TRABAJO DE GESTION DOCUMENTAL 1

FORMACION DE ARCHIVO SEGÚN SU CICLO VITAL

LEIDY JOHANA ALZATE MUÑOZ MARIA NANCY URIBE CUELLAR

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

MEDELLIN 22 DE MAYO DE 2015

ARCHIVOS ELEGIDOS ARCHIVO PUBLICO- CONTRALORIA MUNICIPAL DE ENVIGADO: Esta constituido bajo estrictas formaciones archivísticas ya que tiene que cumplir con normas de ley y es necesario para rendir cuentas. Las etapas de valor y formación de los documentos dentro de este archivo en el archivo de gestión lo determina el tiempo estimado y la importancia del documento, en el archivo central se determina el valor según el aporte a los procesos como fuente de información y consulta y el tiempo, en el archivo histórico se determina, el valor histórico y permanente para la contraloría que determine un patrimonio cultural e histórico.

ARCHIVO PRIVADO-UNION ELECTRICA: Es una empresa constituida de razón social privada, para esta empresa varia, su forma de funcionamiento ya que no están arraigada con el AGN, si no que puede variar y hacer que las cosas sean mas flexibles, el valor documental en los archivos de gestión lo determina la importancia del documento y si es necesario guardarlo o si se proceder a digitalizar y desechar, en el archivo central su valor lo da el tiempo y el volumen documental de cierta información, si es necesario digitalizar y eliminar, en el archivo histórico se valora el documento por contenidos específicos y se procura por que no haya volúmenes muy grandes.

SERIES DOCUMENTALESAUDITORIAS(12): Esta serie documental, es adoptada por la Contraloría para, clasificar y organizar expedientes que necesariamente son compuestos de auditorias de control interno de control fiscal y de calidad, son documentos de gran valor ya que determinan un papel importante dentro de una rendición de cuentas y forma parte de el gran volumen documental del archivo y de la entidad, su valor lo determino, el proceso misional, se guardan un año en gestión, 15 años en archivo central, se realiza selección de documentos se digitaliza y se procede a guardar en archivo histórico de la contraloría.

PROYECTOS(60):La serie de proyectos abarca en Unión Eléctrica, todo lo relacionado con los proyectos de ingeniería, proyectos comerciales y proyectos de garantía, son expedientes valorados por volúmenes ya que es lo que mas produce la empresa, esta serie compone la historia de un proyecto, de redes, electricidad, garantía de un producto o venta de algún instrumento eléctrico o electrónico, la serie documental, es de reserva en un archivo de gestión por un año, 20 años en archivo central, se digitaliza y se procede a eliminación.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

En los archivos analizados a fondo trabajan el principio de procedencia, origen y originalidad, ya que el AGN, exige para ambos tipos de archivo sea publico o privado que los documentos deben de conservar de acuerdo al tiempo y la cronología en ambos casos los documentos son valorados por sus fechas, origines, importancia y por su grado de consulta en cada archivo, los valores de los archivos lo determina cada entidad o empresa, según sus actividades o razones sociales, la documentación en ambos archivos esta guiada por el Acuerdo 005 de 2013, clasificación de documentos, de Decreto 2578, que nos habla de la originalidad de los documentos, 2609, la cronología y el origen de los documentos.

TRD Y TVD

Las tablas de retención existen en ambos archivos se utilizo un proceso de encuestas y de identificación del fondo documental, utilización de herramientas ambos archivos realizaron caracterizaciones, formatos, inclusión de transferencias, manejo de correspondencia, métodos de archivar mejor y un flujo de trabajo para la documentación. Las tablas de valoración se encuentran en elaboración en ambos archivos ya que hace poco se conto con la aprobación de las TRDS, el manejo de los fondos se hará de manera organizada, tomando en cuenta los PGDS de cada archivo.

CREACION Y DISPOSICION FINAL

UNION ELECTRICA: Fecha de creación, custodia en archivo de gestión, ordenación y depuración, transferencia al archivo central, clasificación, digitalización( si es necesario), custodia, consulta, transferencia archivo histórico, cumplido el tiempo, digitalización y disposición final.

CONTRALORIA DE ENVIGADO: Fecha de creación, custodia en archivo de gestión, transferencia al archivo central, tabulación, ingreso al archivo, digitalización de todo lo que entra, cumplido el tiempo de retención, depuración física, transferencia al archivo central valoración histórica y patrimonial, se hacen actas de eliminación y de medios legales, acervo de documentos en archivo histórico, eliminación de la documentación que no es ncesaria.

NORMAS QUE RIGEN LOS ARCHIVOS

Ambos archivos se acogen al archivo general de la nación, las leyes que mas predominan son:

Ley 594 de 2000

Circular 004 de 2003

Decreto 2578 de 2012

Decreto 2609 de 2012

Ley 80 de 1989

PINAR- PGD

LEY DE TRANSPARENCIA 1712 DE 2014

ETAPAS DEL ARCHIVO Y ENCUESTAS DOCUMENTALES

Las etapas principales dentro del archivo son la creación del archivo, creación del documento, archivo central, almacenamiento, archivo histórico, custodia de la historia y patrimonio, eliminación y depuración del archivo, muerte del documento.

Los cambios como tal he investigado, el PGD, nos habla de como debemos de intervenir todos los procesos y registrar cada tipo documental de manera digital, y la Circular 002 de 2015, nos dice que cualquier tipo de información consignada en cualquier formato, debe de ser consignada en encuesta para su sistematización y actualizar tablas o creación de tablas.

GRACIAS