UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN...

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA FORMATO DE ESTUDIO PREVIO –

SELECCIÓN ABREVIADA – SUBASTA INVERSA PRESENCIAL

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Avenida Eldorado No. 59 -51 Edificio Argos Torre 3 Piso 4 Bogotá • Conmutador 5111150 • [email protected] @migracioncol •

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En cumplimiento a lo dispuesto por el Estatuto General de la Contratación Pública, especialmente lo establecido en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, y conforme a lo dispuesto por los artículos 20, 40 y ss del Decreto 1510 de 2013, se presenta el estudio previo para adelantar un proceso de Selección Abreviada – Subasta Inversa Presencial, para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes y de Común Utilización. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

El Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores. El objetivo de Migración Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado colombiano, dentro del marco de la soberanía Nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional.

SITUACIÓN ACTUAL:

Como parte de la infraestructura Tecnológica, la UAEMC implementó en el 2012 un Centro de Cómputo en la sede de la calle 26 en el Nivel Central, donde se han instalado, los servicios informáticos tanto misionales como de apoyo administrativo prestados por la Entidad tales como: (Platinum, Correo, Internet, Intranet, CVAC, Control Hotelero – SIRE, Kactus, Seven, Orfeo, Pasajes y Viáticos, SIMCA, Control de Visitantes). Para el buen funcionamiento de esto servicios se hace necesario mantener la infraestructura de respaldo del Centro de Computo Principal de los equipos marca APC (UPSs, Aires, Sistema de monitoreo ambiental) y sistema de control de acceso, sistema contra incendio y CCTV. Dicho respaldo se logra a través de la garantía extendida para los equipos de marca APC y el mantenimiento preventivo y correctivo incluidos repuestos de los demás sistemas. Lo anterior, con el fin de garantizar la disponibilidad y seguridad de la plataforma misional y administrativa de misión crítica, alojada en el Centro de Cómputo, que redunda en la productividad de los usuarios. Con esta contratación se espera permitir que se realicen acciones preventivas y correctivas de los sistemas de respaldo señalados anteriormente. Expuesto lo anterior, se hace relevante adelantar un proceso de contratación mediante la modalidad de Subasta inversa Presencial, para contratar la Extensión de Garantía para los equipos marca APC (UPS, Aires Monitoreo Ambiental) y el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para los sistemas de control de acceso, contra incendio y CCTV del Centro de Computo Principal de la Entidad.

VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN:

- Contar con el servicio de mantenimiento para los sistemas de respaldo del centro de cómputo principal, que permitan cumplir con los objetivos misionales de la Entidad y soportar los sistemas de apoyo administrativo.

- Garantizar el soporte para los sistemas de respaldo del centro cómputo principal.

- Brindar las condiciones que permitan la operación ininterrumpida del centro de cómputo principal.

Como resultado de lo anterior, Migración Colombia requiere contratar la Extensión de Garantía para los equipos marca APC (UPS, Aires Monitoreo Ambiental) y el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para los sistemas de control de acceso, contra incendio y CCTV, del Centro de Computo Principal de la Entidad , en aras de garantizar su correcta operación.

En ese sentido, con la presente contratación MIGRACIÓN COLOMBIA busca dar cumplimiento a sus objetivos y funciones así como al proyecto de inversión a saber:

Plan Anual de Adquisiciones. No Plan de Adquisiciones. 66499

Consecutivo. 179

Tipo de presupuesto asignado. Inversión

Nombre del proyecto o de la necesidad que se incluyó en el Plan Anual de Adquisiciones.

Mejoramiento de la infraestructura tecnológica y de comunicaciones a nivel nacional.

Código BPIN No. (2011011000571

Igualmente, con la contratación que se solicita la Oficina de Tecnología de la Información de Migración Colombia busca dar cumplimiento a su plan de acción a saber: Meta. Disponer de Infraestructura y servicios tecnológicos óptimos en la Entidad

Actividad principal. Equipos y periféricos misionales

Actividad desagregada. Mantenimiento Centro de Cómputo Principal 2. OBJETO A CONTRATAR CON SUS ESPECIFICACIONES, LAS AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS REQUERIDOS PARA SU EJECUCIÓN,

Y CUANDO EL CONTRATO INCLUYE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN, LOS DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO.

2.1. Objeto del Proceso de Contratación.

Contratar la Extensión de Garantía para los equipos marca APC (UPSs, Aires, Monitoreo

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Ambiental) y el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para los sistemas de control de acceso, contra incendio y CCTV, del Centro de Computo Principal de la Entidad.

2.2 Clasificación UNSPSC.

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS ES EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LAS NACIONES

UNIDAS La clasificación de los bienes y servicios objeto del proceso de contratación, son los siguientes:

Segmento Familia Clase

Código Nombre Código Nombre Código Nombre

26 Maquinaria y accesorios para generación y distribución de energía.

11

Baterías y generadores y transmisión de energía cinética.

16

Equipos de control de producción de energía.


13 Generación de energía.

18

Equipos de control de producción de energía.

40 Componentes y equipos para distribución y sistemas de acondicionamiento.

10 Calefacción, ventilación y circulación de aire.

15 Ventilación.



16 Circulación del aire y piezas y accesorios.



17 Enfriamiento.

81 Servicios Basados en

Ingeniería, Investigación y Tecnología

10 Servicios

Profesionales de Ingeniería

17 Ingeniería Eléctrica y Electrónica



10 Servicios

Profesionales de Ingeniería

27

Servicios de diseño e

ingeniería de sistemas

instrumentados de control

2.3 Especificaciones Técnicas del objeto del Proceso de Contratación.

CUADRO DE CANTIDADES COMPONENTE TÉCNICO El proponente deberá ofertar la totalidad de los ítems, de acuerdo con las condiciones requeridas, que a continuación se detallan:

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD MARCA MODELO

CENTRO DE COMPUTO PRINCIPAL

1 UPSs: 2 unidades

1.1 UPS 30KVA APC 5KV 1 UNIDAD APC GALAXI 3500

1.2 UPS 65KVA G4TVP565 1 UNIDAD APC GALAXI 4000

2 Sistema de Aire Acondicionado de Precisión

6 UNIDADES APC ACSC100

3 Sistema de Monitoreo Ambiental 1 unidad APC Netbotz NBWL 0955

4

Sistema de control de seguridad de acceso biométrico y proximidad (Incluir tablero para control de acceso):

4.1 TARJETAS DE CONTROL 6 unidades IRC-2000 RBH

4.2 LECTORAS DE PROXIMIDAD 9 unidades HD

4.3 Control de Acceso Biométrico 1 Unidad BIOSCRIP

4.4 PROGRAMA DE MONITOREO (SOFTWARE)

1 Integra 32 Ver.3.8.21

5 Sistema Contra Incendio

5.1 Sistema de detección de incendios 1 unidad FIKE 10-063 HFE 125

5.2 SISTEMA DE EXTINCION DE INCENDIO

1 unidad FIKE HFC 125

5.3 SISTEMA DE DETECCION DE INCENDIO ALARMA Y CONTROL

1 unidad GAMEWELL 7100

6 CCTV - Sistema de Circuito Cerrado de Televisión:

6.1 VIDEOGRABADORA DIGITAL 1 unidad Samsung 5RD1652DN




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6.2 Cámaras 16 unidades

Samsung tipo digital

VCDC07ONEX

6.3 Monitores 2 unidades Samsung LH32M08 DLGA/2A

6.4 Digifort 1 aplicativo

ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES TÉCNICAS DEL OBJETO CONTRACTUAL ITEM 1: UPS 30KVA y UPS 65KVA

La Garantía Extendida para las UPSs debe cubrir: Cubrimiento de la Garantías Extendida un año. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, para las UPS trifásicas, Marca

APC, Modelo Galaxy No. 3500 y Modelo Galaxy 4000, en modalidad 7x24x365, con tiempo de respuesta en sitio no superior a 2 horas.

Mínimo dos (2) mantenimientos preventivos durante la vigencia de la garantía extendida, incluidos repuestos y mano de obra en sitio.

Todos los mantenimientos correctivos necesarios durante la vigencia de la extensión de garantía, incluidos repuestos y mano de obra en sitio.

Realizar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo bajo la supervisión de un especialista certificado por el fabricante de las UPS marca APC.

ITEM 2: SISTEMA AIRE ACONDICIONADO

La Garantía Extendida para los Aires Acondicionados debe cubrir: Cubrimiento de la Garantías Extendida un año. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, para el Subsistema de Aire

Acondicionado, que comprende las unidades de aire inrow, ductos, pasillos de aire frio y caliente y demás componentes del subsistema, en modalidad 7x24x365, con tiempo de respuesta en sitio no superior a 2 horas.

Mínimo dos (2) mantenimientos preventivos durante la vigencia de la garantía extendida, incluidos repuestos y mano de obra en sitio.

Todos los mantenimientos correctivos necesarios durante la vigencia de la extensión de garantía, incluidos repuestos y mano de obra en sitio, garantizando una temperatura que debe permanecer entre 20 y 25 grados centígrados.

Realizar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo bajo la supervisión de un especialista certificado por el fabricante de las unidades de Aire Acondicionado marca APC.

ITEM 3: SISTEMA DE MONITOREO AMBIENTAL

La Garantía Extendida para el Sistema de Monitoreo Ambiental debe cubrir: Cubrimiento de la Garantías Extendida un año. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, para el Subsistema de Monitoreo

Ambiental, Marca APC, Modelo Netbotz NBWL 0955, en modalidad 7x24x365, con tiempo de respuesta en sitio no superior a 4 horas.

Mínimo dos (2) mantenimientos preventivos durante la vigencia del contrato, incluidos repuestos y mano de obra en sitio.

Todos los mantenimientos correctivos necesarios durante la vigencia de la extensión de garantía, incluidos repuestos y mano de obra en sitio.

Reubicar el control de monitoreo en el lugar que lo defina el supervisor del contrato. Realizar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo bajo la supervisión de

un especialista certificado por el fabricante del sistema de Monitoreo Ambiental marca APC.

ÍTEM 4: SISTEMA DE CONTROL DE ACCESO BIOMÉTRICO Y PROXIMIDAD

El servicio de mantenimiento preventivo y correctivo debe cubrir: Cubrimiento del servicio hasta el 15/diciembre/2015. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, para el sistema de Control de

Accesos Biométrico y de Proximidad con sus componentes de hardware y software de monitoreo, en modalidad 7x8x365, con tiempo de respuesta en sitio no superior a 4 horas.

Efectuar mínimo dos (2) mantenimientos preventivos durante la vigencia del servicio, incluidos repuestos y mano de obra en sitio.

Efectuar todos los mantenimientos correctivos necesarios durante la vigencia del servicio, incluidos repuestos y mano de obra en sitio.




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Realizar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo con personal capacitado en la tecnología del sistema de Control de Acceso.

ITEM 5: SISTEMA CONTRA INCENDIO

El servicio de mantenimiento preventivo y correctivo debe cubrir: Cubrimiento del servicio hasta el 15/diciembre/2015. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, para el sistema Contra Incendio

con sus componentes, en modalidad 7x8x365, con tiempo de respuesta en sitio no superior a 4 horas.



Realizar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo con personal capacitado en la tecnología del sistema de Control de Incendio.

ÍTEM 6: SISTEMA DE CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN - CCTV

El servicio de mantenimiento preventivo y correctivo debe cubrir: Cubrimiento del servicio hasta el 15/diciembre/2015. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, para el sistema CCTV con sus

componentes, en modalidad 7x8x365, con tiempo de respuesta en sitio no superior a 4 horas.



Realizar los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo con personal capacitado en la tecnología del sistema de CCTV.

ESPECIFICACIONES TECNICAS GENERALES:

Una vez efectuado cada uno de los mantenimientos, ya sean preventivos o correctivos, se debe dejar un informe, en el que se identifique fallas detectadas y corregidas, partes o repuestos cambiados y estado de funcionamiento en que queda el subsistema.

Los servicios de soporte técnico que solicite la Entidad deben estar orientados a apoyar presencialmente, a los funcionarios que administran el centro de cómputo. Con este servicio, el contratista atenderá los requerimientos de soporte técnico en relación con los equipos reportados por fallas en su funcionamiento, desconocimiento en su operación o configuración.

En caso de requerirse como parte de los mantenimientos, desinstalación, traslado dentro del mismo espacio físico del centro de cómputo de la Entidad o fuera de éste y puesta en funcionamiento de alguno o varios de los equipos, será plena responsabilidad del contratista, debiendo entregar los equipos instalados y funcionando nuevamente, por lo que la Entidad no asumirá ninguna responsabilidad ni costos adicionales por cualquier daño, desperfecto o evento que por efecto de dichas actividades, impida su adecuada puesta en normal funcionamiento nuevamente.

Los desplazamientos horizontales y verticales, grúas, traslados y demás equipos necesarios que lleguen a requerirse, para la prestación de los mantenimientos, deben ser proporcionados por el contratista sin ningún costo adicional para la Entidad.

El mantenimiento incluye en forma integral, pruebas de funcionamiento, reconfiguraciones y demás actividades técnicas frente a cada uno de los sistemas relacionados que garanticen su correcta y eficiente operación, con el fin que el centro de cómputo opere eficientemente en lo que corresponde a dichos sistemas.

En caso de que sea necesario retirar un sistema o una parte del mismo, fuera o dentro de la Entidad, para realizar reparaciones, el proveedor deberá hacer su reemplazo por uno de iguales o superiores características, mientras sea reparado, previa autorización del supervisor del contrato.

En caso de que el repuesto sea de difícil consecución por salida del mercado u obsolescencia tecnológica, se aceptará uno con iguales o mejores características técnicas, siempre y cuando se garantice por parte del fabricante del equipo instalado la calidad y funcionamiento normal del subsistema. El proveedor deberá comunicar por escrito al supervisor del contrato esta situación, quien previo estudio autorizará la aceptación de este repuesto.

Se debe entender que cada una de la obligaciones, actividades y requerimiento descritos en este numeral de Especificaciones Técnicas del Objeto del Proceso de Contratación, son




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plena responsabilidad del contratista, sin ningún costo adicional para la Entidad.

2.4. Autorizaciones, permisos y licencias requeridos para la ejecución del objeto contractual.

Aval de ingeniería: aval suscrito cuando menos por un ingeniero inscrito y con tarjeta de matrícula profesional en la respectiva rama de la ingeniería (Ley 842 de 2003 artículo 20ª).

Social: [No aplica de conformidad al tipo de contratación.

Económico: No aplica de conformidad al tipo de contratación.

Ambiental: No aplica de conformidad al tipo de contratación.

Salud: [No aplica de conformidad al tipo de contratación.

2.5 Obligaciones del contratista.

2.5.1. Generales.

1. Cumplir el contrato a cabalidad, teniendo en cuenta lo señalado en los estudios previos, la propuesta y el

contrato.

2. Presentar los informes y/o (productos), de conformidad con lo establecido en el contrato. 3. Cumplir con las obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión,

Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, cuando haya lugar a ello, y presentar los documentos respectivos que así lo acrediten, conforme lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en la Ley 828 de 2003, la Ley 1562 de 2012, el decreto 723 de 2013 y demás normas que regulen la materia.

4. Reportar al supervisor de manera inmediata, cualquier novedad o anomalía que pueda afectar la

ejecución del contrato. 5. Guardar total reserva de la información que por razón de sus obligaciones y desarrollo de sus actividades

obtenga. Esta es de propiedad de MIGRACIÓN COLOMBIA y solo salvo expreso requerimiento de autoridad competente podrá ser divulgada.

6. Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato le imparta MIGRACIÓN COLOMBIA, a

través del supervisor del contrato. 7. Suscribir conjuntamente con el supervisor del contrato, el acta de inicio y actas que se requieran. 8. Responder por los documentos físicos o magnéticos elaborados o entregados con ocasión de la

ejecución del contrato, así como responder por la seguridad y el debido manejo de los documentos y registros propios de la Entidad, para que reposen en la dependencia correspondiente.

9. Constituir y mantener vigente la garantía única por el tiempo pactado en el contrato, así como de las

modificaciones que se presenten en la ejecución del mismo. 10. Suministrar al supervisor del contrato toda la información que le sea solicitada para verificar el correcto y

oportuno cumplimiento de las obligaciones que contrae, de acuerdo con los artículos 4º y 5º de la Ley 80 de 1993.

11. Responder en los plazos que la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia establezca en cada

caso, los requerimientos de aclaración o de información que le formule. 12. Pagar a la UAEMC todas las sumas y costos que la misma deba asumir, por razón de la acción que

contra ella inicien terceros que hayan sufrido daños por causa del contratista, durante la ejecución del contrato.

13. En el evento de que exista inconsistencia y/o diferencia entre los estudios previos frente a la propuesta

del CONTRATISTA, prevalecerá lo establecido en los estudios previos. 14. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del contrato, evitando dilaciones y trabas. 15. Supervisar el correcto desempeño de sus empleados o personas destinadas para la prestación del

servicio. 16. Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato y las que por su naturaleza le sean

atribuibles conforme al objeto y alcance del mismo.

2.5.2. Específicas.

1. Documentar todas las actividades que garanticen el correcto y óptimo funcionamiento de los sistemas relacionados, derivadas de la realización de los mantenimientos preventivos y correctivos objeto del presente proceso, con el fin que el centro de cómputo opere eficientemente en lo que corresponde a dichos sistemas.

2. Efectuar los mantenimientos de los equipos marca APC, teniendo en cuenta las especificaciones de fábrica.

3. Responsable por la calidad y oportuno cumplimiento de los servicios de mantenimiento, es

decir que se hace responsable cuando requiera de terceros para su desarrollo. 4. Suministrar la totalidad de los repuestos, nuevos elementos, materiales necesarios,

transporte, puesta en sitio de instalación, mano de obra, dirección técnica, suministro de




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herramientas y equipos, para el cumplimiento de la totalidad del objeto contractual y sus especificaciones técnicas.

5. Proveer todos los elementos, repuestos, componentes, en cantidades y medidas que se

requieran, para llevar a cabo los mantenimientos y adecuaciones necesarias, para que los sistemas funcionen eficientemente, el hecho de no estar relacionados en la ficha técnica no indica que no se requieran, lo cual es responsabilidad del contratista.

6. Garantizar que los repuestos, componentes y partes que sean suministradas o

reemplazadas durante los mantenimientos, a los sistemas relacionados, durante el termino de las garantías extendidas y servicios de mantenimiento, son nuevos, originales y homologados por el fabricante de los equipos y deberán ser instalados de tal manera que garanticen el correcto y eficiente funcionamiento de los equipos.

7. Garantizar el correcto y eficiente funcionamiento de los sistemas y cada uno de sus equipos,

componentes y partes, durante la duración de la garantía extendida y los servicios de mantenimiento, mínimo tres meses más.

8. Asumir toda responsabilidad y costos adicionales, por obras de mampostería que requiera

efectuar, por daños, desperfectos o eventos, que por efecto de los procedimientos, instalaciones, maniobras y traslados, se lleguen a ocasionar.

9. Contar de manera permanente con: línea telefónica, correo electrónico, fax y números de

celular, con el fin de reportar los incidentes que puedan presentarse. Igualmente debe entregar al inicio del contrato documento que defina el procedimiento de la mesa de ayuda.

10. Hacer un seguimiento de la solicitud del servicio, desde el momento en que se solicita por la

Entidad, hasta que se cierra el caso, para asegurar y verificar que el trabajo del personal técnico de campo se realice de acuerdo con los estándares técnicos y de servicios ofrecidos a la Entidad.

11. Asegurar el cumplimiento del servicio solicitado por la Entidad hasta que se haya atendido y

solucionado, luego el caso será cerrado por la Entidad a través de una notificación, previa validación de funcionalidad del técnico de la Entidad y aprobación del supervisor del contrato.

12. Garantizar un tiempo para reemplazarlo de parte de máximo veinticuatro (24) horas, a partir

de la notificación del supervisor del contrato y atención del requerimiento, en su defecto el contratista deberá proveer una solución temporal que garantice la disponibilidad de los sistemas.

13. Configurar los sistemas en caso de que ocurra una desconfiguración de los mismos en un

término no mayor a cuatro (4) horas a partir de la notificación del supervisor del contrato. 14. Hacer efectivas las garantías de las partes o repuestos que cambie durante los

mantenimientos.

2.6 Obligaciones del Migración Colombia.

1. Hacer cumplir la ejecución del contrato a cabalidad, teniendo en cuenta lo señalado en los estudios

previos, la propuesta y el contrato. 2. Suministrar la información y documentos necesarios que requiera el contratista para el cabal

cumplimiento del objeto del contrato. 3. Realizar los pagos correspondientes previa certificación de cumplimiento suscrita por el Supervisor del

Contrato en las condiciones pactadas. 4. Ejercer la supervisión del contrato para verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista. 5. Exigir al CONTRATISTA la información que considere necesaria sobre el desarrollo del mismo, en

forma directa o a través del supervisor del contrato. 6. Intervenir en cualquier etapa del contrato a través del Supervisor. 7. Adelantar las gestiones pertinentes para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias a que

hubiere lugar. 8. Verificar a través del supervisor, que la ejecución del presente contrato se realice en forma eficaz y

oportuna. 9. Colaborar con el CONTRATISTA en lo que sea necesario para el cabal cumplimiento de sus




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obligaciones. 10. Las demás inherentes a este tipo de contrato.

2.7 Informes y/o productos.

a) Elaborar al inicio del contrato un cronograma de actividades, el cual será suscrito de manera conjunta entre el contratista y el supervisor del contrato.

b) Realizar al inicio del contrato un levantamiento de hoja de vida de los sistemas relacionados

y sus componentes; igualmente, deberá realizar un diagnóstico técnico de los mismos, para lo cual hará una revisión de su uso, configuración, eficiencia y operación, y presentará un informe de las acciones que adelantará durante el primer mantenimiento para su óptimo desempeño, con la implementación de los ajustes necesarios.

c) Como parte del primer mantenimiento el contratista debe entregar un plano grama

actualizado que refleje la ubicación de los equipos, ductos y componentes que componen cada uno de los sistemas relacionados.

d) El contratista debe entregar informes o documentación detallada de los procedimientos realizados después de los mantenimientos preventivos y correctivos, soporte por problemas presentados, actualizaciones, así mismo se debe detallar en el informe las causas, procedimientos preventivos y soluciones futuras inmediatas a los problemas o daños presentados en cualquiera de los sistemas.

e) El contratista debe documentar todas las actividades que garanticen el correcto y óptimo

funcionamiento de los equipos anteriormente relacionados, derivadas de la realización de los mantenimientos.

2.8 Documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

1. El proponente debe presentar su oferta técnica atendiendo la totalidad de las especificaciones técnicas y condiciones generales de las garantías extendidas y los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo incluidos repuestos, establecidos en los estudios.

2. El proponente deberá anexar a su oferta un documento en el que explique claramente la metodología que se debe seguir para solicitar y prestar el servicio de soporte técnico y mantenimientos, teniendo en cuenta las condiciones mínimas exigidas en la ficha técnica, con las direcciones y números telefónicos locales y contactos de los centros de atención, a través del cual se atenderá cualquier requerimiento de la Entidad.

3. El proponente deberá anexar a su oferta certificación expedida por el fabricante de los Aires

Acondicionados, UPS y Monitoreo Ambiental, marca APC existentes en la Entidad, o su representante autorizado, donde conste que el oferente es Centro Autorizado de Servicios (CAS), con fecha de expedición dentro de los tres meses anteriores a la fecha de cierre del presente proceso.

4. El proponente deberá anexar a su oferta certificación de capacitación de fábrica de al menos

un especialista en los Aires Acondicionados marca APC que estará al frente de los servicios. 5. El proponente deberá anexar a su oferta certificación de capacitación de fábrica de al menos

un especialista en las UPSs marca APC que estará al frente de los servicios. 6. El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos,

impuestos, tasas y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista.

7. El proponente deberá anexar aval suscrito cuando menos por un ingeniero inscrito y con

tarjeta de matrícula profesional en la respectiva rama de la ingeniería (Ley 842 de 2003 artículo 20ª).

3. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIÓN INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA

CONTRATACIÓN. Régimen Jurídico aplicable: El contrato a suscribir estará sometido a la legislación y jurisdicción Colombiana y se rige por las normas de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012, el Decreto 1510 de 2013 y demás normas que las complementen, modifiquen o reglamenten y por las normas civiles y comerciales que regulen el objeto del contrato. Modalidad de Selección: La modalidad de selección corresponde a la de Selección Abreviada - Subasta Inversa Presencial de que trata el literal a), numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con los artículos 20 y 40 y ss. del Decreto 1510 de 2013. Lo anterior por tratarse de un bien o servicio que por sus características




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y la destinación del mismo, permite el empleo de la modalidad de Selección abreviada que en su generalidad, corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. En este caso nos encontramos frente a la necesidad de adquirir bienes/servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, ya que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Lo anterior de conformidad con el sustento técnico emitido por la dependencia que requiere satisfacer la necesidad. Téngase en cuenta que el empleo de la modalidad de selección propuesta, garantiza el cumplimiento de los elementos o principios fundamentales del proceso público y abierto como son: la libre concurrencia, la igualdad de los oferentes y la sujeción estricta al pliego de condiciones. La libre concurrencia permite el acceso al proceso Selección Abreviada - Subasta Inversa Presencial de todas las personas o sujetos de derecho, interesados en contratar con el Estado, mediante la adecuada publicidad de los actos previos o del llamado a participar. Es un principio relativo, no absoluto o irrestricto, porque el interés público impone limitaciones de concurrencia relativas, entre otras, a la naturaleza del contrato y a la capacidad e idoneidad del oferente. La igualdad de los participantes, presupuesto fundamental que garantiza la selección objetiva y desarrolla el principio de transparencia que orienta la contratación estatal, se traduce en la identidad de oportunidades dispuesta para los sujetos interesados en contratar con la Administración. Y la sujeción estricta al pliego de condiciones es un principio fundamental del proceso de Selección Abreviada - Subasta Inversa Presencial, que desarrolla la objetividad connatural a este procedimiento, en consideración a que el pliego es fuente principal de los derechos y obligaciones de la administración y de los proponentes. 4. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIÓN DEL MISMO.

4.1 Valor del contrato.

El valor estimado del contrato será hasta por la suma de: SETENTA Y CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS OCHO MIL PESOS ($74.808.000) M/CTE, incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar. El valor final del contrato corresponderá a la entrega efectiva y real de las garantías extendidas a nombre de la Entidad y de la prestación efectiva y real de los servicios de mantenimiento. En caso de terminación anticipada, cesión o suspensión del contrato, sólo habrá lugar al pago proporcional de las garantías extendidas y servicios efectivamente entregados y prestados correspondientemente.

4.2 Variables utilizadas para calcular el valor del contrato.

Para determinar el presupuesto oficial requerido para adelantar el proceso, se procedió a realizar el estudio de mercado con empresas que cuentan con los bienes/servicios objeto de esta contratación y que cuentan con la experiencia para desarrollar el presente proceso. Para determinar el presupuesto oficial requerido para adelantar el presente proceso, se procedió a realizar el estudio de mercado con empresas especializadas en servicios de mantenimiento y soporte para subsistemas de respaldo para centros de cómputo, calculando el promedio simple entre las ofertas económicas presentadas, dando como resultado el valor de: SETENTA Y CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS OCHO MIL PESOS ($74.808.000) M/CTE, incluido IVA y demás impuestos a que haya lugar. Se realizaron invitaciones a cotizar a cinco (5) empresas relacionadas a continuación:

1. Aqserv S.A.S 2. Cotel S.A. 3. Ingeal S.A. 4. Data Center Ingeniería 5. CPS Colombia S.A.

De las empresas anteriormente mencionadas, se recibieron dos (2) cotizaciones que ofrecen la extensión de garantía de los equipos marca APC y el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con repuestos para los sistemas de control de acceso, contra incendio y CCTV, de la siguiente manera:

PROVEEDOR COMPONENTE TÉCNICO

Valor Total con IVA

Aqserv S.A.S 74.842.129

Data Center Ingeniería 74.773.600

Promedio incluido IVA $74.807.865

Igualmente, se recibió una tercera cotizaciones de la firma Cotel S.A. por valor de $75.000.000, la cual ofrece la extensión de garantía de los equipos marca APC (UPSs, Aires, Sistema de monitoreo ambiental) y el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo sin repuestos para los sistemas de control de acceso, contra incendio y CCTV, motivo por el cual la cotización no es tenida en cuenta para determinar el presupuesto oficial requerido para adelantar el proceso de contratación, toda vez que la necesidad de la Entidad es que el servicio para dichos sistemas este respaldado con repuesto. El valor final del contrato corresponderá a la entrega efectiva y real de las garantías extendidas a nombre de la Entidad y de la prestación efectiva y real de los servicios de mantenimiento. En caso de terminación anticipada, cesión o suspensión del contrato, sólo habrá lugar al pago proporcional de las garantías extendidas y servicios efectivamente entregados y prestados correspondientemente.




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4.3 Justificación.

SITUACIÓN ACTUAL: Como parte de la infraestructura Tecnológica, la UAEMC implementó en el 2012 un Centro de Cómputo en la sede de la calle 26 en el Nivel Central, donde se han instalado, los servicios informáticos tanto misionales como de apoyo administrativo prestados por la Entidad tales como: (Platinum, Correo, Internet, Intranet, CVAC, Control Hotelero – SIRE, Kactus, Seven, Orfeo, Pasajes y Viáticos, SIMCA, Control de Visitantes). Para el buen funcionamiento de esto servicios se hace necesario mantener la infraestructura de respaldo del Centro de Computo Principal de los equipos marca APC (UPSs, Aires, Sistema de monitoreo ambiental) y sistema de control de acceso, sistema contra incendio y CCTV. Dicho respaldo se logra a través de la garantía extendida para los equipos de marca APC y el mantenimiento preventivo y correctivo incluidos repuestos de los demás sistemas. Lo anterior, con el fin de garantizar la disponibilidad y seguridad de la plataforma misional y administrativa de misión crítica, alojada en el Centro de Cómputo, que redunda en la productividad de los usuarios. Con esta contratación se espera permitir que se realicen acciones preventivas y correctivas de los sistemas de respaldo señalados anteriormente. Expuesto lo anterior, se hace relevante adelantar un proceso de contratación mediante la modalidad de Subasta inversa Presencial, para contratar la Extensión de Garantía para los equipos marca APC (UPS, Aires Monitoreo Ambiental) y el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para los sistemas de control de acceso, contra incendio y CCTV del Centro de Computo Principal de la Entidad. VENTAJAS DE LA CONTRATACIÓN:

- Contar con el servicio de mantenimiento para los sistemas de respaldo del centro de cómputo principal, que permitan cumplir con los objetivos misionales de la Entidad y soportar los sistemas de apoyo administrativo.

- Garantizar el soporte para los sistemas de respaldo del centro cómputo principal.

- Brindar las condiciones que permitan la operación ininterrumpida del centro de cómputo principal.

Como resultado de lo anterior, Migración Colombia requiere contratar la Extensión de Garantía para los equipos marca APC (UPS, Aires Monitoreo Ambiental) y el mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos para los sistemas de control de acceso, contra incendio y CCTV, del Centro de Computo Principal de la Entidad , en aras de garantizar su correcta operación.

4.4 Análisis del Sector.

1. PERSPECTIVA LEGAL, ORGANIZACIONAL, COMERCIAL, FINANCIERA, TÉCNICA Y DE ANÁLISIS DE RIESGO:

PERSPECTIVA LEGAL: El Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores. El objetivo de Migración Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjería del Estado Colombiano, dentro del marco de la Soberanía Nacional y de conformidad con las leyes y la política que en la materia defina el Gobierno Nacional.

PERSPECTIVA COMERCIAL Y ORGANIZACIONAL: El Gobierno Nacional a través del Decreto 4062 de 2011, creó la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia como un organismo civil de seguridad denominada Migración Colombia, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdicción en todo el territorio, adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores e integrada por once (11) Regionales, treinta y ocho (38) Puestos de Control Migratorio y veintisiete (27) Centros Facilitadores de Servicios Migratorios. De ésta manera Migración Colombia se establece como principal autoridad migratoria encargándose de realizar el proceso de control de entrada y salida del país de ciudadanos nacionales y extranjeros. Adicionalmente otra y no más importante de sus funciones es llevar el registro de identificación de extranjeros y efectuar en el territorio nacional la verificación migratoria de los mismos. De acuerdo con lo anterior y con el fin que se cumplan los objetivos y funciones misionales, la Entidad cuenta con una infraestructura de respaldo para su centro de cómputo principal, objeto de este contrato, para los cuales se debe garantizar su buen estado de funcionamiento, debida calibración, mantenimiento y repuestos, para así poder cumplir con las funciones que por mandato legal les corresponde. Por lo anterior, se requiere adquirir la extensión de garantía y servicios de mantenimiento para los sistemas de respaldo del centro de Cómputo Principal con un cubrimiento de acuerdo como se señala en el cuadro de cantidades y las especificaciones técnicas.

PERSPECTIVA FINANCIERA: Es importante mencionar que las empresas que ofrecen la extensión de garantía y servicios de manteniendo se centran en un segmento del mercado en los que se pueden ajustar mejor a las necesidades de los clientes a través de un mejor precio. Así, la estrategia básica seguida por las empresas en esta situación es la estrategia de precios diferentes para




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características técnicas iguales.

PERSPECTIVA TÉCNICA: En las operaciones de mantenimiento, el mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante la realización de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. El mantenimiento preventivo se realiza en equipos en condiciones de funcionamiento, por oposición al mantenimiento correctivo que repara o pone en condiciones de funcionamiento aquellos que dejaron de funcionar o están fallando. El primer objetivo del mantenimiento es evitar o mitigar las consecuencias de los fallos del equipo, logrando prevenir las incidencias antes de que estas ocurran. Las tareas de mantenimiento preventivo incluyen acciones como cambio de piezas desgastadas, cambios de aceites y lubricantes, etc. El mantenimiento preventivo debe evitar los fallos en el equipo antes de que estos ocurran. Algunos de los métodos más habituales para determinar que procesos de mantenimiento preventivo deben llevarse a cabo son las recomendaciones de los fabricantes, la legislación vigente, las recomendaciones de expertos y las acciones llevadas a cabo sobre activos similares. Partiendo del hecho que el mantenimiento preventivo es una herramienta de gran utilidad que permite detectar posibles fallas, aumentar la vida útil de los equipos, disminuir costos de reparaciones, entre otras ventajas; es indispensable que todos los equipos cuenten con soporte que permitan mantenerlos en condiciones óptimas para el desarrollo de las actividades diarias. Los riesgos que corre una infraestructura sin revisiones pueden tener un coste muy alto: deterioro de los equipos, fallas constantes, cortocircuitos, obstrucciones y colapso. Una investigación de la consultora Gartner determinó que entre el 20 y 30% del origen de fallas en Data Centers se deben a problemas en el hardware, software y telecomunicaciones por falta de mantenimiento. PERSPECTIVA DE ANÁLISIS DE RIESGO: La dependencia solicitante analizó los posibles riegos que puedan afectar el presente proceso contractual, tales como: su objeto, la disponibilidad de recursos, la suficiencia del presupuesto estimado, las actuales condiciones políticas, la normatividad aplicada, esta información se encuentra consignada en el numeral 6. Análisis de riesgo y forma de mitigarlo del presente documento. 2. ASPECTOS GENERALES:

2.1 ASPECTO ECONOMICO: Gráficamente de acuerdo a análisis efectuados por Preoexport Colombia el siguiente ha sido el comportamiento del mercado de servicios de TI en el país:




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2.2 ASPECTO TÉCNICO: Partiendo del hecho que los servicios de soporte, ya sean amparados con extensión de garantías o servicios de mantenimiento, estos se convierte en un elemento primordial, que deben tener en cuenta los profesionales y gerentes de Data Center, diseñando una estrategia de mantenimiento de la infraestructura debido a razones económicas y para garantizar su capacidad, operatividad, rentabilidad, disponibilidad y alto desempeño. Los Data Center están dotados de equipos eléctricos e informáticos que deben funcionar siempre. Esto quiere decir que, para evitar su deterioro, todo lo que esté en la infraestructura debe recibir revisiones, verificaciones y mantenimiento. Pueden parecer procesos tediosos, pero son pequeños pasos que sirven para evitar problemas mayores. Aunque algunas pueden ser más prioritarias que otras, los técnicos y expertos deben hacer revisiones periódicas y mantenimiento a todos los sistemas: red, servidores, iluminación, almacenamiento, climatización, distribución de energía, control de incendios, controles de acceso, enfriadoras, grupo electrógeno, cableado eléctrico y de datos, suelo técnico y sistemas de alimentación ininterrumpida (SAI). En conclusión, el mantenimiento es un procedimiento ineludible, hay profesionales del sector que creen incluso que debe tenerse en cuenta al momento de diseñar el Data Center. Se hace para evitar fallas y sus beneficios económicos son enormes, considerando las pérdidas que generan las interrupciones no programadas. Gerentes y responsables deben considerarlo como una inversión y no como un gasto. Es un proceso que garantiza respiración y el buen estado de cada una de las piezas que conforman la infraestructura. Permite que los equipos funcionen con eficiencia y el más alto rendimiento, reducen los costos de reparación de incidentes e interrupciones, mejora la disponibilidad, la rentabilidad y evita que pequeños problemas se conviertan en verdaderas catástrofes en el Data Center. Fuente:https://www.google.com.co/?gfe_rd=cr&ei=7Sx1U4D7EaHQ8gefj4HIDQ#q=que+dice+gartner+de+los+mantenimientos+preventivos.

2.3 ASPECTO REGULATORIO: Siendo la actividad de mantenimiento de equipos de respaldo de centros cómputo lícita en nuestro territorio nacional, la cual permite ser contratada por las entidades públicas a través de procesos de selección abiertos y que para su prestación no se requiere de permisos, licencias u otras autorizaciones legales, es susceptible de adelantar en Migración Colombia con la modalidad de Proceso de Selección mediante Subasta Inversa Presencial. Legalmente la Entidad puede adquirir las extensiones de Garantías y servicios de mantenimiento objeto del contrato, para cubrir sus necesidades para el cumplimiento de sus objetivos y funciones institucionales y de apoyo.

3. ESTUDIO DE LA OFERTA:

3.1 QUIEN VENDE: La consulta en la página del fabricante APC (http://www.apc.com/tools/locator/index.cfm), arrojó que existen varios proveedores que ofrecen la extensión de garantía para equipos de dicha marca APC, una vez cotizado con ellos se puedo establecer que también ofrecen servicios de mantenimiento para otros sistemas de respaldo de centros de cómputo, como los que son objeto de este contrato. Igualmente, el estudio de mercado permitió establecer que hay otros posibles oferentes que cubren los servicios de soporte para los sistemas de respaldo del centro de cómputo de la Entidad.

3.2 CUÁL ES LA DINÁMICA DE PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE BIENES, OBRAS O


http://www.apc.com/tools/locator/index.cfm



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SERVICIOS: Hoy el mantenimiento es ante todo una "estrategia" en las empresas, integrado en la nueva cultura laboral y tiene como fin llegar al objetivo deseado en cualquier industria avanzada, disponer de los recursos tanto humanos como equipos productivos siempre que se necesiten, implantando en la empresa grupos de mejora y fiabilidad. El mantenimiento industrial se presenta como, un conjunto de técnicas y organización para cuidar la tecnología de los sistemas de producción a lo largo de su ciclo de vida, llegando a utilizarlos con la máxima disponibilidad y al menor costo, garantizando, además, una asistencia técnica eficaz a través de una buena formación, gestión de competencias y conocimientos, en el uso y mantenimiento de dichos sistemas productivos. Se propone una metodología de trabajo y una búsqueda de un nuevo "comportamiento" en las organizaciones para desarrollar la "cultura de prevención y aprendizaje con la finalidad de llegar a una correcta toma de decisiones y optimizar las enseñanzas de manera permanente dentro de una estrategia de mejora continua en los costos y actividades del mantenimiento y de las técnicas de las diferentes funciones implicadas con el sistema de producción. Así mismo, las organizaciones han ido evolucionando en los últimos años en la fabricación, ciertos niveles de intervención en las tareas de mantenimiento, por lo que hemos de identificar éstas dentro de los planes de mantenimiento preventivo, sensibilizando y preparando a la organización para asumir la tarea de la prevención. Para realizar el análisis de la oferta, se debe tener en cuenta cuales son los proveedores que ofrecen o venden este servicio. Para ello y teniendo en cuenta las recomendaciones estipuladas en el manual publicado por Colombia Compra Eficiente, se realizó el estudio de la clasificación de las sociedades relacionadas con los códigos CIIU que guardan relación con el objeto a contratar. 4. ESTUDIO DE LA DEMANDA:

4.1 ¿CÓMO HA ADQUIRIDO LA ENTIDAD EN EL PASADO ESTE BIEN/SERVICIO? (HISTORICO):

Migración Colombia ejecutó contrato en las vigencias 2014 con el siguiente objeto: “Contratar la prestación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos y partes para los subsistemas de respaldo del centro de cómputo y las adecuaciones físicas del mismo, de conformidad con las especificaciones técnicas de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia., el cual se relaciona a continuación:

VIGENCIA N° DE CONTRATO VALOR DEL CONTRATO

2014 139 $ 133.707.020

A través de dicho contrato se adquirió la extensión de garantía para los principales sistemas de respaldo del centro de cómputo principal como son las UPSs y los Aires Acondicionados, los demás subsistemas no fueron incluidos dentro del mismo por cuanto la disponibilidad de recursos no era suficiente.

4.2 ¿CÓMO ADQUIEREN LAS ENTIDADES ESTATALES Y/O LAS EMPRESAS PRIVADAS ESTE SERVICIO?

Para este análisis, se tuvo en cuenta las condiciones de otras entidades para estos procesos de contratación, información tomada del SECOP. Dado que en los últimos años diversas entidades públicas han realizado contrataciones relacionadas con la que pretende adelanta Migración Colombia, se presenta el siguiente cuadro comparativo de los servicios de mantenimiento a la infraestructura de respaldo de centros de cómputo:

ENTIDAD VALOR

CONTRATO FORMA DE PAGO PLAZO OBJETO

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE LA AERONÁUTICA CIVIL

Contrato: No.

9000190 – OH – 2009

$ 42.781.380 pagará al CONTRATISTA el valor del contrato mediante una sola acta de recibo final (60%), la cual debe incluir la amortización del anticipo (40%) y dejar constancia de que los mantenimientos e instalaciones de los equipos de aire acondicionado correspondientes a esa acta se ejecutaron dando cumplimiento a los parámetros establecidos. El pago final (60%) se efectuará previa presentación del acta de recibo final a satisfacción del objeto contratado suscrita por EL CONTRATISTA, el SUPERVISOR

noventa (90) días calendario

Mantenimiento preventivo y correctivo unidades de aire acondicionado Regional Valle.




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MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL

Contrato: No. 04-7-10062

$ 17.750.614 … Se obliga a cancelar el valor del contrato que se derive de la presente contratación, en forme total, previa firma del acta de recibo del bien y/o servicio a entera satisfacción por parte del supervisor del contrato y emitida las respectivas facturas …

Sesenta y nueve (69) días

Mantenimiento preventivo y correctivo de aires acondicionados centros de cómputo y aplicados

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

Contrato: 070/2014

$ 106,170,949

Dos pagos, así: 1) Un primer pago del 50% una vez que entregue los módulos de potencia y autonomía de la UPS marca APC, 2) un segundo pago del 50% una vez efectuada la instalación, configuración, trasferencia de conocimiento de los módulos de potencia y autonomía para UPS marca APC

Sesenta (60) días

Aumento de la autonomía y capacidad de la potencia de salida para la UPS marca APC modelo Symmetra PX de 40KVA a 80KVA, con servicio de soporte y mantenimiento integral, incluidos los repuestos, según las especificaciones mínimas que se describen en el Anexo de Especificaciones Técnicas del presente documento.

Con base en los contratos consultados a través del SECOP, para los Mantenimientos de la infraestructura relacionada con el objeto del contrato, se puede concluir que los valores de la contratación varían de acuerdo con el tiempo de la misma y la cantidad de equipos incluidos.

4.5. Certificado de disponibilidad presupuestal.

La contratación, cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal:

Número: 37715 del 22 de mayo de 2015

Autorizado por Secretaría General

El CDP mencionado afecta el Rubro Presupuestal: C-223-1002-1 Mejoramiento de la Infraestructura Tecnológica y de Comunicaciones a Nivel Nacional, Fuente: Nación; Recurso: 10; Situación: CSF, expedido por el Grupo Financiero de la UAEMC. En caso que aplique :

Recursos de vigencias futuras del año: N/A

Valor: N/A

No. de Autorización: N/A

4.6 Forma de pago.

La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia pagará al contratista el valor del contrato en dos (2) pagos de la siguiente manera:

Un primer pago por el valor equivalente a la renovación de las extensiones de garantía por un año de los equipos marca APC (UPSs, Aires Acondicionados y Sistema de Monitoreo Ambiental), del Centro de Computo Principal de la Entidad.

Un segundo y último pago, con corte al 15 de diciembre de 2015, por valor equivalente a los mantenimientos preventivos y correctivos de los sistemas de control de acceso, contra incendio y CCTV, del Centro de Computo Principal de la Entidad.

PARÁGRAFO 1: Para el pago correspondiente el contratista presentará la factura, acompañada del certificado de paz y salvo por concepto del pago de los aportes de sus empleados a los Sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos Laborales y Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, expedida por el Revisor Fiscal si la empresa está legalmente obligada a contar con Revisoría Fiscal, o




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por el Representante Legal. PARÁGRAFO 2: Si la factura, no ha sido correctamente elaborada o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. PARÁGRAFO 3: Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA. PARÁGRAFO 4: El pago queda sujeto igualmente al cumplimiento de los trámites administrativos a que haya lugar, a la expedición de la obligación y orden de pago SIIF, y a la aprobación del Programa Anual mensualizado de Caja – PAC, por parte de la Dirección del Tesoro Nacional. Los documentos soportes para el pago deberán ser avalados por el interventor del contrato.

4.7 Requisitos para el pago.

Para el pago se requiere de la presentación de los siguientes documentos: Primer Pago:

Presentación del recibo a satisfacción por parte del supervisor donde conste la ejecución por parte del contratista de:

o Entrega de la Extensión de Garantía de los equipos marca APC (UPSs, Aires Acondicionados y Sistema de Monitoreo Ambiental) a nombre de Migración Colombia.

o Primer mantenimiento preventivo a los sistemas de control de acceso, contra incendio y CCTV, del Centro de Computo Principal de la Entidad.

o Hoja de vida de los sistemas de respaldo del Centro de Cómputo Principal objeto de este contrato, con el diagnóstico técnico de los mismos.

o Plano grama actualizado que refleje la ubicación de los equipos, ductos y componentes de cada uno de los sistemas de respaldo del Centro de Cómputo Principal objeto de este contrato.

o Copia del recibo o constancia de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, la cual deberá corresponder con lo legalmente exigido.

o Factura respectiva, si el contratista está obligado a facturar o cuenta de cobro. Segundo Pago:

Presentación del recibo a satisfacción por parte del supervisor donde conste la ejecución por parte del contratista de:

o Primer mantenimiento preventivo a los equipos marca APC (UPSs, Aires Acondicionados y Sistema de Monitoreo Ambiental) del Centro de Computo Principal de la Entidad.

o Segundo mantenimiento preventivo a los sistemas de control de acceso, contra incendio y CCTV, del Centro de Computo Principal de la Entidad.

o Informes o documentación detallada de los procedimientos realizados después de los mantenimientos preventivos y correctivos a que haya habido lugar, detallando las causas, procedimientos preventivos y soluciones futuras inmediatas a los problemas o daños presentados en cualquiera de los sistemas.

o Documentar todas las actividades que garanticen el correcto y óptimo funcionamiento de los equipos anteriormente relacionados, derivadas de la realización de los mantenimientos.

o Copia del recibo o constancia de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, Parafiscales y Sistema General de Riesgos Laborales, la cual deberá corresponder con lo legalmente exigido.

o Factura respectiva, si el contratista está obligado a facturar o cuenta de cobro. Sin perjuicio de lo anterior, queda entendido que la forma de pago supone el cumplimiento real y efectivo de las obligaciones generales y específicas. Se entienden incluidos como parte del precio todos los impuestos, derechos, tasas, gastos directos o indirectos y contribuciones que se generen con ocasión o como efecto del presente contrato, los cuales corren a cargo del CONTRATISTA.

4.8 Plazo.

El plazo de ejecución del contrato que se derive de este proceso de selección será hasta el 15 de diciembre de 2015, contado a partir de la suscripción del acta de inicio correspondiente, previo el cumplimiento de los requisitos legales de ejecución, es decir, la expedición del registro presupuestal y la aprobación de la garantía única por parte de la Entidad, una vez sea constituida y presentada en debida forma por el contratista




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5. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

5.1 Ofrecimiento más favorable.

DETERMINACIÓN DE LA JUSTIFICACIÓN: Conforme al numeral 3º del artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, las entidades estatales incluirán como único factor de evaluación el menor precio ofrecido. Así las cosas, sin consideración a la cuantía del contrato a realizar, si el bien o servicio requerido por la entidad es de características técnicas uniformes y común utilización, deberá hacerse uso de procedimientos de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsas de productos (Según el caso). En las subastas inversas para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y común utilización, se tendrá como único criterio de evaluación el precio. Durante la subasta, se tendrá como margen mínimo de mejora de oferta el DOS POR CIENTO (2%) sobre la oferta inicial de menor valor. Los lances que no igualen o superen el margen indicado, no serán válidos. En caso de que el número de los lances sobrepasen los cinco lances, a partir del sexto lance se tendrá como margen valido de mejora de oferta, el cinco por ciento (5%) sobre el último lance valido, las que no igualen o superen el margen indicado, no serán válidos o aceptados.

La verificación de cumplimiento de la capacidad jurídica, capacidad financiera, de organización, las condiciones de experiencia del oferente y las condiciones técnicas, no darán derecho a la asignación de puntaje, solo conducirá a determinar si la propuesta cumple y es hábil para continuar en el proceso de subasta inversa.

CRITERIOS DE VERIFICACIÓN CALIFICACIÓN

CAPACIDAD JURÍDICA. Admisible / No Admisible

CAPACIDAD FINANCIERA. Admisible / No Admisible

CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN. Admisible / No Admisible

EXPERIENCIA. Admisible / No Admisible

CONDICIONES TECNICAS Admisible / No Admisible

CRITERIOS DE DESEMPATE (Decreto 1510 de 2013 artículo 33º y artículo 41 numeral 9): De conformidad con lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 41 del Decreto 1510 de 2013, si al terminar la subasta inversa hay empate, la entidad estatal debe seleccionar al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate la entidad estatal debe utilizar las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales:

Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a)

esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo

menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

Utilizar un método aleatorio para seleccionar el oferente, método que deberá haber sido previsto en los pliegos de

condiciones del Proceso de Contratación, es decir, si el empate persiste, se efectuará un sorteo entre las ofertas empatadas en Audiencia Pública, para lo cual se utilizará el sistema de balota, el cual será adelantado por la Secretaría de la Audiencia en representación de la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA, en presencia de los oferentes empatados, a quienes se les citará para el efecto; si no asistieren en la fecha y hora establecidas, se hará el sorteo en presencia de un funcionario designado por la Oficina de Control Interno.

Este sistema consiste en:

En una bolsa se introducirán un número de balotas igual al número de oferentes empatados, una de ellas de

color rojo y las demás de color azul. Una vez examinada la bolsa y la lista de los participantes en el sorteo, se introducen en la bolsa y se

procederá a la extracción de las mismas por parte de los representantes de los proponentes. El orden de extracción dependerá del orden de presentación de las propuestas. Se comenzará a sacar de una en una y a quien le corresponda la balota roja, será el favorecido.

5.2 Requisitos para acreditar capacidad Jurídica, Financiera, de organización y de experiencia

5.2.1 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD JURÍDICA:




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del proponente. a) Carta de presentación de la propuesta. Siguiendo el modelo que para tal efecto se suministrará en el Pliego de condiciones, debidamente firmada por la persona natural, por el Representante legal si es persona jurídica, por el propietario si es establecimiento de comercio, o por la persona que se encuentre debidamente autorizada para ello.

b) Certificado de Existencia y Representación Legal (o su equivalente) (Personas Jurídicas). En caso de contar con Certificado de Existencia y Representación Legal, este deberá ser expedido por la Cámara de Comercio de su jurisdicción, con fecha de expedición inferior a treinta (30) días contados a partir de la fecha establecida para la presentación de la propuesta,

Cuando el Representante Legal de la firma proponente, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, tenga limitada su capacidad para licitar o contratar, deberá acompañar la correspondiente autorización del órgano directivo de la sociedad, “autorizándolo para estos fines”. La misma condición aplica para los que integren el consorcio, la unión temporal o la promesa de sociedad futura.

Cuando se actúe en calidad de apoderado, deberá acreditarse tal condición mediante documento legalmente otorgado ante autoridad competente, con nota de presentación personal.

En el caso de consorcios, uniones temporales o promesa de sociedad futura, todos los miembros deben acreditar en su totalidad este requisito. El objeto social de la firma proponente debe estar en concordancia con el objeto de la contratación. En caso de consorcios y/o uniones temporales todos los integrantes deberán estar en concordancia con el objeto a contratar.

AUTORIZACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE SOCIOS O ASAMBLEA GENERAL: Si del certificado de Cámara de Comercio se desprende que las facultades del Representante Legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta o para firmar el respectivo contrato, debe anexar la correspondiente autorización de la Junta Directiva, de Socios o Asamblea General, que lo faculte específicamente para presentar la propuesta en este Proceso de Selección y celebrar el contrato respectivo. La fecha de expedición de tal documento de autorización deberá contar con una vigencia no mayor a 30 días calendario anteriores a la fecha establecida para la presentación de la propuesta. Para proponentes extranjeros, deberá adjuntarse el acta de la junta de socios, acta de Asamblea General de Accionistas o el documento que haga las veces en el país proponente, en la que se faculte al representante legal para presentar oferta, celebrar el contrato y comprometer a la sociedad en cuantía igual o superior al valor de la oferta, en el evento en que el representante esté limitado en este aspecto. En igual sentido, debe aportar el acta de la junta de socios de la sociedad que en Colombia actúa como representante, autorizando la presentación de la oferta en caso de requerirse según los estatutos de la sociedad.

c) Inscripción en el Registro Único de Proponentes (o su equivalente Expedido por la Cámara de Comercio de su jurisdicción. La fecha de expedición del Registro Único de Proponentes no pueden ser superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre del proceso.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el artículo 8º del Decreto 1510 de 2013, todas las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, interesadas en participar en procesos de contratación convocados por las Entidades Estatales, deben estar inscritas en el RUP, salvo las excepciones previstas de forma taxativa en la ley. NOTA: El Certificado de Registro Único de Proponentes aportado debe estar vigente y su información en firme a la fecha del cierre del proceso.

d) Garantía de Seriedad de la propuesta. El oferente adjuntará a la propuesta, la garantía de seriedad de la misma

expedida por una Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, o por Entidad Bancaria, en original, a favor de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia identificada con NIT: 900.477.235-6, por valor equivalente al 10% del valor del presupuesto oficial, con una vigencia de tres (3) meses contados a partir de la fecha en que vence el término de presentación de las propuestas.

A SOLICITUD DE LOS PROPONENTES NO FAVORECIDOS, EL GRUPO DE CONTRATOS LES DEVOLVERÁ LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA, UNA VEZ CUMPLIDOS LOS REQUISITOS DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ADJUDICADO. Para el caso de los consorcios y/o uniones temporales, se deberá indicar el nombre del consorcio y/o unión temporal, indicando además el nombre o razón social completos de cada uno de los integrantes.

i. El valor de la garantía de seriedad del ofrecimiento será del diez por ciento (10%) del valor de la oferta, sin

centavos. ii. La vigencia de la garantía será durante tres (3) meses, contados desde la fecha definitiva de cierre del

proceso de selección. iii. En el evento de prórroga del plazo de adjudicación o del plazo para la suscripción del contrato, el proponente

debe ampliar la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término, previa solicitud de Migración Colombia.

iv. En todo caso la vigencia de esta garantía deberá extenderse hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. En consecuencia, si por algún motivo dentro del período de vigencia de la garantía de seriedad del ofrecimiento, no se ha(n) aprobado la(s) garantía(s) que ampara(n) los




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riesgos propios de la etapa contractual, el proponente seleccionado tendrá la obligación de aportar prórroga de la vigencia de la garantía de seriedad del ofrecimiento, por un término igual a la mitad del inicialmente fijado.

v. Cuando la propuesta se presente en Consorcio o Unión Temporal, la garantía deberá ser tomada a nombre del Consorcio o de la Unión Temporal, según el caso, con la indicación de cada uno de sus integrantes y expresará claramente que será exigible por su valor total ante el incumplimiento en que incurran cualquiera de los integrantes del grupo proponente, en todo o en parte, cuando de manera directa o indirecta tal incumplimiento derive en el incumplimiento de parte del proponente de las obligaciones amparadas.

vi. La garantía de seriedad de oferta se hará exigible de conformidad con las disposiciones vigentes sobre la materia, previa realización de los trámites y actuaciones que garanticen el debido proceso. El cobro de la garantía de seriedad de la oferta se entiende sin perjuicio del derecho que le asiste a Migración Colombia, de exigir por los medios reconocidos en Colombia, la indemnización de los perjuicios que con la falta de seriedad de oferta, en los eventos previstos, se la hayan causado o se le llegaren a causar.

vii. El valor de la póliza será exigible con la ejecutoria del acto administrativo expedido por la Unidad, según corresponda, en la que se declare el incumplimiento del proponente respecto de su oferta, y se pagará el valor total al beneficiario en los términos previstos.

ALCANCE DEL AMPARO: i. La garantía amparará en general el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el tomador, con ocasión

de la presentación de una propuesta, en desarrollo del proceso de selección abierto por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en el caso de resultar adjudicatario del mismo.

ii. El cumplimiento de los requisitos establecidos como condiciones de perfeccionamiento y legalización. iii. El pago del valor de la garantía que será exigible con la ejecutoria del acto administrativo expedido por la

Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en el que se declare el incumplimiento del proponente respecto de su oferta, y se pagará el valor total al beneficiario en los términos previstos por la ley.

iv. Si la garantía de seriedad de la oferta anexada con la propuesta, no se ajusta a la totalidad de lo exigido en la ley o en el pliego de condiciones, la Entidad requerirá al proponente a fin de que subsane lo pertinente dentro del plazo que le señale para el efecto.

v. Al proponente se le hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta en los siguientes eventos:

Cuando solicite el retiro de su propuesta después del cierre, salvo en el caso de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente.

Cuando resulte favorecido con la adjudicación y no suscriba el contrato o no cumpla con los requisitos de legalización del mismo.

e) Certificación Aportes Parafiscales y a los Sistemas de Seguridad Social. Los proponentes deberán acreditar

el pago de los aportes de sus empleados a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA, si a ello hubiere lugar, durante los seis (6) meses anteriores a la presentación de las propuestas.

Igual obligación deberá cumplir y acreditar durante la ejecución del contrato si el proponente fuere favorecido, conforme al artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, si la sociedad cuenta con éste o, por el representante legal. Las personas naturales deberán acreditar el pago correspondiente. Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deberá aportar, según corresponda, la certificación o la declaración. En caso de que el proponente no esté obligado a efectuar el pago, deberá indicar esta circunstancia. Las personas jurídicas lo harán mediante certificación expedida por el Revisor Fiscal, si la sociedad cuenta con éste o, por el representante legal. Las personas naturales deberán acreditar el pago correspondiente. Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes deberá aportar, según corresponda, la certificación o la declaración. La entidad se reserva el derecho de verificar con las respectivas EPS y demás entidades, la información suministrada. Si se advierten discrepancias entre la información suministrada y lo establecido por la entidad, la propuesta será rechazada.

f) Constancia de afiliación del pago de Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales (Personas Naturales). g) Certificación de Antecedentes Disciplinarios (Persona Natural y/o Representante Legal). Expedido por la

Procuraduría General de la Nación. Con fecha de expedición inferior a quince (15) días contados a partir de la fecha establecida para la presentación de la propuesta.

h) Certificación de Antecedentes en el Boletín de Responsables Fiscales (Persona Natural y/o Representante

Legal). Expedido por la Contraloría General de la República. Con fecha de expedición inferior a quince (15) días contados a partir de la fecha establecida para la presentación de la propuesta.

i) Certificación de Antecedentes Judiciales (Persona Natural y/o Representante Legal). Expedido por la Policía

Nacional. Con fecha de expedición inferior a quince (15) días contados a partir de la fecha establecida para la presentación de la propuesta.

j) Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Persona Natural y/o Representante Legal).




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k) Certificación Mipymes. Si aplica y solo para efecto de los factores de desempate relacionados con la condición

de Mipymes, el proponente deberá anexar la certificación expedida por el Representante Legal o por el Revisor Fiscal, si está obligado a tenerlo, o el contador, en la cual conste que la Mipyme tiene el tamaño empresarial establecido de conformidad con la ley, atendiendo lo señalado en el artículo 154 del Decreto 1510 de 2013.

l) Certificación de Personal Discapacitado. Solo para efecto de los factores de desempate relacionados con la

condición de discapacidad, aquellas empresas que en sus nóminas, por lo menos un 10% de sus empleados se encuentre en las condiciones de discapacidad enunciadas en la ley 361 de 1997, deberán acreditar con la oferta el certificado expedido por la Oficina del Trabajo de la respectiva zona, las constancias firmadas por el representante legal y/o por el revisor fiscal de la contratación del personal por lo menos con un (1) año de anterioridad y la condición de mantenerlo por un lapso igual al de la contratación.

En el caso de consorcios o uniones temporales cada uno de los integrantes que tenga esta condición, deberá acreditarla.

m) Consorcios o Uniones Temporales. Si se trata de Consorcios o Uniones Temporales, los proponentes deberán

anexar documento de constitución del mismo: Donde indicaran si su participación es a título de consorcio o unión temporal, y señalarán los términos, condiciones y porcentajes de participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia.

Así mismo, deben indicar la designación de la persona que para todos los efectos los representará, señalando las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. También se establecerá la forma como se adoptarán las decisiones, en caso contrario, la Entidad se atendrá a lo decidido por el Representante Legal designado. Cuando el Representante Legal de las personas jurídicas que integren el Consorcio o Unión Temporal, de conformidad con el Certificado de Existencia y Representación Legal la Cámara de Comercio, tenga limitada su capacidad para licitar o contratar, deberá acompañar a la propuesta la correspondiente autorización del Órgano Directivo o Asamblea de Socios de las personas jurídicas u órgano directivo o a través de la cual lo autoriza para tales fines.

5.2.2 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD FINANCIERA: De conformidad con lo establecido en el numeral 15 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1510 de 2013, la capacidad jurídica y la solidez financiera serán objeto de verificación sin calificarse en cuanto no son factores de comparación de las ofertas y por lo tanto, podrán complementarse en los términos que establezca las citadas normas y la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. Los proponentes que demuestren interés en el presente proceso de contratación, deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes (RUP) con el fin de que la entidad realice la verificación de los requisitos habilitantes de carácter financiero de conformidad con lo establecido en el Decreto 1510 de 2013 y el artículo 6 de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012, cuando se renueve o actualice el RUP, la información que se modifica estará vigente hasta que la nueva información quede en firme. a) Registro Único Tributario. Anexar fotocopia del Registro Único Tributario, expedido por la Dirección de

Impuestos y Aduanas Nacionales.

NOTA: Para el caso de los Consorcios o Uniones Temporales, sólo será necesario adjuntarlos una vez sea adjudicado el proceso y sea tramitado el RUT del Consorcio o Unión Temporal.

b) Certificación Bancaria. El proponente deberá presentar certificación expedida por entidad bancaria con una

vigencia no mayor a 3 meses de expedición en la que conste: Número de cuenta del proponente - cuenta-habiente, su identificación, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa, de conformidad con el artículo 16 del Decreto 2789 del 31 de agosto de 2004.

c) Formulario diligenciado de creación de terceros en el SIIF. (Formato No 6 contenido en el Proyecto de

Pliego de condiciones). El cual será requerido cuando se suscriba el contrato.

NOTA: Para el caso de los Consorcios o Uniones Temporales, tanto la certificación bancaria como el formulario de creación de terceros en el SIIF sólo será necesario adjuntarlos una vez sea adjudicado el proceso y sea tramitado el RUT del Consorcio o Unión Temporal.

d) Indicadores financieros.

Con el fin de verificar la capacidad financiera el proponente deberá presentar para el presente proceso los indicadores así:

INDICADOR MARGEN SOLICITADO

LA LIQUIDEZ Activo corriente dividido por pasivo corriente

Mayor o Igual a 1

EL NIVEL DE ENDEUDAMIENTO Pasivo total dividido por el activo total

Menor o igual al 65%

RAZON DE COBERTURA DE INTERESES Utilidad operacional dividida por los gastos de intereses.

Mayor o igual a 1




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Nota: Los Oferentes cuyos gastos de intereses sean cero (0), no podrán calcular el indicador de razón de cobertura de intereses. En este caso, el oferente cumple el indicador, salvo que su utilidad operacional sea negativa, caso en el cual no cumple con el indicador de razón de cobertura de intereses. Los indicadores financieros solicitados deben estar contenidos en el RUP con información al 31 de diciembre de 2014 la cual debe estar en firme, de lo contrario la propuesta será NO HABILITADA FINANCIERAMENTE. PROPONENTES CON MENOS DE UN AÑO DE CONSTITUCIÓN: Para aquellos casos en que el proponente tenga menos de un año de constitución y por esta razón en el RUP no conste la información del año 2014, la verificación se realizará con base en la información registrada en el Registro Único de Proponentes a la fecha de inscripción. PROPONENTES PERSONAS EXTRANJERAS CON SUCURSAL EN COLOMBIA: Deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes (RUP) y con el fin de que la entidad realice la verificación de los requisitos habilitantes de carácter financiero deberán allegar la certificación de los indicadores financieros de acuerdo al cierre fiscal en cada país de origen o al balance de apertura si son sociedades nuevas (Decreto 1510 de 2013, Art. 8º). PROPONENTES PERSONAS EXTRANJERAS NO INSCRITAS EN EL RUP: Para garantizar la participación de las Personas Extranjeras no inscritas en el Registro Único de proponentes la entidad se abstendrá de solicitar este requisito. Para verificar la capacidad financiera, los citados oferentes deberán aportar la misma información indicada en el Cuadro de Indicadores, de acuerdo al cierre fiscal en cada país de origen o al balance de apertura, si son sociedades nuevas, para lo cual deberán indicar la normatividad que aplica para el país de origen y de ser necesario, copia de los estatutos de la sociedad donde se indique el cierre del ejercicio. Deberán presentar la certificación firmada por el Representante legal, acompañada de traducción simple al idioma español, con los valores re-expresados a la moneda funcional colombiana, a la tasa de cambio de la fecha de cierre de los mismos, avalados con la firma de un Contador Público con Tarjeta Profesional expedida por la Junta Central de Contadores de Colombia. La información debe ser presentada en español y moneda legal colombiana, por ser ésta la unidad de medida por disposición legal. PROPONENTES CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES: En el caso de los consorcios o uniones temporales, los integrantes deberán presentar cada uno su correspondiente Certificado de inscripción, calificación y clasificación en el RUP de manera separada y en el cual debe estar firme al 31 de diciembre de 2014. Para el cálculo de los indicadores, la U.A.E. Migración Colombia sumará las cifras que componen cada indicador de cada uno de los integrantes y se aplicara el porcentaje de participación de cada miembro, y del resultado se calculará el indicador respectivo para el año solicitado.

Ejemplo: Activo Corriente Empresa A x % participación + Activo Corriente Empresa B x % participación = Activo Corriente del Consorcio o Unión temporal. Pasivo Corriente Empresa A x % participación + Pasivo Corriente Empresa B x % participación = Pasivo Corriente del Consorcio o Unión temporal. Con los resultados se calcula el indicador solicitado. Se considera que el oferente cumple con la capacidad financiera solicitada por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia y que está habilitado para continuar en el proceso, si obtiene en cada indicador los márgenes anteriormente establecidos. En caso que la propuesta no cumpla con los indicadores financieros requeridos para el año 2014, tratándose de sociedades extranjeras con o sin domicilio en Colombia, los del cierre fiscal en cada país de origen, la propuesta será NO HABILITADA FINANCIERAMENTE. e) Capacidad de Organización:

De acuerdo con lo señalado en el artículo 10º del decreto 1510 de 2013 en su numeral cuarto (4°), se solicita la siguiente capacidad organizacional:

RENTABILIDAD DE PATRIMONIO. Utilidad operacional dividida por el patrimonio.

Mayor o igual a 0

RENTABILIDAD DEL ACTIVO. Utilidad operacional dividida por el activo total

Mayor o igual a 0

Los indicadores financieros solicitados en el presente proceso se calcularán con la información financiera a corte 31 de diciembre de 2014, y deben estar en firme en el Registro Único de Proponentes.




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En caso que la propuesta no cumpla con los indicadores financieros y la capacidad organizacional, requeridos para el año 2014, tratándose de sociedades extranjeras con o sin domicilio en Colombia, los del cierre fiscal en cada país de origen, la propuesta será NO HABILITADA FINANCIERAMENTE. f) Oferta Económica. Los proponentes deberán presentar su oferta de conformidad con las cantidades mínimas requeridas por la Entidad, en pesos colombianos, indicando el valor del servicio, sin centavos, antes de liquidar el IVA, discriminando este impuesto por separado según corresponda y teniendo en cuenta las exenciones que apliquen. El valor ofertado por parte del proponente, debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas, transporte y demás contribuciones que se causen con ocasión de la presentación de la oferta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista.

Estarán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la oferta. Por lo tanto, la Unidad Administrativa de Migración Colombia, no reconocerá ningún rembolso por este concepto.

La tarifa del IVA y el valor correspondiente a dicha tarifa deben sujetarse a lo dispuesto en el Estatuto Tributario; en caso de no ser así, la Entidad verificará el cálculo del valor correspondiente a la tarifa del IVA y efectuará la corrección necesaria y el valor corregido será el tenido en cuenta para la elaboración del contrato que se genere como resultado del presente proceso.

Todos los valores de la propuesta económica, tales como costo básico, IVA y costo total de la propuesta deben ajustarse al peso, bien sea por exceso o por defecto. De conformidad a lo dispuesto en la Ley 31 de 1992, la unidad monetaria y de cuenta del país es el peso colombiano, en tanto que las fracciones denominadas Centavos no volvieron a ser acuñadas por dicha autoridad y por lo mismo no hacen parte de la unidad monetaria ni de cuenta en Colombia. En este sentido se llama la atención a que no deben presentarse ofertas con centavos sino que deberá hacerse siempre aproximaciones de la siguiente manera:

CENTAVOS APROXIMACIONES

0.01 centavos a 0.49 centavos Al peso colombiano inmediatamente anterior

0.50 centavos a 0.99 centavos Al peso colombiano inmediatamente siguiente

Si llegare a presentarse una oferta con los decimales expresados, la Unidad la asumirá como error aritmético y le aplicará los ajustes de acuerdo al criterio anterior.

g) Propuesta Económica (Sobre No. 2 – Sellado y Firmado por el Representante Legal de la firma proponente):

El proponente deberá presentar su oferta en pesos colombianos, indicando el valor del bien/servicio, sin centavos, antes de liquidar el IVA, discriminando este impuesto por separado según corresponda y teniendo en cuenta las exenciones que aplique. El valor ofertado por parte del proponente debe incluir todos los gastos, costos, derechos, impuestos, tasas, transporte y demás contribuciones que se causen, con ocasión de la presentación de la propuesta, de la suscripción y ejecución del contrato, de acuerdo con las normas legales vigentes, ya que los mismos se entienden por cuenta del contratista. Estarán a cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de la propuesta. Por lo tanto, la Unidad Administrativa de Migración Colombia, no reconocerá ningún rembolso por este concepto. La tarifa del IVA y el valor correspondiente a dicha tarifa, deben sujetarse a lo dispuesto en el Estatuto Tributario; en caso de no ser así, la Entidad verificará el cálculo del valor correspondiente a la tarifa del IVA y efectuará la corrección necesaria. Téngase en cuenta que dicha corrección aritmética solo se realizará respecto de la oferta inicial. Todos los valores de la propuesta económica, tales como costo básico, IVA y costo total de la misma deben ajustarse al peso, bien sea por exceso o por defecto. De conformidad a lo dispuesto en la Ley 31 de 1992, la unidad monetaria y de cuenta del país es el peso colombiano, en tanto que las fracciones denominadas Centavos no volvieron a ser acuñadas por dicha autoridad y por lo mismo no hacen parte de la unidad monetaria ni de cuenta en Colombia. En este sentido se llama la atención a que no deben presentarse ofertas con centavos sino que deberá hacerse siempre aproximaciones de la siguiente manera: Formato de presentación de Oferta:

ITEM

DESCRIPCION CANTIDAD MARCA MODELO PRODUCTO A CONTRATAR

VALOR INCLUIDO IVA

CENTRO DE COMPUTO PRINCIPAL

1 UPSs: 2 unidades Extensión de




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Garantía (Un año)

1.1 UPS 30KVA APC 5KV 1 UNIDAD APC GALAXI 3500 Extensión de

Garantía (Un año)

1.2 UPS 65KVA G4TVP565 1 UNIDAD APC GALAXI 4000 Extensión de

Garantía (Un año)

2 Sistema de Aire Acondicionado de Precisión

6 UNIDADES APC ACSC100 Extensión de

Garantía (Un año)

3 Sistema de Monitoreo Ambiental

1 unidad APC Netbotz NBWL 0955

Extensión de Garantía (Un año)

4 Sistema de control de seguridad de acceso biométrico y proximidad (Incluir TABLERO PARA CONTROL DE ACCESO):

2 Mantenimientos preventivos, correctivos

necesarios con repuestos hasta

15/dic/2015

4.1 TARJETAS DE CONTROL

6 unidades IRC-2000 RBH

4.2 LECTORAS DE PROXIMIDAD

9 unidades HD

4.3 Control de Acceso Biométrico

1 Unidad BIOSCRIP

4.4 PROGRAMA DE MONITOREO (SOFTWARE)

1 Integra 32 Ver.3.8.21

5 Sistema Contra Incendio



15/dic/2015

5.1 Sistema de detección de incendios

1 unidad FIKE 10-063 HFE 125

5.2

SISTEMA DE EXTINCION DE INCENDIO

1 unidad FIKE HFC 125

5.3

SISTEMA DE DETECCION DE INCENDIO ALARMA Y CONTROL

1 unidad GAMEWELL 7100

6 CCTV - Sistema de Circuito Cerrado de Televisión:



15/dic/2015

6.1 VIDEOGRABADORA DIGITAL

1 unidad Samsung 5RD1652DN

6.2 Cámaras 16 unidades

Samsung tipo digital

VCDC07ONEX

6.3 Monitores 2 unidades Samsung LH32M08 DLGA/2A

6.4 Digifort 1 aplicativo

TOTAL INCLUIDO IVA

5.2.3 DOCUMENTOS PARA ACREDITAR CAPACIDAD TÉCNICA:

a) Experiencia del Proponente: La experiencia de los proponentes que deberá estar actualizada, será verificada ante el RUP teniendo en cuenta los siguientes criterios:

EXPERIENCIA REQUERIDA:

Segmento Familia Clase

Código Nombre Código Nombre Código Nombre


11 Baterías y generadores y transmisión de energía cinética.

16 Equipos de control de producción de energía.


13 Generación de energía. 18 Equipos de control de producción de energía.



15 Ventilación.



16 Circulación del aire y piezas y accesorios.



17 Enfriamiento.



10 Servicios Profesionales

de Ingeniería 17

Ingeniería Eléctrica y Electrónica

81 Servicios Basados en 10 Servicios Profesionales 27 Servicios de diseño e




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de Ingeniería ingeniería de sistemas instrumentados de

control

La experiencia del proponente se documentará a través del Registro Único de Proponentes, en el cual se deben evidenciar contratos celebrados en cualquiera de los bienes o servicios solicitados que ofrecerá a la Entidad, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios, anteriormente señalados, en el tercer nivel y su valor expresado en SMMLV.

Si la propuesta se presenta en forma individual, el oferente debe cumplir con alguna de las clasificaciones señaladas anteriormente.

De igual forma se tendrán en cuenta los contratos celebrados por consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales el interesado tenga o haya tenido participación, para cada uno de los bienes y servicios que ofrecerá a la Entidad, identificados con el Clasificador de Bienes y Servicios en el tercer nivel y su valor expresado en SMMLV.

Si la propuesta se presenta por un Consorcio o una Unión Temporal, será necesario que todos integrantes, estén inscritos en el RUP de la Cámara de Comercio a la fecha de cierre del proceso, y que todos los miembros que componen el consorcio o unión la temporal cumplan con alguna de las clasificaciones señaladas en la clasificación anterior.

En caso de que el proponente sea consorcio o unión temporal, serán válidas las certificaciones de experiencia en contratos donde el Contratista sea cualquiera de los integrantes del consorcio o unión temporal constituida para esta contratación, cada integrante certificará su experiencia por separado en su respectivo Registro Único de Proponentes.

Para el caso de la acreditación de experiencia en contratos ejecutados en Consorcios o Uniones Temporales, se tendrá en cuenta los SMMLV de acuerdo con el valor correspondiente al porcentaje de participación que el proponente como persona natural, jurídica y/o integrante del consorcio o unión temporal, haya tenido en el respectivo consorcio o unión temporal.

Los objetos identificados deberán ser iguales o similares al del presente proceso de selección y su cuantía individual igual o superior al 50% del presupuesto oficial estimado expresado en SMMLV. Se deben acreditar mínimo tres contratos en estas condiciones, suscritos y ejecutados. Esta información debe ser revisada por el comité técnico evaluador para el efecto, quien adelantará su gestión teniendo en cuenta que las cámaras de comercio, con base en la información a la que hace referencia el artículo 9º del Decreto 1510 de 2013, previamente han verificado y certificado el requisito habilitante de la experiencia.

b) Otros Aspectos para Acreditar Capacidad Técnica del Proponente:

El proponente deberá anexar a su oferta un documento en el que explique claramente la metodología que se debe seguir para solicitar y prestar el servicio de soporte técnico y mantenimientos, teniendo en cuenta las condiciones mínimas exigidas en la ficha técnica, con las direcciones y números telefónicos locales y contactos de los centros de atención, a través del cual se atenderá cualquier requerimiento de la Entidad.

El proponente deberá anexar a su oferta certificación expedida por el fabricante de los Aires Acondicionados, UPS y Monitoreo Ambiental, marca APC existentes en la Entidad, o su representante autorizado, donde conste que el oferente es Centro Autorizado de Servicios (CAS), con fecha de expedición dentro de los tres meses anteriores a la fecha de cierre del presente proceso.

El proponente deberá anexar a su oferta certificación de capacitación de fábrica de al menos un especialista en los Aires Acondicionados marca APC que estará al frente de los servicios.

El proponente deberá anexar a su oferta certificación de capacitación de fábrica de al menos un especialista en las UPSs marca APC que estará al frente de los servicios.

c) Aval por Actividad de Ingeniería:

Si el proponente es persona jurídica que cuenta con profesionales de la ingeniería deberá anexar con su propuesta, aval suscrito cuando menos por un ingeniero profesional en la rama de la ingeniería objeto de este proceso, inscrito y con tarjeta de matrícula profesional ante la respectiva autoridad reguladora. (Ley 842 de 2003, artículo 20ª). Vale aclarar que dicho aval podrá ser suscrito por el Representante Legal de la firma proponente, si éste ostenta el título de ingeniería en la rama objeto del presente proceso, de lo contrario, deberá ser suscrito




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por algún profesional en la rama objeto del presente proceso, vinculado directamente al proponente tal como lo indica la Ley 842 de 2003, así.

“…ARTÍCULO 17. RESPONSABILIDAD DE LAS PERSONAS JURÍDICAS Y DE SUS REPRESENTANTES.

La sociedad, firma, empresa u organización profesional, cuyas actividades comprendan, en forma exclusiva o parcial, alguna o algunas de aquellas que correspondan al ejercicio de la ingeniería, de sus profesiones afines o de sus profesiones auxiliares, está obligada a incluir en su nómina permanente, como mínimo, a un profesional matriculado en la carrera correspondiente al objeto social de la respectiva persona jurídica.

PARÁGRAFO. Al representante legal de la persona jurídica que omita el cumplimiento de lo dispuesto en el presente artículo se le aplicarán las sanciones previstas para el ejercicio ilegal de profesión y oficio reglamentado, mediante la aplicación del procedimiento establecido para las contravenciones especiales de policía o aquel que lo sustituya...” (Subrayado fuera de texto). Si el proponente es Persona Natural deberá anexar con su propuesta aval suscrito por el mismo como ingeniero o arquitecto profesional inscrito y con tarjeta de matrícula profesional ante la respectiva autoridad reguladora. (Ley 842 de 2003, artículo 20ª). “…ARTÍCULO 20. PROPUESTAS Y CONTRATOS. Las propuestas que se formulen en las licitaciones y concursos abiertos por entidades públicas del orden nacional, seccional o local, para la adjudicación de contratos cuyo objeto implique el desarrollo de las actividades catalogadas como ejercicio de la ingeniería, deberán estar avalados, en todo caso, cuando menos, por un ingeniero inscrito y con tarjeta de matrícula profesional en la respectiva rama de la ingeniería…”

d) Presentación de la Propuesta Técnica: El proponente debe presentar su oferta técnica atendiendo la totalidad de las especificaciones técnicas y condiciones generales de las garantías extendidas y los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo incluidos repuestos, establecidos en los estudios previos.

6. ANÁLISIS DE RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO. La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007, en concordancia con lo establecido en el inciso 23º del artículo 3º y artículos 15º, 17º y el numeral 2º del artículo 159º del Decreto 1510 de 2013, así como lo señalado en la Metodología para identificar y clasificar los riesgos (Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, elaborado y publicado por Colombia Compra Eficiente en su página web www.colombiacompra.gov.co, procedió a tipificar, estimar y asignar aquellas circunstancias que siendo potenciales alteraciones del equilibrio económico, puedan preverse por su acaecimiento en contratos similares; por la probabilidad de su ocurrencia en relación con el objeto contractual o por otras circunstancias que permitan su previsión. Dicha previsibilidad genera la posibilidad de establecer responsabilidades y tratamientos específicos de asignación y mitigación.

CLASE FUENTE ETAPA TIPO PROBABILIDAD VALORACION

PROBABILIDAD IMPACTO

VALORACIÓN IMPACTO

General Interno Planeación Económicos Raro (Puede ocurrir excepcionalmente)

1 Insignificante 1

Específico Externo Selección Sociales o Políticos

Improbable (Puede ocurrir

excepcionalmente) 2 Menor 2

Contratación Operacionales Posible (Puede ocurrir en cualquier momento

futuro) 3 Moderado 3

Ejecución Financieros Probable

(Probablemente va a ocurrir)

4 Mayor 4

Regulatorios Casi Cierto (Ocurre

en la mayoría de circunstancias

5 Catastrófico 5

De la Naturaleza

Ambientales

Tecnológicos

Categoría Valoración Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5

Raro (Puede ocurrir excepcionalmente)

1 2 3 4 5 6

Improbable (Puede ocurrir 2 3 4 5 6 7


http://www.colombiacompra.gov.co/



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Categoría Valoración Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5

excepcionalmente)

Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro)

3 4 5 6 7 8

Probable (Probablemente va a ocurrir)

4 5 6 7 8 9

Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias

5 6 7 8 9 10

Categoría Valoración

Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico

1 2 3 4 5

Raro (Puede ocurrir excepcionalmente)

1 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto

Improbable (Puede ocurrir excepcionalmente)

2 Riesgo Bajo Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto

Posible (Puede ocurrir en cualquier momento futuro)

3 Riesgo Bajo Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo

Probable (Probablemente va a ocurrir)

4 Riesgo Medio Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo

Casi Cierto (Ocurre en la mayoría de circunstancias

5 Riesgo Alto Riesgo Alto Riesgo Extremo Riesgo Extremo Riesgo Extremo

MECANISMOS DE COBERTURA: De acuerdo con el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, antes de efectuar la contratación la dependencia debe realizar una valoración de los riesgos que esta implica. DEFINICIONES: Para los efectos del presente proceso de selección, se entenderán las siguientes categorías de riesgo: Riesgo Previsible: Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia. Riesgo Imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, tales como desastres naturales, actos terroristas, guerra o eventos que alteren el orden público. Tipificación del Riesgo: Es la enunciación que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que, en criterio de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, pueden presentarse durante y con ocasión de la ejecución del contrato. Asignación del Riesgo: Es el señalamiento que hace la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, de la parte contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la circunstancia tipificada, asumiendo su costo. Es importante señalar que los riesgos previsibles son aquellos que no están cubiertos por las garantías que amparan el cumplimiento, la calidad y cuando haya lugar la responsabilidad extracontractual de los contratos, por lo tanto NO SON RIESGOS PREVISIBLES, el incumplimiento, la responsabilidad extracontractual, la teoría de la imprevisión, las inhabilidades e incompatibilidades y los aspectos administrativos internos. Migración Colombia, identificó para el presente proceso de contratación los riesgos que se relacionan en la siguiente tabla:

No

.

Cla

se

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o

DESCRIPCIÓN (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)

Consecuencia de la ocurrencia de la evento

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

Cal

ifica

ció

n

To

tal

Pri

ori

dad

1

Gen

eral

Inte

rno

Eje

cuci

ón

Ope

raci

onal

Ocurre cuando se presentan demoras por parte de la Entidad en las aprobaciones previas de

los productos y/o informes desarrollados por el contratista.

Afecta el cumplimiento de las obligaciones del contratante a

cargo del Supervisor del contrato, relacionadas con la aprobación de productos y/o

informes, y genera retraso en el trámite de pago a favor del

contratista.

Impr

obab

le

Mod

erad

o

Med

io

Med

ia

2

Gen

eral

Inte

rno

Con

trata

ción

Fin

anci

ero Se presenta cuando la entidad

no cuenta con los recursos para pagar el valor del contrato en los

plazos establecidos.

Genera mora de la entidad en el pago que puede afectar al

contratista, hasta el punto de romper la ecuación económica

del contrato.

Rar

o

Men

or

Baj

o

Baj

a




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No

.

Cla

se

Fu

ente

Eta

pa

Tip

o

DESCRIPCIÓN (Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)

Consecuencia de la ocurrencia de la evento

Pro

bab

ilid

ad

Imp

acto

Cal

ifica

ció

n

To

tal

Pri

ori

dad

3

Gen

eral

Ext

erna

Eje

cuci

ón

Reg

ulat

orio

Se presenta por la expedición de normas que impongan nuevos tributos, impuestos o cargas

parafiscales, que pueden afectar el equilibrio económico del

contrato.

Genera una carga adicional a las previstas, que puede afectar a

cualquiera o a las dos partes del contrato. Im

prob

able

Men

or

Baj

o

Baj

a

4

Gen

eral

Ext

erna

Eje

cuci

ón

Ope

raci

onal

Se presenta cuando existe obsolescencia tecnológica.

Ante un daño de los equipos no podría ser reparado.

Impr

obab

le

Alto

Alto

Alto

5

Gen

eral

Ext

erna

Con

trata

ción

Eco

nóm

ico

Afectación del estudio de mercado por fluctuación de la

moneda cambiaria

Incumplimiento del objeto contractual.

Impr

obab

le

Alto

Alto

Alto

6

Gen

eral

Ext

erna

Eje

cuci

ón

Ope

raci

onal

Se presenta cuando existen demoras en los trámites de

importación y nacionalización de los repuestos.

Demoras en los tiempos de ejecución del contrato. R

aro

Alto

Alto

Alto

7

Esp

ecífi

co

Ext

erno

Eje

cuci

ón

Eco

nóm

ico Fluctuación de los costos de

mano de obra de los ingenieros de servicio y fluctuación de los

precios de los insumos.

Mayores costos para el contratista en la ejecución del

contrato. R

aro

Mod

erad

o

Med

io

Med

ia

8

Esp

ecífi

co

Ext

erno

Eje

cuci

ón

Ope

raci

onal

es

Equipos humanos o técnicos inadecuados o insuficientes

Baja calidad del servicio, demoras en la prestación del

servicio

Rar

o

Alto

Alto

Alto

Forma de Mitigarlo:

No

.

¿A

qu

ién

se

le a

sig

na?

Tratamiento/Controles a ser implementados

Impacto después del tratamiento

¿A

fect

a el

eq

uili

bri

o e

con

óm

ico

d

el c

on

trat

o?

Per

son

a re

spo

nsa

ble

po

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ple

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tar

el tr

atam

ien

to

Monitoreo y revisión

Pro

bab

ilid

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Imp

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l

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o s

e re

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Per

iod

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do

?

1

UA

E M

IGR

AC

ION

CO

LOM

BIA

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ON

TR

AT

IST

A

Aplicación y ajuste de los procesos internos de la entidad. R

aro

Insi

gnifi

cant

e

Baj

a

No

UAE MIGRACION COLOMBIA -

CONTRATISTA

Cumplimiento de procedimientos y fechas pactadas de entrega.

Permanente

2

UA

E M

IGR

AC

ION

CO

LOM

BIA

- C

ON

TR

AT

IST

A

El supervisor informará de manera oportuna fechas previstas de pagos, para programación de los recursos.

Rar

o

Insi

gnifi

cant

e

Baj

a

No Supervisor – Contratista

Seguimiento a la ejecución del contrato y entrega oportuna de la

documentación requerida.

Permanente




AGCF.XX. VX



No

.

¿A

qu

ién

se

le a

sig

na?

Tratamiento/Controles a ser implementados

Impacto después del tratamiento

¿A

fect

a el

eq

uili

bri

o e

con

óm

ico

d

el c

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trat

o?

Per

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Monitoreo y revisión

Pro

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Per

iod

icid

ad

¿C

uán

do

?

3

CO

NT

RA

TIS

TA

El contratista deberá prever esta situación al momento de realizar la

oferta.

Rar

o

Insi

gnifi

cant

e

Baj

a

No Contratista Validación régimen de

impuestos. Al elaborar la

propuesta

4

CO

NT

RA

TIS

TA


oferta.

Rar

o

Alto

Alto

No Contratista

Verificación por parte del contratista de la

existencia de insumos o en el mercado.

Al elaborar la propuesta

5

CO

NT

RA

TIS

TA

Establecer el presupuesto teniendo en cuenta la fluctuación de la moneda

cambiaria Med

io

Alto

Med

io

Si Contratista Al termino de validación

de las propuestas Acto de

adjudicación

6

CO

NT

RA

TIS

TA


oferta y suscribir el contrato.

Rar

o

Alto

Alto

No Contratista

Verificación por parte del proponente la

disponibilidad de las máquinas para iniciar

su importación inmediatamente firme el

contrato y hacer seguimiento al proceso

de importación y nacionalización para

atender oportunamente las posibles demoras

Al elaborar la propuesta y

suscribir el contrato

7

CO

NT

RA

TIS

TA


oferta.

Rar

o

Insi

gnifi

cant

e

Baj

a

Si Contratista Al termino de validación

de las propuestas Acto de

adjudicación

8

CO

NT

RA

TIS

TA


oferta.

IMP

RO

BA

BLE

Alto

Alto

No Contratista Al termino de validación

de las propuestas Al elaborar la

propuesta

7. GARANTÍAS QUE LA ENTIDAD ESTATAL CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN.

7.1 Exigibilidad. Sí __X___ No _____

7.2 Determinación de los riesgos a amparar.

En cumplimiento a lo establecido en el Decreto No. 1510 del 17 de julio de 2013 “Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública”, y con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones surgidas con ocasión al desarrollo de los procesos contractuales en sus diferentes etapas, se han tipificado los posibles riesgos y a continuación se determinarán las correspondientes garantías. De acuerdo con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1150 de 2007, el numeral 7º del artículo 20 y el capítulo I del Título III del Decreto 1510 de 2013, el contratista deberá amparar los riesgos derivados de la presente contratación, de conformidad con la siguiente tabla:




AGCF.XX. VX



Garantía.

PR

E-

CO

NT

RA

CT

UA

L.

CO

NT

RA

CT

UA

L.

PO

ST

-C

ON

TR

AC

TU

AL

.

APLICA.

Porcentaje (%)

Respecto del valor del

presupuesto oficial.

Plazo.

Seriedad de la oferta.

X - - SI 10%

Con una vigencia de tres

(3) meses, contados a partir de la

fecha en que vence el

término de presentación de las propuestas.

Cumplimiento. - - - SI 20%

Por el término de duración del contrato y hasta la liquidación.

Buen manejo y correcta inversión del anticipo.

- - - - - -

Pago anticipado. - - - - - -

Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales.

- X - SI 10%

Por el término de duración del contrato y tres (3) años más.

Estabilidad y calidad de obras.

- - - - - -

Calidad del servicio. - X - SI 20%

Por el término

de duración del contrato y hasta la liquidación.

Calidad de los Bienes. - - - - - -

Provisión de repuestos. - - - - - -

Responsabilidad civil Extracontractual.

- X - SI 200 SMMLV Por el término

de duración del contrato.

Otros. - - - - - -

8. INDICACIÓN DE SI EL PROCESO DE CONTRATACIÓN ESTÁ COBIJADO POR UN ACUERDO COMERCIAL.

8.1. Sometimiento a un acuerdo comercial vigente.

Sí ______ No __X____

8.2 Acuerdos comerciales vigentes.

De conformidad con el artículo 148 del Decreto 1510 de 2013, las entidades estatales deberán observar las obligaciones que en materia de Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio (TLC) vinculen al Estado Colombiano, para lo cual establecerán si la respectiva contratación a realizar se encuentra cobijada por los mismos. Migración Colombia determinó si un Acuerdo Comercial es aplicable de acuerdo a los parámetros establecidos en la guía que para el efecto publicó la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente en el link: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_acuerdos_comerciales_web.pdf . Así mismo y de acuerdo al Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales, establece en su literal C que los Acuerdos Comerciales están definidas con un código distinto al del Clasificador de Bienes y Servicios. Los Acuerdos Comerciales de Canadá, Chile, Estados Unidos, Liechtenstein, Suiza y la Unión Europea utilizan la Versión 1.0 de la Clasificación Central de Productos, la cual está disponible en la página web de la División de Estadística de las Naciones Unidas en el link http://unstats.un.org/unsd/cr/registry/regcst.asp?Cl=3&Top=2&Lg=3 y


http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/cce_manual_acuerdos_comerciales_web.pdf

http://unstats.un.org/unsd/cr/registry/regcst.asp?Cl=3&Top=2&Lg=3



AGCF.XX. VX



el Acuerdo Comercial con México utiliza el Federal Supply Classification, el cual está disponible en la página web de la Agencia Logística de Defensa del Gobierno de los Estados Unidos de América en el link http://www.dlis.dla.mil/extracts/default.asp#FederalSupplyClassFSCFederalSupplyGroupFSGTables

REGLA SI / NO

Regla 1. La Entidad Estatal hace parte de las Entidades Estatales incluidas en el Acuerdo Comercial. SI

Regla 2. La Entidad Estatal está incluida en el Acuerdo Comercial y el presupuesto oficial del Proceso de Contratación es inferior al valor a partir del cual opera el Acuerdo Comercial.

SI

Regla 3. La Entidad Estatal está incluida en el Acuerdo Comercial y el presupuesto oficial del Proceso de Contratación es superior al valor a partir del cual opera el Acuerdo Comercial.

NO

A continuación se relaciona cuadro de análisis de acuerdos comerciales suscritos:

ACUERDOS COMERCIALES

ENTIDAD ESTATAL

ESTA INCLUIDA

PRESUPUESTO DEL PROCESO DE

CONTRATACIÓN SUPERIOR AL

VALOR DEL ACUERDO

COMERCIAL

EXCEPCIÓN APLICABLE AL

PROCESO DE

CONTRATACIÓN

PROCESO DE CONTRATACIÓN

CUBIERTO POR EL

ACUERDO COMERCIAL

Canadá SI NO SI NO

Chile SI NO SI NO Estados Unidos SI NO SI NO El Salvador SI NO SI NO Guatemala SI NO SI NO Honduras SI NO SI NO Liechtenstein SI NO SI NO Suiza SI NO SI NO México SI NO SI NO Unión Europea SI NO SI NO Comunidad Andina

SI NO SI NO En ese sentido, y de conformidad con lo dispuesto por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, actualmente Colombia tiene Acuerdos Comerciales vigentes con compromisos en materia de contratación pública con los siguientes países: Chile, México, los países del Triángulo Norte (El Salvador, Guatemala, Honduras), y Suiza y Liechtenstein como miembros de la Asociación Europea de Libre Comercio –AELC (EFTA)-, y los Estados Unidos. Adicionalmente, existe la obligación de trato nacional con los países de la Comunidad Andina únicamente para proveedores de servicios.

ACUERDO COMERCIAL

VALOR A PARTIR DEL CUAL ES

APLICABLE EL ACUERDO

COMERCIAL PARA

ENTIDADES GENERALES

VALOR A PARTIR DEL CUAL

ES APLICABLEEL ACUERDO

COMERCIAL PARA ENTIDADES ESPECIALES

EXCEPCIONES APLICA

TRATADO PARA ESTE PROCESO

Canadá

Bienes y servicios $ 146’035.000 Servicios de construcción

$ 14.665’850.000


$ 21.924’247.000

1, 2, 3, 4, 5, 6,7, 12, 14, 15, 16, 17, 19, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 40, 41, 42,

43, 45, 46

NO

Chile


$ 14.665’850.000


$ 14.665’850.000

1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 40, 41,

42, 43, 45, 46

NO

Estados Unidos


$ 18.032’857.000


$ 18.032’857.000

SI

NO

El Salvador No incluye valores 1, 2, 3, 4, 5, 6, 9,

14, 20, 38 NO

Guatemala No incluye valores 1, 2, 3, 4, 5, 6, 9,

14, 20, 21 NO

Honduras No incluye valores 1, 2, 3, 4, 5, 6, 14,

20, 22 NO


http://www.dlis.dla.mil/extracts/default.asp#FederalSupplyClassFSCFederalSupplyGroupFSGTables



AGCF.XX. VX



Liechtenstein y Suiza


$ 14.665’850.000


$ 14.665’850.000

1, 2, 3, 4, 5, 6, 10, 11, 12, 14, 15, 16,17, 19, 32,

33, 34, 35, 36, 37, 40,

41, 42, 43, 45, 46

NO

México


$ 19.108’843.000


$ 23.518’577.000

1, 2, 4, 6, 17, 18, 24, 25, 26, 27, 39

NO

Unión Europea


$ 14.665’850.000


$ 14.665’850.000

1, 4, 5, 6, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 19, 23, 32, 34, 35, 37, 40, 41, 42,

43, 44, 46

NO

Los valores en pesos colombianos para los Acuerdos Comerciales con Canadá, Chile, Estados Unidos, Liechtenstein, Suiza y la Unión Europea están vigentes hasta el 31 de diciembre de 2015. De conformidad con el análisis anterior se concluye que al presente proceso de selección NO le son aplicables los Acuerdos comerciales anteriormente señalados. Lo anterior en razón a que el valor de la contratación se encuentra por debajo del presupuesto del umbral de las MYPIMES $228.842.000.

9. OTROS ASPECTOS DEL CONTRATO.

9.1. Lugar de ejecución.

Las actividades a realizar se ejecutarán en la ciudad de Bogotá en las instalaciones de la Sede Principal de Migración Colombia, Edificio Argos, Calle 26 No.59-51, torre 3, piso 4.

9.2. Seguimiento.

La supervisión y control de la ejecución del contrato estará a cargo de:

Cargo Técnico Administrativo

Dependencia Tecnología de la Información Deberá en el ejercicio de sus funciones observar lo dispuesto en el artículo 4 y el numeral 1° del artículo 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011, y el manual de contratación de la entidad. El supervisor no podrá adoptar decisiones que impliquen la modificación de los términos y condiciones previstas en el contrato, las cuales únicamente podrán ser adoptadas por el ordenador del gasto y el contratista, mediante la suscripción de las correspondientes modificaciones al contrato. La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, sobre el cumplimiento del objeto del contrato. En ese sentido quien ejerza la supervisión se encuentra facultado para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y es responsable por mantener a la entidad informada de los hechos y circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados en conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato. El supervisor entre otras funciones tendrá las siguientes: Velará por los intereses del MIGRACION COLOMBIA y tendrá las funciones que por la índole y naturaleza

del contrato le sean propias. Verificar antes de expedir la certificación del recibo a satisfacción de las obligaciones recibidas por parte del

CONTRATISTA, si el contrato cuenta con la constitución de las pólizas, y el acta de aprobación de la misma.

De existir adiciones y/o prorrogas al contrato, verificar la constitución del modificatorio y su acta de aprobación.

Verificar que EL CONTRATISTA cumpla con la ejecución del contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION COLOMBIA.

Decidir sobre los cambios y modificaciones en las especificaciones que no afecten sustancialmente el servicio contratado.

Aprobar o rechazar los elementos o materiales a utilizar, previo el examen o análisis que fueren del caso a fin de que se empleen los pactados en el contrato y se cumplan las condiciones de calidad, seguridad, economía y estabilidad adecuada.

Vigilar el cumplimiento del objeto del presente contrato de conformidad con lo establecido por MIGRACION COLOMBIA y expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción del mismo para efectos del pago correspondiente.

Ejercer la supervisión, técnica, financiera, administrativa, contable y jurídica del contrato, indicando si ésta se ajusta al plan de trabajo o en caso contrario analizar las causas y problemas surgidos para que se tomen las medidas pertinentes, señalando las recomendaciones especiales y comentarios que crea convenientes




AGCF.XX. VX



(artículo 83 de la Ley 1474 de 2011). Constatar que el objeto del contrato reúna las condiciones mínimas requeridas por MIGRACION

COLOMBIA y ofrecidas en la propuesta del CONTRATISTA. El supervisor no podrá exonerar a EL CONTRATISTA. de ninguna de las obligaciones o deberes

contractuales; tampoco podrá sin autorización escrita, ordenar cambio alguno que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del contrato, ni efectuar ninguna modificación en la concepción del servicio contratado.

Elaborar conjuntamente con EL CONTRATISTA las actas de iniciación del contrato. Proyectar el acta de liquidación del contrato y Suscribirla conjuntamente con el CONTRATISTA y posterior

firma del competente contractual. Velar por que EL CONTRATISTA cumpla con cada una de las obligaciones establecidas en presente

documento. Responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual en los

términos de la Constitución y la Ley. Informar el incumplimiento o mora de las obligaciones adquiridas por EL CONTRATISTA para que se

adopten las medidas legales pertinentes. Requerir a EL CONTRATISTA el cumplimiento de las obligaciones de acreditar el pago aportes de salud y

pensión y Riesgos laborales. Este requisito es indispensable para el pago que se debe efectuar a EL CONTRATISTA.

Comunicar al Grupo de Contratos con la debida sustentación técnica, la elaboración de prórrogas, adiciones, otrosí y/o cualquier cambio en el desarrollo del contrato.

Avalar los documentos soporte para los pagos. Remitir periódica y oportunamente al Grupo de Contratos los documentos tales como: Actas de Inicio, Actas

de Liquidación, Órdenes de pago, Certificaciones de Cumplimiento, Facturas, informe de actividades sobre la ejecución del contrato y demás que surjan como consecuencia de la ejecución del presente contrato.

En el evento en que se produzca un remplazo, el supervisor saliente deberá entregar un informe de ejecución del contrato al Coordinador del Grupo de Contratos para incluir en la carpeta contractual.

Las demás inherentes a su calidad de supervisor, que surjan durante el contrato y que tengan como justificación la ejecución del mismo.

9.3 Identificación del contrato. Extensión de Garantía y Mantenimiento

10. COMITÉ ESTRUCTURADOR. Parte Técnica:

AREA: Tecnología de la Información FUNCIONARIO: German Rubiano CARGO: Profesional Especializado FIRMA: Original Firmado

Parte Financiera:

ÁREA RESPONSABLE: Subdirección Administrativa y Financiera. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Doris Alieth Martinez Aguilar CARGO: Profesional Especializado FIRMA: Original Firmado

Parte Jurídica:

ÁREA RESPONSABLE: Oficina Asesora Jurídica. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Gemma Ángel Vargas. CARGO: Abogada. FIRMA: Original Firmado

LA NECESIDAD, CONVENIENCIA Y MODALIDAD DE CONTRATACION FUE APROBADA EN COMITÉ ASESOR DE CONTRATACIÓN DEL 02 DE ENERO DE 2015. LOS PRESENTES ESTUDIOS PREVIOS SE FIRMAN A LOS: 22 DE MAYO DE 2015


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