco teórico en donde se desarrollan
los antecedentes de la investigación, la cual sirvieron como guía específicos
trabajos de investigación que llegaron a conclusiones similares a la presente,
y que también trabajaron con modelos de control de inventarios de activos
fijos. Además se llevo a cabo la consulta de diferentes materiales
bibliográficos, así como consultas en páginas web, con que se respalda la
investigación.
Capítulo III, contiene el Marco Metodológico donde se define el diseño,
tipo y nivel de la investigación, la selección de la muestra, técnicas e
instrumento de recolección de datos, análisis y su validez.
Capítulo IV, detalla el análisis de los resultados, en donde se analizan los
resultados obtenidos en el proceso de recolección de datos mediante la
aplicación de un cuestionario, dando respuesta a los objetivos de la
investigación.
Capítulo V, este recopila la propuesta que se le hizo a la Facultad de
odontología de la universidad de Carabobo sobre una aproximación de un
modelo de control de inventarios de activos fijos.
Capítulo VI, presenta recomendaciones así como también conclusiones,
que se les dan a la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula.
20
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento Del Problema
En el mundo, son muchas las estrategias definidas en el ámbito
empresarial, destinadas a llevar un adecuado control de los inventarios, lo
que permite establecer un desarrollo más eficaz en la actividad que
desempeñan, al dotarlas de una gran habilidad para evitar errores y carencia
de información. Dada la necesidad de tener la información correcta en el
momento oportuno, es indispensable que las distintas organizaciones bien
sean públicas o privadas, lleven un buen control de los inventarios de activos
fijos, puesto que, con el paso del tiempo la cantidad adquirida por un mismo
ente puede llegar a ser significativa.
Un modelo de control de inventario de los activos fijos bien diseñado
puede traer efectos beneficiosos en el control de las adquisiciones de los
activos fijos, dado que se pudiese impedir la adquisición innecesaria de
equipos, al tener registro exacto sobre los activos, tal información puede ser:
existencia o número del activo, cantidad, si están siendo utilizados o no,
condiciones del activo (dañado, útil), ubicación, tiempo de uso, tiempo de
vida útil o si ya fue totalmente depreciado, etc., toda esta data contribuiría a
satisfacer las necesidades inmediatas de la organización al suministrar una
mejor estrategia para el seguimiento y control de los activos fijos a través del
tiempo.
21
Según la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial Nº 37.347,
de fecha 17 de diciembre de 2001, la cual tiene por objeto regular las
funciones de la Contraloría General de la República, el Sistema Nacional de
Control Fiscal y la participación de los ciudadanos en el ejercicio de la
función contralora, en su artículo 9, establece que las universidades públicas
están sujetas a las disposiciones de la presente Ley y al control, vigilancia y
fiscalización de la Contraloría General de la República.
En el mismo orden de ideas en su capítulo dos, artículo 35, del control
interno dice: el Control Interno es un sistema que comprende el plan de
organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos
adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y
calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas
prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
Las Normas Generales de Control Interno, publicadas en Gaceta Oficial
de la República de Venezuela Nº 36.229 del 17 de junio de 1997 señalan los
estándares mínimos que deben ser observados por los organismos y
entidades a los cuales hacen referencia los numerales 1 al 9 del artículo 9 de
la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en las mismas se
destaca la importancia de los mecanismos internos de cada organización
orientados a salvaguardar el patrimonio público, garantizar la exactitud,
cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria,
financiera, administrativa y técnica, procurar la eficiencia, eficacia, economía
y legalidad de los procesos y operaciones institucionales y el acatamiento de
22
las políticas establecidas por las máximas autoridades del organismo o
entidad.
En el artículo 30 de esta normativa, destaca el deber que tienen las
organizaciones de implantar y mantener un sistema de comunicación y
coordinación que provea información relativa a las operaciones, confiable,
oportuna, actualizada y acorde con las necesidades de los organismos, todo
esto como soporte de los sistemas y mecanismos de control interno.
La Universidad de Carabobo se encuentra inmersa en un período de
crecimiento sostenido en cada una de sus sietes facultades. La remodelación
de espacios existentes, construcción de nuevas edificaciones, han traído
como consecuencia el aumento de los activos fijos de la Universidad de
Carabobo, por lo que es de presumir que la información referente a esto cada
día es mayor.
La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y
la Cultura (UNESCO) en octubre de 1998 se pronunció en favor de que la
educación debe llegar a todas las personas, por lo cual este criterio estimula
a las universidades a que se vean en la necesidad de ampliar su capacidad
física y tecnológica.
La Universidad de Carabobo es una de las instituciones públicas más
importantes del Sistema de Educación Superior, que ha venido cumpliendo
con el pronunciamiento de la UNESCO previamente señalado, de allí que en
la actualidad cuente con una de las mejores plantas físicas y poder satisfacer
la demanda no sólo del crecimiento de la población estudiantil, sino también
de manera global, es decir, en cuanto a profesionalización, nuevas escuelas,
personal que labora, tecnificación, etc. De allí que la Universidad de
23
Carabobo precise de un sistema para mejorar el control de inventario de sus
activos fijos.
De la misma manera a pesar de ser la Universidad de Carabobo una de
las instituciones de educación superior más prestigiosas del país, no es justo
que esta no cuente con un adecuado control de sus activos fijos, en sus
diferentes facultades, como es el caso de la Facultad de Odontología, que no
posee dentro de su planta física mecanismos y procedimientos para controlar
los activos fijos que allí se encuentran, la carencia de un sistema
automatizado que le permita al personal verificar y actualizar estatus del bien
en un momento determinado. Esto, indiscutiblemente trae como
consecuencia un inadecuado registro de operaciones contables,
depreciaciones erradas e incorrecta estimación para futuras compras.
La Facultad de Odontología cuenta con equipos odontológicos y bienes
inmuebles que en la actualidad se están construyendo, de los cuales el
Departamento de Inventario no tiene registros exactos; por otro lado, está el
hecho de que próximamente se adquirirán nuevos equipos para dotar a todos
los laboratorios en construcción, aulas y oficinas de la Facultad, situación que
ofrece una oportunidad para aportar los conocimientos de la carrera, dado
que en la actualidad no existe un modelo de control de inventario de los
activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo.
Formulación Del Problema
Dada la información suministrada anteriormente surge la siguiente
interrogante: ¿Cómo diseñar una aproximación a un modelo de control de
inventario de los activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad
de Carabobo?
24
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Diseñar una aproximación a un modelo para el control de inventario de
los activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo, Campus Bárbula, Estado Carabobo.
Objetivos específicos
Diagnosticar los mecanismos utilizados actualmente en la Facultad de
Odontología de la Universidad de Carabobo para el control de activos
fijos.
Revisar los procedimientos para el control de inventarios de activos fijos.
Evaluar los procedimientos utilizados por el personal de la Facultad de
Odontología de la Universidad de Carabobo en el control de activos fijos.
Justificación De La Investigación
Las razones que conllevan a la realización del presente trabajo de
investigación emanan principalmente de la necesidad que tiene la Facultad
de Odontología de la Universidad de Carabobo de contar con un modelo de
control de inventario de los activos fijos, que sea confiable y seguro para el
manejo y control de los mismos.
Por otra parte un modelo de control de inventario de activos fijos bien
diseñado puede traer efectos beneficiosos en el control de las adquisiciones
de los activos fijos, dado que se pudiese impedir la adquisición innecesaria
25
de equipos, sobre todo en la actualidad puesto que el proceso de crecimiento
en el que está inmersa la Facultad de Odontología, proceso en el que se
hace necesaria la adquisición de nuevos activos, para lo cual es de vital
importancia disponer de información que pueda ser útil a corto, mediano y
largo plazo, información tal como: existencia o no del activo, cantidad, si
están siendo utilizados o no, condiciones del activo (dañado, útil), ubicación,
tiempo de uso, tiempo de vida útil o si ya fue totalmente depreciado, entre
otras.
De igual manera es importante recalcar que el manejo oportuno y correcto
de toda la información referente a los activos fijos de la Facultad de
Odontología contribuiría a satisfacer las necesidades inmediatas de la
Universidad de Carabobo al suministrar una mejor estrategia para el
seguimiento y control de los activos fijos a través del tiempo y así estar al día
con todas las regulaciones establecidas por la ley en materia de
administración pública.
Cabe destacar que dada la situación existente en la Universidad de
Carabobo, la realización del presente trabajo de investigación le permitiría a
la Facultad de Odontología convertirse en un modelo a seguir para otras
facultades que pudieran estar en la misma situación; ya que se pudiera
responder la interrogante ¿cómo aplicar el valor de uso y la valuación de los
activos fijos en una entidad?, que se presenta en la línea de investigación Nº
050133 en el área de contabilidad del catálogo Oferta Investigativa Áreas y
Líneas de Investigación por Tópicos o Interrogantes de la Universidad de
Carabobo, Campus Bárbula, de fecha noviembre 2007.
26
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigación Según Balestrini Acuña (2002: 91), “el marco teórico es el resultado de la
selección de aquellos aspectos más relacionados del cuerpo teórico
epistemológico que se asume, referidos al tema específico elegido para su
estudio. De allí que su racionalidad, estructura lógica y consistencia interna,
va a permitir el análisis de los hechos conocidos, así como orientar a la
búsqueda de otros datos relevantes”.
Es por ello que una revisión inicial de la documentación inherente al tema
en estudio pone de manifiesto la existencia de trabajos investigativos, que
proporcionan a los investigadores información relevante que permite
sustentar sus puntos de vista y además confirma la pertinencia e importancia
de la presente investigación.
Correia, A. (2004) Diseño De Un Sistema De Control A Los Activos Fijos De La Casa Portuguesa Del Estado Aragua, Ubicada En Maracay. Trabajo de grado no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua,
Maracay. Dicha propuesta presenta soluciones factibles a los problemas en
el manejo de los activos fijos, una vez analizados los datos se recomendó a
la Junta Directiva para que tomara las acciones correctivas a fin de obtener
un eficaz funcionamiento de sus activos fijos. Entre sus conclusiones, está la
27
de aplicar controles que faciliten las actividades contables y administrativas y
al mismo tiempo evaluar a los responsables de su ejecución, además de
optimizar los datos permitiendo que la toma de decisiones sea acertada y
bien fundamentada en información confiable y oportuna.
Covarrubia, E. (2004) Evaluación Del Sistema De Control De Activos Fijos Tangibles De La Alcaldía Del Municipio Valencia Del Estado Carabobo. Trabajo de grado no publicado. Universidad de Carabobo.
Valencia. Tuvo como propósito fundamental evaluar los controles internos de
los activos fijos tangibles de la Alcaldía del Municipio Valencia, ubicada en el
Estado Carabobo. El análisis de los resultados permitió concluir que en la
institución estudiada existen normativas dirigidas a mantener un adecuado
control interno, pero se observaron fallas que deben ser superadas
relacionadas con la ubicación de los activos y de los activos ociosos.
Al efectuar el estudio se recomendó a la organización actualizar sus
normativas de control interno, aplicar controles preventivos y de detección,
realizar periódicamente auditorías internas, utilizar el método de depreciación
basado en la actividad para activos en constante uso, retirar de la institución
los activos ociosos y considerar el método para capitalizar estos bienes.
La institución desconoce la ubicación exacta y total de todos sus activos
fijos tangibles sin saber quién es la persona o unidad encargada y
responsable del mismo, además que los procedimientos para el registro
contable de los activos son totalmente desactualizados.
28
Álvarez, M.; Corona, L. y Rodríguez, L. (2004) Evaluación Del Sistema De Inventario A Través De La Aplicación De Normas Y Procedimientos Que Permitan Una Efectiva Gestión Y Control Del Inventario Del Departamento De Repuestos Y Accesorios De La Empresa Motores Camoruco, C. A., ubicada en Guaparo, Avenida Bolívar norte, Valencia,
Edo. Carabobo. Trabajo de grado no publicado. Universidad de Carabobo,
Valencia. La presente investigación está orientada al estudio y evaluación de
las normas y procedimientos aplicados al inventario del departamento de
repuestos de la empresa Motores Camoruco, C. A. Entre las principales
causas que dieron origen a este objeto de estudio podemos mencionar la no
utilización de las normas y procedimientos pautadas por la empresa en
común acuerdo con la General Motors de Venezuela, así como la
información incorrecta emitida por el sistema a través del cual es manejado el
inventario, lo que se traduce en una toma inadecuada de decisiones por
parte de la gerencia de repuestos, ya que se solicitan repuestos que aún hay
en existencia o menos de los que se necesitan para cubrir las operaciones
normales de la compañía.
Para desarrollar dicho estudio se hizo necesario formular bases teóricas
en función de elementos como: definición de inventarios, sistemas de
valuación, métodos de valoración, control de inventarios, además de hacer
mención de las características de las empresas de compra-venta de
vehículos, repuestos y accesorios que hay que considerar al momento de
realizar la evaluación. Referente a la metodología, el tipo de investigación es
descriptiva y de campo. El tipo de investigación desde el punto de vista del
objetivo general y los específicos es analítica.
La información obtenida a través de las diferentes fuentes de información
consultadas revelan que un sistema de información confiable generan
29
beneficios importantes para la empresa y combinado con el adecuado
manejo de un manual de normas y procedimientos generan una herramienta
importante en el proceso de la toma de decisiones en las organizaciones, lo
que contribuye a mejorar la productividad y por ende los beneficios propios
de una empresa que se dedica a la comercialización de bienes y servicios
automotrices.
Mendoza, C. y Tenepe, L. (2003) Evaluación De Los Controles Internos Existentes, Aplicables A Los Activos Fijos Depreciables, En La Empresa Plumrose Latinoamericana, C.A., Ubicada En Cagua, Estado Aragua. Trabajo de grado no publicado. Universidad Bicentenaria de Aragua,
Maracay. El estudio se desarrolló aplicando una metodología basada en una
investigación de campo de tipo evolutivo. Los instrumentos utilizados para la
recolección de datos fueron la observación directa y un cuestionario cerrado.
Se concluyó que la empresa no posee manuales sobre métodos y
procedimientos bien definidos, para el control y registro de los activos fijos
depreciables originando de esta forma incertidumbre en los procesos de los
activos fijos, haciendo que los registros contables no sean confiables ni
oportunos, generando como consecuencia la obtención de información,
suficiente y poco confiable.
Es por ello que se formularon las siguientes recomendaciones: se hace
indispensable el manejo uniforme de transacciones que en su esencia son
parecidas, necesarias para producir informes y registros contables
confiables. Asimismo se deben efectuar inventarios periódicos de la
propiedad, planta y equipos, ya que se observó la existencia de los registros
contables de varios activos fijos, de los cuales no se ha determinado su
ubicación por falta de control.
30
A través de la evaluación efectuada se logró determinar debilidades
dentro del control interno que se aplica a todas las operaciones relacionadas
con los activos fijos depreciables (venta, retiro, desincorporación, compras y
traslados) logrando concluir que la organización presenta un sistema de
control interno ineficaz e ineficiente en algunas de las operaciones inherentes
a los activos fijos.
Bases Teóricas Las bases teóricas enriquecen de una manera sistemática y ordenada el
problema, proporcionando un conjunto de conocimientos sólidos y
actualizados, de modo que permite visualizar la búsqueda de datos
deseados. En consecuencia, dentro del marco teórico se muestran las bases
de las diversas teorías y conceptos relativos a la administración y control de
inventario, que orienten el sentido del presente estudio. Ante cada problema
de investigación resulta evidente, que ya se poseen referentes teóricos y
conceptuales así como informaciones que aún cuando sean difusas o
sistemáticas, el propósito es dar al estudio un sistema coordinado y
coherente de conceptos y proposiciones que permitan integrar al problema
en un ámbito donde este cobre sentido.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales
coincidan con las operaciones planificadas. En toda organización tienen la
obligación de controlar y realizar evaluaciones de los resultados para tomar
las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el
control es un elemento clave en la administración.
31
Para realizar un buen control, se debe llevar a cabo un proceso de
supervisión de las actividades realizadas, deben existir estándares o
patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los
resultados; el control permite la corrección de errores, de posibles
desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas y a través del
proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar,
después de haber hecho las correcciones necesarias.
Teniendo en cuenta estas consideraciones, el cometido que cumplirá el
marco teórico en esta investigación, es situar al problema objeto de estudio
dentro de un conjunto de conocimientos, a fin de orientar la búsqueda y
ofrecer una conceptualización adecuada de los términos utilizados, pudiendo
ser manejado y convertidos en acciones concretas.
Dentro de esta perspectiva a continuación se presenta el marco teórico
que sustentará la presente investigación.
Teoría de la Administración
Administración
De acuerdo con Robbins/Coulter (2005) “la administración consiste en
coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera
eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas”.
Teoría Clásica de La Administración
En 1916 surgió en Francia la denominada teoría clásica de la
administración, que se difundió con rapidez por Europa. Esta teoría se
32
distinguía por el énfasis en la estructura que debe tener una organización
para lograr la eficiencia. En la teoría clásica se parte de un todo
organizacional y de su estructura para garantizar la eficiencia de todas las
partes involucradas, sean ellas órganos o personas. Fayol, ingeniero francés,
fundador de la teoría clásica, parte de un enfoque sintético, global y universal
de la empresa, lo cual inicia la concepción anatómica y estructural de la
organización.
Fayol parte de la concepción de que toda empresa puede ser dividida en
sus grupos de funciones.
1) Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes o servicios
de la empresa.
2) Funciones comerciales, relacionadas con la compra, la venta o el
intercambio.
3) Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de
capitales.
4) Funciones de seguridad, relacionadas con la protección y preservación de
los bienes y las personas.
5) Funciones contables, relacionados con los inventarios, los balances, los
costos y estadísticas.
6) Funciones administrativas, relacionadas con la integración de las otras
como funciones por parte de la dirección. Las funciones administrativas
coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, y están
siempre por encima de ellas.
Estas funciones hoy en día reciben el nombre de áreas de
administración; las funciones administrativas reciben el nombre de
administración general; las funciones técnicas se denominan área de
33
producción, manufactura u operaciones; las funciones comerciales se llaman
área de ventas o de marketing; las funciones financieras se llaman área
financiera, que incluyen las antiguas funciones contables, las funciones de
seguridad pasaron a un segundo plano y además surgió el área de recursos
humanos.
Teoría Neoclásica de la Administración
Las principales características de la teoría neoclásica son:
a. Énfasis en la práctica de la administración: La teoría neoclásica se
caracteriza por hacer gran énfasis en los aspectos prácticos de la
administración, por el pragmatismo y por la búsqueda de resultados
concretos.
b. Reafirmación relativa de los postulados clásicos: La teoría neoclásica es
casi una reacción a la gran influencia de las ciencias del comportamiento
en el campo de la administración.
c. Énfasis en los principios generales de administración: En la
administración los principios cumplen un papel equivalente al de las leyes
en las ciencias físicas, pues buscan demostrar una relación causa-efecto.
Un principio es una proporción general aplicable a determinados
fenómenos que proporciona una guía de acción. los principios no deben
tomarse de manera rígida y absoluta sino relativa y flexible.
d. Énfasis en los objetivos y en los resultados: Toda organización existente
para alcanzar objetivos y reproducir resultados, la organización debe
estar determinada, estructurada y orientada en función de éstos.
34
La teoría neoclásica enfatiza en las funciones del administrador,
planeación, organización, dirección y control. En conjunto, esas funciones
administrativas forman el proceso administrativo.
a. La planeación: es la función administrativa que determina los
objetivos con anticipación, y que debe hacerse para alcanzarlos. La
planeación puede darse en tres niveles; estratégico, táctico y operacional.
Existen cuatro clases de planes: procedimientos, presupuestos, programas o
programaciones y reglas.
b. La organización: es la función administrativa que agrupa las
actividades necesarias para alcanzar lo planeado, esta organización se
puede dar en tres niveles: global (organizacional), departamental (por
departamentos) y operacional (censos y tareas).
c. La dirección: es la función administrativa que orienta e indica el
comportamiento de las personas en función de los objetivos por lograr, se
puede dar en tres niveles: global (dirección), departamental (gerencia) y
operacional (supervisión). La dirección es fundamental en los conceptos de
autoridad y poder.
d. El control: es la función administrativa que busca asegurar que lo
planeado, organizado y dirigido cumplió realmente los objetivos previstos. En
cuanto a su cobertura, el control puede darse en 3 niveles: estratégico,
táctico y operacional.
35
Teoría de Sistemas
Los precursores de esta teoría fueron los investigadores Katz y Kahn
partiendo de la Teoría Estructuralista, la cual es considerada como transición
hacia esta teoría.
El aspecto más importante del concepto de sistema es la idea de un
conjunto de elementos interconectados para formar un todo que presenta
propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno de
los elementos aislados. Es lo que denominamos emergente sistémico: una
propiedad o característica que existe en el sistema como un todo y no en sus
elementos particulares.
La delimitación de un sistema depende del interés de la persona que
pretende analizarlo. El sistema total esta representado por todos los
componentes y relaciones necesarios para la consecución de un objetivo,
dado cierto número de restricciones. El objetivo del sistema total define la
finalidad para la cual fueron ordenados todos los componentes y relaciones
del sistema, mientras que las restricciones son limitaciones que se introducen
en su operación y permiten hacer explícitas las condiciones, bajo las cuales
debe operar.
Tipos de Sistemas
Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de
tipologías para clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas.
36
Cuadro 1.
Tipos de sistemas Características
Según su constitución
Sistemas físicos o concretos Compuestos de equipos,
maquinarias, objetos y elementos
reales. Se describen en términos
cuantitativos de desempeño.
Sistemas abstractos Compuestos de conceptos, planes,
hipótesis e ideas. Los símbolos
representan atributos y objetos…
Según su naturaleza
Sistemas cerrados No presentan intercambio con el
ambiente que los rodea, son
herméticos a cualquier influencia
ambiental (…) y operan con muy
pequeño intercambio de materia y
energía con el ambiente. Son los
llamados sistemas mecánicos, como
máquinas y equipos.
Sistemas abiertos Presentan relaciones de intercambio
con el ambiente a través de entradas
y salidas. Intercambian materia y
energía continuamente. Fuente: Presentación propia de los autores, Valencia Noviembre 2009.
37
Control de Inventario
Inventarios
Los inventarios forman parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías
vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su
principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones
necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios. El control interno de los inventarios se inicia con el
establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las
compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Propósitos de las Políticas de Inventarios
1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
2. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea
posible de lo planificado.
Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos:
un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión
insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la
imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y
producción.
38
Funciones que cumplen los Inventarios
Eliminación de irregularidades en la oferta
Compra o producción en lotes o tandas
Permitir a la organización manejar materiales perecederos
Almacenamiento de mano de obra
Cuadro 2 Tipos de Inventarios Características
Es el que se lleva en continuo acuerdo con las
existencias en el almacén. Los
Inventario Perpetuo registros perpetuos
son útiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. El
sistema perpetuo ofrece un alto grado de control,
porque los registros de inventario están siempre
actualizados. Hoy día con este método los
administradores pueden tomar mejores decisiones
acerca de las cantidades a comprar, los precios a
pagar por el inventario, la fijación de precios al
cliente y los términos de venta a ofrecer.
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del
ejercicio económico, generalmente al finalizar un
período, y sirve para determinar una nueva
situación patrimonial.
Inventario Final
Es el que se realiza al dar comienzos a las
operaciones.
Inventario Inicial
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y
anotar todas y cada una de las diferentes clases de
Inventario Físico
39
bienes (mercancías), que se hallen en existencia en
la fecha del inventario, y evaluar cada una de
dichas partidas.
Todas las mercancías que un fabricante ha
producido para vender a sus clientes.
Inventario de Productos Terminados
Control de Inventario de los Activos Fijos
Importancia
Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado
siempre importancia a controlar físicamente sus principales activos como
son: los inventarios y las cuentas por cobrar, de quienes dependen para el
funcionamiento normal de la empresa. No obstante, una empresa cuenta con
una inversión que sin ella sería imposible operar normalmente y ésta es: los
Activos Fijos, pero que, sin embargo, no se le ha prestado la debida atención
en su control físico.
Responsabilidad del Control de Activos Fijos
Históricamente, siempre se pensó que la responsabilidad del control físico
de los activos fijos debía recaer en el Departamento Contable, quien no
respondió adecuadamente a la importancia que tiene un control de los
mismos, limitándose a un registro contable global de las adquisiciones y al
prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del cálculo aproximado
de sus costos.
40
Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace
que el Control de los Activos Fijos salga de su destino sólo contable y pase a
la Gerencia de Administración y Finanzas como encargada y responsable de
un control físico y contables, pues con ello podrá:
Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destinó y asignar la
responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada.
Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus
costos de depreciación al estar focalizados individualmente, se pueden
asignar a cada producto o servicio.
Mejorar la negociación de sus primas de riesgo con Compañías de
Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos Fijos. Conocer perfectamente la necesidad de inversión que se necesita en
Activos Fijos, para iniciar o continuar una operación sin problemas.
El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inventario Físico al
barrer; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica
físicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que será su
identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se
encuentre el activo, asignándole de este modo el Área Usuaria y el Centro de
Costo Contable al que pertenece. Adicionalmente se consignará también el
estado físico en que se encuentra cada activo fijo. Este primer inventario
servirá para la elaboración de la base de datos inicial de los activos fijos
existentes en la empresa.
La base de datos Inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente,
pues debe relacionarse a los costos de adquisición de acuerdo al documento
contable con que se haya adquirido el activo Fijo. A esta fase se le llama
41
conciliación y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo
inventariado físicamente.
Contenido de una base de Datos de un Sistema de Control de Activos
Fijos
La base de datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe
contener la siguiente información:
a. Código de Identificación física de cada activo
b. Código de Equipo y Modelo
c. Descripción amplia del activo
d. Fecha de adquisición
e. Documento contable de adquisición y número de registro contable
f. Área Usuaria a la que pertenece
g. Centro de Costo Contable al que pertenece
h. Costo de adquisición
i. Depreciación anual y acumulada
j. Valor neto del activo
k. Estado actual
l. Vida útil estimada
Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el
cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque también
se puede llevar en forma manual.
Mantenimiento del Sistema de Control de Activos Fijos
Como es normal, los Activos Fijos tendrán movimiento futuro por:
42
Nuevas adquisiciones,
Retiros por ventas,
Retiros por bajas,
Donaciones,
Transferencias a otros departamentos,
Retiros y posteriores ingresos por reparaciones.
Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos,
se debería efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema,
cualquiera fuera él.
Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los
registros en el sistema, deberá realizarse dentro de un procedimiento
definido, que indique:
Los documentos a utilizar a cada movimiento,
Las rutas que debe seguir el documento,
Las autorizaciones que debe tener el documento.
Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en
una empresa y que con toda seguridad, diversas personas manejarán el
sistema, la Administración moderna ha compilado cada movimiento, llevando
un manual de procedimientos, que contiene el diseño tanto de los
documentos como del flujo diagramado de cada uno de los movimientos de
los activos. Estos controles adecuados permitirán efectuar los ajustes
necesarios y conseguir que el Sistema de Control de Activos Fijos esté
siempre actualizado.
43
Bases Legales Las bases legales son todas aquellas normativas que rigen el desarrollo y
desenvolvimiento de actividades tales como adquisición, mejoras,
planificación, control, de entes públicos y privados, en el caso contable es de
acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en
Venezuela (PCGA) para el buen funcionamiento de todo lo relacionado en la
materia en que se desempeñe.
La Institución Universitaria se rige de acuerdo con la Ley de
Universidades según Gaceta Oficial Nº 1.429 Extraordinario de fecha 08 de
septiembre de 1970, y de la cual se mencionan los siguientes artículos.
Artículo 1º: La Universidad es fundamentalmente una comunidad de intereses espirituales que reúne a profesores y estudiantes en la tarea de buscar la verdad y afianzar los valores trascendentales del hombre. (p 3)
Artículo 2º: Las universidades son Instituciones al servicio de la Nación y a ellas corresponde colaborar en la orientación de la vida del país mediante su contribución doctrinaria en el esclarecimiento de los problemas nacionales. (p 3) Artículo 3º: Las Universidades deben realizar una función rectora en la educación, la cultura y la ciencia. Para cumplir esta misión, sus actividades se dirigirán a crear, asimilar y difundir el saber mediante la investigación y la enseñanza; a completar la formación integral iniciada en los ciclos educacionales anteriores; y a formar los equipos profesionales y técnicos que necesite la nación para su desarrollo y progreso. (p 3) Artículo 6º La finalidad de la universidad (…) es una en toda la nación. Dentro de este concepto se atenderá a las necesidades del medio donde cada universidad funcione y
44
se respetará la libertad de iniciativa de cada institución. (p 3)
Una institución universitaria es aquella que se dedica a las actividades
universitarias; y cumple con los requerimientos establecidos para su
constitución y funcionamiento en la Ley de Universidades y sus reglamentos.
El Estado Venezolano regula los sistemas de contabilidad de los
diferentes órganos que la componen, en materia contable creó la Oficina
Nacional de Contabilidad Pública y sus funciones principales son:
a. Dictar las normas técnicas de contabilidad y los procedimientos
específicos que considere necesarios para el adecuado funcionamiento
del Sistema de Contabilidad Pública.
b. Emitir opinión sobre los planes de cuentas y sistemas contables de las
sociedades del estado.
c. Asesorar y asistir técnicamente en la implantación de las normas,
procedimientos y sistemas de contabilidad que prescriba.
d. Organizar el sistema contable de tal forma que permita conocer
permanentemente la gestión presupuestaria, de tesorería y patrimonial de
la República y sus entes descentralizados.
e. Llevar la contabilidad central de la República y elaborar los estados
financieros correspondientes.
f. Evaluar la aplicación de las normas, procedimientos y sistemas de
contabilidad prescritos y ordenar los ajustes que estime procedentes.
45
Otras leyes a considerar son:
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial Nº 37.347, de fecha
17 de diciembre de2001
Artículo 9: Están sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control,
vigilancia y fiscalización de la Contraloría General de la República:
1. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Nacional. 2. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Estadal. 4. Los órganos y entidades a los que incumbe el ejercicio del Poder Público Municipal y en las demás entidades locales previstas en la Ley Orgánica de Régimen Municipal. 6. Los institutos autónomos nacionales, estadales, distritales y municipales. 8. Las universidades públicas. 9. Las demás personas de Derecho Público nacionales, estadales, distritales y municipales. 10. Las sociedades de cualquier naturaleza en las cuales las personas a que se refieren los numerales anteriores tengan participación en su capital social, así como las que se constituyan con la participación de aquéllas. 11. Las fundaciones y asociaciones civiles y demás instituciones creadas con fondos públicos, o que sean dirigidas por las personas a que se refieren los numerales anteriores o en las cuales tales personas designen sus autoridades, o cuando los aportes presupuestarios o contribuciones efectuados en un ejercicio presupuestario por una o varias de las personas a que se refieren los numerales anteriores representen el cincuenta por ciento (50%) o más de su presupuesto. 12. Las personas naturales o jurídicas que sean contribuyentes o responsables, de conformidad con lo previsto en el Código Orgánico Tributario, o que en
46
cualquier forma contraten, negocien o celebren operaciones con cualesquiera de los organismos o entidades mencionadas en los numerales anteriores o que reciban aportes, subsidios, otras transferencias o incentivos fiscales, o que en cualquier forma intervengan en la administración, manejo o custodia de recursos públicos.
Capítulo II Del Control Interno
Artículo 35: El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
Las Normas Generales De Control Interno, Publicadas En Gaceta Oficial De La República De Venezuela Nº 36.229 Del 17 De Junio De 1997
Artículo 30: Como soporte de los sistemas y mecanismos de control interno se debe implantar y mantener un sistema de comunicación y coordinación que provea información relativa a las operaciones, confiable, oportuna, actualizada y acorde a las necesidades de los organismos.
Definición De Términos
Activo fijo: Los activos fijos son aquellos que no varían durante el ciclo de
explotación de la empresa (o el año fiscal).
47
Balance: El estado de situación patrimonial, también llamado balance
general o balance de situación, es un informe financiero que refleja la
situación del patrimonio de una entidad en un momento determinado.
Bien: Todo lo que es susceptible de ser apropiado colectiva o
individualmente.
Capital: En Economía, el capital es un factor de producción constituido por
inmuebles, maquinaria o instalaciones de cualquier género, que, en
colaboración con otros factores, principalmente el trabajo y bienes
intermedios, se destina a la producción de bienes de consumo. Es la
cantidad de recursos, bienes y valores disponibles para satisfacer una
necesidad o llevar a cabo una actividad definida y generar un beneficio
económico o ganancia particular.
Comercio: Se denomina comercio a la actividad socioeconómica
consistente en la de algunos materiales que sean libres en el mercado,
compra y venta de bienes y servicios, sea para su uso, para su venta o para
su transformación.
Contabilidad: La contabilidad es la disciplina que sirve para proporcionar
información útil en la toma de decisiones económicas. Ha venido siendo
definida como Ciencia del Patrimonio, y ello porque su objeto es el estudio y
la representación del patrimonio empresarial, tanto desde un punto de vista
estático como dinámico.
48
Coste: Se denomina coste o costo al montante económico que representa
la fabricación de cualquier componente o producto, o la prestación de
cualquier servicio.
Depreciación: Dentro del ámbito de la economía, el término depreciación
es una reducción anual del valor de una propiedad, planta o equipo. La
depreciación puede venir motivada por tres motivos; El uso, el paso del
tiempo y la obsolescencia.
Eclecticismo: Eclecticismo (del griego eklegein, «escoger»), es en
Filosofía la escuela de pensamiento que se caracteriza por escoger (sin
principios determinados) concepciones filosóficas, puntos de vista, ideas y
valoraciones entre las otras demás escuelas que se asume pueden llegar a
ser compatibles de forma coherente, combinándolas y mezclándolas aunque
el resultado pueda ser a menudo contrapuesto sin llegar a formar un todo
orgánico.
Empresa: La empresa es la unidad económico-social, con fines de lucro,
en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para realizar una
producción socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común.
Estructuralismo: El estructuralismo es un enfoque de las ciencias
humanas que creció hasta convertirse en uno de los métodos más utilizados
para analizar el lenguaje, la cultura y la sociedad en la segunda mitad del
siglo XX.
Gerencia: Es el proceso de planeación, organización, actuación y control
de las operaciones de la organización, que permiten mediante la
coordinación de los recursos humanos y materiales esenciales, alcanzar sus
objetivos de una manera efectiva y eficiente.
49
Inventario: Por inventario se define al registro documental de los bienes y
demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y
precisión
Mercancía: Una mercancía es todo "aquello que se puede vender o
comprar", usualmente el término se aplica a bienes económicos.
Organización: Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para
lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos y de otro tipo.
Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones
especializadas.
Subjetivismo: El subjetivismo en general es la postura filosófica que toma
como factor primario para toda verdad y moralidad a la individualidad
psíquica y material del sujeto particular, siempre variable e imposible de
trascender hacia una verdad absoluta y universal.
50
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
El objetivo de este capítulo es ofrecer una descripción de la
metodología que se utilizo durante el desarrollo del presente trabajo de
investigación, en dicha descripción se incluyen los siguientes elementos: tipo,
nivel y diseño de la investigación, además de la población y la muestra sobre
la que se realizo el estudio y por último, los procedimientos y técnicas que se
utilizaron para efectuar la indagación. Por otra parte se especifica la forma en
que se realizó el estudio para dar respuesta al problema en cuestión.
Naturaleza de la Investigación
El desarrollo del trabajo de investigación estuvo enmarcado dentro del
paradigma cuantitativo dado que hace referencia a la precisión de los
procedimientos para la medición, en el mismo es fundamental cuantificar
datos e información para indagar y comprender acerca de las motivaciones y
comportamientos de los individuos o de grupos de ellos contenidos en una
muestra, y a partir de la cual se recopila información para ser analizada
mediante procedimientos estadísticos.
De acuerdo a lo dicho por Briones, (1996) en la investigación
cuantitativa se utiliza preferentemente información cuantitativa o cuantificable
para describir o tratar de explicar los fenómenos que estudia.
51
Estrategia Metodológica
Dados los objetivo y las características de la investigación el presente
trabajo es de nivel descriptivo, que de acuerdo a Sabino (2002), “utilizan
criterios sistemáticos que permiten poner de manifiesto la estructura o el
comportamiento de los fenómenos en estudio, proporcionando de ese modo
información sistemática y comparable con la de otras fuentes” (Pág. 43).
Diseño de la Investigación
En lo concerniente al problema planteado, que refiere la necesidad de
Desarrollar un modelo de control de inventario de los activos fijos de la
Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo; y en relación con
los objetivos propuestos, el presente trabajo de investigación se identifica
como un trabajo de campo, dado que hace uso de un proceso racional y
sistemático, que facilita la recolección de los datos en forma directa del área
de estudio.
Es importante señalar que, el Manual de Trabajo de Grado de
Maestría y Tesis Doctorales de la UPEL (2001), especifica que la
investigación de campo es el análisis sistemático de problemas en la
realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su
naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o
predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de
cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en
desarrollo (Pág. 05).
52
Población y Muestra
Población
En relación a la definición de población, dice Hurtado y Toro, (1999)
que esta se define como el conjunto para el cual son validas las conclusiones
que se obtengan, a los elementos o unidades (personas, instituciones o
cosas) que se van a estudiar. (Pág. 78).
En el presente trabajo de investigación, la misma estuvo constituida
por docentes y empleados de la Facultad de Odontología de la Universidad
de Carabobo que están directamente relacionados con el control de
inventario en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo, en
total cinco (05) personas entre personal administrativo y docente encargados
del control de inventario de activos fijos en la Facultad de Odontología de la
Universidad de Carabobo.
Muestra
Con relación a la definición de muestra nos dice el Manual de Trabajos
de Grado de la Universidad Experimental Pedagógica Libertador (UPEL,
2002), que la misma es una porción o subconjunto de la población que
selecciona el investigador de las unidades de estudio, con la finalidad de
obtener información confiable y representativa. (Pág. 65).
Para el presente trabajo de investigación, se seleccionó como muestra
cinco (05) empleados y/o profesores encargados del control de inventarios de
activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo,
es importante señalar que la muestra se compone del total de la población.
53
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
En la obtención de los datos necesarios para el proyecto, se utilizó como
instrumentos de recolección de datos, el cuestionario basado en preguntas
dicotómicas, debido que permiten obtener información del grupo de estudio
en forma directa y rápida, el mismo se complementara con la observación
directa y la investigación documental, todos con la finalidad de tener una
mayor comprensión del fenómeno en estudio. En el anexo 2 se muestra el
cuestionario aplicado.
Validez del Instrumento Para que el cuestionario sea una herramienta útil a la investigación, este
deberá cumplir los requisitos de validez.
Validez
El cuestionario deberá recoger todos aquellos datos que sean objeto de la
investigación que aspiramos conocer, si los datos se ajustan a la realidad sin
desviación el mismo será válido.
Hernández, Fernández y Baptista (2004), definen la validez como “el
grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir”.
La validez está determinada en la medida en que la variable concuerde con
el objetivo que se estudia y que los resultados del instrumento aplicado
cumplan con la expectativa de la investigación.
Se realizó a través de panel de expertos, en este caso propiamente fue
realizado solamente por el profesor Pedro Juan, siguiendo instrucciones de la
Coordinación de Investigación de la Escuela de Administración Comercial y
54
55
Contaduría Pública de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la
Universidad de Carabobo. En el anexo 3 se muestra el instrumento utilizado
para llevar a cabo la validación.
Procedimiento de Recolección de Datos
El presente trabajo de investigación se llevó a cabo a través de las
siguientes fases:
Fase I: En esta fase se realizó la recolección de la información
necesaria para la investigación, haciendo uso para ello de documentos
referenciales sobre la problemática de estudio.
Fase II: Luego de haber recompilado la información, se procedió al
planteamiento de la problemática, se describieron los objetivos de la
investigación y se elaboro el marco teórico de la misma.
Fase III: Durante esta fase se determinó la metodología que mejor se
adecuó a la investigación para su posterior desarrollo, de igual manera se
seleccionaron los instrumentos y las técnicas de recolección de información
además de la población y la muestra objeto del estudio.
Objetivo General Diseñar una aproximación de un modelo de control de inventario de los
activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo.
Objetivos Específicos Variables Indicadores Instrumentos
Diagnosticar los mecanismos utilizados actualmente en la
Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
para el control de activos fijos.
Mecanismos para el
control de activos fijos.
Procesos,
Soportes de la
información,
Sistema de control
de activos,
Existencia de
personal.
Entrevista
abierta,
Evaluar los procedimientos utilizados por el personal de la
Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo en
el control de activos fijos.
Procedimientos utilizados
para el control de activos
fijos.
Cumplimiento de
procedimientos
establecidos.
Observación
directa.
Escala de
estimación.
Investigación
documental.
Entrevista
abierta,
Soporte de
información,
Control.
Diseñar una aproximación a un modelo de control de activos
fijos en la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo.
Aproximación de un
modelo de control de
activos fijos.
Cuadro Nº 3 Cuadro Técnico Metodológico
56
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
Los elementos considerados para el análisis de los resultados están
relacionados en forma directa con la situación actual del control de inventario
de los activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo Campus Bárbula y la información suministrada por el personal
implicado en el proceso, dicha información está relacionada con los controles
aplicados en el proceso de inventario, adquisición, traslado de activos fijos,
cabe destacar que los datos fueron analizados en forma descriptiva. A
continuación se muestra cada uno de los aspectos mencionados.
Análisis descriptivo de los Datos Obtenidos
El análisis se realizó acorde con el objetivo general: Diseñar una
aproximación a un modelo de control de inventario de los activos fijos de la
Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo, Campus Bárbula,
que permitan minimizar las posibles deficiencias presentes en el área,
contribuyendo a la mejora operativa y salvaguarda de sus inventarios.
La distribución de frecuencia de las respuestas obtenidas en la
aplicación del instrumento durante le proceso de recolección de datos en
torno a los mecanismos aplicados para el control de inventario de los activos
fijos fueron la base para el análisis descriptivo. Las respuestas consideradas
en el instrumento para la recolección de la información fueron: SI, NO, NO
SABE.
A continuación se presentan los resultados y el análisis respectivo
para cada uno de los ítems que conformaron el instrumento aplicado.
57
1. ¿Conoce usted los mecanismos de control de inventario de los activos fijos
que son aplicados en la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo Campus Bárbula?
Pregunta 1 SI NO NO SABE
4 1 0 Frecuencia
80% 20% 0% Porcentaje
Tabla 1. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 1
Para la pregunta 1 se obtuvo un total de 4 respuestas afirmativas (SI)
y 1 negativa (NO), siendo el porcentaje:
Pregunta 1
80%
20% 0%
SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 1. Respuestas para la pregunta 1
Análisis: el 80% de los encuestados afirman que conocen los mecanismos
aplicados en el control de inventario de los activos fijos de la facultad de
odontología de la universidad de Carabobo, campus Bárbula, mientras que el
20% restante indicó que no conoce los mecanismos de control de inventario
aplicados en la facultad. En virtud de este resultado es importante que la
totalidad de los encuestados, dada la importancia en relación al tema,
conozcan de los mecanismos de control de inventario.
58
2. ¿Los mecanismos de control de inventarios de activos fijos que se
aplican en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula son los más adecuados?
Pregunta 2 SI NO NO SABE
0 2 3 Frecuencia
0% 40% 60% Porcentaje
Tabla 2. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 2
Para la pregunta 2 se obtuvo un total de 0 respuestas afirmativas (SI),
2 negativas (NO) y 3 mostraron dudas en torno a la respuesta (NO SABE)
siendo la frecuencia porcentual la siguiente:
Pregunta 2
0%
40%
60%
SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 2. Respuestas para la pregunta 2
Análisis: el 60% de los encuestados indicó que no sabe si los
mecanismos de control de inventario aplicados en la facultad de odontología
de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula son los más adecuados,
mientras que el 40% restante afirman que estos no son los mas adecuados,
por lo cual se recomienda la elaboración de un manual de normas y
procedimientos relacionados con el manejo de los inventarios y hacerlo del
conocimiento de todo el personal para el mejor desempeño en el control de
los activos fijos.
59
3. ¿Existe en la Facultad de Odontología un sistema computarizado para el
manejo y control de los inventarios, que enlace la información con la unidad
de inventario central de la Universidad de Carabobo?
Pregunta 3 SI NO NO SABE
1 3 1 Frecuencia
20% 60% 20% Porcentaje
Tabla 3. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 3
Para la pregunta 3 se obtuvo un total de 1 respuesta afirmativa (SI), 3
negativas (NO) y 1 mostró no saber la respuesta (NO SABE) siendo la
frecuencia en términos porcentuales las siguientes:
Pregunta 3
20%
60%
20%
SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 3. Respuestas para la pregunta 3
Análisis: el 60% de la población encuestada indica que no existe en la
Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula un
sistema computarizado para el manejo y control de los inventarios que enlace
la información con la unidad de inventario central de la Universidad de
Carabobo, mientras que el 40% restante, el 20% indicó que si y el otro 20%
que no sabe, por lo cual se demuestra que esta situación indica la existencia
de un sistema improvisado por el personal; en este sentido, se evidencia la
necesidad de implementar un sistema de control de inventario de los activos
fijos.
60
4. ¿Existe en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula personal capacitado para llevar el control de los inventarios
de los activos fijos?
Pregunta 4 SI NO NO SABE
5 0 0 Frecuencia
100% 0% 0% Porcentaje
Tabla 4. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 4
Para la pregunta 4 se obtuvo un total de 5 respuestas afirmativas (SI),
0 negativas (NO) y 0 mostraron no tener conocimiento del asunto (NO SABE)
obteniéndose gráficamente lo siguiente:
Grafico 4. Respuestas para la pregunta 4
Pregunta 4
100%
0%
0%SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Análisis: el 100% de la población encuestada indicó que si existe personal
capacitado para llevar el control de los inventarios de los activos fijos, de
igual manera se recomienda la realización de un taller o curso al personal
para actualizar los conocimientos que ya tienen, para el mejor control de los
inventarios de activo fijo.
61
5. ¿Existe en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula una unidad de inventario?
Pregunta 5 SI NO NO SABE
1 4 0 Frecuencia
20% 80% 0% Porcentaje
Tabla 5. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 5
Para la pregunta 5 se obtuvo un total de 1 respuesta afirmativa (SI), 4
negativas (NO) y 0 mostraron desconocimiento (NO SABE) con lo cual se
obtiene la siguiente distribución porcentual:
Pregunta 5
20%
80%
0%
SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 5. Respuestas para la pregunta 5
Análisis: el 80% de la población encuestada indicó que no existe en la
Facultad de Odontología una unidad de inventario, mientras que el 20%
restante indicó lo contrario, en este sentido, se recomienda la creación de
una unidad de inventario donde se maneje toda la información relacionada
con los activos fijos ya que estos son muy importantes y de un alto valor para
la facultad, las instituciones y el país.
62
6. ¿Existen en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula un manual de Normas y Procedimiento para el control de
los inventarios de activo fijo?
Pregunta 6 SI NO NO SABE
1 3 1 Frecuencia
20% 60% 20% Porcentaje
Tabla 6. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 6
Para la pregunta 6 se obtuvo un total de 1 respuesta afirmativa (SI), 3
negativas (NO) y 1 mostró desconocimiento (NO SABE) lo cual se resume en
el siguiente gráfico:
Pregunta 6
20%
60%
20%SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 6. Respuestas para la pregunta 6
Análisis: el 60% de la población encuestada indicó que no existe en la
Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula un
manual de normas y procedimientos para el control de los inventarios de
activo fijo, el 20% indica que si existe y el 20% restante indica que no sabe,
en virtud de la disparidad en los resultados se recomienda establecer nuevas
normas y procedimientos y darlos a conocer dentro del personal para el
mejor manejo y control de los inventario de activos fijos.
63
7. ¿De ser afirmativa la respuesta anterior, considera usted que esas normas
se cumplen a cabalidad?
Pregunta 7 SI NO NO SABE
1 2 2 Frecuencia
20% 40% 40% Porcentaje
Tabla 7. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 7
Para la pregunta 7 se obtuvo un total de 1 respuesta afirmativa (SI), 2
negativas (NO) y 2 mostraron no saber la respuesta (NO SABE) con lo cual
se obtienen los porcentajes siguientes:
Pregunta 7
20%
40%
40% SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 7. Respuestas para la pregunta 7
Análisis: el 40% de la población encuestada indicó que las normas y
procedimientos para el control de los inventarios de activos fijos no se
cumplen a cabalidad, el otro 40% indicó que no sabe si se cumplen y el 20%
restante que si se cumplen, de esta manera se recomienda que al establecer
o actualizar el manual de normas y procedimientos este debe aplicarse para
así llevar el control de los inventarios de manera clara.
64
8. ¿Los activos fijos son depreciados bajo algún método de depreciación
específico?
Pregunta 8 SI NO NO SABE
1 2 2 Frecuencia
20% 40% 40% Porcentaje
Tabla 8. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 8
Para la pregunta 8 se obtuvo un total de 1 respuesta afirmativa (SI), 2
negativas (NO) y 2 no sabe la respuesta (NO SABE) siendo el
comportamiento porcentual el siguiente:
Pregunta 8
20%
40%
40% SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 8. Respuestas para la pregunta 8
Análisis: el 40% de la población encuestada indicó que los activos fijos no
son depreciados bajo un método de depreciación específico, así mismo, otro
40% indicó que no sabe y el 20% restante afirma que si son depreciados bajo
un método específico; en este sentido, se recomienda establecer un método
único de depreciación para los activos fijos, de acuerdo a lo establecido en
los principios de contabilidad generalmente aceptados para estos tipos de
activos.
65
9. ¿Existe un informe actualizado de los activos fijos que tiene la Facultad de
Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula?
Pregunta 9 SI NO NO SABE
3 1 1 Frecuencia
60% 20% 20% Porcentaje
Tabla 9. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 9
Para la pregunta 9 se obtuvo un total de 3 respuestas afirmativas (SI),
1 negativa (NO) y 1 mostró desconocimiento (NO SABE) con lo cual se
obtiene la composición porcentual siguiente:
Pregunta 9
60%20%
20%
SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 9. Respuestas para la pregunta 9
Análisis: el 60% de la población encuestada indicó que si existe un informe
actualizado de los activos fijos que tiene la Facultad de Odontología de la
Universidad de Carabobo, Campus Bárbula, otro 20% indicó que no existe y
el 20% restante indicó que no sabe, es por ello que se recomienda de esta
manera realizar un inventario de los activos fijos existentes, para
cuantificarlos, conocer su uso y estado actual en el que se encuentran.
66
10. ¿Se puede saber en un momento determinado el status de los activos
fijos, en cuanto a: fecha de adquisición, mantenimiento, uso, traslado, y
tiempo de vida útil restante?
Pregunta 10 SI NO NO SABE
2 2 1 Frecuencia
40% 40% 20% Porcentaje
Tabla 10. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 10
Para la pregunta 10 se obtuvo un total de 2 respuestas afirmativas
(SI), 2 negativas (NO) y 1 mostró dudas en torno a la respuesta (NO SABE)
siendo el porcentaje el siguiente:
Pregunta 10
40%
40%
20%
SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 10. Respuestas para la pregunta 10
Análisis: el 40% de la población encuestada indicó que si se puede saber en
un momento determinado el status de los activos fijos, en cuanto a: fecha de
adquisición, mantenimiento, uso, traslado y tiempo de vida útil restante, otro
40% indica que no, y el restante 20% indica que no sabe, se recomienda
establecer un sistema actualizado por rubro de activo fijo para que esta
información sea más rápida en un momento determinado.
67
11. ¿Cuando se compra y se recibe el activo fijo se la asigna algún código o
cualquier otro tipo de marca para un mejor control y manejo por parte de la
Facultad de Odontología?
Pregunta 11 SI NO NO SABE
4 1 0 Frecuencia
80% 20% 0% Porcentaje
Tabla 11. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 11
Para la pregunta 11 se obtuvo un total de 4 respuestas afirmativas
(SI), 1 negativa (NO) y 0 mostraron no tener conocimiento del asunto (NO
SABE) obteniéndose los porcentajes siguientes:
Pregunta 11
80%
20% 0%
SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 11. Respuestas para la pregunta 11
Análisis: el 80% de la población encuestada indicó que si se le asigna
un código o cualquier otro tipo de marca a los activos cuando se compran o
se reciben, para el mejor manejo y control por parte de la Facultad de
Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula, el 20%
restante indicó que no se le asigna, de esta manera se recomienda dar a
conocer a todo el personal las normas y procedimientos establecidas para
este caso, en la identificación de los activos.
68
12. ¿Se realiza inventario de activos fijos en la Facultad de Odontología de la
Universidad de Carabobo Campus Bárbula periódicamente?
Pregunta 12 SI NO NO SABE
4 1 0 Frecuencia
80% 20% 0% Porcentaje
Tabla 12. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 12
Para la pregunta 12 se obtuvo un total de 4 respuestas afirmativas
(SI), 1 negativa (NO) y 0 mostró desconocimiento (NO SABE) con lo cual se
obtienen los porcentajes siguientes:
Pregunta 12
80%
20% 0%
SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Grafico 12. Respuestas para la pregunta 12
Análisis: el 80% de la población encuestada indicó que si se realiza
inventario de activos fijos en la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo Campus Bárbula y el restante 20% indicó que no, dado estos
resultados se recomienda se continúe con la práctica de realizar estos
inventarios con la frecuencia trimestral, semestral y anual.
69
13. ¿Los procedimientos que se llevan a cabo para el control de los activos
fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo son los
más adecuados?
Pregunta 13 SI NO NO SABE
1 2 2 Frecuencia
20% 40% 40% Porcentaje
Tabla 13. Frecuencia de respuestas para cada grupo de la pregunta 13
Para la pregunta 13 se obtuvo un total de 1 respuesta afirmativa (SI),
2 negativas (NO) y 2 no sabe la respuesta (NO SABE) siendo los porcentajes
los siguientes:
Grafico 13. Respuestas para la pregunta 13
Pregunta 13
20%
40%
40% SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
Análisis: el 40% de la población encuestada indicó que los procedimientos
que se llevan a cabo para el control de los activos fijos en la Facultad de
Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula no son los más
adecuados, otro 40% indicó que no sabe y el 20% restante indicó que si son
los más adecuados, en este sentido, se recomienda verificar y actualizar los
procedimientos y establecer un criterio único.
70
14. ¿Existen formatos de entrada y salida por la adquisición o traslado de los
activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo?
Pregunta 14 SI NO NO SABE
3 1 1 Frecuencia
60% 20% 20% Porcentaje
Tabla 14. F resp s para cada grupo de la pregunta 14
Para la pregunta 14 se obtuvo un total de 3 respuestas afirmativas
(SI), 1
nálisis: el 60% de la población encuestada indicó que si existen formatos de
recuencia de uesta
negativa (NO) y 1 mostró no saber la respuesta (NO SABE) con lo
cual se obtiene la siguiente distribución porcentual:
Grafico 14. Respuestas para la pregunta 14
Pregunta 14
60%20%
20%
SI
NO
NO SABE
Fuente: Presentación propia de los autores. Valencia, Sept.2009
A
entrada y salida para la adquisición o traslado de activos fijos de la Facultad
de Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula, otro 20%
indicó que no y el 20% restante que no sabe, en este sentido, se recomienda
dar a conocer a todo el personal de la existencia y uso de dichos formatos.
71
15.- ¿Cada cuanto tiempo rinde la Fac ltad de Odontología de la Universidad
espuestas:
tener la existencia de una unidad de inventario en la Facultad
. “Una vez al año”.
3. “Por lo general anualmente se realiza un informe de gestión y se
4. “Cada vez que se adquiere un activo fijo, se le notifica a la unidad
5. “No sabe”
nálisis: Debido a la disparidad de criterios obtenidos en esta pregunta se
u
de Carabobo Campus Bárbula a la unidad central de inventario sobre las
adquisiciones de activos fijos?
R
1. ”Por no
de Odontología no se rinde periódicamente la situación en la que se
encuentran los activos fijos. Solo se solicita el procedimiento de
inventario por parte de la unidad de central de inventario hacia la
Facultad de Odontología”.
2
agrega los activos adquiridos en el año”.
central de inventario sobre esa adquisición”
A
recomienda la rendición de cuenta a la unidad central de inventario con una
frecuencia trimestral, semestral y/o anual y de la misma manera que se haga
del conocimiento de todo el personal.
72
CAPÍTULO V
PROPUESTA
En la elaboración de la propuesta se tomo en consideración lo
planteado en el objetivo general del presente trabajo de investigación, el cual
tiene como propósito diseñar una aproximación a un modelo de control de
activos fijos en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula.
En lo subsiguiente se presentara el alcance, fundamentación y
justificación de la propuesta en cuestión:
Alcance
La presente propuesta tiene como principal propósito diseñar una
aproximación a un modelo de control inventario de activos fijos para la
Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo, dicha proposición
esta enfocada hacia el manejo eficiente, confiable y seguro de todos los
activos fijos mediante el mejoramiento del control de los mismos.
Se debe tener en cuenta que un modelo de control de inventario de
activos fijos puede traer efectos beneficiosos en el control de las
adquisiciones de los mismos, dado que se pudiese impedir la compra
innecesaria de equipos, al disponer de información útil a corto, mediano y
largo plazo, información tal como: existencia o no del activo, cantidad, si
están siendo utilizados o no, condiciones del activo (dañado, útil), ubicación,
tiempo de uso, tiempo de vida útil o si ya fue totalmente depreciado, entre
otras.
73
Fundamentación
La propuesta se origina y esta relacionada en forma directa con la
situación actual del control de inventario de los activos fijos de la Facultad de
Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula y la
información suministrada por el personal implicado en el proceso, dicha
información tiene relación con los controles aplicados en el proceso de
inventario, adquisición, traslado de activos fijos.
La fundamentación de la propuesta viene dada por las bases teóricas
obtenidas mediante la revisión bibliográfica realizada con el propósito de
ofrecer una solución viable a la situación actual en el control inventario de
activos fijos en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula.
Justificación
Con base en las necesidades y/o fallas detectadas en el control de
inventario de activos fijos en la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo Campus Bárbula, mediante la aplicación de las técnicas e
instrumentos de recolección de datos, se hace evidente la necesidad de
implementar una serie de normas y políticas de control de activos fijos que
permitan el manejo eficiente, confiable y seguro de los mismos. Haciendo
uso de los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de Contaduría
Pública en la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la Universidad
de Carabobo Campus Bárbula se pudo diseñar la propuesta, la cual busca
mejorar la eficiencia del control de activos fijos en la Facultad de
Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula.
74
Estructura de la Propuesta A continuación se presenta una propuesta para el mejor control de
inventario de los activos fijos, está conformada de acuerdo a algunas
debilidades, detectadas en la investigación:
1. Crear una Unidad de Inventario.
2. Implementar un sistema de contabilidad
3. Formularios relacionados con el manejo y control de los
inventarios de activo fijo.
4. Procedimientos a seguir en la toma física del inventario.
5. Desincorporación de los activos fijos.
Unidad de Inventario (Propuesta) Debido a que en la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo Campus Bárbula, se tiene una cantidad de activos fijos, que son
de gran importancia, utilidad y valor para la misma, otras instituciones y el
país, la unidad de inventario que se cree será el departamento que se
encargue de registrar, actualizar y suministrar toda la información relacionada
con los activos fijos, su salvaguarda y control, para garantizar en un
momento determinado la exactitud y veracidad de dichos activos en cuanto a:
existencias, fecha de adquisición, mantenimiento, uso, traslado, tiempo de
vida útil, depreciación, toma física de inventarios, incorporación y
desincorporación de los mismos, entre otros.
75
Implementar un Sistema de Contabilidad (Propuesta)
A manera de propuesta los modelos que se utilizan para el cuidado y
control de los Activos Fijos se deben encontrar implantados en un sistema
computarizado de contabilidad, estos modelos deben estar incluidos en los
sistemas automatizados que se utilizan en el registro contable para un mejor
control de los mismos, estos modelos deben contener dichos datos:
1. Código, nombre de la institución
2. Descripción ( incluyendo tipo, modelo, marca y serie de los Activos
Fijos)
3. Valor (Costo)
4. Fecha de adquisición
5. Fecha estimada de vida útil
6. Depreciación anual y acumulada
Dichos modelos deben estar debidamente firmados y autorizados,
fundamentado de que la información es correcta. Cumpliéndose estos
requisitos se puede afirmar que se ha logrado la preservación de los mismos.
Formularios Relacionados con el Manejo y Control de los Inventarios de Activo Fijo (Propuesta)
Los formularios propuestos son los siguientes:
1. Formato: Requisición de Materiales
2. Formato: Orden de Compra
3. Formato: Toma Física de inventario
4. Formato: Tarjeta de Control de Inventario
76
Requisición de Materiales: es una solicitud escrita, que normalmente se
usa para informar a la unidad de inventario de la necesidad que se tiene de
un determinado bien. (Ver anexo 4).
Orden de Compra: es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
activos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de
pago después de la entrega. La Orden de Compra es la autorización al
proveedor para entregar los activos y presentar la factura. (Ver anexo 5).
Toma Física De Inventario: en el caso de los activos fijos se realiza con
tarjetas prenumeradas o listados en la cual se anotan nombre del bien, tipo,
modelo, código, serial, responsable y cantidad existente. (Ver anexo 6).
Tarjetas De Control De Inventario: Sirve para detallar el movimiento de
cada mercancía; mediante este formato se identifica la misma y se
determinan las cantidades mínimas y máximas existentes. (Ver anexo 7).
Procedimientos a seguir en la Toma Física del Inventario (Propuesta)
La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar físicamente
los bienes, a una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia
real; esto permite comparar los resultados obtenidos con los registros
contables, a fin de establecer su conformidad y si existe alguna diferencia
proceder a realizar los ajustes necesarios. La toma del inventario además de
comprobar la presencia física debe considerar, su estado de conservación,
condiciones de utilización y de seguridad.
77
Para la realización de un inventario, debe disponerse de un plan de acción
específico, condiciones de trabajo adecuado e información base para
verificar su existencia y condición. Para ello se requiere:
1. Establecer un cronograma de trabajo en el cual se especifiquen las
fechas y horarios en los cuales se hará el conteo físico por áreas
2. Suspender temporalmente la movilización interna de equipos.
3. Generar reporte con la información registrada en el sistema de activos
fijos mediante el cual se identifiquen todos los activos fijos y estructurar
un formato con la siguiente información:
Descripción Activo: Nombre, tipo, marca, modelo, serial, ubicación,
custodio, cantidad, valor en libros.
Conteo físico: cantidad (Existencia según conteo físico), faltantes.
Desincorporación de los Activos Fijos (Propuesta)
Si en el proceso de toma física de inventario se comprueba la existencia
de bienes que ya no son útiles ni cumplen con la función para la cual fueron
adquiridos, debido a desgaste, obsolescencia o daños mayores, y cuya
reparación no resulte favorable desde el punto de vista económico, estos
deben ser desincorporados de los libros, esto previa autorización de los
funcionarios o personal encargado de realizarlo.
78
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La investigación pudo ratificar la importancia que tiene un buen control de
inventario de activos fijos en la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo Campus Bárbula debido a que se pudiese impedir la adquisición
innecesaria de equipos, al disponer de información útil a corto, mediano y
largo plazo. Es importante recalcar que para que las organizaciones puedan
mantener un desarrollo eficiente y eficaz de sus procesos y/u operaciones
deben mantener o crear una serie de políticas, procedimientos o conjunto de
medidas necesarias para fomentar la eficiencia operacional de la
organización.
Conclusiones
Luego de haber planteado y estudiado la problemática que suscitó la
presente investigación, después de haber desarrollado los objetivos
necesarios para el cumplimiento de la misma y en relación con los resultados
obtenidos por medio de la aplicación de los instrumentos y técnicas de
recolección de datos es posible concluir que la Facultad de Odontología de la
Universidad de Carabobo Campus Bárbula, no cuenta con normas y
procedimientos establecidos para el manejo y control del inventario de los
activos fijos.
Con base en esta premisa, en el proceso de investigación se concluye lo
siguiente:
79
Falta de un manual de normas y procedimientos sobre control de activos
fijos donde se describan cada uno de los pasos a seguir para la solicitud,
adquisición, almacenamiento y manejo de activos fijos lo que se traduce
en el desconocimiento de las normas y los procedimientos a seguir por
parte del personal.
Ausencia de formatos para el control de salidas del almacén, lo que impide
llevar el control adecuado sobre los activos fijos existentes en la Facultad.
La toma física del inventario no se hace en el momento. Es importante que
por lo menos una vez al año se realice el inventario. Como buena práctica
el inventario se debe llevar a cabo dos o tres veces al año dado que esto
reduce el riesgo de pérdida de los inventarios.
Falta de adiestramiento constante al personal encargado del control de los
activos fijos con relación a su área de trabajo.
Condiciones poco apropiadas en el almacén. El local donde se almacenan
los activos fijos no reúne las condiciones óptimas para resguardo de los
mismos.
Ausencia de una unidad de inventario donde se maneje toda la
información relacionada con los activos fijos.
Los activos fijos no son depreciados bajo un método específico.
Recomendaciones
Sobre la base de los resultados obtenidos en la investigación y con el
propósito de mejorar el proceso de control de inventario de los activos fijos
de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo Campus
Bárbula, dadas las debilidades observadas y las posibles consecuencias, se
sugiere tomar en consideración las siguientes recomendaciones:
80
Creación de una unidad de inventario donde se maneje toda la información
relacionada con los activos fijos dada la importancia y el alto valor que
para la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo Campus
Bárbula reviste.
Establecer un método único de depreciación para los activos fijos, de
acuerdo a lo establecido en los principios de contabilidad generalmente
aceptados para estos tipos de activos.
Elaborar e implementar manuales de normas y procedimientos con el
propósito de apoyar a los empleados en el manejo apropiado de los
activos fijos.
Establecer las responsabilidades de cada uno de los empleados
involucrados en el proceso de control de activos fijos.
Implementar formatos específicos para el manejo de los activos fijos y
fomentar el uso de los mismos en cada etapa del control de los mismos.
Mejorar las condiciones físicas y los mecanismos de seguridad del
almacén con la finalidad de salvaguardar la integridad de los activos fijos.
Realizar la toma física del inventario con una frecuencia trimestral,
semestral y/o anual.
Se recomienda que para la salida del inventario se tome en cuenta que las
primeras entradas son las primeras salidas dado que de esta manera se
reduce la posibilidad que el activo fijo permanezca por largo tiempo en el
almacén reduciendo así el riesgo de vencimiento o deterioro del mismo.
Verificar el estado del activo que ingresa al almacén para garantizar que el
mismo se encuentre en buen estado.
Diseñar y establecer planes de adiestramiento para el control y manejo del
activo fijo, con la finalidad de hacerlos del conocimiento y crear conciencia
en el personal involucrado de los procesos de control.
Implementar un monitoreo continuo que permita evaluar y supervisar de
forma independiente el sistema de control de activos fijos de forma que
81
garantice la actualización y eficiencia del mismo, ya que de esto depende
que el sistema sea modificado o adaptado a los cambios organizacionales.
Inculcar en el personal la integridad y valores éticos, la innovación, el
trabajo en equipo y civismo como valores primordiales en la organización.
Implementar la automatización del inventario de manera que le permita a
la organización ponerse a la par de los avances tecnológicos propios del
momento en que vivimos y de los beneficios que estos proveen.
82
LISTA DE REFERENCIAS Álvarez, M.; Corona, L. y Rodríguez, L. (2004) Evaluación del sistema de
inventario a través de la aplicación de normas y procedimientos que
permitan una efectiva gestión y control del inventario del departamento
de repuestos y accesorios de la empresa Motores Camoruco, C. A.,
ubicada en Guaparo, Avenida Bolívar norte, Valencia, Edo. Carabobo.
Balestrini A., Mirian (2002). Cómo se elabora un proyecto de investigación.
BL Consultores Asociados. Servicio Editorial. Venezuela.
Comité de Normas Internacionales de Contabilidad. (1993). Norma
Internacional de Contabilidad del Sector Público – Inventarios. Londres:
Comité del Sector Público de la Federación Internacional de
Contadores.
Correia, A. (2004) Diseño de un sistema de control a los activos fijos de la
Casa Portuguesa del Estado Aragua, ubicada en Maracay.
Covarrubia, E. (2004) Evaluación del sistema de control de activos fijos
tangibles de la Alcaldía del Municipio Valencia del Estado Carabobo.
Hernández, Fernández y Baptista (1998) Metodología de la Investigación.
Segunda Edición Mc GRAW-HILL. México.
Normas Generales de Control Interno. (Resolución Número 01-00-00-015
186° y 138°). (1997, Abril 30). Gaceta Oficial de la República de
Venezuela, 36.229, Junio, 1997.
83
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal. (2001). Gaceta Oficial de la Republica
Bolivariana de Venezuela, 37.347, 17-12-2001.
Mendoza, C. y Tenepe, L. (2003) Evaluación de los controles internos
existentes, aplicables a los activos fijos depreciables, en la empresa
Plumrose Latinoamericana, C.A., ubicada en Cagua, Estado Aragua.
Robbins y Coulter, (2005) Administración
Sánchez, Lissette (2007) Diseño de una propuesta para mejorar los registros
de Propiedad, Planta y Equipo en el Instituto Pedagógico de Miranda
“José Manuel Siso Martínez”
Universidad de Carabobo. (2007). Normativa para lo Trabajos de
Investigación de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales de la
Universidad de Carabobo. Bárbula.
Universidad de Carabobo. Oferta Investigativa. Áreas y Líneas de
Investigación por Tópicos o Interrogantes 2S/2007.
84
LISTA DE REFERENCIAS ELECTRÓNICAS
Wikipedia. Organización
http://es.wikipedia.org/wiki/Organización
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Depreciación
http://es.wikipedia.org/wiki/Depreciación
[Consulta: 2009, Enero 27]
Geocities. Diccionario
http://www.geocities.com/elcomercial/diccionario/b.htm
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Empresa
http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Comercio
http://es.wikipedia.org/wiki/Comercio
[Consulta: 2009, Enero 27]
Pirámide Digital. DICCIONARIO GERENCIAL
http://www.piramidedigital.com/Tips/gerencia/diccionariogerencial.htm
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Capital (economía)
http://es.wikipedia.org/wiki/Capital_(Economía)
[Consulta: 2009, Enero 27]
85
Wikipedia. Estado de situación patrimonial
http://es.wikipedia.org/wiki/Balance_(contabilidad)
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Estructuralismo (filosofía)
http://es.wikipedia.org/wiki/Estructuralismo_(filosofía)
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Subjetivismo
http://es.wikipedia.org/wiki/Subjetivismo
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Eclecticismo
http://es.wikipedia.org/wiki/Eclecticismo
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Mercancía
http://es.wikipedia.org/wiki/Mercancía
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Contabilidad
http://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Coste
http://es.wikipedia.org/wiki/Costo
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Activo fijo
86
http://es.wikipedia.org/wiki/Activo_fijo
[Consulta: 2009, Enero 27]
Wikipedia. Inventario
http://es.wikipedia.org/wiki/Inventario
[Consulta: 2009, Enero 27]
87
ANEXOS
ANEXO 1 INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS
DIAGNOSTICO
DISEÑO DE APROXIMACIÓN A UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA FACULTAD DE
ODONTOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO CAMPUS BÁRBULA
CUESTIONARIO
Este cuestionario tiene como objetivo recolectar datos para
diagnosticar la situación actual del control de inventario de los activos fijos
de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo Campus
Bárbula.
Esta investigación es confidencial y los datos que sean suministrados
serán utilizados solamente con fines académicos.
Muchísimas gracias por su colaboración.
Solamente para fines estadísticos por favor indique:
Cargo:
Decano Dependencia: Especificar
Director FACULTAD
Jefe de Departamento DEPARTAMENTO
Personal Administrativo
Personal Obrero
Profesor OTRO
Instrucciones para el llenado
1. Por favor, lea cuidadosamente cada pregunta.
2. Marque con una "X" la respuesta que considere adecuada a cada
pregunta.
3. La última pregunta del cuestionario es abierta, es decir, para que
responda lo que considere necesario.
1.- ¿Conoce usted los mecanismos de control de inventario de los activos
fijos que son aplicados en la Facultad de Odontología de la Universidad de
Carabobo Campus Bárbula?
SI NO NO SABE
90
2.- ¿Los mecanismos de control de inventario de los activos fijos que son
aplicados en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula son los más adecuados?
SI NO NO SABE
3.- ¿Existen en la Facultad de Odontología un sistema computarizado para el
manejo y control de los inventarios que enlace la información con la unidad
de inventario central de la Universidad de Carabobo?
SI NO NO SABE
4.- ¿Existe en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula personal capacitado para llevar el control de los inventarios
de los activos fijos?
SI NO NO SABE
5.- ¿Existe en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula una unidad de inventario?
SI NO NO SABE
91
6.- ¿Existen en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula un manual de Normas y Procedimiento para el control de
los inventarios de activo fijo?
SI NO NO SABE
7.- ¿De ser afirmativa la respuesta anterior, considera usted que esas
normas se cumplen a cabalidad?
SI NO NO SABE
8.- ¿Los activos fijos son depreciados bajo algún método de depreciación
específico?
SI NO NO SABE
9.- ¿Existe un informe actualizado de los activos fijos que tiene la Facultad de
Odontología de la Universidad de Carabobo Campus Bárbula?
SI NO NO SABE
92
10.- ¿Se puede saber en un momento determinado el status físico de los
activos fijos, en cuanto a: fecha de adquisición, mantenimiento, uso, traslado,
y tiempo de vida útil restante?
SI NO NO SABE
11.- ¿Cuando se compra y se recibe el activo fijo se le asigna algún código o
cualquier otro tipo de marca para un mejor control y manejo por parte de la
Facultad de Odontología?
SI NO NO SABE
12.- ¿Se realiza inventario de activos fijos en la Facultad de Odontología de
la Universidad de Carabobo Campus Bárbula periódicamente?
SI NO NO SABE
13.- ¿Los procedimientos que se llevan a cabo para el control de los activos
en la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo Campus
Bárbula son los más adecuados?
SI NO NO SABE
93
14.- ¿Existen formatos de entrada y salida por la adquisición o traslado de los
activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo
Campus Bárbula?
SI NO NO SABE
15.- ¿Cada cuanto tiempo rinde la Facultad de Odontología de la Universidad
de Carabobo Campus Bárbula a la unidad central de inventario sobre las
adquisiciones de activos fijos?
Respuesta: ____________________________________________________________________
94
ANEXO 2 UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA
CAMPUS BÁRBULA
INSTRUMENTO DE VALIDEZ DE CONTENIDO DEL CUESTIONARIO
DISEÑO DE APROXIMACIÓN A UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA FACULTAD DE
ODONTOLOGIA DE LA UNIVERSIDAD DE CARABOBO CAMPUS BÁRBULA
Bárbula, Octubre de 2009
95
96
1. Identificación del Experto. Nombre y Apellido: Lic. Pedro Juan Institución donde trabaja: FACES 2. Título de la Investigación: Diseño de aproximación a un modelo de
control de inventario de los activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo, Campus Bárbula.
2.1 Objetivos del Estudio.
2.1.1 Objetivo General: Diseñar una aproximación a un modelo para el control de inventario de los activos fijos de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo, Campus Bárbula.
2.1.2 Objetivos Específicos: - Diagnosticar los mecanismos utilizados actualmente en la
Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo para el control de los activos fijos.
- Revisar los procedimientos para el control de inventarios de los activos fijos.
- Evaluar los procedimientos utilizados por el personal de la Facultad de Odontología de la Universidad de Carabobo para el control de activos fijos.
3. Variables que se pretenden medir: - Diagnosticar. - Evaluar. - Diseñar
3.1 Indicadores: - Ver cuadro de técnico metodológico.
4. Escala: - Dicotómica.
No. 5 PERTINENCIA
ESCALA INDICADOR DIMENSION
TIPO DE PREGUNTA
REDACCION
REACTIVO
ADECUADA INADECUADA ADECUADA INADECUADA ADECUADA INADECUADA ADECUADA INADECUADA ADECUADA INADECUADA
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
INDICADOR
15
97
98
JUICIOS DEL EXPERTO:
6. En líneas generales, considera que los indicadores de la variable están inmersos en su contexto teórico de forma: Suficiente Medianamente suficiente Insuficiente OBSERVACIONES:
7. Considera que los reactivos del cuestionario miden los indicadores seleccionados para la variable de manera: Suficiente Medianamente suficiente Insuficiente OBSERVACIONES:
8. El instrumento diseñado mide la variable: Suficiente Medianamente suficiente Insuficiente
9. Recomendaciones del Experto:
Anexo 3 Form
ato de Requisición de M
aterial(Propuesto)
Nº CONTROL 00-0000
Universidad de CaraboboFacultad de OdontologíaRif: G-200000414
Cantidad Descripción Unidad de Medida Serial
Requerido por: ________________________ Recibido por: _______________________________Fecha: ______/______/_________ Fecha: ______/______/_________
Autorizado por: ________________________Fecha: ______/______/_________
Observación:
Requisición de Material
99
Anexo 4 Formato de Orden de Compra (Propuesto)
Orden de CompraNº CONTROL
00-0000Fecha: ___/___/____
Universidad de CarabobFacultad de OdontologíaRif: G-200000414
PROVEEDOR:
DIRECCIÓN FISCAL:
RIF: TELÉFONO:
VENDEDOR:
CODIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD PRECIO UNITARIO TOTAL
TOTAL O/C:
FLETE:DESCUENTO:TOTAL NETO:
Emitido por: _________________ Autorizado por: ________________
Observaciones:
ORDEN DE COMPRA
100
101
N º C O N T R O L 0 0 - 0 0 0 00 0 - 0 0 0 0
F e c h a : / /
D e s cr ip ció n :R e s p o n s a b le: S u p e r vis o r :
S e r ia l: U b ica ció n :
O b se r va c ió
El ab or ad
F e c h a : / /
D e s cr i
n :
o po r: Su pe r v is ad o po r: Fe c h a :
N º C O N T R O L 0 0 - 0 0 0 0
p ció n :R e s p o n s a b le: S u p e r vis o r :
S e r ia l: U b ica ció n :
O b se r va c ió n :
El ab or ad o po r: Su pe r v is ad o po r: Fe c h a :
N º C O N T R O L
F e c h a : / /
D e s cr ip ció n :R e s p o n s a b le: S u p e r vis o r :
S e r ia l: U b ica ció n :
O b se r va c ió n :
0 0 - 0 0 0 0
El ab or ad o po r: Su pe r v is ad o po r: Fe c h a :
T O M A F I S I C A D E I N V E N T A R I O
T O M A F I S I C A D E I N V E N T A R I O U n iver s id a d d e Ca r a b o b o
T O M A F I S I C A D E I N V E N T A R I O U n iver s id a d d e Ca r a b o b oF a cu l ta d d e O d o n to lo g ía
R i f: G -2 0 00 00 41 4
F a cu l ta d d e O d o n to lo g íaR i f: G -2 0 00 00 41 4
F a cu l ta d d e O d o n to lo g íaR i f: G -2 0 00 00 41 4
U n iver s id a d d e Ca r a b o b o
Anexo 5 Formato de Toma Física de Inventario (Propuesto)
Universidad de CaraboboFacultad de Odontología Nº CONTROL 00-0000Rif: G-200000414
Descripción:
Unidad de Medida:
Fecha Cantidad Costo Unitario Total Cantidad Costo
Unitario Total Cantidad Costo Unitario Total
Total:
Emitido por: ________________________________ Autorizado por: __________________
Observaciones:
TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO
Entradas SaldoSalidas
Anexo 6 Form
ato de Tarjeta de Inventario (Propuesto)
102
