PRINCIPIOS DE LA CALIDAD

Taller. Unidad 1

APRENDIZ: _______________________________________________________________________________

Estimad@ Aprendiz: Con el propsito de afianzar los conceptos fundamentales de la Calidad, les invitamos a desarrollar el siguiente Taller correspondiente a la Unidad 1 de nuestro programa de Formacin , el cual nos llevara a un escenario muy dinmico y actual de las empresas y organizaciones en donde laboramos, por favor tener en cuenta que la redaccin sea muy concreta y acertada, una adecuada ortografa y sobra decirles que es prohibido plagiar algn documento o aporte de internet pues esto nos dar una calificacin de No Aprobado en el Taller, lo importante es nuestra autenticad en los aportes y una excelente retroalimentacin de nuestros conocimientos y vivencias. Adelante ni un paso atrs!! Vamos tod@s es hora de Aprender y Aprobar nuestro programa de formacin!

1. EVOLUCIN DE LA CALIDAD EN LA ENTIDAD.

De acuerdo al Documento adjunto Breve historia de la Calidad que se encuentra en el botn Materiales del Programa, describa detalladamente cmo ha sido la evolucin de la calidad en la entidad para la cual usted trabaja; comente qu etapas o hechos de los mencionados en el documento se han desarrollado, cules le falta por desarrollar, cules no debi o no debe desarrollar y por qu.

Introduccin y antecedentes:

Trabaj en hace un par de aos en el Departamento de Tramitacin Procesal de la Seguridad Social. En base al Sistema de Gestin de Calidad actual, cotej datos para crear un nuevo plan de implementacin para el ao actual.

Puesta en marcha:

Al ser un departamento de corte legal, me acog a la Ley 872 de 2003 para la creacin de un sistema de gestion de calidad en la Rama Ejecutiva del poder pblico y en otras entidades prestadoras de servicios.

Todas las entidades distritales deban tener implementado un sistema de gestin de calidad a ms tardar a finales del primer semestre de 2015.

Con este estudio se pretende la mejora de la satisfaccin oportuna de las necesidades de los ciudadanos. Buscando constantemente la manera de facilitar y agilizar la ejecucin de las actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones de la entidad.

Implementacin:

Y para ello es imprescindible la participacin de funcionarios en la implementacion de su sistema de gestin de calidad de la siguiente manera:

Todos los servidores publicos debian conocer los requisitos minimos para implementar el SGC. de la entidad. Donde deban comprometerse con las siguientes actividades:

1. Cambio de actitud para apertura mental a nuevas mtodos y estructuras.2. Capacitacin bsica, para el general conocimiento de los funcionarios de las bases del sistema implementado.3. Capacitacin especfica, para que un grupo de estos funcionarios pasen a gestionar el proyecto, para liderar el proceso y entrenar a los funcionarios de reas relacionadas.

La implementacin deba ser, como requisitos bsicos, eficaz a la hora de darle al usuario lo que espera recibir, eficiente en el uso de los recursos disponibles, y efectivo para producir resultados con recursos ptimos.

Respecto a la Norma tcnica de calidad: NTCGP 1000:2004, se busca que el Sistema de Gestin de Calidad sea compatible con otros Sistemas de Gestin en base a asociacionesy elementos en comn, tendiendo a un sistema de seguridad y salud ocupacional, de control interno y de desarrollo administrativo. Esta estructuracin pretenda:

a. Responsabilidad y compromiso de alta gerencia con la calidadb. Relaciones exitosas con los usuarios, beneficiarios o destinatariosc. Control de las compras que necesita la entidadd. Control de todos los procesose. Control de los servicios y productos que presentan fallas de calidad.f. Toma de acciones correctivas y preventivas.

Para este ao 2015

El Sistema Integrado de Gestin, S.I.G, siendo el conjunto de elementos que tienen como finalidad orientar, fortalecer, direccionar y alinear los sistemas de gestin de manera conjunta con la direccin estratgica de la entidad, con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en la Gestin de la Secretaria Distrital de Gobierno. Mi departamento laboral, en base a lo actuado, adopta a los siguientes sistemas de gestin como Subsistemas del Sistema Integrado de Gestin:

Debern seguir los siguientes principios y estndares:

Enfoque hacia el cliente. Liderazgo. Participacin activa de los servidores Pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas. Enfoque basado en los procesos. Enfoque del sistema para la gestin. Mejora continua. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores externos de bienes y servicios. Coordinacin, Cooperacin y Articulacin. Transparencia.

Subsistema de Gestin de Calidad (SGC)

Herramienta de gestin sistemtica y transparente, que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de la entidad. El sistema de Gestin de Calidad esta fundamentado paralelamente en las normas NTCGP1000:2009 y NTC-ISO9001:2008

Subsistema de Control Interno (SCI)

Busca unificar criterios en materia de control interno para el sector pblico, estableciendo una estructura para el control a la estrategia, la gestin y la evaluacin. El Subsistema de Control interno esta fundamentado en el Modelo Estndar de Control Interno - MECI 1000:2005.

Subsistema de Gestin Ambiental (SGA)

Parte del sistema de gestin general que incluye la estructura organizativa, las actividades de planificacin, las responsabilidades, las prcticas, los procesos, los procedimientos y los recursos para desarrollar, implantar, realizar, revisar y mantener la poltica ambiental de la Secretaria Distrital de Gobierno. El SGA est fundamentado en la Norma NTC-ISO14001:2004

Subsistema de Gestin del Riesgos (SGR)

Subsistema que integra la cultura, los procesos y las estructuras dirigidas a obtener oportunidades potenciales mientras se administran los efectos adversos de los riesgos. El SGR est fundamentado en la Norma ISO 31000:2009.

Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO)

Antecedentes de la norma OHSAS 18001 Seguridad y salud ocupacional (S&SO) se definen como "las condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo". El sistema de gestin de seguridad y salud ocupacional "es parte del sistema integrado de gestin de la organizacin, que facilita la administracin de los riesgos de S&SO asociados con el negocio. Incluye la estructura organizacional, actividades de planificacin, responsabilidades, prcticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la poltica y objetivos de S&SO"

Subsistema de Gestin de Seguridad en la Informacin (SGSI)

Conjunto de elementos que de manera articulada buscan la preservacin de la informacin institucional, su confidencialidad, integridad y disponibilidad. Entendiendo por informacin todo aquel conjunto de datos organizados en poder de una entidad que posean valor para la misma, independientemente de la forma en que se guarde o transmita (escrita, en imgenes, oral, impresa en papel, almacenada electrnicamente, proyectada, enviada por correo, fax o e-mail, transmitida en conversaciones, etc.), de su origen (de la propia organizacin o de fuentes externas) o de la fecha de elaboracin. El SGSI est fundamentado en la Norma NTC-ISO27001:2005. 13

Subsistema de Responsabilidad Social (SRS)

La responsabilidad social de la Secretara Distrital de Gobierno es una combinacin de aspectos legales, ticos, morales y ambientales. Se define como el compromiso voluntario y explicito que la entidad asume frente a las expectativas y acciones concertadas que se generan con las partes interesadas (stakeholders), en materia de desarrollo humano integral; esta permite a la entidad asegurar el crecimiento y desarrollo social y el equilibrio ambiental, partiendo del cumplimiento de las disposiciones legales.

Sus Principios son: Respeto a la dignidad de la persona. Responsabilidad legal. Autorregulacin tica. Participacin. Solidaridad. Desarrollo humano integral.

En si, por lo que he resumido en lo anterior dedusco que el proceso que ha llevado mi departamento laboral ha sido muy acorde con las etapas y hechos mencionados en este escrito.

2. CALIDAD EN LA ENTIDAD.

Una vez la revisado el material adjuntoque se encuentra en el botn Materiales del Programa, llamado Explicacin de conceptos relativos a la calidad diligencie el siguiente cuadro: Para su correcto diligenciamiento escoja uno de los servicios o productos de su entidad, identifique los clientes para ste, relacione los requisitos o necesidades de esos clientes y las caractersticas que tiene el servicio o producto, de acuerdo a la relacin existente ente caractersticas del servicio y necesidades de los clientes evalu el grado de calidad (Excelente, bueno, regular o malo) que tiene el servicio escogido.

ENTIDAD: Tramitacin ProcesalDEPENDENCIA: Seguridad SocialCARACTERSTICAS DEL SERVICIO

CLIENTES: Empadronados o residentes en el distrito circunscrito

Excelente

REQUISITOS O NECESIDADES DE LOS CLIENTES Convivencia pacfica y efectiva Diligencia en la disposicin documental Buen trato documental Ayuda ante conflictos de espacio, seguridad u otros.

PRODUCTOS Y SERVICIOS Conciliacin de conflictos en perturbacin o tenencias de documentosBuena

Clasificacin y ordenacin de la documentacin procesalExcelente

Garantizar la conservacin documentalExcelente

Garantizar la fcil convivencia vecinal en relacin con la documentacin adquiridaBuena

Abrir conflictos para inscripcin y efectiva captacin de documentosExcelente

3. DIAGNOSTICO DE LOS PRINCIPIOS DE GESTIN DE CALIDAD

Apreciado estudiante, realice el Diagnstico de la situacin actual en su entidad respecto al cumplimiento de los Principios de Gestin de la Calidad, con base en la lectura localizada en el enlace Materiales del Programa: Principios de gestin de la calidad para la rama ejecutiva del poder pblico y otras entidades prestadoras de servicios, y teniendo en cuenta el ejemplo del formato Ejemplo Diagnstico principios del SGC, diligencie el Formato en Blanco llamado Diagnstico actual de su entidad frente a los principios de gestin, de acuerdo con las siguientes indicaciones:

En la columna, Nivel de cumplimiento: Escriba el grado de cumplimiento del principio que usted observa en su entidad. En la columna, Situacin actual del principio en la entidad: Describa la manera en que se evidencia la aplicacin del principio en la entidad. En la columna, Qu falta: detalle los aspectos que debera implementar la entidad para mejorar el nivel de cumplimiento del principio.

Evite utilizar expresiones tales como Todo o Nada, pues no da indicacin de su aprendizaje y no sera de utilidad en su entidad.

Pregunte a sus compaeros de trabajo, acerca de la percepcin que tienen ellos, sobre el nivel de cumplimiento de los principios para que el diagnstico no sea tan subjetivo.

Nota: Con esta actividad podr conocer qu tan preparada, est su entidad, para tener un SGC eficaz, eficiente y efectivo.

PRINCIPIOS DE LA CALIDADNIVEL DEL CUMPLIMIENTO %SITUACION ACTUAL DEL PRINCIPIO EN LA ENTIDADQUE FALTA

Enfoque al cliente

80 %

Para satisfaccin de necesidades y expectativas administrativasQue la ciudadana empatice con las necesidades administrativas

Liderazgo

90 %

Busca profesionalidad de los funcionariosInteriorizacin de las competencias funcionales

Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones publicas.

55 %Se busca la creacin e innovacin para el mejoramiento continuo y la agilidad de los procedimientosAmplia aceptacin y pleno conocimientos de las gestiones administrativas

Enfoque basado en procesos93 %

Para aumentar la eficacia y efectividad, y agilizar losprocedimientos administrativos, estandarizando y mecanizando los procesosEl personal tiene que automatizar y mecanizar las actividades

Enfoque de sistemas para la gestin92 %

Planificacin y control por la entidadSe tiende a afianzar la seguridad ciudadana como objetivo principal par ala calidad

Mejora continua

90 %

Se busca identificacin de mejoramientos y cierre del ciclo por el mtodo PHVARealizar entrevistas y campaas de mejora. Involucrar a todos los funcionarios a los que les sea aplicable

Enfoque basado en hechos la toma de decisiones

80 %

La organizacin se basa en clasificacin de datos y en el reconocimiento del poder de la informacinLos encargados de la clasificacin y custodia de la documentacin tendran indicadores y localizadores de fcil reconocimiento

Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores

40 %

Las personas-ciudadanos son los proveedores de la informacin documental, y sus relaciones deben ser satisfactorias y gilesLos funcionarios trabajarn cara al pblico con eficacia y de buen grado

Coordinacin, cooperacin y articulacin

97 %

La informacin suministrada debe catalogarse informticamente y quedar a disposicin de los organismos pblicos que la solicitenSe deben coordinar los sistemas informticos y los programas de clasificacin y archivo

Transparencia

97 %

La informacin suministrada por fuentes externas debe ser veraz y verificableLa relacin con los ciudadanos debe ser estrecha y fiable para la efectividad en el suministro de la informacin