Organización y métodos
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1
ORGANIZACIÓN Y
MÉTODOS
“Gerenciamiento de los Sistemas y
Procesos Empresariales”
Lic. Alberto N. Vargas C.
Gestión Pública y Empresarial
LA PAZ - BOLIVIA
2 Universidad Técnica de Oruro
Introducción
Todas las empresas de hoy están compuestas
de varias actividades, las cuales son manejadas
por personas y por lo tanto no son perfectas,
pero si perfectibles en función a la organización
que debe estar a su vez encaminada a un fin.
Por lo que el presente curso está orientado a actualizar
y desarrollar metodologías, técnicas y herramientas para
el análisis y perfeccionamiento de estructuras como
soporte de las actividades operacionales de empresas e
instituciones públicas y privadas para incrementar la
calidad y productividad de éstas.
3 Universidad Técnica de Oruro
La necesidad de una organización eficiente
Actividad humana
Necesidad de agruparse
Nace una estructura Genera organizaciones
Para lograr objetivos
Fuente: N. Montes & H. Lafuente
4 Universidad Técnica de Oruro
Problemas más frecuentes en empresas
nacionales
Falta de organización en función a los objetivos
Ausencia de liderazgo en la dirección de la empresa
Ausencia de coordinación entre áreas y unidades
Falta de control de los procesos y resultados
Toma de decisiones tardías en función a los planes
Visión inequívoca del negocio principal
Planes incompletos o incoherentes
Ausencia de un enfoque adecuado según el negocio
La no existencia de un plan contingente.
5 Universidad Técnica de Oruro
El típico corto circuito de los gerentes
CORTO CIRCUITO
FENÓMENOS
CONCRETOS
(PROBLEMAS) PLAN DE ACCIÓN
Implantación por
gerentes de línea
6 Universidad Técnica de Oruro
PROCESO DE RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS
FENÓMENOS Proyecto Plan de Acción Implantación por
gerentes de línea
Agrupación
Abstracción
Determinación
de enfoque
Formulación provisional de
soluciones
Validación o rechazo
(análisis)
Surgimiento de soluciones
Concreción de la forma
Fuente: Kenichi Ohmae
7 Universidad Técnica de Oruro
EN BUSCA DEL ENFOQUE
El Funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.
8 Universidad Técnica de Oruro
Qué es Organización Sistemas y
Métodos?
Organización Sistemas y Métodos estudia
los problemas de estructura y sistemas de
funcionamiento de la administración,
cumpliendo como función el aconsejar a
los funcionarios interesados en mejorar la
organización y métodos empleados por
los servicios que dirigen.
Fuente: OyM (monografías.com)
9 Universidad Técnica de Oruro
Objetivos y ventajas de OSyM
OSyM es CALIDAD TOTAL
OSyM es VISIÓN SISTÉMICA
OSyM es TRABAJO TÉCNICO
OSyM es TRABAJO PERSONAL
OSyM es TRABAJO EN EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO
OSyM es DESEMPEÑO DE CARGOS Y FUNCIONES
OSyM es NUEVO CURRICULUM PARA CURSOS DE ADMINISTRACIÓN
OSyM es ASOCIACIÓN DE ESTUDIOS Y PESQUISAS DE LA ORGANIZACIÓN.
BÚSQUEDA DE
UNA PROFESIÓN
REGLAMENTADA
10 Universidad Técnica de Oruro
Premisas del trabajo OSyM
Efectuar una descripción genérica de las áreas
funcionales
Verificar la existencia de Manuales elaborados
anteriormente
Verificar la existencia de EE.FF. debidamente
auditados hasta de 2 gestiones pasadas
Aplicar RR.PP. Intensivas con gerentes de área
Obtener esquemas de procesos por áreas
Aplicar técnicas de gerenciamiento del cambio.
11 Universidad Técnica de Oruro
Estructura de trabajo OSyM
Recomendaciones Nueva estructura
Fundamentos conceptuales
Análisis organizacional
Análisis de la Dirección Análisis funcional
Análisis de los usuarios Conclusiones análisis
12 Universidad Técnica de Oruro
Fundamentos conceptuales
Administración estratégica
Teoría de Sistemas
Diagnóstico F.O.D.A.
Elementos básicos de Organización
Estructuras organizativas tradicionales
Fundamentos técnicos S.O.A. (públicas)
Canales de comunicación (formularios).
13 Universidad Técnica de Oruro
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Técnicas de relevamiento de información
Identificación y clasificación de archivos
Verificación de objetivos de cada unidad
Determinación de funciones y procesos.
14 Universidad Técnica de Oruro
ANÁLISIS DE LA DIRECCIÓN
Verificación y análisis de las disposiciones
legales vigentes
Aplicación de entrevistas a gerentes
Revisión y descripción de la composición
administrativa
Análisis retrospectivo y prospectivo
(Resultados de P.O.A., del diagnóstico F.O.D.A. y de la
matriz de estrategias obtenidas de éste).
15 Universidad Técnica de Oruro
Esquema entrevista cerrada RELEVAMIENTO DE DATOS UMSA - COSSMIL
ACTUALIZACION DEL SISTEM A DE ORGANIZACIÓN ADM INISTRATIVA GERENCIA DE VIVIENDA
A.- CUAL DE LOS SIGUIENTES DIAGRAMAS REPRESENTATIVOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SE ASEMEJAN
MAS A LA MANERA EN QUE SU UNIDAD ACTUALMENTE TRABAJA?
JERARQUIA
TRADICIONAL JERARQUIA COMPARTIDA MATRICIAL DESCENTRALIZADA INTEGRADA
B.- ES FLEXIBLE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE SU UNIDAD, SI ES ASI, PUEDE SER ADAPTADA PARA
AFRONTAR LOS DIVERSOS REQUERIMIENTOS DE LOS CAMBIOS CIRCUNSTANCIALES?
Muy inflexible Muy flexible
A B C D
C.- CUAL ES LA MAS IMPORTANTE FUNCION EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACINAL DE SU UNIDAD?
a.- Simplicacion de las comunicaciones
b.- Promover la fluidez de la información para la toma de decisiones
c.- Controlar el trabajo
d.- Posibilitar una sencilla dirección estratégica
D.- POR FAVOR SEÑALE CUALES CON LOS INDICES DE EFICACIA Y EFICIENCIA PORCENTUALES, A SU CRITERIO,
DEL CUMPLIMIENTO DEL P.O.A./99 DE SU UNIDAD.
EFICACIA EFICIENCIA
E.- SEÑALE LAS CAUSALES ORGANIZACIONALES FAVORABLES Y DESFAVORABLES EN EL CUMPLIMIENTO DE SU
PROGRAMA DE OPERACIONES DE LA GESTION 1999
F.- CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA INNOVACION COMO UN FACTOR PARA UN BUEN FUNCIONAMIENTO DE SU
UNIDAD?
Sin importancia Muy importante
A B C D
G.- QUE PORCENTAJE DE LAS PERSONAS EN SU UNIDAD PODRIAN SER CALIFICADAS COMO REALMENTE
CAPACITADAS, DENTRO DE LAS QUE TRABAJAN CON INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES?
0% 50% 100%
A B C D
RELEVAMIENTO DE DATOS UMSA - COSSMIL
ACTUALIZACION DEL SISTEM A DE ORGANIZACIÓN ADM INISTRATIVA GERENCIA DE VIVIENDA
H.- ASIGNE A SU UNIDAD UNA PUNTUACION DE (1 - 5) DENTRO DEL CUADRO DE ATRIBUTOS DESCRITO EN
LA SIGUIENTE MATRIZ:
Hacia dentro Hacia fuera
de la unidad de la unidad
16 Universidad Técnica de Oruro
Diagnóstico F.O.D.A. ANÁLISIS F.O.D.A.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
ENTORNO EXTERNO - Obtención de financiamiento para realización de
proyectos habitacionales
- Establecimiento de normas de control interno en
lo concerniente a manejo financiero
- Optimización de la aplicación de recursos
provenientes del presupuesto aprobado para la
gestión
- Optimización de procesos para cada área en
relación al todo (sistemas)
- Mayor participación de la Corporación en labores
de extensión social
- Realización de convenios interinstitucionales de
apoyo
- Cursos de capacitación a personal civil
- Especialización de personal civil y militar
- Mayor expansión del servicio de seguridad social
militar a otros ámbitos del país, en especial al
ofrecimiento de préstamos para personal activo
destinado en cuarteles lejanos o fronterizos.
- Llegar con el servicio a zonas más alejadas del
país, cuarteles fronterizos y zonas menos
habitadas.
- Institucionalización de la Corporación y guerra a
la corrupción
- Revisión y evaluación de normas y leyes que
rigen la institución
- Despolitización de nombramientos en la cúpula
- Revisión y corrección de normas internas
- Cumplimiento a las normas y seguimiento a
auditorias especiales realizadas por la
Contraloría.
- La continuidad de falta de recursos para
la ejecución de proyectos habitacionales
- Ausencia de planificación y ejecución del
presupuesto
- Falta de consolidación de normas en la
administración de bienes y servicios
- La permanente idea de que en la
Corporación no existe mas que
corrupción
- Asegurados cada vez más inconformes
con la administración de los recursos y
servicios que presta la Corporación.
- La falta de evaluación y consideración a
los trabajos realizados como
consecuencia de los convenios
interinstitucionales.
- La ausencia de expansión geográfica de
los servicios al asegurado
- Descentralización y terciarización de
estos servicios
- La ausencia de expansión, la
centralización de servicio sólo en lugares
de relativa mayoría poblacional y
concentración de algunos servicios en
ciudades y pueblos grandes.
- Modificaciones constantes en lo
concerniente a leyes y disposiciones
legales, según cambios en la máxima
autoridad ejecutiva.
- La demora en la Institucionalización de
la entidad .
- La falta de aplicación de las Normas
Básicas y el estudio conciente de
procesos en la administración de bienes
y servicios.
- La aplicación permanente de auditorias
especiales, producto de mala
administración y aplicación de normas y
procesos establecidos a nivel
gubernamental
17 Universidad Técnica de Oruro
Matriz estrategias F.O.D.A.
MATRIZ DE ESTRATEGIAS F.O.D.A.
MATRIZ DE ESTRATEGIAS F.O.D.A.
ESTRATEGIAS FODA OPORTUNIDADES AMENAZAS
FORTALEZAS Los recursos acumulados por gerencia de vivienda permitirán garantizar la obtención de financiamiento para construcción de viviendas bajo diferentes modalidades como la Titularización.
Potenciar la Jefatura Administrativa y Financiera permitirá optimizar y ajustar los procesos.
La utilización de sistemas modernos agilizará revisión, evaluación y corrección de Estados Financieros.
Capacitar al personal logrará la especialización del personal y disminuirá la alta rotación.
Los recursos financieros y los diferentes programas crediticios pueden permitir la mayor expansión del servicio a zonas más alejadas.
El personal capacitado, los sistemas modernos y la optimización de procesos permitirá la ejecución de proyectos habitacionales ausentes.
La falta de aplicación de Normas Básicas, puede reducirse juntando personal capacitado y sistemas modernos.
Los recursos generados pueden apoyar la descentralización del área.
La actualización de los diferentes programas crediticios disminuyen la inconformidad del personal que utiliza el servicio.
Los recursos materiales y humanos ayudarán a disminuir la pésima imagen que tiene la Corporación hacia su entorno.
DEBILIDADES Si bien la estructura no es clara, la Institucionalización puede ser la pauta para esquematiza una organización moderna.
El cumplimiento a las Normas, reducirá la ineficiencia y conducirá a la Corporación a la formación de una organización sólida.
La ausencia de control de gestión puede retrasar e cumplimiento a normas y retrasar la expansión de la Corporación, a no ser por la optimización de procesos.
El perjuicio e inconformidad de los usuarios puede ser eliminado con la optimización de procesos.
La falta de una estructura clara no permitirá la ejecución de proyectos habitacionales.
La inconformidad se acrecentaría en caso de no aplicar las Normas Básicas y disminuir procesos burocráticos.
Al no existir el control de gestión incrementaría la aplicación de auditorias especiales.
Los ausencias de sistemas modernos retrasarían la expansión y favorecerían la descentralización y terciarización de servicios.
El personal no capacitado dejaría más inconformes a los usuarios.
MATRIZ DE ESTRATEGIAS F.O.D.A.
18 Universidad Técnica de Oruro
Análisis Funcional
Determinación de la funcionalidad en
términos de SISTEMAS
Análisis de los procesos (matrices)
Análisis de las instancias de coordinación
Verificación del tipo de información T.I.
Análisis de formularios (inventario)
19 Universidad Técnica de Oruro
Ejemplo Sistemas Almacén
20 Universidad Técnica de Oruro
Esquema análisis de procesos
RESPONSABÑE
OBJETO
RESPONSABLE METODO DURACION MOMENTO
QUÉ
QUIÉN
CÓMO
TIEMPO
PARA QUÉ
- Revisión y comprobación de legalidad de documentos
- Elabora contratos y convenios para los programas de préstamos.
- Elabora informes sobre la documentación de los prestatarios de los diferentes programas
- Forma parte del comité de Aprobación de Préstamos.
Asesor jurídico
1. Verificación, análisis y evaluación de los documentos jurídicos legales, de acuerdo a requisitos específicos contemplados en los reglamentos.
2. Emite informe correspondiente.
3. Deriva documentación de solicitud de acuerdo a Programa Crediticio:
Departamento
Técnico División
Administrativo y de Calificación
- El proceso debería ser inmediato.
- Actualmente lo realiza la encargada de control y seguimiento.
- Por lo mismo el proceso representa un cuello de botella y extiende el tiempo de aprobación.
1. Para precisamente cumplir con las normas del Reglamento de Préstamos y así consolidar las garantías reales del préstamo.
2. El informe se elabora para conocimiento del Jefe administrativo y financiero, paso fundamental puesto que se considera como garantía la documentación del bien.
3. Para que continúe el proceso es necesario que el encargado de calificación y no tanto así el de inspección, sepan que los documentos son legales.
ADJUDICACION DE PROGRAMAS DE VIVIENDA
EVALUACION JURIDICA LEGAL
ANALISIS
OBSERVACIONES
Los documentos técnicos no son considerados por el asesor jurídico, ello puede ocasionar la devolución de todo el file a la falta de algún plano u otro requisito del bien inmueble, ello puede demorar el proceso.
21 Universidad Técnica de Oruro
Esquema Rediseño de procesos GERENCIA DE VIVIENDA
IDENTIFICACION DE LOS USUARIOS DE LA ENTIDAD (y las necesidades del servicio)
Asegurado (s): EJÉRCITO, AEREA Y NAVAL Corporación: Supervisar los bienes y atender solicitudes otras gerencias Aportantes al Régimen de Vivienda: personal militar en servicio activo y pasivo
IDENTIFICACION DE SERVICIOS
PERSONAL MILITAR DE LAS TRES FUERZAS: Ejército, Aérea y naval Otras gerencias Personal en servicio activo y pasivo de las tres fuerzas
Brindar alternativas de financiamiento para dotar de vivienda a los asegurados Prestar asesoría en infraestructura a los bienes inmuebles de la Capitalización y devolución de los aportes a personal aportante al Régimen de
de las tres fuerzas Corporación y dar solución a los problemas técnico legales de los Vivienda.
mismos.
DISEÑO DE PROCESOS
1. Préstamos Programa PSV 4. Asesoría técnica de infraestructura 7. Capitalización individual
2. Préstamos Programa PTV 5. Supervisión técnica de bienes inmuebles 8. Devolución de aportes
3. Préstamos Programa PROAV 6. Solución a los problemas técnico - legales de los b ienes inmuebles 10. Control de Flujo de información
9. Administración de cartera de la Corporación 11,.Archivo documentario
Se muestra a continuación las operaciones que componen cada uno de los procesos mencionados:
DISEÑO DE PROCESO 1. Préstamos programa PSV DISEÑO DE PROCESO 2. Préstamos programa PTV
1. Auxiliar de créditos Información 1. Auxiliar de créditos Información
2. Auxiliar de créditos Presentación de documentos 2. Auxiliar de créditos Presentación de documentos
3. Asesor jurídico Informe legal 3. Asesor jurídico Informe legal
4. Calificación, div. Arquitectura y Jefe Div. administrativa Informe técnico y verificación de ingresos 4. Calificación, Div. Arquitectura y Jefe Div. administrativa Informe técnico y verificación de ingresos
5. Comité de Préstamos Aprobación de Préstamo 5. Comité de Préstamos Aprobación de Préstamo
6. Asesor jurídico Elaboración de contrato de préstamo 6. Asesor jurídico Elaboración de contrato de préstamo
7. Usuario Protocolización ante notario 7. Usuario Protocolización ante notario
8. Usuario Registro de testimonio en DD.RR 8. Usuario Registro de testimonio en DD.RR
9. Tesorería 1er. Desembolso (50%) 9. Tesorería 1er. Desembolso (70%)
10. Div. Arquitectura Verificación de avance de uso de préstamo, 2do. Desembolso (50%) 10. Div. Arquitectura Verif. de avance de uso de préstamo, 2do. Desembolso (30%)
11. Unidad archivo Archivo de file hasta cancelación del préstamo 11. Unidad archivo Archivo de file hasta cancelación del préstamo
12. Jefe Dpto. Administrativo y Financiero Levantamiento de hipoteca y devolución de documentos 12. Jefe Dpto. Administrativo y Financiero Levantamiento de hipoteca y devolución de doc.
22 Universidad Técnica de Oruro
Esquema Matriz de Procesos
MATRIZ DE PROCESOS
Programas de préstamos
UNIDADES PROCESO 1 PROCESO 2 PROCESO 3 PROCESO 4 PROCESO 5 PROCESO 6 PROCESO 7 PROCESO 8 PROCESO 9 PROCESO 10 PROCESO 11
Gerencia 5 5 5 7 4 y 5 2 y 7 6 4 4 2
Secretaria General 1 1,4,6 y 7
Auxiliar de créditos 1 y 2 1 y 2 1 y 2 1
Asesor jurídico 3 y 6 3 y 6 3 y 6 2 y 6
Calificación 4 4 4
Cartera 2
Comité de préstamos 5 5 5
Jefe Dpto. adm. Financiero 12 12 12 1 2 3 3
Jefe Div. Administrativo 4 4 4 1 y 3
Jefe Div. Capitalización 1, 3 y 4 2
Aux. de Capitalización 2 y 4 1
Jefe Dpto. Técnico 2 y 6 1, 3 y 4 1 y 2
División arquitectura 4 y 10 4 y10 2
Div. Ingeniería 3, 4 y 5 2 3 y 4
Div. Infraestructura 3, 4 y 5 3 y 4
Ujier 3 y 5
Archivo 2
PROCESO 1 Préstamos programa PSV
PROCESO 2 Préstamos programa PTV
PROCESO 3 Préstamos programa PROAV
PROCESO 4 Asesoría técnica de infraestructura
PROCESO 5 Supervisión técnica de bienes inmuebles
PROCESO 6 Solución a los problemas técnico legales de bs. Inmuebles de COSSMIL
PROCESO 7 Capitalización individual
PROCESO 8 Devolución de aportes
PROCESO 9 Administración de cartera
PROCESO 10 Control del flujo de información
23 Universidad Técnica de Oruro
Análisis de los Usuarios
Diseño de la encuesta
Planificación del trabajo de campo
Determinación de la muestra
Trabajo de campo (obtención de info.)
Procesamiento de resultados
Cruce de variables
Análisis de los resultados.
24 Universidad Técnica de Oruro
Ejemplo esquema encuesta UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR
ENCUESTA DE ATENCION AL USUARIO PRUEBA PILOTO - NOV/2000
La presente tiene por objeto el identificar los factores de la calidad de atención a las solicitudes cuadro de
y reclamos de los usuarios de Gerencia de Vivienda, en sus diferentes unidades. variables
DATOS GENERALES
a. Sexo: a.1. Masculino a.2. Femenino
b. Por favor indique su rango: ....................................................................................................................
c. Indique a su vez la Fuerza a la que pertenece: ....................................................................
d. Indique la región, provincia, ciudad de donde proviene ..............................................................
PARTE I: PROGRAMAS DE CREDITO
d. Señale el programa de crédito que solicitó de Gerencia de Vivienda:
d.1. PSV d.2. PTV d.3. PROAV
e. A su parecer el tiempo que transcurre desde que solicitó el crédito hasta el momento del desembolso:
e.1. Demora demasiado e.2. Demora e.3. No demora e.4. Es rapido
f. En su caso cuanto tiempo demoró su crédito?
f.1. Un mes f.2. Quince días f.3. Una semana f.4. Menos de una semana
g. Según usted los requisitos para optar al crédito son:
g.1. Muy Rígidos g.2. No muy rígidos g.3. Flexibles g.4. Muy flexibles
h. La atención del personal de esta unidad es:
h.1. Excelente h.2. Muy buena h.3. Buena
h.4. Regular h.5. Mala h.6. Pésima
PARTE II: DEVOLUCION DE APORTES
i. Según usted la atención al usuario de parte de la unidad de capitalización individual es:
i.1. Excelente i.2. Muy buena i.3. Buena
i.4. Regular i.5. Mala i.6. Pésima
j. A qué factores usted atribuye la calidad de atención mencionada arriba?: (si respondió positivamente marque j.4 - j.5)
j.1. Problemas de organización j.2. Problemas de sistemas j.3. Problemas de burocracia
j.4. Buena organización j.5. Excelente atención a usuarios
k. Cómo le gustaría a usted que se atienda sus solicitudes y/o reclamos?
k.1. Línea telefónica directa k.2. Un funcionario especifico kj.3. Un buzón para el efecto
k.4. Establecer una oficina en su región k.5. Otros. ...............................................................................................
Muchas gracias por su cooperación.
25 Universidad Técnica de Oruro
Procesamiento resultados
encuesta
26 Universidad Técnica de Oruro
Conclusión de los análisis
Resultados del Análisis Organizacional
Resultados del Análisis de la Dirección
Resultados del Análisis Funcional
Resultados del Análisis de los Usuarios
Obtención de conclusiones globales de
cada uno de los análisis.
PROCESAR:
27 Universidad Técnica de Oruro
Recomendaciones
Comparación de fundamentos conceptuales y conclusiones de los resultados de cada paso en los análisis.
Las recomendaciones deben ser concretas y respaldados con la información y los resultados obtenidos.
Deben tender a una propuesta positiva y constructiva
Debe generar el cambio necesario e implementación de buenas prácticas.
28 Universidad Técnica de Oruro
Formalización de resultados
Toda la información relevada, procesada,
analizada y documentada se formalizan
en los llamados Manuales de
Organización, llamados:
Manual de Organización y Funciones
Manual de Procesos y Operaciones.
29 Universidad Técnica de Oruro
Manual de Organización y
Funciones
Estructura:
• Introducción
• Marco Legal
• Misión
• Objetivos
• Funciones
• Organigrama
• Unidades desconcentradas.
30 Universidad Técnica de Oruro
Esquema Manual Funciones BBX CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR Codigo 20.3.
GERENCIA DE VIVIENDA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 1
NOMBRE DE LA UNIDAD: DIVISION DE CARTERA
1. NIVEL JERARQUICO: Según NB SOA-20 es 3. UNIDADES DEPENDIENTES:
OPERATIVO
donde se ejecutan las operaciones de la entidad Ninguno
2. NOMBRE DE LA UNIDAD:
INMEDIATA SUPERIOR Dpto. Administrativo y Financiero
(tipo de dependencia = lineal)
4. OBJETIVO DE LA UNIDAD "Administrar eficientemente la cartera de usuarios que fueron beneficiados con la
otorgación de préstamos en los diferentes programas crediticios".
5. DESCRIPCION DE LA FUNCION PRINCIPAL Liquidación y control de prestatarios en la correcta administración
de la cartera de créditos de gerencia de Vivienda.
6. DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES GENERALES
1. Efectuar el alta en módulo de cartera de los nuevos prestatarios
2. Controlar los montos acerca de capital, interés, primas, costos de operación y
multas de cada prestatario.
3. Informar mensualmente, novedades en cuanto a amortizaciones extraordinarias
4. Elaborar boletas de pagos adicionales de adjudicatarios y prestatarios
5. Elabora estados de cuenta y certificaciones a solicitud escrita del usuario
6. Elaborar estados de cartera en forma semestral y anual
7. Prepara nóminas de postulantes para su utilización en instancias de calificación
8. Vaciado de descuentos ejecutados por agentes de retención al módulo de cartera
9. Registro y archivo de copias de comprobantes de egreso de los préstamos.
10. Archivo del file operativo para cartera.
11. Brinda el cronograma de pagos (descuentos) a los prestatarios
12. Presenta sumas y saldos de kardex del módulo para estado de saldos
7. TIPO DE LA UNIDAD ORGANIZACIONAL
Conforme al tipo de funciones que cumple y en relación al
NB-SOA-22, es administrativa : cuyas funciones contribuyen
indirectamente al cumplimiento de objetivos de la entidad y prestan
servicios a las unidades sustantivas para su funcionamiento.
8. RELACIONES DE COORDINACION DE LA UNIDAD 9. RELACIONAMIENTO INTERINSTITUCIONAL (*)
Ninguno Ninguna
ACTUALIZACION
FECHA: 10/09/2001 MODIFICACIONES
FECHA DE APROBACION A los términos provenientes de las Normas Basicas para la
elaboración del SOA de COSSMIL
FECHA DE ACTUALIZACION
06/09/01
NOMBRE DE LA UNIDAD Y RESPONSABLE DE LA ELABORACION DEL MANUAL
Resp. Univ. Egr. Alberto N. Vargas Callejas
31 Universidad Técnica de Oruro
Esquema Organigrama ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
GERENCIA COMERCIAL
Sep-05 ORURO - BOLIVIA
AVC/BFR
Junta de Accionistas
Directorio
Gerente General
Gerente Comercial
Encargado de
Tráfico
Encargada
Despacho P.T.
Encargado Galpón
Minerales
Encargado de
Liquidaciones
Asistente de
Galpón
Muestrero (6) Volantes Galpón (4)
32 Universidad Técnica de Oruro
Manual de Procesos
Estructura:
1. Introducción
2. Enumeración de procesos
3. Descripción de procesos
4. Descripción de los procedimientos
5. Diagramas de Flujo
6. Glosario de términos
7. Simbología Diagramas de flujo
33 Universidad Técnica de Oruro
Esquema Manual de Procesos CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR
LOGOTIPO MANUAL DE PROCESOS
GERENCIA DE VIVIENDACODIGO NOMBRE DEL PROCESO:
DA Devolución de aportes
OBJETIVO DEL PROCESO
Asegurar la devolución de aportes al Régimen de Vivienda
NUMERO Y NOMBRE DE LAS OPERACIONES QUE COMPONEN EL PROCESO
DA1. Recepción de requisitos
DA2. Verificación de requerimiento en la base de datos SIGA
DA3. Imprime liquidación de aporte laboral del solicitante SIGA
DA4. Elabora resolución de pago para la autorización del Gerente de Vivienda
DA5. Elabora comprobante de caja SIGA
DA6. Remite documentos para firmas
DA7. Remite documentación a Tesorería para el pago respectivo
INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO
1.- Presentación de solicitud mas requisitos a la unidad
UNIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
1.- División de Capitalilización y Cartera, auxiliar de devolución
2.- División Tesorería (G. De Finanzas)
UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO
Auxiliar de Capitalización individual
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS
IMPRESOS
a. Estado de cuenta individual con aporte laboral
b. Apertura de gestión y aperturas individuales
c. Liquidación individual de aporte laboral
d. Resolución de pago
e. Comprobante de caja
SALIDAS QUE GENERA EL PROCESO
a. Resolución que autoriza el pago
b. Comprobante de caja para cancelación al usuario
ACTUALIZACION
LUGAR Y FECHA DE APROBACION VCA
FECHA DE APROBACION
PAGINA 1 NUMERO DE VERSION O REVISION 1
34 Universidad Técnica de Oruro
Esquema Manual Operaciones CORPORACION DEL SEGURO SOCIAL MILITAR
LOGOTIPO MANUAL DE PROCESOS
GERENCIA DE VIVIENDACODIGO NOMBRE DE LA OPERACIÓN:
DA2. Verficación de requerimiento BD SIGA
NOMBRE DEL PROCESO AL QUE PERTENECE
DEVOLUCION DE APORTES
META DE LA OPERACIÓN
"Comprobar los datos como: nombre, grado, año de retiro de servicio activo,
importe y otros para efectivizar la devolución al solicitante".
DESCRIPCION DE LA OPERACIÓN
DA2a. Ingreso a base de datos SIGA
DA2b. Verificación de datos generales para devolución
INSUMOS QUE ALIMENTAN LA OPERACIÓN
DA2a. Servidor y computadora en red con programa de SIGA instalado como terminal de usuario
DA2b. Datos generales de solicitante incluido en base de datos actualizado
UNIDAD O PUESTO RESPONSABLE DE LA OPERACIÓN
Auxiliar de Devolución de aportes
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS
Registro: Base de datos SIGA, en caso de actualizar algún solicitante
RESULTADOS VERIFICABLES DE LA OPERACIÓN
Eficiencia: Se consigue verificar la veracidad de la solicitud sobre la base de los requisitos y
los datos generales comparados con la BD
Efectividad: Satisface rápidamente la solicitud presentada al estar automatizado el manejo
de datos.
TIEMPO DE EJECUCION DE LA OPERACIÓN
Ingreso a BD: lleva hasta 3 minutos la primera vez, luego 1 minuto
Verificación: Hasta 5 minutos máximo
ACTUALIZACION
Unidad de Normas Básicas - Min. De Hacienda y COSSMIL
LUGAR Y FECHA DE APROBACION
FECHA DE APROBACION
PAGINA 1 NUMERO DE VERSION O REVISION 1
35 Universidad Técnica de Oruro
Ejemplo Diagrama de Flujo I
Com
pra
de M
ater
iale
s A
lmac
én G
ener
al
PROCESOS ALMACÉN GENERAL
Secretaria
Gerencia
Jefe de Almacén
General
Encargado de
Adquisiciones
Gerente Fin. Y
Administración
Diferentes
unidades
Inicio, necesidad
de material
Encargado unidad
firma solicitud y
deriva
Recibe solicitud,
registra y archiva
Compra vs
stock material
Evalúa solicitudes
diferentes
unidades
Efectúa
cotizaciones con
diferentes Prov.
Recibe sobres de
cotización dif.
Proveedores
Procede pedido
material
adjudicatario
1
Efectúa la
apertura de
sobres
Firma documento
pago
Aprueba
Rechaza
Califica y
aprueba?
Compra al
contado o
crédito
1
Conecta con
recepción de
Material
1
36 Universidad Técnica de Oruro
Simbología Típica
SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE FLUJO
DescripciónSímbolo
Indica el principio o el fin
del flujo de un programa
en el diagrama.
Indica exclusivamente la
función ya sea de
análisis, verificación,
control o revisión.
Implica una operación
de decisión, que deberá
ser tomada por el
responsable de dicha
acción.
Se refiere a cualquier
documento generado,
como: informe, reporte,
nota, formulario, etc.
Indica cualquier dato que
haya sido almacenado
Crea una referencia
cruzada desde un proceso
a otro desde la misma
página de su diagrama.
Crea una referencia
cruzada desde un proceso
de una página a otro
proceso de otra página.
Son líneas de flujo que
orientan el seguimiento,
tanto del proceso como de
documento, operación,
etc.
Proceso con nombre,
como una subrutina o
módulo separado
Puede representar
cualquier tipo de
datos de un
diagrama de flujos
37 Universidad Técnica de Oruro
Ejemplo Diagrama de Flujo II
Min
era
les C
oncentr
ados (
Galp
ón),
Contr
ol d
e T
osta
ció
n -
Polv
os -
Mata
s (
Pro
ducció
n)
Determinaciones análisis (AZUFRE): Analista Químico Instrumentista - Analista Químico “B”
GlosaGravimetríaGas Volumétrico(dura 15 a 20 min.)
Gravimetría(dura 12 a 14 hrs.)
Determinación
de Humedad
Acond. Acido
Registro
datos
proceso
Fusión
Calcinado
FIN
1
Lavado
Secado
Registro recepción
sobre muestra
Procede al pesaje
y registra dato en
cuaderno campo
Envía reporte
G. Comercial
Precipitación
Gasificación
térmica
2
Filtración
FIN
2
Pesado
Absorción de los
gases
AVC/BFR
1
Valoración
Seca en horno de
secadoAlicuota
Pesaje
Aforo
INICIO
Maduración
Lixiviación
Envía reporte
a Planta Prod.
Pesa balanza
humedad
Determinación análisis Azufre.-
Gravimetría.-
1. Se pesa de acuerdo a la cantidad de
analito (cálculo de analito) de acuerdo a la
clase de muestra.
2. Se funde la muestra en crisol de hierro,
hasta el punto de fusión del Azufre (color
rojo cereza)
3. Se lixivia con H2O destilado luego de
fundir (disuelve la muestra)
4. Se procede a la separación alcalina
5. Se realiza afor para 250 mls /se vacía a
un aforado, una cantidad determinada
6. Se saca un alícuota de 100 mls en otro
aforado
7. Acondiciona ácido, aumentando HCl (10 .-
20 mls), asegura un exceso, pone
indicador metil naranja
8. Precipita con BaCl2 y 15 - 20 mls
9. Realiza la maduración por espacio de 12
a 14 horas.
10. Se filtra la muestra madurada (en
solución)
11. Se lava la muestra hasta que no quede
ácida
12. Se seca en crisol en plancha
13. Una vez secado se calcina la muestra,
14. Se enfría
15. Se procede al peso y cálculo.
Gas volumétrico.-
1. Se procede al pesaje de la muestra
2. Se procede a la gasificación térmica,
introduciendo la muestra al tubo (horno de
combustión)
3. Realiza la absorción de los gases
(reacciona en la solución de muestra
absorvente)
4. Se valora la muestra reaccionada en
solución absorvente
5. Se procede al cálculo y registro de datos
6. Envía reporte de porcentaje de S a G.
Comercial y Producción.
Registro
datos
proceso
1
Separación
alcalina
Pesaje
38 Universidad Técnica de Oruro
FIN DEL CURSO
MUCHAS GRACIAS!
39 Universidad Técnica de Oruro
Datos del Analista
Lic. Alberto N. Vargas Callejas
Consultor – Analista en OyM
Empresas industriales y de servicios
E mail: [email protected]
Web: http://alberto--osym.neurona.com
Titulado UMSA – Bolivia
Titulado CEMLA – U. de Chile
Titulado UFLA – Brasil
Julio/2008.