PRACTICA N°2 - AUDITORIA

CURSO: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PRACTICA N°2

DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE CEDELCA S.A E.S.P La Constitución Colombiana y la Ley 87 de 1993 obligan a todas las entidades que manejan recursos públicos, contar con un Sistema de Control Interno con fin de optimizar su funcionamiento. Cedelca ha acatado dichas disposiciones y mediante directiva de gerencia 09 de septiembre 16 de 2004 reglamenta la composición y operación del Control Interno. La oficina de control interno y gestión en octubre 27 de 2004 presenta informe ejecutivo de definición y seguimiento al mapa de riesgos. El sistema de control interno de la entidad sigue presentando debilidades en su desarrollo, falta aún establecer un ambiente de control, crear condiciones propicias y adecuadas, fomentar un entorno que estimule la cultura del autocontrol en las actividades cotidianas de los funcionarios. Debemos recordar que son las todos los miembros de una organización, los responsables directos de que el sistema funcione y es a ellos que se debe dirigir una continua acción orientada a inculcar su acogimiento como estilo de vida en su labor dentro de la empresa. Del plan de acción 2004- 2005 se informa que la actualización y definición del mapa de riesgos a avanzado en un 70%, igualmente mediante directiva de gerencia número 08 de septiembre 16 de 2004 se reglamentan los elementos y demás componentes del SCI y se crean y reglamentan los subsistemas del Control Interno de Cedelca S.A E.S.P. El 14 de enero de 2005 mediante acta 01 el Comité de Control Interno hace un análisis a las directivas 08 y 09 concluyendo: Se debe Analizar y discutir el plan de mejoramiento a presentar a la Contraloría General de la República, el Mapa de Riesgos de la entidad, y el Plan de acción especifico 2005 de la Oficina de Control Interno. Para tener un concepto claro del funcionamiento del control interno, es necesario acudir a los funcionarios y operarios que deben poner en práctica la implementación y puesta en marcha del sistema para confirmar la aplicación de todos los esfuerzos que se vienen realizando al interior de la empresa, según consta en los informes que se han venido presentando desde la coordinación del control interno. La implementación y seguimiento al control interno debe responder a un porcentaje de avance según encuesta referencial en lo concerniente al ambiente de control, administración del riesgo, operacionalización de los elementos y documentación como un todo, en beneficio del mejoramiento de la empresa y esta encuesta referencial tiene identificados criterios específicos para calificar el avance del control interno en las diferentes entidades, es así como para la administración del riesgo, se tiene en cuenta la valoración del riego, el manejo del riesgo y el monitoreo.

Con respecto a la valoración del riesgoSi existe interés por parte de alta dirección y se ha iniciado el proceso en la identificación, manejo y monitoreo de los riesgos detectados pero aún falta compromiso, se está en proceso de implementación y falta considerar otras áreas. Se han desarrollado parcialmente actividades con la participación de los funcionarios para la identificación de los factores de riesgos, tanto internos como externos en la mayoría de las áreas, se tienen 17 matrices pero aún faltan algunas dependencias para completar el mapa general de riesgos de la

ALUMNO: CHRISTOPHER STEPHEH CHÁVEZ ESPINOZA / 2007120084 CICLO: 2014 - 0


empresa, para determinar el impacto potencial sobre los objetivos organizacionales y la probabilidad de ocurrencia de los mismos. Se cuenta con registros históricos y/o estadísticos que permiten hacer proyecciones para determinar la probabilidad o posible ocurrencia de riesgos, documentos que no están debidamente organizados ni archivados, principalmente en el área técnica operativa. Existen herramientas o mecanismos que permiten determinar el impacto de los diferentes riesgos; debe mejorarse su documentación de tal manera que facilite su consulta. No están identificados los controles que permitan mitigar los riesgos, existen acciones de mejoramiento. Históricamente o por costumbre se contrastan las acciones que están operando con el fin de establecer su pertinencia y validez, pero no están actualizadas o documentadas.

En cuanto al criterio de evaluación

La alta dirección evalúa y considera de manera concertada las posibles acciones a ser tomadas en razón al costo beneficio que representan los riesgos. Cada dependencia, entiende sus riesgos y su importancia, fija los mecanismos para evitarlos y aplica respuestas adecuadas para cada uno de ellos; aún falta su documentación en algunas de ellas. Los funcionarios de la entidad tienen la capacidad de responder efectivamente ante la eventual ocurrencia de un riesgo pero con apuros no hay un plan. No existen planes de contingencia en la entidad, se determinan acciones. Se están implementando las acciones y actividades establecidas pero el plan de manejo de riesgos no está completo.

Respecto al monitoreo de los riesgos Se han determinado responsables o grupos de trabajo en cada dependencia y en control interno para verificar y hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones para el manejo de riesgos. Se han definido indicadores generales para la evaluación y verificación de manejo de riesgo, Se realizan revisiones periódicas selectivas de acuerdo al riesgo pero no hay un plan organizado y definido. La Oficina de Control Interno, como parte de su labor de acompañamiento y asesoría ha venido contribuyendo a la implementación de las acciones definidas para el manejo del riesgo, sin embargo aun falta documentar todos los elementos y generar los procesos de evaluación.

Respecto al Sistema de Control Interno propiamente

Que Cedelca no cuenta con un manual de control Interno conocido por todos sus funcionarios, se está en proceso de elaboración (borradores) y este se conoce solo a nivel directivo. Se tiene el reglamento del sistema de control interno, se han creado los subsistemas de control interno, el plan de gestión y el plan estratégico de la empresa. Cedelca tiene un manual de funciones, para todos y cada uno de los cargos pero se encuentra desactualizado; con el proceso de reestructuración administrativa debe rediseñarse. Cedelca dispone de algunos manuales de procesos, para cada dependencia y área, pero se encuentran desactualizados, los mismos no obedecen a un plan formalizado.



Se debe redimensionar con la reestructuración. No posee manuales de procedimientos actualizados por cargo y por las actividades que allí se desarrollan, su acotación y aplacamiento es parcial, no obedece a unos planes formalizados y conocidos por todos sus funcionarios. Existe manual de requisitos mínimos para cada cargo de planta de la empresa que maneja recursos humanos, no se ha implementado para trabajadores temporales pero está considerado en el proyecto de reestructuración. No hay programas de capacitación para sus funcionarios en los temas de ambiente de Control y Administración de Riesgos. La oficina de planeación ha capacitado al personal para el proceso de reestructuración sobre la administración del cambio. La mayoría del personal de la empresa está comprometido en el mejoramiento de sus procesos. Los funcionarios de la entidad tienen la capacidad de responder efectivamente ante la eventual ocurrencia de un riesgo pero con improvisaciones debido a la ausencia de un plan establecido. Se están implementando las acciones y actividades establecidas para el plan de manejo de riesgos.

Recomendaciones

Del análisis de los riesgos y del control interno en general, adelantado por la Auditoría, y teniendo en cuenta las recomendaciones no atendidas del año anterior, se sugiere: · Aprovechar la reestructuración de la empresa para documentar y socializar en todos los niveles sus procesos y procedimientos. Suministrar la logística necesaria a los funcionarios de la oficina de control interno, para un óptimo cumplimiento de sus funciones. · Es necesario establecer un ambiente de control, crear condiciones propicias y adecuadas, es decir fomentar un entorno que estimule la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. · Aprovechar la reestructuración administrativa de la cual va ha ser objeto la empresa para ajustar y documentar los manuales de procesos y procedimientos. · Elaborar la totalidad de las matrices de riesgos con el fin de terminar de conformar el mapa de riesgos global de la entidad. · Que la oficina de control interno incremente su presencia en las diferentes oficinas de la empresa, su acción asesora y de apoyo seguramente fortalecerá la implementación de una cultura de autocontrol entre los funcionarios. · Diseñar e implementar medidas de control y supervisión primordialmente en los procesos claves de la empresa. · Diseñar e implementar un programa de rotación de personal de toda la empresa y en todos los niveles. · Diseñar e implementar un programa de estímulos, incentivos y sanciones, concertados con los funcionarios. · Diseñar y adoptar programas de capacitación en todos los niveles

PREGUNTAS:



1.- ¿En qué se diferencia el componente ambiente de control del

componente Evaluación de riesgos?

De acuerdo, a la lectura, componente ambiente de control, es

crear condiciones propicias y adecuadas, fomentar un entorno que

estimule la cultura del autocontrol en las actividades cotidianas de

los funcionarios. Es decir, establecer normas internas que regulen

la implantación, funcionamiento y evaluación del control interno.

Mientras que el componente evaluación de riego se encarga

de que la alta dirección evalúa y considera de manera concertada

las posibles acciones a ser tomadas en razón al costo beneficio

que representan los riesgos.

2.- ¿Qué etapas se tienen que cumplir para la implementación

de un sistema de control interno?

Reestructuración de la empresa para documentar y socializar.

Suministrar la logística necesaria a los funcionarios

Establecer un ambiente de control.

Crear condiciones propicias y adecuadas. Entorno que estimule la actividad del personal con respecto al

control de sus actividades. Diseñar e implementar medidas de control y supervisión en

procesos de la empresa.

Diseñar y adoptar programas de capacitación en todos los

niveles.


Ambiente de Control Interno

Evaluación del Riesgo

Actividades de Control gerencial

Sistema de información y comunicación

Actividades de Monitoreo


3.- Elabora un cuadro sinóptico que presente los componentes

de la estructura del control interno relacionado con el caso

Codelca.

Los componentes pueden considerarse como un conjunto de

normas que son utilizadas para medir el control interno y

determinar su efectividad. Para operar la estructura (también

sistema) de control interno se requiere de los siguientes

componentes:

COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL

INTERNO


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