Santiago de Cali valle Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

Desd

e Hasta AZ carpetas tomo otro

En la entrada de la oficina se encuentran 10 cajas con información

del área de publicación, ubicadas encima de (2) dos plano tecas

de la misma.

1998 2012 x

Veintiséis(26)estantes organizados en cinco (5) filas con

información de fichas catastrales organizadas por No. De ficha

catastral y por municipio. los mobiliarios que soportan la

información están en buen estado, se observa muchas fichas

catastrales por fuera de la estantería. debido a su consulta.

sin

medios de

conservac

ion y sin

escanear

Ocho (8), estantes fijos, a la pared con información de área de

conservación ( Informes mensuales, resoluciones, mutaciones

procesos de avaluaos consultas catastral ) almacenados en cajas

de archivos inactivos, por años y asuntos, de igual manera libros

de pasta azul en gran formato que contiene resoluciones. esta

información no la consulta la encargada del área.

2003 2013 x libros

Dos(2), estantes ubicados en el centro del deposito de archivo con

información, a dar tramite como resoluciones, mutaciones. etc.

Información que pertenece a personal de otra oficina pero de la

misma área.

2013 2014folios

sueltos

Seis (6), estantes ubicados en una (1) fila con información de

consulta catastral ubicados en cajas de archivo inactivo,

documentos que su tramite ya finalizo listos para archivar y

carpetas con resoluciones, información que la encargada de la

oficina no conoce y no consulta.

2013 2013 xfolios

sueltos

Nueve (9) archivadores verticales con fichas catastrales que no se

consultan y documentos en tramite ordenados por municipio.

Información que pertenece a un

2014 2014 xfolios

sueltos

Fechas Unidad de conservación Observaciones

Santiago de Cali valle

Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

Dirección

Gestión Documental

Diagnostico al Archivo de Gestión

Ubicación: Dentro del edificio PISO 1

Área: Conservación

Oficina : Kardex

Medida: 22,80 Metros Lineales

Fecha: 21 de abril del 2015

1

Se debe hacer el proceso

de clasificación e

identificación de los

documentos para ubicarlos

en las respectivas

dependencias u oficinas que

las generan o les

corresponden sus custodia y

en las TVD y TRD V2 y V 3 .

de esta manera ejecutar las

procesos archivísticos,

atendiendo a la norma de la

institución para generar

espacio físico y mejora en la

consulta y eficiencia en

tramites requeridos.

No Descripción de los Documentos

Cuatro (4) archivadores verticales con información clasificada por

municipios para dar tramite y respuesta a visitas.2014 2014 x

folios

sueltos

Dos (2) plano tecas que su contenido esta ordenado por municipioplanos

se evidencia una ruma de libros de pasta azul de gran formato que

contienen resoluciones.1,999 2 libros

Una (1). pieza con planos, que no se consultan. 1987 1987 planos

Doce (2)cajas con resoluciones almacenadas por municipios y su

consulta es baja 2006 2006 x

folios

sueltos

Cuatro (4) cajas con documentos cuya información se descose su

origen.2007 2008

folios

sueltos

1

Se debe hacer el proceso

de clasificación e

identificación de los

documentos para ubicarlos

en las respectivas

dependencias u oficinas que

las generan o les

corresponden sus custodia y

en las TVD y TRD V2 y V 3 .

de esta manera ejecutar las

procesos archivísticos,

atendiendo a la norma de la

institución para generar

espacio físico y mejora en la

consulta y eficiencia en

tramites requeridos.

EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS DEL DEPOSITO

Desd


De los 13,97 metros lineales que corresponde al inmobiliario de

archivo rodante destinado para el arcchivo central de toda la institucion,

el cual se encuentra ubicado dentro de esta oficna, se utlizan tres flias

entre lado y lado como archivo de gestion de las misma,con infromacion

de elementos de venta, Aereofotos ordenadas por numero de vuelo,

cartas urbanas de municipios ordenadas en por municiopio, nuemero de

manzana.

1992 2010 fotos, planos

Un (1) estante con informacion de un funcionario que hace parte de otra

oficina sin criterio de denamiento y sin consulta.2013 2014 x

Folios

sueltos


No

. Descripción de los Documentos

Fechas Unidad de conservación

2

Se debe hacer la requisicion de

muebles de archivos, acorde a

la necesidad de la ofician para

agrupar tada informacion detro

de un solo archivo de gestion

con los criterios de

ordenamiento, que se acoja a la

nececidades de consulta para

brindar un servicio eficiente y

eficaz la cliente.

Observaciones

Santiago de cali valle

Instituto Geografico Agustin Codazzi

Direccion

Gestion documental

Diagnostico al Archivo de Gestion

Ubicación: Dentro del edificio PISO 1

Area:Publicacion, centro de informacion grafico

Medida: 13,97 Metros Lineales


Desd


Un (1) estante con Catorce (14) cajas con comprobantes de

ingreso y egresos por compras, inventario general de vienes.

Además información en Az

2008 2012 x x

Archivador vertical con carpetas de consumo de los funcionarios 2004 2010 x

Un(1) estante con siete (7) cajas con informes de gestión, cuadro

de resumen contable etc, 2005 2012 x


3

Dar cumplimiento las TRD y

ordenamiento de archivos de

gestión atendiendo a las

normas legales del IGAC

No

.

De

Descripción de los Documentos


Observaciones


Instituto Geográfico Agustín Codazzi

Dirección

Gestión Documental

Diagnostico al Archivo de gestión

Ubicación: dentro del edificio, PISO 2

Área y Oficina : Almacén y contabilidad

Medidas: 210 Metros Lineales


Desd


Existen Veintitrés (23) cajas de archivo inactivo, ubicadas en el

piso dentro de la oficina con contratos.2012 x

Existen Veinticuatro (24) cajas de archivo inactivo, ubicadas en

estantes (Baño) dentro de la oficina información de los contratos

Diecinueve (19) cajas de archivo inactivo con información de

tutelas, procesos etc.

2013 2013 x

Un (1), archivador vertical con contratos 2014 x

Un (1), archivador vertical con procesos jurídicos (carpetas en

reserva)2015

4

Determinar que información

cumplió con su tiempo de

retención y atender los

debidos proceso de

transferencia documental al

archivo central.

Observaciones No

.Descripción de los Documentos


Santiago de cali valle


Dirección

Gestión documental

Diagnostico al Archivo de Gestión

Ubicación: dentro del edificio PISO 2

Área y oficina : Jurídica

Medidas: 4,90 metros lineales



Desd


5

Se encuentran procesos de restitución de tierras, en carpetas

organizados por municipio y Juzgado, los cuales están ubicadas en

gaveta del escritorio, están pendientes para ejecutar el instructivo de

archivos de gestión y reubicación de las misma a un estante..

2013 2015 x En proceos de organización

Desd


No

.

De


Observaciones



Dirección

Gestión documental

Ubicación: dentro de la empresa PISO 2

Área: Dirección Oficina :Omar Humberto Acevedo


Fecha:2,00 21 de abril del 2015

No






Dirección

Gestión documental



Área: Dirección Oficina : Restitución de tierras

Medidas: 1,24



Observaciones

6

De estos 2,00 metros lineales solo se utilizan para documentos 1,00

metros lineales en, Copias de información que hacen parte de los

tramites ejecutados por el funcionario además copias de los contratos

que alguna vez tubo y tiene a su cargo en su ejecución.

2009 2015 x xHacer la depuración de estos

documentos

Desd

e hasta AZ carpetas tomo otro

Archivador rodante con 4 pasillos de los cueles en tres pasillos, se

encuentran de los registros de comunicaciones envidas y

recibidas, organizadas por nuecero consecutivo de radicación y

por años. Además información generada por la dirección, toda la

información se encuentra organizadas, rotuladas, foliadas, en 88,

cajas de archivo inactivo.

2005 2014 x

Aunque la información se

encuentra en buen estado de

conservación y cumple con

el 95 % de las normas

legales vigentes establecidas

por el IGAC y la Ley 594 de

archivística. De debe aplicar

las TRD versión dos (2)y tres

(3),Un (1) estante con las carpetas de año en curso 2015 2015 x

1 pasillo con información del área de jurídica con 15 cajas de

archivos inactivos y AZ en las cuales se almacenan documentos

de historias laborales. 1967 x x

se evidencia deterioro y no

cuenta con un criterio de

ordenamiento. De debe

aplicar las TVD y TRD

versión dos (2)y tres (3),



Dirección

Gestión documental

Diagnostico al archivo de gestión


Área y oficina: Dirección



7

No

.


Observaciones Descripción de los Documentos


Desd


8

existen tres (3) Archivadores verticales de los cuales solo uno

esta en consulta y se encuentra ordenado en alfabéticamente por

municipios, las carpetas están en buen estado y se cumple con las

normas que exige el IGAC

En los demás archivadores hay información que no cuentan con

ningún criterio de ordenamiento, además existen cincuenta y

nueve (59) cajas con formación de estudios de zonas

homogéneas físicas clasificadas por municipios, correspondencia,

etc,.y su consulta es baja.

y seis (6) cajas con información externa sin consultar ni ordenar.

2008 2015 x

De deben aplicar las TRD

versión dos (2) y tres (3) y

establecer los criterios de

ordenamiento acorde a la

necesidad de consulta y

tramite, ejecutar los

manuales estableceos por el

IGAC, esta manera generar

espacio físico evitar que se

formen fondos acumulados

dentro de las oficinas.


Observaciones




Dirección

Gestión documental



Área y oficina : Actualización catastral

Medidas: 5,75 Metros Lineales


No

. Descripción de los Documentos


Desd


Existen tres (3) estantes dentro de la oficina con Cuarenta y cuatro

(44) cajas y Doscientas cruenta y tres (243) carpetas (2014)de los

comprobantes de egreso ordenado cronológicamente y por

consecutivo de factura y con Cuatro (4) cajas con treinta y cuatro

(34)carpetas del (2015). Además cinco (5) Az con certificados de

bancarios.

2014 2015 x x

Existen 2 estantes con 11 cajas con carpetas de comprobantes

de egreso para ordenar, 8 cajas con nomina para ordenar.2014 x

Un (1) archivo vertical con carpetas de correspondencia externa,

interna, facturas. Nomina ordenada por años1,976 1992 x




Dirección Gestión documental



Área y oficina : Pagaduría

Medidas : 4,50 metros lineales


No

.

De



Observaciones

9

Para los documentos que se

encuentra ubicados en el

archivador vertical, se debe


versión dos (2)y tres (3) y

establecer los criterios de

ordenamiento acorde a la

necesidad de consulta y

tramite, implementar los

manuales establecidos por el

IGAC, esta manera generar

espacio físico evitar que se

Desd

e hasta AZ carpetas tomo otro

12 estantes fijos a la pared, con 350 cajas (aproximadamente) de

archivo inactivo contenida la síguete información. (Comprobantes

de egresos e ingresos, Contratos, correspondencia regional,

informes).

1979 2012 x xFolios

sueltos,

7 Estantes en el centro del depósito, con 312 cajas de archivo

inactivos contenida la siguiente información.( contratos,

Comprobantes de ingresos, egresos, informes ).1979 2012 x x

Folios

sueltos

5 Archivadores verticales con carpetas (Reconocimiento de

predial, solicitudes entre otras.)1990 1994 x x

Folios

sueltos

Además información en el piso en arrumes por todo el deposito

tales como circulares, apelaciones, resoluciones, correspondencia,

entre otros. Y treinta (30) cajas con información sin identificar en

el suelo.

1992 1994 x xLibros y

cajas

Fechas


Observaciones



Dirección

Gestión documental

Diagnostico FONFO ACUMULADO


Área y oficina : Pagaduría

Medidas: 29,40 Metros lineales


No


10

Toda la información se

encuentra en sin ningún

criterio de ordenamiento y

algunas sin medio de

conservación y en estado de

deterioro, además sin

corriente de aire artificial ni

natural y con humedad

goteras de agua.se debe


versión dos (2)y tres (3).

Unidad de conservación

Desd


1 estante con 11 cajas de copias de seguridad, correspondencia.1994 2013 x

3 cajas con facilitativos de contratos 2008 2013 x

5 cajas de para información de gran formato de estadísticas

catastrales.1992 2010 libros

1 archivador vertical con facilitadors del area 2015 2015


Se deben ejecutar los

proceso de organización y

tranferencia al archivo

central.

11

No



Observaciones



Dilección

Gestión documental



Área y oficina: Informatica

Medidas;:3,29 Metros lineales


Desd


Existen expedientes de estudios de respuestas a los respectivos

procesos judiciales, como restitución de tierras, actualización de

catastro y conservación etc. Ubicadas dentro de la oficina en

escritorio.

2009 2015 x

1 archivador vertical con información de catastral que su tramite

ya finalizo y no se consulta

1965 2011 xFolios

sueltos

Desd



Para la información que se

encuentra en el archivador

vertical,sin ningún criterio de

ordenamiento se debe


versión dos (2)y tres (3).



Gestión documental



Área y oficina : Topografía

Medidas: 2,00


12

No


Fechas

No

.

De



Observaciones

Unidad de conservación

Observaciones



Dirección gestión documental



Área y oficina: Investigador de mercadeo inmobiliario

Medidas: 22 metros lineales


existen Dos (2) muebles de archivo con información de avaluaos,

correspondencia, procesos y los demás registros almacenados

algunos en ocho (8) cajas.

2007 2005 x x

Libros y

folios

sueltos

Nueve (9) cajas en el suelo con información de avalaos 2012 x Libros

Además se evidencia carpetas y folios sueltos por toda la oficina 2014 2015 x

folios

sueltos

Desd



13

Toda la información se

encuentra distribuida por

toda la oficina, sin ningún

criterio de ordenamiento y

algunas sin medio de

conservación,,

se debe aplicar las TVD y

TRD versión dos (2)y tres

(3).

No

.

De



Dirección

Gestión documental



Área y oficina: Digitalización

Medidas: 2,60




Observaciones

14

un (1) archivador vertical con información de cambios prediales

ordenados alfabéticos y por municipio, un mobiliario de archivo

con puertas deslizantes, en el cual se almacena toda la

información que se genera y se recibe de la oficina,

aproximadamente Diez (10) Carpetas por año con copias para

consulta, denominadas Facilitativos, las cueles no se conservan y

no pertenecen a la TRD.

2012 2015 x

Se deben hacer procesos de

selección, depuración y

ordenación a los

documentos para dar

cumplimiento a la

normatividad archivística y

ejecutar las TRD


Santiago de Cali valle Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

Documents

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