Universidad Fermín ToroVice- Rectorado Académico

Decanato de PostgradoMaestría en Comunicación Corporativa

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Kirsia Pérez FigueredoC.I. 11.432.351

GERENCIA EN VENEZUELAUnidad II

Barquisimeto, 7 Noviembre 2014

La Organización como Sistema

Las primeras organizaciones fueron la familia y pequeñas tribus nómadas, luego se establecieron las villas permanentes y comunidades tribales. Más tarde se creo el sistema feudal y posteriormente las naciones.

La sociedad se transformo de una forma predominantemente agraria; donde la familia, los pequeños grupos informales y comunidades eran importantes, a otra de tipo industrial, caracterizada por el surgimiento de grandes organizaciones formales, encontrándonos hoy en la era de los servicios.

Actualmente se concibe a la Organización como un sistema socio técnico, conformado por individuos y grupos de trabajo que actúan bajo una determinada estructura, en pro de ciertos valores comunes que comparten. Se encuentra incluida en otro sistema amplio que es la sociedad con la cual interactúa, influyéndose mutuamente.

Características de la Organización

• Su comportamiento se orienta al logro de metas y fines, que sus miembros conocen de alguna manera.• Utiliza conocimientos y técnicas para la consecución de sus tareas• Implican actividades estructurales integradas, individuos que trabajan juntos o cooperan en relaciones de interdependencia • No se encuentra aislada, el medio exterior (social, tecnológico, legal, político, económico y ético) influye sobre ella, como ella influye sobre el medio.• La base para legitimar una organización o un sistema social es que exista una ideología en común.

La Organización como Sistema

Tipologías de la Organización

• Por el Producto

De bienes: fabricación de bienes tangiblesDe servicios: salud, educativos, financieros, entre otros.

• Por el tamaño del capital y Nº de trabajadores

Microempresas: familiares, artesanalesPequeñas: menos de cien trabajadoresMedianas: cientos de trabajadores Grandes: tipo holding, miles de trabajadores

• Por el alcance espacial de su mercado

Local o regionalNacionalMultinacional

• Por el origen del capital

PrivadaPúblicas, del EstadoMixtas

La Organización como Sistema

Como hemos visto anteriormente, nuestras sociedades, buscando optimizar sus objetivos funcionan en base a organizaciones.

Casi todas nuestras actividades desde que nacemos hasta que morimos, se desarrollan en organizaciones y con organizaciones, en ellas la humanidad une esfuerzos y alcanza sus sueños, por lo que poseen un extraordinario valor y son depositarias de la confianza de quienes las conforman.

Constituyen en definitiva una unidad social, no solo para la producción de riqueza; sino también para prestar servicios y satisfacer necesidades económicas, políticas, sociales y culturales en las que ellas participan y al entorno en el que se desenvuelven y en el cual influyen

La Organización como Sistema

Para el autor Barcos Santiago , las organizaciones se clasifican en

Organizaciones concebidas como

instrumentos

Organizaciones concebidas como

escenarios de interacción social

Organizaciones concebidas como

sistemas vivientes

Son diseñadas desde afuera para lograr ciertos fines y objetivos . Hace énfasis en la estructura formal, se explican por sus fines y racionalidad limitada (Weber, Taylor entre otros)

No pueden ser explicadas a través de sus objetivos porque estos emergen de las interacciones, así como las normas internas que las regulan, Se observan desde un conjunto de conductas individuales y grupales. Los individuos y grupos se modifican entre si.

Las definen como sistemas vivientes en atención a su funcionamiento, relaciones con el medio y con los conceptos provenientes de la Teoría General de Sistemas (TGS)

Teoría General de Sistemas (TGS)Surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig Von Bertalanffy,

publicada entre 1950 y 1968 aproximadamente, presentándose como una forma sistemática y científica de aproximación a la realidad , y al mismo tiempo como una orientación hacia una práctica estimulante para formas de trabajo multidisciplinarias.

Lo importante son las relaciones y los conceptos que a partir de ellas emergen, ofreciendo un ambiente adecuado para la interrelación y comunicaciones entre especialistas y especialidades.

Autores consultados aducen que esta teoría concibe un estudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes que se presentan en todos los niveles de la realidad, pero que pertenecen a disciplinas académicas diferentes.

Los supuestos básicos de la Teoría General de Sistemas son: Tendencia hacia la integración de diversas ciencias no sociales, orientadas hacia la creación de una teoría de sistemas

La comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se estudian globalmente, involucrando a sus subsistemas.

Las premisas que plantea la Teoría General de Sistemas son:

Los sistemas existen dentro de sistemas

Los sistemas son abiertos

Las funciones de un sistema dependerán de su estructura

Teoría General de Sistemas La Teoría General de Sistemas penetró en la teoría administrativa fundamentalmente por dos razones :

• Necesidad de sintetizar e integrar más a las teorías que la precedieron, elevándose con éxito cuando se aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de las organizaciones.• La Cibernética y la tecnología informática trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración. Características de la Teoría General de Sistemas

Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos y otros aspectos similares, manteniendo búsqueda constante de objetivos.

Totalidad. Se trata de encarar el todo con todas sus partes interrelacionadas e interdependientes en interacción.

Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de algunos insumos para generar actividades o productos, que a su vez, otros sistemas necesitan.

Transformación. Todos los sistemas son transformadores de entradas en salidas (inputs-outputs).

Entropía. Tendencia natural de los objetos hacia el desorden, si se les deja aislados pierden movimiento convirtiéndose en masa inerte.

Regulación. Los componentes interactuantes del sistema deben ser regulados para concentrar esfuerzos y lograr objetivos.

Jerarquía. Implica la introducción de sistemas en otros sistemas.

Diferenciación. En los sistemas existen unidades especializadas que realizan determinadas funciones según sus componentes

Equifinalidad. Los resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de maneras diferentes en sistemas abiertos. Múltiples formas de lograr el objetivo. Contrastando con la relación de causa y efecto del sistema cerrado que indica un solo camino para el logro de un objetivo dado.

Teoría General de Sistemas La Teoría General de Sistemas (TGS) proporciona entonces, un marco teórico unificador, tanto para las ciencias naturales como para las sociales, que necesitaban emplear conceptos tales como organización, totalidad, globalidad e interacción dinámica. Lo lineal lo sustituye lo circular. Lo individual perdía importancia ante el enfoque interdisciplinario. Ofrece herramientas que facilitan en otras ramas de la ciencia, su investigación práctica.

Entre los aportes semánticos de esta teoría valen destacar los siguientes, en virtud de la introducción de una semántica científica de utilización universal, a saber: Sistema: conjunto de cosas, partes o subsistemas que se relacionan e interactúan entre sí, formando un todo unitario y complejo.Subsistema: conjunto de partes que se encuentran estructural y funcionalmente dentro de un sistema mayor.Entradas (inputs): ingresos del sistema que pueden ser recursos humanos o información, suministran al sistema sus necesidades operativas. Pueden ser: * En serie * Aleatorias y * Retroacción.Proceso: Transforma una entrada (input) en salida (output), puede ser una máquina, un individuo, un producto químico, una tarea realizada por un trabajador, entre otros. Por lo general la función del proceso se denomina Caja Negra; y se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas lo componen.Salidas (outputs): resultados que se obtienen de procesar las entradas, pueden adoptar la forma de servicios productos o información. Las salidas de un sistema se convierten en la entrada de otro, que al procesarla se convertirá en otra salida, repitiendo el ciclo de manera indefinida.

Sistema Procesamient

o Ambiente Ambiente

Retroalimentación

Entradas(inputs)

Salidas(outputs)

Sistemas de Información Gerencial

(SIG) Es un sistema integrado usuario-máquina, que suministra información que apoya a las operaciones, administración y toma de decisiones inteligentes en una empresa. El estudio de los sistemas de información trata la inserción y uso de la tecnología de la información en las organizaciones, instituciones y sociedad en general.

Optimiza la recopilación, la transferencia y la presentación de la información. Proporciona información para la toma de decisiones inteligentes, ayudando a los Gerentes para Planificar, Organizar, Dirigir, Controlar y Coordinar. Son flexibles y se adaptan para cubrir las necesidades de información en constante cambio.

(SIG) Conjunto organizado de Personas Para operar

Hardware Para procesar

Software Para analizar, planear, controlar y decidir

Base de Datos

Para almacenar

Procedimientos

Para captar datos

Actividades o Técnicas de Trabajo

Recursos informáticos y de comunicación

Sistemas de Información Gerencial (SIG)

Etapa 1Generación de Datos e

Información

Etapa 2Generación de Conocimientos

Etapa 3SIG

Etapa 4Toma Decisiones basadas en

evidencias

Etapa 5Ventaja Competitiva

Etapa elemental, se desarrollan procedimientos de tipo manual para organizar mejor los datos que genera el proceso de administración y operaciones de la organización. En función de la capacidad de la empresa se plantea el uso de software y hardware básico, procesadores de oficina y programas como hojas de calculo, incluso la comunicación por intranet es muy útil en esta etapa.

A medida que las necesidades de información van aumentando, la Dirección empieza a impulsar la aplicación de las tecnologías de información al proceso de datos especialmente en aéreas de contabilidad, nómina y facturación. Se incorporan los 1eros centros de procesamiento de datos que comienzan a automatizar procesos de transformación informativa involucrados en actividades de administración.

Con el crecimiento de la organización la información pasa a considerarse como un instrumento cada vez mas importante para lograr la coordinación y control. Aparecen nuevas áreas funcionales en la estructura organizativa, como los departamentos de informática o sistema de información, cuya misión es tratar de resolver problemas derivados de la gestión de la información. Aparecen los sistemas de información gerencial como estructuras maduras y organizadas.

A medida que el entorno y el sistema técnico van adquiriendo mayor complejidad, las organizaciones van adoptando estrategias cada vez más activa y comprometida en el área de la información, sobre todo en aquella de carácter externo. La alta gerencia busca a través del SIG el medio para conocer mas sobre el entorno. Aparecen los sistemas de soporte para las decisiones.

Se integra la información con la estrategia corporativa, usando nuevas tecnologías de información pata concebir nuevas formas de diseño, fabricación o venta de productos o servicios, nuevas formas de relacionarse con los clientes, nuevas formas de competir y crecer.Los distintos tipos de información gerencial ofrecen las ventajas competitivas de la organización o empresa.

Evolución del SIG en las Organizaciones

Sistemas de Información Gerencial (SIG)

El SIG proporciona información para la toma de decisiones inteligentes en las organizaciones

Busca

Innovación Rapidez Calidad y Valor en el servicio

Utilizan el SIG para Permanecer en el negocio y para ganar participación en el mercado.

Niveles donde opera el SIGNivel Estratégico: recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y definición de políticas. Se generan informes resumidos para alta Gerencia, detectando tendencias a largo plazo en pro de definir estrategias globales de la organización.

N.E.

Nivel Táctico

Control Administrativo

Control Operacional

Control Adtivo. Comprende los recursos para ayudar a la planeación y toma decisiones

Control Operacional. Operaciones diarias de control

Se generan informes resumidos para detectar tendencias actuales, para niveles medios de la Gerencia

Nivel Operativo Nivel Operativo. Procesamiento de las transacciones, se generan informes detallados para mantener a gerentes niveles inferiores, al tanto de las operaciones diarias.

Bibliografía

BARCOS, SANTIAGO J. “Conociendo a la Administración, a las organizaciones y a la administración de organizaciones” Editorial Macchi. Buenos Aires. Argentina. 2000.

CHIAVENATO IDALBERTO. “Teoría General de la Administración” Ed. Campus. Brasil. 2001.

KAST F, Y ROSENZWEIG J. “Administración de las Organizaciones” Cap I. Editorial Mc Graw Hill. 1994

HERRERO, J.: Administración, gestión y comercialización en la pequeña Empresa. Thomson Paraninfo, Madrid, 2003.