TRABAJO ENCARGADOTEMA:AUDITORIA AL REA DE ABASTECIMIENTOCURSO:AUDITORIA DE GESTIN Y SISTEMAS PRESENTADO POR LOS ESTUDIANTES: Jimmy Laura Nina Yony Yapo Mendoza William Chambi Mamani Pedro Colque Quispe

SEMESTRE ACADMICO: IXDOCENTE:CPCC Mg. GUSTAVO TORRES ORIHUELAPUNO- 2014

REA DE ABASTECIMIENTOS

Generalidades:

Abastecimiento o aprovisionamiento, como se le conoce es la funcin logstica, mediante el cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinnimo de provisin o suministro.Incluye las actividades siguientes:a) Clculo de necesidades, es una actividad propia del planeamiento logstico. Las necesidades de abastecimiento, involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado proyecto.b) El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o requisicin.Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo reserva o seguridad, necesidades inciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.c) Compra o Adquisicin, tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar en el momento oportuno y al precio total ms conveniente.Los principales objetivos especficos de esta actividad son:Mantener la continuidad del abastecimiento.Pagar precios justos pero razonablemente bajos por los productos de calidad adecuada.Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.; buscando calidad adecuada.Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales.Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin.7. Estudiar e investigar nuevos procedimientos.8. Preocuparse por la permanente capacitacin del personal.Mantener informado al gerente de logstica o gerente general, sobre la marcha del departamento.d) Obtencin, esta actividad se inicia con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.e) Almacenamiento, implica la ubicacin o disposicin as como la custodia de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales desde que se produce o recibe hasta que se necesita o entregan.Los principales aspectos de esta actividad son:1. Control de la exactitud de sus existencias.2. Mantenimiento de la seguridad.3. Conservacin de los materiales.4. Reposicin oportuna.f) Despacho o distribucin, consiste en atender los requerimientos del usuario, encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada.Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despachan as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados.g) Control de Stocks, como objetivo asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalacin de abastecimiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos de abastecimiento.Utilizacin de desperdicios u obsoletos, para tomar las medidas ms ventajosas para la empresa.

Objetivo e importancia:

La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio deben ser buscados fuera de la empresa.Dentro de los objetivos del aprovisionamiento tenemos los siguientes:1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales suministros y servicios necesarios para el funcionamiento de la organizacin.2. Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel mnimo.3. Mantener unas normas de calidad adecuadas.4. Buscar y mantener proveedores competentes.5. Normalizar los elementos que se adquieren.6. Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.7. Mantener la posicin competitiva de la organizacin.8. Conseguir unas relaciones de trabajo productivas y armoniosas con otros departamentos de la organizacin.9. Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los ms bajos posibles.Organizar las empresas para conseguir estos objetivos es difcil porque no slo hay que tener en cuenta las necesidades internas sino tambin las del mundo exterior. Tanto el departamento de aprovisionamiento como el trfico de materiales tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solucin.La tarea fundamental del gerente de Abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperacin e inters.El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:- las previsiones en un plan general y los plazos en los casos particulares; ambos se reducen a un slo factor el tiempo.En la mayor parte de las organizaciones, los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compaa en mercadera y servicios. Cuando una organizacin gasta cantidades tan grande de sus ingresos en una slo rea es importante que se reciba una buena compensacin por los fondos compensados. El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, acta como un poderoso estmulo para racionalizar el abastecimiento.

Desarrollo:

En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de abastecimiento (o compras).El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organizacin, tanto a corto plazo como a largo plazo.En el rea de los aprovisionamientos el gerente debe ser responsable de la planificacin y del control de los materiales, as como de la programacin de la produccin o de la investigacin de los materiales y de la programacin de las compras, del trfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminacin de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados.Tambin se encarga de orientar, ejecutar y controlar las operaciones o actividades propias de abastecimiento, mediante planes, normas y directivas adecuadas.La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la mxima utilizacin y conservacin de los abastecimientos. Se obtiene mediante el entrenamiento y la prctica continuada de una serie de normas hasta la conservacin, el mantenimiento, la recuperacin y la correcta distribucin y empleo de todos los artculos utilizados por la empresa.En lo que se refiere al clculo de necesidades el gerente de abastecimiento debe considerar la poltica de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:a. Emplear en la produccin materiales extranjeros o adicionales.b. Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artculos que se produzcan.c. Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crdito.

Tambin debe considerar la capacidad econmica o financiera de la empresa, para determinar mayor o menor niveles de abastecimiento de consumo o reserva; la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilizacin de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalacin.Para determinar el clculo de las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la empresa:

Con el Gerente de Produccin, a fin de poder determinar:

a. Los productos que se van a requerir para las operaciones de produccin en el volumen previsto.b. Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar el momento de colocar los pedidos.

El Gerente de Logstica para determinar:

Cantidad de artculos que se encuentran con mucho stock.Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artculo. c. Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.d. Equipo y material necesario para el mantenimiento.e. Capacidad de equipo y material para el transporte.

Con el Jefe de Compras para definir:

a. Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.b. La calidad adecuada de los artculos a adquirirse.c. Localizacin de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.

Con el Gerente de Ventas o Comercializacin para:

a. Proporcionar datos sobre planificacin de los artculos terminados.b. Fechas necesarias de cada uno de ellos.

Con Contabilidad con el propsito de conocer:

a. Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.b. La conciliacin que se efecta en los inventarios.c. Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.

El Gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al elemento comprador, as como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere

1. La fabricacin durante un determinado perodo.2. El cumplimiento de un determinado programa de adquisicin de materiales.3. Una orden de compra especfica.4. La adquisicin de determinado material que debe de tenerse en existencia.5. Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.

Al delegar las tareas o funciones, otorga la autoridad necesaria para su cumplimiento, debiendo ser esta autoridad proporcional a la responsabilidad y a la capacidad que para afrontarla tiene el comprador.El Gerente de Abastecimiento debe ser un coordinador que represente los intereses de su empresa, que respete las responsabilidades, opiniones e ideas de otras funciones.A menudo tiene que obtener el mximo valor en los bienes comprados al mismo costo y al mismo tiempo, conserva bajo los inventarios a fin de mantener o lograr rotacin pero teniendo siempre el material listo para uso de produccin.

Conclusiones de la teora del rea a auditar:

Cualquier organizacin depende en mayor o menor grado de los materiales y de los servicios suministrados por otras organizaciones. Ninguna organizacin es autosuficiente, por lo tanto los aprovisionamientos constituyen una de las funciones comunes bsicas de cualquier organizacin.

La relacin entre compras y el abastecimiento es ntima, razn por la cual se considera a las compras como una de las actividades propias en la funcin logstica de abastecimiento.

Cada elemento que se compra ha de desempear una funcin y servir para la realizacin de unas tareas determinadas, conocer la utilidad del artculo es indispensable para una compra adecuada.

La seleccin de los proveedores es la responsabilidad ms importante del departamento de abastecimiento.

Una direccin eficaz del aprovisionamiento contribuye de forma significativa al xito de la gestin empresarial. La adquisicin de materiales, suministros, servicios y equipos centra la atencin de muchos directivos de todos los sectores.

Los rpidos cambios en los aprovisionamientos con ciclos de abundancia y escasez, variabilidad de precios y disponibilidades, proporcionan un reto permanente a las organizaciones que desean conseguir la mxima contribucin mediante una gestin racional de compras.

El xito de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinacin razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.

Como el proceso de abastecimiento est internamente conectado con casi todas las funciones que cumple la organizacin, ello requiere la puesta a punto de sistema de informacin completa. Por sta razn, la informatizacin de los procesos de datos ha tenido un impacto crucial en el proceso de abastecimiento y en la direccin del mismo, puesto que facilita el anlisis de las alternativas, la realizacin, el seguimiento y la activacin de los pedidos, as como la recepcin, la inspeccin y el registro de los tems y el mantenimiento al da de los registros correspondientes al rea de abastecimiento.

PLANEACIN DE AUDITORIADETALLEBuenoRegularMaloTotal

Programacin

Se realiza las coordinaciones, programaciones y las supervisiones de los procesos tcnicos del sistema de abastecimiento, en cumplimiento del presupuesto aprobado y las normas vigentes.x

No se program oportunamente las adquisiciones de bienes para la construccin de pabelln de la escuela profesional de ciencias contables.X

Sub total1012

Porcentaje 50%0%50%100%

Formulacin

Administran y controlan los ingresos y bajas de bienes patrimoniales de la Universidad.X

Elaboran el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y los cuadros de necesidades de bienes y servicios.X

Sub total2002

Porcentaje 100%0%0%100%

Aprobacin

Participa en los comits especiales referentes a los procesos de licitacin y concurso pblico.X

Efectan la afectacin presupuestaria del gasto, registrando los compromisos presupuestarios para su posterior cancelacin.X

Sub total1102

Porcentaje 50%50%0%100%

Ejecucin

Carencia de comunicacin entre las reas de compras y tesorera.X

El 60% de la compras se realiz con una sola cotizacin declarado ganador al nico proveedorX

De las 400 computadoras Adquiridas para la premiacin de las actividades realizadas en el periodo 2013, el 65% no cumplen con las bases de los requerimientos.X

El 65% de los proveedores no entregan los bienes y servicios en un tiempo estipulado en el contrato. X

Sub total0044

Porcentaje 0%0%100%100%

Control

No dirigen la Administracin de los bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevencin y seguridad para su conservacin, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribucin oportuna.X

Los almacenes de los materiales no cuentan con el espacio necesario, para almacenar y clasificar por su naturaleza.x

El almacn del comedor universitario no cuenta con las condiciones de salubridad por que se detect presencia de roedores, polillas y humedad. X

Sub total0033

Porcentaje 100%100%

Fuente: Auditores p-max-w InterpretacinSegn la tabla de los indicadores, en el rea de abastecimiento tenemos una situacin desfavorable en la organizacin, donde no programa oportunamente las adquisiciones de los bienes que adquiere.Asi mismo, otras de las falencias detectadas estan en la ejecucin presupuestaria donde hay carencia de coordinacin entre la tesorera y la compra, que limita el buen entendimiento de las adquisiciones; motivo por el cual, las compras se realizan de manera irregular; los bienes llegan sin las caractersticas establecidas en el contrato; esto implica que las bases no fueron asumidas de manera responsable. A eso se suma el incumplimiento por parte de los proveedores.En el control de los recursos se tiene limitantes, donde no hay control administrativo de los bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevencin y seguridad para su conservacin, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribucin oportuna. Estos sucesos fueron identificados en el almacn de materiales de construccin y en el depsito de alimentos del comedor universitario, donde se encontr elementos contaminantes de alto grado.

PLAN DE AUDITORANombre de la empresa auditor: Auditores p-max-wOrigen de auditoriaEl requerimiento de la auditoria de la Universidad Nacional del Altiplano - Puno, por las deficiencias en el rea de abastecimiento; por lo cual requiere de una auditoria interna.De una adquisicin de computadoras para la premiacin de las actividades culturales, realizadas en el periodo 2013, los bienes no tienen las condiciones establecidas en las bases de los requerimientos. Tambin, las compras se estn realizando de manera ilegal, sola con una cotizacin se declara ganador al nico proveedor. No se programa oportunamente las adquisiciones de bienes para la construccin de pabelln de la escuela profesional de Ciencias Contables, algunos proveedores no entregan los bienes y servicios en el tiempo establecido en el contrato.Adems, La Universidad no dirige la Administracin delos bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevencin y seguridad para su conservacin, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribucin oportuna, la misma que genera un descontrol de recursos. Tambin, el almacn del comedor universitario no cuenta con las condiciones de salubridad por que se detect presencia de roedores, polillas y humedadAs mismo, no hay una adecuada comunicacin entre las reas de compras y tesorera, para la adecuada planificacin y realizar las compras de manera adecuada y cumpliendo con los compromisos de manera oportuna..Estas deficiencias requieren de un estudio de caso, evaluacin para tomar las medidas correctivas por la entidad, segn el requerimiento del caso.

Resultado de la revisin del control internoAREASRESUMEN Y EVALUACIN

Abastecimiento- De las 400 computadoras Adquiridas para la premiacin de las actividades realizadas en el periodo 2013, el 65% no cumplen con las bases de los requerimientos.- No dirigen la Administracin delos bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevencin y seguridad para su conservacin, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribucin oportuna.- El 60% de la compras se realiz con una sola cotizacin declarado ganador al nico proveedor- No se program oportunamente las adquisiciones de bienes para la construccin de pabelln de la escuela profesional de ciencias contables- Carencia de comunicacin entre las reas de compras y tesorera.- Administran y controlan los ingresos y bajas de bienes patrimoniales de la Universidad.- El 65% de los proveedores no entregan los bienes y servicios en un tiempo estipulado en el contrato- Los almacenes de los materiales no cuentan con el espacio necesario, almacenar y clasificar por su naturaleza- El almacn del comedor universitario no cuenta con las condiciones de salubridad por que se detect presencia de roedores, polillas y humedad.

Objetivos Determinarlas causas por las cuales la Universidad acept las 400 computadoras Adquiridas para la premiacin de las actividades culturales, realizadas en el periodo 2013, las cuales no cumplen con las bases de los requerimientos. Identificar los motivos por el cual, la administracin no controla los bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevencin y seguridad para su conservacin, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribucin oportuna.

Determinar el motivo por el cual las compras de bienes para la obra del parque de ensueo se realiz con una sola cotizacin declarando ganador al nico proveedor.

Identificar las causas por los cuales no se programa oportunamente las adquisiciones de bienes para la construccin de pabelln de la escuela profesional de Ciencias Contables.

Determinar los motivos por los cuales no hay comunicacin entre las reas de compras y tesorera.

Determinar los motivos por los cuales los proveedores no entregan los bienes y servicios en el tiempo establecidos en el contrato.

Identificar las causas por los cueles los almacenes de los materiales no cuentan con el espacio necesario para almacenar y clasificar segn su naturaleza.

Identificar las causas por el cual el almacn del comedor universitario no cuenta con las condiciones de salubridad por que se detect presencia de roedores, polillas y humedad. Alcance y metodologaAREASALCANCE Y METODOLOGA

Abastecimiento- Revisin de las bases de la adquisicin de las computadoras, el documento de la buena pro, y su posterior equipamiento.- Revisar la direccin de la Administracin de los bienes almacenados.- Confirmar las irregularidades en las compras declarando como ganador al nico proveedor que se presenta al concurso.- Confirmar las irregularidades en las adquisiciones de bienes para la construccin de pabelln de la escuela profesional de Ciencias Contables.- Confirmar la falta de carencia de comunicacin entre las reas de compras y tesorera, a travs de presentacin de la documentacin.- Confirmar la falta de carencia de administracin y control de los ingresos y bajas de bienes patrimoniales de la Universidad.- Revisin de los contratos realizados entre la entidad y los proveedores, en el aspecto de las fechas de entrega de bienes y servicios. - Revisar las condiciones de los almacenes de los materiales. - Revisar las condiciones del almacn del comedor universitario.

CRITERIOS DE AUDITORIA A UTILIZARSE POR REASAREASCRITERIOS DE AUDITORIA

Abastecimiento

EFECTIVIDAD- Revisin de las bases de la adquisicin de las computadoras, el documento de la buena pro, y su posterior equipamiento.

EFECTIVIDAD- Revisar la direccin de la Administracin de los bienes almacenados.

EFECTIVIDAD- Confirmar las irregularidades en las compras declarando como ganador al nico proveedor que se presenta al concurso.

EFECTIVIDAD- Confirmar las irregularidades en las adquisiciones de bienes para la construccin de pabelln de la escuela profesional de Ciencias Contables.

EFECTIVIDAD- Confirmar la falta de carencia de comunicacin entre las reas de compras y tesorera, a travs de presentacin de la documentacin.

EFECTIVIDAD- Confirmar la falta de carencia de administracin y control de los ingresos y bajas de bienes patrimoniales de la Universidad.

EFECTIVIDAD- Revisin de los contratos realizados entre la entidad y los proveedores, en el aspecto de las fechas de entrega de bienes y servicios.

EFECTIVIDAD- Revisar las condiciones de los almacenes de los materiales.

EFECTIVIDAD - Revisar las condiciones del almacn del comedor universitario.

AREAS CRTICAS SELECCIONADAS PARA LA AUDITORIA(Tres reas por cada rea: objetivos, alcance, criterios de auditora utilizar, fuentes de obtencin de evidencia de auditora, equipo de trabajo)a) REA DE ABASTECIMIENTO (planificacin )OBJETIVODeterminar las causas y soluciones De no contar con un espacio necesario para el almacn de materiales y de la misma forma No se program oportunamente las adquisiciones de bienes para la construccin de pabelln de la escuela profesional de ciencias contables.ALCANCEIndicadores: determinacin los factores de que no cuenta con espacio necesario del almacn y adquisicin oportuno de materiales de construccin Cuestionario: al personal encargado en el rea de abastecimiento verificacin: se realizara el registro de compras, requisicin de compra entrevistas, supervisin de la higiene en los almacenes y cartas de confirmacin. CRITERIOS DE AUDITORIA A UTILIZAR De las 400 computadoras Adquiridas para la premiacin de las actividades realizadas en el periodo 2013, el 65% no cumplen con las bases de los requerimientos. No se program oportunamente las adquisiciones de bienes para la construccin de pabelln de la escuela profesional de ciencias contables Los almacenes de los materiales no cuentan con el espacio necesario para almacenar y clasificar por su naturaleza El almacn del comedor universitario no cuenta con las condiciones de salubridad porque se detect presencia de roedores, polillas y humedad.

FUENTES DE OBTENCION DE EVIDENCIA DE AUDITORIA Registro de compras. reporte de compras. Supervisin de almacenes. Listado de cuentas por pagar.

EQUIPOS DE TRABAJO Chambi Mamani, William Colque Quispe, pedro

b) AREA DE ABASTECIMIENTO (ORGANIZACION)OBJETIVO Determinar las causas y soluciones de que no se realizan cotizaciones en un 60% y direccin administrativa oportuna de los bienes. ALCANCE Indicadores: determinar origen de no realizar las cotizaciones para una adquisicin adecuada y direccin administrativa de los bienes. Cuestionario: entrevistas al el personal encargado en este rubro jefe de RRHH vicerrectorado administrativo.Verificacin: informes de cotizacin, requisicin de compra

CRITERIOS DE AUDITORIA A UTILIZAR

No dirigen la Administracin de los bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevencin y seguridad para su conservacin, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribucin oportuna. El 60% de la compras se realiz con una sola cotizacin declarado ganador al nico proveedor

FUENTES DE OBTENCION DE EVIDENCIA DE AUDITORIA Informes de cotizacin Requisicin de compras Licitaciones obtenidas EQUIPOS DE TRABAJO Laura Nina, Jimmy Yapo Mendoza, yony

c) AREA DE ABASTECIMIENTO (COMUNICACIN)

OBJETIVOAnalizar las causas de la falta de comunicacin pertinente entre las reas de abastecimiento y tesorera y la falta de entrega de bienes y servicios en le momento fijado por parte de proveedores ALCANCE Indicadores: anlisis de la consecuencia de la carencia de comunicacin y entrega inoportuna delos bienes y servicios por los proveedores.Cuestionario: entrevistas al departamento de compras y tesorera reportes de fechas de adquisiciones de bienes y servicios Anlisis y verificacin: registro de compras, requisicin de compras, autorizacin de compras

CRITERIOS DE AUDITORIA A UTILIZAR Carencia de comunicacin entre las reas de compras y tesorera. El 65% de los proveedores no entregan los bienes y servicios en un tiempo estipulado en el contrato.FUENTES DE OBTENCION DE EVIDENCIA DE AUDITORIA

requisicin de compras informe de fecha de entrega de bienes

EQUIPOS DE TRABAJO Colque Quispe, pedro Yapo Mendoza, yony

1. PRESUPUESTO DE TIEMPO (horas de trabajo)ACTIVIDADESSocio responsableSocio auditorTOTAL HORAS

REA DE ABASTECIMIENTO (planificacin323264

Revisin de reas criticas484896

Evaluacin del reas sobre (economa, eficiencia y efectividad)484896

Elaboracin del borrador de informe323264

Resumen de recomendaciones, conclusiones y observaciones323264

Reunin preliminar323264

Informe final323264

TOTAL HORAS 256256512

TOTAL HORAS LABORAL GERENTE256256512

TOTAL HORAS CALENDARIO256

d) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESEn este caso priorizamos el tiempo para poder auditar y dar las respectivas recomendaciones en un tiempo de 30 das calendarios. FECHA

Planeamiento18 al 22 de noviembre

Revisin de reas criticas24 al 29de nov.

Evaluacin del reas sobre (economa, eficiencia y efectividad)29 al 03de diciembre

Elaboracin del borrador de informe04 al 07 de dic.

Resumen de recomendaciones, conclusiones y observaciones08 al 11 d dic.

Reunin preliminar12 al 14 de dic.

Informe finalDel 15 al 18 de dic.

INFORME DE AUDITORA DE GESTIN1. SINTESISDespus de un examen realizado a la Universidad Nacional del Altiplano, en el rea de abastecimientos se detectaron las siguientes deficiencias: tenemos una situacin desfavorable en la organizacin, donde no hay una programacin oportuna de las adquisiciones de los bienes.Asi mismo, otras de las falencias detectadas estn en la ejecucin presupuestaria donde hay carencia de coordinacin entre la tesorera y la compra, que limita el buen entendimiento de las adquisiciones; motivo por el cual, las compras se realizan de manera irregular; los bienes llegan sin las caractersticas establecidas en el contrato; esto implica que las bases no fueron asumidas de manera responsable. A eso se suma el incumplimiento por parte de los proveedores.En el control de los recursos se tiene limitantes, donde no hay control administrativo de los bienes almacenados, proponiendo y adoptando las medidas de prevencin y seguridad para su conservacin, contratndolos, supervisndolos y disponiendo su distribucin oportuna. Estos sucesos fueron identificados en el almacn de materiales de construccin y en el depsito de alimentos del comedor universitario, donde se encontr elementos contaminantes de alto grado.

2. INTRODUCCIONPrincipales deficiencias: A travs de un anlisis cuidadoso de la situacin actual del rea de abastecimiento en la Universidad Nacional del Altiplano Puno, se pudo revelar los siguientes hallazgos:A. De las 400 computadores que la universidad adquiere como motivo de premiacin solo el 65% cumplen con los requerimientos estipulados en el contrato.B. Por otra parte el 60% de las compras se realizaron solamente con una cotizacin saliendo ganador el nico proveedor que se present.C. Principales recomendaciones:3. HALLAZGOSLos principales hallazgos que se obtuvieron en la Universidad Nacional del Altiplano -.Puno es como sigue:1st. ADQUISICION DE COMPUTADORASA. CONDICIONEn la Universidad Nacional del Altiplano, de las 400 computadoras adquiridas para la premiacin de las actividades que se realizaron en el periodo 2013, el 65% no cumplen con las bases de los requerimientos. B. CRITERIOTodas las adquisiciones de bienes y servicios se deben cumplir con las necesidades establecidas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y en los cuadros de necesidades de bienes y servicios, para poder formular el Presupuesto Anual en coordinacin con las diferentes reas, de esa manera las adquisiciones de bienes sean eficientes y eficaces con los requerimientos oportunos.C. CAUSA Deficiencia participacin del comit especial referente al proceso de adquisicin de bienes y servicios y su coordinacin con el rea misma en las especificaciones tcnicas de los bienes y servicios que requiera la universidad. D. EFECTOInsatisfaccin de necesidades con los requerimientos establecidos, ocasionando malestar general, ya que se tratara de actos de corrupcin, malversacin de fondos, entre otras acciones negativas para la universidad, incumpliendo con la propuesta del rgano de abastecimiento.

2nd. COTIZACION DE COMPRAE. CONDICIONEn la Universidad Nacional del Altiplano, el 60% de las compras se efectan de manera inadecuada, carece de cotizaciones, solo con una cotizacin se declara ganador al nico proveedor, desmereciendo el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y los cuadros de necesidades de bienes y servicios.F. CRITERIOTodas las adquisiciones de bienes y servicios se debieron de realizar con ms de tres cotizaciones mnimamente, para poder identificar el costo y la calidad del bien y servicio, con su respectivo cuadro de comparaciones, el encargado directo son los comits especiales cumpliendo con las disposiciones legales que norma el proceso de adquisiciones, a travs de sus modalidades de Adjudicacin Directa, Adjudicacin Directa de Menor Cuanta, Licitacin Pblica y otras de su competencia, de esa forma otorgando de la buena pro y su consentimiento al ganador, el mejor proveedor objetivamente. G. CAUSA A falta de conocimiento en la planeacin en las adquisiciones de bienes y servicios de la universidad, causa un descuido en la compra de bienes por parte del comit especial, sin tener en cuenta el cuadro de comparaciones a ms de tres proveedores.H. EFECTOAdquisicin de productos a un elevado costo y de baja calidad, donde se corre el riesgo de producir productos o servicios en estndares deficientes de calidad, por ende la insatisfaccin de las necesidades, exceso o deficiencias de existencias en el almacn y alteracin en el cuadro de necesidades.

3rd. PROGRAMACION DE ADQUISICIONES DE BIENESA. CONDICIONNo se programa oportunamente las adquisiciones de bienes para la construccin del pabelln de la escuela profesional de ciencias contables, mostrando ineficiencia e ineficacia el rea de abastecimiento, ya que los pedidos estn hechos de urgencia cuando sean necesarias, sin programacin alguna.B. CRITERIOTodas las reas de la universidad deben llevar sus necesidades para elaborar el Plan de Adquisiciones y Contrataciones de acuerdo a los plazos y condiciones de bienes y servicio para su posterior asignacin del Presupuesto Anual, donde se prioriza la gestin efectiva de recursos en el lugar y tiempo adecuado, sometindose segn el Sistema Nacional de Abastecimientos y Contrataciones del Estado.C. CAUSA La falta de un Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de bienes y servicios no se programa oportunamente el tiempo, la calidad, condiciones y caractersticas del bien, y el Presupuesto Anual, donde las necesidades estn realizadas con urgencias. D. EFECTOEl rea de abastecimientos demuestra ineficiencia e ineficacia, de no contar con un Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de Bienes y Servicios, ya que esto origina malestar en los empleados, obreros, con paralizacin de la obra, actos de corrupcin en las adquisiciones y contrataciones pblicas, en fin malestar general de la comunidad universitaria.

4th. COMUNICACIONA. CONDICIONEntre las reas de abastecimiento y tesorera, no hay una comunicacin constante, en operaciones de adquisiciones de bienes y servicios y la asignacin presupuestal, incumpliendo con la ley del Sistema Nacional de Presupuesto, ocasionando ambientes desfavorables en ejecucin de obras, adquisicin de bienes y servicios, etc.B. CRITERIOLa comunicacin entre todas las reas debe ser fluida, con cruces de informacin, ya se horizontal, vertical y transversal de esa manera se puede planificar, programar, coordinar, ejecutar todas las necesidades de la universidad. Tambin las operaciones y actividades se deben conciliarse mensualmente para tomar decisiones oportunas.C. CAUSA La falta de fluidez de comunicacin, y la falta de manual de responsabilidades de operaciones, causan malas gestiones. D. EFECTOMala coordinacin de acciones de las necesidades urgentes, las decisiones son inoportunas y subjetivas, ya que la coordinacin entre ambas reas es precaria, por tanto la asignacin presupuestal aun determinado proyecto, adquisicin de bienes y servicios es realizada subjetivamente, ocasionando postergaciones o paralizaciones de obras, no se adquieren las bienes y servicios, etc.

5th. PROVEEDORESA. CONDICIONDel anlisis se obtiene que le 65% de los proveedores no entregan los bienes y servicios en el tiempo estipulado en el contrato, incumpliendo con la normatividad, originndose ampliaciones de plazos, costos adicionales, afectando negativamente a las gestiones de la universidad.B. CRITERIODe acuerdo a la ley del sistema nacional de abastecimientos y contrataciones del estado, una vez que quede consentido o administrativamente firme el otorgamiento de la buena pro, en el contrato debe detallarse las condiciones de tiempo y costo, y esta es la fase de la ejecucin contractual, que iniciamos con la suscripcin del contrato y comprende la prestacin de servicio, la adquisicin del bien o la ejecucin de la obra, hasta su conformidad o liquidacin y el pago correspondiente. De haber incumplido la norma ser sancionado con la aplicacin de penalidades, entre otros. C. CAUSA La entrega de bienes y servicios fueron alterados debido al incumplimiento del contrato, ya que no se tom de mucha importancia la priorizacin de proyectos, adquisicin de bienes y servicios entre otros.D. EFECTOPrdida de tiempo con la postergacin de las obras, acumulacin de proyectos, incumplimiento de metas y objetivos trazados, ampliaciones de plazo, asumir costos adicionales, etc., ocasionando problemas como la aplicacin de penalidades a proveedores, sanciones administrativas entre otras hechas por la ley por el incumplimiento del contrato.6th. ALMACENA. CONDICIONLos almacenes de los materiales se encuentran en condiciones psimas, los espacios son reducidos, no son almacenados adecuadamente de acuerdo a su naturaleza. Otro caso similar de almacenamiento del comedor universitario, donde no cuenta con las condiciones de salubridad, ya que se detect presencia de roedores, polillas y la humedad esto puede ocasionar consecuencias muy graves con la salud de los estudiantes.B. CRITERIOEl almacn debe tener un ambiente favorable y los materiales deben ser depositados por tipos y tamaos segn su naturaleza, deben ser administrados de manera eficiente con la reduccin de espacios. En cuanto al almacn del comedor universitario deben ser aprovechadas en forma eficiente el espacio disponible para almacenar los materiales, insumos, alimentos para su fcil manipulacin y debe estar diseado con criterios de salubridad, limpieza y con una ventilacin. Se debe tener en cuenta a riesgos, la probabilidad de que un alimento este contaminado y pueda provocar una enfermedad. C. CAUSA A falta de gestin de almacenes se dice al uso eficiente de espacios, clasificacin de acuerdo a su naturaleza, condiciones de salubridad, limpieza y ventilacin se detectaron situaciones de dficit, con condiciones psimas hasta la presencia de roedores, polillas y la humedad, corriendo el riesgo de la salud humana. D. EFECTOEl riesgo es alto, primero los almacenes estn en condiciones psimas, falta de su clasificacin por su naturaleza esto origina perdida de materiales, lo segundo el almacn del comedor universitario pone en riesgo a la salud de los estudiantes, por peligros biolgicos por la presencia de microorganismos, roedores, insectos en los alimentos que dan lugar a enfermedades alimentarias, ocasionando costos adicionales en la prevencin de riesgos ya mencionados.

4. CONCLUSIONES1st. ADQUISICION DE COMPUTADORASLas computadoras adquiridas para la premiacin de todas las actividades que se realizaron en el periodo 2013, se obtuvieron que el 65% no cumplan con las bases de los requerimientos, por lo tanto es recomendable adquirir las computadoras segn las necesidades establecidas en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y en los cuadros de necesidades de bienes y servicios. 2nd. COTIZACION DE COMPRASe concluye que el 60% de las compras se efectan de manera inadecuada, estos carecen de cotizaciones, solo con una cotizacin se declara ganador al nico proveedor, desmereciendo el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y los cuadros de necesidades de bienes y servicios, en consecuencia las adquisiciones carecen de las necesidades bsicas.3rd. PROGRAMACION DE ADQUISICIONES La programacin de adquisiciones de bienes no han sido detallado adecuadamente de acuerdo a las necesidades demandadas para la construccin del pabelln de la escuela profesional de ciencias contables, mostrando ineficiencia e ineficacia el rea de abastecimiento, ya que los pedidos estn hechos de urgencia cuando sean necesarias, sin programacin alguna.4th. COMUNICACINCarencia de comunicacin entre las reas de abastecimientos y tesorera trae como consecuencia, la duplicidad de trabajo, la asignacin presupuestal es subjetiva, despilfarro de tiempo, por tanto ocasiona ambiente desfavorable en ejecucin de obras, adquisicin de servicios entre otros. La comunicacin es de gran importancia entre todas las reas ya sea horizontalmente, vertical y transversal. 5th. PROVEEDORESConcluimos que el 65% de los proveedores no entregan los bienes y servicios en el tiempo estipulado en el contrato, incumpliendo con la normatividad, originndose ampliaciones de plazos, costos adicionales, afectando negativamente a las gestiones de la universidad.6th. ALMACENEn el caso de los almacenes de bienes, se identificaron puntos muy crticos ya que se encuentran en condiciones psimas, los espacios son reducidos, no son almacenados adecuadamente de acuerdo a su naturaleza. Otro caso similar de almacenamiento del comedor universitario, donde no cuenta con las condiciones de salubridad, ya que se detect presencia de roedores, polillas y la humedad esto puede ocasionar consecuencias muy graves con la salud de los estudiantes.

5. RECOMENDACIONES

1st. ADQUISICION DE COMPUTADORASDe las 400 computadoras la empresa proveedora tiene que cumplir con los requerimientos segn el OSCE.

2nd. COTIZACION DE COMPRALas compras se debe de realizar con un mnimo de tres cotizaciones, declarando como ganador al mejor proveedor, en su defecto si no cumple con los requisitos declarar de cierto.

3rd. PROGRAMACION DE ADQUISICIONES Las adquisiciones de bienes se deben programar en el plan anual de adquisiciones y contrataciones para que de esa manera la construccin del pabelln de la escuela profesional de ciencias contables no se perjudique con la carencia de bienes y falta de calidad.4th. COMUNICACINDebe haber una comunicacin constante entre tesorera y abastecimientos para de esa manera tenga coordinacin operativa 5th. PROVEEDORES

6th. ALMACENLos almacenes delos materiales tienen que cumplir con las normas establecidas en el Sistema Nacional de Abastecimientos y Contrataciones, para que de esa manera los bienes se puedan clasificar por su naturaleza.El almacn del comedor universitario debe cumplir con los requerimientos de salubridad limpieza y ventilacin.