Sistemas de Gestión y Control POISES - SEPE · Descripción de los Sistemas de Gestión y Control...

Descripción de los Sistemas de Gestión y Control del SEPE – POISES 2014 – 2020

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“El FSE invierte en tu futuro”

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES Y

PROCEDIMIENTOS DEL

ORGANISMO INTERMEDIO

SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO

ESTATAL PARA LAS

ACTUACIONES COFINANCIADAS

POR EL FSE EN ESPAÑA EN EL

PERÍODO DE PROGRAMACIÓN

2014-2020

PROGRAMA OPERATIVO DE

INCLUSIÓN SOCIAL Y DE LA

ECONOMÍA SOCIAL


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1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. Información presentada por

Organismo intermedio (en adelante OI)

Denominación Servicio Público de Empleo Estatal (en adelante

SEPE)

Naturaleza jurídica Organismo Autónomo Administrativo

Dirección postal C/ Condesa de Venadito, 9, 28027 Madrid

Dirección de correo

electrónico corporativo

[email protected]

Teléfono 91 585 98 88 Fax 91 377 58 81

Datos de la persona de contacto

Nombre y apellidos A. D. Jaime Noguerales Wandelmer

Cargo Subdirector General de Gestión Financiera

Dirección postal C/ Condesa de Venadito, 9, 28027 Madrid

Dirección de correo

electrónico

[email protected]

Teléfono 915859690 Fax 915859886


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Programa Operativo

Título Programa Operativo de Inclusión Social y de la Economía Social

CCI 2014ES05SFOP012

Ejes prioritarios en los

que interviene el OI

Eje 2, Promover la inclusión social, luchar contra la

pobreza y cualquier forma de discriminación

Objetivos Temáticos

(en adelante OT) en

los que interviene el

OI

OT9: Fomento de la inclusión social y lucha contra la

pobreza y cualquier forma de discriminación

Prioridades de

Inversión en los que

interviene el OI

9.1: Inclusión activa, en particular con vistas a fomentar

la igualdad de oportunidades, la participación activa y la

mejora de la empleabilidad

Fondo(s) gestionados

por el OI

FSE Otros

1.2. La información facilitada describe la situació n a fecha:

30 de junio de 2016


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2. ORGANISMO INTERMEDIO Y PRINCIPALES FUNCIONES

2.1. Organismo Intermedio.

Identificación del Organismo Intermedio

Denominación Servicio Público de Empleo Estatal

(SEPE)

Naturaleza jurídica del Organismo Organismo Autónomo Administrativo de

la Administración del Estado

Nombre y apellidos de la persona

de contacto D. Jaime Noguerales Wandelmer

Cargo Subdirector General de Gestión

Financiera

Dirección postal (sede) C/ Condesa de Venadito, 9, 28027

Madrid

Correo electrónico [email protected]

Teléfono 91 585 96 90 Fax 915859886

2.2. Principales funciones

2.2.1. Especificación de la forma en que se realiza la delegación, de conformidad con el artículo 123, apartados 6 y 7, del

Reglamento 1303/2013.

El artículo 123, apartado 6 del Reglamento de la Unión Europea 1303/2013, de 17 de diciembre, establece la posibilidad

de que el Estado miembro designe uno o varios organismos intermedios para realizar determinadas funciones de la

Autoridad de Gestión (en adelante, AG), bajo la responsabilidad de ésta.


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En este supuesto, el citado artículo prevé que los acuerdos que a tal efecto se realicen deberán registrarse formalmente

por escrito.

El Real Decreto 683/2002, de 12 de Julio, por el que se regulan las funciones y procedimientos de la Unidad

Administradora del Fondo Social Europeo (en adelante, UAFSE) establece, en su artículo 2, que corresponde a ésta

desempeñar las funciones atribuidas por la normativa comunitaria a la AG.

El SEPE, con fecha de 29 de junio de 2015, remitió a la UAFSE la comunicación en la que solicitaba su designación como

Organismo Intermedio (en adelante OI) en el POISES.

En febrero de 2016, la UAFSE remitió al SEPE el documento de “Orientaciones a los OOII para la descripción de sus

funciones y procedimientos en las actuaciones cofinanciadas por el Fondo Social Europeo (en adelante FSE) en España

en el período de programación 2014-2020” (en adelante FSE 14-20), donde se recogen de forma detallada las

obligaciones que debe asumir como OI en el POISES.

Según lo indicado en las orientaciones mencionadas, el SEPE deberá remitir a la UAFSE la descripción de las funciones y

procedimientos que desarrollará en la ejecución de las actuaciones cofinanciadas por el FSE en España en el período de

programación 14-20 en el POISES.

La UAFSE evaluará dichos sistemas conforme a un listado de verificación previamente establecido y si el resultado de

este examen se considera idóneo, el SEPE y la UAFSE procederán a formalizar la delegación de funciones en un acuerdo

por escrito, cuyo modelo se incluye en las orientaciones remitidas por la UAFSE al SEPE anteriormente mencionadas.

En este sentido, el SEPE, como Organismo Autónomo de la Administración General del Estado, tiene garantizada su

solvencia, así como la cofinanciación necesaria para ejecutar las actuaciones incluidas en el POISES. Más aún cuando el

SEPE ha venido desarrollando funciones delegadas de la AG en Programas Operativos (en adelante PPOO) del período

de programación 2007-2013.

2.2.2. Especificación de las funciones que podrían ser desempeñadas por el Organismo Intermedio por delegación

formal de la AG. (Apartado 2.1.3 del Anexo III del Rgto (UE) nº 1011/2014).

Según el modelo de Acuerdo de atribución de funciones a los OO.II., que la UAFSE ha remitido al SEPE, se tiene

intención de encomendar a éste como OI del POISES las siguientes funciones:

1) Seleccionar las operaciones para su financiación asegurándose de que se cumplen los criterios aplicables al

citado PO, debidamente aprobados por el Comité de Seguimiento y que se cumplen las normas

comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución.

2) Garantizar que se ha llevado a cabo la entrega de bienes y/o la prestación de servicios objeto de

cofinanciación, que se han efectuado realmente los gastos declarados por los beneficiarios en relación con

las operaciones, que dichas operaciones cumplen con las normas comunitarias y nacionales aplicables en la

materia, que el gasto declarado ha sido efectivamente pagado, que no se produce una doble financiación del


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gasto declarado con otros regímenes comunitarios o nacionales ni con otros períodos de programación y

que, por tanto, las solicitudes de reembolso presentadas son correctas.

Para ello, se verificarán administrativamente la totalidad de las solicitudes de reembolso y se realizarán

verificaciones “in situ” de operaciones concretas, utilizando un método de muestreo que garantice su

representatividad, todo ello atendiendo a las directrices señaladas en las Orientaciones remitidas por la

UAFSE.

3) Aplicar procedimientos de análisis de riesgos siguiendo las directrices remitidas por la AG y asegurar que el

beneficiario aplica estos procedimientos, cuando sea necesario.

En base al análisis mencionado en el párrafo anterior, el SEPE aplicará medidas antifraude eficaces y

proporcionadas en FSE 14-20, las cuales se documentarán de forma adecuada.

4) Asegurar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en los art. 115, 116, y

117 del Reglamento (UE) 1303/2013, de 17 de diciembre, tanto por el propio organismo como por los

beneficiarios dependientes de su esquema organizativo.

Además, participará en la elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación en el ámbito de su competencia,

remitiendo la información requerida por la AG en plazo, que formará parte de las redes de comunicación

establecidas o que pudieran establecerse. Para ello designará a un responsable de información y

comunicación.

5) Registrar y almacenar la información relativa a los datos contables procediendo, además, a la oportuna

recopilación de datos sobre la ejecución, necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, las

verificaciones, incluyendo las referidas a la lucha contra el fraude, las auditorías y la evaluación de las

operaciones que ejecute en el ámbito de su competencia, en el marco de POISES. Este registro se hará por

medios informáticos, permitiendo la transmisión de la información de forma fiable a petición de la unidad

competente de la UAFSE, de acuerdo con los requerimientos de información del FSE 14-20.

6) Suministrar, en el ámbito de su competencia, la documentación e información necesaria para que las

reuniones y trabajos del Comité de Seguimiento del POISES puedan llevarse a cabo.

7) Garantizar que los beneficiarios facilitan la información necesaria sobre la planificación de la ejecución física

y financiera de la operación, incluyendo la relativa a los distintos tipos de indicadores, en los plazos que

correspondan, y, en su caso, la previsión o desviaciones de cumplimiento según el marco de rendimiento.

8) Colaboración y apoyo en la elaboración y presentación a la Comisión de los Informes Anuales de Ejecución

y del Informe Final de Ejecución por parte de la Autoridad de Gestión [artículo 125, apartado 2, letra b), del

Reglamento (UE) número 1303/2013], aportando la información y datos solicitados a través del sistema

informático FSE 14-20 y en los plazos que se le indiquen.


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En concreto, remitirá a la AG, en los plazos que se establezcan, una previsión provisional que incluya la

estimación de los importes que se recogerán en sus solicitudes de pago en relación con el ejercicio

presupuestario en curso y con el ejercicio siguiente, así como de la existencia de posibles desviaciones con

los importes establecidos inicialmente.

9) Garantizar que se dispone de todos los documentos sobre el gasto, verificaciones y auditorías necesarios

para contar con una pista de auditoría apropiada, así como que se dispone y se conservan los documentos

acreditables de los gastos y las auditorías.

En particular, garantizará que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y auditorías

del POISES se mantienen a disposición de la Comisión Europea y del Tribunal de Cuentas Europeo, en los

plazos establecidos en el artículo 140 del Reglamento (UE) número 1303/2013, de 17 de diciembre.

10) Velar porque los beneficiarios mantengan un sistema de contabilidad diferenciado para todas las

transacciones relacionadas con una operación objeto de financiación, o, al menos, disponga de una

codificación contable adecuada en relación con el contenido de las operaciones, que permita distinguir las

partidas presupuestarias de la contabilidad nacional y comunitaria en relación con el contenido de las

operaciones, sin perjuicio de las normas de la contabilidad nacional.

11) Atender las visitas de control que los órganos nacionales y/o comunitarios que, con competencia para esta

materia, realicen al SEPE o a los beneficiarios dependientes de su esquema organizativo.

12) Respetar la normativa nacional y/o comunitaria en la ejecución de las operaciones objeto de financiación,

atendiendo de forma específica a la norma nacional de subvencionabilidad en esta materia.

13) Coordinar los procedimientos de registro, verificación y certificación de gasto, respecto a los beneficiarios

incluidos en su esquema organizativo, suministrando a la AG toda la información y documentación sobre los

procedimientos y verificaciones efectuadas, agrupando toda la información en una presentación de

operaciones y proyectos que remitirá a la misma.

Para ello, diseñará los procedimientos de verificación y declaración de gastos, al objeto de poderlos certificar

a la AG y suministrar a ésta, a la Autoridad de Certificación (en adelante AC) y a la Autoridad de Auditoría

(en adelante AA), toda la información y documentación que estime necesaria en relación con el gasto objeto

de certificación. El SEPE respetará las fechas previstas en el calendario que apruebe la AG para el año de

las declaraciones de gasto.

14) Velar porque los beneficiarios reciban el importe del pago público lo antes posible y, como muy tarde, antes

de que hubieran transcurrido noventa días desde la fecha de presentación de la solicitud de pago por el

beneficiario.


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15) Establecer procedimientos y sistemas adecuados de suministro de toda aquella información necesaria para

que la AG pueda llevar a cabo todas las funciones propias que no son objeto de delegación. En concreto, el

SEPE deberá realizar las siguientes actuaciones:

- Aplicar de forma eficaz medidas proporcionadas contra el fraude.

- Facilitar la información que la AG debe transmitir a la AC.

- Facilitar la información que la AG debe transmitir a la AA.

- Contribuir a la elaboración y presentación a la Comisión de los informes anuales y finales de

ejecución.

- Contribuir a la declaración de los responsables de la gestión y en el resumen anual de los informes

de auditoría definitivos y de los controles realizados.

- Contribuir al examen de las declaraciones relacionadas con los Fondos Estructurales y de Inversión

Europeos (en adelante EIE).

2.2.3. Identificación de los beneficiarios actuantes bajo la supervisión del Organismo Intermedio.

Respecto a las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, dado que el SEPE abona la cantidad

correspondiente a la Tesorería General de la Seguridad Social (en adelante TGSS) de forma periódica, es el SEPE quien

recibe la cuantía que corresponde del FSE, por lo que se le considera el beneficiario de la operación en éste caso.

Por lo tanto en este caso resulta clave la adecuada separación de funciones entre las personas que realicen las funciones

de gestión del gasto y aquéllas que realicen el control o verificación previa a la remisión del mismo a la AG.

En este sentido, hay que tener en cuenta que la selección y aprobación de las operaciones relativas a las bonificaciones

en las cotizaciones sociales, se realiza por la SGGF a solicitud de la SGPPAA en el marco de la normativa regulada de

este tipo de gastos, mientras que las verificaciones administrativas e “in situ” se llevan a cabo por la Subdirección General

de Técnicas de la Información y las Comunicaciones (en adelante SGTIC) y por la SGGF, respectivamente. En este caso

se utilizan los servicios de las empresas mencionadas en el apartado 2.3.1 por ambas SSGG, garantizándose así la

adecuada separación de funciones requerida en el Artículo 124.7 del Reglamento (UE) 1303/2013, de 17 de diciembre.

De cara a clarificar esta separación de funciones, se adjunta cuadro que detalla esta cuestión:

Tipo de verificación Unidad Contenido Finalidad Unidad que

gestiona

Administrativa SGGF diseña los

cruces informáticos

que aplica la SGTIC.

El listado de

Se establecen

requisitos que

deben cumplir los

gastos que

corresponden a

Garantizar que se

cumple con la

normativa nacional

y comunitaria.

SGPPAA: Área

dedicada a la

planificación de la

gestión y

seguimiento de las


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comprobación se

firma por la SGGF

bonificaciones en

las cotizaciones a la

Seguridad Social,

incluyendo entre

otros, el

cumplimiento de las

obligaciones

tributarias de las

empresas que se

aplican las

bonificaciones en

cuotas, cuando ello

se exige en la

normativa nacional..

Los requisitos

establecidos se

aplican a la

totalidad del gasto

objeto de

certificación.

Garantizar que se

cumplen los

criterios de

elegibilidad del

gasto

bonificaciones en

las cotizaciones

sociales (tanto las

que se

cofinanciarán como

las que se financian

íntegramente con

presupuesto del

Estado).

In situ SGGF (Servicio de

Fondos

Comunitarios). Para

ello se ha

contratado a una

empresa externa.

Se analiza una

muestra de gastos

con carácter previo

a su certificación

Garantizar la

realidad de la

operación y que los

cruces diseñados

realizados como

verificaciones

administrativas

funcionan de forma

adecuada

SGPPAA: Área

dedicada a la

planificación de la

gestión y

seguimiento de las

bonificaciones en

las cotizaciones

sociales (tanto las

que se

cofinanciarán como

las que se financian

íntegramente con

presupuesto del

Estado).


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2.2.4. Descripción de los procedimientos destinados a garantizar medidas antifraude.

El artículo 125.4 c) del Reglamento (UE) nº 1303/2013, de 17 de diciembre, establece que en lo que respecta a la gestión

y control financieros del PO, la AG deberá aplicar medidas antifraude eficaces y proporcionadas.

En el acuerdo que se tiene previsto formalizar entre la AG y el SEPE se indica que éste deberá aplicar procedimientos de

análisis del riesgo, siguiendo las directrices de dicha AG. Además, en base al mencionado análisis, el SEPE deberá

aplicar medidas antifraude eficaces y proporcionadas, teniendo en cuenta los riesgos detectados y debiendo

documentarse estas medidas en FSE 14-20.

En aplicación de lo mencionado anteriormente, el SEPE realizará una evaluación ex ante de los riesgos de fraude que

puedan afectar a las operaciones que pretende cofinanciar.

El SEPE realizará esta evaluación con anterioridad a la ejecución de las operaciones objeto de cofinanciación, en los 15

días siguientes a la firma del acuerdo de delegación de funciones entre la AG y este organismo. El SEPE utilizará el

“Instrumento de autoevaluación para la identificación y cobertura del Riesgo” (Matriz de Riesgos) facilitado por la

AG junto con las Orientaciones dictadas para la elaboración de este documento.

En dicha evaluación se tendrá en cuenta la metodología o sistema de gestión utilizado para la ejecución de las

operaciones cofinanciadas que en el caso del POISES serán los medios propios, para la gestión de las Bonificaciones en

las cuotas a la Seguridad Social, que suponen la práctica totalidad de la previsión de los gastos a certificar.

El SEPE remitirá la Matriz de Riesgos debidamente cumplimentada a la AG y atenderá las indicaciones de ésta en

relación con la necesidad de reforzar los controles establecidos, así como la inclusión de nuevos riesgos y/o nuevos

controles para reducir el riesgo a un nivel aceptable.

Asimismo, antes de remitir gastos a la AG, pero con posterioridad a la realización de las verificaciones realizadas por el

SEPE, este organismo realizará la evaluación ex post en el caso de los gastos derivados de bonificaciones en las

cotizaciones sociales.

En todo caso, en dicha evaluación ex post se atenderá a los resultados obtenidos de las verificaciones administrativas e in

situ realizadas por el SEPE, de cara a garantizar que las verificaciones realizadas han cumplido su función y por tanto han

limitado la posibilidad de remitir gastos que puedan verse afectados por casos de fraude.

Los resultados de la evaluación ex post se remitirán a la AG y se atenderá a las indicaciones que ésta pueda realizar de

cara a futuras justificaciones de gastos o incluso para corregir la justificación de gastos que da lugar a la realización de la

correspondiente evaluación ex post.

En principio, el SEPE elaborará la matriz ex ante de evaluación de riesgos con una periodicidad bianual. No obstante, esta

periodicidad será inferior si de los controles realizados se detectaran casos de fraude que impliquen la existencia de

nuevos riesgos no tenidos en cuenta inicialmente, o la necesidad de reforzar los controles inicialmente previstos. En estos


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supuestos, la evaluación se realizará tan pronto como se hubieran diseñado los nuevos controles destinados a evitar los

nuevos riesgos detectados.

Por su parte, tal y como se ha mencionado antes, la evaluación de riesgos ex post se realizará, antes de cada remisión de

gastos de operaciones objeto de cofinanciación a la AG, y la ejecución de las evaluaciones ex post tendrá en cuenta, en

su caso, las modificaciones derivadas de las variaciones realizadas en las evaluaciones ex ante.

Asimismo, si en las verificaciones realizadas por el SEPE o si en los controles posteriores realizados por los organismos

de control se detectaran gastos fraudulentos, se analizarán los casos ocurridos, dejando constancia por escrito de este

análisis. Las consecuencias de la detección de este tipo de gastos, implicará por un lado la necesidad de actualizar la

evaluación de riesgos realizada para en su caso incorporar el que ha dado lugar al error detectado. Por otro lado, esta

detección tendrá consecuencias en los sistemas aplicados, ya que se mejorarán los mismos para evitar la repetición de

una situación similar en el futuro. Por último, se procederá a retirar el gasto detectado como gasto irregular, con carácter

previo a su remisión a la AG si se detecta por el SEPE o mediante el procedimiento descrito en el apartado 2.5 si se

detecta por los organismos de control competentes. En este último caso, tal y como se indica en el apartado 2.5 citado, se

podrán adoptar medidas destinadas a corregir los gastos erróneamente certificados a la Comisión, si el supuesto que da

lugar al caso fraudulento se considera que ha podido producirse en otros gastos ya certificados por la AC.

En todo caso, se dejará constancia por escrito de las medidas que se adoptarán, recogiendo las razones que llevan a su

adopción.

Se adjunta diagrama que recoge el procedimiento descrito:


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En todo caso, en el momento en que el SEPE detecte algún caso sospechoso de fraude lo comunicará a la AG y realizará

las actuaciones que ésta le indique, de cara a la retirada de gastos ya justificados o de análisis de los supuestos

detectados e indicación de medidas correctoras aplicadas en el futuro.

A nivel interno, los casos de fraude detectados serán la TGSS y la Inspección Trabajo y Seguridad Social los encargados

de perseguir dicho fraude.

2.2.5. Organigrama y especificaciones del flujo financiero para la cofinanciación de actuaciones FSE.

Según lo establecido en el Artículo 15 del Real Decreto Legislativo 3/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el

Texto Refundido de la Ley de Empleo, el SEPE es un Organismo Autónomo de la Administración General del Estado,

adscrito al Ministerio de Empleo y Seguridad Social, que tiene por objeto la ordenación, desarrollo y seguimiento de los

programas y medidas de política de empleo.

Por lo tanto, el SEPE forma parte del Sector Público Estatal definido en el artículo 2.1 de la Ley 47/2003, de 26 de

noviembre, General Presupuestaria. Así, los presupuestos de ingresos y gastos del SEPE se integran en los

Presupuestos Generales del Estado.

PREVENCIÓN DETECCIÓN

Mejoras

Gestión de la acción-

- Controles posteriores

- Verificaciones previas a la Certificación

RESULTADOS

CORRECCIÓN

CICLO ANTIFRAUDE

PERSECUCIÓN

Mejoras en la gestión que limiten las posibilidades de realizar la actividad fraudulenta.

-

- Modificaciones normativas en caso de ser necesario

- Añadir verificaciones adicionales

Devolución de importes a la Comisión.

-

- Imposición de sanciones

- Reintegro de fondos a nivel nacional.

-

- Matriz ex post

Matriz ex ante


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El SEPE, además de los ingresos del FSE, dispone de otros procedentes de las cotizaciones realizadas por empresarios y

trabajadores por desempleo y formación profesional, por aportaciones que la AGE realiza, financiadas con impuestos, y

otros ingresos y reintegros de subvenciones concedidas en ejercicios anteriores.

Las cotizaciones por desempleo y por formación profesional para el empleo se configuran como conceptos de

recaudación conjunta con las restantes cotizaciones sociales (para cubrir las contingencias de jubilación, incapacidad,

maternidad,…). La TGSS recauda mensualmente los importes de las empresas y trabajadores que se transfieren al

SEPE.

Entre ambos organismos existe una cuenta de relación que se salda al final de cada ejercicio y que recoge los

movimientos de tesorería entre ambos, ya que estas relaciones abarcan otros conceptos distintos de las cotizaciones por

desempleo y formación profesional para el empleo, antes citadas, como pueden ser, entre otros, el pago de la prestación

por desempleo. Por lo tanto, los mencionados ingresos en muchas ocasiones suponen únicamente un apunte contable en

la cuenta de relación (en formalización, en terminología contable).

Los reintegros de subvenciones previamente concedidas, se ingresan en una cuenta restringida abierta en el Banco de

España a nombre del SEPE para esta finalidad.


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Como peculiaridad, hay que señalar que junto con los reintegros en sentido estricto, el SEPE deduce en cada ejercicio las

cantidades no justificadas por las Comunidades Autónomas de los libramientos realizados en el ejercicio anterior, para

financiar la ejecución de las políticas de activación para el empleo, de acuerdo a lo establecido en el Artículo 86 de la Ley

47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.


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CONFERENCIA SECTORIAL

SEPE

1. Asignación cantidad a cada C.A. según criterios

aprobados en Conferencia Sectorial

2. Abono cantidad asignada según criterios aprobados en Conferencia Sectorial

AÑO

NAÑ

O N

+1

CC.AA.

6. Recepción de la justificación

7. Abono cantidad asignada según criterios aprobados en Conferencia Sectorial.

Deducidos los importes no justificados

5. Justificación del importe recibido el año N

8. Recepción del importe

3. Recepción del importe

.

4. Asignación cantidad a cada C.A. según criterios

aprobados en Conferencia Sectorial

Finalmente, en lo que respecta a la aportación del Estado, mensualmente se producen abonos en función de las

cantidades inicialmente consignadas en el presupuesto de ingresos del SEPE.


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2.3. Organización y procedimientos

2.3.1. Organigrama y especificaciones de las funciones de las Unidades

El SEPE es un Organismo Autónomo de carácter administrativo dependiente del MEYSS, con rango de Dirección General.

Fue creado por el Real Decreto Ley 36/1978, de 16 de noviembre, sobre gestión institucional de la Seguridad Social, la

salud y el empleo.

En el Real Decreto 1383/2008, de 1 de agosto, se aprobó la estructura orgánica y de participación del Servicio Público de

Empleo Estatal. Entre sus competencias figuran, en relación con las ayudas cofinanciadas por el Fondo Social Europeo,

las siguientes:

� Elaborar y elevar al MEYSS las propuestas normativas de ámbito estatal en materia de empleo y formación para

el empleo que procedan.

� Elaborar el anteproyecto de su presupuesto de ingresos y gastos.

� Impulsar el desarrollo del Sistema Nacional de Empleo.

� Percibir las ayudas financieras de la Unión Europea de fondos europeos para la cofinanciación de acciones y

programas sufragados con cargo a su presupuesto y proceder a la justificación y valoración de las mismas, a

través de la autoridad de gestión estatal designada al efecto por la normativa de la Unión Europea.

� Colaborar con las Comunidades Autónomas y los interlocutores sociales en la elaboración del Programa Anual

de Trabajo del Sistema Nacional de Empleo y los Planes de ejecución de la Estrategia Europea de Empleo,

garantizando su evaluación y seguimiento conjunto.

� Gestionar los programas de empleo y formación profesional para el empleo, que le correspondan

normativamente y estén consignados en su presupuesto de gastos.


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� Llevar a cabo investigaciones, estudios y análisis sobre la situación del mercado de trabajo y los instrumentos

para mejorarlo, en colaboración con las respectivas Comunidades Autónomas.

El SEPE se articula en torno a una estructura central y a una estructura periférica. Los órganos rectores de la estructura

central son los siguientes:

� Consejo General

� Comisión Ejecutiva Central

� Dirección General

Dependen directamente de la Dirección General, los siguientes órganos, con nivel orgánico de Subdirección General:

� Subdirección General de Recursos y Organización

� Subdirección General de Relaciones Institucionales y Asistencia Jurídica

� Subdirección General de Gestión Financiera

� Subdirección General de Estadística e Información

� Subdirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

� Subdirección General de Prestaciones por Desempleo

� Subdirección General de Políticas Activas de Empleo

A la Dirección General se adscribe también una Intervención Delegada de la Intervención General de la Administración del

Estado.

Los servicios periféricos del SEPE se clasifican en órganos de gestión y órganos de participación institucional.

Son órganos de gestión territorial los Coordinadores Territoriales, los Directores Provinciales y las Oficinas de Empleo y/o

de Prestaciones.

Son órganos de participación institucional, las Comisiones Ejecutivas Territoriales.

Debe destacarse que si bien existe una asignación de funciones atribuidas a cada Subdirección General citada, el

ejercicio de las tareas asociadas a la planificación, programación, gestión, evaluación y control de las actuaciones

cofinanciadas por el FSE no es estanco o atribuible a una única Subdirección.

En este sentido, aunque todas las Subdirecciones y sus áreas mantienen una estrecha interacción prácticamente en todas

las fases y tareas inherentes al FSE, se describen a continuación las funciones de las que más directamente intervienen

en la gestión de las ayudas del Fondo.


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Las funciones de la Subdirección General de Gestión Financiera (SGGF en adelante), relacionadas con la gestión del

POISES son:

1.- Efectuar la preparación y seguimiento de los contratos administrativos y contratos privados que celebre el SEPE, así

como el inventario mobiliario e inmobiliario.

2.- Preparar y confeccionar el anteproyecto de presupuestos de ingresos y gastos, tramitar los expedientes de

modificaciones presupuestarias y realizar el seguimiento de la ejecución del presupuesto.

3.- Efectuar la gestión y control de la contabilidad a la que está sujeta la ejecución del presupuesto aprobado, así como la

preparación de la cuenta anual de liquidación.

4.- Gestionar la tesorería, habilitando los pagos del ejercicio de la actividad institucional financiada con el presupuesto

autorizado, así como supervisar todas las cuentas con las que opera el organismo.

5.- Realizar la coordinación financiera y de gestión de las ayudas de los fondos de procedencia europea, garantizando la

presentación de las justificaciones de las acciones realizadas, correspondientes a formas de intervención comunitaria

de titularidad del SEPE, así como el seguimiento de la cofinanciación europea.

6.- El control y seguimiento financiero-presupuestario de los convenios de colaboración que suscriba el organismo.

7.- Asegurar el adecuado cumplimiento de los Reglamentos CE 1303/2013, 1304/2013, 480/2014 y 1011/2014, en lo

relativo a las verificaciones de gastos a certificar al FSE.

Por su parte, la SGPPAA, tiene encomendadas las funciones siguientes, en relación con la gestión de las acciones

cofinanciadas por fondos comunitarios:

SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL

CONSEJO GENERAL COMISIÓN EJECUTIVA CENTRAL

DIRECCIÓN GENERAL

SUB. GNAL. DE GEST. FINANCIERA

SUB. GNAL. DE POLÍTICAS ACTIVAS

SUB. GNAL. DE TIC

INTERVENCIÓN DELEGADA


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1.- Elaborar propuestas normativas y de desarrollo en materia de promoción de empleo, de intermediación laboral y

formación para el empleo, así como su evaluación y actualización y la propuesta de objetivos, estrategias y

metodología de actuaciones en colaboración con las Comunidades Autónomas y los interlocutores sociales.

2.- Efectuar la gestión y seguimiento de los programas de políticas activas en materia de empleo, intermediación laboral y

formación para el empleo que le correspondan normativamente, así como el establecimiento de los procesos de

gestión y apoyo a la misma, en los territorios en los que no se haya producido el traspaso de competencias.

3.- Elaborar planes de control en el ámbito de sus competencias, en materia de empleo, intermediación laboral y

formación para el empleo.

4.- Programar y justificar las acciones cofinanciadas por el FSE, en materia de empleo y formación.

5.- Tramitar los procedimientos de reintegro y sancionadores.

6.- Efectuar la gestión, seguimiento y control de los incentivos a la contratación a través de las bonificaciones de cuotas a

la Seguridad Social y de la gestión de los fondos y de las acciones formativas que le correspondan.

7.- Diseñar los modelos oficiales de contratos de trabajo en consonancia con la normativa reguladora de los mismos.

8.- Elaborar y proponer el Plan de Actividades y presupuesto anual de la Red Eures-España, en coordinación con los

Servicios Públicos de empleo Autonómicos

9.- Coordinar las acciones que correspondan con la Fundación Tripartita para la Formación en el Empleo. En este

sentido hay que tener en cuenta que las referencias a la FTFE deben entenderse realizadas a la FEFE una vez ha

entrado en vigor la Ley 30/2015 de 9 de septiembre.

Atendiendo al Convenio de Colaboración firmado el 18 de febrero de 2013 entre el SEPE y la citada Fundación, ésta

realiza las siguientes funciones:

� Colabora y asiste técnicamente al SEPE en sus actividades de planificación, programación,

gestión, evaluación, seguimiento y control de las iniciativas de formación del Sistema de

Formación Profesional para el empleo.

� Actuar como entidad colaboradora del SEPE en la gestión de las convocatorias de subvenciones

públicas que se realicen por dicho organismo en el marco de las iniciativas de formación que

correspondan.

� En concreto, colaborará en la instrucción de los procedimientos y en la elaboración de las

propuestas relativas a la resolución y justificación de las subvenciones, correspondiendo al

SPEE la concesión y el pago de las subvenciones.

� Apoyar técnicamente al SEPE en el diseño e instrumentación de los medios telemáticos

necesarios para que las empresas y las entidades organizadoras realicen las comunicaciones de

inicio y finalización de la formación acogida al sistema de bonificaciones, garantizando en todo

caso la seguridad y confidencialidad de las comunicaciones.

� Elevar al SEPE propuestas de resoluciones normativas e instrucciones relativas al sistema de

formación profesional para el empleo, así como elaborar los informes que le sean requeridos. En

concreto se encargará de la identificación y alta en el sistema de las empresas y del análisis y

seguimiento de sus comunicaciones de inicio y finalización de la formación así como en la

comprobación, procedencia y exactitud de las deducciones que en forma de bonificaciones


20


hayan sido practicadas por las empresas

� Contribuir al impulso y difusión del subsistema de formación profesional para el empleo entre las

empresas y los trabajadores.

� Apoyar técnicamente al SEPE, en la gestión e implantación de la formación profesional dual

vinculada al contrato de formación y aprendizaje, mediante la adaptación e instrumentación del

correspondiente sistema telemático. Además adoptará las medidas necesarias para que este

sistema telemático esté al servicio de todas las empresas y centros de formación acreditados y/o

autorizados para el acceso a ésta información, así como a los documentos normalizados y

procesos telemáticos. También colaborará con el SEPE en la comprobación de la procedencia y

exactitud de las deducciones que, en forma de bonificaciones, hayan sido practicadas por las

empresas de acuerdo con la normativa vigente en cada momento. Por último asistirá

técnicamente al SEPE en los procesos de devolución de las cantidades indebidamente aplicadas

cuando se detecte esta circunstancia.

� Colaborará con el SEPE en la realización de actividades que tengan por objeto la difusión de los

certificados de profesionalidad, su implantación progresiva y la actualización de sus contenidos

proporcionando al SEPE los análisis, propuestas y estudios realizados que pudieran contribuir a

conseguir la citada finalidad, trasladando al SEPE las propuestas de las Comisiones Paritarias

Sectoriales en relación con ésta materia.

� Colaborará con el SEPE en el desarrollo de medidas que tengan por objeto la mejora de los

procesos de información y orientación a empresas y trabajadores encaminadas a favorecer el

acceso a la formación en el empleo, incluida la formación profesional dual vinculada al contrato

de formación y aprendizaje y la definición y elección de itinerarios de formación individualizados

por parte de los trabajadores. En concreto la Fundación realizará las aportaciones técnicas

necesarias para la creación de una cuenta de formación donde se registre la formación recibida

por el trabajador a lo largo de su carrera profesional..

� Colaborará con el SEPE en la realización de actuaciones que tengan por objeto el impulso y

difusión del Sistema de Formación Profesional para el Empleo entre empresas y trabajadores en

particular entre las PYMES y trabajadores autónomos y emprendedores.

� Colaborará con el SEPE l en materia de actuación y presencia internacional.

� Proporcionará al SEPE la información necesaria para la realización por parte de este organismo

de la programación y justificación de las actuaciones cofinanciables por el FSE.

Por otra parte, la SGTIC tiene atribuidas, entre otras, las siguientes funciones:

1.- Dirigir el centro de explotación de tecnologías de la información, garantizando la producción y disponibilidad de los

sistemas de información y comunicaciones, al igual que la calidad del servicio, la evolución tecnológica y la seguridad

física y lógica de dichos sistemas.

2.- Planificar, desarrollar, implementar y mantener las aplicaciones informáticas para la gestión y control de las bases de

datos.


21


3.- Planificar, desarrollar, implementar y mantener los sistemas de análisis de la información que faciliten los estudios y

análisis del mercado laboral, así como la elaboración de estadísticas.

4.- Desarrollar, implementar y mantener el sistema de información estatal que permite compartir e integrar la información

y gestión de todos los servicios públicos de empleo, facilitando las aplicaciones informáticas que garanticen a los

servicios públicos de empleo autonómicos la existencia de un sistema de información para la gestión de las políticas

activas.

Las personas dedicadas a las tareas de gestión de las líneas de acción del POISES, dentro de la estructura del SEPE es

la siguiente:

A) Subdirección General de Gestión Financiera:

Dentro de ella se incluye la Coordinación Financiera de Fondos Comunitarios, compuesta por 5 personas. De ellas, 4 se

dedican al 100 % a la gestión de los diversos aspectos relacionados con el FSE y en el caso de la quinta, su dedicación

alcanza el 50 % de su horario laboral. Las personas dedicadas al 100% son dos Jefes de Servicio, un Auxiliar y un

Administrativo, mientras que la persona dedicada al 50% tiene la categoría de Jefe de Área. Todos ellos han participado

en la gestión de los Programas Operativos en los que ha participado el SEPE en el período 2007-2013, y todos, salvo el

Jefe de Área y el Auxiliar han participado en la gestión del FSE, al menos desde el período de programación 2000-2006.

Además se ha procedido a realizar una contratación externa que facilite el sistema de verificaciones previsto para este

PO.

La empresa adjudicataria del mismo ha sido PriceWaterhouseCoopers Auditores (en adelante PWC) y su duración es de

tres años desde enero de 2016, con posibilidad de prórroga.

Dentro de esta SGGF, uno de los Jefes de Servicio se dedica a las funciones relacionadas con las verificaciones a realizar

en el caso de los gastos derivados de bonificaciones en las cotizaciones sociales. Asimismo, se dedicará a las funciones

relativas a la introducción de información para certificar gastos en el aplicativo FSE 14-20, y al seguimiento de la

información financiera y de indicadores.

El otro Jefe de servicio se ocupará de las relaciones con los organismos de control, analizando las conclusiones de los

informes elaborados por estos organismos y realizando las acciones necesarias para la aprobación de los planes de

acción que puedan derivarse de dichos controles, así como las actuaciones relativas a su puesta en marcha, seguimiento

y conclusión, introduciendo la información necesaria en FSE 14-20. Asimismo, se ocupará del seguimiento de las

irregularidades detectadas y de su recuperación.

B).- Subdirección General de Políticas Activas de Empleo:

En ella, las personas dedicadas a la gestión del FSE realizan también otras tareas y funciones sin relación con el mismo.

Dada la compleja organización del SEPE, es difícil cuantificar el porcentaje de dedicación de las mismas, e incluso el


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número, ya que el mismo está en función de las épocas y de los requerimientos derivados de la gestión (Inicios y cierres

de los períodos de programación; evaluaciones, auditorías, controles, etc.).

No obstante, puede asegurarse que al menos 2 personas de esta Subdirección General dedican el 100% de su actividad a

la gestión del FSE, 1 persona dedica el 50%, 3 dedican el 20% y otras 3 dedican un 10% de su actividad al FSE.

Las personas dedicadas al 100% son un Jefe de Servicio (del Fondo Social Europeo y Presupuestos) y un Auxiliar

Administrativo, ambas han participado en la gestión de fondos comunitarios desde el período de programación 2000-2006.

Asimismo, se cuenta con un técnico superior que destina el 20% de su jornada a estas funciones, que también ha

participado en la gestión de este tipo de fondos desde el período de programación 2000-2006.

Por su parte, un Jefe de Área (10%); un Jefe de Servicio (20%); un Jefe de Sección (un 20%) y un técnico superior (un

10%) se dedican a la realización y planificación de la gestión y seguimiento de las bonificaciones en cuotas a la Seguridad

Social para el fomento de la contratación, tanto desde el punto de vista técnico, como jurídico. Todas estas personas han

participado en la gestión del FSE en el período de programación 2007-2013.

C).- Subdirección General de Técnicas de la Información y de las Comunicaciones

A esta Subdirección General se adscriben 2 personas dedicadas a las labores de apoyo a la gestión del FSE. Una de ellas

con categoría profesional de Analista Programador se dedica al 100% a tareas relacionada con el FSE, y otra con

categoría profesional de Jefe de Servicio, han participado en la gestión de los Programas Operativos del período de

programación 2007-2013.

Además, dentro de las contrataciones externas que prestan servicios TIC se estima que se adscriban a tareas

relacionadas con el FSE 8 personas, 7 de las cuales dedicadas al 100% y la restante al 50% (en especial para la

elaboración de informes y validaciones de información). De las 7 personas dedicadas al 100%, una de ellas es un

Consultor (para el desarrollo del sistema de información que se describirá en el apartado 3); dos Jefes de Proyecto y 4

Analistas Programadores, todas ellas salvo el consultor y uno de los Jefes de Proyecto han participado en la gestión del

FSE en el período de programación 2007-2013.

La persona dedicada al 50% tendrá la categoría profesional de consultor, con experiencia en la gestión del FSE en el

período de programación 2007-2013, en concreto, en lo relativo a la obtención de indicadores e información para

completar los informes anuales.

En los Pliegos que rigen la contratación de los servicios correspondientes se puede encontrar información más detallada

en cuanto a las condiciones que debe reunir el personal antes citado.


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En este sentido, hay que señalar que de las 7 personas dedicadas al 100%, 4 están desarrollando el nuevo sistema de

información, mientras que las 3 restantes se dedicarán a labores de verificación, certificación y mantenimiento del sistema

(una vez esté en funcionamiento).

D).- Subdirección General de Relaciones Institucionales y Asistencia Jurídica

A dicha Subdirección está adscrita la persona dedicada a la realización de funciones como responsable de la ejecución de

la estrategia de comunicación del POISES. Esta persona se estima que dedicará un 5% de su jornada laboral a la

realización de actividades derivadas de la aplicación y puesta en marcha de la citada estrategia. En este sentido, se debe

tener en cuenta que junto con otros cometidos, también es responsable de la ejecución de la estrategia de comunicación

de los otros programas operativos en los que el SEPE será designado OI. Esta persona tiene categoría de Jefe de Área y

no tiene experiencia previa en la gestión de fondos comunitarios.

2.3.2. Marco para garantizar que se realiza un ejercicio de gestión de riesgos apropiado cuando resulta necesario y, en

particular, en caso de que se introduzcan modificaciones significativas en el sistema de gestión y control.

La gestión de riesgos como OI se desarrollará en todo caso, por la SGGF del SEPE (evaluación ex ante). La gestión de

riesgos como beneficiario (evaluación ex post) en el caso de los gastos de bonificaciones en las cotizaciones sociales, se

desarrollará por el Área dedicada a la gestión y seguimiento de las bonificaciones en las cotizaciones sociales

dependiente de la SGPPAA.

Los resultados de las auditorías y controles que recojan la existencia de gastos indebidamente remitidos a la AG o

certificados a la Unión Europea, se tendrán en cuenta a la hora de realizar las evaluaciones antes mencionadas, de cara a

incorporar nuevos riesgos o nuevos controles que minimicen las posibilidades de que existan gastos indebidamente

certificados a la Comisión Europea. Estos resultados también implicarán, en su caso, la actualización de la matriz de

riesgos ex ante, con una periodicidad inferior a la inicialmente prevista (bianual). La SGGF conocerá los resultados de los

controles realizados a través de la información existente en FSE14-20 y por tanto podrá incorporar la misma a las

evaluaciones ex ante que vaya a realizar. Asimismo, la SGGF remitirá a la SGPPAA la información de estos controles que

pudiera afectar a la realización de la evaluación ex post.

Las citadas modificaciones se llevarán a cabo en la primera evaluación que se realice con posterioridad a que los

resultados de los controles hayan sido conocidos, para lo cual se documentará la fecha en la que se realizó el respectivo

control, la fecha en la que la SGGF tuvo conocimiento del mismo y la fecha de realización de la evaluación que se ve

afectada por sus resultados.

2.3.3. Descripción de procedimientos (toda la información se refiere a 1 de mayo de 2016):

2.3.3.1. Procedimientos de participación en el Comité de Seguimiento y respaldo del trabajo del Comité de Seguimiento.

El Artículo 110 del Reglamento UE 1303/2013, de 17 de diciembre, regula las funciones del Comité de Seguimiento en

todos los Programas Operativos.


24


La participación en el Comité de Seguimiento del POISES, así como el apoyo a la labor desarrollada por el mismo, es una

de las funciones que la AG pretende delegar en el SEPE como OI.

De esta forma, el SEPE formará parte del Comité de Seguimiento del POISES designando el número de representantes

que se indique en el Reglamento Interno por el procedimiento que allí se establezca. Estos representantes pertenecerán a

la SGGF y, en su caso, a la SGPPAA.

El SEPE facilitará la información que le sea requerida para elaborar los informes anuales y finales, obteniendo la misma

de sus bases de datos. Asimismo, facilitará la información necesaria a dicho Comité para el ejercicio de sus funciones a

través de sus representantes en el mismo.

En este sentido, la SGGF podrá solicitar la información requerida a la SGPPAA y a la Subdirección General de Estadística

e Información, si no dispusiese de la misma directamente.

2.3.3.2. Procedimientos de recogida, registro y almacenamiento informatizado de los datos.

El SEPE, con base en el sistema JACO creado para la gestión de los gastos objeto de cofinanciación en el Programa

Operativo de Adaptabilidad y Empleo, está desarrollando un nuevo Sistema de Información que dará soporte a su

participación en todos los Programas Operativos del período de programación 2014-2020 en los que sea designado OI.

Dicho sistema se encontrará plenamente operativo a partir del mes de septiembre de 2016, y sus características y

funcionamiento se señalan de forma más detallada en el punto 3 del presente documento.

En todo caso, se indica que el sistema de registro de información relevante, a efectos de cofinanciación, se realiza en

función de la información remitida por la TGSS en el caso de los gastos derivados de bonificaciones de cuotas a la

Seguridad Social.

Asimismo, la información se completa con las bases de datos existentes en el propio SEPE, como pueden ser la base de

persona física o la de contratos de trabajo (en adelante Contrata).

De esta forma, el Sistema creado al efecto tendrá carácter omnicomprensivo, es decir, contendrá toda la información

relevante tanto desde el punto de vista económico, para elaborar las certificaciones (o rectificaciones) de gastos objeto de

cofinanciación, como desde un punto de vista cualitativo, para obtener información relevante para analizar y valorar el

grado de cumplimiento de los objetivos del POISES en función de los indicadores de actividad y resultado establecidos en

dicho programa. Así, este sistema permitirá obtener la información regulada en el anexo III del Reglamento (CE)

480/2014, de 3 de marzo, junto con la información necesaria para elaborar los informes anuales y finales de ejecución.

Tal y como se señala en el punto 2.3.3.9 del presente documento, al tener desglosada la información a nivel de cada

persona que participa en una operación o proyecto cuyos gastos serán cofinanciados, ésta se podrá agregar al nivel que

se solicite por la AG en función de la finalidad para la que se requiera. Asimismo, el acceso y contraste de la información

utilizada en el ámbito del POISES, con la existente en las bases de datos del SEPE o de la Seguridad Social, que

desempeñan funciones de registro y garantía del cumplimiento de obligaciones establecidas en la normativa nacional en


25


materia de empleo, otorga un plus de calidad a la información utilizada, además de constituirse en garantía de su

veracidad.

Este Sistema será el utilizado para obtener la información necesaria que se introduzca en FSE14-20, bien de manera

automática, cuando ello sea posible, bien por intercambio de ficheros o bien mediante la carga de la información existente

en ficheros obtenidos con un formato previamente determinado.

Por todo ello, el sistema descrito garantizará en gran medida el adecuado cumplimiento de la pista de auditoría, en los

términos que se mencionarán en el apartado 2.4.

2.3.3.3. Procedimientos para evaluar, seleccionar y aprobar operaciones y garantizar su conformidad con la normativa

aplicable (art. 125, apartado 3, del Reglamento (UE) nº 1303/2013).

En el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, su establecimiento se realiza por una norma,

que generalmente tiene el rango de ley. Dicha norma se publica en el Boletín Oficial del Estado (BOE en adelante), y por

tanto se garantiza el conocimiento de los requisitos establecidos para su aplicación, por parte de todos aquellos

empresarios o trabajadores autónomos interesados.

La TGSS pone a disposición de los empresarios y trabajadores autónomos toda la documentación necesaria para que

cuando se cumplan las condiciones establecidas en la normativa reguladora, puedan aplicarse las correspondientes

bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social. Además, en determinados supuestos, cuando se aplica el nuevo

sistema de cotización directa, es la propia TGSS la que propone la aplicación de las bonificaciones a los empresarios o

trabajadores autónomos que tienen derecho a las mismas, en función de la información existente en sus bases de datos y

en las bases de datos del SEPE a las que tiene acceso.

La existencia de una normativa nacional que respalda en todo caso el gasto que será objeto de cofinanciación, garantiza

que las operaciones se seleccionan y aprueban en base a la misma, lo que garantiza a su vez su transparencia al estar

los requisitos de acceso publicados en el correspondiente Diario Oficial.

En concreto, las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social para fomento del empleo se incluyen como

menor cotización o ingreso a realizar por las empresas en la TGSS y por ello, las incidencias que pueden surgir respecto a

las mismas se rigen por lo dispuesto en el Real Decreto 1415/2004, de 11 de junio, por el que se aprueba el Reglamento

General de Recaudación de la Seguridad Social. En concreto, en los artículos 46 y ss. de esta norma se recogen las

posibilidades de recurso existentes en los casos en los que las empresas no estén de acuerdo con la cotización que la

TGSS considera correcta teniendo en cuenta sus circunstancias. La citada normativa recoge procedimientos que cumplan

con los principios de trasparencia, publicidad e igualdad de cara a su aplicación por las empresas. Estas empresas

conocen las bonificaciones que les son aplicadas en todo caso, al configurarse como peculiaridades de la cotización social

que cada mes deben realizar dichas empresas.

El SEPE con base en la información existente en la TGSS y la de los datos incluidos en sus bases de datos, puede

garantizar las fechas de inicio de cada operación o proyecto, así como las del gasto efectivamente incurrido. En este

sentido, se debe tener en cuenta que no todas las bonificaciones en las cotizaciones sociales son objeto de justificación


26


para su cofinanciación en el POISES o en los restantes Programas Operativos de los que el SEPE pueda ser designado

OI. El SEPE decide, de acuerdo con los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento el 27 de mayo de

2016, los tipos de bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social concretos que se remiten a la AG para su cofinanciación.

Los actos de gestión recaudatoria y las bonificaciones son una peculiaridad de la recaudación y pueden ser recurridos en

alzada en caso de disconformidad, por parte de la empresa a la que se aplica.

Asimismo, las bonificaciones a la contratación fomentan que personas desempleadas puedan conseguir un empleo, de

forma que contribuyen al cumplimiento del objetivo específico 9.1.2 (según se recoge en el apartado V de los criterios de

selección aprobados anteriormente citados). Asimismo, las empresas que lleven a cabo los contratos bonificados deben

respetar la normativa medioambiental y de igualdad que les sea de aplicación en cada caso.

Estos dos últimos aspectos se garantizan de forma adicional al regularse en normativa nacional aspectos relevantes de

ambos tipos de procedimientos.

Además, el SEPE dispone de manuales que desarrollan las diferentes funciones a realizar en este ámbito. En el caso

concreto de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social adaptará los manuales existentes durante el

período de programación 2007-2013, al no diferir el procedimiento de justificación de estos gastos del existente para el

período anterior.

No obstante, dichos procedimientos se actualizarán mejorando aspectos que han presentado deficiencias en el citado

período. De esta forma, se detallará el procedimiento utilizado para evitar que se justifiquen gastos en bonificaciones en

cuotas a la Seguridad Social, aplicados por empresas que no se encuentren al corriente en las obligaciones tributarias

(única deficiencia relevante detectada en este tipo de gastos en el período de programación 2007-2013), sin perjuicio de lo

que se indica al respecto en el apartado 2.3.3.5. Este procedimiento se deduce del Plan de Acción desarrollado por el

SEPE para solucionar la deficiencia mencionada en el POAE, sin perjuicio de que en un futuro inmediato la intención es

tramitar para este tipo de gastos un procedimiento específico de justificación en los términos regulados en el artículo 14.1

del Reglamento (CE) 1304/2013. Asimismo, se actualizarán los procedimientos de cara a remitir la información necesaria

para el seguimiento de indicadores en plazo, y en especial relacionados con cada gasto objeto de certificación.

Por último, se atenderá a la necesidad de realizar de forma adecuada las medidas de prevención del fraude que se

recogen como novedad en la normativa comunitaria vigente en el período de programación 2014-2020.

2.3.3.4. Procedimiento de entrega al beneficiario del documento de condiciones de la ayuda (DECA).

En el caso de las bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social, el SEPE, como beneficiario, ha recibido de la AG las

instrucciones relativas a las tareas de información y comunicación de las acciones cofinanciadas. En este sentido, el

SEPE ha recibido de la AG un modelo de DECA, de acuerdo a lo establecido en el artículo 125.3 del Reglamento (CE)

1303/2013.

La SGPPAA remitirá a la SGGF la propuesta de financiación de las operaciones a cofinanciar, identificando el tipo de

bonificaciones en las cotizaciones sociales de entre las existentes en la normativa actual que se pretende cofinanciar.


27


La SGGF, analiza la solicitud en especial atendiendo a los criterios de selección de operaciones aprobados por el Comité

de Seguimiento el 27 de mayo de 2016, así como a la existencia de fondos suficientes en el SEPE para realizar la

operación en cuestión, y procede a aceptar la misma o a realizar las matizaciones que entienda oportunas.

Por último, la SGGF remitirá el modelo de DECA debidamente cumplimentado a la SGPPAA, como SG dentro del SEPE

que se encarga de la gestión de las iniciativas que serán objeto de cofinanciación.

El citado modelo incluye:

1.- La propuesta de financiación de las operaciones, que se remitirá por la SGPPAA a la SGGF.

2.- La aprobación de la solicitud de financiación por parte de la SGGF.

En ambos casos los documentos se registrarán por ambas SSGG.

3.- Identificación mediante un código de esta solicitud y su aprobación.

4.- Descripción de los requisitos relativos a los productos y servicios que deben obtenerse, que en este caso deberá ser la

contratación de personas desempleadas.

En la normativa reguladora de las bonificaciones en las cotizaciones sociales se recogen los requisitos necesarios para

que la contratación de un determinado trabajador dé lugar a su aplicación. En este caso, el DECA incluirá información

sobre la obligación de custodia de la documentación necesaria para proceder a la cofinanciación del gasto.

Dentro del SEPE, la SGGF remitirá dicho modelo debidamente cumplimentado a la SGPPAA, como SG que en el SEPE

se encarga de la gestión de las bonificaciones que serán objeto de cofinanciación.

5.- El plan de financiación y el calendario de ejecución. En este sentido se debe tener en cuenta que el SEPE, cuenta con

un presupuesto de ingresos y otro de gastos, que deben estar formalmente equilibrados.

En el presupuesto de ingresos, la previsión de los mismos como consecuencia de los pagos derivados de las solicitudes

de pago aceptadas por la Comisión Europea viene reflejada en la aplicación 19.101.490.00 (“Transferencias corrientes del

exterior, para la ejecución de las acciones y programas cofinanciados por el Fondo Social Europeo”).

Contablemente, el procedimiento se adecúa a lo establecido en los artículos 82 y 122 de la Ley 47/2003, de 26 de

noviembre, General Presupuestaria, para dar cumplimiento al principio contable de devengo, conforme a lo dispuesto en

la Instrucción de Contabilidad de la Administración Institucional del Estado, aprobada por la Orden EHA/2045/2011, de 14

de julio y del Plan General de Contabilidad Pública, aprobado por la Orden EHA 1037/2010, de 13 de abril, y es el

siguiente:

RECONOCIMIENTO DE DERECHOS:

Una vez suscrita por la Dirección General del SEPE la “Petición de pago del FSE”, derivada de la correspondiente

Certificación y Declaración de Gastos, y confirmada por la AC su remisión a la Comisión Europea, la Unidad de


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Coordinación Financiera de Fondos Comunitarios remite fotocopia de la citada petición, así como de la confirmación de la

AC a la Unidad de Contabilidad, ambas pertenecientes a la SGGF.

La Unidad de Contabilidad procede a la emisión del documento contable de Reconocimiento de Derechos por el total de la

Solicitud de pago, siendo deudora del SEPE la Comisión Europea.

No obstante, de acuerdo al criterio manifestado por el Tribunal de Cuentas en sus auditorías de la Cuenta General del

Estado, la Unidad de Contabilidad procede a contabilizar financieramente (no presupuestariamente) un ingreso desde el

momento en que la Dirección General del SEPE emite la mencionada “Solicitud de pago del FSE”

APLICACIÓN DE INGRESOS:

Una vez recibido en la cuenta del SEPE en el Banco de España el ingreso, la Unidad de Contabilidad remite fotocopia del

extracto del Banco a la Unidad de Coordinación Financiera de Fondos Comunitarios, a efectos de su adecuada

identificación

La Unidad de Coordinación Financiera de Fondos Comunitarios identifica el ingreso, comunicando a la Unidad de

Contabilidad la Solicitud de pago a la que corresponde.

Una vez identificado, la Unidad de Contabilidad aplica el ingreso recibido.

CIERRE DE LA CONTABILIDAD

Con fecha 31 de diciembre, se identifican las Solicitudes de pago pendientes de ingreso, por años, comprobándose dicha

relación de deudas tanto por la Unidad de Contabilidad como por la Unidad de Coordinación Financiera de Fondos

Comunitarios.

Respecto del presupuesto de gastos, todas las líneas de acción cofinanciadas están identificadas mediante aplicaciones

presupuestarias diferenciadas para cada una de ellas, incluyéndose el gasto por bonificaciones en cuotas a la Seguridad

Social en la aplicación 19.101.241-A.487.03.

Adicionalmente, el SEPE, cuando en una misma aplicación presupuestaria se incluyen gastos de diferente naturaleza,

tiene establecida una desagregación interna de dicha aplicación presupuestaria para cumplir con los requisitos de la

normativa comunitaria. En este sentido, se debe tener en cuenta que el sistema de información específico creado al

efecto, recogido en el apartado 3, recoge exclusivamente las cuantías del gasto por bonificaciones en cuotas a la

Seguridad Social remitido por la TGSS que serán objeto de cofinanciación. Esta circunstancia sucede en el caso de la

aplicación 19.101.241-A.487.03 antes mencionada, que recoge la totalidad del gasto incurrido por los distintos tipos de

bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social, con independencia de si se cofinancian o no.

De esta forma, tanto el calendario de ejecución, como el plan de financiación deben tener en consideración el

procedimiento de ejecución económico-presupuestario anteriormente descrito. A su vez, el citado procedimiento garantiza

la existencia de una codificación contable que permita identificar los fondos recibidos de la Comisión Europea, así como

los gastos incurridos que se justificarán a la AG, de cara al cumplimiento de una adecuada pista de auditoría.


29


6.- La aplicación en su caso de alguna metodología de simplificación de costes, que en este caso será los baremos

estándar o el cálculo de porcentajes o tipos fijos en función de determinadas categorías de gastos.

7.- Normativa de aplicación, respecto al tipo de bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social que se vayan a cofinanciar.

2.3.3.5. Procedimientos para las verificaciones de las operaciones (en consonancia con los requisitos previstos en el

artículo 125, aparatados 4 a 7, del Reglamento (UE) nº 1303/2013).

El SEPE realiza las verificaciones administrativas e in situ en todas las operaciones o proyectos que serán objeto de

certificación, si bien en el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, el SEPE cuenta con el

apoyo de la TGSS, mediante la encomienda de gestión firmada entre ambos organismos.

1.- Verificaciones administrativas:

En lo que respecta a los gastos de bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social, una vez que la respectiva empresa

(o la TGSS en el caso de aplicar el sistema de cotización directa), se aplica el beneficio en la cotización, comunica éste a

la TGSS, en la información que mensualmente se remite a estos efectos.

La TGSS revisa el cumplimiento de los requisitos generales necesarios para que las empresas se puedan aplicar cada

tipo de bonificación, recogidos todos ellos en la normativa nacional, entre los que cabe destacar el cumplimiento de las

obligaciones con la Seguridad Social de la empresa que se aplica dicho beneficio, y las características de los trabajadores

por los que dicha empresa se aplica la correspondiente bonificación.

Cada mes, la TGSS remite al SEPE la información relativa al conjunto de las bonificaciones aplicadas por las empresas

en el mes inmediatamente anterior.

Recibida esta información, el SEPE procede a separar la información relativa a las bonificaciones que serán objeto de

cofinanciación y sobre ellas procede a realizar una serie de verificaciones establecidas por acuerdo entre la SG PPAA y

SGGF, cuya aplicación se encarga de instrumentar la SGTIC, ya que se materializan mediante cruces y contraste de la

información remitida por la TGSS con la información existente en las bases de datos del SEPE o a las que tiene acceso el

SEPE en razón del ejercicio de sus competencias.

En todo caso, se analiza el cumplimiento de los requisitos relativos al período de elegibilidad del gasto, la finalidad del

mismo y las características de la persona y del contrato que dan lugar a la aplicación de la bonificación (duración máxima

o mínima, jornada,…).

Asimismo, se analiza que la cuantía sea inferior o igual a la cantidad establecida en la normativa reguladora de cada tipo

de bonificación y en caso de requerirlo la normativa nacional, si la empresa se encontraba al corriente en el cumplimiento

de sus obligaciones tributarias en el momento de aplicarse la respectiva bonificación. En este último caso, se solicita

información a la TGSS con carácter previo a la certificación al FSE, de los controles realizados por ésta y sólo se procede

a remitir a la AG los gastos de las empresas y períodos que cumplan este requisito.


30


El SEPE sólo certifica gastos que han sido abonados a la TGSS, es decir, gastos que han sido objeto de apunte contable

a favor de la TGSS, en la cuenta de relación que mantienen ambos organismos.

Por último, se rechazan los gastos que no cumplan los requisitos anteriores, y se prepara un fichero para que la empresa

que el SEPE tiene contratada realice el muestreo de los que serán objeto de verificación in situ. La realización de las

verificaciones administrativas se formalizan en un listado de comprobación que utiliza como modelo el facilitado por la AG.

Verificaciones administrativas - BONIFICACIONES

EmpresaSEPE

3. Recibe información del gasto de la TGSS

4. Procede a ejecutar controles de contraste de la información remitida sobre 100% gasto:

1. Aplica la bonificación

TGSS SNGJ

2. Revisa requisitos generales

Garantizar que TGSS ha realizado el análisis de requisitos generales.

-

- Añadir controles en función de la información existente en sus bases de datos.

5. Prepara información para realización de verificaciones

in situ. Según resultado verificaciones efectuado.

4.1 Información sobre cumplimiento de

obligaciones tributarias 4.2 Remite información al SEPE para conocer si el gasto corresponde a

personas inscritas

En este caso, tal y como se ha mencionado en el apartado 2.2.3, las verificaciones administrativas e in situ se realizan

bajo la responsabilidad de la SGGF, si bien en las mismas colaboran la empresa contratada a estos efectos, la SGTIC y el

Servicio de Fondo Social Europeo y Presupuestos de la SGPPAA.

El SEPE como beneficiario de estas ayudas, en ambos casos, garantiza la existencia de un sistema de contabilidad

separada o de codificación contable específico, de acuerdo a lo señalado en el apartado 2.2.3.

2.- Verificaciones in situ:

En el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, las verificaciones in situ consisten en el análisis

que realiza la empresa que este organismo tiene contratada sobre una muestra de gastos, una vez se han realizado las

verificaciones administrativas y se ha depurado la información inicial remitida por la TGSS.


31


La muestra seleccionada debe cumplir los requisitos establecidos en el Pliego de Prescripciones Técnicas por el que la

empresa resultó adjudicataria del procedimiento de contratación. Esta muestra debe ser suficientemente representativa en

función de los gastos a certificar y abarcar al menos un 3% del gasto que se va certificar. Las características de la muestra

es uno de los criterios utilizados para la contratación de la empresa que realiza este servicio, por lo que forman parte de la

oferta de la empresa adjudicataria y se encuentran a disposición de la AG y de los organismos de control pertinentes en el

respectivo expediente administrativo de contratación. El sistema de muestreo utilizado es el aleatorio simple con

probabilidad proporcional al importe de cada proyecto

En todo caso, el SEPE valida la muestra obtenida con carácter previo al inicio del análisis de la citada muestra.

La finalidad del análisis es comprobar que los controles anteriores han funcionado de forma correcta, así como garantizar

la realidad de la contratación realizada por la empresa que se ha aplicado la bonificación, además de verificar

determinados requisitos puntuales que no pueden ser objeto de comprobación mediante los cruces informáticos

establecidos.

Los resultados del análisis se plasman en un informe, y en función de los resultados obtenidos, el SEPE remite o carga en

FSE14-20 la información que corresponda, establece controles adicionales a los ya realizados o no procede a certificar

gasto alguno.


32



33


2.3.3.6 y 2.3.3.7 Tramitación de las solicitudes de reembolso

El SEPE como OI es el único competente para realizar las solicitudes de reembolso a la AG. Ésta, previa revisión de las

mismas, las remitirá a la AC la cual, si considera que cumplen con las condiciones establecidas en la normativa nacional y

comunitaria para ello, procederá a su envío a la Comisión Europea.

En relación con las bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social, o bien las empresas se aplican las bonificaciones

reguladas en la normativa e incluyen la información necesaria en los documentos de cotización que remiten cada mes a la

TGSS, o bien la propia TGSS realiza la cotización por el sistema de cotización directa en base a la información que consta

en sus bases de datos y en las bases de datos del SEPE a las que tiene acceso.

El SEPE, una vez que su sistema haya sido aprobado por la AG, procederá a realizar la evaluación de riesgos ex ante.

Los resultados de esta evaluación influirán en la realización de los controles y verificaciones que el SEPE realice con

carácter previo a la certificación de gastos a la AG.

La TGSS analiza el cumplimiento de los requisitos legales establecidos para que las bonificaciones se puedan aplicar. En

este sentido, el SEPE mantiene una encomienda de gestión con la TGSS para que ésta realice este análisis, derivado de

la información que consta en sus bases de datos. Se trata de un control automático que se lleva a cabo sobre la totalidad

del gasto de bonificaciones.

La TGSS remite mensualmente información al SEPE del gasto incurrido en las bonificaciones en cuotas a la Seguridad

Social, mediante ficheros informáticos que recogen la información de las mismas, según un formato acordado entre

ambos organismos. Esta información recoge datos de todo tipo de bonificaciones, tanto las que se pretenden cofinanciar

en éste u otro Programa Operativo, como otras que no serán objeto de cofinanciación.

El SEPE, una vez recibida esta información, diferencia la que será objeto de cofinanciación de la que no lo será. Sobre los

gastos que serán objeto de cofinanciación realiza las verificaciones mencionadas en el apartado anterior. En algunos

casos estas verificaciones tienen por finalidad la constatación de que la TGSS ha realizado las comprobaciones

necesarias y en otros se trata de controles adicionales, en función de la información que consta en sus bases de datos.

Estos cruces de información y verificaciones se realizan sobre la totalidad de los gastos que serán objeto de certificación,

de forma equivalente a lo que se viene realizando en el período de programación 2007 -2013. Estos controles son

acordados entre la SGPPAA y la SGGF las cuales los remiten a la SGTIC para que ésta ponga en práctica los procesos

informáticos pertinentes.

Cada mes, la TGSS realiza el correspondiente apunte contable en la cuenta de relación que ambos organismos

mantienen, y con ello el importe correspondiente se considera efectivamente pagado. Las bonificaciones en las

cotizaciones a la Seguridad Social son una minoración en los ingresos que inicialmente la TGSS debería recibir de las

empresas, y el SEPE está obligado a abonar esta diferencia. Como las relaciones financieras entre el SEPE y la TGSS

son más amplias que estas bonificaciones, entre ambos organismos se acordó la creación de una cuenta de relación que

va recogiendo el resultado de dichas relaciones: si el resultado total de las mismas es favorable al SEPE, éste no realizará

abono alguno a la TGSS, mientras que si no es así, el SEPE realizará un abono por la diferencia que corresponda a la


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totalidad de las relaciones mencionadas. En todo caso, se pueden identificar los apuntes realizados en dicha cuenta

correspondientes a las bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social.

Las cantidades procedentes del FSE no se abonan a las empresas sino al SEPE, anotando el abono o el apunte contable

en la cuenta de relación según corresponda, compensando así la cantidad que el SEPE debe a la TGSS por este

concepto, por lo tanto en este supuesto el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 132.1 del Reglamento (CE)

1303/2013, de 17 de diciembre, se garantiza siempre que la AC abone al SEPE las cantidades ingresadas por la Comisión

Europea en el plazo allí previsto.

En todo caso, el SEPE antes de certificar cualquier gasto, solicita información a la TGSS sobre el cumplimiento de las

obligaciones tributarias de las empresas que se han aplicado las bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social que serán

objeto de cofinanciación, y sólo incluye en la correspondiente certificación los importes correspondientes a las empresas y

los períodos en los que la TGSS ha realizado el pertinente cruce con la AEAT que garantice el requisito mencionado.

Una vez realizado este control, se prepara un fichero con los gastos resultantes, para que la empresa que el SEPE ha

contratado para esta finalidad realice una verificación sobre una muestra de gastos. En determinados casos, ésta tiene

por finalidad garantizar que los cruces de información y los controles implementados cumplen con su función; en otros

supuestos, se incluyen aspectos normativos que por sus características no pueden ser objeto de control sobre la totalidad

de los gastos incurridos.

Dependiendo del resultado de esta verificación, el SEPE (SGGF) decide los importes que finalmente serán objeto de

remisión a la AG vía FSE 14-20, minorando en su caso los importes que correspondan. Asimismo, en la determinación de

este importe a justificar a la AG, el SEPE tendrá en cuenta los resultados de la evaluación ex post realizada con

anterioridad a la introducción de los datos necesarios en el citado aplicativo FSE14-20.

El SEPE incluye la información necesaria en el aplicativo FSE14-20, y a partir de ese momento la AG en un primer lugar y

la AC con posterioridad, realizan las revisiones de estos gastos y si éstas son satisfactorias, se procede a su remisión a la

Comisión Europea para que ésta abone la cantidad que corresponda. Si las revisiones realizadas por la AG o la AC no

son satisfactorias, una u otra adoptarán las decisiones pertinentes para devolver o modificar la información remitida por el

SEPE.


35



36


2.3.3.8. Transmisión de la información por el OI a las Autoridades de Gestión y de Auditoría.

El SEPE incluirá la información relativa a las irregularidades (incluyendo el fraude) detectadas, en los términos que se

mencionan en el apartado 2.5 del presente documento.

Asimismo, incluirá la información que le solicite la AG en el aplicativo FSE14-20, en el formato indicado para ello en los

manuales facilitados por dicha AG. Teniendo en cuenta estos requerimientos, el SEPE elaborará sus sistema de

información de forma que los intercambios de información entre ambos sistemas sea lo más sencilla posible.

En todo caso, el SEPE dispone de una SG especializada en materia de TIC, que participa en las actividades del SEPE

como OI del POISES, tal y como se ha mencionado en el apartado 2.3.1 de este documento. Además, el SEPE realiza

con carácter periódico la contratación de servicios de apoyo TIC, entre los que se incluye específicamente la colaboración

o realización de tareas relacionadas con el desarrollo y mantenimiento de los aplicativos diseñados para el

almacenamiento de la información necesaria para certificar gasto, recuperar importes, incluir información de indicadores

de actividad y resultado, así como la restante información que le pueda ser requerida por la AG.

Por último, si fuera necesario, puede obtener información de sus bases de datos y adaptarlas al formato que se requiera

por la AG, o a uno similar que sirva para la consecución de los fines que se persigan.

En todo caso, los sistemas existentes en el período anterior ya prueban lo mencionado anteriormente, y en el período

actual el sistema de información resulta más sencillo de gestionar al no tener que contar con información de las diferentes

Comunidades Autónomas.

2.3.3.9. Procedimientos de colaboración y apoyo en la elaboración y presentación a la Comisión por parte de la Autoridad

de Gestión de los informes anuales y finales de ejecución.

El SEPE facilitará a la AG la información necesaria para la elaboración de los informes anual y final de ejecución en los

términos establecidos en el artículo 50 del Reglamento (CE) 1303/2013, de 17 de diciembre. Esta información tendrá en

cuenta su participación como OI en el Programa Operativo, así como otra información adicional de la que el SEPE

dispusiera por el ejercicio de sus competencias a nivel nacional o que constara en sus bases de datos.

En concreto, remitirá a la AG, en los plazos que se establezcan, una previsión provisional que incluya la estimación de los

importes que se recogerán en sus solicitudes de pagos en relación con el ejercicio presupuestario en curso y con el

ejercicio siguiente, así como de la existencia de posibles desviaciones con los importes establecidos inicialmente.

Para remitir esta información a la AG, la SGGF recabará, en su caso, la información necesaria de las SSGG de PPAA y

de Estadística e Información y procederá a su inclusión en el aplicativo FSE14-20. En todo caso, la información relativa al

gasto que hubiera sido certificado se contendrá en su totalidad en el sistema de información creado al efecto por el SEPE,

el cual incluirá la información correspondiente a cada operación o proyecto.


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Este gasto se podrá individualizar en el caso de las bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social, de forma que se

dispondrá del gasto originado por cada persona que ha dado origen a dicha bonificación en un período concreto. Al

conocer la persona que ha dado lugar a cada gasto justificado, se podrán analizar las características de la misma que

consten en las bases de datos del SEPE o en las bases de datos a las que el SEPE tenga acceso por el desarrollo de sus

funciones a nivel nacional (por ej. Información que consta en determinadas bases de datos de la TGSS), y esta

información, al estar disponible al máximo nivel de desagregación, se podrá agregar al nivel que solicite la AG.

Sin perjuicio de lo mencionado anteriormente, el SEPE no podrá facilitar información no permitida por la normativa

nacional de protección de datos.

Asimismo, se indica que la información se remitirá a la AG en los plazos establecidos por ésta, de forma que si es

necesario aclarar o corregir la misma, se cuente con tiempo suficiente para ello, garantizando así que la información de

los informes anuales y finales es totalmente fiable.

En este sentido, al tener la información necesaria para la elaboración de los informes anuales, declaración de fiabilidad y

declaración de gestión en el propio sistema de información, se podrá obtener del mismo la información requerida en plazo.

En todo caso, hay que tener en cuenta que los datos del gasto incurrido en las bonificaciones en cuotas a la Seguridad

Social para fomento del empleo se reciben de la TGSS cada mes con un decalaje de 3 meses respecto al tiempo real de

la bonificación efectivamente realizada, por lo que para garantizar la remisión de gastos a al UAFSE en plazo, se tendrá

en cuenta la información remitida por la TGSS hasta el mes de octubre el año anterior al que dicha certificación se refiera.

Además, el SEPE facilitará la información que la Comisión Europea considere necesaria, previa indicación de la AG en

este sentido, y en caso de ser necesario adoptará las medidas que le indique la AG.

Como se desprende de lo señalado antes, en relación con las operaciones o proyectos que desarrolla como OI, el SEPE

dispone de la información necesaria para informar sobre el grado de ejecución física de los indiciadores que se recogen

en el POISES, y por tanto dispone de los datos a incluir en los informes anuales y finales en relación con el cumplimiento

de los objetivos previamente fijados. Asimismo, mediante consultas a sus bases de datos o a las bases de datos a las que

tiene acceso, se podrá analizar el cumplimiento de los objetivos de resultado fijados en el POISES. Al disponer de la

información con el máximo grado de desagregación posible, se podrá incluir la misma en el aplicativo FSE14-20 con el

nivel que se necesite.

El SEPE, a iniciativa propia o a instancia de la AG, adoptará las medidas necesarias cuando del análisis de la información

facilitada para la elaboración del respectivo informe anual se desprenda que van a existir desviaciones sobre las

previsiones iniciales que pueden poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos del POISES. En todo caso, este tipo de

acciones se coordinarán con la AG.

2.3.3.10. Procedimientos para elaborar la declaración de los responsables de la gestión (artículo 125, apartado 4, letra e)

del Reglamento (UE) nº 1303/2013)

No aplica.


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2.3.3.11. Procedimientos para elaborar el resumen anual de los informes de auditoría definitivos y de los controles

realizados

No aplica.

2.3.3.12. Procedimientos para comunicar al personal los procedimientos anteriores.

En 2016 se realizará una acción formativa para el personal del SEPE sobre la normativa del nuevo período de

programación, así como sobre la participación del organismo en los diferentes Programas Operativos en los que sea

designado como OI. Mediante esta actuación, el SEPE dará a conocer a su personal los procedimientos antes descritos.

La acción formativa mencionada ha sido incluida en el Plan de Formación Interna del Organismo y, previsiblemente, se

desarrollará durante el segundo semestre de este año 2016.

2.3.3.13. Procedimientos de revisión y examen de las reclamaciones relativas a los Fondos Estructurales y de Inversión

Europea, en el marco del artículo 74, apartado 3, del Reglamento (UE) nº 1303/2013.

Cuando la SGGF tenga conocimiento por la AG, AC o AA, o por cualquier otro medio, de la existencia de una reclamación

relacionada con gastos cofinanciados en el POISES que se hubieran certificado a la Comisión Europea, procederá a su

análisis teniendo en cuenta la información existente en el SEPE o solicitando información adicional a las entidades que

pudieran disponer de ella.

La SGGF remitirá la información obtenida, así como las conclusiones de su análisis a la AG, y en caso de ser necesario

indicará a dicha AG las medidas adoptadas para evitar nuevas reclamaciones de carácter similar en el futuro o las

correcciones a poner en marcha que afecten a gastos certificados con anterioridad a la reclamación, que pudieran verse

afectados por errores o deficiencias deducidos del análisis realizado. Asimismo, en caso de ser necesario, se incorporarán

las conclusiones obtenidas a la realización de las evaluaciones de riesgos que el SEPE deba realizar en el futuro.

2.4. Pista de auditoría.

2.4.1. Procedimientos para garantizar un sistema de archivado y una pista de auditoría adecuados.

En lo que respecta a la aplicación de los criterios de selección de operaciones, hay que tener en cuenta que todas las

operaciones o proyectos cuyos gastos se pretenden cofinanciar, se basan en una normativa nacional que regula las

condiciones que deben reunir aquéllos que van a recibir los mencionados fondos en última instancia. Esta circunstancia

garantiza su aplicación, ya que son obligatorios a nivel nacional en todo caso, es decir, con independencia de si el gasto

en que se incurrirá se cofinancie finalmente o no.

En este sentido, en los criterios de selección aprobados el 27 de mayo de 2016 por el Comité de Seguimiento, se incluyen

como tipos de intervenciones o actuaciones en el POISES las bonificaciones en las cotizaciones en cuotas de la


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Seguridad Social, cumpliéndose por tanto las condiciones establecidas en la normativa comunitaria, tal y como ya se ha

expuesto en el apartado 2.3.3.3. de este documento.

En el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, la información remitida por la TGSS que se

utilizará para tramitar la correspondiente certificación de gastos al FSE, permite desglosar el importe correspondiente a

cada trabajador por el que el empresario tiene derecho a minorar las cantidades que inicialmente hubiera tenido que

cotizar (esto es, las cantidades bonificadas). En el caso del exceso previsto en el artículo 107 del Real Decreto-Ley

8/2014, de 4 de julio, el importe de dicho exceso se relacionará con uno o varios trabajadores que dan origen a la

bonificación y una empresa que cotiza por ellos y tiene derecho a aplicarse el beneficio.

Las cantidades a las que asciende cada tipo de bonificación y los requisitos que deben cumplir los trabajadores

contratados para que les sean de aplicación estas minoraciones en la cotización, se recogen en la normativa nacional que

regula las mismas, que tendrá con carácter general rango normativo de Ley.

En el caso de las bonificaciones en las cotizaciones en la Seguridad Social, se aplica lo dispuesto en el artículo 67.1

b) del Reglamento (CE) 1303/2013, de 17 de diciembre. Por lo tanto, en lo relativo a la conciliación de los costes

incurridos, con las realizaciones o resultados, incluyendo en su caso el método de obtención del respectivo

baremo, hay que destacar que la información necesaria para conciliar los importes y garantizar las realizaciones obra en

poder del SEPE, ya que se recibe mensualmente de la TGSS. Toda esta documentación se conserva en formato

electrónico, según se detalla en los apartados 2.2.3 y 2.4.4.

En lo que respecta al importe del baremo, éste se recoge en la normativa reguladora de la respectiva bonificación, lo que

se considera como método suficientemente objetivo a efectos de lo dispuesto en el artículo 67.5 del Reglamento (CE)

1303/2013, de 17 de diciembre. En todo caso, en determinadas ocasiones los citados baremos se vienen aplicando desde

antes del inicio del actual período de programación.

En cuanto al pago de las cantidades correspondientes al destinatario, en el caso de las bonificaciones en las cotizaciones

a la Seguridad Social, éste queda garantizado a través de los apuntes realizados en la cuenta de relación que mantienen

el SEPE y la TGSS. De esta forma, el SEPE no certifica gastos de bonificaciones, que no hayan sido incluidos en dicha

cuenta de relación. Los importes de dicha cuenta se concilian cada mes y en todo caso al finalizar cada ejercicio, ya que

la información de la misma se utiliza para elaborar las cuentas anuales del organismo que se integran en la Cuenta

General del Estado, y por tanto son auditadas todos los años tanto por la IGAE como por el Tribunal de Cuentas español.

Por esta razón, con carácter general el SEPE sólo certifica las bonificaciones una vez que ha finalizado un ejercicio

contable (por ejemplo en 2016 certificará bonificaciones aplicadas hasta el 31/12/2015). El abono a las empresas se hace

al mes siguiente del momento de remitir la información necesaria para realizar la cotización (o se elabora la información

por la TGSS en el caso del sistema de cotización directa), ya que las empresas dejan de ingresar en la TGSS el importe

correspondiente a las bonificaciones que tengan derecho a aplicarse en ese momento. En todo caso, el SEPE no ha

tenido incidencias en este aspecto durante el período de programación anterior, donde han sido objeto de auditoría gastos

de carácter similar a los que se pretenden certificar en el POISES.


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La documentación justificativa de cada operación o proyecto se mantiene en el SEPE, en la TGSS o en las empresas

que se han aplicado las bonificaciones, en los términos y condiciones que se especifican en los apartados 2.2.3 y 2.2.4.

Esta documentación incluirá las especificaciones técnicas y el plan de de financiación de las ayudas, que se recogerán en

la normativa reguladora de las bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social.

Asimismo, formarán parte del respectivo expediente, la información remitida por la TGSS, los informes de los

destinatarios, de las verificaciones y las auditorías llevadas a cabo.

En este sentido, se indica que el SEPE custodiará la información que justifique las verificaciones administrativas e in situ

realizadas sobre los gastos de bonificaciones en las cotizaciones sociales que se llevan a cabo con carácter previo a cada

certificación. Tanto en el caso de que se realicen mediante cruces de información con las bases de datos del TGSS, como

en el caso de los informes realizados por la empresa contratada a estos efectos, todo ello en los términos previstos en el

apartado 2.2.3.5.

La totalidad de la documentación o información que justifique y acredite las verificaciones realizadas, así como los

resultados obtenidos por las mismas se tendrán a disposición de los organismos de control nacionales y comunitarios que

la requieran.

En los términos ya mencionados en los apartados 2.2.3.8 y 2.2.3.9, el sistema de información del SEPE contendrá la

información necesaria para relacionar el gasto certificado con cada persona o entidad que se beneficie o se vea afectada

por la operación que se va a cofinanciar. A estos efectos, el citado sistema tomará la información que sea pertinente de

las bases de datos del SEPE o de las bases de datos a las que el SEPE tenga acceso, de forma que pueda desglosar con

el nivel requerido en el POISES los indicadores del mismo. En este sentido, como se ha mencionado en el caso de los

gastos derivados de bonificaciones en las cotizaciones sociales, es posible relacionar cada gasto con la persona

contratada que permite la aplicación de la respectiva bonificación.

2.4.2. Instrucciones proporcionadas sobre la conservación de los documentos justificativos

presentados.

En el caso de los gastos derivados de bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social, la documentación justificativa de

dichos gastos consta en el SEPE y en la TGSS. Con carácter general, dicha documentación se almacena en formato

informático, de acuerdo a los estándares aprobados por ambos organismos y a la regulación existente al respecto en la

normativa nacional.

La consulta a dicha información se puede realizar previa autorización pertinente y siempre que se justifique la necesidad

de la misma, a través de la información existente en las bases de datos de ambos organismos. La información se

almacena durante todo el período exigido en la normativa comunitaria, ya que dicha información también es relevante a

los efectos de generar derechos a nivel nacional (por ej. pensiones de jubilación, invalidez,…), por lo que el período de

conservación de la información es superior al exigido en la citada normativa comunitaria.


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Los sistemas informáticos de almacenamiento de datos de la TGSS y del SEPE son objeto de auditorías constantes a

nivel nacional, ya que como se ha indicado la información existente en las bases de datos de ambos se utiliza para

generar derechos de carácter social de los ciudadanos españoles y europeos, o bien para iniciar procedimientos

administrativos destinados a recuperar cantidades indebidamente percibidas por estos ciudadanos.

Por ello, en este caso, al ser responsabilidad de dos organismos públicos y al tener dicha documentación relevancia a

efectos de generar derechos ajenos a la cofinanciación del FSE, con la normativa dictada al efecto es suficiente para

garantizar la adecuada conservación de documentos de gasto, sin necesidad de dictar instrucciones específicas al

respecto.

2.4.3. Indicación del período durante el cual deben conservarse los documentos.

La documentación se deberá conservar en los términos y condiciones establecidos en el artículo 40 del Reglamento (CE)

1303/2013, de 17 de diciembre.

Como se ha indicado en el punto anterior, en el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, la

documentación se conserva durante un período muy superior al indicado en la normativa comunitaria, ya que la

información relativa a las cotizaciones sociales tiene implicaciones en la posible generación de derechos en el ámbito de

la Seguridad Social.

2.4.4. Formato en que deben almacenarse los documentos.

En el caso de las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, los documentos se almacenan en formato

electrónico, ya que desde el origen, la cotización de las empresas a la TGSS se realiza vía telemática. Dicho esto, se

pueden obtener copias en papel de determinados documentos, como pueden ser los contratos que dan lugar a la

aplicación de la respectiva bonificación. En todo caso, la información almacenada en las bases de datos de la TGSS o del

SEPE puede ser objeto de consulta por los organismos encargados del control de los fondos comunitarios.

Este tipo de gastos ha sido objeto de certificación al FSE en el período 2007-2013 y ha sido auditado por la AA, y los

organismos de control comunitarios, sin que se hayan detectado incidencias en cuanto a la información almacenada y

justificativa del gasto certificado. El SEPE, por tanto, mantendrá el sistema existente en dicho período en este aspecto.

2.5. Irregularidades y recuperaciones

2.5.1. Descripción del procedimiento sobre el registro y la corrección de irregularidades

(incluido el fraude) y su seguimiento y el registro de los importes retirados y recuperados, las

cuantías que cabe recuperar, los importes irrecuperables y las cuantías relacionadas con las

operaciones suspendidas en virtud de alguna resolución judicial o algún recurso contencioso-

administrativo con efecto suspensivo.


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El procedimiento de recuperación de irregularidades detectadas se configura por orden cronológico mediante la

realización de las siguientes actividades:

1 - SGPPAA, la AG, AC y AA u organos de control de las instituciones comunitarias comunican al SEPE la existencia

de una incidencia e irregularidad identificando la operación y cuantía del gasto afectado.

2 - La SGGF identifica los gastos relacionados con las irregularidades y/o incidencias financieras y administrativas

detectadas, en la información remitida a la UAFSE a través de la aplicación FSE 14-20.

3 - La SGGF revisa que las irregularidades administrativas y financieras se corresponden con los resultados de la

verificación y comprueba que los importes a rectificar son los adecuados.

4 - Una vez verificadas las irregularidades grabadas en la aplicación JACO 14-20, la SGGF incluye dichas

irregularidades financieras y administrativas y los importes a recertificar asociados a ellas, en la aplicación FSE 14-

20.

5 - La aplicación genera de manera automática el documento de propuesta de rectificación, en el que constan la

relación de irregularidades financieras y administrativas y los importes a rectificar asociados a ellas.

6 - La SGGF procede al envío de la propuesta de rectificación a la UAFSE. En dicha propuesta se detallarán,

además de los importes a rectificar, los posibles importes a recuperar.

7 - El documento de propuesta de rectificación es recepcionado por la UAFSE, que se encarga de revisarlo con el

objeto de verificar si los datos introducidos por el SEPE en la propuesta de rectificación son correctos.

8 - En base al análisis realizado sobre la propuesta de rectificación emitida por el SEPE, la UAFSE decide si acepta

la propuesta de rectificación o no la acepta:

a) En caso de que la propuesta de rectificación sea aceptada por la UAFSE, se procede a la compensación de la

cuantía económica aceptada.

b) En caso de que la propuesta de rectificación no sea aceptada por la UAFSE, ésta será devuelta a la SGGF para

que proceda, de nuevo, a su revisión con el objeto de subsanar las deficiencias detectadas por la UAFSE en

dicha propuesta de rectificación de gastos. (Se vuelve al punto 3).

A continuación se detalla el procedimiento descrito mediante el correspondiente diagrama:


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El SEPE no esperará a la recuperación de los importes irregulares detectados para proceder a su devolución, no

afectando, en consecuencia, dicha recuperación a las cantidades certificadas. Por lo tanto, los posibles recursos

existentes en derecho interno no afectan al procedimiento de recuperación de irregularidades detectadas en el ámbito del

FSE.

Si no se pudiera retirar el importe irregular en subsiguientes solicitudes de pago, el SEPE procedería al reembolso de la

cuantía que corresponda mediante el ingreso en la cuenta bancaria de la Comisión Europea que se indique en la

reclamación que le realice la AG. Para ello, ordenará la transferencia de fondos de la cuenta abierta a su nombre en el

Banco de España a favor de la citada cuenta bancaria de la Comisión Europea.


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En todo caso, la información relativa a las irregularidades que afecten al SEPE se recogerá en el JACO 14-20 para su

traslado posterior al FSE 14-20, de forma que la información existente en ambas aplicaciones sea coherente.

Además, la SGGF atenderá a los resultados obtenidos en los diversos controles y en especial a las irregularidades

detectadas en dichos controles, a los efectos de actualizar los controles existentes, así como la evaluación de riesgos ex

ante que en su caso tendrá su reflejo en la evaluación de riesgos ex post.

En este sentido debe tenerse en cuenta, que tal y como sucede en el período de programaciçon 2007-2013, uno de los

Jefes de Servicio de la SGGF se dedica a la revisión y seguimiento de los resultados de las auditorías realizadas por los

distintos organismos con competencias en el control del FSE. Los resultados de estos informes se analizan uno por uno

por el citado Jefe de Servicio y por el propio Subdirector, ya que en función de los mismos se adoptan decisiones que no

afectan sólo a la rectificación del gasto, sino a la toma de medidas dirigidas a evitar errores similares a los detectados en

el futuro, así como corregir el posible gasto certificado de forma indebida en el pasado (por ej. correcciones a tanto

alzado), en caso de determinarse el carácter sistémico del error.

En caso de considerar que el error no es sitémico se procede a rectificar el gasto por el procedimiento establecido en

FSE14-20 (por ej. aceptando la cantidad propuesta por el órgano de control que corresponda).

En el caso de considerar que el error tiene carácter sistémico se realiza un informe que recoge las causas del mismo, y

las actuaciones a realizar, incluyendo en su caso el importe o la forma de calcular la correspondiente corrección

finanicera. Este informe se incluye como información de la rectificación a realizar en el sistema de informaciión creado por

el SEPE al efecto y en su caso en FSE14-20. En todo caso, antes de adoptar decisiones de este carácter se dará cuenta

de éstas a la AG.

Si el propio SEPE detecta alguna irregularidad, se procede de forma anaáloga a lo mencionado en el apartado

correspondiente a las verificaciones, de forma que se analiza la causa de la misma y si ésta se puede reproducir en el

futuro o ha podido existir en gastos ya certificados. En el caso de considerarlo como un error puntual se procede a

rectificar el gasto, si el error se considera sistémico,se procede a la modificación de los procedimientos de certificación

para evitar que se repita en el futuro, añadiendo en su caso aspectos a las verificaciones que se se realizan o

introduciendo nuevas verificaciones adicionales a las existentes hasta la fecha. En el caso de concluir que la irregularidad

ha podido producirse en gastos ya certificados se aplicará la corrección financiera que corresponda atendiendo a la

gravedad del mismo. En todo caso, como sucedía antes, el SEPE dejará constancia por escrito de las verificaciones

adicionales que se llevarán a cabo, así como la corrección financiera a aplicar y las causas que determinan la misma.

2.5.2. Descripción del procedimiento destinado a cumplir la obligación de notificar las

irregularidades a la Comisión, de conformidad con el artículo 122, apartado 2, del Reglamento

(UE) nº 130/2013.

En el caso de irregularidades por importe superior a 10.000 euros, el Servicio de Control de Contrataciones de la SGGF

será el encargado de introducir la información pertinente en FSE 14-20, tanto en los casos en que dichas irregularidades

se hubieran detectado en los controles realizados por el propio SEPE, como en los casos en que así se indique por otros

organismos que realicen tareas de control, como es el caso de la AA, la AG o la AC.


45


Asimismo, el citado Servicio será el competente de remitir al Equipo de Control de la UAFSE la información que necesite

para realizar su labor de seguimiento de las irregularidades notificadas a la Comisión Europea en relación con los gastos

justificados por el SEPE.

3. SISTEMA DE INFORMACIÓN

3.1. Descripción de los sistemas de información, i ncluido un organigrama

(sistema de red central o común o sistema descentra lizado con vínculos entre

los sistemas).

El artículo 122.3 del Reglamento 1303/2013. “…Los Estados miembros garantizarán que, no más tarde del 31 de

diciembre de 2015, todos los intercambios de información entre beneficiarios y una autoridad de gestión, una autoridad de

certificación y organismos intermedios puedan efectuarse por medio de sistemas de intercambio electrónico de datos.

Los sistemas mencionados en el párrafo primero facilitarán la interoperabilidad con los entornos nacionales y de la Unión

y permitirán a los beneficiarios presentar una sola vez toda la información a la que se refiere el párrafo primero…”.

El nuevo sistema de información, está siendo desarrollado actualmente y es una evolución cualitativa del sistema

existente en el período de programación 2007-2013. Dicho desarrollo responde a los nuevos requerimientos comunitarios

del periodo relativos a la gestión, seguimiento, verificación y certificación de las operaciones cofinanciadas por el FSE.

De manera general, los sistemas de gestión y control para el 2014-2020, tal y como se ha diseñado, se caracterizan por

facilitar y simplificar la ejecución del FSE, bien por reducir los organismos implicados, bien por disminuir el número de

operaciones. Además, las Comunidades Autónomas dejan de ser organismos colaboradores del SEPE, lo que permite

simplificar el sistema respecto al existente en el período de programación anterior.

Esta simplificación conlleva una reducción de intercambios de información y conexión de sistemas informáticos

implicados, reduciéndose a la relativa a la información que se obtendrá de las bases de la TGSS, según el intercambio

mensual de información que ambos organismos tienen estandarizado desde la década de los 90.

Asimismo, estos sistemas requieren de escasa documentación en papel, tramitándose la mayoría de los procedimientos

electrónicamente. De esta manera, la custodia y archivo de documentación será mínima, tal y como se ha mencionado en

el apartado 2.4.

El sistema será omnicomprensivo, de forma que toda la información necesaria para certificar gasto o para remitir la

información necesaria de los informes anuales y finales, se incorporará al mismo, previo contraste en su caso con las

bases de datos del SEPE (por ejemplo en el caso de los indicadores de resultado).

A continuación se detalla un esquema del citado sistema:


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De esta forma el Sistema permitirá:

� Almacenamiento y transmisión de datos financieros, seguimiento de indicadores y la elaboración de informes.

� Datos de operaciones que puedan garantizar la pista de auditoría adecuada. El sistema exigirá los datos mínimos

requeridos. Existirán validaciones y controles para estandarizar, homogeneizar y evitar errores.

� El intercambio de información con las autoridades y los beneficiarios. La información necesaria a introducir en el

aplicativo FSE14-20 se extraerá de este Sistema.

CONTRASTE INFORMACIÓN BASES DE DATOS SEPE (Contrata,…)

CONTROLES O AUDITORÍAS

FSE 14 – 20(Ficheros XML o similar)

TGSS- Bonificaciones en

cuotas a la SS

SEPE(SGPPAA)

VERIFICACIONES ADMINISTRATIVAS

(SGTIC según criterios SGPPAA Y SGGF)

Cada mes

VERIFICACIONES IN SITUSGGF

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Gasto inicial-

- Gasto a certificar (teniendo en cuenta verificaciones realizadas, así como el control de calidad)

- Resultado verificaciones

INDICADORES Y OTRA INFORMACIÓN PARA ELABORAR

LOS INFORMES ANUALES Y FINALES

INFORMACIÓN RECTIFICAR GASTO

INFORMACIÓN PARA CERTIFICAR GASTO


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� Control de plazos para certificar el cumplimiento de lo establecido en los Reglamentos.

� Firma electrónica de ciertos usuarios. Sólo la persona autorizada podrá firma el certificado y las solicitudes de pago.

� Se podrá crear un repositorio de documentación en archivo digital.

� Incorporación de validaciones para garantizar la fiabilidad en los registros de importes recuperables, recuperados y

retirados.

� Normas de seguridad que garanticen que los documentos conservados se ajustan a los requisitos legales nacionales

y son fiables a efectos de auditoría.

� Nuevas funcionalidades relacionadas con los criterios de selección de operaciones, verificaciones administrativas,

cuentas anuales, evaluación de riesgos, etc.

El futuro sistema permitirá, entre otros aspectos:

� Enviar ficheros XML, o TXT

� Grabar, modificar y borrar datos

� Hacer consultas y sacar informes.

Si bien, la posibilidad de introducir datos, sólo estará operativa cuando se vayan a justificar los gastos correspondientes a

operaciones y proyectos.

Este sistema de información mantendrá una estructura similar a su predecesor (JACO2007), proporcionando datos sobre:

� Gestión: en el que aparecerán las líneas de actuación (operaciones), criterios de selección de las operaciones, etc.

� Seguimiento: información necesaria para la gestión financiera, el seguimiento de los indicadores, las verificaciones

de gestión.

o Permitirá el intercambio de datos por medios electrónicos con la aplicación FSE 14-20.

o Facilitará la gestión de la documentación asociada al Programa Operativo.

o Contemplará toda la información requerida para la elaboración del informe anual.

o Contendrá sistemas de seguimiento y registro de irregularidades y de correcciones financieras asociadas.

o Proporcionará datos relativos a operaciones y gastos. Anexo III del Reglamento 480/2014, más todos

aquellos requeridos para las labores de gestión, verificación y justificación.

� Certificación a FSE 14-20. Permitirá elaborar las Declaraciones de Gastos y Solicitudes de Pago, además de realizar

el seguimiento de los resultados de las verificaciones administrativas y sobre el terreno, etc.

Este Sistema, en lo que respecta a los gastos de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, será muy

similar al existente en el período de programación anterior (incorporando las mejoras para solucionar deficiencias

detectadas). En este sentido, se debe destacar que el sistema ya existente, en dicho período 2007-2013, en cuanto al

gasto en bonificaciones a la cotización a la Seguridad Social, no ha dado lugar a incidencias relevantes.

3.1.1. Procedimiento de recogida, registro y almacenamiento de los datos de las operaciones.


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El Sistema planteado, soportará todo los procesos de gestión de las actuaciones que sean objeto de cofinanciación por

los diferentes Programas Operativos en los que el SEPE ha sido designado OI.

En él se incluirán los datos económicos con el máximo desglose posible. En el caso de las bonificaciones en las

cotizaciones a la Seguridad Social, éste será el de cada persona por cuyo contrato se ha bonificado la respectiva

empresa.

Los importes correspondientes a las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social se incluirán, previa

realización de las verificaciones administrativas e in situ que el SEPE realice, de la misma forma en que se vienen

recogiendo en el JACO para el período 2007-2013. La información relativa a los resultados de dichas verificaciones

también se recogerá en el sistema, de forma que en todo caso se deje constancia de que los resultados de las

verificaciones han supuesto una minoración, en su caso, de los importes inicialmente facilitados por la TGSS.

El desglose de la información a nivel de cada persona física que participa en la operación, junto con la posibilidad de

contraste con las restantes bases de datos del SEPE (o a las que el SEPE tiene acceso) permite garantizar que se

dispone en todo caso de la información relativa a los indicadores de actividad y de resultado incluidos en el respectivo

programa operativo.

Asimismo, el sistema incluirá la información relativa a los controles que suponga la necesidad de rectificar el gasto

previamente certificado, de forma que se concilien los importes inicialmente certificados en una operación, con los

certificados en última instancia. Además, cuando esta rectificación tenga consecuencia en los indicadores del respectivo

Programa Operativo, se procederá a corregir el dato inicialmente introducido para que la información relativa al gasto y a

los indicadores sea coherente.

3.1.2. Procedimiento de garantía de la recogida, introducción y almacenamiento de los datos

en el Sistema.

El sistema recabará, almacenará y registrará informáticamente los datos de cada operación, transacción,…, así como los

datos relativos a los indicadores que se consideren oportunos a efectos de supervisión, evaluación, gestión financiera,

verificación y auditoria, en los términos mencionados en el punto anterior.

Estas herramientas disponen de mecanismos propios que garantizan que los datos quedan recopilados y almacenados en

el sistema, ya que como se ha indicado en el apartado anterior, el sistema es omnicomprensivo de la información relativa

a las operaciones o proyectos cuyos gastos se van a cofinanciar.

3.1.3. Procedimiento de registro y almacenamiento informático de los datos.

El sistema contendrá un bloque/módulo que se nutrirá automáticamente de la información incluida en la propia aplicación

y que permitirá una gestión ágil de las actuaciones elegibles, así como de los gastos, órdenes de pago y participantes, en


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función de las verificaciones previas a realizar antes de la elaboración de los ficheros XML (o el formato que la AG

determine), que serán objeto de introducción en el FSE14-20.

Esta aplicación permite gestionar también las actuaciones que supongan importes a recuperar, motivados por ajustes,

controles o cualquier otra circunstancia.

3.1.4. Mantenimiento de los registros contables.

Toda la información relativa a los registros contables de las operaciones cofinanciadas, se encontrará disponible en la

herramienta mencionada de gestión del FSE para el seguimiento presupuestario y contable de todas las operaciones, en

los términos señalados anteriormente.

3.1.5. Mantenimiento de la información sobre rectificaciones.

Todos los datos relativos a las rectificaciones de gastos que se retiren o recuperen, quedarán registrados en el citado

aplicativo, permitiendo conciliar los importes inicialmente justificados con las cantidades corregidas, una vez aplicada la

respectiva rectificación derivada del control que corresponda. Asimismo, se dejará constancia mediante una referencia al

control que ha dado origen a la citada rectificación del gasto, indicando el organismo que lo ha realizado.

3.1.6. Mantenimiento de la información sobre operaciones suspendidas.

Toda la información relativa a los registros contables de las operaciones suspendidas en virtud de alguna resolución

judicial o algún recurso contencioso-administrativo con efecto suspensivo, se encontrarán disponibles en el citado

aplicativo.

Tanto este requisito, como el mencionado en los dos puntos anteriores, han estado ya disponibles para la gestión de los

gastos de bonificaciones en cuotas a la Seguridad Social durante el período de programación 2007-2013.

3.1.7. Operatividad del Sistema.

Se estima que los sistemas estarán plenamente operativos a partir del mes de septiembre de 2016. En todo caso, hay que

tener en cuenta que gran parte de los sistemas que serán objeto de aplicación son mejoras sobre lo que ya estaba

funcionando en el período de programación anterior.

Se adjunta resumen de los módulos que se incluirán en el citado sistema de información, teniendo en cuenta que la carga

de datos, la gestión y la certificación implicarán a personal de las SSGG de PPAA, TIC y GF y permitirán la incorporación

al sistema de la información necesaria para que la UAFSE proceda a la justificación de gastos a la Comisión Europea.

Por su parte el módulo de auditoría implicará exclusivamente a personal de la SGGF, en los términos mencionadas en el

apartado 2.5.


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Por último, el módulo de informes y consultas permitirá la obtención de la información necesaria de los restantes módulos,

en especial de la información relevante para la realización de los informes anuales, el resumen anual y la declaración de

gestión y la declaración de fiabilidad. Para que se pueda obtener la información correcta es necesario que los datos que

consten en el resto de los módulos sean adecuados.

Asimismo, se adjunta breve resumen del calendario previsto de puesta en marcha del citado sistema de información:

CARGA GESTIÓN

ADMNISTRACIÓN

CERTIFICACIÓN

AUDITORÍA

INFORMES Y CONSULTAS

MODELO DEDATOS


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Hasta la fecha en que el sistema se encuentre plenamente operativo la información se almacenará en ficheros que

permitan su inmediata carga al sistema en el momento en que se ponga en marcha, en caso de ser necesario se utilizará

o almacenará esta información en el sistema JACO2007 utilizado en el período de programación 2007-2013.

La documentación relativa a las verificaciones e informes realizados se almacenará en papel y en documento digital

(escaneado), incluyendo los resultados de cada uno de los filtros de carácter informático que se hayan aplicado a los

gastos que se pretenden certificar.

Asimismo, la información relativa a los indicadores se puede obtener de las bases de datos del SEPE, mediante petición

de informes específicos. De hecho, en el nuevo aplicativo se incluirán este tipo de consultas de forma estandarizada.

En todo caso, se indica que las certificaciones de gastos con carácter previo a la puesta en marcha del aplicativo sólo

afectarán a los gastos derivados de bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social, por lo que la información

necesaria para certificar en gran medida se almacena en formato electrónico y consta en las bases de datos del SEPE y la

TGSS.

3.2. Descripción de los procedimientos para verific ar que la seguridad de los

sistemas informáticos está garantizada.

El sistema informático garantizará la protección de datos, la confidencialidad, la autenticación del remitente y el

almacenamiento de documentos y de datos, la protección de las personas con respecto a sus datos personales, dando

Fecha Hito

Junio 2016 Modelo de datos que soporta todo el proceso de

certificación, puesto en servicio (Producción),

soportando los sucesivos procesos de certificación

Septiembre 2016 Módulo de informes y consultas

Generación de ficheros XML de certificaciones a la

UAFSE

2017 – Semestre 1 Desarrollosde módulos avanzados para simplificar los

procesos de:

a) Carga de datos de sistemas externos

b) Creación y gestión de proyectos de certificación

c) Soporte a auditoría

2017 – Semestre 2 Desarrollos de módulos avanzados para simplificar los

procesos de:

a) Soporte a administración

b) Soporte a certificación


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cumplimiento a lo establecido en los artículos 122.3, 125.4.d) y 140 del Reglamento (UE) Nº 1303/2013 de disposiciones

comunes, así como el Anexo III del Reglamento Delegado (UE) Nº 480/2014.

El sistema de información descrito se incardina dentro del SEPE y utiliza información existente en otras bases de datos

del organismo, de forma que el presente sistema de información se verá afectado por los restantes procesos de gestión

del SEPE.

Respecto a la seguridad de la información de la Administración General del Estado, es de obligado cumplimiento el Real

Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad (ENS en adelante) en el ámbito

de la administración electrónica y la Orden de 30 julio de 2012, por la que se aprueba la Política de Seguridad de

Sistemas de Información del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.

Asimismo, en el diseño del futuro sistema de información se tendrán en cuentas las recomendaciones de la auditoría

realizada por el equipo de Auditoría Informática, integrado por la Subdirección General de Aplicaciones de Contabilidad y

Control de la IGAE en el primer semestre de 2011 que tomó como referencia la Norma UNE-ISO/IEC 27002:2005, código

de buenas prácticas para la gestión de seguridad informática.

Por último, se cumplirá lo recogido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter

Personal (LOPD).

En concreto y en lo que respecta al ENS se ha procedido a:

-Clasificar la información y valorar el impacto para el SEPE de las diferentes amenazas que podrían sufrir

los sistemas de información.

-Implementar procesos de análisis de riesgos para determinar, mediante una serie de cálculos, cuáles son

los sistemas de información más importantes para el SEPE.

-Poner en práctica procesos para la gestión del cambio, gestión de incidencias, gestión de problemas,

gestión de peticiones…

En la tabla siguiente se enumeran los procedimientos identificados cada uno de los cuales lleva implícita la aplicación de

medidas de seguridad concretas, que cubren múltiples aspectos de la gestión de una organización desde la contratación

de servicios a terceras partes, a la configuración de los diferentes sistemas, lo que garantiza el cumplimiento tanto de

LOPD como del ENS, anteriormente señalado.


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Proyecto

PR-001 - FASE I: Desarrollo de la Política de Seguridad y Marco Normativo de Seguridad

PR-002 - Plan de formación y concienciación en seguridad de la información

PR-003 - Inventariado y Clasificación de la Información

PR-004 - Adecuación al ENS de los Procedimientos de Control y Gestión de Cambios

PR-005 - Evaluación Continua del Riesgo

PR-006 - Adecuación al ENS del Procedimiento de Gestión de Incidencias

PR-007 - Análisis de Impacto para la Continuidad del Negocio

PR-008 - Protección del correo electrónico

PR-009 - Securización de las Comunicaciones

PR-010 - FASE II: Desarrollo de la Política de Seguridad y Marco Normativo de Seguridad

PR-011 - Cifrado de la Información

PR-012 - Gestión de Soportes de Información

PR-013 - Adecuación al ENS de los Procesos de Copias de Seguridad

PR-014 - Revisión de la Gestión de Usuarios

PR-015 - Formalización de la Gestión de Capacidades

PR-016 - Desarrollo Seguro de Aplicaciones

PR-017 - Organización de Auditorías

3.3 Descripción de la situación actual en lo que re specta a la aplicación de los

requisitos del artículo 122, apartado 3, del Reglam ento (UE) no 1303/2013.

En este apartado nos remitimos a lo indicado en el apartado 3.1.7.

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