Trabajo de Presentación Formal de Documentos_5to Trabajo

5/26/2018 Trabajo de Presentacin Formal de Documentos_5to Trabajo

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PRESENTACION FORMAL DE DOCUMENTOS Pg. 1


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DEFINICIN...4 MARGENES4 ESPACIOS..7 UBICACIN ESTANDAR DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO9 NUMERACION DE LA SEGUNDA PGINA Y DE LAS SIGUINETES...10

ESPACIOS FORMALES DE REDACCION.12 PUNTUACION DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO.13 CORTE DE PALABRA FINAL DEL RENGLON..15 RECOMENDACIONES PARA MECANOGRAFIAR DOCUMENTOS.16


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PRESENTACION FORMAL DE DOCUMENTOS

Un documento no debe presentarse de cualquier modo, sino de tal manera quesi aspecto exterior estimule positivamente para su lectura.

Los documentos que elaboramos constituyen nuestra carta de presentacin. Enellos se refleja nuestro nivel cultural, nuestra preparacin, nuestro cuidado ynuestra identificacin con la entidad donde trabajamos.

La presentacin formal de un documento compromete la consecucin de susobjetivos. Es fcil suponer que uno mal distribuido en el papel, escrito deextremo a extremo, sin mrgenes, o sea, mal presentado, condicionaraanmicamente al destinatario, quien lo leer tal vez por compromiso.

Por esta razn, cada vez que se nos ofrezca la oportunidad de redactar undocumento debemos hacerlo con muchsimo cuidado, sin menospreciar sudebida configuracin visual, con el fin de crear en el lector, esta imagenarmonizada y esttica que proyecta un documento bien presentado.

El destinatario resulta doblemente impresionado cuando recibe un documentobien redactado y bien presentado.

Una adecuada presentacin formal de un documento se logra observando lossiguientes tpicos:

1. MARGENES:Los mrgenes son los espacios en blanco que se dejanalrededor de los escritos.Las dimensiones de los mrgenes seestablecen teniendo en cuenta el tamaode los papeles en los cuales se redactanlos documentos y los efectos estticosque se desean lograr.

Los papeles que mas se utilizan para laelaboracin de un documentos

administrativos son de dos tamaos: elA4 y el A5.MRGENES:

Margen izquierdo: 4,5 cm. (parapoder anillar libremente)

Margen derecho: 4,5 cm. Margen superior: 6 cm. (para

poder incluir arriba la numeracin). Margen inferior: 6 cm. Pie de pgina: 1 cm. Encabezado: 4,5 cm.


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1.1 MARGENES DEL PAPEL A4: El papelA4 recibe la denominacin de papeloficial y mide 29.7 cm. de largo por 21 cm. de ancho. Es el papel que hareemplazado a los tradicionalmente conocidos como papel oficio y papelcarta, los que aun se usan pero cada vez menos.

El papel A4 sirve para la elaboracin de todo tipo de documentos, a excepcinde los memorandos, citaciones individuales y otras comunicaciones de cortaextensin que se redactan en papel A5.Los mrgenes del papel A4 deben ajustarse a las siguientes dimensiones: elmargen superior; a 12 espacios verticales o a 5cm; el izquierdo, a 20 espacioshorizontales o a 4.5 cm; el derecho, a 12 espacios horizontales o a 2.5 cm; y elinferior, a 7 espacios verticales o a 3 cm.

MARGENES DEL PAPEL A4


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1.2 MARGENES DEL PAPEL A5:El papel A5 es la mitad del papel A4. Mide21 cm. De largo por 14.8 cm. De ancho. Se usa para la redaccin dedocumentos breves.

Los mrgenes del papel A5 tienen las siguientes dimensiones: el margen

superior: 7 espacios verticales o 3 cm.; el izquierdo: 12 espacios horizontales o3cm.; el derecho: 8 espacios horizontales o 2 cm.; y el inferior: 5 espaciosverticales o 2 cm.

OBSERVACIONES:

El margen superior del papel A4 se reduce a 9 espacios verticales o a 4 cm. Sidicho papel ha de servir para mecanografiar o imprimir la segunda pagina y lassiguientes de documentos extensos.

Las dimensiones de los mrgenes que acabamos de dar, tanto para el papelA4 como para el A5, no deben tomarse como rgidas e invariables, sino como

simples pautas o guas.Si el redactor considera que estas dimensiones no son las mas adecuadas,podr tomar otras, pero teniendo en cuenta la cantidad de texto pormecanografiar y la debida presentacin global del documento.

Al adoptar nuevas dimensiones, el redactor deber tratar de establecer unaaproximada igualdad entre los mrgenes superior e izquierdo, por un lado; yentre los mrgenes derecho e inferior, por el otro, sin perder de vista que losdos primeros deben tener mayor dimensin que los dos restantes.


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2. ESPACIOS: Las partes de un documento deben distribuirse en el papel conesttica, armnicamente espaciadas, de manera que la visin del todo genereen el destinatario una apreciacin positiva.

Los espacios que separan unas partes de otras varan segn el tamao del

papel que se emplea para redactar documentos.

2.1 ESPACIOS EN PAPEL A4:Con el fin de determinar los espacios verticales(cuando se escribe a mquina) que separan a las partes de un documento quese redacta en papel A4, tomamos como muestra al oficio, por ser el msconocido. Estos espacios podrn ser tomados, como base para la elaboracinde los dems documentos.

Los espacios en blanco que se dejan entre las partes del oficioson:

Entre Espacios verticales

a) Borde superior de la hoja y lugar y fechab) Lugar y fecha y cdigoc) Cdigo y destinatario

d) Destinatario y asuntoe) Asunto y referenciaf) Referencia (o asunto ) y textog) Lnea y lneah) Prrafo y prrafoi) La ltima lnea del texto y antefirmaj) Antefirma y posfirma mecanografiadak) Antefirma y sello de posfirmal) Nombre del firmante y su cargom) Cargo del firmante y anexo(o copia si no hay anexo)

n) Anexo y con copia) Con copia y pie de pagina

12 5 cm32

2231234212

22


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2.2 ESPACIOS EN PAPEL A5:Para especificar los espacios verticales queseparan a las partes de un documento que se redacta en papel A5, tomamoscomo muestra al memorando.

El memorando se redacta en diversos formatos. Nosotros distinguimos 4 comolos ms difundidos. Es ms: a estos 4, por la similitud que guardan entre s, losdividimos en dos grupos: memorandos que se redactan en formatos A y B, porun lado; y los que se redactan en formatos C y D, por el otro.

Los espacios verticales para los memorandos en formatos A y B son lossiguientes:

Entre Espacios verticales

a) Borde superior de la hoja y lugar y fechab) Lugar y fecha y cdigoc) Cdigo y destinatariod) Destinatario y asuntoe) Asunto y referenciaf) Referencia (o asunto ) y textog) Lnea y lneah) Prrafo y prrafo

i) La ltima lnea del texto y antefirmaj) Antefirma y posfirma mecanografiadak) Antefirma y sello de posfirmal) Nombre del firmante y su cargom) Cargo del firmante y anexo(o copia si no hay anexo)n) Anexo y concopia) Con copia y pie de pagina

7 3 cm.2 2.5 cm.

21.51.531

1.5

221.51

1.5

1.51.5

OBSERVACIONES:

a) Las partes de un documento y los prrafos del texto se diferencian unos deotros por el mayor espacio vertical en blanco que se deja entre ellos, parahacerlos resaltar y sobresalir. (Se exceptan el destinatario, destinador, asuntoy fecha de los memorandos o informes.

b) Los elementos de cada parte se escriben a un solo espacio vertical entreellos. (Observe la separacin de los elementos del membrete, destinatario,posfirma, anexo y con copia.


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c) As como las dimensiones dadas para los mrgenes no son inalterables, losespacios verticales que acabamos de proporcionar tampoco lo son; vienen aser simples guas y referencias, los mimos que podrn variar teniendo encuenta la extensin de los textos y los criterio estticos del redactor.

3. UBICACIN ESTANDAR DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO: Laubicacin ms conocida de las partes de un documento, tanto en papel A4como en A5, es la siguiente:

3.1.El membrete, destinatario, asunto, referencia, anexo, con copia y pie depgina tienen ubicacin fija: se redactan a partir del margen izquierdo delpapel.

3.2. El nombre del ao se ubica frente al membrete.3.3. El lugar y fecha se redacta a partir de la parte cntrica de la hoja hacia la

derecha (Solo en los documentos estilo bloque extremo se escribe a partir

del margen izquierdo).

3.4. El cdigo se localiza en el lado izquierdo antes del destinatario, aunque aveces se traslada a la parte cntrica superior de la hoja; depende de losdocumentos y formatos que se usen.

3.5. El texto se extiende a lo largo del papel debidamente centrado.

3.6. La antefirma se escribe a partir de la parte cntrica de la hoja hacia laderecha.

3.7. La posfirma se redacta debajo e la antefirma, mas o menos, a partir de lamitad de la palabra atentamente.


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UBICACIN ESTANDAR DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO

LEYENDA:

1. MEMBRETE2. NOMBRE DEL AO3. LUGAR Y FECHA4. CODIGO5. DESTINATARIO6. ASUNTO7. REFERENCIA8. TEXTO9. ANTEFIRMA10. POSFIRMA11. ANEXO12.CON COPIA O DISTRIBUCIN13. PIE DE PGINA

4. NUMERACION DE LA SEGUNDA PGINA Y DE LAS SIGUINETES:

En el caso de emplear dos o ms paginas en la redaccin de un documento,recomendamos:

4.1. Utilizar papel membretado solamente para la primera pagina; y para lasegunda y las siguientes, papel de igual calidad, tamao y gramaje, pero sinmembretar.

4.2. Numerar las siguientes paginas a partir de la segunda, dando por

sobreentendida la numeracin de la primera y de aquella que inician el capitulo.

4.3. Identificar las paginas correspondientes con cualquier de las siguientesnumeraciones:4.3.1. Simple, es decir, con nmeros arbigos entre guiones .Se refiere estanumeracin por su sencillez. Se ubica en la parte cntrica superior de la hoja a5 espacios verticales o a 2 cms. Del borde respectivo. As.


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4.3.2. Minuciosa, o sea, con los elementos siguientes:

a) Cdigo del documento

b) Abreviatura de pagina seguida del numero arbigo que le corresponde.

Estos elementos se localizan uno debajo de otro, en el lado superior que lanumeracin anterior.

La numeracin minuciosa facilita la compaginacin de un documento,particularmente, cuando se traspapela.

4.3.3. Compuesta, que comprende los nmeros que corresponden a la paginarespectiva y a la ultima pagina del documento. Estos nmeros se separan porguion y se grafican en la parte cntrica inferior de la hoja, a 5 espaciosverticales o a 2 cm. Del borde respectivo.

La numeracin efectuada debe entenderse como si se tratara de la

identificacin de la pgina 2 de un documento que tiene 4 en total.


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La numeracin compuesta es de uso reciente. Se utiliza con fines deseguridad, para evitar de desglosamiento o la adicin de pginas.

OBSERVACIONES:

a) Si la numeracin que se emplea es la simple o minuciosa, debemos tenerpresente las siguientes indicaciones:

1) Los textos que se pasan a la segunda y otras pginas debenmecanografiarse a 5 espacios verticales o a 2 cm. de la numeracin efectuada.

2) En la ltima pgina adicionada (que podra ser la segunda u otra), debemecanografiarse, por lo menos, 3 lneas del texto, tal como se observa en el

ejemplo anterior.

b) En cambio, si la numeracin escogida es la compuesta, el mecanografiadodel texto debe suspenderse a 3 espacios verticales o 1.5 cm. de la respectivanumeracin:

c) Todas las pginas de un documento deben ser ordenadas correlativamente yluego engrapadas.

5. ESPACIOS FORMALES DE REDACCION:

Los estilos formales de redaccin mas difundidos en la administracin pblicacomo privada son tres:

5.1.BLOQUE: El estilo bloque se caracteriza por iniciar la redaccin de losprrafos del texto sin dejar sangra.

Conocemos con el nombre de sangra al espacio en blanco correspondientepor lo general a 5 letrasque se deja al empezar el primer rengln de cadaprrafo del texto de un documento.

5.2. SEMIBLOQUE:El estilo semibloque se singulariza por comenzar laredaccin de los prrafos del texto dejando sangra.


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OBSERVACIONES:

Cuando decimos que la sangra equivale por lo general a 5 espacioshorizontales en blanco, queremos decir que dicha cifra no es inalterable, sinosusceptible a aumentar o disminuir. Lo que el redactor debe tener presente al

variar esa cantidad es que el nmero de espacios que deja al iniciar el primerprrafo debe conservarlo al comenzar los dems del documento que redacta.

5.3. BLOQUE EXTREMO: El estilo bloque extremo se distingue por comenzarla redaccin de todas las partes del documento en el margen izquierdo, aexcepcin del nombre del ao que mantiene su ubicacin habitual y del sello delegalizacin que se imprime el lado derecho de la firma.

OBSERVACIONES:

a) De los tres estilos formales de redaccin estudiados, los que gozan demayor difusin son los dos primeros: el bloque, porque su uso ahorra tiempo yesfuerzo; y el semibloque, porque, al dejar sangra, nos aproxima al estiloempleado en los peridicos, libros y revistas, publicaciones a las que estamosacostumbrados.

b) No debe pensarse que los estilos formales se emplean solo para redactaroficios, no; se usan tambin para los dems documentos.

6. PUNTUACION DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO: Es natural dudaracerca de la gratificacin de determinados signos de puntuacin al termino delas partes de un documento o de los elementos de dichas partes. Estagraficacin de determinados signos depende de la clase de puntuacin que seadopte.

Distinguimos tres clases de puntuacin: abierta, cerrada y mixta (esta ultima sedenomina tambin puntuacin estndar).

En la pgina que sigue diferenciamos las clases de puntuacin mencionadas.


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PUNTUACION DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO

ABIERTA CERRADA

MIXTA

No emplea signos depuntuacin despus de:

a) La fecha:

Ica, mayo 17 de 2012

Usa los siguientes signos:

a) Punto despus de lafecha:

Ica, mayo 17 de 2012

La puntuacin mixtautiliza puntuacinabierta para las partesdel encabezamiento yemplea puntuacincerrada para laspartes del trmino, conla excepcin que parala posfirma usapuntuacin abierta.b) Las lneas del

destinatario:Seor: IVAN ARCEARCE

Jefe de imprentaCIUDAD

b) Coma, al concluir laslneas del destinatario, aexcepcin de la ult. Quelleva punto:Seor: IVAN ARCE ARCE

Jefe de imprentaCIUDAD

c) Del asunto:Asunto: Permiso

c) Punto, al terminar elasunto:Asunto: Permiso

d) La referencia:Ref.: Of. N 176.97.CPDe 19-11-98

d) Punto, al finalizar lareferencia:Ref.: Of. N 176.97.CPDe 19-11-98

e) La antefirma:Atentamente

e) Coma, al finalizar laantefirma:Atentamente,

f) La identificacin delfirmante ni luego de su

cargo:Lic. LUIS DIAZ VEGAProgramador

f) Coma, despus de laidentificacin del firmante y

punto al final del cargo:Lic. LUIS DIAZ VEGAProgramador

g) De pie de pgina:

CVP/Pgg

g) Punto al finalizar el pie depgina:

CVP/Pgg


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OBSERVACIONES:

a) Al redactar un documento debemos adoptar solamente una clase depuntuacin.

b) En ningn caso, el membrete del ao y cdigo llevan signo de puntuacin alfinalizar su redaccin.

c) Los prrafos del texto se separan por medio del punto; pero si mantienenestrecha relacin entre s, se pueden separar tambin por punto y coma.

d) De las tres clases de puntuacin estudiadas, la abierta es poco utilizada; lacerrada es antigua, ya en desuso, y la mixta o estndar es la mas difundidaactualmente: nuestros ejemplos tienen esta puntuacin.

7. CORTE DE PALABRA FINAL DEL RENGLON: Si cuando estamosescribiendo a mquina o computadora, se nos presenta la necesidad de partiruna palabra a final de rengln, por falta de espacio para escribirlantegramente, dicha palabra podr ser fragmentada teniendo en cunta lassiguientes normas:

7.1. REGLA GENERAL:Si una palabra no puede escribirse en forma completaa final de rengln, podr dividirse en dos, pero conservando al termino de lalnea la unidad de una de sus silabas.

Esta divisin se realiza considerando el espacio que se dispone a final delrengln y las posibilidades de separacin silbica de la palabra fragmentarse.Por ejemplo, el vocablo documentacin podra dividirse hasta de 4 formas,pero dependiendo del espacio que se dispondra. Veamos:

..do- (si el espacio a final de rengln es pequeo)cumentacin

..docu- (si es regular)

mentacin

documen- (si es grande)tacin

documenta- ( si es grande)cin


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8. RECOMENDACIONES PARA MECANOGRAFIAR DOCUMENTOS:

8.1. Limpiar los tipos de la maquina antes de empezar el mecanografiado.

8.2. Insertar y alinear como es debido el papel original y las copias. Colocartantos papeles carbn como copias a obtenerse.

8.3. Delimitar los mrgenes correspondientes, sealando con un lpiz el iniciodel margen inferior para no pasarse.

8.4. Presionar las teclas con una pulsacin uniforme.

8.5. Tener cuidado al pausar las teclas de las letras o, c, y p, de los signosde puntuacin y de la tilde para no perforar el papel.

8.6. Leer las palabras inmediatamente despus de mecanografiarlas. En elcaso de haber sido mal escritas, corregirlas en el acto o antes de retirar elpapel de la maquina.

8.7. Despus de punto, punto y coma, coma y dos puntos, dejar un espaciopara continuar con la escritura de la palabra que les sigue.

8.8. No dejar espacio entre los parntesis, las rayas. Las comillas y los signosde interrogacin y exclamacin y las palabras que encierran, pero si antes deabrirlos y despus de cerrarlos.

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