Unidad 4 c Manual de Procedimientos

8/17/2019 Unidad 4 c Manual de Procedimientos

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Unidad 4Manual de procedimientos P r o

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Un manual deprocedimientos es:•El documento que contiene ladescripción de actividades

que deen se!uirse en lareali"ación de las funciones deuna unidad administrativa# o

de dos o m$s de ellas. P r o f e s o r H é c t o r R .

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• En él se encuentra re!istrada & transmitida sindistorsión la información $sica referente alfuncionamiento de todas las unidadesadministrativas# facilita las laores de auditor+a# la

evaluación & control interno & su vi!ilancia# laconciencia en los empleados & en sus 'efes de queel traa'o se est$ reali"ando o noadecuadamente.

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• ,amién el manual de procedimientos contieneuna descripción precisa de cómo deendesarrollarse las actividades de cada empresa.

• Ha de ser un documento interno# del que se deere!istrar & controlar las copias que de los mismosse reali"an.

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la /ora de implantar una 0S# ésta e)i!e 4procedimientos oli!atorios como son:

• ,ratamiento de 2o 3onformidades• uditor+a 0nterna• Sistema de Me'ora• 3ontrol de la documentación.

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• Su utilidad permite conocer el funcionamiento internopor lo que respecta a descripción de tareas#uicación# requerimientos & a los puestosresponsales de su e'ecución.

• u)ilian en la inducción del puesto & aladiestramiento & capacitación del personal &a quedescrien en forma detallada las actividades de cadapuesto.

• Sirve para el an$lisis o revisión de los procedimientosde un sistema.

• 0nterviene en la consulta de todo el personal.

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• 6ue se desee emprender tareas de simpli(caciónde traa'o como an$lisis de tiempos# dele!aciónde autoridad# etc.

• Para estalecer un sistema de información o ienmodi(car el &a e)istente.

• Para uniformar & controlar el cumplimiento de las

rutinas de traa'o & evitar su alteración aritraria.

• 7etermina en forma mas sencilla lasresponsailidades por fallas o errores.

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• 9acilita las laores de auditor+a# evaluación delcontrol interno & su evaluación.

• umenta la e(ciencia de los empleados#

indic$ndoles lo que deen /acer & cómo deen/acerlo.

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• &uda a la coordinación de actividades & evitarduplicidades.

• 3onstru&e una ase para el an$lisis posterior deltraa'o & el me'oramiento de los sistemas#procedimientos & métodos.

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3onformación 7el Manual

07E2,090330


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7enominación & e)tensión.•

7e corresponder a una unidad en particular deeanotarse el nomre de la misma.• =u!ar & fec/a de elaoración.• 2>mero de revisión.• Unidades responsales de su elaoración# revisión &?o

autori"ación.• 3lave de la forma.• En primer término# las si!las de la or!ani"ación# en

se!undo lu!ar las si!las de la unidad administrativa

donde se utili"a la forma por >ltimo# el n>mero de laforma.

• Entre las si!las & el n>mero dee colocarse un !uión odia!onal.

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@2703E 32,E207.• Relación de los cap+tulos & p$!inas

correspondientes que forman parte deldocumento.

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CDE,0S 7E =S PR3E70M0E2,S.• E)plicación del propósito que se pretende cumplir

con los procedimientos.

• =os o'etivos son uniformar & controlar elcumplimiento de las rutinas de traa'o & evitar sualteración aritrariaF simpli(car la responsailidadpor fallas o erroresF facilitar las laores de auditor+aFla evaluación del control interno & su vi!ilanciaF que

tanto los empleados como sus 'efes cono"can si eltraa'o se est$ reali"ando adecuadamenteF reducirlos costos al aumentar la e(ciencia !eneral# adem$sde otras venta'as adicionales.

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• GRES 7E P=0330lica losprocedimientos /an sido clasi(cados# atendiendoal $mito de aplicación & a sus alcances# en:procedimientos macro administrativos &procedimientos meso administrativos osectoriales. P r o


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RESP2SC=ES.• Unidades administrativas &?o puestos que

intervienen en los procedimientos en cualquierade sus fases

P=@,03S 2RMS 7E PER30


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• dem$s deer$n contemplarse todas las normas deoperación que precisan las situaciones alterativas que

pudiesen presentarse en la operación de losprocedimientos.

• continuación se mencionan al!unos lineamientos quedeen considerarse en su planteamiento: Se de(nir$nperfectamente las pol+ticas &?o normas que circunscrienel marco !eneral de actuación del personal# a efecto deque esté no incurra en fallas.

• =os lineamientos se elaoran clara & concisamente# a (nde que sean comprendidos incluso por personas nofamiliari"adas con los aspectos administrativos o con elprocedimiento mismo. 7eer$n ser lo su(cientementee)pl+citas para evitar la continua consulta a los niveles

'er$rquicos superiores.

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• 323EP, SI. Palaras o términos de car$ctertécnico que se emplean en el procedimiento# lascuales# por su si!ni(cado o !rado deespeciali"ación requieren de ma&or información o

ampliación de su si!ni(cado# para /acer m$saccesile al usuario la consulta del manual.

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• PR3E70M0E2, descripción de las operacionesI.Presentación por escrito# en forma narrativa &secuencial# de cada una de las operaciones que sereali"an en un procedimiento# e)plicando en quéconsisten# cu$ndo# cómo# dónde# con qué# & cu$nto

tiempo se /acen# seJalando los responsales de llevarlasa cao. 3uando la descripción del procedimiento es!eneral# & por lo mismo comprende varias $reas# deeanotarse la unidad administrativa que tiene a su car!ocada operación. Si se trata de una descripción detallada

dentro de una unidad administrativa# tiene que indicarseel puesto responsale de cada operación. Es convenientecodi(car las operaciones para simpli(car su comprensióne identi(cación# aun en los casos de varias opciones enuna misma operación.

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• 9RMU=R0 7E 0MPRESS. 9ormas impresas quese utili"an en un procedimiento# las cuales seintercalan dentro del mismo o se ad'untan comoapéndices. En la descripción de las operaciones

que impliquen su uso# dee /acerse referenciaespec+(ca de éstas# empleando para ello n>merosindicadores que permitan asociarlas en formaconcreta. ,amién se pueden adicionarinstructivos para su llenado.

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• 70ARMS 7E 9=UD. Representación !r$(ca dela sucesión en que se reali"an las operaciones deun procedimiento &?o el recorrido de formas omateriales# en donde se muestran las unidades

administrativas procedimiento !eneralI# o lospuestos que intervienen procedimientodetalladoI# en cada operación descrita. dem$s#suelen /acer mención del equipo o recursosutili"ados en cada caso. =os dia!ramas

representados en forma sencilla & accesile en elmanual# rinda una descripción clara de lasoperaciones# lo que facilita su comprensión. Paraeste efecto# es aconse'ale el empleo de s+molos&?o !r$(cos simpli(cados.

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• A=SR0 7E ,KRM02S. =ista de conceptos decar$cter técnico relacionados con el contenido &técnicas de elaoración de los manuales deprocedimientos# que sirven de apo&o para su uso

o consulta. Procedimiento !eneral para laelaoración de manuales administrativos

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• 3omplementando al manual de procedimientos#est$n las instrucciones de traa'o que completan odetallan los procedimientos# &a que se utili"an paradocumentar procesos espec+(cos.

• tras normas# como son las normas que e)i!endiferentes procedimientos en función del sector enel que se esté implantandoF !encias de ia'es#Hoteles# (cinas de 0nformación ,ur+stica#

3onvention Cureau# etc.# &a que e)iste una normaespec+(ca para cada uno de los sectoresF encontraposición tenemos la norma 0S que es i!ualpara todas las empresas que quieran implantarla#sea cual sea su actividad.

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70SEL 7E= PRBE3,:

• =a tarea de preparar manuales administrativosrequiere de muc/a precisión # toda ve" que losdatos tienen que asentarse con la ma&or

e)actitud posile para no !enerar confusión en lainterpretación de su contenido por parte de quienlos consulta.

• Es por ello que se dee poner muc/a atención entodas & cada una de sus etapas de inte!ración#delineando un pro&ecto en el que se consi!uentodos los requerimientos# fases & procedimientosque fundamentan la e'ecución del traa'o.

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RESP2SC=ES:

• Para iniciar los traa'os que conducen a lainte!ración de un manual# es indispensale preverque no queda diluida la responsailidad de laconducción de las acciones en diversas personas#

sino que dee desi!narse a un coordinador#au)iliado por un equipo técnico# al que se le deeencomendar la conducción del pro&ecto en susfases de diseJo# implantación & actuali"ación.

• 7e esta manera se lo!ra /omo!eneidad en el

contenido & presentación de la información. P r o f e s o r H é c t o r R .

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• Por lo que respecta a las caracter+sticas del equipotécnico# es conveniente que sea personal con unuen mane'o de las relaciones /umanas & quecono"ca a la or!ani"ación en lo que concierne a sus

o'etivos# estructura# funciones & personal.• Para este tipo de traa'o# una or!ani"ación puede

nomrar a la persona que ten!a los conocimientos& la e)periencia necesarios para llevarlo a cao. Porla naturale"a de sus funciones puede encar!arlo al

titular de la unidad de me'oramiento administrativoen caso de contar con este mecanismoI.• simismo# puede contratar los servicios de

consultores e)ternos.

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• 3u$ndo se /aceN 7espués de otener respuestasclaras & precisas para cada una de las pre!untasanteriores# las mismas deen someterse# a suve"# a un nuevo interro!atorio planteando la

pre!unta por quéN.

• =as nuevas respuestas que se oten!an dar$n lapauta para formular el manual & las medidas deme'oramiento administrativo.

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