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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS DEPARTAMENTO DE POSTGRADO MODELO INNOVADOR Y PROSPECTIVO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ACADÉMICA, PARA LA TOMA DE DECISIONES ESTRATÉGICAS EN LA UMSS TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIÓN PARA OBTENER EL TÍTULO DE MAGÍSTER EN GESTIÓN UNIVERSITARIA POSTULANTE: LIC. MARÍA LUCY ARGOTE MEJÍA TUTOR: MSc. ALVARO PADILLA OMISTE Agosto, 2009 Cochabamba-Bolivia
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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
DEPARTAMENTO DE POSTGRADO
MODELO INNOVADOR Y PROSPECTIVO DE
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN ACADÉMICA,
PARA LA TOMA DE DECISIONES
ESTRATÉGICAS EN LA UMSS
TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIÓN PARA OBTENER EL TÍTULO DE
MAGÍSTER EN GESTIÓN UNIVERSITARIA
POSTULANTE: LIC. MARÍA LUCY ARGOTE MEJÍA
TUTOR: MSc. ALVARO PADILLA OMISTE
Agosto, 2009 Cochabamba-Bolivia
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DEDICATORIA
Esta tesis dedico con mucho amor y cariño a
mis hijos: Danilo, Verónica, Bernardo y Valeria
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AGRADECIMIENTOS
En primer lugar a Dios por haberme dotado de la fortaleza, perseverancia, constancia e
inteligencia necesarias para poder concluir con éxito mi trabajo..
A mis hijos Danilo, Verónica, Bernardo y Valeria que me brindaron su apoyo invalorable en
todos los momentos difíciles que tuve que atravesar. Gracias a ese impulso permanente y
constante pude continuar con esta maestría y lograr su culminación con el presente trabajo de
investigación.
A mi esposo Rafael y a mi mami a quiénes les quité muchas horas de dedicación.
Un agradecimiento especial a mi maestro y tutor Alvaro Padilla Omiste, MSc., quién con su
sabiduría y experiencia guió mi tésis en todas sus etapas, alentándome a concluir la misma sin
claudicar, sobre todo por constituir un aporte a la Universidad Mayor de San Simón,
institución donde fue docente y autoridad académica y porque fue el impulsor de dotar la
primera computadora al Archivo para su modernización.
A mi institución, Universidad Mayor de San Simón, que me permitió cursar esta maestría y
culminar la misma a pesar de los muchos contratiempos, que fueron superados en el transcurso
de todo este tiempo.
A los trabajadores del Archivo Central mi agradecimiento por su aliento constante y
permanente.
A mis catedráticos de la maestría y coordinadores y plantel administrativo que estuvieron a
cargo de la II versión de la Maestría de Gestión Universitaria desde su inicio hasta su
conclusión.
Gracias a todos los que me acompañaron en esta larga travesía que concluye con la defensa de
este trabajo de investigación
iv
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 1 I. EL PROBLEMA DE ESTUDIO .................................................................................... 3
I.1. Situación problémica. .............................................................................................. 3 I.2. Definición del problema .......................................................................................... 5
II. OBJETIVOS ................................................................................................................. 6 II.1. Objetivo general ..................................................................................................... 6 II.2. Objetivos específicos ............................................................................................. 6
III. IDEA A DEFENDER .................................................................................................. 6 IV. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................ 7 VI. METODOLOGÍA ................................................................................................... 9
V.1. Lógica de la investigación ................................................................................... 10 V.2. Unidades de Investigación ................................................................................... 10
VI. DESCRIPCIÓN CAPITULAR ................................................................................. 11 CAPÍTULO I ...................................................................................................................... 12 MARCO TEÓRICO ........................................................................................................... 12
1.1. Innovación y prospectiva ...................................................................................... 12 1.2. Estrategia .................................................................................................................. 13
1.2.1. Planeación Estratégica ....................................................................................... 15 1.2.3. Diversas dimensiones en el concepto de estrategia ........................................... 16
1.3. Gestión del conocimiento ......................................................................................... 17 1.3.1.Relaciones fundamentales entre recursos, capacidades y ventaja competitiva ... 17
1.4. Gestión de la información e información para la gestión ......................................... 18 1.4.1 Cómo gestionar la información .......................................................................... 18 1.4.2. La búsqueda de información como parte de las etapas de la gestión de la información ................................................................................................................... 19 1.4.3. La información como recurso de las organizaciones................................... 21 1.4.4. ¿Qué es un sistema de información (SI)? .......................................................... 22 1.4.5. Tipos y usos de los sistemas de información (SI) .............................................. 24 1.4.6. Importancia de los sistemas de información (SI) .............................................. 25 1.4.7. Sistemas de Información (SI) y tecnologías de información ............................ 26 1.4.8. Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (NTIC) ..................... 27 1.4.9. Función que cumple un archivo histórico en el desarrollo de los sistemas de información. .................................................................................................................. 28
1.4.9.1. Aplicabilidad de las tecnologías de información y comunicación en los .. 31 Archivos ................................................................................................................... 31
1.5. Toma de decisiones .................................................................................................. 34 1.5.1. Sistemas de información para la toma de decisiones estratégicas ...................... 34 1.5.2. La “penetración” de la toma de decisiones en las organizaciones .................... 35 1.5.3. Racionalidad ...................................................................................................... 36 1.5.4. Proceso racional de toma de decisiones ............................................................ 36 1.5.5. Implementación de la decisión .......................................................................... 38 1.5.6. Evaluación de la decisión .................................................................................. 38 1.5.7. Barreras para la toma de decisiones efectivas ................................................... 39 1.5.8. Ingredientes de la decisión ................................................................................ 39
v
1.5.9. Importancia de la toma de decisiones ................................................................ 40 1.5.10. Sistemas inteligentes de soporte a la toma de decisión ................................... 41 1.5.11. Resistencia al cambio ...................................................................................... 42 1.6. Modelo Teórico .................................................................................................... 45
1.7. Conclusiones parciales del capítulo. ....................................................................... 48 MARCO CONTEXTUAL ................................................................................................. 49
2.1. Antecedentes institucionales de la Universidad Mayor de San Simón. ................... 50 2.1.1 La Universidad como gestora de organizaciones ............................................... 52
2.1.1.1. Procesos universitarios .............................................................................. 53 2.1.1.2. La Universidad como objeto de estudio .................................................... 53
2.1.2. Nueva visión de gestión institucional ................................................................. 54 2.1.3. Planes quinquenales de desarrollo ..................................................................... 56 2.1.4. Antecedentes del Archivo Central de la UMSS .............................................. 57
2.1.2.1. Archivo histórico institucional .................................................................... 59 2.1.2.2. Base Legal de los archivos históricos ......................................................... 59
2.2. Conclusiones parciales del capítulo ......................................................................... 60 MARCO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN ............................................ 62
3.1. Metodología .............................................................................................................. 62 3.1.1. Características de la investigación ..................................................................... 63 3.1.2. Determinación de la población y muestra ......................................................... 65 3.1.3. Identificación de la información a recolectar y fuentes de información .......... 66 3.1.4. Técnicas e instrumentos de recolección de información ................................... 66 3.1.5 Instrumentos de recolección de la información ................................................ 67 3.1.6. Recolección de la información .......................................................................... 68 3.1.7. Procesamiento de la información ................................................................. 69
CAPÍTULO IV .................................................................................................................... 70 RESULTADOS DE LAS INDAGACIONES EMPÍRICAS (TRABAJO ...................... 70 DE CAMPO) ....................................................................................................................... 70
4.1. Antecedentes ............................................................................................................. 70 4.2. Presentación e interpretación de resultados ............................................................. 70
4.2.1. Acceso óptimo a la información académica que resguarda el Archivo Central.71 4.2.2. Puntos fuertes y débiles en el manejo de la información académica en la Sección Archivos ....................................................................................................................... 72 4.2.3. Importancia de las NTIC en los procesos de archivística .................................. 73 4.2.4. Toma de decisiones sustentadas por información académica resguardada en el Archivo Central ............................................................................................................ 73 4.2.5. Importancia de la digitalización de documentos resguardados en el Archivo Central. ......................................................................................................................... 73 4.2.6. Información Académica en Red permitirá una integración de los procesos PA,PE, ICYT, ISU, DUBE ....................................................................................................... 74 4.2.7. Aspectos para el mejoramiento del Archivo Central que permitan su .............. 74 jerarquización en el organigrama actual ....................................................................... 74 4.2.8. Acceso a la información resguardada en archivos de gestión o de oficina y archivos intermedios ..................................................................................................... 75
4.3. Diagnóstico actual del Fondo documental de Rectorado ......................................... 75 4.4. Diagnóstico actual del Fondo documental de Secretaría General. ........................... 76
vi
4.5. Diagnóstico actual del archivo central de la UMSS. ................................................ 76 4.5.1. Actividades del Archivo Central ....................................................................... 77 4.5.2. Estadísticas extractadas de los registros del Archivo Central ........................... 81 4.5.3. Atención a usuarios internos y externos ............................................................ 81 4.5.4. Estructura Organizativa ..................................................................................... 82
4.6. Conclusiones parciales del Capítulo ........................................................................ 83 CAPÍTULO V ..................................................................................................................... 85 MODELO PROPUESTO DEL MANEJO DE INFORMACIÓN BASADO EN UN SISTEMA DE ARCHIVOS INTEGRADO ..................................................................... 85
5.1. Bases para un Modelo de Gestión Universitaria ....................................................... 85 5.2. Bases conceptuales del modelo. ............................................................................... 86 5.3. Fundamentos para el diseño del nuevo modelo innovador y prospectivo de información académica. .................................................................................................... 88 5.4. Actores del Modelo Innovador y Prospectivo del manejo de la información académica .......................................................................................................................................... 90 5.5. Sistema de información y digitalización que permita consultas en RED de la información académica en la UMSS. (S.I.D.N.U.R.) ....................................................... 92
5.5.1. Alcances/Limitaciones ....................................................................................... 94 5.5.2. Requerimientos Humanos y Materiales ............................................................. 95 5.5.3. Planificación de Actividades ............................................................................. 96 5.5.4. Evaluación ......................................................................................................... 98 5.5.5. Dimensión inicial del trabajo para de la etapa de digitalización. .................... 105 5.5.6. Niveles de acceso y buen uso de la información sistematizada en red. ........... 106 5.5.7. Seguridad de Información por niveles de acceso y buen uso de la información sistematizada en red .................................................................................................... 108 5.5.8. Necesidad de la seguridad de la información .................................................. 109 5.5.9. Integración con los fondos documentales ........................................................ 110 5.5.10. Tecnificación en Archivística y manejo de Software para responsables de los fondos documentales .................................................................................................. 110
CAPÍTULO VI .................................................................................................................. 112 CONCLUSIONES GENERALES Y RECOMENDACIONES .................................... 112
6.1. Conclusiones ......................................................................................................... 112 6.2. Recomendaciones .................................................................................................. 115
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 2.1. Pirámide de Maslow ........................................................................................ 14 Gráfico 2.2. Sistema de Información ................................................................................... 23 Gráfico 2.3. Factores de Tecnologías de la Información ..................................................... 27 Gráfico 2.4. Proceso de archivos ......................................................................................... 33 Gráfico 2.5. Proceso racional de la toma de decisiones ...................................................... 37 Gráfico 2.6. Modelo Teórico ............................................................................................... 47 Gráfico 4.1. Flujograma vigente de obtención de la información academica por los usuarios .............................................................................................................................................. 80
vii
Gráfico 4.2. Organigrama de la unidad de Archivos ........................................................... 82 Gráfico 5.1. Integración de proceso a través de la gestión de la información ..................... 87 Gráfico 5.2 Actores del modelo innovador y prospectivo de gestión de la información .... 90 Gráfico 5.3 Responsables de la ejecución de las actividades del sistema ........................... 99 Gráfico 5.4 Jefa de archivos .............................................................................................. 101 Gráfico 5.5 Digitalizador de archivos ............................................................................... 102 Gráfico 5.6 Responsable de la implementación Ing. sistemas .......................................... 103 Gráfico 5.7 Responsable de la implementación Lic. Informática ..................................... 104 Gráfico 5.8 Responsable de la UPSI ................................................................................. 105
ÍNDICE DE TABLAS
TABLA No. 3.1 Pasos de la investigación ..................................................................... 63 TABLA No. 5.1 Dimensionamiento del trabajo para la primera etapa de digitalización106
INDICE DE ANEXOS
ANEXO 1 MATRIZ DE CONSISTENCIA ANEXO 2 MATRIZ METODOLOGICA ANEXO 3 ENTREVISTAS ANEXO 4 ORGANIGRAMA DE LA UMSS ANEXO 5 TERMINOS DE REFERENCIA DEL SIDNUR
viii
RESUMEN La Universidad Mayor de San Simón enfrenta actualmente cambios de gran trascendencia con
el fin de construir los puentes hacia el futuro, reorientando los sistemas de gestión
universitaria hacia el mejoramiento de la eficiencia interna y la búsqueda de la excelencia,
que la conduzcan “Hacia la Nueva Universidad”.
Ello es motivo de preocupación para el gobierno universitario, para lo el cual el apoyo de los
sistemas de información en red es y seguirá siendo cada vez de más ayuda, puesto que éstos
permiten conocer la situación de la institución a cada instante, además analizar posibles
escenarios con facilidad. Con esta visión, el presente estudio ha sido elaborado desde un
paradigma socio-crítico y con un enfoque sistémico, proponiendo un “Modelo innovador
prospectivo de gestión de la información académica para la toma de decisiones estratégicas”,
que muestra que, para el planeamiento y desarrollo estratégicos, no basta solo con incorporar
tecnología, sino que, en concordancia con el pensamiento estratégico moderno, debe buscarse
crear el futuro de la institución, para lo cual es preciso tomar decisiones informadas, esto es,
soportadas en la información interna y externa.
El procedimiento seguido en la investigación ha consistido en la aplicación de varios métodos
e instrumentos que han permitido realizar las indagaciones teóricas, derivadas del objeto de
estudio, y las empíricas, emergentes del campo, para obtener la información que, analizada y
discutida, ha permitido formular una propuesta que apoye a la gestión académica
universitaria, permitiendo la solución de problemas en el marco de su plan de desarrollo
institucional. La propuesta contempla la implementación de un Sistema de Información y
Digitalización de Normativas Universitarias en Red (S.I.D.N.U.R.), que tiene el propósito de
desarrollar una estructura de base datos, para almacenar y resguardar digitalmente los
diferentes tipos de documentos, permitiendo su consulta en red, para que se constituyan en
instrumentos de referencia y de ayuda de manera ágil y oportuna, para la toma de decisiones
estratégicas.
Palabras clave: Innovación, prospectiva, estratégica, interacción, procesos, gestión, toma de
decisiones, información
ix
ABSTRACT
At present the University Mayor de San Simon faces transcendental changes as it builds
bridges to the future reorganizing its management systems aimed at achieving an improvement
of internal effectiveness that will lead it to “Towards the New University”.
Hence the interest of university authorities to rely on a networked information systems that
enables real time knowledge of the situation at every moment and timely analysis of the
various issues and decision-making. This study has been carried out from a socio-critical
paradigm and a systematic approach proposing an “Innovative future-oriented d pattern of an
academic information management for strategic decision making”. This shows that in order to
achieve planned and strategic development it is not enough to incorporate technology, but also
to create or envision the future of the Institution, as proposed by contemporary strategic
thinking. Therefore, it is imperative to make decisions based on internal and external
information.
The process developed in the research has taken into account the application of several
methods and instruments that permit to carry out theoretical inquiries that arising from the
subject matter as well as empirical ones resulting from fieldwork. The information obtained,
once analyzed and discussed, has made it possible to elaborate a Proposal that it is hoped can
be used as a support instrument for academic university management as a tool for problem
solving in the Development Plan of the Institution. Such proposal involves the Implementation
of an Online Information System and Regulations (SIDNUR). This system will have a data
base structure for the different types of documents. This will permit to look up information
timely and thus make strategic decisions.
Key Words: innovation, prospect, strategic, information processes, management, new
information technologies, decision making, digitalization, filing.
1
INTRODUCCIÓN
En el mundo globalizado en que vivimos, la información juega un papel determinante en la
toma de decisiones institucionales universitarias, sean estas académicas o de orden
administrativas, de ahí que los archivos de información desempeñan un papel muy
importante. Día a día, surgen nuevos y vertiginosos avances tecnológicos en el procesamiento
de información en todas las áreas del conocimiento.
El patrimonio documental de la Universidad se encuentra constituido por las colecciones
bibliográficas, documentales y artísticas, cuyo soporte ha sido el papel, lienzos entre otros, los
que por su significación en el contexto socio-histórico y artístico-cultural se constituyen en la
memoria de la organización y sirven de fuente para la toma de decisiones futuras y la
salvaguarda de la cultura humana e institucional. Ante este hecho, es necesario que los
archivólogos estén al tanto de estos avances y sean conscientes del papel que juegan en el
procesamiento de la información de la organización, ya que la misma, vaciada en documentos
históricos, reviste especial significación al constituirse en los registros de la vida
organizacional.
Bajo esta motivación general, se ha desarrollado esta investigación, cuyos resultados nos
plantean, un doble reto: cumplir con la temática de la maestría en Gestión Universitaria
Superior, respondiendo a las exigencias académicas de la Universidad Mayor de San Simón, y
desarrollar un instrumento de apoyo a la gestión que contribuya a la solución de problemas de
su realidad actual y prospectiva.
El estudio “MODELO INNOVADOR Y PROSPECTIVO DE GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN ACADÉMICA, PARA LA TOMA DE DECISIONES
ESTRATÉGICAS EN LA UMSS” enfatiza particularmente en la aplicación de un modelo
innovador de gestión archivística basada en la información académica, que, como archivo
sistematizado e integrado en red, constituye un instrumento primordial de la Universidad,
2
tanto para la toma de decisiones informadas como para la consecución de la misión, visión y
los objetivos estratégicos de su plan de desarrollo institucional.
El modelo propuesto está inserto en la gestión de la educación superior, entendiendo que
gestión, en este caso, constituye la toma de decisiones y la estructuración de componentes que
apoyen y viabilicen de manera operativa la racionalidad administrativa académico científica.
El estudio aborda el manejo de la información académica en la gestión archivística,
subalternizada en los últimos años, pese a la prioridad que se le daba en el Plan Quinquenal
de Desarrollo 1997-2001, aprobado por RCU 35/96 el 6 de diciembre de 1996, en el Plan de
Desarrollo 2002-2007 y en los cinco ejes estratégicos del Plan de Desarrollo 2008-2013
aprobado recientemente.
El presente estudio sigue un enfoque socio-crítico y tiene como objetivo general elaborar un
modelo innovador de gestión que aportará información académica sistematizada de gran
relevancia a las diferentes instancias de la Universidad Mayor de San Simón para la
consecución de los objetivos, que permitan la optimización institucional a favor de la
comunidad universitaria en el marco de la misión y visión estratégicas.
El foco de la revisión bibliográfica del presente trabajo de investigación fue la toma de
decisiones en base a información. El trabajo de campo realizado consistente en un sondeo de
las MAE (Máximas Autoridades Ejecutivas), decanos y directores, permitió describir el grado
de desarrollo y utilización de los sistemas de información en una muestra intencional de
Rectorado y Secretaría General.
Los contenidos básicos del trabajo buscan el desarrollo de una metodología de apoyo a las
MAE con el soporte de las tecnologías y sistemas de información, orientadas al análisis
estratégico y a la identificación de los factores críticos de éxito futuro para tomar mejores
decisiones.
3
Para el desarrollo del trabajo se han aplicado la metodología y las técnicas e instrumentos
necesarios para una adecuada investigación, en el marco de las normas vigentes de la
Universidad.
I. EL PROBLEMA DE ESTUDIO
I.1. Situación problémica.
Los conceptos y prácticas de manejo de la información, que se vienen aplicando en la
Universidad Mayor de San Simón, no han contribuido a solucionar la problemática de una
integración dialéctica de los procesos académicos, que sustente la adecuada toma de
decisiones, en el marco de la visión y misión institucional. En este contexto, se ha venido
encarando el presente trabajo de investigación sobre la realidad existente en San Simón, que
se desprende de la siguiente situación problémica:
La falta de un modelo de organización y gestión que coadyuve al requerimiento apropiado y
oportuno de información por las autoridades, docentes, estudiantes y administrativos no
permite contar con un soporte tan importante en nuestros días, como es un sistema de manejo
de información académica institucional. Según Hernández, todo sistema debería estar
diseñado de manera que sea perfectamente claro para quienes deben cumplir una función y
realizar una determinada tarea, particularmente para los que son responsables de determinados
resultados para prevenir los riesgos derivados de la toma de decisiones no informadas, gracias
al auxilio de un sistema de información (Hernández, 2001).
La no disponibilidad de información oportuna y fiable para la toma de decisiones, debido a la
ausencia de un sistema computarizado en red en ciertas unidades, no permite un adecuado
seguimiento a procesos y flujos de trabajo administrativo, característica del nuevo marco de
optimización del gobierno corporativo de San Simón.
La falta de integración y/o interrelación de archivos periféricos y de fondos de documentación
con el archivo histórico, así como la inexistencia de un sistema base y uniforme que permita
4
la comunicación o intercambio de información entre los fondos documentales existentes en
las diferentes unidades objeto del presente estudio, hace que la información se encuentre
oculta, no disponible al instante, desordenada, dispersa y no coadyuve a la oportuna toma de
decisiones estratégicas en la UMSS. Al presente, la información permanece y es manejada
habitualmente en los mandos operativos; no amplía su difusión hacia los mandos medios y
mandos superiores que son los tomadores de decisiones.
La carencia de definición de un modelo de gestión de la información, expresado en las
políticas y los procedimientos académico-institucionales no permite asegurar que las
instrucciones y normativas emitidas por las autoridades universitarias, consejos y congresos
universitarios se lleven a cabo con la oportunidad del caso.
La inexistencia de políticas de manejo de la información en la toma de decisiones es un hecho
palpable y real. La ausencia de una conciencia clara sobre el papel que representan los
Archivos en la vida de la institución, entre otros resultados hace que los documentos -al
perder su vigencia administrativa- sean indebidamente destruidos, al no considerarse que son
una fuente primaria de información para preservar la historia, y en tal sentido, son una fuente
importante para la toma de decisiones estratégicas.
Por otro lado, la relativa o poca importancia que se da a la significación de la memoria
institucional, traducida en los archivos, frente a un entorno próximo (comunidad universitaria
constituida por los estamentos docente y estudiantil), no contribuye ni tampoco exige calidad
de gestión en lo que se refiere al manejo de la información.
Todas estas falencias en el manejo de la información provocan una marcada ausencia de
información disponible al instante, que sirva de sustento y/o base en la toma de decisiones. En
este sentido, el problema principal a ser resuelto es que, si bien existen sistemas de archivos en
los diferentes fondos documentales con la documentación referida a los diferentes procesos
universitarios, académico-administrativos, de investigación y extensión social de la UMSS,
éstos son parciales. Todo ello se expresa en una serie de problemas concretos como :
5
Dificultades de acceso a la información
Información dispersa y difícil de manejar o procesar
Decisiones que no solucionan ni contribuyen a los cambios propuestos en los Planes
de Desarrollo y Operativos.
Decisiones desinformadas e inapropiadas.
Inexistencia de una gestión de calidad en sistemas de archivo y sistemas de archivos
en red.
Mal manejo de recursos y de normas.
Existen falencias en el conocimiento de la normativa institucional en relación a los procesos
académicos: docente-educativo de Enseñanza (PDE), de Aprendizaje (PA), Investigación
Científica y Tecnológica (ICYT), Interacción Social Universitaria (ISU), Administración
Financiera - DAF, Servicios Estudiantiles (DUBE). Se puede afirmar que los mismos no
constituyen procesos en sí mismos, por cuanto no se encuentran interrelacionados entre sí,
particularmente en lo que significa al manejo de información y archivos que se generan en
cada una de estas áreas, conducentes a la toma de decisiones.
Si bien existe generación de información, la misma, debido a lo anterior, se halla dispersa,
haciendo que su manejo y/o procesamiento se torne difícil, y en algunos casos, imposible de
acceder. La toma de decisiones desinformadas, y en muchos casos inapropiadas, se traduce
en una gestión universitaria carente de calidad y en un mal manejo de recursos humanos y
económicos, evitando que la Universidad cumpla con su encargo social y no logre su
acreditación como una universidad de primer nivel.
I.2. Definición del problema
Del análisis de la situación problémica descrita, se toma como problema a investigar: “Las
instancias de planificación académica e institucional de la UMSS no consideran
estratégicamente el sistema de información histórica de los procesos académicos
universitarios (PEA, ICYT, ISU, ADM., DUBE), en desmedro de una gestión basada en la
toma de decisiones informadas por parte de la comunidad universitaria ”.
6
Las categorías objeto, sujeto y campo de acción, precisan las contradicciones que dan lugar a
la lógica de la investigación, que se concreta como sigue:
II. OBJETIVOS
II.1. Objetivo general Desarrollar un modelo innovador prospectivo de gestión de la información académica para el
sustento de toma de decisiones estratégicas de la UMSS.
II.2. Objetivos específicos Son objetivos Específicos:
1. Establecer las bases conceptuales teóricas de los procesos modernos y prospectivos de
gestión estratégica de la información académica y administrativa y su vinculación con la
toma de decisiones.
2. Realizar un diagnóstico de los procesos de gestión estratégica institucional de la
información académica, a nivel central y de las diferentes reparticiones académicas y
administrativas de la UMSS, a la luz del plan de desarrollo institucional.
3. Proponer un modelo teórico de sistema de archivos en red que, a través de integración de
los procesos, permita acceso instantáneo a los diferentes fondos documentales con
información clasificada por niveles, de manera veraz, transparente y permanente, para una
adecuada toma de decisiones.
III. IDEA A DEFENDER
La aplicación de un modelo innovador de gestión de la información académica para el sustento
de toma de decisiones informadas por las máximas autoridades ejecutivas (MAE) permitirá
implementar las políticas de desarrollo institucional en el marco de la misión y visión
estratégica de la UMSS, para el cumplimientos de los propósitos y fines institucionales y en
7
beneficio de una apropiada gestión de los procesos académicos, de cara a los desafíos que
caracterizan al mundo actual en el que vivimos.
En el Anexo 1 se presenta la matriz de consistencia para estudiar la relación causa-efecto
que debe existir entre el propósito buscado por un tema de investigación y las actividades que
permitirán el cumplimiento de los objetivos anteriores.
III.2. Propósito de la Investigación
El propósito fundamental de la presente investigación es coadyuvar al desarrollo institucional
de la UMSS, al proveer una alternativa de acceder a información disponible al instante,
sistematizada, veraz y confiable de los procesos PE, PA, ICYT, ISU, DUBE, para la toma de
decisiones institucionales en la UMSS.
Paralelamente, se busca demostrar cómo la información académica de la normativa
institucional, así como la documentación histórica pueden ser ordenadas, sistematizadas,
digitalizadas y completadas para poderlas interrelacionar con las diferentes instancias de
gestión de la Universidad Mayor de San Simón.
IV. JUSTIFICACIÓN
El desarrollo de la humanidad y los procesos investigativos propios de las Ciencias Sociales
han colocado al archivo histórico en un plano vital para la consulta de la información histórica,
lo cual permite una mayor comprensión de los procesos académicos y han facilitado el camino
para una concepción y adopción de decisiones más trascendentales.
En el proceso de la investigación histórica, la localización de las fuentes es un paso
imprescindible, y el archivo histórico, como el responsable de esas fuentes primarias
(comúnmente llamadas “documentos históricos”), se convierte en el eslabón más importante
dentro de la cadena de investigación (de acuerdo con el contenido de sus fondos), puesto
8
permite extraer información de utilidad acerca del pasado y del presente, de manera coherente,
sistémica y sistemática.
La puesta en marcha del Archivo Histórico de la Universidad Mayor de San Simón, con un
sistema de información digitalizada en red, permitirá no sólo preservar el material documental
original, sino que posibilitará la preservación de la información a través de las nuevas
tecnologías, utilizando soportes modernos que minimizan costos e innovan y dinamizan la
manera de organizar esta información.
La Unidad de Archivos se constituye en este enfoque, en el pilar fundamental de acopio de
información y documentación para su puesta en red, con el fin supremo de mantener
documentación referida a la normativa universitaria a disposición de todas las dependencias de
la Universidad, de tal manera que sustente la toma de decisiones académico científicas y
propiamente administrativas.
La Unidad de Archivos resguarda la información académica generada por la UMSS, desde el
año 1832. De esta información, tan sólo la documentación que corresponde a la normativa
institucional, tales como Resoluciones Rectorales, Secretariales y de Consejo se halla
sistematizada desde el año 1998. Aparte de su celoso resguardo en el Archivo Central y los
fondos documentales transitorios de Rectorado y Secretaría General (caso de estudio que
sustenta la presente investigación), se pretende que esta información sea difundida y
socializada a través de la plataforma informática de la UMSS en todas las unidades académico
administrativas, permitiendo su acceso a través de niveles para la adecuada toma de
decisiones.
El actual desafío que tiene la Universidad Mayor de San Simón es dejar de ser pura y
simplemente contestataria. Pues al mismo tiempo de ejercer permanentemente su función
crítica en los planos político, económico y social, debe mejorar su calidad y debe adaptarse a
la realidad, lo que en otros términos se llama rendimiento, eficiencia y eficacia académico
(UMSS, 1998).
9
Finalmente, la historia institucional (contenida en el archivo central y los archivos de los
diferentes fondos existentes en las distintas facultades, direcciones, departamentos, proyectos
y unidades académico administrativas) es fundamento de su proyección a futuro con
coherencia y consistencia.
El presente estudio busca convertir a la unidad de Archivos en una unidad estratégica de
interacción entre las diferentes instancias académicas, científicas y administrativas, para
permitir desarrollar un manejo de información transparente, confiable, oportuno para la toma
de decisiones informadas.
VI. METODOLOGÍA
Por las características del objeto de estudio, y por el nivel de información requerido, se
desarrolló un estudio de tipo exploratorio – descriptivo. Es exploratorio ya que no existe
ningún trabajo similar orientado a la Unidad de Archivos que tenga un enfoque estratégico.
Descriptivo porque se identificaron los elementos y las características del problema de
investigación, que involucra el análisis del comportamiento de los usuarios. La Tesis parte de
una revisión bibliográfica respecto del tema investigado, un sondeo del mercado para describir
el grado de utilización de los sistemas de información en la UMSS.
Asimismo, en correspondencia con el paradigma orientador seleccionado, la investigación
tiene un enfoque cuali-cuantitativo que permite el estudio de situaciones complejas en su
propio contexto con información preferentemente cualitativa.
La flexibilidad metodológica del enfoque permitió acudir a una variedad de métodos
relacionados con el proceso lógico de gestión del conocimiento, cuya naturaleza radica en tres
aspectos: observación, descripción y explicación de la realidad. Los métodos generales
empleados fueron especialmente los siguientes:
Inductivo – deductivo. Deductivo porque va de lo general a lo particular e inductivo
porque se utilizó cierto número de hechos particulares como base de afirmaciones
10
generales. En el presente trabajo, a partir de observaciones concretas sobre las
unidades de análisis, se infieren y extienden afirmaciones de tipo general.
Análisis y síntesis. Por medio del análisis, se identificaron cada una de las partes que
caracterizan el análisis interno y externo del Archivo Central. Mediante la síntesis, se
relacionaron los elementos componentes del problema y se formularon explicaciones a
partir de su estudio.
Modelación. Permitió construir el modelo teórico para representar la gestión
académica de la información.
Sistémico, para considerar los componentes del modelo como un todo coherente,
interrelacionado interna y externamente.
V.1. Lógica de la investigación
Objeto de estudio
El objeto de estudio de la presente investigación es la gestión de la información académica.
Sujeto de estudio
El sujeto de estudio está constituido por las máximas autoridades ejecutivas (MAE) de la
UMSS, en particular: Rector, Secretario General, y Jefe de la -hasta ahora denominada-
Sección de Archivos.
Campo de acción
El campo de acción es la modelación de la gestión de la información académica.
V.2. Unidades de Investigación
Las unidades de investigación desarrolladas son las siguientes:
• Gestión de la información: Archivística, NTIC
• Gestión de los procesos académicos: PE, PA, ICyT, ISU, DUBE.
11
• Gestión de los procesos de soporte: DAF , Archivos.
• Gestores de la información: Rectorado – Secretaría General, Archivo Central
VI. DESCRIPCIÓN CAPITULAR Para llegar a contrastar los objetivos y la “idea a defender”, se ha desarrollado el trabajo de
investigación en los siguientes capítulos:
En la Introducción se presenta el problema de estudio, en el que se define el problema y la
lógica de la investigación.
El Capítulo I presenta el marco teórico de la investigación. Específicamente se refiere a los
antecedentes relacionados con la investigación.
El Capítulo II, contiene el marco referencial. Una síntesis de la reseña histórica, antecedentes
institucionales, la base legal, antecedentes.
El Capítulo III, está referido al marco metodológico. Contiene el proceso metodológico,
seguido de las características de la investigación, técnicas de recolección de información y
procesamiento de la información, la matriz metodológica está presente en el anexo 3.
El Capítulo IV contiene la presentación, análisis e interpretación de datos, así como la
contrastación y verificación de la idea a defender del trabajo de investigación.
En el Capítulo V, se describe la propuesta de modelo innovador y prospectivo de gestión de la
información académica, para la toma de decisiones estratégicas en la UMSS,
El trabajo finaliza con el Capítulo VI que describe las conclusiones y recomendaciones del
trabajo de investigación.
Finalmente se presenta la bibliografía y los Anexos del trabajo de investigación.
12
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
En este capítulo se desarrollan los conceptos generales de los elementos que conforman un
modelo de gestión de manejo de la información académica para la toma de decisiones
estratégicas que, junto a las herramientas estratégicas provistas por la teoría, fundamentarán la
propuesta de elaboración de un nuevo modelo innovador y prospectivo para la toma de
decisiones estratégicas (Majluj, 1994).
Para una mejor comprensión del presente trabajo de investigación, es necesario conceptualizar
ciertos términos, que se detallan a continuación.
1.1. Innovación y prospectiva
Una de las caracterizaciones del título del presente tema de investigación son las acepciones
de innovación y prospectiva. El término de innovación se debe a que dentro de toda
planeación estratégica se parte del supuesto de que las instituciones y/u organizaciones deben
estar siempre atentas a las tendencias y a los hechos internos y externos, de tal manera que se
puedan hacer cambios oportunos conforme se necesiten. El ritmo y la magnitud de los
cambios que afectan a las organizaciones deben ser capaces de detectar los cambios con
sagacidad, y adaptarse a ellos. El proceso de planeación estratégica busca que las
organizaciones se puedan adaptar eficazmente al cambio a largo plazo.
La innovación ha sido siempre un término empleado para referirse a “lo nuevo”, “lo
novedoso”; las organizaciones dedicadas a la educación son las que más lo han utilizado. La
innovación en gestión de la información se centra habitualmente en todo aquello que se
refiere a cambios de actitud de los involucrados, a la utilización de las NTIC (Puerta, 2008).
El tema que más ha inquietado al hombre durante toda su historia ha sido el futuro. Estamos
convencidos de que los grandes cambios en una comunidad diversa y plural, como es la
13
Universidad, no pueden producirse de manera autoritaria y unilateral. Así, la calidad de la
educación superior es una tarea cotidiana de todos los universitarios; es una búsqueda
colectiva de las mejores formas de hacer y producir el conocimiento y el desarrollo de la
cultura. Es el desarrollo de la audacia y la imaginación para ser eficientes en el uso de los
talentos humanos y los recursos financieros, efectivos en el alcance de la misión y pertinentes
con las necesidades del entorno.
La prospectiva surge en Europa como una manera metodológica de enfrentar los problemas de
la reconstrucción de la post-guerra, y en los Estados Unidos como una manera de predecir el
comportamiento de la Unión Soviética en el futuro. Hoy en día, se ha creado su nicho propio,
y es usada tanto en la preparación de estudios de tipo social como tecnológicos. Las
potencias económicas emergentes del sureste asiático se han basado en planes prospectivos
para alcanzar los desarrollos logrados en los últimos veinte años.
Para estudiar el futuro, existen varios enfoques, como proyección, predicción, previsión,
pronóstico y prospectiva, siendo esta última un panorama de futuros posibles que no son
improbables, teniendo en cuenta los estados inerciales del pasado y la confrontación de los
proyectos de los actores. Cada escenario de la prospectiva puede ser objeto de una apreciación
numérica.
La prospectiva es un elemento clave de la planificación y si describimos qué es planificación,
según Ackoff: “toma anticipada de decisiones”. La prospectiva propicia la identificación de
las fuerzas que más impacto tendrán sobre su acción, así como las oportunidades y amenazas
que se presentarán. Lo anterior sirve de apoyo a la toma de decisiones y evaluaciones criticas
de las situaciones en función del riesgo y del potencial contenido (Ackoff, 1970).
1.2. Estrategia
Según Marinet, la estrategia es un conjunto de criterios de decisión elegidos por el órgano
central, para orientar, de forma determinante y permanente, las actividades y la configuración
de la empresa. Es un conjunto de decisiones y acciones relativas a la elección de los medios y
14
a la articulación de los recursos con miras a lograr un objetivo. La estrategia es un proceso de
características: orientadoras y de implicancias favorables, consistente en decisiones y
acciones, y toma en cuenta las características externas e internas universitarias. Planificamos
estratégicamente para tratar de influenciar el futuro (prospectiva), minimizando riesgos.
Todos los seres humanos necesitamos metas personales y corporativas, por tanto, la vida se
constituye en una secuencia de estrategias, conscientes o inconscientes, pero estrategias al fin
(Marinet, 2008). Para comprender esta teoría a continuación se encuentra el gráfico de la
pirámide de Maslow (Maslow, 2008).
Gráfico No. 1.1. Pirámide de Maslow
Fuente: Majluj (1994).
15
1.2.1. Planeación Estratégica
La planeación estratégica es asumida como metodología explícita para traducir la estrategia
institucional en planes y programas de acción, comprometiendo a todos los niveles de
autoridad jerárquica para su cumplimiento. En consecuencia, es el proceso mediante el cual la
organización define o redefine sus cursos de acción hacia el futuro, a mediano y largo plazo, lo
que permite jerarquizar sus objetivos y prever los medios para lograrlos.
A su vez, debe entenderse por planificación estratégica universitaria, la actividad que permite
diseñar planes impulsados por un espíritu de alianza y cooperación, que recoge los acuerdos
internos de la institución pero, sobre todo, que permite nutrirse de una experiencia propia con
una visión de certidumbre y esperanza, ajustándose a los siguientes procesos necesarios
descritos en el Plan de Desarrollo Universitario 2008-2013:
“Los procesos cognitivos de los individuos, en los que descansan la comprensión racional del entorno y la capacidad interna de la institución. Los procesos sociales y organizacionales que contribuyen a la comunicación y el desarrollo de una opinión de consenso, lo que es requisito fundamental en la planificación estratégica. Los procesos políticos, que se dirigen a la creación, retención y transferencia de la autoridad dentro de la organización, por tanto de cumplimiento del plan.” (UMSS, 2008)
El modelo de planificación estratégica responde apropiadamente a los desafíos del devenir y a
los rasgos de un sistema autónomo integrado por autonomía, tanto en su dimensión espacial
geográfico-cultural como en su dimensión temporal en su sentido histórico, su realidad
presente y su prospectiva.
16
1.2.2. Gestión estratégica
La Universidad Mayor de San Simón debe realizar una gestión estratégica para poder encarar
con responsabilidad sus procesos de planificación, organización, ejecución y monitoreo dentro
del cumplimiento de su visión y misión. Para ello se requiere de:
Visión y misión corporativa claramente definida y conocida por todo el personal
Liderazgo organizacional
Tecnología acorde con sus requerimientos
Satisfacción laboral
Compromiso y eficiencia total del área de recursos humanos
Con la planificación estratégica, buscamos productividad y eficiencia, decisiones correctas,
fundamentales, personal creativo y flexible ante los cambios, lealtad y responsabilidad
compartida (UMSS, 2008).
1.2.3. Diversas dimensiones en el concepto de estrategia
La estrategia, como un modelo que da coherencia, unidad e integridad a las decisiones de una
organización, es como una fuerza de importancia que provee un diseño global e integrativo
para la totalidad de la organización. A la luz de esta perspectiva, la estrategia da origen a los
planes que aseguran el logro de los objetivos básicos de toda institución (Majluj, 1994).
Al considerar la estrategia como un modelo de decisiones para la institución, nos damos
cuenta de que ésta es una realidad inevitable, ya que emerge justamente de una actividad
esencial. En todo caso, la estrategia va a emerger como fruto de las propias acciones de la
institución, dejando sus huellas en los principales pasos que ésta ha dado en el pasado y
constituyéndose también en una guía que podría definir su destino futuro. Es responsabilidad
de todas las MAE, que están a cargo de la Institución, el hacer que sus directrices
estratégicas sean el resultado de visiones bien definidas, si es que no pretenden descansar sólo
en su capacidad de improvisación o confiar en su suerte. De ahí que la planeación estratégica
es un instrumento para establecer claramente los objetivos a largo plazo, programas de acción
17
y prioridades de la institución descritos al detalle en los Planes de Desarrollo de la UMSS,
pero siempre tomando en cuenta la información con la que se cuenta (Majluj, 1994).
1.3. Gestión del conocimiento
Conocimiento es la fluida mezcla estructurada de experiencia, valores, información
contextualizada y ojo clínico muy experto, que proporciona un marco de trabajo excelente
para evaluar e incorporar nuevas experiencias e información. Se origina y se aplica en la
mente de los que lo tienen. En las organizaciones, se encuentra muchas veces almacenado no
solamente en documentos o bases de datos, sino también en rutinas, procedimientos, prácticas
y normas.
La teoría de los recursos y las capacidades procede del ámbito académico y viene a ser la
precursora de la gestión del conocimiento. Partiendo del modelo de las cinco fuerzas de Porter,
que es una herramienta fundamental para entender el entorno competitivo y los factores que
desde el exterior influyen en las organizaciones de un mismo sector, el análisis estratégico ha
intentado investigar por qué, dentro de este mismo sector, se producen diferencias en el
desempeño de las organizaciones. Por esto, el estudio de la estrategia avanzó hacia el
paradigma basado en los recursos y capacidades que se poseen, esto es bajo un enfoque
interno, o los que se deben adquirir para poder competir (Porter, 1987).
1.3.1. Relaciones fundamentales entre recursos, capacidades y ventaja competitiva
Cuando se habla de generar y favorecer el conocimiento en la organización, no se hace
referencia a cualquier tipo de conocimiento, sino a aquel que permita desarrollar las
competencias esenciales o las capacidades esenciales. La idea es detectar estos factores que
son los que efectivamente podrán generar las ventajas competitivas sostenibles. Por esto, para
que los recursos de una organización sean útiles, deben ser adecuadamente combinados y
gestionados, para así generar una capacidad o una competencia esencial, ya sea en la cadena
del valor de las operaciones como en la cadena de valor de innovación. La innovación y el
aprendizaje organizacional se convierten en procesos que incrementan el capital intelectual,
18
pero también tenemos que destacar el valor de la gestión de la información y de las personas
de la organización (Bartle, 2007).
1.4. Gestión de la información e información para la gestión
La información para la gestión y la gestión de la información son dos conceptos diferentes; la
información para la gestión es un tipo de información (los datos); la gestión de la información
es un tipo de gestión (el sistema). La gestión de la información es el proceso de analizar y
utilizar la información que se ha recabado y registrado para permitir a los administradores (de
todos los niveles) tomar decisiones informadas y/o documentadas. La información para la
gestión es la información necesaria para tomar decisiones de gestión. La supervisión
proporciona información sobre el estado de cosas en el proyecto .Esta información se recoge
durante las fases de planificación e implementación. La información ayuda a detectar
cualquier cosa que vaya mal en el proyecto. En consecuencia, los administradores pueden
encontrar soluciones para asegurar el éxito (Bartle, 1998).
La información para la gestión es importante para:
Tomar las decisiones necesarias para mejorar la gestión.
Poner en práctica la planificación, implementación, supervisión y evaluación
participativas.
1.4.1 Cómo gestionar la información
Para poder utilizar la información que sustente la toma de decisiones, debe gestionarse la
información (recabar, registrar y analizar). Aunque la gestión de la información (el proceso
de recabar y guardar la información) y la información para la gestión (la información necesaria
para tomar decisiones bien documentadas) son diferentes, se refuerzan entre sí y no pueden
separarse en las operaciones cotidianas. Por lo tanto; la gestión de la información implica:
determinar la información que se precisa; recoger y analizar la información; registrarla y
recuperarla cuando sea necesaria; utilizarla y divulgarla (Bartle, 1998).
19
La información necesaria para la gestión se determina durante la planificación, gestión y
supervisión del proyecto que es cuando se genera mucha información. Parte de ella es
necesaria para tomar decisiones de gestión inmediatas; parte, para decisiones de gestión
posteriores. Un buen sistema de gestión de la información debe, por lo tanto, ayudar a las
máximas autoridades de la Universidad a saber qué información necesitan recabar, para tomar
diferentes decisiones en distintos momentos (Bartle, 1998).
1.4.2. La búsqueda de información como parte de las etapas de la gestión de la
información
El modelo de la gestión de la información, en realidad, no es algo nuevo, lo único que se ha
hecho es modificar e ingresar nuevos instrumentos que le permitan realizar la gestión de la
información. Recordemos que este mismo modelo ya lo habían abordado muchas
civilizaciones antes de que surgiera, por mencionar un hecho, la escritura. Al respecto, hemos
encontrado que, dentro de las características básicas del conocimiento, se encuentra la
búsqueda de cuáles han de ser los documentos, los datos, el lenguaje que ha de acercarnos al
conocimiento de la realidad que pretendemos observar.
Las necesidades por la búsqueda en la gestión de la información, como posible clasificación,
se pueden marcar de la siguiente forma:
- Necesidades profesionales
- Necesidades por el conocimiento en sí mismo.
- Necesidades por hacer uso pleno de los derechos ciudadanos de una democracia
- Necesidades por mantener niveles aceptables eficaces
- Necesidades por oportunidad espacio-temporales
- Necesidades por mantener niveles de calidad
- Necesidades por la alerta tecnológica y científica
En ocasiones, la búsqueda del conocimiento puede estar movida por más de una de estas
necesidades. En otras tantas, resulta difícil clasificar los motores, o necesidades, que movieron
20
la gestión del conocimiento, y es posible que no se pueda separar una de la otra como veremos
en la descripción de cada una de las necesidades (Estevez Delgado, 2008).
Las necesidades profesionales son aquellas en las que el conocimiento se gestiona en
torno al quehacer de la actividad profesional.
Las necesidades por el conocer en sí mismo,. surgen generalmente como producto de
una inquietud o una actitud en torno a un conocimiento; casi en la mayoría de las veces
esa actitud guarda relación con la forma en que otro conocimiento fue abordado. Esta
relación, generalmente, se establece cuando el conocimiento empieza a romper con las
barreras del conocimiento inicial.
Las necesidades por eficacia, como su nombre lo indica están basadas en la eficacia de
las cosas. Por ejemplo, una empresa requiere de poder brindar un servicio de
almacenamiento de datos; finalmente, lo que requiere es hacer más eficaz su acceso a la
base de datos. Como mencionamos, las necesidades pueden estar aunadas a otras de
distinta índole, como podrían ser las necesidades de calidad.
Las necesidades de calidad están relacionadas con una condición de la necesidad de
mejorar y tener un estándar aceptable.
Las necesidades de alerta tecnológica pueden tener diferentes vertientes, una de ellas
podría representar y ser generada por una mayor producción y calidad de un producto con
nuevas tecnologías.
Debido al proceso de gestión de la información, la búsqueda es un proceso que
constantemente se realiza, a fin de poder llevar a cabo una retroalimentación en la gestión de
la información. La búsqueda de información es un proceso no único, en el sentido de
que éste ha de realizarse varias veces. Sin embargo, en el momento mismo en que por primera
vez se aborda el problema, es la única ocasión en que ha de realizarse la búsqueda, la primera
etapa que permite realizar la gestión de la información.
21
La sociedad de nuestros tiempos tiene que hacer frente a sus necesidades de información. La
información como un soporte de transmisión de conocimientos se convierte en algo casi vital,
cuyos principales intereses son las de desarrollar necesidades a futuro; la información no se
encuentra aislada ya que siempre se encuentra ligada a un entorno social y cultural.
La organización y planificación necesitan información y la toma de decisiones se convierte en
indispensable para la investigación. Para este objetivo la información tiene que tener algunas
características; la información tiene que ser concreta, precisa, coherente y adaptada a las
necesidades que se requieren satisfacer.
La importancia de la calidad no solo es un fenómeno que está ligado únicamente a las
empresas, también es algo que ha preocupado a bibliotecas, archivos y centros de
documentación. La historia reporta antecedentes de las técnicas y métodos de gestión de la
información, en particular la gestión de la información en función de la calidad. En particular
retomando la importancia de las bases de datos, se sabe que los productos generados en un
servicio documental tienen que satisfacer una necesidad, un uso y un servicio bien establecido,
cumpliendo con las expectativas del usuario a quien va dirigida la información.
1.4.3. La información como recurso de las organizaciones
La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que
poseen las instituciones actualmente. Los encargados de las tomas de decisiones han
comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción
institucional, sino que a la vez alimenta los procesos y puede ser uno de los tantos factores
críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos (Campo, 1994).
Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, la institución y/o empresa
la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y como se manejan los demás recursos
existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos
22
asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda
la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a
nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico
para posicionar de forma ventajosa la institución y/o empresa dentro de un medio (Campo,
1994).
La fácil disponibilidad que poseen las computadoras, y las tecnologías de información en
general, han creado una revolución informática en la sociedad y de forma particular en las
instituciones y empresas. El manejo de información generada por computadora difiere en
forma significativa del manejo de datos producidos manualmente o los llamados archivos
físicos (Campo, 1994).
1.4.4. ¿Qué es un sistema de información (SI)?
Un Sistema de información (SI) es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin
de apoyar las actividades de una institución y/o empresa. En un sentido amplio, un sistema de
información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo, en la
práctica se utiliza como sinónimo de "sistema de información computarizado" (Cursack,
2003).
Los elementos que interactúan entre sí son el equipo computacional, el recurso humano, los
datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las
telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación (Cursack, 2003).
Un sistema de información, realiza cuatro actividades básicas tal como pueden observar en el
Gráfico 1.2. que se encuentra en la página siguiente (Cursack, 2003):
23
Gráfico 1.2. Sistema de Información
Fuente: Elaboración propia en base a Cursack (2003).
24
1. Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para
procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas
magnéticas, código de barras, etc.
2. Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una
computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sesión o proceso anterior.
3. Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la
transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una
proyección correcta a partir de los datos que contiene un estado de resultados.
4. Salida de información: es la capacidad de sacar la información procesada o bien datos de
entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas
magnéticas, diskettes, la voz, etc.
1.4.5. Tipos y usos de los sistemas de información (SI)
Durante los próximos años, se prevé que los sistemas de información cumplan los siguientes
objetivos:
Automatizar los procesos operativos
Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones
Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso
Los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de
apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decision Support System). El
tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los sistemas
estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas
competitivas, a través del uso de la tecnología de información (TI) (Cursack, 2003).
25
1.4.6. Importancia de los sistemas de información (SI)
Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es
lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de
operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función
administrativa importante. Lo que sí se puede asegurar es que muchas empresas, instituciones
y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los sistemas de
información. Por otro lado, es importante tener una comprensión básica de los sistemas de
información, para entender cualquier otra área funcional en la institución y/o empresa
(Campo, 1994).
Por eso es importante, también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que
permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los
objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa
de cambio hacia la era de la información, sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso
debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir (Campo, 1994).
Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío
importante para los tomadores de decisiones . Así, la función de los SI representa:
Un área funcional principal dentro de la institución, que es tan importante para el éxito
organizacional como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de
operaciones, y administración de recursos humanos.
Una colaboración importante para la eficiencia operacional, la productividad y la moral del
empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.
Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones
efectivas por parte de los mandos superiores.
26
Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den
a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global
Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y
mujeres (Campo, 1994).
1.4.7. Sistemas de Información (SI) y tecnologías de información Los sistemas de información (SI) y las tecnologías de información (TI) han cambiado la forma
en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras,
pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información
necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas
competitivas o reducir la ventaja de los rivales (Cursack, 2003).
Las tecnologías de la información han sido conceptualizadas como la integración y
convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de
datos, donde sus principales componentes son el factor humano, los contenidos de la
información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio
de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros
(Cursack, 2003).
Los componentes anteriores tal como ilustra el Gráfico 1.3. que se halla a continuación en la
página siguiente conforman los protagonistas del desarrollo informático en una sociedad, tanto
para su desarrollo como para su aplicación. Además se reconoce que las tecnologías de la
información constituyen el núcleo central de una transformación multidimensional que
experimenta la economía y la sociedad; de aquí lo importante es el estudio y dominio de las
influencias que tal transformación impone al ser humano, como ente social, ya que tiende a
modificar no sólo sus hábitos y patrones de conducta sino, incluso su forma de pensar
(Cursack, 2003).
27
Gráfico 1.3. Factores de Tecnologías de la Información
TI
Computación Técnicas de procesamiento de datos
Telecomunicaciones
Factores* Factor humano* Contenidos de información* Equipamiento* Infraestructura* Software* Intercambio de información* Regulaciones* Recursos financieros
Fuente: Elaboración propia en base a Cursack (2003).
1.4.8. Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación (NTIC)
Se consideran nuevas tecnologías de la información y comunicación tanto al conjunto de
herramientas relacionadas con la transmisión, procesamiento y almacenamiento digitalizado
de información, como al conjunto de procesos y productos derivados de las nuevas
herramientas (hardware y software), en su utilización en la enseñanza (UMSS, 2008).
28
Actualmente, las nuevas tecnologías de la información y comunicación han pasado a formar
parte esencial en el ámbito educativo, incorporándose a la enseñanza y estando ligadas a todo
aquello que significa la innovación y prospectiva educativa. Los cinco ejes estratégicos que
presenta el plan estratégico 2008-2013, para alcanzar sus objetivos operativos y metas trazadas
contemplan la utilización de la NTIC como una herramienta indispensable en la Universidad
“hacia un nuevo cambio” (UMSS, 2008).
1.4.9. Función que cumple un archivo histórico en el desarrollo de los sistemas de
información.
Una de las características peculiares de la documentación de archivo reside en sus valores.
Entre los más importantes están: valor primario, valor administrativo, valor fiscal o contable,
valor legal, valor secundario, valor informativo, valor histórico, valor abstracto, valor
probatorio, valor archivístico. En el presente tema, el valor informativo tiene una incidencia
significativa, pues expresa el carácter y potencial informativo intrínseco de cualquier
documento, otorgándole gran utilidad para la investigación, pues los documentos a menudo
contienen información con alto valor para la investigación, sin que hubiera sido considerado
como tal por los creadores de la documentación. En este caso, a pesar de ser un valor
intrínseco o natural, el rigor del carácter inmediato de la documentación activa, impide su uso
hasta que es liberado de ese óbice por efectos de los plazos de conservación.
En términos estrictamente archivísticos, sólo en tanto y en cuanto alcancen el carácter
inmediato podrá explotarse el valor potencial informativo por el conjunto de la sociedad de
manera irrestricta. Los documentos de archivo de cualquier época adquieren el carácter de
fuente oficial y tienen valor informativo. (Oporto, 2005)
En las instituciones y organizaciones, se hace importante desarrollar una conciencia clara
sobre el papel que representan los archivos en la vida de los pueblos y sus organizaciones, por
cuanto ello impedirá que los documentos -al perder su vigencia administrativa- sean
indebidamente destruidos por no considerarse que esos documentos sean una fuente primaria
para preservar la historia (Sequería, 2000)
29
El desarrollo de la humanidad y los procesos investigativos propios de las Ciencias Sociales
han colocado al archivo histórico en un plano vital para la consulta de la información histórica,
lo cual permite una mayor comprensión de los procesos de las distintas organizaciones y han
facilitado el camino para una concepción y adopción de decisiones más trascendental (Bartle,
1998).
En el proceso de la investigación histórica, la localización de las fuentes es un paso
imprescindible, y el archivo histórico, como el responsable de esas fuentes primarias
(comúnmente llamadas “documentos históricos”), se convierte en el eslabón más importante
dentro de la cadena de investigación (de acuerdo con el contenido de sus fondos), puesto que
el estudio de éstos permite extraer información de utilidad acerca del pasado, de manera
coherente, sistémica y sistemática (Sequería, 2000).
En este proceso de facilitar el acceso a las fuentes documentales y -por ende- a la información
y -por consiguiente- al conocimiento, cobra singular importancia el personal que puede
garantizar la prestación del servicio, en este caso: el Archivólogo, quien -como gestor de la
información- ha venido asumiendo gradualmente su papel en cuanto a formación y
crecimiento profesional.
Independientemente de la situación de indiferencia que algunos archivos históricos padecen,
su personal ha venido respondiendo a las continuas demandas de servicios de información de
una sociedad cada vez más desarrollada y exigente, siendo meritorio destacar que lo han hecho
y lo siguen haciendo aun a pesar de no contar con el debido adiestramiento en informática y
la tecnología moderna (que entraña el procesamiento automático). Estos factores han afectado
los procesos documentales propios de los archivos históricos a tal punto que es menester
declarar que se ha hecho habitual, en la gestión diaria de los archivos, la utilización de
vocablos propios de la informática dentro de la terminología archivística (Sequería, 2000).
En los archivos históricos, la situación difiere de los archivos administrativos, incluso se
realizan metodologías diferentes para el tratamiento automatizado de la información. En estos
momentos, son cada vez menos los archivos administrativos no automatizados, cosa que no
30
ocurre con los archivos históricos; queda clara la necesidad de ejecutar procesos adecuados
(especiales) antes de aplicar las nuevas tecnologías a este tipo particular de archivística y
poder disfrutar de las ventajas que ofrece. Con la aparición del lector óptico y del magnético,
el Internet y la Intranet, la posibilidad de preservar la documentación histórica cobra mayor
fuerza, puesto que la utilización de dichos instrumentos permiten evitar la manipulación de los
originales y posibilita al usuario conocer la información existente en el material documental,
garantizando la durabilidad y la perpetuidad del acervo documental (Oporto, 2005).
En este proceso de revolución donde la información y los archivos juegan un papel muy
importante, como respuesta a los cambios sociales, económicos, culturales y tecnológicos de
las sociedades que hacen uso de ellas, se observa cómo día a día van surgiendo nuevos y
vertiginosos avances en todas las áreas del conocimiento. De allí se desprende que el
patrimonio documental se encuentra constituido por las colecciones bibliográficas,
documentales y artísticas, cuyo soporte ha sido el papel, lienzos, piedras, etc., que (por su
significación en el contexto socio histórico y artístico cultural) constituyen la memoria de las
organizaciones y países (Oporto, 2005).
Ante esta situación, se hace necesario que el archivólogo tenga conocimiento de estos avances
y esté consciente del papel que juega en el procesamiento de la información histórica de una
organización, ya que la misma, vaciada en documentos históricos, revisten significación, pues
se constituye en los registros de la vida organizacional (Oporto, 2005).
De acuerdo con ello, el propósito de estudio gira en torno a desarrollar un análisis del impacto
de las nuevas tecnologías de información y comunicación en el establecimiento del archivo
histórico de una organización que permita a través de un modelo innovador el manejo de la
información que sustente la toma de decisiones estratégicas (Oporto Ordoñez, 2005).
Todo esto, trae consigo el surgimiento de una serie de interrogantes, las cuales, están
relacionadas a los siguientes aspectos:
31
¿Cuál es el impacto de las nuevas tecnologías en el establecimiento de un archivo histórico?
¿Cuáles son los fundamentos teóricos que sustentan la conceptualización de un archivo
histórico?
¿Qué son las nuevas tecnologías de comunicación e información en relación a los archivos
históricos?
¿Qué elementos debe vislumbrar el establecimiento de lineamientos para la gestión del archivo
histórico de una organización con base al uso de las nuevas tecnologías de la información y la
Comunicación (NTIC)?
1.4.9.1. Aplicabilidad de las tecnologías de información y comunicación en los Archivos
En la actualidad, las tecnologías de información y comunicación han permitido transferencias
intra e interinstitucionales. Así pues, las transferencias documentales permiten, según
Sequeira, lo siguiente:
Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.
Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos
en las dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para
el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones
de conservación (Sequeira, 2000).
Así pues, en toda entidad, se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión o
de oficina a la central y, finalmente, al histórico o permanente. Este proceso se realiza
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las
transferencias documentales en cada entidad, como se explica, según Sequeira (2000) a
continuación:
32
a) Archivo de gestión o de oficina
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.
El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite
y de las normas internas indicadas en las transferencias, para luego decidir su traslado al
archivo central. De esta manera, las oficinas deberán transferir al archivo central aquellas
series y sub-series documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en las
transferencias correspondientes. Seguidamente, deberán transferirse los expedientes con sus
tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y previamente
depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no
impliquen valores secundarios (Sequería, 2000).
Toda transferencia debe ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series,
sub series y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios.
Así, con la ejecución de estas transferencias, no sólo se descongestionan las oficinas sino que
se establecerá un vínculo más estrecho entre los archivos de gestión y el archivo central. De
esta manera, el calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los
productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central (Sequería, 2000).
b) Archivo central o intermedio
A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es
tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semi activos). El archivo
central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general,
de acuerdo con las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el
Jefe de éste deberá constatar que las series y sub series documentales transferidas concuerdan
con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones
documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para
cada oficina (Sequería, 2000).
33
De esta manera, la documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo
estipulado en las transferencias .
c) Archivo histórico o permanente
Este archivo es aquel donde se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de
gestión que, por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Así,
al transferir la documentación al archivo histórico, se debe cotejar con el inventario para
incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica
(Sequería, 2000).
Gráfico 1.4 Proceso de archivos
Archivo de gestión o de oficina
Archivo central o intermedio
Archivo histórico o permanente
Archivo transitorio
Archivo intermedio
Custodia permanente
Fuente : Elaboración propia (2008).
34
1.5. Toma de decisiones
Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o más alternativas. Todos y
cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar
decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra
vida, mientras otras son gravitantes en ella. Para los administradores, el proceso de toma de
decisión es sin duda una de las mayores responsabilidades. La toma de decisiones en una
organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto.
Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas
de gran trascendencia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor
de los planes, proyectos y/o emprendimientos y, en efecto, de la adecuada selección de
alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización. Una decisión puede
variar en trascendencia y connotación. Los administradores consideran a veces la toma de
decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe
hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin
embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con
rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos
minutos.
1.5.1. Sistemas de información para la toma de decisiones estratégicas
El hecho de que una estrategia sea exitosa o no depende de si explotó las oportunidades y se
acomodó a las circunstancias de su época. La existencia de las instituciones se ha vuelto cada
vez más compleja y cambia con asombrosa rapidez. Por ello se sugiere a las mismas
comprender que sus probabilidades de éxito dependen de la evaluación sistemática, precisa y
realista de su posición con respecto a sus oportunidades y de la reevaluación constante en
tiempo real (Gallagher, 1992).
35
Evidentemente, en esto los SI representan una valiosa ayuda. Aunque es claro que las
herramientas analíticas ayudan en el proceso de toma de decisiones, análisis, elección e
implementación del management estratégico, observa Robson, también debe incluir la
innovación y el liderazgo, y ninguno de estos dos aspectos puede desarrollarse con esas
herramientas. En este punto los autores Gómez y Suárez Rey presentan a los sistemas de
data warehousing núcleo de las aplicaciones de Business Intelligence posibilitando su
desarrollo gracias a los avances de las tecnologías de la información (Tafur, 1995; Robson,
1987).
1.5.2. La “penetración” de la toma de decisiones en las organizaciones
La toma de decisiones en una organización o institución invade cuatro funciones
administrativas: planeación, organización, dirección y control. La planeación selección de
misión, visión y objetivos así como de las acciones para cumplirlas (Gallagher, 1992).
Esto implica "toma de decisión".
¿Cuáles son los objetivos de la organización, a corto y largo plazo?
¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?
¿Cuáles deben ser los objetivos a corto plazo?
¿Cuán altas deben ser las metas?
Organización: establecimiento de la estructura que desempeñan los individuos dentro de la
organización.
¿Cuánta centralización debe existir en la organización?
¿Cómo deben diseñarse los organigramas?
¿Cuándo debe una organización instrumentar una estructura diferente?
Dirección: esta función requiere que los administradores influyan en los individuos para el
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
36
1.5.3. Racionalidad
La racionalidad es el análisis que requiere de una meta y una comprensión clara de las
alternativas mediante las que se puede alcanzar una meta; es un análisis y evaluación de las
alternativas en término de la meta deseada, la información necesaria y el deseo de optimizar.
¿A qué nos referimos cuándo hablamos de la racionalidad en la toma de decisiones? Cuando
un administrador se enfrenta a una toma de decisión, además de comprender la situación que
se presenta, debe tener la capacidad de analizar, evaluar, reunir alternativas, considerar las
variables, es decir, aplicar estas técnicas para encontrar soluciones razonables; podemos decir,
entonces, que se trata de una toma de decisión basada en la racionalidad (Cursack, 2003).
Aunque muchas decisiones académicas y administrativas se toman con el deseo de salir
adelante en una forma tan segura como sea posible, la mayoría de los administradores intenta
tomar las mejores decisiones que pueda, dentro de los límites de la racionalidad y de acuerdo
con el tamaño y la naturaleza de los riesgos implícitos.
1.5.4. Proceso racional de toma de decisiones
De los procesos existentes para la toma de decisiones, éste es catalogado como "el proceso
ideal". En su desarrollo, el administrador debe:
Determinar la necesidad de una decisión.
Identificar los criterios de decisión.
Asignar peso a los criterios.
Desarrollar todas las alternativas.
Evaluar las alternativas.
Seleccionar la mejor alternativa.
37
Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya está
en condiciones de tomar la decisión, considerando tres términos muy importantes. Estos son:
maximizar, satisfacer y optimizar (Cursack, 2003).
Maximizar: es tomar la mejor decisión posible
Satisfacer: es la elección de la primera opción que sea mínimamente aceptable o adecuada,
y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado.
Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.
Gráfico 1.5. Proceso racional de la toma de decisiones
Diagnóstico del problema
Presentación de alternativas para tomar decisiones
Toma de decisiones informadas
Implementar la solución seleccionada
Información estratégica
Diseño
Selección
Implementación
Fuente: Elaboración Propia (2008).
38
1.5.5. Implementación de la decisión
El proceso no finaliza cuando la decisión se toma; ésta debe ser implementada. Bien puede ser
que quienes participen en la elección de una decisión sean quienes procedan a implementarla,
como en otras ocasiones delegan dicha responsabilidad en otras personas. Debe existir la
comprensión total sobre la elección de la toma de decisión en sí, las razones que la motivan y
sobre todo debe existir el compromiso de su implementación exitosa. Para tal fin, las personas
que participan en esta fase del proceso deberían estar involucradas desde las primeras etapas
que anteriormente hemos mencionado (Cursack, 2003).
Podemos estar seguros de que cuando una toma de decisión es asumida, ésta probablemente
generará ciertos problemas durante su ejecución, por lo tanto las autoridades, directores,
decanos y jefes deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los inconvenientes
que se pueden presentar así como también ver la oportunidad potencial que estos pueden
representar (Cursack, 2003).
1.5.6. Evaluación de la decisión
"Evaluar la decisión" forma parte de la etapa final de este proceso. Se recopila toda la
información inherente al tema en las fuentes disponibles, que nos indiquen la forma como
funciona una decisión, es decir, es un proceso de retroalimentación que podría ser positiva o
negativa. Si la retroalimentación es positiva, pues entonces nos indica que podemos continuar
sin problemas y que incluso se podría aplicar la misma decisión a otras áreas de la
organización. Si por el contrario, la retroalimentación es negativa, podría ser que:
1) tal vez la implementación requiera de más tiempo, recursos, esfuerzos o pensamiento o 2)
nos puede indicar que la decisión fue equivocada, para lo cual debemos volver al principio del
proceso, a la (re)definición del problema. Si esto ocurriera, sin duda tendríamos más
información y probablemente sugerencias que nos ayudarían a evitar los errores cometidos en
el primer intento (Cursack, 2003).
39
1.5.7. Barreras para la toma de decisiones efectivas
En lugar de planear a largo plazo y con información futurista, trabajan con información
actual o lo que también es denominado información de tiempo real, lo que no genera
retrasos.
Son involucradas las personas más eficaces y eficientes para la toma de decisión, dentro de
la organización. Se basan en personas expertas en la materia y de mucha confianza, lo que
les permite actuar con seguridad y rapidez. Valoran las distintas opiniones, estando
conscientes de que cuando las diferencias no se resuelven, deben optar por la decisión final
del jefe (Gallagher, 1992).
1.5.8. Ingredientes de la decisión
El arte de tomar decisiones está basado en cinco ingredientes básicos (Majluj, 1994):
Información
Ésta se recoge tanto para los aspectos que están a favor como en contra del problema, con
el fin de definir sus limitaciones. Sin embargo, si la información no puede obtenerse, la
decisión entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categoría de
información general y pueden influir en una óptima o adecuada toma de decisiones.
Conocimientos
Si quien toma la decisión tiene conocimientos, ya sea de las circunstancias que rodean el
problema o de una situación similar, entonces ellos pueden utilizarse para seleccionar un
curso de acción favorable. En caso de carecer de conocimientos, es necesario buscar
consejo en quienes están informados.
Experiencia
40
Cuando un tomador de decisiones soluciona un problema en forma particular, ya sea con
resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución
del próximo problema similar. Si ha encontrado una solución aceptable, con mayor razón
tenderá a repetirla cuando surja un problema parecido. Si carecemos de experiencia,
entonces tendremos que experimentar; pero sólo en el caso en que las consecuencias de un
mal experimento no sean desastrosas. Por lo tanto, los problemas más importantes no
pueden solucionarse con experimentos, deben estar basados en el manejo adecuado de la
información disponible.
Análisis
No puede hablarse de un método en particular para analizar un problema. En ausencia de
un método para analizar matemáticamente un problema es posible estudiarlo con otros
métodos diferentes. La información disponible es fundamental para el análisis.
Juicio
El juicio es necesario para combinar la información disponible, los conocimientos, la
experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado. No existen
substitutos para el buen juicio.
1.5.9. Importancia de la toma de decisiones
Es importante porque, mediante el empleo de información, la toma de decisiones estratégicas
nos indica que un problema o situación es valorado y considerado profundamente para elegir
el mejor camino a seguir según las diferentes alternativas y operaciones. En la toma de
decisiones, considerar un problema y llegar a una conclusión válida significa que se han
examinado todas las alternativas y que la elección ha sido correcta. Dicho pensamiento lógico
aumentará la confianza en la capacidad para juzgar y controlar situaciones. Uno de los
enfoques más competitivos de manejo de la investigación y análisis para la toma de las
decisiones es la utilización correcta de la información disponible. La toma de decisiones, se
considera como parte importante del proceso de planeación cuando ya se conoce una
oportunidad y una meta. El núcleo de la planeación es realmente el proceso de decisión, por
41
lo tanto dentro de este contexto el proceso que conduce a tomar una decisión se podría
visualizar de la siguiente manera (Cursack, 2003):
Elaboración de premisas
Identificación de alternativas
Evaluación de alternativas en términos de la meta deseada
Elección de una alternativa, es decir, tomar una decisión
1.5.10. Sistemas inteligentes de soporte a la toma de decisión
Hoy en día los sistemas de información han ido ganando terreno que ha favorecido el éxito de
las organizaciones; el uso de estos sistemas permite mantener un mejor control de las
principales operaciones de la misma como planeación, organización, dirección y control, ya
que la adecuada administración de las mismas conlleva tomar mejores decisiones que
beneficien a la empresa y a los objetivos de la misma
La toma de decisiones en una organización como la Universidad es un proceso complejo que
conlleva responsabilidades y riesgos que hay que asumir, por lo que es necesario contar con
tecnología de punta y estar a la vanguardia para adaptar las nuevas técnicas que vayan
surgiendo. Actualmente, las universidades del extranjero cuentan con tecnologías y sistemas
de punta que les permiten tomar decisiones de una manera más sencilla que les ahorra tiempo
y que les permite evaluar distintos escenarios y de ahí tomar la mejor decisión de acuerdo con
sus necesidades u objetivos (Gallagher, 1992).
Lamentablemente, en lo que se refiere a universidades públicas de nuestro país, la situación
no es igual, ya que éstas se manejan con técnicas y procedimientos que han utilizado desde
muchos años atrás, por lo que la implantación de nuevas tecnologías, por sobre éstas, resulta
bastante difícil, además de que se han ido adaptando muy lentamente; es necesario adoptar una
nueva cultura que adopte las nuevas tecnologías en este terreno, ya que las instituciones de
educación superior son un punto muy importante para el desarrollo y beneficio no sólo de las
mismas sino en general del país mismo. A su vez se ha reflejado factores como el
estancamiento o negación al cambio y a una nueva cultura organizacional que no permiten la
42
integración de nuevas tecnologías de información y en particular de los sistemas de soporte a
la decisión. En este sentido es importante citar ciertas palabras clave: resistencia al cambio,
DSS, tecnologías de información, cambio (Cursack, 2003).
1.5.11. Resistencia al cambio
En la actualidad son muchos los beneficios que ofrecen las computadoras en casi todas las
áreas o campos de trabajo, son indispensables ya que éstas ayudan en el proceso de toma de
decisiones, estadísticas, análisis, conocimiento de objetivos, pruebas, simulaciones, son parte
de este proceso de toma de decisiones (Cursack, 2003).
Un DSS (Decision Support System) es una importante tecnología de información para las
MAE y los tomadores de decisiones, que puede ser usada para proveerle datos y análisis
oportunos que soporten sus decisiones, basándose ya no en el simple juicio o intuición, sino en
información generada a través de métodos deductivos y analíticos (Cursack, 2003).
La implantación de un sistema de soporte a la decisión requiere de un proceso de cambio
dentro de la misma, especialmente un cambio en los administradores. El destino de una
organización está conformado en base a las decisiones que toma el administrador, y qué mejor
manera de asegurar un futuro prometedor que con una herramienta de apoyo a la toma de
decisiones tan poderosa como lo es un DSS.
Algunos de los beneficios que se esperan obtener por parte de la Universidad al implementar
un DSS: una alta calidad en la toma de decisiones, mayor comunicación, reducción de costos,
acreditación en calidad, excelencia y competitividad, optimización de los procesos,
cumplimiento de objetivos, metas, estrategias, planes y proyectos, satisfacción de la
comunidad universitaria en su conjunto, clientes internos, externos y trabajadores. Todo lo
anterior suena muy lógico y hasta se podría decir que cualquier administrador lo pudiera llevar
a cabo utilizando su sentido común, pero las universidades se enfrentan a grandes barreras
que les impiden poder implementar DSS a fin de ser más competitivas. La principal de estas
barreras es indudablemente la falta de información que tienen los tomadores de decisiones que
en su mayoría cuentan con más buenas intenciones que preparación para la gestión. La
43
resistencia al cambio es otra de estas barreras que se requiere que sean vencidas por las
diferentes instancias de la Universidad, ya que la implementación de un DSS requiere cambios
radicales en los procesos que se llevan a cabo, desde los mandos superiores al tomar la
decisión, hasta los operativos que serán los encargados de acumular la información con la cual
se alimentará el DSS (Cursack, 2003).
Existen varias formas de incluir cualquier tipo de tecnología dentro de una organización. Se
puede hacer a través de cambios evolutivos, revolucionarios o sistemáticos. En el primer caso,
el cambio evolutivo se trata de ir variando el estado actual de las cosas, gradualmente. Por su
parte, el cambio revolucionario busca el cambio total, pero de manera precipitada e
inadecuada. Mientras que el cambio sistemático pretende hacer un cambio total, pero poco a
poco (Cursack, 2003).
Por lo anterior, un cambio revolucionario origina un fenómeno denominado "resistencia al
cambio ", que se produce por la incertidumbre que se genera en la gente, incluso a nivel
administrativo, al percibir un cierto grado de amenaza en la nueva forma de hacer las cosas, o
incluso por la incomodidad al tener que cambiar la forma convencional de hacerlas (Cursack,
2003).
Como cualquier tipo de tecnología, la inclusión de un sistema de soporte a la decisión en la
organización puede provocar una resistencia al cambio.
Una forma de disminuir el impacto negativo del cambio en una organización es a través de su
gestión. Para lograrlo, se puede recurrir a 4 recursos: la gente (a través del desarrollo personal,
la formación permanente y la armonía hombre-trabajo), el conocimiento (a través de la gestión
de la tecnología y manejo de los riesgos y oportunidades), la información (compartida, útil,
con manejo de una planificación visible y compartida) y el liderazgo (con la articulación de la
visión, la convicción personal, la participación y el reconocimiento de los logros).
Algunas metodologías que pueden facilitar el manejo del cambio en la organización se basan
en el desarrollo de equipos de trabajo de alto desempeño, el manejo de las mejores prácticas y
44
la minimización de la resistencia al cambio mediante la participación, comunicación y
capacitación. El proceso de cambio debe ser una actividad consensuada, es decir que cuente
con la participación activa de todos los interesados, ya que se ha demostrado que el cambio
totalmente controlado o paralizado no funciona. Ningún cambio puede darse exitosamente sin
la participación de todos los interesados y de los actores (Cursack, 2003).
La primera parte de esta capacitación se refiere a informar sobre el cambio y la segunda
considera el desarrollo de habilidades que permitirán crear nuevos hábitos que patrocinen la
aceptación del cambio.
Ya que el cambio es producido en la gente, se debe poner especial cuidado en los niveles de
tolerancia al estrés que este cambio produce, ya que rebasar alguno de esos niveles puede
provocar un daño tanto físico como psicológico en los individuos.
El cambio es fomentado por un "agente " quien es de suponerse no se opone a él. Antes de
tratar de eliminar la resistencia al cambio en los destinatarios (en este caso los tomadores de
decisiones y/o autoridades superiores y académicas), es necesario determinar el nivel de
resistencia de los propios agentes del cambio, ya que la resistencia de los destinatarios actúa a
partir de los puntos de resistencia del agente. De esta forma, se sugiere que se implemente una
estrategia que comience con el equipo agente para luego dirigirse a los destinatarios del
cambio (Cursack, 2003).
Otro aspecto muy importante a considerar es la adaptación a una nueva cultura universitaria
que es lo que identifica la forma de ser de una universidad y se manifiesta en las formas de
actuación ante los problemas y oportunidades de gestión y adaptación a los cambios y
requerimientos de orden exterior e interior, que son interiorizados en forma de creencias
colectivas que se transmiten y se enseñan a los nuevos miembros como una manera de pensar,
vivir y actuar. A partir de estas creencias básicas, con sus compromisos y talantes, conforman
la cultura empresarial, e impulsadas y conducidas desde el liderazgo definen la identidad
perseguida y operan como factores de adaptación y transformación del entorno exterior y el
45
desarrollo de los mecanismos internos para enfocar la gestión de forma propia y diferencial de
otras organizaciones.
Por todo lo anterior, se requiere hacer un uso creativo de las tecnologías de información, y
resulta necesario que las organizaciones no teman implantar nuevas ideas. Las universidades,
por ser organizaciones complejas en constante desarrollo y crecimiento siempre tienen
miedo o ven como un gasto a la tecnología o simplemente no le tienen considerado su
respectivo presupuesto. El problema que se genera es que no se dan cuenta de que con este
tipo de medidas de ahorro los productos y servicios que oferta la Universidad empiezan a dejar
de ser competitivos. Necesitan siempre estar en un proceso de aprendizaje constante, y ese
aprendizaje se puede dar a través de las computadoras y de las nuevas herramientas
tecnológicas (Cursack, 2003).
Un sistema de soporte a la decisión todavía no es capaz de tomar decisiones, simplemente
ayuda a los administradores y directores a poder desarrollar mejores estrategias, e incluso
simular que podría pasar en un futuro con las decisiones tomadas. Lo que sí es un hecho es
que un DSS es un complemento único que mayor cantidad de organizaciones deberían de
estar adoptando, en especial las universidades que son las instituciones que tienen que lidiar
con procesos de competencia, acreditación de calidad y excelencia, y saber siempre tomar el
mejor rumbo y desarrollo de sus objetivos, estrategias y servicios (Cursack, 2003).
1.6. Modelo Teórico
El plan de desarrollo de la Universidad Mayor de San Simón, busca la integración de los
cuatro procesos académicos: proceso de enseñanza (PE), proceso de aprendizaje (PA), proceso
de investigación científica, tecnológica e innovación (ICYT) y proceso de interacción social
universitaria (ISU). El proceso de enseñanza y el proceso de aprendizaje resultan del actual
desarrollo del otrora proceso de enseñanza y aprendizaje, en virtud de los avances
46
desarrollados en la gestión del conocimiento, bajo el influjo de un nuevo paradigma educativo,
derivado de la postmodernidad y caracterizado por las corrientes constructivistas que
reemplazan el mero transmisionismo y que resultan en las nuevas funciones del docente, hoy
académico.
Esta transformación da origen a los cambios que la sociedad del “conocimiento” demanda en
el accionar universitario, institución que para cumplir con el encargo social de la sociedad del
conocimiento precisa de una reingeniería de sus procesos sustantivos en base a las nuevas
formas de gestión de la información académica.
Las nuevas tecnologías determinan profundas transformaciones en el almacenamiento y
distribución de la información especialmente la académica y afectan la estructura organizativa
de la Universidad Mayor de San Simón en todas sus instancias.
En la nueva estructura emergente de la reingeniería que sustenta la nueva gestión de la
información universitaria la otrora unidad de apoyo denominada archivo central, se constituye
en un vital componente centralizador del conocimiento histórico de la información
universitaria en su conjunto. Los procesos requeridos para consolidar esta innovación en
forma consonante con los conceptos de la sociedad de la información y del conocimiento
tienen así una base nosciológica y al mismo tiempo gestionaria y permiten sustentar una
gestión holística y sistémica que, a nivel superior facilitará la toma de decisiones informadas
en concordancia con la aplicación y gestión del nuevo plan de desarrollo institucional de la
UMSS.
Para una mayor comprensión este modelo teórico se representa en el gráfico 1.6. que sigue a
continuación:
47
Gráfico 1.6. Modelo Teórico
Fuente: Elaboración propia (2008).
48
1.7. Conclusiones parciales del capítulo.
La innovación impulsa a la investigación – acción, la misma que debe producir una
mejora o un cambio, y ser planificada; pretende insertar en la gestión un modelo de
manejo de la información académica que sustente la toma de decisiones estratégicas.
La economía mundial se dirige hacia un nuevo modelo económico basado en el
conocimiento en el que éste tiene un claro valor diferenciador aportando ventajas
competitivas gracias a su gestión.
La innovación y el aprendizaje organizacional son elementos claves para aumentar el
capital intelectual, respaldándose en los procesos académicos remozados en las
tecnologías de la información y las comunicaciones y en las personas de la organización.
El capital intelectual se desarrolla a través de los proyectos de innovación, siendo estos la
llave para conseguir las ventajas competitivas prospectivas.
La Bibliotecología y Archivística son profesiones vulnerables, en parte por no comprender
que la era del conocimiento nos exige una actualización permanente y costosa. Son otros
profesionales los que invierten sus recursos en actualizaciones y certificaciones porque
entienden que de ello depende su permanencia en un mercado cambiante y altamente
competitivo.
El archivista promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios
a todos los usuarios de manera imparcial, pues ella permitirá al Archivo interactuar al
interior y exterior de su dependencia.
El modelo teórico que se presenta sintetiza los conceptos de innovación y prospección
académica requeridos para el sustento del desarrollo institucional.
49
CAPÍTULO II.
MARCO CONTEXTUAL
La Conferencia Mundial sobre Educación Superior de la UNESCO, realizada en París (1998),
ha impulsado, a una nueva etapa cualitativa, la consecución humana de la educación, de
manera que el aprender a conocer, a hacer y a ser, como actuales paradigmas, sean constantes
de una educación durante toda la vida. La Universidad, comprometida en esta misión de la
educación, se responsabiliza de cumplir con este anhelo de la UNESCO, profundizando, con
sus partes componentes, la integración de sus procesos:
“…producción de nuevos conocimientos mediante la investigación científica e insertarse así en la sociedad con eficiencia, eficacia y competencia para adaptarse en todo momento a los cambios acelerados que se producen en la misma con la interacción social” (UMSS, Junio, 2005)
El presente estudio Modelo innovador y prospectivo de gestión de la información
académica, para la toma de decisiones estratégicas de la UMSS se inserta en la gestión de
la educación superior, campo al cual se orienta, entendiendo que gestión comprende la toma
de decisiones, que apoyen y viabilicen de manera operativa la racionalidad administrativa
académico científica para el logro de los resultados esperados.
En este marco de referencia, en la información utilizada para el diseño de la formación
profesional que imparte la Universidad y su aplicación a la gestión académica, tiene especial
relevancia conceptual y práctica la información relacionada con los procesos de formación de
recursos humanos y de generación de ciencia y conocimiento, para el beneficio de la sociedad.
El modelo a proponer en el presente estudio, desde la óptica del manejo de la información
académica en la gestión archivística, es un tema que en los últimos años se ha subalternizado
en su importancia; es por ello que se hace énfasis particularmente en la gestión archivística,
50
basada en la información, en tanto un archivo sistematizado e integrado en red constituye una
necesidad primordial de la Universidad, para la toma apropiada de decisiones.
Para el trabajo, se considerarán las diferentes acepciones del término gestión, en especial las
relacionadas con el manejo de la información, gestión del conocimiento y gestión de la
calidad, así como su relación con la actividad de las unidades donde se maneja información,
puesto que se demuestra que la presencia de uno condiciona la de los otros, si se considera a
los centros de información como una organización del conocimiento y de excelencia.
2.1. Antecedentes institucionales de la Universidad Mayor de San Simón.
La Universidad Mayor de San Simón fue fundada mediante ley de 5 de noviembre de 1832 por
el Mariscal Andrés de Santa Cruz. La UMSS tiene su sede en Cochabamba; se constituye en
una de las tres primeras universidades fundadas en Bolivia, las dos que le anteceden son la
Universidad Mayor, Real y Pontifica de San Francisco Xavier de Chuquisaca y la
Universidad Mayor de San Andrés de La Paz. Fue a partir del año 1930 (referéndum) y 1931
(Decreto – Ley) que la Universidad Boliviana asume la autonomía, cuya esencia reside en la
libertad del pensamiento para desarrollar el conocimiento científico, en función de sus
principios, fines y objetivos expresado en el Artículo 185 de la Constitución Política del
Estado. La autonomía, de la cual goza la universidad, le permite conformar su estructura
académica, administrativa y económica.
Siendo una institución de enseñanza superior, se rige por los principios pedagógicos que
orienta el proceso de enseñanza y de aprendizaje, la investigación científica y tecnológica y la
interacción social universitaria. Se encuentra organizada sobre una base democrática de libre
elección de sus autoridades, y cuenta con un sistema de gobierno basado en los principios de
cogobierno docente-estudiantil. Amparada por la Constitución Política del Estado. Otorga
los diplomas académicos y títulos en provisión nacional de pre – grado y títulos de
especialidad, maestría y doctorado en post grado.
51
La Universidad Mayor de San Simón cuenta con una población de 51.778 alumnos
matriculados, 1.271 docentes de planta que, incluyendo interinos ascienden a 1.447 docentes
y 1.025 administrativos. Posee 40 programas de estudio a nivel de licenciatura, 2
licenciaturas especiales, 17 programas a nivel de técnico superior y 81 programas de estudio
a nivel de postgrado (UMSS, 2007).
Son muchos los desafíos que desde el punto de vista de la educación superior se plantean en la
actualidad a las universidades públicas, para que en el marco de sus roles y competencias
observen el contexto externo e interno a los efectos de lograr que sus funciones de formación
profesional, investigación científica, interacción social y gestión alcancen niveles óptimos de
calidad, pertinencia y eficiencia institucional (UMSS, 2008).
El plan de desarrollo universitario se constituye en un instrumento de gestión de la UMSS,
que, partiendo del mandato constitucional, se establece como expresión de la cultura
planificadora y evaluadora, para dar certidumbre a la acción institucional. Es el producto de
la acción y participación colectiva que, bajo la égida metodológica de la planificación
estratégica, logra establecer un documento para la acción, que a la vez es flexible para recibir
los cambios del contexto externo para adecuarlos a los propios.
El Plan Nacional de Desarrollo Universitario 2008 – 2013, en etapa de aprobación, no sólo es
una acción institucional fundamental, es sobre todo una apuesta por el futuro de la Educación
Superior Universitaria en San Simón; es una contribución a la certidumbre prospectiva, en
una sociedad signada por el valor del conocimiento. Por ello, su puesta en marcha y
ejecución constituyen en los próximos cinco años un proceso permanente orientado hacia la
calidad.
La temática general en la que se inscribe el presente estudio corresponde a un aspecto central
de la visión y misión de la Universidad Mayor de San Simón, relacionado con la construcción
de un nuevo modelo de gestión universitaria, acorde con las líneas diseñadas en el Plan de
Desarrollo de la UMSS el que, de acuerdo con su enfoque y orientación, está destinado a
52
responder institucionalmente, de manera eficiente y eficaz, a los nuevos retos y desafíos que
plantea la realidad actual.
2.1.1 La Universidad como gestora de organizaciones
Con el surgimiento de la teoría de la organización, se acentuó la importancia de la
información. Una organización es un sistema conformado por personas, recursos materiales e
información. Esta última determina el "orden y el caos" entre los individuos, los recursos y en
la interrelación personas-recursos. Por esta razón, debe considerarse a las organizaciones como
sistemas de información. El impacto de los cambios económicos, políticos, culturales,
tecnológicos y otros ha originado una revolución en materia de gestión de información en las
organizaciones, se transformaron entonces las normas, los conceptos, los procedimientos, el
comportamiento, así como los productos y los servicios (Méndez, 2005).
Una unidad o centro de información es una organización del conocimiento, que mediante un
conjunto de procesos (depuración, clasificación, codificación, ordenamiento, archivo,
resguardo), gestiona las capacidades, provee a los equipos de trabajo con recursos para la
solución de los problemas de forma eficiente, y/o toma de decisiones en el menor tiempo
posible, con el objetivo final de obtener ventajas competitivas sostenibles en el tiempo y de
incrementar su excelencia y su competitividad. En este sentido, se sostiene que la gestión de la
información se ocupa de los resultados finales (Cursack, 2003).
Varios expertos en sistemas administrativos afirman que los profesionales de archivos y
manejo de información son un factor indispensable para la permanencia y gestión académica
de una universidad. La gestión del conocimiento es la gestión de los activos intangibles que
aportan valor a la organización al momento de obtener capacidades y competencias esenciales
y distintivas (Bartle, 1998).
En el mundo de los servicios de archivos y manejo de información, las ideas de la calidad no
deben vincularse sólo con la tenencia de recursos tecnológicos. Si el usuario/cliente no recibe
los servicios como él los solicita y los espera, el fracaso es seguro (Oporto, 2005).
53
2.1.1.1. Procesos universitarios
Si analizamos los procesos universitarios vigentes en la Universidad al presente (enseñanza
aprendizaje PEA, investigación científica y tecnológica - ICYT, interacción social
universitaria ISU, administración financiera - DAF, servicios estudiantiles – DUBE), se puede
afirmar que los mismos no constituyen procesos en sí mismos, por cuanto no se encuentran
interrelacionados entre sí, particularmente en lo que significa el manejo de información y
archivos que se generan en cada una de estas áreas, conducentes a la toma de decisiones.
Si bien existe generación de información, la misma, debido a lo anterior, permanece en los
mandos operativos, no se expande a los mandos medios y superiores. Por otro lado, la mayor
parte de la información se halla dispersa, haciendo que su manejo y/o procesamiento se torne
difícil y en algunos casos imposible de acceder. La toma de decisiones desinformadas, sin
sustento y en muchos casos inapropiados, se traducen en una gestión universitaria carente de
calidad y en un mal manejo de recursos humanos y económicos, evitando que la Universidad
cumpla con su encargo social y no logre su acreditación como una universidad de primer
nivel.
Para revertir a tiempo esta situación, se postula como una “idea a defender”, la necesidad de
modelar una gestión de calidad universitaria basada en el manejo de la información, para que,
junto al Plan de Desarrollo, permita apoyar la construcción de una Universidad estatal y
pública potenciada en la formación de profesionales que contribuyan al desarrollo del país en
lo que queda de esta primera década del 2001.
2.1.1.2. La Universidad como objeto de estudio
La competitividad como problema vincula el medio social con la institución ya que, aunque se
manifiesta en el medio social, lo que es más o menos competitivo es la Universidad, que se
convierte en el objeto de transformación del proceso académico, y en segunda categoría del
proceso administrativo.
54
En una primera aproximación se observa que la Universidad surge, como institución social,
para formar a los profesionales que necesita la sociedad para resolver los problemas presentes
en la misma. Para ello, dicho profesional hace uso de los conocimientos que aprendió en la
Universidad y, en ocasiones, tiene que investigar para poder resolverlos. Esto implica que una
verdadera formación requiere ofrecer la cultura existente y la manera de enriquecerla.
La Universidad es fuente de conocimiento ya que conserva la cultura y la transmite a las
generaciones futuras; también, desarrolla y promociona la ciencia, la tecnología y todas las
ramas de la cultura, entre ellas la lógica de la investigación científica.
Para preservar, desarrollar y promover la cultura en la sociedad, se necesita formar a
ciudadanos que, como trabajadores, se apropien de dicha cultura y la apliquen; profesionales
que, además, la desarrollen mediante la innovación, la creación y el descubrimiento desde
posiciones éticas consolidadas y en correspondencia con los intereses y valores más preciados
por la sociedad en evolución permanente.
De ahí que la universidad es la institución social que surgió objetivamente en un momento
histórico determinado, a partir de las condiciones, posibilidades y necesidades que la misma
sociedad generó, con la función de conservar, desarrollar y promover la cultura de la
humanidad, fundamentalmente, mediante la formación de profesionales.
La universidad, en su comportamiento propio, es un complejo proceso social. Como
institución social, es una organización que posee una serie de principios y valores que refleja
la cultura e intereses de la sociedad, designados a lograr metas precisas; fundamentalmente en
la formación de los recursos humanos.
2.1.2. Nueva visión de gestión institucional
Se postula que, desde gestiones atrás, se hace énfasis en la importancia de las organizaciones
sustentadas en el conocimiento. Las universidades han sido instituciones totalmente centradas
55
en el conocimiento. Esta es la función de la gestión académica, la cual es importante porque
con ella:
se contribuye a definir el rumbo de la universidad,
se realiza diseño, implantación y operación de las decisiones académicas,
se evalúan los programas académicos y se asegura su calidad (UMSS, 2001)
En este marco de referencia conceptual, la información utilizada para el diseño de la
currícula de la formación profesional que imparte la universidad y su aplicación a la
gestión académica ponen en evidencia la relevancia conceptual y práctica de la información
en la planificación y administración de lo académico, entendiendo a ésta como el proceso
que tiene como resultado la formación de recursos humanos y la generación de ciencia y
conocimiento.
En este sentido, si por tema entendemos el campo de conocimiento en el cual se inscribe el
aspecto central del estudio, en este caso el tema es la gestión de la información con fines
académicos (Bartle, 1998). Su trascendencia como tema es casi obvia, particularmente en el
momento presente en que el futuro de la sociedad está inexcusablemente condicionado a que
sus instancias académicas (universidades) demuestren su capacidad de generar recursos
humanos aptos a la producción de ciencia y conocimiento, para el uso de este conocimiento en
el desarrollo de la sociedad, de la cual es parte la universidad y consecuentemente sus
unidades académicas.
Entre los años 2000-2002 y parte del 2003, en el accionar de algunas universidades, sobre la
base de resultados de evaluaciones realizadas y la lógica del modelo de administración gestado
en el VI Congreso Nacional de Universidades, cobra fuerza la necesidad de avanzar de una
administración de carácter normativo a una visión de gestión que articule e integre la vida
institucional de la Universidad (Daza, 2003).
El sistema de la Universidad Boliviana en su conjunto plantea, entre sus actividades, la
necesidad de formar recursos humanos en gestión de instituciones universitarias. Con esta
56
finalidad, en algunas universidades se han realizado cursos de postgrado, que capacitan a los
mandos superiores y medios de las instituciones en gestión universitaria para poder llevar
adelante el diseño del nuevo modelo de gestión universitaria que permitirá la modernización
y garantizará calidad y productividad respondiendo a los requerimientos de la comunidad
universitaria y la colectividad en general.
2.1.3. Planes quinquenales de desarrollo
En lo que a la UMSS, sus facultades y a su entorno social se refiere, la temática general en la
que se inscribe el presente estudio corresponde a un aspecto central de la visión y misión de la
Universidad Mayor de San Simón (UMSS), relacionado con la construcción de un nuevo
modelo de gestión universitaria, acorde con las líneas diseñadas en el Plan Quinquenal de
Desarrollo 1997 – 2001 (UMSS, 2001). Este de acuerdo a su enfoque y orientación, debe
responder de manera eficiente y eficaz a los nuevos retos y desafíos que plantea la realidad
actual (UMSS, 2001).
En el Plan de Quinquenal 1997-2001, aprobado mediante Resolución Rectoral, se señala
expresamente que debe realizarse una nueva y profunda reforma que permita a la Universidad
modernizarse académica y científicamente, relacionarse efectivamente y en forma estrecha con
su entorno externo y adecuar su organización y estructura institucional a la época;
consecuentemente (esto involucra a la Universidad y a sus facultades).
Asimismo, el Plan Quinquenal de Desarrollo 2002-2007, luego de su diagnóstico del Plan
2001, establece en varios de sus objetivos la necesidad de ampliar los sistemas de información
y comunicación al interior y exterior de la Universidad, para la toma de decisiones que
permitan una gestión de calidad.
El Plan de Desarrollo 2008-2013 debidamente aprobado en Consejo Universtario, contempla
en sus cinco ejes estratégicos: Formación de Pregrado, Investigación, Interacción, Formación
de Postgrado y Gestión de Soporte, dentro de lo que son sus objetivos estratégicos y objetivos
operativos, el manejo de la información junto a la incorporación como herramienta
57
fundamental las NTIC. Es por ello que la unidad administrativa, denominada Archivo Central
de la UMSS, se constituye en la principal fuente de información, que si bien se encuentra
informatizada en cuanto a base de datos, aún no cuenta con la información digitalizada y
puesta al alcance de las máximas autoridades ejecutivas (MAE) y usuarios a través de la red
Intranet e Internet.
2.1.4. Antecedentes del Archivo Central de la UMSS
El Archivo Central de San Simón resguarda la documentación histórica de San Simón desde
1826 a la fecha. En primera instancia, en el año1954, el archivo de los documentos estaba
encomendado al Secretario del Rectorado, por encargo del Secretario General de la
Universidad, Enrique Levy Meruvia. Es en 1955 que se decide de urgente necesidad la
creación de un ítem para el cargo de archivero. Hasta ese año, el Dr. José Francisco Lora
Secretario del Rectorado, fue quien tuvo la tarea de organizar los documentos de los últimos
años.
Es en este sentido, que en fecha 25 de marzo de 1955, el Dr. José Francisco Lora, Secretario
del Rectorado, eleva un informe completo de los documentos del Archivo General de la
Universidad que a esa fecha resguardaba en una cantidad de 161 paquetes. Elabora el primer
catálogo con la finalidad de facilitar el trabajo de búsqueda y ubicación de los originales para
las certificaciones o testimonios que otorgaba la Universidad
El catálogo no seguía ningún ordenamiento científico bibliográfico, pero, como catálogo
preliminar, pudo utilizarse para una labor más científica que hizo del archivo un departamento
eficiente, orgánico y completamente ordenado.
Por otro lado, cabe hacer notar que los documentos, desde la fundación de la Universidad, no
tienen un ordenamiento y catalogación mediante técnicas universales bibliográficas para
archivos. De ahí que la necesidad de contratarse un funcionario responsable, en lo posible un
técnico o, en su defecto, un empírico con amplia experiencia sobre biblioteconomía y técnica
de archivos se hacía indispensable, aunque se tropezó con la falta de profesionales archivistas.
58
El Archivo Central desde su creación tiene singular valor histórico, ya que se constituye en
uno de los fondos documentales históricos de importancia en Cochabamba por el mismo
hecho de pertenecer a la Universidad, primera institución cultural –educativa del
Departamento. En su vida institucional, podemos visualizar claramente dos períodos
importantes de cambio en su estructura interna, los mismos que citaremos a continuación:
PERIODOS DE CAMBIO.- El período de cambio que ha experimentado el Archivo
Central, data desde 1995, cuando la Jefatura adopta la sistematización de los registros
codificados en software especializados para archivos como es el paquete FILE MAKER, un
buscador desarrollado para facilitar la búsqueda y ubicación de los documentos. Asimismo,
toda la documentación encajonada en un 40% fue debidamente depurada, seleccionada,
codificada y archivada.
Del 2000 a la fecha, se considera un período de mucha importancia porque aquel archivo
estático e inactivo ingresa a una interacción con el público interno y externo de la Universidad.
Mediante una Resolución Rectoral, se otorga al Archivo Central la potestad de ser la única
unidad autorizada para comparar y verificar la autenticidad de documentos resguardados para
su posterior legalización por las autoridades superiores, en vista de dar fiel cumplimiento a las
disposiciones contenidas en el Código Civil.
Esta interacción y cambio de actividades del Archivo permite la captación de recursos propios
por la venta de servicios que presta esta unidad a toda la comunidad universitaria y al público
externo, fondos que le permiten el equipamiento tecnológico para la elaboración de bases de
datos de registros referentes a documentación de la normativa institucional . A partir de este
período, el Archivo Central cobra inusitada importancia, pues su responsabilidad se asemeja al
de una Notaría de Fe Pública, al dar fe y autenticidad a los documentos custodiados para su
legalización posterior.
59
2.1.2.1. Archivo histórico institucional
Cuando se habla de un archivo, la tradición nos lleva a imaginar, de un modo natural, un local
oscuro y polvoriento donde se amontonan, en forma más o menos ordenada, grandes
cantidades de “legajos” de contenido vago e impreciso. En el caso de que se deba buscar por
necesidad algún documento, apenas se sabe que “ha acabado en el Archivo”, se confía su
búsqueda y localización a la buena suerte y a un intenso trabajo muscular para separar y
examinar innumerables legajos polvorientos. Sólo en el caso de que no esté disponible, en el
dintel del local, se confía en el inevitable empleado que “lo sabe todo” acerca del lugar en que
se encuentran todos los documentos de la institución.
Es de todo punto evidente que esta situación, más tarde o más temprano debía ser corregida,
ya que con el paso del tiempo la acumulación de documentos se hace tan enorme que obliga a
los directivos responsables a adoptar medidas drásticas para evitar de funcionamiento de un
modo óptimo esta parte vital de la organización definida anteriormente con su “memoria”.
El Archivo es una de las unidades más delicadas de toda la Institución. No se trata
simplemente del almacenamiento de documentos y libros tan solo para hacerlos desaparecer
de la vista, sin ningún principio de orden. Es una organización sistemática que garantiza la
seguridad y conservación de documentos y que permite la localización inmediata, con rapidez,
cuando se los necesita, en el tiempo más breve posible. El archivo es fundamental para toda
empresa y/o institución. Para que el archivo cumpla sus funciones con eficiencia y seguridad
alcanzando una calidad total, es menester que sea manejado por personal idóneo y capaz.
2.1.2.2. Base Legal de los archivos históricos
Hoy en día, las documentaciones públicas se declaran de máxima utilidad y necesidad
nacionales, y están enmarcadas en los Decretos Supremos No. 22144 y 22145, emitidos el 2 de
marzo de 1989, durante la presidencia de Víctor Paz Estenssoro, por constituir bienes y
recursos del país indispensables para la administración pública, la información e investigación
60
científica, promoción de la conciencia cívica y el desarrollo nacional (Min. Informaciones,
2003).
Asimismo, estos decretos declaran la utilidad y necesidad nacionales, la obligación del Estado
y, por ende, de instituciones de precautelar la preservación y accesibilidad de las
documentaciones públicas para los fines mencionados en el primer párrafo. Se define como
documentaciones públicas, las resultantes de la función, actividad y trámites de cualesquiera
estructuras administrativas, estando contempladas las universidades en las estructuras
desconcentradas.
Un sistema archivístico de información es el que dota información precisa, actualizada,
estandarizada, sistematizada y coherente para la apropiada toma de decisiones. Las funciones
de un sistema archivístico de información están relacionadas con la recolección, clasificación,
agregación y análisis de la información relevante para toda planificación y/o toma de
decisiones. Permite la organización y clasificación de indicadores a fin de coordinar planes y
programas de innovación y desarrollo, hacer seguimientos de los procesos, integrar procesos y
evaluar el impacto de sus resultados, de tal manera que se puedan priorizar las acciones
futuras.
2.2. Conclusiones parciales del capítulo
La economía mundial se dirige hacia un Nuevo modelo económico basado en el
conocimiento en el que éste tiene un claro valor diferenciador, aportando ventajas
competitivas gracias a su gestión.
Los desafíos de la educación superior, y por ende la Universidad Mayor de San Simón, al
presente contemplados en el Plan de Desarrollo 2008-2013, corresponden a realizar
procesos de formación de pregrado y postgrado potenciados por la investigación
científica, tecnológica e innovación, que permitan realizar una sólida interacción social
que oficie de vinculación entre las demandas de la sociedad y las ofertas de la Universidad.
61
Ante la ausencia de un sistema de información que integre los procesos universitarios, para
la consecución de estos desafíos, es preponderante la integración de los procesos (PE, PA,
ICYT, ISU, DUBE), utilizando para ello la información académica de la normativa
institucional con la que cuenta el Archivo Central.
A través de La Ley del Sistema Nacional de Archivos, promulgada en la Cámara de
Diputados, todas las instituciones públicas del país y las personas individuales y colectivas
de derecho privado asumen la responsabilidad de conservar organizar, servir y difundir el
patrimonio documental de la nación. Por tanto, el Archivo Histórico de la UMSS, que
forma parte del Sistema Nacional de Archivos, junto al resto de universidades públicas del
país, deberá dar cumplimiento a estas disposiciones en resguardo de este patrimonio
documental que no sólo pertenece a la UMSS, sino a Bolivia. Su incumplimiento a partir
de esta ley será sancionado civil y penalmente.
Un plan de gestión para el cambio es requerido para disponer de un instrumento que
oriente las acciones de mejora descritos en el Plan de Desarrollo 2008-2013, para
desarrollar estrategias en el marco de la visión y misión de la UMSS. En este panorama, los componentes del nuevo marco de un modelo innovador de gestión de la
información, comunicación y supervisión se vinculan entre sí, generando una sinergia que,
mediante un sistema integrado, podría responder de manera dinámica a las circunstancias
cambiantes del entorno universitario. De este modo, el sistema de información tendría que
estar entrelazado con las actividades operativas y de decisión de la universidad y, por tanto,
influir en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales insertos en su plan
estratégico (Bartle, 1998).
62
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO DE LA INVESTIGACIÓN
El diseño metodológico del presente trabajo de tesis, sobre gestión innovadora y prospectiva
de información académica para la toma de decisiones estratégicas, precisa el proceso y el
control de la investigación, indicando los procedimientos y las condiciones para lograr la
información necesaria que permitió conseguir los objetivos formulados, respondiendo al
problema planteado, creando las mejores condiciones para cumplir estrictamente los objetivos
de la investigación y controlándolos, de acuerdo con los recursos disponibles y propuestas
formuladas (Tafur, 1995).
3.1. Metodología
La Tesis incluye, además de una revisión bibliográfica respecto del tema investigado, un
sondeo del mercado para describir el grado de utilización de los sistemas de información en la
UMSS.
Para entender el fenómeno y cumplir con los objetivos propuestos, podemos declarar que se
llevó a cabo una investigación de tipo no experimental, descriptivo y explicativo.
Se identificaron las siguientes unidades y variables de estudio:
· Unidad de análisis: Rectorado, Secretaría General y Sección Archivos
· Variable independiente: sistema de información
· Variable dependiente: toma de decisiones estratégicas
La técnica de recolección de la información de campo utilizada fue la de entrevistas personales
semi estructuradas, en base a dos cuestionarios guías. A los fines de complementar la
información y obtenerla desde distintos puntos de vista, fueron entrevistados, con un
cuestionario, las MAE, decanos y directores y con segundo cuestionario responsables de
63
varios archivos de la UMSS. Los primeros supieron caracterizar los SI de Institución desde el
punto de vista funcional y académico y los segundos desde aspectos técnicos indicando el
grado de apoyo que estos SI les brindan en sus funciones directivas y cotidianas.
Los pasos seguidos en la investigación se resumen en la Tabla 3.1.
TABLA No. 3.1 Pasos de la investigación
Paso Actividad
1. Características de la Investigación
2. Determinación del universo de estudio
3 Identificación de las variables de estudio y fuentes
4. Determinación de las técnicas de recolección
5. Diseño de instrumentos de recolección
6. Recolección de la información
7. Procesamiento de la información
8. Diseño de la matriz metodológica
9. Presentación e interpretación de los resultados.
Fuente: Elaboración propia (2008).
3.1.1. Características de la investigación
La investigación desarrollada es de base dialéctica, y se orientó bajo el paradigma socio-
crítico, porque busca solucionar un problema de la realidad educativa, siguiendo un enfoque
cuali-cuantitativo, con una investigación comprometida no neutral y un sujeto de investigación
participante. La flexibilidad metodológica del enfoque permitió acudir a una variedad de
métodos relacionados con el proceso lógico de gestión del conocimiento, cuya naturaleza
radica en tres aspectos: observación, descripción y explicación de la realidad. Los métodos
64
generales empleados y descritos en detalle en el Anexo 3, Matriz Metodológica fueron
especialmente los siguientes:
Inductivo – deductivo. El método deductivo se refiere a derivar proposiciones
particulares como consecuencia de una universal, es decir, consiste en ir de lo general a
lo particular. Lo que se intenta lograr es derivar determinadas consecuencias. El
método inductivo, por el contrario, utiliza cierto número de hechos particulares como
base de afirmaciones generales. En el presente trabajo, a partir de observaciones
concretas sobre las unidades de análisis, se infieren y extienden afirmaciones de tipo
general.
Análisis y síntesis. Por medio del análisis, se identificaron cada una de las partes que
caracterizan el análisis interno y externo del Archivo Central; de este modo, se
establecieron relaciones causa-efecto entre éstos. Mediante la síntesis, se relacionaron
los elementos componentes del problema y se formularon explicaciones a partir de su
estudio.
Modelación. Permitió construir el modelo teórico para representar la gestión
académica de la información, reproduciendo determinadas propiedades y relaciones del
objeto investigado con el fin de estudiarlo en detalles para revertirlo posteriormente en
beneficio de la propia práctica de la dirección y la formulación de la propuesta
resultante del presente trabajo.
Sistémico, Sirve para considerar los componentes del modelo como un todo coherente,
interrelacionado interna y externamente, que produce un resultado de orden superior.
En atención a las características del objeto de estudio, y por el nivel de información requerido,
se desarrolló un estudio de tipo exploratorio – descriptivo (Iovanoich, 2004; Carr, 1988). Es
exploratorio ya que no existe ningún trabajo similar orientado a la Unidad de Archivos que
tenga un enfoque estratégico y descriptivo porque se identificaron los elementos y las
características del problema de investigación, que involucra el análisis del comportamiento de
los usuarios. Se describe la recopilación de la información, con el propósito de formular
65
estrategias y cursos de acción donde inicialmente se expone una situación ya existente,
analizándola y obteniendo de ella la información relevante. Posteriormente se realiza una
investigación de tipo concluyente, con el fin de recolectar datos para la aplicación de un
análisis causal y evaluación de la información obtenida. Es útil desarrollar este tipo de
investigación porque, al contar con sus resultados, se simplifica abrir líneas de investigación y
proceder a su consecuente comprobación.
Con este tipo de investigación, se logró recolectar información de Rectorado, Secretaría
General y el Archivo Central, en todos sus aspectos más importantes de manejo de
información académica, logrando describir los problemas encontrados y obteniendo una base
de información correcta para el posterior análisis que nos permita diseñar el nuevo modelo de
gestión de información académica.
Asimismo, en correspondencia con el paradigma orientador seleccionado, la investigación
tiene un enfoque cuali-cuantitativo que permite el estudio de situaciones complejas en su
propio contexto con información preferentemente cualitativa.
3.1.2. Determinación de la población y muestra
Una población está determinada por sus características definitorias, por tanto, el conjunto de
elementos que posea esta característica se denomina población o universo. Población es la
totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una
característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación. Para la
recolección de la información necesaria acerca del universo de estudio, se recurrió a fuentes de
información primaria, es decir a la consulta directa a los docentes, estudiantes, autoridades
superiores (Rector, Secretario General, Vicerrector, decanos, directores y otros), y luego a las
fuentes de información secundaria, tales como los datos históricos de gestiones pasadas,
fondos de archivos, datos sobre manejo de la información histórica de gestiones pasadas,
documentos sobre normativa institucional y procesos de archivística.
66
3.1.3. Identificación de la información a recolectar y fuentes de información
Dada la naturaleza de la información, se utilizaron técnicas de carácter cualitativo y
cuantitativo, para el primer caso la técnica de entrevista personal, observación de los procesos
y reuniones de grupo, y revisión de documentos, en el segundo.
a) Fuentes de información primaria
La información primaria se obtuvo mediante elaboración de entrevistas estructuradas,
diseñadas para obtener información más precisa, aplicadas directamente a las unidades de
análisis (MAE, Rectorado – Secretaria General y Archivo Central).
b) Fuentes de información secundaria:
Esta información se obtuvo a través de revisión documental de Rectorado – Secretaría
General y Archivos, revisión documental del entorno y documentos históricos.
3.1.4. Técnicas e instrumentos de recolección de información
La observación de los procesos es una técnica que puede ser casual o sistemática,
dependiendo de la naturaleza de la información a obtener y de la objetividad de los datos
buscados. Fundamentalmente consiste en observar en terreno la forma en que se
desarrollan los procesos, las actividades de los involucrados, la cantidad o calidad de un
elemento componente del objeto de estudio y otros aspectos. En el estudio realizado se
recurrió a esta técnica para recabar datos acerca de la infraestructura, la documentación
generada, los procesos, el sistema de resguarda, técnicas archivísticas empleadas, soporte
de las NTIC etc.
El uso de fuentes documentales es una técnica comúnmente empleada para el recojo de
información; permite escudriñar en gran variedad de documentos disponibles en la
institución. Aunque los mismos no estén debidamente ordenados, hay siempre la
67
posibilidad de conseguir información histórica de procesos de gestión de la información
académica.
La entrevista personal es una técnica que consiste en la conversación sostenida con
personas directamente involucradas con los temas en estudio, y dependiendo de la
información que se requiere, pueden ser estructuradas o no-estructuradas. En esta
investigación se usó esta técnica para rescatar las percepciones de los involucrados sobre
distintos aspectos del Archivo Central, también para recolectar alguna información
histórica o de otros temas en los que no se dispone de documentación.
Las reuniones de grupo hacen referencia a un conjunto de personas de interés común que
sesionan sobre un tema en especial. En la investigación se aplicó para la obtención de
información de tipo cualitativo y la validación de información.
3.1.5 Instrumentos de recolección de la información
La técnica de recolección de la información de campo utilizada fue la de entrevistas personales
semi estructuradas, en base a dos cuestionarios guías. A los fines de complementar la
información y obtenerla desde distintos puntos de vista, fueron entrevistados, con un
cuestionario, los responsables de Archivos y con otro, las MAE, decanos y Directores. Los
primeros supieron caracterizar los SI de la información académica desde el punto de vista
funcional y técnico y los segundos, indicar el grado de apoyo que éstos les brindan en sus
funciones directivas.
En cuanto a las fuentes de información primaria, se han estructurado las correspondientes
planillas de entrevistas, para autoridades, decanos, directores y jefa de la Unidad de Archivos,
siempre en atención a las variables de estudio.
En cuanto a las fuentes de información secundaria, se han considerado los documentos
históricos, tales como resoluciones, reglamentos, actas, convenios, informes de actividades
68
por gestión y otros relacionados a la normativa institucional que sirven como información
académica, para la toma de decisiones estratégicas.
En el diseño de entrevistas semi estructuradas se incluyó una serie de preguntas concretas
para la recolección de información exacta sobre los temas de investigación, alternadas con
preguntas de tipo abierto para la información general y las percepciones. Las entrevistas se
utilizaron como técnica de recopilación de información posible según los objetivos
mencionados, por lo que se han elaborado varios modelos de acuerdo con los tipos de
responsabilidad. De esta manera se tienen los instrumentos siguientes:
Modelo de entrevista para las MAE, Decanos, Directores y Jefes
Modelo de entrevista para personal que tiene a su cargo los fondos de archivos
Estos instrumentos presentados en el Anexo 2 fueron aplicados en la gestión 2008 y fueron
elaborados con preguntas cerradas. También se incluyeron algunas preguntas de tipo abierto,
con el fin de recabar información acerca de percepciones de los encuestados sobre algunos
temas.
La recolección de datos fue complementada con la técnica de reuniones de grupo, donde
participaron los responsables del manejo de documentación y las autoridades, con el fin de
rescatar información sobre los procesos y percepciones cualitativas de diversos aspectos.
Estas reuniones fueron de carácter abierto, es decir, no-estructuradas, aunque sí se trazó un
lineamiento general mediante una guía de desarrollo de la reunión, que fundamentalmente
tuvo la finalidad de verificación de resultados, producto de las observaciones en terreno, para
así contar con un instrumento más de retroalimentación de la información.
3.1.6. Recolección de la información
Esta parte del enfoque metodológico se refiere a la aplicación de los instrumentos de
recolección en las muestras determinadas para este efecto. Fue importante planificar este
trabajo de campo, para llegar a todos los involucrados. Además se tomó en cuenta las mejores
69
condiciones, con el propósito de lograr datos efectivos, esto implica informar y preparar a los
involucrados, crear un clima propicio y acomodar adecuadamente el tiempo y los recursos.
3.1.7. Procesamiento de la información
La primera fase del tratamiento de la información consistió en la revisión documental, siempre
dentro del marco de establecer un diagnóstico inicial, o establecer las condiciones actuales en
las que se desarrolla el Rectorado – Secretaría General y el Archivo Central, desde el punto de
vista de la gestión de información académica para la toma de decisiones estratégicas. Este
trabajo consistió en la revisión de documentos de información académica, normativa
institucional y disposiciones emitidas por las MAE.
La segunda fase de tratamiento de la información consistió en el diseño y aplicación de las
entrevistas, para lo cual se plantearon los correspondientes objetivos de cada una, se diseñaron
los formularios, se definió el campo de aplicación de cada una, se aplicaron los instrumentos
para luego procesar la información de modo estadístico y se concluyó con el correspondiente
análisis de resultados, así como su ampliación cualitativa.
La tercera fase consistió en la aplicación de la técnica de reuniones de grupos, en las que
participaron los tomadores de decisiones y los responsables del manejo de archivos para
poder conocer las falencias que existen en cuanto a contar con la información al instante, en
red, para sustentar la toma de decisiones estratégicas, permitiendo la integración de los
diferentes procesos académicos.
La última fase de esta investigación es la presentación e interpretación de los resultados, la
cual será realizada en el próximo capítulo, utilizando las herramientas pertinentes dotadas por
la planeación estratégica.
70
CAPÍTULO IV
RESULTADOS DE LAS INDAGACIONES EMPÍRICAS (TRABAJO
DE CAMPO)
4.1. Antecedentes
Continuando con la metodología de la investigación propuesta en el capítulo anterior, en el
presente capítulo se realiza la presentación e interpretación de los resultados obtenidos en el
trabajo de campo desarrollado a partir de fuentes primarias y secundarias con el propósito de
obtener información necesaria para establecer los lineamientos a tomar en cuenta al momento
de realizar la propuesta del nuevo modelo.
El trabajo de campo pretende describir el grado de desarrollo y de uso estratégico de los
sistemas de información por parte del Rectorado, Secretaría General y Sección Archivos
(unidades de análisis del presente estudio)
4.2. Presentación e interpretación de resultados
El trabajo de recolección de información para fines diagnósticos se realizó en dos partes:
Un modelo de entrevista aplicado a las MAE: Rector, Vicerrector, Decanos de las distintas
Facultad, Directores de la Dirección de Planificación Académica, Dirección de Extensión
Social Universitaria, Dirección de Investigación Científica y Tecnología, Director de la
Dirección Universitaria de Bienestar Estudiantil, Dirección Universitaria de Evaluación y
Acreditación, para conocer los problemas que han confrontado al acceder a la información
académica.
Una segunda entrevista dirigida a Responsables de archivos periféricos y tres reuniones de
grupo con académicos y administrativos involucrados en temas de gestión y cambio en la
71
UMSS. Un desglose de las respuestas más significativas que se pudo lograr a través de las
encuestas aplicadas a los entrevistados se encuentran a continuación:
4.2.1. Acceso óptimo a la información académica que resguarda el Archivo Central.
La totalidad de los entrevistados respondieron que no se cuenta con un acceso óptimo a la
información académica, es más muchos de ellos ni siquiera tienen conocimiento del tipo de
información que se resguarda. El Rector manifestó que informatizando toda la
documentación se ahorraría tiempo y espacio. El espacio es un tema muy controversial en el
Archivo de la UMSS y que confrontan todos los archivos de Bolivia.
Los máximos ejecutivos de empresas, organizaciones, instituciones y universidades tienen la
idea de que informatizando o digitalizando la información esta será almacenada en una
pequeña caja donde ocupe un espacio de un metro cuadro y se debería proceder a la
incineración de toda la información física resguardada, pues en alguna oportunidad un rector
manifestó que muchas de las personas que formaban parte de aquella documentación ya
habían fallecido, por lo tanto esa documentación debía pasar a un repositorio fuera del campus
central en otra área de la universidad para su almacenamiento permanente o su incineración.
Realmente, es grande la ignorancia de los niveles de dirección sobre el resguardo del
patrimonio de una institución que la conforman los archivos, de ahí que como detallamos en
capítulos anteriores concernientes al Archivo Histórico, le ley de Archivos está pronta a ser
promulgada por el gobierno para resguardar todo el patrimonio documental de la nación con
normativas de resguardo y sanciones para los que destruyan y atenten contra la conservación
de los documentos.
Esta pregunta fue respondida positivamente por los mandos intermedios y administrativos
responsables de los diferentes archivos de oficina existentes en la UMSS, pues este grupo
humano es el que accede constante y permanentemente a la información resguardada en el
Archivo Central, ya sea vía teléfono, fax. Sobre todo las secretarias que son las que reciben
72
las solicitudes de información acuden de inmediato al Archivo para poder atender a su
superior o usuarios en general con los requerimientos del caso.
4.2.2. Puntos fuertes y débiles en el manejo de la información académica en la Sección
Archivos
La mayoría de los entrevistados coincidieron en que uno de sus puntos fuertes del Archivo
Central es su sistema archivístico de ordenamiento y clasificación de la documentación. Las
MAE identificaron como punto fuerte la confiabilidad y transparencia.
Los puntos débiles fueron identificados como: falta de digitalización de la documentación,
falta de socialización de la información y carencia de recursos humanos capacitados para
poder cumplir con las actividades descritas en el Plan Estratégico del Archivo Central. La
falta de infraestructura adecuada también fue identificada como un punto débil.
El Director de Postgrado de la Facultad de Cs. Económicas manifestó que el resguardo de la
documentación del Archivo Central en forma parcial, no completada es un punto débil. Este
aspecto es un tema ligado a la falta de infraestructura, falta de personal capacitado y falta de
un sistema de digitalización, porque es bien cierto que el Archivo Central no cuenta con
información de otras reparticiones que no sea Rectorado y Secretaría General y normativa
institucional general. No se cuenta con información específica y vigente solo para facultades
o unidades y es por ello que Guevara manifiesta con certeza que el Archivo Central no
resguarda la documentación de ningún post grado Facultativo, tampoco de la Escuela
Universitaria de Postgrado que agrupa a todos los postgrados de las Facultades.
Luego de muchas reuniones con las MAE y resistencia de la EUPG (Escuela Universitaria de
Post Grado), se logró que se dé cumplimiento al reglamento de títulos y grados que establece
como única unidad de resguardo y custodia de expedientes de títulos y diplomas de pre y post
grado emitidos por la UMSS, al Archivo Central. Puesto que hacen 4 años atrás que el
Archivo Central dejó de recibir estos expedientes para su revisión, clasificación, empaste,
sistematización y resguardo posterior.
73
Los mandos intermedios identificaron como debilidad que el archivo no cuenta con el archivo
de tesis. Al respecto se indagó por qué a partir del año 2000 el Archivo Central eliminó el
resguardo de las tesis como antecedente de la extensión de diplomas Académicos, la respuesta
fue que por falta de espacio se depuró las tesis y se otorgó la responsabilidad del resguardo de
las tesis a las bibliotecas facultativas, mediante una resolución expresa.
4.2.3. Importancia de las NTIC en los procesos de archivística
La percepción de los entrevistados fue calificar como importante la implementación de las
NTIC en los procesos de archivo por constituir una excelente herramienta para el manejo de
la información. Para ello se requerirá la capacitación de los recursos humanos en las NTIC
para cumplir con una buena gestión en los diferentes archivos de la UMSS. Asimismo
hicieron notar que actualmente se hace un mal uso de la intranet e internet por parte de los
usuarios de la UMSS.
4.2.4. Toma de decisiones sustentadas por información académica resguardada en el
Archivo Central.
Las máximas autoridades ejecutivas, decanos, directores manifestaron que no tienen un
acceso fácil y oportuno a la información requerida, de ahí que la toma de decisiones no es
sustentada por la información académica. Sugieren que la información académica sea
digitalizada y puesta en red a través de la Intranet para un acceso rápido, ya algunas
autoridades ejecutivas así como el Secretario General, Decanos y Directores solicitan
información a través de la secretaria, el mensajero acuden personalmente al Archivo Central.
4.2.5. Importancia de la digitalización de documentos resguardados en el Archivo
Central.
La opinión mayoritaria sobre una gestión innovadora y prospectiva del Archivo Central fue,
la necesidad de información digitalizada en red, para su acceso inmediato y oportuno. Para
lograr este objetivo se requerirá de una buena infraestructura con más espacio y recursos
74
humanos capacitados en las NTIC dotación de equipamiento y compromiso de autoridades y
trabajadores.
4.2.6. Información Académica en Red permitirá una integración de los procesos PA,PE,
ICYT, ISU, DUBE
En opinión de los entrevistados no existe una integración de los procesos PA, PE, ICYT, ISU,
DUBE, solo se tiene islas al interior de la UMSS y por tanto se considera importante contar
con la información académica en red para permitir esta integración importante para la
consecución de planes y proyectos, así como evaluación y obtención de resultados. Algunas
autoridades no veían preponderante el concurso de Archivo Central en esta integración, por
cuanto se la consideraba como unidad de servicio, sin participación en los procesos de
gestión.
4.2.7. Aspectos para el mejoramiento del Archivo Central que permitan su
jerarquización en el organigrama actual
Los entrevistados propusieron varios temas para el mejoramiento de las actividades del
Archivo Central, tales como la necesidad de implementación de las en todos sus procesos,
mediante el concurso y capacitación de los recursos humanos para lograr un compromiso de
parte e identificación con la institución. Del mismo modo es importante que el archivo central
cuente con el apoyo de las MAE en cuanto a la dotación de infraestructura, provisión de
equipos y jerarquización y cambio de nombre en el organigrama actual de Sección a
Departamento, en el cual ni siquiera figura por su situación actual. Algunas sugerencias que
se dieron para un cambio de nominación son:
Departamento de Títulos y Archivos, o viceversa
Departamento de Legalizaciones, Archivos y Títulos
Departamento de Títulos y Archivo Histórico
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4.2.8. Acceso a la información resguardada en archivos de gestión o de oficina y
archivos intermedios
Los entrevistados respondieron que casi nunca recurren a la información resguardada en estos
centros documentales, es más no tienen conocimiento del tipo de información que resguardan
y no cuentan con personal capacitado en archivística, de tal forma que existe ausencia de
información. Ante esta situación las MAE facultativas prefieren recurrir a la información del
Archivo Central, a textos, informes o información del internet para poder planificar sus
actividades académicas y tomar sus decisiones.
Las entrevistas permitieron reforzar los objetivos de esta investigación, logrando capitalizar
los problemas latentes que existen en torno al manejo de información, NTIC y archivos en
general. En esta experiencia empírica de trabajo de campo se propuso realizar un diagnóstico
de los archivos existentes en las unidades de análisis, el archivo central (caso de estudio) y
otros archivos periféricos.
4.3. Diagnóstico actual del Fondo documental de Rectorado
La repartición de Rectorado que es la instancia superior dentro del organigrama actual de la
UMSS (Ver Anexo 4), maneja un fondo documental transitorio y otro fondo documental de
gestión, que le permite tener al alcance la información requerida por la MAE, para abordar
cualquier problema o asumir una decisión en las diferentes áreas académico administrativas.
La responsable del manejo de este fondo documental, (Secretaria del Rectorado), utiliza una
codificación similar a la que maneja el Archivo Central, para el ordenamiento de toda la
documentación recibida y enviada, tanto interna como externa. Esta documentación no está
sistematizada y es archivada en gavetas metálicas, por una gestión, luego es enviada al
Archivo Central, al finalizar la gestión debidamente amarradas para evitar cualquier tipo de
pérdida. No es foliada y tampoco es entregada con un registro detallado, tan solo es puesta en
cajones y enviada a la Unidad de Archivos.
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Por otro lado; la documentación de gestión referida a Resoluciones de Congresos,
documentación del Consejo de Educación Universitaria Superior (CEUB) Conferencias de
Rectores está debidamente ordenada y entomada en oficina de Secretaría del Rectorado para
su consulta inmediata cuando así lo requieran las autoridades superiores.
4.4. Diagnóstico actual del Fondo documental de Secretaría General.
Esta unidad que en segunda línea del organigrama es la unidad encargada de plasmar toda la
normativa institucional en resoluciones secretariales, rectorales y de consejo universitario y
tiene a su cargo la recepción de toda la documentación dirigida al Rector en primera instancia
para que prosiga su curso. En esta unidad se maneja un fondo documental transitorio de la
correspondencia recibida y enviada, así como documentos del CEUB. Al término de cada
gestión toda la documentación referida a correspondencia es enviada al Archivo Central, en
cajones, sin ningún tipo de ordenamiento, control y clasificación. En cambio la normativa
institucional es enviada con un libro de registro y controlada mediante firmas de recepción,
conforme a un procedimiento de control establecido por el Archivo Central.
4.5. Diagnóstico actual del archivo central de la UMSS.
La Sección Archivos es una unidad que nació junto a la creación de nuestra Universidad de
San Simón el año 1832. Esto es respaldado por la documentación que se resguarda a partir de
esa fecha, por ser una unidad de servicio, no existe una resolución específica para su
funcionamiento. Cabe señalar que la dependencia de esta Sección siempre ha sido de
Secretaría General y Rectorado.
Entre sus objetivos más importantes están:
Resguardar el archivo histórico de la universidad debidamente codificado e informatizado.
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Constituirse en la principal fuente de información académico, científica administrativa,
para poder brindar información fiable, transparente y veraz.
Sistematización en una base de datos de todo el archivo histórico de la Universidad, el
mismo que en el futuro se constituirá en un buscador ágil para el acceso de usuarios
mediante niveles jerarquizados.
Resguardo y archivo de todos los diplomas y títulos de pre grado y post grado otorgados
por la Universidad Mayor de San Simón.
Facilitar al público documentos auténticos con validez académica, debidamente
legalizados para trámites varios al interior y exterior de San Simón.
Mediante el cobro de valores otorgar a la unidad de fondos propios para la compra de
equipos y empastado de la documentación.
Otorgar información confiable a las unidades académica y administrativas de la
UMSS, vía teléfono, información escrita y oral, a través del Intranet e Internet, sobres
lacrados para informaciones consulares, agencias verificadoras internacional,
embajadas y otros.
4.5.1. Actividades del Archivo Central
Existen 4 áreas definidas en el organigrama de actividades, con funciones claramente
definidas:
Área de atención al cliente
Con 3 ventanillas de atención a usuarios con la recepción, certificación y comparación de
documentos varios al instante y entregas.
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Área de Verificaciones
A través de la información en red se procede a la verificación de diplomas y/o títulos
emitidos por la Universidad Mayor de San Simón. De no existir se recurre a la información
física. Esta área es la que resguarda todos los sellos oficiales que se estampan en los
diferentes documentos para su posterior legalización por las autoridades máximas y
constituirse de esta manera en documentos oficiales para su presentación al interior y exterior
de la UMSS.
Área de informatización de diplomas y/o títulos de pre y post grado.
En esta área se depura, ordena, se clasifica, se sistematiza en bases de datos que permiten una
fácil ubicación, se procede al foliado y preparación de los tomos para su empaste posterior.
Área de informatización de la normativa institucional y documentación histórica de la
UMSS
Esta área recibe toda la documentación e información generada por el Rectorado, Secretaría
General y Resoluciones Vice Rectorales y sigue los pasos descritos anteriormente para su
posterior resguardo añadiendo el proceso de codificación conforme a un Plan de Archivos,
diseñado por la Jefa de Archivos, que cumple normativas de Archivística. Recepción,
depuración, ordenamiento, foliado, codificación e informatización de resoluciones de consejo,
rectorales, secretariales, Vice rectorales, actas, correspondencia: Rectorado, Secretaría
General, Vice Rectorado, Convenios, reglamentos, publicaciones y otros. Elaboración de
índices que permitan la fácil ubicación de los documentos no hallados en sistema.
Resumimos a continuación parte de las actividades más importantes del Archivo Central:
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Recepción, depuración, ordenamiento, foliado, codificación e informatización de
diplomas, títulos en provisión nacional y títulos de post grado. Apareo de diplomas
académicos con sus tesis respectivas. Elaboración de listados que permiten la fácil
ubicación de los diplomas.
Comparación y verificación física de fotocopias de documentación requeridas por los
interesados con la documentación original resguardadas en la unidad para su posterior
legalización por el Rector y Secretario General.
Mecanografiado de la glosa respectiva en el anverso de la fotocopia, colocado de sellos
y timbre para su legalización posterior.
Verificación de la autenticidad y certificación de todo documento que se halla
archivado en esta unidad, el mismo que es requerido por el público en general, para
realizar trámites internos y externos.
Cobro de valores que corresponden a verificaciones y que generan fondos propios para
la unidad.
Preparación de tomos para su empaste posterior por contrato de servicios y custodia
permanente en estantes metálicos, que permiten la conservación y prevención de robos
y/o pérdidas.
A continuación en la página siguiente se presente un flujograma vigente para la obtención de
información por parte de los usuarios internos (comunidad universitaria) y usuarios externos
(embajadas, consulados, instituciones públicas y privadas tanto del departamento, así como
nacionales e internacionales, organismos primados y gubernamentales, etc. ) que acuden a
ventanillas de la unidad de archivos.
80
Gráfico 4.1 Flujograma vigente de obtención de la información académica por los
usuarios
Fuente: Elaboración propia (2008)
81
4.5.2. Estadísticas extractadas de los registros del Archivo Central
La cantidad de tomos resguardados que corresponden al primer periodo histórico de la
Universidad de San Simón, asciende a 534, una colección importante fue devuelta al Colegio
Bolívar durante el año 1995. La documentación archivada en estos tomos comprende desde
1818 a 1934. Se halla resguardado en una vitrina de madera como la “joya” histórica más
preciada con datos importantes de la fundación de la Universidad Mayor de San Simón. La
mayoría de esta documentación corresponde a textos escritos con pluma y tinta, propios de la
época.
La información de la documentación histórica resguarda en tomos a partir del año 1932 al
presente asciende a la cantidad de 11.120 tomos debidamente empastados conforme a
características diseñadas por el Departamento de Imprenta de la UMSS. Cada tomo
empastado contiene alrededor de 500 a 600 documentos (páginas) que se hallan debidamente
ordenados, clasificados, codificados y foliados, los mismos que son empastados mediante un
cocido específico de acuerdo a normas de compaginación, llevando en la primera hoja un
resumen índice del contenido de cada tomo.
Toda esta documentación es almacenada y resguardada en estantes metálicos con cinco
bandejas horizontales en un área aproximada de 242 m2, espacio insuficiente al presente, por
cuanto los nueve funcionarios que trabajan en esta repartición trabajan en condiciones
incómodas de hacinamiento en vista de que todo el espacio esta completo, no adecuándose a
ambientes propios de un archivo. No existe espacio físico para una sala de investigadores y
las ventanillas de atención no ofrecen comodidad a los usuarios que requieren cumplir
diferentes trámites en estas dependencias.
4.5.3. Atención a usuarios internos y externos
La atención a usuarios internos y externos con información clasificada, recibida mediante
hojas de ruta, instrucciones expresas, vía teléfono y Fax ascienden a un promedio de 3000
solicitudes por año verificables en libro de órdenes. La atención con entrega de copias
82
fotostáticas a 396 usuarios internos y externos, verificables con libro de órdenes. Los trámites
de comparación y legalización de fotocopias para estudiantes (carnet de Identidad, pasaporte,
libretas de colegio, certificaciones notas de colegio, certificados de nacimiento) con un total
de 45.000 documentos al año, verificables en bases de datos de caja (ítem compra de valores).
Y por último el total de trámites atendidos para la legalización de diplomas y títulos de pre y
postgrado gestión 2007, asciende a una cantidad de 36.056. Cantidad verificable en libro de
registro.
4.5.4. Estructura Organizativa
El organigrama que rige en la unidad es la siguiente:
Gráfico 4.2 Organigrama de la unidad de Archivos
Fuente: Elaboración Propia (2008).
83
4.6. Conclusiones parciales del Capítulo
El desconocimiento de la importancia de la información en los diferentes procesos, y el
desconocimiento de la información que almacena y resguarda el Archivo Central de la
UMSS al realizar las entrevistas ha permitido diagnosticar el porqué no existe una gestión
de la información al interior de la UMSS y la toma de decisiones desinformadas.
La ausencia de información adecuada y oportuna retrasa la gestión y es causa primordial
de riesgos que inciden en ejecución de la planificación, organización, dirección
integración y toma de decisiones. Causa también atrasos en los cronogramas y plazos en
los que los tomadores de decisiones deben decidir en la promulgación de normas
académicas, aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, revisiones,
etcétera. (Barrera, 2008)
La información en las distintas, facultades y reparticiones de la UMSS no está
adecuadamente identificada, recopilada, ordenada, sistematizada y además la
comunicación y difusión no se lleva a cabo en la forma y plazo que permita cumplir a
cada miembro de la comunidad universitaria con sus responsabilidades. En este mismo
marco, otro problema es disponer de información y no saber aplicarla adecuadamente en la
toma de decisiones.
La inexistencia de un modelo de gestión de la información que interactúe en todos los
niveles no permite una adecuada supervisión y seguimiento de las decisiones asumidas, es
decir el sistema de control interno imperante no dispone de actividades de supervisión
continuada, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas, lo que no permite
efectuar la superación de la problemática de las actividades de la Universidad.
Actualmente la información es manejada en los mandos operativos, no ampliándose hacia
mandos superiores.
Lo anterior explica técnicamente como el sistema de manejo de la información académica
en la universidad, pese a su buen desarrollo y consolidación, no ha podido ser eficiente y
84
eficaz en su empleo, porque las políticas, normativas, procedimientos y mecanismos de
acceso no han sido precisamente los óptimos, lo que repercutiendo en los bajos niveles de
los anteriormente mencionados indicadores de calidad de gestión.
Se aprecia una marcada ausencia de información disponible al instante, que sirva de
sustento y/o base en la toma de decisiones, haciendo que el problema principal a ser
resuelto es que si bien existen sistemas de archivos en los diferentes fondos documentales
éstos son parciales, o no están sistematizados y tampoco se encuentran inter-relacionados
entre sí, con otros archivos y unidades. Como conclusión se puede aseverar que en la
UMSS existen islas y no unidades integradas.
85
CAPÍTULO V
MODELO PROPUESTO DEL MANEJO DE INFORMACIÓN BASADO
EN UN SISTEMA DE ARCHIVOS INTEGRADO
En este capítulo se propone un Modelo Teórico Innovador y Prospectivo de Información
Académica para la toma de decisiones estratégicas, que podrá ser implementado como un plan
piloto en las unidades de análisis Rectorado – Secretaría General, y el Archivo Central de la
UMSS, el mismo que, según las investigaciones realizadas, se constituye en el Departamento
de Archivo Histórico y Títulos de la Universidad Mayor de San Simón.
5.1. Bases para un Modelo de Gestión Universitaria
La calidad total como nuevo paradigma de gestión administrativa, constituye un reto para las
organizaciones modernas que deben garantizar eficiencia, excelencia y competitividad en el
desarrollo de sus procesos administrativos, operativos y académicos para obtener resultados
que satisfagan las expectativas de la colectividad en general.
Si bien el concepto de calidad total nace en las organizaciones empresariales en condiciones
de competitividad y de mercado, el concepto se ha expandido en la sociedad globalizada y la
búsqueda de la calidad es hoy de alcance universal. En este sentido, la calidad total es
importante para la UMSS porque la institución requiere obtener resultados de alta calidad,
producirlos al más bajo costo, en una suerte de competividad en un medio que es cada vez más
competitivo y exigente. Por otro lado, lograr que la UMSS sea competitiva y líder para tener
una imagen y prestigio por sus resultados sólo puede darse si se demuestra constantemente una
preocupación institucional por la calidad, que en el caso de las instituciones de institución
superior sólo es posible lograr mediante una integración de sus procesos académicos y de
soporte, que le permitan lograr una buena gestión.
86
5.2. Bases conceptuales del modelo.
En la calidad total y la reingeniería, corrientes muy difundidas en la actualidad, confluyen
conceptos de las teorías de la organización, de sistemas y de los principios de gestión, que
guían a las organizaciones e instituciones de las más diversas características y que viven en las
condiciones de competitividad, propias de la sociedad de la información.
Se considera a la reingeniería como una metodología para la gestión de proyectos de la
denominada “Reingeniería Organizacional”.
La UMSS se aproxima en su último Plan de Desarrollo a la calidad total, la misma que se dará
a través de una integración de la información emergente de la reingeniería de sus procesos
académicos: PE, PA, ISU, ICYT, DUBE y de los que podríamos denominar “procesos
administrativos y operativos” de soporte: DAF, Archivo Central.
Las bases para el cumplimiento de los principios de calidad de la información, son: la
estructura, los recursos humanos, el clima, la cultura organizacional, la plataforma tecnológica
y los procesos.
De cómo se estructuran e interrelacionan estos cinco campos en el modelo, y cómo facilitan
acceso directo, seguro y confiable a la información académica, depende el que se
garanticen las condiciones para que la información, ahora transformada en conocimiento,
apoye la toma de decisiones.
El Gráfico 5.1. que se halla a continuación muestra la capacidad de integración de la
información, alrededor de la cual fluyen los procesos académicos; el mismo resume las bases
conceptuales y aplicativa del modelo que se propone.
87
Gráfico 5.1 Modelo de Integración de procesos a través de la gestión de la información
Fuente: Elaboración propia (2008).
88
A través de una inter relación e integración de la información académica planteada en el
presente Modelo se pretende coadyuvar a la integración de los procesos: PE, PA,
Investigación, Extensión, que permita lograr los objetivos estratégicos del Plan de Desarrollo
de la UMSS 2008 - 2013 que plantea claramente tres objetivos centrales, para lograr un
gestión de cambio.
Objetivo 1. Transformar y desarrollar el actual modelo académico tanto en el pre como en
postgrado, en uno que forme recursos humanos integralmente y con calidad, de acuerdo a los
nuevos paradigmas educativos y que se base en el desarrollo de la investigación científica y en
el contacto permanente con los problemas y necesidades de la sociedad.
Objetivo 2. Transformar el modelo de gestión actual, en uno más efectivo, eficiente,
transparente y que funcione como un sistema descentralizado y que privilegie los procesos
sobre las funciones y/o resultados y que utilice a plenitud las modernas herramientas
informáticas.
Objetivo 3. Recuperar la credibilidad social a través del diseño con la sociedad de un
proyecto de desarrollo regional y del desarrollo de investigaciones de los problemas y
necesidades sociales que abran espacios operativos de participación de la comunidad en la
Universidad y de la Universidad en la comunidad (PROFGES, 2000).
5.3. Fundamentos para el diseño del nuevo modelo innovador y prospectivo de
información académica.
El diseño de un nuevo modelo innovador y prospectivo de la información académica, es de
imperiosa necesidad como herramienta de apoyo para lograr un nuevo modelo de
implementación del plan estratégico de la UMSS. Realizando un análisis, podremos aseverar
que nuestra Universidad fue una de las primeras en cumplir con el mandato constitucional de
contar con un plan de desarrollo. Es por ello que en el año 1997-2001, se aprueba mediante
resolución de consejo universitario el primero y único plan quinquenal de desarrollo,
posteriormente el plan 2002-2007 debido a falta de consenso no llegó a aprobarse, pero hasta
el presente es el documento base que se toma para el plan estratégico.
89
Es importante mencionar el análisis que efectúa un académico de la UMSS Jorge Guevara en
una de sus publicaciones sobre Modelo de Implementación del Plan Estratégico, que ambos
planes tuvieron el problema de ser excesivamente optimistas en la consecución de planes, sin
reflexionar sobre los problemas y desafíos que implicaría su implementación, puesto que la
gran responsabilidad se la descargó en la Dirección de Planificación Académica y no fue un
compromiso institucional (Guevara, 2006).
El compromiso institucional en la implementación de un nuevo modelo, plan, programa u otro
cambio académico es preponderante, pues si no existe este componente difícilmente podrá
lograrse alcanzarse las metas y objetivos trazados.
Asimismo, en su análisis externo de la UMSS, Guevara manifiesta claramente que las dos
experiencias de planificación estratégicas han desarrollado importantes análisis de contexto
destacándose la que hace referencia: La UMSS frente al nuevo paradigma tecnológico basado
en la tecnología de la información, el mismo que supone innovaciones técnicas,
organizacionales y gerenciales (Guevara, 2006).
De ahí que se hace de urgente necesidad y responsabilidad de las autoridades de la UMSS, que
la aprobación del nuevo plan estratégico realmente tenga un compromiso de toda la
comunidad y produzca un cambio real y positivo. Con este nuevo modelo se pretende
coadyuvar a ese gran cambio con la provisión de la información en red a través de la
plataforma de la UPSI y mediante el acceso ágil a la información académica debidamente
clasificada, veraz y transparente. Según el análisis efectuado en su libro “Modelo de
implementación del plan estratégico de la UMSS” de Guevara, (ex autoridad que estuvo a
cargo de la plataforma universitaria, desde su inicio) uno de los problemas se manifiesta en
que:
“…….. en la Universidad Mayor de San Simón no se cuenta con un documento formal y sistematizado, que le proporcione una base teórica para la toma de decisiones y que le permita tomar acciones adecuadas para la implementación de cualquier iniciativa estratégica” (Guevara, 2006).
90
Para la toma de decisiones se requiere que la información esté debidamente, ordenada,
clasificada, sistematizada y puesta en red al alcance de las MAE, para permitir su accesibilidad
a la misma en forma permanente y ágil.
5.4. Actores del Modelo Innovador y Prospectivo del manejo de la información
académica
Gráfico 5.2 Actores del modelo innovador y prospectivo de gestión de la información
Institución UMSS
Gestores de la información
Archivos de las oficinas de Rectorado y
Secretaria General
Modelo Procesos académicos PA, PE, ICYT, ISU,
DUBE, DPA
Personal de soporte DAF y Archivo
UPSI
Fuente: Elaboración Propia (2008).
91
Los actores que intervienen en este Modelo propuesto son un componente fundamental para
su implementación, sobre todo el compromiso y el apoyo decisivo de la institución será
valorable desde todo punto de vista. De ahí que estos actores: La Universidad Mayor de San
Simón como Institución, los gestores de la información en los que están comprendidos los
archivos de oficina ó de gestión, de Rectorado, Secretaría General, la información generada
por los procesos PE, PA, ICYT, ISU, DPA, DAF, DUBE, la UPSI como unidad responsable
de la provisión de servicios de información y por último como unidades de soporte la
Dirección Administrativa y Financiera (DAF) y el Archivo Central.
Previas las consideraciones, bases, fundamentos y actores descritos en los puntos anteriores en
el modelo se propone la puesta en marcha de un sistema de información digitalizada para un
manejo ágil de la información académica que se genera en las unidades de análisis Rectorado
– Secretaría General y es resguarda por el Archivo Central. Este modelo fue concebido sobre
la base de una primera experiencia de manejo de la información a través de bases de datos
electrónicos que sirven de instrumento imprescindible en la búsqueda de la documentación
requerida por los diferentes usuarios que acuden a oficinas del Archivo. La creación de
plataformas informáticas en la UMSS, surgen sobre todo gracias al financiamiento externo.
Los proyectos INCAS y PROFGES con la cooperación holandesa, la cooperación sueca, el
MEMI cooperación holandesa, que permitieron el desarrollo de plataformas informáticas y la
implementación de las NTIC, en los ejes estratégicos de los modelos de gestión.
A través de la implementación del modelo se logrará que las MAE y facultades dentro de esa
estructura piramidal vigente no sigan desintegradas permaneciendo como islas, pues carecen
del apoyo de ese gran instrumento que es la información para poder planificar sus estrategias.
Existen experiencias de Instituciones organizadas en red que superan a menudo el de las
burocracias tradicionales, puesto que al tener a la mano la información requerida en sus
equipos existe una retroalimentación constante de la información. Esta retroalimentación es
importante para poder innovar, modificar planes y propuestas.
Este modelo piloto que de inicio empezará con tres unidades, dos de alta gerencia y una
administrativa que será la encargada de monitorear el Sistema, es viable en cuanto al presente
92
se cuenta con los insumos necesarios como ser la documentación debidamente clasificada y
sistematiza conforme a normas archivísticas., faltando tan solo el proceso de digitalización
para el arranque del sistema de información digitalizada con el apoyo de la plataforma de la
UPSI que permitirán un acceso fácil a los usuarios para realizar consultas en red de la
información académica en la UMSS. Los detalle de implementación y funcionamiento de este
sistema se describen en el próximo punto en forma sintetizada, ampliando en el (Anexo 5) el
detalle de los términos de referencia del (S.I.D.N.U.R.) para el financiamiento con recursos
del impuesto a los hidrocarburos IDH, en lo que va de la gestión 2009 en una primera fase.
5.5. Sistema de información y digitalización que permita consultas en RED de la
información académica en la UMSS. (S.I.D.N.U.R.)
Las actividades relacionadas con el gobierno Universitario generan una serie de documentos
en forma de: Resoluciones de Consejo Universitario, Resoluciones Rectorales, Resoluciones
Vice-rectorales, Resoluciones de Secretaria General, actas, etc. El volumen de estos
Documentos acumulado es enorme y es guardada y custodiada en la sección de Archivos de
nuestra Institución.
Una vez que la obtención de documentos y/o fotocopias de los mismos para cualquier fin es
una labor dificultosa y no ágil, los mismos documentos mencionados difícilmente se
constituyen en instrumentos y referencias de ayuda para la toma de decisiones institucionales.
En consecuencia se evidencia la necesidad de encontrar el mecanismo para que los
documentos guardados por la sección archivos estén oportunamente disponibles.
Un mecanismo bastante eficiente y alentador es el uso de las bondades que nos proporciona
hoy en día las tecnologías de Información y de ese modo poder desarrollar un Sistema de
Recuperación de Documentos y Base de Datos Electrónico para que de esa manera nos
permita guardar y administrar los documentos que se custodian en la unidad de Archivos. El
Sistema de recuperación permitirá poder hacer consultas en red y obtener respuestas
oportunas sobre los temas específicos requeridos y poder mostrar los documentos más
relevantes.
93
Justificación
La Universidad Mayor de San Simón es una institución autónoma que sigue una corriente de
implementación de procesos de transformación con miras a la modernización y
automatización de su estructura de administración, valiéndose de recursos propios, así como
los obtenidos por los convenios internacionales, que ayudan a la Institución para su mejor
desarrollo educativo, administrativo e investigación en diferentes áreas que son de mucha
importancia y que generan múltiples documentos que respaldan las actividades de una
institución educativa de gran prestigio.
Las diferentes tecnologías o plataformas existentes para el desarrollo de un sistema de
información presentan múltiples ventajas para automatizar procesos administrativos en
muchas áreas, donde se hacen procedimientos de recepción, codificación y almacenado de
documentos que son generados para respaldar las diferentes acciones, funciones, decisiones de
autoridades, funcionarios y personas externas a la institución. Por lo tanto, el requerimiento de
una herramienta accesible, fácil de usar, disponible en todo momento y lugar, desde una
computadora con acceso a Intranet y luego en una segunda etapa internet, ayudará en gran
manera cuando se necesiten de inmediato algunos documentos que respalden o ayuden al
trabajo diario de las personas que toman decisiones y acciones en diferentes instancias
relacionadas con los procesos administrativos y directivos.
Objetivo General del sistema de información y digitalización
Desarrollar e Implementar un sistema de información y digitalización de normativa
institucional en red a través de la intranet de recuperación de documentos y base de datos
electrónica que permita consultas en línea de documentos relacionados con el Gobierno
Universitario.
Objetivos Específicos
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1. Desarrollar la estructura de base de datos para almacenar digitalmente los diferentes
tipos de documentos.
2. Desarrollar el módulo de usuarios para el acceso del sistema.
3. Desarrollar el módulo de registro de documentos.
4. Desarrollar el módulo de consultas de documentos.
5. Diseñar la interfaz de usuario.
6. Digitalizar los documentos físicos de la anterior gestión Rectoral.
7. Elaborar procedimientos administrativos que respalden la obtención y posterior
digitalización de los nuevos documentos.
8. Cargar al sistema los tipos de documentos digitalizados.
9. Diseñar parámetros de Medición, Diagnóstico y Evaluación del Sistema.
10. Base de datos electrónico en funcionamiento en un servidor ubicado en la Unidad de
Archivos y entrelazado con los archivos de gestión de Rectorado y Secretaría General.
11. Un dominio para Intranet proporcionado por la UPSI (Unidad de Provisión de
Sistemas de Información) para la implantación del sistema.
12. Almacenar los documentos digitales del servidor en Discos magnéticos y ópticos
13. Diseño y desarrollo del software.
14. Elaboración de manual de procedimientos para la Implementación del nuevo sistema
de digitalización (S.I.D.N.U.R).
15. Gestionar los documentos para el proceso de digitalización.
5.5.1. Alcances/Limitaciones
Los documentos que van a ser digitalizados en una primera fase será a partir de 1997 hasta el
2008, se ha tomado este periodo por cuanto en el mismo la información ya tiene una base de
datos sistematizada con el Software File Maker 8.0 que es buscador informático de muchas
facilidades que permite a los archivistas la ubicación inmediata del documento. Se presenta
más adelante en la Tabla No. 2 cálculo aproximado de la cantidad de documentos a ser
digitalizados en una primera fase que asciende a más de 307.327 documentos.
Luego existirá una segunda, tercera y cuarta etapa, que permitirá seguir para atrás con la
digitalización de documentos, hasta poder completar con la digitalización total de la normativa
95
institucional resguarda en el Archivo Central de la UMSS, pues ningún archivista puede tener
una idea completa de la información valiosa que se tiene en los más de 11.000 tomos. Solo
cuando atinge una información solicitada de alguna facultad o repartición, para los
aniversarios de 25, 50, 75 y 100 años se investiga en esta documentación.
Por otro lado el S.I.D.N.U.R podrá ser consultado por las MAE, directores, decanos,
académicos, administrativos y comunidad universitaria a través de un acceso directo y ágil, a
la intranet mediante niveles, de ahí que la labor profesional de los archivistas es muy
importante en la clasificación de la información que se pondrá al alcance de cada nivel. Del
mismo modo el S.I.D.N.U.R debe ser sostenible en el tiempo permitiendo las actualizaciones
constantes, labor única y enteramente responsabilizada de la Sección Archivos, con el apoyo
de un servidor que será instalado y monitoreado desde sus dependencias.
La implementación del nuevo sistema informático no desecha de ninguna manera la necesidad
de almacenamiento de documentos físicos, por su valor documental, legal e histórico
considerado como “patrimonio histórico” no solo de San Simón sino de la nación. De ahí que
los ahorros de espacio con este sistema informático no serán realidad, puesto que el
S.I.D.N.U.R, se constituirá en un instrumento que permita un manejo ágil, fiable y
transparente de la información en Red, al alcance de los usuarios, para la toma de decisiones
informadas por las MAE. Aparte de ello el objetivo más importante que se logrará con el
S.I.D.N.U.R. es la digitalización que permitirá al Archivo cumplir con las recomendaciones
emanadas de la Contraloría General de la República y las normativas archivísticas nacionales
e internacionales de contar con 2 ó más copias de seguridad de toda la información resguarda
en diferentes lugares (bóveda del Banco Central, Archivo Nacional de Sucre, repositorios
adecuados, para la conservación dentro del campus universitario), para prevenir la pérdida
parcial o total ante desastres naturales como: incendios, inundaciones, terremotos, asaltos
producto de convulsiones sociales, etc.
5.5.2. Requerimientos Humanos y Materiales
Se requiere de dos equipos de trabajo:
96
Un equipo de trabajo encargado del desarrollo del software requerido compuesto por 1
ingeniero de Sistemas y 1 Licenciado en Informático
Un equipo de trabajo a cargo de un responsable de la digitalización propiamente dicha
a través del uso de escáneres.
Materiales
Un ambiente en la sección de archivos para el desarrollo del software, digitalización de los
documentos y las diferentes actividades del proyecto.
2 escáneres.
1 computador para servidor.
3 computadoras para el proceso de desarrollo del software y digitalización.
1 impresora.
Accesorios y materiales para colocar una red Interna y externa.
Muebles para las computadoras y el servidor.
1 Pizarra para las diferentes capacitaciones al personal del proyecto.
1 Proyector o Data Display para las capacitaciones y fases del proyecto.
Material de escritorio Necesario.
Un lector óptico
Una cámara digital profesional de buena resolución (12.000 pixels como mínimo)
5.5.3. Planificación de Actividades
La planificación de actividades a desarrollarse, serán coordinadas y monitoreadas por el Jefe
del Archivo Central junto a los responsables de los equipos de trabajo, para la implementación
del SIDNUR, tal como lo describen detalladamente los gráficos 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 5.7 y 5.8.
En primer término realizará las gestiones administrativas ante las MAE para la
implementación del SIDNUR, para el inicio inmediato de actividades. Asimismo, deberá
gestionar la compra de equipos que desde hacen más de cuatro gestiones ya han sido previstas
en el plan operativo anual del Archivo, con recursos propios y apoyo de financiamiento a
97
través de Impuestos de los Hidrocarburos (IDH), conforme a los Términos Referenciales que
se encuentran en el (ANEXO 5)
Posteriormente, se definirá el ambiente para el desarrollo del software, definiendo los
métodos para el seguimiento de las actividades, requerimientos funcionales para el desarrollo
del software. Una vez definidas todas estas actividades se procederá a conformar los equipos
de trabajo mediante la contratación de personal requerido para la puesta en marcha del
sistema, que comprenderá los siguientes pasos:
Elaborar las convocatorias para contratación de personal para las diferentes actividades.
Recepción de documentos de los postulantes.
Selección del personal.
Planificar las diferentes capacitaciones.
Capacitación al personal contratado.
Digitalizar los documentos físicos (Ver. Planificación de la digitalización de Documentos).
Registrar el documento digitalizado en el sistema desarrollado.
Asociación de los Índices-Archivos.
Elaboración de Informes de Ejecución
Planificación del desarrollo de Software
Elegir las diferentes plataformas para el desarrollo del sistema.
Análisis de índices de sistema de archivos antiguo (File Maker).
Diseñar la estructura de base de datos del sistema.
Diseñar los diferentes controles de acceso.
Diseñar el modulo de registro de documentos digitales en el sistema.
Desarrollar el modulo de consultas a través de niveles de acceso.
Desarrollar la interfaz de usuario.
Diseño de operaciones de mantenimiento de documentos.
Unión de los módulos del sistema.
Elaboración del plan de pruebas.
Ejecución del plan de pruebas.
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Planificación de la digitalización de Documentos
Selección de documentos según fecha.
Envió de documentos encontrados.
Corrección de documentos dañados obteniendo la mejor copia.
Corrección de documentos vía procesamiento de imágenes.
Escaneo de Documentos.
Registro temporal de documentos.
Cambio de resolución de archivos.
Reducción a la escala de grises o cambio a B/N.
Convertir a PDF todo el documento escaneado.
Codificar los documentos digitales electrónicos.
Guardar el documento en archivos temporales.
5.5.4. Evaluación
La evaluación del SIDNUR se realizará después de haberse cumplido las actividades y
objetivos, basándose en los tiempos y productos esperados de cada fase. La evaluación estará a
cargo del equipo de coordinación y el Director y/o Responsable del SIDNUR.
Las evaluaciones se realizarán de manera periódica después de cumplir con las actividades y
objetivos de cada fase, basándose en los tiempos de cada fase y de esa manera sacar un
producto o el resultado de la ejecución de la actividad o actividades. De esta forma se podrán
tomar decisiones intermedias para el buen avance del SIDNUR.
99
PRODUCTOS INTERMEDIOS Y/O FINALES
Productos Indicador Verificable
Estructura de base de datos
Módulo de acceso de usuarios
Módulo de registro de documentos
Módulo de consultas de documentos
Interfaz de usuario
Servidor Funcionando
Índices de documentos
Documentos Digitales
Documentos registrados al sistema
Pruebas a la base de datos
Ingreso al sistema con login y clave
Registro de un documento
Búsqueda de un documento
Pruebas de la interfaz de usuario
Acceso al sistema desde internet
Pruebas de acceso a los índices
Pruebas de Registro de Documentos
Consultas a los documentos cargados
Los principales criterios de evaluación del SIDNUR que se emplearán son:
Responsabilidad en las actividades del proyecto
Cumplimiento de los objetivos del Proyecto
Puntualidad en la entrega de productos intermedios
Características del sistema:
Usabilidad
Fiabilidad
Eficiencia
Seguridad
Portabilidad
A continuación se presentan los gráficos que muestran con detalle la planificación,
responsabilidades, ejecutores y puesta en marcha del S.I.D.N.U.R
100
Gráfico 5.3 Responsables de la ejecución de las actividades del sistema
Fuente: Elaboración propia (2008).
101
Gráfico 5.4 Jefe de archivos
Responsable del sistema Jefa Archivo Central
Organización de la documentación
Control y supervisón de las actividades del sistema
Clasificación y codificación
Otorgar jerarquía de niveles de acceso
Resguardo de las firmas digitales
Fuente: Elaboración propia (2008).
102
Gráfico 5.5 Digitalizador de archivos
Responsable de la digitalización
sección de archivos
Búsqueda de documentos
Selección de documentos según fecha
Selección de documentos dañados o difícilmente legibles
Envió de documentos encontrados
Corrección de documentos
Vía obtención de una mejor copia
Vía procesamiento de imágenes
Digitalización de documentos
Conversión de archivos digitales
Escaneo de documentos
Registro de archivos digitales
Cambio de resolución
Reducción de escala de grises o cambio a B/N
Implementar procedimientos de
seguridad
Colocar las firmas digitales
Administrar la seguridad de los datos digitalizados
Fuente: Elaboración propia (2008).
103
Gráfico 5.6 Responsable de la implementación Ing. sistemas
Fuente: Elaboración propia (2008).
104
Gráfico 5.7 Responsable de la implementación Lic. Informática
Fuente: Elaboración propia (2008).
105
Gráfico 5.8 Responsable de la UPSI
Responsable de la UPSI
Prestación de servicios de acceso a la red
Coordinación de actividades de mantenimientos preventivos
Control coordinado de aspectos de la seguridad
Mantenimiento de la red
Mantenimiento del servidor
Fuente: Elaboración propia (2008).
5.5.5. Dimensión inicial del trabajo para de la etapa de digitalización.
De acuerdo a los datos proporcionados de la responsable de la sección Archivos se tiene la
siguiente información sobre los documentos a ser digitalizados en una primera fase de trabajo,
para su implementación en el SIDNUR:
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TABLA No. 5.1 Dimensionamiento del trabajo para la primera etapa de digitalización
Año Resoluciones
rectorales
Resoluciones de
consejo
Resoluciones
secretariales
Resoluciones
vicerrectorales
Actas Total
doc.
Total
hojas
1997 1139 37 0 541 18 1735 28569
1998 1312 33 0 749 15 2109 26726
1999 893 34 144 826 16 1913 22426
2000 615 12 280 634 15 1556 20925
2001 600 21 188 749 14 1515 22278
2002 551 4 128 800 12 1495 21772
2003 622 37 160 1068 9 1896 23980
2004 440 72 112 1269 12 1905 24796
2005 437 46 162 1167 19 1831 26200
2006 524 42 131 1126 21 1844 25650
2007 584 28 203 1170 6 1991 27982
2008 468 36 221 630 0 1355 36023
Total 10729 21202 307327
Fuente: Elaboración propia (2008).
5.5.6. Niveles de acceso y buen uso de la información sistematizada en red.
La Universidad Mayor de San Simón es una institución autónoma que sigue una corriente de
implementación de procesos de transformación con miras a la modernización y
automatización de su estructura de administración, valiéndose de recursos propios, así como
los obtenidos por los convenios internacionales, que ayudan a la institución para su mejor
desarrollo educativo, administrativo e investigación en diferentes áreas que son de mucha
importancia y que generan múltiples documentos que respaldan las actividades de una
institución educativa de gran prestigio.
Por las características de conformación del gobierno universitario (co-gobierno docente-
estudiantil), para la concertación de políticas de transformación y modernización de la
107
Universidad Mayor de San Simón, este proceso institucional de cambio debe contemplar a los
diferentes sectores de la población universitaria. Por ello la disponibilidad de los instrumentos
de referencia (como consulta y como medio de difusión) para la amplia comunidad
universitaria, se convierte en una necesidad imperiosa.
Las diferentes tecnologías o plataformas existentes para el desarrollo de un sistema de
información en red, presentan múltiples ventajas para automatizar procesos administrativos en
muchas áreas, donde se hacen procedimientos de recepción, codificación y resguardo de
documentos que son generados para respaldar las diferentes acciones, funciones, decisiones de
autoridades, funcionarios y personas externas a la institución. Por lo tanto; el requerimiento
de una herramienta accesible, fácil de usar, disponible en todo momento y lugar desde una
computadora con acceso a Internet, ayudaría de gran manera cuando se necesiten de inmediato
algunos documentos que respalden o ayuden el trabajo diario de las personas relacionadas con
la toma de decisiones y acciones en diferentes instancia relacionadas con los procesos
académico administrativos.
Las actividades que se plantea en este trabajo, a desarrollar para implementar un sistema web
de recuperación de documentos y base de datos electrónica que permita consultas en línea, de
documentos relacionados con el gobierno universitario son:
Desarrollar la estructura de base datos para almacenar digitalmente los diferentes tipos
de documentos.
Desarrollar el modulo de usuarios para el acceso del sistema.
Desarrollar el módulo de registro de documentos.
Desarrollar el módulo de consultas de documentos.
Diseñar la interfaz de usuario
Digitalizar los documentos físicos por etapas y gestiones
Elaborar procedimientos administrativos que respalden la obtención y posterior
digitalización de los nuevos documentos.
Cargar al sistema los tipos de documentos digitalizados.
108
5.5.7. Seguridad de Información por niveles de acceso y buen uso de la información
sistematizada en red
La información es uno de los recursos principales de las organizaciones. ¿Piense que pasaría si
roban la fórmula de alguna de las gaseosas internacionales? ¿Cuánto representa esta
información para la empresa? Es decir, cuidar la información es cuidar la propia existencia de
la compañía empresa u organización.
La seguridad de la información se encarga de protegerla de una amplia gama de amenazas,
normalmente se logra implementando un conjunto adecuado de controles que abarcan políticas
y procedimientos, involucrando recursos humanos, hardware y software.
Mencionamos antes que la seguridad de la información se encarga de protegerla, más
específicamente, podemos definir que lo logrará preservando la confidencialidad, integridad y
disponibilidad de la información, como aspectos fundamentales y el control y autenticidad
como aspectos secundarios. A continuación se describen estas características:
La Integridad de la Información es la característica que hace que su contenido
permanezca inalterado a menos que sea modificado por personal autorizado, y esta
modificación sea registrada para posteriores controles o auditorias. Una falla de
integridad puede estar dada por anomalías en el hardware, software, virus informáticos
y/o modificación por personas que se infiltran en el sistema.
La Disponibilidad u Operatividad de la Información es su capacidad de estar siempre
disponible para ser procesada por las personas autorizadas. Esto requiere que la misma
se mantenga correctamente almacenada, con el hardware y el software funcionando
perfectamente y que se respeten los formatos para su recuperación en forma
satisfactoria.
La Privacidad o Confidencialidad de la Información es la necesidad de que la misma
sólo sea conocida por personas autorizadas. En casos de falta de confidencialidad, la
109
información puede provocar severos daños a su dueño (por ejemplo conocer
antecedentes médicos de una persona) o volverse obsoleta (por ejemplo: los planes de
desarrollo de un producto que se “filtran” a una empresa competidora, facilitarán a esta
última desarrollar un producto de características semejantes).
El Control sobre la información permite asegurar que sólo los usuarios autorizados
pueden decidir cuándo y cómo permitir el acceso a la misma.
La Autenticidad permite definir que la información requerida es válida y utilizable en
tiempo, forma y distribución. Esta propiedad también permite asegurar el origen de la
información, validando el emisor de la misma, para evitar suplantación de identidades.
5.5.8. Necesidad de la seguridad de la información
La información y los sistemas de procesamiento, por un lado, y los sistemas de
comunicaciones y las redes que le brindan apoyo son importantes recursos de toda empresa
moderna. Hoy en día son esenciales para el normal desenvolvimiento de las tareas, es decir, si
una empresa no tiene información se paraliza, piense que sucede si se corta el acceso a Internet
en una empresa moderna, los usuarios, especialmente los gerentes, comienzan a impacientarse,
porque no pueden enviar y recibir sus correos electrónicos, o porque no pueden consultar las
últimas noticias de los mercados en la WEB, estos ejemplos bastan para darnos una idea de
cuan necesaria es la información, entonces cuánto más necesaria es la seguridad de la
información para garantizar que la empresa siga funcionando.
Los medios técnicos nos brindan un nivel de seguridad limitado, y debe ser respaldado por una
gestión y procedimientos adecuados, es decir, la administración de la seguridad de la
información, que exige la participación de todos los empleados de la organización y en
algunos casos también puede requerir la participación de proveedores, clientes y accionistas.
Asimismo, puede solicitarse el asesoramiento experto de organizaciones externas para
garantizar un nivel de seguridad adecuado para nuestra organización.
110
El diseño de niveles de acceso para acceder a esta información es importante, ya que de esta
forma se protegerá la seguridad de la información y al mismo tiempo se tendrá una
clasificación de la información que interese al usuario de acuerdo a los niveles de
responsabilidad y niveles de toma de decisiones.
5.5.9. Integración con los fondos documentales
Al presente el Archivo Central solo recibe la documentación generada en el Rectorado y
Secretaría General y los diplomas de bachilleres de todo el departamento de Cochabamba,
diplomas académicos de pre y postgrado y títulos en provisión nacional otorgados por la
Universidad Mayor de San Simón, una vez que éstos han culminado con su proceso y son
entregados al interesado. La documentación de las Direcciones, Facultades, Convenios,
Programas, Departamentos y otros no son remitidos al Archivo Central en ninguna de sus
formas (archivos físicos o soportes informáticos).
Esta falta de integración de los diferentes archivos transitorios existentes en la UMSS con el
Archivo Central, no permite una integración de los procesos PE, PA, Investigación y
Extensión y dificulta contar con la información académica, actualizada y completa para un
fácil acceso que permita sustentar la toma de decisiones informadas. Una integración de
todos los fondos documentales existentes en la UMSS, permitiría a las MAE contar con
información transparente, confiable y al instante de la información académica.
5.5.10. Tecnificación en Archivística y manejo de Software para responsables de los
fondos documentales
Los Archivistas son responsables del resguardo de la documentación histórica de la
Universidad Mayor de San Simón, debidamente depurada, clasificada, ordenada, codificada,
foliada y entomada. Su responsabilidad es similar a la de un Notario de Fe Pública, pues es la
persona que da fe de la autenticidad de los documentos resguardados, en cumplimiento con el
Código Civil que establece que toda documentación oficial deberá ser legalizada por la
unidad o repartición donde se halla resguardada. Asimismo, la ley SAFCO y últimos decretos
111
y leyes responsabilizan a los archivistas sobre su conservación y custodia, siendo sometidos
hasta a 6 años de cárcel por la sustracción, pérdida o deterioro de los mismos, ya que
constituyen no solo la “memoria institucional” sino forman parte del patrimonio cultural de la
nación. Los archivos de las diferentes reparticiones junto al Archivo Central deberán
proporcionar información constante y permanente a las MAE, Facultades, Direcciones y
Departamentos. Es por ello que los y las funcionarias de estas reparticiones deberán estar
debidamente capacitados y entrenados para cumplir su trabajo con eficiencia, siendo necesaria
la participación de los mismos en eventos de actualización como: Seminarios, Cursos, Talleres
y otros.
Por su parte la Universidad Mayor de San Simón, a través de su Jefatura de Personal y el
concurso de los profesionales en Archivística, deberá elaborar un proyecto para propiciar la
realización de cursos y talleres que permitan a los Archivistas y personal que trabaja en estas
unidades tecnificarse en el manejo de Software archivísticos y sistematización de archivos en
red, de forma que todos los fondos documentales puedan servir de generadoras de información
y a la vez se constituyan en depositarias de la documentación.
El modelo propuesto considera dos grandes procesos: a) la construcción de la información
organizada, sistematizada y digitalizada (por Archivística) y b) el acceso a la misma por
niveles de usuarios (MAE, académicos, comunidad).
112
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES GENERALES Y RECOMENDACIONES 6.1. Conclusiones
A continuación se presentan las conclusiones emergentes de la investigación realizada, que
responden a los objetivos planteados en el presente trabajo:
Primera.- Los procesos de enseñanza, proceso de aprendizaje, proceso de investigación
científica, tecnológica e innovación, proceso de interacción social universitaria lograrán una
integración a través de la información. Una nueva reingeniería de estos procesos en base la
información académica, las nuevas tecnologías de información y comunicación, permitirán los
cambios que la sociedad del conocimiento demanda.
Segunda.- El objetivo de una innovación es producir un cambio, desechando obsoletas
estructuras e incorporando nuevas herramientas para introducir mejoras planificadas, con la
intención de lograr beneficios institucionales y sociales. Los archivos y la rama de archivística
enfrentan en este último tiempo el reto de introducir en sus sistemas, procesos innovadores
de manejo de la información, gracias al apoyo de las NTIC.
Tercera.- Un manejo adecuado de la información académica permitirá a la Universidad Mayor
de San Simón enfrentar con firmeza los desafíos de la Educación Superior y cumplir con las
estrategias diseñadas en el Plan de Desarrollo 2008-2013, por cuanto los procesos de gestión
de la información son auxiliares de los procesos de formación de pregrado y postgrado,
potenciados por la investigación científica, tecnológica e innovación y la interacción social,
que estructurados técnicamente posibilitarán la expresión política del pensamiento
universitario. Asimismo; el disponer de sistemas de acceso fácil a la información académica
transparente y fiable, coadyuvará a la elaboración de planes estratégicos, planes operativos y
otros, para marchar hacia la nueva Universidad que plantea el nuevo Plan de Desarrollo.
113
Cuarta.- La falta de políticas institucionales de integración de los procesos, incide en el
desarrollo de la gestión de archivos de la UMSS, al extremo de que las autoridades aún
consideran al Archivo Central como una unidad de servicio y no como una unidad esencial
para la gestión. Un ejemplo de ello, es el hecho de que por desconocimiento de las
autoridades, jefes y personal responsable de los archivos, no se otorga a los documentos
antiguos la importancia que se merecen y tienen para la reconstrucción de hechos
significativos y actuaciones relevantes en la historia institucional. Es muy difundida la
convicción de que la revolución tecnológica debe desechar lo viejo y tomar lo nuevo, sin
apenas tomar en cuenta su valor histórico.
Quinta.- La necesidad de incorporar las NTIC en la archivística es una hecho incuestionable
para las MAE, directores, jefes, administrativos y usuarios de la información, quienes precisan
disponer de la información de manera ágil, oportuna, transparente y confiable para la toma de
decisiones informadas. Por otro lado, si bien hasta el presente la comprobación de la
autenticidad de los documentos necesariamente se realizaba con documentos originales, las
NTIC, permiten hoy en día que el documento tenga una impronta tecnológica que puede ser
invisible para el usuario, pero que está presente en todo el proceso de gestión y que resulta de
trascendental importancia en la comprobación de autenticidad de los documentos.
Sexta.- Se ha podido evidenciar que los archivos periféricos no manejan un plan de archivos
sistematizado y uniforme, empleando para su ordenamiento y clasificación, precarias normas
archivísticas que imposibilitan el acceso de los usuarios, que se ven obligados a recurrir a la
información disponible en el Archivo Central. Por otro lado, la inexistencia de una
integración, y menos aún de una interrelación entre todos los archivos existentes al interior de
la UMSS hace que la información esté dispersa y sea incompleta, al extremo de que se ha
comprobado que en varios de los fondos documentales, parte de la documentación se
encuentra almacenada en cajones en depósitos no adecuados para su conservación.
Séptima.- En la investigación se ha identificado como uno de los factores más influyentes en
el impedimento a innovar, la resistencia al cambio, que solo es superable mediante la
tecnificación de la gestión y la capacitación de los gestores y el personal de apoyo y soporte,
114
en el manejo de la información basado en las NTIC , el acceso a la información y el
conocimiento de las normas y manejo archivístico.
Octava.- El modelo propuesto pretende apoyar innovadoramente a la integración de los
procesos y toma de decisiones a través de la información, incorporando un sistema de
información digitalizada en red con apoyo de las NTIC. El sistema de información y
digitalización, que manejará el modelo propuesto se apoya en el importante desarrollo
informático que ha tenido la Universidad Mayor de San Simón, a partir de 1997 con la
elaboración y conformación de la plataforma institucional antedicha de unidades de apoyo
informático organizadas (UPSI, UTI – DAF, UTI de facultades) y otras a organizarse; y con el
concurso de los recursos humanos formados con apoyo de la cooperación internacional
(INCAS, PROFGES, Cooperación Sueca y otros) y por esfuerzo propio, Todo ello da
preeminencia a la Universidad Mayor de San Simón en el contexto académico nacional.
Novena.- El modelo que se propone en las unidades de alta gestión universitaria Rectorado y
Secretaria General abarca sistemáticamente a los procesos académicos de enseñanza,
aprendizaje, investigación científica, tecnológica e innovación, interacción y extensión social
y a la gestión de la información. Asimismo, contempla los procesos de gestión administrativa
con pie en la DAF, asentándose la funcionalidad del modelo de gestión en el departamento de
archivos. El modelo está asistido mediante la aplicación de la plataforma de la UMSS
http//www.umss.edu.bo con enlaces a y desde las diferentes unidades de gestión (facultades,
direcciones, departamentos, oficinas, proyectos, etcétera)
Décima.- El modelo propuesto surge de la experiencia iniciada en el archivo central con la
etapa de sistematización de bases de datos a partir del año 1977, pero que al presente es
insuficiente y limita seriamente los objetivos de gestión; por lo que es necesaria la
implementación del sistema de digitalización propuesto, el que permitirá socializar la valiosa
información académica entre los actores de interés y usuarios en general. El Sistema de
Información Digitalizada en Red comprende procesos importantes que arrancan en la
valoración de los documentos y bases de datos electrónicos y culminan con el acceso a la
información disponible en red (Intranet) por el usuario. La propuesta es viable de todo punto,
115
por cuanto la misma ha sido ya consignada en el POA 2009 (plan operativo anual 2009) para
su implementación en su primera fase.
6.2. Recomendaciones
Se recomienda a la unidad de Archivos el cumplimiento de un Plan Estratégico y
elaboración de un Reglamento ó Manual de Funciones, para poder emprender la tarea de
innovación y cambio con el apoyo de las NTIC que permitirá a la vez elevar su rango a
nivel de Departamento.
La realización de cursos de archivística programados por el Departamento de Personal y
el apoyo y compromiso decidido de las autoridades permitirá el mejoramiento, difusión y
manejo adecuado de las técnicas de información.
La urgente implementación del sistema de información digitalizada de normativas
universitarias en red (SIDNUR), en lo que va de la próxima gestión, ya que fue consignado
en el plan operativo anual 2009. Este sistema coadyuvará al nuevo Plan de Desarrollo
2008-2013 que gestionará el cambio hacia una nueva Universidad.
Se recomienda que el Plan Estratégico contemple en una primera etapa la integración e
inter relación de los fondos documentales existentes en cada facultad, dirección y otros en
lo que se refiere a la sistematización de bases de datos, para el acceso ágil y oportuno a la
información generada y resguardada a través de la red.
Previa evaluación de esta primera etapa y conforme a resultados obtenidos se podrá
plantear una segunda etapa en la cual podría pensarse en la integración de todos los
fondos documentales existentes en la Universidad, a través del Archivo Histórico unidad
donde la información sería clasificada para socializarla y difundirla al interior y exterior de
la Universidad no solo a través de la Intranet, sino también por Internet.
116
BIBLIOGRAFÍA
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1
ANEXOS
1
ANEXO 1 MATRIZ DE CONSISTENCIA
Problema Objetivo Idea a defender El desarrollo de los procesos institucionales de gestión de la información académica en el Rectorado y Secretaría General
Elaborar un modelo innovador y prospectivo de gestión de la información académica para la toma de decisiones estratégicas en la UMSS
La aplicación de un modelo innovador de gestión de la información académica para el sustento de toma de decisiones informadas por las máximas autoridades ejecutivas MAE, permitirá viabilizar las políticas de desarrollo institucional en el marco de la Visión y Misión estratégica de la UMSS para el cumplimiento de los propósitos y fines institucionales y en beneficio de una apropiada gestión de los procesos académicos de cara a los desafíos que caracterizan al mundo actual en el que vivimos.
no acompaña para permitirá viabilizar
la evolución de las actividades de integración de los procesos PE, PA, ICYT, ISU Y DUBE de la UMSS
Coadyuvar al desarrollo de las actividades del Plan Estratégico.
las políticas de desarrollo institucional en el marco de la Visión y Misión estratégica de la UMSS para el cumplimiento de los propósitos y fines institucionales y en beneficio de una apropiada gestión de los procesos académicos de cara a los desafíos que caracterizan al mundo actual en el que vivimos
2
ANEXO 2. ENTREVISTA PARA AUTORIDADES Nombre: …………………………………………….. Gestión: ………………….. 1. ¿Usted como actual Autoridad, considera óptimo el proceso de acceso a la información que resguarda el Archivo
Central? Si: No: Explique:
2. ¿Cuáles considera usted que son los puntos fuertes y débiles la Sección Archivos, en lo que se refiere al manejo y provisión de la información en general ?
Puntos fuertes ______________________________________________________________________________________________________________________ Puntos débiles _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. ¿Usted cree que para gestionar la información se requiere profesionales en Archivística que tengan conocimiento de
las NTIC para reaccionar ante los cambios que presenta el entorno? Si: No: Explique:
4. ¿Qué factores son imprescindibles para que exista eficiencia en el manejo de Archivos de los distintos fondos documentales existentes en nuestra Universidad?
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. Para tomar decisiones estratégicas cómo accede a la información requerida? A través de la documentación existente en
su oficina ó a través del Archivo Central? ¿ Qué deficiencias y/o problemas ha encontrado en acceso inmediato a la documentación?
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. ¿Qué acciones harían más efectivas las labores de la Unidad de Archivos? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7. ¿Cree usted que sería necesario realizar cambios en el manejo de la información académica, que permita la integración
de los procesos académicos y no que sean islas : PE, PA, INIT, DISK, DEBE ?
Si: No: Explique:
3
8. Los objetivos planificados y toda decisión tomada por las AME es sustentada por información transparente y fiable? ¿de
qué manera? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 9. ¿Qué opinión tiene acerca del manejo de la información en las diferentes Facultades, Direcciones, Departamentos y
reparticiones de la MÚS.? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 10. ¿Qué opinión tiene usted acerca de las NTIC’s? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 11. ¿Cree usted necesaria la implementación NTIC en el manejo de la información académica que permita un acceso ágil a
través de la red? Si: No: Explique:
12. ¿Usted cree que la información en red al alcance de las MAE permita la toma de decisiones informadas en el marco de
la misión y visión de la UMSS? Si: No: Explique:
13. ¿Qué factores cree usted que contribuyen a la inexistencia de archivos ordenados, clasificados y sistematizados? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 14. ¿Cómo accede a la información almacenada en la Unidad de Archivos? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 15. Cómo es manejada el archivo de documentación en su repartición? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 16. ¿Cómo accede a la información requerida de facultades, direcciones, departamentos, convenios y otros, la misma que no
es resguardada en el Archivo Central? Si: No: Explique:
4
17. ¿Existen los recursos humanos capacitados para procesar el manejo de la información en los diferentes archivos
periféricos y fondos documentales de la UMSS ? Si: No: Explique:
18. ¿En su criterio cree usted que un manejo sistematizado en red de la información resguardada, en los diferentes fondos documentales, pueda permitir la toma de decisiones informadas? Si: No: Explique:
19. ¿Qué opinión tiene acerca de la infraestructura del Archivo Central?
20. ¿Qué factores de origen externo consideraría usted como una amenaza para el desempeño y mejoramiento del Archivo Central?
21. ¿Qué factores de origen externo consideraría usted como una oportunidad para el desempeño y mejoramiento del Archivo Central?
22. ¿Por la importancia de esta repartición, funciones, áreas que maneja (legalizaciones, títulos y grados y archivo histórico)
considera usted que debería ser recategorizada de Sección a Departamento ? Si: No: Explique:
5
ENTREVISTA PARA RESPONSABLES DE MANEJO DE LA INFORMACIÓN (DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVOS) Nombre: ……………………………………. Gestión: ………………….. 1. ¿Usted como responsable de archivos, considera óptimo el acceso a la información académica que resguarda el Archivo
Central? Si: No: Explique:
2. ¿Cuáles cree usted que son los puntos fuertes y débiles en el manejo de la información por la Sección Archivos? Puntos fuertes __________________________________________________________________________________________________________________________ Puntos débiles __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. ¿Usted cree que para gestionar la información se requiere profesionales en Archivística que tengan conocimiento de las NTIC para reaccionar ante los cambios que presenta el entorno? Si: No: Explique:
4. ¿Qué factores son imprescindibles para que exista eficiencia en el manejo de Archivos de los distintos fondos
documentales existentes en nuestra Universidad? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5. Para tomar decisiones estratégicas cómo accede a la información requerida? A través de la documentación existente en
su oficina ó a través del Archivo Central? ¿Qué deficiencias y/o problemas ha encontrado en acceso inmediato a la documentación?
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 6. ¿Qué acciones harían más efectivas las labores de la Unidad de Archivos? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________
6
7. Existen archivos ordenados, sistematizados en las diferentes oficinas, unidades, departamentos, facultades con las cuáles mantiene información fluida?
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 8. ¿Qué opinión tiene acerca del manejo de la información en las diferentes Facultades, Direcciones, Departamentos y
reparticiones de la UMSS? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 9. ¿Qué opinión tiene usted acerca de las NTIC’s? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 10. ¿Cree usted necesaria la implementación NTIC’s en el manejo de la información académica que permita un acceso ágil a
través de la red? Si: No: Explique:
11. ¿Usted tiene un archivo ordenado, clasificado, codificado y sistematizado?
Si: No: Explique:
12. ¿Qué factores cree usted que contribuyen a la inexistencia de archivos ordenados, clasificados y sistematizados? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
13. ¿Cómo accede a la información almacenada en la Unidad de Archivos? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 14. Cómo es manejada el archivo de documentación en su repartición? ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 15. ¿Cómo accede a la información requerida de facultades, direcciones, departamentos, convenios y otros, la misma que no
es resguardada en el Archivo Central? Si: No: Explique:
7
16. ¿Existen los recursos humanos capacitados para procesar el manejo de la información en los diferentes archivos periféricos y fondos documentales de la UMSS? Si: No: Explique:
17. ¿En su criterio cree usted que un manejo sistematizado en red de la información resguardada, en los diferentes fondos
documentales, pueda permitir la toma de decisiones informadas? Si: No: Explique:
18. ¿Qué opinión tiene acerca de la infraestructura del Archivo Central?
19. ¿Qué opinión tiene respecto a la categoría asignada al Archivo Central como SECCIÓN DE ARCHIVOS?
20. ¿Por la importancia de esta repartición, funciones, áreas que maneja (legalizaciones, títulos y grados y archivo histórico) considera usted que debería ser recategorizada de Sección a Departamento ? Si: No: Explique:
1
ANEXO 3: VISIÓN HORIZONTAL (Matriz Metodológica)
INTERROGANTES CIENTÍFICAS
TAREAS Y/O ACTIVIDADES
MÉTODOS/ TÉCNICAS RESULTADOS Y APORTES
CAPÍTULOS/EPÍGRAFES
¿Cómo se manejan los procesos de gestión estratégica institucional de información académica disponible a nivel de las MAE y las diferentes reparticiones académicas, y administrativas de la UMSS
Análisis de la gestión de la información académica para la toma de decisiones por las MAE y demás reparticiones de la UMSS
• Análisis/ Síntesis Inductivo/ Deductivo Sistémico Revisión
Documental
Entrevistas
Análisis teórico de los sistemas de archivos.
APORTE TEÓRICO
Análisis de las tendencias innovadoras en la archivística moderna y la gestión de la información
Capítulo I. Análisis de Aspectos
Teóricos de la Información
La gestión de la información que permite lintegración de los procesos para la toma de decisiones La gestión del conocimiento. Toma de decisiones basada en la Información académica. Diagnóstico de procesos de manejo de la información académica que coadyuven a la gestión estratégica institucional en Rectorado y Secretaría General (caso de estudio)
¿Cuáles son las relaciones y regularidades existentes entre la gestión de archivos, la información de la gestión académica científica y la gestión administrativa, que permita sustentar un modelo
Establecer los criterios de relación existente entre la gestión de archivos e información de gestión académica, científica y administrativa.
• Análisis/ Síntesis • Inductivo/ Deductivo • Revisión documental
en fondos de archivos• Análisis de sistemas
de archivos • Entrevistas
APORTE NOVEDOSO
posibilidades de integración e interrelación entre los fondos documentales periféricos y su interrelación con el archivo histórico de San Simón
Capitulo II. Relaciones entre la gestión de archivos, gestión de la información académico, científica y administrativa Sistemas de información Manejo de la información en la integración de los procesos universitarios. Procesos de gestión e innovación El manejo de la información y sistemas de archivo vigentes de la UMSS.
¿Cuáles son las características del nuevo modelo innovador retrospectivo de manejo de la información académica, resguardado en el archivo histórico y los diferentes
Análisis y diagnóstico del actual modelo de archivos vigente en la UMSS y el Rectorado y Secretaría General en particular
Análisis/Síntesis Inductivo/
Deductivo
Sistémico Revisión Documental
APORTE PRACTICO
Identificación de problemas en la organización de archivos y sistematización de
Capítulo III. Características de los fondos documentales de la UMSS Diagnóstico de fondos documentales de la UMSS Características de sistemas de información archivística del Rectorado y Secretaría General
2
fondos documentales de Rectorado y Secretaría General el marco de la Misión y Visión Estratégicas de la UMSS
Entrevistas
•
archivos
Identificación de medios y recursos humanos capacitados en Archivística
Diagnóstico sobre la utilización de información generada en los centros de documentación y en el archivo histórico, por los tomadores de decisiones.
¿Cómo debería ser el modelo teórico de manejo de información archivística que integre los procesos universitarios para toma de decisiones, en el marco de la Visión y Misión Estratégicas de la UMSS
Desarrollar un modelo teórico de gestión de información archivística que integre los procesos universitarios ajustada a los propósitos de un Plan de Desarrollo
• Entrevistas • Modelación • Enfoque sistémico • Entrevista a Expertos
en archivos • Grupos focales
Modelo teórico del manejo de información basada en un sistema de archivos integrado en red
APORTE NOVEDOSO
Identificación de puntos críticos en la gestión de archivos, gestión de información académica, científica y administrativa.
APORTE PRACTICO
IV. Modelo teórico propuesto del manejo de información basada en un sistema de archivos integrado. Fundamentos para el diseño del nuevo modelo innovador y prospectivo
• Principios • Estrategia, conceptos
Modelo de Gestión de la información para la apropiada toma de decisiones. Software que permitan integrar los archivos
• Integrar centros de información entre sí.
• Integrar centros de documentación con el archivo Histórico.
Proponer niveles de acceso y buen uso de la información sistematizada en red Proponer la realización de cursos para manejo de software archivísticos y manejo de sistemas de archivos Proponer la realización de cursos y talleres para manejo de software archivísticos y manejo de sistemas de archivos
3
ANEXO 4 ORGANIGRAMA DE LA UMSS
Fuente: Organización y Métodos UMSS
CONGRESO U.M.S.S.
H. CONSEJO U.M.S.S.
RECTORADO
VICERECTORADO
INFORMACION CIENTIFIC. Y TECNO.
TRIBUNAL SUP.DE JUSTICIA
AUDITORIA INTERNA
PLANIFICACION PROYECTOS Y
SISTEMAS
TRIBUNAL DE JUSTICIA PRIMERA
INSTANCIA
ORGANIZACION Y METODOS
COMITE COORD. EJECUTIVA
COMITE ACADEMICO
COMITE ADM.Y FINANCIERO
COMITE JURIDICO
SECRETARIA GENERAL U.M.S.S.
TELEVISION UNIVERSITARIA
C E P
EDUCACION POPULAR
FORMACION Y PROMOCION
COORDINACION ACADEMICA
M U S E O
GESTION TECNOLOGICA
C E S U
REGISTROS E INSCRIPCIONES
SERVICIOS MEDICOS PSICOPEDAGOGICOS
Dpto. PROYECTOS INTERNACIONALES
Dpto DE COORDINACION
D. EVAL. ECNOMICAFINANCIERA
Dpto EVALUACION UNIVERSITARIA
Dpto. SISTEMAS INFORMATICOS
Dpto ACREDITACION UNIVERSITARIA
DIREC. INVESTIGACION CIENTIFICA Y TECNOLOGICA
DIREC. INTERACCION SOCIAL UNIVERSITARIA
DIREC. PLANIFICACION ACADEMICA
DIREC. UNIVERSITARIABIENESTAR ESTUDIANTIL
DIREC. ADMINISTRATIVAY FINANCIERA
DIREC. RELACIONES INTERNACIONALES
Y CONVENIOS
DIREC. UNIV. EVALUACION Y ACREDITACION
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ESCUELA TECNICA SUPERIOR DE AGRONOMIA
FAC DE CIENCIAS BIOQUIMICAS Y FARMACEUTICAS FACULTAD DE ODONTOLOGIA FACULTAD DE MEDICINA FACULTAD DE
ARQUITECTURAFAC DE HUMANIDADES Y
CIENCIAS DE LA EDUCACIONFAC DE CIENCIAS Y
TECNOLOGIAFAC. DE CIENCIAS AGRICOLAS
Y PECUARIAS FAC DE CIENCIAS JURIDICAS Y
POLITICAS I. P. U.
TRIBUNAL DE APELACION
TRABAJO SOCIAL
Dpto RELACIONES PUBLICAS
ESCUELA ESTUDIOS POSTGRADO
C.L.A.S
D E P O R T E S SEGUIMIENTO Y EVALUACION A.
COORDINACION ACADEMICA
COORDINACION ACADEMICA
CAPACITACION DESARROLLO CURRICULAR
PERSONAL ACADEMICO
COORDINACION ACADEMICA
GESTION .ADM.Y FINANCIERA
EDUCACION A DISTANCIA
CONTABILIDAD I.
TESORERIA Y C. P. INFRAESTRUCTURA
PRESUPUESTOS
PERSONAL ADMINISTRATIVO
FORMACION DOC. Y EDUC. CONTINUA
APOYO INNOVACION A LA
GESTION
U P S I
ASESORIA LEGAL
GESTION 2008
SOCIOLOGIA
COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE ARCHIVOS Y TÍTULOS
4
ANEXO 5. TÉRMINOS DE REFERENCIA
SISTEMA DE INFORMACIÓN DIGITALIZADA DE NORMATIVAS UNIVERSITARIAS EN RED (S.I.D.N.U.R.)
1. IDENTIFICACIÓN
DATOS DE LA UNIDAD Unidad: Sección Archivos de la Universidad Mayor de San Simón Responsable: Lic. Lucy A. de Valderrama
DATOS DEL S.I.D.N.U.R. Nombre del Sistema: Sistema de información y digitalización de normativas universitarias en Red Ámbito: Académico Investigación Interacción Gestión Administrativa Número de personas participantes del proyecto: 2 Personas encargadas del desarrollo del sistema 1 Persona encargada para la digitalización de documentos 2. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL TRABAJO
PRESENTACIÓN DEL PROBLEMA
Las actividades relacionadas con el gobierno Universitario generan una serie de documentos
en forma de: Resoluciones de Consejo Universitario, Resoluciones Rectorales, Resoluciones Vise-
rectorales, Resoluciones de Secretaria General, actas, etc. El volumen de estos Documentos
acumulado es enorme y es guardada y custodiada en la sección de Archivos de nuestra Institución.
Una vez que la obtención de documentos y/o fotocopias de los mismos por parte de los
niveles superiores, para cualquier fin es una labor dificultosa y no ágil, los mismos documentos
mencionados difícilmente se constituyen en instrumentos y referencias de ayuda para la toma de
decisiones institucionales. En consecuencia se evidencia la necesidad de encontrar el mecanismo
para que los documentos guardados por la sección archivos estén oportunamente disponibles.
Un mecanismo bastante eficiente y alentador es el uso de las bondades que nos proporciona
X
5
hoy en día las tecnologías de Información y de ese modo poder desarrollar un Sistema de
Recuperación de Documentos y Base de Datos Electrónico para que de esa manera nos permita
Guardar y Administrar los documentos que se guardan en la unidad de Archivos. El Sistema
Recuperación nos permitirá poder hacer una consulta a través de la Intranet y obtener respuestas
oportunas sobre los temas específicos requeridos y poder mostrar los documentos relacionados y
más relevantes.
JUSTIFICACIÓN
La Universidad Mayor de San Simón es una institución autónoma que sigue una corriente de
implementación de procesos transformación con miras a la modernización y automatización de su
estructura de administración, valiéndose de recursos propios, así como los obtenidos por los
convenios internacionales. Que ayudan a la Institución para su mejor desarrollo educativo,
administrativo e Investigación en diferentes áreas que son de mucha importancia y que generan
múltiples documentos que respaldan las actividades de una institución educativa de gran prestigio.
Por las características del gobierno Universitario (k.o.-gobierno Docente Estudiantil), para la
concertación de políticas de transformación y modernización de la Universidad Mayor de San
Simón, este proceso institucional de transformación debe contemplar a los diferentes sectores de la
población Universitaria. Por ello la disponibilidad de los instrumentos de referencia (como consulta
y como medio de difusión) para la amplia comunidad universitaria, se convierte en una necesidad
imperiosa.
Las diferentes tecnologías o plataformas existentes para el desarrollo de un sistema de
información presentan múltiples ventajas para automatizar procesos administrativos en muchas
áreas, donde se hacen procedimientos de recepción, codificación y almacenado de documentos que
son generados para respaldar las diferentes acciones, funciones, decisiones de autoridades,
funcionarios y personas externas a la institución. Por lo tanto el requerimiento de una herramienta
accesible, fácil de usar, disponible en todo momento y lugar desde una computadora con acceso a
Internet, ayudaría de gran manera cuando se necesiten de inmediato algunos documentos que
respalden o ayuden al trabajo diario de las personas relacionadas con la toma de decisiones y
6
acciones en diferentes instancias relacionadas con los procesos administrativos y directivos.
La conservación y niveles de resguardo ante cualquier tipo de contingencia y/o desastres
naturales obligan a los de los archivos que resguarden y preserven la información en soporte
electrónico en diferentes áreas.
3. OBJETIVO GENERAL DEL SISTEMA
Desarrollar e Implementar un sistema Web de recuperación de documentos y Base de datos electrónico que permita consultas en línea de documentos relacionados con el Gobierno Universitario.
4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA
Desarrollar la estructura de base de datos para almacenar digitalmente los diferentes tipos de
documentos.
Desarrollar el módulo de usuarios para el acceso del sistema.
Desarrollar el módulo de registro de documentos.
Desarrollar el módulo de consultas de documentos.
Diseñar la interfaz de usuario.
Digitalizar los documentos físicos de la anterior gestión Rectoral.
Elaborar procedimientos administrativos que respalden la obtención y posterior
digitalización de los nuevos documentos.
Cargar al sistema los tipos de documentos digitalizados.
5. PRODUCTOS INTERMEDIOS Y/O FINALES
Productos Indicador Verificable
Estructura de base de datos
Módulo de acceso de usuarios
Módulo de registro de documentos
Módulo de consultas de documentos
Pruebas a la base de datos
Ingreso al sistema con login y clave
Registro de un documento
Búsqueda de un documento
7
Interfaz de usuario
Servidor Funcionando
Índices de documentos
Documentos Digitales
Documentos registrados al sistema
Pruebas de la interfaz de usuario
Acceso al sistema desde internet
Pruebas de acceso a los índices
Pruebas de Registro de Documentos
Consultas a los documentos cargados
6. ACTIVIDADES GENERALES A DESARROLLAR EN LA FASE DE DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN
MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5
SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Planificación
Diseño
Implementación
Pruebas
Documentación final
MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10
SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS
ACTIVIDADES 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
Planificación
Diseño
Implementación
Pruebas
Documentación final
8
7. RECURSOS Y FUENTES DE PROVISIÓN
Concepto de gasto Unidad (Cantidad)
Cantidad Total
Responsable
1. Recursos Humanos Desarrolladores del sistema Encargados de Digitalizar Documentos
Persona Persona
2 1
Desarrolladores
Archivos
2. Equipos y muebles requeridos Ambiente para el desarrollo del Proyecto Escáneres Servidor para implantar el sistema Computadoras para el desarrollo del sistema. Computadora para la digitalización de d.C. Impresora para imprimir informes Muebles para las computadoras Pizarra acrílica para las capacitaciones Un proyector o data display para capacitación. Cable de UTP para armar la red interna Conectores RJ45 Material para armar la red interna. Material para la elaboración de informes y
documentos
Cuarto Scanner Servidor
Computadora Computadora
Impresora Mueble Pizarra
Proyector Cable UTP Conectores
- -
1 2 1 2 1 1 7 1 1
50 metros 50 - -
Archivos Archivos Archivos Archivos Archivos Archivos Archivos Archivos Archivos Archivos Archivos Archivos Archivos
8. PROPUESTA ECONÓMICA A LAS PERSONAS PARTICIPANTES DEL SISTEMA
o Desarrolladores: La remuneración propuesta a cada una de las dos personas encargadas para el
desarrollo sistema del proyecto es de 3,900.00 Bs. Mensuales durante el tiempo que dure el
desarrollo.
o Digitalizador: La remuneración propuesta para la persona encargada de la digitalización de
documentos físicos y posterior registro al sistema es de 1,800.00 Bs. Mensuales durante todo el
tiempo que dure el proyecto en su primera fase.
9
9. PRINCIPALES CRITERIOS DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO
Responsabilidad en las actividades de sistema Cumplimiento de los objetivos del sistema Puntualidad en la entrega de productos intermedios Características del sistema:
Usabilidad Fiabilidad Eficiencia Seguridad Portabilidad
![Drivers Bages.txt - Notepad - Terrassaarxiumunicipal.terrassa.cat/docs/recursos/Memoria_2007.pdf · 2.1.2.1 Fons Carles Duran Torrens [1939-1974], pàg. 7 2.1.2.2 Col·lecció fotogràfica](https://static.fdocuments.mx/doc/165x107/5f4516fa6d4fac584515c21c/drivers-bagestxt-notepad-te-2121-fons-carles-duran-torrens-1939-1974.jpg)