REINGENIERA DE LA UNIDAD DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL JAN

1. Anlisis de la situacin actual de la empresa1.1. Resea Histrica

La Administracin Educativa se encontraba bajo la decisin administrativa y financiera de la Octava Direccin Regional de Educacin con sede en la ciudad de Trujillo. A este lugar deberan llegar todas las autoridades, el personal docente y administrativo de los centros y programas educativos del departamento de Cajamarca para realizar todas sus gestiones de carcter tcnico, administrativo y financiero. El 20 de enero de 1970, se crea en la ciudad de Cajamarca el primer CAP nominal. Se inaugura as la primera Institucin encargada de la conduccin de los destinos de la educacin de Cajamarca. En 1998, con el proceso de reordenamiento regional, se crea la Regin Cajamarca, y, por consiguiente, se crea tambin la Regin de Educacin de Cajamarca. Durante este perodo, de 2011 hasta el 2013 se ha descentralizado an ms la gestin educativa regional mediante la creacin de TRECE (13) unidades de gestin educativa locales, UGEL. En el ao 1991, se crea la Unidad de Gestin Educativa Local de la Provincia de Jan, la misma que hoy cuenta con autonoma administrativa, econmica, tcnica, en estrecha coordinacin con su ente rector, la Direccin Regional de Educacin Cajamarca, para estar al servicio de toda la comunidad educativa.

Figura 01. Vista frontal de la institucin.1.2. Giro del Negocio: Asesorar y brindar asistencia tcnico pedaggica a las entidades educativas y docentes.

1.3. Datos de la Empresa

a. Razn social: Direccin Sub Regional de Educacin.b. Ruc: 20368967875c. Representante legal: Jovanni Burga Maldonado. d. Ubicacin: Calle. Mara Parado de Bellido Nro. 406 Sector Morro Solar (Esquina con calle San Antonio) Cajamarca Jan.

Figura 02. Ubicacin geogrfica de la institucin.

Fuente: Google Maps.

1.4. Definicin de misin, visin, valores.

Misin Somos una instancia de ejecucin descentralizada del Gobierno Regional de Cajamarca, que gestionamos el servicio educativo con calidad y calidez para la demanda del desarrollo de la Comunidad a travs de la direccin institucional, pedaggica y administrativa, orientando ciudadanos proactivos y emprendedores para construir una sociedad inclusiva y democrtica, con una cultura de paz y ambiental.

Visin La Unidad de Gestin Educativa Local Jan al 2020, ser lder de la Regin Cajamarca en la gestin educativa descentralizada, tica, democrtica y con resultados de calidad; con un enfoque de territorio y desarrollo humano sostenible y sustentable, forjadora de ciudadanos proactivos y emprendedores, que construyen una sociedad inclusiva, democrtica y con una cultura de paz.

ValoresLa UGEL como entidad formada por personas debe contar con valores que gobiernen su actuacin, la institucin cuenta con los siguientes valores. Responsabilidad: Asumir las consecuencias de todos aquellos actos que realizamos en forma consciente e intencional, en el cumplimiento de los deberes institucionales. Justicia: Disposicin para dar a cada quien lo que le corresponde de acuerdo a la normatividad legal vigente. Implica el concepto de igualdad y equidad. Respeto y Tolerancia: Reconocimiento de la dignidad de todo ser humano de su derecho a ser deferente. Esto permite que la persona interacte con los dems en un clima de equidad e inclusin, con inters por conocer al otro y lograr un enriquecimiento mutuo.

METODOLOGA DE LA REINGENIERA1. Preparacin

1.1. Reconocer la necesidadLa decisin de iniciar una reingeniera vienes desde el departamento de la administracin; la cual tiene como necesidad implantar la reingeniera para poder disminuir los costos, reducir el tiempo, buscando la rapidez logando tener una mayor eficiencia laboral.Otra necesidad fundamental por parte de ellos es ser ms efectivos con sus trabajos ya que se les asignara un presupuesto de acuerdo sus resultados alcanzados.

1.2. Objetivos de la ReingenieraObjetivo GeneralRealizar una propuesta de reingeniera para el proceso de abastecimiento, que impliquen un mejoramiento en la funcionalidad administrativa y la calidad del servicio que presta, a fin de mejorar la atencin ciudadana, optimizar el uso de los recursos pblicos y crear un ambiente de transparencia a cerca de su actuacin.

Objetivos Especficos Promover una gestin de calidad y mejora continua en la UGEL Aumentar la eficiencia en el uso de recursos de la institucin. Mejorar la profesionalizacin y condiciones de trabajo de los servidores pblicos. Mejorar la atencin y la comunicacin transparente con la ciudadana para poder identificar con precisin sus necesidades y demandas, y responder con eficiencia a stas. Optimizar el proceso de abastecimiento en trminos de costo, tiempo y calidad, para brindar un servicio ms rpido a la ciudadana. Que la administradora de la UGEL pueda consultar la propuesta para el rediseo de otros procesos.

1.3. Capacitar al equipoEl cambio puede ocasionar gran resistencia en los individuos, para poder reducir al mximo la resistencia se debe considerar: Comunicar: La falta de informacin adecuada desencadena rumores y murmuraciones, intensificando as la ansiedad que conlleva. Con una buena comunicacin acerca del cambio y sus resultados aminora todo eso. La administradora de la UGEL deber informar claramente el proceso de reingeniera y cules sern las consecuencias que ocasionar en la organizacin y en el personal. Formacin del equipo de reingeniera: La participacin del personal permite disear cambios de gran calidad y superar la resistencia. Los empleados aportan informacin e ideas diversas que facilitan las innovaciones apropiadas a la situacin. Tambin identifican las limitaciones y barreras de la implementacin. Al participar en la planificacin, aumenta la probabilidad de que sus intereses y necesidades se tengan en cuenta durante la intervencin. Se sentirn entonces comprometidos en la introduccin de los cambios porque eso corresponde a sus intereses y a sus necesidades.

RESPONSABLEROLFUNCIN

CARGONOMBRE

Administradora UGELJovanni Burga MaldonadoLder Autoriza el proceso de reingeniera. Impulsa el esfuerzo global.

Jefe del rea de Abastecimiento Deyner Vsquez FustamanteDueo del proceso Responsable directo del proceso y de su enfoque.

Personal del rea Abastecimiento Dway Herbert Tapia Gonzales.

Sandra Garca Ojeda.

Pablo Guevara Prez.

Mily Dvila Alberca.

Equipo de reingeniera Establecer objetivos, elaborar los planes para el esfuerzo del rediseo.

Fuente: Elaboracin propiaCapacitacin: Durante el proceso de la implantacin de la reingeniera en la UGEL- JAN se brindara capacitacin a todo el personal administrativo del rea de abastecimientos, capacitndoles de qu manera se va a implantar el proceso de la reingeniera y como deben trabajar en equipo para poder desarrollar de una mejor manera dicho proceso.

2. Identificacin

2.1. Modelar clientes:

ClientesDirectores de los centros educativos

NecesidadesRecibir la cantidad especificadas conforme las nminas de matriculados en un tiempo ptimo.

2.2. Correlacionar recursos:NreasN de trabajadoresGastos

1Secretaria1

2Gestin administrativa1

3Abastecimiento2

5Tcnico de abastecimientos3

2.3. fijar prioridades de procesoa. Estructura organizacional Mediante el organigrama formal de la Institucin se pueden distinguir las siguientes reas.

b. Seleccin del rea pilotoPara conocer la situacin de la organizacin y poder analizar cul de las reas necesita un proceso de reingeniera, se realiz una entrevista con la representante legal y adems se observ el trabajo que se realiza dentro de la institucin. Mediante dicha observacin recogimos datos sobre las actividades de la institucin, la forma en que las ejecutan, as como los problemas que se presentan.Para poder seleccionar el rea en la que se realizara reingeniera, basamos nuestra eleccin mediante tres criterios. Personal empleado en cada rea. Presupuesto. Relacin con la misin de la institucin.

Tabla 01 Anlisis de importancia por reasREAPERSONAL% PRESUPUESTORELACIN CON LA MISIN

rea de Gestin Institucional 810%18

rea de Administracin3760%40

rea de Gestin Pedaggica1523%35

rea Asesora Jurdica32%2

rea auditora interna35%5

TOTAL66100%100%

Fuente: Datos proporcionados por la UGEL.Como se puede apreciar, el rea de Administracin consta de 37 personas entre administrativos y operativos, est 40% relacionado con la actividad principal que realiza la institucin y segn informacin brindada por la administradora, a esta rea se le asigna el 60% del presupuesto asignado.Como se observa en la tabla 01, segn nuestros tres criterios de seleccin el rea de mayor valor para a la institucin, es el rea de Administracin, en la cual realizaremos la prueba piloto. Mapeo de procesos de la institucinEste estudio nos permite conocer el flujo principal de los procesos de la institucin y determinar las actividades que generan valor para el ciudadano.

MAPA DE PRINCIPALES PROCESOS DE LA INSTITUCIN

2.4. Seleccin de Procesos

a. Procesos quebrantados: Qu proceso estn en mayores dificultades?b. Procesos principales: Cules ejercen el mayor impacto en los ciudadanos?

3. VISIN

3.1. Entender la estructura del proceso

a. Nombrar el proceso seleccionado: ABASTECIMIENTO b. Establecer la finalidad del proceso: Realizar la distribucin de bienes materiales a los Centros Educativos de la jurisdiccin.

c. ProcedimientoPaso NActividadResponsableTiempo

1El usuario presenta la solicitud de pedidoUsuario10 minutos

2Recepciona el expediente, firma cargo, registra la documentacin, numera y prepara la hoja de envi

secretaria40 minutos

3Revisa el expediente y lo deriva al rea de abastecimientosGestin administrativa20 minutos

4Coordina con la direccin tcnico pedaggico sobre la distribucin oportuna de los materiales tcnicos pedaggicos remitidos por el ministerio de educacin.Especialista de abastecimientos2 das

5Revisa los cuadros de distribucin de materiales fungibles y los cuadros de suministro de material pedaggico para las reas organizacionales y centros educativos de la jurisdiccin y contrasta con el cuadro de necesidadesEspecialista de abastecimientos n1 da

6Dispone la elaboracin de los pedidos de comprobante de salida de acuerdo al cuadro de distribucin.Especialista de abastecimientos2 horas

7Elabora los pedidos de comprobante de salida (PECOSA) de acuerdo a los cuadros de suministro de material pedaggico y cuadros de distribucin de bienes de almacn.Tcnico de almacn4 horas

8Revisa y firma las PECOSAS, disponiendo la distribucin y entrega de los materiales a los usuarios correspondientes.Especialista de abastecimientos1 hora y 30 minutos

minutos

9Recepciona los materiales educativosusuario1 da

TIEMPO TOTAL DE DURACIN4 das , 7 horas y 40 minutos

a. Diagrama el proceso actual

Descripcin de los problemas encontrados Para poder conocer los problemas que se presentan en la institucin haremos uso del anlisis FODA.Anlisis FODA En base a la informacin proporcionada por la organizacin se realiz el siguiente anlisis FODA del rea de Administracin (Tabla N 01) TABLA 01. Anlisis FODAFORTALEZASOPORTUNIDADES

Institucin pblica al servicio de los ciudadanos. Implementacin de nuevo sistema de atencin al pblico. La sede administrativa tiene local propio. Programa Presupuestal Logros de Aprendizaje PELA

Medios informticos para mejorar recursos de comunicacin, informacin. Planes de capacitacin por parte del Ministerio de Educacin, Gobierno Regional de Cajamarca y la Direccin Regional de Educacin Cajamarca para el personal de la UGEL.

DEBILIDADESAMENAZAS

Mala atencin Inadecuada distribucin de materiales educativos. Practicas obsoletas de almacenamiento de informacin pblica. Infraestructura inadecuada. Carencia de cultura organizacional. Baja asignacin presupuestal, en las diferentes reas, que afectan la atencin de los diferentes programas, actividades, proyectos, etc. Niveles de control basados en firmas y sellos, sin ningn tipo de revisin

El estado destina poco presupuesto para educacin. Discontinuidad de la poltica educativa por cambio de gobierno. Conflictos sociales. Limitado presupuesto para bienes y servicios por parte del Ministerio de Economa y Finanzas MEF. Factores climatolgicos (lluvias y deslizamientos durante los meses de enero a marzo) que imposibilita el normal traslado de materiales a las instituciones educativas.

Fuente: Elaboracin propia.Mediante el anlisis FODA pudimos determinar que el principal problema que tiene la UGEL es que existe una inadecuada distribucin del material educativo.

Diagrama de Ishikawa.Se utilizar el diagrama de causa efecto de Ishikawa para determinar las posibles causas del problema analizado en la tabla 01.

Falta de compromiso

Falta de capacitacin y desarrollo Poca predisposicin

Falta de tecnologa

Base de datos desactualizadosNo piensan a largo plazoBurocracia

INADECUADA DISTRIBUCIN DE MATERIALES EDUCATIVOS.

Falta de estantes para el almacenamiento.

Ausencia de controles administrativos y de inventario

Inadecuado almacenamiento de los materiales educativos

El lugar en donde se almacenan los materiales no es el adecuado

Falta de planeacin de los trabajos

Carencia de liderazgo

Fuente: elaboracin propia

Mediante el diagrama se determin las posibles causas del problema de la institucin, especficamente del rea de abastecimiento. Falta de compromiso Falta de planeacin de los trabajos Burocracia Falta de capacitacin y desarrollo Inadecuado almacenamiento de los materiales educativos Ausencia de controles administrativos y de inventario El lugar en donde se almacenan los materiales no es el adecuado.

4. SOLUCIONA) DISEO TECNICO4.1. MODELAR RELACIONES DE ENTIDAD

4.6 Reubicar y reprogramar controlesPaso NActividadResponsableTiempo

1El usuario presenta la solicitud de pedidoUsuario10 minutos

2Recepciona el expediente, firma cargo, registra la documentacin, numera y deriva al rea de Abastecimientos.

Secretaria40 minutos

3Recepciona y coordina con la direccin tcnico pedaggico sobre la distribucin oportuna de los materiales tcnicos pedaggicos remitidos por el ministerio de educacin.Especialista de abastecimientos1 das

4Dispone la elaboracin de los pedidos de comprobante de salida de acuerdo al cuadro de distribucin.Especialista de abastecimientos2 horas

5Elabora los pedidos de comprobante de salida (PECOSA) de acuerdo a los cuadros de suministro de material pedaggico y cuadros de distribucin de bienes de almacn.Tcnico de almacn4 horas

6Revisa y firma las PECOSAS, disponiendo la distribucin y entrega de los materiales a los usuarios correspondientes.Especialista de abastecimientos1 hora y 30 minutos

minutos

7Recepciona los materiales educativosUsuario1 da

TIEMPO TOTAL DE DURACIN2 das , 8 horas y 20 minutos

4.4 Consolidar interfaces e informacin

Recepciona el expediente, firma cargo, registra la documentacin, enumera y deriva al rea de Abastecimientos.

Para poder reducir tiempo, la secretaria se encargara de revisar y derivar el expediente al especialista de abastecimientos, de tal manera que el Jefe de rea de gestin administrativa ya no influir.

Recepciona y coordina con la direccin tcnico pedaggico sobre la distribucin oportuna de los materiales tcnicos pedaggicos remitidos por el ministerio de educacin.

Despus que la secretaria lo deriva el expediente al especialista de Abastecimientos, l lo recepciona y coordina con la direccin tcnico pedaggico, ya no ser necesario revisar los cuadros de distribucin de los materiales fungibles, ya que eso se realizara con tiempo por parte de un trabajador del rea de almacn.

4.5 Reubicar y reprogramar controles.Se pretende reducir el nmero de actividades que no agregan valor en el proceso, simplificando la estructura de su control. Revisar el expediente y lo deriva al rea de Abastecimientos esta funcin le corresponda al Jefe del rea de Gestin Administrativa y para poder reducir el nmero de actividades, el menor posible del tiempo; la secretaria estar encargada de realizar este trabajo.

Revisa los cuadros de distribucin de materiales fungibles y los cuadros de suministro de material pedaggico para las reas organizacionales y centros educativos de la jurisdiccin y contrasta con el cuadro de necesidades, esta funcin le corresponda al especialista de Abastecimientos pero aplicando la reingeniera esta actividad se ha eliminado del proceso de la entrega de los libros ya que como se explic anteriormente este proceso estar encargado por un trabajador del rea de almacn.

4a.9 Aplicar tecnologa

Aplicando la reingeniera en el rea de Abastecimientos de la Unidad de Gestin Educativa Local- Jan se implementara tecnologa es decir que para poder llevar a cabo los inventarios, se especificara en las tarjetas llamadas CARDEX y luego se pasara todos los datos a la computadora; para que de tal manera se lleve un mejor control de los libros que se encuentran en almacn, ingresan y los que salen. Se implementara un sistema informtico para que automticamente nos de informacin y detalles de los bienes que existen en almacn e incluidos los libros enviados por el Ministerio de Educacin. Capacitar al personal acerca de todos los manejos y sistemas implementados para que ellos puedan conocer y realizar sus actividades diarias y con ello el tiempo de atencin a los profesores y directores se reducir. Al personal se le brindara todos los materiales necesarios que ellos puedan necesitar para el mejor desempeo de su trabajo.

B) Diseo SocialAqu el propsito ser especificar las dimensiones sociales de los procesos.Tarea #4b.1: Facultar a empleados que tienen contacto con clientes.Secretaria: Con la recepcin del expediente, la firma de cargo, registra la documentacin, enumera; parte de sus funciones tambin ser que estar encargada de revisar y derivar el expediente al especialista de Abastecimientos. Esta funcin detallada era responsabilidad del jefe del rea de Gestin Administrativa, ahora que aplicaremos la reingeniera este trabajador dejara de participar dentro de los procesos de la entrega de libros.Tarea # 4b.4: Definir necesidades de destrezas y personal.