8/19/2019 Tercera Guía de Organización y Métodos

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MANUALES ADMINISTRATIVOS

TERCERA GUÍA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

Conteste:

1 ¿Qué ventaja representa para una organi a!i"n #isponer #e$anua%es a#$inistrativos &ue apo'en su gesti"n(

Antes de todo hay que recordar que los manuales administrativos son uninstrumento básico de la planeación, que son un medio de comunicación, conlos que podemos alcanzar los objetivos propuestos, el cual nos proporciona unsin número de ventajas tanto en el ámbito laboral como institucional. Dentrode esas ventajas podemos mencionar:

Se visualiza en conjunto la or anización. !os empleados tienen conocimiento de sus "unciones. #l trabajo se realiza mejor, permitiendo uni"ormidad en este. $ermite el ahorro de tiempo y es"uerzo. %acilita la inte ración del nuevo personal. #stablece rados de autoridad. $romueve el aprovechamiento de los recursos &'umanos, materiales,

(nancieros y tecnoló icos)Sirve para in"ormar y orientar.%acilita la selección del personal.

$ermite alcanzar los objetivos. Se conoce la historia, or anización, procedimientos y pol*ticas de la

empresa. #ntre otros.

)* ¿+u,%es son %os $anua%es a#$inistrativos $,s representativos(

$rácticamente se pueden clasi(car en dos rupos, los cuales son por sucontenido y su "unción:

-or su !onteni#o -or su .un!i"n espe!i/!a+anual de or anización. +anual de producción.+anual de pol*ticas. +anual de compras.+anual de procedimientos. +anual de ventas.+anual de contenido múltiple +anual de (nanzas.+anual de adiestramiento o

instructivo.

+anual de contabilidad

+anual t cnico. +anual de personal.

#n s*ntesis se podr*a determinar o deducir que el manual administrativorepresentativo, son los que se constituyen por su "unción espec*(ca, yaque son los que están en constante actualización para el personal, para

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que est n capacitados u orientados al lo ro de las di"erentes actividadesimpuestas por la misma or anización.

0* ¿+"$o !ontri u'en %os $anua%es a#$inistrativos a $ejorar %ospro#u!tos ' servi!ios #e una organi a!i"n(

#l uso de manuales administrativos en la producción, contribuye a solucionarproblemas tales como la "alta de comunicación adecuada en la cadena demando en todos los niveles jerárquicos institucionales, ya que suministrará alos "uncionarios el medio de recibir instrucciones e in"ormaciones, deestudiarlas metódicamente e instruirse en los detalles de las directivas

enerales y administrativas de la institución.

Además estos manuales contribuyen al entrenamiento de los empleados en larealización de determinados procedimientos y procesos, permitiendo conocer el"uncionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación,requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. ambi n#stablecen instrumentos a trav s de los cuales se plasma el resultado (nal deun proceso de mejoramiento administrativo y su e(cacia depende en ranmedida de la e(cacia de dicho proceso, as* como de la claridad con la cualest n escritos.

2* ¿Qué interre%a!i"n 3a' entre %os $anua%es genera%es #eorgani a!i"n4 pro!e#i$ientos ' #e gesti"n #e %a !a%i#a#(

!a relación que se encuentran en estos tres manuales es que todos tienen un(n en común y es el de mejorar el "uncionamiento de la or anización y crear unmejor desempe/o dentro de la entidad. #stos manuales están creados con unamisión y distintas "unciones, que lue o se pondrán en prácticas mediantes laejecución de las actividades que una or anización está destinada a realizar, loscuales tambi n sirven para determinar los sistemas de calidad dándole unvalor e0tra como institución, permitiendo crear una identidad propia hac*as susre1ectores. 2abe mencionar que todo manual elaborado para una institucióntiene que mostrar cierta aceptación por parte de sus colaboradores para queestos puedan cumplir con su objetivo, misión, visión, "unciones, controles y susnormativas para lo que estos "ueron creados.

5* ¿+"$o in!i#en %os $anua%es a#$inistrativos en e% pro!eso #e %ato$a #e #e!isiones #e una organi a!i"n(

#stos inciden "acilitando el aprendizaje de las "unciones y actividades de laempresa, proporcionando la orientación precisa que requiere la acción humanaen cada una de las unidades administrativas que con"orman a la empresa,"undamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una "uente de

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in"ormación que trata de orientar y mejorar los es"uerzos de sus inte rantespara lo rar la adecuada realización de las actividades que se le hanencomendado. 4 esto permite tomar decisiones ya que es un procedimientodetallado y espec*(co sobre las di"erentes tareas que cada "uncionario realiza ya medida que las váyase realizando se toman estrate ias ya sean a lar o o

corto plazo para las mejoras continuas, si los procedimientos realizados eranlos esperados.

2abe destacar que son documentos eminentemente dinámicos que debenestar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a lasnecesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser in1e0ibles einhibir la capacidad creativa de los inte rantes de la or anización, sino quedeben re"ormarse constantemente con"orme surjan nuevas ideas que ayuden amejorar la e(ciencia de la empresa.

6* ¿De &ué $anera !oa#'uvan %os $anua%es a#$inistrativos a% %ogro

#e ventajas !o$petitivas #e una organi a!i"n(!os manuales administrativos ayudan al quehacer cotidiano, ya que en ellos seconsi nan, una "orma ordenada, los elementos "undamentales para contar conuna comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativase(cientes, sus ventajas son:

• $recisar "unciones asi nadas a cada unidad administrativa, para de(nirresponsabilidades y evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• !o ra y mantiene un sólido plan de or anización.• Servir como "uente de in"ormación para conocer la entidad.•

2oadyuvar a la correcta realización y uni"ormidad de las laboresencomendadas a todo el personal.

• $romover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,materiales, (nancieros y tecnoló icos disponibles.

• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de lasmodi(caciones necesarias en la or anización.

• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con losdemás de la 5r anización.

• Sirve como una u*a en el adiestramiento de personal nuevo.

$or otra parte contribuyen a ventajas competitivas en la estión y costos de la

empresa por ejemplo: eliminan la duplicidad de "unciones, comunicación deprocesos, sistematización de la in"ormación, etc tera6 de esta manera semejora la e(ciencia, e(cacia, orden y consecuentemente la productividad y sereducen costos.

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7i %iogra.8a'errera, '. &38 de %ebrero de 3889). gestiopolis . ecuperado el 8; de +arzo de

38-<, de estiopolis:http:==>>>. estiopolis.com=canales?= er=importancia@de@los@manuales@administrativos.htm

aldez, B. &-< de #nero de 388?). slideshare . ecuperado el 8; de +arzo de38-<, de slideshare: http:==es.slideshare.net=Sandra'aro=los@manuales@administrativos@para@el@buen@"uncionamiento@de@las@bibliotecas@me0icanas

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