Conceptos archivisticos
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CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS
FONDOS ACUMULADOSFONDOS ACUMULADOS
Corresponden a totalidad de los Corresponden a totalidad de los documentos que reposan en los diferentes documentos que reposan en los diferentes lugares de almacenamiento, los cuales se lugares de almacenamiento, los cuales se han producido y guardado en la entidad en han producido y guardado en la entidad en el transcurso de su vida institucional, sin el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de organización ningún criterio archivístico de organización y con pocas posibilidades de ser fuente de y con pocas posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente. información y de consulta eficiente.
ESTADO DE LA ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
SOLUCIÓN A LOSSOLUCIÓN A LOSFONDOS ACUMULADOSFONDOS ACUMULADOS
CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CONCENTRACIÓN DOCUMENTAL PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO TOTALCREACIÓN DEL ARCHIVO TOTAL
• Se realizará la concentración de la Se realizará la concentración de la totalidad de la documentación con miras al totalidad de la documentación con miras al levantamiento de las Tablas de Retención levantamiento de las Tablas de Retención Documental.Documental.
LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS DOCUMENTACIÓN DE HISTORIAS
LABORALESLABORALES
FUNCIONES DEL FUNCIONES DEL ARCHIVOARCHIVO Unificar criterios sobre:Unificar criterios sobre:
Métodos de organización de los fondos Métodos de organización de los fondos documentales documentales Sistemas de codificación y clasificación Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria usados dentro de la Secretaria La creación de mecanismos de acción La creación de mecanismos de acción que propenden a la conservación que propenden a la conservación documental documental El mantenimiento y seguridad de los El mantenimiento y seguridad de los fondos documentales.fondos documentales.
Realizar el análisis de documentos, Realizar el análisis de documentos, procedencia, contenidos y procedencia, contenidos y
custodia.custodia. Definir las unidades y el sistema de Definir las unidades y el sistema de
almacenamiento. almacenamiento. Creación y prestación de los servicios Creación y prestación de los servicios del del Archivo.Archivo. Establecer la normatividad y procesos Establecer la normatividad y procesos de de uso de la documentación en uso de la documentación en custodia.custodia.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...
Rediseño de Servicios de Rediseño de Servicios de información.información. Creación de nuevos servicios:Creación de nuevos servicios:
Capacitación al personal de la Capacitación al personal de la Secretaria en cuanto al manejo, Secretaria en cuanto al manejo, organización y control de la organización y control de la documentación que a diario documentación que a diario manejan.manejan.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...
FUNCIONES DEL FUNCIONES DEL ARCHIVO...ARCHIVO...
Realizar el control de la producción Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:documental en lo relacionado a:
La Elaboración de nuevos formatos La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la Secretaria.de usos dentro de la Secretaria.La selección de los tipos de papeles La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación a usar según la conservación documental.documental.La definición de la Información La definición de la Información contenida en los formatos y su uso.contenida en los formatos y su uso.
FUNCIONES DEL ARCHIVO...FUNCIONES DEL ARCHIVO...
Realizar el control de la producción Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a:documental en lo relacionado a:
La definición de la Información La definición de la Información contenida en contenida en los nuevos formatos y los nuevos formatos y su uso.su uso.La disposición final del documento.La disposición final del documento.La definición de uso, manejo y La definición de uso, manejo y cantidad de cantidad de copias generadas copias generadas por documento.por documento.El establecimiento de vigencias El establecimiento de vigencias
administrativas y administrativas y valores documentales.valores documentales.
ORGANIZACIÓNORGANIZACIÓN DE LOS DE LOS
ARCHIVOSARCHIVOS
Base para la toma Base para la toma de decisiones en de decisiones en
lalaAdministración:Administración:
Gestión y ControlGestión y Control
Para los Para los ciudadanosciudadanos
Para la cienciaPara la cienciala investigaciónla investigación
y la culturay la cultura
Qué es un Qué es un ARCHIVOARCHIVO Qué es unQué es un Archivo Público Archivo Público Qué esQué es Archivo Total Archivo Total Qué esQué es Gestión Documental Gestión Documental Qué esQué es Soporte Documental Soporte Documental Qué esQué es Documento Original Documento Original
CONCEPTOS ARCHIVISTICOS CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS DESDE BÁSICOS DESDE
LA LEY 594 DE 2000LA LEY 594 DE 2000
ARCHIVOARCHIVO
Acumulados en Acumulados en un proceso un proceso
natural por una natural por una persona o persona o
entidad pública entidad pública o privada, en el o privada, en el
transcurso de transcurso de su gestión su gestión
Conjunto de Conjunto de DocumentosDocumentos
, sea cual , sea cual fuere su fuere su
fecha, forma fecha, forma y soporte y soporte materialmaterial
ARCHIVOARCHIVOPUBLICOPUBLICO
Conjunto de Conjunto de documentos documentos
pertenecientes a pertenecientes a entidades oficiales y entidades oficiales y
aquellos que se aquellos que se derivan de la derivan de la
prestación de un prestación de un Servicio Público por Servicio Público por entidades privadasentidades privadas
ARCHIVO ARCHIVO TOTALTOTAL
Concepto que hace Concepto que hace referencia al proceso referencia al proceso
integral de los integral de los documentos en su documentos en su
Ciclo Vital.Ciclo Vital.
GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTDOCUMENT
ALALConjunto actividades Conjunto actividades
administrativas y técnicas administrativas y técnicas tendientes a la planificación, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la manejo y organización de la documentación producida y documentación producida y recibida por las entidades, recibida por las entidades,
desde su origen hasta su desde su origen hasta su destino final con el objeto de destino final con el objeto de
facilitar su utilización y facilitar su utilización y Conservación. Conservación.
SOPORTE SOPORTE DOCUMENTADOCUMENTA
LL
Además de los Además de los archivos en papel archivos en papel existen los existen los Archivos Archivos audiovisuales, audiovisuales, fotográficos, fotográficos, fílmicos, fílmicos, informáticos, informáticos, orales y sonoros.orales y sonoros.
Medios en Medios en los cuales los cuales
se contiene se contiene información, información,
según los según los materiales materiales
empleados.empleados.
PRINCIPIOS GENERALES PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICADE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA
Disponer de la Disponer de la Documentación Documentación
ORGANIZADAORGANIZADA Con miras a la Con miras a la
RECUPERACIÓN RECUPERACIÓN para su USO para su USO ADMINISTRA-ADMINISTRA-TIVOTIVO
Administración son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.
Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Finalidad de losFinalidad de losArchivoArchivo
Importancia deImportancia delos Archivoslos Archivos ResponsabilidadResponsabilidad
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOSPRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
PROCEDENCIAPROCEDENCIACada documento Cada documento
debe conservarse debe conservarse en el fondo en el fondo documental al documental al que naturalmente que naturalmente pertenece.pertenece.
Los principios que rigen la Los principios que rigen la organización de los fondos organización de los fondos documentales:documentales:
•ORDEN ORIGINALORDEN ORIGINALEs mantener el Es mantener el orden interno de orden interno de cada fondo cada fondo manteniendo la manteniendo la estructura que estructura que tuvo durante el tuvo durante el servicio activo.servicio activo.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTOCICLO VITAL DEL DOCUMENTO
HistóricoCultural
InvestigaciónCientífico
ARCHIVO DEARCHIVO DEGESTIGESTIÓÓNN
ARCHIVO ARCHIVO CENTRALCENTRAL
ARCHIVO ARCHIVO HISTHISTÓÓRICORICO
AdministrativoLegalFiscal
ContableTécnico
Valores Primario
s
Valores secundario
s
Documentación Activa
Documentación Semi-activa
Documentación Inactiva
Definiciones del Definiciones del Valor PrimarioValor Primario
Es el que tienen los documentos a lo largo Es el que tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fases del Ciclo de la primera y segunda fases del Ciclo Vital, es decir, durante la tramitación, la Vital, es decir, durante la tramitación, la vigencia y el plazo precaucional. vigencia y el plazo precaucional.
Mientras sirven a la Institución, por ende Mientras sirven a la Institución, por ende este valor es transitorio.este valor es transitorio.
Aspectos o Facetas del Aspectos o Facetas del Valor PrimarioValor Primario
AdministratiAdministrativovoEs análogo al valor Legal, pero solo para el ámbito interno de la Institución. Poseen éste valor mientras sustentan esos derechos y obligaciones.
Todo doc. tiene un valor Legal:•Los doc. que afecten a la organización en su orden general.•Los doc. testimoniales.•De contratos.
LegaLegall Existe en los
documentos que expresan un movimiento de Dinero.
ContableContable
TABLAS DE VALORACIÓN TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVDDOCUMENTAL TVD
ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR LAS TVD SEA REAIZADO POR
EL COMITÉ DE ARCHIVOEL COMITÉ DE ARCHIVO
Reglamento General de Archivos, Art. 19: Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.técnicos de los archivos.
TABLAS DE RETENCIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRDDOCUMENTAL TRD
El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación el procedimiento para la elaboración y aplicación
de Tablas de Retención y Transferencia de Tablas de Retención y Transferencia Documental.Documental.
CONCEPTO
LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES
ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
Hoja Nº_____de_____
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro/NºNº DE
FOLIOSNOMBRE DE LA SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS
Nº de Orden CODIGO
FECHAS EXTREMAS
UNIDAD DE CONSERVACION
SOPORTE
FRECUENCIA DE
CONSULTA NOTAS
Unidad Administrativa: ___________________________Oficina Productora: ____________________________Objeto: ____________________________
Entidad Remitente: ____________________________Entidad Productora: ____________________________ REGISTRO DE ENTRADA
AÑO MES DIA NT
NT: NUMERO DE TRANSFERENCIAS
República de ColombiaArchivo General de La Nación
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Elaborado por:_____________________________Cargo:____________________________________Firma:____________________________________Lugar:____________________Fecha___________
Entregado por_____________________________Cargo:___________________________________Firma:___________________________________Lugar:_________________Fecha_____________
Recibido por:_____________________________Cargo:___________________________________Firma___________________________________Lugar:____________________Fecha__________
SISTEMA NACIONAL DE SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓNINFORMACIÓN
Lo integran:Lo integran:•ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN•LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES OFICIALES EN LOS NIVELES OFICIALES EN LOS NIVELES (Territorial)(Territorial)CUALES SON SUS CUALES SON SUS FUNCIONESFUNCIONES•BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y BUSCAR LA MODERNIZACIÓN Y
HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA HOMOGENIZACIÓN METODOLÓGICA EN LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA EN LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA (COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).(COOPERACIÓN E INTEGRACIÓN).
SISTEMA NACIONAL DE SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓNINFORMACIÓN
QUE ESQUE ESEs el conjunto de Instituciones Es el conjunto de Instituciones
archivisticas articuladas entre sí archivisticas articuladas entre sí
CUALES SON SUS CUALES SON SUS FUNCIONESFUNCIONES
LEY 594 DE 2000LEY 594 DE 2000
QUE REGULAQUE REGULAQUIEN LA EMITEQUIEN LA EMITE
CATEGORIZACION DE LOS CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOSARCHIVOS
POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA POR JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA SE CLASIFICAN EN:SE CLASIFICAN EN:
• ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN• ARCHIVO GENERAL DE L DEPARTAMENTO• ARCHIVO GENERAL DEL MUNICIPIO• ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO
LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:LOS TERRITORIALES SE CLASIFICAN EN:
• ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:ARCHIVOS DE ENTIDADES DEL ORDEN:•NACIONALNACIONAL•DEPARTAMENTALDEPARTAMENTAL•DISTRITALDISTRITAL•METROPOLITANOMETROPOLITANO•MUNICIPALMUNICIPAL•LOCALLOCAL
•Archivos de nuevas entidades creadas Archivos de nuevas entidades creadas por Ley.por Ley.•Archivos indígenas según la disposición Archivos indígenas según la disposición de la de la LEY.LEY.
CATEGORIZACIONCATEGORIZACION DE LOS DE LOS ARCHIVOSARCHIVOS
CATEGORIZACION DE LOS CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOSARCHIVOS
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO SE CLASIFICAN EN:CLASIFICAN EN:
• ARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVAARCHIVOS DE LA RAMA EJECUTIVA• ARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVAARCHIVOS DE LA RAMA LEGISLATIVA• ARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIALARCHIVOS DE LA RAMA JUDICIAL• ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE ARCHIVOS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROLCONTROL• ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS ARCHIVOS DE LS ORGANISMOS AUTÓNOMOSAUTÓNOMOS
• Obligatoriedad de conformaciónObligatoriedad de conformación• Responsabilidad de la gestión Responsabilidad de la gestión documental.documental.• Garantía de espaciosGarantía de espacios• Control de los recursosControl de los recursos• Responsabilidad de los servidores Responsabilidad de los servidores públicospúblicos
•SecretariosSecretarios•FuncionariosFuncionarios
• Capacitación para los funcionariosCapacitación para los funcionarios• Uso de nuevas tecnologíasUso de nuevas tecnologías• Validez documentalValidez documental• Custodia documental de entidades Custodia documental de entidades liquidadas.liquidadas.
ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOSDE LOS ARCHIVOS
CONTROL DE LA SALIDA CONTROL DE LA SALIDA DE DOCUMENTOSDE DOCUMENTOS
• CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE CONTROL DE LA SALIDA TEMPORAL DE LOS LOS DOCUMENTOS.DOCUMENTOS.
• L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS L A SALIDA SOLO SE AUTORIZA EN LOS CASOS:CASOS:
•MOTIVOS LEGALESMOTIVOS LEGALES•PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS•EXPOSICIONES CULTURALESEXPOSICIONES CULTURALES
CONTROL Y VIGILANCIACONTROL Y VIGILANCIA
• VISITAS DE INSPECCIÓNVISITAS DE INSPECCIÓN• VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE VERIFICACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA LA NACIÓN.NACIÓN.• CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O CREACIÓN, ORGANIZACIÓN O TRANSFERENCIA.TRANSFERENCIA.• CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES CONSEJO DE ARCHIVOS DE ENTIDADES
TERRITORIALES.TERRITORIALES.
CIRCULAR 004 DE CIRCULAR 004 DE 20032003
El 20 de Dic. 2000 mediante la El 20 de Dic. 2000 mediante la circular 07, se expresa la necesidad circular 07, se expresa la necesidad de que todas las entidades de la de que todas las entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, Rama Ejecutiva del Orden Nacional, organice los Archivos conforme a lo organice los Archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de dispuesto en la Ley General de Archivos.Archivos.
CIRCULAR 004 DE CIRCULAR 004 DE 20032003
Con lo anterior en desarrollo del Con lo anterior en desarrollo del Programa de Renovación de la Programa de Renovación de la Administración Pública que viene Administración Pública que viene adelantando la Presidencia de la adelantando la Presidencia de la República, el Departamento Nacional República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, Administrativo de la Función Pública, un plan de contingencia que un plan de contingencia que involucra el acompañamiento y involucra el acompañamiento y seguimiento de la conformación de seguimiento de la conformación de los Archivos.los Archivos.
ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES
• DOCUMENTOS MINIMOS:DOCUMENTOS MINIMOS:•Acto administrativo de nombramiento o Acto administrativo de nombramiento o de de contrato de trabajo.contrato de trabajo.•oficio de notificación del nombramiento oficio de notificación del nombramiento o o contrato de trabajo.contrato de trabajo.•Oficio de aceptación del nombramiento.Oficio de aceptación del nombramiento.•Documento de identificación.Documento de identificación.•Hoja de vida (formato Unico de la Hoja de vida (formato Unico de la Función Función Pública).Pública).
ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES
• DOCUMENTOS MINIMOS:DOCUMENTOS MINIMOS:•Soportes documentales de estudiosSoportes documentales de estudios•Acta de PosesiónActa de Posesión•Pasado JudicialPasado Judicial•Certificado de Antecedentes Certificado de Antecedentes DisciplinariosDisciplinarios•Declaración de Bienes y RentasDeclaración de Bienes y Rentas•Certificado de Aptitud LaboralCertificado de Aptitud Laboral•AfiliacionesAfiliaciones•Evaluación del DesempeñoEvaluación del Desempeño•Actos AdministrativosActos Administrativos
ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES
• Establecimiento de Controles que Establecimiento de Controles que garanticen las la transparencia de la garanticen las la transparencia de la administración de las Historias administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan las funcionarios que desarrollan las actividades propias de la gestión del actividades propias de la gestión del talento humano.talento humano.
ORGANIZACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE HISTORIAS LABORALESHISTORIAS LABORALES
• Los documentos ordenados Los documentos ordenados atendiendo a la secuencia de su atendiendo a la secuencia de su producción.producción.
•Los documentos de cada HL deberán Los documentos de cada HL deberán estar colocados en unidades de estar colocados en unidades de conservación adecuadas (carpetas) conservación adecuadas (carpetas) individuales, de manera que al revisar individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el expediente, el primer documento sea el que refleje la fecha más antigua. el que refleje la fecha más antigua. Teniendo en cuenta que una carpeta no Teniendo en cuenta que una carpeta no tendrá mas de 200 folios.tendrá mas de 200 folios.
UNIDAD DE UNIDAD DE DIGITACIÓNDIGITACIÓN
UNIDAD DE ALISTAMIENTO
PREPARACIÓN FISICA DE LA PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN
Limpieza Ordenamiento FoliaciónAlmacenamiento
Identificación fondos Identificación fondos DocumentalesDocumentales
Estructura Orgánico-funcionalEstructura Orgánico-funcional Agrupaciones DocumentalesAgrupaciones Documentales
FASES ORGANIZACIÓNFASES ORGANIZACIÓN
UNIDAD DE UNIDAD DE CONTROL CONTROL
DOCUMENTALDOCUMENTALTERMINADO FINALTERMINADO FINAL
Identificación de Temas o AsuntosIdentificación de Temas o Asuntos Valoración DocumentalValoración Documental SelecciónSelección InventarioInventario
Ingreso de los datos documentales a las Bases de Datos.
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN FÍSICAFÍSICA
Revisión de los Procesos desarrollados en las fases anteriores.
PROCESOS TÉCNICOSPROCESOS TÉCNICOS
ESPACIO FISICO ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS
• DEPOSITOS PARA DEPOSITOS PARA ALMACENAMIENTOALMACENAMIENTO
• Independencia, funcional, Independencia, funcional, orgánica o de orgánica o de responsabilidades.responsabilidades.•FuncionalFuncional•Eficiente,eficaz y económico Eficiente,eficaz y económico •SeguroSeguro
ESPACIO FISICO ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS
CONDICIONES AMBIENTALESCONDICIONES AMBIENTALES• Lugar seco y clima medio. Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.A 60%.•Control de la luz solar. Evitar Control de la luz solar. Evitar daños por decoloración y daños por decoloración y envejecimiento.(envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRÍAFRÍA))•Equidistante a la Secretaría.Equidistante a la Secretaría.
ESPACIO FISICO ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS
• CONDICIONES ESTRUCTURALESCONDICIONES ESTRUCTURALES•DENTRO DE LA SECRETARIADENTRO DE LA SECRETARIA•ACCESORIOS ADICIONALES ACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)(rejillas)
•CONDICIONES FUNCIONALESCONDICIONES FUNCIONALES
ESPACIO FISICO ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOSPARA ARCHIVOS
• MOBILIARIO, MATERIALES Y MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO.EQUIPO.
SERVICIOSSERVICIOSCAPACITACIÓN CONSULTA
REPROGRAFIA
Consulta y Consulta y préstamo préstamo
del del Archivo de Archivo de GestiónGestión
Consulta yConsulta y préstamo depréstamo deDocumentosDocumentosdel Archivo del Archivo SemiactivoSemiactivo
Almacenamiento,
Custodia y conservación
de la documentació
n Semi e
Inactiva
Consulta de las
Bases de datos
Custodia y conservación
de los Acervos Administrativos
en Archivo Inactivo
• GENERALIDADES DEL SERVICIOGENERALIDADES DEL SERVICIO•USUARIOSUSUARIOS•SOLICITUDESSOLICITUDES•CONTROLES DE PRESTAMOCONTROLES DE PRESTAMO
•OTROS MANEJOSOTROS MANEJOS•MANEJO DE DEPOSITOS EN MANEJO DE DEPOSITOS EN SITUACIONES DE EMERGENCIA.SITUACIONES DE EMERGENCIA.
SERVICIO DE PRESTAMOSERVICIO DE PRESTAMO