PROPUESTA DE MEJORA EN LA LOGÍSTICA DE …

PROPUESTA DE MEJORA EN LA LOGÍSTICA DE ALMACENAMIENTO DENTRO DE

LAS BODEGAS DEL SÚPER ALMACÉN 1302 OLÍMPICA S.A., MONTERÍA.

Autor:

María Alejandra Colón Osorio

Informe de Práctica como Opción de Grado como uno de los Requisitos para Optar por el

Título de Ingeniera Industrial

Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Tutor Académico:

Edison Alberto Suárez Domínguez

Tutor Empresa:

Edison Rodolfo Cardozo Molina

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

FACULTAD DE INGENIERÍA

INGENIERÍA INDUSTRIAL

MONTERÍA - CÓRDOBA

2020

II

ÍNDICE GENERAL

ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................................ VI

ÍNDICE DE ILUSTRACIÓN ............................................................................................. VIII

ÍNDICE DE ANEXOS ........................................................................................................... XI

GLOSARIO ........................................................................................................................... XII

RESUMEN .......................................................................................................................... XIII

ABSTRACT........................................................................................................................... XV

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................1

1 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA ...............................................................2

1.1 Información General de la Compañía ...................................................................2

1.1.1 Generalidades. .....................................................................................................2

1.1.2 Reseña Histórica. .................................................................................................2

1.1.3 Misión, Visión y Política de servicio. ...................................................................4

1.1.3.1 Misión..................................................................................................................4

1.1.3.2 Visión. .................................................................................................................4

1.1.3.3 Valores ................................................................................................................4

1.1.3.4 Política de servicio. ..............................................................................................5

1.1.3.5 Actividad económica. ...........................................................................................5

1.1.3.6 Condiciones legales..............................................................................................5

1.1.3.7 Organigrama de la compañía. ...............................................................................6

1.2 Información del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. ...........................................7

1.2.1 Organigrama. .......................................................................................................7

1.2.2 Descripción del área de trabajo.............................................................................8

1.2.2.1 Área: control de inventarios .................................................................................8

2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..........................................................9

3 OBJETIVOS .................................................................................................... 11

3.1 Objetivo General ................................................................................................ 11

3.2 Objetivos Específicos ......................................................................................... 11

4 JUSTIFICACIÓN ............................................................................................ 12

5 MARCO CONCEPTUAL................................................................................ 14

5.1 Logística ............................................................................................................ 14

III

5.1.1 Ciclos logísticos. ................................................................................................ 14

5.2 Almacenamiento. ............................................................................................... 15

5.2.1 Planeación para diseño y operación. ................................................................... 15

5.2.2 Identificación de los espacios de almacenamiento. ............................................. 15

5.2.3 Formas de colocación de mercancías. ................................................................. 15

5.2.4 Rotación............................................................................................................. 17

5.2.5 Control de información y gestión de almacenes. ................................................. 18

5.3 Planificación. ..................................................................................................... 18

5.4 Diagrama de Causa Efecto ................................................................................. 18

5.5 Diagrama de Pareto ............................................................................................ 19

5.6 Clasificación ABC ............................................................................................. 19

5.6.1 Como realizar un análisis ABC para clasificar el inventario con criterio de valor

total. 21

5.7 Proceso de Mejora Continua............................................................................... 22

5.8 Plan de acción 5W+2H ....................................................................................... 23

5.9 Comunicación estratégica................................................................................... 23

6 ACTIVIDADES PROGRAMADAS ................................................................ 25

6.1 Aspectos Metodológicos. ................................................................................... 25

6.1.1 Definición del tipo de investigación. .................................................................. 25

6.1.1.1 Fuentes de información. ..................................................................................... 25

6.2 Actividades. ....................................................................................................... 26

7 ACTIVIDADES DESARROLLADAS ............................................................ 28

7.1 Procesos que se Realizan Centro del Área Logística de Almacenamiento del

Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. .......................................................................................... 28

7.1.1 Recursos. ........................................................................................................... 28

7.1.2 Relación entre las diferentes áreas. ..................................................................... 29

7.1.3 Sistema de información. ..................................................................................... 32

7.1.4 Clasificación de los productos en SAP ............................................................... 33

7.1.5 Distribución física de bodega. ............................................................................ 33

7.1.6 Capacidad de bodega y espacio utilizado ............................................................ 35

7.1.7 Situación interna de las bodegas. ........................................................................ 35

IV

7.1.8 Nivel de Stock de inventario. ............................................................................. 36

7.1.9 Entrevista inicial. ............................................................................................... 37

7.1.10 Diagnóstico de los Procesos Logístico del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. . 38

7.1.11 Diagrama de Pareto ............................................................................................ 41

7.2 Mejora del Proceso de Compra del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. ........... 42

7.2.1 Análisis del proceso de compra. ......................................................................... 42

7.2.2 Propuesta de mejora para el proceso de compra. ................................................. 44

7.2.2.1 Formato de orden de compra. ............................................................................. 44

7.2.2.2 Formato de gestión de compra. ........................................................................... 44

7.2.2.3 Formato de stock y capacidad de almacenamiento del Súper Almacén 1302

Olímpica S.A. 44

7.2.2.4 Seguimiento y control de procesos de compra mediante el método 5W+2H. ...... 45

7.3 Clasificación y Reorganización de los Productos Dentro de las Bodegas del Súper

Almacén 1302 Olímpica S.A. .................................................................................................... 48

7.3.1 Análisis del proceso de almacenamiento ........................................................... 48

7.3.2 Propuesta de mejora para los procesos de almacenamiento. ................................ 48

7.3.2.1 Clasificación de inventario ................................................................................. 48

7.3.2.1.1 Clasificación ABC en bodega de electro............................................................. 50

7.3.2.1.2 Clasificación ABC en bodega de hogar .............................................................. 54

7.3.2.1.3 Clasificación ABC en bodega de textil ............................................................... 57

7.3.2.1.4 Clasificación ABC en bodega de víveres ............................................................ 60

7.3.2.2 Propuesta de organización. ................................................................................. 66

7.3.2.3 Programa de las 5´S. .......................................................................................... 67

7.3.2.3.1 ¿Qué es la 5´S? .................................................................................................. 67

7.3.2.3.2 Implementación de las 5´S. ................................................................................ 67

7.3.2.3.3 Método de enseñanza. ........................................................................................ 70

7.3.2.3.4 Obstáculos en la implementación del programa de las 5´S. ................................. 70

7.3.2.4 Mejora en la información. .................................................................................. 70

7.3.2.4.1 Diseño de nomenclatura. .................................................................................... 70

7.3.2.4.2 Etiquetas para los productos. .............................................................................. 71

7.3.2.4.3 Diseño de planos de distribución de planta de las bodegas. ................................. 73

V

7.3.2.4.4 Dificultades en la mejora de información. .......................................................... 74

7.3.2.4.5 Cronograma de implementación. ........................................................................ 74

7.3.2.4.6 Presupuesto de la propuesta. ............................................................................... 75

7.4 Comunicación estratégica entre las áreas que intervienen en los procesos de

almacenamiento de las bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. ................................... 75

7.4.1 Generación de una propuesta de comunicación efectiva para las diferentes áreas

involucradas en el proceso de almacenamiento. ......................................................................... 76

7.4.1.1 Estrategia ........................................................................................................... 76

7.4.1.2 Control y seguimiento de las estrategias ............................................................. 76

8 CONCLUSIONES ............................................................................................ 78

9 RECOMENDACIONES .................................................................................. 80

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA ....................................................................................... 82

ANEXOS ................................................................................................................................. 88

VI

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Procesos que se realizan dentro del área logística de almacenamiento del súper

Almacén 1302 Olímpica S.A. ..................................................................................................... 26

Tabla 2 Mejora en el proceso de compra en el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. .............. 26

Tabla 3 Clasificación y reorganización de los productos dentro de las bodegas del Súper


Tabla 4 Comunicación estratégica entre las áreas que intervienen en los procesos de

almacenamiento de las bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. ................................... 27

Tabla 5 Recursos actuales del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. ....................................... 28

Tabla 6 Relación Entre Áreas para el Abastecimiento del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

................................................................................................................................................. 30

Tabla 7 Información General del Software Utilizado por la Empresa. .................................. 32

Tabla 8 Grupo de línea de Artículos que Poseen las Bodegas. ............................................. 33

Tabla 9 Información de las Bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. ........................ 33

Tabla 10 Identificación de las Bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. .................... 34

Tabla 11 Capacidad de Espacio de Almacenaje. ................................................................... 35

Tabla 12 Stock de Inventario del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. ................................... 36

Tabla 13 Valor del Stock en Bodega. .................................................................................... 36

Tabla 14 Resultados de las Encuesta. ................................................................................... 38

Tabla 15 Causa- Efecto de las Deficiencias en la Logística del Almacén y su Impacto. ......... 40

Tabla 16 Información para el Diagrama de Pareto. .............................................................. 41

Tabla 17 Problemáticas del Proceso de Compra del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. ..... 43

Tabla 20 Porcentaje de Participación en la Clasificación ABC. ............................................ 49

Tabla 21 Clase A de Artículos en las Bodegas. ..................................................................... 49

VII

Tabla 22 Clase B de Artículos en las Bodegas. ..................................................................... 50

Tabla 23 Clase C de Artículos en las Bodegas. ..................................................................... 50

Tabla 24 Cantidad de Producto Optimo por Estantería en Electro. ....................................... 52

Tabla 25 Cantidad de Producto Optimo por Estantería en Hogar. ........................................ 55

Tabla 26 Cantidad de Producto Optimo por Estantería en Textil. ......................................... 58

Tabla 27 Cantidad de Producto Optimo por Estantería en Víveres. ...................................... 62

Tabla 28 Significado de las 5´S. ............................................................................................ 67

Tabla 29 Presupuesto de Mejora de los Procesos Logístico de Almacenamiento en el Súper


Tabla 30 Cronograma Semanal de Comunicación Estratégica. ............................................. 77

Tabla 31 Cronograma Mensual de Comunicación Estratégica. ............................................. 77

Tabla 32 Cronograma Anual de Comunicación Estratégica. ................................................. 77

VIII

ÍNDICE DE ILUSTRACIÓN

Ilustración 1 Droguería Olímpica N° 2 ...................................................................................3

Ilustración 2 Primera Súper Tienda Olímpica S.A. .................................................................3

Ilustración 3 Organigrama General de la Compañía Olímpica S.A.. ........................................6

Ilustración 4 Organigrama del Súper Almacén Olímpica S.A. . .............................................8

Ilustración 5 Distribución de Tiendas por las Diferentes Regionales .......................................8

Ilustración 6 Almacenamiento de Tipo Ordenado. ................................................................ 16

Ilustración 7 Almacenamiento de Tipo Desordenado.. .......................................................... 16

Ilustración 8 Almacenamiento de Tipo Bloque. .................................................................... 17

Ilustración 9 Estructura de Diagrama de Ishikawa. ............................................................... 19

Ilustración 10 Grafica de Clasificación ABC ........................................................................ 20

Ilustración 11 Descripción del Plan de Acción 5W+2H ........................................................ 23

Ilustración 12 Paso para la Realización de una Comunicación Estratégica. ........................... 24

Ilustración 13 Procesos Realizados Entre las Diferentes Áreas para el Abastecimiento del

Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.. ......................................................................................... 31

Ilustración 14 Plano Bodega Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. y distribución de cada una

de las bodegas ........................................................................................................................... 34

Ilustración 15 Situación Interna de las Bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. ...... 35

Ilustración 16 Hoja de encuesta ............................................................................................ 37

Ilustración 17 Diagrama de Causa-Efecto Deficiencia en la Logística del Almacén. ............. 39

Ilustración 18 Diagrama de Pareto de las Problemáticas del Súper Almacén 1302 Olímpica

S.A.. .......................................................................................................................................... 41

Ilustración 19 Matriz DOFA del Proceso de Compra. ........................................................... 43

Ilustración 20 Orden de Compra ........................................................................................... 45

IX

Ilustración 21 Formato de Gestión de Compra. ..................................................................... 46

Ilustración 22 Control de Existencia en el Inventario ............................................................ 46

Ilustración 23 Seguimiento y Control de la Propuesta de Mejora para el Proceso de Compra.

................................................................................................................................................. 47

Ilustración 24 Clasificación ABC Electro.. ........................................................................... 51

Ilustración 25 Clasificación ABC del Valor Total en Bodega Electro ................................... 52

Ilustración 26 Propuesta de Ubicación de los Productos en Bodega de Electro. .................... 53

Ilustración 27 Ubicación De Clase ABC en Bodega.. ........................................................... 53

Ilustración 28 Clasificación ABC Hogar.. ............................................................................. 54

Ilustración 29 Clasificación ABC del Valor Total en Bodega Hogar. .................................... 55

Ilustración 30 Propuesta de Ubicación de los Productos en Bodega Hogar............................ 56

Ilustración 31 Ubicación De Clase ABC en Bodega Hogar.. ................................................. 56

Ilustración 32 Clasificación ABC Textil. .............................................................................. 57

Ilustración 33 Clasificación ABC del Valor Total en Bodega Textil. .................................... 58

Ilustración 34 Propuesta de Ubicación de los Productos en Bodega Textil. ........................... 59

Ilustración 35 Ubicación De Clase ABC en Bodega Textil.. ................................................. 59

Ilustración 36 Clasificación ABC Víveres. ........................................................................... 61

Ilustración 37 Clasificación ABC del Valor Total en Bodega Víveres,.................................. 61

Ilustración 38 Propuesta de Ubicación de los Productos en Bodega Víveres. ........................ 65

Ilustración 39 Ubicación De Clase ABC en Bodega Víveres................................................. 66

Ilustración 40 Ciclo de Implementación del programa 5´S. ................................................... 67

Ilustración 41 Actividades de Implementación del Programa 5´S.......................................... 69

Ilustración 42 Nomenclatura Propuesta para las Estanterías de la Bodegas. ......................... 71

X

Ilustración 43 Nomenclatura Propuesta para Entrada a las Bodegas ...................................... 71

Ilustración 44 Modelo de Etiqueta Propuesto para la Identificación de los Productos ............ 72

Ilustración 45 Modelo Propuesto de Distribución de las Estanterías...................................... 73

Ilustración 46 Cronograma Propuesta de Mejora en la Bodegas ............................................ 74

Ilustración 47 Información de las Diferentes Líneas de Artículos ........................................ 88

Ilustración 48 Lectura de Etiqueta de AB0101 ...................................................................... 89

Ilustración 49 Calculo de Capacidad de Estantería. ............................................................... 90

Ilustración 50 Ejemplo de capacidad de estantería. ............................................................... 90

Ilustración 51 Cantidades en el Stock del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.. .................... 96

Ilustración 52 Clasificación Total en Hogar.. ........................................................................ 99

Ilustración 53 Clasificación Total en Textil. ....................................................................... 102

Ilustración 54 Clasificación Total en Víveres. .................................................................... 105

XI

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo A Información de las Diferentes Líneas de Artículos. ............................................... 88

Anexo B Información que Posee el QR de la Etiqueta al Leerlo. ........................................... 88

Anexo C Dimensionamiento Utilizado. ................................................................................. 90

Anexo D Productos en Bodega del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. ............................... 91

Anexo E Clasificación ABC Hogar. ...................................................................................... 97

Anexo E Clasificación ABC Textil. .................................................................................... 100

Anexo F Clasificacion ABC Bodega de Víveres. ................................................................ 103

XII

GLOSARIO

CDI: es la simplificación de centro de distribución, su función es de distribuir los productos

de los diferentes proveedores a nivel nacional.

Código de barra: es un conjunto de líneas con diferente tipo de grosor, que contienen una

determinada información.

Código de barra bidimensional: es un patrón que codifica los datos en dimensiones por

medio de puntos, rectángulos, cuadrados, entre otros.

Código QR: es la evolución de código de barra, permite guardar información en una matriz

de puntos o código de barra bidimensional.

Cumplimiento Mensual: es una cantidad específica en dinero que se debe obtener en ventas

durante un día, mes o año.

Devoluciones: son los productos que por motivos de daños, baja rotación y vencimiento, no

se pueden destruir por los acuerdos a proveedores y por ende, deben ser devueltos a estos.

Distribución de Planta: permite el desarrollo de una eficaz programación de los pedidos y

facilita la rotación de los productos según el inventario y especificaciones de los artículos

manteniendo un bajo costo.

Lancha: objeto metal usado para transportar artículos de forma manual por un operario.

Organización: es cualquier sistema estructurado de reglas y relaciones funcionales diseñadas

para llevar a cabo políticas empresariales.

Tránsito: mercancía que fue enviada por el centro de distribución al punto de venta, que está

en ruta nacional.

XIII

RESUMEN

En la actualidad, las exigencias de los mercados, los requerimientos, la necesidad de

expansión y posicionamiento comercial de una empresa poseen importancia, debido a la

globalización como proceso mundial, donde el diseño de la logística de las bodegas optimiza

recursos, tiempos y procedimientos en las mismas. (Maldonado & Villalba, 2011)

El presente informe de grado es una propuesta de mejora para los procesos logísticos dentro

de las bodegas del Súper almacén 1302 Olímpica S.A., este trabajo se divide en 4 diferentes

objetivos específicos que alimentan al objetivo general.

El primer objetivo es el de diagnosticar las problemáticas que aquejan los procesos logístico,

por medio de la observación directa, la entrevista al personal, el diagrama de causa y efecto,

igualmente llamado diagrama de Ishikawa y el diagrama de Pareto, a través de los cuales se pudo

obtener un diagnostico verídico de las condiciones actuales de los procesos logísticos de

almacenamiento y donde estas ayudaron a establecer propuestas de solución.

El segundo objetivo es, analizar los procesos de compra que generan la entrada excesiva de

mercancía, que generan un almacenamiento caótico y desordenado, luego de esto se propone una

mejora, por medio de seguimiento y control de las cantidades permitidas dentro de las bodegas y

el método de la 5w+2h para su mejora continua.

El tercer objetivo es el de mostrar los puntos críticos de almacenamiento dentro de las

bodegas con ayuda del diagnóstico general, donde finalmente se presenta la respectiva

soluciones utilizando el método de clasificación ABC, cantidad optima de producto por bodega,

el método de la 5´s y el diseño de nomenclatura, soluciones que permitirán la existencia de un

adecuado almacenamiento dentro de las bodegas.

Finalmente el cuarto objetivo nos muestra la problemáticas existente dentro de las diferentes

áreas visualizadas en la observación directa y/o entrevista, debido a la falta de comunicación

XIV

interna del almacén, donde en este capitulo se generan estrategias que felicitaran la vinculación

de las áreas y su mejora continua.

Palabras Claves: Empresas, Bodega, Almacén, Logística, Comunicación, Compra,

Ishikawa, Pareto, 5W+2H, Clasificación ABC, 5S.

XV

ABSTRACT

Actually, the high demand of the markets, the requirements, the necesity of constant

expansion and a good comercial position of the companies have great importance, due to the

globalization as a global process, where a optimal logistical design for the warehouses optimizes

resources, time and processes in them (Maldonado & Villalba, 2011).

This grade report is a proposal to improve the logistics processes within the warehouses of the

Super Warehouse 1302 Olímpica S.A., this work is divided into 4 different specific objectives

that feed the general objective.

The first objective is to diagnose the problems that affect the logistics processes, through

direct observation, the interview with the personnel, the cause and effect diagram, also called the

Ishikawa diagram and the Pareto diagram, through which it was possible to obtain a true

diagnosis of the current conditions of the storage logistics processes and where they helped to

establish solution proposals.

The second objective is to analyze the purchasing processes that generate the excessive entry

of merchandise, which generate a chaotic and disorderly storage, after this an improvement is

proposed, through monitoring and control of the quantities allowed within the warehouses and

the 5w + 2h method for continuous improvement.

The third objective is to show the critical storage points within the warehouses with the help

of the general diagnosis, where the respective solutions are finally presented using the ABC

classification method, optimal quantity of product per warehouse, the 5's method and the design

of nomenclature, solutions that will allow the existence of adequate storage within the

warehouses.

Finally, the fourth objective shows us the existing problems within the different areas

visualized in the direct observation and / or interview, due to the lack of internal communication

XVI

of the warehouse, where in this chapter strategies are generated that will congratulate the linking

of the areas and their continuous improvement.

Keywords: Companies, Warehouse, Warehouse, Logistics, Communication, Purchase,

Ishikawa, Pareto, 5W + 2H, ABC Classification, 5S.

1

INTRODUCCIÓN

Las empresas están organizadas por un conjunto de dependencias que se encargan de

desempeñar diferentes procesos, orientados a alcanzar objetivos determinados, para lo cual

cuentan con un conjunto de recursos que facilitarán o dificultarán la ejecución de las tareas que

ayuden a lograr, o no, el objetivo planteado. (Alvarez & Chica, 2008)

Parte de dichos procesos se desarrollan en el área de bodega, lugar donde se reciben materias

primas y productos terminados, además de ser el foco de recepción y control, con la finalidad de

sostener el rubro económico al que pertenezca la empresa. En este contexto, este informe

práctico tuvo como objetivo principal realizar una evaluación de los procesos llevados en la

bodega del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A, desde la recepción de los insumos, materias

primas y productos terminados hasta su despacho, transformación o abastecimiento, teniendo en

cuenta la gestión de inventarios, las fallas críticas de almacenamiento y la óptica de los

empleados para detectar las situaciones adversas.

Para así, realizar una construcción de una propuesta de mejora con la capacidad de causar un

impacto positivo en un lugar donde el orden, la buena capacitación y la comunicación entre

empleados de diferente rango, debe darse de forma adecuada para una correcta funcionalidad y

de esta manera poder cumplir con el objetivo y las metas planteadas por el área específica del

Súper Almacén 1302 Olímpica S.A

Todo esto relacionado con el cumplimiento de la metodología de investigación seleccionada

para construir un saber adecuado, partiendo de la observación como forma primaria a fin de

obtener una percepción de la realidad del entorno físico y su orden, además a través de la

recolección de datos por medio de herramientas y entrevistas para detectar la satisfacción de los

empleados de su lugar de trabajo, con la finalidad de conocer las fallas que el percibe y las

posibles soluciones que pueden tener para mejorar dichas falencias.

2

1 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

En la necesidad de conocer la información de la empresa a estudiar se presenta los siguientes

apartados.

1.1 Información General de la Compañía

1.1.1 Generalidades.

Olímpica S.A. es la cadena de retail más grande de Colombia que posee un capital 100%

colombiano. Es reconocida por ser una compañía líder en comercialización de productos de

consumo masivo de alta calidad, con una cadena privada de establecimientos donde se

incorporan súper tiendas, súper almacenes, súper droguerías y droguerías. Donde se comercializa

un amplio portafolio de productos de marcas privadas y marcas propias, con disponibilidad de

categorías de súper mercado, textil, electrodoméstico, electro menores, tecnología y hogar.

(Olimpica S.A., 2020)

1.1.2 Reseña Histórica.

Olímpica S.A. nació en el deseo de superación y crecimiento del señor Richard Char por

emprender en un negocio, esto se dio a partir de la compra del almacén olímpico una botica

ubicada en la calle de las vacas, barranquilla en el año 1953. (Dinero, 2004)

Años después el señor Richard Char sufrió un accidente dejando a cargo el negocio a sus hijos

mayores, Fuad, Farid y Jabib, estos presentaron diferentes perspectivas de negocio donde el

señor Richard Char no coincidió en sus ideas, esto hizo que su hijo mayor Fuad Char se

desvinculara de la botica y emprendiera en una droguería llamada olímpica s.a. no. 2, logrando

con esta un acercamiento mayor a los clientes generando fidelidad y grandes ventas. (Heraldo,

2012)

3

Ilustración 1 Droguería Olímpica N° 2, tomada de (Heraldo, 2012)

Luego de varios años los hermanos Char se reunieron para incursionar en el mercado de

víveres donde nació en los años 1968 la primera Súper Tienda Olímpica S.A. barranquilla.

(Heraldo, 2012)

Ilustración 2 Primera Súper Tienda Olímpica S.A. tomada de (Dinero, 2004)

En el año 1988 los hermanos Char adquieren el almacén “Sears “dando un giro al negocio con

un nuevo formato Súper Almacén Olímpica S.A. donde es conocida por los clientes como

“SAO” almacén por categoría. (El Tiempo, 1994)

En la actualidad Olímpica S.A. posee sucursales con sus diferentes nominaciones en atlántico,

Antioquia, Bolívar, Caldas, Cauca, Cesar, Córdoba, Cundinamarca, Guajira, Huila, Magdalena,

Meta, Risaralda, Quindío, Sucre, Tolima, Valle del Cauca y Bogotá D.C. (Cardozo, 2019)

4

1.1.3 Misión, Visión y Política de servicio.

En este apartado se muestra las diferentes expectativas y ofrecimientos que tiene Olímpica

S.A. a sus presentes y futuros clientes, información que puede ser observada en los diferentes

almacenes de la Organización Olímpica S.A. o en su página web.

1.1.3.1 Misión.

Somos una de las compañías líderes en la comercialización de consumo masivo de óptima

calidad, a través de una cadena privada de droguerías, súper droguerías, súper tiendas y súper

almacenes, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad ofreciendo un buen

servicio de los mejores precios, con el respaldo del talento humano, comprometido y capacitado

integralmente, con la confianza de sus proveedores y un avanzado desarrollo tecnológico,

procurando bienestar en la sociedad. (Olimpica S.A., 2017)

1.1.3.2 Visión.

Ser una de las compañías líderes con el más alto nivel de competitividad y eficiencia en la

comercialización de productos de consumo masivo de óptima calidad, a través de una cadena

privada claramente diferenciadas de droguerías, combinación de supermercados y droguerías,

tiendas de convivencias y almacenes, orientadas a satisfacer las necesidades y deseos la

comunidad colombiana, ofreciendo el mejor servicio amigable del mercado, los mejores precios

y la mejor disponibilidad de productos. (Olimpica S.A., 2017)

1.1.3.3 Valores

En olímpica S.A. sus valores principales como compañía son:

Compromiso: cumplir con empeño lo prometido para el bien de todos, intentado ir

más allá de acordado.

Comunicación: capacidad de transmitir ideas, información o conocimiento de forma

sincera en búsqueda de mejores resultados.

5

Servicio: complacer las expectativas de los demás ante el trabajo propio.

Trabajo en equipo: participar en grupo en busca de un objetivo común, interactuando

con los demás en beneficio de todos.

Logrando con todos estos valores una armonía a la hora de hacer el trabajo. (Olimpica S.A.,

2017)

1.1.3.4 Política de servicio.

En Olímpica S.A. los trabajadores no sólo tienen que ser expertos en su oficio, también deben

ejecutarlo con la mayor cortesía y amabilidad, con la que siempre se ha caracterizado a esta

organización como parte de su misión. Los clientes satisfechos son el patrimonio cuyo valor y

lealtad son incalculables. Son los inspiradores de la empresa y de su trabajo. Por lo tanto, reciben

un trato excelente, para que consideren a Olímpica S.A. una organización amable, servidora, ágil

y eficiente, que cumple con sus expectativas de servicio. (Olimpica S.A., 2017)

1.1.3.5 Actividad económica.

La actividad principal de las Olímpicas S.A. es la comercialización de productos de consumo

masivo, sus secciones de productos son los siguientes: frutas y verduras, carnes, víveres,

panadería, delicatesen, electrodomésticos, textiles, droguería, cosméticos. (Olimpica S.A., 2020)

1.1.3.6 Condiciones legales.

Olímpica S.A. es una sociedad anónima legalmente constituida en Colombia e identificada

con el NIT. 890.107.487-3 donde su comercio es al por menor en establecimientos no

especializados con surtidos compuesto principalmente de alimentos, bebidas y tabaco. (Olimpica

S.A., 2020)

6

1.1.3.7 Organigrama de la compañía.

Olímpica S.A. por ser una de las principales cadenas de retail en Colombia esta posee una estructura organizacional extensa, el cual

puede ser observado en la Ilustración 3.

Ilustración 3 Organigrama General de la Compañía Olímpica S.A. tomada de (Olimpica S.A., 2017).

7

1.2 Información del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Es el primer Súper Almacén Olímpica S.A. creado en Montería, posee la identificación de

1302 dada por el sistema de información de la empresa, al iniciar como parte de su nómina cada

empleado conoce esta denominación. Su título como Súper Almacén se debe a que posee más

1,000 mt2 en su construcción y las categorías de ventas de víveres, frutas y verduras, carnicería,

cafetería, delicatesen, droguería, textiles, hogar y electro mayores. (Cardozo, 2019)

El Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. se encuentra ubicado en la carrera 14 # 27-22 con

circunvalar, (Google Maps, 2020) y está registrada ante la ciudad de Montería como parte de la

sociedad de Olímpica S.A. (Olimpica S.A., 2020)

1.2.1 Organigrama.

El Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. posee una estructura que va desde el gerente hasta los

que realizan la mensajería, siendo este primero la cabeza encargada de la tienda y los otros los

subencargados como los administradores, supervisores, oficios varios y servicio al cliente, esto

se puede apreciar en la Ilustración 4.

Gerente

Administrador de

almacén

Administrador de

caja

Administrador de

perecederos

Supervisor de cajas

Supervisor de carnes

rojas y Fruver

Supervisor Droguería

Supervisor Abarrotes

Bodeguero

Cajeros

Operario Logístico

Operario Logístico

Operario Logístico

Operario Logístico

Oficios Varios

Servicio al cliente

Domicilios

Mensajero

Secretaria de gerencia

8

Ilustración 4 Organigrama del Súper Almacén Olímpica S.A. Elaboración Propia.

1.2.2 Descripción del área de trabajo

1.2.2.1 Área: control de inventarios

El estudiante de Ingeniería Industrial en calidad de practicante universitario, pertenece al área

control de inventarios en el cargo de estudiante en práctica control de inventarios de las

regionales Montería y Sincelejo, nombradas así por los directivos de la compañía Olímpica S.A.

La regional Montería y Sincelejo pertenecen al Distrito Costa y cuenta con 37 negocios

distribuidos dentro de los departamentos de Córdoba, norte de Antioquia, sucre y Bolívar. En la

siguiente tabla se muestran los negocios pertenecientes a la regional con su respetivo código de

identificación y su ubicación.

Ilustración 5 Distribución de Tiendas por las Diferentes Regionales, tomado de software SAP

Elaboración Propia

9

2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La importancia que tienen las empresas para el sector económico se representa en la forma

como llega al consumidor su producto final, el cual ha sido elaborado por la cadena de

producción inicial; para que esto se lograra, el distribuidor debió realizar un buen

almacenamiento y una adecuada organización. Por ende, los negocios deben tener un sector de

bodega y de abastecimiento organizado, logrando con esto un control en el inventario,

disminución de espacios vacíos en el punto de venta y la fidelidad de sus clientes, para con esto

poder posicionarse en el mercado. (Medina & Sanchez, 2016)

El Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. es una empresa que maneja buenas prácticas en

administración y siempre apuntando a ser líder en el sector, sin embargo no cuentan con los

procedimientos estandarizados que puedan permitir la disminución de los tiempos al momento de

abastecimiento de sus secciones, esto se debe a que sus bodegas se encuentra subaprovechada y

con una pésima organización, lo cual da paso para que se presenten errores de almacenamiento,

convirtiéndose en el mayor obstáculo para continuar o ampliar la visión de la compañía en pro

del perfeccionamiento continuo, información suministrada por el director de operaciones Julio

Cesar Osorio (2019), en el informe mensual de los almacenes a su cargo.

La inexistencia de comunicación de las directivas de la compañía olímpica con la gerencia en

la empresa del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A., genera un recibido de artículos no

solicitados debido a los acuerdos realizados por parte de la compañía con proveedores, lo cuales

son enviados en grandes cantidades, puesto que, la empresa está en la denominación de Súper

Almacén y debería tener la capacidad de almacenarlos, en este proceso es donde radica la

problemática de falta en comunicación y control; la gerencia no le ha informado de la capacidad

que se tiene dentro de las bodegas del almacén a las directivas de la compañía de acuerdo a los

10

productos almacenados, ocasionando con esto diversas problemáticas que acarrean desorden,

demora y pérdidas de productos. Esto es evidenciado en las diferentes quejas y reclamos del área

logística por dichos malos procedimientos. (Garcia, 2019)

El proceso de almacenamiento caótico de las bodegas, genera alta tasa de devoluciones, donde

el negocio posee la responsabilidad en su mayoría del 100% del costo por los convenios

realizado con los proveedores, por ende este desperdicio influye en la disminución ganancias del

súper almacén al momento del cumplimiento mensual. (Osorio, 2019)

Igualmente posee un retraso en abastecimiento dentro de su almacén de 1 hora o 2 horas

promedio debido a la falta de organización e información, lo cual genera que sus empleados no

den 100% diario de sus labores, tardanza encontrada en el estudio de tiempo realizado dentro de

una de las bodegas por el Técnico Omar Morales (2019). Esta demora en abastecimiento genera

el desabastecimiento de las góndolas en el almacén lo cual es perjudicial para un negocio que

busca la fidelidad de sus clientes, donde esto puede ocasionar pérdidas de cliente que no

encuentra lo que quiere, mala imagen y pocas ventas del producto desbastecido. (Garcia, 2019)

Finalmente, la empresa no posee una vinculación entre áreas administrativas y logísticas,

puesto que no tiene una comunicación estratégica que se lo permita y es por ello que se presenta

la falta de interés por parte del personal logístico al realizar su trabajo, fallas en el

almacenamiento y orden.

De acuerdo al planteamiento anterior, se deben generar mejoras en el proceso logístico que

contemple las diferentes variables que lo estén afectando. Ante lo cual surge la siguiente

interrogante: ¿Cómo generar una propuesta de mejora en la logística de almacenamiento dentro

de las bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.?

La respuesta de esta interrogación constituye la razón de ser de este informe de grado.

11

3 OBJETIVOS

3.1 Objetivo General

Proponer una mejora en la logística de almacenamiento dentro de las bodegas Súper Almacén

1302 Olímpica S.A.

3.2 Objetivos Específicos

Diagnosticar los procesos que se realizan dentro del área logística de almacenamiento

del súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Determinar la manera de mejora en los procesos de compra en el Súper Almacén 1302

Olímpica S.A.

Clasificar los productos según su valor total y generar su reorganización e información

dentro de las bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Generar una comunicación estratégica entre las áreas que intervienen en los procesos

de almacenamiento de las bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

12

4 JUSTIFICACIÓN

Si en las empresas no existe una localización de los productos, un sistema de información y

un personal capacitado, todas estas variables permitirán que se generen sobrecosto en la logística

e insatisfacción de los clientes; así mismo, todos estos procedimientos mencionados juegan un

papel fundamental en el desarrollo estratégico, táctico y operativo de las organizaciones, en el

establecimiento de políticas sólidas para soportar la toma de decisiones y ejecutar las actividades

de manera efectiva. (Zona Logística, 2017)

Por ende, el presente informe se realiza a partir de la necesidad en disminuir las fallas

logísticas que se encuentra en las bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. al momento

de realizar el almacenamiento de sus productos, ya que existe una entrada de artículos en

cantidades que no coinciden con el espacio de almacenaje, generando pérdidas de productos por

mala ubicación o disposición inadecuada. Dando paso, a un llamado atención al no cumplimiento

en su inventario general puesto que, las unidades de producto que poseen físicamente son

diferentes a las que se encuentra en el sistema. (Garcia, 2019)

Así, al proponer un control y seguimiento de compras de producto, una clasificación ABC,

localización de producto por código QR en etiquetas, creación de nomenclatura y el diseño de

una localización de la estanterías, que permita un control adecuado de los inventarios, se le estará

proporcionando al Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. la oportunidad de tener pleno

conocimiento acerca de la cantidad de cada uno de los productos, lo cual permitirá a los

encargados realizar los pedidos adecuados o en su defecto reevaluar las políticas que actualmente

se manejan en cuanto al tránsito y si es necesario mantener un inventario de seguridad.

Igualmente, es imprescindible capacitar al personal sobre una apropiada organización donde se

13

les muestre las herramientas básicas de mejora, con el motivo de crear conocimiento y sentido de

pertenencia a los trabajadores.

La aplicación de las técnicas y conocimientos adquiridos de la investigación sobre los

aspectos a mejorar y los aportes del personal implicado, permitirá crear una adecuada propuesta

para minimizar los costos que tienen estas pérdidas de mercancía y con ello una mejora en

gestión de inventario, viendo así un beneficio de tipo económico para la empresa centro de este

informe, pues la mejora en las prácticas organizacionales causaran un impacto positivo en las

ventas y el control de inventario.

Al mismo tiempo el presente informe de práctica profesional, permite demostrar y utilizar los

conocimientos adquiridos durante la etapa universitaria, en lo temas relacionados a la

distribución de planta, en la gestión logística, métodos y tiempo, investigación de operaciones,

calidad, seguridad y salud en el trabajo, entre otros. Igualmente, permitirá ampliar los

conocimientos e indagar en aquellos que no son completamente dominados.

14

5 MARCO CONCEPTUAL

5.1 Logística

Es el proceso de planificar, ejecutar y controlar los procedimientos de una manera eficiente y

eficaz, donde se involucran el transporte y el almacenamiento de la mercancía, incluidos los

servicios e información vinculada desde el punto de inicio hasta el punto de entrega final, con la

finalidad de acoplarse a los requisitos del cliente. Igualmente este concepto incluye que se tiene

entrantes, salientes, movimientos externos e internos. (Pinheiro, Breval, Rodríguez, & Follmann,

2017)

Dicho de otra manera, es el control del flujo de los materiales, información y servicios, desde

el principio del aprovisionamiento hasta la colocación del producto en el punto de venta según lo

solicitado que el cliente.

5.1.1 Ciclos logísticos.

En la logística interna, existen tres ciclos lo cuales se muestran a continuación:

Ciclo de aprovisionamiento: es el proceso de abastecimiento, con la finalidad de poner

a disposición la materia prima para los procesos de producción de una organización.

Ciclo de fabricación: este proceso comienza con el lanzamiento de las órdenes de

pedidos de fabricación y finaliza cuando el producto terminado se pone a disposición

del almacén.

Ciclo de almacenamiento y distribución física: se entiende como los procesos de

almacenamiento y distribución de los productos terminado, esto comprende los

procedimientos de identificación, registro, ubicación, resguarde y control.

La combinación de estos ciclos da como resultado el tiempo de espera acumulado, donde toda

política logística busca reducir este tiempo acumulado, la disminución de los niveles en

15

inventarios, una mayor rotación de los productos y por lo tanto un adecuado servicio al cliente.

(Anaya & Polanco, 2005, pág. 27) No obstante en el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. se

aplica el ciclo de almacenamiento, aprovisionamiento y distribución física.

5.2 Almacenamiento.

Es donde la mercancía quedará depositada hasta el momento de su distribución. Existen

cuatro razones para crear un área para almacenar que son: reducción de costos, administración de

la oferta y demanda, apoyo a los diferentes procesos de producción y el apoyo en los procesos de

marketing. (Ballou, 2004, pág. 470)

5.2.1 Planeación para diseño y operación.

Se describe la toma de decisiones a largo plazo, la cuales son necesarias para establecer la

ubicación del almacenamiento temporal de los productos y el flujo de estos a través de las

instalaciones de manera eficiente. (Ballou, 2004, pág. 503)

5.2.2 Identificación de los espacios de almacenamiento.

La identificación de los espacios para el almacenamiento facilita la localización de los

productos y materiales, tanto su colocación como para poder encontrarlos. Por lo tanto, las

bodegas, sus pasillos, estantes, espacios de anaquel y cada caja o recipiente, deben numerarse.

(Garcia A. , 1995, pág. 63).

5.2.3 Formas de colocación de mercancías.

Existen diferentes formas de colocación dentro de la bodega y estas son:

Almacenamiento ordenado: es definido como la actividad de almacenar en un único

lugar para cada producto. La ventaja de este almacenaje es que favorece una

manipulación, control y el recuento del stock, pero su desventaja no ofrece flexibilidad

16

y no existe un óptimo aprovechamiento del espacio porque el almacén no se puede

llenar al máximo. (NoegaSystems, 2016)

Ilustración 6 Almacenamiento de Tipo Ordenado. Recuperado de (Ceupe, 2020)

Almacenamiento desordenado o caótico: esto se hace cuando se coloca la mercancía

de tal manera de cómo esta ingrese, sin importar el lugar de su ubicación y sin un

orden en concreto. Lo cual genera una desventaja al almacén puesto que no se maneja

un control del stock, ya que el artículo o referencia puede estar almacenado en varios

lugares. (NoegaSystems, 2016)

Ilustración 7 Almacenamiento de Tipo Desordenado. Recuperado de (Ceupe, 2020).

Almacenamiento en bloque: es un sistema conciso donde se permite ordenar

completamente un almacén, sin dejar espacios vacíos y sin mayor orden aparente que

17

de su llegada. Sus ventajas son: admite tantas referencias como calles de carga, no

necesita mayor inversión en equipamiento de almacén, control visual del stock

disponible y admite tantas referencias como posiciones de carga. (Andes Montecargas,

2019)

Ilustración 8 Almacenamiento de Tipo Bloque. Recuperado de (Andes Montecargas, 2019).

En las organizaciones que manejan grandes cantidades de mercancía, para ellos es

indispensable investigar qué forma de colocación les brindará el mayor ahorro y comodidad en

sus procesos. (Perez, 2006, pág. 161)

5.2.4 Rotación.

Es el grado de renovación de los productos almacenados en la bodega o punto de venta, es

decir, es el flujo de rotación o movimiento de los productos, respecto al nivel de existencias que

posee. (Ferrin, 2005, pág. 52)

Toda mercancía de cualquier tipo que sea, debe ser sometida a cierto grado de renovación, por

lo cual las que entraron en primer lugar al almacén deben ser las primeras en salir. (Garcia E. ,

2015)

18

5.2.5 Control de información y gestión de almacenes.

En el almacenamiento uno de los factores clave para su funcionamiento es establecer un

sistema de control adecuado, ya que el almacén es un elemento vivo y poderoso en la actividad

en todo tipo de industrias. Por consiguiente, es importante lograr un control preciso del mismo.

(Perez, 2006, pág. 123)

Para poseer un adecuado control de las existencias de un almacén es necesario tener la

información precisa, no solo el número de entradas y salidas de las mercancías. Si no que

también es muy importante desde el punto logístico la ubicación de esta en el interior del

almacén y la disponibilidad de los espacios de almacenamiento. (Garcia E. , 2015)

5.3 Planificación.

Es un proceso sistemático en el que primero se establece las necesidades y después de esto se

desarrolla de mejor manera las formas de enfrentarse a ella, dentro de un marco estratégico que

permita identificar las prioridades y decidir los principios funcionales. (Gil, 2007)

Planificar significa pensar en el futuro, donde se pueda actuar de manera inmediata, esto no

quiere decir que todo salga bien a la primera oportunidad, de hecho no será así con toda

probabilidad. Pero si se ha realizado una planificación correctamente, la posibilidad de hacer los

ajustes sin dañar el objetivo general, resultará mucho más apropiada. El proceso de planificación

intenta disponer un futuro racional y esto supone determina los medios para que resulte

económicamente factible. (Paez, 2013)

5.4 Diagrama de Causa Efecto

D'Alessio, (2012) indica que posee otros nombres como espina de pescado, por su forma o

como diagramas de Ishikawa, por la persona que lo2 creo. Se implementa para hallar las causas

19

reales y probables de un problema. Su “cabeza” es el efecto y las espinas oblicuas son

representación de las causas principales.

Corzo, (2018) Comenta que este diagrama es utilizado para la identificación de las

características de las distintas causas que generan un problema y con esto poder entender un

problema.

Torres, (2018) reafirma que el diagrama de causa efecto fue creado para poder representar una

relación entre el efecto y las posibles causas que lo influyan.

Ilustración 9 Estructura de Diagrama de Ishikawa, Elaboración Propia.

5.5 Diagrama de Pareto

Torres, (2018) señala que el diagrama de Pareto es un gráfico de barras de sentido verticales

lo cual permite identificar el orden de que se debe tomar un problema.

Corzo, (2018) Indica que este diagrama se elabora en base a la frecuencia de sucesos en N

tiempo. No obstante, igualmente se puede realizar en base al impacto que ocasiona.

5.6 Clasificación ABC

(D'Alessio, 2012) Que existe tres clases de clasificación en inventarios, como se muestra a

continuación:

Clase A. posee un porcentaje en stock de inventario de 5 a 20% y en el valor del stock entre el

70% al 80%. (Atox, 2017)

20

Clase B. posee el 30% del stock de inventario y un 15% del valor de este. (Atox, 2017)

Clase C. tiene un 50% o 60% del stock de inventario y un 5% o 10% del valor del total del

inventario. (Atox, 2017)

Según el autor las categorías requieren diferentes niveles de seguimiento y control. Así, que a

mayor valor del inventario, mayor seguimiento sobre el mismo. La “Clase A” deberá ser revisada

más de cerca, no obstante las “Clases B” y “C” necesita menos rigor en su control.

Ilustración 10 Grafica de Clasificación ABC, tomado de (Atox, 2017)

Criterios de clasificación ABC

(D'Alessio, 2012) La clasificación ABC tiene diferentes criterios, como se muestra

continuación

Clasificación por precio unitario

Clasificación por valor total

Clasificación por utilización y valor

Clasificación por aporte a utilidades

Para el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. aplicaremos el análisis de clasificación de valor

total por cada producto.

21

5.6.1 Como realizar un análisis ABC para clasificar el inventario con criterio de valor

total.

(D'Alessio, 2012) A continuación se muestra como se realiza la clasificación de inventario

ABC de valor total:

Obtener los datos.

Para la realización del análisis ABC, se necesita n cantidades de productos que se le desean

clasificación.

Multiplicando por cantidad disponible.

Para calcular el valor inventario físico, además de costo unitario promedio, necesitamos la

cantidad actual en ese inventario.

Valor del inventario por artículo: Costo unitario promedio de articulo*Cantidad de inventario

disponible del artículo.

Ordenar de mayor a menor del valor total.

Porcentajes de participación de las cantidades de productos.

% de participación de los productos: (Cantidad de producto en inventario/Cantidad total de los

productos)*100

Porcentajes de participación del valor total de los productos.

% de participación del valor total de los productos: (Valor total del producto/valor total

de todos los productos)*100

Porcentajes acumulado de participación de la cantidad de productos y del valor total de

los productos.

Este proceso se realiza a partir de las sumas de la celda anteriores de la actual, como el

ejemplo que se muestra a continuación:

22

A B

1 % participación % acumulado

2 20% =SUMA($A1$:$A2)

3 10% =SUMA($A$2:$A3)

Categorización de los productos.

Graficar los % acumulados de los productos.

5.7 Proceso de Mejora Continua.

El proceso de mejora continua es la toma de medidas que eliminan limitaciones que posee una

organización para tener un mejoramiento en todos sus procesos. Estas medidas deben decidirse

de forma prolongada y para esto es necesario el esfuerzo de las personas que están relacionadas

directa o indirectamente con la producción de una empresa. (Henao, 2017)

Si una compañía requiere una mejora en su rendimiento, tendrá que emprender un proceso de

mejora continua. Cada palabra de este término posee un significado específico.

Procesos: es una secuencia relacionada de acciones, pasos y no solo un conjunto de

ideas.

Mejoramiento: es un conjunto de acciones que incrementan los resultados de la

rentabilidad de una empresa.

Mejora continua: es el modo lógico y repetitivo de subir los status de una organización

frente a otras que lo rodean.

Toda acción de mejora es un cambio y cualquier cambio, es visto como una amenaza a la

seguridad. Por consiguiente, las organizaciones que buscan realizar un cambio deben encontrar

las formas de cómo sobreponerse a las resistencias emocionales que son naturales, puesto que

surge con todo aquello parece dañar la seguridad personal. (Pérez & Adrian, 2005)

23

5.8 Plan de acción 5W+2H

Es una herramienta de gestión empleada durante la planificación estratégica de las empresas.

Su punto de partida es una meta dedicada a organizar las acciones y a determinar todo aquello

que se debe hacerse para alcanzarla. (Rocha, 2020)

Dentro plan de acción 5W+2H se define las actividades, tiempo de entrega y

responsabilidades de las soluciones a efectuar constituyendo en una guía donde se describen las

tareas y responsables de las actividades que deben ser implementadas mediante una serie de

preguntas, previniendo así la desviación en la ejecución y asegurando resultados. (Erick, 2018)

El plan de acción es un documento que contiene 7 preguntas, como: What (¿Qué?), When

(¿Cuándo?), Who ¿Quién?, Why (¿Por qué?), Where (¿Dónde?), How (¿Cómo?) y How Much

(¿Cuánto?) (Oñas & Arcos, 2014), definidas en la Ilustración 11.

5W+2H Sietes preguntas básicas

What ¿Qué? Define lo que quiere hacerse. A lo que se desea dedicar esfuerzo y

dinero en el plan a realizar.

When ¿Cuándo? Define el inicio del plan.

Who ¿Quién? Define quien o quienes van a iniciar y operar el plan

Why ¿Por qué? Define lo que se quiere obtener del plan.

Where ¿Dónde? Define el lugar donde se realizara el plan.

How ¿Cómo? Define qué actividades se van a realizar para que el plan de empresa

funcione.

How Much ¿Cuánto? Define cuánto cuesta.

Ilustración 11 Descripción del Plan de Acción 5W+2H, recuperado de (Oñas & Arcos, 2014)

5.9 Comunicación estratégica

La comunicación estratégica es un proceso participativo que busca trazar una línea de propósitos,

que determinen las maneras de solucionar los objetivos propuestos, donde se debe realizar las

siguientes actividades.

24

Ilustración 12 Paso para la Realización de una Comunicación Estratégica. Tomado de

(Vargas, 2020)

25

6 ACTIVIDADES PROGRAMADAS

Las actividades programadas describen la forma como se desarrolla este informe, además de

identificar las variables que se tienen en cuenta por parte del estudiante. A continuación se

presentan los aspectos de investigación y las actividades que se desarrollaran en este trabajo.

6.1 Aspectos Metodológicos.

6.1.1 Definición del tipo de investigación.

Para este informe de grado se usó la investigación de carácter cualitativo, de tipo descriptivo y

explicativo según (Hernández, Fernandez, & Baptista, 2010) la investigación descriptiva busca

especificar las propiedades y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos, o

cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis (pág. 80). Mientras que la investigación

explicativa su interés se centra en explicar porque ocurre un fenómeno y en qué condiciones se

manifiesta, o porque se relacionan dos o más variables. (pág. 85) , ya que el trabajo de campo se

ejecutará recogiendo una muestra de dieciocho personas por medio de una entrevista que es de

ayuda junto los datos obtenidos del sistema y la observación directa, para la realización del

diagnóstico general, de las problemáticas que se presentan en el lugar destinado para el

almacenamiento de los productos del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

6.1.1.1 Fuentes de información.

La información empleada para la creación del presente informe se obtendrá de diferentes

fuentes como:

Fuentes primarias: como fuente primaria se empleó, documentos originales, fotografías y

apuntes de investigación.

Fuentes secundarias: se utilizó como fuentes secundarias, enciclopedias y fuentes de

información citadas en el texto.

26

6.2 Actividades.

A continuación se muestra que por cada objetivo específico existe una serie de actividades,

herramientas y resultados, que permitieron cumplimento del objetivo general del presente

informe de grado.

Tabla 1 Procesos que se realizan dentro del área logística de almacenamiento del súper

Almacén 1302 Olímpica S.A.

Actividades Herramientas Resultado

1. Identificar los activos

que permiten la realización de los

proceso de almacenaje. 2. Buscar información de

los procesos realizados para el

almacenamiento de los

productos, igualmente conocer los sistemas utilizados para el

manejo de los inventarios.

3. Diagramar los procesos. 4. Recolectar información

dada por el personal encargado

de las diferentes áreas sobre

problemáticas en el proceso del almacenamiento

Observación.

Entrevista.

Diagrama de operaciones.

Diagrama de

recorrido.

Diagrama de flujo.

Diagrama de

Ishikawa.

Diagrama de Pareto.

Información documentada y

detallada de las operaciones que

conforman los procesos logísticos dentro del Súper

Almacén 1302 Olímpica S.A.,

incluyendo las relaciones entre

áreas de trabajo.

Nota: Elaboración Propia.

Tabla 2 Mejora en el proceso de compra en el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Actividades Herramientas Resultado 1. Analizar los procesos de

compra y sus

problemáticas.

2. Presentar alternativas de mejora para las

problemáticas de compra.

Matriz DOFA

Formatos.

Plan de acción 5W+2H.

Análisis del proceso de

compra, mostrar las

problemáticas que esta posee y

sus respectiva mejoría.

Nota: Elaboración Propia

27

Tabla 3 Clasificación y reorganización de los productos dentro de las bodegas del Súper



1. Analizar el proceso de almacenamiento dentro de las

bodegas del Súper Almacén

1302 Olímpica S.A., que ha sido

diagnosticado anteriormente. 2. proponer clasificación

ABC para proponer ubicación y

cantidad optima de productos. 3. presentar mejora en

organización e información

dentro de las bodegas.

Clasificación ABC

5´S

Diagramas

Etiquetas.

Nomenclatura.

Folletos.

Planos.

AutoCAD.

Descripción de las problemáticas de

almacenamiento y su

respectiva mejoría.


Tabla 4 Comunicación estratégica entre las áreas que intervienen en los procesos de

almacenamiento de las bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.


1. Analizar los datos obtenidos

en la recolección de información

realizada. 3. Presentar Propuesta de

Comunicación estratégica para la

solución de las problemáticas descrita.

Plan de acción 5W+2H.

Descripción de las

problemáticas de comunicación

entre áreas y su respectiva mejoría.


28

7 ACTIVIDADES DESARROLLADAS

En esta sección se mostrará las actividades que se desarrollaron de acuerdo a los objetivos

planteados en aras de cumplir con el objetivo general.

7.1 Procesos que se Realizan Centro del Área Logística de Almacenamiento del Súper


Esta sección comprende la recolección de la información necesaria para la descripción del

proceso logístico, por medio de la aplicación de la observación directa en las funciones

realizadas, datos históricos y entrevista con el personal involucrado en el Súper Almacén 1302

Olímpica S.A., que será analizada en el apartado siguiente.

7.1.1 Recursos.

Los recursos que tiene el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. se muestran en la siguiente

tabla. Esta información fue suministrada por Sr. Ricardo Díaz, Gerente. De igual manera se

empleó el método de observación en algunas variables.

Tabla 5 Recursos actuales del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Tipo Recurso Descripción

Humano Empleados del área

administrativa.

40 personas.

Empleados del área logística. Recibo: 3 personas,

Bodega- almacén: 30 personas,

Almacén: 30 personas.

Instalaciones Área administrativa de 157,57 m2 Todo estas áreas conforman el

almacén que está ubicado en la

ciudad de Montería-Córdoba,

Carrera 14 N° 27-22 con

circunvalar.

Área de recibo de 50,63 m2

Área de bodega de 437, 9 m2

Área de venta de 657,376 m2

Equipo de 1 Ascensor de carga Es ascensor semiautomático,

29

almacenamient

o

material de acero que soporta

una carga máxima de 500 kg.

14 Lanchas Material acero-madera, soporta

una carga máxima de 100 kg.

20 Estibas Material de madera, soporta una

carga de 500 kg.

49 Estanterías Materia de acero, soporta una

carga por lote de 100 kg.

5 escaleras Material de acero, soporta una

carga de 120 kg.

Financiero Caja menor $10.000.000,00

Inventario $5.000.000.000,00

Utilidades de cumplimiento $2,500,000,000,00

Recursos

tecnológicos

SAP Software estructurado por

módulos que sirve para realizar

la planeación de recursos

empresariales (ERP). Versión

6.0


7.1.2 Relación entre las diferentes áreas.

En el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. existe una relación entre las áreas para cumplir con

las actividades de aprovisionamiento de sus productos, lo cual es importante para el

cumplimiento como empresa antes de sus directivos y la fidelidad de sus clientes A continuación

se muestra estas actividades y las diferentes áreas involucradas.

30

Tabla 6 Relación Entre Áreas para el Abastecimiento del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Nota: Elaboración propia.

Responsable del

Proceso

Entradas Actividades Salidas Cliente

Interno

Comercial Falta de

productos

1. Realizar lista de

faltantes.

Abastecimiento

de producto.

Logística /

Comercial

2. Crear lista de Sugeridos

por mercaderistas.

Administrativo Productos

sugeridos

1. Ingresar a Sistema SAP

para verificar

disponibilidad del

producto.

Orden de

compra

realizada.

Logística /

Comercial

2. Comprar productos

puntuales de necesidad

semanal.

3. Realizar compras por

reposición de

inventarios.

4. Impresión de orden de

compra.

Recibo Producto

recibido

1. Verificar factura de

orden de compra y

productos entregados.

Producto

recibido.

Bodega

Bodega Aceptación

de

productos

adquiridos.

1. Almacenar producto. Producto

resguardado.

Logística /

Comercial

Logístico Recolección

de producto,

1. Abastecimiento de

productos.

Producto

exhibido

Comercial

31

Ilustración 13 Procesos Realizados Entre las Diferentes Áreas para el Abastecimiento del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Elaboración Propia.

32

7.1.3 Sistema de información.

En cuanto a sistemas de información, actualmente el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. realiza sus operaciones de logística,

pedidos, revisión de tránsito, inventarios y devoluciones entre otros, en el software Systeme, Anwendungen und Produkte (SAP).

Tabla 7 Información General del Software Utilizado por la Empresa.

Información General de SAP

¿Qué es? Es un sistema informático integrado de

gestión empresarial diseñado para modelar y

automatizar las diferentes áreas de la

empresa y la administración de sus recursos.

1. Planificador de los recursos empresariales (ERP)

2. Sistema enlatado, de código abierto y modular.

3. Es un software estable y sencillo en su uso.

¿Qué hace? Su utilidad radica en que permite recopilar

todo tipo de datos de la empresa y

procesarlos para proporcionar a las

diferentes áreas de la organización,

información útil para tomar decisiones

1. Permite observar una trazabilidad total de los procesos

2. Almacena los históricos en una base de datos.

3. Permite obtener el histórico de los productos recibidos.

4. Genera un reporte con el total pedidos.

5. Arroja el stock por bodega a determinada fecha.

6. Indica el inventario valorizado a la fecha en la que se

consulta.

7. Permite conocer las ventas/costos y utilidades por año.

8. Genera un reporte de ventas.

Nota: Estos datos fueron recolectados a partir de la información que el Sr. Edison Cardozo tiene del software, igualmente tomado

de (Sap, 2020).

33

7.1.4 Clasificación de los productos en SAP

Tabla 8 Grupo de línea de Artículos que Poseen las Bodegas.

Gp. Línea Descripción Agrupación Bodega

AB Abarrotes No perecederos Víveres

LI Limpieza No perecederos Víveres

EL Electro e Informática No perecederos Electro

BE Bebidas y Tabaco No perecederos Víveres

HO Hogar Temp y Elect

Men.

No perecederos Hogar

FE Ferretería Muebles No perecederos Hogar

TE Textil No perecederos Textil

AS Aseo Personal No perecederos Víveres

Nota: información obtenida de SAP y observación directa del estudiante en práctica.

7.1.5 Distribución física de bodega.

La bodega del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. se divide en 4 bodegas pequeñas, la

bodega en general tiene un área total de 437,9 m2. Esta se encuentra distribuida tal y como se

muestra a continuación.

Tabla 9 Información de las Bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

BODEGAS ESTANTERÍAS. (UN) DIMENSIÓN (m2)

bodega de electro 8 55,50

bodega de víveres 17 150,30

bodega de hogar 13 138,56

bodega de textil 11 79,68

TOTAL 49 437,9

Nota: información suministrada por la coordinadora de diseño arquitectónico de Olímpica

S.A.

34

Ilustración 14 Plano Bodega Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. y distribución de cada una

de las bodegas, información suministrada por la coordinadora de diseño arquitectónico de

Olímpica S.A.

Tabla 10 Identificación de las Bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

SIMBOLO DESCRIPCIÓN

Bodega de electro

Bodega de víveres

Bodega de hogar

Bodega de textil


Se puede evidenciar que el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A carece de una información

clara de sus bodegas y mala organización. Es por esto, como parte del levantamiento de

información inicial se tomaron medidas de las bodegas incluyendo pasillos, entradas y

estanterías. Donde se realizó el plano más descriptivo de las zonas en AutoCAD y se plasmaron

las nomenclaturas de cada estantería. Ver (Ilustración 45).

35

7.1.6 Capacidad de bodega y espacio utilizado

En el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. se presenta la siguiente información de espacio de

almacenaje.

Tabla 11 Capacidad de Espacio de Almacenaje.

Bodegas Espacio de

almacenaje

Zonas a no

almacenaje

Altura de

bodega

Espacio

libre

Capacidad de

bodega

Espacio

utilizado

Electro 55,50 m2 10 m2 11 m 11 m3 455 m3 97,6%

Hogar 138,56 m2 65 m2 15 m 0 1.103,4 m3 100%

Textil 79,68 m2 15 m2 10 m 0 646,8 m3 100%

Víveres 150,30 m2 70 m2 15 m 0 1.354,5 m3 100%


7.1.7 Situación interna de las bodegas.

Ilustración 15 Situación Interna de las Bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

36

Se puede observar, un caos al momento de ubicar y organizar los productos por parte de los

operarios logísticos, este tipo situación puede acarrear sobrecosto al Súper Almacén 1302

Olímpica S.A.

7.1.8 Nivel de Stock de inventario.

El Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. por poseer el nivel más alto de las tiendas “súper” su

stock debe oscilar entre $1200.000.000 a $1500.000.000 del valor total de todos sus productos

(Osorio, 2019). A partir de la información obtenida en el sistema SAP este súper almacén posee

la siguientes cantidades en su stock ver

Tabla 12 Stock de Inventario del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Sección del

Almacén

Cantidad

de

Artículos

Cantidad de

Artículos en

Almacén

Cantidad de

Artículos en

Bodega

Valor Total

ELECTRO 443 177 266 $ 377.253.434

HOGAR 4896 1844 3052 $ 258.158.967

TEXTIL 18865 7546 11319 $ 428.596.646

VIVERES 62700 25080 37620 $ 286.343.198

Total 86904 34647 52257 $1.350.352.244


Tabla 13 Valor del Stock en Bodega.

Sección del Almacén Valor total Bodega

ELECTRO $ 252.537.414

HOGAR $ 195.787.083

TEXTIL $ 258.595.121

VIVERES $ 160.657.848

Total $ 867.577.466


El almacén posee el $482.774.478 del producto en exhibición y el resto como se muestra en la

Tabla 13

37

7.1.9 Entrevista inicial.

El formato de entrevista que se realizó se muestra a continuación.

Ilustración 16 Hoja de encuesta, elaboración propia.

38

Se empleó la entrevista inicial a 14 logísticos y a 4 jefes de bodega, es decir, todo el personal

de bodega, dado que la población es muy pequeña no era beneficioso sacar una muestra a

continuación se presentan los resultados de la entrevista (ver Tabla 14)

Tabla 14 Resultados de las Encuesta.


7.1.10 Diagnóstico de los Procesos Logístico del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Mediante la recopilación de información realizada anteriormente y la necesidad de conocer las

problemáticas que aqueja el área logística de almacenamiento se muestra a continuación el

diagrama de Ishikawa y se detallan sus causas. Ver

pregunta Si No

1 0 18

2 12 6

3 0 18

4 0 18

5 14 4

6 2 16

7 4 14

8 0 18

39

Diagrama de Causa-Efecto Deficiencia en la Logística del Almacén

Ilustración 17 Diagrama de Causa-Efecto Deficiencia en la Logística del Almacén, Elaboración Propia.

40

Tabla 15 Causa- Efecto de las Deficiencias en la Logística del Almacén y su Impacto.

Deficiencias en la Logística de Almacenamiento

Área Causas impacto

Control de

inventario

No existe formato estandarizado No se tiene un formato estandarizado

y de control de inventario lo que

conlleva a un mal manejo de la

mercancía y del proceso de abastecimiento.

Falta de inventario ABC

Ausencia de indicadores

Infraestructura Espacio mal distribuido Se dispone de una infraestructura muy

ajustada a la cual no se le dio el

estudio necesario para las cantidades de mercancía que se posee, igualmente

una mala distribución del área de

trabajo y de la instalación como tal, lo

que acarrea en problemas a la hora de abastecer y realizar alguna actividad.

Falta de sectorización

Abastecimiento Días de transito no estipulados El abastecimiento es indispensable para un almacén si existe una buena

comunicación entre el centro de

distribución y el súper almacén y en

este caso, no existe esa comunicación que garantice políticas para el

abastecimiento.

Niveles de tolerancia no establecidos

Falta de políticas establecidas para el

abastecimiento

Ausencia de indicadores

Almacenamiento Políticas no establecidas para el

almacenamiento

Se necesita disponer de un sistema

único de codificación que permita organizar de mejor manera los

productos dentro de las bodegas, de no

ser así, continuara la mala distribución

y el desorden de la mercancía.

Desorganización

Mercancía sin ubicación fija y tirada en

el piso

Falta de información de ubicación de

los productos

Administrativo Falta de personal capacitado Existe una desvinculación de las

problemáticas que se aquejan dentro de las bodegas por parte del área

administrativa.

Compra excesiva de mercancía

Registros Inexistencia en el registro de

cantidades de mercancía diaria,

semanal o mensual dentro de bodega.

La mercancía no se organiza de

acuerdo a un criterio, lo cual permite a

no tener un control exacto de lo que se

tiene dentro de las bodegas. Inexistencia de registro de entrada y

salida de mercancía en las bodegas


41

7.1.11 Diagrama de Pareto

De acuerdo al área y el número de causas que involucran a las deficiencias de los procesos

logísticos del almacén, se procedió a realizar la tabla de frecuencias para colocar los datos

ordenadamente de mayor a menor.

Tabla 16 Información para el Diagrama de Pareto.

área Grupo Numero/

causas

% %

Acumulad

o

Abastecimiento P1 4 23 23

Almacenamiento P2 4 23 46

Control de inventario P3 3 18 64

Administrativo P4 2 12 76

Infraestructura P5 2 12 88

Registros P6 2 12 100

Totales 17 100%


Como podemos observar en la tabla anterior, el área de almacenamiento y abastecimiento

tienen mayor cantidad de causales, seguido de control de inventario, y terminando con

instalaciones, administrativo y registro con igual cantidades de causales, esto se puede apreciar

visualmente en el diagrama de Pareto que se muestra a continuación

.

Ilustración 18 Diagrama de Pareto de las Problemáticas del Súper Almacén 1302 Olímpica

S.A., Elaboración Propia.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

0

2

4

6

8

10

12

14

16

P1 P2 P3 P4 P5 P6

42

Con esta herramienta podemos contemplar los datos estadicamente, localizando que en definitiva

el 80% de los problemas se encuentra en el área de almacenamiento, abastecimiento, control de

inventario y administrativa.

Sin embargo analizando las áreas de infraestructura y registro, se puede deducir que tienen

relacion directa con el area de almacenamiento, es decir al enfocar la solucion en estas áreas se le

estaria dando una solucion a las problemáticas que se encuentra dentro del almacenamiento.

7.2 Mejora del Proceso de Compra del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

En este numeral se analizará el proceso de compra, sus problemáticas y relación existente en

el proceso de almacenamiento del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. y se mostrará su

respectiva propuesta de mejora.

7.2.1 Análisis del proceso de compra.

El proceso de compra en el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. empieza en la necesidad de

poder contrarrestar la demanda de los clientes y mantener el stock necesario de inventario. No

obstante, este proceso también se realiza en la necesidad de poseer nuevos proveedores y/o

productos.

En la observación realizada por el estudiante en práctica y la entrevista al personal

involucrado, donde se conoció que en la empresa se realizan dos procesos de compra que no van

vinculado a la capacidad del almacenamiento puesto que no existen un formato que permita

poner en conocimiento a todas las partes interesadas, de la cantidad máxima de producto

permitida dentro de las bodegas y de la existente en ese instante, lo cual genera el poco espacio

que se tiene de bodega, la acumulación de producto y la perdida. (Ver Tabla 17)

43

Tabla 17 Problemáticas del Proceso de Compra del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Partes interesadas Objetivo Problema Causa

Área Administrativa

Realizar compras para mantener

el stock y la demanda de los

clientes.

Llegada de

cantidad

exagerada

de producto.

Falta de

conocimiento

de la

capacidad de

almacenamie

nto

Directivas de la

compañía

Generar convenios con nuevos

productos y/o productos


Matriz DOFA del Proceso de Compra.

Factores internos

Factores externos

Fortalezas.

Equipo de trabajo

comprometido.

Constante capacitaciones al personal.

Fácil adaptación al

cambio.

Debilidades.

Existencia de una cartera

amplia de proveedores.

Falta de comunicación entre áreas.

Inventario

desactualizado.

Oportunidades

Planteamiento de

condiciones y requisitos a proveedores

Revisión y clasificación

para recepción de

producto

Dar a conocer al conocer al CDI procedimiento de

compra y stock de

inventario

FO

Continuar con las

capacitaciones al personal interno garantizando

sentido de pertenencia y

compromiso hacia la organización.

Supervisión y gestión de

materiales y servicios de

insumos

DO

Evaluar las disminución

de la cartera de proveedores

Identificar e implementar

indicadores de gestión que

permitan medir el rendimiento del área de

compras

Amenazas

Llegada de mercancía sin

ser pedida

Exceso de mercancía

FA

Notificar al personal

interno de cualquier

cambio que afecte su procedimiento.

Gestionar y evaluar el

desempeño de

proveedores y del CDI.

DA

Implementación de

controles de calidad para

el manejo de los productos.

Mejorar el control por

parte del almacén para

racionamiento y la

optimización de recursos.

Ilustración 19 Matriz DOFA del Proceso de Compra. Elaboración Propia.

44

7.2.2 Propuesta de mejora para el proceso de compra.

Las problemáticas que se presenta en el proceso de compra se deben a raíz, de la falta de

información y seguimiento de las actividades que intervienen en la hora de su realización y

almacenaje de los producto, por esto se presenta las siguiente propuesta de mejora y su

respectivo seguimiento y control, para poder obtener una mejora continua en este proceso.

7.2.2.1 Formato de orden de compra.

En el Súper Almacena 1302 Olímpica S.A. no existe una orden de compra estipulada si no

que solicita la cantidad de producto por el sistema, lo cual dificulta el control y seguimiento de la

misma, por ende se presenta el siguiente modelo de orden de compra (ver Ilustración 20) para

que permita conocer que cantidad, día y su totalidad de compra.

7.2.2.2 Formato de gestión de compra.

Esta propuesta de formato de gestión de compra (Ver Ilustración 21), permitirá saber cuánta

cantidad de producto se ha comprado en el transcurso de la semana, mes o año por las partes

interesadas de la compañía y del área administrativa del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A y

tener el conocimiento de dichas cantidades que entran en el almacén para su seguimiento y

control.

7.2.2.3 Formato de stock y capacidad de almacenamiento del Súper Almacén 1302

Olímpica S.A.

Para que el proceso de compra se realice de manera satisfactoria y no exista la llega de una

alta cantidad de productos, se le muestra al área administrativa un formato (Ver Ilustración 22),

que debe diligenciar antes la directiva semanalmente mostrándole la capacidad que posee en la

semana y cuanto es la posibilidad de recibir nuevos artículos de acuerdo a lo mostrado en la

(Tabla 22, Tabla 23, Tabla 24 y Tabla 25).

45

7.2.2.4 Seguimiento y control de procesos de compra mediante el método 5W+2H.

Mediante la metodología de 5w+2h (ver Ilustración 23), se desea proponer al área administrativa

el respectivo seguimiento y control del proceso de comprar para la solución de las problemáticas

que intervienen en el área de logística de almacenamiento.

A continuación se muestras las diferentes propuestas de mejora en el proceso de compra:

Ilustración 20 Orden de Compra, Elaboración Propia.

46

Ilustración 21 Formato de Gestión de Compra. Elaboración de Propia.

Ilustración 22 Control de Existencia en el Inventario, Elaboración Propia.

UMD Concepto N° Documento Cant. Costo Unit. Costo Total Cant. Costo Unit. Costo Total Cant. Costo Unit. Costo Total

CONTROL DE EXISTENCIA EN EL INVENTARIO

Descripción del Producto:

Stock Máximo:

Cantidad de Productos en bodega:

Stock Mínimo: Punto de Pedido:

Ubicación: Unidad de Medida:

Método:

TOTALES

DETALLE ENTRADAS SALIDAS SALDOSFECHA

47

Seguimiento y Control de la Propuesta de Mejora para el Proceso de Compra.

Causa Raíz: Exceso de mercancía por envío de mercancía comprada por convenios de nuevos productos y/o proveedores de

la compañía, sin medir la capacidad de almacenamiento del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

¿Qué? ¿Cuándo? ¿Quién? ¿Por qué? ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuánto

?

Establecer una

comunicación

eficiente entre

directivos de la

compañía y el

área

administrativa del

Súper Almacén

1302 Olímpica

S.A. para el

mejoramiento de

las problemáticas

del

almacenamiento

por exceso de

mercancía.

Mes/ año:

Desconoci

do.

En el Súper

Almacén 1302

Olímpica S.A.

Su

Gerente y

director de

operaciones.

En Olímpica

S.A. los

directivos de

convenios a

proveedores

Se busca

obtener un

almacenamie

nto adecuado,

sin exceso de

mercancía,

que permitan

un mejor

aprovechamie

nto del

espacio y

menos

pérdida de

mercancía.

Almacén

1302

Olímpica

S.A.

Por medio del diálogo de las partes

interesadas, comentando la

situación que posee el negocio en

sus bodegas mostrando evidencias

de la excesiva cantidad de

productos que poseen y el espacio

de almacenamiento que manejan.

Donde se tenga mensualmente un

seguimiento y control de los

acuerdos que se tenga con los

directivos de Olímpica S.A.

mostrando los formatos propuestos

anteriormente (ver Ilustración 20

Ilustración 21 Ilustración 22) para

respectivo accionamiento.

Un día

laboral

del señor

gerente,

$131,000

Ilustración 23 Seguimiento y Control de la Propuesta de Mejora para el Proceso de Compra. Elaboración Propia.

48

7.3 Clasificación y Reorganización de los Productos Dentro de las Bodegas del Súper


En esta sección muestra una clasificación ABC del valor total y la propuesta de mejora de

almacenamiento de los productos dentro del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

7.3.1 Análisis del proceso de almacenamiento

El proceso de almacenamiento del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A empieza desde la

entrada del producto al almacén y termina al momento de la ubicación del producto, la actividad

de almacenaje posee unas series de falencias que generan el caos total, perdidas de producto y

demoras de abastecimiento. En el diagnóstico realizado se mostró que las causas problemáticas,

políticas no establecidas para el almacenamiento, desorganización, mercancía sin ubicación fija y

tirada en el piso, falta de información de ubicación de los productos los cuales poseen el 23% de

las problemáticas que intervienen en los procesos de almacenamiento de las bodegas del Súper

Almacén 1302 Olímpica S.A., los cuales tomaremos como punto crítico y propondremos su

respectivas soluciones, ayudando igualmente ayudando a mitigar las problemáticas que originan

los malos procedimientos del almacén.

7.3.2 Propuesta de mejora para los procesos de almacenamiento.

En esta sección se mostrara las respectivas soluciones de los puntos críticos tomados para el

área de almacenamiento, que permitirá un mejoramiento en las actividades logísticas que se

realizan dentro del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

7.3.2.1 Clasificación de inventario

La clasificación del inventario se realizó siguiendo el método ABC, con los que se obtuvieron

los siguientes resultados.

49

Se realizó una clasificación inicial de los productos en tres clases ABC de acuerdo con el

stock de inventario del año 2020, que se tiene dentro de las bodegas del Súper Almacén 1302

Olímpica S.A., el cual tiene un valor de $867.577.466. (Ver Tabla 13)

A continuación se muestra la clasificación realizada de los productos que se comercializan

por el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. a lo largo del año 2020, dentro de los cuales se

encuentra.

Bodega de Electro: se pueden observar productos como neveras, tv, celulares y estufas.

Bodega de Hogar: podemos visualizar productos como colchones, bicicletas, llantas,

poncheras.

Bodega de Textil: se puede encontrar desde camisetas, pantalones, vestidos y maletas.

Bodega de Víveres: podemos encontrar productos de abarrotes como el arroz, productos de

bebidas alcohólicas y cigarrillos, productos de limpieza como jabones.

Donde se tuvo en cuenta su cantidad y valor, lo cual arrojo los siguientes resultados:

Tabla 18 Porcentaje de Participación en la Clasificación ABC.

Clase % participación en stock propuesto por clasificación

ABC

% participación del valor del

stock

A 20% Interpolación lineal

B 50% Interpolación lineal

C 100% Interpolación lineal


La clase A la componen aquellos artículos en los que la compañía tiene la mayor inversión y

el 20% de inventario, como se muestra en la siguiente tabla.

Tabla 19 Clase A de Artículos en las Bodegas.

Bodega Cantidades % del stock

de bodega

Hasta %

del stock

de bodega

% del valor

stock de

bodega

Hasta %

del valor

stock

Inversión

Electro 53

20% 20%

35% 35% $88.040.944

Hogar 606 85% 85% $164.410.015

Textil 2262 39% 39% $99.916.361

Víveres 7406 58% 58% $92.118.863


50

La clase B posee el 30% del stock del inventario dentro de las bodegas siendo esto ya el 50%

total del inventario dentro de esta, como se muestra en la siguiente tabla.

Tabla 20 Clase B de Artículos en las Bodegas.


de bodega

Hasta % del

stock de

bodega

del valor del

stock de

bodega

Hasta % del

valor stock

de bodega

Inversión

Electro 74

30% 50%

35% 70% $81.901.223

Hogar 920 10% 95% $21.492.122

Textil 3397 34% 73% $88.541.015

Víveres 11284 27% 85% $44.332.504


La clase C posee el 50% restante del stock del inventario y completa el 100% del inventario

de las bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A., se puede ver en la siguiente tabla.

Tabla 21 Clase C de Artículos en las Bodegas.


de bodega

Hasta % del

stock de

bodega

% del valor

del stock de

bodega

Hasta % del

valor stock

de bodega

Inversión

Electro 139

50% 100%

30% 100% $82.595.247

Hogar 1526 05% 100% $9.884.948

Textil 5660 27% 100% $68.919.549

Víveres 18935 15% 100% $24.207.956


En las (Ilustración 24,Ilustración 28,Ilustración 32,Ilustración 36) se muestran los resultados

de la clasificación ABC de los diferentes productos que se tienen en el Súper Almacén 1302

Olímpica S.A., la cual se elaboró en base a la información del stock disponible del año 2020.

7.3.2.1.1 Clasificación ABC en bodega de electro

La bodega de electro posee un valor en stock total de $252.537.414 de su inventario, que es el

29% del valor total del stock de inventario en bodega. A continuación se muestra los diferentes

resultados y su respectiva propuesta de mejora.

51

CLASIFICACIÓN ABC ELECTRO

Ilustración 24 Clasificación ABC Electro. Elaboración Propia.

20,0% 35% A

50,0% 70% B

100,0% 100% C

hasta % de Valor de

stock de bodega Clase

hasta % de Stock

de Bodega

52

Ilustración 25 Clasificación ABC del Valor Total en Bodega Electro, Elaboración Propia.

Propuesta de ubicación del producto en la bodega de electro.

Antes de empezar a proponer una mejora en ubicación de los productos debemos conocer que

capacidad tiene el lugar de su respectivo almacenaje (ver Tabla 11) y que cantidad de artículos

debe haber por cada una de las estanterías de acuerdo al dimensionamiento que estos poseen,

para conocer el valor adecuado se tuvo que conocer las cantidad de producto actual y si existía

espacio libre o no, todo esto realizado por medio de la observación directa. (Ver Anexo C)

Tabla 22 Cantidad de Producto Optimo por Estantería en Electro.

Estantería Nivel Área

(m2)

Altura

(m)

Capacidad De

Estantería (m3)

Cantidad de

Producto Actual

(m3)

Cantidad Óptimo de

Producto por

Estantería (m3)

EL01 1 2 3 6 12 10

EL02 2 4 3 12 7 15

EL03 2 4 3 12 13 15

EL04 0 14 4 56 71 60

EL05 2 4 3 12 27 15

EL06 2 4 3 12 22 15

EL07 3 6 3 18 70 40

EL08 0 8 4 32 42 50

Total 266 220


A continuación se propone la ubicación adecuada para los productos actuales dentro de la

bodega como se muestra en la Ilustración 26, donde la posición es la ubicación del artículo según

53

la clasificación ABC. Se dice que la posición 2 es el articulo NEV LG 450L

LB41WPT.AMCCCLM (ver Ilustración 24) la cual posee 1 UN de producto en bodega, que es

de clase A y está en la estantería EL04, Eligiendo el formato propuesto de nomenclatura de las

bodegas para mostrar la ubicación de los productos (ver Ilustración 45) y su clase A amarillo,

Clase B rojo y Clase C Verde.

Ilustración 26 Propuesta de Ubicación de los Productos en Bodega de Electro. Elaboración

Propia

Ilustración 27 Ubicación De Clase ABC en Bodega. Elaboración Propia.

54

7.3.2.1.2 Clasificación ABC en bodega de hogar

La bodega de hogar posee un valor en stock total de $95.787.083 de su inventario, que es el 23%

del valor total del stock de inventario en bodega. A continuación se muestra los diferentes

resultados, en la Ilustración 28 se tuvo que resumir la información puesto que en la bodega de

hogar se posee 3052 productos, donde la Clase A esta desde el 1 al 78, la Clase B desde 76 al

193 y la clase C desde el 194 al 454, después de determinar la clasificación identifica el proceso

de determinación de ubicación de la mercancía de acuerdo a la posición actual.

Ilustración 28 Clasificación ABC Hogar. Elaboración Propia.

20,0% 84% A

50,0% 95% B

100,0% 100% C

hasta % de Stock

de Bodega

hasta % de

Valor de stock

de bodega

Clase

55

Ilustración 29 Clasificación ABC del Valor Total en Bodega Hogar, Elaboración Propia.

Propuesta de ubicación del Producto en la bodega de hogar.






Tabla 23 Cantidad de Producto Optimo por Estantería en Hogar.


(m2)

Altura

(m)

Capacidad De

Estantería (m3)

Cantidad de

Producto

Actual (m3)

Cantidad Óptimo de

Producto por

Estantería (m3)

HO01 3 10 3 30 76 40

HO02 3 10 3 30 121 40

HO03 3 10 3 30 60 40

HO04 3 10 3 30 87 40

HO05 3 10 3 30 88 40

HO06 1 1 5 5 163 5

HO07 1 1 5 5 11 5

HO08 1 1 5 5 8 5

HO10 1 1 5 5 5 5

HO11 3 10 3 30 2 40

HO12 3 10 3 30 224 40

HO13 3 10 3 30 249 40

HO14 3 10 3 30 610 40

HO15 3 10 3 30 854 40

Total 3069 420


56

A continuación se propone La ubicación adecuada para los productos dentro de la bodega de

hogar se propone para el negocio como se muestra en la Ilustración 30, donde la posición es la

ubicación del artículo según la clasificación ABC. Se dice que la posición 1 es el artículo

1273340 (ver Ilustración 29), la cual posee 19 UN producto en bodega, que es de clase A y está

en la estantería HO01 compartiendo ubicación con otros 9 productos. Eligiendo el formato

propuesto de nomenclatura de las bodegas para mostrar la ubicación de los productos (ver

Ilustración 45) y su clase A amarillo, Clase B rojo y Clase C Verde.

Ilustración 30 Propuesta de Ubicación de los Productos en Bodega Hogar. Elaboración Propia

Ilustración 31 Ubicación De Clase ABC en Bodega Hogar. Elaboración Propia.

Posición Cant. De Prod. Clasif. De Estantería Clase

1 al 10 76 HO01 A

11 al 21 121 HO02 A

22 al 30 60 HO03 A

31 al 40 87 H004 A

41 al 52 88 HO05 A

53 al 74 163 HO06 A

75 11 HO07 A

76 8 HO08 B

77 5 HO09 B

78 2 HO10 B

79 al 104 224 HO11 B

105 al 137 249 HO12 B

138 al 193 420 HO13 B

194 al 204 74 HO13 C

205 al 295 610 HO14 C

296 al 454 854 HO15 C

Total 3052 15 estanterias

57

7.3.2.1.3 Clasificación ABC en bodega de textil

La bodega de textil posee un valor en stock total de $257.376.925 que es el 30% del valor total

del stock de inventario en bodega. A continuación se muestra los diferentes resultados, en la

Ilustración 32 se tuvo que resumir la información puesto que en la bodega de textil se posee

11319 productos, donde la Clase A esta desde el 1 al 341, la Clase B desde 342 al 871 y la clase

C desde el 872 al 1235, después de determinar la clasificación identifica el proceso de

determinación de ubicación de la mercancía de acuerdo a la posición actual.

Ilustración 32 Clasificación ABC Textil. Elaboración Propia

58

Ilustración 33 Clasificación ABC del Valor Total en Bodega Textil, Elaboración Propia.

Propuesta de ubicación del producto textil.






Tabla 24 Cantidad de Producto Optimo por Estantería en Textil.


(m2)

Altura

(m)

Capacidad De

Estantería

(m3)

Cantidad de

Producto

Actual (m3)

Cantidad Óptimo de

Producto por

Estantería (m3)

TE01 3 6 3 18 724 500

TE02 3 6 3 18 903 500

TE03 3 6 3 18 650 500

TE04 3 6 3 18 573 500

TE05 3 6 3 18 1160 500

TE06 3 6 3 18 1641 500

TE07 0 10 5 50 2625 150

TE08 3 6 3 18 1741 500

TE09 3 6 3 18 954 500

TE10 3 6 3 18 233 500

TE11 0 10 5 50 115 150

Total 11386 4800


59

A continuación se propone La ubicación adecuada para los productos dentro de la bodega

como se muestra en la Ilustración 34, donde la posición es la ubicación del artículo según la

clasificación ABC. Se dice que la posición 1 es el articulo 1273438 (ver Ilustración 32), la cual

posee 11 UN de producto en bodega, que es de clase A y está en la estantería TE01

compartiendo ubicación con otros 724 productos. Eligiendo el formato propuesto de

nomenclatura de las bodegas para mostrar la ubicación de los productos (ver Ilustración 45) y

su clase A amarillo, Clase B rojo y Clase C Verde.

Ilustración 34 Propuesta de Ubicación de los Productos en Bodega Textil. Elaboración Propia

Ilustración 35 Ubicación De Clase ABC en Bodega Textil. Elaboración Propia.

Posición Cant. De Prod. Clasif. De Estantería Clase

1 al 103 724 TE01 A

104 al 241 902 TE02 A

242 al 341 647 TE03 A

342 al 428 573 TE04 B

429 al 611 1199 TE05 B

612 al 871 1641 TE06 B

872 al 1265 2588 TE07 C

1266 al 1526 1741 TE08 C

1527 al 1679 956 TE09 C

1680 al 1714 233 TE10 C

1715 al 1735 115 TE11 C

TOTAL 11319 11 estanterias

BODEGA DE TEXTIL

60

7.3.2.1.4 Clasificación ABC en bodega de víveres

La bodega de víveres posee un valor en stock total de $160.657.848 que es el 19% del valor total

del stock de inventario en bodega. A continuación se muestra los diferentes resultados, en la

Ilustración 36 se tuvo que resumir la información puesto que en la bodega de víveres se posee

37620 productos, donde la Clase A esta desde el 1 al 43, la Clase B desde 44 al 98 y la clase C

desde el 99 al 199, después de determinar la clasificación identifica el proceso de determinación

de ubicación de la mercancía de acuerdo a la posición actual.

Código

ArticuloCe.

Stock de

Bodega UMB

Costo

Unitario Valor de Stock

% de

Stock de

Bodega

% de valor

de Stock de

Bodega

pendiente posicion Clase

1280791 1302 43 UN 68.887$ 2.962.141$ 0,1% 1,8% 16,1 1 A

1025875 1302 286 UN 53.366$ 15.262.676$ 0,8% 9,5% 12,5 2 A

1268915 1302 140 UN 32.540$ 4.555.600$ 0,4% 2,8% 7,6 3 A

1111013 1302 92 UN 30.550$ 2.810.600$ 0,2% 1,7% 7,2 4 A

1304190 1302 38 UN 26.641$ 1.012.358$ 0,1% 0,6% 6,2 5 A

1153835 1302 258 UN 25.632$ 6.613.056$ 0,7% 4,1% 6,0 6 A

1288303 1302 126 UN 24.380$ 3.071.880$ 0,3% 1,9% 5,7 7 A

1253835 1302 311 UN 16.612$ 5.166.332$ 0,8% 3,2% 3,9 8 A

1288134 1302 145 UN 14.848$ 2.152.960$ 0,4% 1,3% 3,5 9 A

1026771 1302 218 UN 5.554$ 1.210.772$ 0,6% 0,8% 1,3 44 B

1037575 1302 282 UN 5.529$ 1.559.178$ 0,7% 1,0% 1,3 45 B

1284165 1302 38 UN 5.452$ 207.176$ 0,1% 0,1% 1,3 46 B

1219393 1302 257 UN 5.344$ 1.373.408$ 0,7% 0,9% 1,3 47 B

1192981 1302 242 UN 5.330$ 1.289.860$ 0,6% 0,8% 1,2 48 B

1166239 1302 22 UN 5.181$ 113.982$ 0,1% 0,1% 1,2 49 B

1287079 1302 168 UN 5.040$ 846.720$ 0,4% 0,5% 1,2 50 B

1027451 1302 310 UN 4.988$ 1.546.280$ 0,8% 1,0% 1,2 51 B

1304195 1302 244 UN 4.851$ 1.183.644$ 0,6% 0,7% 1,1 52 B

1026072 1302 307 UN 4.799$ 1.473.293$ 0,8% 0,9% 1,1 53 B

1300751 1302 89 UN 4.783$ 425.687$ 0,2% 0,3% 1,1 54 B

1301434 1302 217 UN 2.833$ 614.761$ 0,6% 0,4% 0,7 99 C

1163278 1302 251 UN 2.832$ 710.832$ 0,7% 0,4% 0,7 100 C

1115216 1302 10 UN 2.747$ 27.470$ 0,0% 0,0% 0,6 101 C

1042298 1302 292 UN 2.691$ 785.772$ 0,8% 0,5% 0,6 102 C

1289532 1302 16 UN 2.689$ 43.024$ 0,0% 0,0% 0,6 103 C

1007695 1302 214 UN 2.652$ 567.528$ 0,6% 0,4% 0,6 104 C

1215713 1302 72 UN 2.605$ 187.560$ 0,2% 0,1% 0,6 105 C

1303982 1302 217 UN 2.580$ 559.860$ 0,6% 0,3% 0,6 106 C

1048601004 1302 53 UN 2.563$ 135.839$ 0,1% 0,1% 0,6 107 C

1022809 1302 250 UN 2.514$ 628.500$ 0,7% 0,4% 0,6 108 C

1273215 1302 184 UN 2.500$ 460.000$ 0,5% 0,3% 0,6 109 C

37620 160.658.148$ 100,0% 100,0%

61

Ilustración 36 Clasificación ABC Víveres. Elaboración Propia

Ilustración 37 Clasificación ABC del Valor Total en Bodega Víveres, Elaboración Propia.

Propuesta de ubicación del producto bodega de víveres.






20,0% 58% A

50,0% 85% B

100,0% 100% C

hasta % de Stock

de Bodega

hasta % de

Valor de Clase

62

Tabla 25 Cantidad de Producto Optimo por Estantería en Víveres.


(m2)

Altura

(m)

Capacidad

De

Estantería

(m3)

Cantidad de

Producto

Actual (m3)

Cantidad

Óptimo de

Producto por

Estantería

(m3)

AB01 3 6 3 18 1127 500

AB02 3 7 3 21 632 600

AB03 3 12 3 36 1066 1000

AB04 3 12 3 36 983 850

AB05 3 6 3 18 5182 5000

AB06 3 6 3 18 12512 10000

BE01 2 4 3 12 1268 1000

BE02 2 4 3 12 2595 2000

BE03 3 6 3 18 3442 3000

LI01 2 4 3 12 563 500

LI02 2 4 3 12 1136 1000

LI03 2 4 3 12 626 500

LI04 2 4 3 12 2541 2000

LI05 2 4 3 12 966 700

LI06 2 4 3 12 936 750

LI07 1 2 3 6 1035 1000

LI08 2 4 3 12 1010 1000

Total 37620 31400

Nota: Elaboración propia.

A continuación se propone La ubicación adecuada para los productos dentro de la bodega

como se muestra en la, donde la posición es la ubicación del artículo según la clasificación

ABC. Se dice que la posición 1 es el articulo 1280791 (ver Ilustración 36), la cual posee 43 UN

del producto en bodega, que es de clase A y está en la estantería AB01, la posición 2 es en

estantería BE01 que se tiene 286 UN del producto con clase A, y la posición 8 es 1253835 en

estantería LI01 con 311 UN de producto de Clase A. Eligiendo el formato propuesto de

nomenclatura de las bodegas para mostrar la ubicación de los productos (ver Ilustración 45) y

su clase A amarillo, Clase B rojo y Clase C Verde.

65

Ilustración 38 Propuesta de Ubicación de los Productos en Bodega Víveres. Elaboración

Propia

66

Ilustración 39 Ubicación De Clase ABC en Bodega Víveres. Elaboración Propia.

7.3.2.2 Propuesta de organización.

La Reorganización para el mejoramiento es un plan estratégico del posicionamiento de los

productos, en el cual se puede reflejar un impacto positivo de traslado y visual, ya que al

implementarse se lograrían reducir los tiempos en procesos operativos como son distribución y

almacenamiento de pedidos al interior de la bodega. (Castaño, 2016)

En la inexistencia de un plan de orden y organización, se presenta el siguiente programa, que

va de la mano a la clasificación ABC que se hizo anteriormente para una mejor ubicación de los

productos:

67

7.3.2.3 Programa de las 5´S.

7.3.2.3.1 ¿Qué es la 5´S?

Las 5 S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y que van todos en la

misma dirección: Conseguir una empresa limpia, ordenada y un agradable ambiente de trabajo.

Tabla 26 Significado de las 5´S.

Orden Japonés Significado en Español

1era. S Seiri Clasificación – Selección

2da. S Seiton Organización – orden

3era. S Seiso Limpieza – Suprimir suciedad

4ta. S Seiketsu Estandarización – Normalización

5ta. S Shitsuke Disciplina – educación

Nota: información obtenida de (Caletec, 2020), tabla de elaboración propia.

7.3.2.3.2 Implementación de las 5´S.

Objetivo: organizar y estandarizar el área de almacenamiento de las bodegas en el Súper


Ilustración 40 Ciclo de Implementación del programa 5´S, Elaboración Propia.

Capacitación 5´S.

Implementación

de 1, 2,3 S

(mercancía).

Acomodo del

descarte.

Implementación

4 y 5 S

(personal).

Reglamento

interno.

Auditoria y plan

de seguimiento.

68

Actividades de Implementación del Programa 5´S.

Actividad Principios Objetivo ¿Cómo? Resultados

1. Capacitación 5’s Mostrar y enseñar el programa

de las 5´S a los empleados que

participan en el proceso

logístico de almacenamiento.

Por medio de ponencias educativas

y demostrativas.

Personal

capacitado.

2. Clasificación Seiri Identificar, separar y eliminar

todas aquellas cosas que

resultan innecesarias en los

estantes y pasillos.

Clasificar:

El producto en buen estado, se

acomoda.

El producto averiado pero no

dañado, se le hace la respectiva

devolución.

El producto averiado pero

dañado, se destruye.

Espacio libre y

útil.

3. Organización Seiton Organizar los productos en

buen estado y ubicarlo en su

lugar correspondiente.

Una vez las estanterías quedan

libres de productos dañados es

momento de organizar aquellos que

se han considerado en buen estado,

de manera que puedan ser

encontrados rápidamente,

disminuyendo la demora que

conlleva la búsqueda de mercancía

en la actividad de abastecimiento.

(Juárez, 2009)

Reducción de la

sensación de

desorden y

aumento en la

satisfacción al

transitar.

69

4. Limpieza Seiso Detectar fuentes de suciedad y

eliminarlos.

Con la implementación de

programas periódicos de limpieza

con los operarios logísticos dentro

de la bodega.

Se observa un

espacio limpio y

adecuado.

5. Acomodo del

descarte

Seiri, Seiton

y Seiso

Organizar los productos de

devolución o destrucción.

Ubicando los productos para

devolución en la estantería asignada

para estas o destruirla en el

correspondiente lugar de desechos.

Espacio

organizado de

devoluciones y

eliminación de

productos.

6. Estandarización Seiketsu Controlar las 3 primeras

filosofías.

Por medio de la creación de un

reglamento interno de orden y

limpieza.

Estandarización

de los procesos.

Reglamento

interno de

orden y

limpieza.

Seiketsu Señalar las medidas de orden y

limpieza.

Generando medidas de control

interno dentro de la bodega con el

fin de mantener limpia y organizada

la bodega.

Normalizar los

procesos internos.

7. Disciplina Shitsuke Crear conciencia Por medio de Auditorias y planes de

seguimiento.

Un estilo de vida.

Auditorias y planes

de seguimiento.

Shitsuke Realizar auditorías y planes de

seguimiento.

Manteniendo los logros conseguidos

con las 4´s anteriores, construyendo

el hábito y disciplina en el

programa, así como seguir

mejorando día a día en el interior

de las bodegas en el súper Almacén

1302 Olímpica S.A.

Impactos positivos

para la gestión los

procesos

logísticos de

almacenamiento.

Ilustración 41 Actividades de Implementación del Programa 5´S, Elaboración Propia.

70

7.3.2.3.3 Método de enseñanza.

Para que el empleado conozca todo sobre el programa, se emplea las siguientes ayudas

como:

• Folletos.

• Pancartas.

• Video Beam.

• Notas adhesivas.

7.3.2.3.4 Obstáculos en la implementación del programa de las 5´S.

A continuación, se muestran los obstáculos que tiene la implementación de programa de

las 5´S dentro de las bodegas en el súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

• Motivación del empleado.

• Horarios para implementación y capacitación.

• Respuesta de áreas indirectamente involucradas en el proceso.

• Reacomodo del descarte ágilmente en las estanterías.

7.3.2.4 Mejora en la información.

Por la necesidad de poseer una adecuada información dentro de las bodegas se presenta

las siguientes mejoras:

7.3.2.4.1 Diseño de nomenclatura.

Se realiza por estantería una codificación basada en los grupos de líneas que se

encuentra en el software SAP teniendo en cuenta cuales son los de mayor salida para la

venta en el almacén o de mayor peso a la hora de abastecimiento. Inicialmente los módulos

se encuentran numerados de acuerdo a la cantidad perteneciente al grupo de artículos

empezando por el 01 el cual es el más cercano a la zona de entrada.

71

Ilustración 42 Nomenclatura Propuesta para las Estanterías de la Bodegas, Elaboración

Propia.

Como las bodegas no poseen sus nomenclaturas en las entradas se propone un modelo

en letras grandes con la que realizan la publicidad para que indique al cual pertenece cada

una

Ilustración 43 Nomenclatura Propuesta para Entrada a las Bodegas, Elaboración Propia.

7.3.2.4.2 Etiquetas para los productos.

En las bodegas del súper Almacén 1302 Olímpica S.A. existen diferentes grupos de

líneas artículos, los cuales se encuentra divididos en sub-líneas, Categorías y

subcategorías, a continuación se muestra un ejemplo de esto. Ver Anexo A.

72

Con la información obtenida se realizó una serie de etiquetas, las cuales muestran:

El nombre de la categoría

Código de la categoría

Código QR: el cual al ser leído por un medio electrónico genera las diferentes

subcategorías.

Al momento de leerse el código QR se puede observar, todas las características descritas

anteriormente.

Estas etiquetas permiten ser leídas por las radio frecuencias (RF) del negocio, lo cual

permitirá un mayor control y seguimiento de los productos dentro de las bodegas.

Ilustración 44 Modelo de Etiqueta Propuesto para la Identificación de los Productos,

Elaboración Propia

Al leer el código QR, se muestra un link del archivo guardado en drive, donde puede ser

editado con las cantidades totales que se encuentra en la sub línea y la de los productos.

Esta propuesta puede ser optimizada con el fin que el archivo sea generado desde el sistema

SAP y que el personal para acceder tenga su usuario y contraseña. Ver Anexo B.

73

7.3.2.4.3 Diseño de planos de distribución de planta de las bodegas.

Esta propuesta busca realizar la arquitectura de los planos por medio del programa Auto

CAD mostrándole a todos los que entren a la bodega la ubicación espacial en ella. Al

momento de su colocación, mostrar un listado de las etiquetas que dispone cada estantería

permitiendo una rapidez en la búsqueda de los artículos.

Ilustración 45 Modelo Propuesto de Distribución de las Estanterías, Elaboración Propia

con la finalidad que los empleados conozcan las distribución espacial de las diferentes

estanterías, ya que en el arquitectónico no se encuentra.

.

74

7.3.2.4.4 Dificultades en la mejora de información.

Las siguientes son las dificultades que se pueden presentar al momento de realizar la mejora

de información en las bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

Indisposición de área administrativa.

Falta de operarios logísticos con disposición.

Información inexistente.

Obtención de información en el sistema.

7.3.2.4.5 Cronograma de implementación.

A continuación se muestra las actividades necesarias para la implementación de la propuesta

en las bodegas.

Fase Actividades Semana

# 1

Semana

#2

Semana

#3

Semana#

4

Preparación Recolectar la información de la

ubicación espacial de las estanterías

y de las problemáticas existente.

Se recolecto la información de

ubicación de los productos por

parte del personal.

Descargar información del sistema

SAP

Realizar la creación de etiquetas,

nomenclatura y mapa de la bodega.

Ejecución Capacitación del personal en la

metodología de las 5´S

Jornada de familiarización,

organización, orden y limpieza.

Agregar el título de la bodega,

plano, clasificación de estantería y

etiquetas que clasificaban los

productos por sub-línea en las

estanterías.

Ilustración 46 Cronograma Propuesta de Mejora en la Bodegas, Elaboración Propia.

75

7.3.2.4.6 Presupuesto de la propuesta.

A continuación se presenta el presupuesto estipulado por el estudiante en práctica para la

implementación de la propuesta.

Tabla 27 Presupuesto de Mejora de los Procesos Logístico de Almacenamiento en el Súper


N° Propuesta Costo por Mes Costo por Un Costo por

Día

1 Personal

involucrado.

Encargado de

implementación

1.010.000.

Personal logístico

involucrado

$32.688

2 Capacitación

en la

metodología

5´S.

Publicidad y folletos. $20.000

Viáticos para consumo en

la capacitación (agua,

merienda, etc.)

$100.000

3 Implementación

de sistema de

información.

Impresión de etiquetas $500 por Un

Impresión de nomenclatura $25.000 por un

Impresión de planos de

distribución de planta en

material acetato.

$150.000 por

un

Nomenclatura de la bodega $20.000 por un

Total presupuesto $1.010,000

por mes

$152.688 por

día


7.4 Comunicación estratégica entre las áreas que intervienen en los procesos de

almacenamiento de las bodegas del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

En este capítulo se busca generar una comunicación estratégica para las áreas que intervienen

en el almacenamiento, por las deficiencias encontradas en el diagnóstico inicial realizado en base

a la entrevista al personal y la observación directa.

76

7.4.1 Generación de una propuesta de comunicación efectiva para las diferentes áreas

involucradas en el proceso de almacenamiento.

En el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. existe una deficiencia entre comunicación de áreas

de trabajo, que ocasionan problemáticas de almacenamiento y mala organización, es por esto que

se genera las siguientes estrategias que mitigaran estas falencias.

7.4.1.1 Estrategia

A continuación se establecen 4 estrategias que ayudaran en la mejoría de la comunicación

entre áreas de trabajo en la empresa.

Creación y difusión periódica de información de la actividad empresarial, con temas

de importancia para el personal involucrado en los procesos.

Instrucción de una imagen positiva de la empresa y autoestima en la mente de los

trabajadores de la misma.

Elaborar una información exclusiva para cada área de trabajo.

Motivar y confirmar la identidad de los encargados y empleados con actividades y

planes institucionales, con el fin de mejorar la relación entre las áreas.

7.4.1.2 Control y seguimiento de las estrategias

A partir de las estrategias expuesta anteriormente, para conservar una comunicación entre

áreas igualmente se debe tener un formato de cronogramas para las diferentes actividades y

lúdicas expuestas que permitan el seguimiento y control de esta propuesta mejora. Ver

Prototipo de cronograma

77

Tabla 28 Cronograma Semanal de Comunicación Estratégica.

ACTIVIDADES PARA LA MEJORA DE COMUNICACIÓN ENTRE ÁREAS

N° Actividad Meta semanal Presupuesto Cronograma (Días)

1 2 3 4 5 6 7

1

2

3

4

5

6


Tabla 29 Cronograma Mensual de Comunicación Estratégica.


N° Actividad Meta Mensual Presupuesto Cronograma (Semanal)

1 2 3 4

1

2

3

4

5

6


Tabla 30 Cronograma Anual de Comunicación Estratégica.


N° Actividad Meta

Anual presupuesto

Cronograma (mensual)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1

2

3

4

5

6


78

8 CONCLUSIONES

Posterior a la práctica ejecutada en el Súper Almacén 1302 Olímpica S.A y haber utilizado la

observación, utilización de datos básicos de la empresa y la entrevista como métodos de

recolección de información, se concluye lo siguiente:

La ejecución de los planes de mejora de bodega no solo involucra a los dirigentes de las

empresas, sino que, corresponde a la existencia de un adecuado canal de comunicación

entre los trabajadores del área de logística y sus superiores para poder superar los impases

y diferencias que existan entre sí. Todo esto en pro de la construcción de planes eficientes

que ayuden a mejorar el funcionamiento del área de bodega.

La inexistencia de orden en la zona de bodega y de logística al momento de recepcionar la

mercancía, evidenciada en el análisis del proceso de descarga y pedido, causa caos al

identificar que productos se tienen en la bodega del almacén, cuales están próximos a

vencer y cuales presentan son productos sin rotación. Por ende, el orden directo al

momento de descarga y el análisis del inventario permite que se reduzcan las pérdidas que

la empresa debe acarrear por sí misma.

La capacitación al grupo de empleados en la forma de organización de los productos, su

ubicación y el tratamiento de las etiquetas utilizadas para esto, permite que el

abastecimiento se dé eficazmente, pues se evidenció, a través la información obtenida por

las encuestas a los empleados, que la falta de saberes del trabajo a ejecutar es una

limitación para poder ejecutar de forma adecuada los trabajos a su cargo.

El espacio en las zonas destinadas para el área de bodega no deja de ser un inconveniente

para el personal encargado de organizar los artículos que ahí se encuentran, así mismo,

existe el problema de compra por parte del área acorde, que genera entrada excesiva de

79

mercancía y la cual no permite el espacio adecuado para almacenaje, para mitigar estas

problemáticas se propuso estrategias de comunicación entre las diferentes áreas del Súper

Almacén 1302 Olímpica s.a.

La mayoría de las pérdidas se dan por devoluciones, daños y vencimiento de productos, lo

que pone de plano una vez más la necesidad de haber implementado forma educativas de

orden hacia los empleados, además de generar un sistema de revisiones real acorde al área

de bodegas, donde existen bienes con la capacidad de perecer o sufrir daño por plagas.

Referente a los costos de las recomendaciones realizadas por parte del practicante, se

demuestra que no resulta costoso poder aplicarla dentro del Súper Almacén 1302

Olímpica S.A, en el área de bodega, pues con relación a las pérdidas económicas, no

representaría un gasto elevado, sino una actividad necesaria para evitar desórdenes y el

mantenimiento de un diagnóstico a tiempo de los diferentes problemas que puedan

devenir.

80

9 RECOMENDACIONES

Si bien las recomendaciones diagnosticas que se enunciaran en este acápite son dirigidas al

Súper Almacén 1302 Olímpica S.A, pueden ser tenidas en cuenta por cualquier negocio que

desee aplicar un sistema de identificación de falencias como el planteado en este informe. Dichas

recomendaciones son:

La construcción de canales de comunicación por parte de las empresas para el área de

empleados de bodega y logística con el área de pedido es de suma importancia, incluso se

resalta como uno los de inconvenientes principales que desemboca en el desorden y

cantidad de productos innecesarios en el inventario. Por ende se debe construir un canal

efectivo y funcional por parte de los encargados de las áreas correspondientes.

La vigilancia de productos a vencer, que sufren daño, ya sea por mal trato o por animales,

parecen encontrarse cubiertos satisfactoriamente, sin embargo, la destinación de un

empleado, del área de logística, para cumplir dicha tarea, no causa un detrimento de

personal y garantizaría la minimización de pérdidas que existen aun cuando se de

aplicación a la propuesta realizada .

El espacio utilizado para almacenamiento se convirtió en una de las causas con mayor

frecuencia para generar el desorden o la pérdida de bienes, por ende el estudio de

ampliación de la bodega podría establecer la necesidad de nuevos stands para almacén y

con ellos superar dicha dificultad.

La aplicación del diagnóstico con los diagramas de Ishikawa y Pareto, se muestra como

una manera efectiva para detectar las problemáticas desde la perspectiva de los

empleados, por ende, el encargado de personal debe tener en cuenta la aplicación de esto

81

cuando observe una desmejora en la zona de bodega, pues puede aplicarse para las

bodegas o cualquier dependencia de esta área.

La ejecución del método 5S, encaminado a la excelencia y el éxito de los negocios,

plantea una efectividad tendiente a ayudar al personal en el cumplimiento de sus tareas, la

reducción del tiempo de abastecimiento, la reducción de pérdidas y un alto valor en la

obtención de mejoras cualitativas y cuantitativas, según lo expuesto en este informe.

82

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88

ANEXOS

Anexo A Información de las Diferentes Líneas de Artículos.

Código de

línea de

artículos.

Grupo

de

artículos

Código

de Sub-

Línea

Sub-

Líneas

Código de

Categoría Categoría

Código de

sub-

categoría

Sub-

categoría

AB Abarrote

s

AB01

Aceites

AB0101

Aceites

corrientes AB010101

Aceites

corrientes

LI Limpieza LI01 Cuidado de

la Ropa LI0101

Blanqueador

es LI010101

Blanquea-

dores Con

Cloro

BE

Bebidas

y

Tabacos

BE01

Bebidas

Alcohólica

s

BE0101 Aguardientes BE010102 Aguardiente

con azúcar

AS Aseo

Personal AS01

Aseo del

Bebe AS0101 Aseo bebe AS010101 Aceites bebe

HO Hogar HO01 Automotor

es HO0101 Carros HO010101

Llantas

Automotores

TE Textil TE01 El Mundo

Del Bebe TE0101

Accesorios

Alimentación

Bebe

TE010101 Baberos

EL Electróni

ca EL01

Comunicac

iones EL0101

Telefonía

Fija EL010101

Teléfonos /

Fax

CU

Cultura

Y

Entreteni

miento

CU01 Deportes CU0101 Accesorios

Deportivos CU010101 Coderas

Ilustración 47 Información de las Diferentes Líneas de Artículos, Tomado de Consulta

General del Sistema SAP y Elaboración Propia.

Anexo B Información que Posee el QR de la Etiqueta al Leerlo.

Al momento de leer el QR se genera un documento PDF con la información de los diferentes

productos que posee la Sub-línea. A continuación se muestran unos ejemplos de la lectura en la

etiqueta.

89

Ilustración 48 Lectura de Etiqueta de AB0101, Elaboración Propia.

90

Anexo C Dimensionamiento Utilizado.

Para conocer la cantidad óptima del producto se utilizó la capacidad de las estanterías y las

medidas del producto, todo esto realizado en la observación directa.

En estantería Largo x Ancho x alto

Ilustración 49 Calculo de Capacidad de Estantería. Tomado de (Ballou, 2004).

Para este ejemplo es mejor que en la estantería 1 exista solo 10 productos, que deben ser 8

aires y los otros dos productos.

Ilustración 50 Ejemplo de capacidad de estantería tomado para elegir la cantidad optima de

producto, Elaboración Propia.

Capacidad de almacenaje = (Superficie del

almacén - zonas no dedicadas al almacenaje) x

Altura máxima de almacenaje

EL01

EL01

EL01

EL01

EL01

EL01

EL01

EL01

Observación

Artículos fragiles

arriba uno de otros

Área m2 Altura m Cantidad Artículo Tamaño

1 Lavadora 50 cm36 12

10Aires

minisplit5,5 m3

10

1 Estufa 49 cm3

Estantería

Capacidad De

Estantería

(m3)

Cantidad de

Producto

Actual (m3)

Cantidad

Óptimo de

Producto por

Estantería

(m3)

2 3

91

Anexo D Productos en Bodega del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A.

96

Ilustración 51 Cantidades en el Stock del Súper Almacén 1302 Olímpica S.A. Elaboración Propia.

97

Anexo E Clasificación ABC Hogar.

99

Ilustración 52 Clasificación Total en Hogar. Elaboración Propia.

100

Anexo F Clasificación ABC Textil.

102

Ilustración 53 Clasificación Total en Textil. Elaboración Propia.

103

Anexo G Clasificacion ABC Bodega de Víveres.

105

Ilustración 54 Clasificación Total en Víveres. Elaboración Propia.

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