Manual de Inducción

XII. SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION ADMINISTRATIVA “SIIA”

El sistema tiene como propósito fundamental organizar el flujo de la información de carácter administrativo que generan las diferentes unidades orgánicas dentro de las instituciones educativas, con el objeto de que los datos que se obtienen lleguen con oportunidad, eficiencia y calidad suficientes para la adecuada toma de deci-siones en los diversos niveles jerárquicos de des-tino de las instituciones. El Sistema Integral de Información Administrativa tiene como eje nodal la adopción de un modelo de contabilidad de fondos, adaptado a las necesidades específicas de cada institución, y permite registrar, agrupar y presentar los estados financieros bajo un enfoque integral, normalizado nacionalmente y compatible con estándares internacionales que mejoran sustantivamente la operación, administración y control de los recursos institucionales.

Para el diseño del Sistema Institucional de Infor-mación Administrativo-Financiera se tomó como base la definición y contenido de la función admin-istrativa general propuesta por la mayoría de los teóricos de la materia, es decir, que esta función se realiza generalmente a través de los procesos de planeación, programación, presupuestación, organización, ejecución, evaluación y control. Por lo tanto, para facilitar su operación, se adoptó el sistema modular, toda vez que permite la orga-nización independiente de cada proceso y a la vez posibilita la interrelación de cada uno de ellos.

Es pertinente señalar que las necesidades de infor-mación del SIIA van más allá de la normalización de la información contable financiera, pues abarca componentes igualmente importantes como son: la administración de alumnos, cursos, profesores, recursos físicos, administración de recursos humanos e información pertinente al ámbito de las tareas de planeación y evaluación institucional.

S.S.I.AS.I.AsISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

diversas áreas académicas y administrativas involucradas, y alimentar consecuentemente la toma de decisiones tanto en el ámbito interno, en diversos niveles de decisión insti-tucional.

Para efectos del presente estudio se entiende por unidad administrativa al conjunto de elementos humanos, físicos, financieros y materiales que, ordenados como un todo orgánico, son los responsables del desarrollo de determinadas funciones; por ejemplo puede ser una secretaría, una dirección, departamento, unidad, centro, escuela o cualquier otra expresión funcional.

La desconcentración administrativa es la forma de organización que permite una mayor eficacia y eficiencia en la operación, por lo que las propuestas que subyacen en este documento la consideran como condición sine qua non para la efectividad de la instrument-ación del esquema modular de automa-tización de información, toda vez que esta forma de organización hace posible que la ejecución de acciones se realice en un ámbito que posee autonomía técnica de realización, pero que obligadamente debe estar sujeto y subordinado a un orden central que norma, vigila y supervisa su desempeño.

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A partir de cruces matriciales de la información administrativa, el sistema permitirá evaluar el desempeño institucional a través de la construcción de indicadores específicos ela-borados con base en costos unitarios, de aplicación a las

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CONTABILIDNTABILIDcONTABILIDAD PARA I.E.S.

Requerimientos institucionales:

El desarrollo de las instituciones educativas exige que la planeación estratégica se realice de manera ordenada y racional a través de un sistema organizado que fije objetivos, deter-mine estrategias, defina prioridades, establezca líneas de acción, asigne recursos, responsabilidades y tiempos de ejecución, coordine esfuerzos y evalúe resultados.

La actividad de planeación se refiere al diseño de instrumentos que una vez formalizados se constituyen en marcos de actuación obligato-rios para las diversas unidades orgánicas, por lo que es importante que esta función se lleve a cabo de manera objetiva y participativa con los diversos actores involucrados en la inte-gración de planes y programas.

MÓDULO DE RECURSOS FINANCIEROS

Concepto:

Este módulo comprende las actividades referentes a la programación, presupu-estación, evaluación y control de las funcio-nes sustantivas y adjetivas, así como la administración de los recursos financieros, económicos y materiales utilizados en la ejecución de los programas a cargo de las diversas unidades orgánicas de las institucio-nes educativas.

También se incluyen las actividades de adquisiciones, almacén, control de inven-tarios de planta física y activo fijo, la contratación de servicios y arrendamientos, y el mantenimiento de equipos e instalacio-nes.

Resalta, por su importancia, el manejo y control de la información financiera cont-able al servicio de las necesidades internas y externas de la administración con orient-ación pragmática destinada a facilitar las funciones administrativas internas de plane-ación y control, así como a la toma de deci-siones.

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Productos:

De dichos procesos se obtienen varios tipos de documentos que habrán de normarse y estandari-zarse. Los principales son:

• El plan institucional de desarrollo.

• Los lineamientos de política de ejecución de planes, programas y proyectos.

• Los programas de desarrollo derivados del plan.

• El mecanismo de evaluación y seguimiento en la ejecución del plan y de los programas.

• Los indicadores y estándares de calidad instrumentados en cada tipo de operación que se pretenda medir.

• Los presupuestos de ingresos y egresos anuales.

• Los mecanismos de control presupuestal en el ejercicio del gasto.

• El componente de contabilidad de fondos y registro de operaciones.

• Políticas de adquisiciones.

• Bases de licitaciones (de acuerdo con la ley de administración pública en sus distintas modalidades).

S.S.I.AS.I.AsISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

Contratos de adquisiciones, arrendamiento y de servicios.• Cuadros de cotizaciones.• Orden de compra.• Inventarios de activo fijo.• Resguardos personalizados.• Inventarios de existencias de almacén.• Reportes de entradas y salidas del almacén.• Programas de mantenimiento preven-tivo y correctivo de instalaciones y equipo.• Registro de operaciones con aplicación del componente contabilidad de fondos.

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1997-2000

2001-2003

2004-2006

Explotación

Consolidación

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sobre el total de la plantilla del personal adscrito a cada institución educativa.

Para estos efectos se debe considerar la posi-bilidad del funcionamiento desconcentrado de los aspectos operativos, estableciendo con claridad el tipo de información que habrán de manejar las diversas unidades y que retroali-mentarán al área central.• Para facilitar la operación y vincularla posteriormente con el módulo financiero, en lo referente al componente de contabilidad de fondos, deberá establecerse coordinada-mente con los responsables de las acciones de programación y presupuestación, una orga-nización de centros de costos que deberá identificar a cada una de las áreas que la com-ponen asignándole un centro de costos, con objeto de conocer el valor de la inversión en recursos humanos de manera específica.

En este sentido, la plantilla de personal tendrá que elaborarse con base en la distribu-ción asignada por el centro de costos para que las nóminas quincenales o el periodo que se trate) reflejen el valor correspondiente.

MÓDULO DE RECURSOS HUMANOS

Concepto:

Este módulo comprende la administración del factor humano, la cual incluye lasactividades de reclutamiento, selección, evaluación, contratación, control y capacitación.

La administración de recursos humanos comprende:

- Mandos medios y superiores- Personal docente- Personal administrativo- Eventuales

Requerimientos institucionales:

Para la ejecución del proceso de adminis-tración de los recursos humanos se necesita, en primer término, la definición de una política que establezca objetivos, estrate-gias y líneas de acción en el corto, mediano y largo plazo.

Esta política deberá definir en forma sistemática los principales lineamientos de cada institución en materia de las activi-dades referidas al factor humano para cada tipo de trabajador. Ello hará posible mejorar sustancialmente la planeación y la adminis-tración de los recursos humanos.

La administración de los recursos humanos de las instituciones educativas deberá con-siderar los siguientes puntos:

• La función de administración de los recur-sos humanos se debe desarrollar de manera centralizada por la dirección correspon-diente a fin de llevar sólo un control

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CONTABILIDNTABILIDcONTABILIDAD PARA I.E.S.

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• La comunicación administrativa del área encargada de los recursos humanos con las demás áreas de las instituciones educativas debe ser de manera eficiente y oportuna para poder dar respuesta inmediata a los requerimientos institu-cionales, por ello para poder funcionar adecuada-mente deberán darse a conocer los principales lineamientos establecidos en estos asuntos a todos los posibles clientes internos de esta función, es decir, que quien tenga que llevar a cabo una actividad relacionada con la función de recursos humanos al interior de cada institución tendrá que conocer previamente los requisitos que debe cumplir, para que de esta manera quede garantizada la respuesta que corresponde otorgar al área de recursos humanos.

De lo anterior se desprende que es necesaria la elaboración de manuales de organización y procedimientos que definan claramente cuáles son las facultades y obligaciones de los usuarios internos y externos al área de recursos humanos.

Productos:

Mejoramiento y actualización de los siguientes listados:

• Bajas• Altas• Datos personales• Datos generales• Sueldos y salarios• Vacaciones• Incapacidades• Gastos médicos• Prestaciones

S I AsISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

MÓDULO DE CONTROL ESCOLAR

Concepto:

Este módulo comprende las actividades relativas a la administración y control de alumnos, docentes y las relaciones que surgen entre éstos. Entre otros objetivos se propone organizar, en forma sistemática y ordenada los datos correspondientes a la matrícula de alumnos y la plantilla de personal docente.

Requerimientos institucionales:

El archivo central debe concentrar toda la información referente a la totalidad de alumnos de cada institución, clasificándolos por escuela, año de inscripción, semestre que cursan, calificaciones obtenidas, plan de estudios en el que se encuentran inscritos, total de egresados, total de egresados titula-dos, egresados en proceso de titulación, así como del índice de deserción.

Asimismo, debe llevar un archivo histórico que refleje el comportamiento estadístico de los alumnos que han cursado estudios en todos los niveles que ofrezca la institución.

De igual manera, se deberá accesar la información referente al personal docente con que cuente cada institución.

En estos registros se consideran todos los niveles de estudio que se ofrezcan (secundaria, preparatoria, carreras técnicas, licenciaturas, maestrías y doctorados).

El funcionamiento debe ser desconcentrado para que cada centro, escuela o facultad, opere sus propios registros, los cuales, operando en red, fluyan a la base de datos central.

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CONTABILIDNTABILIDcONTABILIDAD PARA I.E.S.

Es importante señalar que su operación debe estar programada para que los reportes que se emitan lleguen con oportunidad a los usuarios y funcionen como herramientas eficaces en la operación de las áreas y en la toma de decisio-nes de carácter académico.

Además este subsistema debe operar coordina-damente con los módulos de recursos humanos y recursos financieros para que en cada ámbito de funcionamiento la información retroali-mente al SIIA.

Productos:

• Bases de datos de alumnos en todos los niveles académicos

• Bases de datos de docentes

• Inscripciones de nuevo ingreso

• Reingreso

• Recopilación de calificaciones

• Expedición de cartas de pasantes

• Certificaciones

• Revalidación de estudios

• Expedición de credenciales

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“para que los reportes que se emitan lleguen con oportunidad a los usuarios y funcionen como herramientas eficaces...”

“este subsistema debe operar coordinadamente con los módulos de recursos humanos y recursos financieros...”