ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

Para organizar un evento deportivo se hace necesario identificar sus características, la duración, su contenido, el período del año en el cual se realiza, los recursos disponibles para su ejecución y una serie de condiciones, que de no ser contempladas, inducirían a cometer errores que posiblemente harían fracasar el éxito del mismo.

PLANEARDefinir un objetivo general que permita orientar la

pretensión del evento.

Caracterizar el evento:• Tipo de Evento: deportivo, recreo deportivo, etc.• Público objetivo: niños, jóvenes, adultos, adultos

mayores.• Definir la cantidad de asistentes (por lo menos un

aproximado).• Identificar que recursos se requieren para la ejecución

del evento.• Definir la duración del evento con exactitud (un días,

meses)• Fijar fecha (s) y horarios.• Definir el lugar donde se realiza el evento.

La creación de comités de trabajo y la asignación de funciones específicas para las personas que lo conforman, garantizan una buena planeación, organización y administración deportiva.

METODOLOGÍA GENERAL DE TRABAJO

Estructurar líneas de trabajo Al estructurar líneas de trabajo se da orientación al proceso de planeación. A través de estas se delimitan las funciones y se asignan las responsabilidades.

• 1. Administrativa: Coordinación general del evento, figura encargada de articular todo el evento, gestiona, da manejo al presupuesto.

• 2. Técnica: Desarrollo de la actividad deportiva propiamente dicha, es la línea que da operatividad al evento, se encarga de planear y ejecutar las actividades que le dan contexto al evento.

• 3. Logística: Atender a proveedores de bienes y servicios, ubicar lo referente a los servicios complementarios al evento.

EL COMITÉ ORGANIZADOR

Como su nombre lo dice es el encargado de organizar el evento, desde la planeación hasta la ejecución, hacer el cronograma y el programa y de coordinar a los otros comités.

COMITÉ FINANCIERO

Maneja los dineros, realiza el presupuesto, hace las compras, comercializa, gestiona y rinde cuentas.

COMITÉ DE COMUNICACIONES

Trabaja con la difusión, la promoción, venta y las relaciones publicas con los medios de comunicación.

COMITÉ TÉCNICO

Elabora la programación, horarios y escenarios teniendo en cuenta los siguientes criterios.

ESCENARIOS

Se refiere al sitio o lugar donde se va a desarrollar el evento deportivo. Se deben hacer las adaptaciones técnicas mínimas para el deporte, como líneas reglamentarias, mallas, postes, materiales y demás que se requieran.

FINANCIACIÓN

Aunque no es un aspecto técnico, va directamente relacionado con los anteriores. Es además base de toda programación, pues se deben prever todos los gastos (arbitrajes, adecuación de escenarios, papelería, premiación, etc.) para saber qué dinero es necesario para sacar adelante el campeonato.

EN LA EJECUCIÓNNo improvisación:

• Lo que demuestra una modificación sobre la marcha es que no se planeo teniendo en cuenta las posibles variables.• En el instante no es oportuno cambiar lo planeado aunque surjan ideas que parezcan mejores.• Tener a mano lápiz y papel, anotar todo (proceso de verificar).

Desmontaje del evento:

• El evento para los participantes y asistentes termina a la hora fijada.• Para el equipo de trabajo termina cuando todo vuelve a estar en su sitio.

CONCLUSIONESPara ejecutar eventos exitosos es indispensable un equipo de trabajo comprometido, dedicado, creativo y ante todo responsable.

Cada uno de los miembros del equipo debe identificar con claridad sus funciones y dimensionar la importancia del evento para poderlo sentir como propio. El éxito de un evento es el éxito de un equipo de trabajo comprometido.

No se deben hacer modificaciones la protocolo de cada comisión sobre la marcha, es decir que hay que ejecutar tal cual se planea, porque el evento es una cadena de actividades entrelazadas, al modificar una es posible que haya que modificar otras.

En la medida en que se ejecute de acuerdo a lo planeado se correrá menos riesgos de improvisar y se estará mejor preparados para los imprevistos del evento.

El momento de realizar las sugerencias para el evento es en la etapa de planeación y no en la ejecución. Cada coordinador de línea, de comisión, de actividad debe asumir con entera confianza su rol y tomar las decisiones que considere pertinentes y oportunas para lograr el objetivo del evento.

EVENTOS GASTRONÓMICOS

EVENTOS GASTRONÓMICOSLos eventos gastronómicos, son todos aquellos en los cuales en cada una de las reuniones se les ofrece a los participantes bebidas y comidas. Entre los ejemplos encontramos desayunos de trabajo, almuerzos de negocio, brunch, buffet, asados o barbacoas formales, coctel, recepción, cena de negocios, cena formal, etc.

Dependerá entonces, el tipo de reunión que realices, para conocer que tipo de gastronomía utilizarás para llevar a cabo con éxito tu evento.

El principal error de aquellos que están empezando es la fecha límite. Pregunta de confirmación de sus invitados para hasta 4 días antes, por lo que tendrá tiempo para comprar todos los ingredientes y encontrar el lugar ideal para el número de personas.

Haga una lista de lo que va a cocinar.Lista de ingredientes - ver cómo cada plato lleva a conocer cuánto comprar.Buscar en los mercados, el precio de estos ingredientes. Haz una tabla con estos precios, añadir y dividir por el número de personas que van a saber el costo por persona.Decidir qué valor le cobrará por persona. Piense en el trabajo (el trabajo que se tiene que cocinar para todo el mundo).Seleccione el lugar correcto. Ver qué tipo de mesa que sirve - recuerde que debe coincidir con el tipo de alimento.

¿Y PARA BEBER?Lo ideal es conseguir al menos 3 opciones de bebidas. Busca un lugar que pueda hacer el envió, y lo que no se utiliza, poder devolver.Sigue todo paso a paso y el evento gastronómico será un éxito.

GRACIAS