JORNADA DE TRABAJO UMCIs Implantación masiva nivel 4€¦ · sede electrónica (ciudadano) como...
25
JORNADA DE TRABAJO UMCIs Implantación masiva nivel 4 DGMCS-DGTNT 31/01/2019 1
Transcript of JORNADA DE TRABAJO UMCIs Implantación masiva nivel 4€¦ · sede electrónica (ciudadano) como...
JORNADA DE TRABAJO UMCIsImplantación masiva nivel 4
DGMCS-DGTNT31/01/2019
1
2
¿Qué es el SICAC? (Art. 1 y 2 del Decreto 37/2015, de 27 de marzo)
Es el Sistema de Información de Actuaciones Administrativas de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.
Tiene carácter único y obligatorio para toda la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de
Canarias y sus organismos públicos dependientes
Es el inventario de las actuaciones administrativas, tanto externas como internas, que gestiona la
Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus organismos públicos dependientes.
La información relativa a las actuaciones administrativas externas estará disponible, de forma pública, a
través de las sede electrónica del Gobierno de Canarias en internet.
Las actuaciones internas se publicarán en la intranet corporativa del Gobierno de Canarias
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
3
Su importancia como Sistema de Información de los procedimientos tanto para la sede electrónica (ciudadano) como para la tramitación de los expedientes:
El SICAC debe configurarse como un gran Sistema de información -inventario- de los procedimientos administrativos en el contexto de la modernización de los procedimientos y su tramitación electrónica (Ley 39/2015).
Necesaria vinculación entre los diversos Sistemas de Información sobre procedimientos administrativos: SICAC-BDPROC-SPERIA.
Por eficacia en la gestión (no repetir información en los diferentes sistemas), y por calidad de la información (lo que se introduce en un Sistema se replica en los demás cuando sea necesario).
Hasta lograr la integración total de los diversos Sistemas de información
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
Integración de los Sistemas de Información
Se ha avanzado recientemente en la integración entre el SICAC y BDPROC (Base de datos de procedimientos ) de PLATINO, estando pendiente también la integración entre el SICAC y SPERIA, ya en proceso.
El Servicio de Base de datos de procedimientos de PLATINO (BDPROC) es otra pieza fundamental del sistema de información, tramitación y gestión documental y archivo de nuestra Administración, y adquiere la máxima relevancia en este particular momento en que nuestra Administración afronta el reto de elevar todos sus procedimientos a nivel 4 de tramitación.
La información consignada en esta base de datos es crucial, pues ahí se generan algunos de los metadatos más importantes para la configuración de los expedientes electrónicos, contextualizándolos en su procedimiento, lo que a su vez permitirá su archivo en fase de trámite de forma correcta (metadatos de nombre del procedimiento, nombre y código de la serie documental, etc.).
De esta forma, los expedientes electrónicos tendrán los valores necesarios para su correcto archivo- fase de archivo-, garantizando su conservación y accesibilidad.
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
SPERIA (Gestión de expedientes fase archivo/
“series documentales”
Los 3 Sistemas de Información sobre los procedimientos administrativos y su necesaria vinculación/integración
SICAC (Catálogo de
Procedimientos Administrativos)
PLATINO Base de datos de
procedimientos/series documentales
Tramitadores de expedientesPLATEAMAYTE.
Archivo de expedientes en fase de trámite
Archivo de expedientes en fase de Archivo
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
El control de la gestión documental y el archivo desde
el Catálogo de procedimientos administrativos- SICAC-
La aportación del código y nombre de la serie
documental es imprescindible para la publicación
de un procedimiento.
Los técnicos de gestión documental y archivo- GDAs-
son los responsables del SICAC en la mayoría de los
departamentos.
El Servicio de Coordinación GDA/DGMCS es
responsable funcional del SICAC.
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
7
Flujo de validación y revisión de una actuación
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
ROLES RESPONSABLES EN LA GESTIÓN DEL SICAC.
EDITOR O GRABADOR.
Los Editores o Grabadores serán los responsables de dar de alta las actuacionesadministrativas en el SICAC, cumplimentando los datos de cada una de ellas. En elámbito de su unidad organizativa, tendrán siguientes competencias:
• Crear una nueva actuación y realizar todas las acciones permitidas en el estadoborrador (actualizar, anular, eliminar...), requiriendo, cuando sea necesaria, lacolaboración o asistencia de los archiveros.
• Una vez cumplimentados los datos de la actuación solicitar la validación del Jefe deUnidad.
• Realizar todas las acciones o cumplimentación de datos que el Jefe de Unidadformule en el proceso de validación o modificación de la actuación.
• Recuperar las actuaciones anuladas cuando proceda.
8
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
ROLES RESPONSABLES EN LA GESTIÓN DEL SICAC.
JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA (JU). Los Jefes de las Unidades Administrativas serán los responsables de la información contenida en las fichas de las actuacionesadministrativas competencia de su unidad. En el ámbito de su unidad organizativa, tendrán las siguientes competencias entreotras:
• Solicitar al RIAC de su Departamento su alta o baja como usuario del SICAC, así como del resto del personal de su unidadque vaya a asumir tareas en el SICAC.
• Validar las actuaciones creadas por el usuario Editor/Grabador o por sí mismo.
• Velar por que se mantenga la información actualizada en los plazos marcados.
• Adjuntar los formularios normalizados y modelos disponibles que correspondan para cada actuación.
• Actualizar los volúmenes de tramitación de las actuaciones anualmente.
• Cuando la disposición normativa que regula la actuación tenga que publicarse en el BOC:
– Descargar y adjuntar a la documentación que se remite al BOC, el certificado de la aplicación que acredita que laactuación administrativa ha sido incorporada y validada en el SICAC.
– Una vez publicada en el BOC la norma que regula la actuación, incorporar a la ficha la información referente a dichapublicación.
– Realizar la publicación de la actuación en la sede electrónica o en la intranet del Gobierno de Canarias, según proceda,el mismo día de la publicación de la norma que la regula en el BOC.
• Publicar o despublicar las actuaciones, según proceda, de manera que la información esté permanentemente actualizada.
• Cuando se produzca una modificación de la estructura orgánica de su unidad organizativa, deberá validar expresamente lapropuesta de alta, baja o reasignación de las actuaciones administrativas y de los usuarios realizada por la DGMCS y laDGTNT en la propia herramienta informática del SICAC, a fin de actualizarlos a la nueva estructura organizativa del Gobiernode Canarias. En el caso de que detectara algún error y no procediera su validación deberá comunicarlo, a la mayor brevedadposible, al Responsable de Información y Atención Ciudadana (RIAC) para su traslado a la DGMCS.
9
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
RESPONSABLE DEL ARCHIVO (GDA).
Los Responsables de Archivo, en el ámbito de su unidad organizativa, tendrán las siguientes competencias:
• Facilitar al Jefe de Unidad el formulario de identificación y valoración de series documentales y colaborar en su cumplimentación.
• Proporcionar el código de las series documentales correspondientes a los procedimientos administrativos.
10
ROLES RESPONSABLES EN LA GESTIÓN DEL SICAC.
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
RESPONSABLE DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN CIUDADANA (RIAC). Los Responsables de Información y Atención Ciudadana de cada departamento serán los responsables finales del inventario deactuaciones administrativas de su departamento. En este sentido, serán los responsables de que la información publicada de lasactuaciones cumple con las condiciones de calidad adecuadas para sus destinatarios. En el ámbito de su unidad organizativa,tendrán las siguientes competencias entre otras:
• Controlar la calidad y homogeneidad de la información de su departamento incorporada al SICAC. A tal fin podrá despublicarlas actuaciones siempre que haya razones motivadas para ello.
• Cuando un acto administrativo o disposición normativa que deba ser publicada en el BOC establezca o regule más de unaactuación administrativa, deberá coordinar el proceso de alta o modificación de las correspondientes fichas en el SICAC aefectos de garantizar la publicación simultánea de toda la información de las fichas tanto en el diario oficial como eninternet.
• Coordinar todas las modificaciones, correcciones y/o cumplimentación de datos, que la DGMCS formule en el proceso derevisión de fichas, así como las detectadas por él mismo.
• Comunicar a la DGMCS cualquier incidencia respecto de la herramienta informática que gestiona el SICAC, que impida odificulte la labor de grabación o validación de una ficha, transmitida desde las diferentes unidades administrativas, así comolas detectadas por él mismo.
• Realizar informes de cruces de datos de las actuaciones y usuarios de su unidad organizativa.
• Gestionar directamente los procesos de alta, baja o modificación de los usuarios con rol JU y Editor/Grabador de su unidadorganizativa.
• Cuando se produzca una modificación de la estructura orgánica de su unidad organizativa, deberá coordinar la propuesta dealta, baja o reasignación de las actuaciones administrativas y de los usuarios realizada por la DGMCS y la DGTNT.
11
ROLES RESPONSABLES EN LA GESTIÓN DEL SICAC.
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y CALIDAD DE LOS SERVICIOS (DGMCS) La DGMCS es la responsable de la coordinación y seguimiento de la gestión del SICAC a nivel de toda laAdministración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y sus organismos públicos dependientes,correspondiéndole las siguientes competencias:
• Controlar la calidad y homogeneidad de la información incorporada al SICAC. Para ello podrá revisar lasactuaciones de todas las unidades organizativas, solicitando, en caso necesario, las modificaciones queconsidere procedentes para ofrecer a los destinatarios del SICAC, una información adecuada. Incluso,cuando considere, de forma motivada, que la actuación tal y como está grabada no reúne las condicionesde calidad mínimas exigibles, podrá despublicarla o retirarla temporalmente hasta que se subsane elcontenido.
• Coordinar las actuaciones de los diferentes RIAC en el ámbito de la gestión y mantenimiento del SICAC.
• Gestionar directamente los procesos de alta, baja o modificación de los usuarios con rol RIAC y coordinarla gestión global de usuarios del SICAC, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan a los RIAC,en el ámbito de sus competencias.
• Realizar, cuando se produzca una modificación de la estructura orgánica del Gobierno de Canarias, deforma conjunta con la DGTNT, una propuesta de alta, baja o reasignación de las actuacionesadministrativas y usuarios del SICAC para adaptarlas a la nueva estructura. Para tener plena vigencia, estapropuesta deberá ser validada por los Jefes de Unidad de cada Departamento, a través de la propiaherramienta informática del SICAC.
• Formalizar, previa petición, las relaciones que se den entre actuaciones administrativas de diferentesDepartamentos.
12
ROLES RESPONSABLES EN LA GESTIÓN DEL SICAC.
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
DIRECCIÓN GENERAL DE TELECOMUNICACIONES Y NUEVAS TECNOLOGÍAS (DGTNT)
La Dirección General de Telecomunicaciones y Nuevas Tecnologías, es responsable dela administración técnica de la aplicación informática del SICAC y le corresponden, anivel de toda la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias y susorganismos públicos dependientes, las siguientes competencias:
• El desarrollo del mantenimiento correctivo y evolutivo de la herramienta degestión del SICAC.
• Realizar, cuando se produzca una modificación de la estructura orgánica delGobierno de Canarias, de forma conjunta con la DGMCS, una propuesta de alta,baja o reasignación de las actuaciones administrativas y usuarios del SICAC paraadaptarlas a la nueva estructura.
13
ROLES RESPONSABLES EN LA GESTIÓN DEL SICAC.
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
14
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
15
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
16
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
17
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
18
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
19
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
20
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
21
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
22
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
23
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
24
LAS HERRAMIENTAS FUNCIONALES Y TECNOLÓGICAS DE LA APCAC
El SICAC
Campos requeridos para actuaciones N4
25
JORNADA DE TRABAJO UMCIs
DGMCS-DGTNT31/01/2019
