Principios Archivísticos

DEFINICIONES Y SIGNIFICADOSJorge Yépez

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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

• Personas y familias; • Para la administración y gestión institucional;• El Estado y el desarrollo socioeconómico;• La comunidad;• El fomento de la cultura y la identidad nacional;

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LA ADMINISTRACION Y GESTION INSTITUCIONAL

• Expresa el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.

• Memoria institucional.• Toda empresa recurre a los documentos como: antecedentes;

verificar cumplimiento de procesos y trámites; proyectos cumplidos o pendientes; llevar a cabo investigaciones; tomar decisiones; demandas de orden legal, administrativo, fiscal o ciudadano, es decir contribuye a la eficiencia administrativa.

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ESTADO Y DESARROLLO SOCIOECONOMICO

• Los archivos son fundamentales para la administración pública y social de los gobiernos;

• Favorecen la participación ciudadana, la transparencia, la rendición de cuentas, la lucha contra la corrupción, mayor eficacia y menor vulnerabilidad del Estado;

• Constituyen centros de información que fortalecen la implementación de estrategias de los planes nacionales de desarrollo;

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ESTADO Y DESARROLLO SOCIOECONOMICO

• Facilitan el conocimiento y los antecedentes sobre políticas, planes, programas e inversiones de desarrollo nacional;

• Posibilitan la toma de decisiones acertadas, con bases sólidas, sobre población, sectores productivos: industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social, salud, educación, etc.;

• Registro de relaciones, acuerdos, convenios y tratados internacionales.

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LA COMUNIDAD

• Archivos organizados documentan los derechos y los deberes de las personas y las organizaciones;

• Las personas desde su nacimiento y en el transcurso de su vida generan documentos con mayor valor e importancia;

• En las entidades, su creación, existencia, transacciones, desempeño y desaparición son demostrables por medio de documentos.

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LA CULTURA Y LA IDENTIDAD NACIONAL

• Los archivos documentan la vida de las comunidades y de las naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, pueblos y naciones.

• Son parte esencial del patrimonio cultural de la Nación, sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad.

• Conservan los registros de las expresiones creativas y artísticas.

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ARCHIVO

• Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas y privadas, al servicio de la gestión administrativa, la investigación y la cultura;

• La institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la investigación, la información y la cultura;

• El local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

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DOCUMENTO

• Es el testimonio de la actividad del hombre, registrado de forma perdurable en cualquier tipo de soporte físico.

• La combinación de un soporte físico y la información registrada en él;

• Desde el punto de vista archivístico, el documento nace como producto natural de la actividad administrativa de una entidad, se constituye en pieza única que sirve como testimonio e información que puede ser utilizado como prueba o fuente de investigación.

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CLASES DE DOCUMENTOS

• Soporte físico;• Por la forma como se grabó la información;• Por el contenido o atributo administrativo.

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SOPORTE FISICO

• Objeto o material sobre el cual o en el cual se encuentran fijados los datos (piedra, madera, arcilla, pergamino, papiro, papel, vinilo, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, CD’s, etc.)

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FORMA DE GRABAR LA INFORMACIÓN

• Por la forma de grabar la información sobre el soporte escogido:– Manuscritos;– Tipografiados;– Legibles por máquina (computadora).

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CONTENIDO O ATRIBUTO ADMINISTRATIVO

• Documentos dispositivos o sustantivos;• Documentos testimoniales;• Documentos facilitativos.

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DOCUMENTOS DISPOSITIVOS

• Aquellos apegados a misión, visión y objetivos institucionales.

• En ellos las autoridades expresan una voluntad que debe ser cumplida , tales como leyes, decretos, sentencias, ordenanzas, acuerdos, resoluciones, normativas, reglamentos, etc.

• Producto de la especialidad misma de cada entidad, es decir son productos específicos de dicha institución.

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DOCUMENTOS TESTIMONIALES

• Los que se aceptan legalmente como prueba de un hecho, tales como escrituras, actas, nombramientos, certificados, contratos, convenios, expedientes administrativos, expedientes judiciales.

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DOCUMENTOS FACILITATIVOS

• Son aquellos de carácter administrativo comunes a cualquier institución y que cumplen funciones de apoyo, tales como permisos, autorizaciones, contables, tesorería, formularios, etc.

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EXPEDIENTE: PIEDRA ANGULAR ACTUACION ADMINISTRATIVA

• Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

• Se forma mediante la agregación sucesiva de cuantos oficios, memorandos, pruebas, informes, extractos, resoluciones, acuerdos, notificaciones y demás documentos simples deban integrarlos.

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SERIE DOCUMENTAL

• Conjunto de expedientes orgánica y funcionalmente relacionados, establecido conforme al principio de procedencia, con especial atención a las funciones, organización administrativa y estructura de la oficina o institución implicada.

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FONDO DOCUMENTAL

• Conjunto de documentos de toda naturaleza acumulados por una institución, en el ejercicio de sus actividades y funciones.

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SERIE

EXPEDIENTE

FONDO

DOCTO DOCTO DOCTO DOCTO

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SISTEMA DE ARCHIVOS

• Conjunto de normas y medios que participan en la gestión, seguimiento, coordinación y auditoría de los programas para la organización, tratamiento, conservación y difusión de la documentación oficial de una institución.

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CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

• Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen hasta que se decide su eliminación o conservación permanente.

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VALOR DEL DOCUMENTO

• Valor primario;– Valor administrativo;– Valor fiscal;– Valor financiero;– Valor legal;– Valor informativo;

• Valor secundario– Valor histórico;

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VALOR PRIMARIO

• Aquel que va unido a la finalidad inmediata para la cual el documento ha sido creado, es decir para la institución o administración que lo creó y sus administrados o clientes.

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VALOR ADMINISTRATIVO

• Aquel que posee un documento para la administración de origen o aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.

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VALOR FISCAL

• Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.

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VALOR FINANCIERO

• Aquel que sirve de prueba de transacciones financieras, presupuesto, tesorería y contables.

• Aquel que poseen algunos documentos con valor monetario, bienes valores.

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VALOR LEGAL

• Aquel que tienen los documentos como testimonio ante la ley.

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VALOR INFORMATIVO

• Aquel que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la organización y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva (Ej: registro oficial, códigos, leyes, etc.)

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VALOR SECUNDARIO

• Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico e informativo.

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VALOR HISTORICO

• Aquel que posee el documento como fuente primaria para la investigación, la historia, la cultura y la identidad nacional.

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Mayor información

Hugo Carrión G.IMAGINAR -Centro de Investigación para la Sociedad de la Información,el Conocimiento y la Innovación.Quito-EcuadorTeléfono: +593-2-2400937Fax: +593-2-3262733Móvil: +593-9-9845135Skype: hcarrionWebsite: www.imaginar.orgEmail: hcarrion@imaginar.org