UNIDAD ADMINISTRATIVA

• Jeisson Corredor

• Sanlly Cutiva

• Luisa Espino

• Angélica Herrera

• Lina Ortiz

• Nicoll Vargas

EVOLUCIÓN DE LA TEORÍA

ADMINISTRATIVA

• Todo comenzó con el surgimiento del hombre primitivo, este no tenía ningún conocimiento, pero si muchas necesidades, estas necesidades fundamentales como el alimentarse, el resguardarse de los cambios climáticos y otros, hicieron que de manera empírica se mostraran los inicios de la administración, con la agrupación y organización de estos hombres para poder cazar animales enormes y encontrar cuevas para refugiarse del clima.

ANTECEDENTES HISTÒRICOS

LA ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA

• Henry Ford y Frederick Taylor

• Determinar los mejores métodos para realizar las tareas.

• Resolvía un problema de productividad:

Estudios de tiempo y movimiento

Remuneración diferenciada por desempeño

Sistema de inventivo J. Rochel

LA ESCUELA DE LA TEORÍA CLÁSICA DE LA ORGANIZACIÓN

• Henry Fayol y Max Weber

• Administrar organizaciones complejas, en busca de la eficacia. Buscaba un patrón común en las prácticas administrativas acertadas.

• Estudiaba la organización como un todo:

14 principios de Fayol

Estrecho control (burocracias: reglamentos, líneas de autoridad, división del trabajo, evaluación de desempeño)

trabajo en grupo.

14 PRINCIPIOS DE FAYOL 1. División del trabajo

2. Autoridad

3. Disciplina

4. Unidad de mando

5. Unidad de dirección

6. Subordinación del interés individual al bien común

7. Remuneración

8. Centralización

9. Jerarquía

10. Orden

11. Equidad

12. Estabilidad del personal

13. Iniciativa

14. Espíritu de grupo J. Rochel

LA ESCUELA CONDUCTISTA: LA ORGANIZACIÓN SON LAS PERSONAS

• Elthon Mayo, Abraham Maslow y Douglas McGregor

• Atiende el problema del “lado personal” de las organizaciones.

• ¿Cómo los gerentes interactúan con los empleados?

Motivación

Estímulos

Conducta J. Rochel

LA ESCUELA DE LA CIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

• Aborda los problemas de las organizaciones mediante cálculos matemáticos para modelarlos, analizarlos y resolverlos.

• Lo que hace es “desmenuzar los datos”.

• Ofrecen una base objetiva para la toma de decisiones. J. Rochel

CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÒN

• Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios.

• Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas, mecánicas, jurídicas, etc.), son completamente distintas.

• Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.

• Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo". Respetándose siempre los niveles de autoridad que están establecidos dentro de la organización.

• Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos.

• Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización.

• Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una organización.

EMPRESA Y LA RELACIÓN CON

ADMINISTRACIÓN

¿QUE ES UNA EMPRESA?

Una empresa es una organización,

institución o industria, dedicada a actividades o persecución de fines

económicos o comerciales, para

satisfacer las necesidades de bienes

o servicios de los demandantes.

Por su tamaño:

• Micro-empresa

• Pequeñas

empresas

• Medianas

empresas

• Grandes empresas

CLASIFICACIÓN DE EMPRESA

Por su forma jurídica:

• Unipersonal

• Sociedad colectiva

• Cooperativa

• Comanditas

• Sociedad anónima

Sectores:

• Primario

• Secundario

• Terciario

Grado:

• Publicas

• Privadas

• Mixtas

PROPÓSITOS INSTITUCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN

• Económicos:

Tendientes a lograr beneficios económicos

Cumplir con los intereses de los inversionistas al retribuirlos con dividendos sobre la inversión.

• Sociales:

Aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad:

Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o servicios de calidad, en las mejores condiciones de ventas.

Crear fuentes de trabajo.

Mejorar y conservar la ecología de la región, evitando la contaminación.

Producir productos y bienes que no sean nocivos al bienestar de la comunidad

• Técnicos:

Utilizar la tecnología de punta en las diversas áreas de la empresa, para contribuir al logro de sus objetivos.

Propiciar la investigación y el mejoramiento de técnicas actuales para la creación de tecnología nacional.

RECURSOS DE UNA EMPRESA

Son todos aquellos elementos que se requieren para que una empresa pueda lograr sus objetivos.

Se clasifican en:

-Recursos Humanos.

-Recursos Financieros.

-Recursos Materiales.

-Recursos Técnicos o Tecnológicos.

LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

Base legal que rige regulaciones, y procedimientos internos aplicables a la entidad. Las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos.

Gerentes de

alto nivel

Gerentes de nivel medio

Gerentes de nivel bajo

Personal subordinado

DEPARTAMENTALIZACIÓN:

Esto hace referencia a un área, división o segmento de una empresa, es utilizado para obtener homogeneidad en las tareas de cada órgano, teniendo en cuenta el tamaño y la complejidad de las organizaciones y operaciones que esta desempeñe

CADENA DE MANDO:

Línea continua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionales más altos a los más bajos.

ASPECTOSIMPORTANTES:

Autoridad

Responsabilidad

Unidad de mando

CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

La centralización se refiere al grado hasta el

cual la toma de decisiones se concentra en

un solo punto de la organización.

La Descentralización se da cuando hay

aportes de personal de nivel inferior o se le

da realmente la oportunidad de ejercer su

discrecionalidad en la toma de decisiones,

en una organización descentralizada se

pueden tomar acciones con mayor rapidez

para resolver problemas, mas personas

contribuyen con información.

PROCESO ADMINISTRATIVO

¿QUÉ ES PROCESO ADMINISTRATIVO? Es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos.

Este proceso consta de una serie de pasos que ayudan a la realización de este proceso administrativo. Estos pasos son:

1. Planeación

2. Organización

3. Dirección

4. Control

En pocas palabras el proceso administrativo puede ser definido de la siguiente manera:

Como columnas tenemos la organización, la dirección y el control, en estas ya se empieza a desarrollar el proyecto o el proceso administrativo para el alcance de objetivos en la empresa u organización.

La planificación es la base fundamental para que una empresa surja.

PLANEACIÓN:

• Es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.

ORGANIZACIÓN:

• La segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.

DIRECCIÓN:

• Es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización.

CONTROL:

• La ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una empresa.

• Misión:

La misión es una declaración o manifestación duradera del objeto, propósito o razón de ser de una empresa.

Establecer la misión nos permite orientar las decisiones y acciones de todos los miembros de la empresa en función de ésta; es decir, nos permite lograr que se establezcan objetivos, formulen estrategias y ejecuten tareas bajo su luz, logrando así coherencia y organización.

Visión: La visión es una declaración o

manifestación que indica hacia

dónde se dirige una empresa o qué

es aquello en lo que pretende

convertirse en el largo plazo.

Define lo que la organización quiere

lograr en el futuro, es lo que aspira

a ser. El propósito de la visión es

guiar, controlar y alentar a la

organización en su conjunto para

alcanzar el estado deseable de la

organización.

• Objetivo:

Los objetivos de una empresa son resultados, situaciones o estados que una empresa pretende alcanzar o a los que pretende llegar, en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos con los que dispone o planea disponer.

Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa pues éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para los miembros de la misma.

• Políticas: Las políticas alinean y marcan las

“reglas del juego” para todos sus

directivos y empleados.

La política de una organización es

una declaración de principios

generales que la empresa u

organización se compromete a cumplir.

En ella se dan una serie de reglas y

directrices básicas acerca del

comportamiento que se espera de sus

empleados y fija las bases sobre cómo

se desarrollarán los demás

documentos

(manuales, procedimientos… ) de la

empresa.

• Metas:

Estas metas pueden describir lo que la compañía planea lograr en cuanto al mercado, crecimiento y rentabilidad. También se pueden establecer metas para hacer medidas internas, como la expansión del personal o para subir la moral de los empleados. Los negocios deben intentar tener metas que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo. Existen muchos beneficios de establecer metas.

MATRIZ DOFA

MATRIZ DOFA

CONCEPTO

DOFA son las siglas usadas para referirse a una herramienta analítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre su negocio, útil para examinar sus Debilidades internas, Oportunidades externas, Fortalezas internas y Amenazas externas.

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual este compite.

ELABORACIÓN 1. Realizar el diagnostico de la empresa elegida. 2. Analizar los resultados generados del diagnostico. 3. Hacer una lista de las fortalezas internas claves. 4. Hacer una lista de las debilidades internas decisivas. 5. Hacer una lista de las amenazas externas claves. 6. Hacer una lista de las oportunidades externas decisivas. 7. Comparar las fortalezas internas con las oportunidades externas y registrar las estrategias FO resultantes en la casilla apropiada. 8. Cotejar las debilidades internas con las oportunidades externas y registrar las estrategias DO restantes. 9. Comparar las fortalezas internas con las amenazas externas y registrar las estrategias FA resultantes. 10. Hacer comparación de las debilidades internas con las amenazas externas y registrar las estrategias DA resultantes.

APLICACIÓN FORTALEZAS.

· En la empresa se entiende la planeación estratégica.

· Los objetivos son debidamente comunicados.

· Tiene una buena estructura organizacional.

· La segmentación del mercado es buena.

· Son confiables los canales de distribución.

· Es buena la calidad del producto así como el servicio al cliente.

· Tiene liquidez para solventar sus deudas.

DEBILIDADES

· No es alto el ánimo de los

empleados.

· Es alta la rotación del personal y el

ausentismo.

· No se tiene una eficaz estrategia de

promociones y publicidad

· No son eficientes las políticas de

control de inventarios.

· No es eficaz la comunicación entre

otras áreas.

· No se actualizan con regularidad

los sistemas de información.

· No existen talleres de capacitación

de cómputo a los usuarios.

OPORTUNIDADES - O

· Buenas relaciones con nuestros clientes.

· Participar en la producción de nuevos productos.

· Innovación en nuestros productos.

ESTRATEGIA – FO

· Planeación estratégica

como base para el liderazgo

en la industria · Crear una

mayor variedad de

productos

· Aumentar nuestro servicio

al cliente

· Ampliar sus mercados.

ESTRATEGIA – DO

· Crear una cultura más

sólida para acrecentar

nuestro mercado.

· Crear una estrategia de

marketing más grande.

· Tener una mejor

comunicación con

nuestros clientes.

· Capacitar al personal.

AMENAZAS - A

· Perdida de clientes.

· Desarrollo de tecnologías con una mayor capacidad de producción.

· Baja de nivel de servicio.

· Competidores con precios más económicos.

· Aumento de calidad de productos sustitutos ESTRATEGIA – FA

· Segmentar más el

mercado

· Aumentar servicio al

cliente.

· Desarrollar mayor

capacidad tecnológica.

· Aumentar la calidad

en los productos.

ESTRATEGIA – DA

· Aumentar

comunicación con el

servicio al cliente.

· Aumentar la

comunicación interna.

· Capacitar a los

empleados.

· Incentivar a los

empleados.

· Crear una sólida

estructura

organizacional con

base en el trabajo

humano.

• Concepto:

Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas.

• Características:

Deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.

Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización.

Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación.

Deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación.

Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.

• Aplicación:

Las funciones básicas de los manuales son: El establecimiento de objetivos La definición de políticas, guías, procedimientos y normas. La evaluación del sistema de organización. Las limitaciones de autoridad y responsabilidad. Las normas de protección y utilización de recursos. La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal. La creación de sistemas de información eficaces. El establecimiento de procedimientos y normas. La institución de métodos de control y evaluación de la gestión. El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.