UNIDAD III FASE DE EJECUCIN

TRABAJO DE CAMPO

Cuando existe un sistema contable complejo o complicado, o si los documentos no se encuentran en orden, podra ser muy difcil la fiscalizacin; sucedera lo contrario, facilitando la labor del Auditor Gubernamental si en el sistema contable aparte de la documentacin se incluye tambin los caminos de la auditora, es decir que con un sistema contable bien planificado, la auditora ser llevada en forma rpida y eficiente y por consiguiente con un menor costo para el estado. Si bien es cierto que el objetivo de la contabilidad no es facilitar la auditora, si se puede, al mantener por ejemplo los libros de entrada original al da, en forma correcta y en orden, con su propia y completa referencia a los documentos cronolgicamente.

Podramos decir que cualquier desviacin o mal empleo de los requerimientos contables complican indebidamente la Auditora. En esta etapa el Auditor debe emplear toda su experiencia a fin de recopilar toda la informacin para su evaluacin y posterior inclusin en el informe correspondiente.

NORMAS RELATIVAS A LA EJECUCION DE LA AUDITORIA GUBERNAMENTAL

Este grupo est integrado esencialmente por normas utilizadas en la realizacin de la auditora, tienen el propsito que las pruebas y dems procedimientos que se seleccionen, segn el criterio profesional del auditor, sean apropiados en las circunstancias para cumplir los objetivos de cada auditora.

Las normas que se establecen a continuacin, estn referidas a: Estudio y evaluacin del control interno, evaluacin del cumplimiento de disposiciones legales y reglamentarias, supervisin del trabajo de auditora, evidencia suficiente, competente y relevante, papeles de trabajo, comunicacin de observaciones y carta de representacin.

EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

La estructura del Control Interno es el conjunto de planes, mtodos y procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de la entidad para ofrecer seguridad razonable, referente a que si se estn logrando los objetivos del Control Interno. El Control Interno comprende el Plan de Organizacin y conjunto coordinado de los mtodos y medidas adoptadas dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su informacin contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesin a las polticas prescritas por la Gerencia.

Puede conceptuarse al Sistema de Control Interno como un conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a lograr, a travs de una efectiva planificacin, ejecucin y control, el ejercicio eficiente de la gestin para el logro de los fines de la organizacin.

Debe estar bsicamente dirigidos a proporcionar una seguridad razonable, respecto a si estn logrndose los objetivos de control interno siguientes:

Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y la calidad en los servicios que debe brindar cada entidad pblica.

Proteger y conservar los recursos pblicos contra cualquier prdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y

Elaborar informacin financiera vlida y confiable, presentada con oportunidad.

En su estructura existen cinco componentes interrelacionados, que son los siguientes:

1. Ambiente de control, que est referido a como los rganos de direccin y de la Administracin de una entidad estimulan e influyen en su personal para crear conciencia de control. Se considera como el fundamento de los otros componentes.

2. Evaluacin de Riesgo, es como la entidad identifica, analiza y maneja los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos.

3. Actividades de Control Gerencial, que son las polticas y procedimientos que colaboran en asegurar que se tomarn acciones a fin de cumplir con las funciones asignadas.

4. Sistema de Informacin y Comunicacin, que son los mtodos y procedimientos establecidos por la administracin para procesar la informacin e informar de las operaciones de la entidad.

5. Actividades de monitoreo, que consiste en evaluar la calidad del control interno, del cual la administracin es responsable de su establecimiento y mantencin. En esta parte de la auditora gubernamental debemos tener en cuenta las Normas de Control Interno para el Sector Pblico, emitidas por la Contralora General de la Repblica y aprobada con Resolucin de Contralora N 072 - 98 - CG del 26 de junio de 1998.

NAGU 3.10 EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

Se debe efectuar un apropiada evaluacin de la estructura del control interno de la entidad a examinar, a efecto de formarse una opinin sobre la efectividad de los controles internos implementados y determinar el riesgo de control, as como identificar las reas crticas; e informar al titular de la entidad de las debilidades detectadas recomendando las medidas que correspondan para el mejoramiento de las actividades institucionales.

La estructura del control interno es el conjunto de planes, mtodos procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la direccin de una entidad, para ofrecer seguridad razonable, respecto a que estn logrndose los objetivos del Control Interno.

El Control Interno es un proceso continuo establecidos por los funcionarios de la entidad y dems personal en razn a sus atribuciones y competencias funcionales,, que permite administrar las operaciones y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas para el logro de los resultados deseados en funcin de objetivos como : promover la efectividad, eficiencia, economa en las operaciones, proteger y conservar los recursos pblicos; cumplir las leyes, reglamentos y otras normas aplicables; y elaborar informacin confiable y oportuna que propicie una adecuada toma de decisiones. Un apropiado sistema de control interno, tambin permite detectar posibles deficiencias y aquellos aspectos relacionados con la existencia de actos ilcitos , a fin de adoptar las acciones pertinentes en forma oportuna. La Estructura de Control Interno est conformada por cinco componentes interrelacionados:

a) Ambiente de Control

Est referido a como los rganos de direccin y de la administracin de una organizacin estimulan e influyen en su personal para crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control. Es el fundamento de los otros componentes.

b) Evaluacin del Riesgo Consiste en la forma como la entidad identifica, analiza y administra los riesgos que afectan el cumplimiento de sus objetivos.

c) Actividades de Control Gerencial Son las polticas y procedimientos de control que imparte la direccin, gerencia y los niveles ejecutivos competentes en relacin con las funciones asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

d) Sistemas de Informacin y Comunicacin Consiste en los mtodos y registros establecidos por la administracin para procesar apropiadamente la informacin y dar cuenta de las operaciones de la entidad para fines de toma de decisiones.

e) Actividades de Monitoreo La administracin es responsable de implementar y mantener el control interno para lo cual evala la calidad del mismo en el tiempo, a fin de promover su reforzamiento de ser necesario. La evaluacin y comprensin de la estructura de control interno, tiene por objeto conocer con mayor precisin la implementacin de los controles internos establecidos por la entidad, sus niveles de cumplimiento y validar las aseveraciones de la gerencia, lo permite formarse una fundamentada opinin sobre la solidez de los mismos, determinando el riesgo de control existente, as como identificar reas crticas.

La evaluacin de la estructura de control interno debe realizarse de acuerdo al tipo de auditora que se ejecuta, sea financiera, de gestin o se trate de exmenes especiales, tomando en cuenta las Normas y estndares profesionales pertinentes as como las disposiciones especficas para las diferentes reas de la entidad previstas en la normativa vigente . El relevamiento de informacin debe documentarse adecuadamente. La evaluacin de la estructura de control interno comprende dos etapas:

1. - Obtencin de informacin relacionada con el diseo e implementacin de los controles sujetos a evaluacin.

2. - Comprobacin de que los controles identificados funcionan efectivamente y logran sus objetivos.

Al trmino de esta evaluacin la Comisin Auditora emitir el documento denominado Memorndum de Control Interno, en el cual se consignarn las debilidades detectadas, as como las correspondientes recomendaciones tendentes a su superacin. Dicho documento ser remitido al titular de la entidad para su implementacin, con copia al rgano de Auditora Interna, si fuere el caso. En concordancia con lo preceptuado en la NAGU 4.40 - Contenido del Informe, copia del Memorndum de Control Interno, as como el reporte de las acciones correctivas que en virtud del mismo haya adoptado la entidad, se adjuntarn como anexo del informe correspondiente a la accin de control. Asimismo, en dicho informe se considerar como conclusin y recomendacin los aspectos de control interno que lo ameriten, para el seguimiento correspondiente.