ANALISIS Y CONTROL PRESUPUESTARIO EN EL AMBITO

EDUCATIVO El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y

control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los

enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos

administrativos contables y financieros de un establecimiento educativo, y

estas hacen parte de un medio económico en el que predomina la

incertidumbre de planear sus actividades, el presupuesto es un conjunto de

etapas sucesivas que deben forzosamente cumplirse en el tiempo que se

ha previsto o planead, el control presupuestario es un conjunto de

operaciones o procesos que se desarrollan siguiendo un orden

determinado y que concurren a un fin común.

En un centro educativo el control presupuestario debe estar dirigido por

personas capaces de desenvolverse con su competencia. Un caso

específico, es el director, que permite ver con claridad la evolución que

tiene un centro educativo en toda su extensión. Es importante introducir

unos índices de gestión que informen a la dirección de cualquier

desviación sobre algún plan previsto sobre el presupuesto que se maneja

en dicho centro educativo.

El control presupuestario permite que las actividades que se realizan en un

centro educativo sean planificadas con antelación y referidas a un

periodo de tiempo determinando. El control simplemente es la

comparación entre lo presupuestado con la realidad. La oportunidad del

mismo determinara el grado de deficiencia y utilidad.

La responsabilidad del manejo del presupuesto y su control se delega,

como se mencionó anteriormente a una persona que habrá de fungir

como Director del mismo, sin olvidar que todo el personal que influye en un

centro educativo, que ha participado en la elaboración de los planes es

responsable de su realización, la persona que lleva a cabo lo que planeo

hacer no puede eludir la responsabilidad por los resultados obtenidos, la

realización que no resulta de acuerdo a lo planeado solo tiene dos

orígenes: la mala planificación o la ejecución deficiente, y en cualquiera

de los dos casos existe un responsable.

Cabe aclarar que es sobre el director de presupuestos sobre quien cae la

responsabilidad de la elaboración del mismo para poder lograr esto

necesitara de la colaboración de todo el personal del centro educativo

por lo que se forma un comité de presupuestos que está compuesto por los

que le siguen al director de presupuestos que son como el contador que

controla la producción que se da en un centro educativo lo gastos que se

proporcionen como también el ingreso que recibe.

Las principales funciones del director son:

Estudiar las variaciones así como su causa

Formular el presupuesto general

Preparar estados pro forma y presupuestados

Coordinar y supervisar los presupuestos parciales

Aprobar el diseño de las formas que se utilizan

Informar oportunamente a su comité y superiores

Aprobar o ajustar las operaciones de los presupuestos

Las principales responsabilidades del director financiero exigen:

Administrar correctamente los recursos del centro educativo.

Tener un control económico exhaustivo de (gastos, ingresos, rentabilidades

de unidades)

Garantizar la estabilidad y liquidez del centro educativo

mediante estrategias adecuadas de financiación e inversiones

Elaborar anualmente el presupuesto anual de acuerdo con los objetivos de

negocio, control y seguimiento del mismo

Ajustar el presupuesto periódicamente a los resultados reales

Proporcionar informes económico financieros a la dirección general

Negociar con entidades de crédito e instituciones financieras las mejores

condiciones para su centro educativo.

Elaboración del Presupuesto

El financiamiento de un centro educativo es donde se concentra la mayor

parte de las necesidades de análisis y Gestionar los recursos

adecuadamente solo puede funcionar si se dispone de los mecanismos de

control y seguimiento adecuados.

Para poder cumplir con sus responsabilidades y tomar las decisiones más

adecuadas en el ámbito económico-financiero, es absolutamente

imprescindible, conocer y disponer de la información necesaria y, ante

todo, tener la seguridad de que los datos proporcionados son los correctos.

Los avances en la generación automática de los informes económico-

financieros han sido importantes en la pasada década. La mayoría de las

empresas ha invertido en plataformas grandes y costosas para resolver el

dilema de la información.

Pero aun así, en la mayoría de los centros educativos f sigue habiendo

muchos recursos dedicados a cortar y pegar datos en Excel para generar

así informes, gráficos, presupuestos, etc. El proceso manual o semi-

automatizado en la generación de informes significa un elevado coste

humano y en tiempo, además de conllevar un alto riesgo en la fiabilidad

de la información por la facilidad de cometer errores durante el

tratamiento.

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de

una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa,

una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma

anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,

expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en

determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se

aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El

presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o

instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las

organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la

consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser

necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el

contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto

presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).

En el ámbito del comercio, presupuesto es también un documento

o informe que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse.

El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si

el cliente acepta el servicio.

El presupuesto se puede cobrar o no, en caso de no ser aceptado. El

presupuesto puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo

que consiste en planear, actuar y controlar (o, más específicamente,

como una parte, de un sistema total de administración.

Unos de los elementos más útiles del control presupuestario es la

oportunidad que ofrece para poder realizar una evaluación o síntesis

crítica del funcionamiento y rentabilidad de cada área funcional de un

centro educativo. Las presiones diarias a las que se ve sometido el director

de un centro educativo, no le permite realizar un seguimiento coherente

de la marcha del presupuesto. Por esta razón hay que potenciar la

participación de todos los responsables de la gestión para un correcto

seguimiento y supervisión de la política presupuestaria del centro

educativo.

El principio de delegar la responsabilidad para el control de los costes,

permite a la dirección un mayor conocimiento de la forma en la cual se

utilizan los recursos disponibles. Si cada director de un centro educativo es

consciente de su participación y responsabilidad en los presupuestos, será

el mejor sistema para conocer el equilibrio de la política de inversiones y de

ganancias del establecimiento.

De todo ello podemos deducir que el control presupuestario tiene cuatro propósitos específicos:

1) Es una herramienta de planificación para los directores de un centro

educativo.

2) Determina que recursos son necesarios disponer y en que invertirlos para

lograr los mejores resultados.

3) Es un método que integra los esfuerzos de los componentes de cada

centro presupuestario de costes.

4) Los directores de un establecimiento pueden adaptar sus planes

respecto a los resultados y las alternativas a introducir como factor

correctivo para su obtención.