Trabajo de investigacion gestion documental
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
EMPRESA PRODUCTORA DE LACTEOS
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Presentado a: Luz Marina Arias González
Docente
Presentado por:Carlos Julio Sosa Ibáñez
Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas Artes Ciencias de la
Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística Septiembre
2013
ORIGEN DEL SISTEMA
Debido al crecimiento de la compañía y de igual manera el aumento de documentos, nace la necesidad de recuperación y consulta de información de forma mas ágil y eficiente a nivel nacional
Programa de Gestión Documental - PGD y Sistema de Gestión documental
* A pesar de contar con un PGD y la centralización de archivos a nivel nacional, se toma la decisión de invertir en un software de gestión documental iniciando con un módulo de prueba y así se invierte en OnBase de Hayland software.
Plan de trabajo
• Teniendo en cuenta que las inversiones iniciales en gestión documental no tiene un retorno de inversión tangible y a corto plazo se analiza:
• Presupuesto área• Alcance• Tiempo del desarrollo• Recursos humano y técnico• Capacitaciones entre otros aspectos
Desarrollo
Se decide desarrollar el proyecto In House
Se contratan colaboradores con conocimientos básicos de gestión documental
Se realiza capacitación a los nuevos colaboradores sobre TRD para identificar series, sub series y áreas correspondientes
Se arriendan equipos de computo, scanner, y discos duros para inicio del proyecto
Se inicia con una serie documental que sea crítica en cuanto a consulta y volumen
Casos de estudio
Algunos de los inconvenientes encontrados:
- Resistencia al cambio de algunas áreas- Falta de confianza con el nuevo proceso- Se requiere de trabajo en equipo no depende
solo de Gestión Documental- Falta de interés del área de tecnología- Capacidad limitada de almacenamiento en
servidores
Inicio del proyecto
Se inicia digitalización de documentos Se inicia parametrizaciones y configuraciones Se desarrolla un ambiente de pruebas Posteriormente aprobado se sube a ambiente
de producción Se configuran unos pocos usuarios de
consulta y se hace seguimiento El inicio cumple con las expectativas y se da
inicio a capacitaciones de consulta Mediante Intranet se habilita el acceso a la
herramienta
Para tener en cuenta
Realizar configuraciones de acuerdo a las TRD de la compañía
El trabajo de equipo de Gestión documental y Tecnología es indispensable
Dimensionar el espacio en servidores pues en la compañía se crece en 35 gigas mensuales
Aplicar tiempos de retención de los documentos ya digitalizados
Capacitaciones continuas al área de gestión documental en cuanto a nuevas herramientas y módulos de OnBase
Resultado del proyecto
Acceso a la información de forma inmediata en cualquier parte del país
Satisfacción del los clientes internos Seguridad de la información en
cuanto acceso y privilegios de consulta
Se confía en la herramienta pidiendo configurar la mayor parte de usuarios y documentos administrativos
Se destinan más recurso al área y se invierte en nuevos módulos del Software
Resultado del proyecto
• Actualmente se trabaja en el módulo de correspondencia
• Se hace seguimiento con indicadores
• Genera indicador de accesos con reportes de la herramienta
• Se suben en promedio 110.000 imágenes mensuales
• Se controlan costos vs imágenes• Retorno de inversión en tiempos
de respuesta • Facilita en trabajo de
colaboradores y auditores entre otros
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
119.785129.554
144.196
95.35681.693 78.032$ 97
$ 147
$ 110
$ 221
$ 185
$ 155
Conclusiones
El retorno de la inversión de este tipo de proyectos no es tangible, pero a medida que el proyecto madura se perciben los aportes que genera para la compañía.
El Sistema de Gestión Documental resalta el valor que tienen los documentos para las Organizaciones y su actividad diaria.
Se denota la importancia que tienen los avances tecnológicos para el desarrollo del Sistema de Gestión Documental.