Proyecto del manual de normas y procedimientos

UPTAEB

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN ADMINISTRACION

EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACION DE

ADMINISTRACION

(Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”)

Autores: Oscaida Vargas Moisés Leal Helbis Nunes Daniel Rodríguez Herver castillo Carlos González

Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Carlos Lázaro Fecha: Abril 2012

Barquisimeto, Abril 2012

INDICE GENERAL

ppLISTA DE CUADROS………………………………………………………… ivRESUMEN……………………………………………………………………… v

I PARTE 1DESCRIPCION DEL PROYECTO…………………………………………..1. Diagnostico Situacional…………………………………………………… 1

1.1. Descripción del Contexto………………………………………… 11.1.1. Razón Social de la Organización…………………………... 11.1.2. Naturaleza de la Organización……………………………… 11.1.3. Localización Geográfica…………………………………….. 21.1.4. Historia de vida de la Organización………………………... 31.1.5. Organizaciones vinculadas al proyecto……………………. 4

1.2. Problemas, necesidades o intereses del Contexto…………… 51.2.1. Descripción del diagnostico situacional……………………. 51.2.2. Jerarquización y selección de las necesidades…………... 81.2.3. Selección de las necesidades………………………………. 91.2.4. Alternativas de soluciones…………………………………... 9

2. Justificación e Impacto Social …………………………………………… 102.1. Razones que llevan a realizar el proyecto………………………. 10

a) Desde el punto de vista teórico y sus aportes al conocimiento…………………………………………………….

11

b) Desde el punto de vista técnico – ámbito de acción……….. 12c) Desde la razón legal…………………………………………… 13d) Desde el Contexto Participante – Comunidad……………… 14e) Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo

Económico y Social de la Nación, Líneas de investigación del PNF en Administración y Transversalidad con los ejes proyecto, socio critico y profesional…………………………..

14

2.2. Población Beneficiada…………………………………………….......

17

3. Objetivos……………………………………………………………………. 183.1. General………………………………………………………………

….18

3.2. Específicos ……………………………………………………………..

18

II PARTEPLANIFICACION DEL PROYECTO………………………………………… 191. Plan de Acción……………………………………………………………. 202. Cronograma de Actividades…………………………………………….. 23

ii

III PARTERESULTADOS Y LOGROS…………………………………………………. 241. Conclusiones y Recomendaciones……………………………………… 24

1.1. Conclusiones……………………………………………………….. 241.2. Recomendaciones…………………………………………………. 26

IV PARTEANÁLISIS DE RESULTADOS………………………………………………. 28

REFERENCIAS………………………………………………………………... 29ANEXOS……………………………………………………………………….. 32

A. Guión de la entrevista………………………………………………….. 34B. Hoja para la Revisión del Manual…………………………………….. 37

iii

LISTA DE CUADROS

Pp.Cuadro 1 6Cuadro 2 8Cuadro 3 20Cuadro 4 24

iv

EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACION DE

ADMINISTRACION(Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

“Manuela Sáenz”)

Autores: Oscaida Vargas Moisés Leal Helbis Nunes Daniel Rodríguez Herver castillo Carlos González

Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Carlos Lázaro Fecha: Abril 2011

RESUMEN

El presente proyecto socio integrador, tiene como finalidad evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso de Compras del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela Sáenz”, Barquisimeto, Estado Lara. La investigación se enmarca bajo la modalidad de Investigación-Acción Participativa, donde los participantes se involucran directamente con el objeto de estudio. En este proyecto socio productivo, se aplicaron técnicas de recolección de datos como: Observación Participante y Encuesta. La encuesta se realizó al personal que labora en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”. Se Tomó como población objeto de estudio el personal de la Coordinación de Administración que tiene la responsabilidad de gestionar las compras. La información recolectada se analizó, discutió y sirvió de base para formular los resultados de la evaluación. Entre las conclusiones a las que se llegó, se tiene que, los manuales son una guía para toda organización donde se reflejan las actividades de manera metódica, al realizar este estudio se contribuye a mejorar eficazmente la comunicación y la ejecución de los procesos, para tal efecto, se recomienda la actualización periódica de los manuales, contando con la participación de todos los trabajadores involucrados y tener en cuenta los nuevos conocimientos y herramientas adquiridos.

Descriptores: Compras, Manual, Normas y Procedimientos, Procesos Administración

v

I PARTE

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1. Diagnostico Situacional

1.1.Descripción del Contexto

1.1.1 Razón Social

El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz” está adscrito a la Empresa Socialista

“Pedro Camejo”. (Compañía de Mecanizado Agrícola y

Transporte Pedro Camejo S.A.)

1.2.2 Naturaleza de la organización

Producto de la necesidad de desarrollar la industria

agroalimentaria venezolana en aras de lograr un apalancamiento

de la soberanía alimentaria del país, el Gobierno Nacional de la

República Bolivariana de Venezuela fundó la Corporación

Venezolana de Alimentos, la cual crea las bases para la gestión y

organización del sector agrícola del país, el cual se vincula

directamente con el sector alimentario.

En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria crea

nuevas empresas que se encargan del control del sector

alimentario, entre ellas la Empresa Socialista “Pedro Camejo”

que se crea como el brazo ejecutor de las políticas de

mecanización agrícola para los pequeños y medianos

productores excluidos en antiguas políticas gubernamentales.

1

En el año 2010, producto de la reestructuración de la CVA,

ésta pasa a ser la Corporación Venezolana de Alimentos, en

donde a través de su empresa, la Empresa Socialista “Pedro

Camejo” crea el Centro Latinoamericano de Formación en

Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, con el objeto de

capacitar en los aspectos técnico-productivos, sociopolíticos y

milicianos a los trabajadores y trabajadoras de la empresa, a

miembros de los Consejos Comunales de la región y a

representantes de los países de la Alternativa Bolivariana para

las Américas (A.L.B.A.).

La organización en estudio se dedicará a capacitar a los

trabajadores y trabajadoras, miembros de Consejos comunales

y compañeros y compañeras de los países que integran la

Alternativa Bolivariana para los Pueblo de Nuestra América

(A.L.B.A.), en el área de la mecanización agrícola.

1.2.3 Localización Geográfica

El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz”, está ubicado en Urachiche, Estado

Yaracuy, Municipio Urachiche, en el Corredor Agroindustrial

“Prudencio Vásquez”, donde también funcionan otras empresas

de la Corporación Venezolana de Alimentos.

1.2.4 Historia de Vida de la Organización

El Gobierno Nacional crea el 13 de noviembre del 2001 a

través del Decreto de Ley de Tierras y Desarrollo Agrario se

crea la Corporación Venezolana Agraria, la cual establece

empresas dedicadas a las diferentes áreas del sector agrícola

2

con el objeto de desarrollar la agricultura para una mayor

producción de alimentos.

En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria pasa a

ser Corporación Venezolana de Alimentos, ahora también se

encarga de la producción y comercialización de productos

alimenticios a través de sus empresas, sin dejar de lado sus

empresas de servicios, como la Empresa Socialista “Pedro

Camejo”, la cual fue fundada el 14 de Junio del 2006 con el

objeto de prestar servicios de mecanización agrícola a los

pequeños y medianos productores de las diferentes regiones

agrícolas del país.

En vista de la necesidad de capacitar al personal que

labora en dicha organización, se crea el Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

“Manuela Sáenz”, el cual se concibe como un espacio formativo

en las áreas técnico-productivas apoyando la capacitación de

las diversas maquinarias e implementos utilizados para

mecanizar la agricultura, y a su vez generar conciencia en

cuanto al uso de esa maquinaria y su cuidado. La puesta en

marcha de esta organización aportará a una mayor relación con

los países del ALBA y a su vez permitirá fortalecer la soberanía

agroalimentaria de nuestras naciones.

El centro Latinoamericano de Formación en Mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz” comenzó a funcionar el 28 de

noviembre del 2010, brindando su I Curso de Mecanización

Agrícola a 32 personas entre ellos 2 bolivianos y 2

nicaragüenses y el resto entre trabajadores, trabajadoras y

postulados por los Consejos Comunales de la localidad de

Urachiche, estado Yaracuy. Se estima su inauguración para el

año 2011.

3

1.2.5 Nombres de las Organizaciones Vinculadas al Proyecto

En este proyecto socio productivo se vinculan las

siguientes organizaciones:

a. Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz”: ubicado en Urachiche, Municipio

Urachiche del Estado Yaracuy, lugar donde se llevó a cabo

el proyecto.

b. Empresa Socialista “Pedro Camejo”: cuya sede principal se

encuentra ubicada en Cabudare, Municipio Palavecino del

estado Lara.

c. Corredor Agroindustrial del Estado Yaracuy “Prudencio

Vásquez”, sede de las distintas empresas de la Corporación

Venezolana de Alimentos como: Leguminosas del ALBA,

Empresa Socialista “Bravo Cacique”, ISOPESCA,

Corporación CASA, Empresa Socialista “Pedro Camejo” y el

Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz”.

d. Consejos comunales y demás organizaciones sociales:

diferentes órganos del Poder Popular de la localidad de

Urachiche, estado Yaracuy.

e. Fundos Zamoranos.

1.2.Problemas, Necesidades o Interés del Contexto.

A través de un diagnóstico situacional realizado durante la fase

III, se determinó la necesidad del diseñó del Manual de Normas y

Procedimientos para el Proceso de Compras de la Coordinación de

Administración del Centro Latinoamericano de formación en

4

Mecanización Agrícola “Manual Sáenz”, para alcanzar los objetivos

perseguidos para solucionar el problema que le dio origen.

Posteriormente, durante la evaluación realizada en la fase IV,

los participantes obtuvieron información fundamental que permite

establecer la necesidad, de realizar ajustes en el diseño, de tal forma

de facilitar el cumplimiento de las actividades programadas y el logro

de los objetivos. Esta información se detalla a continuación:

1.2.1 Descripción del Diagnostico Situacional

El desarrollo de la evaluación se fundamentó en un proceso

de triangulación de información, utilizando diferentes recursos

para recopilar las experiencias de los diversos actores

involucrados en el proyecto. De gran importancia es, indicar que

se utilizaron técnicas de recolección de evidencia; según Arias

(2004), son “las distintas formas o maneras de obtener

información” (p. 35). En este sentido, para llevar a cabo la fase

diagnóstica se utilizo, la entrevista, la cual consiste en la

formulación de un o varias preguntas que son respondidas de

manera oral y estas se pueden realizar tanto a una sola

persona como a un grupo en particular (Ver Anexo A).

Por su parte, Pérez Serrano, (citado por Hernández, 2008),

señala que la entrevista es una técnica mediante el cual el

entrevistador sugiere al entrevistado unos temas sobre los que

este es estimulado para que exprese todos sus sentimientos y

pensamientos de forma libre, conversacional poco formal. Su

uso es variado, pero principalmente se usa como complemento

en la búsqueda de datos específicos, es decir obtener

información que sería muy difícil conseguir con otra técnica.

5

Además de ello, se buscó la información a través del

diseño y uso de una hoja de revisión del Manual (Ver Anexo B),

que permitió detectar requerimientos de ajustes en el mismo.

Se debe mencionar, que tanto la entrevista, como la hoja de

revisión fueron dirigidas a cada uno de los miembros de la

población beneficiada directamente y al personal del

Departamento de Organización y Métodos, unidad responsable

de la revisión de Manuales dentro de la organización.

Ahora bien, la información y evidencias recolectadas

durante esta fase, a través de las técnicas de recolección, le

proporcionaron los insumos necesarios a los participantes, para

que los mismos, reflexionaran sobre las necesidades

detectadas, así pues, se realizó una matriz de análisis del

Manual de Normas y Procedimientos, dando como resultado los

siguientes aspectos a tomar en cuenta al momento de realizar

la evaluación, así como la formulación de las estrategias y

sugerencias a ser tomadas en cuenta por la Gerencia de la

Planta:

Cuadro 1

Matriz de Análisis del Manual de Normas y Procedimientos

Análisis Situación Actual Análisis CriticoEstrategias o Sugerencias

Evaluación del Manual de normas y procedimientos para

el proceso de compras de la

coordinación deAdministraciónCaso: Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización

Agrícola “Manuela

La portada no tiene identificada a

la empresa

Se desconoce a qué empresa

pertenece

Identificar la empresa en la

portada del Manual.

Falta información con respecto a la unidad encargada

del diseño y aprobación del

manual.

Se desconoce quién (es)

elaboraron el manual, a su vez, quien (es) de la Junta Directiva

dieron visto bueno del mismo.

Se recomienda ubicar al pie de página de todo el manual dicha información, así como las firmas y sellos en señal de aprobación.

6

Sáenz”)

El objetivo del manual está

presente en el manual. Sin

embargo, falta describir el

alcance y las unidades

involucradas están mal ubicadas

dentro del mismo.

Se debe colocar la información

de las unidades involucradas



coordinación deAdministración

Caso: Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz”)

Los flujogramas de procesos están mal ubicados

dentro del manual.

Las paginas 3, 4, 5 y 6 del manual

donde se detallan los flujogramas de proceso deben ir al

final de cada proceso

respectivamente.Las bases legales

están correctamente

ubicadas.No presenta un

glosario de términos

Colocar el glosario de términos.

Las normas generales y

específicas no están delimitadas de manera clara y

precisa.

Se observa que las normas no

están identificadas

correctamente según la

estructura del manual. Las

normas específicas no

están organizadas

según los procedimientos

.

Identificar y ubicar de manera correcta

las normas generales y las

normas especificas,

separadas unas de las otras, con sus respectivos títulos.

Separar en manual anexo los

cargos que se presentan, así

como las funciones por

cargo.

En el manual de

procedimientos se encuentra

inmerso el manual de cargos y

Incluir la información

correspondiente de cargos y funciones

en el manual existente

correspondiente.

7

funciones, cuando esta información

debe estar por separado en un

manual independiente.



coordinación deAdministraciónCaso: Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz”)

Los formatos que se muestran en el manual de normas y procedimientos

no poseen información

referente al modo de uso de los

mismos.

Diseñar manual de uso de los

formatos utilizados.

Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)

De los resultados anteriores se desprende la necesidad de la

evaluación, pues como lo señala Sapag Chain (s/f), la evaluación es

un instrumento que ayuda a establecer objetivamente ciertos aspectos

resultantes del estudio, para medir objetivamente las premisas y

supuestos, estas deben nacer de la realidad misma en la que el

proyecto estará inserto y en el que deberá rendir sus beneficios.

1.2.2. Jerarquización y Selección de Necesidades

Es necesario puntualizar que se han evidenciado algunas

necesidades, entre ellas se tiene:

1. Fallas en diversos aspectos del Manual de Compras.

2. Falta de Control en la aplicación de los manuales de normas

y procedimientos para el correcto cumplimiento de los

mismos.

8

Es importante resaltar, que las necesidades antes

mencionadas se han considerado de acuerdo al orden de

importancia y según su prioridad.

1.2.3. Selección del Problema o Necesidades

Es importante destacar, que la selección de las

necesidades se ha realizado atendiendo a la importancia que

tiene para el Centro Latinoamericano de Formación en

Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, el Manual de normas

y Procedimientos, para la correcta realización de las

transacciones correspondientes a las compras, proceso este

fundamental dentro del Centro.

En ese sentido, se selecciona como único problema a

tratar en este proyecto socio integrador, el que corresponde a

las Fallas en diversos aspectos del Manual de Compras, esto

debido a la relevancia de establecer claridad y precisión en toda

la información contenida en el Manual, y que es primordial para

el desarrollo de las transacciones mencionadas anteriormente.

Además de lo expuesto anteriormente, se decide abordar

el problema, pues, está directamente relacionado con nuestra

área de competencia como participantes del Programa Nacional

de Formación en Administración.

1.2.4. Alternativas de Solución

Para efectos de este proyecto socio integrador,

considerando la necesidad seleccionada, se propone como

alternativa de solución la Evaluación del Manual del

Procedimiento de Compras para el Centro Latinoamericano de

9

Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”

(CLFMA). Dicho Manual de Procedimiento se basa en los

distintos aspectos legales y administrativos establecidos en las

leyes de la República Bolivariana de Venezuela y en las

normativas establecidas por la empresa.

En cuanto al aspecto legal, para este manual, son

especiales las leyes referentes a los procedimientos

administrativos en las empresas públicas o empresas del

Estado, la Ley de contrataciones y la Ley sobre Simplificación

de Tramites Administrativos.

En tal sentido, el desarrollo de la Evaluación del Manual

del procedimiento de compras del Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”,

permitirá realizar ajustes en el diseño del mismo, permitiendo el

adecuado cumplimiento de las actividades programadas y el

logro de los objetivos, trayendo como consecuencia la

efectividad y eficiencia para el procedimiento de referencia, y

por ende para el Centro.

2. Justificación e Impacto Social

2.1. Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto

En lo que respecta a las razones que conllevan a realizar el

Proyecto Socio Integrador, se debe mencionar, que evaluar el

Manual de Normas y Procedimientos para el proceso de compras

permite al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización

agrícola “Manuela Sáenz”, obtener información relevante para la

toma de decisiones, y determinar de la manera más significativa y

10

objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de las

actividades implicadas en el Manual, a la luz de los objetivos.

De este modo, la evaluación del Manual es fundamental,

porque sirve como un instrumento que provee información para la

toma de decisiones, además que permite emitir un juicio sobre la

bondad o conveniencia del diseño del mismo, ayudando a estudiar

objetivamente e identificar los aspectos que fallan o no en dicho

diseño, y si estuvieron a la altura de las expectativas.

Ahora bien, a continuación se presentan algunas razones que

justifican la realización de este proyecto:

a. Teórico-Conocimiento: la presente investigación se desarrolla en

el marco del Programa Nacional de Formación en Administración,

el cual busca formar el nuevo administrador y la nueva

administradora cónsono con el nuevo Modelo Productivo Socialista

establecido en el Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social

de la Nación Simón Bolívar 2007-2013. Al respecto, este

Administrador debe conocer a fondo todos los procesos

administrativos llevados a cabo dentro de una organización, y los

procedimientos desarrollados para el buen desempeño de

actividades dentro de la empresa.

Cabe mencionar, que uno de los procedimientos más

importantes que se realiza en la organización en estudio es el de

compra, según Bassi (2001) las compras se definen como

“actividades que atañen a un negocio en lo que respecta a costo,

calidad y disponibilidad física de materiales, pues deben asegurar

las materias primas para la fabricación de los productos o la

prestación de los servicios y su comercialización” (p. 301). Para

este procedimiento se toman en cuenta diversas variables como:

abastecimiento, precios, existencia, alternativas, costos.

11

Por otro lado, es importante resaltar que evaluar el

procedimiento de compras pasa por un análisis de gestión de

compras que Mecinas (1999) define como “un proceso que

contribuye a los objetivos comunes de la empresa mediante la

adquisición de material necesario para obtener el producto” (p. 65).

Por lo antes expuesto, se nota la importancia de la realización de

un manual de procedimientos para la compra que permita

garantizar un proceso limpio y justo, además de legal según las

normas y leyes de Venezuela y que a su vez garantice el

cumplimiento de los objetivos de la organización.

b. Técnico – ámbito de acción: el desarrollo de un nuevo modelo

productivo, capaz de incentivar el desarrollo humano sostenible y

no subordinado al capital como único motor de la humanidad,

requiere de profesionales de la administración capaces de afrontar

nuevos retos que se adecuen a las necesidades del país y de las

organizaciones bajo un modelo más humanista de desarrollo.

En tal sentido, durante la realización de esta investigación, los

participantes desarrollan una herramienta de evaluación que

permite verificar si se están cumpliendo los objetivos en el proceso

de compras para mejorar la transparencia y uso de los recursos en

el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

“Manuela Sáenz”, trayendo como consecuencia el desarrollo eficaz

y eficiente de dicho procedimiento.

Por último, se puede decir, que con este ámbito se busca

consolidar la integración de los diversos procesos y áreas

operativas, para que exista el crecimiento de la organización y del

colectivo. En se sentido, los participantes del proyecto Socio

Integrador proporcionaran alternativas de solución para las

necesidades plasmadas de los resultados obtenidos, lo cual,

12

ayudara al progreso de esta organización y mejorar los servicios

que le ofrecen a las comunidades.

c. Legal: el presente proyecto Socio Integrador tiene su fundamento

legal en las siguientes leyes y decretos: como principal base legal,

se tiene la “Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

Otra base legal corresponde a la Ley Orgánica de la

Administración Pública, la cual rige los procedimientos

administrativos a seguir, que se deben considerar al momento de

analizar y proponer procedimientos administrativos innovadores.

Vale resaltar, que la Ley Orgánica de la Administración pública

comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y

procedimientos que intervienen en la captación de ingresos

públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines del

Estado, y estará regida por los principios Constitucionales de

legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia, responsabilidad,

equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica”.

Además de las anteriores, se tiene como base la Ley Orgánica

de la Administración Financiera del Sector Publico, esta establece

en su artículo 2, qué comprende la administración financiera del

sector y qué principios los rige. Así mismo, el Reglamento Nº 4 de

la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico,

establece las disposiciones básicas para el funcionamiento del

sistema de contabilidad pública, el cual será único, integrado y

aplicable a todos los órganos de la República.

Por otro lado, encontramos la Ley Orgánica de las

Contrataciones Públicas y la Ley de Licitaciones. También, se

fundamenta en la Ley de Contrataciones y la Ley de simplificación

de Trámites Administrativas, esta última encargada de establecer

lineamientos bajo los cuales los órganos y entes de la

13

Administración Pública realizarán la simplificación de los

trámites administrativos que se efectúan ante los mismos.

d. Participante-Comunidad: El proyecto favorece a la búsqueda del

perfeccionamiento de las actividades ejecutadas por los

integrantes de esta organización, y a las mejoras sistemáticas de

cada uno de los departamentos, para que ello genere un

mejoramiento en las compras del Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.

Así mismo, los participantes proporcionaran las herramientas

para la ejecución de dichas propuestas, y cumplirlas a cabalidad,

es lo esperado. La iniciativa de los participantes de abordar esta

empresa socialista, permitirá hacer seguimiento a todos los

procedimientos que allí se ejecutan, para posteriormente realizar

propuestas y recomendaciones según las necesidades

observadas.

En virtud de lo expuesto, el proyecto contribuye al

mantenimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa, a través

del desarrollo del proceso de evaluación, lo que permitirá la

determinación de estrategias que repercutirán en el logro de los

objetivos, y en lo enmarcado en su misión y visión.

e. Vinculación del proyecto con el Plan de desarrollo Económico

y social de la Nación 2007-2013, Líneas de investigación del

PNFA y transversalidad con el eje proyecto, socio crítico y

profesional: Este proyecto Socio Integrador, se encuentra

relacionado con las Líneas Generales del “Plan de Desarrollo

Económico y Social de la Nación 2007-2013” la línea número 3:

Modelo Productivo Socialista, que tiene como finalidad desarrollar

el nuevo modelo productivo endógeno como base económica del

Socialismo del Siglo XXI, incrementar la soberanía alimentaria y

consolidar la seguridad alimentaria, lográndose esto a través del

14

fortalecimiento de los mecanismos de creación y desarrollo de

Empresas Socialista y de redes en la economía social, al igual

que mantener la sostenibilidad de la economía social.

Ahora bien, el Centro Latinoamericano de Formación en

mecanización Agrícola “Manuela Sáenz” surge como un modelo

mediante la participación comunitaria, contribuyendo a incrementar

la calidad de vida de la población bajo principios de justicia y

equidad. Asimismo, se vincula con la Línea de Investigación N° 2

del Programa Nacional de Formación en Administración (PNFA), la

cual establece la “Producción Sostenible en los Modelos

Productivos”, específicamente en el objetivo de “Planificar,

controlar y evaluar los procesos de compras de insumos y bienes

de servicios, dirigidos al desarrollo endógeno y al crecimiento

sostenido de las comunidades”.

Además de lo anterior, se encuentra vinculado con la

estructura curricular, ya que cumple en ser un proyecto de carácter

socio integrador teniendo como finalidad la resolución de un

problema colectivo, en este caso, la Evaluación de procedimientos

administrativos, permitiendo así, el correcto funcionamiento del

Centro Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola

“Manuela Sáenz”.

Es necesario destacar, que el perfil del egresado en

administración bajo la modalidad del PNF claramente explica que,

es un ciudadano que detecta y soluciona problemas propios de su

ámbito de actuación mediante la creatividad, análisis y

comprensión organizacional dentro del marco legal vigente, que le

permite integrarse con conciencia al desarrollo socioeconómico,

político, sustentable y sostenible, acompañado por una alta

motivación, además de ser un ciudadano integral activo, critico,

innovador, emprendedor y solidario, que practique y respete los

15

valores humanísticos, con aptitudes para desempeñarse

operativamente en todas las fases del proceso administrativo.

En tal sentido, se demuestra la Transversalidad de los ejes del

PNFA con el proyecto, puesto que se han tomado de los tres ejes,

información importante para poner en ejecución el mismo. En el eje

socio-critico se hace profundizar lo que en Venezuela se viene

desarrollando, un proceso de transformación en lo político, social,

educativo, económico y cultural, donde obligatoriamente se

necesita de cuadros profesionales capaces de diseñar y de

administrar nuevas formas de producción y nuevas formas de

propiedad de medios de producción, al servicio de la satisfacción

de las necesidades fundamentales de la población, y con

capacidad para generar y conducir nuevas organizaciones con

conciencia ética y ecológica y orientadas hacia el desarrollo

sustentable.

Para ello es necesaria la participación de todos los actores

involucrados en el hecho educativo (Facilitadores, Participantes,

Comunidades). Así, los egresados se forman con una tendencia

diferente, donde debe prevalecer como administradores, valores

humanistas que van más allá de un interés individual y de lucro, a

la vez de estar obligados a llevar esta propuesta a cada comunidad

que abra sus puertas, y den la oportunidad de ofrecerles un nuevo

modelo de administrar sus negocios, como es el caso del Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela

Sáenz”, quienes confiaron en esta propuesta de estudio, y

brindaron el apoyo institucional solicitado.

En cuanto al Eje Profesional, se han impartido diferentes

unidades curriculares a lo largo del trayecto IV , lo cual ha

desarrollado en cada uno, como participantes, destrezas y

habilidades, conocimientos y eficiencia, en lo que respecta al área

16

Administrativa, Contable-Financiera, Talento Humano y

Comercialización lo que ha permitido la formación como seres,

humanistas, integradores, socialistas, capaces de resolver o

detectar problemas, y estar abiertos a los cambios internos y

externos, de manera que permite una integración en la

metodología de proyectos de participación comunitaria,

actualmente difundida y ejecutada dentro de los nuevos planes de

carrera universitaria en el marco de la Misión Alma Mater.

2.2. Población Beneficiada

Dentro de los beneficiados directos tenemos a los

trabajadores del Centro Latinoamericano de Formación en

Mecanización Agrícola.

Cuadro 2

Población Beneficiada Directamente

CARGO CANTIDAD

Administrador 1

Talento Humano 1

Planificador 1

Coordinador 1

Obreros 11

Conductor 1

Docentes 4

TOTAL 20

Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González

(2012)

17

En cuanto a la población beneficiada indirectamente, tenemos

a los trabajadores y trabajadoras de la empresa Socialista “Pedro

Camejo” miembros de Consejos Comunales, y compañeros y

compañeras de los países que integran la Alternativa Bolivariana

para los pueblos de nuestra América (A.L.B.A).

3. Objetivos del Proyecto

General

Evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso de

Gestión de Compras de la coordinación de Administración del Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela

Sáenz” en Urachiche, estado Yaracuy.

Específicos

1. Diagnosticar la situación actual del Manual de Normas y

Procedimientos del Proceso de Compras del Centro Latinoamericano

de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.

2. Analizar las mejoras al Manual de Normas y Procedimientos del

Proceso de compras del Centro Latinoamericano de Formación en

mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.

3. Sugerir las estrategias para desarrollar y mejorar la aplicación del

Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de compras.

18

II PARTE

PLANIFICACION DEL PROYECTO

19

23

1. Plan de Acción

Cuadro 3

Plan de Acción

QUE COMO CUANDO DONDE QUIENES CON QUE

Visita programada al Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

Reunión con los miembros del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”

donde se dio información de parte de los integrantes del

proyecto, sobre la evaluación del manual de normas y

procedimientos.

06/09/11

Centro Latinoamericano de


Agrícola “Manuela Sáenz. Urachiche,

Municipio Urachiche,

Estado Yaracuy.

Oscaida VargasMoisés Leal

Helbis NunesDaniel Rodríguez

Herver CastilloCarlos Gonzales

RECURSOS FÍSICOS:Cámara fotográfica, celulares.

RECURSOS FINANCIEROS:Viáticos

Barquisimeto-Urachiche (Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz) y Urachiche – Barquisimeto

5 x 30 = 150 Bs.

Alimentos y Bebidas5 x 50 = 250

Reunión con el Tutor Asesor Prof. William

Rodríguez.

Discusiones Grupales.Lluvia de ideas.

Análisis del contenido del Proyecto Socio Integrador y del Programa del PNF en

Administración.

13/09/11Aula de Clase del

UPTAEB.




RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del

PNFA.

Entrega de Informe de Avance del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte

del Tutor Asesor Prof. William Rodríguez.

Se acordó la evaluación del manual de compras, en el

Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.


UPTAEB.




RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del PNFA., cámara fotográfica, y

grabadora.

Reunión de equipo donde se establecieron las

estrategias innovadoras a

Se acordaron las siguientes estrategias: Guion de

entrevistas al personal de

17/01/12 Casa de Helbis Nunes


Helbis Nunes

RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del

PNFA.

23

implementar en el Centro Latinoamericano de


Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización

“Manuela Sáenz”, destacando la Evaluación del Manual de Compras para la empresa.

Daniel RodríguezHerver Castillo

Carlos Gonzales

Reunión con el nuevo Tutor Externo Carlos Lázaro asignado en el Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz,

en compañía del Tutor Asesor Prof. William

Rodríguez.

Se obtuvo información de las acciones ejecutadas por el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz, la cual fue muy lucrativa para

ambas partes.

07/02/12





Estado Yaracuy.







5 x 35 = 175 Bs.


Visita programada al Centro Latinoamericano de


Se idearon propuestas para que el manual, sea aceptado por todos los miembros del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

.

22/02/12





Estado Yaracuy.







5 x 35 = 175 Bs.


Reunión con el Tutor Asesor Prof. William

Rodríguez.

Se realizo la Revisión de formatos, la Requisición, las

Notas de entrega y el Acta de recibido. Se nos sugirió la

mejora de los formularios y agregarle algunos tips.


UPTAEB.




RECURSOS FISICOS:Manual de compras.,

Programa del PNFA, Hojas Tamaño Carta.

Entrega del Proyecto Socio Entrega del proyecto para 19/03/12 Aula de Clase del Oscaida Vargas RECURSOS FÍSICOS: Lápiz,

23

Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte

del UPTAEB.

corroborar trabajo realizado en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,

UPTAEB.

Moisés LealHelbis Nunes

Daniel RodríguezHerver Castillo

Carlos Gonzales

paginas blancas, programa del PNFA, Borrador del Proyecto

Socio Integrador.

Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)

2. Cronograma de Actividades

Cuadro 4

Cronograma de Actividades

23

No. ACTIVIDAD

SEPTIEMBRE OCTUBRE ENERO FEBRERO MARZO

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 51 Visita programada al Centro Latinoamericano

de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

2 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William Rodríguez.

3 Entrega de Informe de Avance del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte del Tutor Asesor Prof.

William Rodríguez.4 Reunión de equipo donde se establecieron las

estrategias innovadoras a implementar en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

5 Reunión con el nuevo Tutor Externo Carlos Lázaro asignado en el Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz, en

compañía del Tutor Asesor Prof. William Rodríguez.

6 Visita programada al Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

“Manuela Sáenz.7 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William

Rodríguez.8 Entrega del Proyecto Socio Integrador del

Trayecto IV para su revisión por parte del UPTAEB.

Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012).

III PARTE

RESULTADOS Y LOGROS

1. Conclusiones y Recomendaciones

1.1.Conclusiones

La consulta de fuentes bibliográficas y documentales, así como

el análisis e interpretación de la evidencia recabada en el estudio,

permitieron llegar a las siguientes conclusiones, de acuerdo con los

objetivos del estudio referidos al plan de acción:

1. Con respecto al primer objetivo, Diagnosticar la situación actual del

Manual de Normas y Procedimientos del proceso de Compras, se

determinó, según la evidencia recabada, que el mismo presenta los

siguiente requerimientos:

a. La portada no tiene identificada el Centro Latinoamericano de

Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, por lo que

se desconoce a quien pertenece, pudiendo esto generar dudas

entre el personal que debe aplicar sus normas y procedimientos.

b. Existe una falta información con respecto a la unidad encargada de

la elaboración y aprobación del manual, por lo que hay un

desconocimiento total del área encargada de dar el visto bueno del

mismo, generando esto, al igual que el caso anterior, dudas en el

personal que debe aplicar sus normas y procedimientos.

c. El objetivo del manual está presente en el mismo, sin embargo,

falta describir el alcance y las unidades involucradas están mal

ubicadas dentro del mismo.

d. Los flujogramas de procesos están mal ubicados dentro del

manual.

24

e. No presenta un glosario de términos.

f. Las normas generales y específicas no están delimitadas de

manera clara y precisa.

g. Los formatos que se muestran en el manual de normas y

procedimientos no poseen información referente al modo de uso

de los mismos.

De lo expuesto se deduce, que el manual no cumple con todos los

requisitos del Manual de Normas y Procedimientos, puesto que, no

contempla todos los aspectos relacionados con su elaboración,

filosofía y objetivos del centro.

2. En cuanto al siguiente objetivo; Analizar las mejoras del Manual de

Normas y Procedimientos del proceso de Compras del Centro

Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela

Sáenz”, se pudo establecer que se deben hacer mejoras a la portada

identificando en ella a la empresa, además se debe ofrecer

información sobre la unidad encargada de la elaboración y aprobación

del Manual, se deben reestructurar las normas generales y

específicas, asimismo, se deben reubicar los flujogramas de los

procesos, entre otras mejoras; de tal forma de garantizar la calidad del

Manual y así posibilitar la aplicación de una variedad apropiada de

actividades y de habilidades, asegurar que las tareas sean

identificables como una unidad significativa de trabajo y no como algo

fragmentado y sin contenido, además de mantener un clima de

seguridad para todo el personal, al tener una fuente de referencias

única y fiable para sus actuaciones.

3. En lo referente al tercer objetivo; se concluyó, que es fundamental la

puesta en práctica de un conjunto de estrategias dirigidas a mejorar la

aplicación del Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de

compras, así pues, se plantean las siguientes:

a. Identificar la empresa en la portada del Manual.

25

b. Se recomienda ubicar al pie de página de todo el manual la

información de la unidad responsable del Manual, así como las

firmas y sellos en señal de aprobación.

c. Se debe colocar la información de las unidades involucradas.

d. Las paginas 3, 4, 5 y 6 del manual donde se detallan los

flujogramas de proceso deben ir al final de cada proceso

respectivamente.

e. Colocar el glosario de términos.

f. Identificar y ubicar de manera correcta las normas generales y las

normas especificas, separadas unas de las otras, con sus

respectivos títulos

g. Incluir la información correspondiente de cargos y funciones en el

manual existente correspondiente.

h. Diseñar manual de uso de los formatos utilizados.

1.2.Recomendaciones

En relación con lo planteado anteriormente, se sugiere lo

siguiente:

1. Tener un modelo unificado para todo el Centro.

2. Tener un formato que permita su constante revisión y actualización,

ya que debe revisarse periódicamente.

3. Tener en cuenta y ser consecuente con la filosofía y objetivos del

Centro y el Departamento de Compras.

4. Que hayan manuales disponibles en todas las unidades, de manera

que todo el personal tenga acceso a ellos.

5. Que sea aceptado par todo el personal al que va dirigido.

6. Capacitar y divulgar a todo el personal, la importancia del uso del

manual de normas y procedimientos de la empresa.

26

7. Separar el manual de normas y procedimientos del manual de cargos

y funciones, ya que, de esta manera, se delimitara de forma más

detallada las funciones que deben ejecutar cada área específica, y

cada colaborador de las mismas. Esto es importante al momento de

inquirir responsabilidades.

27

FASE IV

ANÁLISIS DE RESULTADOS

Se determinó la necesidad de evaluar los procesos existentes en el

Manual de Nomas y Procedimientos del proceso de Compras del Centro

Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,

buscando el mejoramiento de los mismos. Los participantes establecieron

como prioridad el cumplimiento del manual tal y como está establecido, por

encima de los procesos realizados empíricamente.

De esta manera se realizaron visitas programadas, y se efectuaron

entrevistas a cada uno de los miembros de la población beneficiada

directamente dentro de la organización, para visualizar las fallas que poseen

en la ejecución de sus procedimientos, además se les hizo entrega de una

hoja para la evaluación del Manual, de tal forma de que se pudiera ampliar la

información recabada; esta también le fue entregada al personal del

Departamento de Organización y Métodos, por ser este el área encargada de

la elaboración y aprobación de los Manuales del Centro.

Al tener toda la información redactada y acorde a lo previamente

trazado, se diseño la matriz de análisis del manual de normas y

procedimientos, destacando la situación actual, el análisis crítico y las

sugerencias con respecto a diversos aspectos en el área de compras, así

como de los formatos que deben utilizarse en dicha área.

Dichos resultados sirvieron de base para el mejoramiento de los

procesos donde fueron detectadas las fallas, a la vez de permitir la

modificación y actualización del manual de normas y procedimientos, de

aquellos procesos que estén obsoletos y no estén acordes con la realidad de

la organización.

28

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"Preparación y Evaluación de Proyectos"Nassir Sapag ChainReinaldo Sapag ChainCuarta Edición..........Pág. 4, 6, 11

31

ANEXOS

32

ANEXO A

GUIÓN DE LA ENTREVISTA

33

GUIÓN DE LA ENTREVISTA

1. ¿Está Ud. involucrado con algunos de los procedimientos que se

encuentran descritos en el Manual de Normas y Procedimientos?, si la

respuesta es afirmativa, ¿En cuál y de qué forma?

2. ¿Ha tenido oportunidad de leer el Manual completamente o solo una

parte de él?

3. ¿Considera Usted que el proceso donde se encuentra involucrado está

descrito de forma clara y precisa?

4. ¿Considera Usted que en el proceso donde se encuentra involucrado

están descritos todos los pasos y unidades que lo conforman? Por

ejemplo:

Debe ser un modelo unificado para toda la organización.

Las normas y procedimientos que se incluyan han de ser los

necesarios y no más.

Hay que tener en cuenta que al seleccionar los aspectos de trabajo

que se deben normalizar, habitualmente caemos en el error de incluir

en el manual fundamentalmente, normas y procedimientos complejos

y de utilidad muy específica y poco frecuente. Sin embargo, pensamos

que, precisamente aquellos aspectos del trabajo habitual que pueden

parecer simples y muy conocidos por su frecuente utilidad, es donde

más fácilmente se puede caer en defectos por la rutina, lo que puede

ser un factor decisivo de deterioro de la calidad.

El manual tendrá un formato que permita su constante revisión y

actualización, ya que debe revisarse periódicamente.

34

Todo su contenido ha de tener en cuenta y ser consecuente con la

filosofía y objetivos de la institución y el Departamento que

corresponda.

Habrá manuales disponibles en todas las unidades, de manera que

todo el personal tenga acceso a ellos.

El manual deberá ser aprobado y respaldado por los órganos de

gobierno de la organización.

Deberá ser conocido y aceptado par todo el personal al que va

dirigido.

5. ¿En relación a la pregunta anterior, considera Usted que el Manual

requiere algún ajuste o a su parecer cumple con los requisitos expuestos?

35

ANEXO B

HOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL

36

HOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL

37

Proyecto del manual de normas y procedimientos

Education

Transcript of Proyecto del manual de normas y procedimientos