CASO TINTAS DRYDEL

CARACTERIZACION DE LA EMPRESA

Tintas Dryden es una empresa dedicada a la fabricación de tintas para imprenta y de barnices. La compañía es iniciada a partir de un pequeño negocio familiar con más de 80 años de creación. Su mayor crecimiento ha tenido lugar en las dos décadas anteriores. Tintas Dryden gozaba de una buena reputación por la calidad en el comercio y de sus productos, sin embargo en la actualidad esto no sucede así.

El Objetivo del presente trabajo es plantear una estrategia de solución al problema logístico existente en la empresa Tintas Dryden donde se tiene un grave problema en la Organización enfocado principalmente en la Planificación de las Compras, Control de Inventarios y manejo de adquisiciones. Este caso es típico de los negocios familiares con muchos años de creación, que mantienen un ritmo de trabajo no acorde con el avance acelerado de la ciencia y tecnología. Si bien en sus inicios estaba bien posicionada en el mercado, en las últimas décadas presentaba mínimas utilidades; debido a la gran competencia de otras empresas, sumado a la falta de actualización en su sistema de trabajo. Este planteamiento propuesto sentará las bases para gestionar adecuadamente los inventarios y al mismo tiempo planificar adecuadamente las necesidades de comprar racionalizando los esfuerzos según la importancia del material

ANALISIS DEL ENTORNO

ENTORNO EXTERIOR

La empresa se encuentra rodeada de mucha competencia, la cual se ha hecho cada vez más fuerte a lo largo de los años, por lo que hay una gran presión en los precios. Este es un grave problema que se presenta a nivel de muchas compañías, puesto que al estar en un mercado de libre competencia, cada una busca tener mayor participación en este, de tal forma de tener las mayores ganancias, utilizando diferentes estrategias para lograrlo.

Es así que pasaremos a definir el funcionamiento de un mercado: Un mercado es un conjunto de mecanismos que ponen en contacto a oferentes y demandantes de un bien para comercializarlo, interactuando en el en busca de acuerdos para realizar transacciones con el objetivo de cubrir sus necesidades. Algo muy

importante es que un mercado es altamente competitivo. Esto significa que los oferentes y los demandantes son demasiados y que todos ellos tienen las mismas oportunidades, es decir ninguno tiene mayor poder de negociación que otro. Otra característica muy importante de un mercado muy competitivo es que todos los participantes tienen la misma e infinita información. Estas características implican que los oferentes y los demandantes negocian de igual a igual. Es por ello que necesitan haber diversas motivaciones que guíen la conducta de los oferentes y la de los demandantes.

Función de Oferta: Se define a la oferta como “el comportamiento que tienen los vendedores de un bien, respecto de diferentes variables, sobre las cantidades que van a ofrecer del mismo. Estas variables son el precio del bien, sus costos de producción que están relacionados con el precio de las materias primas y de otros insumos productivos, la tecnología disponible, entre otros.

Función de Demanda Definiremos a la función de demanda como “el comportamiento que tienen los compradores de un bien, respecto de distintas variables, sobre las cantidades que van a demandar de dicho bien. Estas variables son el precio del bien, los gustos y preferencias, el precio de bienes sustitutos, el precio de bienes complementarios, etc.

Como vemos el precio de los productos determina el crecimiento y participación de la empresa dentro del mercado, como es el caso de Tintas Dryden quienes se encuentran en una caída sobre sus utilidades.

ENTORNO INTERNO

En cuanto al entorno interno, el personal se encuentra sometido a grandes presiones debido a la desactualización de los procedimientos de planeamiento. Además cabe resaltar que existe un gran descontento y poca identidad del personal hacia la empresa, lo cual se ve reflejado en la renuncia del gerente de compras por una mejor oferta laboral.

Como observamos los temas logísticos están provocando graves resultados dentro de esta compañía, pudiendo desembocar en el cierre de la empresa.

Carencia de una visión global de los procesos logísticos

La carencia de una visión global de los procesos logísticos por parte de la empresa está generando ineficiencias en todo el proceso, ya que tanto la información como los materiales no fluyen correctamente.

Este problema era básicamente debido a dos motivos:

Los procesos están diseñados de manera que no existe un flujo de información entre los distintos departamentos. Produciéndose estancos que generan ineficiencias.

Existían claras ineficiencias debido al modelo de información empleado el cual no cubre las necesidades de información de la compañía provocando duplicidades de tareas entre departamentos, además de la existencia de mucha información la cual no se puede consultar en tiempo real, pues conociendo el nivel de stock de determinados productos se tenía que ir al almacén e inspeccionarlo de manera visual.

En este sentido y asociado con el concepto de procesos, especialmente grave era el problema en las áreas de compras/aprovisionamientos.

Falta de información y procedimientos

Debido a la falta de información y de procedimientos en la organización, el departamento de compras no podía tomar decisiones basadas en la información, lo que llevaba a una situación caótica con almacenes con continuas roturas de stocks. Todas las debilidades anteriormente comentadas provocaban la imposibilidad de realizar análisis sobre la rotación de productos tanto para comprar las cantidades correctas como para su disposición física en el almacén.

CARACTERIZACION DE LOS PERSONAJES

Jane, recientemente promovida a agente de compras, ha trabajado en la empresa durante un año. Es una joven con gran identidad y entusiasmo por sobresalir en la empresa y con aspiraciones de contribuir mucho más de lo que ha estado haciendo. Es una persona responsable que cumple su trabajo lo mejor que puede a pesar de los inconvenientes.

Jane es la máxima responsable del correcto funcionamiento, coordinación y organización del área logística de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercancía en tiempo y forma. Sus principales funciones son:

Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición, preparación de pedidos y transporte de los mismos).

Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa. Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos. Optimizar procesos de trabajo. Gestionar y supervisar al personal a su cargo.

DETERMINACION DEL PROBLEMA PRINCIPAL

El principal problema, es que no existe una planificación en la empresa, ni un programa de pronósticos y órdenes. Esto lleva a una excesiva carga de trabajo por parte de Jane, ya que realiza un doble trabajo, las gestiones de compras son realizadas a último minuto, y no se satisface correctamente el plan de producción.

Tintas Drydel no cuenta con un adecuado plan logístico que incluya las materias primas, los proveedores, los centros de producción y almacenaje, los canales de información, y las redes de distribución y venta. Por otro lado lo importante no es sólo producir un bien y con unos costes competitivos, sino conseguir a través de la logística poner a disposición del cliente los productos o servicios que demandan, en el momento exacto y en el lugar preciso, en condiciones ideales y a un coste óptimo, con el fin de satisfacer los requerimientos de la cadena de suministros de la manera más eficaz y eficiente posible, que como vemos en el presente caso, son ineficientes.

Tintas Drydel no cuenta con una adecuada cadena de suministro, pues las necesidades de materia prima no se encuentran plasmadas, y no son del todo claras. La “Cadena de suministro” es un concepto que ha cobrado fuerza en los últimos años. La cadena de suministro cubre el ciclo de vida entero de un producto o servicio desde que es concebido hasta que es consumido. Y está relacionado con la estrategia logística de las empresas. Que siendo un punto clave, podría llevar a un resurgimiento de la empresa motivo de nuestro caso de estudio.

PROBLEMAS SECUNDARIOS

REGISTROS DE INVENTARIOS INEXACTOS

CAUSAS: Utilización de métodos obsoletos, no acorde con la situación actual de la

compañía Desde que el sistema había sido instalado, no se realizó cambios en las

cantidades y sitios de ordenes en el sistema de control de inventarios computarizados de la compañía.

EFECTOS

Falta de materiales para el funcionamiento normal de la empresa Compras precipitadas Presión para el encargado de compras.

EL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y PRODUCCIÓN NO TRABAJA CON PROGRAMAS DE PRONÓSTICOS Y ÓRDENES.

CAUSAS: Utilización de métodos obsoletos, no acorde con la situación actual de la

compañía. La compañía no le da la debida importancia a la función de

aprovisionamiento No se cuenta con un software para la planificación y producción de las

compras

EFECTOS

Se realiza compras urgentes Posibilidad de no contar con dichos requerimientos Alta probabilidad de incumplimiento de las ordenes

SOBRE STOCKS DE INVENTARIOS

CAUSAS Estimación de dicho material de una forma bastante elemental. Poca importancia a la función de abastecimiento.

EFECTOS

Costos de mantenimiento, es decir se dan mayores costos de almacenaje e incremento de costos de manipulación interna.

Disminución de la liquidez. Disfucionabilidad del inventario total, es decir que estos materiales

provocan que no podamos mantener stock suficiente de otros que también son necesarios para la producción.

OBSOLESCENCIA DEL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

CAUSAS Se mantiene un ritmo de trabajo no acorde con el avance acelerado de

la ciencia y tecnología.

Métodos de administración, planificación y programación desactualizados.

Desorganización del área de compra.

EFECTOS

Registro de inventarios inexactos Rotura de inventarios Se incrementan los costos de ordenar, de tenencia o sostenimiento de

inventario, entre otros.

EXISTE SOBRECARGA DE TRABAJO

CAUSAS Inadecuada distribución de trabajo Carencia de personal Mala organización personal

EFECTOS Pésimo clima laboral Estrés laboral

PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES

Elaboración de un organigrama funcional (desde la solicitud de cotización hasta el desarrollo).

Realizar un pronóstico de los requerimientos de la demanda y en base a este, establecer una programación de las órdenes de producción y compras, así como un stock de seguridad.

Instalación o desarrollo de un software adecuado para el control de inventario y capacitación del personal responsable.

Actualización del sistema computarizado. Respecto a los registros de inventarios inexactos, se debería realizar el

levantamiento de la data inicial del inventario que se tiene, de tal forma que se contaría con información confiable y actualizada, luego de ello se deberá implementar un sistema de conteo cíclico.

Para la organización del área de compras, es necesario un cambio sustancial que apoye a esta, de manera que logre complementarse con las demás áreas, en beneficio de la organización.

ANALISIS DE SOLUCIONES

Como ya se propuso para solucionar el problema de inventarios inexactos puede ser implementando un sistema de conteo cíclico, donde se verificara la exactitud de los registros de inventario contando los artículos continuamente todo el año.

Conteo cíclico aleatorio:

Se toma una muestra aleatoria de todas las referencias que se tienen dentro del almacén. Para este método, se pueden utilizar técnicas para asegurar que todas las referencias tengan la misma probabilidad de ser seleccionadas. Existen diferentes posibilidades de realizar la clasificación para los conteos.

Se puede diseñar un sistema donde aleatoriamente escoja un producto diferente cada mes, y cuente las existencias de ese producto. Cuando se encuentre que los registros no concuerdan con el conteo físico, se deberá explorar las causas de la inexactitud.

Conteo en base a clasificación ABC:

Las referencias se separan en categorías utilizando un análisis de Pareto. El número de conteos en el año depende de la categoría en que se encuentre el artículo. La clasificación se puede hacer en base al costo, frecuencia de uso, criticidad del artículo u otras características.

La empresa majería una clasificación ABC en base al costo total en inventario. Donde podría utilizarse los porcentajes 70, 20 y 10 respectivamente. La empresa tendría mayor control sobre los materiales clasificados como A

Sin embargo con la clasificación ABC por movimientos se lograría enfocar el proceso de conteos cíclicos a casos en que existe mayor posibilidad de error; de esta forma se pueden identificar problemas con mayor facilidad y por lo tanto se pueden realizar acciones correctivas con mayor fundamento en casos futuros. Por otro lado se reduce la cantidad de conteos anuales lo cual reduce los costos del proceso.

Utilizar tolerancia como límite al momento de definir acierto y error en conteo de materiales

Considerando este criterio, se tiene una medida más apropiada que sólo el factor de tolerancia por porcentaje en cantidad. Se espera que este factor favorezca el control sobre las cantidades en inventario. Para facilitar el cálculo de la tolerancia permitida, se desarrollaría un aplicativo en Excel que calcularía la cantidad límite según la cantidad en inventario y la tolerancia correspondiente. El aplicativo se utilizaría en el proceso de conteos cíclicos.

Cabe resaltar que los ajustes errados en los conteos cíclicos están afectados por el personal que realiza los conteos, se recomienda realizar una capacitación al personal responsable de los conteos y los ajustes con el fin de no generar mayores problemas de inexactitud.

MEJOR SOLUCIÓN

La mejor solución sería la de realizar un pronóstico de los requerimientos de la demanda y en base a este, establecer una programación de las ordenes de producción y compras, así como un stock de seguridad, a través del desarrollo de un software adecuado para el control de inventario.

Además que el conteo cíclico se realizaría a través de la clasificación ABC por movimientos con la cual se lograría identificar problemas con mayor facilidad y por lo tanto se pueden realizar acciones correctivas con mayor fundamento en casos futuros.

Para la organización del área de compras

o Para poder garantizar un mejor logro con el plan de mejoramiento se

requiere una campaña de culturización que permita a todos los involucrados con el área de compras de la compañía asimilar y apropiarse de la nueva propuesta.

o Reuniones quincenales con el Jefe y Auxiliar de compras, no superiores

a una hora y media. En estas reuniones se deben definir de manera concreta los avances del plan de mejoramiento, los problemas presentados y sus posibles soluciones.

o Realizar la caracterización de los procesos ejecutados en el área de

compras, identificando cada una de sus entradas y salidas.

o Definir en un documento escrito los nuevos procedimientos y manuales

de funciones por perfiles en el área de compras.

o Realizar el estudio de tiempos para las actividades del área de compras.

o Diseñar y establecer mediante la herramienta Excel los indicadores de

gestión que permitan evaluar el desempeño del área de compras y el progreso obtenido periódicamente con en plan de mejoramiento.

o Desarrollar el cronograma de capacitación para los trabajadores del

área de compras en planeación de procesos, posteriormente ejecutarlo y evaluarlo.

Para el sistema computarizadoo Instalación o desarrollo de un software adecuado para el control de

inventario y capacitación del personal responsable.o Establecer un programa para la actualización permanente de dicho

sistema, de manera que se tenga información actualizada.o Es necesario destacar que en la actualidad existen muchos métodos de

almacenamiento de información contra todo tipo de daños al sistema, tanto físico como lógicos por ello es conveniente y recomendable crear respaldos periódicamente para mantener en resguardo una copia actualizada de la base de datos, evitando así pérdida de información.

o En lo que se refiere al sistema, es necesario que se haga

un mantenimiento y/o actualización en la base de datos cada vez que se ingrese nuevo equipo, para que este pueda arrojar información confiable. También se recomienda realizar mantenimiento preventivo de los equipos donde será implantado el nuevo sistema, para evitar posibles fallas durante el funcionamiento de éste.