Título - media.peru.infomedia.peru.info/catalogo/Attach/3.2 Proc Diseno Programas.pdf · Cursos de...

Título:

PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

Código:

SDE-CAP-PR-02

Versión:

03

Página:

2/18

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para el diseño de los Programas de Capacitación y Asistencia

Técnica que brinda la Subdirección de Desarrollo Exportador, orientados al fortalecimiento de la capacidad

exportadora de las empresas peruanas.

2. ALCANCE

La presente norma es administrada por la Subdirección de Desarrollo Exportador, y es fuente de consulta y

aplicación para el Departamento de Asesoría Empresarial y Capacitación, Departamento de Gestión de la Calidad y

Departamento de Programas y Proyectos Multisectoriales. El procedimiento se inicia con la determinación de la

necesidad de diseñar un nuevo Programa de Capacitación y Asistencia Técnica y finaliza con el archivo del

expediente de diseño.

3. DOCUMENTOS A CONSULTAR

3.1 Ley Nº 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo

- PROMPERÚ.

3.2 Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición

Complementaria Final.

3.3 Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el

Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.

3.4 Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por

Resolución de Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.5 Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 028-2014-

PROMPERÚ/SG y modificatorias.

3.6 Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo - PROMPERÚ.

3.7 Carta de Servicios de PROMPERÚ vigente y modificatorias.

3.8 Procedimiento para la Determinación y Aprobación del Precio de Venta o Descuento de los Servicios No

Exclusivos vigente.

3.9 Norma ISO 9001:2008. Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos.

3.10 Norma ISO 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

5. DEFINICIONES

5.1 Asistencia Técnica: Es brindar información, formación y consultoría para ayudar a una organización a

desarrollar y llevar a cabo determinadas funciones con mayor eficacia.

5.2 Diseño y Desarrollo: Conjunto de procesos que transforman los requisitos en características específicas o

especificaciones técnicas de un producto, proceso o sistema.

5.3 Equipo Especialista: Grupo de trabajo multidisciplinario, cuyos miembros cuentan en conjunto con las

competencias técnicas y metodológicas requeridas para diseñar los Programas de Capacitación y Asistencia

Técnica que brinda PROMPERÚ a las empresas exportadoras o con potencial exportador. Puede estar

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Versión:

03

Página:

3/18

conformado solo por personal de la misma institución, y en caso de ser necesario, contará también con

personal externo.

5.4 Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la

revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

5.5 Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos

para una utilización o aplicación específica prevista.

5.6 Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los

requisitos especificados.

6. CONDICIONES BÁSICAS

6.1 Ante la necesidad de diseñar un programa, el Coordinador de la Subdirección de Desarrollo Exportador,

conforma el equipo especialista y designa al Especialista Responsable, a través de un correo electrónico.

6.2 El diseño y desarrollo de un Programa de Capacitación y Asistencia Técnica podrá ser llevado a cabo por un

tercero, permaneciendo la responsabilidad de esta actividad en el Especialista responsable designado.

6.3 La figura siguiente representa de manera esquemática la relación entre las distintas etapas del control de

diseño y desarrollo.

7. CONDICIONES ESPECÍFICAS

7.1 Los Programas de Capacitación y Asistencia Técnica, podrán ser brindados gratuitamente o comercializados

por PROMPERÚ, debiendo estar comprendidos en la Carta de Servicios de PROMPERÚ vigente. El

requerimiento de pago para acceder al servicio, deberá indicarse explícitamente como requisito para

participar en el programa en el punto 14 de las Especificaciones Técnicas (Anexo Nº 3).

7.2 La codificación a emplear para identificar las Especificaciones Técnicas es la siguiente:

Revisión

Determinación

de Requisitos

Recopilación y

análisis de

información

Proceso de

diseño de

programas Salida de diseño

Programa de

Capacitación y

Asistencia Técnica

Validación

Verificación

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Versión:

03

Página:

4/18

XXXX - XX

Número Correlativo (b)

Nombre del Programa (a)

Descripción de Campos:

a. Nombre del programa Palabra clave/ abreviatura del nombre del Programa.

b. Número Correlativo Campo numérico de dos dígitos representado por un número secuencial que identifica la versión del documento ante un cambio del diseño.

7.3 El equipo especialista designado realizará el diseño y desarrollo del programa de capacitación y asistencia

técnica de acuerdo a las necesidades de los clientes y potenciales clientes. Para esto se ha establecido el

formato Planificación y Control del Diseño Programas de Capacitación y Asistencia Técnica (Anexo Nº 2), en

el que se han identificado las etapas de diseño y desarrollo, se registran las entradas, los resultados de cada

etapa y las salidas del diseño. Asimismo, se registran las actividades de revisión, verificación, validación, sus

respectivos responsables y las modificaciones realizadas al diseño y desarrollo. El diseño de los programas de

capacitación y asistencia técnica, deberán ser revisados cada vez que se realice alguna modificación o

actualización a una de las secciones consideradas como parte del diseño.

7.4 El equipo especialista deberá tener en conjunto las habilidades adecuadas y la experiencia necesaria para

poder realizar el diseño y desarrollo de un programa de capacitación y asistencia técnica. El perfil que deberá

poseer en conjunto el equipo especialista es el siguiente:

a) Formación

Título profesional universitario o grado académico de bachiller en Ingeniería Industrial, Ingeniería en Gestión Empresarial, Ingeniería Agroindustrial, Ingeniería de Industrias Alimentaria, Administración o carreras vinculadas a la actividad o especialidad a diseñarse en el programa.

Estudios de especialización en Sistemas de Gestión de la Calidad o Sistemas Integrados de Gestión.

Cursos de formación en diseño de programas de capacitación.

Cursos de formación en metodologías de capacitación o enseñanza para adultos.

b) Experiencia

Experiencia mínima de cinco (5) años en actividades de capacitación y/o asistencia técnica a empresas, en la especialidad del programa a diseñarse o desarrollarse.

Experiencia específica como facilitador líder o miembro del equipo facilitador en al menos un taller de capacitación participativa para adultos.

7.5 El equipo especialista a cargo del diseño y desarrollo de un programa de capacitación y asistencia técnica

podrá recopilar información de diversas fuentes tales como:

a) Clientes;

b) Organizaciones gubernamentales;

c) Asociaciones profesionales;

d) Otros órganos o unidades orgánicas;

e) Grupos de la comunidad; o,

f) Grupos industriales.

7.6 La recopilación y análisis de la información adicional requerida o de los elementos de entrada relacionados

con los requisitos del diseño debe contemplar:

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Versión:

03

Página:

5/18

a) Los requisitos funcionales y de desempeño;

b) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables;

c) La información proveniente de diseños previos similares, cuando sea aplicable; y,

d) Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo.

7.7 Son ejemplos de elementos de entrada a la fase de diseño:

a) Objetivos específicos del Programa / Taller;

b) Características del participante;

c) Requerimientos de los órganos regulatorios;

d) Necesidades del cliente y/o mercado;

e) Requerimientos de organismos de acreditación o certificación;

f) Requerimientos específicos de los organismos que proveen fondos para la capacitación y asistencia técnica;

g) Expectativas de la comunidad, por ejemplo: grupos de ciudadanos;

h) Políticas de órganos u organizacionales;

i) Requerimientos tecnológicos, por ejemplo: capacitación de informática interactiva; estándares industriales;

j) Expectativas de las organizaciones profesionales e industriales;

k) Estándares éticos; y,

l) Estado de los conocimientos, tecnologías y similares.

7.8 Las especificaciones técnicas, resultado de la fase de diseño, deberán indicar objetivos específicos del

programa, métodos de enseñanza y aprendizaje, contenidos, sumilla, bibliografía recomendada, sistema de

evaluación y emisión de constancias, material de enseñanza, perfil del expositor, criterios de aceptación del

programa, requisitos del participante, proceso de participación, inversión, inscripción e informes.

7.9 Son ejemplos de salida del diseño, los siguientes :

a) Metodología para un tema específico;

b) Especificación de un soporte para la enseñanza, tal como un video.

7.10 Es importante asegurar que las Especificaciones Técnicas proporcionen la información con el grado de detalle

suficiente para definir claramente el servicio a prestar; por lo que, la documentación de estos datos de salida

deberá ser revisada y aprobada antes de su utilización.

7.11 La evidencia de la verificación del diseño puede ser una operación progresiva que se lleve a cabo durante un

cierto número de etapas, según la dimensión del programa de capacitación y asistencia técnica. En todos los

casos la verificación de las Especificaciones Técnicas del diseño de un programa de capacitación y asistencia

técnica incluirá la verificación de todos los documentos elaborados que definen el servicio a prestar con la

finalidad de asegurar que se cumplen con los requisitos del diseño (elementos de entrada). El registro de la

verificación del diseño corresponde a la sección VII del formato de Planificación y Control del Diseño, a cargo

del Coordinador del Departamento respectivo.

7.12 La validación deberá incluir la implementación del programa. En este caso al finalizar el primer programa, se

hará un seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos del programa, lo cual quedará registrado en

el Informe de Experto (Anexo Nº 4), emitido por el expositor. Con estos resultados, se podrá concluir la

validación del diseño del programa, registrando las conclusiones y acciones a tomar (de ser necesario) en la

sección IX o X del formato de Planificación y Control del Diseño. Debido a que pueden presentarse

observaciones, durante esta primera implementación, no siempre se podrá dar por validado un diseño con la

primera puesta en vigencia.

7.13 Si en el transcurso del diseño y desarrollo se considera apropiado realizar cambios o se identifican cambios

posteriores a los resultados de las etapas de Documentación del Diseño del Servicio e Implementación del

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Versión:

03

Página:

6/18

Programa o a las salidas del diseño, estos cambios serán documentados por el especialista como Control de

Cambios del Diseño en la sección X del formato de Planificación y Control del Diseño, para la revisión y

verificación del Coordinador respectivo, reiniciando el circuito de aprobación–implementación; se requerirá

la autorización del Subdirector de Desarrollo Exportador para aceptar y/o proceder a ejecutar cualquier

cambio solicitado.

8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Nº Actividad Responsable

1 Determina la necesidad de diseñar un Programa, conforma el equipo especialista y designa al Especialista Responsable, a través de un correo electrónico.

Coordinador del Dpto. de Asesoría Empresarial y Capacitación / Gestión de la Calidad / Programas y Proyectos Multisectoriales

2 Abre un expediente para el diseño. Especialista Responsable

3 Planifica las etapas del diseño del Programa en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección II)

Especialista Responsable

4 Determina los requisitos de diseño y los registra en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección IV. Determinación de Requisitos para el Diseño).

Equipo Especialista

5

Recopila y analiza la información adicional requerida, registra los requisitos de diseño adicionales en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección V. Recopilación y Análisis de Información Adicional para el Diseño).


6 Revisa los requisitos para el diseño y la información adicional requerida y visa las secciones que corresponden en señal de conformidad.


7

Elabora o modifica las Especificaciones Técnicas utilizando el formato establecido, luego las registra en forma resumida en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección VI. Documentación del Diseño del Servicio) y las deriva al Coordinador para su revisión.


8

Revisa y verifica el diseño del Programa y procede de acuerdo al resultado. 8.1. Si el diseño del programa está conforme, visa las

Especificaciones Técnicas y el formato de Planificación y Control

del Diseño (Sección VII y VIII. Revisión del Diseño) en señal de

conformidad. Continúa con el paso 9.

8.2. Si el diseño del programa no está conforme, indica al

Especialista Responsable las observaciones identificadas para

su subsanación. Regresa al paso 7.


9 Coordina la implementación del Programa y/o taller por primera vez (prueba piloto).


10 Solicita al expositor el Informe de Experto, terminada la prueba piloto del programa y/o taller, y revisa la evaluación del docente con respecto al cumplimiento de los objetivos del programa.


11 Completa y concluye la validación del diseño en el formato Planificación y Control del Diseño (Sección IX. Validación del Diseño), en función a los resultados indicados en el Informe de Experto.


Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Versión:

03

Página:

7/18

9. REGISTROS

Descripción Código Nº de

ejemplares Lugar de archivo

Tiempo de

archivo (Años)

Expediente de Diseño

No Aplica 1

Archivador con el expediente de

diseño en la oficina del coordinador

Permanente

Planificación y Control del Diseño – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica

CAP – 007 1



Permanente

Especificaciones Técnicas – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica CAP – 008 1



Permanente

Informe de Experto – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica CAP-033 1



Permanente

10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

11.1. Si la validación es conforme, archiva la documentación histórica generada durante el proceso en el expediente de diseño. Fin del procedimiento.

11.2. Si la validación no es conforme, Registra las actividades a tomar en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección X. Control de Cambios), y coordina quienes serán los responsables de cada actividad. Fin del procedimiento.

Nota: En caso de ser necesario, la validación se complementa con: - La retroalimentación del Especialista, en caso haya participado en el

desarrollo del programa y/o taller. - La retroalimentación de los participantes, tomando de base su

percepción frente al cumplimiento de los objetivos del programa.

Nº de versión

Nº de capítulo/ Ítem

Párrafo/ Figura/ Tabla/

Nota Modificaciones

02 --- --- Se actualiza la descripción y siglas de los órganos y unidades orgánicas y funcionales.

02 3 --- Se actualizaron los documentos a consultar por sus equivalentes vigentes a la fecha de la modificación.

02 5 5.3 Se agregó la definición de Equipo Especialista, nuevo responsable de algunas etapas del procedimiento y se precisó el nombre donde fue necesario.

02 6 6.1 Se modificó la redacción del párrafo, indicando que el Coordinador conforma el equipo especialista y designa al Especialista Responsable.

02 7 7.1 y 7.3 Se incorporó al 7.1 la condición indicada en el punto 7.3, borrando el punto 7.3 y renumerando las siguientes condiciones.

02 7 7.4 Ahora 7.3, se precisó cuándo debe ser realizada la revisión del diseño.

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Versión:

03

Página:

8/18

11. ANEXOS

Descripción Anexo

Diagrama de Flujo 1

Planificación y Control del Diseño – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica 2

Especificaciones Técnicas – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica 3

Informe de Experto – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica 4

02 7 7.5 Ahora 7.4, se modificó las competencias requeridas para el diseño de los programas, precisando que están pertenecen al equipo especialista como grupo y se listo el detalle del perfil.

02 7 7.6 Ahora 7.5, se modificó al responsable del diseño y desarrollo del programa, siendo el equipo especialista.

02 7 7.8 Ahora 7.7, se adicionó un elemento de entrada y se modificó el referido a las especificaciones del cliente.

02 7 7.9. Ahora 7.8, se precisó el contenido de las Especificaciones Técnicas.

02 7 7.12 Ahora 7.11, se precisó quién realiza el registro de la verificación y se consolidó con 7.14.

02 7 7.13 Ahora 7.12, se precisó que la validación no siempre se cierra luego de la primera implementación y se consolidó con 7.15.

02 7 7.16 Ahora 7.13, se agregó el Informe de Experto como parte de la validación, indicando su relación con el formato de Planificación y Control del Diseño

02 8 ---

Se actualizó a los responsables, los nombres de los formatos y las secciones a las que hace referencia.

Se agregó o precisó las siguientes actividades: revisión de requisitos del diseño, implementación de la prueba piloto, solicitud del Informe de Experto, qué hacer con las conclusiones de la validación y registro de control de cambios.

Se eliminó la validación por parte del Subdirector, modificando el proceso de validación.

02 9 --- Se agregó como registro el Informe de Experto.

02 11 --- Se agregó el Anexo Nº 4, con el formato “Informe de Experto – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica” (CAP-033)

02 Anexo Nº 1 --- Se actualizó el diagrama de flujo en función a los cambios realizados al proceso.

02 Anexo Nº 2 ---

Cambió de nombre a “Planificación y Control del Diseño”, actualizándose en todos los puntos que lo referencian.

Se agregó o modificó algunas secciones del mismo formato, entre las que están: planificación, equipo especialista, revisión del diseño, verificación del diseño, validación y sus resultados y Control de cambios.

02 Anexo Nº 3 ---

Se modificó el formato CAP-008, agregándose: Objetivos específicos, perfil del expositor y criterios de aceptación del programa y/o taller.

Se precisó la información del contenido, información adicional y fechas a las firmas.

02 Anexo Nº 4 --- Se adicionó el Informe de Experto – Programas de Capacitación y Asistencia Técnica.

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Anexo:

1

Versión:

03

Página:

9/18

ANEXO Nº 1: DIAGRAMA DE FLUJO

Coordinador del Dpto. de Asesoría Empresarial y Capacitación / Gestión de la Calidad / Programas y

Proyectos MultisectorialesEspecialista Responsable

Inicio

2

¿Conforme?

Determina necesidad de diseñar un Programa, conforma equipo especialista y designa al

Especialista Responsable, a través de un correo electrónico

Abre un expediente para el diseño

Indica al Especialista Responsable las observaciones

identificadas para su subsanación

No

8.2

1

Equipo Especialista

3

Planifica las etapas del diseño del Programa en el formato de

Planificación y Control del Diseño (Sección II)

4

Determina los requisitos de diseño y los registra en el formato de Planificación y

Control del Diseño (Sección IV)

5

Recopila y analiza información adicional requerida, registra

requisitos de diseño adicionales en el formato de Planificación y Control del Diseño (Sección V)

6

Revisa requisitos para el diseño e información adicional

requerida y visa las secciones que corresponden en señal de

conformidad

7

Elabora o modifica las Especificaciones Técnicas,

registra resumen en formato Planificación y Control del

Diseño (Sección VI) y deriva al Coordinador para su revisión

8

Revisa y verifica el diseño del Programa y procede de

acuerdo al resultado

Visa Especificaciones Técnicas y formato de Planificación y

Control del Diseño (Sección VII y VIII) en señal de conformidad

8.1

Si

9

Coordina la implementación del Programa y/o taller por primera

vez (prueba piloto)

10

Solicita a expositor el Informe de Experto, terminada la

prueba piloto, y revisa Informe con respecto al cumplimiento

de los objetivos

11

¿Conforme?

Completa y concluye la validación del diseño en

formato Planificación y Control del Diseño (Sección IX) en función a resultados del

Informe de Experto

Registra actividades a tomar en formato Planificación y Control del Diseño (Sección X. Control

de Cambios) e indica responsables

No

11.2

Archiva la documentación histórica generada durante el proceso en el expediente

de diseño

11.1

Si

Fin

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Anexo:

2

Versión:

03

Página:

10/18

ANEXO Nº 2: PLANIFICACIÓN Y CONTROL DEL DISEÑO – PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Anexo:

2

Versión:

03

Página:

11/18

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Anexo:

2

Versión:

03

Página:

12/18

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Anexo:

2

Versión:

03

Página:

13/18

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Anexo:

3

Versión:

03

Página:

14/18

ANEXO Nº 3: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS – PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Anexo:

3

Versión:

03

Página:

15/18

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Anexo:

3

Versión:

03

Página:

16/18

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Anexo:

4

Versión:

03

Página:

17/18

ANEXO Nº 4: INFORME DE EXPERTO – PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN Y ASISTENCIA TÉCNICA

Título:


Código:

SDE-CAP-PR-02

Anexo:

4

Versión:

03

Página:

18/18

Título - media.peru.infomedia.peru.info/catalogo/Attach/3.2 Proc Diseno Programas.pdf · Cursos de...

Documents

Transcript of Título - media.peru.infomedia.peru.info/catalogo/Attach/3.2 Proc Diseno Programas.pdf · Cursos de...