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Preparación de la

Forma 20

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Preparación de la Forma 20 | 1

Tabla de Contenido

Preparación de la Forma 20............................................................................................................. 6

Definiciones ....................................................................................................................................... 6

SEC ................................................................................................................................................... 6

Compañía Principal .................................................................................................................... 6

Compañía ...................................................................................................................................... 6

Ítem .................................................................................................................................................. 6

Sub Ítem ......................................................................................................................................... 6

Descripción ........................................................................................................................................ 7

Elementos del Proceso .................................................................................................................. 8

Planeación................................................................................................................................. 8

Planear Información ............................................................................................................ 8

Aprobar Requerimientos ................................................................................................. 11

¿Aprobado?............................................................................................................................13

Corregir Planeación ............................................................................................................13

Registrar Reunión Inicial ...................................................................................................16

Preparación de Ítems. ........................................................................................................ 17

Asignación de la Preparación de ítems ..................................................................... 17

Revisión Interna y Externa ................................................................................................18

Administración de la Información .................................................................................18



Acción a Seguir .................................................................................................................... 20

Enviar Correcciones ........................................................................................................... 20

Revisar y Comentar........................................................................................................... 22

Revisar Forma 20-F ............................................................................................................ 23

Acción a Seguir .................................................................................................................... 26

Enviar Correcciones ........................................................................................................... 26

Certificación............................................................................................................................ 28

¿Primera vez?.......................................................................................................................... 28

Emitir Certificaciones ......................................................................................................... 29

Solicitar Certificaciones no Emitidas .............................................................................. 29

Registrar Concepto del Auditor .................................................................................... 30

¿Forma 20-F Completa?....................................................................................................31

Finalizar Sub ítems.............................................................................................................31

Finalizar Certificaciones ...................................................................................................31

Certificación del Vice-Presidente ................................................................................. 32

Certificación del Presidente ............................................................................................ 32

Entrega ..................................................................................................................................... 33

Enviar Forma 20-F .............................................................................................................. 33



Asignar Preparación de Ítems ....................................................................................................... 35

Elementos del Proceso ................................................................................................................ 35

Asignar Responsable de Ítems ...................................................................................... 35

Coordinar Sub ítems.......................................................................................................... 36

Coordinar Sub ítems ......................................................................................................................... 37


Asignar Responsable de Sub-ítem .............................................................................. 37

Preparar Sub ítem............................................................................................................... 38

Preparar Sub ítem .............................................................................................................................. 39


Habilitar Evento de corrección ...................................................................................... 39

Finalizar Caso .......................................................................................................................... 40

Correcciones ........................................................................................................................... 40

Enviar Notificación ............................................................................................................. 41

Enviar Sub ítem .................................................................................................................... 41

Revisar Sub ítem.................................................................................................................. 43

¿Correcciones Requeridas? .............................................................................................44

Corregir Sub ítem ............................................................................................................... 45

Notificar Finalización del Sub ítem. ............................................................................. 46

Emitir Certificaciones ........................................................................................................................ 47




Habilitar Eventos .................................................................................................................. 47

Finalizar Certificación ........................................................................................................ 47

Solicitar Certificación no emitida ................................................................................... 48

Emitir Certificación ............................................................................................................. 48

¿Certificada?.......................................................................................................................... 49

Emisión de Certificación del Jefe .................................................................................. 49

Participantes ..........................................................................................................................................51



Su compañía se enfrenta a decisiones estratégicas y la oportunidad de ingresar en

el mercado de valores es una realidad. Para ello su organización debe cumplir con

una serie de regulaciones que representan un gran desafío pero que no pueden

convertirse en una barrera que obstaculice el cumplimiento de sus proyecciones

de crecimiento.

Los escándalos financieros que han dejado en bancarrota a muchos han creado

una necesidad de protección al inversionista y ha intensificado los controles y

requerimientos a los emisores privados que cotizan acciones de capital, sobre todo

en la bolsa de Nueva York. Allí el Acta de Sarbanes-Oxley de 2002 estableció una

serie de mecanismos que pretenden eliminar errores contables y prácticas

fraudulentas relacionadas al verdadero estado financiero de las compañías.

La SEC (Securities and Exchange Commission) como organismo ejecutor del Acta

de Sarbanes Oxley estandarizó la presentación de los resultados financieros de las

empresas en un informe que debe ser presentado anualmente y que es conocido

con el nombre de forma 20-F. Dicho informe permite a los inversionistas evaluar

sus decisiones de una manera más segura al garantizar la transparencia de la

información, sin embargo, la preparación de éste es un proceso que involucra a una

gran parte de la organización y que demanda la utilización de tecnología que

permita una rápida disponibilidad de la información y seguridad en la consulta de

datos.

En respuesta a esto, la plantilla de proceso de construcción de la forma 20-F de

Bizagi le ofrecerá la posibilidad de gestionar la elaboración del informe, a través de

la definición de tareas y responsabilidades así como la visibilidad y trazabilidad de

las mismas con el fin de brindarle a usted y a sus auditores las disponibilidad

oportuna de la información de manera que se garantice su transparencia. Cumpla

de manera eficaz y eficiente con todos los requisitos en el tiempo exigido y

concentre su tiempo y recursos en su estrategia organizacional y no en la

preparación del informe.



Preparación de la Forma 20

Definiciones

SEC

Comisión de Valores y Bolsa de Estados Unidos, agencia que controla las leyes y

regulaciones que rigen el sector de las transacciones bursátiles en los Estados

Unidos.

Compañía Principal

Utilizamos el término Compañía principal para referirnos a la compañía que

presenta el documento de la Forma 20-F a la SEC.

Compañía

Utilizamos el término Compañía para referirnos a una compañía filial o asociada

que participa en la preparación de información necesaria para la Forma 20-F.

Ítem

La Forma 20-F se compone de 19 Ítems que deben ser respondidos. Cada ítem es

un conjunto de información que debe ser presentado por la compañía en el informe

anual. Dependiendo de la compañía y otros factores, algunos ítems pueden no

aplicar.

Sub Ítem

Cada Ítem se compone por uno o más sub ítems. Cada sub ítem es un entregable

que puede ser preparado por una o más compañías (filiales o asociadas a la

compañía principal) de acuerdo con el tipo de información requerida. Dependiendo

de la compañía y otros factores, algunos sub ítems pueden no aplicar.



Descripción

Este proceso se lleva a cabo una vez al año. El analista de la Forma 20-F planea los

requerimientos de información necesarios para preparar el documento. Una vez se

completa, el plan es revisado por el Gerente Financiero quien lo aprueba o rechaza.

El analista debe corregir el plan tantas veces como el Gerente lo considere

necesario. Cuando el plan es aprobado, se registran las reuniones necesarias para

el inicio de la preparación de la Forma 20-F.

Después de la aprobación final del plan, es necesario asignar una persona

responsable en cada compañía participante por cada ítem. Luego, este responsable

debe asignar cada sub ítem a alguien más quien será el directo responsable de la

preparación de la información.

Cuando todos los sub ítems han sido completados, el analista compila la

información y elabora el documento de la Forma 20-F, el cual es revisado por los

abogados externos. Una vez aprobado, el documento es enviado al Gerente

Financiero quien lo revisa y solicita las certificaciones de información

correspondientes a cada compañía participante. Una vez todas las compañías

emiten sus certificaciones, el auditor revisa toda la información y emite su concepto.

Si el concepto no es favorable, se revisa el documento y se realizan las correcciones

correspondientes, de lo contrario el Vice-presidente y el presidente de la compañía

principal firman sus certificaciones. Finalmente el documento de la Forma 20-F se

actualiza y es enviado.



Elementos del Proceso

Planeación

Descripción

En esta fase se realiza una planeación, revisión y aprobación del plan para la

preparación de la información necesaria para la Forma 20-F.

Planear Información

Descripción

En la actividad el analista debe ingresar las instrucciones generales para diligenciar

la Forma 20-F, además de realizar la planeación de los sub ítems y de las compañías

que deben prepararlos. Se deben ingresar las fechas límite para cada ítem y sub

ítem.

Ejecutantes

Analista

Asignaciones

Condición Descripción

El ejecutante de esta actividad debe ser

el Analista de la Forma 20F

Se asigna la actividad al usuario con el

rol Analista

Formas

1. Nombre: Forma de Planeación de Información

Descripción: Ésta forma se utiliza para seleccionar los ítems y sub-ítems que

se deben preparar



Prototipo:

2. Nombre: Forma de Edición de Items

Descripción: Permite modificar la información relacionada con los ítems de

la Forma 20F

Prototipo:

3. Nombre: Forma de Edición de Sub-ítems

Descripción: Permite modificar la información relacionada con los sub-ítems

de la Forma 20F

Prototipo:



Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Cargar Ítems: La regla es usada para

cargar desde una tabla paramétrica los

ítems a una tabla maestra.

Cargar Sub Ítems: La regla es utilizada

para ingresar a la tabla maestra los sub

ítems.

Cargar Compañías: La regla carga todas

las compañías desde una tabla

paramétrica.

Al salir Validaciones: Se valida el ingreso de la

información necesaria para cada uno de

los ítems y sub-ítems aplicables.

Validaciones de Compañías: Esta regla

valida que se hayan asignado sub-ítems

a cada una de las compañías registradas

en la parametrización

Validaciones de Sub-ítems: Esta regla

valida que exista al menos un sub-ítems

por desarrollar en cada ítem aplicable.



Aprobar Requerimientos

Descripción

El Gerente Financiero revisa la planeación de la información y la aprueba o rechaza.

Ejecutantes

Gerente financiero

Asignaciones



el Gerente Financiero de la Compañía

emisora.

Se asigna la actividad al usuario con rol

de Gerente Financiero.

Formas

1. Nombre: Forma de Aprobación

Descripción: Esta forma muestra la información que debe ser aprobada por

el Gerente Financiero.

Prototipo:



2. Nombre: Forma de Edición de Ítems


la Forma 20F

Prototipo:



de la Forma 20F

Prototipo:



Acciones

Tipo Descripción











¿Aprobado?

Descripción

La compuerta evalúa si la planeación de la información cuenta o no con la

aprobación del Gerente Financiero.

Condiciones de la compuerta.

SI: Si la planeación fue aprobada, el proceso continúa con la actividad

Registrar reunión inicial.

NO: Si la planeación no fue aprobada, el analista debe revisar y realizar los

cambios necesarios.

Corregir Planeación

Descripción

Si el Gerente Financiero ha solicitado correcciones en la planeación, el analista debe

revisar los comentarios y realizar los cambios solicitados.

Ejecutantes

Analista



Asignaciones





rol Analista

Formas

1. Nombre: Forma de Corrección de Información

Descripción: En esta forma se muestran los comentarios del Gerente

Financiero así como las tablas de cada uno de los ítems para permitir los

cambios necesarios.

Prototipo:

2. Nombre: Forma de Edición de ítems


la Forma 20F

Prototipo:





de la Forma 20F

Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción













Registrar Reunión Inicial

Descripción

Luego de que la planeación de la información ha sido aprobada, el Gerente

Financiero debe registrar las reuniones necesarias para poder iniciar formalmente

la preparación de la forma 20-F.

Ejecutantes

Gerente Financiero

Asignaciones




emisora


de Gerente Financiero

Formas

Nombre: Forma de Registro de Reuniones

Descripción: Esta forma permite agregar la información de las reuniones

necesarias para el inicio de la preparación de la Forma 20F

Prototipo:



Acciones

Tipo Descripción

Al salir Eliminar Registro: La regla elimina de las

tablas maestras todas las compañías,

ítems y sub ítems que no fueron

incluidos en el documento de la Forma

20-F.

Construir colección de ítem/compañía:

La regla construye la entidad maestra

“´Ítem/Compañía”.

Actualizar estado de los ítems: La regla

actualiza el estado de todos los ítems y

sub ítems.

Preparación de Ítems.

En esta fase se asignan los responsables de la preparación de la información

necesaria para cada ítem en las compañías seleccionadas. Finalmente cada ítem es

desarrollado.

Asignación de la Preparación de ítems

Descripción

El múltiple sub proceso es lanzado por cada compañía. Esto permite que el

coordinador en cada una de ellas pueda asignar la preparación de los diferentes

ítems a un responsable.



Revisión Interna y Externa

En esta fase toda la información de la forma 20-F es recopilada por el Analista quien

redacta el documento final, el cual debe ser revisado y aprobado por los abogados

externos y el Gerente Financiero. De ser necesario, el Analista o el Gerente

Financiero pueden solicitar cambios en la información suministrada por las

compañías que participan en la elaboración del documento. Una vez la información

se ha completado satisfactoriamente, el Gerente Financiero solicita las

certificaciones de la información contenida en la Forma 20F a cada compañía

participante y una vez que todas han emitido su respectiva certificación el

documento es sometido a revisión final por parte del auditor.

Administración de la Información

Descripción

En esta actividad el analista tiene una visión completa del desarrollo de cada uno

de los sub ítems, puede consultar estado, responsables y fechas límites de cada una

de ellos en cada compañía, lo que le permite un control sobre la información. El

analista debe preparar el documento de la forma 20F con la información de las

compañías de manera satisfactoria, para esto puede ejecutar tres posibles acciones:

Realizar correcciones en uno o más sub ítems enviados.

Enviar la información a revisión por parte de los abogados.

Enviar el documento de la Forma 20F o un adelanto del mismo para revisión

por parte del Gerente Financiero.

Ejecutantes

Analista

Asignaciones





rol Analista



Formas

1. Nombre: Forma de Administración de Información

Descripción: Esta forma permite ver el estado de cada uno de los sub-ítems

en preparación.

Prototipo:

2. Nombre: Forma de Consulta de Estado de ítems

Descripción: Permite observar la información relacionada con los ítems de

la Forma 20F

Prototipo:



3. Nombre: Forma de Consulta de Estado de Sub- ítems

Descripción: Permite observar la información relacionada con los sub-

ítems de la Forma 20F

Prototipo:

Acción a Seguir

Descripción

La compuerta evalúa la tarea que debe continuar dependiendo de la decisión del

analista.

Condiciones de la compuerta.

Solicitar Correcciones: Los sub ítems que necesiten correcciones son

habilitados.

Enviar a Abogados: El documento de la Forma 20-F es enviado para la

revisión de los abogados externos.

Enviar al Gerente: El documento de la Forma 20-F es enviado para revisión

al Gerente Financiero.

Enviar Correcciones

Descripción

En esta tarea el Analista selecciona los Sub ítems en cada compañía que necesiten

cambios e ingresa las respectivas observaciones. Una vez se da clic en siguiente, los

sub ítems seleccionados serán habilitados nuevamente para que el encargado de

su preparación realice los cambios necesarios.



Ejecutantes

Analista

Asignaciones





rol Analista

Formas

1. Nombre: Forma de Solicitud de Correcciones

Descripción: Esta forma muestra la información y estado de cada ítem y

sub-ítem y permite seleccionar aquellos que necesiten correcciones.

Prototipo:



la Forma 20F

Prototipo:



3. Nombre: Forma de Solicitud de Corrección a Sub- ítems



Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción

Al salir Habilitar Correcciones en Sub ítems: La

regla es utilizada para habilitar el sub-

proceso asociado al sub ítem que

necesita correcciones.

Revisar y Comentar

Descripción

El concepto de los abogados externos a la compañía es registrado. La actividad es

ejecutada por un abogado interno quien tiene comunicación directa con el

abogado externo.

Ejecutantes

Abogado

Asignaciones



el abogado encargado de la revisión de

la Forma 20.


de Abogado.



Formas

Nombre: Forma de Revisión

Descripción: Permite ingresar las revisiones de la Forma 20F por parte de los

abogados.

Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Actualizar Historial de Revisión de

Abogados: Se registran los comentarios

por parte del analista en la tabla de

historial de revisión de abogados.

Al salir Actualizar Historial de Revisión de

Abogados: Se registran los comentarios

por parte de los abogados en la tabla de

historial de revisión de abogados.

Revisar Forma 20-F

Descripción

El Gerente Financiero revisa el documento de la Forma 20-F enviado por el Analista.

En esta actividad varias acciones pueden ser seleccionadas:



Solicitar Correcciones a sub ítems: Permite al Gerente Financiero solicitar los

cambios que considere necesarios en uno o más sub ítems.

Enviar al Analista: Al seleccionar ésta acción el Gerente Financiero ingresa

sus observaciones respecto al documento de la Forma 20F y devuelve el

control del caso al Analista.

Solicitar Certificaciones: Esta acción solo puede ser ejecutada una vez todos

los ítems estén en estado “Completo”. Se lanzarán los subprocesos de “Emitir

Certificación” por cada compañía participante.

Solicitar certificaciones no emitidas: Esta acción se ejecuta a través de la

opción “Solicitar Certificaciones” una vez se ya están abiertos los

subprocesos de emisión de certificaciones. Esto permite solicitar

certificaciones que no hayan sido emitidas por algún motivo después de que

se han hecho los cambios necesarios sin necesidad de crear un nuevo sub-

proceso.

Registrar concepto de Auditoria: Una vez todas las certificaciones han sido

emitidas el Gerente podrá seleccionar ésta opción dando paso a la actividad

“Registrar Concepto de Auditor” en donde se ingresa el dictamen de la

revisión del documento de la Forma 20F emitido por el auditor.

Ejecutantes

Gerente financiero

Asignaciones




emisora



Formas

1. Nombre: Forma de Revisión del Gerente

Descripción: Esta forma permite ver el estado de cada uno de los sub-ítems

en preparación.



Prototipo:



la Forma 20F

Prototipo:

3. Nombre: Forma de Consulta de Estado de Sub- ítems





Prototipo:

Acción a Seguir

Descripción

La compuerta evalúa la acción seleccionada por el Gerente.

Condiciones de la Compuerta

Emitir Certificaciones: El sub proceso emitir certificaciones es lanzado por

cada compañía

Enviar al Analista: La tarea Administración de la Información es habilitada

nuevamente

Solicitar Correcciones: Los sub ítems que necesiten correcciones son

habilitados.

Registrar concepto del Auditor: Se registra el concepto de la revisión final

por parte del auditor.

Enviar Correcciones

Descripción

En esta tarea el Gerente selecciona los Sub ítems en cada compañía que necesiten

cambios e ingresa las respectivas observaciones. Una vez se da clic en siguiente, los

sub ítems seleccionados serán habilitados nuevamente para que el encargado de

su preparación realice los cambios necesarios.

Ejecutantes

Gerente Financiero



Asignaciones




emisora.



Formas

1. Nombre: Forma de Solicitud de Correcciones

Descripción: Esta forma muestra la información y estado de cada ítem y

sub-ítem y permite seleccionar aquellos que necesiten correcciones.

Prototipo:



la Forma 20F

Prototipo:

3. Nombre: Forma de Solicitud de Corrección a Sub- ítems





Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción

Al salir Habilitar Correcciones en Sub ítems: La

regla es utilizada para habilitar el sub-

proceso asociado al sub ítem que

necesita correcciones.

Certificación

En esta etapa la información contenida en la Forma 20-F es certificada por los

responsables de su emisión en cada una de las compañías participantes y por el

Presidente y Vicepresidente de la compañía principal.

¿Primera vez?

Descripción

Esta compuerta evalúa si es la primera vez que el Gerente solicita certificaciones a

las compañías.

Condiciones de la compuerta

SI: Se lanzan los subprocesos de emitir certificaciones, uno por cada

compañía filial o asociada.

NO: La siguiente tarea es “Solicitar certificaciones no emitidas”.



Emitir Certificaciones

Descripción

El sub proceso múltiple es lanzado por cada compañía que participa en la

preparación de la Forma 20-F. El coordinador de cada compañía y el Jefe de éste

certifican la información incluida en el documento.

Solicitar Certificaciones no Emitidas

Descripción

El Gerente financiero selecciona, de las compañías que no emitieron la certificación

de la información por algún motivo, a aquellas para las cuales ya se hayan tomado

las acciones necesarias y estén ahora en condiciones de emitir la certificación. Una

vez se da clic en siguiente, los subprocesos de emisión de certificación de las

compañías seleccionadas serán habilitados para concluir su certificación.

Ejecutantes

Gerente Financiero

Asignaciones




emisora



Formas

Nombre: Forma de Solicitud de Certificaciones no emitidas

Descripción: Esta forma muestra la información relacionada a cada una de las

compañías y el estado de la emisión de su respectiva certificación.



Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción

Al salir Habilitar Certificaciones: Esta expresión

es utilizada para habilitar el sub-proceso

asociado a la emisión de la certificación

solicitada.

Registrar Concepto del Auditor

Descripción

En la actividad el Gerente Financiero registra el concepto emitido por el Auditor

respecto al contenido de la Forma 20-F.

Ejecutantes

Gerente Financiero

Asignaciones




emisora.





Formas

Nombre: Forma de Registro de Concepto de Auditoria

Descripción: Esta forma permite el ingreso de la información relacionada al

concepto emitido por los auditores.

Prototipo:

¿Forma 20-F Completa?

Descripción

La compuerta evalúa el concepto emitido por el auditor acerca del documento de

la Forma 20-F.

Condiciones de la compuerta

SI: Si el documento está completo y correcto, el proceso continúa a las

actividades de certificación final de presidente y vicepresidente de la

compañía principal.

NO: Si el concepto emitido por el auditor de la Forma 20-F indica que ésta

no se encuentra completa o tiene errores, el Gerente Financiero debe revisar

el concepto y tomar las acciones correctivas necesarias sobre el documento.

Finalizar Sub ítems

Descripción

Este evento envía una señal a los subprocesos relacionados a la preparación de los

sub ítems para cerrarlos por completo.

Finalizar Certificaciones

Descripción

Este evento envía una señal a los subprocesos relacionados a la emisión de

certificaciones de las compañías para cerrarlos por completo.



Certificación del Vice-Presidente

Descripción

El Vicepresidente de la compañía principal revisa el documento final de la Forma

20-F descarga el formato de certificación de directivos, lo diligencia y lo adjunta.

Ejecutantes

Vice-presidente

Asignaciones



el Vice-presidente de la Compañía

emisora


de Vice-Presidente

Formas

Nombre: Forma de Certificación

Descripción: Permite el ingreso de las certificaciones de los directivos de la

compañía emisora.

Prototipo:

Certificación del Presidente

Descripción

El Presidente de la compañía principal revisa el documento final de la Forma 20-F

descarga el formato de certificación de directivos, lo diligencia y lo adjunta.



Ejecutantes

Presidente

Asignaciones



el Presidente de la Compañía emisora


de Presidente

Formas

Nombre: Forma de Certificación

Descripción: Permite el ingreso de las certificaciones de los directivos de la

compañía emisora.

Prototipo:

Entrega

Una vez que la Forma 20-F está completa, aprobada y certificada, el Gerente

financiero debe realizar el envío de la misma a la SEC.

Enviar Forma 20-F

Descripción

El documento final de la Forma 20-F se adjunta y se registra su envío.

Ejecutantes

Gerente Financiero



Asignaciones




emisora.



Formas

Nombre: Forma de Registro de Envío

Descripción: Permite el ingreso de la información relacionada al envío de la

Forma 20F a la SEC.

Prototipo:



Asignar Preparación de Ítems


Asignar Responsable de Ítems

Descripción

En la actividad el coordinador de la compañía asigna para cada ítem una persona

responsable para su preparación.

Ejecutantes

Coordinador de la Compañía

Asignaciones




Esta actividad debe ser asignada al

Coordinador responsable de cada

Compañía.

Se asigna la actividad al usuario

seleccionado como Coordinador en la

entidad paramétrica "Compañías"

Formas

Nombre: Forma de Asignación de ítems

Descripción: Permite seleccionar los responsables del desarrollo de cada ítem

Prototipo:

Coordinar Sub ítems

Descripción

El múltiple sub proceso es lanzado para cada ítem, con el fin de distribuir la

preparación de cada sub ítem relacionado.



Coordinar Sub ítems


Asignar Responsable de Sub-ítem

Descripción

La persona encargada de realizar la organización del ítem, debe asignar un

responsable para la elaboración de cada sub ítem.

Ejecutantes

Responsable del Ítem.



Asignaciones



responsable de cada Ítem


seleccionado como responsable del

ítem en la forma principal de la actividad

"Asignar responsables de Ítems"

Formas

Nombre: Forma de Asignación de Sub-ítems

Descripción: Permite seleccionar los responsables del desarrollo de cada sub-

ítem

Prototipo:

Preparar Sub ítem.

Descripción

El proceso genera un múltiple subproceso para preparar cada sub ítem.



Preparar Sub ítem


Habilitar Evento de corrección

Descripción

La compuerta habilita el evento de finalización del caso y el de correcciones al sub

ítem, de manera que puedan ser activados de acuerdo con las condiciones de

negocio.



Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Actualizar Estado: Cambiar el estado del

sub ítem a “En revisión”

Obtener Número de Caso: Obtener en

número de caso del sub-proceso y

guardarlo en el atributo CN.

Finalizar Caso

El evento permite terminar la preparación del sub ítem, si no se necesitan realizar

más correcciones.

Correcciones

Descripción

El evento es habilitado para permitir al analista o al Gerente Financiero solicitar

correcciones al sub ítem

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Actualizar Estado: Cambia el estado del

sub ítem a “En corrección”.

Al salir Estado General del Sub ítem: Regla que

actualiza el estado de cada sub ítem de

cada compañía.

Estado General del ítem: La regla

actualiza el estado del ítem de acuerdo

al estado de los sub ítems.



Enviar Notificación

Descripción

Cuando un sub ítem necesita corrección se notifica a la persona responsable para

que reanude la preparación de este.

Script

Estimado <SubItem.Responsible>

La información relacionada al sub ítem <Subitem.name>enviada previamente por

usted necesita que se realicen cambios.

Por favor reanude la preparación de éste sub ítem y envíe la información necesaria

antes del día <SubItem.deadline>

Cordialmente

Analista

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Notificación de Corrección a Sub-ítem:

Expresión para generar la notificación

que será enviada

Enviar Sub ítem

Descripción

La persona encargada de preparar cada tema debe cargar toda la información

requerida.

Ejecutantes

Responsable del Sub ítem.



Asignaciones



responsable de cada Sub-Ítem



sub-ítem en la forma principal de la

actividad "Asignar responsables de Sub-

Ítems"

Formas

Nombre: Forma de Envío de Información

Descripción: Permite el ingreso de la información solicitada

Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción

Al salir Historial: Actualiza la historia del sub

ítem.



Revisar Sub ítem

Descripción

El analista revisa la información del sub ítem. De acuerdo a la revisión, puede

solicitar correcciones.

Ejecutantes

Analista del Sub ítem.

Asignaciones



Analista responsable de cada Sub-ítem


seleccionado como Analista en la

entidad paramétrica "Subitempar"

Formas

Nombre: Forma de Revisión de Sub-ítem

Descripción: Muestra la información enviada y habilita la aprobación de la

misma.

Prototipo:



Acciones

Tipo Descripción

Al salir Actualizar Estado: Cambiar el estado del

sub ítem a “En corrección”

Historia: Actualizar la historia del sub

ítem.

¿Correcciones Requeridas?

Descripción

La compuerta evalúa si es necesario realizar correcciones en el sub ítem.


SI: Si se solicitaron correcciones, el responsable de la preparación del sub

ítem debe realizar los cambios necesarios.

NO: Si no se necesitan cambio, el estado del sub ítem cambia a Finalizado.



Corregir Sub ítem

Descripción

Si el Gerente Financiero solicitó correcciones, la persona encargada de desarrollar

el sub ítem debe realizar los cambios necesarios, y cargar de nuevo la información.

Ejecutantes

Responsable del Sub ítem.

Asignaciones



responsable de cada Sub-Ítem .



sub-ítem en la forma principal de la

actividad "Asignar responsables de Sub-

Ítems"

Formas

Nombre: Forma de Corrección de Sub-ítem

Descripción: Permite modificar la información del sub-ítem

Prototipo:



Acciones

Tipo Descripción

Al salir Actualizar Estado: Cambiar el estado del

sub ítem a “En corrección”

Historia: Actualizar la historia del sub

ítem.

Notificar Finalización del Sub ítem.

Descripción

El analista es informado sobre la finalización del sub ítem.

Script

Estimado Analista

La información relacionada al sub ítem <Subitem.name> en la compañía

<Company.Name>se ha completado, por favor realice la revisión correspondiente

Cordialmente

Administrador Bizagi.

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Actualizar Estado: Cambia el estado del

sub ítem a “Completo”.

Al salir Estado General del Sub ítem: Regla que

actualiza el estado de cada sub ítem de

cada compañía.

Estado General del ítem: La regla

actualiza el estado del ítem de acuerdo

al estado de los sub ítems.



Emitir Certificaciones


Habilitar Eventos

Descripción

La compuerta habilita el evento de finalización del caso y el de solicitud de

certificaciones no emitidas, de manera que puedan ser activados de acuerdo con

las condiciones de negocio.

Finalizar Certificación

Descripción

Este evento permite finalizar el subproceso de emisión de certificación una vez la

Forma 20F está completa.



Solicitar Certificación no emitida

Descripción

Este evento es habilitado para permitir al Gerente Financiero solicitar correcciones

las certificaciones que no hayan sido emitidas.

Emitir Certificación

Descripción

El coordinador de cada compañía debe certificar la información incluida en la Forma

20-F.

Ejecutantes

Coordinador de la Compañía

Asignaciones



Coordinador responsable de cada

Compañía


seleccionado como Coordinador en la

entidad paramétrica "Compañías"

Forma

Nombre: Forma de Certificación Coordinador

Descripción: Esta forma muestra la información emitida por la Compañía y

habilita el campo de certificación por parte del Coordinador de la misma

Prototipo:



¿Certificada?

Descripción

La compuerta evalúa si el coordinador de la compañía emitió o no la certificación.


SI: Si el coordinador emitió la certificación, el proceso continúa con la

certificación del Gerente del coordinador.

NO: Si el coordinador no emitió la certificación, el proceso regresa al proceso

padre.

Emisión de Certificación del Jefe

Descripción

El jefe del coordinador de cada compañía debe certificar la información incluida en

la Forma 20-F.

Ejecutantes

Jefe de Coordinador

Asignaciones


Esta actividad debe ser asignada al Jefe

del Coordinador responsable de cada

Compañía


registrado como Jefe del Coordinador a

través de la expresión

"CurrentAssigneeBoss"

Formas

Nombre: Forma de Certificación Jefe de Coordinador

Descripción: Esta forma muestra la información emitida por la Compañía y

habilita el campo de certificación por parte del Coordinador de la misma



Prototipo:



Participantes

Analista (Rol)

Persona encargada de organizar y controlar la información para la Forma 20-F.

Abogado (Rol)

El abogado revisa el documento de la Forma 20-F, y tiene contacto directo con los

abogados externos.

Gerente Financiero (Rol)

Persona responsable de la preparación y el envío de la Forma 20-F.

Vicepresidente (Rol)

Vice presidente de la compañía principal.

Presidente (Rol)

Presidente de la compañía principal.

Coordinador de la compañía (Entidad)

Persona encargada de distribuir las responsabilidades para la preparación dela

información de cada compañía.

Responsable del Ítem (Entidad)

Persona encargada en cada compañía de la distribución de las responsabilidades

para la preparación de un ítem.

Responsable del sub ítem (Entidad)

Responsable de la preparación de un sub ítem de la compañía.

Analista del Sub ítem (Entidad)

Persona que revisa y aprueba cada sub ítem.

Preparación de la Forma 20 - Bizagi...Preparación de l a Forma 20 | 16 Validaciones de...

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