PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE

AUDITORÍA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE OLADE

1

I OBJETIVO Y ALCANCE I.1 OBJETIVO: El presente procedimiento interno se propone integrar, describir y poner en ejecución , sobre la base de lo establecido al respecto en el tratado constitutivo de OLADE y su reglamentación interna, los parámetros, competencias y actos referidos a la selección, aprobación, contratación y ejecución de auditorías de los estados financieros de la Organización. I.2 ALCANCE: El presente instrumento aplica a todas las Auditorías de Estados Financieros que se realicen a OLADE con periodicidad anual, por firmas de auditoría externas al organismo e independientes. II PRINCIPIOS RECTORES: Aplican al presente procedimiento de selección, aprobación, contratación y ejecución de auditorías de estados financieros de la Organización, los siguientes principios establecidos en el Reglamento del Procedimiento para adquisición y contratación de bienes y Servicios de OLADE, que regulan la convocatoria, selección y contratación de bienes y servicios para la Organización. CELERIDAD: Se propone garantizar la realización de procedimientos ágiles, eficientes y tecnológicamente innovadores que impliquen ahorro de recursos, respondiendo a la oportunidad del caso. IGUALDAD Y OBJETIVIDAD: Persigue garantizar el mayor número de oferentes calificados a fin de que la Organización pueda obtener las mejores condiciones para cubrir los requerimientos o necesidades, considerando todas las ofertas en las mismas condiciones de participación sin que medien preferencias y brindando un trato justo. PUBLICIDAD Y TRANSPARENCIA: Implica socializar con las autoridades pertinentes de los Países Miembros los requerimientos de la Organización mediante el acceso oportuno y permanente a todas las fases del proceso de adquisiciones permitiendo a los/as oferentes conocer las normas, procedimientos, actos y decisiones tomadas al respecto, facilitando así el seguimiento y control. USO EFICIENTE Y ECONOMICO DE RECURSOS: Busca optimizar y racionalizar los recursos de la Organización en beneficio de sus Países Miembros, prestando debida atención a consideraciones de economía, calidad, eficiencia y vigencia tecnológica. PLANIFICACION DE LAS ADQUISICIONES: Plantea una adecuada previsión y coordinación entre necesidades y adquisiciones, valorando los beneficios del agrupamiento de bienes o servicios afines. ORIGEN DE LAS OFERTAS: Implica que los recursos que la Organización emplea en la adquisición de bienes y servicios, sirvan además como elemento dinamizador de la economía de las entidades estatales de los Países Miembros, valorando la capacidad regional y promoviendo la generación de ofertas competitivas. DEBIDO PROCESO: Garantiza que las acciones de la Organización, en materia de adquisiciones de bienes y servicios respondan a un proceder previamente establecido, evitando la discrecionalidad y facilitando el orden, control y seguimiento.

2

Aplican al presente procedimiento, las siguientes condiciones restrictivas, fundamentadas en lo establecido en el Artículo 17 del Reglamento del Procedimiento para adquisición y contratación de bienes y Servicios de OLADE: Por considerar la existencia de conflicto de intereses, no se consideraran habilitadas en el proceso de calificación de ofertas, las provientes de:

a) Personas naturales o representantes legales de personas jurídicas que tengan vínculos familiares con los funcionarios de OLADE, dentro del cuarto grado de consanguinidad y/o segundo de afinidad.

b) Personas naturales o representantes legales de personas jurídicas que hayan tenido relaciones laborales anteriores y hayan sido desvinculados por haber afectado los intereses institucionales de la Organización.

c) Entidades contraloras de los gobiernos de los Estados Miembros de OLADE.

Sobre la base de la perspectiva de equidad de género que OLADE incorpora en sus políticas y proyectos, entre los parámetros a considerar para la contratación de la firma auditora, se valorará como un aspecto positivo de las firmas postulantes el emprendimiento de acciones afirmativas en materia de equidad de género entendidas como estrategias drigidas a garantizar la igualdad de oportunidades mediante la implementación de medidas que permiten contrastar o corregir discriminaciones resultantes de prácticas o sistemas sociales, con la finalidad de desarrollar programas efectivos para proporcionar a las mujeres ventajas concretas.

III ANTECEDENTES Y REGULACIÓN APLICABLE III.1 Marco Institucional OLADE se constituyó como organismo de cooperación y asesoría técnica de carácter público intergubernamental el 2 de noviembre de 1973, mediante la suscripción del Convenio de Lima, ratificado por 27 países de América Latina y El Caribe, con el objetivo fundamental de fomentar la integración, el desarrollo, la conservación, el uso racional, la comercialización y defensa de los recursos energéticos de la Región. La creación de OLADE se sustentó en la necesidad de establecer un mecanismo de cooperación entre los países de la región para desarrollar sus recursos energéticos y atender conjuntamente los aspectos relativos a su eficiente y racional aprovechamiento, a fin de contribuir al desarrollo económico y social de la región. En este contexto surge OLADE con personería jurídica, financiera y patrimonial propia. Los recursos de la Organización se integran, principalmente con las contribuciones anuales ordinarias y extraordinarias de los Países Miembros, aprobadas por la Reunión de Ministros así como con los aportes de otros organismos y cooperantes, de conformidad con las disposiciones reglamentarias pertinentes. El 11 de abril de 1975 se inauguró la Sede de la Secretaría Permanente de OLADE en la ciudad de Quito, República del Ecuador. Las operaciones de la Organización se iniciaron con el primer presupuesto aprobado por la VI Reunión de Ministros de OLADE, realizada en México D.F, del 8 al 12 de septiembre de 1975. Desde el inicio de operaciones hasta la actualidad, los estados financieros anuales han sido debidamente auditados por firmas de reconocido prestigio en el ámbito regional de América Latina y el Caribe.

3

III.2 Marco Legal

a) Convenio de Lima El Convenio de Lima, tratado constitutivo de OLADE, al tenor de los literales c), d) y e) del Artículo 10, otorga a la Reunión de Ministros, atribuciones para aprobar el programa de trabajo de la Organización así como examinar y avaluar los resultados de las actividades, considerar el Presupuesto Anual, fijar las contribuciones de los Estados Miembros previo acuerdo de éstos y aprobar la Memoria, Balance y estados financieros anuales, y aprobar y modificar los Reglamentos internos que OLADE requiera para su funcionamiento. Por su parte los Artículos 20 y 22 del referido tratado constitutivo de OLADE, asignan al Secretario Ejecutivo funciones de administrador y representante legal del organismo, entre las que se incluyen las de elaborar los proyectos del Programa-Presupuesto, Memoria, Balance y estados financieros anuales; y someternos a consideración de la Reunión de Ministros, previo estudio de la Junta de Expertos. Adicionalmente, el Secretario Ejecutivo tiene a su cargo la preparación de los proyectos de reglamentos internos para presentar a consideración de la Reunión de Ministros. Según lo establecido en los Artículos 26 y 27 del Convenio de Lima, constituyen patrimonio de la Organización todos los bienes y obligaciones que esta adquiera, a título gratuito u oneroso. Los recursos de la Organización se integran con las contribuciones anuales ordinarias y las contribuciones extraordinarias aprobadas por la Reunión de Ministros así como con las donaciones, legados y demás aportes que reciba de conformidad con las disposiciones reglamentarias pertinentes.

b) Reglamentación interna OLADE Competencias de los órganos que integran la gobernanza organizacional REUNIÓN DE MINISTROS (órgano de gobierno) De acuerdo a lo establecido en el Artículo 11 del Reglamento General del OLADE corresponde a la Reunión de Ministros, órgano de gobierno de OLADE, la aprobación del informe de la auditoría externa y la selección de la firma auditora. JUNTA DE EXPERTOS (órgano asesor) El literal l) del Artículo 50 del referido reglamento incluye entre las atribuciones de la Junta de Expertos de OLADE la de elevar recomendaciones técnicas, administrativas y presupuestarias a la Reunión de Ministros, incluyendo la aprobación del presupuesto anual, la fijación y recaudación de contribuciones de los Países Miembros, Estados financieros y selección de firma para auditoría externa. COMITÉ DE APOYO ADMINISTRATIVO (órgano de apoyo administrativo)

Al tenor de lo estipulado en el Artículo 69, el Reglamento General de OLADE establece entre las funciones del Comité de Apoyo Administrativo el análisis y recomendación a la Junta de Expertos, para aprobación por parte de la Reunión de Ministros de: Presupuesto Anual de la Organización y las contribuciones de los Países Miembros, Balance General, los Estados Financieros y los informes de auditoría externa; y la selección de la Auditoría Externa de la Organización. SECRETARÍA PERMANENTE (órgano ejecutivo)

4

Sobre la base de lo determinado en los Artículos 118 y 119 del Reglamento General de OLADE, el Secretario Ejecutivo en el ejercicio de sus funciones como representante legal, administrador directo e inmediato y responsable por el cumplimiento de las funciones de la Secretaría Permanente, tiene a su cargo la presentación de informes de actividades a la Junta de Expertos y Reunión de Ministros, la preparación del presupuestos anual de la Organización y la ejecución de todas las acciones necesarias para la adecuada administración de la Secretaría Permanente, entre las que se incluyen la propuesta de rubro presupuestal a destinarse para la contratación de servicios de auditoría externa, la realización de la convocatoria a firmas auditoras de los Países Miembros de OLADE, el análisis y presentación al Comité de Apoyo Administativo de las ofertas recibidas indicando datos de las firmas oferentes en relación a: profesionalismo, experiencia, nivel de actividad, situación financiera cartera de clientes, cantidad y calidad de equipo auditor, oferta de servicios entre otros parámetros a considerar para la selección. Por su parte el Reglamento Interno de OLADE en el capítulo dedicado a gestión patrimonial establece, en el Artículo 112 referido a aprobación de estados financieros, que el Secretario Ejecutivo deberá presentar al Comité de Apoyo Administrativo para su análisis, previo envío a la Junta de Expertos y posterior aprobación de la Reunión de Ministros, los Informes de Estados Financieros, Estados de Ejecución Presupuestaria e informes de auditoría externa, dictaminados por auditores independientes. Adicionalmente, el mismo artículo determina que de requerirse alguna aclaración adicional en relación con los Estados Financieros o los Estados de Ejecución Presupuestaria, esta será proporcionada por el Secretario/a Ejecutivo, en un plazo no superior a quince (15) días.; y que en caso de existir algún impedimento para la aprobación de los Estados Financieros y los Estados de Ejecución Presupuestaria, El Secretario Ejecutivo deberá presentar un informe, que incluya las observaciones recibidas de los Miembros, al Comité de Apoyo Administrativo para su análisis, previo envío a la Junta de Expertos y posterior recomendación a la Reunión de Ministros. Funciones de apoyo asignadas a la estructura interna de la Secretaría Permanente COMITÉ DE SEGUIMIENTO Y CONTROL (instancia interna de la Secretaría Permanente, presididida por el Secretario Ejecutiva e integrada por directores y asesores, a cargo del informe y análisis periódico y detallado del grado de avance de proyectos, así como de la efectividad y transparencia en la implementación y el cumplimiento de los objetivos estratégicos y plan de trabajo de la Organización) De acuerdo a lo establecido en el Artículo 22 del Reglamento Interno de OLADE, en el marco de sus competencias el Comité de Seguimiento y Control tiene entre sus funciones específicas: dejar constancia de la aprobación por parte del Secretario Ejecutivo de contrataciones; fomentar la efectividad y transparencia de todo el accionar de la Secretaría Permanente; apoyar la gestión del Secretario Ejecutivo en lo que respecta al control del cumplimiento de las funciones de la Secretaría Permanente, según lo establecido en el Convenio de Lima, la reglamentación interna de la Organización, las resoluciones administrativas del Secretario Ejecutivo y demás instrucciones impartidas en el marco de sus competencias. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN, SERVICIOS COMPARTIDOS Y FINANZAS (DAF Unidad organizativa de la Secretaría Permanente que apoya en la provisión de servicios administrativos, presupuestarios y financieros) En cumplimiento de lo estipulado en el Artículo 16 del Reglamento Interno de OLADE, entre las responsabilidades de apoyo y asesoría administrativa y financiera directa en

5

materia de las áreas y líneas de acción asignadas a la DAF que se llevan a cabo a instancia y por solicitud del Secretario Ejecutivo, se incluye velar por la integridad, adecuado, eficiente y transparente manejo de todos los bienes, fondos y haberes que integren el patrimonio de la Organización; coordinar la elaboración y manejo de la contabilidad, tesorería, flujos de fondos, así como los informes financieros de la Organización; articular y facilitar el desarrollo de las auditorías externas e internas de estados financieros y contables y apoyar al Secretario Ejecutivo en la coordinación de las acciones requeridas para garantizar el cumplimiento de los principios, políticas, procedimientos, en materia de administración y finanzas de la Organización, teniendo en cuenta criterios de calidad y eficiencia, así como el logro de los objetivos propuestos.

ASESORÍA LEGAL Sobre la base de lo establecido en los artículos 5 y 6 del Reglamento Interno de OLADE, el área de Asesoría Legal de la Secretaría Ejecutiva tendrá a su cargo la elaboración y presentación al Secretario Ejecutivo de la propuesa de Contrato de Prestación de Servicios de Auditoría (ANEXO 2). El referido instrumento jurídico deberá estructurarse de acuerdo a lo establecido al respecto en el Convenio de Lima, la reglamentación interna de OLADE y el presente procedimiento, así como incluir las cláusulas tipo empleadas para salvaguardar los intereses, inmunidades y beneficios de OLADE, dada su condición de organismo internacional sujeto del Derecho Internacional Público. La contratación de los servicios de auditoría externa, deberá ajustarse, en la medida de lo que a su categoría corresponda, a las normas generales establecidas en el Reglamento del Procedimiento para Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios de OLADE.

Fondos de cooperación externa Según lo establecido en el Artículo 95 del Reglamento Interno de OLADE, el manejo de los fondos y beneficios no reembolsables se realizará conforme a lo acordado con los cooperantes, correspondiendo a éstos su auditoría. Integración del Presupuesto de Egresos, rubro Auditoría De acuerdo a lo establecido en los Artículos 101 y 107 del Reglamento Interno de OLADE el rubro “Auditoría, Relaciones Públicas e Imprevistos”, en lo que respecta a Auditoría está orientado a la cancelación de los egresos derivados de la contratación de la firma seleccionada anualmente por la Junta de Expertos, y aprobada por la Reunión de Ministros, para efectuar la auditoría externa de los estados financieros de la Organización.

IV OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA FINANCIERA EXTERNA IV.1 Objeto general: Obtener una opinión calificada y profesional de auditores independientes sobre las prácticas de contabilidad, administración y Estados Financieros de la Secretaria Permanente y los proyectos a su cargo, como insumo para el seguimiento y monitoreo de la ejecución de las actividades de la Secretaria Permanente, a fin de poner en conocimiento de la Reunión de Ministros un dictamen que contenga una opinión externa sobre la administración y utilización de los recursos que integran el patrimonio de la Organización en relación con el Presupuesto presentado y aprobado.

6

IV.2 Objetivos específicos:

a) Examinar el manejo de los recursos financieros de OLADE para establecer el grado de profesionalismo y eficacia que los funcionarios a cargo emplean en la administración de los recursos mediante la generación de información financiera es oportuna, útil, adecuada y confiable.

b) Evaluar la eficiencia, eficacia y oportunidad de procedimientos y controles

aplicados a los ingresos y egresos de la Secretaría Permanente de OLADE.

c) Obtener un dictamen sobre la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en la ejecución administrativa, financiera y presupuestaria de la Secretaría Permanente de OLADE.

d) Recibir recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno y contribuir al

fortalecimiento de la gestión de los recursos internos pública y promover su eficiencia operativa.

IV.3 Alcance:

La responsabilidad principal de la Auditoría radica en formular y expresar mediante un dictamen una opinión externa sobre los resultados de la evaluación realizada a los Estados Financieros Consolidados de la Organización. A tales efectos la Firma Auditora deberá considerar los parámetros de elaboración de Estados Financieros bajo los que la Organización Latinoamericana de la Energía trabaja y verificar los Principios Básicos de Contabilidad utilizados. El proceso de auditoría deberá incluir una revisión y evaluación del funcionamiento del Sistema Contable – Financiero y Administrativo de OLADE. Asimismo deberá abarcar el análisis de los movimientos contables de la Organización, sus estados financieros y la presentación de las recomendaciones a la Secretaría Permanente, a fin de promover mejoras en los procedimientos. Adicionalmente la auditoría deberá evaluar y dictaminar:

a) Si OLADE ha actuado de conformidad con los principales instrumentos e instrucciones de los órganos competentes y determinar si, durante el ejercicio, se ha podido evidenciar alguna trasgresión o desviación de las normas;

b) Si los estados financieros consolidados reflejan fielmente, en todos sus aspectos sustantivos, la situación financiera de la Organización así como los flujos de efectivo y la comparación entre los montos presupuestados y los montos ejecutados para el ejercicio analizado; y,

c) Si los principios de contabilidad generalmente aceptados se han aplicado de forma coherente y consistente.

IV.4 Informes: La Firma Auditora deberá presentar su Informe con la opinión sobre los Estados Financieros de la Organización, así como la Carta de Recomendaciones al Secretario Ejecutivo referente a los Estados Financieros de Olade y los proyectos manejados.

7

Adicionalmente deberá generarse un dictamen de auditoría del Fondo de Retiro que se presentará de manera separada de los proyectos de Cofinanciamiento y OLADE. V PROCEDIMIENTO Con los antecedentes expuestos y en estricto cumplimiento de lo establecido en el marco legal correspondiente, a continuación se detallan las acciones a seguir para ejecutar el procedimiento de selección y contratación de la auditoría externa de los estatados financieros de OLADE:

V.1 Convocatoria a presentación de ofertas de servicios de auditoría a) El Secretario Ejecutivo de OLADE, en la primera quincena del mes de julio,

solicita y aprueba las bases correspondientes, elaboradas por la Dirección de Aministración, Servicios Compartidos y Finanzas de la Secretaría Permanente de OLADE, según formato y detalles establecidos las “BASES Y CONDICIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS DE SERVICIOS DE AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE OLADE” documento que como ANEXO I forma parte habilitante del presente instructivo.

b) El Secretario Ejecutivo, en la primera quincena del mes de agosto publica la Convocatoria a presentación de ofertas de servicios de auditoría, en el sitio web de OLADE, y adicionalmente invita a participar del concurso a firmas auditoras de reconocido prestigio, domiciliadas en los Estados Miembros de OLADE; fijando un plazo de un mes para la recepción de postulaciones.

V.2 Verificación de cumplimiento de requisitos, análisis de ofertas recibidas y difusión de resultados de precalificación

a) Vencido el plazo de quince días calendario establecido para la recepción de

ofertas, el Secretario Ejecutivo, convoca al Comité de Seguimiento y Control para la verificación de cumplimiento de requisitos establecidos en la Convocatoria y el correspondiente análisis de las ofertas recibidas.

b) La Secretaría Permanente envía comunicación, a los oferentes que no cumplen los requisitos mínimos establecidos en las bases y a las firmas que presentan una oferta económica que supera en más de un 20% al presupuesto asignado para el rubro Auditoría, informando de su desvinculación de la siguiente fase del proceso.

c) La Secretaría Permanente envía comunicación, a los oferentes que cumplen los requisitos mínimos y presentan una oferta económica que iguala o supera en un porcentaje menor del 20% al presupuesto asignado para el rubro Auditoría, informando sobre su inclusión en la siguiente fase del proceso.

V.3 Presentación al Comité de Apoyo Administrativo del análisis de las ofertas y resultados de precalificación

a) En el mes de septiembre, El Secretario Ejecutivo lanza convocatoria a sesión

ordinaria del Comité de Apoyo Administrativo a realizarse en el mes de octubre y presenta el análisis de las ofertas recibidas indicando datos de las firmas oferentes en relación a: profesionalismo, experiencia, nivel de actividad, situación financiera cartera de clientes, cantidad y calidad de integrantes del equipo auditor, oferta de servicios entre otros parámetros a considerar para la selección.

8

b) El Secretario Ejecutivo emite criterio ante el Comité de Apoyo Administrativo,

sobre su apreciación del proceso de convocatoria, las ofertas recibidas y las firmas precalificadas. V.4 Evaluación y selección de ofertas

a) El Comité de Apoyo Administrativo, sobre la base de los criterios de selección y

métodos de evaluación establecidos en el presente instrumento, elabora una terna conformada por las tres mejores ofertas.

b) Tomando como referencia la terna estructurada, el Comité de Apoyo Administrativo incluye en su Informe Anual de Actividades su recomendación sobre selección de firma auditora.

V.5 Presentación a la Junta de Expertos de terna estructurada

a) El Comité de Apoyo Administrativo, presenta en la segunda sesión ordinaria de la Junta de Expertos correspondiente al año en curso, su Informe Anual de Actividades, en el que incluye la terna resultante del análisis de criterios de selección y métodos de evaluación establecidos en el presente instrumento y su recomendación sobre selección de firma auditora.

b) En el marco de la Junta de Expertos, los delegados representantes de los Estados Miembros, previa deliberación deciden sobre la recomendación que se elevará a la Reunión de Ministros en lo que respecta a la selección de la firma auditora para el siguiente año contable.

V.6 Recomendación a la Reunión de Ministros

a) En su segunda sesión ordinaria correspondiente al año en curso, la Junta de Expertos aprueba, para recomendación a ministros, el proyecto de Decisión Ministerial con selección de firma auditora para el siguiente año contable, en la que se incluye la aprobación del informe de auditoría del año en curso.

b) La Reunión de Ministros ordinaria correspondiente al año en curso, aprueba la Decisión Ministerial propuesta por la Junta de Expertos y selecciona a la firma auditora para que, en el transcurso del siguiente año, audite los estados financieros del año contable vencido. V.7 Notificación de Resultados

a) En el mes de diciembre, la Secretaria Permanente de OLADE sobre la base de la Decisión Ministerial aprobada por la Reunión de Ministros notifica, a los oferentes precalificados, la culminación del proceso.

b) En el mes de diciembre, la Secretaría Permanente de OLADE informa a la firma seleccionada. V.8 Elaboración y suscripción del contrato

a) En enero del año posterior al año contable vencido, la Secretaría Permanente de OLADE y la firma seleccionada, previa suscripción del contrato, negocian la logística y demás detalles no prestablecidos y necesarios para la óptima prestación de los servicios.

9

b) En enero del año posterior al año contable vencido, la Secretaría Permanente de OLADE elabora y suscribe el Contrato de Prestación de Servicios de Auditoría de Estados Financieros con las firma seleccionada.

V.9 Desarrollo de la Auditoría

a) Durante el primer trimestre del año posterior al año contable vencido , la firma

seleccionada presta los servicios de auditoría, de acuerdo con las Normas

Internacionales de Auditoría y las pautas establecidas en el contrato suscrito, de

los estados financieros de OLADE incluyendo el estado de situación financiera y

los correspondientes estados de resultado integral, de cambios en el patrimonio

y de flujos de efectivo por el año base.

b) Terminado el análisis documental y operativo la firma auditora emite un dictamen

en el que expresa su opinión sobre los estados financieros revisados.

La aprobación del rubro Auditoría en el presupuesto de OLADE se realiza cada año en la sesión ordinaria de la Reunión de Ministros, para ser ejecutado el siguiente año con la contratación de la firma auditoria para los estados financieros del año contable vencido. A tales efectos se realizan las siguientes acciones, en cumplimiento de lo establecido en el Convenio de Lima y la reglamentación interna de OLADE.

a) Con el apoyo de la Dirección de Administración, Servicios Compartidos y Finanzas el Secretario Ejecutivo de OLADE, en la propuesta de presupuesto anual incluye el rubro destinado a la contratación de los servicios de la auditoría financiera externa, el que se estructura sobre la base del valor acostumbrado para cubrir los referidos servicios, previo análisis de la cotización de servicios de auditoría en el mercado regional de América Latina y El Caribe.

b) El Secretario Ejecutivo presenta al Comité de Apoyo Administrativo su propuesta

de presupuesto anual, incluyendo el rubro destinado a cubrir los gastos de la contratación de los servicios de auditoría financiera externa.

c) El Comité de Apoyo Administrativo analiza el valor proyectado para el rubro

Auditoría y en caso de no tener ninguna observación al respecto, eleva a la Junta de Expertos la propuesta recibida de la Secretaría Permanente. En caso de tener observaciones o recomendaciones sobre el rubro sugerido, informará al Secretario Ejecutivo y solicitará un nuevo análisis del rubro.

d) La Junta de Expertos sobre la base del contenido del informe presentado por el

Comité de Apoyo Administrativo, analiza y recomienda a la Reunión de Ministros la aprobación del Presupuesto Anual de OLADE, incluyendo el rubro destinado a cubrir los costos de la contratación de los servicios de auditoría financiera externa.

e) La Reunión de Ministros habiendo analizado las recomendaciones emitidas por

la Junta de Expertos, aprueba el presupuesto anual de OLADE, incluyendo el rubro Auditoría.

10

VI CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE OFERTAS El proceso de calificación a las propuestas preseleccionadas por cumplimiento de requisitos mínimos, se sustentará en los siguientes parámetros de evaluación:

Criterio Peso ponderado

Calidad

Situación financiera de la empresa auditora 10

Experiencia de la empresa 35

Evaluación del equipo de trabajo 25

Precio de la oferta 30

TOTAL 100

Las propuestas económicas que superen el 20% del presupuesto asignado al rubro auditoría serán rechazadas. VII MÉTODO DE EVALUACIÓN La evaluación de la oferta de las empresas auditoras, sobre un puntaje máximo de 10 puntos se la realizará a través de:

• 70% del peso de la evaluación corresponde a la calificación de la calidad de la

empresa y el equipo de trabajo,

• 30% al valor de la oferta de servicio.

La calificación de calidad evalúa la situación financiera de la empresa, experiencia general y específica relacionada con auditorías a entidades similares, y a la experiencia y dedicación del equipo auditor encargado de prestar el servicio, mediante los siguientes criterios ponderados: CRITERIO PESO

1 Situación Financiera de la empresa auditora (CC1) 10

Parámetro

1.a Patrimonio igual o mayor 200% del total de la oferta económica

10

Puntaje

no informa 0

iguala o supera el 200% 5

supera ampliamente 10

CRITERIO PESO

2 Experiencia de la empresa (CC2)

35

Parámetro

2.a Experiencia de al menos 5 años de servicio

10

Puntaje

no informa 0

5 años 5

mayor a 5 años 10

11

2.b Experiencia en organizaciones similares

15

Puntaje

N/A 0

al menos 2 organizaciones 5

mayor a 2 organizaciones 10

2.c Listado relevante de clientes 10

Puntaje

N/A 0

relevante 5

muy relevante 10

CRITERIO PESO

3 Evaluación del equipo de trabajo (CC3)

25

Parámetro

3.a Experiencia del responsable de la auditoría

9

Puntaje

N/A 0

al menos 5 años 5

mayor a 5 años 10

3.b Experiencia de los auditores del equipo

8

Puntaje

N/A 0

al menos 5 años 5

mayor a 5 años 10

3.c Tiempo de dedicación en sitio 8

Puntaje

N/A 0

poco considerable 5

presencia contínua 10

La sumatoria de los puntajes ponderados por el peso del criterio, será la medida de calidad del servicio a prestar:

𝐶𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑐𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 = ∑ 𝐶𝐶𝑖

3

𝑖=1

Con un peso de 40%, se valora el monto económico de la propuesta mediante una relación lineal inversa. La calificación de la oferta será evaluada mediante la función:

𝐶𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑐𝑜𝑛ó𝑚𝑖𝑐𝑎 =𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑎 − 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎

(𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎 𝑚á𝑥𝑖𝑚𝑎 − 𝑂𝑓𝑒𝑟𝑡𝑎 𝑚í𝑛𝑖𝑚𝑎)𝑋 30%

Finalmente, la calificación (sobre 10 puntos) se expresará mediante la suma de la calidad más la calificación de la propuesta económica:

12

𝐶𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 = 𝐶𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑐𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 + 𝐶𝑎𝑙𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑒𝑐𝑜𝑛ó𝑚𝑖𝑐𝑎

Integrarán la terna recomendada las empresas que presenten un puntaje mayor.

13

ANEXO I BASES Y CONDICIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS DE SERVICIOS DE AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE OLADE CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO (año base) I.INFORMACIÓN GENERAL I.1 Antecedentes La Organización Latinoamericana de Energía, OLADE, con sede oficial en la Ciudad de Quito Ecuador, fue creada el 2 de noviembre de 1973, al tenor de la suscripción del Convenio de Lima, tratado internacional ratificado por 27 países de América Latina y El Caribe, en calidad de organismo de cooperación y asesoría técnica de carácter público intergubernamental con personería jurídica internacional propia, autonomía presupuestaria y financiera, sujeto del Derecho Internacional Público, dedicado a fomentar la integración, el desarrollo, la conservación, el uso racional, la comercialización y defensa de los recursos energéticos de la Región. I.2 Estructura Contable de OLADE La contabilidad de OLADE, se realiza de manera exclusiva en las oficinas de la Secretaría Permanente ubicada en la Ciudad de Quito, República del Ecuador; en tal virtud, todo el trabajo de auditoría se realiza en el país sede del organismo, de acuerdo a la siguiente estructura contable, orientada a proporcionar un adecuado control y registro de la información.

a) OLADE

i. Programas Funcionales

Registra en dólares estadounidenses las transacciones relacionadas con el personal de la Secretaría Permanente, misiones oficiales y el soporte administrativo de la Organización.

ii. Programas de Cooperación

Registra en dólares estadounidenses las transacciones relacionadas con los programas, actividades y proyectos que se desarrollan en el sector de la energía en los Países Miembros de OLADE.

Nota 1: El promedio mensual de registros contables es de cuatrocientos cincuenta (450); esto es, de doscientas (200) transacciones mensuales aproximadamente, manejadas en dos cuentas bancarias en dólares estadounidenses.

b) Convenios de Cofinanciamiento de Actividades, (COFAC). OLADE mantiene una contabilidad en dólares estadounidenses para cada uno de sus proyectos, que suman aproximadamente un total de quince (15). Cada uno de estos proyectos cuenta con su propia fuente de financiamiento. Nota 2: El promedio mensual de registros contables en los proyectos es de trescientos (300 ) esto es aproximadamente cincuenta (50) transacciones mensuales por cada uno, para lo cual se manejan ocho (8) cuentas bancarias en dólares estadounidenses.

14

c) Fondo de Retiro de OLADE Los funcionarios de planta mantienen un Fondo de Retiro en una cuenta especial manejada de forma independiente a la contabilidad de OLADE. Este Fondo es administrado por un Comité, de acuerdo con la reglamentación vigente.

Nota 3: El promedio mensual de registros contables del Fondo de Retiro es de cuarenta (40), esto es veinte (20) transacciones mensuales aproximadamente, para lo cual se manejan dos (2) cuentas bancarias en dólares estadounidenses.

II. BASES DEL CONCURSO Y TÉRMINOS DE REFERENCIA II.1 .Requerimientos a las firmas auditoras Por disposiciones internas, la auditoría de los Estados Financieros de la Organización, estára a cargo, exclusivamente de firmas domiciliadas en los Estados Miembros de OLADE, que demuestren un reconocido prestigio y actividad ininterrumpida durante los últimos 5 años. El equipo de auditores deberá estar constituido por profesionales originarios de los Estados Miembros, que tengan dominio del idioma español, y cuenten con una experiencia mínima de cinco (5) en esta disciplina. La oferta económica se recibirá únicamente en dólares estadounidenses por el costo total de los servicios de auditoría. Por cumplimiento estricto del rubro aprobado en presupuesto anual, OLADE no cubrirá costos adicionales al valor total establecido en el contrato suscrito con la firma auditora. Los trabajos de auditoría deberán realizarse en el plazo de máximo de treinta (30 días), e iniciarse durante el primer trimestre del año, según fechas convenidas en el correspondiente contrato de prestación de servicios suscrito entre OLADE y la firma auditora. II.2. Condiciones restrictivas Por considerar la existencia de conflicto de intereses, no se consideraran habilitadas en el proceso de calificación de ofertas, las provientes de:

a) Personas naturales o representantes legales de personas jurídicas que tengan vínculos familiares con los funcionarios de OLADE, dentro del cuarto grado de consanguinidad y/o segundo de afinidad.

b) Personas naturales o representantes legales de personas jurídicas que hayan

tenido relaciones laborales anteriores y hayan sido desvinculados por haber afectado los intereses institucionales de la Organización.

c) Contralorías internas de los gobiernos de los Estados Miembros de OLADE.

II.3. Requisitos deseables Sobre la base de la perspectiva de equidad de género que OLADE incorpora en sus políticas y proyectos, entre los parámetros a considerar para la contratación de la firma auditora, se valorará como un aspecto positivo de las firmas postulantes el emprendimiento de acciones afirmativas en materia de equidad de género entendidas

15

como estrategias drigidas a garantizar la igualdad de oportunidades mediante la implementación de medidas que permiten contrastar o corregir discriminaciones resultantes de prácticas o sistemas sociales, con la finalidad de desarrollar programas efectivos para proporcionar a las mujeres ventajas concretas. II.4. Forma de pago OLADE establece la siguiente forma de pago para los servicios de auditoría: Cuarenta por ciento (40%) a la firma del contrato Sesenta por ciento (60%) a la entrega del informe final. La firma auditora podrá optar por cobrar el 100% de los honorarios pactados a la fecha de entrega del informe final. Será responsabilidad de las firmas auditoras, la declaración y el pago de las obligaciones tributarias que correspondan en sus respectivos países de domicilio legal. OLADE, en su calidad de Organismo Internacional, no actúa como agente de retención de ningún Gobierno. III.6. Documentación exigible Las Firmas Auditoras en su oferta de servicios deberán remitir a OLADE la siguiente información:

a) Presentación de Oferta de servicios (formato adjunto). b) Presentación de la firma. c) Lista de los clientes atendidos durante el último año fiscal. d) Lista y CV de los profesionales que formarán parte del equipo auditor,

indicando títulos profesionales correspondientes, años de experiencia y rol asignado en el desarrollo de la auditoría a OLADE.

III.7.Plazo y procedimiento de presentación Las firmas interesadas deberán remitir su oferta y la información requerida por OLADE, cumpliento con los plazos establecidos al efecto, mediante envío físico o electrónico a las siguientes direcciones. Dirección física: Avenida Mariscal Antonio José de Sucre N58-63 y Fernández Salvador. Edificio OLADE. Teléfono: (593-2) 2598122 Quito, ECUADOR

Dirección electrónica: secretaría.ejecutiva@olade.org III.8.Aclaraciones Consultas o aclaraciones serán proporcionadas por la Dirección de Administración, Servicios Compartidos y Finanzas en los teléfonos (593-2) 2598122 / 2530828, o mediante correo electrónico: auditoria.financiera@olade.org

III.9. Formato de presentación de la oferta de servicios para la auditoría de OLADE Lugar, fecha

16

Señor Secretario Ejecutivo: En atención a la invitación formulada por la Organización Latinoamericana de Energía, OLADE, para participar en el Concurso de Ofertas para seleccionar a la firma que efectuará la auditoría de los estados financieros del ejercicio (año base del ejercicio) y considerando las bases de la convocatoria, se presenta la siguiente oferta de servicios incluyendo la información general solicitada: 1. La firma XXXXX a la cual represento, es una empresa originaria de XXXX (país),

que ha mantenido operaciones en forma ininterrumpida durante los últimos (XX) años; y, en caso de ser seleccionada para efectuar la auditoría a los Estados Financieros de la Organización, actuará exclusivamente con profesionales originarios de los Países Miembros de OLADE.

2. La lista (que acompaña la presente oferta) de clientes atendidos durante el último

año costituye referencia verificable de nuestra experiencia. 3. Los profesionales especializados en auditoría que conforman nuestro equipo de

trabajo, podrán ser requeridos a verificación por parte de OLADE. 4. A continuación, se reseña la información correspondiente a condiciones de la

empresa en cuanto a experiencia, nivel de actividad y situación financiera.

a) Fecha de Constitución:

b) Número de clientes atendidos durante el ejercicio anterior: c) Número de auditores que trabajan en la empresa a tiempo completo:

d) Total de activos US$ __________________________ Total de pasivos US$ __________________________ Total patrimonio US$ __________________________ 5. El valor total de la ofera económica para los servicios de auditoría es de USD $

(XXXX).

Firma de Representante Legal

17

ANEXO II MODELO DE CONTRATO A SUSCRIBIR ENTRE OLADE Y FIRMA AUDITORA

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS DE AUDITORÍA EXTERNA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DEL (AÑO BASE); CELEBRADO ENTRE LA ORGANIZACIÓN LATINOAMERICANA DE ENERGÍA, OLADE Y

(NOMBRE DE LA FIRMA AUDITORA).

Comparecen a la celebración del presente instrumento, por una parte la Organización

Latinoamericana de Energía, OLADE, a quien en adelante y para efectos del presente

contrato se le podrá denominar “EL CLIENTE”, representada por (nombre del Secretario

Ejecutivo), en su calidad de Secretario Ejecutivo y por tanto Representante Legal;

conforme se acredita según acta de posesión que se adjunta como documento

habilitante, y, por otra parte, la firma (nombre de la firma auditora), a quien en adelante

y para efectos del presente instrumento se le podrá denominar “LA FIRMA AUDITORA”,

debidamente representada por (nombre del representante legal de la firma auditora), en

su calidad de (cargo del representante legal de la firma auditora) según consta de poder

que se adjunta como habilitante, quienes libre y voluntariamente acuerdan en celebrar

el presente Contrato al tenor de las siguientes cláusulas:

PRIMERA. - ANTECEDENTES

EL CLIENTE, es un organismo internacional de cooperación, coordinación y asesoría técnica, de carácter público intergubernamental, constituido el 2 de noviembre de 1973 mediante la suscripción del Convenio de Lima, ratificado por 27 países de América Latina y El Caribe. La organización, constituida en el ámbito del Derecho Internacional Público, tiene como objetivo fundamental fomentar la integración, conservación, racional aprovechamiento, comercialización y defensa de los recursos energéticos de la Región. (nombre de la firma auditora), es una Firma Auditora existente bajo las leyes de (nombre del país que corresponda) dedicada a la prestación de servicios de Auditoría Externa que cuenta con las calificaciones requeridas por la legislación vigente para la prestación de este Servicio. El CLIENTE requiere contratar los servicios de LA FIRMA AUDITORA para que preste

los servicios de auditoría de los estados financieros del CLIENTE.

SEGUNDA. - INTERPRETACIÓN Y DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Los términos del Contrato deben interpretarse en un sentido literal, en el contexto del

mismo tomando en cuenta que su objeto revela claramente la intención de los

contratantes. De existir contradicciones entre el Contrato y la reglamentación que rige

a las partes, prevalecerán las normas del Contrato. De existir contradicciones entre la

reglamentación que rige a las partes, serán las Partes de común acuerdo quienes

determinen la prevalecía de un texto, de conformidad con el objeto contractual.

TERCERA. - DEFINICIONES

La aplicación y prestación del servicio objeto del presente instrumento se regirá bajo las

siguientes definiciones:

18

a) LAS PARTES: Para efectos del presente instrumento cuando se haga referencia

al término “las partes” se hará referencia a la compañía (FIRMA AUDITORA) y

a EL CLIENTE en su conjunto.

b) Información Confidencial: Para efectos de EL CONTRATO, se entiende por

Información Confidencial todos los documentos, materiales, información, ideas

de o acerca de EL CLIENTE o de (FIRMA AUDITORA), incluyendo, sin limitarse

a, documentos, materiales, información e ideas relacionadas con modelos de

negocios, información técnica, financiera, comercial, corporativa, de mercadeo

y estratégica, programas, operaciones, metodologías, know how, técnicas,

políticas, prácticas, procedimientos, productos, servicios, equipos, sistemas,

recursos humanos, personal de trabajo, nuevas tecnologías, notas, análisis,

hojas de trabajo, compilaciones, comparaciones, programas de mercadeo, que

incluye invenciones (bien sea patentables o no), estudios o cualquier otro

documento que contenga, refleje, esté basado en o sea generado por tal

Información Confidencial.

De manera particular y sin limitar lo anteriormente enunciado, EL CLIENTE

reconoce que las metodologías, procedimientos, “know-how”, técnicas e

información personal y corporativa que llegue a conocer de (FIRMA AUDITORA),

en desarrollo de los servicios contratados, es información confidencial que

pertenece y seguirá siendo de propiedad de (FIRMA AUDITORA), según

corresponda, que se encuentra sujeta a la obligación de reserva y

confidencialidad de la información consagrada en esta cláusula.

En este sentido, EL CLIENTE reconoce que (FIRMA AUDITORA) con la finalidad

de cumplir con el objeto del contrato, puede tener la necesidad de revelar cierta

información a sus directores, trabajadores, asociados. En este evento, (FIRMA

AUDITORA) se obliga a cumplir con las políticas de confidencialidad de la

organización y en todo caso, a mantener la reserva y confidencialidad de la

información revelada en los términos previstos en EL CONTRATO.

Independientemente de las acciones a las que haya lugar por el incumplimiento

de las obligaciones de EL CONTRATO, si cualquiera de LAS PARTES extravía

o revela información confidencial a terceros, dará aviso inmediato a la titular la

misma y tomará todas las medidas razonables y necesarias para minimizar los

resultados de pérdida de la información o divulgación de la misma sin

autorización.

c) Información Pública.- Para efectos del presente instrumento será considerada

como información pública: a) la información que sea de dominio público con

anterioridad a la fecha en que hubiese sido suministrada o que se haya hecho

pública lícitamente durante la vigencia del Contrato; b) la información que está

en posesión o puede ser independientemente adquirida o desarrollada por

cualquiera de LAS PARTES sin violar ninguna de sus obligaciones contractuales

o legales; e) Información sobre la cual sea aprobada su divulgación por medio

de autorización escrita de la Parte Reveladora y sólo hasta el límite de dicha

autorización; f) Información que haya sido conocida a través de terceros sin que

exista la obligación de mantenerla bajo confidencialidad, a menos que la Parte

Receptora tenga pleno conocimiento que dichos terceros no están autorizados

para revelar o divulgar dicha información.

19

d) Datos de LAS PARTES: significa todos los datos (incluyendo todos los textos,

sonido, software o archivos de imágenes), el contenido, de la información o

material que LAS PARTES o su personal se proporcionan en las actividades que

incluyen el manejo de estos para la creación, almacenamiento, proceso,

transmisión en el curso de la utilización del servicio, incluyendo análisis

estadístico o uso para la creación de tendencias.

e) Información Personal: significa cualquier información relativa a una persona

física identificada o identificable que se adquiere en ejecución del contrato, en

relación con la prestación del servicio conforme a este Contrato, ya sea en forma

escrita, oral, electrónica u otra forma, y cualquier copia de los mismos. Una

persona identificable es una persona que pueda determinarse, directa o

indirectamente, en particular con referencia a un número de identificación o uno

o más factores específicos de su identidad física fisiológica, electrónicos,

mentales, económicos, culturales o sociales. Ejemplos de información personal

se incluyen los siguientes: número de cuenta (cuenta bancaria, tarjeta de crédito,

etc.); identificador biométrico; licencia o número de identificación; fecha de

nacimiento; identificadores del gobierno (como números de seguro social);

nombre; número de personal; fotografía o identificable vídeo a un individuo;

identificador del vehículo o número de serie; y también puede incluir otra

información relacionada con un individuo que pueda identificar directa o

indirectamente a la persona (por ejemplo, salario, calificación del desempeño,

historial de compras, historial de llamadas, etc.).

f) Incidentes de Seguridad: significa cualquier potencial, real o presunta

apropiación indebida, divulgación o uso de, o acceso no autorizado, los datos

del cliente o información personal (por personal de Contratistas, terceros, o de

otra manera), o cualquier otro compromiso de la seguridad, la confidencialidad,

o la integridad de los datos de cualquiera de LAS PARTES o información

personal.

CUARTA. - OBJETO DEL CONTRATO

EL CLIENTE contrata a LA FIRMA AUDITORA para que preste los servicios de auditoría

de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría, de los estados financieros del

CLIENTE que incluyen el estado de situación financiera y los correspondientes estados

de resultado integral, de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo por el año

terminado el 31 de diciembre del (AÑO BASE), y un resumen de las políticas contables

significativas, así como otras notas explicativas preparados de conformidad con

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. La auditoría será realizada con el

objetivo de expresar una opinión (o negación de ella, si fuera el caso) sobre los estados

financieros mencionados anteriormente.

LA FIRMA AUDITORA se compromete a prestar los servicios de conformidad con la

reglamentación interna de EL CLIENTE, las normas internacionales de auditoría y con

los términos contractuales incluidos en el presente instrumento.

QUINTA. - ALCANCE DEL TRABAJO

LA FIRMA AUDITORA se compromete a realizar la auditoría de los estados financieros

de EL CLIENTE por el año terminado el 31 de diciembre del (AÑO BASE), de acuerdo

con Normas Internacionales de Auditoría. Las referidas normas implican que LA FIRMA

AUDITORA cumpla con requerimientos éticos, planifique y realice la auditoría para

20

obtener certeza razonable de que los estados financieros no contienen errores

materiales.

Los objetivos de una auditoría están dirigidos a obtener seguridad razonable de que los

estados financieros en su conjunto están libres de errores materiales, debido a fraude o

error, y emitir un informe de auditoría que incluya una opinión objetiva de la firma que

presta los servicios de auditoría. Seguridad razonable es un alto grado de seguridad,

pero no garantiza que una auditoría realizada de conformidad con Normas

Internacionales de Auditoría (NIA), detectará siempre un error material cuando este

exista. Pueden surgir errores pueden debido a fraude o equivocación y son

considerados materiales si, individualmente o en su conjunto, pueden razonablemente

preverse que influyan en las decisiones económicas que los usuarios toman basándose

en los estados financieros.

Como parte de una auditoría efectuada de conformidad con las Normas Internacionales

de Auditoría, “LA AUDITORA” aplica juicio profesional y mantiene una actitud de

escepticismo profesional durante todo el proceso de auditoría. También:

• Identifica y evalúa los riesgos de error material en los estados financieros, debido

a fraude o equivocación, diseña y ejecuta procedimientos de auditoría para

responder a dichos riesgos y obtiene evidencia de auditoría suficiente y

adecuada para proporcionar una base para la opinión de auditoría. El riesgo de

no detectar un error material debido a fraude es más elevado que en el caso de

una incorrección material debido a una equivocación, ya que el fraude puede

implicar colusión, falsificación, omisiones deliberadas, manifestaciones

intencionadamente erróneas o vulneración del control interno.

• Obtiene conocimiento del control interno relevante para la auditoría con el fin de

diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias,

pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad del control

interno de EL CLIENTE.

• Evalúa si las políticas contables aplicadas son apropiadas y si las estimaciones

contables y la correspondiente información revelada por la Administración es

razonable.

• Concluye sobre lo adecuado de la utilización, por parte de la Administración, de

la base contable de EL CLIENTE y, basados en la evidencia de auditoría

obtenida, concluye si existe o no una incertidumbre material relacionada con

eventos o condiciones que pueden generar dudas significativas sobre la

capacidad de EL CLIENTE para continuar como negocio en marcha. Si se

concluye que existe una incertidumbre material, se requiere que llame la

atención en su informe de auditoría a las respectivas revelaciones en los estados

financieros o, si dichas revelaciones no son adecuadas, expresa una opinión

modificada. Las conclusiones se basan en la evidencia de auditoría obtenida

hasta la fecha del informe de auditoría; sin embargo, eventos o condiciones

futuros pueden ocasionar que EL CLIENTE deje de ser una entidad en

funcionamiento.

• Evalúa la presentación general, la estructura y el contenido de los estados

financieros, incluyendo las revelaciones, y si los estados financieros representan

21

las transacciones y eventos subyacentes de un modo que logren una

presentación razonable.

LA FIRMA AUDITORA entregará a EL CLIENTE los siguientes informes:

• Dictamen con opinión (o negación, si fuera el caso) de los auditores sobre los

estados financieros individual y consolidado preparados de conformidad con

Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados al 31 de diciembre del (AÑO

BASE).

• Informe a la gerencia que incluye comentarios y recomendaciones sobre

debilidades de control interno y otros de carácter administrativo y operativo. Los

comentarios y las recomendaciones surgirán como resultado de los

procedimientos de la auditoría de los estados financieros por el año terminado el

31 de diciembre del (AÑO BASE).

SEXTA. - CALENDARIO

La Firma auditora efectuará su trabajo de acuerdo con el siguiente calendario:

• Planificación- En el mes de (mes) del (AÑO), para actualizar el conocimiento de

las operaciones que realiza EL CLIENTE, determinar el plan de trabajo.

• Visita final - En el mes de (mes) del (AÑO), para revisión de los estados

financieros con corte al (día) de (mes) del (año base).

Para la revisión final EL CLIENTE se compromete a entregar con la debida oportunidad,

esto es por lo menos 40 días antes de la entrega del borrador preliminar del informe

sobre los estados financieros, todos los análisis de información que LA FIRMA

AUDITORA solicite por escrito en una carta de requerimientos.

Una vez que LA FIRMA AUDITORA, entregue el borrador del informe para revisión del

CLIENTE, éste en un plazo máximo de 8 días deberá remitir a LA FIRMA AUDITORA

los correspondientes comentarios del mismo.

Finalmente, en el plazo máximo de 15 días contados desde la comunicación por medio

de la cual LA FIRMA AUDITORA remite el borrador del informe preliminar al CLIENTE,

éste deberá aprobar y suscribir el informe preliminar, conjuntamente con sus respectivos

Anexos.

SÉPTIMA. - RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE

a) EL CLIENTE asume entera responsabilidad por la preparación y presentación

razonable de los estados financieros incluyendo las notas explicativas, de

acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y del control

interno determinado por la gerencia como necesario para permitir la preparación

de los estados financieros libres de errores materiales debido a fraude o error.

La auditoría de los estados financieros no libera a la Administración de sus

responsabilidades.

b) EL CLIENTE proveerá toda la información indispensable para el desarrollo del

examen y que es relevante para la preparación de los estados financieros. La

22

referida información incluye detalle de las partidas que integran las cuentas,

reconciliaciones, documentación soporte y otros asuntos pertinentes a la

preparación y presentación razonable de los estados financieros. En caso en

que EL CLIENTE, por cualquier motivo no entregare la información de manera

oportuna y de acuerdo con los requerimientos de LA FIRMA AUDITORA y esto

causare un retraso en la prestación del servicio, LA FIRMA AUDITORA podrá

retirar el equipo de trabajo y coordinar una nueva fecha de comienzo del mismo,

por lo cual EL CLIENTE deberá asumir los costos adicionales que el retraso

conlleve. Así mismo, EL CLIENTE proveerá acceso sin limitaciones a las

personas dentro de la entidad y a quienes LA FIRMA AUDITORA podría

determinar que sean necesarios para obtener evidencia de auditoría.

c) De acuerdo con lo establecido por las Normas Internacionales de Auditoría, EL

CLIENTE deberá enviar solicitudes de confirmación de saldos y cierta

correspondencia a abogados y otras personas que pudieren mantener una

relación económica jurídica con EL CLIENTE. La referida correspondencia será

seleccionada por la FIRMA AUDITORA y enviada en papel membretado de EL

CLIENTE. Un detalle de esta tarea, así como un cronograma detallado serán

entregados a EL CLIENTE durante la etapa de planificación del compromiso.

Durante la ejecución del trabajo se tiene previsto efectuar reuniones con

funcionarios de EL CLIENTE con el fin de comunicar detalles relativos al

desarrollo del trabajo y obtener evidencia de auditoría.

d) La Administración ratificará por escrito las declaraciones sobre aspectos

contables y financieros que hiciera durante la auditoría. Los resultados de las

pruebas de auditoría de la FIRMA AUDITORA, las respuestas a sus

indagaciones y las representaciones escritas de la Administración, constituyen

la evidencia de la FIRMA AUDITORA que respalda su opinión sobre los estados

financieros.

e) EL CLIENTE es el único responsable por el uso y la implementación que realice

de los informes y demás entregables producto de los servicios prestados por LA

FIRMA AUDITORA, en este sentido. EL CLIENTE se compromete a mantener

indemne a LA FIRMA AUDITORA, sus representantes, socios y empleados, en

caso de reclamación de terceros por cualquier causa relacionada con la

prestación de los servicios acordados en este instrumento. LA FIRMA

AUDITORA, producto del servicio prestado, no tendrá responsabilidad alguna

por daños, pérdidas, costos o gastos aún si EL CLIENTE hubiere notificado de

su posible existencia.

f) Por políticas de independencia de LA FIRMA AUDITORA, en el evento en que

EL CLIENTE pretenda iniciar negociaciones para la contratación bajo cualquier

tipo de esquema sea laboral, civil o de cualquier carácter, con uno de los

miembros del equipo de LA FIRMA AUDITORA asignado al trabajo objeto del

presente instrumento; EL CLIENTE se obliga a informar sobre este particular a

LA FIRMA AUDITORA, previamente a realizar dichas negociaciones u

ofrecimientos.

23

OCTAVA. - INFORMACIÓN Y DATOS

LA FIRMA AUDITORA tendrá el derecho de asumir, sin verificación independiente, la

precisión de toda la información y datos que EL CLIENTE y sus representantes le

proporcionen. Toda la información y datos a ser proporcionados por EL CLIENTE serán

completos y precisos según el conocimiento de EL CLIENTE. LA FIRMA AUDITORA

podrá usar la información y datos suministrados por otros, siempre y cuando de buena

fe, considere que tales informaciones y datos son confiables; sin embargo, no se

responsabilizará ni proveerá ninguna seguridad con relación a la exactitud de tales

informaciones y datos.

LA FIRMA AUDITORA no se responsabilizará por suposiciones proporcionadas por EL

CLIENTE las cuales serán de su responsabilidad. LA FIRMA AUDITORA proveerá los

servicios de auditoría antes descritos a EL CLIENTE; sin embargo, LA FIRMA

AUDITORA no tendrá responsabilidad alguna por decisiones hechas por EL CLIENTE

en relación con los servicios prestados por LA FIRMA AUDITORA.

NOVENA. - INFORMES

Cualquier informe preparado por LA FIRMA AUDITORA, será solamente válido cuando

sea presentado de forma completa y solamente para el propósito expresado en el

mismo. Se entiende claramente que los informes de LA FIRMA AUDITORA, las

recomendaciones, análisis y conclusiones no constituyen, parcial o completamente, una

opinión de solvencia.

LA FIRMA AUDITORA autoriza al EL CLIENTE, a divulgar el informe, los resultados de

la auditoría y el nombre de LA FIRMA AUDITORA tantas veces como lo requiera, antes

las instancias que conforman su estructura orgánica (Reunión de Ministros, Junta de

Expertos y Comité de Apoyo Administrativo), las entidades cooperantes y banca

multilateral así como cualquier otra autoridad competente de sus 27 Países Miembros

que así lo requiera.

DÉCIMA. - HONORARIOS Y FORMA DE PAGO

EL CLIENTE pagará a la FIRMA AUDITORA, por concepto de honorarios profesionales,

por el trabajo descrito en el presente contrato, la suma total de (CIFRA EN LETRAS)

00/100 DÓLARES (Cifra en números), valor que incluye el Impuesto al Valor Agregado.

Los mencionados honorarios serán pagados de la siguiente forma: 40% a la firma del

contrato y la diferencia en la entrega del borrador del informe.

EL CLIENTE acepta y reconoce que de no cumplir con el pago de las facturas

debidamente emitidas por LA FIRMA AUDITORA, en un plazo máximo de 30 días

contados a partir de su fecha de emisión, EL CLIENTE quedará constituido en mora de

forma automática y de pleno derecho por el solo vencimiento del mencionado plazo, sin

necesidad de requerimiento de autoridad judicial o extrajudicial alguna y por tanto dará

derecho a LA FIRMA AUDITORA al cobro del máximo interés de mora permitido por

Ley, desde el día siguiente al plazo antes señalado.

DÉCIMO PRIMERA. -TRABAJO SUBSECUENTE

LA FIRMA AUDITORA, por razón de sus servicios, no requiere proporcionar trabajos o

servicios adicionales, ni de dar testimonio, o de asistir ante autoridades judiciales en

relación con el servicio prestado. LA FIRMA AUDITORA no tendrá responsabilidad para

actualizar cualquier informe, análisis u otro documento relacionado con sus servicios por

cualquier evento o circunstancia que ocurriese después de la fecha de dicho informe,

análisis u otro documento.

24

DÉCIMO SEGUNDA. - COOPERACIÓN

EL CLIENTE cooperará con LA FIRMA AUDITORA para la realización de sus Servicios,

incluyendo, sin limitaciones, el proporcionar a LA FIRMA AUDITORA, el acceso

oportuno a las informaciones, datos y personal de EL CLIENTE, la oportunidad y forma

de esta cooperación será coordinada durante el transcurso de la auditoría.

DÉCIMO TERCERA. - CONFIDENCIALIDAD

LA FIRMA AUDITORA y EL CLIENTE se comprometen a mantener toda información

que pueda conocer o llegar a conocer respecto de las actividades y negocios de su

contraparte, en la más estricta confidencialidad, y no podrá revelarla a terceras personas

sin el previo consentimiento escrito de la parte titular de la información confidencial.

LA FIRMA AUDITORA y EL CLIENTE se comprometen a que ni ellos ni sus funcionarios,

profesionales, empleados, representantes o asesores, en ningún momento, de ninguna

manera, directa o indirectamente, divulgarán o comunicarán a ninguna persona natural

o jurídica información alguna relacionada con EL CLIENTE o cualquier información

relacionada con la operativa o proyectos de ésta, sus planes, su forma de conducirlos o

procesos.

Así mismo, EL CLIENTE se compromete a mantener bajo confidencialidad y no revelar

a terceras partes no autorizadas los procesos, metodología de trabajo y sistemas

informáticos que son propiedad de LA FIRMA AUDITORA (incluye papeles de trabajo y

archivos) que fueron utilizados y desarrollados por LA FIRMA AUDITORA para la

prestación del servicio y que de una u otra manera llegaren a conocimiento del

CLIENTE.

La obligación de confidencialidad contenida en la presente cláusula, quedará sin efecto,

cuando la información: a) sea de conocimiento público al momento de efectuar la

divulgación o más tarde se convierta de tal carácter sin que medie incumplimiento de

LA FIRMA AUDITORA; b) hubiera sido del conocimiento de LA FIRMA AUDITORA antes

de que hubiera sido revelada por EL CLIENTE, según conste en registros escritos de

LA FIRMA AUDITORA; c) sea desarrollada, de manera independiente por LA FIRMA

AUDITORA, según se demuestre en sus registros escritos; o d) deba ser revelada en

virtud de lo dispuesto en la ley, una orden judicial o de alguna dependencia

gubernamental o cualquier autoridad competente.

DÉCIMO CUARTA. - CONTRATISTA INDEPENDIENTE

LA FIRMA AUDITORA ha sido contratada por EL CLIENTE como contratista

independiente para la prestación de servicios técnicos especializados por lo cual, EL

CLIENTE, sus representantes, y sus respectivos socios, asociados, apoderados,

empleados, funcionarios y demás personas relacionadas, no podrán considerarse como

empleadores del personal de LA FIRMA AUDITORA.

LA FIRMA AUDITORA y EL CLIENTE serán exclusivamente responsables por el pago

a sus respectivos profesionales y empleados de todos los derechos que la Ley y los

contratos individuales o colectivos les reconocen, incluyendo los beneficios sociales,

indemnizaciones, remuneraciones, pagos por terminación del Contrato y beneficios

adicionales de cualquier índole.

EL CLIENTE y LA FIRMA AUDITORA no son empleados comunes para ningún

propósito bajo este Contrato. LA FIRMA AUDITORA determinará como proveer el

personal para sus servicios bajo este Contrato. LA FIRMA AUDITORA se reserva el

derecho de asignar al personal para desarrollar los servicios y para reemplazar o

25

reasignar a tales empleados, previendo que las personas asignadas tengan las

habilidades necesarias y las calificaciones para mantener el servicio en los mismos

estándares de calidad propias de la firma.

EL CLIENTE y LA FIRMA AUDITORA, declaran que asumen, de manera expresa, la

más extensa responsabilidad para con sus respectivos trabajadores específicamente de

las obligaciones que surjan de este contrato para cada uno de las partes en cuyo caso

EL CLIENTE y LA FIRMA AUDITORA responderán para con sus respectivos

trabajadores en forma independiente, y, garantizan el cumplimiento de todas y cada una

de las obligaciones para con su personal en relación de dependencia o contratado

específicamente para la ejecución de este contrato.

DÉCIMO QUINTA. - LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

La responsabilidad de LA FIRMA AUDITORA por cualquier razón en relación con sus

Servicios, independientemente a su forma, bien sea por contrato, disposición legal,

responsabilidad estricta, acto ilícito u otro modo estará limitada a los valores pagados

por EL CLIENTE por concepto de honorarios establecidos en el presente Contrato.

En el caso que EL CLIENTE decidiera presentar alguna reclamación judicial,

extrajudicial o arbitral en contra de LA FIRMA AUDITORA por incumplimiento de alguna

de las cláusulas estipuladas en el presente contrato, o errores en la prestación de

servicios provenientes de negligencia u otras causas que a criterio de EL CLIENTE le

perjudicaren, el valor de tal reclamación no podrá, bajo ninguna consideración, exceder

el valor total de los honorarios pagados por la prestación de servicios establecidos en el

presente contrato.

DÉCIMA SEXTA. - PROPIEDAD DE BIENES Y ACTIVOS

LA FIRMA AUDITORA podrá utilizar bienes y activos (incluyendo, sin limitación,

cualquier hardware o software) en conexión con sus servicios. Los referidos bienes y

activos se mantendrán bajo propiedad de LA FIRMA AUDITORA y por lo tanto EL

CLIENTE no adquirirá ningún derecho o participación sobre los mismos. LA FIRMA

AUDITORA ostenta el título de propiedad y todos los derechos para usar y divulgar sus

ideas, conceptos, destrezas, métodos, técnicas, procesos y habilidades, y las

adaptaciones de éstos, sin limitación alguna, al prestarlos servicios establecidos en el

presente Instrumento. EL CLIENTE se compromete a no realizar acciones que impidan

a LA FIRMA AUDITORA o su personal, ejercer los referidos derechos.

DÉCIMO SÉPTIMA. - USO DE MARCA Y LOGOTIPO

Las partes dejan constancia expresa de su autorización para la utilización de sus

nombres y logos, únicamente en aquellas situaciones donde se haga mención a la

relación contractual establecida a efectos del presente instrumento.

El referido uso será únicamente con fines informativos o con propósitos de identificación,

tales como la presentación de propuestas que LA FIRMA AUDITORA realice a sus

clientes.

La información que proporcionará LA FIRMA AUDITORA no afectará a la imagen de EL

CLIENTE y no inducirá, al destinatario de la propuesta a error sobre la procedencia de

los productos o servicios de las marcas utilizadas.

LA FIRMA AUDITORA reconoce la propiedad de EL CLIENTE sobre todas las marcas,

logotipos y otros signos distintivos de su propiedad o de los que sea licenciatario.

26

Para otros fines incluyendo los publicitarios LA FIRMA AUDITORA, solicitará

formalmente a EL CLIENTE su autorización previa, expresa y por escrito, para la

utilización de los logos, marcas y/o emblemas de la otra parte.

Dado el caso que EL CLIENTE autorice a LA FIRMA AUDITORA el uso de su logo y

nombre para fines promocionales, LA FIRMA AUDITORA se obliga a respetar la esencia

del objeto y trayectoria de OLADE a nivel global, reservándose EL CLIENTE la

aprobación o no del uso de su nombre y logo, en dependencia del análisis que realice

de la estética y mecanismos de publicidad y marketing que en cada caso maneje LA

FIRMA AUDITORA.

Ambas partes se comprometen a velar por el correcto y adecuado manejo de los logos

de su contraparte, manteniendo de manera estricta el arte autorizado para su inclusión

en el material gráfico y publicitario.

En tal sentido, en todos los casos en los que se amerite el uso de logos, como

consecuencia de la aplicación de lo establecido en el presente instrumento, las partes

se intercambiarán las especificaciones necesarias, incluyendo usos permitidos y

período de vigencia.

Como única excepción a lo establecido en la presente cláusula, con respecto a la

necesidad de contar con una autorización previa para el uso de nombre y logo; El

CLIENTE autoriza de manera expresa a LA FIRMA AUDITORA para utilizar tanto el

nombre como el logo de EL CLIENTE, tanto para la presentación de propuestas a

clientes y potenciales clientes, como para mostrar su experiencia y trayectoria en la

prestación de los servicios que competen a su objeto.

DÉCIMO OCTAVA. - FUERZA MAYOR

LA FIRMA AUDITORA no será responsable por cualquier retraso o fracaso que

resultase de circunstancias o causas fuera de su control razonable, incluyendo, sin

limitación, incendio u otra eventualidad, huelga o disputa laboral, guerra u otra violencia,

falla de las computadoras, equipos relacionados de computación, hardware o software,

telecomunicaciones y facilidades de transporte, proveedores de terceras partes,

cualquier ley, orden o requerimiento de cualquier agencia gubernamental o autoridad

y/o casos de fuerza mayor.

DÉCIMO NOVENA. - NO EXCLUSIVIDAD

Nada en el presente contrato, incluyendo estos términos y condiciones, será

interpretado como excluyente de manera alguna del derecho de LA FIRMA AUDITORA

de proveer servicios de cualquier tipo o naturaleza a cualquier persona o entidad tal

como lo considere apropiado LA FIRMA AUDITORA y a su entera discreción, de igual

manera EL CLIENTE puede contratar los servicios con quien considere conveniente.

VIGÉSIMA. – VIGENCIA

El plazo previsto para la ejecución de las actividades requeridas para el cumplimiento del objeto establecido en el presente contrato está comprendido entre la fecha de su perfeccionamiento y el (día) de (mes) de (año). Por causas debidamente justificadas las partes podrán, a la oportunidad del caso y mediante la suscripción del correspondiente Addendum las partes podrán pactar cambios a las fechas establecidas para la prestación de los servicios contratados.

27

VIGÉSIMO PRIMERA. - TERMINACIÓN DEL CONTRATO

El Contrato termina:

1) Por cabal cumplimiento de las obligaciones contractuales.

2) Por mutuo acuerdo de las partes.

3) Por declaración unilateral de conformidad con la presente cláusula.

En definitiva, el Contrato termina por el cumplimiento total de las obligaciones

contractuales o en forma anticipada por causas imputables a las partes o por mutuo

acuerdo.

Terminación por mutuo acuerdo. - Las partes pueden dar por terminada la relación

contractual por mutuo acuerdo, en forma anticipada. Las condiciones técnicas o

económicas, que fundamenten esta terminación, serán calificadas por ambas partes,

sea que fuere inconveniente a los intereses institucionales o imposible el continuar, en

cuyo caso las dos partes darán por extinguidas parcial o totalmente las obligaciones

contractuales, en el estado en que se encuentren, previo a la liquidación económica de

las obligaciones que se encontraren pendientes.

Terminación Unilateral del Contrato. - Las partes podrán declarar terminado, anticipada

y unilateralmente este Contrato, en los siguientes casos:

a) Por incumplimiento de EL CLIENTE o LA FIRMA AUDITORA de las condiciones

contractuales pactadas en el presente Contrato, una vez que notificada la parte

que ocasione el cumplimiento no lo remediare en el plazo de 20 días desde que

fue notificado, en cuyo caso no será necesaria comunicación en este sentido.

b) Si EL CLIENTE o LA FIRMA AUDITORA cedieren total o parcialmente el

Contrato a un tercero sin que exista autorización previa sea de EL CLIENTE o la

FIRMA AUDITORA.

c) En razón que por políticas internacionales adoptadas por la “FIRMA AUDITORA”

o “EL CLIENTE”, las partes se reservan el derecho de terminar unilateralmente

el contrato, en el evento de que se produzcan cambios en la propiedad de la

estructura orgánica o de administración del CLIENTE o de la FIRMA AUDITORA.

Los referidos cambios deberán ser notificados entre las partes dentro de los 30

días de producidos.

En cualquier caso, la terminación unilateral del Contrato implicará que los contratantes

realicen una liquidación económica del Contrato y las obligaciones contractuales

pendientes de pago.

VIGÉSIMO SEGUNDA. - PLENO ACUERDO

Este instrumento constituye el contrato por entero entre EL CLIENTE y LA FIRMA

AUDITORA y sustituye a todo convenio oral o escrito suscrito entre las partes. Las

partes no podrán ceder el presente contrato, sin previo consentimiento por escrito de la

otra parte.

VIGÉSIMO TERCERA. - DIVISIBILIDAD

Si cualquier estipulación o grupo de estipulaciones contenidas por las cláusulas

precedentes de este Contrato se considera inválida, nula o sin efecto, por cualquier

28

motivo, este hecho no afectará a la validez de las restantes estipulaciones de este

instrumento que puedan tener efecto prescindiendo de las estipulaciones inválidas.

VIGÉSIMO CUARTA. - NOTIFICACIONES

Las PARTES señalan como domicilio legal para efectos de notificaciones relacionadas

con sus obligaciones bajo este Contrato, los siguientes.

• EL CLIENTE: Av. Mariscal Antonio José de Sucre N58-63 y Fernández Salvador.

• LA FIRMA AUDITORA: (Dirección de la firma auditora)

VIGÉSIMO QUINTA. – SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

En consideración al carácter de Organismo Internacional con inmunidad de jurisdicción

que ostenta OLADE y tomando en cuenta que las Partes suscriben el presente contrato

basadas en la buena fe, en caso de que se originen controversias relacionadas con su

aplicación o interpretación los comparecientes se comprometen a aplicar soluciones de

mutuo acuerdo.

VIGÉSIMO SEXTA. - ACEPTACIÓN Y VALIDEZ

Las partes aceptan en su totalidad todas y cada una de las disposiciones y declaraciones de las cláusulas pactadas en el presente Contrato y para constancia de lo anteriormente estipulado se ratifican en el contenido de las mismas y firman en dos ejemplares de igual tenor y valor desde sus respectivas ciudades en las fechas que se consignan a continuación de las firmas. El contrato se perfecciona a la fecha de la segunda firma. (NOMBRE DEL SECRETARIO

EJECUTIVO)

(NOMBRE REPRESENTANTE FIRMA

AUDITORA)

Secretario Ejecutivo (Cargo representante firma auditora)

OLADE

Ciudad:

Fecha:

FIRMA AUDITORA

Ciudad:

Fecha: