Caracas: viernes 31 de octubre de 1980 N 2.681 Extraordinario

SUMARIOContralora General de la Republica Resolucin mediante la cual se aprueban las Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la Republica.

REPUBLICA DE VENEZUELA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

CG-07

Caracas, 16 de octubre de 1980

R E S U E L T O Se aprueban las Instrucciones y Modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la Republica, de conformidad con las disposiciones del Artculo 67 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Republica. Las Instrucciones y Modelos que se aprueban, entraran en vigencia l 1 de enero de 1981, fecha a partir de la cual se autoriza la apertura de los registros sealados en dichas Instrucciones y Modelos. Publquese en la Gaceta Oficial las referidas Instrucciones, con insercin de la presente Resolucin de conformidad con la mencionada disposicin legal, y edtense por la Imprenta de esta Contralora los ejemplares que requieran los Municipios de la Repblica y dems dependencias encargadas de su aplicacin. PUBLIQUESE

PUBLICACION N 21

INSTRUCCIONES Y MODELOS PARA LA CONTABILIDAD FISCAL DE LOS MUNICIPIOS DE LA REPUBLICAINDICE GENERAL

INTRODUCCION

CAPITULO I OBJETIVOS

CAPITULO II NORMAS Y CONVENCIONES GENERALES

CAPITULO III DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

CAPITULO IV REGISTROS CONTABLES PRINCIPALES Y AUXILIARES

CAPITULO V OPERACIONES OBJETO DE REGISTRO CONTABLE

CAPITULO VI CUENTAS CUYO USO SE PRESCRIBE NATURALEZA Y EMPLEO

A N E X 0 S:

ANEXO N 1 .Modelos e instructivos de los libros de contabilidad, "Diario", ''Mayo, y "Libro Auxiliar de Tesorera" y de los formularios "Resumen Mensual del Movimiento de Tesorera" y "Movimiento de la Columna Varios

ANEXO N 2Ejemplo de asientos de la contabilidad de la Tesorera Municipal y del uso de los formularios "Resumen Mensual del Movimiento de Tesorera" y "Movimiento de la Columna Varios"

ANEXO N 3Ejemplo de asientos de Diario y de Balances. Modelo de asientos de Cancelacin de cuentas al final de la vigencia.

ANEXO N 4Instructivo para la Formacin de Inventarios y Cuentas de Ios Bienes Muebles e Inmuebles de los Estados y Municipios de la Repblica

INTRODUCCIONMediante esta Publicacin se prescriben las instrucciones y modelos para la Contabilidad Fiscal de los Municipios de la Repblica; tales instrucciones y modelos regulan el registro integral de las operaciones relativas a la contabilidad patrimonial de las Municipalidades o sea las vinculadas al Tesoro y la Hacienda Municipal. En lo referente a ejecucin presupuestaria, de conformidad con lo

dispuesto en la Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario, la prescripcin de las disposiciones tcnicas y de registro contable corresponde a la Oficina Central de Presupuesto, dependiente -de la Presidencia de la Repblica y a la Direccin Nacional de Contabilidad Administrativa del Ministerio de Hacienda. No obstante lo expuesto anteriormente, queda entendido que los registros de la ejecucin presupuestaria proveern la informacin requerida por la Contabilidad Patrimonial, para realizar los asientos vinculados a dicho proceso.

En el Captulo I de esta Publicacin se presentan los objetivos del sistema; en el Captulo II las normas y convenciones generales que en materia de Contabilidad Patrimonial regirn en las Administraciones Municipales; en el Captulo III la descripcin general del sistema; en el Captulo IV los registros contables principales y auxiliares que deben ser utilizados; en el Captulo V las operaciones objeto de registro; en el Captulo VI las cuenta cuyo uso se prescribe, con la definicin de su naturaleza y las instrucciones sobre su empleo.

En el anexo N 1 se incluyen modelos e instructivos de los libros de contabilidad "Diario, "Mayor" y "Libro Auxiliar de Tesorera" y de los formularios "Resumen Mensual del Movimiento de Tesorera" y Movimiento de la Columna Varios.

En el anexo N 2 se presentan ejemplos de asientos de la Contabilidad de la Tesorera Municipal y del uso de los formularios "Resumen Mensual del

Movimiento de Tesorera" y "Movimiento de la Columna Varios". En el anexo N 3 figuran ejemplos da asientos de Diario y de Balances correspondientes a un movimiento mensual de operaciones contables, as como modelos de asientos de cancelacin de cuentas al final de vigencia.

Los asientos anteriormente sealados podrn ser modificados o sustituidos siempre y cuando se obtengan los resultados pretendidos, a travs del sistema prescrito en esta Publicacin y previa consulta con el Organismo Contralor; asimismo, las Administraciones Municipales podrn adicionarle la informaci6n que estimen necesaria para sus fines internos sin que sea preciso la consulta antes mencionada.

En el anexo N 4 figura el instructivo relativo a la formacin de inventarios y cuenta de los bienes muebles e inmuebles, aplicable tanto en los Estados como en las funcionalidades.

En cuanto a los registros relativos a la contabilidad de proveeduras y almacenes, y de la deuda pblica, si es el caso, regirn las instrucciones y modelos previstos en las Publicaciones Nos. 15 y 19 de la Contralora General de la Repblica, respectivamente.

CAPITULO I - OBJETIVOSEl sistema de contabilidad fiscal para los Municipios de la Repblica que se prescribe a travs de la presente Publicacin, tiene por finalidad establecer las normas, instrucciones y modelos para el registro y control de las operaciones realizadas por las Administraciones Municipales, as como determinar la situacin financiera tanto mensual como de cada ejercicio presupuestario.

En general, el sistema proporcionara informacin veraz y oportuna para fines estadsticos, de anlisis financiero y de control.

CAPITULO II - NORMAS Y CONVENCIONES GENERALESLas normas y convenciones que deben ser observadas por las Administraciones Municipales a los fines de una correcta aplicacin del sistema son las siguientes:

1.

Se registraran todas las operaciones y situaciones relativas al Tesoro y la

Hacienda de los Municipios. 2. Se presentaran separadamente en los estados financieros, las cuentas del

Tesoro, de la Hacienda y del Presupuesto. En cuanto a las cuentas de orden, se deja a criterio de cada Municipalidad la creacin de las que considere conveniente, salvo en lo que se refiere al registro de la deuda pblica, para lo cual se utilizaran las previstas en la Publicacin N 19 del Organismo Contralor. 3. El registro de las operaciones relativas a las materias en depsito, hasta

tanto se dicten normas expresas para los Municipios, se regir por las instrucciones prescritas en la Publicacin N 15 de la Contralora General de la Repblica y en cuanto al registro de las operaciones de crdito pblico, se aplicaran las disposiciones de la Publicaci6n N 19 del Organismo Contralor.

4.

Las rdenes de pago giradas en calidad de avance para atender el pago

de sueldos y salarios y los montos de los vencimientos de las rdenes permanentes con el mismo destino, sern consideradas convencionalmente como rdenes especiales directas y se registraran afectando directamente la cuenta "Gastos Presupuestarios". Queda entendido que en caso de que se produzcan reintegros, ser necesario efectuar los ajustes correspondientes. 5. Los fondos Especiales y Fondos de Terceros se manejaran en cajas y

cuentas corrientes bancarias especiales, separadas de las utilizadas para los fondos ordinarios y los del Situado Coordinado, y no debe disponerse de ellos sino para las finalidades expresamente autorizadas y para ser entregados a sus beneficiarios.

CAPITULO III - DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMAEl sistema consiste en el registro contable tanto de las operaciones del Tesoro, como las referentes a los bienes, derechos y obligaciones que conforman la Hacienda Pblica Municipal, tales como: los ingresos y egresos de los fondos ordinarios y del Situado Coordinado; las retenciones y devoluciones de depsito de terceras personas y el manejo de los fondos especiales con destinacin especifica; las inversiones transitorias y permanentes del Fisco Municipal; la situacin de la deuda pblica municipal cuando exista; los fondos girados en calidad de avance y los anticipos a contratistas; las operaciones relativas a los activos fijos del Municipio; las responsabilidades fiscales; las reservas de previsin; los gastos por pagar de la vigencia y los correspondientes a ejercicios anteriores; las deudas administrativas sin disponibilidad presupuestaria.

Estructuralmente el Balance de la Hacienda Municipal comprende cuatro (4) grupos de cuentas: del Tesoro, de la Hacienda, del Presupuesto y de Orden. En las cuentas del Tesoro se enfrentan los activos disponibles y realizables a los pasivos exigibles y las reservas de previsin, para establecer la Situacin

Financiera del Tesoro. En las cuentas de la Hacienda figuran los dems bienes patrimoniales de la Municipalidad representados en activos fijos y otros derechos de contenido econmico enfrentados a los pasivos a largo plazo, de cuya comparacin se determina el monto de la Hacienda Pblica Municipal. A travs de las cuentas transitorias del presupuesto se muestran acumulativamente durante cada vigencia tanto los ingresos como los gastos para establecer por comparacin los resultados de su ejecucin. Finalmente, las cuentas de orden son utilizadas para fines de control e informacin contable.

El sistema est integrado por registros principales y auxiliares y por formularios que se utilizan para asentar las operaciones antes mencionadas, mediante el empleo de las cuentas establecidas y de los procedimientos aplicables en cada caso. En cuanto a los registros auxiliares de contabilidad, adems de los que se mencionan en el Captulo IV de estas instrucciones, la Administracin Municipal podr establecer los que considere convenientes circunstancias. de acuerdo con las

CAPITULO IV - REGISTROS CONTABLES PRINCIPALES Y AUXILIARESLa Contabilidad Municipal deber llevarse en los registros principales y auxiliares que se describen a continuacin:

REGISTROS PRINCIPALESLos libros "Diario" y "Mayor" constituyen los registros principales que han de ser llevados por la Administracin Municipal.

En el libro "Diario" se registrara al final de cada mes un resumen de las raciones mensuales que afecten a cada cuenta de Mayor, sobre la base de la in formacin contenida en los respectivos comprobantes y en los listados y resumen que se

preparen en relacin con los mismos, Posteriormente se efectuaran los pases al "Mayor" en los rubros correspondientes. El resultado del movimiento mensual de las operaciones se reflejara en la forma prevista en los "Balances de Comprobacin" y "Balance General comprendidos en el Anexo N 3.

REGISTROS AUXILIARES

Los registros auxiliares bsicos a utilizarse son los previstos en las Publicaciones Nos. 15 y 19 de la Contralora General de la Repblica relativos a la contabilidad de proveeduras y almacenes y de deuda pblica, respectivamente. Se llevara asimismo un "Libro Auxiliar de Tesorera" y los formularios "Resumen Mensual del Movimiento de Tesorera" v "Movimiento de la Columna Varios" cuyo modelo a instrucciones para su uso figuran en el Anexo N 1.

CAPITULO V - OPERACIONES OBJETO DE REGISTRO CONTABLE

El sistema comprende el registro de:

1. 2. 3.

Los ingresos y egresos de los fondos ordinarios y del Situado Coordinado. Los ingresos presupuestarios liquidados, Los fondos especiales con destinaci6n especfica y las retenciones y

devoluciones de depsitos de terceras personas. 4. Las inversiones transitorias del Fisco Municipal en cedulas, bonos,

pagares,etc. y las de carcter permanente realizadas en empresas, entes autnomos, etc. 5. Los fondos girados en calidad de avance y los anticipos concedidos a

contratistas. 6. 7. Los gastos por pagar y los prstamos a corto plazo. La situacin financiera del Tesoro resultante de comparar el activo

corriente, por una parte, con el pasivo exigible y las reservas de previsin, por la otra, la cual muestra cada mes y al cierre del ejercicio, el estado de liquidez del

Tesoro, en su conjunto. 8. La situacin de la deuda pblica municipal, cuando exista, y la de los

intereses relativos a la misma. 9. Las operaciones relativas a los activos fijos del Municipio, tales como

bienes muebles, inmuebles y materias en depsito, as como las que se refieren a las responsabilidades fiscales establecidas a cargo de funcionarios. 10. 11. Los ingresos de lenta y de difcil recaudacin. Las operaciones correspondientes a otros activos, tales como deudas a

favor del Municipio a largo plazo, etc. 12. Las deudas administrativas sin disponibilidad presupuestaria y la

constitucin de reservas para activos dudosos. 13. El resultado anual de la ejecucin presupuestaria obtenido por

comparacin entre los ingresos y los gastos presupuestarios. La creacin y mantenimiento de las reservas de previsin.

La descripcin de las operaciones sealadas es la siguiente:

1. Los ingresos y egresos de fondos ordinarios y del Situado Coordinado.El monto de los distintos tipos de ingresos y egresos del Tesoro correspondiente a los fondos ordinarios y del Situado Coordinado se asentara, en la oportunidad de la recaudacin, afectando las cuentas "Tesorera Municipal", "Fondos del Situado Coordinado", "Ingresos por Recaudar", "Ingresos", "Ingresos Extraordinarios" y "Ordenes de Pago", segn corresponda. Los informes de recaudacin de ingresos, las planillas de Liquidacin correspondientes a ingresos recaudados, los cheques, notas de debito y crdito bancarios y las rdenes de pago proporcionaran la informacin para afectar las cuentas y se uti1izaran como documentos probatorios de los registros contables efectuados.

2. Los ingresos presupuestarios liquidados;Los ingresos presupuestarios liquidados se reflejaran en las cuentas "Ingresos" o "Ingresos Extraordinarios" afectando dichos rubros y los de "Ingresos por Recaudar" si son de liquidacin previa y "Tesorera Municipal" o "Fondos del Situado Coordinado si son de liquidacin simultanea al cobro. Las planillas de liquidacin de ingresos proporcionaran la informacin requerida para afectar las cuentas sealadas y justificarn los registros contables efectuados.

3.

Los fondos especiales con destinacin especfica y las

retenciones y devoluciones de depsitos de terceras personas:Las cantidades distintas de los fondos ordinarios y del Situado Coordinado, recibidas de Instituciones para atender erogaciones no contempladas en el presupuesto ordinario del Municipio o separadas por este de sus propios fondos, para cubrir servicios u operaciones especficas y los pagos que con ellos se hagan, se asentaran en la cuenta "Fondos Especiales" y su cuenta correlativa "Depsitos Especiales".

El monto de las cantidades retenidas para ser entregadas a sus beneficiarios y las devoluciones que de ellas se efecten se registraran en la cuenta "Fondos de Terceros" y en su correlativa ''Depsitos de Terceros",

Las relaciones de retenciones efectuadas, las planillas de depsitos bancarios, cheques, notas de debito y crditos bancarios, recibos que respalden el pago efectuado o la devolucin de los fondos, proveern la informacin para afectar las cuentas y se utilizaran como documentos probatorios de los registros efectuados.

Las inversiones transitorias del Fisco Municipal en cedulas, bonos, pagares, etc. y las de carcter permanente realizado en empresas, entes autnomos, etc.

El monto de las inversiones transitorias debidamente autorizadas realizadas por el Fisco Municipal en cedulas, bonos, letras, pagares, etc. y las inversiones de carcter permanente efectuadas por el Municipio en empresas, entes autnomos o empresas de capital, se asentara en las cuentas "Documentos Negociables" y "Aportes de Capital y Acciones", respectivamente, y en "Hacienda Municipal", simultneamente a los asientos que afectan las cuentas del Tesoro y del Presupuesto.

En lo que se refiere a inversiones de carcter permanente, anualmente se afectara la cuenta "Aportes de Capital y Acciones" cuando hayan ocurrido aumento o disminucin de los referidos aportes.

Las cedulas, bonos, pagares y los comprobantes justificativos de los aportes, efectuados por la Municipalidad segn corresponda. Se utilizaran para afectar las cuentas antes mencionadas y comprobar los asientos efectuados.

5.

Los fondos girados en calidad de avance y los anticipos

concedidos a contratistas:El monto de los fondos girados a los habilitados, administradores u otros empleados de la Municipalidad, para cancelar gastos presupuestarios, la comprobacin de la inversin y el reintegro de los sobrantes no gastados, as como el monto de los fondos anticipados a los contratistas a cuenta de construccin de obras publicas y/o suministro de bienes o servicios y la amortizacin de dichos anticipos, se asentara en las cuentas "Fondos en Avance" y 'Anticipos a Contratistas.

"Ordenes de Pago" y Tesorera Municipal" o "Fondos del Situado Coordinado', Asimismo se afectara la subcuenta relativa al funcionario o contratista que recibi los fondos.

En el caso de producirse reintegros deber igualmente afectarse las cuentas "Tesorera Municipal" o "Fondos del Situado Coordinado, segn el caso.

Las rdenes de pago de avance, los comprobantes que amparan la rendicin de cuentas y los reintegros de los cuentadantes, as como las rdenes de pago para conceder anticipos y las valuaciones o documentos donde consten las amortizaciones de dichos anticipos proveern la informacin necesaria para afectar las cuentas antes mencionadas y comprobar los asientos efectuados.

6. Los gastos por pagar y los prestarnos a corto plazo:El monto de los gastos por pagar tanto por concepto de recepcin de bienes, servicios y obras ejecutadas como por el monto de los vencimientos de las rdenes de pago permanentes asentara en las cuentas "Gastos por Pagar" y "Gastos Presupuestarios". El monto de los prstamos a corto plazo se asentara en las cuentas "Prestamos a Corto Plazo" y "Tesorera Municipal.

Las constancias de recepcin de bienes y/o servicios, valuaciones de obras y comprobantes y gastos, aportaran la informacin para afectar las cuentas mencionadas en el caso los gastos por pagar; las notas de debito de los bancos y/o los documentos relativos a la deuda contrada por la Municipalidad proporcionaran la informacin para afectar las cuentas para el registro de los prstamos a corto plazo y servirn para comprobar los asientos efectuados.

7. La situacin financiera del Tesoro:La Situacin Financiera del Tesoro Municipal, resultante de comparar el activo corriente con el pasivo exigible y las reservas de previsin se reflejara mensualmente en las cuentas "Situacin Financiera del Tesoro" y "Situacin Fiscal de Tesoro" previa cancelacin entre s, de los saldos de ambas cuentas

correspondientes al mes anterior.

8. La situacin de la deuda pblica municipal, cuando exista y la de los intereses relativos a la misma:El monto de las obligaciones de crdito pblico a cargo del Municipio, capital e intereses originados por emisiones, emprstitos, contratos u otras operaciones autorizadas por la Ley de Crdito Pblico. Se asentara en las cuentas "Deuda Pblica Municipal y 'hacienda Municipal". Asimismo, el monto de los fondos que el Municipio site en los bancos para cubrir el pago de capital e intereses de la de la Deuda Pblica Municipal, se asentara en la cuenca "Fondos para Pago Deuda Pblica Municipal11 y "Hacienda Municipal, y los intereses de la Deuda Pblica Municipal pagados por anticipado se asentaran en la cuenta "Intereses Prepagados Deuda Pblica Municipal" y "Hacienda Municipal", si los intereses son descontados antes de su vencimiento, o en "Fondos para Pago Deuda Pblica Municipal" si los intereses son pagados antes de su vencimiento.

Los documentos relacionados con las comunicaciones y constancias referentes a la colocacin de ttulos, con la constitucin de crditos a favor de los prestamistas, con el pago de capital e intereses de la deuda pblica; los comprobantes de bsicos o entidades fideicomisarias; los documentos comprobatorios de pagos efectuados; los registros utilizados para efectuar los clculos de vencimientos de Los intereses; cheques, notas de debito y crdito bancarios. Proporcionaran la informacin para afectar las cuentas mencionadas y servirn de apoyo para los asientos efectuados.

9. Las operaciones relativas a los activos fijos del Municipio, tales como bienes inmuebles, muebles y materias en depsito, as como las que se refieren a las responsabilidades fiscales establecidas a cargo de funcionarios:

El monto de las incorporaciones y desincorporaciones de bienes inmuebles, muebles y materias se reflejara en las cuentas Bienes Inmuebles", "Bienes Muebles y "Proveeduras y Almacenes", respectivamente, afectando a la vez la cuenta "Hacienda Municipal".

En cuanto a las responsabilidades fiscales debidamente confirmadas, a cargo de funcionarios, contratistas u otras personas, por reparos o sentencias de autoridad competente, su registro se realizara afectando las cuentas "Responsabilidades Fiscal es' y "Otros Activos" y los pagos que efecten los responsables, afectando la primera de las nombradas con cargo a "Hacienda Municipal", simultneamente a los asientos que afectan el Tesoro y el Presupuesto.

Cuando se declaren insubsistentes determinadas responsabilidades, estas sern canceladas con cargo a la cuenta "Hacienda Municipal".

Los comprobantes relativas a la incorporacin y desincorporacin de bienes inmuebles y muebles; los comprobantes de entrada y salida de bienes y materias en depsito, as como las sentencias de autoridades competentes que establezcan, modifiquen o anulen las responsabilidades fiscales y los

Comprobantes de pagos efectuados proporcionaran la informacin para afectar las cuentas antes mencionadas y servirn de apoyo a los asientos efectuados.

10. Los ingresos de lenta y de difcil recaudacin:El monto de los ingresos liquidados no recaudables en la vigencia correspondiente y aquellos que se consideren de difcil recaudacin por haber transcurrido el periodo legal de prescripcin, por inexistencia o insolvencia de los contribuyentes, se registrara en la cuenta "Ingresos de Lenta y de Difcil Recaudacin".

Al final de cada ejercicio econmico ser necesario realizar un anlisis de la

totalidad de los derechos liquidados a favor del Fisco Municipal a fin de ajustar tanto las cuentas "Ingresos por Recaudar" e "Ingresos de Lenta y de Difcil Recaudacin" como las reservas constituidas para estas ltimas, dentro de la cuenta de la Hacienda, "Reservas para Activos Dudosos".

Los recibos de cobro y planillas de ingresos bancarios, los informes y anlisis relativos a la calificacin de los ingresos, documento legales sobre exoneraciones, anulaciones, rebajas, proporcionaran la informacin para afectar las cuentas mencionadas y servirn de apoyo para los asientos efectuados.

11. Las operaciones correspondientes a Otros Activos:El monto de los depsitos constituidos para la apertura de cartas de crdito, los reparos por faltantes de fondos o bienes pendientes de confirmacin, las hipotecas a favor del Municipio, cualquier derecho o accin de contenido econmico y el monto de las retribuciones o pagos recibidos por los conceptos sealados, se asentara afectando las cuentas "Otros Activos" y "Hacienda Municipal.

Los documentos que prueben la acreencia a favor del Municipio y los documentes donde conste las modificaciones o cancelaciones efectuadas proporcionaran la informacin para afectar las cuentas indicadas y apoyaran los asientos efectuados.

12. Las deudas administrativas sin disponibilidad presupuestaria:Las deudas administrativas contradas excepcionalmente por la Municipalidad, para les cuales carece de disponibilidad presupuestaria, tales como las obligaciones originadas por sentencias jurdicas y la cancelacin de ellas se asentaran en las cuentas "Obligaciones Diferidas" y "Hacienda Municipal".

Los documentos relativos a la constitucin de la deuda y al registro de la misma

como gasto por pagar, una vez que se hayan apropiado las partidas presupuestarias para cubrirlos, proporcionaran la informacin para afectar las cuentas mencionadas y servirn de apoyo para los asientos efectuados.

13. El resultado anual de la ejecucin presupuestaria:El monto de los gastos y de los ingresos presupuestarios de cada vigencia se transferir, al final de cada ejercicio fiscal, a la cuenta "Ejecucin del Presupuesto" a fin de determinar el resultado de la ejecucin presupuestaria, el cual ser" trasladado a la cuenta "Hacienda Municipal".

14.

La creacin y mantenimiento de las reservas:

Las cifras que resulten de los anlisis practicados a las cuentas del Tesoro y de la Hacienda permitirn determinar tanto las reservas que habrn de constituirse sobre los actives que conforman uno y otro Balance, como las modificaciones de las mismas, y afectaran las cuentas "Reservas de Previsin" y "Reservas para Activos Dudosos", segn el caso.

Los informes sobre constitucin, aumentos y disminuciones de esas reservas, proporcionaran la informacin para afectar las cuentas mencionadas y servirn de soporte a los asientos efectuados.

CAPITULO

VI

-

CUENTAS

CUYO

USO

SE

PRESCRIBE.

NATURALEZA Y EMPLEO.En este captulo se prescriben las cuentas que han de ser utilizadas por la Unidad de Contabilidad encargado de asentar en los registros las operaciones seria ladas en la presente Publicacin.

CUENTAS DEL TESORO

- ACTIVO 102 - Tesorera Municipal 110 - Fondos del Situado Coordinado 120 - Documentos Negociables 122 - Ingresos por Recaudar 126 - Fondos en Avance 128 - Anticipos a Contratistas 130 - Fondos Especiales 132 - Fondos de Terceros

- PASIVO 101 - Ordenes de Pago 103 - Gastos por Pagar 109 - Prstamos a Corto Plazo 131 - Depsitos Especiales 133 - Depsitos de Terceros 141 - Reservas de Previsin 199 - Situacin Financiera del Tesoro

CUENTAS DE LA HACIENDA

- ACTIVO

200 - Situacin Fiscal del Tesoro

202 - Fondo para Pago Deuda Pblica Municipal 204 - Intereses Propagadas Deuda Pblica Municipal 210 - Aportes de Capital y Acciones 211 - Bienes Inmuebles 214 - Bienes Muebles 216 - Proveeduras y Almacenes 220 - Ingresos de Lenta y de Difcil Recaudacin 222 - Responsabilidades Fiscales 240 - Otros Activos

-PASIVO 201 - Deuda Pblica Municipal 203 - Obligaciones Diferidas 221 - Reserva para Activos Dudosos

CUENTAS DEL PRESUPUESTO300 301 302 - Gastos Presupuestarios - Ingresos - Ingresos Extraordinarios

CUENTAS DE RESULTADO DEL PRESUPUESTO309 - Ejecucin Presupuestaria

CUENTA DE PATRIMONIO299 - Hacienda Municipal.

Las cuentas sealadas tienen el significado y empleo que se indican a continuacin:CUENTAS DEL TESORO Activo Corriente

102 - TESORERIA MUNICIPAL

Representa los fondos ordinarios del Fisco Municipal existentes en la Tesorera, procedentes de ingresos presupuestarios, disponibles para atender el pago de gastos u otras operaciones legalmente autorizadas, as como los fondos provenientes de ingresos extraordinarios. Su saldo debe corresponder

exactamente al total de los fondos en Caja, cajas menores, cuentas corrientes bancarias y los que se encuentran transitoriamente en poder de pagadores auxiliares de la Tesorera, distintas de los fondos en avance. Es recomendable que las recaudaciones provenientes de ventas de inmuebles, de donaciones y legados, de contribuciones de mejoras y otros ingresos que tengan destinacin especfica sean manejados mediante cuentas corrientes bancarias distintas de las que se utilizan para el resto de los ingresos que se registran en esta cuenta.

Se debita:

a. Con crdito a la cuenta N "122 - Ingresos por Recaudar" por los ingresos de liquidacin previa al cobro percibidos por la Tesorera. b. Con crdito a la cuenta N "126 - Fondos en Avance" por los reintegros de los fondos no utilizados. c. Con crdito a la cuenta N "220 - Ingresos de Lenta y de Difcil Recaudacin", por la recaudacin de ingresos que figuren en esta cuenta. d. Con crdito a la cuenta N "109 - Prstamos a Corto Plazo" por el cobro de prstamos o sobregiros concedidos por los bancos u otras entidades de crdito. e. Con crdito a la cuenta N "301 - Ingresos" por la recaudacin de los ingresos

de liquidacin simultanea al cobro, f. Con crdito a la cuenta N "303 - Ingresos Extraordinarios" por la recaudacin de ingresos extraordinarios de liquidacin simultanea al cobro.

Se acredita: a. Con cargo a la cuenta N "101 - Ordenes de Pago1' por el pago de gastos u otras operaciones legalmente autorizadas. b. Con cargo a la cuenta N "109 - Prstamos a Corto Plazo por el pago de prstamos o sobregiros concedidos por los bancos. c. Con cargo a la cuenta N "240 - Otros Activos" por el monto de los faltantes en la Tesorera, pendientes de justificar.

Las subcuentas de este rubro son: Las correspondientes a cada uno de los ingresos del Fisco Municipal que de acuerdo do con la Ley, tengan una destinacin especfica, tales como los provenientes de Operaciones de crdito pblico, de venta de bienes inmuebles municipales, de donaciones y legados, de contribuciones a mejoras, etc. Los bancos locales donde se establezcan las cuentas corrientes destinadas al manejo del resto de los ingresos. Las cajas principales y auxiliares.

Los asientos enunciados estarn respaldados por planillas de depsitos bancarios, planillas de transferencia de fondos, notas de debito y crditos bancarios, informes de recaudacin. Cheques, rdenes de pago y actas de arqueo debidamente certificadas.

110 - FONDOS DEL SITUADO COORDINADORepresenta los fondos del Situado Municipal, que de acuerdo con la ley debern invertirse en coordinacin con los ejecutivos regionales, pero que deben manejarse y registrarse separados de los fondos ordinarios, en virtud de que tiene destinacin especfica y tratamiento administrativo y contable especial. Su saldo debe corresponder a la existencia de fondos del Situado Coordinado en la respectiva cuenta bancaria debidamente conciliada.

Se debita:

Con abono a la cuenta N 122 Ingresos por recaudar por los ingresos de cuotas mensuales del Situado Municipal sujeto a coordinacin al serle acreditado al Municipio por la Gobernacin, en la cuenta bancaria establecida para el manejo de estos fondos.

Se acredita: a. Con cargo a la cuenta N 122 - Ordenes de Pago' por los egresos de los fondos en referencia. b. Con cargo a la cuenta N "126 - Fondos en Avance" por los reintegros de los fondos no utilizados. La subcuenta de este rubro es el banco local al cual son transferidos por la Gobernacin del Estado, los fondos del Situado Coordinado Municipal.

El respaldo de los asientos mencionados estar constituido por: comunicaciones emanadas de la Gobernacin del Estado, planillas de depsitos bancarios, resumen de pagos, cheques, notas de debito y crdito bancario.

120 - DOCUMENTOS NEGOCIABLESRepresenta los valores realizables a favor del Tesoro, tales como cedulas, bonos,

letras, pagares, etc., que corresponden a inversiones transitorias del Fisco Municipal que deben conservarse en la Tesorera y pueden ser convertidos en efectivo a corto plazo. Se advierte que las acciones u otros ttulos representativas de inversiones permanentes no se registraran en este rubro Sino en la cuenta N "210 - Aportes de Capital y Acciones, tampoco figuraran en el rubro 'Documentos Negociables las letras de cambio aceptadas por los contribuyentes para amparar ingresos morosos pendientes de recaudacin. Las letras de cambio que tengan estas caractersticas solo ser viran como documento para respaldar la exigibilidad de la deuda. El saldo debe corresponder al valor de los referidos documentos debidamente clasificados, con indicacin de las entidades o personas que deban pagarlos y las fechas de su vencimiento."

Se debita: Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" al registrarse la compra de dichos valores, simultneamente a los asientos que afectan las cuentas del Tesoro y -del Presupuesto. Se acredita: Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" por la venta de tales valores si simultneamente a los asientos que afectan las cuentas del Tesoro y del Presupuesto. Los documentos que respaldan el monto de las inversiones y los comprobantes de ingreso por la venta o cobro de los valores que configuran la cuenta constituirn los soportes documentarios de los asientos respectivos.

122 - INGRESOS POR RECAUDAR

Representa el monto de los impuestos, tasas, aportes, contribuciones y otros ingresos presupuestarios sometidos al procedimiento de liquidacin anticipada, inclusive las cuotas devengadas del Situado Municipal, que no habiendo sido

recaudadas se consideran exigibles a favor del Tesoro Municipal. Su saldo debe corresponder por cada ramo de renta al total de los ingresos presupuestarios pendientes de recaudacin.

Es de advertir que las tasas y otros ingresos del presupuesto cuya liquidacin y recaudacin son simultneas no afectaran esta cuenta, sino que se registraran directamente con abono a la cuenta N "301 - Ingresos" segn se indica al explicar el uso de dicho rubro.

Se debita:

a. Con abono a la cuenta N "301 - Ingresos", por el monto de los ingresos liquidados a cada uno de los contribuyentes o entidades que deben cancelarlos. b. Con abono a la cuenta N "303 - Ingresos Extraordinarios'1 por el monto de los ingresos extraordinarios de liquidacin anticipada. Se acredita: a. Con cargo a las cuentas N "102 - Tesorera Municipal" 6 "110 Fondos del Situado Coordinado", por la recaudacin de los ingresos previamente liquidados. b. Con cargo a la cuenta N "301 - Ingresos11, por las anulaciones, exoneraciones o rebajas de ingresos ya liquidados, correspondientes a la vigencia en curso. c. Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", por las anulaciones, exoneraciones o rebajas de ingresos ya liquidados, si corresponde a vigencias anterior.

Se llevaran subcuentas para cada tipo de ingreso sitito a liquidacin previa, siguiendo el orden previsto en los presupuestos anuales.

Los asientos respectivos estarn respaldados por los documentos relativos a las Liquidaciones realizadas y a los cobros efectuados as come los correspondientes a las -exoneraciones, anulaciones y rebajas.

126 - FONDOS EN AVANCE

Representa los fondos en poder de habilitados, administradores y otros empleados de la Municipalidad, destinados al pago de gastos presupuestarios, y los fondos entregados a organismos ejecutores de programas del Situado Coordinado. Su saldo debe coincidir con el total de los fondos entregados que estn pendientes de rendicin de cuenta.

Se debita:

Con abono a la cuenta N 101 - Ordenes de Pago", por el monto de las rdenes de pago emitidas en calidad de avance.

Se acredita:

a. Con cargo a la cuenta N "300 - Gastos presupuestarios" por el monto comprobado de la inversin de los fondos entregados en calidad de avance, b. Con cargo a las cuentas N 102 - Tesorera Municipal" 6 "110 - Fondos del Situado Coordinado", por los reintegros efectuados de fondos ordinarios o fondos del Situado Coordinado, no utilizados.

Las subcuentas de este rubro son; Presupuesto Ordinario, y Situado Coordinado

Los asientos enunciados estarn respaldados por las rdenes de Avance, comprobantes de rendiciones de cuenta y comprobantes de reintegro de fondos entregados en calidad de avance, no gastados,

128 - ANTICIPOS A CONTRATISTAS

Representa los fondos anticipados a los contratistas, proveedores, etc., a cuenta de construccin de obras pblicas y suministros de bienes y/o servicios, hasta tanto se haga entrega total o parcial de las obras y/o bienes o servicios contratados. Los fondos anticipados se amortizaran en el curso de la ejecucin del contrato, en la oportunidad en que se produzcan las valuaciones respectivas. El saldo de esta cuenta debe corresponder al monto de los anticipos entregados, pendientes de amortizacin.

Se debita:

Con abono a la cuenta N "101 - Ordenes de Pago", por el monto de las ordenes de pago emitidas en calidad de anticipos.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "300 - Gastos Presupuestarios", por el monto de las amortizaciones efectuadas.

Las subcuentas de este rubro son:

Presupuesto Ordinario y Situado Coordinado

Los documentos que respaldan los asientos mencionados estn constituidos por las rdenes de Pago y las valuaciones de obras o documentos similares, donde conste la amortizacin de los anticipos.

130 - FONDOS ESPECIALES

Representa aquellos fondos oficiales que maneja la Tesorera, distintos de los Ordinarios y los del Situado Coordinado, destinados a atender determinados servicios o a cumplir finalidades especificas. Estos fondos deben mantenerse separados en cuentas corrientes especiales. El saldo de esta cuenta debe coincidir permanentemente con el de su correlativa N "131 - Depsitos Especiales".

Se debita:

Con abono a la cuenta N "131 - Depsitos Especiales", por los ingresos correspondientes a cada fondo.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta correlativa N "131 - Dep6sitos Especiales", por los egresos comprobados. Los soportes para los asientos enunciados estarn constituidos por las planillas de depsitos bancarios, cheques, notas de dbito y crdito bancarios y dems documentos correspondientes a la recepcin y egresos de los fondos.

132 - FONDOS DE TERCEROSRepresenta el dinero perteneciente a terceras personas o entidades, que se maneja en la Tesorera., y proviene de dep6sitos y retenciones, que se mencionan en la cuenta correlativa N "133 - Depsitos de Terceros". Tambin deben figurar en esta cuenta el efectivo y los cheques ya girados correspondientes a jornales, sueldos u otros gastos contabilizados, cuyo valor est pendiente de entregar a sus beneficiarios.

Estos fondos tambin deben mantenerse separados en cajas o cuentas corrientes

bancarias distintas de las utilizadas para el manejo de los fondos ordinarios y los del Situado Coordinado, Su saldo representa el efectivo, cheques, sobres contentivos de dinero por entregar y depsitos en las cuentas bancarias respectivas. El saldo de esta cuenta debe coincidir permanentemente con el de su correlativa N "133 - Depsitos de Terceros".

Se debita:

Con abono a la cuenta N "133 - Depsitos de Terceros" por los ingresos correspondientes a cada fondo.

Se acredita: Con cargo a la cuenta N "133 - Depsitos de Terceros11, por la devoluci6n o entrega comprobada de los fondos. Los asientos enunciados estarn respaldados por los comprobantes de retenciones, planillas de depsitos bancarios, cheques, recibos correspondientes a la devolucin de los fondos.

Pasivo Corriente

101 - ORDENES DE PAGORepresenta el valor de las rdenes de pago giradas contra los fondos ordinarios del Tesoro y los fondos del Situado Coordinado, debidamente autorizadas por la Contralora Municipal, si existiere, o en su defecto por la Administracin Municipal. Su saldo debe corresponder al valor de las rdenes giradas, pendientes de pago,

Se acredita:

a. Con cargo a la cuenta N "103 - Gastos por Pagar" por: 1. Las rdenes de pagos especiales directos y por los vencimientos mensuales de las rdenes permanentes. 2. Las ordenes de avance, tanto las especiales como los vencimientos mensuales de las rdenes permanentes, siempre que sean destinadas a pago de sueldos, salarios y otros gastos similares. Este asiento es

simultneo al que se efecta para registrar previamente el gasto por pagar, debitando la cuenta N "300 - Gastos Presupuestarios" con crdito a la N "103 - Gastos por Pagar

b. Con cargo a la cuenta N "126 - Fondos en Avance" por el monto de las rdenes de avance en la oportunidad de su emisin, siempre que las mismas no sean destinadas al pago de sueldos, salarios u otros gastos similares. c. Con cargo a la cuenta N "128 - Anticipos a Contratistas", por el giro de las rdenes de pago mediante las cuales se conceden anticipos a contratistas.

Se debita:

a. Con abono a la cuenta N "102 - Tesorera Municipal" o a la N "110 Fondos del Situado Coordinado", segn el caso, por la cancelacin de las rdenes emitidas. b. Con abono a las cuentas Nos. "103 - Gastos por Pagar", "126 - Fondos en Avance" 6 "128 - Anticipos a Contratistas", segn el caso por las anulaciones ocasionales de rdenes de pago ya modificadas. Las rdenes de pago, las de anulaciones .y los cheques, respaldaran los asientos mencionados.

103 - GASTOS POR PAGARRepresenta el monto de los gastos por pagar, causados durante la vigencia, tanto por concepto de recepcin de bienes, servicios y obras ejecutadas, como por el monto de los vencimientos mensuales de las rdenes de pago permanentes, autorizadas por la Administracin Municipal. Su saldo corresponde al monto de los gastos causados por pagar pendientes de girar.

Se acredita:

a. Con cargo a la cuenta N "300 - Gastos Presupuestarios" por el monto de los gastos causados durante el mes, correspondientes a la ejecucin del presupuesto ordinario y coordinado constituidos por: 1. Bienes y servicios recibidos y el monto de las obras ejecutadas, deducida la amortizacin de anticipos otorgados a contratistas. 2. El monto de los vencimientos de las 6rdenes de pago permanentes. 3. El monto de las rdenes de avance giradas para cancelar sueldos, salarios y gastos similares.

Se debita: a. Con abono a la cuenta N0 "101 - Ordenes de Pago" por: 1. El monto de las rdenes de pago directas emitidas. 2. Los vencimientos peri6dicos de las rdenes de pago permanentes 3. El monto de las rdenes de pago de avance, emitidas para cubrir sueldos, salarios y gastos similares. Los asientos Nos. 2 y 3 anteriores, son simultneos a los enunciados en los mismos nmeros de los crditos, por cuanto su registro esta" amparado por la emisin de la orden de pago.

Las subcuentas de este rubro son:

Presupuesto Ordinario y Situado Coordinado

Los documentos que respaldan estas operaciones estn constituidos por las constancias de recepcin de bienes y servicios, las valuaciones de obras, los comprobantes de gastos y las rdenes de pago.

109 - PRESTAMOS A CORTO PLAZORepresenta el pasivo ocasionado por los crditos que obtenga la Administracin Municipal, as como los sobregiros que le sean concedidos por bancos u otras entidades, para ser cancelados dentro de la vigencia, con el objeto de solucionar situaciones transitorias de la Tesorera. Su saldo corresponde al monto de los prstamos y sobregiros pendientes de pago, sin los intereses; estos se cargarn a la cuenta N "300 - Gastos Presupuestarios".

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "102 - Tesorera Municipal" o a la N "110 - Fondos del Situado Coordinado al recibirse los prestamos u obtenerse los sobregiros

Se debita:

Con abono a la cuenta N "102 - Tesorera Municipal" "o a la N "110 - Fondos del Situado Coordinado" cundo las obligaciones son canceladas. Estas

cancelaciones se realizaran sin que medie emisin de rdenes de pago, pues no afectan el presupuesto. Los asientos estarn respaldados por las notas de debito y crdito bancarios y por los cheques emitidos para la cancelacin de dichos prstamos.

131 - DEPOSITOS ESPECIALESEsta cuenta es la correlativa de la N "130 - Fondos Especiales" descrita en el Activo, y se utiliza para reflejar la correspondiente obligacin del Tesoro ya que dichos fondos deben ser invertidos en las finalidades especficas para los cuales fueron constituidos. Especiales Su saldo debe coincidir con el de su correlativa "Fondos

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "130 - Fondos Especiales" por los ingresos correspondientes a cada fondo.

Se debita: Con abono a la cuenta N "130 - Fondos Especiales" por los egresos comprobados.

Las subcuentas se clasificaran de acuerdo con la naturaleza de los depsitos. Los asientos enunciados estarn respaldados por planillas de depsitos o notas de debito y crdito bancarios y por los cheques emitidos y dems comprobantes da ingresos y egresos.

133 - DEPOSITOS DE TERCEROS

Esta cuenta es la correlativa de la N "132 - Fondos de Terceros", y representa el pasivo originado por retenciones o depsitos de terceras personas, que deben ser entregados a sus propietarios o destinatarios. Los casos ms frecuentes de esta clase de depsitos son: Las consignaciones en garanta de contratos. Retenciones legales u opcionales por concepto de Impuesto sobre la Renta,

Seguro Social Obligatorio, Caja de Ahorros, Cooperativas, Sindicatos, etc., Los cheques y dinero por entregar a sus beneficiarios, correspondientes a gastos contabilizados, que permanecen en la Caja de la Tesorera al final de cada mes. El saldo de esta cuenta debe ser igual al de su correlativa N "132 - Fondos de Terceros" Se acredita: Con cargo a la cuenta N "132 - Fondos de Terceros" por los ingresos y retenciones -indicados.

Se debita:

Con abono a la cuenta N "132 - Fondos de Terceros" por la devolucin o entrega de los fondos a sus beneficiarios.

Las subcuentas de este rubro se clasificaran de acuerdo con la naturaleza de los depsitos, discriminados por personas o entidades propietarias o destinatarias. Los soportes documentarios de los asientos descritos son las relaciones de retenciones efectuadas, las planillas de dep6sitos bancarios, los cheques emitidos y los recibos que respaldan la devolucin de estos fondos.

141 - RESERVAS DE PREVISIONEsta cuenta se utiliza para compensar en el pasivo la proporcin en que se estima que algunas de las cuentas del activo del Tesoro son de lenta realizacin, con el objeto de que los balances presenten con la mayor aproximacin posible, la situacin financiera del Tesoro Municipal. Su saldo debe corresponder al total de las reservas estimadas para cada rengln de cuentas del Tesoro que las requiera.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", inicialmente por el monto estimado de los activos corrientes del Tesoro que se consideren de lenta recaudacin y anualmente, por los reajustes de las reservas, que representen un aumento de las mismas.

Se debita:

Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" por los reajustes, a la estimacin inicial, que representen disminucin de las reservas de previsin.

Las subcuentas de este rubro sern los renglones de cuentas del Tesoro a las cuales se les creo reservas. Los documentos de apoyo de los asientos citados sern los informes donde se determine los activos de lenta realizacin y los que justifican los aumentos o disminuciones de las respectivas reservas.

199 - SITUACION FINANCIERA DEL TESOROEsta cuenta muestra al final de cada mes y al cierre de la vigencia anual, el estado de liquidez del Tesoro en su conjunto, por comparacin entre los saldos del activo y del pasivo corriente, incluidas las reservas de previsin. Si el total de los activos disponibles y realizables es superior al monto del pasivo exigible y las reservas de previsin, la situacin es favorable y por consiguiente hay su Supervit Fiscal; en caso contrario se presenta un Dficit Fiscal.

El saldo de la cuenta N 199 representa tanto la situacin financiera de los fondos ordinarios como la situacin de los fondos del Situado Coordinado. Es de

observar que a los fines del establecimiento de la liquidez del Tesoro Municipal a una fecha determinada, deber tenerse presente, que los fondos del Situado Coordinado estn permanentemente comprometido mediante convenios. Y

contratos, aun cuando estos ltimos no constituirn gastos causados hasta tanto no se hayan ejecutado.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "200 - Situacin Fiscal del Tesoro" al abrir las cuentas y al final de cada mes, por la diferencia favorable entre los montos del activo y pasivos corrientes de las cuentas del Tesoro.

Se debita.

Con abono a la cuenta N "200 - Situacin Fiscal del Tesoro", si la diferencia entre el monto del activo y el pasivo corrientes de las cuentas del Tesoro fuere desfavorable. Para establecer la situacin financiera al final de cada mes, los saldos de las cuentas Nos. 199 y 200, que provienen del mes anterior se cancelan entre s para que den en cero y simultneamente se afectan las mismas cuentas con la nueva situacin Financiera obtenida por la comparacin de las cuentas del Tesoro, tal como se explica a continuacin:

El siguiente ejemplo ilustra, utilizando cifras convencionales, la forma como debe establecerse la situacin financiera del Tesoro Municipal por comparacin entre los saldos del activo corriente y del pasivo exigible que muestran los balances de comprobacin al final de cada mes:

ACTIVO CORRIENTE

PASIVO EXIGIBLE

CUENTA N 102 Bs.

SALDO 4.000.000,00

CUENTA N 101 Bs.

SALDO 1.000.000,00

110 120 122 126 128 130 132

2.000.000,00 500.000,00 1.500.000,00 500.000,00 600.000,00 1.000.000,00 500.000,00

103 109 131 133 141

4.000.000,oo 1.000.000,oo 1.000.000,00 500.000,oo 10.000,00

SUBTOTAL Bs. SUPERAVIT FISCAL" TOTAL ACTIVO Bs. 10.600.000,00 TOTAL PASIVO Bs.

7.510.000,oo 3.090.000,00 10.600.000.oo

En el ejemplo anterior el total del activo corriente es superior al del pasivo exigible, por consiguiente existe un supervit fiscal; de presentarse la situacin contraria, resultara un dficit fiscal.

La determinacin de la situacin financiera del Tesoro es de gran importancia. En efecto, la existencia de un supervit fiscal significa, que los recursos disponibles cubren ms all de las obligaciones inmediatas del Tesoro Municipal, en tanto que un dficit fiscal obliga a tomar las medidas administrativas pertinentes, por cuanto los recursos disponibles y realizables no cubren las obligaciones inmediatas del Tesoro.

CUENTAS DE LA HACIENDA Activo de la Hacienda

200 - SITUACION FISCAL DEL TESOROEsta cuenta, correlativa de la N "199 - Situaci6n Financiera del Tesoro", descrita anteriormente, sirve como rubro de enlace entre las cuentas del Tesoro y el grupo de cuentas de la Hacienda; asimismo tiene por finalidad restituir en el balance, de las cuentas de la Hacienda el saldo neto crdito o debito que auto equilibra las cuentas del Tesoro. Su saldo debe corresponder exactamente con el de su cuenta correlativa N "199 - Situacin Financiera del Tesoro".

Se debita:

Con abono a la cuenta N "199 - Situacin Financiera del Tesoro", al final de cada mes por la diferencia favorable que resulte de la comparacin de los saldos del activo corriente con los del pasivo exigible y las reservas de previsin.

Se acredita: Con cargo a la cuenta N "199 Situacin Financiera del Tesoro", al final de cada mes, por la referencia desfavorable que resulte de la comparacin de las referidas cuentas del Tesoro. Tal como se cotejo al explicar el uso de la cuenta N 199, al final de cada mes, antes de determinar la nueva situaci6n financiera del Tesoro se cancelan entre s, las cuentas nos. "199 Situacin Financiera del Tesoro" y "200 Situacin Fiscal

del Tesoro", para dejarlas en cero. Si el saldo de la cuenta N 199 es crdito, indicativo de un supervit fiscal, el saldo de la N 200 ser debito, porque esta situacin favorable del Tesoro viene a incrementar la Hacienda Municipal. En el caso contrario, es decir, si se establece una-situaci6n deficitaria del Tesoro, los saldos en referencia se invierten y el de la cuenta N 200 aparecer como un pasivo que pesa sobre la Hacienda Municipal.

202 - FONDO PARA PAGO DEUDA PUBLICA MUNICIPALEsta cuenta representa los fondos destinados para cubrir el pago de capital e intereses de la Deuda Pblica Municipal, contrada previa autorizacin legal. Su saldo debe mostrar los fondos disponibles para atender el pago de la deuda pblica y se detallara". Por entidades bancarias" donde se depositen los fondos.

Se debita:

Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", por los fondos que site la Tesorera Municipal en la entidad fideicomisaria o en una cuenta bancaria especial para atender el servicio de la deuda. Previamente se efectuaran los asientos que afectan las cuentas del Tesoro y del Presupuesto.

Se acredita: a. Con cargo a la cuenta N 201 - Deuda Pblica Municipal", por los pagos que se efecten de las cuotas de capital e intereses vencidos

b. Con cargo a la cuenta N "204 - Intereses Prepagados Deuda Pblica Municipal", por el monto de los intereses pagados antes de su vencimiento. Los soportes documentarios de los asientos descritos estar*n representados por los cheques relativos a las operaciones que se realicen, documentos comprobatorios de los pagos efectuados y comprobantes de bancos o entidades fideicomisarias.

204 - INTERESES PREPAGADOS DEUDA PBLICA MUNICIPALRepresenta el monto de los intereses descontados o pagados por anticipado y aun no vencidos, a los acreedores de la Deuda Pblica Municipal, Su saldo estar discriminado por las operaciones que ocasionaron los descuentos o los pagos

anticipados e ir disminuyendo a medida que se venzan los intereses.

Se debita:

a. Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" por el monto de los intereses de obligaciones negociadas directamente a descuento. b. Con abono a la cuenta N "202 - Fondo para Pago Deuda Pblica Municipal, por el monto de los intereses pagados antes de su vencimiento.

Se acredita: Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", por el monto de los intereses -descontados o pagados por anticipado al irse venciendo los periodos respectivos. Los asientos enunciados estarn respaldados por los registros utilizados para efectuar los clculos de vencimiento de los intereses y los cheques, notas de debito carias.

210 - APORTES DE CAPITAL Y ACCIONES.Representa el valor de las inversiones de carcter permanente efectuadas por la municipalidad en entes autnomos, corporaciones regionales, compaas annimas, empresas mixtas fundaciones, mancomunidades y similares. Tales inversiones deben estar presentadas por los ttulos o comprobantes de los aportes respectivos. Su saldo debe detallarse por empresas o entidades en los cuales la Municipalidad haya realizado los aportes. Las mencionadas entidades deben presentar anualmente a las Municipalidades sus balances e informes financieros con indicacin de la cunta de los derechos o acciones que corresponden al Fisco Municipal, para los efectos de su anlisis y registro contable, si es el caso.

Se debita:

Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal": 1. Cuando se entregan los aportes o se compran las acciones,

simultneamente a los asientos que afectan las cuentas del Tesoro y del Presupuesto. 2. Cuando por cualquier motivo se incremente el valor de tales aportes.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", por la disminucin del valor de los referidos aportes y acciones. Los documentos que amparan los asientos enunciados son los comprobantes justificativos de los aportes realizados por el Concejo Municipal en los entes respectivos, los comprobantes de venta, cuando sea el caso, y los Estados Financieros de los, Entes en los cuales se ha realizado la inversin.

212 - BIENES INMUEBLESRepresenta el valor de los terrenos, edificios e instalaciones pertenecientes a la Municipalidad, con excepcin de las construcciones de uso y dominio pblico, tales como obras viales, sanitarias, hidrulicas y similares y los recursos naturales como bosques, minas y yacimientos, que de acuerdo a la ley pudieran pertenecerle. Su saldo estar discriminado por propiedades, clasificadas de acuerdo con su naturaleza, uso y destinacin segn se indica en el Anexo N 4 de esta Publicacin.

Se debita:

Con abono a la cuenta N "299 Hacienda Municipal" por: 1. El valor del inventario inicial de dichos bienes.

2.

Las compras, construcciones, adiciones, mejoras y dems conceptos de

incorporacin que se mencionan en el Anexo N 4, antes mencionado.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" por: 1. Las ventas de inmuebles legalmente autorizadas, afectando

simultneamente las cuentas del Tesoro y del Presupuesto. 2. Los dems conceptos de desincorporaciones indicados en esta

Publicacin.

Los asientos enunciados estarn respaldados por las constancias de los inventarios oficiales practicados y documentos de propiedad debidamente protocolizados, los comprobantes relativos a las incorporaciones y

desincorporaciones de bienes y los documentos registrados, relativos a las transferencias de la propiedad a terceras personas.

214 - BIENES MUEBLESRepresenta el valor de los objetos y equipos de naturaleza mvil y de carcter permanente o semipermanente, es decir que no desaparezcan al primer uso, que estn al servicio de las dependencias de la Municipalidad. Los semovientes

tambin se incluyen dentro de este rubro. Su saldo estar discriminado por las Unidades de Trabajo que los tengan a su servicio, guarda o custodia. A los efectos de la clasificacin, denominacin y especificaciones con que deben figurar los bienes muebles, as como en lo relativo al registro contable de su movimiento, deber consultarse el Anexo N 4 de la presente Publicacin.

Se debita:

a. Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", por:

1.

El monto de los inventarios inciales de bienes muebles en uso en todas las

Unidades de Trabajo de la Administracin Municipal. 2. Mensualmente, por el valor de las incorporaciones por compras, traspasos y

dems conceptos incluidos en el mencionado Anexo N 4, b. Con abono a la cuenta N "216 - Proveeduras y Almacenes", por los traspasos de bienes en depsito para el uso de las dependencias del Concejo.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", por concepto de desincorporaciones de bienes muebles en uso, debidamente autorizadas y comprobadas en la forma que -indica el citado anexo. Las constancias de los inventarios inciales realizados y los comprobantes relativos a la incorporacin y desincorporacin de bienes respaldaran los asientos enunciados.

216 - PROVEEDURIAS Y ALMACENESEsta cuenta representa el valor de las existencias de muebles en depsito y de mate--riales de consumo en los almacenes de la Municipalidad. Su saldo debe corresponder al valor de las existencias en cada una de las proveeduras, dep6sitos o almacenes, donde de acuerdo con lo previsto en la Publicacin N 15 de la Contralora General de la Repblica, debe llevarse un registro que refleje el movimiento de tales materias -por especies y valores.

Se debita:

Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", por: 1. El monto de los inventarios inciales de estos bienes. 2. El valor de las entradas o incorporaciones que se ocasionen por compras, traspasos recibidos, donaciones y dems conceptos mencionados en la referida

Publicacin N 15.

Se acredita:

a. Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" por el valor de los suministros de materiales para el consumo, donaciones autorizadas y dems conceptos de salida o desincorporacin de los almacenes. b. Con cargo a la cuenta N "214 - Bienes Muebles", por los traspasos de bienes muebles en depsito para el uso de las dependencias de la Municipalidad. Las constancias de los inventarios inciales y los comprobantes de entrada y salida de los bienes almacenados, constituirn los soportes documentarios de los asientos.

220 - INGRESOS DE LENTA Y DE DIFICIL RECAUDACIONEsta cuenta representa el monto de aquellos ingresos que aunque considerados cobrables se estima que no se recaudaran en la vigencia en curso. Tambin se registraran en esta cuenta los ingresos liquidados que se consideran de difcil recaudacin, por haber transcurrido el periodo legal de prescripcin, por inexistencia o insolvencia de los contribuyentes o por cualquier otra causa, El uso de esta cuenta requiere una cuidadosa calificaci6n en los registros de Contribuyentes que se lleven a fin de determinar, las partidas que deben figurar en la cuenta N"122 - Ingresos por Recaudar11 y las que deben incluirse en esta cuenta N 220, sin que tal separacin rompa la unidad de los registros.

Se debita: Con abono a la cuenta N "122 - Ingresos por Recaudar", por los traspasos que se hagan de ingresos calificados como de lenta y de difcil recaudacin.

Se acredita:

a. Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" por las anulaciones, exoneraciones y rebajas de ingresos facturados que figuran en esta cuenta. b. Con cargo a la cuenta N "102 - Tesorera Municipal" por los pagos que realicen los contribuyentes que figuran en esta cuenta N 220,

Las Subcuentas sern: Ingresos de Lenta Recaudacin Ingresos de Difcil Recaudacin

Los asientos estarn respaldados por los recibos de cobro, informes y anlisis relativos a la calificacin de los ingresos; documentos legales sobre

exoneraciones, anulaciones y rebajas, planillas de ingresos bancarios.

222 - RESPONSABILIDADES FISCALESEsta cuenta representa el monto de reparos confirmados o sentencias de autoridad competente, a cargo de ex funcionarios, contratistas u otras personas, que se hayan originado por desfalcos o faltantes de fondos, bienes muebles, materiales o por cualquier otro perjuicio cuantificable que afecte al Fisco Municipal, Su saldo debe clasificarse por los conceptos que originaron los cargos y detallarse con expresi6n de los -nombres y cedulas de identidad de los responsables.

Se debita: a. Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" para incorporar el monto de las responsabilidades establecidas con anterioridad a la apertura del nuevo Sistema. b. Con abono a la cuenta N "240 - Otros Activos", por el traspaso de los cargos fiscales que se confirmen.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal": 1. Por los pagos que hagan los responsables, sus fiadores o herederos, de

las cantidades adeudadas, simultneamente a los asientos que afectan las cuentas del Tesoro y del Presupuesto. 2. Por el monto de las responsabilidades fiscales declaradas insubsistentes

en virtud de fallos, sentencias o actos de autoridades competentes, o por cualquier otra causa.

Los documentos relativos a las decisiones de las autoridades competentes que establezcan, modifiquen o anulen las responsabilidades fiscales y los

comprobantes de pagos efectuados por los responsables constituirn los soportes de los asientos mencionados.

240 - OTROS ACTIVOSEn esta cuenta se agrupan todos los dems activos del Fisco Municipal, no comprendidos expresamente en los rubros anteriormente mencionados. Entre ellos se encuentran los depsitos constituidos en los bancos para la apertura de cartas de crdito, los faltantes de fondos o bienes pendientes de confirmacin, las cuentas por cobrar a largo plazo as como cualesquiera otros derechos y acciones de contenido econmico de propiedad municipal. El saldo debe detallarse indicando la naturaleza de cada uno de estos activos, su origen, tradicin legal y entidades o personas deudoras, o bajo cuya custodia se encuentren. Se debita:

a. Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" para registrar el monto inicial de esta clase de activos. b. Con abono a otras cuentas del balance por los traspasos que se hagan de dichos rubros a esta cuenta N 240.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N 299 - Hacienda Municipal", por; 1. La recaudaci6n de los derechos ya sealados, simultneamente a los

asientos que afectan las cuentas del Tesoro y del Presupuesto. 2. Cuando por decisin de autoridad competente, se declaren insubsistentes

los activos que conforman la cuenta.

Los soportes documentarios de estos asientos son los documentos donde conste la acreencia efectuada a favor del fisco Municipal y los relativos a las modificaciones o cancelaciones.

Pasivo de la Hacienda

201 - DEUDA PBLICA MUNICIPALEsta cuenta representa el 4nonto de las obligaciones de crdito publico cargo de la Municipalidad capital adeudado e intereses vencidos originado por emisiones, emprstitos, contratos u otras operaciones autorizadas por la Ley de Crdito Pblico. El saldo estar discriminado por emprstitos, emisiones o contratos que originaron la deuda pblica interna e indicara el detalle de capital adeudado y los intereses vencidos por pagar.

Se acredita: Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", as: 1. Por el monto de la deuda puesta en circulacin, mediante la colocacin de

bonos, emisin de pagares, ejecucin de contratos o cualquier otra operacin de crdito publico, y 2. Por el monto de los intereses vencidos a medida que se vayan causando.

Se debita:

Con crdito a la cuenta N "202 - Fondo para Pago Deuda Pblica Municipal", por el monto de las amortizaciones de capital adeudado y pago de intereses vencidos.

Es entendido que al recibir el producto de cada operacin de crdito pblico, se cargara simultneamente la cuenta N "102 - Tesorera Municipal", con abono a la N "303 - Ingresos Extraordinarios".

Las Municipalidades que as lo requieran aplicaran, por analoga, la Publicacin N 19, sobre "Contabilidad Fiscal de Crdito Pblico", y utilizaran las cuentas estadsticas de orden que all aparecen,

Los asientos estarn respaldados por los documentos relacionadas con las comunicaciones y constancias referentes a la. Colocacin de ttulos, documentos relacionados con la constitucin de los crditos a favor de los prestamistas y los documentos relacionados con el pago de capital e intereses de la deuda pblica.

203 - OBLIGACIONES DIFERIDASEsta cuenta representa el monto de las deudas administrativas contradas excepcionalmente por el Gobierno Municipal, para cuyo pago no existe disponibilidad presupuestaria; tales como las obligaciones originadas por sentencias judiciales o causas similares. El saldo debe detallarse por persona o entidad acreedora, con indicacin de la naturaleza de las obligaciones. Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", por el monto de las obligaciones contradas.

Se debita:

Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" cuando se cancelen las referidas obligaciones, una vez que se apropien las partidas presupuestarias para cubrirlas y se afecten las cuentas del Tesoro y del Presupuesto de acuerdo con el procedimiento ordinario. Los documentos que justifican los asientos contables referidos son los relativos a la constitucin de la deuda y al pago de la misma.

221 - RESERVAS PARA ACTIVOS DUDOSOSEsta cuenta representa la proporoi6n de los activos de la Hacienda que se estiman de difcil realizacin. En tal caso pueden encontrarse cantidades que figuren en las cuentas Nos. "220 - Ingresos de Lenta y de Difcil Recaudacin"; "222 Responsabilidades Fiscales. Y "240 - Otros Activos", cuando se trate de personas o entidades insolventes. Su saldo debe detallarse por los rubros del activo de la Hacienda a los cuales se refiere la reserva estimada.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" , por el monto de las referidas reservas creadas y cada vez que ellas deben incrementarse.

Se debita:

Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal" por los reajustes que representen disminucin de las reservas mencionadas, Los Informes que justifiquen la creacin, modificacin y eliminacin de las respectivas reservas constituirn los soportes de los asientos mencionados.

300 - GASTOS PRESUPUESTARIOS

Esta cuenta representa, en el curso de la vigencia, el monto de los gastos incurridos por la recepcin de bienes y servicios, por el monto comprobado de la inversin de los fondos girados en calidad de avance y en general por los gastos causados con motivo de la ejecucin presupuestaria.

Se debita:

a. Con abono a la cuenta N "126 - Fondos en Avance", por el monto de las rendiciones de cuentas efectuadas por los responsables del manejo de fondos girados calidad de avance. b. Con abono a la cuenta N "128 - Anticipos a Contratistas, por el monto de las amortizaciones efectuadas por los contratistas sobre los anticipos recibidos. c. Con abono a la cuenta N "103 - Gastos por Pagar", por el monto de los dems gastos incurridos en el mes, que debern cancelarse tanto con los fondos ordinarios como con los del Situado Coordinado. en

Se acredita:

a. Con cargo a las cuentas Nos. "102 - Tesorera Municipal" 6 "110 - Fondos

del

Situado Coordinado, segn sea el caso, por los reintegros de rdenes de pago girados para cancelar sueldos, salarios y similares, en el caso en que excepcionalmente no se hayan utilizado la totalidad de los fondos. b. Con cargo a la cuenta N "309 - Ejecucin del Presupuesto", al final del ao, para cancelar los gastos incurridos correspondientes a cada uno de los presupuestos.

Las subcuentas de este rubro son:

Presupuesto Ordinario y

Situado Coordinado

Los comprobantes de gastos que afecten la cuenta N "103 - Gastos por Pagar, tales como facturas, valuaciones, etc.; las rdenes de pago, en el caso de los gastos que se registran simultneamente a la emisin de dichas ordenes, los comprobantes de rendiciones de cuenta de los fondos girados en calidad de avance y de los reintegros, se usaran para respaldar los asientos mencionados.

301 INGRESOSEsta cuenta representa el monto de los ingresos devengados por el Municipio, en el curso de cada vigencia fiscal. Su saldo debe mostrar acumulativamente en el curso de cada vigencia el monto de los ingresos presupuestarios devengados, discriminados por ramos.

Se acredita:

a. Con cargo a la cuenta N "122 - Ingresos por Recaudar", por el valor de los ingresos que hayan sido liquidados a favor del Tesoro, durante cada periodo fiscal, inclusive las cuotas del Situado Municipal por constituir recursos fijos aun

cuando no hayan ingresado en la Tesorera. b. Con cargo a la cuenta N "102 - Tesorera Municipal", por el valor de los ingresos que no son objeto de liquidacin previa.

Se debita:

a. Con abono a la cuenta N "122 - Ingresos por Recaudar" por las cancelaciones, exoneraciones o rebajas de los ingresos ya liquidados, siempre y cuando correspondan a la vigencia en curso. b. Con abono a la cuenta N "309 - Ejecucin del Presupuesto", al cierre de cada vigencia anual, para transferir a esa cuenta su saldo crdito.

Las subcuentas sern:

Ingresos del Presupuesto Ordinario y Ingresos del Situado Coordinado

Las planillas de liquidacin de los ingresos as como los documentos relativos a las recaudaciones, exoneraciones, anulaciones y modificaciones de los mismos, servirn de soporte a los asientos descritos.

303 - INGRESOS EXTRAORDINARIOSEsta cuenta representa el monto de los ingresos percibidos por la Municipalidad, en el curso de cada vigencia, originados por concepto de operaciones de crdito pblico, ventas de terrenos municipales y por cualquier otro concepto sealado por la Ley como ingresos extraordinarios. Su saldo debe mostrar acumulativamente, en el curso de la vigencia fiscal, el monto percibido por cada rengln de Ingresos Extraordinarios.

Se acredita:

a. Con cargo a la cuenta N "102 - Tesorera Municipal", por el monto de los ingresos extraordinarios recibidos. b. Con cargo a la cuenta N "122 - Ingresos por Recaudar", por el monto de los ingresos extraordinarios de liquidacin previa.

Se debita:

Con abono a la cuenta N "309 - Ejecucin del Presupuesto" al cierre de cada vigencia anual, para transferir a esta cuenta su saldo crdito. Las planillas de liquidacin y dems documentos comprobatorios del origen de los

ingresos servirn de soportes para los asientos anteriormente sealados.

CUENTA DE RESULTADO DEL PRESUPUESTO

309.- EJECUCION DEL PRESUPUESTOEsta cuenta se utiliza para registrar el resultado de la ejecucin presupuestaria y transferir el supervit o dficit ocurrido al final del ejercicio econmico, a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal"

Se acredita al 31 de diciembre de cada ao:

a. Con cargo a la cuenta N-"301 - Ingresos" por el saldo de esta cuenta, para cancelarla. b. Con cargo a la cuenta N"303 - Ingresos Extraordinarios" por el saldo de esta cuenta para cancelarla. c. Con cargo a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", por el saldo definitivo de esta cuenta N 309, cuando el resultado del ejercicio sea deficitario.

Se debita al 31 de diciembre de cada ao:

a. Con abono a la cuenta N '300 - Gastos Presupuestarios", por el saldo de esa cuenta para cancelarla. b. Con abono a la cuenta N "299 - Hacienda Municipal", por el saldo definitivo de esta cuenta N 309, cuando se produce un supervit.

Las subcuentas sern:

Ejecucin del Presupuesto Ordinario Ejecucin del Situado Coordinado

CUENTA DEL PATRIMONIQ.

299 - HACIENDA MUNICIPALEsta cuenta representa el patrimonio contable neto del Fisco Municipal que resulta de la comparacin entre el activo y el pasivo del balance. Los cargos y abonos a esta cuenta quedaron descritos al tratar sobre el uso de los rubros respectivos; no obstante debe tenerse presente que cualquier operacin que directa o indirectamente aumente el Patrimonio Municipal requerir un crdito a esta cuenta, en tanto que cualquier operacin que disminuya la Hacienda Municipal exigir un cargo a la misma. Tngase presente, que esta Publicacin prev asientos en esta cuenta N "299 Hacienda Municipal" simultneos a otros que afectan cuentas del Tesoro y del Presupuesto, con el objeto de mantener permanentemente conciliadas las cuentas de ingresos y de gastos de la contabilidad patrimonial con las de la ejecucin presupuestaria. Tales asientos en la cuenta N 299 son necesarios a fin de que queden correctamente registradas, aquellas operaciones, que aunque no constituyen gastos ni ingresos a los efectos de la contabilidad patrimonial si lo son en cuanto a la ejecucin presupuestaria y aparecen por tanto reflejadas como tales en los registros de dicha ejecucin.

ANEXOS

ANEXO N 1

Modelos e instructivos de los libros de contabilidad, "Diario", "Mayor", y "Libro Auxiliar de Tesorera" y de los formularios "Resumen Mensual del Movimiento de Tesorera" y "Movimiento de la Columna Varios".

ANEXO N 2

Ejemplo de asientos de la contabilidad de la Tesorera Municipal y del uso de los formularios "Resumen Mensual del Movimiento de Tesorera" y "Movimiento de la Columna Varios",

ANEXO N 3

Ejemplo de asientos de Diario y de Balances. Modelo de asientos de cancelacin de cuentas al final de la vigencia.

ANEXO N 4

Instructivo para la Formacin de Inventarios y Cuentas de los Bienes Muebles e Inmuebles de los Estados y Municipios de la Republica.

ANEXO N 1 Modelo N 1

LIBRO DIARIO (Instructivo)

OBJETIVO:

Registrar los asientos de diario con base en los documentos y

comprobantes que justifican las operaciones realizadas por la entidad.

PREPARACION: El departamento de Contabilidad habilitara un libro debidamente foliado en cuya primera pgina se har constar el nmero de folios que comprende.

DATOS A INDICAR: Los espacios en blanco y columnas se llenaran as: 1. Fecha: Da, mes y ao al cual corresponde el asiento. 2. Descripcin: 1. Numero del Asiento. 2. Cdigo y denominaci6n de cada una de las cuentas, sub. cuentas, divisiones y subdivisiones estadsticas, afectadas.

3. Explicacin del Asiento. 3. Subdivision estadstica Monto en bolvares para cada subdivisi6n estadstica 4. Divisi6n Estadstica Monto en bolvares para cada divisin estadstica. 5. Subcuenta Monto en bolvares para cada subcuenta 6. Cuentas mayores Debe: monto por el cual se carga (n) o debita (n) la (s) cuenta (s) de mayor. Haber: monto por el cual se abona (h) o acredita (n) la (s) cuenta (s) de mayor.

ANEXO N 2 Modelo N 2

LIBRO MAYOR (Instructivo)

OBJETIVO:

Registrar en las cuentas del Libro Mayor, las operaciones

asentadas en el Libro Diario, Modelo N 1.

PREPARACION: preparar un registro individual para cada cuenta, mediante el empleo de tarjetas, hojas mviles u otro sistema apropiado.

DATOS A INDICAR: Los espacios en blanco y columnas se llenaran as:

1. Cuenta de Mayor Cdigo y denominacin correspondiente a cada cuenta. 2. Fecha Da, mes y ano del registro de la operacin. 3. Descripcin Explicacin breve de la transaccin que se registra ("movimiento del mes, .ajuste., etc.). 4. Folio del Diario Numero del folio del "Libro Diario" de donde proviene la operacin que se registra. 5. Debe Monto por el cual se debita la cuenta correspondiente. 6. Haber Monto por el cual se acredita la cuenta correspondiente. 7. Sal do Diferencia entre el monto del debe y del haber, (columnas 5 y 6).

ANEXO N 1 Modelo N 3

LIBRO AUXILIAR DE TESORERIA (Instructivo)

OBJETIVO:

Registrar diariamente las operaciones de la Tesorera Municipal, en

base a "los documentos y comprobantes que la justifiquen y servir de fuente para la preparacin del "Resumen Mensual del Movimiento de Tesorera" que deber

ser remitido mensualmente al Departamento de Contabilidad.

PREPARACION:

La Tesorera habilitara un libro debidamente foliado, en cuya

primera pgina se har constar el nmero de folios que comprende.

DATOS A INDICAR: Los espacios en blanco y las columnas se llenaran as: 1. Asiento Nc Numero del asiento correspondiente, utilizando una numeraci6n consecutiva que se iniciara* cada mes. 2. Fecha: Da, mes y ano al cual corresponde el asiento 3. Concepto: Explicar brevemente el asiento efectuado. 4. Cuenta N Indicar cdigo y denominacin de cada una de las cuentas utilizadas por la Tesorera. Si las columnas resultasen insuficientes, se abrir una denominada "Varios11, donde se registraran las operaciones correspondientes a las cuentas para -las cuales no se haya destinado columna individual; al final de cada mes el movimiento de esta columna se demostrara mediante el formulario "Movimiento de la Columna Varios", modelo -N 4 del Anexo N 1

ANEXO N 1 Modelo N 4

MOVIMIENTO DE LA COLUMNA VARIOS (Instructivo)

OBJETIVO:

Detallar el movimiento de las cuentas contabilizadas en la columna

"Varios" del Libro Auxiliar de Tesorera.

PREPARACION Y DISTRIBUCION: Se preparara una demostracin mensual de esta columna, en original y copia, con la siguiente distribucin: Original - Departamento de Contabilidad Duplicado - Archivo de la Tesorera

DATOS A INDICAR: Los espacios en blanco y las columnas se llenaran as: 1. Indicar el mes y ao al cual se refiere la demostraci6n del movimiento de la columna, 2. Cdigo Indicar el cdigo que corresponde a cada cuenta, de acuerdo con el Cdigo de Cuentas" previsto al efecto.

3. Denominacin de la cuenta Sealar el nombre de la cuenta afectada Indicando en primer lugar todas las cuentas deudoras y seguidamente todas las cuentas acreedoras. 4. Debe Monto total por el cual se carga o debita cada una de las cuentas de mayor afectadas. 5. Haber Monto total por el cual se abona o acredita cada una de las -cuentas de mayor afectadas/ 6. Totales Colocar en la columna del Debe y el Haber el resultado de la sumatoria de las cantidades correspondientes 7. Tesorero

Nombre y firma del funcionario responsable de la preparacin 8. Fecha: Indicar la fecha de preparacin

ANEXO N 1 Modelo N 5

RESUMEN MENSUAL DEL MOVIMIENTO DE TESORERIA - Instructivo OBJETIVO: Suministrar en forma resumida la informaci6n relativa a las operaciones efectuadas en la Tesorera Municipal, que deben ser asentadas en los registros de contabilidad.

PREPARACION Y DISTRIBUCION: Se preparara un resumen mensual de todas las operaciones efectuadas, por lo menos en original y copia, con el siguiente destino: Original - Departamento de Contabilidad Duplicado - Archivo de la Tesorera

DATOS A INDICAR: Los espacios en blanco y las columnas se llenaran as: 1. Indicar mes y ano al cual se refiere el resumen. 2. Cdigo Cdigo que corresponde a- cada cuenta, de acuerdo con el Cdigo de Cuentas" prescrito al efecto. 3. Denominaci6n de la cuenta: Indicar el nombre de la cuenta afectada, sealando en .primer lugar todas las cuentas deudoras y luego todas las cuentas acreedoras. 4. Debe

Monto por el cual se carga o debita cada una de las cuentas de mayor afectadas. 5. Haber: Monto por el cual se abona o acredita cada una de las cuentas de mayor afectadas. 6. Tesorero: Nombre y firma del funcionario responsable de la preparacin del "Resumen". 7. Fecha de Preparacin: Indicar la fecha de preparacin del "Resumen" 8. Contabilizado por: Nombre y firma del funcionario que contabilizo" la informacin suministrada en el "Resumen". 9. Fecha: Indicar la fecha de contabilizacin de la

informacin.

ANEXO Nc 2 Ejemplo N 1

EJEMPLO DEL REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE LA TESORERIA MUNICIPAL Y DEL USO DEL FORMULARIO "RESUMEN MENSUAL DEL MOVIMIENTO DE TESORERIA"

En este Anexo se presenta un ejemplo de asientos de contabilidad, con cifras convencionales, cuyo objetivo es demostrar la forma de contabilizar el movimiento de las cuentas de la Tesorera Municipal. Es de advertir que los asientos estarn amparados -por documentos justificativos, listados o resmenes, los cuales se ordenaran cronolgicamente y se archivaran a los efectos de facilitar su verificacin por parte de la Administracin y de la Contralora Municipal.

Las operaciones han de ser registradas diariamente en el "Libro Auxiliar de Tesorera" (Anexo Nc 2-1) y el resumen de dicho Libro ser comunicado mensualmente al Departamento de Contabilidad, a los fines de registro en el Libro Diario, mediante el formulario "Resumen Mensual del Movimiento de Tesorera" (Anexo Nc 2-3), el cual deber acompaarse del formulario "Movimiento de la Columna Varios" (Anexo N 2-2). A continuacin se indican las operaciones realizadas por la Municipalidad durante el mes de enero de 1980.

Operaciones efectuadas el 2 de enero de 1980

1. Cancelacin de rdenes de pago

882.000,00

Estos pagos se cancelaron as: Bancos, Presupuesto Ordinario Bancos, Situado Coordinado 850.000,00 32.000,00

2. Ingresos de Fondos girados por la Gobernacin, para cancelar compromisos contrados por ella. Estos fondos fueron depositados en cuenta corriente especial. 50.000,00

Operaciones efectuadas el 8 de enero de 1980

3.Cobro de diferentes ramos de ingresos 4.Cancelacin Pago Estas canceladas Ordenes fueron as: 690.000,00 44.500,00 de Ordenes de 734.500,00 125.000,00

Bancos - Presupuesto Ordinario Bancos - Situado Coordinado

5. Ingresos provenientes de prstamos a corto plazo. Presupuesto Ordinario 6. Cancelacin de rdenes de Pago correspondientes as ejercicio anterior. Estos pagos se realizaron as: Bancos - Presupuesto Ordinario Bancos - Situado Coordinado 7. Ingresos por reintegro de fondos girados en calidad de avance. Presupuesto Ordinario - Habilitado Obras Publicas (Orden Nc 005 del 2.1.80) - Presidente Junta Municipal, Municipio !IXM (Orden N 008 del 3.1.80) 7.200,00 12.800,00 20.000,00 20.000,00 500.000,00 500.000,00 1.000.000,00 160.000,00 160.000,00

Operaciones efectuadas el 18 de enero de 1980 8. Ingresos por retenciones efectuadas al personal y por sueldos pendientes por entregar a sus beneficiarios - Retenciones - Impuesto sobre la Renta - Seguro Social Obligatorio 15.000,00 20.000,00 75.000,00 85.000,00

- Caja De Ahorros - INAVI - Embargos judiciales - Cuotas gremiales y similares - Otros - Sueldos por entregar Dinero depositado en cuenta corriente especial de "Fondos de Terceros" 9. Cobro de Ingresos de liquidacin simultanea Este dinero fue depositado en Bancos. 10.Pagos efectuados con Fondos Especiales 11.Cancelacin de Ordenes de Pago, as: - Bancos, Presupuesto Ordinario - Bancos, Situado Coordinado 12. Ingresos por cobro de responsabilidades fiscales a cargo de exfuncionario N.N. Estos ingresos fueron depositados en Banco.

15.000,00 10.000,00 5.000,00 5.000,00 15.000,00 15.000,00

280.000,00

130.000,00 813.500,00 795.000,00 18.500,00

25.000,00

Operaciones efectuadas el 25 de enero de 1980

13. Entrega de Fondos de Terceros - Retenciones - Impuesto sobre la Renta - Seguro Social Obligatorio 200.000,00 105.000,00 490.000,00

- Caja De Ahorros - INAVI - Embargos judiciales - Cuotas gremiales y similares - Otros - Sueldos por entregar 14.Cobro de ingresos liquidados en ejercicios anteriores, calificados como letra de lenta recaudacin 15. Cancelacin de Ordenes de pago - Bancos, Presupuesto Ordinario

100.000,00 10.000,00 5.000,00 70.000,00 40.000,00 40.000,00

14.300,00 765.000,00 765.000,00

Operaciones efectuadas el 31 de enero de 1980

16.

Ingresos

por

retencin

efectuada al Contratista de Obra XZ para cubrir la garanta de fiel cumplimiento. Estos ingresos fueron 15.000,00

depositados en cuenta corriente especial. 17. Cobro de Ingresos - De liquidacin anticipada - Presupuesto Ordinario - Situado Coordinado - De liquidacin simultanea Estos ingresos fueron depositados as: - Caja, Presupuesto Ordinario - Bancos, Presupuesto Ordinario - Bancos, Situado Coordinado 18. Faltante de fondos, determinado en los fondos ordinarios, segn arqueo del 31 de enero de 1980 2.505.000,00 375.000,00 255.000,00 2.880.000,00 3.135.000,00

40.000,00 2.720.000,00 375.000,00

55.000,00

ANEXO N 3

EJEMPLOS Y MODELOS DE ASIENTOS PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES

Los ejemplos de asientos contables que se presentan a continuacin en forma resumida, tienen por objeto orientar a los funcionarios contadores y auditores de las Administraciones Municipales sobre el registro de las operaciones en el Libro Diario y sobre la produccin de los balances, al efecto son pertinentes las siguientes advertencias:

1.

Los modelos se refieren a las operaciones ordinarias mas frecuentes.

Se utilizan cifras convencionales a fin de explicar objetivamente la forma de abrir los libros. registrar el movimiento mensual, producir los balances respectivos y cortar las cuentas al finalizar cada anualidad. 2. Queda al criterio de cada Administracin y de las respectivas

Contraloras Municipales (si existieren) determinar la denominacin de las Subcuentas, Divisiones Estadsticas; las que aqu se proponen, a manera de

ejemplo, deben adaptarse a las necesidades de cada Administracin. 3. Es entendido que en cada asiento se expondr claramente la "razn" del

mismo y se mencionaran los comprobantes, relaciones y otros documentos en que se fundamenta, as como las fechas, personas o entidades a que se refiere cada operacin. 4. Se ha considerado conveniente no presentar en estos ejemplos las

operaciones de Crdito Publico realizadas por los Municipios que tienen obligaciones de este tipo ya contradas, en vista de que tienen caractersticas suigeneris en cuanto a destilacin y manejo del producto de dichos recursos extraordinarios, as como en lo referente a la cancelacin de la deuda y pago de intereses, todo lo cual requiere un tratamiento contable especial, siendo necesario que dichos Municipios soliciten instrucciones a la Contralora General de la Republica. Para el registro de las operaciones en referencia se aplicaran por analoga" las -normas de la Publicacin N 19 de la Contralora General de la Republica sobre Contabilidad Fiscal del Crdito Publico, como quedo establecido en el capitulo II de esta Publicacin. 5. Se incluyen tambin en el presente anexo los modelos de asientos de

cancelacin al final de la vigencia. 6. En el Anexo N 3 se presentan los asientos de Tesorera individualmente,

con una finalidad didctica; en cambio, mediante la informacin que suministre el Libro Auxiliar de Tesorera podr incluirse en un solo asiento de Diario todo el movimiento mensual de dicha dependencia. Asimismo, en el ejemplo s61o

aparecen con carcter ilustrativo, los asientos correspondientes a cinco das, aunque "como" se dijo anteriormente las operaciones sern objeto de registro contable, da a da durante cada mes.

ANEXO N

4

INSTRUCTIVOS PARA LA FORMACION DE INVENTARIOS Y CUENTAS DED LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LOS ESTADOS Y MUNICIPIOS

INDICE

GENERAL

INTRODUCCION I. II. III. IV. V. VI. OBJETIVOS NORMAS Y CONVENCIONES GENERALES DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA REGISTROS CONTABLES OPERACIONES OBJETO DE REGISTRO CONTABLE CUENTAS PARA EL MAYORES CUYO DE USO SE LAS PRESCRIBE OPERACIONES

REGISTRO

RELATIVAS A LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES VII. FORMACION DE INVENTARIOS, REGISTRO DEL MOVIMIENTO Y

RENDICION DE CUENTAS DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES.

INTRODUCCION

Mediante este Instructivo se predescriben las normas y modelos para la formacin de inventarios y cuentas de los bienes muebles e inmuebles de los Estados y Municipios de la Republica.

En el punto N I de este Instructivo se presentan los objetivos del Sistema; en el N II, las normas y convenciones generales que deben ser observadas para lograr un funcionamiento eficiente del Sistema, en el N III, la descripcin general del Sistema; en el N IV, los registros contables que deben utilizarse, en el N V, la descripcin de las operaciones objeto de registro; en el N VI, las cuentas mayores cuyo uso se prescribe y , en el N VII, el proceso que debe cumplirse para la formacin de los inventarios, registro del movimiento y rendicin de cuentas relativas