PREGUNTAS FRECUENTES DE LOS VIGILADOS SOBRE EL NUEVO APLICATIVO

“GESTIÓN PQRD”

i. ¿Cómo se ingresa al aplicativo Gestión PQRD?

ii. Si aparece el siguiente mensaje “error 404”, ¿qué se debe hacer?

iii. ¿Cómo se puede cambiar la contraseña?

iv. ¿Con qué opciones cuenta el aplicativo?

v. ¿Cómo consultar una PQRD en el aplicativo?

vi. ¿Qué indican los cuadros en colores ubicados en la parte superior de la pantalla?

vii. ¿Cómo se puede visualizar las PQRD radicadas el día anterior?

viii. ¿Cómo se realiza un seguimiento o avance de un caso?

ix. ¿Cómo se puede ver las gestiones realizadas al caso?

x. ¿Cómo se adjunta un documento y en dónde se pueden ver los soportes del caso?

xi. ¿Cómo se rechaza la PQRD, cuando no corresponde a la Entidad Vigilada en la que fue radicada?

xii. ¿Cómo se puede identificar el canal por el que se formuló la PQRD?

xiii. ¿Qué se debe hacer, cuando se carga una gestión que no corresponde a un caso?

xiv. ¿Cómo se puede recordar la contraseña? 

xv. ¿Dónde podemos revisar si la PQRD cargada, se trata de un caso reabierto?

xvi. ¿Por qué se ven más casos, en el nuevo aplicativo Gestión de PQRD que en el anterior?

xvii. ¿Cómo se cierra un caso?

xviii. ¿Cuántas personas pueden conectarse con el usuario de la Entidad Vigilada?

xix. ¿Es necesario marcar la URL del nuevo sistema de información para la gestión de PQRD, como sitio seguro?

xx. ¿Es necesario marcar el correo gestionpqrd@supersalud.gov.co como seguro?

xxi. ¿Cómo imprimir la PQRD y su gestión?

xxii. ¿Cómo descargar las PQRD asignadas?

i. ¿Cómo se ingresa al aplicativo Gestión PQRD?** Se debe ingresar a través del link: https://pqrd.supersalud.gov.co/TMS.Solution.TMSPQRD

1. Digitar el usuario y clave 2. Dar clic en “Ingresar”

ii. Si aparece el siguiente mensaje “error 404”, ¿qué se debe hacer?

1. Verifique que la URL de acceso inicie con: https://pqrd.supersalud.gov.co/TMS.Solution.TMSPQRD

2. Compruebe que el “usuario y contraseña” sean correctas y que se encuentren registradas en la Superintendencia Nacional de Salud.

**Si lo anterior no funciona, comuníquese con Soporte de la Supersalud al teléfono 4817000 extensión 47002 y/o mensaje a: soportepqrd@supersalud.gov.co

iii. ¿Cómo se puede cambiar la contraseña?

Una vez ha iniciado la sesión, se visualiza la pantalla principal de la aplicación, en la parte superior derecha encontrará un botón con la silueta de una persona:

1. Haga clic en el botón que tiene silueta de una persona. 2. Digite los datos que le solicita. 2. De clic en “Cambiar”.

iv. ¿Con qué opciones cuenta el aplicativo?

En el menú de navegación ubicado al costado superior izquierdo de la pantalla de su computador, se evidencian dos (2) acciones dispuestas para el rol de Entidades Vigiladas:

Gestión Consulta

¡Recuerde! al final de la gestión de cada caso deberá hacer el cerrado de la PQRD para que no siga apareciendo abierta.

v. ¿Cómo consultar una PQRD en el aplicativo?

1. Haga clic en la opción “Consultar”, ubicado en el menú superior izquierdo de la pantalla de su computador.

2. Ingrese la información en uno o varios de los criterios dispuestos: o N.° PQRDo NURCo Tipo de identificación – N.° de Identificacióno Nombre afectado

o Estadoo Fecha (desde-hasta)o Tipoo Canalo Descripcióno Sólo PQRD con riesgo de vida

3. Haga clic en el icono de “Consultar”

vi. ¿Qué indican los cuadros en colores ubicados en la parte superior de la pantalla?

Estos botones permiten filtrar los casos según el tiempo de vencimiento (semaforización) en que se encuentran las PQRD recibidas para gestión de la vigilada.

vii. ¿Cómo se puede visualizar las PQRD radicadas el día anterior?

**El cargue es en línea con el registro en la Superintendencia Nacional de Salud.

Opciones:1. Haga clic en la caja de chequeo “Nuevas”2. En la columna “Fecha de Radicación”, hay unas flechas con sentido ascendente y descendente, de clic según el orden que requiera.

vii. ¿Cómo se realiza un seguimiento o avance de un caso?

**Ingrese a la opción “Gestión”, ubicado en el menú superior izquierdo de la pantalla.

1 Haga clic en el ícono en forma de piñón ubicado en la primera columna de la PQRD a la que se le realizará el seguimiento (avance).

2 De clic sobre la acción “Registrar Actividad”. 3 Diligencie información y adjuntar soporte si lo hay.4 Haga clic en la opción “Registrar”.

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ix. ¿Cómo se puede ver las gestiones realizadas al caso?

**Ingrese a la opción “Gestión”, ubicado en el menú superior izquierdo del aplicativo.

1. Haga clic en el ícono en forma de piñón ubicado en la primera columna de la PQRD que se quiere consultar. 2. En el bloque titulado “Seguimiento” se puede visualizar los seguimientos registrados sobre la PQRD.

x. ¿Cómo se adjunta un documento y en dónde se pueden ver los soportes del caso?

**Ingrese a la opción “Gestión”, ubicado en el menú superior izquierdo de la pantalla.

1. Seleccione la PQRD a la que le va adjuntar el documento (por el piñón).2. Haga clic en la opción “Adjuntar archivo”, ubicada en la parte superior

derecha de su pantalla. 3. Haga clic en “Examinar” seleccione el archivo que desea adjuntar. 4. De clic en “Adjuntar”.

**Para visualizar los archivos adjuntos, se debe revisar el espacio titulado “Expediente”

xi. ¿Cómo se rechaza la PQRD, cuando no corresponde a la Entidad Vigilada en la que fue radicada?

**Ingrese a la opción “Gestión”, ubicado en el menú superior izquierdo de la pantalla y seleccione la PQR que va a rechazar.

1. Haga clic en opción “Cerrar caso”, ubicada en la parte superior derecha de la pantalla.

2. En “Causa” seleccione “caso no corresponde a la entidad” 3. Diligencie información en “Descripción”. 4. Adjunte soporte si el caso lo amerita. 5. Haga clic en “Cerrar caso”.

**El caso desaparece de la bandeja y puede ser consultada por el estado “Cerrados”

xii. ¿Cómo se puede identificar el canal por el que se formuló la PQRD?

1. Ingrese a la opción “Gestión”, ubicado en el menú superior izquierdo de la pantalla

2. Seleccione la PQRD de la que quiere conocer el canal de radicación.

**En la zona de identificación de la PQRD, se puede evidenciar el canal de radicación.

xiii. ¿Qué se debe hacer, cuando se carga una gestión que no corresponde a un caso?

No se puede modificar gestión luego de registrada. Se debe registrar una nueva gestión aclarando el error.

xiv. ¿Cómo se puede recordar la contraseña? 

A través de la opción “¿Olvido su contraseña?”

xv. ¿Dónde podemos revisar si la PQRD cargada, se trata de un caso reabierto?

En el nuevo modelo no aplica la reapertura de casos regulares, para los casos de “Riesgo de Vida”, quedará en la pestaña de seguimiento las razones de la reapertura.

xvi. ¿Por qué se ven más casos, en el nuevo aplicativo Gestión de PQRD?

En el nuevo sistema, las PQRD clasificadas como Regulares no se cierran al ser trasladadas a la Entidad Vigilada, queda abiertas hasta que la Vigilada le realice el respectivo cierre a la misma con respuesta al usuario.

xvii. ¿Cómo se cierra un caso?

Ingrese a la opción “Gestión”, ubicado en el menú superior izquierdo de la pantalla

1. Seleccione la PQRD que va a cerrar2. Haga clic en opción “Cerrar caso” ubicada en la parte superior derecha de

la pantalla.3. Seleccionar la opción “Caso solucionado”4. Diligencie información que se le requiere.5. Adjunte el soporte del cierre (“Respuesta de la entidad Vigilada”) 6. Haga clic en “Cerrar caso”.

xvii. ¿Cuántas personas pueden conectarse con el usuario de la Entidad Vigilada?

El número de personas por usuario es responsabilidad de la Entidad Vigilada. Igualmente, el usuario y contraseña asignada por la Superintendencia Nacional de Salud.

xviii. ¿Es necesario marcar la URL del nuevo sistema de información para la gestión de PQRD, como sitio seguro?

Sí, actualmente el sistema cuenta con certificado de sitio seguro, pero se recomienda aceptar la solicitud de sitio de confianza cuando se requiere, y validar el no bloqueo de parte del antivirus que tenga la Vigilada.

xx. ¿Es necesario marcar el correo gestionpqrd@supersalud.gov.co como seguro?

Sí, se recomienda que se marque como seguro, para que no sea tomado como spam, por el correo de la Entidad Vigilada.

xxi. ¿Cómo imprimir la PQRD y su gestión?

1. Ingrese al tablero de Gestión.2. Seleccione la PQRD que desea imprimir. 3. Se despliega el detalle de la PQRD4. En los íconos ubicados en la esquina superior izquierda, seleccionar el

que indica “Imprimir”5. Se abre una nueva pestaña y se descarga el archivo en formato PDF

Se despliega el detalle de la PQRD

En los íconos ubicados en la esquina superior izquierda, seleccionar el que indica “Imprimir”

**Se abre una nueva pestaña y se descarga el archivo en formato PDF.

6. Al abrir el archivo se visualiza el siguiente formato:

xxii. ¿Cómo descargar las PQRD asignadas?

1. Seleccione del menú la opción “Consulta”, se visualiza un formulario en el cual debe diligenciar los filtros que considere necesarios para buscar la o las PQRD requeridas. Al finalizar haga clic en el botón “Consultar”.

2. Se visualiza una tabla con los resultados coincidentes con los filtros indicados.

3. De clic el botón “Generar reporte”.

4. Se visualiza un mensaje indicando el estado del proceso.

5. Al finalizar saldrá un mensaje con la frase “Descarga exitosa” y visualizará el archivo descargado.

6. Al abrir el archivo .xlsx se visualiza el siguiente formato, el cual contiene la información de las PQRD, consultadas: