Misiones Internacionales SEMINARIO PASTORAL. Ayudando al Pastor en la Transición.
Seminario 6 tcpe tipos transición
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Seminario 6 (8 de mayo de 2013)
Los tipos de transición
Webinar TRANS-FORM-E
Transición al Formato Electrónico de la Contratación Pública
Una iniciativa de la comunidad dé prácticas de contratación pública y
del blog de contratación pública electrónica
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AGENDA • Intención de los seminarios
• Conceptos básicos de la Transición
• Dimensiones de la Transición
• Elementos clave de la Transición
• Tipos de Transición
• Reflexiones finales
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INTENCIÓN DE LOS SEMINARIOS SEMINARIO 6. Tipos de Transición
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Intención de los seminarios
1. Difundir información y promover la comunicación – De todos y para todos con ayuda de la Comunidad de Contratación
Pública.
2. Asesorar en alguna o varias de las siguientes facetas: – Plantear posibilidades para hacer la transición al formato
electrónico
– Proporcionar perspectiva intra y extra organización
– Desarrollar una filosofía de trabajo nueva provocada a partir de la transición
– Facilitar la consciencia del cambio necesario
3. Generar comunidad y diálogo en torno a la transición – Dinamizar la comunidad
– Generar compromiso
– Proporcionar reputación genuina
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….. y un deseo Formar una comunidad de práctica y un cuerpo de conocimiento suficiente que permita a las organizaciones afrontar …
una TRANSICIÓN AGIL y ASEQUIBLE al formato electrónico en la Contratación Pública para poder alcanzar los objetivos políticos que se propongan
Resultado final de los seminarios :
Un MAPA para la TRANSICIÓN ÁGIL
a la Contratación Pública Electrónica
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Los seminarios
1. La visión general de la transición y los fundamentos técnicos y jurídicos
2. La organización necesaria para la transición
3. Arquitectura, interoperabilidad y estándares
4. El gobierno de la TI y la gestión de proyectos en la transición
5. La gestión del cambio y la gestión del valor
6. Tipos de transición, modelos de soporte y evolución.
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CONCEPTOS BÁSICOS DE LA TRANSICIÓN
SEMINARIO 6. Tipos de Transición
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Conceptos básicos
• Estado Inicial
– Conocer de forma real donde estamos, como estamos contratando en la actualidad
• Estado Final
– Identificar y relatar la visión de cómo queremos contratar en un futuro cercano, que fases vamos a realizar para llegar a él, y definir los objetivos principales que queremos alcanzar
• Transición
– El tiempo y las actividades necesarias para pasar del estado inicial al estado final.
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Contratación Actual (papel)
Contratación Futura
(electrónica) Transición:
• Ágil y ajustada • Empezando de un modo Simple • Autonomía y competencia • Gestión del cambio • Modelo y Principios del Gobierno corporativo de la TI
Dirección:
• Valor • Riesgo • Recursos
Resultados:
• Trasparencia • Ahorro • Eficiencia, Eficacia • Sostenible (apoyo a las PYMES)
Conceptos básicos
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DIMENSIONES DE LA TRANSICIÓN SEMINARIO 6. Tipos de Transición
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Dimensiones de la transición
• Necesidad. Si no se percibe como necesaria la transición generará rechazo y resistencia.
• Visión: Si no se comunica la visión y la estrategia habrá incertidumbre.
• Plan: Si no se diseña y sigue un plan se generará caos.
• Recursos: Si no se proporcionan recursos por parte de la organización se generará frustración.
• Competencias: Si no hay conocimiento y competencias suficientes se generará miedo.
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ELEMENTOS CLAVE DE LA TRANSICIÓN
SEMINARIO 6. Tipos de Transición
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Elementos clave • Identificar y describir el estado inicial y el estado final
• Incorporar al menos los siguientes elementos:
– Transición ajustada y ágil.
– Desde un sistema simple que funciona. No incluir complejidad
innecesaria.
– Tratar de conseguir autonomía y competencia en el formato
electrónico en las personas.
– Una gestión del cambio capaz de manejar la resistencia al cambio de
las personas involucradas en la contratación.
– Dado que es una transformación habilitada por la tecnología incorporar el
modelo y los principios del gobierno corporativo para el uso de la TI.
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Identificar estados
• El estado inicial
– Problemas actuales
– Cambios de escenarios
– Peticiones al servicio de contratación
• Estado final
– Los objetivos que se quieren conseguir.
– Soluciones que no crean problemas ahora ni en el futuro.
– Compromisos y recursos disponibles
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Transición Ágil y Ajustada
• Incorporar los principios del movimiento ágil
– Interacción entre personas antes que procesos y herramientas.
– Herramientas que funcionan antes que documentación exacta y completa
– Colaboración cliente proveedor antes que negociación de contrato
– Responder al cambio antes que seguimiento ciego del plan.
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Transición Ágil y Ajustada
• Incorporar los principios del movimiento lean (ajustado)
– Eliminar los desperdicios.
– Seguir rutinas que funcionen.
– Todo es susceptible a mejorar.
– Exponer resultados en público y a la vista de todos
– Escuchar y seguir las experiencias
– Utilizar herramientas para "tontos".
– Actuar con disciplina y con el objetivo de crear valor.
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Desde un sistema simple
• La contratación pública es compleja
• El formato electrónico requiere una transformación.
• No se puede trasformar un sistema complejo desde otro sistema complejo.
• Hay que empezar desde un sistema simple que funcione y se entienda por todos e incorporar complejidad a través de la evolución y el mantenimiento.
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Autonomía y Competencia
• El formato electrónico tiene características diferentes al formato papel
• Y las herramientas electrónicas producen un desplazamiento de las personas hacia actividades de un mayor valor.
• Este desplazamiento tiene que dotar de competencia lo antes posible a las personas que hacen la contratación
• Y tienen que ser autónomas en el formato electrónico y en el uso de estas herramientas
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Gestión del Cambio
• Las ocho fases de John Kotter para la gestión del cambio. 1. Sentido de la urgencia
2. Un equipo con autoridad
3. Una visión y una estrategia
4. Comunicar visión y estrategia para obtener apoyos y autoridad
5. Tener autoridad para actuar
6. Lograr resultados rápidos aunque sean pequeños
7. Perseverar
8. Fijar el cambio en la cultura de la organización
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Modelo y Principios de gobierno corporativo de la TI
• Hemos visto que los modelos y principios de la norma ISO 38500 tienen una parte de responsabilidad, otra de estrategia, otra de resultados y otra de comportamiento.
• La norma persigue el uso de la TI, y normalmente los pliegos y las técnicas de los proveedores persiguen la entrega de los productos y servicios de la TI.
• Si conjugamos ambas de forma lógica tendremos una transición con más probabilidades de éxito.
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TIPOS DE TRANSICIÓN SEMINARIO 6. Tipos de Transición
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Tipos de Transición
• Incremental
• De golpe
• La Imposible
• La recomendada
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Tipos de Transición
• Incremental
– Desde un sistema simple que funciona ( lo hacen funcionar las personas encargadas de ello), se van haciendo evoluciones controladas hasta alcanzar el grado de complejidad y sofisticación que requiera la organización que implanta.
– Hay que asegurar que la evolución y mantenimiento posteriores no se convierten en un problema mayor que el que se planteaba inicialmente.
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Tipos de Transición
• De golpe
– Se analizan y diseñan los sistemas y se construyen para hacer una implantación que cambie todo a la vez.
– Se integran los sistemas de contratación con todos los sistemas relacionados.
– Se automatizan documentos y procedimientos.
– Se da formación y se hace un lanzamiento global
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Tipos de Transición
• La imposible
– Diseñar desde la nada un sistema complejo y tratar de ponerlo en marcha con una implantación disruptiva.
– Con todas las integraciones.
– Con todos los automatismos.
– Sin el alineamiento organizativo necesario para hacer que la estrategia de la transición tenga éxito.
– No se tiene en cuenta el factor humano
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Tipos de Transición
• La recomendada
– Transición Ágil y Ajustada
– Desde un sistema simple que funciona y evoluciona hasta el grado de complejidad deseado (sin perder nunca de vista el funcionamiento continuo)
– Utilizando el modelo y los principios del gobierno corporativo de la tecnología de la información y las técnicas de control de proyectos.
– Gestionando la resistencia al cambio de los agentes que intervienen de forma proactiva
– Poniendo el acento en la autonomía y competencia de las personas que tienen que poner en marcha la transición .
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Evolución, Mantenimiento y Soporte
• Si tenemos que empezar por algo simple que funciona hay que garantizar que puede evolucionar sin causar un problema mayor.
• Si el formato electrónico es la nueva base hay que garantizar que lo podemos mantener.
• Si la autonomía y la competencia son la clave del compromiso hay que poder soportar cualquier duda o recomendación que surja, a través de, por ejemplo, comunidades de práctica.
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Madurez Organizativa y presupuesto
• La forma optima de implantación debe permitir alcanzar una madurez organizativa en el formato electrónico ya que el ritmo de incorporación de complejidad lo marca la propia organización.
• De igual modo el presupuesto de la transición puede ser planificado a lo largo de varios ejercicios, acomodando así la transición y la existencia de presupuesto de forma adecuada para cada organización.
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REFLEXIONES FINALES SEMINARIO 6. Tipos de Transición
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Reflexiones finales
• Determinar el valor antes de las compras: con métricas en alguno o varios de los objetivos generales
• La contratación pública electrónica no es la meta es el punto de partida: no se pueden conseguir los objetivos sin el formato electrónico
• El valor que se pide a la contratación pública no puede realizarse en el formato papel
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Reflexiones finales
• Pero el valor no está en el formato electrónico, el formato electrónico es la condición necesaria.
• La transición a la contratación pública electrónica requiere:
• Transición ágil y ajustada
• Desde un sistema simple que funciona.
• Gestión del cambio
• Autonomía y competencia de los agentes
• Modelo y principios del gobierno de la TI
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Seminario 6 (8 de mayo de 2013)
¡¡¡¡ Gracias por su atención !!!!
Webinar TRANS-FORM-E
Transición al Formato Electrónico de la Contratación Pública
Una iniciativa de la comunidad dé prácticas de contratación pública y
del blog de contratación pública electrónica