MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN …

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

FINANCIERA

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MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Guatemala, Agosto de 2021

Elaborado por: Dirección Administrativa Financiera

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INDICE

I. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................. 5

II. OBJETIVOS DEL MANUAL ......................................................................... 6

III. BASE LEGAL ................................................................................................. 7

IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN ........................................................................... 8

V. NORMAS Y POLÍTICAS EN GENERAL .................................................... 9

VI. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS ............................................................ 12

VII. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS ................................................. 14

VIII. SIMBOLOGIA ............................................................................................. 141

IX. GLOSARIO .................................................................................................. 142

ANEXO: ........................................................................................................ 147

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APROBACIÓN DE MANUAL

Elaboró: Licenciado Saulo Josué Zuleta Guzmán

Revisión Técnica: Licenciado Erick Estid Monzón Gómez

Firma y Sello

Revisión Jurídica: Licenciada Aida Gabriela Morales Chamalé

Firma y Sello

Autorizó: Ingeniero Enrique Cossich Mérida

Firma y Sello

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INTRODUCCIÓN

La Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, es la entidad especializada en la generación de políticas, planes, programas y proyectos orientados a la transparencia, la implementación del gobierno abierto y electrónico que garanticen a la población el pleno acceso a la información pública en las instituciones que conforman el Organismo Ejecutivo. Para coadyuvar con la premisa anterior se elabora el presente Manual de Normas y Procedimientos, aplicado a las actividades de responsabilidad de la Dirección Administrativa Financiera. El manual es una herramienta que permite conocer y familiarizarse con el cumplimiento de las atribuciones de los puestos que integran la Dirección a través de las normas y procedimientos definidos, facilitando conocer el sistema de trabajo, los involucrados y las actividades a desarrollar para cumplir adecuadamente con los distintos procesos que componen la gestión de esta Comisión. Para facilitar su uso, el manual en su parte de aplicación se ha estructurado de la siguiente forma:

• Normativa, en esta se establecen las normas de observancia y aplicación a los procedimientos, para una adecuada ejecución.

• Procedimientos, en este apartado se desarrollan uno a uno los diferentes procedimientos en un método práctico el cual define un apartado descriptivo para que el usuario tenga a la mano la representación de los procesos de forma amigable y efectiva.

Es importante destacar que el manual de normas y procedimientos, es un instrumento de consulta y guía para las autoridades de la Comisión, personal operativo y administrativo o personas interesadas en conocer el funcionamiento de la Comisión, con el propósito de proporcionar en forma ordenada y sistemática información referente a las atribuciones, objetivos, organigrama y normas de cada puesto de trabajo y su relación entre sí, jerarquía de autoridad y la responsabilidad de cada uno de ellos en las funciones y actividades que desarrollan. Por la importancia del presente manual, resulta conveniente que el mismo sea revisado anualmente para mantener la vigencia de su contenido.

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I. JUSTIFICACIÓN

Los procesos y procedimientos conforman uno de los elementos principales de control interno; por lo cual deben ser plasmados en manuales administrativos prácticos que sirvan de mecanismo de consulta permanente. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha elaborado el presente Manual de Normas y Procedimientos de la Dirección Administrativa Financiera de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, en el cual se definen los principales procesos y los responsables de llevarlos a cabo dentro de la Dirección. Se proyecta con este Manual que los procesos y procedimientos de la Dirección, puedan ser consultados por el personal de la Comisión y otras personas interesadas en conocer los procesos. Con el presente manual, se fijan los criterios técnicos y profesionales para diseñar, desarrollar e implementar los procedimientos para el control, registro, dirección, ejecución e información; así como la unidad de mando, delegación de autoridad, asignación de funciones y responsabilidades, líneas de comunicación y supervisión de los procesos. Así también, cumplir a cabalidad con los lineamientos establecidos por la Contraloría General de Cuentas, en cuanto a que la máxima autoridad de cada ente público debe apoyar y promover la elaboración de manuales de normas y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad.

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II. OBJETIVOS DEL MANUAL General: Contar con una herramienta administrativa actualizada, precisa y que le permita a la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, identificar claramente los procesos y procedimientos de que deberá cumplir la Dirección. Específicos:

• Servir como orientación al personal de primer ingreso al elaborar sus funciones e incorporarse a la Dirección Administrativa Financiera.

• Facilitar de forma eficiente el desarrollo de los procedimientos de cada responsable que está a cargo del puesto de trabajo.

• Ayudar al personal a conocer e identificar cuáles son sus obligaciones y responsabilidades.

• Alcanzar la optimización en el funcionamiento de la Dirección Administrativa Financiera para la prestación eficiente y eficaz de los diferentes servicios que le son inherentes, en beneficio directo del personal y de la institución en general.

• Planificar, asesorar, coordinar, supervisar y evaluar todas las actividades de la Dirección Administrativa Financiera.

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III. BASE LEGAL

Este manual corresponde a los siguientes documentos legales que se utilizan en un momento determinado en el procedimiento.

• Constitución Política de la República de Guatemala;

• Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento;

• Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública;

• Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las comunicaciones y firmas electrónicas;

• Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo;

• Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus reformas;

• Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal;

• Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.;

• Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016, Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”.

• Acuerdo Gubernativo Número 26-2019 “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por servicios prestados”;

• Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición, Glosa y Archivo de Cuentas”;

• Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico;

• Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;

• Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;

• Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018,

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Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;

• Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala;

• Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;

• Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas;

IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las normas, procedimientos, criterios y demás aspectos referidos en el presente Manual, aplicará a la planificación y supervisión del cumplimiento de los controles y procesos internos de la Dirección Administrativa Financiera. El Manual es aplicable a la Dirección Administrativa Financiera de la Comisión, cuando se requiera reparaciones, ampliaciones, traslados de mobiliario, transporte, mensajería interna y externa entre otros, si el caso lo amerita.

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V. NORMAS Y POLÍTICAS EN GENERAL

NORMAS GENERALES

• Es de carácter obligatorio observar y cumplir con las regulaciones relacionadas con coordinar, recomendar, promover y apoyar, las cuales se dictan en el Acuerdo Interno Número 47-2020 Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico y el Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.

• La Dirección Ejecutiva, Direcciones, Unidades y Departamentos que integran la Comisión quedan sujetas a lo establecido en el presente manual de normas y procedimientos para la adecuada ejecución de las funciones de la Dirección Administrativa Financiera.

• La Dirección Administrativa Financiera es responsable del eficiente control y ejecución de sus funciones establecidas en el Acuerdo Interno Número 47-2020 Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

• La implementación del presente manual es inmediata y obligatoria dentro de la Dirección Administrativa Financiera, por lo que es responsabilidad de cada Jefe de Departamento, socializar el contenido de este documento con el personal bajo su cargo.

• Es responsabilidad del Director Administrativo Financiero, garantizar la aplicación continua del presente manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones administrativas que correspondan.

• Establecer el correcto y transparente proceso que norme el registro de los bienes activos y fungibles en el inventario, para contar con la información oportuna y confiable, relacionada con el patrimonio de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

ESPECÍFICAS Quienes conforman el Departamento Administrativo deberá tener observancia de las siguientes normas:

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• Verificar el cumplimiento de las políticas y normas existentes y las que en el futuro sean emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de Cuentas, a través de sus órganos rectores.

• Asignar combustible para la realización de comisiones oficiales, transporte de personal a eventos y reuniones de trabajo, actividades de mensajería; únicamente cuando se utilicen vehículos de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

• Se utilicen o no los cupones de combustible, se tomará en cuenta los años y fecha de vencimiento que tengan y se realizan las gestiones para renovar y volverlos a usar.

• El Departamento Administrativo llevará la coordinación y planificación de la mensajería interna y externa, el uso y mantenimiento de los vehículos; y limpieza de las instalaciones de la Comisión.

• Comunicar de inmediato, cualquier novedad notable del servicio, que deba ser conocida por el Director Administrativo Financiero, tal como siniestros, accidentes, entre otros. En tal caso redactar un acta dejando constancia de lo ocurrido, fecha, hora, testigos y otros, si fuera muy necesario.

• Promover y socializar la importancia de la seguridad e higiene en las diversas instalaciones de la Comisión, procurando en cada ambiente de trabajo sea adecuado.

• El Encargado de Almacén es el responsable del manejo y custodia de las formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas -CGC- y otros documentos para el movimiento, que se utilicen dentro del Almacén de materiales y/o suministros de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

• Es responsabilidad del Encargado de Almacén, actualizar periódicamente el registro de entradas, salidas, bajas y devoluciones de materiales y/o suministros, en las tarjetas Kardex autorizadas por la CGC (anexo III).

• Es responsabilidad del Encargado de Almacén verificar que los datos incluidos en la factura deben coincidir con los de la orden de

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compra, tanto en las especificaciones de los productos como en el precio y cantidad, revisando detalladamente los insumos conforme a los documentos que los amparan, asegurando la recepción de lo solicitado.

Quienes conforman el Departamento Financiero deberá tener observancia de las siguientes normas:

• Verificar el cumplimiento de las políticas y normas existentes y las que en el futuro sean emitidas por el Ministerio de Finanzas Públicas y la Contraloría General de Cuentas, a través de sus órganos rectores.

• Verificar que se cuente con la disponibilidad presupuestaria para poder adquirir compromisos referentes a adquisiciones.

• Velar por el buen uso de formularios que se manejen.

• Velar por que sean pagados a los proveedores las facturas de manera oportuna.

• Realizar las retenciones y declaraciones que correspondan en el plazo establecido.

• Realizar las modificaciones presupuestarias necesarias para atender los requerimientos de las distintas Direcciones y Unidades de la Comisión.

• Solicitar la cuota financiera al Ministerio de Finanzas Públicas para poder realizar los pagos a proveedores.

• Es responsabilidad del encargado de Inventarios custodiar los activos fijos y fungibles sin asignar y las tarjetas de responsabilidad, velando porque dichas tarjetas se encuentren actualizadas y firmadas por los responsables de los bienes.

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VI. LISTADO DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Normas y Procedimientos de la Dirección Administrativa Financiera de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, es distribuido de la siguiente manera: Departamento Administrativo

• Actividades Administrativas.

• Mantenimiento y Limpieza de las Instalaciones de la Comisión.

• Mensajería.

• Transporte de Personas.

• Recepción de Correspondencia y Control de Visitantes. Compras

• Modalidad de Baja Cuantía.

• Modalidad de Compra Directa.

• Modalidad de Contrato Abierto.

• Modalidad de Arrendamientos de Bienes Muebles o Equipo.

• Modalidad de Arrendamiento de Bien Inmueble (mayor a Q.90.000.00). Almacén

• Ingreso de Bienes a Almacén.

• Despacho de Materiales y Suministros.

• Baja de Materiales y Suministros de Tarjetas Kardex. Archivo General

• Ingreso de Documentación al Archivo.

• Consulta de Documentación. Departamento Financiero Presupuesto

• Modificación Presupuestaria INTRA 1.

• Modificación Presupuestaria INTRA 2.

• Modificación Presupuestaria INTER. Tesorería

• Reconocimiento de Gastos Anticipo.

• Reconocimiento de Gastos Liquidación.

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Contabilidad

• Pago de Nómina 011 y 022

• Pago de Servicios Básicos

• Aprobación de CUR de Compromiso Renglón 029

• Pago de Nómina 029 (Devengado)

• Pago a Proveedores por Medio de CUR de Gasto. Inventarios

• Ingreso de Activos Inventariables.

• Ingreso de Activos No Inventariables (Fungibles).

• Baja de Activos Inventariables.

• Baja de Activos No Inventariables.

• Perdida, Faltante o Extravío de Activos Inventariables y No Inventariables (Fungibles).

• Donaciones.

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VII. PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS

1. Unidad Administrativa: Departamento Administrativo

2. Título del Procedimiento: Actividades Administrativas

3. Objetivo del Procedimiento: Conocer detalladamente los pasos a realizar para llevar a cabo las gestiones administrativas y la distribución del trabajo al personal que se encuentra en este departamento.

4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de

Contrataciones del Estado y su Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley

de Acceso a la Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el

reconocimiento de las comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo

Ejecutivo; VI. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del

Presupuesto y sus reformas; VII. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada

Ejercicio Fiscal; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los

Acuerdos Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.; IX. Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias

sobre la Rendición, Glosa y Archivo de Cuentas”; X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la

Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en

la Comisión deberá estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;

XII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;

XIII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala;

XIV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;

XV. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas;

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo

Jefe Departamento

Administrativo 1

Supervisa, organiza, coordina y dirige las

funciones asignadas al Departamento y

personal que este bajo su cargo.

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Departamento

Administrativo

Jefe Departamento

Administrativo 2

Revisa los expedientes de compra para sus

trámites correspondientes.

Departamento

Administrativo

Jefe Departamento

Administrativo 3

Revisa documentos de Comprobantes Únicos de Registro -CUR’S- de Gasto, para su entrega a la Unidad de Auditoria Interna y Contraloría General de Cuentas, cuando se realizan auditorias anual o cuatrimestral.

Departamento

Administrativo

Jefe Departamento

Administrativo 4

Lleva el control de la calendarización de los

salones de reuniones del segundo y cuarto

nivel para las actividades internas y externas

de la Comisión

Departamento

Administrativo

Jefe Departamento

Administrativo 5

Supervisa y coordina al personal operativo en

la logística para el desarrollo de las reuniones

de los salones de la Comisión GAE.

Departamento

Administrativo

Jefe Departamento

Administrativo 6

Envía cada mes el pago de servicios básicos y

otros trámites por medio de correo electrónico o

físico.

Departamento

Administrativo

Jefe Departamento

Administrativo 7

Verificar que los vehículos y combustible

propiedad de la Comisión se utilicen de manera

óptima.

Departamento

Administrativo

Jefe Departamento

Administrativo 8

Supervisar que los insumos almacenados se

mantengan dentro de las fechas y cantidades

de acuerdo con las necesidades de cada una

de las Direcciones y Unidades de la Comisión.

Departamento

Administrativo

Jefe Departamento

Administrativo 9

Supervisar que las instalaciones de la Comisión

se mantengan limpias y en óptimas

condiciones.

Fin del procedimiento.

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Actividades

Administrativas

Jefe Departamento

Administrativo

Inicio

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Fin

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2. Título del Procedimiento: Mantenimiento y Limpieza de las Instalaciones de la Comisión

3. Objetivo del Procedimiento: El siguiente procedimiento es con la finalidad de que las instalaciones, el mobiliario y equipo de la Comisión estén limpios y en buenas condiciones para su uso, mediante el uso racionalizado de los insumos.

4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo;

III. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.;

IV. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico;

V. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; VI. El Jefe del Departamento Administrativo será responsable de supervisar que y tendrá a su cargo

planificar, coordinar y dirigir al personal de mantenimiento y limpieza para cumplir con cada una de sus actividades.

VII. El personal de mantenimiento y limpieza deberá cumplir con las funciones establecidas y será responsable de los niveles que se les asignen, haciendo uso eficiente de los insumos de limpieza y reportando a su jefe inmediato cualquier anomalía que encuentre.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo

Jefe de

Departamento

Administrativo

1 Asigna las actividades al personal de mantenimiento

y limpieza.

Departamento

Administrativo

Jefe de

Departamento

Administrativo

2

Entrega al personal de mantenimiento y limpieza los

útiles e insumos correspondientes para realizar sus

labores.

Departamento

Administrativo

Personal de

Mantenimiento y

Limpieza

3 Realiza limpieza en las instalaciones de la

Comisión.

Departamento

Administrativo

Jefe de

Departamento

Administrativo

4

Supervisa las actividades realizadas por el personal

de mantenimiento y limpieza en las Unidades y

Direcciones de la Comisión; además que los

servicios sanitarios cuenten con los suministros

necesarios.

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Departamento

Administrativo

Jefe de

Departamento

Administrativo

5

Asigna tareas eventuales de conformidad a

solicitudes de Direcciones o Unidades, como

limpieza por derrame de algún material o actividad

especial.

Departamento

Administrativo

Personal de

Mantenimiento y

Limpieza

6 Atiende tarea eventual asignada e informa cuando

este realizada.

Departamento

Administrativo

Jefe de

Departamento

Administrativo

7

Supervisa que la tarea eventual sea cumplida a

satisfacción de la Dirección o Unidad solicitante.


Mantenimiento y Limpieza de las Instalaciones

de la Comisión

Jefe de Departamento

Administrativo

Personal de Mantenimiento

y Limpieza

Inicio

1

2 3

4

5 6

7

Fin

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2. Título del Procedimiento: Mensajería

3. Objetivo del Procedimiento: Coordinar y administrar la distribución y entrega de los documentos generados internamente en la Comisión, para que lleguen con exactitud y de manera confiable a los destinatarios.

4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; III. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos

Número 41-2018 y 45-2020.; IV. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de

Gobierno Abierto y Electrónico; V. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; VI. El Jefe del Departamento Administrativo será el responsable de coordinar y supervisar que se

cumpla la entrega de documentación interna y externa. VII. El mensajero será el encargado de entregar la documentación que le sea proporcionada por las

Direcciones y Unidades de la Comisión, siendo responsable de revisar la documentación que entrega y/o recibe por otras instituciones; reportando al jefe inmediato algún contratiempo al momento de entrega.

VIII. El mensajero deberá usar adecuadamente las motocicletas que tenga asignadas y solicitar combustible cuando sea necesario.

IX. El mensajero debe reportar inmediatamente en caso de accidente a la aseguradora y jefe inmediato.

X. El mensajero notificará cuando las mismas requieran de un mantenimiento preventivo o correctivo.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Direcciones o

Unidades de GAE

Asistente de

Dirección 1

Solicita apoyo para entrega de documentación por vía

telefónica o correo electrónico.

Departamento

Administrativo

Jefe de

Departamento

Administrativo

2 Recibe solicitud de apoyo y coordina con el mensajero

el orden y manejo de correspondencia.

Dirección o

Unidad Solicitante Solicitante 3

Entrega al mensajero la documentación indicando el

destinatario.

Departamento

Administrativo Mensajero 4

Recibe correspondencia para su distribución interna o

externa.

Departamento


Organiza ruta de acuerdo con los documentos a

entregar, según cantidad, prioridad o distancia.

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Departamento

Administrativo Mensajero 6 Solicita combustible de ser necesario.

Departamento

Administrativo Mensajero 7 Entrega y recibe documentos a donde corresponda.

Departamento


El documento cuenta con algún problema:

Si: Informa al jefe inmediato para solventarlo.

No: Continúa con paso 9.

Departamento

Administrativo

Mensajero 9

Recibe copia de documentos en la institución en donde

fue entregada con sello, fecha, hora y firma de quien

recibe.

Departamento

Administrativo

Mensajero 10

Entrega copia con sello de recibido de documentos

entregados a las Direcciones o Unidades que

solicitaron el apoyo.

Departamento

Administrativo

Mensajero 11 Lleva bitácora de las Instituciones visitadas y el

kilometraje de motocicletas o vehículo utilizado.

Departamento


Informa al Jefe del Departamento Administrativo sobre

uso y estado de la motocicleta utilizada.


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Mensajería


AdministrativoMensajeroAsistente de Dirección Solicitante

Inicio

1 2

5

6

Fin

3 4

7

8

9

10

11

12

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1. Unidad Administrativa: Dirección Administrativa Financiera

2. Título del Procedimiento: Transporte de Personas

3. Objetivo del Procedimiento: Coordinar el traslado del personal de la Comisión Presidencial para que se puedan realizar las diversas comisiones para alcanzar los objetivos institucionales.



Gobierno Abierto y Electrónico; V. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; VI. El Jefe del Departamento Administrativo coordinará la salida de los vehículos, cuando así lo

demande las necesidades de las diferentes Direcciones y Unidades de la Comisión. VII. Será responsabilidad del piloto o conductor, al inicio de cada actividad laboral realizar una

revisión general del vehículo: motor, batería, niveles de agua, combustible, aceite, llantas, frenos y estado de la carrocería, con el propósito de garantizar que el vehículo este en óptimas condiciones para cada comisión.

VIII. Los vehículos deberán ser inventariados y asegurados contra robo, accidentes y otros riesgos, incluyendo daños contra terceros.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Direcciones y

Unidades de la

Comisión

Asistente de

Dirección 1

Solicita el servicio de transporte por medio de

correo electrónico al Jefe del Departamento

Administrativo.

Departamento

Administrativo

Jefe del

Departamento

Administrativo

2 Recibe requerimientos de las Unidades o

Direcciones de la Comisión.

Departamento

Administrativo

Jefe del

Departamento

Administrativo

3

Coordina la ruta y vehículos para atender los

requerimientos de las Unidades o Direcciones

de la Comisión.

Departamento

Administrativo

Jefe del

Departamento

Administrativo

4 Instruye al piloto sobre la ruta y vehículo a

utilizar para atender las comisiones.

Departamento

Administrativo Piloto 5

Verifica que los niveles de agua, aceite,

combustible, llantas, frenos y carrocería del

vehículo estén bien.

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Departamento


Gestiona combustible con el Jefe del

Departamento Administrativo, y/o viáticos de

ser necesario con Encargado de Tesorería.

Departamento


Realiza las comisiones que le fueron

asignadas.

Departamento


Lleva registro de kilometraje recorrido cada vez

que se usa los vehículos y las instituciones

visitadas.

Departamento


En caso de accidente de tránsito, deberá avisar

al Jefe del Departamento Administrativo y a la

compañía aseguradora y permanecer en el

sitio del percance, hasta que se presente la

Aseguradora y se determine las actuaciones

que el caso determine.

Departamento


Limpia el vehículo, devuelve la llave e informa

sobre el nivel de combustible, kilometraje y

estado del vehículo.

Departamento

Administrativo

Jefe del

Departamento

Administrativo

11

Recibe información sobre la comisión realizada

y evalúa si es necesario abastecer el vehículo

o algún mantenimiento ya sea preventivo o

correctivo.


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Transporte de Personas

Jefe del Departamento

AdministrativoPilotoAsistente de Dirección

Inicio

1 5

3

4

2

6

7

8

9

1011

Fin

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1. Unidad Administrativa: Recepción

2. Título del Procedimiento: Recepción de Correspondencia y Control de Visitantes

3. Objetivo del Procedimiento: Recibir la correspondencia que ingresa a esta Comisión Presidencial, llevando un registro de la misma y coordinando que lleguen con exactitud y de manera confiable a los destinatarios



Gobierno Abierto y Electrónico; V. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; VI. La recepcionista deberá tener discreción en documentos que se reciban o se dejen en la

recepción de las diferentes Direcciones y Unidades de la Comisión. Deberá llevar control y orden en documentación y en los tiempos de entrega, así como el registro de visitantes evitando que se traspapele o atrasos de documentación.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo Recepcionista 1 Recibe documentación.

Departamento

Administrativo Recepcionista 2

Lee la documentación y verifica si es

procedente recibirla

No: Devuelve documentación e indica cuál es

el lugar donde se debe de presentar o la forma

que se debe de hacer.

Si: Continúa con paso 3.

Departamento


Sella, coloca la hora y fecha en que es recibido

y firma.

Departamento


Ingresa documentación en el registro diario; así

como el control de visitantes.

Departamento

Administrativo Recepcionista 5 Llena hoja de registro de correspondencia.

Departamento

Administrativo Recepcionista 6 Notifica vía telefónica, mensaje o correo a la

Dirección o Unidad que tiene correspondencia

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


por recoger.

Departamento


Entrega correspondencia a Dirección o Unidad,

solicitando firma en la hoja de registro de

correspondencia.

Departamento

Administrativo

Jefe del

Departamento

Administrativo

8

Supervisa controles de correspondencia y

control de visitantes (en el registro diario y hoja

de registro de correspondencia).

Departamento


Archiva hoja de correspondencia.


Recepción de Correspondencia y Control de

Visitantes


AdministrativoRecepcionista

Inicio

1

2

Si

No

3

4

5

6

78

9

Fin

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Compra – Modalidad de Baja Cuantía

3. Objetivo del Procedimiento: Normar la compra de baja cuantía convocando a los proveedores que estén interesados en ofertar, publicando en Guatecompras la documentación de respaldo posterior a la adquisición el bien, servicio o suministro.

4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su

Reglamento; III. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la

Información Pública; IV. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las

comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus

reformas; VI. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos

Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-

2016, Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. IX. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de

Gobierno Abierto y Electrónico; X. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá

estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;

XI. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;


XIII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de

contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XV. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso

del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;

XVI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVII. Cuando se determina que el precio de una compra pueda ser igual o menor a Q.25,000.00,

se realiza bajo modalidad compra de baja cuantía; XVIII. En el Sistema Guatecompras se debe verificar que el producto no esté en contrato abierto,

de ser así, esta debe ser la primera opción para realizar la compra, se deberá tomar en cuenta que la compra por contrato abierto incide en mejores precios y hace más económica la adquisición;

XIX. Presentar como mínimo las cotizaciones de acuerdo con el siguiente rango: XX. Hasta Q.15,000.00 – 1 cotización; XXI. De Q. 15,000.01 a Q. 20,000.00 – 2 cotizaciones;

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PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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XXII. Mayor a Q. 20,000.00 – 3 cotizaciones; XXIII. Es responsabilidad del encargado de compras verificar que la documentación este completa

y publicada en Guatecompras, cumpliendo con lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y reformas, así como demás normativas y legislaciones que rigen la materia.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 1

Recibe requisición de compra donde se detalla

la contratación de servicios o adquisición de

bienes y suministros; en la cual se debe

justificar la necesidad de la compra.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

2

Verifica la requisición.

No cumple: Devuelve solicitud de compra al

solicitante para efectuar los cambios

correspondientes.

Si Cumple: Verifica en el sistema de SIGES si

existe el insumo, de no existir se crea el

insumo.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 3 Elabora Pre-orden de Compra en SIGES.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 4

Verifica si el bien está disponible mediante

contrato abierto.

No está disponible: Se continua con el

proceso en el paso siguiente (5).

Si está disponible: Se adquiere por Modalidad

de Contrato Abierto (ver este procedimiento).

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 5

Solicita cotizaciones a los proveedores para la

contratación de servicios o adquisición de

bienes y suministros, quienes deben cumplir

con la documentación de respaldo según

normas y legislación aplicables, contemplando

la tabla de cotizaciones según el rango que

corresponda.

Departamento

Técnico en

6 Recibe cotización(es) para la contratación de

servicios o adquisición de bienes y suministros

en forma digital debidamente firmadas y

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


Administrativo Compras selladas por los oferentes.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

7

Analiza que las ofertas recibidas cumplan con

los requisitos solicitados.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 8

Elabora cuadro comparativo de ofertas,

agregar justificación en el caso se adjunte solo

una cotización cuando corresponda.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 9

Traslada cuadro comparativo de ofertas al

Director solicitante.

Dirección o Unidad

Solicitante Director Solicitante 10

Recibe cuadro comparativo de ofertas, analiza

y selecciona la propuesta a convenir a los

intereses de la Comisión, tomando en

consideración los criterios de calificación,

justificando la adjudicación de oferta. En caso

fuese equipo informático, adjuntar opinión

técnica del Departamento de Sistemas

Informáticos.

Dirección o Unidad

Solicitante Director Solicitante 11

Traslada para visto bueno al Subdirector

Ejecutivo.

Subdirección

Ejecutiva

Subdirector

Ejecutivo 12

Recibe cuadro de adjudicación firmado por el

solicitante, analiza y firma de visto bueno.

Subdirección

Ejecutiva

Subdirector

Ejecutivo 13

Traslada a la Sección de Presupuesto

expediente de compra, para certificar la

disponibilidad presupuestaria.

Departamento

Administrativo

Encargado de

presupuesto 14

Sección de presupuesto recibe expediente y

determina disponibilidad presupuestaria:

No Dispone: Realiza modificación

presupuestaria o gestiona justificación de

compra parcial.

Si Dispone: Traslada a la Dirección

Administrativa Financiera expediente para la

firma respectiva.

Dirección

Administrativa

Director

Administrativo 15

Recibe expediente de compra y determina.

No Cumple: Devuelve para correcciones

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


Financiera

Financiero necesarias.

Si Cumple: Aprueba y traslada al Técnico en

Compras para elaboración de orden de

compra.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 16 Recibe y realiza orden de compra.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 17

Envía de forma electrónica orden de compra a

proveedor y solicita entrega de bienes,

suministros o servicios.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

18

Traslada expediente a la Sección de Almacén,

en el caso de bienes o suministros, para

proceder a la recepción y dar ingreso al

almacén (generación de Forma 1-H). En el

caso de servicio se notifica a la Dirección o

Unidad solicitante la contratación del servicio.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 19

Recibe factura electrónica en línea, recibo de

caja cuando la factura es cambiaria y

formulario original de constancia de ingreso a

almacén Forma 1-H por parte de la Sección de

Almacén, posterior a la entrega de los

servicios, bienes o suministros; en caso de

servicios solicita y recibe carta de satisfacción

firmada por el solicitante.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 20

Realiza publicación en GUATECOMPRAS de

NPG conforme la normativa vigente.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 21

Traslada expediente a la Sección de Tesorería

o Contabilidad según corresponda.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

22

Archiva copia de expediente con el respectivo

sello de recibido.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Compra - Modalidad de Baja Cuantía

Director SolicitanteTécnico en Compras Subdirector Ejecutivo Encargado de PresupuestoDirector Administrativo

Financiero

Fase

Inicio

1

2

SI

No

4

Modalidad de

Contrato Abierto

SI

No

5

6

7

8

9

10

11

13

1214

SI

No

Devuelve a la Sección

de Compras

15

Devuelve a para

Correcciones

SI

No

3

16

17

18

19

20

21

22

Fin

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Compra – Modalidad de Compra Directa

3. Objetivo del Procedimiento: La modalidad de compra directa consiste en la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios a través de ofertas electrónicas en el sistema GUATECOMPRAS, prescindiendo de los procedimientos de licitación o cotización, cuando la adquisición sea por montos mayores a veinticinco mil Quetzales (Q.25,000.00) y que no supere los noventa mil Quetzales (Q.90,000.00) por periodo fiscal, tomando en consideración evitar el fraccionamiento.















XVI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVII. El solicitante deberá de proporcionar el formulario de requisición con las características y

justificación de compra del bien, servicio o suministro; XVIII. El solicitante debe anexar al formulario de requisición una hoja con las especificaciones

técnicas del bien, servicio o suministro, dicha hoja debe de ir firmada y sellada; XIX. La Sección de Compras debe verificar que lo solicitado esté contemplado en el PAC, de

acuerdo con la planificación establecida dentro de las áreas administrativas solicitantes, de lo contrario solicita las modificaciones y/o reprogramaciones necesarias a la Unidad de

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Planificación; XX. La Sección de Compras, debe realizar el evento competitivo bajo la modalidad de Compra

Directa con Oferta Electrónica a través del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, GUATECOMPRAS;

XXI. El plazo mínimo para la recepción de ofertas dentro GUATECOMPRAS, será de un día hábil; XXII. Los bienes o suministros comprados son entregados en la Sección de Almacén e Inventarios; XXIII. En la factura electrónica en línea el proveedor debe describir exactamente los bienes,

suministros o servicios que está prestando, las facturas cambiarias deben estar acompañadas por su respectivo recibo de caja;

XXIV. La persona que solicitó el servicio debe enviar carta de satisfacción, posteriormente de haber recibido el servicio;

XXV. Es responsabilidad del encargado de compras verificar que la documentación este completa y publicada en Guatecompras, cumpliendo con lo establecido con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como demás normativas y legislaciones vigentes que rigen la materia.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 1

Recibe Formulario de Requisición firmado y

sellado acompañado de las especificaciones

técnicas, justificación y disposiciones

especiales (garantías, plazos, tiempos de

entrega, etc.).

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

2

Revisa Formulario de Requisición y

determina que cumpla con los requisitos

establecidos.

No Cumple: Devuelve solicitud de compra al


correspondientes.

Si Cumple: Continua con el proceso.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 3

Revisa que lo solicitado esté contemplado

dentro del PAC.

No Cumple: Traslada por oficio a la Unidad

de Planificación para realizar las

modificaciones y/o reprogramaciones según

corresponda y después devuelve para

continuar con el proceso.

Si Cumple: Continua con el paso 4.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 4 Verifica precio del producto en el mercado.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

5

Traslada a la Sección de Presupuesto



Departamento

Administrativo Encargado de

Presupuesto 6

Recibe y revisa expediente de compra y


No Cumple: Realiza modificación


compra parcial.


Departamento

Administrativo Encargado de

Presupuesto

7

Confirma y traslada a Técnico en Compras.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 8

Recibe y elabora términos de referencia del

evento.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 9 Crea Pre-orden de compra en SIGES.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

10

Crea Número de Operación en Sistema

Guatecompras –NOG- y carga documentos al

Sistema.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

11

Espera un día hábil como mínimo para recibir

ofertas o los días indicados en los términos

establecidos.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

12

Vencido el plazo, verifica en el sistema si

existen oferentes.

No Cumple: Se prorroga el plazo por un día

hábil como mínimo, si no concurriere algún

oferente, con base a la reforma contenida en

el Acuerdo Gubernativo Número 147-2021, el

concurso se debe declarar desierto y la

autoridad competente podrá decidir entre

realizar la adquisición directa por ausencia de

ofertas o iniciar un nuevo proceso de compra

directa.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 13

Realiza un listado de oferentes y se publica

en Sistema Guatecompras.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

14

Analiza ofertas electrónicas recibidas en

Sistema Guatecompras y documentación

solicitada de acuerdo con los términos

establecidos.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

15

Elabora cuadro comparativo tomando en

consideración criterios de calificación

establecidos en los términos.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 16

Traslada el cuadro comparativo a solicitante

para adjudicación.

Dirección o Unidad

Solicitante

Director de

Dirección o Unidad

Solicitante

17

Recibe expediente, analiza y adjudica, para el

caso fuese equipo informático, adjuntar

opinión técnica del Departamento de

Sistemas Informáticos.

Dirección o Unidad

Solicitante

Director de

Dirección o Unidad

Solicitante

18 Traslada para Visto Bueno a Subdirección

Ejecutiva.

Subdirección

Ejecutiva

Subdirector

Ejecutivo 19

Recibe, analiza y firma expediente dando

visto bueno al cuadro comparativo para la

adjudicación.

Subdirección

Ejecutiva

Subdirector

Ejecutivo 20

Traslada expediente a Sección de Compras

para continuar con el trámite respectivo.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 21

Recibe y publica en el Sistema de

Guatecompras la adjudicación respectiva.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 22

Elabora orden de compra en el Sistema de

Gestión –SIGES-.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

23

Envía en forma electrónica al proveedor en

estado de registrado la orden de compra y

solicita la entrega de bienes o suministros.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 24

En el caso de compras por servicios se debe

elaborar Acta de Negociación, la cual debe

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


enviarse a la Unidad de Asesoría Jurídica

para su revisión.

Unidad de Asesoría

Jurídica

Técnico en

Compras 25 Recibe y revisa el Acta de Negociación.

Dirección Ejecutiva Coordinador y

Director Ejecutivo 26 Recibe, revisa y firma Acta de Negociación.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 27

Recibe Acta de Negociación para las

acciones correspondientes.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 28

Traslada expediente a la Sección de Almacén

en el caso de bienes o suministros para

proceder a la recepción y dar ingreso al

almacén (generación de Forma 1-H). En el

caso de servicio se notifica a la Dirección o

Unidad solicitante la contratación del servicio.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 29




almacén Forma 1-H por parte de la Sección

de Almacén, posterior a la entrega de los




Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 30

Realiza las publicaciones correspondientes

en el portal de GUATECOMPRAS.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 31

Traslada expediente a la Encargado de

Tesorería o Contabilidad según corresponda.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 32

Archiva copia de expediente con el respectivo

sello de recibido.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Modalidad de Compra Directa

Director de Dirección o Unidad

SolicitanteTécnico en Compras Subdirector EjecutivoEncargado de Presupuesto Director Ejecutivo

Fase

Inicio

2

SI

No

No3

No1

Devuelve a la Unidad de

Planificación

4

5

6

Devuelve a la Sección

de Compras

8

7

9

10

11

12

No

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

27

Fin

26

28

29

30

31

32

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Compra – Modalidad de Contrato Abierto

3. Objetivo del Procedimiento: Modalidad de adquisición coordinada por el Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección General de Adquisiciones del Estado, con el objeto de seleccionar proveedores de bienes, suministros y servicios de uso general y constante, o de considerable demanda, previa calificación y adjudicación de los distintos rubros que se hubieren convocado a concurso público, a solicitud de dos o más instituciones de las contempladas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, para el cumplimiento de sus programas de trabajo.















XVI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVII. La Dirección General de Adquisiciones del Estado normará los requisitos mínimos del

contrato abierto; XVIII. La Sección de Compras es la única responsable de seleccionar al proveedor que realizará

los servicios, el cual debe tener contrato abierto en el Portal de Guatecompras, previamente regulado por la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (no es

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PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


obligatorio comprar en contrato abierto si el precio del bien, suministro o servicio según el Instituto Nacional de Estadística es menor a lo ofertado en Contrato Abierto);

XIX. Una compra por contrato abierto no tiene un monto establecido, en virtud de que el proceso fue aprobado por la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y los precios y calidad de los bienes ya fueron previamente calificados;

XX. El contrato debe estar vigente en el portal de Guatecompras al momento de realizar el proceso de compra;

XXI. Los requerimientos deben hacerse a los proveedores por vía telefónica o correo electrónico. XXII. En la factura el proveedor debe describir exactamente los bienes, suministros o servicios que

están prestando, las facturas cambiarias deben estar acompañadas por su respectivo recibo de caja;

XXIII. El requerimiento debe identificar el número de contrato; XXIV. Si un bien no está en contrato abierto, se procederá a los procedimientos de baja cuantía,

compra directa, cotización o licitación, según el monto; XXV. Cuando son servicios, se solicita carta de satisfacción al solicitante que recibió para

adjuntarlo a la documentación; XXVI. Es responsabilidad del encargado de compras verificar que la documentación este completa

y publicada en Guatecompras, cumpliendo con lo establecido con la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como demás normativas y legislaciones que rigen la materia.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 1

Recibe requisición de compra donde se detalla

la contratación de servicios o adquisición de

bienes y suministros; debiendo justificar la

necesidad de la compra.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 2

Revisa requisición de compra y determina que

esté completa, contenga el correlativo de la

Dirección o Unidad donde fue emitida y cumpla

con firmas establecidas.

No Cumple: Devuelve solicitud de compra al


correspondientes.


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 3

Verifica si el bien está disponible mediante

contrato abierto.

No Cumple: Realiza la compra de conformidad

a la modalidad que corresponda.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

4

Analiza listado de productos ofertados según

los contratos abiertos vigentes en el Sistema

Guatecompras, identificando al mejor oferente.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 5

Verifica precio de mercado para determinar

que el precio en contrato abierto sea

conveniente.

No Cumple: Realiza la compra de conformidad

a la modalidad que corresponda.


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 6 Elabora Pre-orden de Compra en SIGES.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

7

Solicita al proveedor documentos de respaldo

según normas aplicables, así como la

propuesta para la contratación de servicios o

adquisición de bienes y suministros.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

8

Traslada al Encargado de Presupuesto



Departamento

Administrativo

Encargado de

Presupuesto 9 Recibe expediente.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Presupuesto 10

Revisa expediente de compra y determina




compra parcial.


Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

11

Recibe expediente de compra y determina.

No Cumple: Devuelve para correcciones

necesarias.

Si Cumple: Aprueba y traslada a la sección de

compras para elaboración de orden de compra.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 12 Recibe y realiza orden de compra.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

13

Envía de forma electrónica orden de compra a

proveedor y solicita entrega de bienes,

suministros o servicios.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 14

Traslada expediente a la Sección de Almacén,

para proceder a la recepción y dar ingreso al

almacén (generación de Forma 1-H), en el

caso de bienes o suministros. En el caso de

servicio se notifica a la Dirección o Unidad

solicitante la contratación del servicio.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 15




almacén Forma 1-H por parte de la Sección de

Almacén, posterior a la entrega de los




Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 16 Realiza publicación en GUATECOMPRAS.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 17



Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 18

Archiva copia del expediente con el respectivo

sello de recibido.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Modalidad de Contrato Abierto

Encargado de PresupuestoTécnico en ComprasDirector Administrativo

Financiero

Fase

Inicio

1

2

SI

No

Realiza Compra según

Modalidad

No

4

3

5

SI

No

SI

6

7

8

9

10

11

NoNo

SI

12

SI

13

14

15

16

17

18

Fin

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Compra – Modalidad de Arrendamientos de Bienes Muebles o Equipo.

3. Objetivo del Procedimiento: Establecer una guía normativa que permita a los responsables seguir un procedimiento ordenado y sistemático para el arrendamiento de bienes muebles o equipo.















XVI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVII. Se sujetarán a la modalidad de contratación que corresponda, según el monto a contratar. XVIII. Para establecer el monto que determina la modalidad de contratación se tomará como

referencia el valor anual del arrendamiento o el valor total del mismo si fuere por un plazo menor.

XIX. En cualquier caso, deberán elaborarse términos de referencia, justificación y especificaciones técnicas, las que deberán requerir como mínimo: 1. Valor de compra del bien a arrendar; 2. Valor total del contrato o sumatoria de las cuotas y la opción a compra en su caso; 3. Valor mensual de las rentas o cuotas; 4. Causales de rescisión del contrato; 5. En caso hubiere

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PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


opción de compra, ésta no podrá en ningún caso ser mayor al valor de una cuota mensual; 6. Detalle de la integración de la cuota o renta, especificando cargos por uso o goce, mantenimiento, seguros, costos implícitos u otros cargos, cuando hubiere; y, 7. Los seguros y garantías necesarias.

XX. Los plazos serán establecidos en base a la naturaleza del bien y a la utilidad y necesidad del requirente.

XXI. El plazo del arrendamiento sólo podrá prorrogarse, por única vez, si está contemplado en los términos de referencia y en el contrato respectivo; siempre que no exista incremento en el valor contratado.

XXII. El solicitante debe proporcionar el formulario de requisición del arrendamiento de los bienes muebles o equipo.

XXIII. El solicitante debe anexar al formulario de requisición una hoja con las especificaciones técnicas de los bienes muebles o equipo, dicha hoja debe de ir firmada y sellada.

XXIV. El solicitante debe anexar al formulario de requisición una hoja con la justificación detallada de la necesidad del arrendamiento de los bienes muebles o equipo, dicha hoja debe de ir firmada y sellada.

XXV. La Sección de Compras debe realizar los términos de referencia de contratación con relación a las características y especificaciones técnicas proporcionadas por el solicitante.

XXVI. Cuando el monto del arrendamiento de bienes muebles o equipo no supere los Q.90,000.00 la contratación puede realizarse por acta de negociación una vez se encuentre dentro de los 3 meses subsiguientes a la contratación y su aprobación estará a cargo del Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

XXVII. Cuando el monto del arrendamiento de bienes muebles o equipo sea superior a Q.90,000.01 se debe de suscribir y aprobar un contrato de arrendamiento.

XXVIII. Cuando se realice la suscripción y aprobación de un contrato, la Sección de Compras remite en forma electrónica el contrato, resolución de aprobación de contrato y seguro de caución de cumplimiento a la Unidad de Digitalización y Resguardo de Contratos de la Contraloría General de Cuentas.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 1



técnicas, justificación y disposiciones

especiales (garantías, plazos, tiempos de

entrega, etc.).

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 2

Revisa Formulario de Requisición y determina

que cumpla con los requisitos establecidos.

No Cumple: Devuelve requisición de compra

al solicitante para efectuar los cambios

correspondientes.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 3


dentro del PAC.

No Cumple: Traslada oficio a la Unidad de

Planificación para realizar las modificaciones

y/o reprogramaciones según corresponda y

después devuelve para continuar con el

proceso.


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 4 Verifica precio del producto en el mercado.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 5

Verifica que el monto sea igual o menor a

Q.90,000

No Cumple: Realiza modalidad de cotización o

licitación según corresponda.


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

6

Traslada a la Encargado de Presupuesto

expediente de compra, para certificación de la


Departamento

Administrativo

Encargado de

Presupuesto

7





compra parcial.


Departamento

Administrativo

Encargado de

Presupuesto 8

Genera certificación de Disponibilidad

Presupuestaria y traslada a la Sección de

Compras.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 9 Recibe y elabora términos de referencia.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 10 Crea pre-orden de compra en SIGES.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 11

Crea Número de Operación en Sistema

Guatecompras –NOG- y carga documentos al

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Sistema.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 12

Espera un día hábil como mínimo para recibir

ofertas o los días indicados en los términos

establecidos.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 13

Vencido el plazo se verifica en el sistema si

existen oferentes.

No Cumple: Se prorroga el plazo por un día

hábil como mínimo, si no concurriere algún

oferente, con base a la reforma contenida en el

Acuerdo Gubernativo Número 147-2021, el

concurso se debe declarar desierto y la

autoridad competente podrá decidir entre

realizar la adquisición directa por ausencia de

ofertas o iniciar un nuevo proceso de compra

directa.

Si Cumple: Se continua con el proceso.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 14

Realiza un listado de oferentes y se publica en

Sistema Guatecompras.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

15

Analiza ofertas electrónicas recibidas en

Sistema Guatecompras y documentación

solicitada de acuerdo con los términos de

referencia.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 16

Elabora cuadro comparativo tomando en

consideración criterios de calificación

establecidos en los términos de referencia.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 17

Traslada el cuadro comparativo a solicitante

para adjudicación.

Dirección o Unidad

Solicitante

Director de

Dirección o Unidad

Solicitante

18

Recibe cuadro comparativo de ofertas, analiza

y selecciona la propuesta a convenir a los

intereses de la Comisión, tomando en

consideración los criterios de calificación,

justificando la adjudicación de oferta. En caso

fuese equipo informático, adjuntar opinión

técnica del Departamento de Sistemas

Informáticos.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Dirección o Unidad

Solicitante

Director de

Dirección o Unidad

Solicitante

19 Traslada para Visto Bueno a Subdirección

Ejecutiva.

Subdirección

Ejecutiva

Subdirector

Ejecutivo 20

Recibe, analiza expediente y firma dando visto

bueno al cuadro comparativo para la

adjudicación.

Subdirección

Ejecutiva

Subdirector

Ejecutivo 21

Traslada expediente a Técnico de Compras

para continuar con el trámite respectivo.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 22

Recibe y publica en el Sistema de

Guatecompras la adjudicación respectiva.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras

23

Traslada expediente a la Unidad de Asesoría

Jurídica para elaborar minuta de acta,

indicando todos los pormenores de la

negociación.

Unidad de Asesoría

Jurídica

Director Asesoría

Jurídica 24

Recibe expediente, analiza y elabora minuta de

acta, indicando todos los pormenores de la

negociación.

Unidad de Asesoría

Jurídica

Director Asesoría

Jurídica 25

Traslada expediente completo a Técnico de

Compras para impresión del acta en el libro

que corresponde, el cual debe estar autorizado

por la Contraloría General de Cuentas.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 26 Recibe expediente e imprime el acta.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 27

Cita al proveedor para proceder a firmar el acta

correspondiente.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 28

Traslada expediente al Coordinador y Director

Ejecutivo para firma del acta correspondiente.

Coordinación y

Dirección Ejecutiva

Coordinador y

Director Ejecutivo 29

Recibe expediente, analiza, firma acta

correspondiente y traslada a Sección de

Compras

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 30 Recibe expediente.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 31

Elabora orden de compra en el Sistema de

Gestión –SIGES-.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 32

Envía al proveedor orden de compra y copia

del acta de negociación para gestionar la

fianza de cumplimiento.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 33

Recibe fianza de cumplimiento y su certificado

de autenticidad.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 34

Publica en Guatecompras acta y fianza de

cumplimiento.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 35

Gestiona con el proveedor la entrega de los

bienes muebles o equipo.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 36



Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 37


sello de recibido.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Modalidad de Arrendamientos de Bienes Muebles o Equipo

Encargado de PresupuestoTécnico en ComprasDirector de Dirección o

Unidad SolicitanteSubdirector Ejecutivo

Director Asesoría

Jurídica

Coordinador y Director

Ejecutivo

Fa

se

Inicio

1

2

SI

No

No

4

A

3

5

Realiza Modalidad de Cotización o Liquidación

9

No

11

No

7

10

Traslada a

la Unidad de

Planificación

6

8

12

13

No

14

SI

SI

15

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Modalidad de Arrendamientos de Bienes Muebles o Equipo

Técnico de Compras Encargado de PresupuestoDirector de Dirección o

Unidad SolicitanteSubdirector Ejecutivo

Director Asesoría

Jurídica


Ejecutivo

Fa

se

A

22

23

16 20 24

27

1921 2517

18

26

28

29

30

31

32

33

34

35

37

Fin

36

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Compra – Modalidad de Arrendamiento de Bien Inmueble (mayor a Q. 90,000.00)

3. Objetivo del Procedimiento: Establecer una guía normativa que permita a los responsables participantes seguir un procedimiento ordenado y sistemático para el arrendamiento de bienes inmuebles.















XVI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVII. Se sujetarán a la modalidad de contratación que corresponda, según el monto a contratar. XVIII. Para establecer el monto que determina la modalidad de contratación se tomará como

referencia el valor anual del arrendamiento o el valor total del mismo si fuere por un plazo menor.

XIX. En cualquier caso, deberán elaborarse términos de referencia y especificaciones técnicas, las que deberán requerir como mínimo: 1. Valor de compra del bien a arrendar; 2. Valor total del contrato o sumatoria de las cuotas y la opción a compra en su caso; 3. Valor mensual de las rentas o cuotas; 4. Causales de resolución del contrato; 5. Los seguros y garantías

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


necesarias. XX. Los plazos serán establecidos con base a la naturaleza del bien y a la utilidad y necesidad del

requirente. XXI. El plazo del arrendamiento sólo podrá prorrogarse, por única vez, si está contemplado en los

términos de referencia y en el contrato respectivo; siempre que no exista incremento en el valor contratado.

XXII. El solicitante deberá proporcionar el formulario de requisición con las características y justificación de la necesidad del arrendamiento del bien inmueble.

XXIII. El solicitante debe anexar al formulario de requisición una hoja con las especificaciones técnicas del bien inmueble, dicha hoja debe de ir firmada y sellada.

XXIV. El solicitante debe anexar al formulario de requisición una hoja con la justificación detallada de la necesidad del arrendamiento del bien inmueble, dicha hoja debe de ir firmada y sellada.

XXV. La Sección de Compras debe realizar los términos de referencia de la contratación con relación a las características y especificaciones técnicas proporcionadas por el solicitante.

XXVI. Cuando el monto del arrendamiento de bien inmueble no supere los Q.90,000.00 la contratación puede realizarse por acta de negociación una vez se encuentre dentro de los 3 meses subsiguientes a la contratación y su aprobación estará a cargo del Coordinador y Director Ejecutivo de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

XXVII. Cuando el monto del arrendamiento de bienes muebles o equipo sea superior a Q.90,000.01 se debe de suscribir y aprobar un contrato de arrendamiento.

XXVIII. Cuando se realice la suscripción y aprobación de un contrato, la Sección de Compras remite en forma electrónica el contrato, resolución de aprobación de contrato y seguro de caución de cumplimiento a la Unidad de Digitalización y Resguardo de Contratos de la Contraloría General de Cuentas.

XXIX. El propietario del inmueble a contratar debe presentar la certificación del Registro General de la Propiedad, sin que está supere 3 meses de su emisión.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 1



técnicas y justificación.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 2

Revisa Formulario de Requisición y determina

que cumpla con los requisitos establecidos.

No Cumple: Devuelve formulario de

requisición al solicitante para efectuar los

cambios correspondientes.


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 3


dentro del PAC.

No Cumple: Traslada por medio de oficio a la

Unidad de Planificación para realizar las

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


modificaciones y/o reprogramaciones según

corresponda y después devuelve para



Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 4

Verifica que el monto sea mayor a Q.90,000.00

No Cumple: Realiza procedimiento menor o

igual a Q.90,000.00.


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 5

Traslada al Encargado de Presupuesto

expediente de compra, para certificación de la


Departamento

Administrativo

Encargado de

Presupuesto

6





compra parcial.


Departamento

Administrativo

Encargado de

Presupuesto 7

Genera certificación de Disponibilidad

Presupuestaria y traslada a la Sección de

Compras.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 8

Recibe y elabora términos de referencia del

proceso de acuerdo con especificaciones

técnicas y justificación.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 9 Elabora modelo de invitación a ofertar.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 10


Jurídica para revisión de base legal en los

términos de referencia correspondientes.

Unidad de Asesoría

jurídica

Director Asesoría

Jurídica 11

Recibe expediente, revisa términos de

referencia y de ser necesario se realizan

observaciones y solicita enmiendas para poder


Unidad de Asesoría Director Asesoría 12 Envía expediente a Dirección Administrativa

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


jurídica Jurídica Financiera para realizar correcciones si las

hubiere y continúe con el proceso.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 13

Recibe expediente y realiza enmiendas en

términos de referencia.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 14

Traslada a Coordinador y Director Ejecutivo,

oficio para firma de la invitación a ofertar,

anexando los términos de referencia,

especificaciones técnicas y justificación.

Coordinación y


Coordinador y


Recibe expediente, verifica y firma invitación a

ofertar.

Coordinación y


Coordinador y


Traslada expediente a Dirección Administrativa

Financiera para continuar con el proceso.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 17

Recibe expediente, prepara y envía la

invitación al propietario del inmueble para que

presente su oferta.

Proveedor Propietario del

Inmueble 18

Recibe invitación y en tiempo prudencial

prepara oferta, anexando documentos

solicitados en los Términos de Referencia.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 19

Realiza publicación en el portal de

GUATECOMPRAS.


Inmueble 20

Envía oferta a Coordinador y Director

Ejecutivo.

Coordinación y


Coordinador y


Recibe oferta y traslada a la Dirección Idónea

que analice oferta y verifique si cumple con los

requisitos solicitados en los Términos de

Referencia y proceda a emitir el respectivo

dictamen técnico.

Dirección

Designada Director Designado 22

Recibe expediente analiza, verifica oferta y

emite dictamen técnico.

Dirección

Designada Director Designado 23

Traslada expediente completo a la Dirección

Superior.

Coordinación y Coordinador y 24 Recibe expediente.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Dirección Ejecutiva Director Ejecutivo

Coordinación y


Coordinador y


Traslada Expediente a la Dirección

Administrativa Financiera para verificar oferta y

emitir Dictamen Presupuestario.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 26

Recibe expediente analiza montos ofertados y

emite Dictamen Presupuestario.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

27 Regresa expediente completo a Coordinador y

Director Ejecutivo.

Coordinación y


Coordinador y

Director Ejecutivo 28 Recibe expediente.

Coordinación y


Coordinador y



Jurídica para revisión del mismo y si procede

emita Dictamen Jurídico, así como la

elaboración de minuta de contrato, resolución

de aprobación y adjudicación de oferta.

Unidad de Asesoría

jurídica

Director Asesoría

Jurídica 30

Recibe y revisa expediente completo

No Cumple: Devuelve expediente para

subsanar errores o completar documentación

Si Cumple: Emite dictamen correspondiente,

elabora minuta de contrato, así como

resolución de aprobación y adjudicación de

oferta.

Unidad de Asesoría

Jurídica

Director Asesoría

Jurídica 31

Traslada expediente a Coordinador y Director

Ejecutivo.

Coordinación y


Coordinador y


Recibe expediente, Imprime, firma y sella

Resolución de Aprobación y Adjudicación de

oferta.

Coordinación y


Coordinador y


Notifica resolución a Dirección Administrativa

Financiera y traslada expediente completo para

continuar gestión.

Departamento Técnico en 34

Firma notificación, recibe Resolución de

Aprobación y Adjudicación de oferta y publica

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Administrativo Compras en Guatecompras la adjudicación de la oferta y

adjunta la resolución.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 35

Traslada expediente a Coordinador y Director

Ejecutivo, para que requiera la delegación de

firma de suscripción de Contrato.

Coordinación y


Coordinador y


Recibe expediente y elabora oficio a la

Secretaría General de la Presidencia

solicitando la delegación de firma para la

suscripción del contrato.

Coordinación y


Coordinador y


Traslada a la Dirección Administrativa


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 38

Recibe expediente y prepara la documentación

para ser entregada en la Secretaría General de

la Presidencia.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 39

Traslada expediente completo a la Secretaría

General de la Presidencia.

Secretaría General

de la Presidencia de

la República

Secretaría General

de la Presidencial

de la República

40 Recibe expediente para su revisión y gestionar

la resolución de delegación de firma.

Secretaría General


la República

Secretaría General

de la Presidencial

de la República

41

Revisa y analiza expediente completo

No Cumple: Devuelve a la Comisión

Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico,

para corrección o realizar los cambios

pertinentes para continuar con el proceso.


Secretaría General


la República

Secretaria General

de la Presidencial

de la República

42

Emite resolución de delegación de firma a favor

de Coordinador y Director Ejecutivo para

suscripción de contrato.

Secretaría General


la República

Secretaría General

de la Presidencial

de la República

43

Notifica contenido de resolución y traslada

expediente a la Comisión Presidencial de

Gobierno Abierto y Electrónico.

Coordinación y


Coordinador y


Recibe y traslada expediente a la Dirección

Administrativa Financiera para continuar con el

proceso.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 45

Recibe expediente y publica Resolución en el

portal de Guatecompras, imprime contrato en

hojas membretadas y traslada a firma del

Coordinador y Director Ejecutivo.

Coordinación y


Coordinador y


Recibe expediente, revisa y firma contrato, y

traslada a la Dirección Administrativa

Financiera.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 47

Recibe expediente y traslada contrato al

propietario del inmueble para la firma

respectiva y que gestione la fianza de

cumplimiento.


Inmueble 48

Recibe contrato, firma y gestiona fianza de

cumplimiento.


Inmueble 49

Traslada contrato y fianza a la Comisión

Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

Coordinación y


Coordinador y


Recibe Contrato Firmado, fianza de

cumplimiento y su certificado de autenticidad.

Coordinación y


Coordinador y


Elabora oficio a Secretaría General de la

Presidencia solicitando la aprobación de

Contrato.

Coordinación y


Coordinador y


Traslada a la Dirección Administrativa


Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 53

Recibe expediente y prepara la documentación

para ser entregada en la Secretaría General de

la Presidencia.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 54

Traslada expediente completo a la Secretaría

General de la Presidencia.

Secretaría General


la República

Secretaría General

de la Presidencial

de la República

55 Recibe expediente para su revisión y gestión

de la resolución de aprobación de contrato.

Secretaría General


la República

Secretaría General

de la Presidencial

de la República

56 Revisa y analiza expediente completo

No Cumple: Devuelve a la Comisión

Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico,

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


para corrección o realizar los cambios

pertinentes para continuar con el proceso.


Secretaría General


la República

Secretaria General

de la Presidencial

de la República

57 Emite resolución de aprobación de contrato.

Secretaría General


la República

Secretaría General

de la Presidencial

de la República

58

Notifica contenido de resolución y traslada

expediente a la Comisión Presidencial de

Gobierno Abierto y Electrónico.

Coordinación y


Coordinador y


Recibe y traslada expediente a la Sección de

Compras para continuar con el proceso

Departamento

Administrativo

Técnico de

Compras 60

Recibe expediente y publica Resolución,

Contrato y Fianza de Cumplimiento en el portal

de Guatecompras.

Departamento

Administrativo

Técnico de

Compras 61

Remite documentos a la Contraloría General

de Cuentas a través de su página web.

Departamento

Administrativo

Técnico de

Compras 62

Solicita a Coordinador y Director Ejecutivo el

nombramiento de la Comisión Receptora y

Liquidadora del inmueble.

Coordinación y


Coordinador y


Recibe solicitud y nombra las tres personas

que integraran la Comisión Receptora y

Liquidadora de nombramiento de comisión.

Coordinación y


Coordinador y

Director Ejecutivo 64 Traslada a la Unidad de Asesoría Jurídica.

Unidad de Asesoría

Jurídica

Director Asesoría

Jurídica 65

Recibe solicitud, redacta Resolución, gestiona

firma y notifica a los integrantes de la Comisión

Receptora y Liquidadora.

Unidad de Asesoría

Jurídica

Director Asesoría

Jurídica 66

Notifica el contenido de la Resolución a la

Dirección Administrativa Financiera.

Departamento

Administrativo

Técnico de

Compras 67

Recibe notificación del nombramiento de la

Comisión Receptora y Liquidadora y anexa al

expediente.

Departamento Técnico de 68 Coordina con la Comisión Receptora y

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Administrativo Compras Liquidadora y el propietario o representante del

inmueble para la recepción de este.

Comisión Receptora

y Liquidadora

Miembros Comisión

Receptora y

Liquidadora

69

Hace recorrido del bien inmueble, verificando si

cumple con los estipulado en el contrato

suscrito por las partes.

Comisión Receptora

y Liquidadora

Miembros Comisión

Receptora y

Liquidadora

70

Redacta acta de recepción del bien inmueble,

solicita apoyo a Técnico de Compras para la

impresión del Acta en los folios autorizados por

la Contraloría General de Cuentas, firman de

conformidad y hacen entrega del Acta a

Técnico de Compras.

Departamento

Administrativo

Técnico de

Compras 71

Recibe Acta, certifica copia e integra a

expediente y publica en Guatecompras todos

los documentos restantes del proceso.

Departamento

Administrativo

Técnico de

Compras 72


sello de recibido.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Modalidad de Arrendamiento de Bien Inmueble (mayor a Q. 90,000.00)

Técnico en ComprasEncargado de

Presupuesto


EjecutivoPropietario del InmuebleDirector Asesoría Jurídica Director Designado

Director Administrativo

Financiero

Director Asesoría

Jurídica

Secretaria General de la

Presidencial de la

República

Miembros Comisión

Receptora y Liquidadora

Fa

se

Inicio

2

SI

No

No

A

3

8

No

10

6

SI

9

11

12

1

Traslada a

la Unidad de

Planificación

SI

5

7

13

14

15

16

17

4

Se real iza

procedimien

to menor o

igual a

Q.90,000.00

No

SI

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



Técnico en Compras Encargado de Presupuesto Coordinador y Director Ejecutivo Propietario del InmuebleDirector Asesoría Jurídica Director Designado

Director

Administrativo

Financiero

Director Asesoría Jurídica


Presidencial de la

República

Miembros Comisión


Fa

se

A

B

1819

20

21

22

23

24

25

27

28

29

30

No SI

Emite d ictamen,

minuta ,

resolución de

aprobación y

adjudicación de

oferta

31

32

3334

35 36

3738

39

26

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



Técnico en Compras Encargado de Presupuesto Coordinador y Director Ejecutivo Propietario del InmuebleDirector Asesoría Jurídica Director DesignadoDirector Administrativo

FinancieroDirector Asesoría Jurídica


Presidencial de la República

Miembros Comisión


Fa

se

B

40

41

NoSI

Devuelve

a la

Comisión

42

43

4445

46

47

48

4950

51

5253

54

55

56

NoSI

Devuelve

a la

Comisión

57

58

59

60

C

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



Técnico en Compras Encargado de Presupuesto Coordinador y Director Ejecutivo Propietario del InmuebleDirector Asesoría Jurídica Director DesignadoDirector Administrativo

FinancieroDirector Asesoría Jurídica


Presidencial de la República

Miembros Comisión

Receptora y

Liquidadora

Fa

se

C

61

62

63

6465

6667

68 69

70

71

72

Fin

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Ingreso de Bienes a Almacén

3. Objetivo del Procedimiento: Ingresar los materiales y suministros adquiridos por la Comisión al Almacén, resguardándolos de manera ordenada, clasificada y en buenas condiciones.

4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y su

Reglamento; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las

comunicaciones y firmas electrónicas; III. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; IV. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus

reformas; V. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VI. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos

Número 41-2018 y 45-2020.; VII. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,

Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VIII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial

de Gobierno Abierto y Electrónico; IX. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá


X. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;

XI. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;

XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XIV. El Encargado de Almacén es el responsable del manejo y custodia de las formas autorizadas

por la Contraloría General de Cuentas -CGC- y otros documentos para el movimiento, que se utilicen dentro de la Sección de Almacén del Departamento Administrativo de la Dirección Administrativa Financiera de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico;

XV. Los materiales y/o suministros deben ser entregados directamente a la Sección de Almacén; donde se recibirá de conformidad, con las características solicitadas. El encargado de Almacén es el responsable de verificar que los datos incluidos en la factura deben coincidir con los de la orden de compra, tanto en las especificaciones de los productos como en el precio y cantidad, revisando detalladamente los materiales conforme a los documentos que los amparan; asegurando la recepción de lo solicitado, descripción de los bienes, factura, envío y orden de compra; procediendo a la elaboración de la constancia de ingreso de la forma 1-H. (anexo I) cuando todo se encuentre en orden, caso contrario reportar a su jefe inmediato cualquier anomalía;

XVI. Es responsabilidad del Encargado de Almacén, actualizar periódicamente el registro de entradas, salidas, bajas y devoluciones de materiales y/o suministros, en las tarjetas Kardex autorizadas por la CGC (anexo III);

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


XVII. Resguardar apropiadamente los productos conforme a su naturaleza y características para la conservación de estos.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo

Técnico de

Compras 1

Realiza la adquisición de materiales y

suministros remite copia de orden de compra al

Encargado de almacén.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 2

Realiza la recepción de materiales y/o

suministros físicos, corrobora que estos

cumplan con los requerimientos solicitados.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 3

Recibe copia de la factura para elaborar la

constancia de ingreso a almacén y a inventario

(forma 1-H) en caso sea bienes fungibles y

activos fijos, para los registros respectivos.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 4

Elabora ingreso (forma 1-H) con base a la

información de la factura y orden de compra,

firma la forma 1-H y la traslada al Director

Administrativo Financiero.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

5

Recibe, analiza y firma la constancia y la

traslada a almacén, si requiere cambios

devuelve a encargado de almacén.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 6

Recibe la forma 1-H debidamente firmada y

sellada.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 7

Traslada al técnico de compras la constancia

original de ingreso (forma 1-H), para adjuntarlo

y completar el expediente.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén

8

Traslada copia de ingreso (forma 1-H) a

inventarios, cuando sea necesario (bienes

fungibles y activos fijos).

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 9

Trasladará a la unidad de inventario para su

codificación respectiva, cuando el producto

requiere de código de inventario.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 10

Ingresa los materiales y/o suministros

adquiridos a la tarjeta Kardex correspondiente,

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


con base al ingreso a almacén (forma 1-H).

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 11

Archiva copia de la constancia de ingreso a

almacén (forma 1-H) y copia de factura del

proveedor.


Ingreso de Bienes a Almacén


Almacén

Director

Administrativo

Financiero

Encargado de

Inventarios

Inicio

2

3

4

5

6

Fin

1

7

8

9

10

11

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Despacho de Materiales y Suministros

3. Objetivo del Procedimiento: Proporcionar a las Direcciones y Unidades los materiales y suministros para el desarrollo de sus actividades, de conformidad con los requerimientos realizados.













XV. Para solicitar materiales y/o suministros a la Sección de Almacén, debe utilizarse el formulario: salida de Almacén de materiales formato (PDF) (anexo II), el cual es firmado por el Director del Área que solicita los insumos, quien envía por correo electrónico al encargado de almacén, que verifica y previo al despacho solicita autorización del Director Administrativo Financiero; una vez obtiene el visto bueno procede hacer el despacho correspondiente, requiere firma electrónica del solicitante y archiva el documento;

XVI. Mantener actualizada la información referente a los niveles de existencia y consumo de los inventarios;

XVII. Para el despacho de los productos, el Encargado de Almacén debe regirse por la fecha de vencimiento de estos, por lo tanto, los productos próximos a expirar deben ser los primeros en ser despachados. Sin embargo, los productos que no registran fecha de vencimiento deben ser despachados bajo el criterio de antigüedad, es decir que los que ingresan primero deben ser los primeros en ser despachados.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Dirección o Unidad

Solicitante

Director de

Dirección o Unidad

Solicitante

1 Elabora requisición de materiales y suministros

y traslada a sección de almacén.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 2

Recibe la requisición de materiales y

suministros vía correo electrónico, asigna fecha

y correlativo, verifica la disponibilidad de los

productos solicitados.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 3

Realiza la descarga en Kardex de los

materiales y/o suministros solicitados, procede

a firmar electrónicamente y traslada vía correo

electrónico al Director Administrativo

Financiero.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

4


suministros, revisa y firma de autorizado para

despachar los materiales y/o suministros,

devuelve a sección de almacén

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 5


suministros firmada electrónicamente por el

Director Administrativo Financiero, y procede a

preparar físicamente los materiales y/o

suministros descargados de Kardex.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 6

Notifica a solicitante que ya está listo el pedido,

para su respectivo despacho.

Dirección o Unidad

Solicitante

Personal de

Dirección o Unidad

Solicitante

7 Retira los materiales y/o suministros solicitados

del almacén.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 8

Envía por correo electrónico al solicitante, la

requisición de materiales y suministros para la

respectiva firma de recibido.

Dirección o Unidad

Solicitante

Personal de

Dirección o Unidad

Solicitante

9

Recibe, revisa y firma de recibí conforme,

traslada nuevamente vía correo electrónico a

encargado de almacén.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 10


suministros firmada y procede a realizar el

archivo virtual y físico según correlativo.


Despacho de Materiales y Suministros

Director de Dirección

o Unidad Solicitante

Encargado de

Almacén

Director

Administrativo

Financiero

Inicio

2

5

4

Fin

1

8

10

3

67

9

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Baja de Materiales y Suministros de Tarjetas Kardex

3. Objetivo del Procedimiento: Depurar el inventario del almacén para que este cuente con saldos reales de materiales y suministros que se puedan utilizar.













XV. Es responsabilidad del Encargado de Almacén, actualizar periódicamente el registro de entradas, salidas, bajas y devoluciones de materiales y/o suministros, en las tarjetas Kardex autorizadas por la CGC (anexo III);

XVI. El Encargado de Almacén debe detallar los materiales en mal estado, inservibles o en desuso, resultado de algún accidente dentro de la bodega, haciendo del conocimiento a las autoridades de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, con el propósito de suscribir acta administrativa que respalde la baja de los suministros;

XVII. El Encargado de Almacén es el responsable de suscribir el Acta Administrativa que respaldará la baja de los materiales y/o suministros en mal estado, inservibles o en desuso y contar con el visto bueno de la Dirección Administrativa Financiera.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 1

Realiza listado de los materiales y/o

suministros que por obsolescencia, mal

estado, vencidos o que su vida útil haya

dejado de tener vigencia.

Unidad de Auditoría

Interna

Director de Unidad

de Auditoría Interna 2

Verifica en forma física el listado que se

solicita dar de baja y valida si corresponde.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 3

Realiza una requisición de materiales y

suministros, para descargar de las Tarjetas

Kardex con sus respectivas firmas de

autorización.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 4

Desecha los suministros dados de baja con

acompañamiento del Director Administrativo

Financiero y el Director de la Unidad de

Auditoría Interna.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 5

Procede a elaborar el Acta Administrativa,

con su respectiva firma.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 6

Traslada el Acta Administrativa al Director

Administrativo Financiero y al Director de la

Unidad de Auditoría Interna para su revisión y

firma correspondiente, si requiere cambios

devuelve al encargado de almacén.

Departamento

Administrativo

Encargado de

Almacén 7

Recibe el Acta firmada y archiva.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Baja de Materiales y Suministros de Tarjetas

Kardex

Encargado de AlmacénDirector de Unidad de

Auditoría Interna

Inicio

2

Fin

7

6

1

4

3

5

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Ingreso de Documentación al Archivo

3. Objetivo del Procedimiento: Definir lineamientos referentes a la recepción, organización, conservación y custodia de los documentos de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la

Información Pública; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las


reformas; V. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos

Número 41-2018 y 45-2020.; VI. Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición,

Glosa y Archivo de Cuentas”; VII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de

Gobierno Abierto y Electrónico; VIII. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión

deberá estampar su firma electrónica avanzada en toda la documentación que se genere de actos administrativos;

IX. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; X. Los expedientes deben estar foliados, los oficio u otros documentos que tengan correlativos se

deben presentar cronológicamente. Además, la documentación debe estar clasificada por tipo de documentos e identificada correctamente;

XI. Los expedientes deben estar completos, caso contrario el responsable adjuntará al expediente la justificación respectiva, refrendando con firma y sello correspondiente;

XII. La documentación debe estar libre de ganchos, grapas y clips metálicos (Excepto los que son específicamente para archivar, con la condición de que no dañe los documentos);

XIII. No se recibirán documentos duplicados o fotocopias, solo en el caso que no existiera el documento original se conservará la copia;

XIV. La documentación se entregará en carpetas y el volumen debe ser moderado para evitar que se doble y/o dañe.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Dirección o Unidad

Solicitante

Director de

Dirección o Unidad

Solicitante

1

Solicita ingreso de documentos al Archivo

General por medio de correo institucional,

informando acerca de la documentación que

se requiere transferir y de su volumen, a fin

de que el asistente de archivo pueda valorar

la disponibilidad de espacio.

Departamento Asistente de 2

Recibe correo y evalúa disponibilidad de

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Administrativo Archivo espacio para recibir documentación.

No Cumple: Informa al solicitante que no

cuenta con disponibilidad de espacio.

Si Cumple: Informa al solicitante sobre

disponibilidad y solicita que la información

sea trasladada de manera oficial cumpliendo

la indicada.

Dirección o Unidad

Solicitante

Director de

Dirección o Unidad

Solicitante

3 Recibe información sobre disponibilidad de

espacio para trasladar documentación.

Dirección o Unidad

Solicitante

Director de

Dirección o Unidad

Solicitante

4

Elabora y remite oficio detallando la

información de la documentación que están

trasladando al Archivo General; además, se

entregará de forma digital el registro

detallado.

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 5

Recibe oficio donde se detalla la información

de la documentación para ser ingresada.

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 6

Revisa y evalúa el estado de la

documentación que recibe y verifica que

cumpla con la normativa de ingreso de

documentación, mencionada en este manual.

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 7

Firma y sella de recibido el oficio de entrega

cuando corrobore que se cumplió con las

normas estipuladas en este manual

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 8

Elabora cuadro de clasificación, descripción y

codificación de documentos para su

resguardo, posteriormente registra la

documentación en la bitácora de recepción y

consulta.

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 9

Realiza una copia digital de la documentación

ingresada.

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 10

Archiva la documentación para su resguardo.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Ingreso de Documentación al Archivo


o Unidad SolicitanteAsistente de Archivo

Inicio

Fin

7

6

1

4 5

2

No

Si

8

9

10

3

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Consulta de Documentación

3. Objetivo del Procedimiento: Definir lineamientos referentes a la consulta de los documentos del Archivo General de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la

Información Pública; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las


reformas; V. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos

Número 41-2018 y 45-2020.; VI. Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición,

Glosa y Archivo de Cuentas”; VII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de



IX. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; X. Las solicitudes de consulta de documentos se deben realizar mediante oficio, este puede ser

firmado electrónicamente. XI. La documentación solo podrá ser consultada físicamente en la oficina del Archivo General; XII. La documentación archivada solo podrá ser consultada por el personal de la Unidad o Dirección

productora o mediante autorización de la Coordinación y Dirección Ejecutiva; XIII. Los préstamos de documentación se efectuarán únicamente con expedientes completos; XIV. El plazo ordinario del préstamo de documentos será de diez días hábiles, prorrogables tantas

veces como se considere necesario; XV. La documentación original no saldrá de la institución si corresponde a una persona individual, en

caso de que una institución formal de gobierno de fiscalización o investigación lo solicite, dicha documentación podrá ser entregada con autorización previa de las autoridades superiores de la Comisión Presidencial Gobierno Abierto y Electrónico;

XVI. El Asistente de Archivo debe llevar un control de las personas responsables que realizan la solicitud así como de los expedientes entregados.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Dirección o Unidad

Solicitante

Director de

Dirección o Unidad

Solicitante

1 Solicita mediante oficio documentos del

Archivo General a ser consultados.

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 2

Recibe oficio y analiza si es procedente la

solicitud.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


No Cumple: Redacta y entrega oficio

informando de las razones por las cuales no

es procedente.


Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 3

Prepara documentación para ser

consultada.

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 4

Informa al solicitante sobre la modalidad en

que será proporcionada la información

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 5 Entrega la información para ser consultada.

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 6

Una vez consultada y devuelta la

información, recibe y revisa que se

encuentre completa y en buenas

condiciones.

Departamento

Administrativo

Asistente de

Archivo 7

Vuelve a archivar la documentación.


Consulta de Documentación


o Unidad SolicitanteAsistente de Archivo

Inicio

Fin

7

6

1

3

5

2

No

Si

4

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Modificación Presupuestaria INTRA1

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento de elaboración de la modificación presupuestaria INTRA1 que readecuan las asignaciones presupuestarias de los programas y actividades de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.




comunicaciones y firmas electrónicas; V. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; VI. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus

reformas; VII. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos

Gubernativos Número 41-2018 y 45-2020.; IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,

Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. X. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de

Gobierno Abierto y Electrónico; XI. Acuerdo Interno Número 30-2020, que todo personal que preste servicios en la Comisión deberá


XII. Circular Conjunta, del Ministerio de Finanzas Pública, Oficina Nacional del Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas: Normas para la contratación de servicios técnicos y profesionales con cargo al renglón presupuestario 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”;

XIII. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;

XIV. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XV. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y

Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XVI. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el

Uso del Sistema de Información de contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-;

XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Toda solicitud de modificación presupuestaria debe realizarse a través de oficio dirigido al

Despacho del Señor Ministro de Finanzas Publicas, el cual debe de contar con visto bueno del Coordinador y Director Ejecutivo o el Subdirector Ejecutivo;

XIX. Para las resoluciones de modificaciones de metas físicas, derivadas de la acción de puestos de personal o readecuación de presupuesto, la Unidad de Planificación deberá adjuntar la resolución administrativa y remitir el expediente a la Dirección Administrativa Financiera para continuar con el trámite.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Dirección y/o

Unidad Interesada.

Director de

Dirección o Unidad

Interesada

1

Elabora la solicitud de servicios personales y

no personales, materiales y suministros y/o

Equipo, conforme el Plan Anual de Compras, a

través de oficio dirigido al Director

Administrativo Financiero con Vo. Bo. de la

Autoridad Superior.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

2

Recibe de la Dirección y/o Unidad la Solicitud

presentada y la traslada al Departamento

Financiero, para los efectos que correspondan.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 3

Recibe la solicitud para revisión y verificación

del presupuesto asignado a la Comisión:

Dispone: Finaliza proceso.

No Dispone: Elabora la propuesta de

distribución de débitos y créditos por categoría

programática y objeto del gasto. Traslada al

Departamento Financiero para revisión y

análisis.

Departamento

Financiero

Jefe del

Departamento

Financiero

4

Solicita a la Unidad de Planificación la

Resolución Administrativa, respecto a metas

físicas, adjuntando Comprobante de

Reprogramación de Subproductos en estado

Registrado.

Unidad de

Planificación

Director de la

Unidad de

Planificación

5 Traslada la Resolución Administrativa a la

Dirección Administrativa Financiera.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 6

Recibe del Jefe de Departamento Financiero la

Resolución Administrativa y procede a generar

en el SIGES el Comprobante de


solicitado.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 7

Recibe del Encargado de Presupuesto el

expediente completo (incluye comprobantes

generados en SIGES y Resolución

Administrativa de la Unidad de Planificación)

de la Modificación Presupuestaria INTRA1; y,

procede a revisar, verificar, y analizar lo

actuado; No es conforme, lo regresa al

Encargado de Presupuesto para que proceda

con las correcciones de mérito; Si es conforme,

continua con el proceso.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 8


Comprobante de Reprogramación de

Subproductos enviado a Presupuesto.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 9

Formula la Modificación Presupuestaria (forma

CO2), en el SICOIN; y marca el Comprobante

como SOLICITADO.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

10

Recibe del Jefe del Departamento Financiero el

expediente de la Modificación Presupuestaria

en estado SOLICITADO revisa y firma.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

11

Traslada el comprobante de modificación

presupuestaria a la Autoridad Superior para

visto bueno.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

12

Recibe de la Autoridad Superior el expediente

de la Modificación Presupuestaria debidamente

firmado de visto bueno.

Envía al Despacho del Señor Ministro de

Finanzas Publicas para su Aprobación por

medio de Acuerdo Ministerial.

Ministerio de

Finanzas Públicas

Despacho

Ministerial 13

Recibe expediente que contiene solicitud de

modificación presupuestaria INTRA1 y lo

traslada a la DTP.

Ministerio de

Finanzas Públicas

Dirección Técnica

del Presupuesto 14

Recibe expediente que contiene la solicitud de

modificación presupuestaria INTRA1 y traslada

al departamento que corresponda.

Ministerio de

Finanzas Pública

Dirección Técnica

del Presupuesto 15

Analiza la solicitud y elabora el Dictamen,

firmado por el analista y jefe del departamento.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Favorable: elabora el proyecto de Acuerdo

Ministerial para consideración y aprobación del

Despacho Ministerial de Finanzas Públicas.

Desfavorable: Remite a la Dirección

Financiera para la elaboración y firma de la

Resolución Ministerial la cual se informa a la

Comisión.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 16

Recibe la solicitud aprobada por la DTP y

aprueba a nivel de Unidad Ejecutora cuando

proceda. Archiva.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Modificación Presupuestaria INTRA1


o Unidad Interesada


Financiero

Encargado de

Presupuesto

Jefe Departamento

Financiero

Director de la Unidad de

Planificación

Ministerio de Finanzas

Pública/Despacho

Ministerial


Pública/Dirección

Técnica del Presupuesto

Autoridad Superior

Inicio

Fin

1 2 5

6

7

8

910

11

1213 14

4

15

3

Si

No

Si

No

16

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Modificación Presupuestaria INTRA2

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento de elaboración de las modificaciones presupuestarias INTRA2 que permitan readecuar el presupuesto asignado a la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.















XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Toda solicitud de Resolución de Aprobación de modificación presupuestaria debe realizarse a

través de oficio dirigido al Coordinador y Director Ejecutivo; XIX. Para las resoluciones de modificaciones de metas físicas, derivadas de la readecuación del

presupuesto, la Unidad de Planificación deberá adjuntar la resolución administrativa y remitir el expediente a la Dirección Administrativa Financiera para continuar con el trámite.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 1

Elabora la solicitud de servicios no personales,

materiales y suministros y/o Equipo, conforme

el Plan Anual de Compras, a través de oficio

dirigido al Director Administrativo Financiero

con Vo. Bo. de la Autoridad Superior.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 2

Traslada al Encargado de Presupuesto para

realizar análisis y genere propuesta de créditos

y débitos presupuestarios.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 3

Recibe la solicitud para revisión y verificación

del presupuesto asignado a la Comisión:

Dispone: Finaliza proceso.

No Dispone: Elabora y traslada propuesta de

distribución de débitos y créditos por categoría

programática y objeto del gasto.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 4

Recibe, analiza y autoriza propuesta, devuelve

para continuar con el proceso.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 5

Genera en el SIGES el Comprobante de


Registrado.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 6

Recibe la propuesta de distribución de débitos

y créditos presupuestarios, la revisa y analiza;

solicita a la Unidad de Planificación, través de

oficio la Resolución de modificación de Metas

físicas cuando corresponda.

Unidad de

Planificación

Director de la

Unidad de

Planificación

7

Recibe la Solicitud de emisión de Resolución

Administrativa de modificación de Metas físicas

cuando corresponda.

Revisa y verifica la información, como

resultado emite y firma la Resolución

Administrativa; y traslada al Departamento

Financiero para continuar con el proceso de

gestión.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 8

Recibe de la Unidad de Planificación la

Resolución de Modificación de Metas físicas

cuando corresponda; y la traslada al

Encargado de Presupuesto para continuar con

la gestión en el SIGES.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 9

Recibe del Departamento Financiero, la

Resolución de la Modificación de metas físicas

cuando corresponda.

Procede a elaborar las Justificaciones de los

Créditos Presupuestarios Incrementados y

Disminuidos.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 10

Genera el Comprobante de Reprogramación

Subproductos en estado SOLICITADO; así

como, el Comprobante de Reprogramación

Consolidación en estado “Enviado a

Presupuesto”, ambos en el SIGES.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 11


expediente completo (incluye comprobantes

generados en SIGES y Resolución de la

Unidad de Planificación) de la Modificación

Presupuestaria INTRA2; y, procede a revisar,

verificar, y analizar lo actuado.

Favorable: continua con el proceso.

Desfavorable: regresa al Encargado de

Presupuesto para que proceda con las

correcciones de mérito.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 12



como SOLICITADO y traslada al Director

Administrativo Financiero.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

13

Recibe del Jefe del Departamento Financiero,

el expediente de la Modificación

Presupuestaria en estado SOLICITADO.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

14

Elabora oficio de solicitud de aprobación al

Coordinador y Director Ejecutivo y anexa

expediente de modificación presupuestaria.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Coordinación y


Coordinador y


Recibe y revisa expediente que contiene

solicitud de modificación presupuestaria

INTRA2,

Favorable: Solicita elaboración de Resolución

de Aprobación a la Unidad de Asesoría

Jurídica, la cual firma.

Desfavorable: Devuelve para correcciones.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

16

Recibe expediente que contiene la solicitud de

modificación presupuestaria INTRA2, con la

Resolución de aprobación correspondiente y

traslada al Departamento Financiero.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 17

Aprueba el CO2 en el SICOIN y genera los

comprobantes respectivos.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 18

Traslada el expediente completo para solicitud

de firma.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

19 Recibe, firma los comprobantes y remite al

Departamento Financiero.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 20

Recibe y prepara expediente para enviar copia

física y digital a la DTP y traslada expediente

original al Encargado de Presupuesto para el

archivo correspondiente.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 21

Archiva expediente.

Fin del Procedimiento.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Modificación Presupuestaria INTRA2

Jefe Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto

Director Unidad de

Planificación


Financiero


Ejecutivo

Inicio

1

2

45

6

7

8

9

10

12

13

14

1617

1819

20

21

Fin

11

Si

15

Si

No

3

Si

No

No

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Modificación Presupuestaria INTER

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento de elaboración de las modificaciones presupuestarias INTER que incrementen o disminuyan las asignaciones presupuestarias aprobadas de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.















XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Toda solicitud de modificación presupuestaria interinstitucional debe realizarse a través de

oficio dirigido al Despacho del Señor Ministro de Finanzas Públicas, el cual debe contar con visto bueno de la Autoridad Superior;

XIX. Para las resoluciones de modificaciones de metas físicas, derivadas de la acción de puestos de personal o readecuación de presupuesto, la Unidad de Planificación deberá adjuntar la resolución administrativa y remitir el expediente a la Dirección Administrativa Financiera para continuar con el trámite;

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


XX. Para las resoluciones de modificaciones de metas físicas, derivadas de la acción de puestos y personal, se remitirá el CO2 en estado solicitado a la Dirección de Recursos Humanos para que esta continúe con el proceso;

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Dirección de

Recursos Humanos

o Dirección

Administrativa

Financiera

Director de

Recursos Humanos

o Director

Administrativo

Financiero

1

Solicita a la Coordinador y Director Ejecutivo la

necesidad de realizar una modificación

presupuestaria clase INTER.

Coordinación y


Coordinador y


Instruye a través de oficio dirigido al Director

Administrativo Financiero que elabore la

modificación presupuestaria clase INTER para

incrementar o disminuir el presupuesto

asignado de la Comisión GAE.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

3 Recibe oficio y traslada al Departamento

Financiero.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 4

Recibe y traslada al Encargado de

Presupuesto para revisión y verificación del

presupuesto asignado a la Comisión.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 5

Recibe, revisa y verifica la disponibilidad

presupuestaria y elabora la propuesta de

distribución de débitos y créditos por estructura

presupuestaria, y traslada al Departamento

Financiero para revisión y análisis.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 6

Genera en el SIGES el Comprobante de


Registrado.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 7

Recibe del Encargado de Presupuesto la

propuesta de distribución de débitos y créditos

presupuestarios, la revisa y analiza;

Favorable: Continua con el paso 8.

Desfavorable: devuelve para las correcciones

de mérito.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Unidad de

Planificación

Director de la

Unidad de

Planificación

8

Recibe del Departamento Financiero de la

Dirección Administrativa Financiera, la Solicitud

de emisión de Resolución de modificación de

Metas físicas cuando corresponda.

Revisa y verifica la información, como

resultado emite y firma la Resolución

Administrativa.

Traslada al Departamento Financiero para

continuar con el proceso de gestión.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 9

Recibe de la Unidad de Planificación la

Resolución de modificación de metas físicas

cuando corresponda; y la traslada al

Encargado de Presupuesto para continuar con

la gestión en el SIGES.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 10

Recibe del Departamento Financiero, la

Resolución de la modificación de metas físicas.

Procede a elaborar la Justificaciones de los

Créditos o Débitos Presupuestarios.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 11

Genera el Comprobante de Reprogramación

Subproductos en estado SOLICITADO; así

como, el Comprobante de Reprogramación

Consolidación en estado “Enviado a

Presupuesto”, ambos en el SIGES.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 12


expediente completo de la Modificación

Presupuestaria INTER.

Procede a revisar, verificar, y analizar lo

actuado:

Favorable: continua con el paso 13.

Desfavorable: regresa al Encargado de

Presupuesto para que proceda con las

correcciones de mérito.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 13



como SOLICITADO.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

14

Recibe del Jefe del Departamento Financiero,

el expediente de la Modificación

Presupuestaria en estado SOLICITADO.

Envía al Coordinador y Director Ejecutivo,

quien revisa y firma de visto bueno.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 15

Recibe del Coordinador y Director Ejecutivo el

expediente de la Modificación Presupuestaria

firmado de visto bueno.

Lo envía al Despacho del Señor Ministro de

Finanzas Públicas.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

16 Recibe el comprobante aprobado por la DTP y

remite al Departamento Financiero.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 17

Recibe y completa expediente.

Archiva.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


Modificación Presupuestaria INTER

Jefe Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto

Director Unidad de

Planificación


Ejecutivo


Financiero / Director

RRHH


Financiero

Inicio

1 23 4

5

6

8

9

10

11

13

14

17

Fin

7

Si

No

15

16

12

Si

No

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Reconocimiento de Gastos Anticipo

3. Objetivo del Procedimiento: Facilitar de forma ordenada y sistemática, las normas y procedimientos que permitan la aplicación de procesos para el reconocimiento anticipado de gastos efectuados por contratistas que prestan servicios técnicos o profesionales a la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las

comunicaciones y firmas electrónicas; II. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; III. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus

reformas; IV. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; V. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos

Número 41-2018 y 45-2020.; VI. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,

Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VII. Acuerdo Gubernativo Número 26-2019 “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por

servicios prestados”; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición,

Glosa y Archivo de Cuentas”; IX. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de




XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XIV. Es responsabilidad de la autoridad contratante, informar por escrito al contratista sobre la

necesidad de realizar actividades en el interior o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco de los términos de referencia definidos en su contrato de prestación de servicios técnicos o profesionales, y el plazo en el que deberá dar cumplimiento al requerimiento.

XV. Los casos no previstos serán resueltos por la Autoridad Superior, Dirección Administrativa Financiera y Dirección de Recursos Humanos, en el marco de su competencia.

XVI. Es responsabilidad de la Comisión la asignación y el reconocimiento de gastos al contratista que se le encomiende por escrito para el cumplimiento de actividades.

XVII. El designado deberá tener especial cuidado en el resguardo de los formularios por reconocimiento de gastos, debido a que la pérdida o extravío de formularios oficiales, es objeto de sanciones por parte de la Contraloría General de Cuentas, de acuerdo con los artículos 38 bis de la Ley Orgánica de esta, Decreto 31-2002.

XVIII. Los formularios de Reconocimiento de Gastos por servicios al interior y exterior deben encontrarse debidamente autorizados por la Contraloría General de Cuentas.

XIX. Los formularios de Reconocimiento de Gastos por servicios al interior y exterior se

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PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


encontrarán bajo el resguardo de la Dirección Administrativa Financiera, debiendo llevar control autorizado por la Contraloría General de Cuentas para la existencia y entrega de estos.

XX. Cuando por fuerza mayor se requiera extender el plazo establecido, la autoridad solicitante deberá realizarlo por escrito al contratista.

XXI. El contratista, podrá requerir un juego nuevo de formularios RG-A o RG-L, cuando exista error en el mismo sin costo alguno.

XXII. No se autorizará el reconocimiento de gastos por servicios prestados cuando estos sean cubiertos o patrocinados por un tercero, pudiendo este ser una persona o entidad nacional o extranjera.

XXIII. No se autorizará el reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados en forma retroactiva o cuando la actividad ya se ha iniciado, excepto los casos previamente justificados por la Autoridad Superior que realiza el requerimiento.

XXIV. No se cubrirán gastos que se encuentren fuera del monto máximo diario autorizado o de primera clase.

XXV. Todos los gastos realizados al interior y exterior de la República deben ser comprobados y liquidados sin excepción, de acuerdo con los requerimientos del Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados, artículo 9 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2019, artículo 8 “Comprobación de Gastos”, y que cumplan con los requisitos que establecen las leyes tributarias.

XXVI. Los gastos que se reconocerán al contratista deben relacionarse directamente con el traslado al interior o exterior con motivo de prestación de los servicios para lo que ha sido contratado, debiendo comprobarlos y justificarlos; así mismo, la autoridad responsable del requerimiento de traslado debe velar por el adecuado y uso racional de los recursos.

XXVII. Se fijan como montos máximos de reconocimiento de gastos los siguientes:

XXVIII. Al interior de la República, la cantidad establecida en el Inciso a) del artículo 7 del Acuerdo Gubernativo 26-2019

XXIX. Cuando el requerimiento de traslado sea del exterior hacia el territorio de la República, la cantidad establecida en el Inciso b) del artículo 7 del Acuerdo Gubernativo 26-2019.

XXX. Al exterior de la Republica, de acuerdo con la tabla de regiones indicada en el inciso c), artículo 7 del Acuerdo Gubernativo 26-2019.

XXXI. Cuando el requerimiento de traslado se verifique entre dos lugares en el exterior de la Republica, de acuerdo con la tabla de regiones indicada en el inciso c), artículo 7 del Acuerdo Gubernativo 26-2019.

XXXII. Los montos máximos de reconocimiento de gastos por día se utilizarán para establecer el límite de gastos autorizados a reconocer al contratista, con motivo de un requerimiento de traslado por los servicios y durante el plazo establecido en el mismo, sin apreciar fracciones del día.

XXXIII. La cuota diaria cubre veinticuatro (24:00) horas a partir de la cero (00:00) horas. XXXIV. Cuando por alguna razón el requerimiento de traslado se suspenda, los fondos anticipados

deben reintegrarse a más tardar el día siguiente de recibida la notificación, contra la devolución de los formularios RG-A, Reconocimiento de Gasto Anticipo y RG-L, Reconocimiento de Gasto Liquidación.

XXXV. Si hubiere efectuado algún gasto al momento de la suspensión de la actividad, deberá cumplir con los requisitos descritos en el procedimiento siguiente:

XXXVI. Al contratista a quien se le requiere trasladarse, siempre que se le designe por escrito, se le entregarán los fondos asignados para cubrir el requerimiento de traslado, quedando obligado a presentar posteriormente la liquidación por el total recibido, conforme las disposiciones establecidas en el Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados, Artículo 6 y 9 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2019.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


XXXVII. “El Reconocimiento de Gastos Anticipo”, deberá gestionarse con un mínimo de 48 horas antes a iniciar el traslado al interior o exterior de la República; toda vez la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico cuente con Fondo Rotativo Institucional; caso contrario se realizarán las gestiones oportunas para acreditamiento a cuenta.

Requisitos para solicitar reconocimiento de gastos anticipo: XXXVIII. Requerimiento de traslado por medio escrito o digital con firma y sello de la autoridad que

corresponda, dirigido al contratista, indicando el plazo, lugares de traslado y objetivos, siempre que se encuentre establecido dentro del Contrato Administrativo, celebrado previamente con la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

XXXIX. Formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” completo, a tinta, firmado y sellado por la autoridad que realiza el Requerimiento de Traslado.

XL. Fotocopia del Contrato Administrativo, certificado por la Dirección de Recursos Humanos. XLI. Certificación de la Dirección Administrativa Financiera donde conste la disponibilidad

presupuestaria para llevar a cabo el requerimiento de traslado. XLII. Para el caso de traslado al exterior del país, además de lo anterior deberá acompañar

documento donde conste el compromiso o invitación a participar en el evento y agenda de trabajo.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Coordinación y Dirección

Ejecutiva / Direcciones o

Unidades

Coordinador y

Director Ejecutivo /

Directores de

Dirección o Unidad

1

Elabora, firma y sella el

requerimiento de traslado al interior

o exterior de la República, para el

personal temporal Técnico o

Profesional según formato adjunto.

Dirección Administrativa

Financiera / Contratista

Director

Administrativo

Financiero / Asesor

Técnico o

Profesional

2

Recibe requerimiento de traslado

(contratista); y Dirección

Administrativa Financiera realiza

cálculos de los recursos financieros

que necesitará para cumplir con la

actividad, tomando como base la

tabla definida en el reglamento de

reconocimiento de gastos.

Departamento Financiero Encargado de

Tesorería 3

Entrega formularios RG-A y RG-L,

registra los mismos en el libro de

control y solicita firma de recibido.

Contratista

Asesor Técnico o

Profesional 4

Recibe y completa el formulario RG-

A (Reconocimiento de gasto

anticipo, de acuerdo con el cálculo

realizado en el paso No. 2).

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



Tesorería 5

Recibe y verifica expediente, de

estar completo, firma, sella y

devuelve los documentos al

contratista para continuar con el

proceso.

Contratista Asesor Técnico o

Profesional 6

Recibe y gestiona ante la Autoridad

que elaboró requerimiento de

traslado firma y sello en el formulario

respectivo. (RG-A) y otros.

Autoridad Superior Autoridad Superior 7 Recibe documentos, revisa, firma y

sella de autorizado.


Profesional 8

Recibe formulario firmado, sellado y

lo entrega a la Dirección

Administrativa Financiera, revisando

que contenga: Formulario RG-A

completo con firma y sello del que

firma el requerimiento de traslado.


Tesorería 9

Recibe formulario RG-A,

documentos establecidos y verifica:

Completo: firma y sella de recibido y continúa proceso. Incompleto: devuelve para

correcciones.

Firma y sella formulario RG-A.


Profesional 10

Recibe cheque o acreditamiento a

cuenta y da cumplimiento a

requerimiento de traslado.


Profesional 11

Liquida una vez finalizada la

comisión, en el plazo de 10 días

hábiles siguientes a la fecha en que

concluyó la actividad, dando

cumplimiento a lo establecido en el

Acuerdo Gubernativo 26-2019.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Reconocimiento de Gastos Anticipo


Ejecutivo / Directores de

Dirección o Unidad


Financiero /Asesor

Técnico o Profesional

Asesor técnico o

profesional

Encargado de

Tesorería Autoridad Superior

Inicio

Fin

1 2 4

5

67

8

10

11

3

Si

No

9

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Reconocimiento de Gastos Liquidación

3. Objetivo del Procedimiento: Facilitar de forma ordenada y sistemática, las normas y procedimientos que permitan la aplicación para el reconocimiento de gastos de liquidación efectuados por el contratista, que presta servicios a la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

4. Normas del Procedimiento: I. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las

comunicaciones y firmas electrónicas; II. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; III. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus

reformas; IV. Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para cada Ejercicio Fiscal; V. Acuerdo Gubernativo Número 360-2012 y sus reformas contenidas en los Acuerdos Gubernativos

Número 41-2018 y 45-2020.; VI. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,

Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado”. VII. Acuerdo Gubernativo Número 26-2019 “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por

servicios prestados”; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 795-2003, “Disposiciones Reglamentarias sobre la Rendición,

Glosa y Archivo de Cuentas”; IX. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de




XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XIV. Es responsabilidad de la Autoridad Superior y Directores de la Comisión, informar por escrito

al contratista sobre la necesidad de realizar actividades en el interior o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco de los términos de referencia definidos en su contrato de prestación de servicios técnicos o profesionales, y el plazo en el que deberá dar cumplimiento al requerimiento.

XV. Los casos no previstos serán resueltos por la Autoridad Superior y Directores de la Comisión, en el marco de su competencia.

XVI. Es responsabilidad de la Comisión la asignación y el reconocimiento de gastos por servicios prestados por el contratista.

XVII. El contratista deberá tener especial cuidado en el resguardo de los formularios por reconocimiento de gastos por servicios prestados, debido a que la pérdida o extravío de formularios oficiales, es objeto de sanciones por parte de Contraloría General de Cuentas, de acuerdo con los artículos 38 bis de la Ley Orgánica de esta, Decreto 31-2002.

XVIII. Los formularios de Reconocimiento de Gastos por servicios al interior y exterior deben encontrarse debidamente autorizados por Contraloría General de Cuentas.

XIX. Los formularios de Reconocimiento de Gastos por servicios al interior y exterior se encontrarán bajo el resguardo de la Dirección Administrativa Financiera, debiendo llevar

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


control autorizado por Contraloría General de Cuentas para la existencia y entrega de estos. XX. Cuando por fuerza mayor se requiera extender el plazo establecido en Requerimiento de

Traslado, la autoridad solicitante deberá realizarlo por escrito al contratista. XXI. El contratista, podrá requerir un juego nuevo de formularios RG-A o RG-L, cuando exista

error en el mismo sin costo alguno. XXII. No se autorizará el reconocimiento de gastos por servicios prestados cuando estos sean

cubiertos o patrocinados por un tercero, pudiendo este ser una persona, entidad nacional o extranjera.

XXIII. No se autorizará el reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados en forma retroactiva o cuando la actividad ya se ha iniciado, excepto los casos previamente justificados por la autoridad que realiza el requerimiento.

XXIV. Todos los gastos realizados al interior y exterior de la República deben ser comprobados y liquidados sin excepción, de acuerdo con los requerimientos del Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados, artículo 9 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2019, artículo 8 “Comprobación de Gastos”, y que cumplan con los requisitos que establecen las leyes tributarias.

XXV. Cuando por alguna razón el Requerimiento de Traslado se suspenda, los fondos anticipados deben reintegrarse a las cuentas de los bancos respectivos a más tardar el día siguiente de recibida la notificación, contra la devolución de los formularios RG-A, Reconocimiento de Gasto Anticipo y RG-L, Reconocimiento de Gasto Liquidación.

XXVI. Si el contratista hubiere efectuado algún gasto al momento de la suspensión de la actividad, deberá cumplir con los requisitos descritos a continuación:

XXVII. Presentar liquidación por el total recibido, conforme las disposiciones establecidas en el Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados, Artículo 6 y 9 del Acuerdo Gubernativo No. 26-2019.

XXVIII. No se aprobará la liquidación de Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados, si faltaren comprobantes o requisitos que se deban cumplir o existan anomalías, para el efecto se le fijará al contratista un plazo improrrogable de cinco (5) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha en que fuera informado por escrito; vencido el plazo, se procederá a requerir el reintegro respectivo.

XXIX. Se reconocerá complemento a favor del contratista, en caso de que, por causas de fuerza mayor, fuere necesario extender el plazo de la comisión, debidamente justificado por la autoridad que realizó el Requerimiento de Traslado.

Requisitos para realizar reconocimiento de gastos liquidación El contratista debe presentar el formulario RG-L, Reconocimiento de Gastos Liquidación, dentro de un plazo de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado, completo, a tinta y debidamente firmado y sellado por la autoridad que corresponda, adjuntando lo siguiente:

I. Formulario RG-L, debidamente completo. II. Fotocopia del requerimiento de traslado. III. Comprobación de los gastos efectuados (Artículo 8 del Acuerdo Gubernativo 26-2019). IV. Fotocopia del pasaporte donde conste entrada y salida del país destino del traslado (cuando se

realice a Centro América, observar lo establecido en los Acuerdos de libre movilidad de personas suscritos en la región).

V. Fotocopia del formulario RG-A “Reconocimiento de Gasto Anticipo” (si lo hubiera). VI. Informe circunstanciado de la actividad, lugares visitados, objetivos, logros alcanzados y cumplir

con lo establecido en el Decreto No. 57-2008, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública.

VII. Devolución de los fondos no utilizados si se hubiese gestionado “Reconocimiento de Gastos

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Anticipo”. VIII. Listado detallado de los gastos realizados (ver cuadro adjunto). adjuntando los

comprobantes, debidamente avalados por la autoridad que corresponde, que cumplan con los requisitos siguientes:

IX. Comprobantes emitidos a nombre de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico, con NIT. 8103969-7, Dirección Fiscal, e indicar si es factura: Electrónica, electrónica cambiaria y física.

X. Recibo de caja si es factura electrónica cambiaria. XI. Monto total en números y letras, indicando el tipo de moneda. XII. Nombre completo del proveedor, si fuera persona individual o denominación o razón social si es

persona jurídica. XIII. Número de Identificación Tributaria del emisor (NIT). XIV. Dirección del establecimiento comercial. XV. Fecha de emisión de la factura. XVI. Número y fecha de resolución de autorización. XVII. Fecha de vencimiento de la factura. XVIII. Régimen tributario autorizado por la SAT (impreso en la factura). XIX. Descripción y detalle del bien y/o servicio que se adquiere y sus respectivos valores. XX. No presentar tachones, borrones, alteraciones o correcciones. XXI. Sello de cancelado. XXII. Factura original. XXIII. No incluir pago de propinas y bebidas alcohólicas. XXIV. No presentar pagos con tarjetas de crédito o débito personales. XXV. Razonar las facturas al reverso, amparando el gasto que corresponda.

Adjuntar los formularios que en el proceso fueron anulados.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD


Profesional 1

Prepara documentos que respaldan la

liquidación de los fondos descritos en el

manual, a tinta, si existe reintegro, procede a

depositarlo a las cuentas de los bancos

respectivos y traslada formulario RG-L, para lo

que corresponda.

Dirección

Administrativa

Financiera

Jefe Departamento

Financiero 2

Recibe y revisa documentación presentada y

procede:

Completo: firma formularios y documentos de

respaldo y traslada para continuar proceso.

Pasa a paso 3.

Incompleto: devuelve al contratista para

correcciones.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

3 Recibe documentos para firma y sello de

autorizado y devuelve para continuar con la

gestión.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Financiero

Encargado de

Tesorería 4

Recibe, revisa, si hubiese anticipo, que haya

cumplido con lo establecido, y si fuese por

acreditamiento procede:

Completo: Presenta la rendición o liquidación

de los gastos, a través de los sistemas.

Incompleto: devuelve para cumplimiento de

todos los requisitos establecidos.


Reconocimiento de Gastos Liquidación

Asesor Técnico o

Profesional

Encargado de

Tesorería

Jefe Departamento

Financiero


Financiero

Inicio

Fin

1

2

4

SiNo

3

Si

No

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Pago de Nómina 011 y 022

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades para efectuar el pago de nóminas 011 y 022 a través de acreditamiento a cuenta.

4. Normas del Procedimiento: I. Constitución Política de la República de Guatemala; II. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las



Número 41-2018 y 45-2020.; VII. Acuerdo Interno Número 47-2020, Reglamento Orgánico Interno de la Comisión Presidencial de



IX. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;

X. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XI. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XII. El expediente de pago debe contar con la siguiente documentación: orden de compra, resumen

programático general, cuadre de CUR, estado de CUR solicitado, detalle de depósitos monetarios y la nómina general mensual.

XIII. La Sección de Contabilidad debe verificar que el expediente cuente con toda la documentación que establece el inciso anterior.

XIV. La Sección de Contabilidad debe verificar que se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera.

XV. Es responsabilidad de la Sección de Contabilidad resguardar los CUR de pago con el expediente que lo soporta.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Dirección de

Recursos Humanos

Director de

Recursos Humanos 1

Traslada oficio adjuntando orden de compra,

resumen programático general, cuadre de

CUR, estado de CUR solicitado, detalle de

depósitos monetarios y la nómina general

mensual.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 2

Recibe y genera el Comprobante Único de

Registro -CUR- en estado SOLICITADO.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 3

Verifica que exista disponibilidad

presupuestaria y financiera.

No Cumple: Devuelve a la Dirección de

Recursos Humanos para las correcciones de

mérito.

Cumple: Aprueba en el SICOIN el CUR y

genera el Comprobante en estado Aprobado

y lo firma.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 4 Traslada expediente.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 5 Recibe y solicita en el SICOIN el pago.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 6

Genera el Comprobante con solicitud de

pago, se traslada electrónicamente a la

Dirección de Recursos Humanos y se eleva

el expediente para para firma.

Dirección

Administrativo

Financiero

Director

Administrativo

Financiero

7

Recibe, firma y sella de aprobado el CUR y

solicita el pago a la Tesorería Nacional a

través del SICOIN.

Dirección

Administrativo

Financiero

Director

Administrativo

Financiero

8 Recibe y traslada expediente a Sección de

Contabilidad.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 9

Recibe y Archiva CUR.

Fin del Procedimiento

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Pago de Nómina 011 y 022

Director de

Recursos Humanos

Encargado de

Contabilidad

Jefe Departamento

Financiero

Director

Administrativo

Financiero

Inicio

21

3

No

4

Si

5

6 7

Fin

89

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Pago de Servicios Básicos

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar el pago de servicios básicos a través de acreditamiento a cuenta o fondo rotativo institucional.









X. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;

XI. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XII. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y

Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XIII. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el


XIV. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XV. El expediente de pago debe contar con la siguiente documentación: requisición, constancia de

inventario de cuentas, RTU, constancia de verificación de factura, publicación NPG/NOG en Guatecompras y factura del proveedor.

XVI. La Sección de Contabilidad debe verificar que el expediente cuente con toda la documentación que establece el inciso anterior.

XVII. La Sección de Contabilidad debe verificar que se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera.

XVIII. Es responsabilidad de la Sección de Contabilidad resguardar los CUR de pago con el expediente que lo soporta.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento Técnico en 1 Traslada expediente adjuntando requisición,

constancia de inventario de cuentas, RTU,

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Administrativo Compras constancia de verificación de factura,

publicación NPG/NOG en Guatecompras y

factura del proveedor al Departamento

Financiero.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 2

Recibe expediente y verifica la disponibilidad

presupuestaria y se traslada al encargado de

contabilidad.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 3

Recibe y verifica que exista disponibilidad

financiera, así como, que cuente con los

documentos de respaldo respectivos.

No Cumple: Devuelve a Técnico en Compras

para las correcciones de mérito.

Cumple: Aprueba en el SIGES el CUR de

Compromiso y Devengado, lo genera, firma,

sella y traslada al Departamento Financiero.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 4

Recibe el expediente y solicita en el SICOIN

el pago.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 5

Genera el Comprobante CyD en estado

solicitud de pago y eleva para para firma.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

6

Recibe, firma y sella de aprobado el CUR

CyD y solicita el pago a la Tesorería Nacional

a través del SICOIN.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

7 Recibe y traslada expediente a Sección de

Contabilidad.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 8

Recibe y archiva CUR.

Fin del Procedimiento

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Pago de Servicios Básicos

Encargado de

Compras

Encargado de

Presupuesto

Encargado de

Contabilidad

Jefe Departamento

Financiero

Director

Administrativo

Financiero

Inicio

1

3

SiNo

4 6

7

8

Fin

2

5

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Aprobación de CUR de Compromiso Renglón 029

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades para efectuar la aprobación del CUR de Compromiso del Renglón 029 “Otras Remuneraciones de Personal Temporal”.











XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de

contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XIV. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el


XV. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVI. El expediente debe contar con la siguiente documentación:

a. Orden de compra de compromiso y se envía a SICOIN en estado solicitado, así como el listado de compromisos generados en Guatenóminas.

b. Programación inicial de 029 y resolución de aprobación de esta o certificación de contrato y acuerdo de aprobación de contratos.

XVII. La Sección de Contabilidad debe verificar que el expediente cuente con toda la documentación que establece el inciso anterior.

XVIII. La Sección de Contabilidad debe verificar que se cuente con la disponibilidad presupuestaria y financiera, por lo que procede a realizar la aprobación del CUR.

XIX. Es responsabilidad de la Sección de Contabilidad resguardar los CUR de pago con el expediente que lo soporta.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Dirección de

Recursos Humanos

Director de

Recursos Humanos 1

Traslada oficio a Dirección Administrativa

Financiera adjuntando lo siguiente:

a) Orden de compra de

compromiso y se envía a SICOIN en

estado solicitado, adjunto el listado

de compromisos generados en

Guatenóminas.

b) Programación inicial de

029 y resolución de aprobación de

esta o certificación de contrato y

acuerdo de aprobación de contratos.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

2 Recibe y traslada a la Sección de

Contabilidad.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 3


financiera.

No Cumple: Devuelve a la Dirección de

Recursos Humanos para las correcciones de

mérito.

Cumple: Aprueba en el SICOIN el CUR y

genera el Comprobante en estado Aprobado.

Firma, sella y eleva para firma.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 4

Traslada física y electrónicamente el CUR de

compromiso aprobado a la Dirección de

Recursos Humanos.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

5 Recibe, firma, sella y devuelve el CUR.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 6


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



Aprobación de CUR de Compromiso Renglón 029

Director de

Recursos Humanos

Director

Administrativo

Financiero

Encargado de

Contabilidad

Inicio

1 2

3

4

No

Si

5

6

Fin

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Pago de Nómina 029 (Devengado)

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades para efectuar el pago de la nómina 029 a través de acreditamiento a cuenta.











XII. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XIII. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de

contrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XIV. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el


XV. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVI. El expediente de pago debe contar con la siguiente documentación: orden de compra de

devengado y se envía a SICOIN en estado solicitado, resumen programático general, estado de CUR, cuadro de CUR, reporte de facturas, detalle de depósitos monetarios y listado de pagos mensuales.

XVII. La Sección de Contabilidad debe verificar que el expediente cuente con toda la documentación que establece el inciso anterior.

XVIII. La Sección de Contabilidad debe verificar que se cuente con la disponibilidad financiera.

XIX. Es responsabilidad de la Sección de Contabilidad resguardar los CUR de pago con el expediente que lo soporta.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Dirección de

Recursos Humanos

Director de

Recursos Humanos 1

Traslada oficio a la Dirección Administrativa

Financiera, adjuntando orden de compra de

devengado, resumen programático general,

estado de CUR, cuadro de CUR, reporte de

facturas, detalle de depósitos monetarios y

listado de pagos mensuales.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

2 Recibe y traslada a la Sección de

Contabilidad.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 3


financiera.

Cuenta con disponibilidad financiera:

Aprueba en el SICOIN el CUR y genera el

Comprobante en estado Aprobado y con

solicitud de pago, el cual firma, sella y

traslada para firma al Director Administrativo

Financiero.

No cuenta con disponibilidad financiera:

Realiza las gestiones pertinentes ante la DTP

del MINFIN.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 4

Traslada electrónicamente el CUR de

devengado aprobado y con solicitud de pago

a la Dirección de Recursos Humanos para lo

que corresponda.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

5 Recibe, firma, sella y devuelve el CUR.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 6



MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Pago de Nómina 029 (Devengado)

Director de

Recursos Humanos

Director

Administrativo

Financiero

Encargado de

Contabilidad

Inicio

1 2

3

4

No

Si

5

6

Fin

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Pago a Proveedores por Medio de CUR de Gasto

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades para efectuar pagos a proveedores a través de acreditamiento a cuenta bancaria por adquisición de bienes o servicios.









X. Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas y Contraloría General, de Cuentas de fecha 22 de marzo de 2018, Regulación de Contención y Otros Lineamientos para Modalidades Especificas de Baja Cuantía y Compra Directa con Oferta Electrónica;

XI. Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala; XII. Resolución número 18-2018 “Normas para el Uso del Sistema de Información de contrataciones y

Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-; XIII. Resolución número 19-2019 Reformas de la Resolución número 18-2018 “Normas para el


XIV. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XV. El expediente de pago debe contar con la siguiente documentación: requisición, factura

electrónica (comercial o cambiaria), recibo de caja (cuando corresponda), formulario 1H (cuando corresponda), certificación de inventarios (cuando corresponda), cotización adjudicada, impresión del NPG/NOG, dictamen técnico (cuando corresponda), cuadro comparativo de ofertas (cuando corresponda) y orden de compra (cuando corresponda).

XVI. La Sección de Contabilidad debe verificar que el expediente cuente con toda la documentación que establece el inciso anterior.

XVII. Es responsabilidad de la Sección de Contabilidad resguardar los CUR de pago con el expediente que lo soporta.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 1

Traslada expediente de pago a Dirección

Administrativa Financiera con la

documentación que establece la norma para

verificar la disponibilidad presupuestaria.

Departamento

Financiero

Encargado de

Presupuesto 2

Recibe expediente de pago y verifica la


Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 3

Revisa que contenga la documentación

correspondiente y verifica la disponibilidad

financiera:

No cumple: devuelve a Técnico de Compras.

Regresa a paso 1.

Cumple: Crea el CUR de compromiso en

estado solicitado en el SIGES. Sigue a paso

4.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 4

Recibe y revisa el CUR de compromiso en

estado solicitado.

No Cumple: Devuelve a Encargado de

Contabilidad para su corrección. Regresa a

paso 3.

Cumple: Firma y sella. Sigue a paso 5.

Departamento

Financiero

Jefe Departamento

Financiero 5

Aprueba el CUR de compromiso en el

SIGES, lo imprime, firma, sella y traslada a

Técnico de Compras.

Departamento

Administrativo

Técnico en

Compras 6

Recibe el expediente y genera el anexo de

Orden de Compra y traslada a Encargado de

Contabilidad.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 7

Recibe expediente con el respectivo anexo

de Orden de Compra, registra y solicita CUR

de devengado en SIGES, lo imprime, firma,

sella y traslada al Departamento Financiero.

Departamento

Financiero Jefe de

Departamento 8

Recibe y revisa el CUR de devengado en

estado solicitado.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Financiero No cumple: Devuelve a Encargado de

Contabilidad para su corrección. Regresa a

paso 7.

Cumple: Aprueba en SIGES, lo imprime,

firma, sella y traslada al Director

Administrativo Financiero para solicitud de

pago.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

9

Recibe CUR de devengado en estado

aprobado y solicita el pago a la Tesorería

Nacional a través del SICOIN.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

10

Firma y sella el CUR de devengado en

estado aprobado y lo traslada a Encargado

de Contabilidad.

Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad 11

Recibe CUR de devengado en estado

aprobado y lo archiva.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Pago a Proveedores por Medio de CUR de Gasto


Presupuesto

Jefe Departamento

Financiero

Encargado de

Contabilidad

Director

Administrativo

Financiero

Inicio

Fin

1

Si

No

9

3

No Si

4

Si

No

56

7

8

10

11

2

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Ingreso de Activos Inventariables

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar los ingresos al inventario de los activos inventariables para poder contar con los controles y asignaciones de estos.


Reglamento; III. Decreto Número 47-2008 del Congreso de la República, Ley para el reconocimiento de las

comunicaciones y firmas electrónicas; IV. Decreto Número 114-97 del Congreso de la República, Ley del Organismo Ejecutivo; V. Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto y sus


Número 41-2018 y 45-2020.; VIII. Acuerdo Gubernativo Número 217-94 “Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de

la Administración Pública”. IX. Acuerdo Gubernativo Número 147-2021 “Reformas al Acuerdo Gubernativo Número 122-2016,









XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Cuando la Comisión Presidencial compre bienes o activos inventariables, la Unidad de

Inventarios debe registrarlos en SICOIN y libros correspondientes, tomando como base los datos contenidos en las facturas y cualquier otro documento que detalle las características del bien.

XIX. Todo activo inventariable, deberá ser etiquetado una vez sea registrado en SICOIN y libro de inventario correspondiente, así como también cargar esos bienes a la persona que hará uso y custodia de estos, este procedimiento aplicará para aquellos bienes cuyo ingreso sea por donación de otras entidades.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 1

Recibe expediente, coteja datos de la factura

con los descritos en la orden de compra,

verifica el estado o condición de los activos y

que los mismos coincidan con la descripción de

estos.

Está de acuerdo:

Si: ir actividad 3

No: ir actividad 2

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 2

Realiza anotaciones, devuelve expediente e

informa de incongruencias de los activos al

área de almacén.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 3

Ingresa a SICOIN los datos que el programa

requiere para generar el código de inventario

correspondiente, una vez generado el código

de inventario lo consigna en el 1H, adjunta al

expediente una copia, entrega el mismo al

encargado de almacén y realiza el registro en

el libro de inventarios autorizado por la CGC.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 4

Elabora la tarjeta de responsabilidad

autorizada por la CGC, a nombre del

colaborador que serán entregados los activos

(ver anexo IV).

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 5

Registra los activos en la tarjeta de

responsabilidad (en PDF) y solicita firma

electrónica avanzada o escrita al colaborador

que tendrá el uso y custodia de los bienes.

Direcciones y

Unidades GAE Personal de GAE 6

Firma tarjeta de responsabilidad y devuelve

original al encargado de inventarios vía

electrónica o física.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 7

Recibe tarjeta de responsabilidad firmada y

resguarda dicho documento; de ser firma física

envía escaneada la tarjeta al solicitante.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



Ingreso de Activos Inventariables

Encargado de Inventarios Personal de GAE

1

NoSi

2

3

Inicio

4

5 6

7

Fin

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Ingreso de Activos No Inventariables (Fungibles)

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar los ingresos al inventario de los activos no inventariables (fungibles) para poder contar con los controles y asignaciones de estos.















XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Cuando la Comisión Presidencial adquiera bienes no inventariables, la Unidad de Inventarios

debe registrarlos en libros correspondientes, tomando como base los datos contenidos en las facturas y cualquier otro documento que detalle las características del bien.

XIX. Todo activo no inventariable, deberá ser etiquetado una vez sea ingresado al Almacén y libro de inventario correspondiente, así como también asignar esos bienes a la persona que hará uso y custodia de estos, este procedimiento aplicará para aquellos bienes cuyo ingreso sea por donación de otras entidades.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 1

Recibe expediente, coteja datos de la factura

con los descritos en la orden de compra,

verifica el estado o condición de los activos y

que los mismos coincidan con la descripción de

estos.

¿Está de acuerdo?:

Si: ir actividad 3

No: ir actividad 2

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 2

Realiza anotaciones, devuelve expediente e

informa de incongruencias de los activos al

área de almacén.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 3

Codifica con registros internos, realiza el

registro en libro de bienes fungibles autorizado

por la CGC y devuelve expediente al

encargado de Almacén.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 4


autorizada por la CGC, al colaborador que

serán entregados los activos (ver anexo V).

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 5

Traslada activo al responsable en tarjeta de

responsabilidad y solicita firma electrónica

avanzada o manuscrita al colaborador que

tendrá el uso y custodia de los bienes.

Direcciones y




electrónica.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 7

Recibe tarjeta de responsabilidad firmada y

resguarda dicho documento; de ser firma física

envía escaneada la tarjeta al solicitante.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Ingreso de Activos No Inventariables (Fungibles)

Encargado de Inventarios Personal de GAE

1

No Si

2

3

Inicio

4

5 6

7

Fin

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Baja de Activos Inventariables

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar la baja de activos inventariables, para contar únicamente con los bienes en buen estado.















XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. La baja de bienes inventariados por deterioro se deberá solicitar autorización al

Departamento de Bienes del Estado, quienes juntamente con delegados de la Contraloría General de Cuentas asignados darán seguimiento al proceso y visto buena para su destrucción en las bodegas del Departamento de Bienes del Estado.

XIX. La baja de bienes inventariados por robo o hurto se deberá solicitar autorización ante el Departamento de Bienes del Estado, agotados los procesos legales correspondientes.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 1

Identifica los activos inventariables, en mal

estado que ameritan dar de baja, los resguarda

en un área adecuada.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 2

Elabora un listado de los bienes en mal estado

en donde haga constar: Código de inventario,

descripción del activo, serie, marca y cuantía

de los activos.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 3

Con base al listado identifica aquellos activos

que contienen componentes de metal.

Activos:

Componentes de metal: ir actividad 4

Equipo de cómputo: ir actividad 5

Mobiliario: ir actividad 6

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 4 Realiza informe técnico y adjunta a expediente.

Sección de

Informática

Encargado de

Informática 5

Solicita informe técnico al departamento de

informática (o quien realice esta función) y al

obtenerlo adjunta a expediente.

Sección de

Informática

Encargado de

Informática 6

Realiza informe técnico del estado actual de

los activos en mal estado y adjunta a

expediente.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 7

Elabora acta de inventarios (destructibles o

ferrosos) y prepara oficio que tiene como

propósito solicitar autorización de baja ante la

Dirección de Bienes del Estado, adjunta estas

al expediente y traslada al Director

Administrativo Financiero para su aprobación.

Dirección

Administrativa

Director

Administrativo 8 Verifica que la documentación del expediente

de baja cumpla con las disposiciones legales

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Financiera Financiero vigentes.


Si: ir actividad 9

No: ir actividad 7

Coordinación y


Coordinador y


Solicita por medio de oficio autorización de

activos inventariables, Dirección Ejecutiva

recibe, revisa, autoriza y remite el expediente a

la Dirección Administrativa Financiera.


Si: ir actividad 10

No: ir actividad 8

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

10

Recibe expediente con visto bueno de

Dirección Ejecutiva, identifica si son:

Destructibles: ir a actividad 11

Ferrosos: ir a actividad 12

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

11

Ingresa los datos de los bienes que se darán

de baja en SIGERBIM, para solicitar la

resolución correspondiente, misma que cuando

se recibe vía electrónica, se adiciona a

expediente y se envía a la Dirección de Bienes

del Estado, para solicitar una delegación que

verifique y compruebe el estado de los bienes.

Ir actividad 14

Ministerio de

Finanzas Públicas

Director

Administrativo

Financiero

12

Realiza oficio, el cual adjunta expediente para

solicitar a la CGC, la resolución

correspondiente. Ir a actividad 13

Contraloría General

de Cuentas


de Cuentas 13

Procede a revisar expediente, suscribe la

resolución y traslada a la Delegación de la

CGC, en el Ministerio de Finanzas Públicas.

Ministerio de

Finanzas Públicas

Dirección de Bienes

del Estado 14

Procede a revisar expediente, suscribe la

resolución y traslada a la Delegación de la

CGC, en el Ministerio de Finanzas Públicas.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



de Cuentas


de Cuentas 15

Recibe y revisa resolución, nombra a un

auditor gubernamental quien juntamente con el

encargado de inventarios y delegado de Bienes

del Estado, realizan la verificación física de los

activos.


de Cuentas


de Cuentas 16

Programan fecha de revisión y notifican al

encargado de inventarios.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 17

Recibe resolución por parte de la CGC, con

esta procede a:

Destructibles: ir a actividad 18

Ferrosos: ir a actividad 19

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 18

Procede a preparar un área en las

instalaciones de la Comisión, notifica al Auditor

Interno y DAF, para que estén presentes en la

destrucción de los bienes destructibles, junto

con los delegados de Bienes del Estado y

CGC, una vez destruidos los bienes, elabora

acta, que será firmada por las personas antes

mencionadas, da copia certificada a c/u de los

presentes y procede a realizar oficio que será

dirigido a los Delegados de Bienes del Estado

y CGC en el Ministerio de Finanzas Públicas,

para solicitar aprobación mediante resolución.

Ir a actividad 22

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 19

Notifica al Auditor Interno y DAF, procede a

llevar los bienes de características ferrosas a

las instalaciones de COVEPIME, ubicadas en

la 15 avenida 22-30 zona 6, Ciudad de

Guatemala, para su verificación por parte de

los delegados de Bienes del Estado y CGC,

quienes elaboran acta de destrucción de los

bienes y envían una copia a la Comisión y a la

CGC (sede central) para solicitar la aprobación

de baja mediante resolución.

Contraloría General de

Cuentas

Contraloría

General de

Cuentas

20

Recibe acta, revisa y autoriza la resolución

definitiva de los bienes, envía copia a los

delegados de la CGC en el Ministerio de

Finanzas Públicas.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Ministerio de

Finanzas Públicas

Dirección de Bienes

del Estado y CGC 21

Recibe y aprueba mediante resolución para la

baja en SICOIN, envía la misma al encargado

de inventarios.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 22

Realiza el procedimiento de baja en SICOIN.

Emite reporte de bienes de baja de SICOIN, el

cual adjunta a oficio que se envía a la

Dirección de Contabilidad del Estado, para que

de la autorización definitiva en sistema.

Ministerio de

Finanzas

Dirección de

Contabilidad del

Estado

23 Recibe oficio, revisa y da autorización de baja

definitiva en SICOIN.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 24

Verifica constantemente en SICOIN que los

bienes dados de baja sean operados en

sistema:

Operados: ir a actividad 26

No Operados: ir a actividad 25

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 25

Envía otro oficio a la Dirección de Contabilidad

del Estado para solicitar la baja.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 26

Procede a dar de baja a los activos en el libro

de inventarios autorizado por la CGC.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Baja de Activos Inventariables

Encargado de InventariosEncargado de

Informática


Financiero


Ejecutivo


Cuentas


Públicas/Dirección de

Bienes del Estado

2

3

1

Inicio

4 5

6

7

Fin

8

SiNo

9

SiNo

10

SiNo

11

12

Destructibles

Ferrosso

13 14

15

1617

18

19

Destructibles

Ferrosso

Ferrosso

20

2122

23

24

25

26

OperadoNo Operado

22

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Baja de Activos No Inventariables

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar la baja de activos No inventariables, para contar únicamente con los bienes en buen estado.















XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. La baja de bienes no inventariables por deterioro se deberá solicitar autorización al Director

Administrativo Financiera con el debido conocimiento de Dirección Ejecutiva y participación del Auditor Interno para la destrucción e incineración de estos.

XIX. La baja de bienes no inventariables por robo o hurto se deberá solicitar a la persona que tenga a cargo el bien el pago o reposición de este según corresponda, el cual deberá ser correspondiente de idénticas características y calidad del original e informar a la Unidad de Auditoría Interna para seguimiento correspondiente.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 1

Identifica los activos no inventariables en mal

estado que ameritan dar de baja, los resguarda

en un área adecuada.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 2

Elabora un listado de los bienes en mal estado en

donde haga constar: Código del bien, descripción

del activo, serie, marca y cuantía de los activos.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 3

Elabora acta y prepara oficio que tiene como

propósito solicitar autorización de baja y traslada

al Director Administrativo Financiero para su

aprobación.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

4

Verifica que la documentación del expediente de

baja cumpla con las disposiciones legales

vigentes. ¿Está de acuerdo?:

Si: Informa por medio de oficio al Coordinador y

Director Ejecutivo. Ir actividad 5

No: ir actividad 3

Coordinación y


Coordinador y


Recibe, revisa, autoriza dar continuidad al

proceso y remite el expediente a la Dirección

Administrativa Financiera.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

6

Recibe expediente con visto bueno de Dirección

Ejecutiva, por medio de oficio informa a Dirección

de Unidad de Auditoría Interna la fecha de

destrucción de estos.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 7

Procede a preparar un área en las instalaciones

de la Comisión, notifica al Auditor Interno y DAF,

para que estén presentes en la destrucción de los

bienes no inventariables, junto el Auditor Interno,

una vez destruidos los bienes, elabora acta, que

será firmada por las personas antes

mencionadas, da copia certificada a c/u de los

presentes. Procede a dar de baja a los activos en

el libro de bienes fungibles autorizado por la

CGC.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Fin del procedimiento

Baja de Activos No Inventariables

Encargado de InventariosDirector Administrativo

Financiero


Ejecutivo

2

3

1

Inicio

Fin

5

Si

No

4

Si

No

6

7

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento:

Pérdida, Faltante o Extravío de Activos Inventariables y No Inventariables (Fungibles)

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento en caso de pérdida, faltante o extravío de activos inventariables y no inventariables (fungibles).















XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. La baja de bienes inventariados por robo o hurto se deberá solicitar autorización ante la

CGC, agotados los procesos legales correspondientes.

XIX. El responsable del bien puede reponer el bien, para lo cual deberá entregar uno igual o con mejores características (si es equipo de cómputo debe contar con dictamen técnico por parte del departamento de informática). También puede optar por pagar el bien, el dinero será depositado en la cuenta de fondo común.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Dirección o Unidad

del Responsable del

Activo

Responsable del

Activo 1

Al momento de identificarse un hecho de hurto,

robo o sustracción, el responsable del activo

deberá informar a su jefe inmediato y presenta

una denuncia ante el Ministerio Público o

Policía Nacional Civil.

Dirección o Unidad

del Responsable del

Activo

Responsable del

Activo 2

Suscribir un acta administrativa haciendo

constar los hechos ocurridos, donde deberán

participar: Unidad de Auditoría Interna, Director

Administrativo financiero, Coordinador y

Director Ejecutivo y Encargado de Inventarios.

Dirección o Unidad

del Responsable del

Activo

Responsable del

Activo 3

Conformar expediente, el cual debe contener:

denuncia ante el MP copia de Acta

administrativa y Oficio dirigido al Coordinador y

Director Ejecutivo, toda esto deberá trasladar al

encargado de inventarios.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 4

Verifica documentación de soporte que

respalda el bien o bienes sustraídos, adjunta

fotocopia de tarjeta de responsabilidad y

certificación de ingreso al inventario.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 5

Elabora un oficio de traslado a la CGC, para

que dictamine lo procedente, adjunta los

documentos de soporte y traslada el

expediente al Director Administrativo

Financiero.

Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

6 Recibe, revisa y traslada expediente a la CGC,

para que emita dictamen correspondiente.


de Cuentas


de Cuentas 7

Recibe y verifica expediente, emitiendo

dictamen con o sin responsabilidad por parte

del responsable del bien, enviando la opinión al

Coordinador y Director Ejecutivo de la

Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y

Electrónico.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


Dirección

Administrativa

Financiera

Director

Administrativo

Financiero

8

Recibe opinión de la CGC y de acuerdo con el

dictamen, procede a notificar al responsable

del bien y al encargado de inventarios para que

se dé cumplimiento de la resolución.

Dirección o Unidad

del Responsable del

Activo

Responsable del

Activo 9

La resolución puede ser:

Con responsabilidad: ir actividad 10

Sin Responsabilidad: ir actividad 13

Dirección o Unidad

del Responsable del

Activo

Responsable del

Activo 10

Opción (A) puede reponer el bien, para lo cual

deberá entregar uno igual o con mejores

características (si es equipo de cómputo debe

contar con dictamen técnico por parte del

departamento de informática). Opción (B) si

opta por pagar el bien, el dinero será

depositado en la cuenta de fondo común.

Dirección o Unidad

del Responsable del

Activo

Responsable del

Activo 11

Solicita ante su jefe inmediato la suscripción

del Acta Administrativa de aceptación del bien,

donde participen: Auditor Interno, Coordinador

y Director Ejecutivo, Director Administrativo

Financiero y Encargado de Inventarios, y

traslada documentos al Encargado de

Inventarios para que se realice la certificación

correspondiente adjuntando los documentos

correspondientes.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 12

Recibe y revisa expediente por parte del

responsable del activo, y procede a realizar las

certificaciones contables en la tarjeta de

responsabilidad, SICOIN y libro de inventarios

autorizado por la CGC.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 13

Procede a realizar la baja en el libro

correspondiente de inventarios, tarjeta de

responsabilidad, SICOIN, informando al

departamento de Bienes del Estado en el

Ministerio de Finanzas Públicas, adjuntando

copia del expediente.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


Perdida, Faltante o Extravío de Activos Inventariables y No Inventariables

Responsable del Activo Encargado de InventariosDirector Administrativo

Financiero


Cuentas

3

1

Inicio

Fin

ConResponsabilidad

2

4

5

6 7

8

SinResponsabilidad

10

11

9

12

13

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01



2. Título del Procedimiento: Donaciones

3. Objetivo del Procedimiento: Definir las actividades del procedimiento para efectuar los ingresos al inventario de los activos inventariables y no inventariables donados para contar con los controles y asignaciones de estos.















XVII. Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contraloría General de Cuentas; XVIII. Cuando la Comisión Presidencial adquiera bienes o activos inventariables y no inventariables

en especie, la Unidad de Inventarios debe registrarlos en SICOIN y libros correspondientes, tomando como base la documentación que se adquirió, actas emitidas en la Comisión, actas recibidas de las instituciones donantes, y resoluciones aprobadas en la Dirección de Crédito Público, SEGEPLAN (cuando aplique).

XIX. Las donaciones en especie (bienes, productos y servicios), se registrarán únicamente en forma contable sin afectar el presupuesto.

XX. Todo activo inventariable, deberá ser etiquetado una vez sea registrado en SICOIN y libro de inventario correspondiente, así como también asignar esos bienes a la persona que hará uso

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PROCEDIMIENTOS


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Código GAE-DAF-01


y custodia de estos.

UNIDAD

RESPONSABLE

PUESTO DE

TRABAJO

NO. DE

PASO

ACTIVIDAD

Dirección Ejecutiva Coordinador y


Recibe carta de donación de la entidad y/o

institución, describiendo los bienes y valores

que van a donar.

Dirección Ejecutiva Dirección Ejecutiva 2

Emite carta de aceptación de los bienes y

valores en especie que la institución o entidad

quiere donar.

Unidad Asesoría

Jurídica

Unidad Asesoría

Jurídica 3

Emite acuerdo de donación y/o entendimiento,

mismo que deberá ser firmado entre ambas

instituciones.

Dirección Ejecutiva Dirección Ejecutiva 4

Firma acuerdo de donación juntamente con la

institución y/o entidad donante, emite

resolución, y traslada a la sección de

Inventarios para continuar con el proceso.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 5

Recibe documentación, contacta al donante

para fijar día y hora de la recepción de los

bienes en especie e informa al Encargado del

Almacén.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 6

Reciben bienes donados, verifican que las

descripciones coincidan con el Acuerdo o Carta

de Donación y que los mismos se encuentren

en buen estado, está correcto:

Si: ir actividad 7

No: ir actividad 3

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 7

Emite un acta de recepción, en donde se

describen las características, valores, de los

bienes donados, misma que deberá ser

firmada por las instituciones y/o entidades

donantes, juntamente el Coordinador y Director

Ejecutivo, Unidad de Auditoría Interna y

Dirección de Administración Financiera.

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


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Código GAE-DAF-01


Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 8

Solicita opinión a SEGEPLAN de los bienes

donados.

SEGEPLAN SEGEPLAN 9 Recibe expediente, verifica, analiza y emite

opinión, remitiendo expediente a la Comisión.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 10

Adjunta opinión de SEGEPLAN a expediente y

remite al mismo a la Dirección de Crédito

Público, para solicitar código fuente específico

que nos permita ingresar los bienes en SIGES

y SICOIN.

Dirección de Crédito

Público

Dirección de

Crédito Público 11

Recibe expediente, verifica, analiza y aprueba

y emite resolución de generación del código y

remite la autorización a la Comisión.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 12

Recibe autorización e ingresa a SICOIN los

bienes donados, genera el código de inventario

correspondiente y realiza el registro en el libro

de inventarios autorizado por la CGC.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 13


autorizada por la CGC, al colaborador que

serán entregados los activos.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 14

Registra los activos en la tarjeta de

responsabilidad (en PDF) y solicita firma digital

o escrita al colaborador que tendrá el uso y

custodia de los bienes.

Direcciones y




electrónica.

Departamento

Financiero

Encargado de

Inventarios 16

Recibe tarjeta de responsabilidad firmada, y

resguarda dicho documento.


MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

Versión (1)

Código GAE-DAF-01


Donaciones

Dirección Ejecutiva Unidad Asesoría JurídicaEncargado de

InventariosSEGEPLAN

Dirección de Crédito

PúblicoPersonal de GAE


Ejecutivo

Fin

No

Si

1 2

Inicio

3

4

5

6

7

8 9

10

11

12

13

14 15

16

MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS


FINANCIERA

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Código GAE-DAF-01


XVII. SIMBOLOGIA

Terminal

Indica dónde comienza y dónde

termina el proceso

Tarea

Indica una acción simple o

actividad a desarrollar

Documento

Indica la presencia de un documento

Decisión

Generalmente, en los procesos hay

que tomar decisiones. Del símbolo

salen dos flechas, SÍ/NO,

Bueno/Malo,

Conector

Indica la dirección del flujo del proceso

Continuidad entre páginas

Indica que el proceso continúa (en otra página).

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PROCEDIMIENTOS


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XVIII. GLOSARIO

• Administración: Conjunto ordenado y sistemático de principios, técnicas y prácticas que tienen como finalidad obtener un beneficio o alcanzar una meta a través de planificar, organizar, dirigir y controlar.

• Adquisición: Es el acto de obtener algún producto o servicio mediante una transacción.

• Almacén: Lugar o espacio físico destinado al resguardo de bienes, materiales, suministros e insumos en forma temporal de la AMSCLAE.

• Asignación Presupuestaria: Comprende los montos asignados en los renglones presupuestarios autorizados para el Reconocimiento de Gastos y programados para el ejercicio fiscal en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.

• Baja de bienes, materiales, suministros e insumos: Es el proceso debidamente autorizado por la Autoridad Competente, que permite rebajar contablemente los bienes, materiales, suministros e insumos en malas condiciones físicas y técnicas.

• Bienes del estado: Son todos aquellos que se utilizan para el desarrollo de las actividades de una institución pública, tienen una vida útil estimada superior a un año y no estar destinados para la venta.

• Boleta de Pago: Boleta puede ser un papel que se utiliza como factura, contraseña de pago mensual etc.

• CDF: Constancia de Disponibilidad Financiera.

• CDP: Constancia de Disponibilidad Presupuestaria.

• Certificación de Inventarios: Documento que puede extender en el Sistema de Contabilidad Integrada (SICOIN) al momento de ingresar el bien y registrarlo.

• CGC: Contraloría General de Cuentas.

• COM: Compromiso.

• COM-DEV: Compromiso – Devengado.

• COM-RDP: Compromiso y Regularización del Devengado y Pagado.

• Constancia de ingreso a almacén y a inventarios (forma 1-H): Documento prenumerado autorizado por la Contraloría General de Cuentas identificado como forma 1-H, que se utiliza para detallar los bienes y suministros que ingresan al almacén y a inventarios.

• Contratista: Persona contratada por la entidad para realizar determinada actividad, a cambio de una remuneración, en un plazo establecido por medio de un contrato de prestación de servicios.

• Comprobantes de gastos: Son los documentos mediante los cuales el contratista comprueba los gastos efectuados, según corresponda.

• CUR: Comprobante Único de Registro.

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PROCEDIMIENTOS


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Código GAE-DAF-01


• CYD: Compromiso y Devengado Simultáneo.

• DAF: Dirección Administrativa Financiera.

• Dependencia: Para efectos de este documento, dependencia se refiere a una institución del Estado.

• DEV: Devengado.

• Donación: Acto por medio del cual una institución pública o privada, nacional u organismo internacional transfiere bienes a favor de otra, gratuita y desinteresada, es decir sin esperar nada a cambio.

• DPI: Documento Personal de Identificación.

• DPU: Deuda Pública.

• DTP: Dirección Técnica del Presupuesto.

• Entes Fiscalizadores: Son órganos públicos encargados de fiscalizar la regularidad de las cuentas y gestión financiera públicas. En ocasiones también se les asignan funciones jurisdiccionales, para juzgar y hacer efectiva la denominada responsabilidad contable.

• Eventualidad: Suceso que puede suceder o no, especialmente un problema que se plantea de forma imprevista.

• Finiquito de Solvencia: Certificación extendida por el Área de Recursos Humanos, a la persona que se retira de laborar en la institución en donde se hace constar que carece de trámites pendientes por pérdidas o extravió de bienes a su cargo.

• Formulario de reconocimiento de Gastos Anticipo (RG-A): Documento mediante el cual el contratista solicita a la autoridad correspondiente los recursos financieros necesarios para llevar a cabo su traslado, de acuerdo con el tiempo definido en el requerimiento de traslado.

• Formulario de reconocimiento de Gastos de Liquidación Anticipo (RG-L): Documento mediante el cual el contratista realiza la liquidación de los gastos efectuados, mediante comprobantes adjuntos, según corresponda sea al interior o exterior del país.

• Formulario 1H: Documento autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación, el cual se utiliza para dejar constancia que un bien o suministro, ingreso al almacén y quedo registrado en libro correspondiente.

• FR: Fondo Rotativo.

• FR01: Fondo Rotativo Constitución, Ampliación o Disminución.

• FR02: Fondo Rotativo Consolidación de Rendiciones.

• FR02DEV: Fondo Rotativo Consolidación Devolución de Rendición.

• FR03: Fondo Rotativo Rendición Final.

• FR03DEV: Fondo Rotativo Devolución de Rendición.

• FTE: Fuente.

• GAE: Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

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PROCEDIMIENTOS


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• Guatenóminas: Sistema de Nómina, Registro de Servicios Personales, Estudios y/o Servicios Individuales y Otros Relacionados con el Recurso Humano.

• Guatecompras: Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

• IGSS: Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.

• Ingreso a almacén: Actividad que consiste en registrar el ingreso de los bienes, materiales, suministros e insumos adquiridos con la respectiva documentación de respaldo.

• Insumos: Recursos utilizados para el desarrollo de las actividades de las unidades administrativas como; papelería, útiles de oficina, tintas, cartuchos para fotocopiadoras, otros.

• Inventario físico de bienes, materiales, suministros e insumos: Es la revisión física de los bienes, materiales, suministros e insumos existentes en el almacén, cotejados contra el registro de las tarjetas Kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuestas.

• ISR: Impuesto Sobre la Renta.

• IVA: Impuesto al Valor Agregado.

• Jerarquía: Organización de personas o cosas en una escala ordenada y subordinante según un criterio de mayor a menor importancia o relevancia dentro de una Institución.

• Libro de Control de Almacén: Libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas, donde se registran los ingresos a almacén, consignando todos datos de la factura y proveedor.

• Libro de Inventarios: Autorizado por la Contraloría General de Cuentas, que se utiliza para dejar constancia de que un bien ingreso al área de inventario y quedo registrado contablemente.

• Materiales: Son los bienes necesarios utilizados para la construcción, reparación o mantenimiento de una obra.

• MINFIN: Ministerio de Finanzas Públicas

• Monto máximo de reconocimiento de gastos: Comprende la asignación pecuniaria establecida como monto límite que el contratista puede efectuar.

• NIT: Número de Identificación Tributaria.

• NOG: Número de Operación Guatecompras.

• NOR: Normal.

• NPG: Número de publicación de Guatecompras.

• OGA: Otros Gastos.

• ONSEC: Oficina Nacional de Servicio Civil.

• ORGF: Fuente del Organismo.

• Personal temporal: De acuerdo con el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Publico “son erogaciones, que, por concepto

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de retribuciones al puesto, se haga al personal que ocupa puestos temporales en el sector público, para trabajos especiales y transitorios”.

• POA: Plan Operativo Anual.

• Portal de CGC: Portal oficial de contratos de la Contraloría General de Cuentas.

• Portal del IGSS: Autenticación de Servicios Electrónicos del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.

• PpR: Presupuesto por Resultados.

• PRE: Precompromiso.

• PRG: Programa.

• Procedimientos: Método o modo de tramitar o ejecutar una cosa.

• PRY: Proyecto.

• Reconocimiento de gasto: Comprende la retribución de los gastos efectuados por el contratista, que en cumplimento del contrato de servicios prestados, deba realizar por traslados al interior o exterior de la República de Guatemala.

• REG: Regularización.

• REN: Renglón.

• Renglón 029, “Otras remuneraciones al personal temporal”: Comprende los honorarios por servicios técnicos y profesionales prestados por personal sin relación de dependencia, asignados al servicio de una unidad ejecutora del Estado, y que podrán ser dotados de los enseres y/o equipos para la realización de sus actividades, en periodos que no exceda ejercicio fiscal.

• RPA: Reversión Parcial.

• Requerimiento de traslado: Medio escrito por el cual la autoridad contratante, informa al contratista la necesidad de trasladarse al interior o exterior del país, informando de los objetivos que deberá atender, y el plazo en que lo realizará.

• Requisición de almacén: Formulario interno prenumerado debidamente autorizado por autoridad superior, utilizado para requerir bienes, materiales, suministros e insumos por las unidades administrativas de la Comisión.

• Resolución: Dictamen girado por el Departamento de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, el cual tiene como finalidad legal el registro o descargo de los bienes activos de una institución pública.

• RTO: Reversión Total.

• SAT: Superintendencia de Administración Tributaria.

• SEGEPLAN: Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia.

• SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera.

• SIARH: Sistema Informático de Administración de Recursos Humanos.

• SICOIN WEB: Sistema de Contabilidad Integrada.

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PROCEDIMIENTOS


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Código GAE-DAF-01


• SIGES: Sistema de Gestión.

• SNIP: Sistema Nacional de Inversión Pública.

• SPRG: Subprograma.

• SUE: Sueldos.

• Suministros: Recursos necesarios que tienen como propósito ayudar al desarrollo y cumplimiento de actividades de las unidades administrativas de la Comisión, como; herramientas, mobiliario y equipo, artículos de limpieza, repuestos, neumáticos, etc.

• Tarjeta de Kardex: Documento autorizado por la Contraloría General de Cuentas, donde se registran las entradas, salidas, bajas y devoluciones de bienes y/o suministros adquiridos en propiedad de la Comisión.

• Tarjeta de Responsabilidad: Documento que sirve para registrar los bienes que se han otorgado en custodia y para el desenvolvimiento de las actividades a los colaboradores de la Comisión Presidencial de Gobierno Abierto y Electrónico.

• TRF: Transferencia.

• UBG: Ubicación Geográfica.

• UDAI: Unidad de Auditoría Interna.

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ANEXO I:

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PROCEDIMIENTOS


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ANEXO II:

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PROCEDIMIENTOS


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ANEXO III:

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ANEXO IV:

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PROCEDIMIENTOS


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ANEXO V:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN …

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