Tarea 3 ok

GESTIÓN DOCUMENTAL II

TAREA

CECILIA LAITON GALEANO

DILSA LAITON GALEANO

ELSA OJEDA HERRERA

DOCENTE

LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

CIDBA - A.V.A.

ARMENIA –COLOMBIA

2013

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN OBJETIVOS

ACTIVIDADES:

TAREA

1. Elabore una tarea, en la cual usted le va a explicar a sus compañeros de manera creativa lo siguiente:2.

3. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?4. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización?5. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental

con su definición, normatividad y actividades.6. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la

gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto. 7. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.8. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. 9. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la

Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico) 10. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.11. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

INTRODUCCION

El presente trabajo tiene como finalidad fortalecer nuestro interés

por temas específicos contribuyentes como estudiantes C.I.D.B.A y

vamos a conocer los procesos de un programa de gestión

documental, conocer sobre el ciclo vital de los documentos, sus

fases y etapas, conocer aspectos importantes de la unidad de

correspondencia, aprender sobre el decreto 2906 de 2012,

identificar como se clasifican los archivos y los valores de los

documentos.

OBJETIVO GENERAL

Lograr conocer e interpretar todas las herramientas existentes en elárea de Gestión documental y así entender y poner en practica todoslos procesos de un programa de gestión documental y otros temas degran interés

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Conocer los procesos de un programa de gestión documental Aprender el ciclo vital de los documentos Conocer aspectos importantes de la unidad de correspondencia Aprender sobre el decreto 2906 de 2012 Identificar como se clasifican los archivos

Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?.

Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIADEFINICION

Es la encargada de gestionar de formacentralizada y normalizada, losservicios de recepción, radicación ydistribución de sus comunicaciones,de tal manera, que estosprocedimientos contribuyan aldesarrollo del programa de gestióndocumental y los programas deconservación, integrándose a losprocesos que se llevarán en losarchivos de gestión , centrales ehistóricos.

IMPORTANCIA DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA EN ORGANIZACIONESGestionar los procesos o programas de gestión documental parapromover la conservación adecuada de toda la documentaciónescrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de formaeficaz su uso oportuno, mediante la utilización deprocedimientos y operaciones Archivísticas.

FUNICIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

1) Control de Ingreso de la Documentación.

2) Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3) Conservación.

4) Servicio y Control de Préstamo de los documentos.

5) Selección y Traslado de la Documentación al archivo central.

6) Digitalización de los Documentos.

7) Atención de consultas sobre informes estudiantiles.

8) El Área de Correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.

SERVICIOS DE LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA

Recepción de correspondencia

Radicación de correspondencia

Distribución de la comunicación al área correspondiente

ori

gen

crea

ció

n

dis

eño

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Ley 43 de 1913 Sobre eluso de tinta indeleble paradocumentos oficiales.

Ley 527 de 1999Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas

digitales

comunicaciones oficiales en las entidades

públicas y privadas que cumplen funciones

públicas.

Artículos 4, 6, 9 y 14

No se deben utilizar

micropuntas o esferos de tinta húmeda .

Circular Interna AGN No.13

de 1999

NTC 1673

Papel y cartón: papel para escribir e imprimir” .

“Papel para documentos de archivo: requisitos para la

permanencia y durabilidad”

NTC 4436

• La correspondencia y demásformas de comunicación privadasson inviolables. Sólo pueden serinterceptadas o registradasmediante orden judicial, en loscasos y con las formalidades queestablezca la Ley. (Reforma ActoLegislativo 02 de 2003

Artículo 15. Párrafo 3

• Supresión deautenticación dedocumentosoriginales y uso desellos, ventanillaúnica

Decreto 2150 de 1995

Artículos 1, 11 y 32

• Sobre las unidadesde correspondencia,radicación y controlde lascomunicacionesrecibidas y enviadas.

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículo Séptimo:

Comunicaciones Internas

• “Para las comunicaciones internas decarácter oficial, las entidades deberánestablecer controles y procedimientos quepermitan realizar un adecuado seguimientoa las mismas, utilizando los códigos de lasdependencias, la numeración consecutivay sistemas que permitan la consultaoportunamente, ya sean éstos manuales oautomatizados”.

.

Actividad dentro del proceso de

Gestión Documental, cuyo fin

radica en garantizar que los

documentos lleguen a su

destinatario.

Decreto 229 de 1995

Servicios postales y susresoluciones reglamentarias.


Artículo 25.

Utilización del correopara el envío de

información.

Acuerdo 060 de 2001

Artículo3.

Centralización de losservicios de distrib

ución de las comunicaciones oficiales

3.

DISTRIBUCIÓN

Documentos

Externos

Documentos

Internos

Documentos

Envidos

Identificación de dependencias destinatarias

según competencia

Clasificación, organización, enrutamiento y

reasignación de las comunicaciones a las

dependencias competentes

Registros de control de entrega

Identificación de Dependencias

Enrutamiento de documentos a

dependencias competentes

Registro de control de entrega de

documentos internos

Definición de medios de distribución, (fax, correo

electrónico, página web, trámite en línea, correo

tradicional, apartado aéreo,).

Control del cumplimiento de requisitos del documento.

Métodos de empaque y embalaje.

Gestión correo tradicional: Normal, certificado, especial

Peso y porteo.

Control y firma de guías y planillas de entrega

Control de devoluciones.

Organización de mensajería interna

Registro de control de envío de documentos

• Toda persona tiene derecho a presentarpeticiones respetuosas a las autoridades pormotivos de interés general o particular y aobtener pronta resolución. El legislador podráreglamentar su ejercicio ante organizacionesprivadas para garantizar los derechosfundamentales.

Constitución Política.

Artículo 23.

• Reglamentación trámite peticiones.Ley 58 de 1982

• Derecho de petición.Decreto 01 de 1984Código Contencioso

Administrativo.

• Establece que las entidades de la AdministraciónPública deberán facilitar la recepción y envío dedocumentos o solicitudes y sus respectivasrespuestas por medio de correo certificado, el cual esun servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 6, 16, 17, 22.

Artículo 25.

• Derecho de turno.


Artículo 33.

• . Envío y control del trámite de las comunicaciones,numeración de actos administrativos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 6 y 8

• Confrontación y diligenciamientode planilla de control y ruta deltrámite.

• Identificación del trámite.

• Determinación de competencia,según funciones de lasdependencias.

• Definición de los periodos devigencia y tiempos derespuesta.

1. Recepción de solicitud o trámite

• Análisis de antecedentes ycompilación de información.

• Proyección y preparación derespuesta.

• Trámites a que haya lugar conla producción de documentoshasta la culminación del asunto

2. Respuesta

Documentos de archivo electrónico

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos deben permitir que los documentos sean gestionados aún cuando hayan sido creados con medidas de protección como firmas digitales, mecanismos de encriptamiento, marcas digitales electrónicas y cualquier otro procedimiento informático

• confiere es un deber de cada servidor publico custodiar y cuidar los documentos e información.

Articulo 34 ley del 2002

• Por el cual se establecen los criteriospara la organización de los archivos degestión en las entidades públicas y lasprivadas que cumplen funcionespúblicas.

Según Acuerdo AGN No. 042 Octubre 31 de 2002.

• Artículo segundo. Obligatoriedad de laorganización de los archivos de gestión.Acuerdo AGN No. 042

Octubre 31 de 2002

• Articulo 3 Definiciones

• Tabla de retención documental

• Función archivística

Ley 80 de 1989• Articulo 2. Fija las políticas para

establecer los reglamentos paragarantizar la organización yconservación del patrimoniodocumental.

Ley 594 de 2000

• Articulo 24. Obligatoriedad de lastablas de retención documental. Seraobligatorio para las entidades delEstado elaborar y adoptar las

respectivas tablas de retención.

Ley 294 de 2000

Esto nospermitirábrindar ademásun eficiente yeficaz serviciode información.

Es un proceso técnico archivístico que consiste enidentificar, analizar y determinar los caracteres externose internos de los documentos con la finalidad deelaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos(guías, inventarios, catálogos), que permitan conocer,localizar y controlar los fondos documentales de cadaentidad.

CONSTITUCION POLITICA

• Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad deexpresar y difundir su pensamiento y opiniones, la deinformar y recibir información veraz e imparcial, y la defundar medios masivos de comunicación.

Artículo 27. El Estado garantiza las libertades deenseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.

Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a accedera los documentos públicos salvo los casos queestablezca la ley.

Ley 4 de 1913. Sobre régimen político y municipal.

Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que noparticipen en el Gobierno podrán ejercer libremente lafunción crítica frente a éste y plantear y desarrollaralternativas políticas. Para estos efectos, salvo lasrestricciones legales, se les garantizan los siguientesderechos: de acceso a la información y a ladocumentación oficiales.

Artículo 315. Los Secretarios de las corporaciones yautoridades públicas dan fe en los certificados queexpidan relativamente a los negocios que les estánconfiados por razón de su empleo.

Artículo 316. Todo individuo puede pedircertificados a los Jefes o Secretarios de lasOficinas, y los primeros los mandarán dar si elasunto de que se trata no fuera reservado. Si lofuere, el certificado se extenderá, pero se reservaráen la oficina hasta que cese la reserva y puedaentregársele al interesado. De los certificados sedejará copia en un libro de papel común.

Artículo 320 Todo individuo tiene derecho a que se leden copias delos documentos que existan en lasSecretarías y en los archivos de las oficinas delorden administrativo, siempre que no tengan carácterde reserva; que el que solicite la copia suministre elpapel que debe emplearse, pague el amanuense, yque las copias puedan sacarse bajo la inspección deun empleado de la Oficina y sin embarazar lostrabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copiade documentos que según la Constitución o la leytengan carácter de reservados, ni copia decualesquiera otros documentos, sin orden del jefe dela Oficina de quien dependa.

Ley 57 de 1985.

Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad yacceso a los documentos públicos.

CONSULTA DE DOCUMENTOS

DEFINICION:

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer lainformación que contienen.

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad,dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder ala información contenida en los documentos de archivo y de sernecesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de estepropósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudesde manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al

usuario al funcionario competente.

La consulta de documentos enlos archivos de gestión, porparte de funcionarios de otrasdependencias o de losciudadanos, se debe facilitar conlos controles correspondientes.

La recuperación de losdocumentos entendida como laacción y efecto de obtener pormedio de los instrumentos deconsulta, los documentosrequeridos, se logra mediantela disponibilidad y actualizaciónde éstos, ya seaninventarios, guías, catálogos eíndices.

La consulta se puede hacermediante solicitud verbal oescrita dirigida al jefe del área,o al funcionario responsabledel Archivo de Gestión,Archivo Central o Histórico.

Si el interesado desea que sele expidan copias o fotocopias,éstas deberán ser autorizadaspor el jefe de la respectivaoficina y sólo se permitirácuando la información no tengacarácter de reservado conformea la Constitución y a las leyes.

"... Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la

vida de un ente material, merced a la previsión del

daño o a la corrección del deterioro"

• Cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores:

• prevención y restauración.

Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación

desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

Decreto 1798 de 1990Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo,

restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y

conservación de documentos de archivo.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.

• Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de y valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. (AGN, 2006)

¿Qué es la disposición Final?

Encuesta documental

Normatividad retrospectiva y

vigente

Grupo Interdisciplinari

o

La disposición final esuna de las actividadesmás delicadas dentro delproceso de elaboraciónde la TRD y/o TVD, puesimplica la toma dedecisiones sobre ladisposición de losdocumentos, lo cualresulta, para los casos deselección y eliminación,procesos irreversibles.

• Los bienes de uso público, los parquesnaturales, las tierras comunales de gruposétnicos, las tierras de resguardo, elpatrimonio arqueológico de la Nación y losdemás bienes que determine la ley, soninalienables, imprescriptibles einembargables.

Constitución Política de 1991

Artículo 63.

• CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.


Artículo 70.

• La búsqueda del conocimiento y laexpresión artística son libres. Los planesde desarrollo económico y socialincluirán el fomento a las ciencias y, engeneral, a la cultura


Artículo 72.

• El patrimonio cultural de la Nación estábajo la protección del Estado


Artículo 71.

Ley 47 de 1920

Ley 14 de 1936.

Protección del patrimonio documental y

artístico.

Aprueba tratado internacional sobre

protección del patrimonio cultural.

Proceso de la gestión documental Vs

Programa de gestión documental

DECRETO 2609 DE 2012Este decreto aplica a todas las entidades públicas en susdiferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funcionespúblicas, las entidades del estado en las diferentes ramas delpoder. La norma se aplica a cualquier tipo de información producidao recibida por las entidades públicas en cualquier soporte (físico oelectrónico) y que se conservan en los diferentes archivos. Esresponsabilidad de los empleados públicos aplicar las normasestablecidas por el AGN sobre la responsabilidad de la gestión dedocumentos. La coordinación de la gestión documental se realizarapor la secretaria general a través la oficina de archivo, la gestiónde los documentos se rige bajo los siguientes principios: Planeación,eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad,transparencia, disponibilidad, agrupación, vinculo archivístico,protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación yacceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad,orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de lainformación y los datos.

Las entidades deben formular una política de gestióndocumental con los siguientes componentes: marco conceptual,conjunto de estándares, programa de gestión de documentos,cooperación, articulación y coordinación de las diferentes áreas.Para la buena gestión de los documentos hay que tener en cuentalas etapas de creación, mantenimiento y administración de losdocumentos, la gestión de los documentos se realizara a partir delos instrumentos archivísticos como el cuadro de clasificación,tabla de retención documental, programa de gestióndocumental, plan institucional de archivos, inventariodocumental, gestión de documentos electrónicos, mapas deprocesos, tablas de control y acceso. La gestión de losdocumentos debe contemplar los procesos de Planeación,producción, gestión y trámite, organización, transferencia,disposición de documentos, preservación a largo plazo yvaloración.

IMPORTANTE

Todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión documental a largo, mediano y

corto plazo, la implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la entidad, la

entidad debe tener un plan de capacitación en el alcance y desarrollo del PGD.

DECRETO 2609 DE 2012 Las entidades deben tener un sistema de gestión de documentos que

les permita organizar, establecer plazos de conservación, garantizar laautenticidad, integridad, acceso y disponibilidad, preservar losdocumentos y sus agrupaciones documentales. Las características quedebe tener un sistema de gestión documental son confiabilidad,interoperabilidad, seguridad, metadescriptores, adición de contenidos,diseño y funcionamiento, gestión distribuida (importar y exportarmasivamente los documentos hacia otros sistemas), disponibilidad yacceso, neutralidad tecnológica a través de estándares que no dependande la tecnología.

Los sistemas de archivo electrónico deben velar por la disponibilidad ylegibilidad, visualización e interpretación de los documentos al igualque su conservación a largo plazo, se debe asegura una integridad de lainformación en los sistemas de gestión de archivos.

DECRETO 2609 DE 2012

La gestión de documentos electrónicos debe asegurar la autenticidad,integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación paramantener su valor testimonial, las características de los documentoselectrónicos de archivo deben tener las siguientes características,contenido estable, forma documental fija, vinculo archivístico yequivalencia funcional. Para garantizar la presunción de autenticidad delos documentos electrónicos de archivo las entidades deben definir losprocedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de losdocumentos de archivo, a su vez asegurar los medios de almacenamientoy tecnológico. Se debe garantizar que los documentos de archivoelectrónico generados por la entidad no sea modificados a lo largo del ciclovital mediante la utilización de sistemas de seguridad con el fin deconservar a largo plazo

DECRETO 2609 DE 2012 La fiabilidad de los documentos electrónicos de archivo es una

representación completa, fiel y precisa de los hechos que da testimonio, los documentos electrónicos y la información contenida en ellos debe estar disponible en cualquier momento mediante sistemas que aseguren su registro o medio de registro original, para la conservación y preservación de los documentos electrónicos se puede conservar los documentos en sistema análogo y digital, se debe garantizar la conservación a través del ciclo vital del documento electrónico. Los expedientes electrónicos como unidad mínima de archivo deben reflejar a secuencia de la diligencia dentro de un mismo trámite, se adoptara programas de foliación de expedientes electrónicos.


Por último el archivo general de la nación realizara inspecciones sobre la implementación y el funcionamiento del programa de gestión documental de las diferentes entidades.

Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012. En esta circular habla de la adquisición de tecnologías en la gestión documental, donde condiciona las entidades que quieren desarrollar un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).Se deben tener en cuenta los lineamientos consignados en la circular 004 de 2010, donde estable los estándares mínimos en procesos de administración archivos y gestión de documentos electrónicos.Además las entidades que requieran adelantar el desarrollo de un SGDEA, deberán atender las recomendaciones hechas por el AGN.Las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas deben tener en cuenta los requerimientos de cada entidad y las normas NTC ISO15489-1, NTC ISO15489-2 y el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, además las directrices del consejo internacional de archivos.Para dar cumplimiento a la conservación de documentos de patrimonio documental del país deben adoptar estándares de calidad que aseguren su conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo.El SGDEA deberán contemplar instrumentos archivísticos como cuadros de clasificación documental y tablas de retención documental, armonizando la gestión documental de ambientes físicos y

identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico)

Archivo de gestión. En este momento el documento va desde su creación o gestación hasta cumplir la totalidad del trámite que lo originó. Este momento comprende:

Los procesos archivísticos están ligados al programa de gestión documental, el cual establece los siguientes procedimientos:

• Producción documental• Recepción de documentos • Distribución de documentos • Tramite de documentos • Organización de documentos • Consulta de documentos • Conservación de documentos • Disposición

Archivo central: es aquel donde intervienen propiamente el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo. En este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento de la vigencia y del plazo precaucional

En esta etapa llevamos a cabo los siguientes procesos

• Administración• Organización • Selección• Descripción• Conservación• Servicio

Vigencia: Es aquel momento durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. La vigencia es el momento central en la vida de un documento.

¿Por qué concluye la vigencia? • Porque se vence el plazo establecido en el mismo documento.• Por disposición Legal.• Porque se produce un nuevo documento que modifica o anula al primero.• Porque desaparece el objeto físico que da razón de ser al documento.• Por enterarse del documento, como en el caso de los documentos de carácter

informativo. En los casos en que ninguna de las alternativas dadas determine el fin de la vigencia, se establece convencionalmente tal fecha.

• Plazo Precaucional: Una vez agotada la vigencia se da un lapso durante el cual es necesario retener el documento (por precaución) antes de decidir su destino final.

Archivo histórico:

Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impiden su destrucción.

Los documentos que atraviesan este momento definen la memoria institucional de la entidad productora y deben conservarse para siempre en un sitio privilegiado, independiente de otras series documentales de la misma institución.

Se habla así mismo de un cuarto momento que corresponde a la fase en la que los documentos, por su trascendencia histórica más allá del ámbito institucional, son transferidos a los archivos nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio cultural.

VALOR DOCUMENTAL

Valores Primario y Secundario Valores

Los valores del documento de archivo

dependen del fin por el cual ha sido

creado , lo que se denomina Valor

Primario ; y además de la utilidad que

puede tener con posterioridad, lo que es el

Valor Secundario . Estos son los valores

más reconocidos pero existen otros que

pueden desglosarse según la etapa en la

que se encuentre.

ARCHIVO DE GESTION

Valor Administrativo Es un valor primario , por cuanto el documento da cuenta de una gestión o actividad que requiere ser atentida y que tiene un curso propio, este valor permanece hasta la gestión para la cual fue creado llegue a su fin.

ARCHIVO CENTRAL

Valor Legal, Jurídico o Probatorio Despuésde finalizado el valor administrativo eldocumento conserva un valor probatorio , esdecir es un comprobante legal y jurídico deque la gestión existió o de que la actividad dela que da cuenta se produjo, y testifica lafecha y el lugar en que se sucedió el evento.Este valor tiene término en unos tiposdocumentales y en otros es permanente.

ARCHIVO HISTORICO

Valor Histórico y Cultural Estos son valores secundarios del documento. Cumplido su ciclo vital, algunos documentos tendrán un valor cultural e histórico permanente y pasaran a formar parte del patrimonio documental, los que no tienen este valor son destruidos al finalizar su ciclo vital, esto es al perder su valor primario.

IMPORTANTE: Otros Valores Otros autores diversifican más las categorías devalor, incluyendo valor fiscal o financiero, pero este no es sino un valoradministrativo específico. De igual forma el Diccionario TerminológicoArchivístico adiciona el Valor Informativo , que es que tienen los documentosusados para consulta o investigación; y el Valor Intrínseco que está relacionadocon el contenido: firmas, sellos, circunstancias de producción, etc. Pero elprimero es un valor secundario y el último es un valor primario.

Por su parte este decreto hace referencia a las obligatoriedad de la elaboración e implementación de tablas de retención documental y tablas de valoración según la normatividad establecida por el AGN

ASPECTOS IMPORTANTES

1. Las tablas tienen aplicabilidad en documentos físicos y electrónicos.2 se debe contar con un equipo de trabajo interdisciplinario para la elaboración 3. Se deben actualizar e implementar de nuevo con cada actualización.

Es un decreto que modifica por completo la manera conceptual de la ordenación, clasificación y descripción de las entidades.

ASPECTOS IMPORTANTES1. Incluye la documentación electrónica2. Estructura de manera clara cada uno de los procedimientos

establecidos.3. Establece mecanismos sistematizados y humanos para optimizar estas

tareas.

En el desarrollo de la actividad se logró nuevosconocimientos sobre los proceso de un programa degestión documental, el ciclo vital de los documento y suvalor, la unidad de correspondencia importante en lasorganizaciones, conocer más a fondo la nuevasnormativas en materia archivística.

CONCLUSIONES

Tarea 3 ok

Documents

Transcript of Tarea 3 ok