ANÁLIS DE COMPAÑÍASInfotec Systems

Objetivo

Queremos presentar un análisis de todas las posibles empresas de forma de que podamos elegir la que más nos permita desarrollar un plan estratégico , utilizando las ventajas tecnológicas que existen para mejorar las operaciones.

Áreas En Que Operan?

TELERED, S.A. UETA, Inc Hotel Panamá QuimicosBanca/Comercio Electrónico Operaciones Duty Free en America Latina

TELERED, S.A. DUTY FREE ABC Hotel Panamá PRO CHEM IND.,S.A

Banca/Comercio Electrónico

Operaciones Duty Free en América Latina

Hotelería Productos Químicos de Limpieza

Organización y EstructuraTELERED, S.A.   DUTY FREE ABC   Hotel Panamá   PRO CHEM IND.,S.A

Telered es la empresa en Panamá que se dedica a la Interconexión que hace posible el funcionamiento del Sistema Clave, así como las transferencias electrónicas entre Instituciones Financieras. Es decir se encarga del Procesamiento de transacciones y pagos electrónicos. Como tal Telered es una organización formal que se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control, lo que nos permite definir de manera explícita dónde y cómo se separan las funciones y actividades con la finalidad de alcanzar objetivos trazados y así mantener la rentabilidad. Además Telered es considerada una empresa con una organización descentralizada, es decir que la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. TELERED, S.A. Por otro lado es administrada, basada en la planificación, organización, Dirección y control.

  Ueta es una cadena de tiendas Duty Free en America Latina tanto en fronteras, aeropuertos y puertos marítimos, tiene una organización tipo estrella que centraliza las oficinas gerenciales en la Casa Matriz en Panamá, y los centros de operaciones en cada país donde opera. En cada País hay un Gerente de Tienda y vendedores que reportan a la Gerencia de Operaciones en Panamá y un Contador que reporta a la Contraloría y Finanzas Corporativas en Panamá. Adicional a las Gerencias de Finanzas y Operaciones, existen otras Gerencias, como Mercadeo, Compras, Recursos Humanos, IT y Logísticas, que forma parte del engranaje para que la mercancía llegue a las tiendas y puede ser vendida a nuestros clientes.

  El Hotel El Panamá es un Hotel 5 estrellas ubicado en el centro de la ciudad de Panamá, asociado con la cadena Internacional Summit. El hotel tiene como actividad principal el Turismo ( brinda hospedaje y servicios de alimentación a sus clientes),además de ser sede principal para negocios, eventos y convenciones tanto nacionales como internacionales. Actualmente tenemos 330 habitaciones entre Estándar, Jr Suites, Suites y Cabañas, adicional contamos con un gran centro convenciones y con 21 salones diseñados para crear el mejor ambiente para todo tipo de eventos. Estamos realmente enfocados en la atención al cliente y trabajamos día a día para ser los mejores anfitriones ya que queremos dejar grandes huellas en cada una de las personas que nos visitan. Considero que el hotel Panamá es una empresa tipo estrella.

  PRO CHEM IND.,S.A es una distribuidora de productos químicos de la marca ZEP, es una empresa con 8 años laborando en el mercado panameño, y en las principales provincias del país. Nuestro lema es el SERVICIO AL CLIENTE ES NUESTRO MEJOR PRODUCTO. Tratamos de darle solución a nuestros clientes para todo lo que tenga que ver con utensilios de limpieza. esta compañía cuenta con departamentos de contabilidad, finanzas, cobros, operaciones, telemercadeo, ventas directas e indirectas, servicio al cliente y bodega. Contamos con 25 personas en la compañía y por la gran masa de trabajo que tenemos todos nuestros días so muy estresantes.

Tecnologías ActualesTELERED, S.A.   DUTY FREE ABC   Hotel Panamá   PRO CHEM IND.,S.A

Dentro de las tecnologías y sistemas de información que utiliza la empresa son: Sistema de transacciones ON/2: ayuda a extraer información del sistema para la atención de reclamos y extraer métricas de control de servicio. SIMON: Ayuda a notificar y mantener el servicio de monitoreo a los clientes. Great Plains: Sistema utilizado para la facturación del servicio. Project Insight y Jtrac: Sistemas ideados para el seguimiento interno de las asignaciones a cumplir para brindar un servicio óptimo. Payswitch: Sistema para el intercambio automatizado de Transacciones.

  Contamos una intregración de dos sistemas básicos: SAP BO como ERP para el manejo de las transacciones y registros contables y de inventario, y Triversity como sistemas de Punto de Ventas, ambos de la casa SAP. Integramos todos los países de forma tal que podemos visualizar cada una de nuestras operaciones en el exterior desde nuestra casa matriz. Por otro lado se manejan un estandar en cuanto a los equipos y versiones de software de manera que se pueda controlar y monitoriar remotamente.

  Actualmente contamos con el principal sistema del hotel que es Phidelium, con el que se efectuan todas las reservas de habitaciones, salones para eventos y se efectuan los check in y check out de nuestros huespedes. En este sistema tenemos detallados toda la data de cada uno de los clientes del hotel, sus consumos, abonos y pagos en general.

  Nosotros contamos con una plantilla que fue otorgada por la cámara de comercio que su función es que por medio de una pagina web el cliente nos pida los productos, esta misma información se transforma en cotización o requisición y por ultimo nos llegue como una orden de compra. Gracias a esta ayuda también se pudo comprar e instalar el programa piache tree para el área de contabilidad, operaciones, bodega, inventario y gerencia. este sistema nos ha ayudado increíblemente ya que en nuestros comienzos todos nuestros procesos era plenamente manual.

Procesos Impactados por Tecnología

TELERED, S.A.   DUTY FREE ABC   Hotel Panamá   PRO CHEM IND.,S.A

En TELERED, S.A. se han identificado los siguientes procesos macros donde impacta la tecnología: Proceso de Desarrollo, Proceso de Pruebas y Certificación, Proceso de Monitoreo, Proceso de Contabilidad y Administración y Proceso de Reclamos

  Los procesos donde más impacta la Tecnología son en los procesos de Punto de Ventas, Logistica y Bodega y en el Area Financiera

  En el hotel la tecnologia impacta a todos los departamentos, porque cada uno de ellos esta asociado a otro y es una sola red por lo que los procesos tecnologicos estàn asociados a todo el funcionamiento, (ventas, reservas, recepciòn, ama de llaves etc)

  Impacta fuertemente en el inventario, contabilidad y cobros ya que con este sistema se pudo obtener un mayor control de los cobros y metas alcanzadas por los vendedores y muy importante que esta sea con cifras reales.

Servicios Tecnológicos Internos

TELERED, S.A.   DUTY FREE ABC   Hotel Panamá   PRO CHEM IND.,S.ALos servicios de Tecnología de la Empresa están organizado bajo la Gerencia Ejecutiva de Operaciones y Tecnología, quien a su vez se Sub-Dividen en las Gerencias de Operaciones, Gerencia de Desarrollo y Gerencia de Infraestructura Tecnología. Estas área son las encargadas de mantener la operación de los sistemas dentro de la organización.

  Si bien es cierto la Gerencia de IT es parte de la Gerencia de Finanza, existe una autonomía, ya que esta proporciona soluciones estratégicas para todas las aéreas, en conjunto con un departamento de procesos que es parte de Contraloría, esto dos departamentos reciben todas las solicitudes de Servicios de Tecnologías, se evalúan brindan soluciones dependiendo de cual sea la prioridad o impacto del proyecto en la empresa

  Procesos de aprendizajes de estos sistemas ya que en el hotel contamos con personal de mantenimiento, cocina, ama de llaves, ventas, recepción, adm, reservas y demàs,los cuales deben pasar y aprobar un entrenamiento actualizado de cada personal nuevo, o de aquel que necesite reforzamientos de los sistemas del hotel.

  El sector de finanzas y contabilidad se encargan de todo en el sistema y adecuan su trabajo para cada departamento de la empresa

Plan Estratégico

TELERED, S.A.   DUTY FREE ABC   Hotel Panamá   PRO CHEM IND.,S.ANo hay, se iniciará en octubre del presente año.. El último plan estratégico se hizo cuando se creo la visión, misión y valores. Pero no tuvo efecto por la falta de comunicación interna y compromiso de la dirección.

  En los Últimos años la empresa ha desarrollado un plan estratégico en el cual logramos integrar todas las operaciones internacionales, estandarizamos la información de todos los países y los formatos de reportes, mediante la implementación de un mismo sistema para todas las operaciones, disminuyendo enormemente el proceso de implementación de nuevas tiendas, adicional se está implementando un sistema automatizado de bodega centrar que aumentará la eficiencia para el despacho de contenedores a las tiendas.

  Entre los planes estratégicos del hotel ha estado su remodelación interna para brindarle a los clientes mayor comodidad, calidez y lujo. Adicional a este plan, también el hotel se ha enfocado en buscar un personal ideal y dispuesto a capacitarse para el desarrollo de personal y el de la empresa.

  Una de nuestras grandes debilidades como empresa es la entrega de la mercancía ya que nuestro local no cuenta con la estructura debida para el proceso de reembase y producción de la mercancía. La empresa se esta preparando para la remodelación dela empresa en la cual se hará un edificio o un mesanine que dejara un call center solo para ventas y servicios por teléfono y las oficinas del staff de la compañía

Opinión Profesional

TELERED, S.A.   DUTY FREE ABC   Hotel Panamá   PRO CHEM IND.,S.A

Es una empresa solida y de mucho prestigio en el país, sus operaciones son sumamente delicadas, por lo que deben contar con personal calificado y comprometido con la organización. No tiene competidores locales en el mercado.

  Es una empresa relativamente nueva, emprendedora que aprovecha la tecnología como herramienta para el mejoramiento de las operaciones. Utilizan Tecnología de Punta tanto en comunicaciones, sistemas transaccionales, sistemas de gestión de información y bases de datos.

  Es una empresa reconocida en su campo y siempre dispuesta a cambios para estar actualizada y así brindar siempre el mejor servicio.

  esta es una empresa pequeña de instalación pero ha logrado posicionarse muy bien y creo que es secreto de la misma ha sido el servicio que le damos nosotros a nuestros clientes. De saber que no hay que decir que no y poder solucionarle a nuestros clientes. y mas que todo crear una buena comunicación con ellos.

Conclusión

Luego de revisar las cuatro compañías hemos decidido tomar como proyecto la compañía PRO CHEM IND, S.A. ya que es la empresa que podemos desarrollar un completo plan estratégico en la implementación de herramientas tecnológicas que mejoraran la operación.

Productos y Servicios

Tipo de Productos que manejan Quimicos de Limpieza Importadas Quimicos de Limpieza Fabricados

Localmente Accesorios y Utensilios de Limpieza

Servicios: Servicios de Limpieza Asesorias en Limpieza

FODAFortalezas Oportunidades

Productos de Alta Calidad Productos no existentes en Panamá. Trabajo en equipo diariamente. Siempre dispuestos a innovar. Servicios que usualmente suceden

dentro de las empresas. Capacidad de Producción Local.

Mercado Virgen. Poca competencia. Oportunidad de crecimiento. Contratos con empresas grandes. Mayores ingresos. Nuevos Proveedores

Debilidades Amenazas El sistema actual muy básico. (Peachtree) Poco personal Químico. Falta de integración de la información. Capacitación del personal Limitación en el espacio físico (bodegas). Integración de los procesos y el sistema. Falta de planificación para compras y

producción. Falta de seguridad industrial.

Organización bajo ventas.

Que existan o aparezcan nuevos competidores. Limitación del crecimiento por falta de

información y de personal. Alta probabilidad de problemas de inventario

( sobre-almacenamiento o sub-almacenamiento) Riesgo de pérdida de información.

ESTRUCTURA ACTUAL

Diagrama de Contexto

Diagrama 0

Ventas Actuales

Compras

Laboratorio

Bodega

Diagrama de Causa y Efecto

Estructura vs Automatizacion de Procesos

ProcesosGerente General Ventas

Tele mercadeo

Ventas directas Cont. Cobros Bodega Quimic Oper. Compras

Sistemas

Pedido   AM AM AM            Orden De Venta   AM AM AM            Facturación         AS          Despacho             AM      Servicios                 AM  Cobros           AM        Depositos         AM          Planificacion de Compra AM                 NEOrden de compra                   AMPedido al proveedor AM       AS         AMRecepcion de Mercancia         AS   AM      Pagos a Proveedores         AS          Almacenamiento             AM      Inventario             NE      Planifcación de Produccion NE             NE    Recolección de Materia Prima             AM      Reporte de producción               NE     Diseño de Productos nuevos NE             NE    

AMActual

Manualmente

AS

Actual Sistematicam

enteNE No existe

Estrategias a Desarrollar

Optimización de los niveles de Inventario

Creación de una Estrategia de Planificación Integrada de todas las áreas

Ampliación de la cartera de clientes Innovación y Productos nuevos

Sistema Propuesto

Estrategia Propuesta