REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAEDUCACIN UNIVERSITARIA

UNIVERSIDAD POLITCNICA TERRITORIAL DEL ESTADO PORTUGUESA JUAN DE JESS MONTILLA

UPTP

UNIDAD DE PROYECTO FORMATIVO UPF.

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN ADMINISTRACIN

PROPUESTA DE UN MANUAL DE FUNCIONES DIRIGIDO A LA DIRECCION ADMINISTRATIVA DE LA HIDROLOGICA SOCIALISTA DEL ESTADO PORTUGUESA HIDROSPORTUGUESA S.A. Tutor Asesor:

Prof. Melida Ramos Tutor Externo:

Lcda. Nelly UlacioParticipantes:

Cordero KilbertDuno Ana

Garca KisbelMontilla AnahelyUzcategui DigmarGuanare, Junio 2015I PARTE

DIAGNSTICO SITUACIONALIDENTIFICACION DE LA EMPRESA

Hidrolgica Socialista del Estado Portuguesa HIDROSPORTUGUESA S.A.LOCALIZACIN GEOGRFICA La sede principal se encuentra ubicada en la Avenida Juan Fernndez de Len entrada Barrio Sucre, municipio Guanare, parroquia Guanare, estado PortuguesaHISTORIA DE VIDA DE LA ORGANIZACIN

Desde 1943 el Instituto Nacional de Obras Sanitarias (INOS) prest los servicios de abastecimiento de agua potable y de recoleccin, tratamiento y disposicin de aguas servidas a un gran porcentaje de la poblacin venezolana. A partir de 1989, por razones de ndole poltica, financiera, econmica y social, condujeron al Ejecutivo Nacional a impulsar un proceso de modernizacin del Estado venezolano, con el apoyo de organismos internacionales de financiamiento. En este proceso de reestructuracin del sector abastecimiento de agua y saneamiento se fij un plan, el cual consta de dos etapas: de transicin y final. En la primera, el sector se organiz mediante la creacin de la empresa C.A. Hidrolgica Venezolana (HIDROVEN), constituida el 24/5/90 y de diez empresas hidrolgicas regionales, las cuales comenzaron a funcionar en 1991. Para los estados Portuguesa, Lara y Yaracuy se cre la empresa C.A. Hidroccidental (Hidrolgica de Occidente). Debido al proceso de descentralizacin del servicio de agua potable y saneamiento, el 08/02/1999 se crea Aguas de Portuguesa, C.A., existi hasta el 31/12/2010. Los accionistas de esta empresa eran la Gobernacin (51% de las acciones) y las Alcaldas. Debido a la reestructuracin de los diferentes organismos del Gobierno Regional, para adaptarlos al modelo socialista del siglo 21, el 01/01/2011 comienza sus labores la Empresa Socialista de Infraestructuras y Servicios del estado Portuguesa (ESINSEP).

A finales del 2013 se divide ESINSEP y se crea la empresa Hidrolgica Socialista de Portuguesa HIDROSPORTUGUESA S.A, creada segn Decreto N 1210 - A, publicado en la Gaceta Oficial del Estado Portuguesa N 259-A Extraordinario de fecha 09 de Septiembre de 2013, debidamente inscrita por ante el Registro Mercantil Primero de la Circunscripcin Judicial del Estado Portuguesa, bajo el N 23, Tomo 38-A de fecha 18/12/2013, publicada en Gaceta Oficial del estado Portuguesa N 278-A Extraordinario, de fecha 26 de Diciembre de 2013, y posterior modificacin mediante Asamblea Extraordinaria de Accionistas inscrita por ante el Registro Mercantil Primero del Estado Portuguesa, bajo el N 41, Tomo 4-A de fecha 14/02/2014, nombrado mediante Decreto N 1242-H, de fecha 01/01/2014, Publicado en Gaceta Oficial del estado Portuguesa N 279-B Extraordinario, de fecha 01/01/2014.Misin

Proveer y garantizar la operatividad de las obras pblicas y privadas de hidrologa, el tratamiento de aguas servidas en condiciones de ptima calidad, mediante un modelo de gestin efectivo y sustentable, asegurando el libre acceso de agua potable para la totalidad de la poblacin portuguesea, fundamentada en la valoracin del recurso hdrico.

VisinSer reconocida como empresa de produccin social modelo en el estado Portuguesa en materia de servicio de agua potable y tratamiento de aguas servidas, con la articulacin de planes, programas y proyectos de infraestructura y servicios, en coordinacin con organismos pblicos y privados a nivel internacional, nacional, estadal, municipal, comunidad organizada, colectividad en general, adaptada a la nueva geopoltica del poder popular.

Objetivo General

Desarrollar planes, programas y proyectos de infraestructura hidrulica (agua potable, acueductos) y agua servidas, para dotar y equipar de servicios bsicos a toda la poblacin del estado Portuguesa.Objetivos Especficos

.- Suscribir contratos administrativos con entes pblicos y privados nacionales, estadales, municipales y comunales para la prestacin del servicio pblico de agua potable y aguas servidas.

.- Suscribir compromisos de gestin con la Repblica, los Estados, los Municipios y Consejos Comunales, o sus entes descentralizados a fin de la colaboracin y obtencin de determinados resultados en sus respectivos mbitos de competencia;

.- Ejecutar en materia del servicio pblico de agua potable y saneamiento, lo establecido en el Plan Operativo Anual (POA) de la Secretara de Infraestructura y Servicios (SINSE) de la Gobernacin del estado Portuguesa.

.- Realizar actividades de construccin civil, hidrolgicas, acueductos, alcantarillado; diseo, trazado, construccin, mantenimiento, administracin y reparacin de acueductos, tratamiento de aguas, cloacas, y saneamiento ambiental, construccin de la infraestructura para el servicio pblico de agua potable y aguas servidas, y dems obras de inters estadal. Sistemas de aduccin, drenajes, muros de contencin, diques y represas. Trazado e instalacin de tuberas. Importacin, exportacin, diseo, ensamblaje, construccin, reparacin, mantenimiento, transporte y enajenacin de materiales, equipos, maquinarias y herramientas propias para el servicio pblico de agua potable y aguas servidas.

.- Presentar oferta social en los procesos de contrataciones pblicas, concerniente al servicio pblico de agua potable y saneamiento, concepto basado en la necesidad de realizar obras, prestar servicios y/o proveer bienes, para atender necesidades de las comunidades, de manera de asegurar su desarrollo armnico y sustentable.

.- Desarrollar conforme a las disposiciones generales establecidas por la Ley Orgnica para la Prestacin de los Servicios de Agua Potable y de Saneamiento, as como por los lineamientos fijados mediante resoluciones y dems actos administrativos del Ministerio para el poder Popular del Ambiente (MPPA) y de la Hidrolgica de Venezuela, C.A (HIDROVEN), las polticas de recaudacin o comercializacin del servicio de agua potable y saneamiento, para la reinversin de estos recursos financieros en el fortalecimiento del servicio pblico vital de todos los habitantes del Estado Portuguesa.

.- Fomentar la transferencia de competencias al poder popular, para la prestacin del servicio pblico de agua potable y saneamiento, a travs de la articulacin de empresas de propiedad social, como fuentes generadoras de trabajo liberador y de condiciones para el vivir bien, que permitan aportar las herramientas necesarias en la formacin, insumos y acompaamiento tcnico, garantizando as el fortalecimiento del Sistema Econmico Comunal.

.- A los fines de garantizar el principio de corresponsabilidad pblica, en la gestin de los gobiernos locales y estadales junto al Pueblo, en la prestacin del servicio de agua potable y saneamiento, HIDROSPORTUGUESA tendr como prioridad, integrar al poder popular en los procesos autogestionarios y cogestionarios para la administracin y control de los recursos.Marco Jurdico

NormaGaceta OficialFecha

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (Art. 164)Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 36.88030-12-99

Constitucin del Estado Portuguesa (Art. 56)Gaceta Oficial del Estado Portuguesa Extraordinaria N 8021-03-02

Ley Orgnica de la Contralora General Repblica Bolivariana de Venezuela. (Art. 37)Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.34717-12-01

Ley Orgnica de la Administracin Pblica. (Art. 19)Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.30517-10-01

Ley Orgnica del Trabajo, los Trabajadores y Trabajadoras(LOTTT)Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 39.91607/05/2012

Ley Orgnica para la Prestacin de los Servicios de Agua Potable. (Art. 62)Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.56831-12-01

Ley Orgnica de Procedimiento Administrativo. (Art. 30)Gaceta Oficial N 2.818. Extraordinaria01-07-81

Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico. (Art.6)Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 3692028-03-00

ESTRUCTURA ORGANIZATIVAPresidencia: Lcdo. Renny Montilla

Vicepresidente Ejecutivo: Lcdo. Luis Prez

Consultora Jurdica: Dra. Amirys RobinoConsejo de Trabajadores Argimiro Gabaldon: Ibrahim A. Delgado Prez

Direccin Administracin y Finanzas: Lcda. Nelly UlacioDireccin de Comerciales: Lcdo. Jos Luis Puerta

Direccin de Operaciones y Mantenimiento: Ing. Eduardo MenaDireccin de Hidrografa: Ing. Yhonder PieruzziniDireccin de RRHH: Lcda. Thays GarciaDireccin de Gestin Comunitaria: TSU Anahely MontillaDireccin de Planificacin y Proyectos: Ing. Marcos Alburjas

Direccin de Informtica: Ing. Ely Noel Snchez

Direccin de Servicios Generales: Pedro OrellanaDireccin de Logstica y Transporte: Ernesto Sols

IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN

En la visita realizada a la Hidrolgica Socialista del Estado Portuguesa HIDROSPORTUGUESA S.A. ubicada en la Avenida Juan Fernndez de Len entrada Barrio Sucre parroquia Guanare, municipio Guanare, estado Portuguesa, se hizo el abordaje a la Directora de Administracin y Finanzas el cual fue realizado por los participantes del Programa Nacional de Formacin en Administracin (PNFA), la informacin fue aportada por la Lcda. Nelly Ulacio, y en donde se pudo observar la necesidad de organizacin que en estos momentos le falta a la empresa por ser relativamente nueva, eso aunado a los constantes cambios que se vienen presentando en la gestin pblica. Tambin se constat que esto trae consecuencias negativas como retraso en la funcionabilidad del rea.Se conoci con exactitud la ubicacin geogrfica, historia de vida, as como tambin, la estructura organizativa, entre otros. Seguidamente fueron aplicadas las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, estas se basaron en la entrevista no estructurada y la observacin. Todo en correspondencia con el problema, los objetivos y el diseo del proyecto.En este mismo orden de ideas, despus de recopilar y organizar la informacin aportada por la directora, se observ que se incurre en una debilidad en los procesos administrativos internos, ya que estos se hacen desorganizadamente, no existe un manual con la descripcin de las actividades y/o funciones que desempea cada uno de los trabajadores para as tener un mejor funcionabilidad y operatividad dentro del rea, tambin se visualiz que hacen falta equipos tecnolgicos y un atraso en los procedimientos debido a que la gestin pblica cambia constantemente la manera de cmo estos deben llevarse a cabo.Jerarquizacin de las necesidades de la organizacin.

Una vez recolectada toda la informacin se procedi a sistematizarla atendiendo a los distintos aspectos revelados en el diagnstico, para ello se tom como herramienta la matriz de priorizacin de problemas o necesidades, donde se especifica la magnitud, gravedad, capacidad y beneficio a travs de las siguientes interrogantes Cuntos miembros son afectados por el problema? Cunto dao ocasiona? Qu posibilidades de solucin tenemos? Cunto nos beneficia su solucin?; los indicadores para la primera interrogante se expresan en porcentaje, para la segunda muy grave, grave, medianamente grave y para el resto alto, medio y bajo.

MAGNITUDCuntos miembros son afectados por el problema?GRAVEDADCunto dao ocasiona?CAPACIDADQu posibilidades de solucin tenemos?BENEFICIOCunto nos beneficia su solucin?

CRITERIOSTiene que ver con la cantidad de personas afectadas por el problema.Registra la intensidad del dao que ocasiona el problemaCapacidad de intervencinIndica la posibilidad de dar la solucin al problemaIndica el nivel de provecho o utilidad que aporta la solucin del problema

Problema 1Desorganizacin en los procesos administrativos internosHasta el 100% GraveAltoAlto

Problema 2Falta de un manual de funcionesHasta el 100%Muy graveAltoalto

Problema 3Falta de equipos tecnolgicosHasta el 40%Medianamente graveBajaMedio

Problema 4

Atraso en los procedimientos administrativosHasta el 100%GravemedioAlto

De acuerdo a la matriz de priorizacin de necesidades aplicada, la jerarquizacin de los problemas queda de la siguiente manera: Falta de un manual de funciones que describa las actividades que cada trabajador debe cumplir, lo que trae como consecuencia atraso, disfuncionalidad entre otros.

Desorganizacin en los procesos administrativos internos estos se deriva de que no existe una norma establecida que permita deslindar la responsabilidad de quien o quienes deben realizarlos. Atraso por la modificacin constante en los procedimientos en el rea administrativa derivados de los cambios en la gestin pblica, esto trae como consecuencia un desfase en la presentacin de la informacin a la hora de una auditoria. Falta de equipos tecnolgicos, esto como consecuencia a la falta de insumos a nivel nacional.

Seleccin del Problema o Necesidad y Posible SolucinLuego de la jerarquizacin de las necesidades se obtuvo como resultado que la necesidad ms apremiante que tiene en estos momentos la direccin administrativa de la Empresa Hidrolgica Socialista del estado Portuguesa HIDROSPORTUGUESA S.A. es la falta de un manual de funciones que describa las actividades que cada trabajador debe cumplir y que a su vez permita alcanzar objetivos y presentar una visin de conjunto de la gestin administrativa, precisar las funciones encomendadas para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones, coadyuvar a la ejecucin correcta de las tareas asignadas a cada trabajador y proporcionar la uniformidad en el trabajo. De esta manera se tom el problema seleccionado y se aplic una matriz foda que permita hacer el cruce de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del rea en la bsqueda de una alternativa de solucin.

MATRIZ FODAFORTALEZADEBILIDADES

* El personal de la direccin est dispuesto a suministrar Informacin para la Elaboracin de un Manual.

*Existen dentro de la direccin herramientas y materiales para la elaboracin del Manual* El personal conoce sus actividades en forma Emprica ya que no existe un Manual de funciones.

* Por ser la direccin administrativa debera haber una norma escrita.

OPORTUNIDADES* Existen un grupo de estudiantes de la Universidad Politcnica Territorial del Estado Portuguesa (UPTP) interesados en la Elaboracin de un Manual.

* Exigencia de la Ley para contar con un Manual de funciones.* Aprovechar al mximo la disponibilidad del recurso humano para recabar toda la informacin necesaria.

* Disponer de todo el recurso material (Equipos) para la elaboracin del Manual, aprovechando que la ley lo exige.* Utilizar la disposicin de los estudiantes y el conocimiento del personal para elaborar el Manual de funciones

* por ser un rea importante de la empresa debe tener una norma escrita dentro de las leyes y que sea de provecho para los empleados

AMENAZAS* La contralora puede en cualquier momento Auditar el rea y notar la no existencia de Manuales.

* La empresa esta propensa a que por un error de un trabajador en sus funciones sea multado o demandado* Buscar asesoramiento legal para estar al da con las normas y evitar sanciones

* Sincerar las funciones de cada uno los empleados y la forma en que debe realizar los procedimientos para as evitar errores.* Proponer un Manual de funciones para que as la direccin este al da con las normas que establecen las Leyes y los trabajadores cuenten con una norma escrita donde se exprese cmo realizar sus funciones.