TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA - SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES Jornadas de Formación sobre la...
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TRAMITACIÓN ELECTRÓNICA
- SISTEMA DE GESTIÓN
DE EXPEDIENTESJornadas de Formación sobre la
Implantación de la ley 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos
a los Servicios Públicos, en las Entidades Locales
Palencia, 3 octubre 2008
Elena Fernández © Altia Consultores203/10/2008
1. ¿Por qué es necesario un Sistema de Gestión de
expedientes?
2. El Sistema de Gestión de expedientes
3. Implantación del Sistema de Gestión de
expedientes
4. Conclusiones
1. ¿Por qué es necesario un Sistema de Gestión de
expedientes?
2. El Sistema de Gestión de expedientes
3. Implantación del Sistema de Gestión de
expedientes
4. Conclusiones
ÍNDICE
Elena Fernández © Altia Consultores303/10/2008
Modernización de las Administraciones
Públicas para dar respuesta a las exigencias
del ciudadano
Problemas que presenta el sistema
tradicional de gestión de expedientes
Modernización de las Administraciones
Públicas para dar respuesta a las exigencias
del ciudadano
Problemas que presenta el sistema
tradicional de gestión de expedientes
1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?
Elena Fernández © Altia Consultores403/10/2008
Modernización de la Administración Pública (I)
“La presente Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica”.
“Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias”.
“La presente Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de la utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica”.
“Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias”.
LEY 11/2007, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos
1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?
Elena Fernández © Altia Consultores503/10/2008
Para intentar satisfacer las exigencias de los Ciudadanos, la Administración Pública está inmersa en un proceso de adaptación que está repercutiendo en todos sus estamentos.
Numerosos proyectos de e-Administración están siendo abordados en múltiples instituciones de la administración pública.
En el marco de esta nueva situación, es necesario incorporar conceptos como Calidad de los Servicios, Eficacia, Eficiencia o Productividad.
Para intentar satisfacer las exigencias de los Ciudadanos, la Administración Pública está inmersa en un proceso de adaptación que está repercutiendo en todos sus estamentos.
Numerosos proyectos de e-Administración están siendo abordados en múltiples instituciones de la administración pública.
En el marco de esta nueva situación, es necesario incorporar conceptos como Calidad de los Servicios, Eficacia, Eficiencia o Productividad.
Modernización de la Administración Pública (II)
Esta situación está provocando en la Administración una inquietud por ajustarse a las necesidades actuales, y por ende, a la utilización y apoyo en las tecnologías de la información y las comunicaciones.
Esta situación está provocando en la Administración una inquietud por ajustarse a las necesidades actuales, y por ende, a la utilización y apoyo en las tecnologías de la información y las comunicaciones.
1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?
Elena Fernández © Altia Consultores603/10/2008
Bajo la premisa de:
TODA RELACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN Y EL CIUDADANO CULMINA EN UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
La Administración está centrando buena parte de sus preocupaciones en mejorar la agilidad en la tramitación, mejorar el acceso a la información ampliando los canales de acceso, disponer de una información homogénea y unificada, para en definitiva, producir una imagen de evolución continua.
Bajo la premisa de:
TODA RELACIÓN ENTRE LA ADMINISTRACIÓN Y EL CIUDADANO CULMINA EN UN EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
La Administración está centrando buena parte de sus preocupaciones en mejorar la agilidad en la tramitación, mejorar el acceso a la información ampliando los canales de acceso, disponer de una información homogénea y unificada, para en definitiva, producir una imagen de evolución continua.
Modernización de la Administración Pública (III)
En este nuevo escenario, ha surgido la necesidad de disponer de soluciones que den soporte a la tramitación administrativa, salvaguardando las garantías y criterios básicos de la Administración, por un lado; e incorporando nuevos criterios y conceptos de apoyo por otro.
En este nuevo escenario, ha surgido la necesidad de disponer de soluciones que den soporte a la tramitación administrativa, salvaguardando las garantías y criterios básicos de la Administración, por un lado; e incorporando nuevos criterios y conceptos de apoyo por otro.
1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?
Elena Fernández © Altia Consultores703/10/2008
Indefinición de los procedimientos
Tareas que no aportan valor al procedimiento
Duplicidad de trámites
Dificultad en el control de las tareas en grandes cantidades de expedientes
Pérdida de expedientes
Dificultad en la consulta de la información y explotación de la misma
Falta de un sistema de información que proporcione datos fiables
Problemas de acceso a la información por parte de los ciudadanos
Acumulación de grandes cantidades de papel.
Falta de control de documentos y plazos
Falta de agilidad en la tramitación
Indefinición de los procedimientos
Tareas que no aportan valor al procedimiento
Duplicidad de trámites
Dificultad en el control de las tareas en grandes cantidades de expedientes
Pérdida de expedientes
Dificultad en la consulta de la información y explotación de la misma
Falta de un sistema de información que proporcione datos fiables
Problemas de acceso a la información por parte de los ciudadanos
Acumulación de grandes cantidades de papel.
Falta de control de documentos y plazos
Falta de agilidad en la tramitación
Problemas de la gestión tradicional de expedientes
1. ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES?
Elena Fernández © Altia Consultores803/10/2008
2. SOLUCIÓN: SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Una solución integral para transformar los expedientes administrativos en procesos electrónicos.
Una solución integral para transformar los expedientes administrativos en procesos electrónicos.
PORTAL DEL CIUDADANO
GESTOR DE EXPEDIENTES
Elena Fernández © Altia Consultores903/10/2008
¿Qué es un Sistema de Gestión de expedientes?
2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
FACILITA
AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
ACCESO DE MANERA COORDINADA A
DATOS Y DOCUMENTOS
ORGANIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE
TRABAJO
ADMINISTRAR LOS RECURSOS
ASIGNADOS A CADA EXPEDIENTE
La relación de los interesados con la
organización
-SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES-
SISTEMA CENTRALIZADO PARA CONTROLAR LAS TAREAS QUE COMPONEN EL CICLO DE
VIDA DE UN EXPEDIENTE
PERMITE CONOCER:
¿Qué?¿Cuándo?¿Cómo?¿Cuánto?¿Quién?
PORTAL DEL CIUDADANO
Elena Fernández © Altia Consultores1003/10/2008
¿Cómo funciona un Sistema de Gestión de expedientes?
Sistema de Gestión de Procesos
Registro de Entradas/Salidas
Otros sistemas
INTRANETINTRANET
Personal de la organización
Administrador del sistema
Certificado
digital/DNI
electrónico
Usuario y
contraseña
Usuario y
contraseña
Ciudadanos
Usuario y
contraseña
Certificado
digital/DNI
electrónico
2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Elena Fernández © Altia Consultores1103/10/2008
Racionalización y simplificación de los procedimientos administrativos
Adaptabilidad a los cambios
Normalización documental
Mejora la seguridad y el control de la gestión documental
Agiliza la tramitación
Permite una rápida y fácil localización
de los expedientes
Proporciona información de gestión,
Mejora la calidad de servicio a los ciudadanos
Interoperatividad
Racionalización y simplificación de los procedimientos administrativos
Adaptabilidad a los cambios
Normalización documental
Mejora la seguridad y el control de la gestión documental
Agiliza la tramitación
Permite una rápida y fácil localización
de los expedientes
Proporciona información de gestión,
Mejora la calidad de servicio a los ciudadanos
Interoperatividad
Ventajas del Sistema de Gestión de expedientes
2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Elena Fernández © Altia Consultores1203/10/2008
Ventajas de la implantación de un Sistema de gestión de expedientes
PARA EL GESTOR
Información Real y FiableAcceso rápido a la información generada por la unidadControl y seguimiento de los trabajos desarrolladosIndicadores de gestión, para su posterior explotación.Optimiza la asignación de recursos, establece objetivos y hace un seguimiento de los mismos.
PARA EL CIUDADANOInformación
Centralizada
Reduce el tiempo de tramitación. Tramitación y resolución más ágil
Acceso total, y en cualquier momento a la información.
Posibilita el intercambio de documentación sin necesidad de personarse en la Administración.
PARA EL FUNCIONARIO
Simplifica la labor del funcionario (racionalización)Control automático de plazosAcceso instantáneo y seguro a la información del sistemaIntercambio de información con otras unidadesAprovechamiento efectivo de las horas de trabajo.Despersonaliza la gestión de expedientes
2. EL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Elena Fernández © Altia Consultores1303/10/2008
3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Fases de implantación
Elena Fernández © Altia Consultores1403/10/2008
Fase crítica: Racionalización de procedimientos
3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
La instalación de una aplicación o sistema de gestión de expedientes, independientemente de sus características técnicas y funcionales, en cualquier entidad, ha de ir acompañada de un proyecto de racionalización de procedimientos administrativos .
Si no se llevan a cabo las tareas de racionalización de procedimientos, se obtendrá una mera instalación de un producto que los usuarios utilizarán en mayor o menor medida, pero de una forma totalmente inadecuada y no se cumplirán los objetivos que se persiguen.
La instalación de una aplicación o sistema de gestión de expedientes, independientemente de sus características técnicas y funcionales, en cualquier entidad, ha de ir acompañada de un proyecto de racionalización de procedimientos administrativos .
Si no se llevan a cabo las tareas de racionalización de procedimientos, se obtendrá una mera instalación de un producto que los usuarios utilizarán en mayor o menor medida, pero de una forma totalmente inadecuada y no se cumplirán los objetivos que se persiguen.
Todo procedimiento administrativo debe ser objeto de un rediseño exhaustivo, entendiendo en términos de eficacia y eficiencia
Elena Fernández © Altia Consultores1503/10/2008
Fase crítica: Racionalización de procedimientos – Metodología- Realización de un inventario de procedimientos.
Elaboración de la documentación de cada procedimiento:
Descripción.
Flujograma.
Documentación relacionada.
Unidades organizativas relacionadas.
Normalización de trámites.
Definición y normalización de los documentos de tramitación.
Identificación de las unidades organizativas involucradas.
Identificación de interrelaciones entre procedimientos.
Realización de un inventario de procedimientos.
Elaboración de la documentación de cada procedimiento:
Descripción.
Flujograma.
Documentación relacionada.
Unidades organizativas relacionadas.
Normalización de trámites.
Definición y normalización de los documentos de tramitación.
Identificación de las unidades organizativas involucradas.
Identificación de interrelaciones entre procedimientos.
A INSTANCIA DE PARTE
Inicio por Reclamación del
Interesado
Inicio por acuerdo del órgano competente, adoptado por:· Iniciativa propia o por orden
superior.· Petición razonada de otros órganos· Denuncia
OFICIOINICIO PROCEDIMIENTO
Petición de informes
Notificación al interesado de la recepción de la
reclamación
Acuerdo de iniciación del expediente
Presentación de alegaciones
Revisión de los datos con lo que
cuentan SI
NO
INSTRUCCIÓN DEL EXPEDIENTE
Notificación al interesado del
acuerdo de iniciación
¿Están completos
los datos de la reclamación?
NO
Petición de Informes a los
servicios afectados
SI
Recepción de los informes
¿Están completos los
datos?
NO
SI
SI
PresentaciónRecurso
Doc. 1Doc.1.1
Doc. 2Doc. 2.1
Doc. 3Doc. 4
Doc. 4.1Doc. 5
Doc. 5.1Doc. 6
Doc. 6.1Doc. 7Doc. 8Doc.9
Doc. 10Doc.11
Doc.12Doc.13Doc.14
SI
Envío al interesado de escrito de subsanación
Recepción del escrito de
subsanación
¿Se subsana el
error?
NO
SI
Propuesta, Resolución y
Notificación por desistimiento y
Acuerdo de Archivo
NO
NO
Archivo del expediente
NO
2
La actividad generadora del daño es de los servicios de la
CHD
Archivo del expediente
Hay existencia de terceros
Notificación de las actuaciones a
terceros
Recepción de informes por
parte de terceros
SISI
NO
NO
Propuesta, Resolución y
Notificación de inadmisión por
incompetencia de la CHD
Doc.15Doc.16Doc. 17
3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Elena Fernández © Altia Consultores1603/10/2008
3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Planteamientos erróneos La racionalización de los procedimientos se debe hacer ajustándose tan solo
a la legalidad.
Los procedimientos son iguales para todas los organismos,
Los documentos generados en la tramitación de los procedimientos son iguales para todos los organismos.
Los consultores conocen el trabajo que se realiza, mejor que el propio tramitador del organismo.
La racionalización de los procedimientos se debe hacer ajustándose tan solo a la legalidad.
Los procedimientos son iguales para todas los organismos,
Los documentos generados en la tramitación de los procedimientos son iguales para todos los organismos.
Los consultores conocen el trabajo que se realiza, mejor que el propio tramitador del organismo.
11. Publicación en el BOP y en el tablón de la Notificación
NO Recibida
Doc 15Doc 16Doc 17Doc 18
Doc 9 Decreto Incoación colectivo
Doc 10Doc 11Doc 12Doc 13Doc 14
Doc 19Doc 20Doc 21
Doc 22 Propuesta de resolución sin daños Doc 23 Propuesta de resolución con daños
Doc 24Doc 25
Doc 3
3. Solicitud aclaración boletín
de denuncia o denuncia voluntaria
6. Recepción de Informes
Doc 2
2. Solicitud de informe
de valoración de daños
4. Oficio Remisión
Fiscalía de menores
5. Oficio remisión otras
Administraciones
Doc 4Doc 5Doc 3
Doc 7Doc 8
9. DECRETO DE INCOACIÓN
¿Solicita informes?
¿Se incoa el expediente?
8. Archivo expedientes sin
incoar
SI
10. Notificación del decreto de
incoación
1.DENUNCIA
Boletín de denuncia Doc 1
7. Revisión de los datos con los que
cuentan
NO
NO
SI
12. Presentación de alegaciones y
proposición de prueba
21. Revisión documentación
SI
Doc 26
13. Solicitud de informe al agente o al denunciante voluntario
14. Recepción de Informes
16. Notificación de la propuesta de resolución
17. Publicación en el BOP y en el tablón
de la Notificación
15. Propuesta de resolución
18. Presenta escrito de segundas
alegaciones
No Recibida
SI Recibida
20. Recepción de Informes
19. Solicitud de informes
SI
SI Recibida
NO
2
NO
Acuerdo de iniciación de expediente sancionador y
nombramiento de instructor
Doc. 3
Notificación del Pliego de cargos
Doc. 4
Propuesta de Resolución
NO
Contestación de Alegaciones
Notificación del trámite de audiencia
Doc. 6
2
Presenta alegaciones al
pliego de cargosSI
Propuesta de sanción
Propuesta de Sanción Doc.2
APERTURA DEL EXPEDIENTE Y
NOMBRAMIENTO DEL INSTRUCTOR
Pliego de cargos
Notificación del Pliego de cargos
Publicación en el B.O.E de la
notificación del pliego de cargos
NO RECIBIDA
Remisión de edicto para su publicación en el B.O.E Doc. 5
Tramite de Audiencia
SI RECIBIDA
DENUNCIA
Notificación del trámite de audiencia
Publicación en el B.O.C y L del trámite de audiencia
NO RECIBIDA
SI RECIBIDA
NO
Examen del expediente por el
interesado
Boletín de denuncia Doc.1
Se presenta el interesado al trámite de audiencia
SI
Elena Fernández © Altia Consultores1703/10/2008
Problemas usuales en la implantación – Experiencia ALTIA-
Disparidad de criterios entre el personal de la organización, a la hora de describir los procedimientos.
Documentación que se adapta a la persona que la realiza y no a las necesidades del organismo.
Rechazo a las nuevas tecnologías.
Resistencia al cambio
Falta de implicación y concienciación por parte de los agentes
Disparidad de criterios entre el personal de la organización, a la hora de describir los procedimientos.
Documentación que se adapta a la persona que la realiza y no a las necesidades del organismo.
Rechazo a las nuevas tecnologías.
Resistencia al cambio
Falta de implicación y concienciación por parte de los agentes
3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Elena Fernández © Altia Consultores1803/10/2008
REINGENIERÍA Y DISEÑO DEL PROCESO
· Falta de información sobre el trabajo que se realiza
+· Procedimiento no ajustado al
trabajo real+
· Normalización documental no realizada correctamente
+· Falta de validación en los hitos
del proyecto+
· Aumento del plazo para la implementación
+· Etc.
IMPULSO POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN
IMPLANTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
DESAPROVECHAMIENTO DE LA APLICACIÓN Y DE
LA INVERSIÓN
INVERSIÓN
RACIONALIZACIÓN RACIONALIZACIÓN
DEFICIENTE
IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN
Problemas usuales en la implantación - Experiencia ALTIA-
3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
FALTA DE IMPLICACIÓ
N POR PARTE DE
LOS AGENTES
Elena Fernández © Altia Consultores1903/10/2008
Soluciones a los problemas usuales de implantación -Experiencia ALTIA-
Formación adaptada a las necesidades de los agentes implicados
Concienciar sobre los beneficios que la solución aportará una vez implantada
Asignación de personal de la Administración que se responsabilice de la implantación
Creación de un equipo de trabajo involucrado y comprometido con la racionalización de los procedimientos
Formación adaptada a las necesidades de los agentes implicados
Concienciar sobre los beneficios que la solución aportará una vez implantada
Asignación de personal de la Administración que se responsabilice de la implantación
Creación de un equipo de trabajo involucrado y comprometido con la racionalización de los procedimientos
3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Elena Fernández © Altia Consultores2003/10/2008
Soluciones a los problemas usuales de implantación -Experiencia ALTIA-
APROVECHAMIENTO DE LA APLICACIÓN Y DE LA INVERSIÓN
IMPULSO POR PARTE DE LA
ADMINISTRACIÓN
REINGENIERÍA Y DISEÑO DEL PROCESO
· El trabajo que se realiza se refleja fielmente en el procedimiento
+· La documentación se
normaliza y adapta a la organización
+· Revisión y validación de las
fases del proyecto+
· Cumplimiento de los plazos marcados
+· Etc.
RACIONALIZACIÓN SATISFACTORIA
IMPLANTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN
3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
IMPLICACIÓN POR
PARTE DE LOS
AGENTES
Elena Fernández © Altia Consultores2103/10/2008
Convivencia de procesos en papel y electrónicos
El Sistema de Gestión de expedientes permite la convivencia coordinada y controlada de los expedientes en papel y de expedientes electrónico.
Aun existiendo un PORTAL DEL CIUDADANO para la tramitación electrónica, no todos los ciudadanos tienen acceso a Internet.
Permite la entrada al circuito de tramitación de documentos físicos, mediante la digitalización de los mismos quedando registrados en el Sistema para facilitar su localización
El Sistema de Gestión de expedientes permite la convivencia coordinada y controlada de los expedientes en papel y de expedientes electrónico.
Aun existiendo un PORTAL DEL CIUDADANO para la tramitación electrónica, no todos los ciudadanos tienen acceso a Internet.
Permite la entrada al circuito de tramitación de documentos físicos, mediante la digitalización de los mismos quedando registrados en el Sistema para facilitar su localización
3. IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES
Elena Fernández © Altia Consultores2203/10/2008
4. CONCLUSIONES
El Sistema de gestión de expedientes es una buena solución a los problemas actuales de tramitación de expedientes
La implantación del Sistema de gestión de expedientes ofrece múltiples ventajas a la organización y al ciudadano
La implantación del Sistema de gestión de expedientes presenta la racionalización de procedimientos como una fase crítica.
Para lograr con éxito la implantación del Sistema de gestión de expedientes, es fundamental la implicación de la Administración
El Sistema de gestión de expedientes es una buena solución a los problemas actuales de tramitación de expedientes
La implantación del Sistema de gestión de expedientes ofrece múltiples ventajas a la organización y al ciudadano
La implantación del Sistema de gestión de expedientes presenta la racionalización de procedimientos como una fase crítica.
Para lograr con éxito la implantación del Sistema de gestión de expedientes, es fundamental la implicación de la Administración
Elena Fernández © Altia Consultores2303/10/2008
MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Elena FernándezALTIA CONSULTORES
P.T. Boecillo, Edificio Centro, módulo 21047151 Boecillo, Valladolid