PROYECTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE LA PARTE …
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2 PROYECTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE LA PARTE ADMINISTRATIVA Y CONTABLE A TRAVES DEL MODELO INSPIRA EN LA FUNDACIÓN EDUCANDO FAMILIA (EDUFAM) ELABORADO POR YOHANA GONZÁLEZ SANTAMARIA ALEX JIMÉNEZ CARRASCO UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Programas de Administración de Empresas y Contaduría Pública. BOGOTÁ, D.C. 2015
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PROYECTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE LA PARTE ADMINISTRATIVA Y CONTABLE A TRAVES DEL MODELO INSPIRA EN LA
FUNDACIÓN EDUCANDO FAMILIA (EDUFAM)
ELABORADO POR
YOHANA GONZÁLEZ SANTAMARIA
ALEX JIMÉNEZ CARRASCO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
Programas de Administración de Empresas y Contaduría Pública.
BOGOTÁ, D.C.
2015
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PROYECTO PARA LA ESTRUCTURACIÓN DE LA PARTE ADMINISTRATIVA Y CONTABLE A TRAVES DEL MODELO INSPIRA EN LA FUNDACIÓN
EDUCANDO FAMILIA (EDUFAM)
Elaborado por:
Yohana González Santamaría
Código: 17062082
Alex Jiménez Carrasco
Código: 11041334
Coordinador de Trabajo de Grado
Francisco Daniel Mendoza
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
Programas de Administración de Empresas y Contaduría Pública.
BOGOTÁ, D.C.
Mayo, 2015
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A Dios Ser supremo que guía mis pasos y mi vida,
a mis padres por todos sus esfuerzos y su amor incondicional,
a mis hermanos por los momentos compartidos y su gran apoyo
a mi esposa por su incondicionalidad y fuerza para luchar, por ser mi razón de ser.
Alex Hernando Jiménez Carrasco
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AGRADECIMIENTOS
Le agradezco a Dios por brindarme tantas bendiciones a lo largo de este proceso, por
ser mi fortaleza en los momentos de debilidad, por guiarme a lo largo de este camino,
por toda la felicidad que he tenido gracias a su presencia.
Le doy gracias a mis padres Rosendo González y Luz Marina Santamaría, por el apoyo
incondicional, por los valores que me ensañaron, por la educación que me brindaron,
por ser mi ejemplo a seguir y por todo el amor que me han dado.
A mis hermanos, familiares amigos gracias por brindarme su apoyo, por haber creído
en mí, por compartir sus experiencias y anécdotas.
Por ultimo a mis profesores quienes fueron mis mentores en todo momento, quienes
tuvieron la paciencia cuando fue necesario, a ellos quienes me brindaron sus
conocimientos para crecer profesionalmente y personalmente.
Yohana González Santamaría
Quiero agradecer a Dios por permitirme llegar a esta etapa de mi vida y por cada día
formar mi carácter, que a través de diversas pruebas ha hecho de mí una mejor
persona para servir a los demás.
A mis padres Hernando y Ana, hermanos, tíos, primos que desde el principio
estuvieron acompañándome y dándome su apoyo, por creer en mí y brindarme todo su
cariño.
A ti esposita hermosa quien eres mi fuerza, mi mano derecha, mi mejor amiga y mi
confidente, por ser mi mayor motivación, mi gran ayuda y por ser la mayor bendición
que Dios me ha podido dar.
Mateo, un verdadero regalo de Dios, mi luz y motivo para no rendirme y querer ser un
gran ejemplo para ti.
Finalmente a mis profesores y amigos de batalla quienes fueron un pilar importante
para llegar a la culminación de esta etapa.
Alex Hernando Jiménez Carrasco
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Tabla de Contenido
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 9
2. MACRO VARIABLES .......................................................................................................... 11
2.1. CONDICIONES BIOFISICAS DEL TERRITORIO ............................................................ 11
2.2 CONDICIONES SOCIOECONÒMICAS ............................................................................ 15
2.2.1. Origen ........................................................................................................................ 15
2.2.2 Legalidad ................................................................................................................... 15
2.2.3. Entidad donde está Adscrita ........................................................................................... 15
2.2.4. Población beneficiada ............................................................................................... 16
3. ANALISIS DOFA ................................................................................................................. 26
4. MARCO TEÓRICO .............................................................................................................. 28
4.1. Marco Teórico Contable .................................................................................................... 28
4.2. Marco Teórico Administrativo ........................................................................................... 32
4.3 DESARROLLO DEL PROBLEMA ....................................................................................... 34
4.3 EL PROBLEMA .................................................................................................................. 34
4.3.1 Antecedentes del problema ............................................................................................ 34
4.3.1 Planteamiento del problema ........................................................................................... 34
4.3.2 Formulación del problema ........................................................................................ 35
5. PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................ 36
5.1 OBJETIVOS ............................................................................................................. 36
5.1.1 Objetivo General ....................................................................................................... 36
5.3 TEORIA SOBRE FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS .................. 41
5.4 MOTIVOS DEL PROYECTO ................................................................................... 42
5.5 LUGAR DE TRABAJO ............................................................................................. 42
5.6 ALCANCE ................................................................................................................ 43
5.7 HERRAMIENTAS DE TRABAJO ............................................................................. 43
5.8 PLAN DE TRABAJO ................................................................................................ 44
5.8.1 CRONOGRAMA ....................................................................................................... 44
5.8.2 CARACTERIZACIÓN ............................................................................................... 45
6 LA FUNDACIÓN BANCO ARQUIDIOCESANO DE ALIMENTOS (FBAA) ....................... 53
6.1 Historia ..................................................................................................................... 53
6.2 Misión ....................................................................................................................... 53
6.3 Visión ........................................................................................................................ 53
6.4 Mega ........................................................................................................................ 54
6.5 Atributos de gestión ................................................................................................. 54
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7. DESARROLLO DEL MODELO INSPIRA ........................................................................... 55
7.1 Introducción al modelo inspira ............................................................................... 55
7.1.1 ¿Qué es la sostenibilidad? ........................................................................................ 55
8 DIMENSIÓN A: INTERVENCIÓN SOCIAL ......................................................................... 56
8.1 PROYECTO SOCIAL ............................................................................................... 57
8.1.1. Diagnóstico de la comunidad objetivo ............................................................................ 58
8.1.2 Análisis DOFA .................................................................................................................. 58
8.1.3 Identificación de los grupos de interés ............................................................................. 59
8.1.4 Análisis de las 6 preguntas .............................................................................................. 60
8.1.5 Plantilla 1: Documentación del proyecto social ............................................................... 60
8.1.5.1 Definición de la comunidad objetivo ............................................................................. 60
8.1.5.2 Fuentes secundarias acerca de necesidades de comunidad objetivo ......................... 60
8.1.5.3 Fuentes primarias acerca de las necesidades de comunidad objetivo ...................... 61
8.1.5.4 Hallazgos de necesidades ............................................................................................ 61
8.1.5.5 Análisis DOFA ............................................................................................................... 62
8.1.5.6 Identificación de los grupos de interés .......................................................................... 62
8.1.5.7 Objetivo principal ........................................................................................................... 63
8.1.5.9 Desarrollo de las 6 preguntas ................................................................................... 64
8.2 PROGRAMA SOCIAL ......................................................................................................... 65
8.2.1 Plantilla 2: Programas sociales ....................................................................................... 66
8.2.1.1 Objetivo específico del programa social ....................................................................... 66
8.2.1.2 Nombre de los programas sociales ............................................................................. 66
8.3 DESARROLLO DE CAPACIDADES EN LA COMUNIDAD OBJETIVO ........................ 68
8.4 FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES DEMOCRÁTICAS DE LAS
PERSONAS ................................................................................................................................. 69
9. DIMENSIÓN B: CAPACIDAD ORGANIZACIONAL ............................................................. 69
9.1 DEFINICIÓN DE LA MISIÓN Y VISIÓN ........................................................................... 71
9.1.1 ¿Cómo construir una Misión y Visión? ........................................................................... 71
9.1.1.1 Plantilla 3: Misión y Visión............................................................................................ 72
9.2 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS .............................................................. 73
9.2.1 Definición de objetivos general ...................................................................................... 73
9.2.2 Definición de objetivos específicos ................................................................................ 73
9.2.2 Plantilla 4: Definición de objetivos ................................................................................. 74
9.2.1.1 Objetivo General ......................................................................................................... 74
9.2.1.2 Objetivos Específicos ................................................................................................. 74
9.2.1.1.1 Tareas derivadas del objetivo específico .................................................................. 74
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9.3 DEFINICIÓN DE VALORES Y SENTIDO DE PERTENENCIA HACIA EL PROYECTO
SOCIAL ........................................................................................................................................ 75
9.3.1 Plantilla 5: Definición de valores .................................................................................... 75
9. 4 ESTRUCTURACIÓN DE ALIANZAS Y REDES ESTRATÉGICAS .................................. 76
9. 5 POLITICAS ........................................................................................................................ 77
9.5.1 Normas ............................................................................................................................ 77
9.6 GESTIÓN DE PERSONAL .................................................................................................. 78
9.6.1. Organigrama .................................................................................................................. 79
9.6.2 Descripción de cargos ................................................................................................... 80
9.6.2 .1 Descripción de cargos................................................................................................. 80
9.6.2.1.1 Plantilla 8 Descripción de cargos ............................................................................ 80
9.6.3 Proceso selección de personal ................................................................................... 89
10. DIMENSIÓN C: ADMINISTARTIVA Y FINANCIERA ......................................................... 92
10.1 Presupuesto .................................................................................................................... 93
10.2 Fuentes de Financiamiento .............................................................................................. 96
10.2.1 Fuentes de financiamiento según el plazo..................................................................... 96
10.2.2 Fuentes de financiamiento según su origen y procedencia........................................... 97
10.2.3 Fuentes de financiación según su exigibilidad o propietarios........................................ 97
11. ESTADOS E INFORMES FINANCIEROS .......................................................................... 98
11.1 Contabilidad ...................................................................................................................... 98
11.2 El estado de resultados y el balance general ................................................................... 99
11.3 Otros Conceptos relevantes ........................................................................................... 102
11.3.1 Tipos de sociedades .................................................................................................... 102
11.3.2 Soportes de Contabilidad ............................................................................................. 103
11.3.3 Plantilla 6: PYG ............................................................................................................ 108
CONCLUSIONES ...................................................................................................................... 110
RECOMENDACIONES .............................................................................................................. 111
ANEXOS .................................................................................................................................... 113
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1. INTRODUCCIÓN
Actualmente el mundo está sufriendo cada vez más el fenómeno
de la desigualdad económica y nuestro país no se escapa de ello. Es por
esto que desde hace aproximadamente una década, las instituciones
colombianas están invirtiendo parte de sus recursos para ayudar en
cierta proporción a la mejora de la calidad de vida de las personas y de
su comunidad, sin contar los auxilios tributarios que reciben por parte del
estado por apoyar esta problemática.
La Universidad de La Salle teniendo como base el enfoque social
en todos sus programas ha desarrollado una línea de investigación
llamada proyección social, que se ha especializado en atender esta
problemática a través de la intervención de los estudiantes en las
comunidades más vulnerables e inspirados en el pensamiento de nuestro
fundador San Juan Bautista de la Salle (1651-1719) y en el enfoque
formativo lasallista (EFL), el cual está orientado a que cada persona
cultive su sensibilidad social tanto personal como profesional y dentro de
la óptica de una opción preferencial por los empobrecidos y por todos los
seres humanos que viven en la frontera de la deshumanización, hacen
que el compromiso con el país y la equidad por lo cual se busca cumplir
con los valores del proyecto educativo lasallista (PEUL), entre los cuales
está la equidad como sentido de justicia y equilibrada en la toma
decisiones, buscando proteger a los menos desfavorecidos, es por esto
que existe un gran compromiso con la Fundación Educando Familia sigla
(EDUFAM), apoyándolos en el desarrollo de sus actividades
administrativas y contables con énfasis en el modelo inspira, a través de
la capacitación y permanecía en la Fundación Banco Arquidiocesano de
Alimentos de Bogotá (FBAA), el cual tiene como misión unir a la
academia, el sector privado y público con organizaciones sin ánimo de
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lucro que atienden a poblaciones vulnerables; recolectando,
seleccionando, y distribuyendo alimentos, bienes y servicios, donados o
comprados, generando sinergias para entregarlos con responsabilidad y
caridad, mejorando la calidad de vida de los beneficiados.
A través de esto se crea un vínculo participativo y de
acompañamiento para fortalecer o crear sus propios negocios
propiciando la mejora de la calidad de vida de sus familias, cumpliendo
con esta responsabilidad, la universidad promueve el vínculo con los
distintos sectores de la sociedad mediante la participación de los
estudiantes en trabajos de grado que buscan proponer soluciones a
problemas de la comunidades menos favorecidas.
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2. MACRO VARIABLES
2.1. CONDICIONES BIOFISICAS DEL TERRITORIO
2.1.1. Características físicas del lugar: LA FUNDACIÓN EDUCANDO
FAMILIA siglas (EDUFAM), se encuentra ubicada en el barrio Villa Mary de la
ciudad de Bogotá, Calle 69 N° 111ª 33 de la localidad 10 de Engativá, esta
localidad representa el 4.2% del área total de la ciudad, es la novena localidad
en extensión total 3.588 hectáreas. La localidad de Engativá tiene 797.000
habitantes (11.6%) del total de la ciudad, lo que la ubica como la tercera
localidad en población y en mayor densidad de población de 224 personas por
hectárea.
A partir de la promulgación del Decreto 619 de 2000, por medio del cual
se adopta el Plan de Ordenamiento Territorial de Bogotá, la Ciudad Capital se
encuentra dividida en 117 Unidades de Planeamiento Zonal - UPZ, nueve (9) de
las cuales se encuentran en Engativá entre ellas tenemos: Álamos, Bolivia,
Boyacá real, Minuto de Dios, Engativá, Garcés navas, Jardín Botánico, Las
Ferias y Santa Cecilia. (Ver ilustración 1)
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Mapa localidad de Engativá
Fuente (http://www.saludcapital.gov.co/sitios/VigilanciaSaludPublica/Diagnosticos%20Locales/10-ENGATIVA.pdf)
UPZ 26 Las Ferias: Residencial general, junto con las zonas de uso
múltiple. Centralidad urbana, se desplazó lo residencial por lo
económico.
UPZ 29 Minuto De Dios: Residencial consolidado con predominio de
sectores consolidados de estratos medio presenta densificación no
planificada y cambio de usos.
UPZ 30 Boyacá Real: Residencial consolidado de estratos medio con
uso residencial predominante, su dinámica actual presenta
densificación no planificada y cambio de usos.
UPZ 31 Santa Cecilia: Residencial consolidado aunque se evidencia
zona comercial.
Ilustración 1 Mapa Localidad Engativá
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UPZ 72 Bolivia: Residencial consolidado, allí se desarrolló la ciudad
de manera ordenada y planificada. La mayor parte de ésta UPZ se
caracteriza por ser conjuntos residenciales de propiedad horizontal.
UPZ 73 Garcés Navas: Residencial consolidado de estratos medio su
dinámica actual presenta densificación no planificada y cambio de
usos.
UPZ 74 Engativá: Residencial de Urbanización Incompleta,
caracterizada por sectores periféricos no consolidados, con uso
residencial predominante, de estratos 1 y 2, que presentan
deficiencias de infraestructura, accesibilidad, equipamientos y espacio
público. Ésta UPZ aún conserva en el Sector de Engativá Pueblo
algunos vestigios de tipo rural, pues todavía es posible encontrar
algunas prácticas agropecuarias, que contrastan con el desarrollo
urbano de algunos conjuntos residenciales planeados y el crecimiento
cotidiano de la ciudad.
UPZ 105 Jardín Botánico: Uso predominantemente rotacional, con
grandes áreas de nivel urbano y/o metropolitano que por su extensión
e importancia dentro de la estructura urbana requieren un manejo
especial. Existe un solo barrio el resto es área institucional.
UPZ 116 Álamos: Predominan el uso industrial y el residencial, el
primero con mayor prevalencia sobre el segundo. Se encuentran
importantes empresas, e igualmente se encuentra actividad
Institucional y una destacable zona comercial y financiera. La parte
residencial enmarcada en la propiedad horizontal.
De igual manera la localidad cuenta con zonas aledañas a los humedales
Santa María del Lago, el Jaboque y Juan Amarillo o Tibabuyes. Constituyen una
fuente importante de diversidad biológica de aves, mamíferos, reptiles, anfibios,
peces y especies invertebradas. Adicionalmente, la localidad cuenta con el río
el Salitre o Juan Amarillo y los canales Boyacá, los Ángeles, Marantá, Bolivia,
Cortijo, Carmelo, Jaboque y Bonanza. Pese a su importancia, en este momento
la mayoría de ellos presenta gran deterioro a causa de la disposición
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inadecuada de residuos sólidos y la consecuente proliferación de vectores
plaga. El riesgo por inundación se presenta en áreas localizadas en el tercio
bajo del humedal Jaboque y la cuenca baja del río Juan Amarillo, en las UPZ
Engativá y Garcés Navas. Estas zonas han sido objeto de rellenos anti-técnicos
y de ubicación de asentamientos subnormales.
Se considera que el riesgo de explosiones e incendios se debe a la
existencia de ventas clandestinas de gas propano en toda la Localidad y al
almacenamiento de materias primas y materiales de carácter combustible sin
ninguna medida de seguridad industrial, tal como lo ha manifestado la
comunidad, y a la presencia de numerosas fábricas con chimeneas y calderas,
principalmente en los sectores de Álamos industrial, bodegas de Engativá, Las
Ferias, La Florida, La Cabaña y Garcés Navas.
2.1.2 Condiciones de vivienda y servicios públicos:
La fundación se encuentra en una casa de tres pisos con óptimas
condiciones; el primer piso es un garaje donde se dictan las clases de los niños,
el segundo piso esta la oficina de la hermana (representante legal), tres
oficinas pequeñas para los practicantes que allí asisten, está la cocina, un
comedor, un deposito donde se almacenan los alimentos que son entregados
por el Banco de Alimentos y un sala pequeña, el tercer piso está ubicada una
terraza amplia para realizar diferentes actividades de recreación con los niños y
unos habitaciones donde vive la hermana con su familia, esta casa es tomada
en arriendo.
La fundación cuenta con todos los servicios públicos básicos, como es
agua, teléfono, luz y gas, y adicionalmente cuenta con internet para las labores
administrativas realizadas diariamente.
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2.2 CONDICIONES SOCIOECONÒMICAS
2.2.1. Origen
La fundación Educando Familia sigla (EDUFAM), fue fundada el 19 de
julio de 2009, por la Hermana Gloria Jeannette Camargo Ovalle en el barrio
Bosa San Martin, es una organización de utilidad común dedicada a cumplir una
labor social buscando reflexionar sobre la institución más importante de la
sociedad: La familia, mediante diferentes programas y servicios dirigidos a la
recuperación del tejido social, por medio del acompañamiento en los procesos
de formación de los niños, niñas, orientación, apoyo y ayuda integral a la
familia, dirigida con especial atención a la niñez con dificultades académicas,
emocionales y problemas de conducta que como consecuencia genera rechazo,
exclusión y discriminación dentro del entorno escolar, situación que tiende a
incrementar las dificultades de índole familiar.
2.2.2 Legalidad
Con personería jurídica que los acredita como una entidad de carácter
civil sin ánimo de lucro legalmente constituida.
2.2.3. Entidad donde está Adscrita
Adscrita a la Fundación Banco Arquidiocesano de Alimentos, ya que a
través de esta entidad se puede ofrecer un refrigerio u almuerzo a los niños
atendidos en la fundación.
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2.2.4. Población beneficiada
La fundación EDUFAM, está dedicada a cumplir una labor social, la cual
está encaminada a programas de acompañamiento en los procesos de
formación de los niños, niñas y adolescentes, buscando concientizar a los
padres de las diferentes problemáticas que atraviesan los niños y jóvenes en
diferentes etapas de su vida.
2.2.5 Situación actual de la Fundación Educando Familia sigla (EDUFAM)
La fundación EDUFAM, es una fundación que ha crecido de forma
proporcional año tras año, donde cada uno de los profesionales en formación
asignados a las líneas de acción en los que se trabajan, han generado un
aporte significativo y permitido que generen avances en la consecución de
recursos físicos por medio de donaciones y diferentes convenios.
El propósito de la fundación, es cumplir una acción social y un
compromiso de búsqueda, de transformación coherente con las necesidades
sociales, buscando reflexionar sobre una realidad tan decisiva para el futuro del
mundo como es la familia institución que merece toda nuestra atención y
promoción; desarrollando programas y servicios dirigidos a la recuperación de
la misma, mediante el acompañamiento en los procesos de formación de los
niños, niñas y adolescentes, la orientación, el apoyo y la ayuda integral a la
misma.
La educación que se propone van dirigidos con especial atención a la
niñez con dificultades académicas, emocionales y problemas de conducta, que
como consecuencia genera rechazo, exclusión, discriminación dentro del
entorno escolar, al igual que incrementa los problemas de índole intrafamiliar.
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Ejecutar acciones para el desarrollo y adquisición de destrezas que
permitan la promoción, prevención y protección mediante el ejercicio de la
corresponsabilidad entre la familia y la sociedad.
Otra organización que apoya a la fundación es el Banco Arquidiocesano
de Alimentos, quienes ofrecen productos de la canasta familiar a un menor
costo, con el fin de que sean comercializados entre la población más
desfavorecida del sector.
Para garantizar la atención de los niños, niñas, adolescentes y familias
nuestros programas están encaminados bajo seis ejes fundamentales:
BIENESTAR ESPIRITUAL
Fomentar en los niños, niñas, adolescentes y familias los valores tales
como: Honestidad, lealtad, responsabilidad, respeto, solidaridad, justicia,
igualdad, paz, etc. Promover una vida espiritual a nivel familiar para una mejor
calidad de vida, teniendo en cuenta que Dios es el centro de la vida humana. A
través de grupo de oración, intervención a nivel individual y grupal, convivencias
y retiros espirituales.
AREA-PSICOLOGICA
Esta área se encarga de evaluar el estado psico-afectivo y nivel de
competencia de los niños, niñas, adolescentes y familias, apoyando el proceso
de integración familiar buscando estrategias para fortalecer la familia y sus
necesidades individuales, fortaleciendo falencias, estimulando autoestima,
respeto por sí mismos y los demás.
Ayudas terapéuticas ante dificultades escolares, apoyo en problemas de
pareja y conflictos familiares.
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AREA-NUTRICION Y SALUD
Uno de los objetivos es contribuir con el mejoramiento del estado
nutricional de la población desprotegida, garantizando una alimentación
adecuada según minuta patrón con el fin de cumplir las necesidades
nutricionales del círculo familiar garantizando mejor coeficiente y rendimiento
intelectual.
Lograr que los participantes conozcan como suministrar una alimentación
balanceada, variada y sana a sus familias es decir, dar herramientas a las
madres integrales para que aporten los nutrientes necesarios de acuerdo a sus
posibilidades económicas.
AREA-TRABAJO SOCIAL
Esta área se encarga de determinar la situación económica y social en la
que se encuentran los beneficiarios, consecución de recursos económicos,
humanos e institucionales que satisfagan las necesidades de la fundación.
Intervención Familiar o grupal, orientar a aquellas personas permeables al
cambio para fortalecer la familia en situaciones críticas.
Ayuda a las familias de la comunidad a hacer uso de las oportunidades y
la promoción de otras oportunidades personales y sociales.
Resolución de los conflictos que afectan a las familias y grupos sociales
en el interior de sus relaciones y con su entorno social. Realiza una
planificación y evaluación mediante el diseño y ejecución de planes, programas
y proyectos sociales e internacionales.
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AREA-EDUCACION
Fortalecer y mejorar las perspectivas escolares de los niños con
dificultades a través del refuerzo de destrezas básicas. Potenciar el aprendizaje
y rendimiento escolar en las diferentes áreas académicas. Potenciar los hábitos
de organización; implementar normas, hábitos de aseo y urbanidad.
El objetivo de la educación no formal es el de complementar actualizar y
suplir conocimientos a aquellos niños que nunca hayan estado escolarizados,
se llevara a cabo un proceso de aprestamiento escolar donde se preparen para
la educación formal.
Se establece convenio con los diferentes centros educativos de tal forma
que los niños, niñas y adolescentes de acuerdo a las dificultades sean remitidos
a la fundación.
COMO LLEGAN LOS NIÑOS A LA FUNDACIÓN
Siendo conocedores de las diferentes instituciones educativas que tiene
toda la localidad de Engativá. Establecemos un primer encuentro con las
directivas de los colegios del sector; logrando que a través del colegio los niños
que presentan mayores dificultades dentro de su proceso académico sean
remitidos directamente por los docentes del mismo. Realizamos una labor de
misericordia y de buen pastor para aquellos niños que de una u otra forma
están siendo discriminados de las aulas educativas por sus dificultades en el
proceso de aprendizaje y problemas de índole intrafamiliar.
PROGRAMAS:
1. Ambientes de aprendizaje 2. Club de grandes talentos 3. Tejiendo redes en familia. 4. Tejiendo sueños
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2.2.5.1. Diagnostico e identificación
2.2.5.1.1. Dimensión: capacidad organizacional
En esta dimensión se evalúa la capacidad de la organización para aplicar
y aprovechar exitosamente los recursos económicos y el talento humano con el
fin de lograr sus metas y mantenerse a través del tiempo.
2.2.5.1.1.1. Liderazgo estratégico
En las vistas realizadas a la fundación y de acuerdo con la
caracterización, se puede evidenciar que la organización cuenta con una
misión, visión y filosofía enfocadas con el objeto social de la fundación, sin
embargo no tiene un organigrama ni objetivos estratégicos definidos lo que
implica que no se tiene una buena estructura dentro de esta misma.
2.2.5.1.2. Dimensión: Administrativa y Financiera
La gestión administrativa y financiera de la fundación se centra
principalmente en el representante legal, quien es el encargo de toda la parte
estructural de la fundación, esto implica una concentración de funciones en la
hermana Gloria. Sin embargo la fundación no cuenta con un organigrama
establecido, esto hace que dentro de la organización no haya claridad en los
procesos desarrollados por cada persona.
La fundación tiene establecido unos parámetros para el proceso de
selección de personal que trabajan voluntariamente dentro de la organización,
este proceso se realiza mediante carta enviada por la universidad vinculada en
la fundación, se establece unos lineamientos con el candidato en cuanto a
horas, trabajo a desarrollar y entrega final de resultados. Actualmente, la
fundación cuenta con ingresos de terceros y propios para su funcionamiento,
de igual forma se tiene un programa contable adecuado.
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2.2.5.1.2.1. Estructura Organizativa
La fundación no tiene un organigrama establecido, lo que implica que no
existe un nivel jerárquico de funciones y cargos, esto hace que no se pueda
tomar decisiones adecuadas para el buen funcionamiento de la organización.
2.2.5.1.2.2. Normas y procedimientos
Teniendo en cuenta que la Fundación EDUFAM enfoca su servicio a la
niñez y juventud, tienen el conocimiento de las normas que deben llevarse en la
organización.
2.2.5.1.2.3. Gestión de la información
La fundación cuenta con un archivo físico donde reposa toda la
información de la organización, como soportes contables, libros de actas, libros
de mayor y balances, hojas de vidas de los pasantes; igualmente se mantiene
un archivo físico donde se permite saber los datos personales de los niños y
sus padres, se realiza también una evaluación con el psicólogo para conocer la
conducta del niño y se procede a dar un diagnóstico.
2.2.5.1.2.4. Presupuesto
La fundación no maneja presupuestos mensualmente, sin embargo
realiza uno anual por lo cual se identifica cuáles son los recursos necesarios
para su funcionamiento durante el año. Así mismo realiza presupuesto
esporádicos cuando se van realizar eventos para la recolección de fondos para
la fundación.
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2.2.5.1.2.5. Fuentes de financiamiento
La principal fuente de financiamiento de la fundación, son ingresos
recaudados por la prestación de servicios en refuerzos escolares, orientación
familiar y espiritual y asesoría de tareas.
2.2.5.1.2.6. Estados e informes
La fundación dispone de un software contable funcional, que se
adecuada a las necesidades de la organización. Este programa está a cargo
del personal administrativo y contable quienes son los encargados de digitar,
analizar y presentar la información dada por el representante legal para así
tomar decisiones sobre la situación financiera de la fundación.
2.2.5.1.3. Dimensión: Intervención Social
En la observación realizada a la fundación, se logró establecer que se
encuentra enmarcada bajo una cultura espiritual y religiosa, razón por la cual
sobresale el apoyo a la niñez y juventud (niños entre los 6 a 14 años) que se
encuentran vulnerables a la problemática social que viene afectando la
localidad de Engativá. Es por ello que la organización establece las siguientes
líneas de acción:
Crecimiento Espiritual
Área – Psicología
Área – Nutrición y Salud
Área – Trabajo Social
Área – Educación
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2.2.5.1.3.1. Antecedentes del programa social
La línea de acción se construye con la participación de la Directora de la
fundación quien informa los recursos que se deben obtener, sugiere contactos,
además de firmar y aprobar las propuestas enviadas. La fundación ha
desarrollado cuatro (4), líneas de acción: Ambientes de aprendizaje, Club de
grandes talentos, Tejiendo sueños, y Tejiendo redes en familia
2.2.5.1.3.2. Cobertura y niveles de satisfacción
La Fundación EDUFAM tiene como principales beneficiarios a los niños
que se encuentran entre las edades de los 3 a los 12 años junto con sus
familias más desfavorecidas de la sociedad. Con el desarrollo de sus
programas se busca:
Fortalecer y mejorar los hábitos y metodologías de estudio de los niños
con dificultades.
Potencializar el aprendizaje y rendimiento escolar en las diferentes áreas
académicas, mejorar los hábitos de organización e implementar normas
de aseo y urbanidad.
Determinar la situación económica y social en la que se encuentran los
beneficiarios.
Consecución de los recursos económicos, humanos o institucionales que
satisfagan sus necesidades.
Evaluar el estado Psico-afectivo y el nivel de competencia de los niños,
adolescentes y familias.
Ofrecer apoyo a los procesos de integración familiar y búsqueda de
estrategias que fortalezcan los vínculos familiares.
24
2.2.5.1.3.3. Eficiencia del programa
Se está proyectando para el presente año, trabajar con todo el campo de
expresiones artísticas, como danzas, pintura y manualidades más complejas,
con el fin de mostrar a la comunidad cual es el potencial de los niños y los
beneficios de estar dentro de ella.
Además de lo anteriormente mencionado, se realizan visitas a las
instituciones educativas, en donde las Psicólogas junto con la Hermana
exponen los diferentes programas ofrecidos por la fundación. De igual forma se
realizan eventos culturales, en donde se informa a la comunidad los diferentes
procesos que son realizados con la población más vulnerable de la localidad.
2.2.5.1.4. Dimensión: producción de Alimentos
En esta dimensión no aplica para la fundación ya que no se dedica a la
manipulación y preparación de alimentos.
2.2.5.1.4.1. Buenas prácticas de infraestructura y almacenamiento
En la fundación se cuenta con el espacio en el cual guardar los alimentos
y una nevera para los que requieran refrigeración.
2.2.5.1.4.2. Manejo de materias primas
La fundación cuenta con el espacio para almacenar los alimentos,
recibidos por el Banco de Alimentos.
2.2.5.1.4.3. Documentación
En la fundación la persona que manipula los alimentos, tiene la
capacitación en el manejo de alimentos.
25
2.2.5.1.4.4. Cualificación del talento humano
La Fundación no tiene una estructura administrativa y organizacional,
que le permita identificar los diferentes departamentos que la entidad requiere
para un óptimo funcionamiento y la centralización de funciones recae
únicamente sobre la Hermana Gloria.
También es claro que las obligaciones económicas que implica un
contrato de trabajo -salarios, prestaciones sociales, seguridad social y fiscales-,
son elevadas para una institución de utilidad común que depende del
comportamiento desinteresado de sus benefactores. Ante este escenario, el
voluntariado aparece como una herramienta o mecanismo que posibilita
encontrar el recurso humano necesario para el funcionamiento y el logro de las
metas de la fundación.
3. ANALISIS DOFA
Tabla N°. 1 DOFA
DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS
Falta de planta mínima de personal capacitado. No se aplica la actual estructura organizacional. Carencia de planta física propia y adecuada. Falta de recursos para el logro de los objetivos.
Convenios interinstitucionales en la consecución de practicantes. Donadores esporádicos. En el entorno no se encuentran instituciones con los mismos servicios. Credibilidad de la institución en la comunidad. La existencia de políticas fiscales que favorecen la consecución de recursos. La cobertura que tiene la institución en el sector.
Alto grado de compromiso por parte de los funcionarios. Los servicios que se ofrecen no son gratuitos. Biblioteca para refuerzo escolar y asesoría de tareas. Capacidad y experiencia de los actuales funcionarios. Calidad en la prestación de los servicios.
La comunidad quiere los servicios gratuitos. Desvalorización del crecimiento personal en el sector. Deficiencia en la consecución de recursos.
Autores: González Yohana, Jiménez Alex
27
Autores: González Yohana, Jiménez Alex
ESTRATEGIAS (DO) ESTRATEGIAS (DA) ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (FA)
Contar con personal idóneo
para atender las
necesidades de la
fundación en sus diferentes
campos.
Implementar una estructura
organizacional, con el fin
dar seguridad en los
procesos que maneja la
fundación.
Mejorar las instalaciones
físicas de la fundación con
el fin de brindar una mejoría
para la población del sector.
Crear contactos con
diferentes instituciones
educativas, para obtener el
capital humano en las
diferentes áreas de la
fundación.
Buscar empresas públicas,
privadas, ONG que estén
interesadas en vincularse a
la fundación.
Incentivar a los padres de
familia vinculados a divulgar
los beneficios de los
programas que dirige la
fundación.
Reinvertir en mejoras de las
instalaciones físicas de la
fundación con el fin de
brindar un mejor servicio
para los niño
Ofrecer convivencias,
talleres y retiros a las
instituciones educativas del
sector y sus alrededores.
Crear convenios con las
bibliotecas, con el fin de
apoyar los programas que
ofrece la fundación para la
comunidad.
Capacitar al personal para
atender la demanda de las
familias buscando así un
mejor servicio.
Aprovechar los avances tecnológicos, para buscar nuevos benefactores que puedan realizar una inversión social en la fundación. Generar recursos con la prestación de servicios de los profesionales de la fundación en proyectos y programas buscando el sostenimiento de la misma.
28
4. MARCO TEÓRICO
4.1. Marco Teórico Contable
En cualquier tipo de organización la contabilidad juega un
papel importante ya que esta nos permite conocer cómo está la
situación financiera de la organización. La contabilidad permite
identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e
informar la historia de las operaciones de un ente económico, en
forma clara, completa y fidedigna. (Art. 1 D. 2649/93).
El trueque surge por la necesidad de intercambiar los productos
necesarios, esto hizo que el hombre pensar en la necesidad de
administrar y conocer el resultado de sus actividades.
La evolución de la Contabilidad ha estado marcada por cuatro
etapas (Terán, 1998, p.10-12):
a. Edad Antigua: donde el hombre gracias al ingenio proporcionó
métodos primitivos de registro; como lo fue la tablilla de barro, testimonio
contable más antiguo y originario de la Mesopotamia.
b. Edad Media: se consolida el “Solidus”, moneda de oro que es
admitida como principal medio de transacciones internacionales,
permitiendo tener una medida homogénea de registro contable.
c. Edad Moderna: nace Fray Lucas de Paciolo, quien en su obra
“Tractus XI” hace referencia a la partida doble “No hay deudor sin
acreedor” y a las prácticas comerciales concernientes a las sociedades.
d. Edad Contemporánea: se crean escuelas como: la
personalista, del valor, la abstracta, la jurídica, y la positivista tendientes
a solucionar problemas relacionados con precios y unidad de valor.
Aparecen los conceptos de depreciación, amortización, reservas, fondos,
etc.
29
El principal objetivo de la contabilidad es proporcionar información a
las diferentes entidades de los recursos y obligaciones que se tienen, con el
fin de tomar las mejores decisiones que las conlleven al desarrollo de su
objeto social.
Adicionalmente, permite:
a) Apoyar al administrador en la planeación, organización y dirección del
negocio.
b) Tomar decisiones en materia de inversión y crédito.
c) Predecir un flujo de efectivo.
La información contable debe ser:
Fuente: Autores
30
Proceso Contable
Son todas aquellas actividades que se realizan en una organización
estas se compone por:
• Constitución de la entidad con los aportes de los asociados.
• La elaboración del comprobante de apertura, base de los
libros principales y auxiliares.
• El registro de las transacciones realizadas a diario,
respaldadas con un soporte.
• Cierre del mes, trimestre o año que cancelan las cuentas de
resultado y se trasladan a los libros auxiliares y principales.
Etapas del proceso Contable
Identificación: actividad en la que se determina la ocurrencia de
hechos o transacciones que afectan la estructura financiera.
Clasificación: actividad en la que de acuerdo con las características
de la operación, se precisa la ubicación de la misma en el plan de cuentas.
Registro y Ajustes: actividad en la que se elaboran los comprobantes
de contabilidad y se efectúan los registros en los respectivos libros.
Elaboración y presentación de Estados Contables: es el resultado del
proceso contable, expresado en los estados financieros, los cuales deben
contener el detalle básico y adicional para una adecuada interpretación
cuantitativa y cualitativa de los hechos registrados.
Análisis, interpretación y comunicación de la información:
corresponde a la lectura que se hace de los estados financieros, con el objeto
de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de la entidad.
31
Ciclo Contable
El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos
los hechos económicos se reconocen y se transmiten correctamente a los
usuarios de la información. (Art. 46 D. 2649/93)
Inicia el 1° de enero y termina el 31 de diciembre, en donde se detallan las
transacciones comerciales, se elaboran los soportes de las transacciones, se
codifican de acuerdo al PUC, se ingresan las operaciones en los documentos
propios del software contable, se realizan los ajustes, se expiden Estados
Financieros y finalmente se realiza un análisis de los resultados de gestión.
El ciclo está compuesto por tres procesos:
Fuente: Autores
32
4.2. Marco Teórico Administrativo
Para la fundación EDUFAM, el apoyo a la comunidad es un factor
fundamental en el desarrollo de sus actividades, lo que la orienta a ser más
eficiente y eficaz en sus procesos y a incrementar la cobertura de la población que
demande de sus servicios; para lo cual ha iniciado un proceso de concientización
y cambio, en el que se guíen las decisiones y acciones de la fundación por un
proceso administrativo adecuado en el que se pueda “Interpretar los objetivos
propuestos por la organización y transformarlo en acción organizacional a través
de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades
realizadas en las áreas y niveles” (AMUNDARAIN, 2014)
Basados en lo anterior, la planeación seria la base en la que se sostendrán
todos los procesos internos, y es por ello que se dice que sin “planes los
administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y a los recursos”
(JULCA, 2014)
Dentro de la fase de la planeación se debe definir la misión y la visión
organizacional, su organigrama, los objetivos, sus funciones, procesos y
procedimientos entre otras; teniendo claro la organización ¿qué es?, ¿a dónde
quiere llegar en un futuro? y ¿cuáles son sus objetivos?, se podrán estructurar
todas la actividades necesarias que conlleven al cumplimiento de lo propuesto.
Para el cumplimiento de estos objetivos es necesario saber que funciones,
que procesos y que procedimientos, se deben ejecutar para alcanzarlos; además
de identificar con qué tipo de personal se debe contar, si debe ser especializado,
si no, o por el contrario, no se requiere que tenga un conocimiento complejo para
el desarrollo de esas acciones; tal y como lo menciona Idalberto Chiavenato en su
libro Gestión del Talento Humano, donde expone los principales procesos de
33
gestión del talento humano. Dentro de este libro el autor define los siguientes
procesos: la admisión de personas, aplicación de personas, compensación de
personas, desarrollo de personas, la retención de personas y el monitoreo de
personas.
En el desarrollo del trabajo aplicado en la fundación Educando Familia, se
ha tomado como base el proceso de “aplicación de personas”, en el que se
definen qué funciones debe cumplir cada miembro de la organización, las
competencias, las responsabilidades, para el cargo.
Toda esta información es recopilada a través de un manual de funciones
que es: “un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos,
características, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla
en una organización” (VÁSQUEZ, DE LA CRUZ, & SOTO, 2014), efectuando un
análisis que permita obtener la información suficiente para lograr un eficiente
desarrollo de las actividades y sea una herramienta para la toma de decisiones en
cuanto al reclutamiento, desarrollo, compensación y control del talento humano.
Una vez ya definidas las funciones de cada cargo se procede a diagramar
los procesos de inducción y selección para hacer un seguimiento de la misma con
el fin de medir los logros y compromisos del funcionario capacitado; teniendo en
cuenta que el diagrama de flujo “Es un gráfico lógico del plan de trabajo que se
ejecutara para la solución de un determinado problema” (OSUNA, 2014), en el se
podrá visualizar el paso a paso que se debe seguir para el cumplimento de la
función asignada y registrada dentro del manual de funciones
Todo lo anterior buscando tener un mayor conocimiento, gestión y control
interno, al igual que le permita a la fundación obtener del entorno externo, un
equipo de trabajo capaz de potencializar sus fortalezas; reduciendo sus falencias y
riesgos, logrando así un mejoramiento continuo enfocado al cumplimiento de su
misión y visión organizacional.
34
4.3 DESARROLLO DEL PROBLEMA
4.3 EL PROBLEMA
La Fundación Educando Familia sigla (EDUFAM), tiene actualmente una
estructura organizativa pero no es funcional para la fundación, lo que implica que
no sea una organización sostenible en el tiempo por falta de conocimiento en
áreas contables y administrativas, razón por la cual la Fundación Banco
Arquidiocesano de Alimentos de Bogotá (FBBA) y Unilever Andina S.A., se han
unido para el desarrollo del modelo inspira con el apoyo de los estudiantes de la
Salle.
4.3.1 Antecedentes del problema
La Fundación Banco Arquidiocesano de Alimentos de Bogotá (FBAA), tiene
alrededor de 14 años de compromiso, entrega y dedicación con la población más
vulnerable de diferentes sectores. Con el paso del tiempo han comprendido que el
valor se encuentra en la sustentabilidad de los programas de las organizaciones
aliadas, debido a que muchas de las fundaciones o corporaciones aliadas al
Banco de alimentos, no tenían lineamientos claros para seguir con su objeto
social, es por esto que el modelo inspira busca que todas las organizaciones
aliadas con esta entidad se vuelvan sostenibles con el tiempo.
4.3.1 Planteamiento del problema
La Fundación Educando Familia sigla (EDUFAM), presenta actualmente
falencias en las área administrativas y contables, las cuales se deben mitigar con
la aplicación del modelo inspira a través de la capacitación y apoyo de los
estudiantes de la Salle para el desarrollo del modelo inspira propuesto en el cual
35
interviene tres dimensiones basadas en la intervención social, la capacidad
organizacional y la capacidad en la gestión administrativa y financiera.
4.3.2 Formulación del problema
¿Implementar y desarrollar el modelo inspira en la fundación (EDUFAM),
buscando que el personal administrativo obtenga el conocimiento necesario para
el desarrollo de su objeto social, para ser sostenible en el tiempo, el cual se
lograra a través de capacitaciones y evaluaciones que evidencien el entendimiento
de los temas propuestos?
La Fundación Banco Arquidiocesano de Alimentos de Bogotá (FBAA),
busca que las corporaciones que se vinculen directamente, desarrollen el modelo
inspira con el fin de buscar sostenibilidad a través del tiempo.
La sostenibilidad: el concepto de sostenibilidad es entender que el
desarrollo del presente no debe sacrificar las oportunidades de generaciones
futuras. Bajo este concepto se mide la gestión de una organización desde tres
ópticas diferentes que son lo económico, lo social y lo medioambiental.
Sostenibilidad económica: se da cuando la actividad que se mueve hacia
la sostenibilidad ambiental y social es financieramente posible y rentable.
Sostenibilidad social: basada en el mantenimiento de la cohesión o unión
social y de su habilidad para trabajar en conseguir objetivos comunes.
Sostenibilidad ambiental: compatibilidad entre la actividad considerada y
la preservación de la biodiversidad y de los ecosistemas, evitando la degradación
de las funciones fuente y sumidero. (Tejada, 2012)
Por otro lado la fundación (EDUFAM) tiene como propósito llegar
directamente a poblaciones en estado de vulnerabilidad diseñando y ejecutando
programas para el fortalecimiento de las familias, que impacten de manera positiva
36
el mejoramiento y calidad de vida de la población compuesta en su mayoría por
niños, y todo tipo de persona que se encuentre en estado de vulnerabilidad.
La vinculación al Banco de alimentos (FBAA) es otra forma de apoyo a
todas estas familias que se encuentran desamparadas y que sus ingresos no les
permiten acceder a bienes de primera necesidad que se encuentran contemplados
en la canasta familiar. El Banco de Alimentos busca que las entidades que se
vinculen directamente sean sostenibles a través del tiempo, por lo cual se
desarrollara el modelo inspira el cual tiene como objetivo que todas las iniciativas
perduren en el tempo bajo una cultura y pensamiento continuo.
Los estudiantes de la universidad de la Salle, conocemos la problemática
que vive actualmente el país, por esto es de gran motivación apoyar a estas
comunidades con el conocimiento profesional adquirido durante este periodo en el
área administrativa y contable, ayudándoles a fortalecer sus iniciativas y
organizaciones a través del desarrollo del modelo inspira.
5. PLAN DE TRABAJO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
5.1 OBJETIVOS
5.1.1 Objetivo General
Capacitar a la Fundación Educando Familia sigla (EDUFAM), en el
desarrollo del modelo inspira elaborada por Unilever Andina S.A. para la
Fundación Banco de Arquidiocesano de alimentos de Bogotá, como una prueba
piloto para la implementación en otras entidades sin ánimo de lucro que lo
requieran buscando la sostenibilidad y reconocimiento a través del tiempo.
37
5.1.2 Objetivos Específicos
Realizar el diagnóstico de la Fundación Educando Familia sigla
(EDUFAM), a partir de la matriz DOFA.
Capacitar al personal administrativo sobre el modelo inspira.
Implementar el modelo inspira en la fundación de acuerdo a sus tres
dimensiones.
Dimensión A: intervención social
Dimensión B: capacidad organizacional
Dimensión C: Administrativa y financiera
Evaluar la aplicación del modelo inspira.
5.2 MARCO TEÓRICO
Se revisaran los principales conceptos del modelo inspira en cada una de
sus dimensiones y su aplicación en una organización.
La Guía Inspira, desarrollada por Unilever Andina S.A., para la Fundación
Banco Arquidiocesano de Alimentos de Bogotá (FBAA), tiene como fin el
fortalecimiento organizacional de las organizaciones beneficiarias de la FBAA.
Buscamos que con la implementación de esta guía estas organizaciones sociales
que trabajan de la mano con la FBAA en brindar mejores oportunidades a nuestra
comunidad, lo hagan de una manera sostenible y con un impacto social medible.
En la práctica la Guía Inspira que han diseñado incorpora tres dimensiones
las cuales son:
38
Dimensión A: Intervención Social
Esta dimensión se refiere al proyecto y líneas de acción social que cada
organización desarrolla para la comunidad objetivo a la cuál brinda mejores
oportunidades. La intervención social debe estar alineada con objetivos tangibles
de impacto y debe definir con claridad la forma de operación y evaluación con la
comunidad intervenida.
La clave de un buen proyecto de intervención social inicia con la
identificación de necesidades de desarrollo de la comunidad objetivo, a
continuación se debe trabajar en la definición de metas cuyo impacto pueda ser
medido constantemente y así poder informar el avance en la gestión del proyecto
a todos los grupos de interés.
El reto de un proyecto social es el desarrollo de capacidades de la
comunidad objetivo para lograr brindar a esta un futuro más próspero. Todo lo
anterior buscando generar recursos diversificados para garantizar la sostenibilidad
de la iniciativa social.
Dimensión B: Capacidad Organizacional
Esta dimensión busca desarrollar un esquema estratégico y administrativo
en el que no se pierda de vista en todo momento cuál es la razón de ser y el
rumbo que quieres dar a tu organización social. Lo anterior, unido a un conjunto de
valores con los cuales puedas identificar tu proyecto social, hará que tengas una
organización mucho más organizada que evolucionará hacia el mejoramiento
continuo de toda labor u objetivo que tengas definido.
Este esquema estratégico y administrativo que facilitará el desarrollo de tu
organización lo llamaremos Capacidad Organizacional. Este concepto se refiere al
potencial que tiene tu organización para aplicar exitosamente sus habilidades y
recursos en la consecución de sus metas y satisfacer las expectativas de sus
grupos de interés.
39
Una organización con una alta capacidad organizacional es aquella que
evoluciona del concepto de fundación a una comprensión de su gestión como una
organización social, que requiere tener objetivos claros, procesos definidos y una
eficiente gestión de sus recursos.
La importancia de esta dimensión radica en que una organización
consolidada, reduce sus riesgos operacionales y será más efectiva en su impacto
social ya que su gestión está basada en una administración por objetivos, cuya
meta final es lograr mantener su proyecto social en el tiempo.
Dimensión C: Capacidad Gestión Administrativa y Financiera
Esta dimensión hace referencia a una adecuada planificación, ejecución y
monitoreo de los recursos financieros y de infraestructura de una organización,
procurando asegurar un funcionamiento eficaz y eficiente de sus procesos, la
transparencia en el uso de recursos y la sostenibilidad a largo plazo de las
finanzas de la organización. Una organización estructurada en su parte
administrativa y financiera le permitirá tener un flujo de dinero suficiente para la
gestión social de la misma y asegurar así su crecimiento futuro.
Se revisara la definición generalizada de proyecto, para tener una idea más
precisa de este concepto.
En el Diccionario de la Real Academia Española aparecen los siguientes
conceptos de lo que es un proyecto:
“Planta y disposición que se forma para la realización de un tratado, o para
la ejecución de algo de importancia”.
“Designio o pensamiento de ejecutar algo”.
“Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de
cómo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de
ingeniería”.
40
“Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como
prueba antes de darle la forma definitiva”.
Pasando a algunas de las definiciones propuestas por los especialistas, en
los manuales sobre diseño, formulación y desarrollo de proyectos, se encuentran
algunas como las siguientes:
"Proyecto es la menor unidad de actividades que se pueden planear,
analizar y administrar aisladamente" (Salomón y Edin).
"Proyecto es un conjunto de actividades que tiene un principio y un fin
definibles y que se puede administrar aisladamente para alcanzar el
objetivo por el cual dicha actividad fue instituidas (R. L. Martino:
Administración y control de proyectos, 1970).
"Proyecto es un proceso cuyo objetivo es transformar una idea en un
producto terminado, constituido por bienes y servicios que serán los medios
para producir otros bienes o servicios... Por lo general un proyecto nace de
una institución existente que quiere hacer una modificación cualitativa o
cuantitativa de la producción de su sistema de régimen. También puede ser
que el proyecto consista en crear una institución nueva, pero siempre habrá
un organismo que formula y ejecuta el proyecto que es su entidad madre".
(Luis Melgar y José Lefiero, 1979).
Teniendo en cuenta lo anterior, nuestro compromiso es llevar a cabo
nuestras ideas con el fin de contribuir en el fortalecimiento organizacional de la
fundación (EDUFAM) a través de capacitaciones en el área administrativa y
contable.
La capacitación y la vinculación al banco de alimentos proyectaran a la
Fundación Educando Familia sigla (EDUFAM), a través del tiempo.
41
5.3 TEORIA SOBRE FORMULACION Y EVALUACION DE PROYECTOS
El desarrollo de proyectos constituye un elemento fundamental del proceso
general de planeación, no sólo por su relación directa con la fase de
programación, de la que forma parte; sino sobre todo, porque en los proyectos se
reproducen integralmente las diferentes fases del proceso: diagnóstico,
programación, discusión-decisión, formulación y selección de alternativas,
instrumentación y evaluación; aunque su denominación sea diferente: origen y
antecedentes; planteamiento del problema; ubicación y justificación; objetivos y
metas o preguntas de investigación e hipótesis; acciones, medios y estrategias o
diseños de investigación; recursos humanos y organización; infraestructura
disponible; previsiones de instrumentación, evaluación y control.
Los proyectos tienen que ver con el contenido del proceso de planeación
(identificación de problemas y necesidades, formulación de objetivos y metas), con
la participación de los sectores interesados en esta identificación y formulación,
con la instrumentación (selección de medios, acciones y estrategias), con la
organización y gestión del proceso (coordinación y distribución de funciones) y con
la evaluación (verificación de logros alcanzados y recuperación de experiencias).
En la formulación de planes y programas suele participar un número
relativamente reducido de personas, generalmente del más alto nivel de autoridad
y, a veces, también de preparación, pero en la formulación y desarrollo de
proyectos, la participación es más amplia y no por eso menos necesaria la
preparación y competencia de los responsables de su desarrollo.
Un buen proyecto no surge como solución improvisada y difícilmente podrá
garantizar el logro de sus objetivos y metas, si no cuenta con personal competente
para su realización.
42
Un proyecto tiene siempre un origen histórico propio y puede legitimarse
como necesario, deseable o útil, cuando responde a alguno de los siguientes
motivos:
1. Satisfacer una necesidad relevante para un grupo humano o para una
institución o persona, o bien, remover obstáculos que impidan la satisfacción de
esa necesidad.
2. Resolver un problema relevante y complejo, dentro de su contexto y de
un sistema determinado de valores.
3. Introducir y orientar un proceso de cambio, que se considera necesario o
deseable, de acuerdo con ciertos valores.
4. Aprovechar una oportunidad de desarrollo o de mejoramiento de una
actividad o servicio.
5.4 MOTIVOS DEL PROYECTO
El proyecto que llevaremos a cabo, tiene principalmente fines académicos,
pero también es motivado por la responsabilidad social que poseemos como
profesionales y como seres humanos.
Opción de grado seleccionada
Contribuir a la sociedad a través de nuestros conocimientos profesionales
Promover la responsabilidad social que tenemos con entidades como la
Fundación (EDUFAM),
5.5 LUGAR DE TRABAJO
El proyecto se llevará a cabo en la ciudad de Bogotá D.C., en el barrio el
Villa Mary en la zona decima de Engativá, donde se encuentra ubicada La
Fundación Educando Familia sigla (EDUFAM), adicionalmente se adelantará
trabajo desde nuestros hogares y en la Universidad de La Salle a través de las
tutorías.
43
5.6 ALCANCE
Que la Fundación (EDUFAM) logre sostenibilidad con él apoyo nuestro a
través de capacitación a las personas administrativas de la Fundación en los
procesos contables y administrativas para su funcionamiento y crecimiento a
través del tiempo con énfasis en la guía inspira.
5.7 HERRAMIENTAS DE TRABAJO
Nuestras herramientas de trabajo serán las siguientes:
Computador
Capacitación del Modelo Inspira
Evaluación del Modelo Inspira
Tablero, marcadores, borradores
Evaluación
44
5.8 PLAN DE TRABAJO
5.8.1 CRONOGRAMA
Elaborado por: González Yohana, Jiménez Alex
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Presentación de la fundación 10 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
2Diligenciamiento del formato de caracterización enviado por el
banco de alimentos (FBAA)
3Conocimiento de las instalaciones y elaboración del diagnóstico
(matriz DOFA)
4 Estructuración del plan de trabajo
5Finalización del primer informe para entregarse al profesor
Daniel Mendoza
6 Inicio de capacitaciones al personal administrativo
7 Desarrollo de los temas propuestos guía inspira
8 Desarrollo de los temas propuestos guía inspira
9 Desarrollo de los temas propuestos guía inspira
10 Desarrollo de los temas propuestos guía inspira
11 Desarrollo de los temas propuestos guía inspira
12 Desarrollo de los temas propuestos guía inspira
13 Desarrollo de los temas propuestos guía inspira
14 Desarrollo de los temas propuestos guía inspira
15 Desarrollo de los temas propuestos guía inspira
16 Desarrollo de los temas propuestos guía inspira
16 Retroalimentación y evaluación de resultados
16 Elaboración y entrega del informe final
FUNDACIÓN Fundación Educando Familias Sigla (EDUFAM)
RESPONSABLES Alex Jiménez Carrasco y Yohana Gonzalez Santamaria
INICIO DE ACTIVIDADES Tercera Semana de Enero
TERMINACION DE ACTIVIDADES Cuarta Semana de Abril
N° ACTIVIDADENERO FEBRERO MARZO ABRIL
45
5.8.2 CARACTERIZACIÓN
DIMENSIÓN A: GESTIÓN GLOBAL DE LA ORGANIZACIÓN
ANTECEDENTES GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN (Sede administrativa) Este capítulo no se evalúa, sólo busca contextualizar las prácticas a analizar en el resto del documento. Si la organización posee más de una sede completar los antecedentes en la sección de antecedentes para sedes operativas. A.1 Nombre de la organización: FUNDACION EDUCANDO FAMILIA (sigla) EDUFAM.
A.2. Nit de la organización: 900305065-3
2.1 Fecha de creación de la organización: 19 DE JULIO DE 2.009
A.3. Dirección de la principal sede administrativa de la organización: CALLE 69 No. 111ª – 33
A.4.Localidad: ZONA DIEZ DE ENGATIVA Barrio: VILLA MARY
A.6. Teléfonos: 5409816
Celular: 3138411464
A.7. Correo electrónico de la organización: [email protected]
A.8. Nombre del representante legal de la organización: GLORIA CAMARGO OVALLE
A.9. Teléfonos del representante legal: 3204114504
A.10. Correo electrónico del representante legal de la organización:
A.11 Representante autorizado ante la FBAA: DORA INES CASAS
A.12. Teléfonos del representante autorizada ante la FBAA: 5409816
A.13 Número de sedes operativas (Si la organización no posee sedes operativas, pasar a la pregunta n° A.21): DOS
A.21 Grupo poblacional al que atiende la organización (marcar con x):
Grupo poblacional Señalar
con x N° población
Grupo poblacional
Señalar con X
Grupo poblacional
N° población
Tejiendo Comunidad
130
Adulto Mayor Internado
Terapéuticos por Adicciones
Comedor Escolar
Institución Educativa
130
Terapéuticos por Discapacidad
Comedor Amigo Jardín Infantil
A.22 Red a la que pertenece
Cristo
Sacerdote Inmaculada Concepción San Pedro
San José Fontibón Soacha Zipaquirá Espíritu Santo Engativá X
A.23 Horario de atención Días: (Lunes a Viernes y sábados) X Horario:
L a V (8:00 a 6:00) Y Sábados (8:00 a 12:00)
A.24 Días que acude a la FBAA por mercados Días: Sábados Frecuencia: Mensual
46
A.23 Señalar número y tipo de población a la que atiende:
Tipo de población N°
Infancia Menores de 1 año X
X Preescolar 1 a 4
años
25
X Escolar 5 a 9 años 40
Juventud Adulto joven (27-44) 20
X Adolescente medio
(15-18)
5
X Jovenes (19-26) 5
Adultez Adulto joven (27-44) 15
X Adulto maduro (45-
59)
10
Persona
mayor
Mayores de 60 10
Dimensión B: CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
Este criterio examina: el potencial de la organización para aplicar exitosamente las habilidades y recursos organizacionales en la consecución de sus metas y satisfacer las expectivativas de los stakeholders o involucrados. Se asume como un potencial en
constante desarrollo asociado a procesos de gestión de recursos y gerenciamiento efectivo. Incluye 4 variables: liderazgo estratégico; gestión humana; sociopolítca y redes de apoyo.
Parámetros de medición No hay práctica
Práctica Incipiente
Práctica sistemática Práctica
efectiva
Evidencia del diagnóstico (si no
coincide el espacio adjuntar al final del
documento) B.1 Liderazgo estratégico
1 2 3 4
B.1.1 La organización cuenta con una
misión y visión.
X Anexo. Misión Visión
B.1.2 Se reconocen valores de la
organización en su gestión.
X
B.1.3 La organización presenta objetivos
estratégicos, metas e indicadores de gestión. X
Falta Procesos
B.1.4 La organización incentiva al
personal a cumplir con los objetivos del programa social con el que intervienen.
X
47
Parámetros de medición No hay práctica
Práctica Incipiente
Práctica sistemática Práctica
efectiva
Evidencia del diagnóstico (si no
coincide el espacio adjuntar al final del
documento) B.2 Redes de apoyo
1 2 3 4
B.2.1 La organización ha establecido
alianzas con otras organizaciones en proyectos específicos.
X
Convenios
Universidades: Konrad
Lorenz, La Salle y FBAA
B.2.2La organización mantiene una
interlocución permanente con las
organizaciones comunitarias y con las entidades
públicas y privadas que existen en su territorio.
X
Comunicación, Redes
sociales, Parroquia,
Pagina Web, Volantes
B.2.3Utiliza diversas estrategias para darse a
conocer y posicionarse en su entorno. X
Parámetros de medición
No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática
Práctica
efectiva
Evidencia del diagnóstico
(si no coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) B.3 Política pública, programas y proyectos. 2 3 4
B.3.1 La organización conoce y está actualizada
con respecto a las políticas públicas que están
relacionadas con su razón de ser (por ejemplo:
política pública de mujer y familia, de infancia,
etc)
X
B.3.2 Mantiene interlocución permanente con
las diferentes instancias gubernamentales.
X
B.3.3La organización tiene claro cuáles son los
escenarios públicos y privados que existen en su
territorio y en cuáles puede participar.
X
48
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática Práctica efectiva
Evidencia del
diagnóstico (si no
coincide el espacio
adjuntar al final del
documento)
B.4 Gestión y administración de
personas. 1 2 3 4
B.4.1 La organización cuenta con las
personas adecuadas en los puestos
correspondientes.
X
B.4.2 Tiene la organización
descripciones de cargo para
determinar qué personal necesita
X
B.4.3 La organización cuenta con un
sistema de selección de candidatos.
X
B.4.4 Los funcionarios de la
organización participan de programas
o cursos capacitación en la
organización o fuera de ella.
X
Hermana
capacitación con
temas afines a la
organización
B.4.5 La organización mantiene
vínculos laborales formales con las
personas que en él se desempeñan.
X
B.4.6 La organización cumple con los
requerimientos de la legislación
laboral vigente.
X
B.4.7 La organización evalúa el
desempeño de las personas.
X
Dimensión C: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Gestiòn financiera y de recursos que comprende la planificación, ejecución y monitoreo de los recursos monetarios y de
infraestructura de una organización, procurando asegurar el funcionamiento eficaz y eficiente de sus procesos, la
transparencia en el uso de recursos y la sustentabilidad a largo plazo de las finanzas de la organización.
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática Práctica
efectiva
Evidencia del diagnóstico (si
no coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) C.1 Estructura organizativa 1 2 3 4
C.1.1 La organización posee una
estructura claramente identificable.
X
El organigrama actual no
aplica para la fundación.
C.1.2 Es posible diferenciar
claramente los roles y tareas de cada
instancia de la organización.
X
C.1.3 La organización cuenta con un
organigrama.
X
Anexo
49
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática Práctica
efectiva
Evidencia del diagnóstico (si
no coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) C.2 Normas y procedimientos 1 2 3 4
C.2.1 La organización cuenta con un
manual donde se definen los
objetivos y funciones de cada una de
las áreas y cargos en ella.
X
C.2.2 La organización cuenta con
normas y procedimientos y estas se
cumplen.
X
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática Práctica efectiva
Evidencia del
diagnóstico (si no
coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) C.3 Gestión de la información
1 2 3 4
C.3.1 La organización cuenta con un
sistema de archivo.
X
Físico C.3.2 La organización documenta la
información sobre sus planes,
programas, proyectos y sus
realizaciones.
X
C.3.3 Poseen un sistema de registro
integrado de usuarios, que es
accesible.
X
Parámetros de medición
No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática
Práctica efectiva
Evidencia del
diagnóstico (si no
coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) C.4 Presupuesto 1 2 3 4
C.4.1 La organización conoce los
recursos requeridos para su
funcionamiento en un período
determinado.
X
Presupuesto año
2015 C.4.2 Realiza de manera periódica
presupuestos, especificando sus
ingresos y egresos. X
Parámetros de medición
No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática Práctica efectiva
Evidencia del
diagnóstico (si no
coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) C.5 Fuentes de financiamiento 1 2 3 4
C.5.1 La organización dispone de
información sobre posibles fuentes de
financiación local, nacional e
internacional.
X
anexo
50
C.5.2 Cuenta con diferentes fuentes de
financiación.
X
benefactores C.5.3 Lleva una contabilidad que
permite identificar el uso de los
recursos para cada fuente de
financiación.
X
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática Práctica efectiva
Evidencia del
diagnóstico (si no
coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) C.6 Estados e informes financieros
1 2 3 4
C.6.1 La organización dispone de un
sistema contable funcional y adecuado
a sus necesidades.
X
C.6.2 La organización cuenta con
personal especializado o tiene apoyo
externo para el diligenciamiento de su
contabilidad.
X
Voluntariado C.6.3 Lleva los libros contables
requeridos por la ley y tiene los
respectivos soportes: facturas, recibos,
cuentas de cobro, etc.
X
C.6.4 La contabilidad está ordenada y
actualizada.
X
C.6.5 La información financiera está
disponible para ser suministrada a
personas y entidades interesadas.
X
Dimensión D: Proceso de Intervención Social
Programa social que desarrollan con la población vulnerable a la que atienden, considerando sus objetivos y modelos de
diseño gestión y evaluación a través de los cuales estos se llevan a cabo; la perspectiva de derechos desde la cual trabajan,
la generación de incentivos para la participación ciudadana y el fortalecimiento de capital social.
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática Práctica
efectiva
Evidencia del diagnóstico (si
no coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) D.1 Antecedentes del programa
social 1 2 3 4
D.1.1 La organización cuenta con un
programa social específico para la/las
poblaciones que atienden.
X
Tejiendo redes D.1.2 El/los programa sociales
presenta objetivos generales y
específicos.
X
D.1.3 El/los programa sociales de la
organización apunta a desarrollar
capacidades en la población objetivo
atendida.
X
51
D.1.4 La organización cuenta con un
diagnóstico inicial de cómo llegó cada
uno de los usuario a la organización,
antes de ser parte del programa social.
X
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática
Práctica
efectiva
Evidencia del diagnóstico (si
no coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) D.2 Cobertura y niveles de
satisfacción 1 2 3 4
D.2.1 El programa tiene identificado
el número de personas que atienden.
X
D.2.2 La organización mide
periódicamente la satisfacción de las
personas atendidas.
X
Diagnósticos bimensuales,
no documentados
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática
Práctica
efectiva
Evidencia del diagnóstico (si
no coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) D.3 Eficiencia del programa 1 2 3 4
D.3.1 El programa social de la
organización cuenta con ingresos
propios.
X
D.3.2 Existe más de una fuente de
ingresos para el programa.
X
Únicamente donaciones D.3.2 Los costos y gastos del
programa son cubiertos
completamente por los ingresos que
éste obtiene.
X
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática
Práctica
efectiva Evidencia del diagnóstico (si
no coincide el espacio
adjuntar al final del
documento)
D.4. Fortalecimento de capacidades
democráticas de las personas. 1 2 3 4
D.4.1 El programa contempla algún
mecanismo de participación de los
usuarios.
X
Tejiendo redes, padres de
familia D.4.2 El programa declara promover
la autonomía de los usuarios (informa
a los usuarios de sus derechos y
deberés u otras acciones relacionadas)
X
Dimensión E: PRODUCCIÓN DE ALIMENTOS (Sede Operativa)
Este criterio evalúa las capacidades de la organización en la ejecución, manipulación y preparación de los alimentos
procurando asegurar la adecuada nutrición de la población y potencializando su actividad productiva mediante
procesos inocuos y efectivos.
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática
Práctica
efectiva
Evidencia del diagnóstico (si
no coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) E.1 Buenas prácticas de
manufactura 1 2 3 4
52
E.1.1 La organización cuenta con las
instalaciones adecuadas para la
producción y almacenamiento de
alimentos.
X
E.1.2 La organización cuenta con
programas de limpieza y desinfección.
X
E.1.3 La organización cuenta con los
equipos y utensilios necesarios para la
producción y almacenamiento de
alimentos.
X
E.1.4 Los manipuladores de alimentos
cuentan con las medidas
reglamentarias de higiene y seguridad.
X
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática
Práctica
efectiva
Evidencia del diagnóstico (si
no coincide el espacio
adjuntar al final del
documento) E.2 Manejo de materias primas 1 2 3 4
E.2.1 La organización cuenta con un
sistema de rotación de inventarios. X
E.2.2 La organización cuenta con un
sistema de almacenamiento de
materias primas adecuado.
X
E.2.3 La organización emplea un
sistema de disposición de desechos
útiles e inútiles.
X
Reciclaje
Parámetros de medición No hay
práctica
Práctica
Incipiente
Práctica
sistemática
Práctica
efectiva Evidencia del diagnóstico (si
no coincide el espacio
adjuntar al final del
documento)
E.3 Documentación
1 2 3 4
E.3.1 La organización maneja
recetarios establecidos.
X
No maneja restaurante E.3.2 La organización maneja
estandarización de recetas.
X
N/A
(Fundación Banco Arquidiocesano de Alimentos de Bogotá)
53
6 LA FUNDACIÓN BANCO ARQUIDIOCESANO DE ALIMENTOS (FBAA)
6.1 Historia
Nació para dar respuesta al urgente llamado que el Papa Juan Pablo II
realizó a la humanidad en la Carta Apostólica “Novo Millenio Ineunte”. Ese
llamado, invitaba a dejar una Obra que fuera el sello de la caridad jubilar.
Por esta razón, el 8 de mayo de 2001, se reunieron el señor Arturo Calle, el
señor Gonzalo Restrepo y el Eminentísimo Señor Cardenal, Monseñor Pedro
Rubiano Sáenz, para crear el Banco de Alimentos de Bogotá. Esta es una Obra
que de la generosidad y el interés de tantos empresarios que buscaban la
oportunidad de participar, en un proyecto con fundamento evangélico y
concepción empresarial, para beneficiar directamente a las personas más
vulnerables de nuestra ciudad y municipios cercanos.
6.2 Misión
Unir la Academia, el Sector Privado y Público, con Organizaciones Sin
Ánimo de Lucro que atienden población vulnerable; recolectando, seleccionando y
distribuyendo alimentos, bienes y servicios, donados o comprados, generando
sinergias para entregarlos con responsabilidad y caridad, mejorando la calidad de
vida de los beneficiarios.
6.3 Visión
Con un equipo humano capacitado, competente y comprometido, seremos
en el 2015 una fundación social autosustentable y sostenible en el tiempo, al ser
líder en la atención a la población vulnerable, brindando alimentos, nutrición,
acompañamiento humano y social con caridad y responsabilidad, siendo un
puente entre los que quieren servir y los que lo necesitan.
54
6.4 Mega
Nuestra razón de ser es mejorar la calidad de vida de quienes no tienen
acceso a los alimentos Para el 2021 contribuiremos a mejorar la inseguridad
alimentaria de 500.000 personas.
6.5 Atributos de gestión
Ilustración 2 Atributos de Gestión
Fuente: Banco de Alimentos de Bogotá
55
7. DESARROLLO DEL MODELO INSPIRA
7.1 Introducción al modelo inspira
La guía inspira, desarrollada por Unilever para la Fundación Banco
Arquidiocesano de Alimentos (FBAA), tiene como fin el fortalecimiento
organizacional de las organizaciones beneficiarias de la FBAA, buscamos que
con la implementación de esta guía estas organizaciones sociales que trabajan
de la mano con la FBAA en brindar mejores oportunidades a nuestra
comunidad, lo hagan de una manera sostenible y con un impacto social
medible.
En el siguiente documento encontraran ideas generales que podrán ser
el punto de partida en el trabajo que cada organización social debe ejecutar,
con el fin de asegurar que todas las iniciativas perduren en el tiempo bajo una
cultura y pensamiento de mejoramiento continuo.
La práctica del modelo inspira abarca las siguientes dimensiones (1)
Intervención Social. (2) Capacidad Organizacional, (3) Gestión Administrativa
Financiera.
7.1.1 ¿Qué es la sostenibilidad?
El concepto de sostenibilidad es entender que el desarrollo del presente
no debe sacrificar las oportunidades de generaciones futuras. Bajo este
concepto se mide la gestión de una organización desde tres ópticas diferentes
que son lo económico, social y lo medioambiental.
Sostenibilidad económica: se da cuando la actividad que se mueve
hacia la sostenibilidad ambiental y social es financieramente posible y
rentable.
56
Sostenibilidad social: basaba en el mantenimiento de la cohesión o
unión social y de su habilidad para trabajar en conseguir objetivos
comunes.
Sostenibilidad ambiental: Compatibilidad entre la actividad considerada
y la preservación de la biodiversidad y los ecosistemas, evitando la
degradación de las funciones fuente y sumidero.
8 DIMENSIÓN A: INTERVENCIÓN SOCIAL
1. Semana N° 1 y 2
Dimensión A Intervención Social
2. Tema de la capacitación
Proyecto Social
Diagnóstico de la comunidad objetivo
Análisis Dofa
Identificación de los grupos de interés
Análisis de las 6 preguntas
Programa Social
3. Breve descripción de la capacitación
Esta dimensión se refiere al proyecto y líneas de acción social que cada organización desarrolla para la comunidad objetivo a la cual brinda mejores oportunidades. La intervención social debe estar alineada con objetivos tangibles de impacto y debe definir con claridad la forma de operación y evaluación con la comunidad intervenida.
4. Objetivos específicos
Desarrollar capacidades de la comunidad objetivo.
Brindar herramientas para un futuro próspero de la fundación.
Identificar Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
5. Desarrollo humano
Competencia Hacer Competencia Saber
El funcionario debe tener claros los conceptos básicos y la capacidad de analizar la información suministrada.
Adquirir la habilidad para identificar las
necesidades de desarrollo de la comunidad
objetivo y poder hacer un diagnóstico que
permita a la fundación empezar a trazar sus
metas.
6. Actividades
N° Descripción de la actividad
1 ¿Qué es sostenibilidad?
2 Proyecto Social
57
3 Diagnóstico De La Comunidad Objetivo
4 Análisis DOFA
5 Identificación de los Grupos de Interés
6 Análisis de las 6 preguntas
Esta dimensión se refiere al proyecto y líneas de acción social que cada
organización desarrolla para la comunidad objetivo a la cuál brinda mejores
oportunidades. La intervención social debe estar alineada con objetivos tangibles
de impacto y debe definir con claridad la forma de operación y evaluación con la
comunidad intervenida.
La clave de un buen proyecto de intervención social inicia con la
identificación de necesidades de desarrollo de la comunidad objetivo, a
continuación se debe trabajar en la definición de metas cuyo impacto pueda ser
medido constantemente y así poder informar el avance en la gestión del proyecto
a todos los grupos de interés.
Es reto de un proyecto social es el desarrollo de capacidades de la
comunidad objetivo para lograr brindar a esta un futuro más próspero. Todo lo
anterior buscando generar recursos diversificados para garantizar la sostenibilidad
de la iniciativa social.
8.1 PROYECTO SOCIAL
La definición del proyecto social es la columna vertebral de cualquier
organización social, ya que es su razón de ser y de este se desprende toda la
gestión de la misma. Un proyecto social según los autores argentinos María José
Aguilar y Ezequiel Ander – Egg es “Un conjunto de acciones desarrolladas en un
tiempo y espacio determinado, y emprendidas en modo articulado combinando la
utilización de diferentes recursos (humanos, técnicos, materiales) en función del
logro de determinado objetivo previamente estipulado, el cual se justifica por la
existencia de una determinada situación/problema que se quiere transformar”
(Egg, 2005).
58
8.1.1. Diagnóstico de la comunidad objetivo
La primera fase de diagnóstico de la comunidad objetivo se trata de agrupar
diversas fuentes de información respecto al grupo que tu organización impacta o
con la que quiera trabajar. Por ejemplo: “Adultos mayores de 65 años en la
localidad de Bosa al sur de la ciudad de Bogotá” o “Niños y Niñas menores de 15
años en situación de discapacidad que vivan en estratos 0, 1 y 2 en la ciudad de
Bogotá”.
Este diagnóstico debe incluir información de fuentes secundarias (Notas de
prensa, estudios publicados, censos, etc.) e información de fuentes primarias
(Encuestas y entrevistas a comunidad objetivo, salidas de campo, entrevistas a
líderes comunitarios, etc.); con el fin de determinar que necesidades tiene la
población objetivo. Por ejemplo: “Los adultos mayores de 60 años en la localidad
de Bosa al sur de Bogotá tienen las siguientes necesidades: Alimentación
balanceada, medicamentos, actividades para mantener la mente activa,
actividades de diversión”.
8.1.2 Análisis DOFA
El análisis DOFA es una herramienta típicamente utilizada en las empresas
comerciales como herramienta de gestión, para esta etapa de definición del
proyecto social el DOFA puede ser utilizada para evaluar tu capacidad de
respuesta frente a las principales necesidades de la comunidad objetivo
clasificadas como: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Las
debilidades son todos aquellos recursos físicos o capacidades internas que debes
conseguir o desarrollar para atender las necesidades de la comunidad objetivo; las
oportunidades hacen referencia a todos aquellos elementos externos a tu
organización que te pueden ayudar para el desarrollo del proyecto social como por
ejemplo programas gubernamentales en relación con la comunidad objetivo,
academia con potencial de vincularse, etc. Las fortalezas son esos recursos y
capacidades internas con las que ya cuentas para el desarrollo de nuestro
proyecto social, estos incluyen: contactos, redes de apoyo, conocimiento, recursos
59
físicos, etc. Por último, las amenazas son factores externos que pueden inhibir el
desarrollo del proyecto social, como por ejemplo legislación, inseguridad en la
zona a trabajar, entre otras.
Recursos Internos: debilidades – fortalezas
Factores Externos: oportunidades – amenazas
8.1.3 Identificación de los grupos de interés
Con el fin de que tu organización social sea sostenible se deben identificar
los grupos de interés que impactan al proyecto social y establecer cuáles son sus
necesidades y expectativas frente a tu iniciativa. Igualmente se debe establecer
con claridad el tipo de relación que tenemos con ellos. De esta manera estas
gestionando a tu organización cómo una entidad qué hace parte de un sistema la
cuál entiende que sus acciones tienen impacto en el resto de la sociedad.
Según Milton Friedman los grupos de interés o Stakeholders son “Todos
aquellos grupos que se ven afectados directa o indirectamente por el desarrollo de
la actividad empresarial, y por lo tanto, también tienen la capacidad de afectar
directa o indirectamente el desarrollo de éstas”. Los grupos de interés pueden
dividirse en internos o externos. Los internos incluyen grupos cómo los
empleados, sindicatos, propietarios, fundadores, etc.
Los grupos de interés externos son por ejemplo donantes, clientes,
proveedores, otras ONG ́s, empresas privadas, gobierno, etc. (Pacto Mundial).
60
8.1.4 Análisis de las 6 preguntas
A continuación proponemos las siguientes preguntas como brújula para que
inicies a establecer los parámetros de tu proyecto social:
¿Para quién? Comunidad objetivo - incluyendo el número de personas
atendidas.
¿Por qué? Diagnóstico de la comunidad y unión a otros objetivos grupales
cómo objetivos del gobierno, objetivo del milenio.
¿Cómo? Plan de acción según objetivos planeados, el cuál debe incluir
tareas y responsables.
¿Dónde? Delimitación geográfica del proyecto
¿Con quién? Personas involucradas en el proyecto social, redes de apoyo,
voluntarios, fundadores, etc.
8.1.5 Plantilla 1: Documentación del proyecto social
8.1.5.1 Definición de la comunidad objetivo
La fundación educando familia (EDUFAM), Cuenta con una población de
niños entre las edades de 1 a 4 años, de 5 a 9 , adolecentes de 15 a 18, jóvenes
27 a 44 y adulto mayores de 45, esta población pertenece a la localidad decima de
Engativá.
8.1.5.2 Fuentes secundarias acerca de necesidades de comunidad objetivo
Una de las mayor necesidades de la localidad decima de Engativá, es no
contar con instituciones u hogares comunitarios que garanticen el cuidado y
acompañamiento escolar, psicológico - religioso de niños y adolescentes.
61
8.1.5.3 Fuentes primarias acerca de las necesidades de comunidad objetivo
La fundación (EDUFAM) realiza periódicamente reuniones con los padres
de familia y sus hijos, en una de estas reuniones se puedo observar los
problemas que tiene las familias; niños con problemas psicológicos y de
aprendizaje.
La persona encargada de tener contacto directo con las familias es la
hermana Gloria, los profesores y los practicantes de psicología.
8.1.5.4 Hallazgos de necesidades
Las necesidades presentadas por los padres de familia, es el no poder
tener tiempo con sus hijos, ya que muchos de estos padres trabajan tiempo
completo, son madres cabeza de familia, o sus familiares son los que se
encargan de los niños. Esto con lleva a que muchos de ellos, tenga que dejar a
sus hijos en la casa sin el cuidado de un adulto.
62
8.1.5.5 Análisis DOFA
8.1.5.6 Identificación de los grupos de interés
Grupos de interés:
La Fundación Banco Arquidiocesano de Alimentos de Bogotá
(FBAA), Padres de familia y Voluntarios.
Necesidades:
La Fundación Banco Arquidiocesano de Alimentos de
Bogotá (FBAA) busca vincular corporaciones, fundaciones,
sostenibles en el tiempo, para apoyar su misión, visión y objeto
social.
Padres de familia buscan encontrar instituciones
comunitarias que garantice el cuidado de sus hijos y así mismo se
les dé un valor agregado en lo académico religioso y social.
Voluntarios buscan como primera medida terminar sus
prácticas o pasantías, así mismo vivir una nueva experiencia
63
ayudando de manera profesional a la comunidad en los diversos
problemas sociales que tienen.
Expectativas:
La fundación educando familia se vuelva sostenible en
el tiempo basados en el modelo inspira.
Las expectativas que tienen los padres de familia en la
fundación, es que sus hijos mejoren sus competencia académicas y
así mismo la relación con su núcleo familiar.
Voluntarios: Contribuir con el mejoramiento social de la
fundación.
8.1.5.7 Objetivo principal
La fundación educando familia EDUFAM, tiene por objetivo principal el
desarrollo de programas, servicios y acompañamiento en los procesos de
formación de los niños, niñas y adolescentes, busca concientizar acerca de una
problemática como es la familia y enfoca sus esfuerzos en la recuperación de la
misma
8.1.5.8 Objetivos específicos
1. Continuar con La Fundación Banco Arquidiocesano de
Alimentos de Bogotá (FBAA), para apoyar a las familias en estado de
vulnerabilidad como madres de cabeza de familia, niños, ancianos,
jóvenes, entre otros.
2. Liderar programas para el fortalecimiento de las familias,
buscando así mejorar los procesos de integración familiar y búsqueda de
estrategias que fortalezcan los vínculos familiares
3. Ofrecer herramientas de auto sostenibles, para el
mejoramiento en la calidad de vida de las familias.
64
8.1.5.9 Desarrollo de las 6 preguntas
¿Para quién? La comunidad objetivo va dirigido con especial
atención a la niñez con dificultades académicas, emocionales y problemas
de conducta, que como consecuencia genera rechazo, exclusión,
discriminación dentro del entorno escolar, al igual que incrementa los
problemas de índole intrafamiliar. los cuales son aproximadamente 100
niños, en total serian 40 familias.
¿Por qué? La comunidad atendida se caracteriza por
encontrarse en situación de vulnerabilidad social presentando a menudo
alteraciones a nivel psico-afectivo. lo cual hace que este tipo de población
sea considerada como un “problema” en las instituciones educativas
¿Cómo? Esta labor la realizamos atreves del apoyo que nos
brinda el banco de alimentos y así mismo el apoyo del voluntariado
¿Cuándo? La vinculación con la fundación del banco de
alimentos se inició en el 2010 y actualmente continua brindando su apoyo
a la fundación.
¿Dónde? El desarrollo de esta actividad se realizara en la
zona decima de Engativá.
¿Con quién? Se desarrolla con el represéntate legal de la
fundación quien es la hermana Gloria Camargo Ovalle, los padres de
familia, voluntarios y demás personas que apoyan esta labor
65
8.2 PROGRAMA SOCIAL
Los programas sociales son actividades enfocadas en un tema específico
de un proyecto social y formulación de objetivos específicos.
A continuación, detallamos el proceso básico de construcción de un
programa social y su relación con el proyecto social.
Figura 1: Proceso básico para la construcción de un programa social y su relación con un proyecto
social.
Fuente: Banco de alimentos de Bogotá
La importancia de los programas sociales es que a través de estos se
logran tener una ruta de navegación para alcanzar objetivos del proyecto social y
al tener programas sociales específicos se puede determinar el modo de
intervención a las poblaciones atendidas, así como la operación logística de la
organización social y su presupuesto operativo.
Una vez definidos los objetivos del proyecto social y traducido en
programas sociales, cada uno de estos debe contemplar lo siguiente:
- Indicadores de gestión social: Son mediciones que nos permiten
evaluar el cumplimiento de los objetivos establecidos. A la hora de construir un
66
indicador de gestión debemos tener en cuenta que estos deben ser cuantificables,
específicos y medibles en el tiempo.
- Actividades concretas para el desarrollo del programa: Estas
actividades deben incluir un responsable y una fecha límite para desarrollarlo.
- Listado de recursos necesarios para el desarrollo del programa: El
responsable del desarrollo de cada programa debe especificar los recursos
requeridos para este, el cual incluye recursos físicos, monetarios, voluntariado,
entre otros.
8.2.1 Plantilla 2: Programas sociales
8.2.1.1 Objetivo específico del programa social
- Liderar en programas de promoción y fortalecimiento de la familia
para establecer redes de servicio con diferentes instituciones, que contribuyen al
logro de los objetivos y a su vez ofrecer herramientas de auto sostenibilidad para
el mejoramiento en la calidad de vida de las familias. Donde se puedan generar
mecanismos y dinámicas de cambio que permitan el desarrollo integral de la
familia.
8.2.1.2 Nombre de los programas sociales
- Ambientes de aprendizaje
- Tejiendo Redes en familia
- Tejiendo sueños
- Club de grandes talentos
Indicadores de gestión social: Número de nuevos beneficiarios
(total población atendidas/total población inscritas)
Indicadores de gestión social: Número total de servicios y
programas sociales (total población inscrita/total visita a población
inscrita)
67
Indicadores de gestión social: Número total de servicios y
programas sociales (número de servicios y programas sociales)
Indicadores de gestión social: Número de beneficiarios totales
impactados por la organización (número de beneficiarios
impactados)
Actividades concretas para el desarrollo del programa:
- Ambientes de aprendizaje
Busca poyar y fortalecer el desarrollo integral del niño para que crezcan
seguros de sí mismos despertando su curiosidad, creatividad, expresión corporal,
e imaginación, de igual manera enseñarles a valorar su vida y la de los demás
enriqueciendo su proceso de socialización por medio de la convivencia que
permitirá reconocerse a sí mismo y a su entorno.
- Tejiendo Redes en familia
El objetivo es realizar intervención pico-social a la familia, la cual va
enfocada a trabajar con las familias para potencializar sus competencias,
habilidades y el desarrollo personal de cada uno de sus miembros, esto con el fin
sean más adaptativos y productivos a la sociedad, es decir, sean actores del
cambio social y no espectadores aislados permitiendo el mantenimiento en el
tiempo de las problemáticas sociales.
- Tejiendo sueños
Se establecen alianzas que le permitan a la Fundación la obtención de
recursos, físicos, humanos y económicos, que apoyen la prestación de un servicio
íntegro y de calidad a las familias vinculadas.
68
- Club de grandes talentos
Busca estimular los talentos y habilidades que puedan llegar a desarrollar
los niños que estén dentro de la fundación; tales como musicales, artísticas y de
baile.
Recursos en programas sociales:
La principal fuente de financiamiento de la fundación, son ingresos
recaudados por la prestación de servicios en refuerzos escolares, orientación
familiar y espiritual y asesoría de tareas.
8.3 DESARROLLO DE CAPACIDADES EN LA COMUNIDAD OBJETIVO
Los programas sociales más exitosos separan su intervención de lo urgente
y lo importante. Lo urgente es una intervención básica para la supervivencia de
cualquier ser humano, el cual incluye alimentación, salud, un lugar para vivir,
vestuario, etc. Lo importante es una intervención de largo plazo, que apunta al
desarrollo de capacidades para la comunidad intervenida, ya que dentro de la
mentalidad de una organización social sostenible se debe contemplar el desarrollo
de la comunidad atendida para que en un futuro ellos mismos puedan suplir sus
propias necesidades.
Cuándo nos referimos a capacidades son temas como por ejemplo la
educación básica, el desarrollo mental, entrenamiento técnico, posibilidades de
educación profesional, etc. Un proyecto que piense en el largo plazo debe tener
presente que operar únicamente para satisfacer necesidades básicas (qué como
su nombre lo dice son básicas y si estás no están cubiertas no se puede avanzar
al siguiente nivel) no es un proyecto social que le permita al individuo intervenido
seguir creciendo por su cuenta, por lo tanto se debe buscar un equilibrio entre las
necesidades básicas y las oportunidades de desarrollo de capacidades.
69
8.4 FORTALECIMIENTO DE LAS CAPACIDADES DEMOCRÁTICAS DE
LAS PERSONAS
Dentro de las actividades de desarrollo de un proyecto social la
organización debe asegurar que los beneficiarios del programa conozcan en todo
momento sus derechos y deberes como miembros de este, y esto debe estar
documentado. Igualmente se debe documentar el mecanismo de participación de
los usuarios, como por ejemplo elección de un representante, canales de
comunicación con que cuentan para proponer ideas o expresar inconformidades,
entre otros.
9. DIMENSIÓN B: CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
1. Semana 3 y 4
2. DIMENSIÓN B CAPACIDAD ORGANIZACIONAL
2. Tema de la capacitación
Temas a desarrollar : Definición de la misión y visión de la organización Definición de Objetivos Estratégicos Valores y Sentido de Pertenencia hacia el Proyecto Social Estructuración de Alianzas y Redes de Apoyo Comunicación con los grupos de interés Políticas, normas Gestión de personal Organigrama
3. Breve descripción de la capacitación
Para la consecución y alcance del proyecto social de la fundación, es importante que al interior de la organización se logre desarrollar un esquema estratégico y administrativo en el que no se pierda de vista en todo momento cuál es la razón de ser y el rumbo que se quiere dar a la organización social. De lo anterior la Capacidad Organizacional se refiere al potencial que tiene la organización para aplicar exitosamente sus habilidades y recursos en la consecución de sus metas y satisfacer las expectativas de sus grupos de interés.
4. Objetivos específicos
Reconocer la importancia que tiene la misión y visión.
Conocer los grupos de interés que funcionan dentro de la organización.
Saber cuáles son las alianzas y redes de apoyo existentes.
Identificar y diferenciar los diferentes organigramas que se manejan en una organización.
5. Desarrollo humano
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Para la consecución y alcance del proyecto social de tu fundación, es muy
importante que al interior de tu organización logres desarrollar un esquema
estratégico y administrativo en el que no se pierda de vista en todo momento cuál
es la razón de ser y el rumbo que quieres dar a tu organización social. Lo anterior,
unido a un conjunto de valores con los cuales puedas identificar tu proyecto social,
hará que tengas una organización mucho más organizada que evolucionará hacia
el mejoramiento continuo de toda labor u objetivo que tengas definido.
Este esquema estratégico y administrativo que facilitará el desarrollo de tu
organización lo llamaremos Capacidad Organizacional. Este concepto se refiere al
potencial que tiene tu organización para aplicar exitosamente sus habilidades y
recursos en la consecución de sus metas y satisfacer las expectativas de sus
grupos de interés.
Una organización con una alta capacidad organizacional es aquella que
evoluciona del concepto de fundación a una comprensión de su gestión como una
organización social, que requiere tener objetivos claros, procesos definidos y una
eficiente gestión de sus recursos.
Competencia Hacer Competencia Saber
El funcionario debe tener claridad sobre los diferentes conceptos propuestos, para la toma de decisiones en la organización.
Identificar los conceptos básicos de la
capacidad organizacional.
6. Actividades
N° Descripción de la actividad
1 Misión Visión: Concepto e importancia.
2 Objetivos estratégicos.
3 Valores.
4 Importancia de las redes de apoyo
5 Clasificación de Grupos de interés
6 Políticas y normas que rigen la organización
7 Gestión de personal
6 Organigrama
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La importancia de esta dimensión radica en que una organización
consolidada, reduce sus riesgos operacionales y será más efectiva en su impacto
social ya que su gestión está basada en una administración por objetivos, cuya
meta final es lograr mantener su proyecto social en el tiempo.
Ahora, teniendo claro en qué consiste el desarrollo de la capacidad
organizacional de tu organización, sigue los pasos que describimos a continuación
para llevar tu fundación al siguiente nivel.
9.1 DEFINICIÓN DE LA MISIÓN Y VISIÓN
La misión y visión de tu organización social son el reflejo de los objetivos ya
planteados en la etapa de documentación del proyecto social. Esta parte es
fundamental pues con ella podrás definir cuál es la razón de ser de tu fundación y
el rumbo que quieras darle para la consecución de un sueño futuro.
Para empezar, debes definir la misión de tu fundación. Es importante
entender que la misión de una organización social es su razón de ser; en ella se
define la necesidad a satisfacer, la población a alcanzar y los servicios que
ofrecemos para ello.
Tener una misión concisa y alineada con tu proyecto social te permite
definir una identidad corporativa clara y determinada, la cual te servirá como guía
para alcanzar tus objetivos. Las decisiones que tomes, lo que harás o dejes de
hacer lo evaluarás siempre desde el punto de vista de tu misión.
9.1.1 ¿Cómo construir una Misión y Visión?
Para construir una misión, puedes tomar como punto de partida esta
sencilla formula, la cual puedes modificar de acuerdo a tus necesidades como
organización social.
MISIÓN= VERBO + BENEFICIARIO OBJETIVO + COMPLEMENTO
72
La visión es un conjunto de ideas que define un estado deseado de tu
organización a futuro. De otro modo, es el “sueño” o “imagen” de lo que deseas
alcanzar en un tiempo determinado y debe constituir el norte de a dónde quieres
llegar.
Redactar una visión concreta y sencilla es muy importante pues te permite
tener claridad sobre lo que se quiere hacer y a dónde se quiere llegar en tu
organización. Es la “brújula” de todos aquellos quienes trabajan en tu
organización, por lo tanto es la base de actividades a realizar para cumplir tus
objetivos y metas. Esto fortalece el sentido de pertenencia de quienes trabajan en
el alcance y visión de tu proyecto social.
9.1.1.1 Plantilla 3: Misión y Visión
La misión de la fundación educando familia (EDUFAM)
La fundación promueve actividades para el desarrollo integral de la familia y
la niñez, generando pautas de transformación social que consolidando una mejor
calidad de vida.
La visión de la fundación educando familia (EDUFAM)
La fundación se proyecta como una institución líder en la promoción y el
fortalecimiento de la familia, a través de programas que estimulen y promuevan
una acción integral, generando transformación social, con una amplia cobertura y
autonomía financiera, que permita contribuir en la construcción de una mejor
sociedad.
73
9.2 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
9.2.1 Definición de objetivos general
El objetivo general debe ser trazado en fechas establecidas de inicio y final.
Esto permitirá entender a la fundación si su labor ha logrado acercarlos más a su
visión o por el contrario se han alejado de lo que buscan. El objetivo debe estar
completamente en línea con la visión de la fundación, además debe ser claro para
todos los colaboradores de la organización.
9.2.2 Definición de objetivos específicos
Los objetivos específicos dividirán estructuralmente la manera como se ha
definido el desarrollo del objetivo general. Ten presente que la definición de estos
objetivos es fundamental para el total cumplimiento del objetivo general.
Los objetivos específicos tienen la función de por un lado dar forma a los
programas sociales tal como se definió en el capítulo 1.2 y por otro lado de dar
estructura al organigrama mediante la definición de responsabilidades y
responsables. Siga las recomendaciones a continuación en el momento de escribir
los objetivos específicos:
Se derivan del objetivo general
Son los resultados que deben ser cumplidos a cabalidad para cumplir el
objetivo general
Deben ser alcanzables y medibles
Se deben plantear de manera clara, concisa y concreta
Algunos de estos objetivos serán la base para formular los programas
sociales de la organización.
74
9.2.2 Plantilla 4: Definición de objetivos
9.2.1.1 Objetivo General
Contribuir en el acompañamiento de las familias a través de redes de apoyo
y programas que mejoren el bienestar y calidad de vida en las familias.
9.2.1.2 Objetivos Específicos
Identificar las redes de apoyo que tienen las familias beneficiarias de la
Fundación Edufam.
Fortalecer las redes primarias en todas las familias beneficiarias.
Aumentar el número de voluntarios que estén interesados en apoyar la
labor social que realiza la Fundación.
Incrementar redes institucionales que asistan por el bienestar de las familias
y menores de la fundación.
Mejorar los programas ofrecidos que brinda la fundación 92111
9.2.1.1.1 Tareas derivadas del objetivo específico
Consolidar datos de contacto de las redes de apoyo de las familias.
Promover a través de diferentes medios de comunicación los programas y
servicios que ofrece la Fundación.
Promover el servicio social y así mismo brindarles una oportuna
capacitación a las personas interesadas en vincularse.
Buscar nuevos convenios con instituciones educativas.
Estimular los talentos, destrezas y habilidades de los niños, mediante la
creatividad, el desarrollo del lenguaje y los procesos de lecto-escritura.
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9.3 DEFINICIÓN DE VALORES Y SENTIDO DE PERTENENCIA HACIA EL
PROYECTO SOCIAL
Las bases de la permanencia de su organización y su proyecto social, si
bien dependen en parte importante de la alineación en metas de todos los
empleados hacia el mismo objetivo; es fundamental tener en cuenta que tu
organización tiene también una base de valores los cuales se evalúan de forma
directa o indirecta cuando se toman decisiones al interior de la organización,
puesto que son aquellos factores de guía moral para todo aquello que hacemos o
dejemos de hacer.
Un conjunto de valores ideal, debe contener entre 3 y 10 valores, sencillos
de entender para todos aquellos quienes trabajan en tu fundación; y que puedes
publicar en tus instalaciones como elemento motivador en el día a día.
9.3.1 Plantilla 5: Definición de valores
Para la fundación educando familia se determinaron los siguientes valores:
Servicio. Está definido como el estar atento a brindar ayuda de manera
espontánea, adoptar una actitud permanente de colaboración hacia los
demás sin esperar nada a cambio para hacer la vida más ligera a los
demás.
Respetar. Es actuar en la vida con conciencia que nuestros actos tienen
consecuencias en nosotros y en los que nos rodean.
Calidad. Se va enriqueciendo de pequeñas y constantes mejoras dejando
como firma la excelencia del servicio.
Solidaridad. Actuar a favor de otras personas desinteresadamente
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9. 4 ESTRUCTURACIÓN DE ALIANZAS Y REDES ESTRATÉGICAS
La fundación educando familia cuenta con redes de apoyo y convenios
institucionales
Figura 2 Convenios institucionales Fuente: Fundación Educando Familia “EDUFAM”
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Figura 3 Redes de apoyo Fuente: Fundación Educando Familia “EDUFAM
9. 5 POLITICAS
Las políticas públicas son proyectos y actividades que un Estado diseña y
gestiona a través de un gobierno y una administración pública a los fines de
satisfacer las necesidades de una sociedad (Graglia, 2012).
9.5.1 Normas
Se puede definir como marco jurídico la siguiente normatividad
En diciembre de 2007 se aprueba el Documento Conpes Social 109,
por medio del cual se aprueba la Política Pública Nacional de Primera Infancia
“Colombia por la Primera Infancia”, la cual establece las líneas estratégicas sobre
las cuales deberán orientarse las acciones de política
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Ley 22 de 1987, Decretos Nacionales No 1318 de 1988, 1093 de
1989 y Decreto Distrital 059 de 1991: los cuales determinan las entidades y
organismos distritales que tienen a cargo las funciones de inspección, vigilancia y
control de las Entidades sin Ánimo de Lucro domiciliadas en Bogotá D.C.
Decreto 2649 de 1993, reformado por el Decreto 1878 de 2008: por
el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia.
Decreto 2150 de 1995: Caracterización del sector no lucrativo.
Ley 115 de 1994, Decreto 525 de 1990, Art 27°, Decreto Nacional
4904 de 2009 y Decreto Distrital 059 de 1991: determinan las entidades y
organismos distritales que tienen a cargo las funciones de inspección, vigilancia y
control de las Entidades sin Ánimo de Lucro de Instituciones de Educación Formal,
No Formal (Trabajo y Desarrollo Humano) e informal.
Decreto 1529 de 1990: por el cual se reglamenta el reconocimiento y
cancelación de personerías jurídicas de asociaciones y fundaciones.
Ley 1098 de 2006: por el cual se expide el Código de la infancia y la
Adolescencia.
9.6 GESTIÓN DE PERSONAL
Para lograr ejecutar adecuadamente todas las estrategias que llevan a que
tu fundación alcance un nivel óptimo de capacidad organizacional, es necesario
que cuentes con el personal idóneo y calificado que trabaje en conjunto para
cumplir las metas de tu proyecto social.
Ahora que ya tienes claro qué hará tu organización y cómo lo hará, es
posible asignar responsables y dependientes para el cumplimiento de cada una de
las actividades y objetivos planteados. Para ello, es de gran ayuda construir un
organigrama de tu organización.
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Un organigrama es una representación gráfica de la estructura del personal
que opera dentro de la organización. Con este gráfico se representan estructuras
departamentales, llegando incluso al detalle jerárquico de personas.
9.6.1. Organigrama
Figura 4 Organigrama Fundación Edufam
La organización es entendida como un sistema, por lo cual las diferentes
áreas de la organización no se interpone una sobre otra, sino que representa la
interrelación que existen entre ellas, por lo tanto no se muestran grados de
jerarquía, solo en la toma de decisiones financieras que es el área administrativa y
las demás áreas se complementan más no se da una jerarquía
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9.6.2 Descripción de cargos
El paso a seguir, tras definir cuáles son las áreas y organigrama con los que
cuenta tu organización, es determinar que personal necesitas para desempeñar
las funciones y actividades que requieres para alcanzar los objetivos de la misma.
Para ello, es útil tener descripciones de cargos, documentos que son parte
esencial en la contratación y gestión del personal pues resume las funciones,
responsabilidades, obligaciones, perfil del candidato e interrelación laboral (reporte
o mando a otros cargos) de un puesto de trabajo.
9.6.2 .1 Descripción de cargos
9.6.2.1.1 Plantilla 8 Descripción de cargos
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Jefe inmediato: JUNTA DIRECTIVA
Perfil del cargo: Planear, organizar, coordinar, supervisar, dirigir y hacer
cumplir los procedimientos y funciones del Área Administrativa y Financiera, así
como vigilar y verificar la adecuada ejecución de los procesos del área a su cargo,
en forma tal que facilite la prestación de los programas servicios que ofrece la
Institución.
FUNCIONES
Participar en la elaboración y puesta en marcha, de los planes estratégicos
establecidos por la Junta directiva.
Ejecutar y controlar la asignación de los recursos planificados y
presupuestados para la institución.
81
Supervisar el cumplimiento de los proyectos según lo planificado con la
asamblea General.
Establecer las políticas y normas administrativas que conduzcan al
fortalecimiento de los procesos.
Supervisar los mecanismos que se utilizan para la correcta preservación y
mantenimiento de la planta física, equipos, activos.
Proveer políticas que promuevan un ambiente de trabajo que conduzca a la
excelencia y calidad en las actividades y servicios que brinda la fundación.
Realizar tareas complementarias asignadas por la Asamblea General y
junta Directiva
Efectuar la planeación, organización y ejecución de actividades tendientes a
captar recursos, para el financiamiento de la fundación.
Proponer a la junta directiva, nuevos servicios, además de las
modificaciones y actualizaciones de los ya existentes.
Evaluarla eficiencia y eficacia de la fundación.
Rendir a la asamblea general el informe de gestión.
Proponer la asamblea general el presupuesto anual.
Coordinar con el área de la talento humano las políticas de selección,
reclutamiento, inducción capacitación y desarrollo.
Tomarla decisión en referencia a la reposición de equipos, por deterioro y
daño.
Aprobarlas compras de requeridas por las distintas áreas de la fundación
para el ejercicio de sus funciones.
Designar por cargo de trabajo los equipos y materiales necesarios para
cumplir con las funciones establecidas.
Incorporar a la Fundación el Talento Humano requerido de acuerdo con el
direccionamiento estratégico establecido.
Incrementar el impacto de la gestión Administrativa en los resultados
globales de la Fundación, con base en la evaluación y mejoramiento de sus
procesos.
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Intervenir y fortalecer la cultura Institucional de acuerdo con el
direccionamiento estratégico y las exigencias del entorno.
REQUISITOS DEL CARGO
FORMACIÓN ACADÉMICA: Formación universitaria en Administración de
Empresas, o ingeniería industrial, estudios en gestión de ESAL.
EXPERIENCIA: Mínimo 3 años con experiencia en planeación estratégica,
realización de proyectos sociales, análisis administrativo y financiero.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: CONTADOR/A
Jefe inmediato: DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Perfil del cargo: Será el encargado de la recolección y clasificación de
datos relacionados con la contabilidad de la fundación, para ser registrados, y
luego resumirlos e interpretados, con el fin de demostrar la situación financiera
real de EDUFAM, partiendo de una información confiable, oportuna e integra.
REQUISITOS DEL CARGO
FORMACIÓN ACADÉMICA: Profesional en contaduría pública, manejo de
paquete contable helisa.
EXPERIENCIA: Mínimo un año de experiencia en la contabilización de
ESAL
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FUNCIONES
Diseño y estructura del departamento de contabilidad de la fundación.
Creación del plan de cuentas acorde para ser utilizado por un software de
contabilidad.
Estructuración de un manual de descripción de cuentas
Efectuar el registro cronológico de soportes contables en los libros
obligatorios y auxiliares
Controlar que el gasto de recursos se ajuste al presupuesto aprobado
Verificar y presentar para aprobación de la dirección administrativa la
asignación de recursos para adquisición, mantenimiento y/o reparación de
activos
Controlar que los recursos de la fundación, sean utilizados de la manera
más eficaz y eficiente
Evaluar el resultado de las operaciones de acuerdo a lo presupuestado y a
los periodos anteriores
Preparar los estados financieros, representados en el estado de situación
financiera, estado de resultados, estado de patrimonio neto, y estado de
flujo de efectivo.
Resumir e interpretarla información referente a la situación financiera de la
fundación y representarla bajo un modelo estadístico
Proyectar operaciones contables de la fundación
Elaborar el presupuesto anual para ser aprobado por la junta directiva
Asesoría laboral en cuanto a cálculo de vacaciones, y la liquidación del
contrato de trabajo.
Autoliquidación y declaración de impuestos así como, contribuir en la
planificación fiscal de las operaciones de la fundación en caso tal, de que la
normatividad tributaria lo requiera.
Ejercerla auditoría Financiera y Administrativa.
Creación de manuales de procedimientos contables.
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: PSICOLOGO/A GESTION DE TALENTO HUMANO
Jefe inmediato: DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Misión del cargo:
Administrar el personal de la fundación gestionando procesos de selección,
inducción, socialización y evaluación, tanto a funcionarios como a voluntarios de la
organización, velando por el cumplimiento de las funciones establecidas para cada
cargo, contribuyendo así al cumplimiento de los objetivos de la institución.
REQUISITOS DEL CARGO
FORMACIÓN ACADÉMICA: Profesional en psicología del área
organizacional o que se encuentre en el último semestre de formación profesional.
EXPERIENCIA: Un año de experiencia manejo de grupos, capacitación,
gestión de talento humano.
FUNCIONES
Proponer las políticas generales para la administración del talento
humano.
Mantener actualizados la documentación y los registros con todos los
antecedentes y la información referida al personal.
Ejecutar y tramitar la selección, incorporación, promoción, retiro o
desvinculación del personal, como también lo relativo a licencias,
permisos, asignaciones familiares y todo lo relacionado a solicitudes del
personal.
Asegurar la operatividad de los trámites administrativos relacionados
con controlar la asistencia y los horarios de trabajo.
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Planear y ejecutar la aplicación de programas de capacitación e
Inducción o socialización a colaboradores de la organización.
Programar y ejecutar programas de bienestar y recreación para los
trabajadores y su grupo familiar.
Establecer políticas de captación de talento humano por medio de
voluntariado.
Diseñar los indicadores de desempeño para cada cargo.
Elaborar los instrumentos de medición para las evaluaciones de
desempeño.
Efectuarlas evaluaciones de desempeño a los colaboradores de la
fundación.
Efectuar las retroalimentaciones a los colaboradores de la fundación.
Entregarlos materiales y equipos necesarios para que cada una de las
áreas de la fundación cumpla con sus objetivos.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: DOCENTE DE PREESCOLAR
Jefe inmediato: DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Perfil del cargo: Implementar, orientar y monitorear el proceso pedagógico
establecido por la Institución a los niños en etapa escolar para desarrollar en ellos
habilidades integrales que les permitan mejorar sus competencia y actitudes
académicas.
REQUISITOS DEL CARGO
FORMACIÓN ACADÉMICA: Licenciada en educación preescolar,
psicopedagogo, terapista del lenguaje.
EXPERIENCIA: Mínimo dos años de experiencia en la enseñanza a niños
en etapa escolar.
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FUNCIONES
Aplicar la metodología implementada por la Fundación.
Orientar, motivar, y monitorear a los niños en el aula de aprendizaje.
Desarrollar estrategias pedagógicas que permitan el mejoramiento del
aprendizaje de los niños.
Orientar a los padres de familia para que apliquen estilos de crianza que
le permita al menor tener un mejor rendimiento académico y social.
Participar en actividades escolares que se desarrollen en la Fundación.
Elaborar informes de gestión de las actividades desarrolladas.
Generar nuevos conocimientos que permitan dinamizar el aprendizaje
de los niños.
Supervisar que el desarrollo del proceso enseñanza-aprendizaje, se
realice conforme al plan establecido por la fundación
Supervisar que el aprovechamiento escolar de los alumnos,
corresponda al plan de estudios y los programas vigentes.
Fomentar entre el personal docente, la participación en los cursos y
actividades de actualización y mejoramiento profesional.
Proponer al área de talento humano, los indicadores de logro para la
evaluación y calibración del personal docente.
Elaborar y presentar al área de talento humano cronogramas de
actividades mensuales.
Mantener y alimentar el archivo con la documentación de actividades en
tiempo real efectuadas por el área de pedagogía.
Apoyar el cronograma, la programación y las actividades aprobadas por
la dirección administrativa.
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: PSICOLOGO/A SOCIAL
Jefe inmediato: DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Perfil del cargo: Facilitar el desarrollo de procesos de intervenciones
psicosociales que permitan contribuir en el mejoramiento de la calidad de vida de
la comunidad, así como el fortalecimiento de la Fundación.
REQUISITOS DEL CARGO
FORMACIÓN ACADÉMICA: Psicólogo (a) Social titulado (a) o que se
encuentre en el último semestre de formación profesional.
EXPERIENCIA: Mínimo un año de experiencia en el área de psicología
social, preferiblemente en entidades sin ánimo de lucro.
FUNCIONES
Desarrollar actividades que permitan contribuir en el mejoramiento de
vida de las familias que se encuentran vinculadas a los programas y
servicios que promueve la Fundación.
Generar estrategias que permitan contribuir en el crecimiento de la
Fundación.
Participar en las actividades que se implemente para la comunidad y en
la construcción y ejecución de programas, proyectos y acciones
estratégicas que permitan a la misma (comunidad) fortalecer su
capacidad para reducir la exclusión y mejorar sus condiciones de vida.
Fortalecer y establecer nuevas redes interinstitucionales que
contribuyan al cumplimiento de los objetivos contemplados en el plan
estratégico de la organización.
Asistir a las reuniones programadas por la organización con las
entidades con las cuales la organización entable o mantenga un
convenio interinstitucional.
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Realizar seguimiento y actualización de la base de datos de los
convenios interinstitucionales existentes.
Acompañar a las familias a través de la atención psicosocial.
Diseñar talleres temáticos y herramientas metodológicas según se
requiera.
Apoyar las actividades, la programación y cronograma aprobados por la
Dirección Administrativa.
Mantener en orden toda la documentación necesaria para desarrollar el
trabajo.
Contar con la actitud para la construcción de equipo y compromiso de
trabajo comunitario.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: SERVICIOS GENERALES
Jefe inmediato: DIRECTORA ADMINISTRATIVA
Perfil del cargo: Contribuir con actividades que permitan mantener un
ambiente cálido y de satisfacción para todas las personas que hacen parte de la
Fundación, así como las personas que requieren los servicios y programas que
promueve la Institución.
REQUISITOS DEL CARGO
FORMACIÓN ACADÉMICA: Bachiller.
EXPERIENCIA: Mínimo un año de experiencia en áreas de cafetería y de
servicios generales.
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FUNCIONES
Mantener organizada y limpia las instalaciones de la Fundación.
Atender las solicitudes requeridas por la Directora Administrativa.
Estar pendiente de las personas que llegan a la Fundación y brindarles
una atención oportuna y cálida.
Cuidar las herramientas y demás objetos de trabajo.
Brindar información a las personas que lo requieran de manera clara y
concreta, siempre y cuando lo requieran.
9.6.3 PROCESO SELECCIÓN DE PERSONAL
9.6.3.1 Objetivo
Desarrollar la búsqueda de aspirantes calificados para cubrir una vacante tomando
como parámetro las necesidades de la empresa, implementando técnicas
encaminadas y adecuadas que permitan encontrar a la persona más idónea para
el puesto, de esta forma se contribuye al crecimiento y a los propósitos de la
fundación.
9.6.3.2 Alcance y responsables
Este procedimiento aplica a todos los candidatos aspirantes a ocupar una vacante
y a todo el personal de la empresa.
La Directora, Supervisora del área de talento humano y el psicólogo /a en
formación son los responsables de verificar el cumplimiento de este
procedimiento.
9.6.3.3 Términos y definiciones.
Reclutamiento: Conjunto de esfuerzos que hace la Entidad para atraer, convocar
al personal mejor calificado con mayores posibilidades de integración, este debe
ser eficaz y eficiente.
90
9.6.3.4 Técnicas de reclutamiento: Son los métodos mediante los cuales se
divulga la existencia de una oportunidad de trabajo.
9.6.3.5 Interno
- Boletines informativos, Carteleras, email.
9.6.3.6 Externos
- Radio y Televisión
-Internet
-Anuncios en periódicos,
-Anuncios en revista de oficios, profesionales
- Cualquier otro medio publicitario
9.6.3.7 Selección: Proceso en el cual se conocen las competencias de los
aspirantes, con el objeto de ubicarlos en el puesto más a fin a sus características.
9.6.3.8 Contratación: Es formalizar con apego a la ley la futura relación de trabajo
para garantizar los intereses y derechos tanto del trabajador como de la Empresa.
-La contratación se lleva a cabo entre EDUFAM y el Trabajador
-El contrato deberá ser firmado por el Representante Legal de EDUFAM y por el
Trabajador.
91
9.6.3.9 Desarrollo
Figura 5 Elaborado por: González Yohana, Jiménez Alex
92
10. DIMENSIÓN C: ADMINISTARTIVA Y FINANCIERA
1. Semana 5 y 6
2. DIMENSIÓN C ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
2. Tema de la capacitación
Temas a desarrollar : Normas y procedimientos Gestión de la información Registro de beneficiarios Presupuesto Fuentes de financiamiento Estados e informes
3. Breve descripción de la capacitación
Esta dimensión hace referencia a una adecuada planificación, ejecución y monitoreo de los recursos financieros y de infraestructura de una organización, procurando asegurar un funcionamiento eficaz y eficiente de sus procesos, la transparencia en el uso de recursos y la sostenibilidad a largo plazo de las finanzas de la organización.
4. Objetivos específicos
Conocer la normas y procesos que se generen en la organización
Fortalecer la seguridad de la información en archivo físico y digital
Identificar el tipo de beneficiarios existentes.
Conocer cuáles son las fuentes de financiación existentes en la organización.
Conocer la estructura del balance general y el estado de resultados
5. Desarrollo humano
Competencia Hacer Competencia Saber
El funcionario debe estar en capacidad de conocer los principales procesos y normas de la organización, para su buen funcionamiento administrativo y financiero.
Identificar una estructura administrativa y
financiera que le permita tener un flujo de dinero
suficiente para la organización
6. Actividades
N° Descripción de la actividad
1 Normas y procedimientos de la organización.
2 Tipos de gestión de la información.
3 Lista de beneficiarios.
4 Presupuesto anual
5 Tipos de fuentes de financiación.
6 Estados financieros
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Esta dimensión hace referencia a una adecuada planificación, ejecución y
monitoreo de los recursos financieros y de infraestructura de una organización,
procurando asegurar un funcionamiento eficaz y eficiente de sus procesos, la
transparencia en el uso de recursos y la sostenibilidad a largo plazo de las
finanzas de la organización.
Una organización estructurada en su parte administrativa y financiera le
permitirá tener un flujo de dinero suficiente para la gestión social de la misma y
asegurar así su crecimiento futuro.
10.1 Presupuesto
La fundación no maneja presupuestos mensualmente, sin embargo realiza
uno anual por lo cual se identifica cuáles son los recursos necesarios para su
funcionamiento durante el año. Así mismo realiza presupuesto esporádicos
cuando se van realizar eventos para la recolección de fondos para la fundación.
94
Figura: 5 Presupuesto
Elaborado por González Yohana, Jiménez Alex
95
Figura: 6 Presupuesto vacaciones recreativas EDUFAM 2014
Elaborado por: González Yohana, Jiménez Alex
96
10.2 Fuentes de Financiamiento
Financiar consiste en la obtención de los medios económicos necesarios
para hacer frente a los gastos de la organización, es decir, conseguir recursos y
medios de pago para destinarlos a la adquisición de bienes y servicios, necesarios
para el desarrollo de las correspondientes actividades.
Figura 7: Fuentes de financiación
Elaborado por: González Yohana, Jiménez Alex
10.2.1 Fuentes de financiamiento según el plazo
Según esta clasificación, las fuentes de financiación pueden dividirse en
función del tiempo transcurrido entre la financiación y la fecha a devolver el capital
prestado, es decir, según su plazo de vencimiento.
Financiación a corto plazo: Es aquella cuyo plazo de devolución es igual
o inferior a un año.
Financiación a largo plazo: Es aquella cuyo vencimiento es superior a un
año, algunos ejemplos son las ampliaciones de capital, autofinanciación, fondos
de amortización, préstamos bancarios, entre otros.
97
10.2.2 Fuentes de financiamiento según su origen y procedencia
Las fuentes de financiación también pueden clasificarse en función de si los
recursos se han generado al interior o al exterior de la organización.
Financiación interna: Está constituida por los fondos que la organización
social produce a través de su actividad, es decir, beneficios reinvertidos en la
misma organización. Por ejemplo, reservas, amortizaciones, ingresos recibidos por
un servicio prestado por la organización, entre otros.
Financiación externa: Son aquellos fondos que provienen terceros, como:
donantes, aliados, acreedores o financiaciones como préstamos, créditos o
leasing del sector financiero.
10.2.3 Fuentes de financiación según su exigibilidad o propietarios
Según este criterio, las fuentes de financiación pueden clasificarse de
acuerdo a si los recursos obtenidos exigen o no ser devueltos; es decir si los
recursos son de propiedad de la organización social o de personas o instituciones
ajenas a ella. El ejemplo más claro de esta clasificación es un préstamo bancario,
el cual sería financiación ajena y exigible pues el capital que se toma prestado
debe ser devuelto a la institución bancaria.
Medios de financiación propia o no exigible: Es aquella que no tienen
vencimiento a corto plazo por lo cual no se tiene que devolver los fondos recibidos.
Ejemplo: Aportes al fondo social.
Medios de financiación ajenos o exigibles: El titular de los fondos
prestados es ajeno a la organización y exige la devolución del capital si tiene
vencimiento.
Una organización sostenible en el tiempo debe buscar diversificar sus
fuentes de financiación, lo cual reduce el riesgo de concentración qué es el riesgo
de insolvencia ante la pérdida del financiador principal.
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Entre mayor número de fuentes de financiación, tu organización estará
menos expuesta a este riesgo, lo ideal por lo tanto es tener donantes varios
(Personas naturales, empresa privada, gobierno, academia, entre otros), fuentes
de ingresos propios de la organización, alianzas, financiación bancaria en
proyectos específicos.
11. ESTADOS E INFORMES FINANCIEROS
11.1 Contabilidad
La contabilidad es el registro de todos los movimientos financieros en
cualquier organización, y es la base para la gestión financiera de estas. La
contabilidad para una organización social es de vital importancia para asegurar
que la organización no esté perdiendo dinero y adicionalmente es un requisito
legal que toda organización sin importar su objeto social debe tener. La
contabilidad debe registrar todas las transacciones mediante una codificación en
libros contables y guardar copia de documentos cómo facturas, cuentas de cobro,
certificados de donación, etc. Que sirvan como soporte de las transacciones.
El gobierno nacional ordenó un Plan Único de Cuentas (PUC) que cada año
es actualizado, es importante que te asesores de un contador público con tarjeta
profesional para incluir las cuentas que sean pertinentes a tu organización,
recuerda que por ley la contabilidad debe ser revisada por un contador público y
los estados financieros deben estar avalados con su firma.
La contabilidad contempla tres rubros que agrupan múltiples cuentas.
1. Activos: Son Inversiones que se dividen en dos grandes tipos.
a. Activos Corrientes, los cuales son de fácil realización o fácilmente
convertibles en dinero cómo lo son: dinero en efectivo, dinero en bancos, cuentas
por cobrar, inventarios, entre otros.
b. Activos No Corrientes cómo por ejemplo los bienes raíces, equipos de
cómputo, vehículos, etc. Los cuáles por su naturaleza no son de fácil realización.
99
2. Pasivos: Son todas las deudas que una organización tiene, estas
incluyen cuentas por pagar a terceros, préstamos bancarios, etc. Se dividen en:
a. Pasivos Corrientes, los cuales tienen plazo de pago igual o inferior a un
año
b. Pasivos No Corrientes, los cuales son obligaciones de largo plazo, a
pagar en un periodo mayor a un año.
3. Capital/Patrimonio: Es la suma de aportes de capital realizados por los
accionistas o fundadores de la organización, así como las utilidades o excedentes
operacionales. En las organizaciones sociales al capital se le conoce como Fondo
Social.
La contabilidad parte de una ecuación fundamental:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
El principio de todo registro contable es que esta ecuación fundamental
debe estar siempre en equilibrio, de esta manera las inversiones que son
propiedad de la empresa (Activos) siempre deben estar respaldando exactamente
las obligaciones que ella tiene con acreedores (Pasivos) y con propietarios
(Capital).
Recuerda que la contabilidad debe estar siempre auditada por un contador
profesional, si no cuentas dentro de tu nómina con uno de ellos, es importante que
en tu presupuesto contemples la asesoría externa de un contador público para que
mínimo una vez al año te ayude a cerrar los libros contables y poder sacar los dos
estados financieros básicos: El estado de resultados y el Balance General.
11.2 El estado de resultados y el balance general
Con base en las transacciones contables, y manteniendo siempre en
equilibrio la fórmula fundamental de la contabilidad se construyen los estados
financieros de cualquier organización.
En el caso de organizaciones sin ánimo de lucro las utilidades que estas
organizaciones generen deben obligatoriamente ser reinvertidas en la misma
100
organización, lo que quiere decir que la utilidad no puede ser retirada de la
organización. Es muy importante por lo tanto incluir en esta contabilidad todos los
gastos relacionados con la organización, incluyendo el salario de todos los
empleados de la misma.
La base del estado de resultados o estado de ingresos y gastos para una
organización social es la siguiente:
Ingresos Operacionales
(-) Gastos operacionales de administración
(=)Excedente operacional
(+)Otros ingresos no operacionales
(-)Otros gastos no operacionales
(=)Excedente (Déficit) Operacional
Cómo puedes ver los ingresos y gastos se dividen por operacionales y no
operacionales, lo operacional incluye movimientos propios de la gestión de la
organización cómo ingresos por donaciones o egresos por alimentación. Los no
operacionales son ingresos o egresos qué no están relacionados con la operación
normal de la organización.
El Balance General es una fotografía del estado de la organización, un
Balance General varía de acuerdo a cada organización, pero un Balance general
tipo para una organización social sería de la siguiente manera:
Activos Pasivos
Activos Corrientes Pasivos Corrientes
Efectivo y equivalente de efectivo Obligaciones financieras
101
Deudores Proveedores
Inventarios Cuentas por pagar
Total Activos corrientes Obligaciones laborales
Total Pasivos corrientes
Pasivos no corrientes
Activos no corrientes Total Pasivos no corrientes
Propiedad planta y equipo Total Pasivo
Total Activo no corriente Fondo Social
Total Activo Excedente (déficit) del ejercicio
Excedentes acumulados
Total Fondo Social
Total Pasivo y Fondo Social
Aunque las organizaciones sin ánimo de lucro no tienen como principal
objetivo obtener utilidades, es muy importante no generar pérdidas operacionales
ya que deberá aumentar sus pasivos para poder cancelarlas. Esto porque en el
momento en qué los pasivos superen a los activos la organización se verá en
riesgo de quiebra y deberá dejar de funcionar.
Es por esto que los estados financieros no son solo un requisito legal, sino
también una herramienta básica de gestión organizacional, pues un seguimiento
periódico a los estados financieros nos permite ver la salud financiera de la
organización. Siempre debes buscar que los ingresos superen los gastos, o que
cómo mínimo los igualen.
102
11.3 Otros Conceptos relevantes
11.3.1 Tipos de sociedades
Se entiende como sociedad a un contrato que se realiza entre dos o más
personas con el objetivo de realizar un negocio. A partir del contrato se origina una
persona jurídica que es diferente a la de los socios que integran a la sociedad.
Existen distintos tipos de sociedades:
Figura 8: Clases de sociedades en Colombia
(slideshare.net, 2011)
103
11.3.2 Soportes de Contabilidad
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa.
Recibo de caja o comprobante de ingreso
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los
ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y
las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito
de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un
soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por
conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la
factura.
Factura de venta
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los
datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos
comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de
pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del
104
comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al
comprobante diario de la contabilidad.
Requisitos de la factura Artículo 617 del estatuto tributario
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de
los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a),
b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos,
tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente
utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la
impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de
impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva
las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y
auditoría.
105
- Recibo de Consignación
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus
clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una
copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y
cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras
plazas.
Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como
las necesidades de la empresa lo exijan.
106
- Recibo de caja menor
El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo,
por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se
establece un fondo denominado caja menor.
107
- Comprobante de egreso:
Es el comprobante por el cual se autoriza el desembolso o pago a
determinada persona ya sea natural o jurídica, generalmente las empresas se
abstienen de hacerlos en efectivo por ello se giran cheques para mayor seguridad.
Cuando se efectúan pagos menores, las empresas crean un fondo de caja
menor, fijando una suma limite, para atender los pagos menores y cancelarlos en
efectivo, para estos pagos se utiliza el recibo de caja menor.
108
11.3.3 Plantilla 6: PYG
Las plantillas de PYG se explicaron a la Fundación (EDUFAM), su
diligenciamiento y se realizaron ejercicios para el entendimiento de las
operaciones.
La plantilla de PYG está compuesta de varias hojas de Excel en las cuales
se incluye operaciones de la corporación como son donaciones, ventas, otros
ingresos, salarios, pago a proveedores, pago deudas, servicios públicos,
imprevistos, otros egresos, al realizar operaciones en estas hojas alimentas
naturalmente la hoja principal PYG.
Figura 9: Presupuesto y PYG
109
A continuación se refleja el resultado de los ejercicios propuestos.
Figura 5: Presupuesto y PYG
Elaborado Yohana González Alex Jiménez
110
CONCLUSIONES
El objetivo general se cumplió a cabalidad ya que la hermana Gloria
Camargo en La Fundación Educando Familia, sigla EDUFAM, tuvo la oportunidad
de recibir el asesoramiento en temas contables y administrativos de acuerdo al
modelo inspira ya que le sirvió como herramienta para adquirir conocimientos que
redundaron en el óptimo ejercicio de su actividad, mejorando la calidad de vida
para ella y la fundación.
Se logró trasmitir las bases de mayor relevancia del modelo Inspira, por
medio de capacitaciones la Hermana Gloria Camargo amplio sus expectativas, su
visión, sus estrategias y adopto una mejor postura frente a las dimensiones
trabajadas en el modelo Inspira.
Al culminar el trabajo en la localidad de Engativá y haber tenido la
oportunidad de interactuar con la Hermana Gloria y su familia, pudimos compartir
más ampliamente nuestras conocimientos académicos y pudimos aportar cambios
en su unidad de negocios que mejoraron su pensar, su actuar y afectaron su vida
positivamente, al igual que aprendimos que para progresar solo se necesita tener
ganas y el deseo de servir y ser para los demás, manifestando que tener la
oportunidad de prepararnos académicamente es importante, pero lo es aún más
poder trasmitirlo a otros.
111
RECOMENDACIONES
Es necesario continuar con la gestión de capacitaciones que se vienen
desarrollando en la Fundación Edufam, e involucrar a las personas que hacen
parte del proceso administrativo.
El modelo inspira es un herramienta que permite el control y conocimiento
de las operaciones realizadas en su día a día, para mitigar riesgos y tener
controles que permita tomar acciones preventivas o correctivas, según sea el
caso, por eso es importante que la Fundación Edufam continúe utilizando para sus
procesos el modelo inspira y le dé continuidad en todas sus actividades.
Plantear un programa de incentivos para el cuerpo de voluntariado o un
sistema de remuneración a los colaboradores para garantizar su permanencia.
Sería conveniente establecer un adecuado estilo de liderazgo acorde con
las necesidades y propósitos de la fundación.
112
BIBLIOGRAFÍA
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http://www.monografias.com/trabajos17/procesos-administrativos/procesos-
administrativos.shtml#ixzz39ElfKP9D
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diagnóstico. Proyecto Caracterización de Organizaciones Beneficiarias. Bogotá.
JULCA, M. E. (2014). Planeación Recuperado de:. Obtenido de
http://www.monografias.com/trabajos33/planeacion/planeacion.shtml#ixzz39EmdAUqU
OSUNA, E. (2014). Diagrama de flujo. Recuperado de. Obtenido de Monografia:
http://www.monografias.com/trabajos73/diagrama-flujo/diagramaflujo.shtml#ixzz39ElvYSgQ
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sociales. Bogotá.
VÁSQUEZ, D., DE LA CRUZ, D. M., & SOTO, L. (2014). Los Organigramas Y El Manual
De Organización Y Funciones (Mof). Recuperado de. Obtenido de
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funciones/organigramas-manual-organizacion-funciones2.shtml#ixzz39jNrzmVx
Diccionario de la Real Academia Española Luis Melgar y José Lefiero, 1979 Salomón y
Edin R. L. Martino: Administración y control de proyectos, 1970
Anselm Strauss y Juliet Corbin: Bases de la investigación cualitativa: técnicas y
procedimientos para desarrollar la teoría fundamentada. 2002
113
ANEXOS
Las preguntas adjuntas le permiten expresar su opinión con relación a la aplicación de los
conocimientos adquiridos en esta capitación.
Marque con una X la opción que crea conveniente.
CUESTIONARIO
1. La capacitación del modelo inspira fue clara para usted.
Malo Regular Bueno Excelente
X
2. El análisis de la herramienta DOFA le permitió conocer las necesidades de la
fundación.
Si No
X
3. Le han interesado las dimensiones explicadas en la capacitación
Mucho Bastante Poco Nada
X
4. La dimensión A le permitió conocer las líneas de acción social de la fundación.
Mucho Bastante Poco Nada
X
5. La dimensión B le permitió entenderme el esquema estratégico y administrativo de
la fundación.
Mucho Bastante Poco Nada
X
6. La dimensión C le fue útil para planificar y monitorear los recursos financieros de la
fundación.
Mucho Bastante Poco Nada
X
6. Que tan satisfecho se encuentra con las herramientas brindadas por la capacitación.
Poco Satisfecho Satisfecho Muy Satisfecho
X
Anexo 1 Capacitación: Modelo Inspira
Fecha: 2015
114
Anexo 2 Diario de Campo
115
Anexo 3 Diario de Campo
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Anexo 4 Diario de Campo
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Anexo 5 Diario de Campo
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Anexo 6 Diario de Campo
119
Anexo 7 Diario de Campo
