Tecnologo de gestion administrativa

FRANCY YANETH CASTRO CANO

MARZO 31 DE 2012

TECNOLOGO DE GESTION

ADMINISTRATIVA

FASE UNOPRODUCCION DOCUMENTAL

CENTRO TECNOLOGICO DE

LA AMAZONIASENA

TECNOLOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA

FASE UNO

PRODUCCION DOCUMENTAL

APRENDIZ


SENA

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA

REGIONAL CAQUETA

FLORENCIA – CAQUETA

MARZO 31 DE 2012

TECNOLOGO DE GESTION ADMINISTRATIVA

FASE UNO

PRODUCCION DE DOCUMENTOS

APRENDIZ


DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO COMERCIAL Y CONTABLE PARA LA ADECUADA GESTION ADMINISTRATIVA DE LAS MYPIMES DE LA CIUDAD DE FLORENCIA DE ACUERDO

CON LAS NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS

INSTRUCTOR

ALBERTO GAVIRIA DAVILA

SENA

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA

REGIONAL CAQUETA

FLORENCIA – CAQUETA

MARZO 31 DE 2012

INTRODUCCION

El objeto de este trabajo escrito tiene como fin que nosotros los aprendices del Tecnólogo en Asistencia Administrativa aprendamos a conocer los documentos empresariales producidos por las organizaciones y como medios de comunicación interna.

Como futuros organizadores y administradores empresariales es fundamental dentro de nuestro proyecto de formación aprender a la elaboración de una Carta, un Memorando, una Circular, una Nota Interna con las debidas Normas Técnicas de Icontec y de acuerdo a las políticas de la organización.

OBJETIVOS

Fortalecer en el conocimiento, de la producción de documentos con la ayuda de las guías y el manejo de sus diferentes estilos creando un ambiente de formación con sus destrezas y habilidades, en la elaboración y presentación de documentos comerciales o empresariales.

Este trabajo nos brida conocimientos para elaborar diferentes ejemplos de documentos creados en las formaciones de aprendizaje.

Tiene en cuenta los aspectos frecuentes de la tecnología y la información de la comunicación, es muy importante aprender a redactar dichos documentos con la precisión ortográfica y las destrezas requeridas por las empresas dentro de un proceso de digitación; el orden del protocolo dentro del diseño de documentos las partes de cada uno con base en el estilo y la presentación diseñada.

Guiar y orientar a las personas que estén rodeadas en la producción de documentos, como medio de su elaboración y presentación.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

OBJETIVOS

1. ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES

1.1 LA CARTA

1.1.1 PARTES DE LA CARTA

1.1.2 ZONAS DE LA CARTA

1.1.3 ESTILOS DE CARTAS

1.2 MEMORANDO

1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO

1.3 CIRCULAR

1.3.1 CIRCULAR EXTERNA

1.3.2 CIRCULAR INTERNA

1.4 CERTIFICADO

1.5 CONSTANCIA

1.6 HOJA DE VIDA

1.6.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA

1.7 ACTA ADMINISTRATIVA

1.7.1 PARTES DEL ACTA

1.8 NOTA INTERNA

1.8.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA

1.9 INFORME ADMINISTRATIVO

1.9.1 INFORME CORTO

1.9.2 INFORME LARGO

1.10 ACTOS ADMINISTRATIVOS

1.10.1 ORDENANZA

1.10.2 ACUERDO

1.10.2 ACUERDO

1.10.3 DECRETO

1.10.4 RESOLUCION

1.10.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA

1.11 FAX

1.12 TELEGRAMA

1.13 SOBRES

1.13.1 PARTES DEL SOBRE

2. INTERNET

2.1 LA INTRANET

2.2 EMAIL O CORREO ELECTRONICO

3 COMO REDACTAR UNA CARTA

3.1 LA ORTOGRAFIA

3.1.1 LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFIA

3.2 LA GRAMATICA

3.2.1 LAS REGLAS GRAMATICALES

3.3 SINTAXIS

3.4 MORFOLOGIA

4. DIGITACION

5. EL TECLADO

6. POSICION ERGONÓMICA

7. CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFIA

ELABORACION DE DOCUMENTOS COMERCIALES

1.1 LA CARTA

Es una comunicación escrita que se utiliza para facilitar las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, entre empresas y empleados.

1.1.1 PARTES DE LA CARTA

MEMBRETE: Es el nombre, dirección y datos de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel.

CÓDIGO: Numero consecutivo, lo debe anteceder el código de la dependencia.

De 2 a 3 interlíneas del margen superior

CIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben las cartas con su día mes y año.

De 2 a 3 interlíneas del código.

DATOS DEL DESTINATARIO: Es la información de la persona a quien va dirigida la carta.

De 4 a 6 interlíneas según la extensión de la carta, pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación sencilla.

-Tratamiento - Nombre del Destinatario – Cargo - Empresa - Dirección o Apartado - Nombre de la Ciudad - País

ASUNTO: Es un mensaje breve el cual no debe ser máximo de cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar; y en el que se debe escribir el asunto principal por el cual se enviada la carta.

Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.

SALUDO: Es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

A 3 interlíneas del asunto ya que hace parte inicial del texto.

TEXTO: Es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual se escribe la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos, escritos con lenguaje claro, preciso, coherentes, sin errores ortográficos; Se escribe a 1 interlínea, 2 interlinea entre párrafos.

De 4 a 6 interlineas de los datos del destinatario a 3 interlíneas del asunto si lo hay.

DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la comunicación.

A 2 interlíneas del texto, cuando es corto al final se utiliza coma (,), cuando es larga se utiliza punto (.).

DATOS DEL REMITENTE: Es aquella que contiene el nombre, apellidos y cargo de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta.

De 4 a 6 interlíneas de la despedida.

ANEXOS: Este se utiliza cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, que sirve para complementar y aclarar estos deben mencionarse en una nota de anexos en mayúscula inicial después de dos puntos.

A 2 interlíneas del firmante.

COPIAS: Son líneas especiales que son utilizadas para la reproducción del documento.

A 2 interlinea del firmante o de la línea de anexos.

TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombre mayúscula inicial y la primera letra del apellido, de la persona que es responsable de elaboración de la carta.

A 2 interlinea del firmante o del último renglón escrito.

MARGENES

Superior de 3 a 4 cm.

Izquierdo de 3 a 4 cm.

Inferior de 2 a 3 cm.

Derecho de 2 a 3 cm.

--------- 2 a 3 interlinea Código ---------- 2 a 3 interlinea Ciudad, fecha ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Destinatario --------------------- --------------------- --------------------- --------------------- ---------- ---------- 3 interlinea Asunto: ---------- 2 interlinea Saludo, ---------- ---------- 3 interlinea Texto-------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- 2 interlinea --------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------- ---------- 2 interlinea Despedida, ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- 2 interlinea Copias: ---------- 2 interlinea Transcriptor

Margen Superior de 3 a 4 cm.

Ma

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zq

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de

3 a

4 c

m.

Ma

rge

n d

ere

ch

a d

e 2

a 3

cm

.

Margen Inferior de 2 a 3 cm.

1.1.2 ZONAS DE LA CARTA Es el espacio que se utiliza en las cartas para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos. Se distribuye en varias zonas 1, 2 y 3 las dos primeras zonas se utilizan para los datos del remitente y la tercera se deja libre para el sello o fecha de recibido. ZONA 1: Aquí se ubica la razón social de la empresa, sigla o acrónimo, logotipo y NIT. Donde se ubica esta zona es al lado izquierdo de la hoja a 14 cm. de forma horizontal, y en la parte superior de la hoja a 3 cm y 4 cm en forma vertical. ZONA 2: Aquí se ubica la dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad, Nit y demás datos que sean necesarios. Esta se ubica en el borde inferior de la hoja a 1,5 cm y 2 cm de forma horizontal esta puede ocupar todo el ancho de la hoja.

ZONA 3: Aquí se deja el espacio en blanco para que el destinatario ubique la fecha y recibido del documento o sello de registro que es otra forma de nombrarlo. Esta queda en blanco ubicada en la parte superior derecha de la hoja.

ZONA 1 ZONA 3

ZONA 2

RAZON SOCIAL, SIGLA, LOGOTIPO Y NIT

FECHA Y RECIBIDO DEL DOCUMENTO

DIRECCION, APARTADO, FAX, CIUDAD, NIT

1.1.3 ESTILOS DE CARTAS

Es la distribución de líneas que diferencia una forma de escribir de la otra en la comunicación, y se encuentran cuatro estilos.

ESTILO BLOQUE EXTREMO: Es el más común y fácil por lo que todas sus líneas empiezan del margen izquierdo de la hoja.

En este estilo se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

ESTILO BLOQUE: La distribución de este es igual al anterior pero lo que se modifica es la ubicación de la línea del código, de la ciudad y fecha, la despedida y la firma, estos se escriben comenzando desde el centro de la hoja.

ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA: La distribución es igual al estilo bloque lo que se diferencia es que cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios, este estilo se utiliza más en el comercio por lo que su estilo es el más elegante.

---------- 2 interlinea Código ---------- 2 interlinea Ciudad, fecha ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Destinatario -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- ---------- ---------- 3 interlinea ---------- Asunto: ---------- ---------- 2 interlinea Saludo, ---------- ---------- 3 interlinea ---------- Texto---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------ ---------- ---------- 2 interlinea Despedida, ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- 2 interlinea Copias: ---------- 2 interlinea Transcriptor

ESTILO BLOQUE EXTREMO

G.010 Florencia, 09 de febrero de 2012 Señora: MARIA BELTRAN BUSTOS Gerente GAS PAIS Calle 20 B/ Las Acacias Asunto: Comunicación de Asesoría Cordial saludo señora María, Le comunico que para el día 13 de febrero se realizara una asesoría del manejo de extinguidores a las 4:00 pm, por tal razón los compañeros y yo tendremos que dejar nuestras labores de trabajo más temprano. Gracias por la atención prestada, FRANCY YANETH CASTRO CANO Asistente de Personal Yaneth C.

---------- 2 interlinea Código ---------- 2 interlinea Ciudad, fecha ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Destinatario -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- ---------- ---------- 3 interlinea ---------- Asunto: ---------- ---------- 2 interlinea Saludo, ---------- ---------- 3 interlinea ---------- Texto ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea Despedida, ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- 2 interlinea Copias: ---------- 2 interlinea Transcriptor

ESTILO BLOQUE

J.031

Florencia, 09 de febrero de 2012 Señora: FRANCY YANETH CASTRO CANO Asistente de Personal GAS PAIS Calle 20 B/ Las Acacias Asunto: Permiso Cordial saludo señora Francy, Espero que le sea de mucha ayuda esta asesoría para usted y sus compañeros de trabajo, y por el cual les doy permiso de que su salida sea a las 3:00 pm y asistan con tiempo a su destino. Atentamente,

MARIA BELTRAN BUSTOS Gerente GAS PAIS

Yaneth C.

---------- 2 interlinea Código ---------- 2 interlinea Ciudad, fecha ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Destinatario -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- ---------- ---------- 3 interlinea ---------- Asunto: ---------- ---------- 2 interlinea Saludo, ---------- ---------- 3 interlinea ---------- Texto ---------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ -------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea Despedida, ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- 2 interlinea Copias: ---------- 2 interlinea Transcriptor

ESTILO SEMIBLOQUE CON SANGRIA

1.2 MEMORANDO

Es una comunicación escrita breve en el cual se intercambia información interna de una empresa, comunicando alguna indicación, recomendación, instrucción; esta también se utiliza para imponer alguna sanción o falta de un empleado y a su vez será colocada en su hoja de vida lo cual puede reducir sus posibilidades de conseguir un nuevo trabajo.

1.2.1 PARTES DEL MEMORANDO

MEMORANDO: Esta palabra se ubica centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla.

De 2 a 3 interlinea de la parte superior de la hoja.

CODIGO: Se escriben los números que indique el código de dependencia.

De 2 a 3 interlinea después de la palabra MEMORANDO.

FECHA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones se ubica la ciudad de donde se realizó el documento con su respectiva fecha.

De 3 interlinea después del código a margen izquierda.

PARA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones se ubica los datos del destinatario con mayúscula inicial y su respectivo cargo.

De 2 interlinea después de la FECHA a margen izquierdo.

DE: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones se ubica datos del remitente con mayúscula inicial.

De 2 interlinea después de PARA a margen izquierdo.

ASUNTO: Igualmente se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones y se coloca la composición de lo que trata el memorando, este se expresa en seis palabras.

De 2 interlinea después DE los datos del remitente contra el margen izquierdo.

TEXTO: Se redacta en primera persona del singular o del plural según el caso de forma clara, sencilla y corta; tratando solo del asunto.

De 3 a 4 interlinea después del ASUNTO contra el margen izquierdo.

DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la comunicación.

A 2 interlíneas del texto, cuando es corto al final se utiliza coma (,), cuando es larga se utiliza punto (.).

DATOS DEL REMITENTE: Se escribe el nombre y apellidos en mayúscula sostenida, en la siguiente línea el cargo en mayúscula inicial; la persona que remite es la persona encargada según lo estipulado en el manual de procedimientos de la respectiva dependencia.

De 4 a 6 interlinea después de la despedida contra el margen izquierdo.

ANEXOS: Este se utiliza cuando hay uno o varios documentos adjuntos, que sirve para complementar y aclarar, estos deben mencionarse en una nota de anexos, en mayúscula sostenida seguido de dos puntos.

A 2 interlíneas esta línea es opcional.

TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el nombre en mayúscula inicial y la primera letra del apellido en mayúscula, de la persona que es responsable de elaboración del memorando.

A 2 interlinea del remitente o del último renglón escrito.

MARGENES


Izquierda de 3 a 4 cm.


Derecha de 2 a 3 cm.

Son iguales a las de una carta.

---------- ---------- 2 a 3 interlinea ----------

MEMORANDO ---------- ---------- 2 a 3 interlinea ---------- Código ---------- ---------- 3 interlinea ---------- FECHA: -------------------- ---------- ---------- 2 interlinea PARA: -------------------- ---------- ---------- 2 interlinea DE: -------------------- ---------- ---------- 2 interlinea ASUNTO: -------------------- ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Texto ------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea Despedida, ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor.

MARGEN SUPERIOR 3 A 4 CM.

MA

RG

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IZ

QU

IER

DA

3 A

4 C

M.

MA

RG

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CH

A 2

A 3

CM

.

MARGEN INFERIOR 2 A 3 CM.

DISEÑO DEL MEMORANDO

MEMORANDO Nº 001

CODIGO: S – 052.6 Florencia, 10 de febrero de 2012 PARA: ROGELIO MORALES Asesor Financiero DE: SUDGERENTE ASUNTO: Diligenciar tramite financiero Cordial saludo, y de ante mano me permito solicitar los trámites ya elaborados en la semana anterior sobre el estado financiero de la empresa para poder realizar un informe que se me ha solicitado. Agradezco su gentil colaboración y se me haga llegar pronto lo solicitado, FRANCY YANETH CASTRO CANO Subgerente Yaneth C.

1.3 LA CIRCULAR

Es una comunicación escrita que se emplea para dar a conocer un mismo asunto a varias personas a quienes les interesa.

Su redacción debe adecuarse al modelo de la carta, destacando en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

Hay dos clases de CIRCULAR.

1.3.1 CIRCULAR EXTERNA O CARTA CIRCULAR

Esta se dirige de forma personalizada ya que su contenido es el mismo para diferentes destinatarios.

La Circular Externa debe llevar el papel Membretado y con respectivo Logotipo.

1.3.2 CIRCULAR INTERNA O GENERAL

Esta seda para un grupo de personas donde su contenido es conocer las diferentes actividades de la empresa.

La Circular Interna no lleva el papel Membretado ni con el Logotipo. Esto es lo que hace la diferencia.

PARTES DE LA CIRCULAR

CIRCULAR: Se escribe en mayúscula sostenida, centrado, sin negrilla que se mire notable.

De 2 a 3 interlinea del margen superior.

CODIGO: Numero consecutivo de la dependencia productora y subserie que debe corresponder a la Circular Externa o Interna.

De 2 a 3 interlinea después de la palabra CIRCULAR.

CIUDAD Y FECHA: Es aquella que indica el lugar de donde se escriben con su día mes y año.

De 2 a 3 interlinea del Código.

PARA: Se escribe en mayúscula sostenida seguido de dos puntos, se coloca el Cargo de los funcionarios a quienes van dirigida la Circular en mayúscula.

De 3 interlinea al margen izquierdo.

ASUNTO: Es un mensaje corto de 4 a 6 palabras que resumen lo que va escrito en la Circular, con mayúscula inicial seguida de dos puntos.

De 3 interlinea al margen izquierdo.

TEXTO: Su redacción es en tercera persona del singular o en primera del plural, en forma clara y breve y tratando solo el asunto, a una interlinea y a dos entre párrafo.

De 3 a 4 interlinea del asunto.

DESPEDIDA: Son expresiones de afecto con lo que se da por finalizada la comunicación, esta debe ser breve y terminada en punto.

De 2 interlinea del Texto.

DATOS DEL REMITENTE: Son los datos de la persona que ha mandado la Circular, esta debe llevar su nombre y apellido en mayúscula sostenida, en la siguiente línea su cargo correspondiente.

De 4 a 6 interlinea después de la Despedida.

ANEXO: Se utiliza cuando la Circular acompaña uno o varios documentos adjuntos, que sirve para complementar y aclarar a estos deben mencionarse en una nota de anexos en mayúscula inicial después de dos puntos.

A 2 interlíneas del Remitente.

TRANSCRIPTOR: Es aquella que solo se utilizan el primer nombre mayúscula inicial y la letra inicial del apellido, de la persona que es responsable de elaboración de la carta.

A 2 interlinea del Remitente o del último renglón escrito.

MARGENES:





---------- ---------- 2 a 3 interlinea

CIRCULAR EXTERNA No. 001 ---------- ---------- 2 a 3 interlinea Código ---------- ---------- 2 a 3 interlinea Ciudad, fecha ---------- ---------- 3 interlinea ---------- PARA: ----------------------------------- ---------- ---------- 3 interlinea ---------- Asunto: ----------------------------------- ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Texto------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea Despedida. ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor.

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM.

MA

RG

EN

IZ

QU

IER

DO

DE

3 A

4 C

M.

MA

RG

EN

DE

RE

CH

A D

E 2

A 3

CM

.

MARGEN INFERIOR DE 2 A 3 CM.

MEMBRETE

LOGOGO

CIRCULA EXTERNA No. 001 300-03.03 Florencia, 10 de febrero de 2012 PARA EMPLEADOS DEL ÉXITO Asunto: Invitación Tengo el gusto de invitarlos a una conferencia que se realizara en el aula máxima de la Universidad el día 19 de febrero a las 7:00 pm, con motiva de tratar los beneficios que brinda SALUCOOP. Me despido atentamente y espero su asistencia, FRANCY YANETH CASTRO CANO Conferencista de SALUCOOP Yaneth C.

RAZON SOCIAL

LOGOTIPO

NIT

---------- ---------- 2 a 3 interlinea

CIRCULAR INTERNA No. 001 ---------- ---------- 2 a 3 interlinea Código ---------- ---------- 2 a 3 interlinea Ciudad, fecha ---------- ---------- 3 interlinea ---------- PARA: ----------------------------------- ---------- ---------- 3 interlinea ---------- Asunto: ----------------------------------- ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Texto------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea Despedida. ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor.


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CIRCULA INTERNA No. 001 100 - 02.01 Florencia, 10 de febrero de 2012 PARA EMPLEADOS Asunto: Integración Personal Se les informa que en el día de mañana se hará una integración, el cual es preferible que vengan con ropa adecuada para poder realizar el evento. Gracias por su atención, FRANCY YANETH CASTRO CANO Jefe de Personal Yaneth C.

1.4 CERTIFICADO

Es un documento de forma probatoria, puede ser pública o privada que asegura la autenticidad y cumplimiento de un hecho o acto solemne.

El certificado se utiliza en calificaciones, diplomas obtenidos, paz y salvos, exámenes médicos, documentos de identidad, etc.

1.5 CONSTANCIA

Es un documento de carácter justificado en el que se cuentan hechos o

Situaciones que no requieren solemnidad.

La constancia se utiliza en el tiempo de servicio, experiencias, comportamiento, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, etc.

PARTES DEL CERTIFICADO Y LA CONSTANCIA

CODIGO: Numero consecutivo de la dependencia determinada por cada empresa, en las entidades educativas es obligatorito enumerarlas.

De 2 a 3 interlinea margen superior.

CIUDAD Y FECHA: Es donde indica la ciudad de origen del documento con su respectivo día mes y año.

De 2 a 3 interlinea del Código o de 4 a 6 interlinea sino lo hay.

CARGO: Es del que remite el Certificado o Constancia se escribe en mayúscula sostenida centrado precedido por EL o LA.

IDENTIFICACION: Aquí se expresa las palabras CERTIFICA o HACE CONSTAR seguida de dos puntos, en mayúscula sostenida y centrado.

De 3 a 4 interlinea del cargo.

TEXTO: Se inicia con la conjunción Que siguiendo con los datos solicitantes como el Tratamiento, el Nombre y su identificación en mayúscula sostenida. En el último párrafo se menciona el motivo por el cual se expide el Certificado o la Constancia y de preferencia se incluye el destinatario.

De 3 a 4 interlinea de identificación.

DATOS DEL REMITENTE: Es donde va el nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenida.

De 4 a 6 interlinea del Texto.

TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de transcribir el documento, se escribe el primer nombre mayúscula inicial y la primera letra del apellido.

De 2 interlinea de los datos destinatario.

MARGENES

Superior 3 a 4 cm.

Izquierdo 3 a 4 cm.

Derecho 2 a 3 cm.

Inferior 2 a 3 cm.

---------- ---------- 2 a 3 interlinea ---------- Código ---------- ---------- 2 a 3 interlinea ---------- Ciudad, fecha ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ----------

CARGO DEL REMITENTE ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ----------

CERTIFICA: ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Que Tratamiento, NOMBRE, Documento de Identificación ---------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor


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L.100-1 Florencia, 13de febrero de 2012

JEFE ADMINISTRATIVO

CERTIFICA:

Yo FERNANDO GARCIA Jefe Administrativo de la Compañía CHILCO S.A.S. identificado con cedula de ciudadanía número 16435638 de Florencia doy certificación que conozco de vista y trato a la señora NUBIA CANO CORDOBA identificada con cedula de ciudadanía número 40768858 de Florencia, hace aproximadamente unos siete años, quien a tenido vínculos laborales con nuestra compañía. La presente se expide a solicitud del interesado. FERNANDO GARCIA C.C. 16435638 Florencia Cel. 3135394511 Yaneth C.

--------- ---------- 2 a 3 interlinea ---------- Código ---------- ---------- 2 a 3 interlinea ---------- Ciudad, fecha ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ----------

CARGO DEL REMITENTE ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ----------

HACE CONSTAR: ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Que Tratamiento, NOMBRE, Documento de Identificación ---------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ---------- ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- Datos del Remitente ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor


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.


L-100.1 Florencia, 13 de Febrero de 2012

SUPERVISOR

HACE CONSTAR: Que desde hace seis años conozco de vista, trato a la señora FRANCY YANETH CASTRO CANO, identificada con cedula de ciudadanía número 40614060 de Florencia, como una persona honesta, seria y honrada, cumplidora con sus obligaciones y como persona trabajadora es digna de confianza y por lo tanto muy responsable. La presente se expide a solicitud del interesado. JORGE CABRERA VELANDIA 16646041 de Florencia Cel. 3209303411 Yaneth C.

1.6 HOJA DE VIDA

Es un resumen que da a conocer las capacidades profesionales y experiencias laborales, dependiendo de la elaboración y presentación correcta demostrara su desempeño en el trascurso de nuevos empleos.

Los documentos comerciales que se le anexan son todos los comprobantes amplificados por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad.

1.6.1 PARTES DE LA HOJA DE VIDA

HOJA DE VIDA: Se escribe en mayúscula sostenida, centrado, sin negrilla, es la identificación del documento que se va a elaborar.

De 2 a 3 interlinea del margen superior.

DATOS PERSONALES

Se escribe en mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, estos se presentan en dos columnas y se encuentran de esta forma.

NOMBRE: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, se ubica Nombres y Apellidos en mayúscula de la persona responsable.

De 2 interlinea.

IDENTIFICACION: Igualmente en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, se ubica el Documento de identidad y si es una persona masculina, la libreta militar.

De 2 interlinea.

FECHA DE NACIMENTO: En mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, se ubica la información de la Ciudad, Día Mes y Año de su nacimiento.

De 2 interlinea.

ESTADO CIVIL: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, se ubica el estado en que uno se encuentra, si es Casado o Soltero o Unión Libre.

De 2 interlinea.

DOMICILIO: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, la dirección de la vivienda donde vive.

De 2 interlinea.

TELEFONO: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, los números telefónicos donde se pueden contactar con la persona que ha enviado la Hoja de Vida.

De 2 interlinea.

ESTUDIOS

En mayúscula sostenida contra el margen izquierdo, aquí se demuestra los estudios que ha tenido la persona en el trascurso de su vida, se presentan en dos columnas.

De 3 interlinea de lo último escrito de Datos Personales.

ESTUDIOS PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: En mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, se ubica el Nombre de las instituciones donde a realizados sus estudios, con su respectivos periodos cursados, con la Ciudad y el Año de la terminación.

De 3 interlinea de Estudios.

ESTUDIOS UNIVERSITARIOS: Igualmente en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, se ubica las carreras que ha hecho en su etapa de vida.

De 2 interlinea.

ESTUDIOS COMPLEMENTERIOS: Se escribe en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, después de dos tabulaciones, se ubica lo realizado durante el tiempo que lleva con su respectiva información que se necesite para poder corroborar lo escrito.

De 2 interlinea.

EXPERIENCIAS

Se escribe en mayúscula sostenida, después de dos interlinea se ubica la información de las empresas con el respectivo cargo que ha realizado en ella y de más información que se a necesaria.

De 3 interlinea de lo último escrito.

REFERENCIAS LABORALES

En mayúscula sostenida, después de dos interlinea se ubica la información de la persona encargada para comunicar lo estipulado en la empresa donde ha laborado con su Dirección y Teléfonos.


REFERENCIAS PERSONALES

Se escribe en mayúscula sostenida, después de dos interlinea se ubica información de personas que conozcan a la persona que envía la hoja de vida y den una muy buena expresión de ella, tiene que ir su nombre, cargo donde labora y demás información que se necesite.


FIRMA: Es donde se escribe el Nombre completo en mayúscula sostenida, de la persona dueña de la Hoja de Vida con su Numero de Cedula y se la ubica la Firma.

De 4 a 6 interlinea de lo último escrito.

FECHA DE PRESENTACION: Es donde se escribe la información de la Ciudad, fecha en que se hizo la Hoja de Vida.

De 3 a 4 interlinea de la Firma.

MARGENES





---------- ---------- 2 a 3 interlinea

HOJA DE VIDA ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- DATOS PERSONALES ---------- ---------- 3 interlinea ---------- NOMBRE Y APELLIDOS: ---------- ---------- 2 interlinea IDENTIFICACION: ---------- ---------- 2 interlinea FECHA DE NACIMIENTO: ---------- ---------- 2 interlinea ESTADO CIVIL: ---------- ---------- 2 interlinea DOMICILIO: ---------- ---------- 2 interlinea TELEFONO: ---------- ---------- 3 interlinea ---------- ESTUDIOS ---------- ---------- 3 interlinea ---------- ESTUDIOS PRIMARIOS: ---------- ---------- 2 interlinea ESTUDIOS SECUNDARIOS: ---------- ---------- 2 interlinea


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4 C

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ESTUDIOS UNIVERSITARIOS: ---------- ---------- 3 interlinea ---------- ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: ---------- ---------- ---------- EXPERIENCIAS: ---------- ---------- 3 interlinea ---------- REFERENCIAS LABORALES: ---------- ---------- 3 interlinea ---------- REFERENCIAS PERSONALES: ---------- ---------- 4 a 6 interlinea ---------- ---------- FIRMA ---------- ---------- 3 a 4 interlinea ---------- Ciudad, Fecha de Presentación


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HOJA DE VIDA

DATOS PERSONALES: NOMBRE Y APELLIDOS: FRANCY YANETH CASTRO CANO IDENTIFICACION: 40614060 DE FLORENCIA FECHA DE NACIMIENTO: 14 DE NOVIEMBRE DE 1984 ESTADO CIVIL: UNION LIBRE DOMICILIO: CARRERA 13ª No.2ª-16 TELEFONO: 3124487017 ESTUDIOS: SECUNDARIOS: COLEGIO JOR ELIECER GAITAN FLORENCIA - CAQUETA 2001 ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: HOJA DE CALCULOELECTRICA

MICROSOFT EXCEL PROCESADOR DE TEXTO

MICROSOFT COLEGIO LA CIUDADELA SIGLO XXl

SENA

EXPERIENCIAS: DISTRIBUIDORA METAMORFOSIS, Auxiliar de Ventas, desde 15 de octubre de 2005 hasta 30 de junio de 2006.

LA ESTACION DE LA MODA, Auxiliar de Ventas, desde 01 de noviembre de 2006 hasta 30 de noviembre de 2009.

REFERENCIAS LABORALES: FREDI ALBERTO RAMIREZ,

Administrador Distribuidora Metamorfosis, Tel: 4351124, Florencia.

LUIS FERNANDO MENDEZ, Jefe

Inmediato, La Estación de la Moda, Tel: 4644118, San Vicente de Caguan.

REFERENCIAS PERSONALES: JORGE CABRERA VELANDIA,

Coordinador Ventas Gas País, Tel: 3123785026 – 4360006.

FRANCY YANETH CASTRO CANO C.C. 40614060 de Florencia Florencia, 13 de febrero de 2012

1.7 ACTA ADMINISTRATIVA

Se han utilizado como herramienta laboral para dejar constancia de los hechos ocurridos que se tratan y acuerdan en una reunión donde hace presencia la administración de una empresa pública o privada.

1.7.1 PARTES DEL ACTA

ACTA No.__: Se escribe centrado, en mayúscula sostenida, sin negrilla con número consecutivo que le corresponda, iniciando con 001.

De 1 interlinea del margen superior.

FECHA: Se escribe centrado, en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta la Ciudad donde se realiza la reunión con su respectiva fecha.

De 3 interlinea.

HORA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta la hora de inicio y fin de la reunión.

De 1 interlinea.

LUGAR: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta el nombre donde se realiza la reunión.

De 1 interlinea.

ASISTENTES: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se apunta los nombres y apellidos en mayúscula inicial, con su respectivo cargo que ocupa en la empresa, estos son los integrantes que han acudido a la reunión.

De 2 interlinea.

INVITADOS: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, los nombres y apellidos en mayúscula inicial, con su respectivo cargo, de las personas que han participado en la reunión.

De 2 interlinea.

AUSENTES: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, los nombres y apellidos en mayúscula inicial, con su respectivo cargo de las personas que no han estado en la reunión.

De 2 interlinea.

ORDEN DEL DIA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se especifica en números arábigos los temas por el motivo de la reunión.

De 2 interlinea.

1o. Verificación de quórum.

2o. Lectura y discusión del Acta anterior.

3o. Discusión y aprobación tabla de retención documental y al respecto.

DESARROLLO: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, se prepara el primer tema especificando con números arábigo el avance de la reunión.

De 2 interlinea.

1o. Se verifico el quórum dando inicio a la lectura.

2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.

3o. Fue presentada la tabla de retención documenta y al respecto.

De 2 interlinea después del titulo Desarrollo, a 1 interlinea entre renglón y 2 entre párrafo.

CONVOCATORIA: Se escribe en mayúscula sostenida, sin negrilla, seguida de dos puntos, es para programar una nueva reunión, donde lleva la Fecha,

Hora y Lugar.

De 2 interlinea.

FIRMAS: Donde van los Nombres y Apellidos completos en mayúscula sostenidos con su respectivo Cargo a 1 interlinea con mayúscula inicial.

Estos Nombres y Cargos se organizan de forma jerárquica que este al margen izquierdo y el siguiente en el mismo renglón pero al margen derecho.

De 4 interlinea.

ANEXOS: Se escribe en mayúscula inicial, sin negrilla, seguida de dos puntos, se adjunta tal cantidad de documentos que sustenten una información que se desarrolla en el acta.

De 2 interlinea.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Es la persona responsable de transcribir el documento, su Nombre en mayúscula inicial y la primera letra de su Apellido.

De 2 interlinea.

MARGENES





---------- 1 interlinea ACTA No. ___

---------- ---------- 3 interlinea ---------- FECHA: ---------- 1 interlinea HORA: ---------- 1 interlinea LUGAR: ---------- ---------- 2 interlinea ASISTENTES: --------------------, ---------- ---------- ---------- 2 interlinea INVITADOS: --------------------, ---------- ---------- ---------- 2 interlinea AUSENTES: --------------------, ---------- ---------- ---------- 2 interlinea ORDEN DEL DIA: ---------- 1 interlinea 1o.------------------------------------------------------------------------------------------------------ 2o.------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3o.------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---------- ---------- 2 interlinea DESARROLLO: ---------- 1 interlinea 1o.----------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- 1 interlinea 2o. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- 1 interlinea 3o. ----------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------


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---------- ---------- 2 interlinea CONVOCATORIA: ---------- ---------- ---------- 4 interlinea ---------- FIRMAS: --------------------, ---------- ---------- ---------- 2 interlinea Anexos: ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor


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4 C

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CM

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CREACION DE LA EMPRESA

ACTA No. 001

FECHA: Florencia, 13 de febrero de 2012 HORA: De 8:45 am a 12:45 m LUGAR: SENA Aula 11 ASISTENTES: ALEXANDER MOSQUERA, Presidente JHULIETH BARRIOS, Vicepresidente RUTH MUÑOZ, Secretaria INVITADOS: GRUPO GESTION ADMINISTRATIVA AUSENTES: JOHANNA AGUIRRE LISETH HERRERA ORDEN DEL DIA: 1o. Llamado a lista 2o. Escoger nombre de la empresa 3o. Que servicios se va prestar en la empresa DESARROLLO: 1o. Se llama a lista dos de los integrantes del grupo Gestión Administrativa no asistieron, (Johanna A: y Liseth H.)

2o. Se escoge el nombre de la empresa, (ASESORES GESTION ADMINISTRATIVA). 3o. Los servicios que presta la empresa son, asesorar a pequeñas y medianas empresas, organizar eventos, archivos, servicio al cliente, manejo contable, estado financiero, etc. A quienes les vamos a prestar nuestros servicios son a oficinas de administración, al sector ganadero, a pequeñas y medianas empresas, cooperativas, etc. Para haber llegado a estas decisiones varios compañeros colaboramos en ello, hubo personas que aportaron ideas y demás. Se hace un receso y salimos al breig a las 9:00 am y seguiremos a las 9:30 am. Ya después de este corto breig, para poder seguir con la creación de la empresa, reunimos varias preguntas, para ello en grupo de cinco personas decidimos repartirnos las preguntas y responderlas y luego hacer una exposición de ellas. Preguntas:

1. Que es una empresa y como está constituida? 2. Que significa: Ltda., S.A.S, S. A, ONG? 3. Cuál es la normatividad para la creación de una empresa? 4. Que significa Misión, visión, Eslogan e imagen corporativa de una

empresa? 5. Que es la estructura orgánica funcional de la empresa?

Esta acta termina a las 12:45 m del día 13 de febrero de 2012, se realizara la siguiente acta el día 14 de febrero 2012 en el SENA aula 11.

CONVOCATORIA:

Próxima reunión, el 14 de febrero de 2012 a las 8:00 am, en el aula 11 del SENA.

FIRMAS:

ALEXANDER MOSQUERA JHULIETH BARRIOS Presidente vicepresidente

RUTH MUÑOZ Secretaria

Francy C.

1.8 NOTA INTERNA

Es un formato de carácter interno pre impreso, su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o personas pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí, por peticiones, hechos, etc.

La nota interna se diligencia a mano cuyo objetivo es trasmitir información breve y de inmediato.

1.8.1 PARTES DE LA NOTA INTERNA

INICIO

MEMBRETE: Es donde se organiza el Nombre o Razón Social de la Empresa.

FECHA: De registro de envió.

PARA: Se ubica el Nombre del funcionario

DE: Seguido el Nombre o Cargo de la persona y departamento o sección al que pertenece quien Emite la Nota.

A: Seguido el Nombre o Cargo de la persona y departamento o sección a la que pertenece quien va a recibir la comunicación.

ASUNTO: Seguido se resume el motivo que origina el documento.

CONTENIDO: Aquí se ubica en forma detallada el motivo por el cual se envía la Nota Interna, tiene que ser breve y reducida.

FINAL: Aquí se ubica la firma de la persona que envía el mensaje.

NOTA INTERNA No.___ FECHA: ______________________________________________ PARA: _______________________________________________ DE: _______________________________________________

URGENTE: _____________________ ENTREGAR: ____________________ DEVOLVER: _____________________ ENVIAR: _______________________ RESPUESTA: ____________________

ARCHIVAR: _____________________ TRAMITAR: _____________________ ENCARGARSE: __________________ INFORMAR: ____________________ OTROS: ________________________

OBSERVACIONES: ________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____________________________________________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO:______________________ FECHA: ______________________ HORA: ______________________

FY

NOTA INTERNA No.001 FECHA: ___Florencia,_10_de_febrero_de_2012____________ PARA: ___ROGELIO_MORALES________________________ DE: ______SUDGERENTE___________________________

URGENTE: _________X___________ ENTREGAR: ____________________ DEVOLVER: _____________________ ENVIAR: _______________________ RESPUESTA: ____________________

ARCHIVAR: _____________________ TRAMITAR: _____________________ ENCARGARSE: __________________ INFORMAR: ____________________ OTROS: ________________________

OBSERVACIONES: _Cordialmente,_me_permito_solicitarle_el_tramite_del____ _estado_financiero_de_la_empresa_para_realizar_un_informe_que_me_han_ _solicitado._ _atentamente,_ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: Asistente_asesor_financiero FECHA: __10_de_febrero_de_2012_ HORA: ___10:30_am____________

FY

1.9 INFORME ADMINISTRATIVO

Documento por el cual se da a conocer el cambio de cualquier estudio de forma administrativa.

En este informe se clasifican en

1.9.1 INFORME CORTO

Son los que tienen mínimo 10 hojas de contenido. Consta de:

ENCABEZAMIENTO: El informe corto no lleva portada sino encabezamiento, que se distribuye con la Razón Social.

De 3 a 4 cm del margen izquierdo superior y en mayúscula sostenida.

TITULO: Se escribe el Título del Informe, centrado y en mayúscula sostenida.

De 4 interlineas del margen superior.

FECHA: En mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, se ubica la Ciudad y Fecha completa.

De 4 interlinea del título contra el margen izquierdo.

AUTORÍA DEL INFORME: En mayúscula sostenida, se escribe PRESENTADO POR, ELABORADO POR, RESPONSABLE, y se ubica el nombre de la persona quien realiza el informe.

De 2 interlinea seguida de la Fecha.

OBJETIVO: En mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Es la planeación breve que expone la finalidad del informe.

De 2 a 4 interlineas

ESCRITURA DEL TEXTO: Un informe corto generalmente consta de un capitulo único. Todos se escriben contra el margen izquierdo, allí se escriben los temas a tratar o desarrollar en el informe.

CONCLUSIONES: Se escriben en mayúscula sostenidas contra el margen izquierdo. Son los resultados obtenidos después de analizar el trabajo escrito en el informe

De 2 a 4 interlineas del último renglón del texto.

FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor, en la página que finaliza el cuerpo del informe. El nombre se anota en mayúscula sostenido.

De 4 a 6 interlinea del último párrafo.

TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor.

De 2 interlíneas del firmante.

1.9.2 INFORME LARGO O EXTENSO

Tiene por objeto presentar, definir y dar una idea completa del informe.

Estas son sus partes:

PRELIMINARES: Es la parte que compone al texto o cuerpo del informe y está constituida por la:

CUBIERTA: Es la parte que cubre el documento, que se le llama pasta o tapa.

PORTADA: Es la primera página que contiene los datos que se requieren para dar a conocer el documento.

TABLA DE CONTENIDO: Es la lista donde contiene los capítulos y divisiones principales que requieren paginación del informe.

GLOSARIO: Es una lista de signos, unidades, abreviaturas y siglas utilizadas en el informe que se organiza alfabéticamente para explicar sus términos o definiciones.

CUERPO DEL INFORME: Es el texto del documento que por el cual se constituye por una:

INTRODUCCION: Es la planeación breve que expone los alcances de un informe extenso o largo.

OBJETIVOS: Es la planeación breve que expone la finalidad del informe coto.

NUCLEO DEL INFORME: Son temas y subtemas que constituyen la escancia de informe.

CAPITULO: Es el tema completo que permite orientar al lector.

SUBDIVISION: Es la parte donde se divide un capitulo o un tema y subtema.

TITULO: Es el nombre del informe, del capítulo y subdivisión.

FIGURAS: También llamada (ilustraciones); son gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

TABLAS: Son los cuadros numéricos, estadístico, geográfico que se presenta en columnas.

CITAS: Es un pasaje, párrafo o propósito que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o compartir ideas.

NOTA DE PIE DE PAGINA: Es la aclaración del autor sobre el informe para completar una idea expresada en el texto.

CONCLUSIONES: Son los resultados obtenidos y deducidos, hechos después de analizar detalladamente el trabajo escrito en el informe.

RECOMENDACIONES: Son las formulaciones concisas de las acciones que se consideran necesarias, como el resultado directo de las conclusiones alcanzadas.

MATERIAL COMPLEMENTARIO: Es la parte que sigue el cuerpo del informe para aplicarlo y facilitar su utilización que está constituida por los:

ANEXOS: Es el conjunto de documentos que sirven para complementar y aclarar el cuerpo del informe.

BIBLIOGRAFIA: Es la lista de la fuente de consulta que sean relacionado con el tema.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS: Es el conjunto de datos precisos y ordenados que facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.

INDICE: Es la lista alfabética de temas o aspectos relevantes del informe. Este es diferente a la tabla de contenido.

MARGENES





---------- ---------- ---------- 4 interlinea ----------

INFORME ---------- ---------- ---------- 4 interlinea ---------- FECHA: ---------- 1 a 2 interlinea ELABORADO POR: ---------- ---------- 2 a 4 interlinea OBJETIVO: ---------- ---------- 2 a 4 interlinea TEXTO ---------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------- ---------- ---------- 2 interlinea -------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------- ---------- ---------- 2 a 4 interlinea CONCLUSIONES ------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------- ---------- ---------- 2 a 4 interlinea FIRMA ---------- ---------- 2 interlinea Transcriptor.

MARGEN SUPERIOR DE 3 A 4 CM

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INFORME CORTO

NOMBRE DEL TRABAJO

NOMBRE DEL APRENDIZ

NOMBRE DE LA INSTITUCION NOMBRE DE LA MATERIA

CIUDAD - DEPARTAMENTO FECHA


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A 3

CM

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INFORME LARGO O EXTENSO

NOMBRE DEL TRABAJO

NOMBRE DEL APRENDIZ

NOMBRE DEL PROYECTO

NOMBRE DEL INSTRUCTOR

NOMBRE DE LA INSTITUCION NOMBRE DE LA MATERIA

CIUDAD - DEPARTAMENTO FECHA


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INFORME LARGO O EXTENSO

1.10 ACTOS ADMINISTRATIVOS

Es toda declaración de carácter administrativa, es decir que es una decisión que toma una parte de la Administración Pública y que tiene efectos jurídicos sobre el encargado.

El objetivo de la administración pública es satisfacer los intereses colectivos.

El tema del acto administrativo es de suma importancia en el derecho público, dado que el reconocimiento de un acto como administrativo implica someterlo a un régimen especial que lo diferencia de otras manifestaciones estatales.

1.10.1 ORDENANZA

Es una disposición o mandato. Se utiliza para nombrar al tipo de norma jurídica.

Es emitida por la autoridad que tiene la facultad para exigir su cumplimiento.

1.10.2 ACUERDO

Es una decisión tomada en común por dos o más personas por la junta, la asamblea o el tribunal.

También se denomina un pacto, tratado o resolución de organizaciones, de instituciones, de empresas privadas o publicas.

1.10.3 DECRETO

Es un acto administrativo de poder ejecutivo, que posee un contenido reglamentario, es inferior a las leyes.

Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras específicamente evaluadas.

1.10.4 RESOLUCION

Es una moción escrita adoptada por una asamblea.

Es un supuesto de ineficacia del contrato proveniente de un hecho posterior a su celebración, que le pone fin por decisión judicial, por autoridad de una de las partes o por decisión de la ley.

1.10.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA

Se conoce popularmente como compraventa a aquel comercio en el cual se compran y venden cosas, especialmente aquellas usadas o antiguas y por supuesto con un valor mucho más accesible que en cualquier otro comercio en el cual se ofrecen piezas similares pero nuevas y sin uso.

Y por otro lado se conoce como contrato de compraventa a aquel contrato que suscriben dos personas y por el cual una de ellas se obliga a entregarle a la otra una determinada cosa y la otra parte se compromete a pagar una suma monetaria determinada.

CONTRATO DE COMPRA VENTA ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Entre los suscritos a saber:_______________________________________, mayor de edad, vecino de ________________, portador de la Cédula de Ciudadanía Número ______________, expedida en ________________, con Matrícula Mercantil No. ______________quien actuará en nombre propio, por una parte, y quien dentro del presente contrato y para sus efectos se llamará EL VENDEDOR, y ______________________________ mayor de edad, vecino de_____________, portador de la Cédula de Ciudadanía Número______________________, expedida en ___________, con Matrícula Mercantil No._____________________quien actúa en nombre propio, por la otra, quien dentro del presente contrato se llamará EL COMPRADOR, celebramos el presente contrato de compra venta, contenido en las siguientes cláusulas: PRIMERA_____________________________________________________VENDEDOR, transfiere a Titulo de venta el____________________ % del establecimiento de comercio denominado_____________________________________________, que se encuentra ubicado en__________________________________________, de la ciudad de_____________________, y con Matricula Mercantil número _______________________________debidamente renovada hasta la fecha. SEGUNDA: El precio de ésta compraventa es la suma de_______________________________________________________________________________________________ ( $ ), los cuales declara tener recibidos el VENDEDOR, de mano del COMPRADOR a entera satisfacción, a la firma del presente contrato. Para constancia se firma el presente contrato a los____________________ (___) días del mes de ________________________ del __________________________( ) _____________________________________________________________ EL VENDEDOR: EL COMPRADOR: C.C.N0 CCN0

1.11 FAX

Es un sistema de traspaso de datos escritos, gráficos, textos y muchos más datos por vía telefónica formando una tele copia.

Este funciona de manera sencilla. Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo aparato: un escáner, que se encarga de registrar los datos, textos e imágenes presentes en el documento original; un módem, que permite la conexión vía telefónica con otro aparato de similares características; y la impresora, que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rápida y económica en un papel, produciendo una copia de los datos transmitidos.

FAX A LA TENCION DE: __________________________________________ EMPRESA: _________________________________________________ FAX: _________________________TELEFONO: ___________________ DE: _______________________________________________________ FECHA: ______________________PAGINAS: _____________________ ASUNTO: __________________________________________________

FAX A LA TENCION DE: FRANCY YANETH CASTRO CANO EMPRESA: AGESAD S.A.S FAX: 4352961 TELEFONO: 4356125 DE: JORGE CABRERA VELANDIA FECHA: 13 DE FEBREO DE 2012 PAGINAS: UNA ASUNTO: CARTA REFERENCIA PERSONAL GAS PAIS 002-5 Florencia, 13 de febrero de 2012

COORDINADOR DE VENTAS

HACE CONSTAR: Que desde hace seis años conozco de vista y trato a la señora FRANCY YANETH CASTRO CANO, Cedula número 40614060 de Florencia, como una persona honesta, seria y trabajadora es digna de confianza y por lo tanto muy responsable. La presente se expide a solicitud del interesado. JORGE CABRERA VELANDIA Celular 3123785026

1.12 TELEGRAMA

El telegrama es un mensaje breve que se envía por medio del telégrafo, aparato que funciona mediante descargas eléctricas.

Los signos del mensaje se reproducen dando tecleos largos o breves, que se representan con rayas o puntos y equivalen a letras del alfabeto, números, etc. Es decir, el telegrama no se escribe en español, sino en clave Morse.

Ejemplos:

El telegrama tiene como finalidad el envío de un mensaje rápido y urgente, por tanto al escribirlo se debe ser breve, además de que se cobra por palabra. Por ejemplo:

Arturo: Estoy ya en Veracruz, necesito que por favor le digas a mi mamá que no se olvide de mandarme el boleto de regreso, gracias por todo.

Alma

Este mensaje, para enviarlo por telegrama quedaría así:

Estoy en Veracruz, di a mamá envíe boleto.

Alma

TELEGRAMA

AGESAD S.A.S

PROCEDENCIA:

DESTINATARIO: TELEFONO:

DOMICILIO:

DESTINO:

TEXTO:

REMITENTE:

DOMICILIO:

TELEFONO: FIRMA:

TELEGRAMA

AGESAD S.A.S

PROCEDENCIA: Florencia, 13 de febrero de 2012

DESTINATARIO: TATIANA ARIAS GUSMAN TELEFONO: 4351126

DOMICILIO: Calle 9 No. 11 – 30 Los Lagos

DESTINO: San Vicente del Caguan – Caquetá

TEXTO: FELICITO MOTIVO TU HIJA GRADO ABRAZO SALUDO

FRANCY YANETH CASTROM CANO

REMITENTE: FRANCY YANETH CASTRP CANO

DOMICILIO: Carrera 13 a No. 2 a 16 El Rosal

TELEFONO: 3124487017 FIRMA:

1.13 SOBRES

Es una cubierta que protege y guarda un documento para entregarlo o enviarlo

1.13.1 PARTES DEL SOBRE

DATOS DEL DESTINATARIO: Es la persona a quien va dirigido el contenido del sobre.

TRATAMIENTO: Título académico, con mayúscula inicial.

NOMBRE: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida; nombres y apellidos completos. Sin negrilla.

CARGO: Se escribe con mayúscula inicial.

EMPRESA: Se anota en la línea siguiente al cargo, la razón social, sigla o acrónimo.

DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza una de las dos, la dirección de la empresa de donde se mandan el sobre.

DESTINO: Puede ser local, nacional o internacional donde va dirigido el sobre.

DATOS DEL REMITENTE: Es la persona natural que envía el contenido del sobre.

LOGOTIPO: Símbolo que identifica a una empresa.

CIUDAD Y PAIS DE ORIGEN: De donde envían el sobre.

NUMERO DE TELEFONO: De la persona que envía el sobre

NUMERO DEL TELEFAX: Que transmite el documento.

Esquema de distribución de los datos del destinatario en sobre oficio

Entre 3 Y 4 cm ZONA 1 ZONA3

Entre 1.5 y 2 cm

ZONA 2

Esquema de indicaciones para el destinatario en sobre

oficio

Entre 3 Y 4 cm ZONA 1 ZONA3

FLORENCIA-CAQUETA

Señor GUSTAVO NARIÑO Jefe Administrativo Lácteos del Hogar Calle 10 No 3-5 Acacias Florencia Carrera 20 Centro Tel. 3123654879

2. EL INTERNET

Es un conjunto de redes, de ordenadores y dispositivos realmente unidos mediante cables que conectan puntos de todo el mundo. Estos cables se presentan en muchas formas: desde cables de red local, a cables telefónicos convencionales, digitales y canales de fibra óptica que forman las "carreteras" principales. Esta gigantesca Red se difumina en ocasiones porque los datos pueden transmitirse vía satélite, o a través de servicios como la telefonía celular, o porque a veces no se sabe muy bien a dónde está conectada.

2.1 LA INTRANET

Significa en español "red interna"; la intranet es una red de ordenadores privada basada en los tipos de Internet, esto es lo que hace la diferencia entre el internet ya que es público y la intranet es privada.

Una Intranet puede extenderse a través de Internet. Esto se hace generalmente usando una red privada virtual.

Un intranet es un Internet interno diseñado para ser utilizado en el interior de una empresa, universidad, u organización. Lo que distingue a un intranet del internet de libre acceso es el hecho de que el intranet es privado. Gracias a los intranets, la comunicación y la colaboración interna son más fáciles.

2.2 EMAIL O CORREO ELECTRONICO

Es un servicio muy utilizado en internet, que permite el intercambio de mensajes entre usuarios. Para enviar y recibir mensajes mediante sistemas de comunicación electrónicos.

Para enviar un mensaje de e-mail es necesario tener la dirección de nuestro destinatario. Una dirección de email tiene la forma: [email protected].

Podemos siempre identificar una dirección de correo electrónico por el uso de la arroba "@" (at, en inglés) entre el nombre de usuario y el nombre del proveedor del servicio.

3. COMO REDACTAR UNA CARTA

Muchas empresas no entienden que necesitan relacionarse con el mundo exterior; para poder tener sus objetivos principales que son ofrecer los productos que fabrican.

La empresa necesita mantener informados a sus clientes sobre los asuntos de interés para ellos; pero no logramos darnos cuenta de eso o de obtener respuestas satisfactorias.

Tenemos que fijarnos de que los informes no sean muy pesados o extensos; ya que son difíciles de comprender y por ello no es captado el mensaje.

Estas empresas necesitan lograr que sus mensajes sean agradables para el público, tienen que ser muy estratégicas.

Para poder redactar todo tipo de documentos debemos tener en cuenta lo siguiente:

EL CUIDADO DE LA ORTOGRAFÍA: Los errores ortográficos no dejan transmitir la información que se quiere mostrar.

LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN: Aunque no parezca, el utilizar demasiado la coma hace difícil la lectura de una carta, por lo tanto debemos usar los signos de puntuación en su justa medida.

LA TIPOGRAFÍA: Se trata del conjunto de caracteres que usamos al redactar nuestros documentos. Los programas tipo Word nos hacen más fácil el utilizar diversas tipografías. La imagen corporativa debe utilizar siempre la misma tipografía para todos los textos.

ALINEACIÓN: Una buena alineación facilita la correcta lectura y la hace agradable a la vista.

Para redactar un buen documento es importante saber el tipo de cliente, o a la empresa que vamos a enviarle las cartas. Cuanto mejor conozcamos a la persona, mejor haremos la redacción.

3.1 LA ORTOGRAFIA

Es la ciencia que nos enseña a escribir correctamente como debe ser, para que podamos comprender e interpretar cuando leamos.

Y para ello tenemos que conocer sus reglas y aplicarlas correctamente.

3.1.1 LAS REGLAS DE LA ORTOGRAFÍA

LETRAS: Es la base en la que nos comunicamos, por medio de la escritura por lo cual representa los sonidos del lenguaje oral.

SILABAS: Es cuando un fonema o grupo de fonemas se pronuncian de un golpe de voz.

LETRAS MAYÚSCULAS: Son cuando se escribe la primera letra al iniciar un escrito, después de un punto, con nombres propios etc.

USO DEL ACENTO: Es cuando una palabra esta formada por varias silabas y hay es donde hacemos la mayor fuerza.

SIGNOS: Es un código o sistema por el cual transmitimos información que nos sirve para comunicarnos.

3.2 LA GRAMATICA

La gramática es el estudio de las reglas que regulan el uso de las lenguas y la organización de las palabras dentro de una oración. También se denomina así al conjunto de reglas que gobiernan el uso de un lenguaje muy determinado; así, cada lengua tiene su propia gramática.

3.2.1 LAS REGLAS GRAMATICALES

Frases interrogativas en español hay dos tipos de frases. La interrogativas directas e indirectas.

3.3 SINTAXIS

Es la que estudia la parte de reglas que constituyen la formación de unidades superiores y se entablan entre si, también estudia las oración.

ORACIÓN: La cual esta formada por varias palabras agrupadas en el sintagma que la forma como verbo.

Aquí se encuentran Oraciones Simples, Completas y Compuestas.

3.4 MORFOLOGIA

Se ocupa de cada elemento de la oración por separado atendiendo los rasgos gramaticales.

4. DIGITACION

Digitar información con precisión y rapidez es una de las competencias básicas demandas por la sociedad contemporánea. Desafortunadamente, muy pocas instituciones educativas incluyen formalmente Manejo del Teclado en el currículo de informática (TIC).

Además, la mayoría de las que si lo hacen, no pueden asegurar que sus estudiantes adquieran idoneidad en su manejo. Muchos docentes de informática aducen que les falta tiempo para poner en práctica un currículo completo y efectivo que conduzca a que sus alumnos alcancen la competencia en el manejo de este dispositivo de entrada.

Lo que no tienen en cuenta, es que si la institución no destina un tiempo específico para enseñar a utilizar adecuadamente el Teclado, los estudiantes se lo tomarán y con creces, a lo largo de su vida académica, localizando las teclas ("chuzo grafiando") cuando realicen trabajos en el computador.

4.1 TÉCNICA DE DIGITACIÓN

Adquirir y mantener una técnica apropiada de digitación, también hace parte de la primera etapa en el aprendizaje del Manejo de Teclado. Esta debe incluir, desde los primeros años escolares, la explicación a los estudiantes de por qué es importante adoptar la postura adecuada y entrenarlos para sentarse correctamente, usar convenientemente el teclado y hacer pausas en el trabajo con alguna frecuencia.

4.2 EL TECLADO

En informática un teclado es un periférico de entrada o dispositivo, en parte inspirado en el teclado de las maquinas de escribir, que utiliza una disposición de botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían información a la computadora. Después de las tarjetas perforadas y las cintas de papel, la interacción a través de los teclados al estilo teletipo se convirtió en el principal medio de entrada para las computadoras. El teclado tiene entre 99 y 127 teclas aproximadamente.

Y está dividido en cuatro bloques:

BLOQUE DE FUNCIONES: Va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques de cuatro: de F1 a F4, de F5 a F8 y de F9 a F12. Funcionan de acuerdo al programa que esté abierto. Por ejemplo, en muchos programas al presionar la tecla F1 se accede a la ayuda asociada a ese programa.

BLOQUE ALFANUMÉRICO: Está ubicado en la parte inferior del bloque de funciones, contiene los números arábigos del 1 al 0 y el alfabeto organizado como en una máquina de escribir, además de algunas teclas especiales.

BLOQUE ESPECIAL: Está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico, contiene algunas teclas especiales como Impr Pant, Bloq de desplazamiento, pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePag, AvPag, y las flechas direccionales que permiten mover el punto de inserción en las cuatro direcciones.

BLOQUE NUMÉRICO: Está ubicado a la derecha del bloque especial, se activa al presionar la tecla Bloq Núm., contiene los números arábigos organizados como en una calculadora con el fin de facilitar la digitación de cifras. Además contiene los signos de las cuatro operaciones básicas: suma +, resta -, multiplicación * y división /; también contiene una tecla de Intro o Enter.

5. POSICION ERGONOMICA

El uso generalizado de computadores en los sitios de trabajo obliga a reorganizar el espacio y a considerar nuevos hábitos, para lograrlo, la ergonomía establece unas normas que hacen que la relación entre las ergonomía establece unas normas que hacen que la relación entre las personas y su entorno laboral contribuya a su bienestar.

El trabajo con computador no representa grandes riesgos en cuanto a acciones o patologías laborales, pero puede producir en las personas trastornos que se traducen en fatiga mental, problemas visuales, dolores de espalda, cuello brazos, manos y muñecas.

Buena parte de ellos se soluciona al adoptar las normas de construcción y diseño de los muebles de oficina, de igual manera, al seguir las recomendaciones de uso que son impulsadas tanto por los ergónomos como por las propias empresas.

CONCLUSIONES

Este trabajo nos dio la oportunidad de conocer nuestras capacidades en la digitación y producción de documentos empresariales.

BIBLIOGRAFIA

LA PAGINA WED.

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