Gestin por Procesos

Prof. Jos Daz smodesCursoGESTIN PBLICAGestin por procesos en el estado2Qu objetivo se persigue con los procesos?PlaneamientoEstructura organizacionalProcesos de funcionamientoUn estado que funcione orientado al ciudadano y con calidadDel enfoque funcional al enfoque por procesos

Agrupa el trabajo Agrupa el trabajo Estructura y procesopor especialidades por reas de gestin Integra funcin con los procesos

Comprendiendo los Procesos5

6Comprendiendo los Procesos6Cmo se define cliente?Cliente: Ciudadano, persona, o grupo o entidad que recibe un bieno un servicio, con el fin de satisfacer una o mas necesidadesQu es ISO 9000?VendedorCompradorInternational Organization for StandardizationAcreditadorPor qu empleamos los normas ISO para la calidad?Principios ISO 9000- 2000Principios de ISO 9000-2015ISO 9001: 2008ISO 9000:2015Organizacin enfocada en el cliente

Organizacin enfocada al cliente

Liderazgo

LiderazgoParticipacin de las personas

Participacin de las personasEnfoque en los procesos

Enfoque basado en procesosEnfoque de los sistemas para la administracin

Mejora continua

MejoraToma de decisiones basada en hechos

Toma de decisiones basado en evidenciasRelaciones mutuamente benficas ente proveedores

Gestin de las relacionesLas ISO 9000:9001:9004 Sistemas de administracin de la calidad1.ISO 9000-2015 Conceptos y Vocabulario SGC.pdf3.ISO 9004-2009 Enfoque de Gestin de la Calidad.pdf2.ISO 9001-2015 Requisitos del SGC.pdfQu es un proceso?Actividad.Responsabilidad.Procedimientos.Autoridad - Control

Informacin de entrada.Informacin transferida.Informacin agregada.11Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan los cuales transforman elementos entrada en productos o resultados11TransformacinConversin.MaterialesEnergaMano de ObraCapitalInformacinInsumosProductosBienes y serviciosRetroalimentacinpara el control de los insumos al proceso y de su tecnologa12Proceso12ProcesoRequerimiento o necesidadRecursos o medios.Marco legal, Objetivos, metasRequerimiento satisfechoPROCESO EFECTIVO.Habilidad de lograr resultados deseadosEFICIENCIA DEL PROCESO.Resultados logrados vs. Recursos usados13Elementos de los procesos1314 Entrada SalidaObjetivo del ProcesoQu?Recursos,Apoyo de otros procesosCon qu?Marco regulatorioPolticaControl del ProcesoCmo?Elementos de los procesos15Funcin AFuncin B B BFuncin CFuncin DProceso 1Proceso 2Procesos y Funciones15

Principios de ISO 9000-2015

PrincipioDetalleEnfoque al cliente El objetivo principal de la gestin de calidad es satisfacer las necesidades de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas del cliente.El xito sostenido se logra cuando una organizacin atrae y retiene la confianza de los clientes y otras partes interesadas sobre los cuales depende. Cada aspecto de la interaccin con el cliente proporciona una oportunidad para crear ms valor para el cliente. Comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes y otras partes interesadas contribuye al xito sostenido de una organizacinLiderazgoLos lderes, en todos los niveles deben establecer propsitos y direccin nicos, as como crear las condiciones para que el personal pueda alcanzar los objetivos de calidad de la organizacin. Esto permite a una organizacin alinear sus estrategias, las polticas, los procesos y los recursos para lograr sus objetivos.Participacin del personalEs esencial para la organizacin que todas las personas sean competentes, tengan el poder y estn comprometidos en la entrega de valor. Esto mejora la capacidad de la organizacin para crear valor.Para administrar una organizacin eficaz y eficiente, es importante hacer participar a todas las personas en todos los niveles y respetarlos como individuos. El reconocimiento, el empoderamiento y la mejora de las habilidades y conocimientos, facilita la participacin de las personas en la consecucin de los objetivos de la organizacin.Enfoque basado en procesosResultados consistente y predecibles se logran con una mayor eficacia y eficienciaMejora

Las organizaciones exitosas tienen un enfoque continuo en la mejora.La mejora es esencial para que una organizacin mantenga los niveles de desempeo, reaccionar a los cambios de las condiciones internas y externas y crear nuevas oportunidades.

Principios de ISO 9000-2015

PrincipioDetalleToma de decisiones basadoen evidenciaLas decisiones basadas en el anlisis y evaluacin de datos e informacin son ms propensos a lograr los resultados deseados.La toma de decisiones puede ser un proceso complejo y siempre implica cierto grado de incertidumbre. A menudo implica mltiples tipos y fuentes de entrada de informacin, as como su interpretacin, que puede ser subjetiva. Es importante entender las relaciones causa-efecto y las posibles consecuencias no deseadas. Los hechos, las pruebas y el anlisis de datos conducen a una mayor objetividad y confianza en las decisiones tomadas.

Gestin de las relacionesPara el xito sostenido, las organizaciones deben gestionar sus relaciones con las partes interesadas, tales como los proveedores.Las partes interesadas influyen en el desempeo de una organizacin. El xito sostenido es ms probable de alcanzar cuando una organizacin gestiona las relaciones con sus partes interesadas con el fin de optimizar el impacto de las mismas en el desempeo de la organizacin.

2 Versin ISO 9000-2008

Sistema de Gestin de la Calidad2 18Tipos de procesosMetaprocesosDefinicin SistemasLos conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan las actividades de la Administracin Pblica que requieren ser realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los Organismos Constitucionales y los niveles de Gobierno Sistemas funcionalesTiene por finalidad asegurar el cumplimiento de polticas pblicas que requieren la participacin de todas o varias entidades del estado Sistemas administrativosTiene por finalidad regular la utilizacin de los recursos en las entidades de la administracin pblica promoviendo la eficacia y eficiencia de la en su usoTipos de procesosLos sistemas estn a cargo de un Ente Rector que se constituye en una autoridad tcnico-normativa a nivel nacional, dicta las normas y establece los procedimientos relacionados con su mbito; coordina su operacin tcnica y es responsable de su correcto funcionamiento Atribuciones de los Entes Rectores Administrativos1. Programar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la gestin del proceso;2. Expedir las normas reglamentarias que regulan el Sistema;3. Mantener actualizada y sistematizada la normatividad del Sistema;4. Emitir opinin vinculante sobre la materia del Sistema;5. Capacitar y difundir la normatividad del Sistema en la Administracin Pblica;6. Llevar registros y producir informacin relevante de manera actualizada y oportuna;7. Supervisar y dar seguimiento a la aplicacin de la normatividad de los procesos tcnicos de los Sistemas;8. Promover el perfeccionamiento y simplificacin permanente de los procesos tcnicos del Sistemas Administrativo

Estructura organizacional y procesosEjemplo: Funciones y Procesos en el MINAM

MODELO DE DEPARTAMENTALIZACIN DE LA INSTITUCIN PBLICAEjemplo: Funciones y Procesos en el MINAM

INTEGRACIN FUNCIONAL Y TERRITORIAL DEL SISTEMA NACIONAL DE GESTION AMBIENTAL Ejemplo: Funciones y Procesos en el MINAM

SISTEMA DE VALOR AMBIENTALEjemplo: Funciones y Procesos en el MINAMInsumoActividadProductoResultado especificoResultadoFinalProcesos de SoporteSistemas administrativosPolticas Nacionales y Polticas PublicasDemandas ciudadanasDemandas ciudadanassatisfechasProcesos Operativos y Presupuesto por resultadosEjemplo: Funciones y Procesos Tipos de procesosPOLITICAS DE ESTADO Y DE GOBIERNOInsumoActividadProductoResultadoespecificoResultado finalProcesos de soporte SISTEMAS ADMINSTRATIVOSProcesos de produccin de bienes y serviciosCiudadanos satisfechosDemanda de los CiudadanosTipos de procesos

Identificar procesos estratgicos, fundamentales, de apoyo y de control. Mapeo de procesos28

Procesos InstitucionalesEjemplo: Funciones y Procesos en el MINAMNiveles de los procesosNivelesDescripcinNivel 0Meta proceso. Gestiona los sistemas administrativos como ente rectorNivel 1Grupo de procesos unidos por gestin, es el nivel ms agregado. Se le conoce tambin como Macroproceso. Nivel 2Conjunto de Procesos de Nivel 3 relacionados, que transforman insumos en bienes y/o servicios con valor agregado, que satisfacen las necesidades de los clientes.Nivel 3Partes o etapas de un Proceso de Nivel 2, conocido tambin como Sub proceso.Nivel Nltimo nivel de desagregacin de un procesoActividad Conjunto de tareas afines y coordinadas requeridas para lograr un resultado, los cuales normalmente se desarrollan dentro de un Proceso de nivel N.

TareaPasos a seguir para la ejecucin de una actividad.

1.12.22.13.33.23.14.34.24.15.1Diagrama de actividades31nosinosiInicio- finDecisinActividadFlujograma de Procedimientos32Innovacin

Diseo de productosDesarrollo y mejoramiento de productosDesarrollo y mejoramiento de procesos

Produccin

OperacinMantenimientoControl de calidadSeguridad e higiene laboral y ambientalServicios de apoyoLogstica

Transporte de insumosAlmacenamiento de insumosTransporte de productosAlmacenamiento de productos

Mercadotecnia

Investigacin de mercadosEspecificacin de productosLanzamiento de productosPromocin y publicidadGestin de canales de distribucinGestin de ClientesVentasServicio postventaInformacin al clienteServicio de apoyoSuministro de repuestosAdiestramientoDireccin Planificacin, organizacin, legal, relaciones pblicas y comunicaciones, gestin ambiental, seguridad patrimonial, relaciones con reguladores, auditora.Finanzas. Cobranzas, caja, tesorera, contabilidad, impuestos, contralora.Tecnologa. Adecuacin, mejoras, soporte tcnico (tecnologa de produccin, logstica e informtica)Suministros. Proveedores, compras, calidadRecursos humanos Incorporacin, adiestramiento, gestin de personal, relaciones laborales, servicios de personal.La estructura organizacional y los procesos

CADENA DE VALOR INSTITUCIONALEjemplo: Funciones y Procesos en el MINAMVentasGestin de clientesProyeccin de ventasInvestigacin de mercadoEspecificacin de productosServicio PostventaDiseo de procesosDesarrollo de productosDiseo de productosGestin de Inventarios de insumosGestin produccin de servicioContabilidadPagosTesoreraCobrosCompra de mquinas equipos y otros activosSoporte TcnicoCompra de insumosContratacionesDireccinFinanzasTecnologaSuministrosR.R.H.HInnovacinProduccinLogsticaMercadeoS Pstv.DirectasIndirectasEstratgicosFlujos de informacin en la cadena de valorLa estructura organizacional y los procesosSimplificacin AdministrativaProcesoDefinir Objetivos EstratgicosCalificar Importancia estratgica de los Macroprocesos(escala de 1 a 10)Evaluar el desempeo de los Macroprocesos(escala de 1 a 10)Construir la matriz Importancia Vs. Desempeo de los MacroprocesosIdentificar Macroprocesos crticosEncontrarCausasESIAAnalizar procedimientosRedisear nuevosprocedimientosImplantarEvaluar ImpactoMatriz Importancia DesempeoREDISEARPROCESOSMANTENERREASIGNAR RECURSOSMANTENERImportanciaDesempeoMACROPROCESOSIMPORTANCIADESEMPEOBRECHAPROCESO CRTICOA210+8B74-3C660D49+5E63-3F94-5FG103-7GOBJETIVOS ESTRATGICOS39Anlisis cualitativo de procesosBain-Template40ActividadSmboloDescripcinOperacinCualquier actividad que agrega valor al proceso. Hace avanzar al proceso en forma directa, rpida y simplificada hasta la entrega final del servicio.TransporteCualquier actividad que desplaza informacin, documentacin u objetos, incluyendo el trabajo o transporte de las personas.Demora no programadaRetrasos no programados o imprevistos de materiales, partes o productos e insumos para ejecutar el proceso. Cualquier tiempo de espera de las personas o recursos.InspeccinIncluye actividades relacionadas con las inspecciones o controles de calidad, cantidad, revisiones y autorizaciones durante o al final del proceso.AlmacenajeRetrasos programados o previstos de materiales, partes o productos as como de informacin, documentacin, personas durante la ejecucin del proceso.Re trabajoCualquier actividad innecesaria y repetida que no agrega valor al cliente ni a la organizacin. Constituyen el tiempo desperdiciado por un deficiente trabajo.40Mtodo ESIA (Elimine, Simplifique; Integre, Automatice)41ELIMINESIMPLIFIQUEINTEGREAUTOMATICETiempos de esperaFormasEquiposSucioTransporteProcedimientosPuestos de trabajoDifcilProcesoComunicacinProveedoresPeligrosoDefectos/FallasProcesosClientesAburridoDuplicacinreas de problemasTrasparenciaInspeccinFlujosAnlisis de datos41