CONCEPTO Y FUNCIONES DE LOS REGISTROS El art. 38 de la LRJPA trata del régimen de los registros. En la Comunidad Autónoma de Canarias (CAC), el Decreto territorial 105/2000, de 26 de junio, por el que se regulan determinados aspectos del funcionamiento de los registros de la Administración Autonómica de Canarias. a) Registro general y registros auxiliares Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares. Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen. Las oficinas de registro de la AGE son unidades administrativas que tienen la consideración de órgano administrativo. En la CAC, un mismo registro podrá servir a varios órganos administrativos, siempre que así se prevea en la orden de creación. El sistema informático dejará constancia del órgano destinatario del escrito o documentación de que se trate así como de la fecha y hora de recepción del mismo. b) Trámite de registro Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida. Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas. En la CAC, los registros cursarán los escritos y comunicaciones a las unidades administrativas correspondientes y a sus destinatarios de inmediato, y en ningún caso después del siguiente día.

c) Instalación de los registros en soporte informático Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático. El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra. Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo. d) Lugares de presentación Dice el art. 38.4 de la LRJPA que las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones públicas podrán presentarse:

• En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.

• En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la AGE, a la de cualquier Administración de las CCAA, a la de cualquier Administración de las Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos Insulares, a los Ayuntamientos de los Municipios a que se refiere el art. 121 de la LBRL (municipios de gran población), o a la del resto de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio

• En las oficinas de Correos, en la forma prevista reglamentariamente.

• En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el

extranjero.

• En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. e) Horario de funcionamiento de los registros Cada Administración pública establecerá los días y el horario en que deban permanecer abiertos sus registros. Las Administraciones públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento.

En la CAC, los registros permanecerán abiertos al público todos los días hábiles, con un horario de funcionamiento de 9 a 14 horas, salvo durante los meses de julio, agosto y septiembre, cuyo horario será de 9 a 13 horas. Los sábados y los días 24 y 31 de diciembre permanecerán cerrados los registros, sin perjuicio de que los Secretarios Generales Técnicos puedan establecer la apertura de todos o algunos de los registros adscritos a sus Departamentos para esos días, permaneciendo abierto en todo caso el registro general de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Presidencia. Los Secretarios Generales Técnicos, en el ámbito de su competencia departamental, y los órganos equivalentes de las entidades de derecho público y organismos autónomos de la Administración de la Comunidad Autónoma de Canarias, podrán establecer horarios especiales de apertura al público superiores a los señalados. f) Medios de presentación La presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos podrá hacerse por los siguientes medios:

• En soporte papel.

• Por medios informáticos, electrónicos o telemáticos, de acuerdo con lo previsto en la legislación vigente.

g) Recibos de presentación La expedición de los recibos acreditativos de la fecha de presentación de cualquier solicitud, escrito o comunicación se efectuará en el mismo momento de la presentación de la solicitud, escrito o comunicación. Cuando la solicitud, escrito o comunicación esté en soporte papel y la presentación se efectúe por el ciudadano o su representante acompañando una copia, el recibo consistirá en la mencionada copia en la que se hará constar el lugar de presentación, así como la fecha. En este supuesto, el órgano competente para expedir el recibo deberá verificar la exacta concordancia entre el contenido de la solicitud, escrito o comunicación original y el de su copia. Si el ciudadano o su representante no la aportase, el órgano competente podrá optar por realizar una copia de la solicitud, escrito o comunicación con iguales requisitos que los señalados en el párrafo anterior o por la expedición de un recibo en el que además conste el remitente, el órgano destinatario y un extracto del contenido de la solicitud, escrito o comunicación.

Cuando el ciudadano efectúe la presentación a través de soportes, medios o aplicaciones informáticas, electrónicas o telemáticas, el recibo se expedirá de acuerdo con las características del soporte, medio o aplicación y deberá reunir los requisitos previstos por las normas aplicables. h) Efectos de la presentación La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración General del Estado y a sus Organismos públicos en los lugares previstos producirá efectos, en su caso, en cuanto al cumplimiento de los plazos de los ciudadanos. La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones en las oficinas de registro del órgano competente para su tramitación producirá como efecto el inicio del cómputo de los plazos que haya de cumplir la Administración, y en particular del plazo máximo para notificar la resolución expresa. i) Presentación de copias, compulsa de documentos y aportación de originales Los ciudadanos podrán acompañar una copia de los documentos que presenten junto con sus solicitudes, escritos y comunicaciones. Los registros compulsarán copias de documentos originales cuando se aporten acompañando a escritos presentados en el mismo registro para surtir efecto en un procedimiento o actuación administrativa de-terminada. La copia compulsada surtirá los mismos efectos que el original en el procedimiento al que se aporte pero no dará autenticidad al documento original. Cuando el original deba obrar en el procedimiento, se entregará al ciudadano la copia del mismo, una vez sellada por los registros mencionados y previa comprobación de su identidad con el original. El interesado podrá solicitar la devolución del original una vez finalizado el procedimiento o actuación de que se trate, de acuerdo con lo que disponga la normativa de aplicación, aportando, en su caso, junto con la solicitud de devolución, la copia sellada del documento original. j) Comunicaciones y documentos en lenguas cooficiales Las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a órganos radicados en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial podrán estar redactados en dicha lengua o en castellano, debiendo en ambos casos ser admitida su presentación en cualquier oficina de registro de la Administración General del Estado y de sus Organismos públicos.

Cuando la oficina de Registro en que se presenten esté situada fuera del ámbito territorial de vigencia de la lengua cooficial, se expedirá en todo caso una copia de la solicitud, escrito o comunicación como recibo acreditativo de su presentación. Para la expedición de copias selladas o compulsadas de documentos redactados en lenguas cooficiales aportados o presentados junto con una solicitud, escrito o comunicación, las oficinas de registro situadas fuera del ámbito territorial de vigencia de la lengua cooficial realizarán siempre la copia con sus propios medios. k) Modelos y sistemas normalizados de solicitud Cuando se estime conveniente para facilitar a los ciudadanos la aportación de los datos e informaciones requeridos o para simplificar la tramitación del correspondiente procedimiento, el órgano competente para su instrucción o resolución podrá establecer modelos normalizados de solicitud. En todo caso, deberán establecerse tales modelos cuando concurra la circunstancia señalada en el art. 70.4 de la LRJPA (cuando se trate de procedimientos que impliquen la resolución numerosa de una serie de procedimientos). Los modelos normalizados podrán integrarse en sistemas normalizados de solicitud que permitan la transmisión por medios telemáticos de los datos e informaciones requeridos, siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos contemplados por la legislación vigente. l) Creación, modificación o supresión de registros En la CAC, los registros se crearán, modificarán o suprimirán mediante orden departamental que deberá ser publicada en el BOC La creación de un registro deberá prever, como mínimo, los siguientes extremos:

• Carácter general o auxiliar del registro (y, en este caso, registro general del que dependa el auxiliar).

• Localización.

• Sistema de acceso y comunicación.

• En su caso, órganos administrativos para los que desempeñen funciones.

CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS. CENTROS DE ARCHIVO. DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ARCHIVOS Y REGISTROS. RÉGIMEN GENERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS a) Introducción La Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, de forma bastante similar a la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, define documento como “toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los mecánicos o magnéticos”. Puede considerarse documento todo aquello que sirva de base para un conocimiento o pueda servir de testimonio, con independencia del soporte material en que se con-tenga. El documento es el lazo y puente entre un sujeto emisor y otro receptor; es el canal a través del cual se comunica o da noticia de algo a alguien. El documento no genera información, sino que la contiene y la transmite. Son elementos esenciales del documento:

• El elemento externo: El objeto físico que sirve de soporte a la información (cualquier soporte material).

• El elemento interno: La información, mensaje o enseñanza que se transmite al sujeto receptor.

Cualquier documento se puede incluir dentro de alguno de los apartados siguientes:

• Minuta: Es el borrador o escrito preparatorio del que parte el original (por ejemplo, una cinta o disco duro en el que se graba la minuta verbal del do-cumento)

• Original: Es el documento hecho por voluntad de su autor y conservado en forma en que se emitió. Puede ser autógrafo, cuando es elaborado directa-mente por su autor, o heterógrafo, cuando lo es por persona distinta del au-tor, aunque por voluntad de este.

• Copia: Es una reproducción del original. Desde el punto de vista administrati-

vo, una copia puede ser:

o Simple: Cuando es realizada por un particular que carece de autoridad pa-ra garantizar su autenticidad (una fotocopia de un documento).

o Compulsada: Cuando se trata de una copia simple y la Administración ga-

rantiza su autenticidad. o Auténtica: cuando se hace por el mismo órgano administrativo del cual

emana el original. b) Clasificación de documentos

b.1) Públicos y privados También llamados documentos legales, sirven para garantizar derechos. Son medios de prueba de declaraciones de voluntad de los sujetos y, además, en ciertos casos, requisito esencial exigido por algún acto. Se caracterizan por lo siguiente:

• Públicos. Son los que, autorizados por Notario (documento público notarial) o funcionario público competente (documento público administrativo o docu-mento oficial administrativo), acreditan los hechos y manifestaciones de vo-luntad a que se refieren y su fecha. Producen efectos frente a terceros.

• Privados. Son los realizados con la sola intervención de las partes interesadas

o con testigos, pero sin notario o funcionario público. Producen efectos sólo entre las partes.

b.2) Oficiales, intermedios e históricos Son documentos oficiales administrativos (o documentos públicos administrativos o, simplemente, documentos administrativos) los que emanan de una autoridad admi-nistrativa y son aptos para ser incorporados a un expediente, siendo consultados de manera habitual por los órganos administrativos. Se conservan en los archivos de ofi-cina o de gestión. Los documentos administrativos pueden ser de comunicación (notificaciones, reque-rimientos), de instrucción (informes, dictámenes), resolutorios (resoluciones) y de constancia (diligencias, certificaciones). Prevé el art. 46 de la LRJPA que las Administraciones Públicas podrán emitir válida-mente por medios electrónicos documentos administrativos y copias de los mismos.

Hay documentos que, aun siendo aptos para ser incorporados a expedientes adminis-trativos (documentos públicos notariales, documentos privados), no son considerados oficiales, por no emanar de una autoridad administrativa. Además de los documentos oficiales administrativos, tenemos, también con la consi-deración de oficiales, los parlamentarios o emanados de los órganos legislativos (le-yes, proposiciones no de ley, etc.) y los judiciales o emanados de los órganos juris-diccionales (providencias, autos, sentencias, etc.). Son documentos intermedios aquellos cuyo uso no es tan habitual como el de los do-cumentos oficiales, pero no tienen la consideración de históricos. Son documentos históricos los que reflejan hechos de épocas pasadas con la finalidad de dejar constancia para el futuro. Gran parte de los documentos históricos han sido documentos legales u oficiales que con el paso del tiempo han perdido ese carácter. c) Archivo de documentos La Ley de Patrimonio Documental de Canarias acoge la doble concepción de archivo de la Ley de Patrimonio Histórico Español:

• El conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, completos o fraccionados, producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o ju-rídicas, públicas o privadas, con fines de gestión administrativa, información o investigación histórica, científica o cultural.

• Los centros que institucionalmente recogen, organizan, conservan y sirven pa-ra los fines mencionados, los conjuntos orgánicos de documentos.

La unidad archivística es el elemento básico de las agrupaciones documentales, que puede ser simple, cuando se compone de un solo documento, o compleja, cuando se trata de una agregación sucesiva de documentos. La unidad archivística más utilizada es el expediente administrativo; otras unidades archivísticas muy utilizadas son el li-bro de registro, el acta de órgano colegiado, el informe jurídico-administrativo y la correspondencia. Existen muchas definiciones de archivo, pero todas confluyen en una serie de aspec-tos comunes y definitorios de su naturaleza:

• Es un conjunto documental, con independencia de la fecha, soporte material o forma, y de la persona física o jurídica, que haya generado el documento.

• Se crea para dar cobertura a ciertas necesidades: gestión administrativa, in-

formación, investigación, difusión cultural, etc.

• La información debe conservarse de forma organizada y ser accesible en todo momento.

Las actividades y funciones de los archivos fundamentalmente son tres:

• Recoger la documentación (función de archivo o almacenamiento).

• Conservar y custodiar los documentos (función de conservación y custodia).

• Servir a la ciencia y a la comunidad (función de consulta y difusión). Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. d) Ideas generales sobre el sistema de clasificación La clasificación consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo. La clasificación es una tarea compleja, para la que se pueden seguir dos criterios:

• Orgánico: Atiende a la unidad administrativa u órgano que produce la serie documental, que es la base de valoración y tratamiento de la documentación administrativa.

• Funcional: Atiende al fin o función administrativa que produce la serie docu-

mental. A la hora de clasificar se prefiere este criterio, más estable, ya que, si bien los órganos pueden variar e incluso desaparecer, las funciones perma-necen.

La ordenación consiste en agrupar en subgrupos o subcategorías, dentro de los grupos o categorías establecidos en la clasificación. Son varios los criterios de ordenación:

• Procedencia: Cada unidad produce sus documentos, que no deberán mezclar-se con los de otra unidad administrativa.

• Cronológico: Tienen en cuenta la fecha del documento, tomando como primer

elemento a ordenar el año, seguido del mes y por último el día.

• Numérico: Consiste en la asignación de un número correlativo a cada unidad documental (libro, legajo, caja, etc.).

• Alfabético: Atiende al alfabeto, y puede referirse tanto a personas como a lu-

gares o materias, dependiendo del tipo de documentación, si bien deben se-guirse ciertas reglas (por ejemplo, para la ordenación de expedientes perso-

nales, se toma como primer elemento los apellidos de la persona y a conti-nuación el nombre)

CENTROS DE ARCHIVO Centro de archivo es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes fondos documentales de una o diversas procedencias para los fines anteriormente expuestos, dotado de las instalaciones adecuadas y personal especiali-zado suficiente para su atención. Los centros de archivo que configuran el Sistema de Archivos de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias serán:

• Los Archivos de Oficina.

• Los Archivos Centrales de las Consejerías.

• El Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

Los archivos de los organismos autónomos y demás entidades de Derecho Público con personalidad jurídica pública, vinculadas o dependientes de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, quedarán integrados en el Archivo Central de la Consejería de la que dependan, sin perjuicio de que por Orden departamental se puedan crear archivos centrales para tales entidades, en función de su dimensión y características especiales. Los centros de archivo de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias se organizan según la antigüedad de los fondos de archivo que conservan y gestionan:

• Archivos de oficina: En los archivos de oficina se custodiarán los documentos de archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto se encuentren en trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso, la perma-nencia en ellos no será superior al plazo en que se extingan sus efectos lega-les completamente, desde el fin de la tramitación, salvo excepciones. Se ex-cluye la documentación de apoyo informativo.

• Archivos centrales: Cumplido el plazo al que se refiere el punto anterior, las

oficinas transferirán los documentos a los archivos centrales de los departa-mentos, en los cuales permanecerán hasta 10 años a partir de la fecha de in-greso. En cada uno de los departamentos del Gobierno existirá un Archivo Central adscrito a la Secretaría General Técnica, como parte integrante de su organi-

zación, cuya gestión y organización se realizará en coordinación y siguiendo las normas técnicas emanadas desde el Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias.

• Archivo General: Al cumplirse el referido plazo de 10 años, salvo excepciones,

los documentos que tengan aún vigencia administrativa pero de escaso uso por parte de la Administración se trasladarán al Archivo General de la Admi-nistración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias, donde durante un período máximo de 15 años recibirán el tratamiento correspondiente como archivo intermedio. Transcurrido ese plazo y tras la oportuna valoración, se-lección y expurgo a fin de conservar lo pertinente, los documentos que se conserven tendrán el carácter de históricos. El Archivo General de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias es el centro director del Sistema de Archivos de la Administración Autonómica de Canarias.

DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, ARCHIVOS Y REGISTROS La Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información públi-ca y buen gobierno, regula, entre otras materias, el derecho de acceso a la informa-ción pública que, ya ha sido desarrollado en otras disposiciones de nuestro ordena-miento. RÉGIMEN GENERAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA a) Derecho de acceso a la información pública Todas las personas tienen derecho a acceder a la información pública, en los térmi-nos previstos en el artículo 105.b) de la Constitución Española, desarrollados por esta Ley. Asimismo, y en el ámbito de sus respectivas competencias, será de aplicación la co-rrespondiente normativa autonómica. b) Información pública Se entiende por información pública los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.

c) Límites al derecho de acceso El derecho de acceso podrá ser limitado cuando acceder a la información suponga un perjuicio para:

• La seguridad nacional. • La defensa. • Las relaciones exteriores. • La seguridad pública. • La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos

o disciplinarios. • La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efecti-

va. • Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control. • Los intereses económicos y comerciales. • La política económica y monetaria. • El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial. • La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma

de decisión. • La protección del medio ambiente.

La aplicación de los límites será justificada y proporcionada a su objeto y finalidad de protección y atenderá a las circunstancias del caso concreto, especialmente a la concurrencia de un interés público o privado superior que justifique el acceso. Las resoluciones que se dicten en esta materia, una vez hayan sido notificadas a los interesados, serán objeto de publicidad, previa disociación de los datos de carácter personal que contuvieran, y sin perjuicio de lo dispuesto en caso de desestimación de la solicitud cuando la mera indicación de la existencia o no de la información supu-siera la vulneración de alguno de los límites al acceso. d) Protección de datos personales Si la información solicitada contuviera datos especialmente protegidos que revelen la ideología, afiliación sindical, religión y creencias, el acceso únicamente se podrá au-

torizar en caso de que se contase con el consentimiento expreso y por escrito del afectado, a menos que dicho afectado hubiese hecho manifiestamente públicos los datos con anterioridad a que se solicitase el acceso. Si la información incluyese datos especialmente protegidos que hagan referencia al origen racial, a la salud y a la vida sexual, o datos relativos a la comisión de infrac-ciones penales o administrativas que no conllevasen la amonestación pública al in-fractor, el acceso sólo se podrá autorizar en caso de que se cuente con el consenti-miento expreso del afectado o si aquél estuviera amparado por una norma con rango de Ley. Con carácter general, y salvo que en el caso concreto prevalezca la protección de da-tos personales u otros derechos constitucionalmente protegidos sobre el interés pú-blico en la divulgación que lo impida, se concederá el acceso a información que con-tenga datos meramente identificativos relacionados con la organización, funciona-miento o actividad pública del órgano. Cuando la información solicitada no contuviera datos especialmente protegidos, el órgano al que se dirija la solicitud concederá el acceso previa ponderación suficien-temente razonada del interés público en la divulgación de la información y los dere-chos de los afectados cuyos datos aparezcan en la información solicitada, en particu-lar su derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal. Para la realización de la citada ponderación, dicho órgano tomará particularmente en consideración los siguientes criterios:

• El menor perjuicio a los afectados derivado del transcurso de los plazos esta-

blecidos en el artículo 57 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.

• La justificación por los solicitantes de su petición en el ejercicio de un dere-

cho o el hecho de que tengan la condición de investigadores y motiven el ac-ceso en fines históricos, científicos o estadísticos.

• El menor perjuicio de los derechos de los afectados en caso de que los docu-

mentos únicamente contuviesen datos de carácter meramente identificativo de aquéllos.

• La mayor garantía de los derechos de los afectados en caso de que los datos

contenidos en el documento puedan afectar a su intimidad o a su seguridad, o se refieran a menores de edad.

No será aplicable lo anterior si el acceso se efectúa previa disociación de los datos de carácter personal de modo que se impida la identificación de las personas afectadas. La normativa de protección de datos personales será de aplicación al tratamiento posterior de los obtenidos a través del ejercicio del derecho de acceso.

e) Acceso parcial En los casos en que la aplicación de alguno de los límites previstos en el artículo 14 no afecte a la totalidad de la información, se concederá el acceso parcial previa omi-sión de la información afectada por el límite salvo que de ello resulte una informa-ción distorsionada o que carezca de sentido. En este caso, deberá indicarse al solici-tante que parte de la información ha sido omitida. EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA a) Solicitud de acceso a la información El procedimiento para el ejercicio del derecho de acceso se iniciará con la presenta-ción de la correspondiente solicitud, que deberá dirigirse al titular del órgano admi-nistrativo o entidad que posea la información. Cuando se trate de información en posesión de personas físicas o jurídicas que pres-ten servicios públicos o ejerzan potestades administrativas, la solicitud se dirigirá a la Administración, organismo o entidad de Derecho Público con personalidad jurídica propia a las que se encuentren vinculadas. La solicitud podrá presentarse por cualquier medio que permita tener constancia de:

• La identidad del solicitante. • La información que se solicita. • Una dirección de contacto, preferentemente electrónica, a efectos de comu-

nicaciones. • En su caso, la modalidad que se prefiera para acceder a la información solici-

tada. El solicitante no está obligado a motivar su solicitud de acceso a la información. Sin embargo, podrá exponer los motivos por los que solicita la información y que podrán ser tenidos en cuenta cuando se dicte la resolución. No obstante, la ausencia de mo-tivación no será por si sola causa de rechazo de la solicitud. Los solicitantes de información podrán dirigirse a las Administraciones Públicas en cualquiera de las lenguas cooficiales del Estado en el territorio en el que radique la Administración en cuestión.

b) Causas de inadmisión Se inadmitirán a trámite, mediante resolución motivada, las solicitudes:

• Que se refieran a información que esté en curso de elaboración o de publica-

ción general. • Referidas a información que tenga carácter auxiliar o de apoyo como la con-

tenida en notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e infor-mes internos o entre órganos o entidades administrativas.

• Relativas a información para cuya divulgación sea necesaria una acción previa de reelaboración.

• Dirigidas a un órgano en cuyo poder no obre la información cuando se desco-

nozca el competente. • Que sean manifiestamente repetitivas o tengan un carácter abusivo no justifi-

cado con la finalidad de transparencia de esta Ley. En el caso en que se inadmita la solicitud por estar dirigida a un órgano en cuyo po-der no obre la información cuando se desconozca el competente, el órgano que acuerde la inadmisión deberá indicar en la resolución el órgano que, a su juicio, es competente para conocer de la solicitud. c) Tramitación Si la solicitud se refiere a información que no obre en poder del sujeto al que se diri-ge, éste la remitirá al competente, si lo conociera, e informará de esta circunstancia al solicitante. Cuando la solicitud no identifique de forma suficiente la información, se pedirá al so-licitante que la concrete en un plazo de 10 días, con indicación de que, en caso de no hacerlo, se le tendrá por desistido, así como de la suspensión del plazo para dictar resolución. Si la información solicitada pudiera afectar a derechos o intereses de terceros, debi-damente identificados, se les concederá un plazo de 15 días para que puedan realizar las alegaciones que estimen oportunas. El solicitante deberá ser informado de esta circunstancia, así como de la suspensión del plazo para dictar resolución hasta que se hayan recibido las alegaciones o haya transcurrido el plazo para su presentación. Cuando la información objeto de la solicitud, aun obrando en poder del sujeto al que se dirige, haya sido elaborada o generada en su integridad o parte principal por otro, se le remitirá la solicitud a éste para que decida sobre el acceso.

d) Resolución La resolución en la que se conceda o deniegue el acceso deberá notificarse al solici-tante y a los terceros afectados que así lo hayan solicitado en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente para resolver. Este plazo podrá ampliarse por otro mes en el caso de que el volumen o la compleji-dad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante. Serán motivadas las resoluciones que denieguen el acceso, las que concedan el acce-so parcial o a través de una modalidad distinta a la solicitada y las que permitan el acceso cuando haya habido oposición de un tercero. En el supuesto de resoluciones que permitan el acceso cuando haya habido oposición de un tercero, se indicará expresamente al interesado que el acceso sólo tendrá lu-gar cuando haya transcurrido el plazo para interponer recurso contencioso adminis-trativo sin que se haya formalizado o haya sido resuelto confirmando el derecho a re-cibir la información. Cuando la mera indicación de la existencia o no de la información supusiera la vulne-ración de alguno de los límites al acceso se indicará esta circunstancia al desestimar-se la solicitud. Transcurrido el plazo máximo para resolver sin que se haya dictado y notificado reso-lución expresa se entenderá que la solicitud ha sido desestimada. Las resoluciones dictadas en materia de acceso a la información pública son recurri-bles directamente ante la Jurisdicción Contencioso-administrativa, sin perjuicio de la posibilidad de interposición de la reclamación potestativa prevista en el artículo 24 de la propia Ley de Transparencia. El incumplimiento reiterado de la obligación de resolver en plazo tendrá la conside-ración de infracción grave a los efectos de la aplicación a sus responsables del régi-men disciplinario previsto en la correspondiente normativa reguladora. e) Unidades de información Las Administraciones Públicas a las que resulte de aplicación la transparencia en la actividad pública, establecerán sistemas para integrar la gestión de solicitudes de in-formación de los ciudadanos en el funcionamiento de su organización interna. En el ámbito de la Administración General del Estado, existirán unidades especializa-das que tendrán las siguientes funciones:

• Recabar y difundir la información a la que se refiere el capítulo II del título I de la Ley de Transparencia (institucional, organizativa y de planificación, de relevancia jurídica, económica, presupuestaria y estadística).

• Recibir y dar tramitación a las solicitudes de acceso a la información. • Realizar los trámites internos necesarios para dar acceso a la información so-

licitada. • Realizar el seguimiento y control de la correcta tramitación de las solicitudes

de acceso a la información. • Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información. • Asegurar la disponibilidad en la respectiva página web o sede electrónica de

la información cuyo acceso se solicita con más frecuencia. • Mantener actualizado un mapa de contenidos en el que queden identificados

los distintos tipos de información que obre en poder del órgano. • Todas aquellas que sean necesarias para asegurar una correcta aplicación de

las disposiciones de la Ley de Transparencia.

El resto de las entidades a las que resulte de aplicación la transparencia en la activi-dad pública identificarán claramente el órgano competente para conocer de las soli-citudes de acceso.

f) Formalización del acceso

El acceso a la información se realizará preferentemente por vía electrónica, salvo cuando no sea posible o el solicitante haya señalado expresamente otro medio. Cuan-do no pueda darse el acceso en el momento de la notificación de la resolución debe-rá otorgarse, en cualquier caso, en un plazo no superior a 10 días.

Si ha existido oposición de tercero, el acceso sólo tendrá lugar cuando, habiéndose concedido dicho acceso, haya transcurrido el plazo para interponer recurso conten-cioso administrativo sin que se haya formalizado o haya sido resuelto confirmando el derecho a recibir la información.

Si la información ya ha sido publicada, la resolución podrá limitarse a indicar al soli-citante cómo puede acceder a ella.

El acceso a la información será gratuito. No obstante, la expedición de copias o la trasposición de la información a un formato diferente al original podrá dar lugar a la exigencia de exacciones en los términos previstos en la Ley 8/1989, de 13 de abril, de Tasas y Precios Públicos, o, en su caso, conforme a la normativa autonómica o lo-cal que resulte aplicable.