Sistema Public Sistema integral para agencias de viajes. Minoristas.
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Sistema Public
Sistema integral para agencias de viajes.
Minoristas
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Diagrama Flujo de información
• El siguiente grafico describe sintéticamente el flujo de información de una agencia de viajes Minorista
• Desde que el pasajero solicita una reserva hasta terminar en la contabilidad.
• El grafico guiará la demostración.
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Información base
• Es la información básica del sistema, lo ingresado en esta etapa se utilizara en los procesos siguientes.
• Proveedores, prestadores, clases y categorías de prestaciones, ciudades, aeropuertos, países, datos de clientes, contactos, pasajeros.
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Armado Paquetes
• Armado Paquetes de Terceros.– La agencia podrá ingresar los paquete ofrecidos
por los operadores mayoristas. No es habitual que se utilice este opción debido al abanico de posibilidades que existe.
• Precios de paquetes de terceros.
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Presupuestos
• Instancia previa a la venta, la cotización al cliente.
• Se puede cotizar eventuales aéreos y terrestres.
• La cotización puede ser aprobada o no, y de eso obtener diferentes estadísticas.
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Reserva
• Es la aprobación de una venta.• Es el comprobante mas importante de una
agencia de viajes• Es el disparador de información hacia todos
los sectores/funciones de la empresa.• Se puede originar en un presupuesto o bien
directamente sin necesidad de presupuesto previo.
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Datos Cabecera Reserva
• Datos del cliente • Datos del Pasajero y cantidad de pax por tipo.
– Se pueden nominar todos los pax o bien el pax titular.
• Asociar la reserva a un vendedor• Asociar la reserva a un promotor• Asignar descuentos o comisiones al cliente.• Ingresar código de referencia del cliente.
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Detalle de una Reserva
• Al igual que los presupuestos eventuales aéreos o terrestres.
• Se pueden incorporar boletos desde la interfaz con Amadeus o Sabre, ajustando las condiciones en caso de ser necesario.
• Los boletos alimentan la rendición de BSP.• Los boletos pueden afectar al precio o bien
asociar el boleto a un tramo ya generado.• Vuelos o transporte, detallando lugar de
salida y horarios. No maneja cupo.
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Información Administrativa generada en la reserva
• Previsión Costos para pre-pagos a proveedores. Alimenta Cuenta corriente proveedores previstos.
• Previsión Venta por detalle de prestación y globales para pre-cobros de clientes. Alimenta cuenta corriente clientes previstos.
• Detalle de conceptos de facturación por cada línea según la legislación del país. Generación de pro-forma de Factura.
• Utilidad global de reserva.
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Información Operativa generada en la reserva
• Carta automática a proveedores para pedidos por reserva individual.
• Datos para la emisión automática de vouchers.
• Control permanente del status de cada prestación.
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Información del detalle de Reserva
• Destino, Prestación seleccionada.• Operador de la prestación• Fechas in/out de prestación.• Cantidad por tipo de pax y habitación.• Detalle de costeo y totales.• Datos de confirmación, status,
vencimientos, nros de confirmación, información receptiva (para trfs y exc)
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• Comentarios de cada prestación, este dato es fundamental para los pedidos a proveedores. Es sabido que muchas veces se requiere realizar muchas aclaraciones.
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Administración Clientes
• Realizar cobros y devoluciones a clientes, este o no facturada la reserva.– Asiento automático de cobranza
– Alimenta caja.
– Alimenta cuenta corriente prevista y según comprobante.
• Factura automática. (según datos reserva)– Asiento automático de Venta.
– Alimenta Sub-diario de Ventas.
– Alimenta cuenta corriente según comprobante.
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Administración Proveedores
• Ingresar facturas de proveedor de gastos o de reserva. Si son de reservas, informa el costo sin facturar de la reserva y detalla los costos ya facturados.– Asiento de Compra.– Alimenta sub-diario de compras.– Alimenta Saldo proveedor según comprobantes.
• Se puede autorizar un pago (instancia previa al pago, no genera movimientos contables)
• Realizar el pago con o sin autorización previa.
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– Asiento de pago– Alimenta Caja.– Alimenta Saldo proveedor previsto y saldo
proveedor según comprobantes.
• Ajuste manual de costos. Por cuestiones de auditoria, se genera en una nueva línea.
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Emisión de vouchers• Impresión automática de los vouchers por cada
servicio• Posibilidad de enviar el voucher por e-mail.• Los vouchers emitidos se pueden consultar desde
reserva.• Se puede agendar la emisión de vouchers, en la
reserva se disponen de campos fechas para la emisión de vouchers y pasajes.
• La información ingresada en este punto alimenta listado de reservas los campos fecha de voucher y fecha de tkt.
• Se pueden voidear los vouchers.
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Rendición de BSP• Información originada en reserva.• Liquidación interna,
– Comisión y Over.– controles varios (facturada, no facturada, void, no void,
devoluciones, por fecha, por línea aérea, etc)
• Planilla respaldatoria.• Control de correlatividad numérica y Saldos Por
boletos.• Manejo de Devoluciones con emisión de
comprobante de devolución.• Posibilidad de integrar con el sistema DECENA.
(Programa conciliador de BSP vs PDF)
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Contabilidad• Sistema contable estándar.• Asientos generados por comprobantes• Asientos manuales.• Asientos parametrizable en sus cuentas, acorde a
cada comprobante.• Plan de cuenta flexible con manejo de centro de
costos.• Informes contables:
– Mayores por cuenta, cuenta cliente, cuenta proveedor, diario, balance sumas y saldos, balance de gastos.
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• Proceso de ajuste de diferencia de cambio contable. Cuenta/reserva/moneda.
• Manejo de cierres administrativos– Mensuales y diarios según modalidad
implementada por el cliente.
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Informes• La información procesada en cada etapa se
puede ver reflejada en diferentes informes a saber.
• Para seguimiento de saldos de clientes:– Saldos de clientes Previstos (no importa si esta
o no facturada, se alimenta de reserva)– Saldos de clientes según comprobantes(se
alimenta de facturas emitidas, recibos y devoluciones) Se puede cruzar con Mayor Deudores/Clientes.
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- Control de facturación cliente, este listado permite sabe en cualquier momento que operaciones aun no han sido facturadas.
• Para seguimiento de Proveedores– Saldo de proveedores previstos (no importa si esta o no
facturada, se alimenta de reserva)
– Saldo de proveedores según comprobantes (se alimenta de facturas recibidas y pago realizados)
– Conciliación facturas proveedores, este listado permite comparar costos, pagos y facturas de proveedores.
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• Informe tarifarios y control de carga de precios. – Tarifarios de paquetes de terceros
• Informe para presentación administrativa:– Facturas de clientes (sub-diario de ventas)– Facturas de proveedores (sub-diario de
compras)
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• Informes asociados a caja– Listado de Caja– Comprobantes asociados a cobranzas.– Comprobantes asociados a Pagos.– Mayores de la cuenta Caja.
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• Informes asociados a Prestaciones y ocupación– Rooming de operadores (de detalle de reserva,
itinerario, por estatus y varios filtros mas)
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• Otros listados– Estadísticas de presupuestos.